KEBIJAKAN NON AKADEMIK UNIVERSITAS KATOLIK INDONESIA TAHUN 2007 – 2012
JAKARTA 2007
Kebijakan Non Akademik
Unika Atma Jaya
KATA PENGANTAR Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya (UAJ) adalah sebuah universitas swasta yang didirikan pada tahun 1960 oleh sejumlah tokoh awam katolik. Para pendiri universitas ini merasakan bahwa umat Katolik Indonesia harus memberikan sumbangsih yang berarti dalam upaya pembangunan bangsa dalam bidang pendidikan tinggi sekaligus memperlihatkan secara nyata nilai-nilai Gereja Katolik. Keyakinan ini dituangkan dalam ungkapan “ Pro Ecclesia At Patria” ( Untuk Gereja dan Bangsa ). UAJ sebagai salah satu perguruan tinggi swasta berusaha memberikan sumbangan pikiran dan tindakan nyata dalam kehidupan akademik. Agar tercapai tujuan kegiatan akademik, perlu didukung oleh berbagai unsur penunjang (non akademik ) yang memadai yaitu sarana prasarana, keuangan, pengelolaan dan sumber daya manusia. Dalam penyelenggaraan kegiatan non akademik Pimpinan UAJ bersama Pengurus Yayasan Atma Jaya merasa perlu menyusun kebijakan non akademik sebagai arah kebijakan dan pedoman bagi pelaksanaan kegiatan non akademik oleh unit kerja. Agar selalu sesuai dengan perkembangan lingkungan, Pimpinan UAJ dan Pengurus Yayasan Atma Jaya selalu mengembangkan secara terus menerus kebijakan non akademik, standar non akademik, peraturan dan SOP non akademik sebagai perangkat sistem penjaminan mutu non akademik . Pimpinan Unika Atma jaya dan Pengurus Yayasan Atma jaya juga selalu mengharapkan adanya masukan baik dalam format maupun substansi atas segala kekurangan yang masih ditemukan dalam kebijakan non akademik ini.
Jakarta, Desember 2007 Unika Atma Jaya
‐1‐
Kebijakan Non Akademik
Unika Atma Jaya
DAFTAR ISI Judul Kata Pengantar
................................ .................
1
Daftar Isi
................................ .................
2
A. Pendahuluan B. Kebijakan Pembiayaan 1. Misi dan Tujuan 2. Kebijakan Biaya Investasi 3. Kebijakan Biaya Personal 4. Kebijakan Biaya Operasi 5. Evaluasi Kebijakan Pembiayaan 6. Kelembagaan
................................ ................. ................................ ................. ................................ ................. ................................ ................. ................................ ................. ................................ ................. ................................ ................. ................................ .................
3 3 3 3 4 4 4 4
C. Kebijakan Pengelolaan 1. Misi dan Tujuan 2. Kebijakan Struktur Organisasi 3. Kebijakan Manajemen 4. Evaluasi Kebijakan Pengelolaan 5. Kelembagaan
................................ ................. ................................ ................. ................................ ................. ................................ ................. ................................ ................. ................................ .................
5 5 5 5 5 6
D. Kebijakan Sarana dan Prasarana ................................ ................. 6 1. Misi dan Tujuan ................................ ................. 6 2. Kebijakan Sarana Prasarana ................................ ................. 6 3. Kebijakan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana …………………. 6 4. Evaluasi Kebijakan Sarana dan Prasarana …………………… 7 5. Kelembagaan ................................ ................. 7 E. Kebijakan keamanan dan Kesehatan Lingkungan …………………… 7 1. Misi dan Tujuan ................................ ................. 7 2. Kebijakan Keamanan ................................ ................. 7 ‐2‐
Kebijakan Non Akademik
3. 4. 5.
Unika Atma Jaya
Kebijakan Kesehatan Lingkungan ................................ ................. Evaluasi Kebijakan Keamanan dan Kesehatan Lingkungan …….. Kelembagaan ................................ .................
A.
8 8 8
PENDAHULUAN
Penjaminan mutu suatu institusi pendidikan tidak akan tercapai apabila desain penjaminan mutu internal hanya difokuskan pada aspek akademik saja, namun perlu juga dipertimbangkan desain penjaminan mutu internal untuk aspek non akademik yang diperlukan. Aspek non akademik yang dimaksud yaitu meliputi aspek keuangan, pengelolaan, sarana prasarana serta keamanan dan kesehatan lingkungan. Agar penyusun sistem dan pelaksana kegiatan non akademik mempunyai pedoman umum diperlukan adanya rumusan kebijakan non akademik. Rumusan kebijakan non akademik dari setiap aspek secara garis besar akan dijelaskan dengan tahap–tahap perumusan misi dan tujuan, kebijakan, evaluasi dan kelembagaan. B.
KEBIJAKAN PEMBIAYAAN 1.
Misi dan Tujuan
1. Menyelenggarakan pengelolaan keuangan yang efektif dan efisien 2. Menyelenggarakan sistem pembukuan yang akuntabel 3. Menghasilkan ketetapan pembiayaan yang akurat dan wajar. 2.
Kebijakan Biaya Investasi
1. Investasi meliputi kegiatan pengadaan lahan, bangunan, peralatan, dan pengembangan kompetensi SDM 2. Sumber pendanaan investasi dari pihak eksternal Unika Atma Jaya (berupa Pinjaman, sumbangan, hibah ) dan Sumbangan Pengembangan Pendidikan (SPP) mahasiswa baru. 3. Investasi dilakukan berdasarkan kebutuhan untuk pengembangan kegiatan pendidikan baik langsung maupun tidak langsung. ‐3‐
Kebijakan Non Akademik
3.
Unika Atma Jaya
Kebijakan Biaya Personal
1. Biaya personal adalah biaya pendidikan yang ditetapkan untuk setiap peserta didik selama mengikuti proses pendidikan. 2. Penetapan biaya personal dilakukan dengan mempertimbangkan kebutuhan biaya operasional dan biaya investasi serta untuk menjamin mutu pendidikan dan keberlanjutan kegiatan pendidikan. 4.
Kebijakan Biaya Operasi
1. Biaya operasi meliputi biaya gaji pendidik dan tenaga kependidikan, bahan dan peralatan pendidikan habis pakai dan biaya pendidikan tak langsung. 2. Pelaksanaan biaya operasi dilakukan berdasarkan anggaran yang telah disetujui oleh Pimpinan UAJ. 3. Pengeluaran biaya operasi yang tidak dianggarkan sebelumnya dapat dilakukan hanya dalam kondisi yang terpaksa, menggunakan anggaran biaya tak terduga. 5.
Evaluasi Kebijakan Pembiayaan
1. Kebijakan biaya investasi, biaya personal dan biaya operasi dilakukan evaluasi secara sistematis dan terstruktur apabila terjadi perubahan lingkungan yang mendasar. 2. Evaluasi kebijakan pembiayaan dilakukan oleh Pimpinan UAJ dan pengurus Yayasan Atma Jaya. 6.
Kelembagaan
1. Pengesahan anggaran biaya investasi, biaya personal dan biaya operasi dilakukan oleh pengurus Yayasan. 2. Persetujuan realisasi anggaran biaya investasi, biaya personal dan biaya operasi dilakukan biaya operasi dilakukan berdasarkan anggaran yang telah dilakukan oleh Pimpinan UAJ. 3. Secara periodik pimpinan Unika Atma Jaya membuat laporan realisasi anggaran. 4. Pengurus yayasan melakukan audit atas laporan realisasi anggaran biaya investasi, biaya personal dan biaya operasi.
‐4‐
Kebijakan Non Akademik
C.
Unika Atma Jaya
KEBIJAKAN PENGELOLAAN 1.
Misi dan Tujuan
1. Menyelenggarakan struktur organisasi yang efektif dan efisien. 2. Menyelenggarakan sistem manajemen yang efektif dan efisien. 3. Menghasilkan pengelolaan organisasi yang sehat. 2.
Kebijakan Struktur Organisasi
1. 2. 3. 4.
Unika Atma Jaya dipimpin oleh seorang rektor dibantu minimal oleh 3 wakil rektor. Fakultas dipimpin oleh seorang dekan dan dibantu minimal 3 wakil dekan. Biro dipimpin oleh seorang kepala biro dibantu oleh minimal 1 kepala bagian. Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat dipimpin oleh seorang ketua. 5. Unit Pelaksana Teknis dan Perpustakaan dipimpin oleh seorang kepala dibantu minimal 1 kepala bagian. 3.
Kebijakan Manajemen
1. Kegiatan akademik dan non akademik di seluruh unit kerja dilakukan berdasarkan rencana strategis (renstra) dan rencana operasional (renop) yang telah ditetapkan sebelumnya. 2. Pelaksanaan renop dan realisasi anggaran dilakukan sesuai peraturan dan SOP yang telah ditetapkan sebelumnya. 3. Secara periodik unit kerja wajib membuat laporan pelaksanaan kegiatan dan realisasi anggaran. 4. Secara periodik pimpinan Unika Atma Jaya dengan menugaskan UPTJM melakukan pengawasan dan evaluasi atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan unit kerja . 5. Proses pengambilan keputusan untuk berbagai kebijakan, peraturan dan rencana kerja, dilakukan berdasarkan musyawarah oleh kepala unit terkait. 4. 1. 2.
Evaluasi Kebijakan Pengelolaan
Kebijakan pengelolaan dilakukan secara sistematis dan terstruktur apabila terjadi perubahan lingkungan yang mendasar. Evaluasi kebijakan pengelolaan dilakukan oleh pengurus Yayasan Atma Jaya.
‐5‐
Kebijakan Non Akademik
5. 1. 2. 3. 4.
Unika Atma Jaya
Kelembagaan
Pengesahan struktur organisasi dilakukan oleh senat universitas dan pengurus Yayasan. Pengesahan renstra dan renop dilakukan oleh pengurus yayasan. Pengawasan secara internal pelaksanaa kegiatan dilakukan oleh pimpinan unit kerja dan UPTJM. Pengawasan oleh pengurus Yayasan dilakukan secara periodik oleh unit audit Yayasan dan Kantor Akuntan Publik.
D.
KEBIJAKAN SARANA DAN PRASARANA 1.
Misi dan Tujuan
1. Melakukan pengadaan dan pengelolaan sarana dan prasarana yang efektif dan efisien 2. Melakukan pemeliharaan sarana dan prasarana yang efektif dan efisien. 3. Tersedianya sarana dan prasarana kegiatan akademik yang optimal. 2.
Kebijakan Sarana dan Prasarana
1. Pengadaan sarana prasarana dilakukan sesuai dengan kebutuhan untuk kegiatan pendidikan. 2. Pengadaan sarana prasarana meliputi: pengadaan lahan, bangunan, ruang (kantor, kuliah, laboratorium), peralatan (kerja, kuliah & laboratorium), tempat ibadah, tempat rekreasi, tempat olah raga dan kantin. 3. Pengajuan kebutuhan sarana & prasarana dilakukan oleh kepala unit kerja dan persetujuan dilakukan oleh pengurus Yayasan. 4. Proses pengadaan sarana dan prasarana dilakukan sesuai ketentuan pengendalian intern yang berlaku di Unika Atma Jaya. 5. Pengelolaan sarana dan prasarana dilakukan oleh pejabat yang ditetapkan pimpinan Unika. 3.
Kebijakan Pemeliharaan Sarana Prasarana
1. Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dilakukan oleh pejabat struktural yang ditetapkan Pimpinan Unika Atma Jaya. 2. Pelaksanaan kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana mengikuti peraturan dan SOP yang telah ditetapkan oleh Pimpinan Unika Atma Jaya ‐6‐
Kebijakan Non Akademik
Unika Atma Jaya
3. Secara periodik pimpinan unit kerja yang ditunjuk wajib membuat laporan pelaksanaan kegiatan pemeliharaan sarana prasarana dan realisasi anggarannya. 4.
Evaluasi Kebijakan Sarana Prasarana
1. Evaluasi kebijakan pengadaan, pengelolaan dan pemeliharaan sarana prasarana dilakukan secara sistematis dan terstruktur apabila terjadi perubahan kebutuhan kegiatan akademik. 2. Evaluasi kebijakan pemeliharaan sarana prasarana ngelolaan dilakukan oleh pimpinan Unika dan pengurus Yayasan Atma Jaya. 5.
Kelembagaan
1. Pengelolaan sarana dan prasarana dilakukan oleh seorang pejabat struktural yang bertanggungjawab kepada Rektor. 2. Pengawasan secara internal pelaksanaan kegiatan pengadaan, pengelolaan dan pemeliharaan dilakukan oleh Rektor melalui UPTJM.
E. KEBIJAKAN KEAMANAN DAN KESEHATAN LINGKUNGAN 1.
Misi dan Tujuan
1. Melakukan kegiatan keamanan secara efektif dan efisien. 2. Melakukan kegiatan kesehatan lingkungan secara efektif dan efisien. 3. Tercapai kondisi keamanan dan kesehatan lingkungan yang menunjang kegiatan akademik secara optimal. 2.
Kebijakan Keamanan
1. Pengelolaan keamanan Unika Atma Jaya dilakukan dengan merekrut tenaga tetap dan outsourcing . 2. Pelaksanaan kegiatan keamanan di Unika dilakukan oleh petugas keamanan unika berkoordinasi dengan petugas keamanan pemerintah setempat. 3. Koordinasi petugas keamanan Unika dengan pihak keamanan pemerintah dilakukan sepengetahuan Pimpinan Unika.
‐7‐
Kebijakan Non Akademik
3.
Unika Atma Jaya
Kebijakan Kesehatan Lingkungan
1. Kegiatan pengelolaan kesehatan lingkungan dilakukan Pimpinan Unika Atma Jaya. 2. Pelaksanaan pemeliharaan kesehatan lingkungan dilakukan oleh selutruh pimpinan unit kerja sebagai bagian tugas rutin yang melekat. 3. Secara periodik pimpinan unit kerja membuat laporan kondisi kesehatan lingkungan . 4.
Evaluasi Kebijakan Keamanan dan Kesehatan Lingkungan
1. Evaluasi kebijakan keamanan dilakukan secara sistematis dan terstruktur apabila terjadi perubahan lingkungan. 2. Evaluasi kebijakan kesehatan lingkungan dilakukan secara sistematis dan terstruktur apabila terjadi perubahan lingkungan. 5.
Kelembagaan
1. Penyelenggaraan keamanan dan kesehatan lingkungan dibawah koordinasi Pimpinan Unika Atma Jaya. 2. Pimpinan Unika menjalin kerjasama dengan pejabat kemanan daerah setempat.
Ditetapkan di Jakarta 3 Desember 2007 Rektor,
Prof. Dr. F.G. Winarno
‐8‐
