UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEGIATAN SEMINAR INTERNASIONAL NOMOR DOKUMEN: UNTAG-SBY.03.06.01.02
Nama Jabatan
Status Dokumen
: INDUK
Status Revisi
: 01
Tanggal Terbit
:
SALINAN
Dibuat oleh :
Diperiksa oleh :
Disetujui oleh :
TTD
TTD
TTD
Dra. Siti Mujanah, MBA Kepala KUK
Nama Jabatan
Dr. Nanis Susanti, MM. Kepala Badan Penjaminan Mutu
Nama Jabatan
Prof. Dr. drg. Hj. Ida Aju Brahmasari,Dipl.DHE., MPA.
Rektor
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEGIATAN SEMINAR INTERNASIONAL Nomor Dokumen UNTAG-SBY.03.06.01.02
1.
Status Revisi 01
Halaman 2 dari 3
Tanggal Terbit .......................
TUJUAN Standard Operating Procedure (SOP) ini dibuat untuk menjamin proses kegiatan seminar internasional sesuai dengan standar pelayanan yang telah ditetapkan dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
2.
RUANG LINGKUP SOP ini mencakup kegiatan mulai dari pembentukan Tim, rapat persiapan, persiapan, pelaksanaan kuliah tamu sampai dengan membuat laporan pelaksanaan seminar internasional dan laporan SPJ.
3.
REFERENSI/DOKUMEN TERKAIT 3. 1
4.
ISTILAH DAN DEFINISI 4.1.
5.
-
-
KUALIFIKASI PERSONIL JABATAN/FUNGSI Rektor
Wakil Rektor
Kabag Hubungan Internasional
Petugas Administrasi
KOMPETENSI -
Kemampuan perencanaan yang baik Kepemimpinan yang baik Kemampuan analisis yang baik Kemampuan pengambilan keputusan yang baik Kemampuan perencanaan yang baik Kepemimpinan yang baik Kemampuan analisis yang baik Kemampuan pengambilan keputusan yang baik Kepemimpinan yang baik Kemampuan analisis yang baik Kemampuan pengambilan keputusan yang baik Kemampuan komunikasi yang baik Kemampuan bekerjasama yang baik Kemampuan administrasi yang baik Ketelitian yang baik
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEGIATAN SEMINAR INTERNASIONAL Nomor Dokumen UNTAG-SBY.03.06.01.02
Status Revisi 01
JABATAN/FUNGSI
Tim Narasumber
6.
7.
Tanggal Terbit .......................
KOMPETENSI -
Cekatan Kemampuan komunikasi yang baik Kemampuan perencanaan yang baik Kemampuan komunikasi yang baik Kemampuan bekerjasama yang baik Memiliki kompetensi yang memadai sesuai materi yang akan dibawakan - Kemampuan analisis yang baik - Kemampuan komunikasi yang baik
PERALATAN/PERLENGKAPAN YANG DIGUNAKAN 6.1.
Alat Tulis Kantor
6.2.
Perangkat Komputer
6.3.
LCD Proyektor
KETENTUAN UMUM 7.1.
8.
Halaman 3 dari 3
-
URAIAN PROSEDUR Lihat bagan alir (flowchart) terlampir
9.
PENCATATAN / ARSIP TERKAIT 9.1.
Lembar Disposisi
9.2.
SK Tim
9.3.
Undangan Rapat
9.4.
Sertifikat
9.5.
Laporan Pelaksanaan Seminar Internasional
9.6.
Laporan SPJ
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEGIATAN SEMINAR INTERNASIONAL No Dokumen
Status Revisi
Halaman
UNTAG-SBY.03.06.02.01
1
Lampiran
Pelaksana No.
Petugas Administrasi
Kegiatan
Kepala Bagian
Tim
Tanggal Terbit ....................... Mutu Baku
Narasumber
WR I/ WR II
Rektor
Kelengkapan
Waktu
Output
1
Memerintahkan Petugas Administrasi untuk melakukan persiapan kegiatan Seminar Internasional
Rencana Kerja Maks 1 bulan Lembar sebelum Disposisi pelaksanaan kegiatan
2
Berkordinasi dengan masing-masing fakultas
Lembar Disposisi
Maks 1 hari kerja dari proses no. 1
3
Membentuk Tim
Lembar Disposisi
Maks 1 hari Draft Tim kerja dari proses no. 2
4
Menyetujui Tim
Draft Tim
Maks 1 hari Draft Tim kerja dari yang proses no. 3 disetujui WR
tidak
ya
5
Mengesahkan Tim
6
Membuat Undangan Rapat
7
Menyetujui Undangan Rapat
tidakDraft
Tim Maks 1 hari SK Tim yang yang disetujui kerja dari disahkan WR proses no. 4 Rektor
ya
tidak
ya
SK Tim yang disahkan Rektor
Maks 1 hari Draft kerja dari Undangan proses no. 5 Rapat
Draft Undangan Rapat
Maks 1 hari Draft kerja dari Undangan proses no. 6 Rapat yang telah disetujui Kabag
8
Menggandakan dan mendistribusikan Undangan Rapat
Draft Maks 1 hari Undangan kerja dari Rapat yang proses no. 7 telah disetujui Kabag
9
Pelaksanaan rapat persiapan Seminar Internasional
Draft Sesuai waktu Notulen Undangan yang tertera Rapat Rapat yang diundangan telah disetujui Kabag
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
Keterangan
UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEGIATAN SEMINAR INTERNASIONAL No Dokumen
Status Revisi
Halaman
UNTAG-SBY.03.06.02.01
1
Lampiran
Pelaksana No.
Petugas Administrasi
Kegiatan
Kepala Bagian
Tim
Narasumber
Tanggal Terbit ....................... Mutu Baku
WR I/ WR II
Rektor
Kelengkapan
Waktu
Output
10
Persiapan Seminar Internasional
Notulen Rapat
Maks 1 hari Checklist kerja dari Persiapan, proses no. 9 Brosur, Spanduk
11
Mengundang/menghubu ngi narasumber
Draft Undangan narasumber
Maks 1 hari Undangan kerja dari narasumber proses no. 10 yang di-ttd Rektor
12
Pelaksanaan Seminar Internasional
Bahan Seminar
Sesuai jadwal Dokumen-tasi pelaksana-an seminar, Daftar Hadir
13
Membuat Sertifikat Seminar Internasional
Dokumentasi pelaksanaan seminar, Daftar Hadir
Maks 1 hari Sertifikat kerja dari seminar proses no. 12
14
Membuat Draft Laporan Pelaksanaan Seminar Internasional dan Laporan SPJ
Dokumentasi pelaksanaan seminar, daftar hadir
Maks 1 hari Laporan kerja dari Pelaksanaan proses no. 13 Seminar dan Laporan SPJ
15
Memeriksa dan memberi paraf Draft Laporan Pelaksanaan Seminar Internasional dan Laporan SPJ
16
tidak
ya
Menyetujui dan menandatangani Draft Laporan Pelaksanaan Seminar Internasional dan Laporan SPJ
SOP Maks 1 hari Pembuatan kerja dari Laporan proses no. 14 Pertanggungjawaban (SPJ)
Laporan Pelaksanaan Seminar dan Laporan SPJ yang disetujui WR
Laporan Maks 1 hari Pelaksanaan kerja dari Seminar dan proses no. 15 tidak Laporan SPJ yang disetujui WR
Laporan Pelaksanaan Seminar dan Laporan SPJ yang disetujui WR
ya
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
Keterangan
SOP Pembuatan Laporan Pertangg ungjawaban (SPJ)
UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEGIATAN SEMINAR INTERNASIONAL No Dokumen
Status Revisi
Halaman
UNTAG-SBY.03.06.02.01
1
Lampiran
Pelaksana No.
Kegiatan
Petugas Administrasi
Kepala Bagian
Tim
Narasumber
Tanggal Terbit ....................... Mutu Baku
WR I/ WR II
Rektor
Kelengkapan
Waktu
17
Menggandakan dan mendistribusikan laporan pelaksanaan seminar internasional dan laporan SPJ
Laporan Maks 1 hari Pelaksanaan kerja dari Seminar dan proses no. 16 Laporan SPJ yang disetujui Rektor
18
Mengarsip Laporan Pelaksanaan Seminar Internasional dan Laporan SPJ
Laporan Maks 1 hari Pelaksanaan kerja dari Seminar dan proses no. 17 Laporan SPJ yang disetujui Rektor
Output
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
Keterangan
BAYA
Tanggal Terbit
...................... Keterangan
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
BAYA
Tanggal Terbit
...................... Keterangan
SOP Pembuatan Laporan Pertangg ungjawaban (SPJ)
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
BAYA
Tanggal Terbit
...................... Keterangan
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
