KATA PENGANTAR. Microsoft Access Rony Setiawan

i

ii |

Microsoft Access 2007 Rony Setiawan

Penerbit LENTERA ILMU CENDEKIA Gd. Sentra Kramat Blok A-15 Jl. Kramat Raya Senen No. 7-9 Jakarta, Indonesia Te!p. (021)315 6126 Email: [email protected] Hak cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apa pun, baik secara elektronik maupun mekanik, termasuk memfotokopi, merekam, atau dengan menggunakan sistem penyimpanan lainnya, tanpa izin tertulis dari Penerbit.

Dicetak oleh Lentera Printing

KATA PENGANTAR

| iii

Dengan memanjatkan Puji dan Syukur kepada Allah Swt, penyusun telah menyelesaikan suatu buku komputer yang dijalankan melalui Microsoft Windows, tentang bagaimana cara menggunakan Microsoft Access secara mudah untuk dapat dipahami oleh para pemula dalam bidang komputer dengan sistim operasi Windows dan belum mengetahui apa itu database. Pada buku ini disajikan bab per bab sesuai dengan urutan cara mengoperasikan data dengan Microsoft Access dan dilengkapi dengan modul latihan untuk praktek, sehingga akan memudahkan para siswa dalam mendalami Microsoft Access. Latihan yang disajikan pada buku ini sudah diuji terlebih dahulu dan dijadikan sebagai Buku Wajib untuk setiap Siswa LP3I. Bagi para pemakai pemrograman dengan database, Microsoft Access merupakan suatu alternatif pada pengolahan data dan memerlukan waktu yang relatif sebentar untuk mempelajarinya. Penyusun menyadari masih banyak kekurangan dalam menyajikan buku ini, maka penyusun mohon kritik dan saran untuk meningkatkan kualitas buku ini. Semoga buku ini dapat berguna bagi semua pemakai dan Penyusun. Amiin. Jakarta, Juli 2013 Penyusun

DAFTAR ISI Kata Pengantar Daftar isi

iii iv

BAB 1 Pengenalan Dasar Microsoft Access Memulai Microsoft Access Buat Database Baru

1 2 4

iv |

Apa Itu Database Fasilitas Microsoft Access Layar Microsoft Access Panel Navigasi

5 6 7 10

BAB 2 Manajemen Data Tabel TipeData Buat Tabel Menambah Field Menampilkan Data Menghapus Record Data Koreksi Kolom (Edit Field) Primary Key Lookup Data Relationship Mengurutkan Data (Data Sort) Menyaring Data (Data Filter) Advanced Filter/Sort

11 11 12 14 15 20 21 21 22 23 27 32 32 35

Menseleksi banyak Field dengan Mouse Menghapus Object atau Field dari Form Memindahkan Letak Suatu Object Format Object Format Font Object Properties Menampilkan Hasil View SimpanForm Object-object Pada Controls Label Text Box Combo Box List Box

76 76 76 77 77 78 81 81 82 82 82 84 92

|v

Bab 3 Manajemen Query Jenis Query Buat Query Seleksi Field Menghapus Fied dari Query Memindahkan Field Menyisipkan Kolom Kosong Menampilkan Hasil Query Simpan Query Mengurutkan Data Kriteria Pada Query Menulis Rumus (Formula) IIF Fungsi String Fungsi Tanggal Relasi Data 3 Tabel Query Update Make Table Query Delete Query Crosstab Query Query Total

37 37 39 40 42 42 43 43 44 44 45 49 53 54 54 55 57 59 60 61 62

BAB 4 Merancang Formulir (Form) Buat Form Cara Singkat Membuat Form One To Many Form Design Menyisipkan Field Ke Form Seleki Object Seleksi Sebuah Field pada Form Menseleksi Field Lebih dari Satu Option Group

65 65 69 71 73 74 75 75 93

vi |

Check Box Command Button Subform Tab Control

96 97 101 110

BAB 5 Merancang Laporan (Report) Report Instan Report Wizard Report Design Simpan Laporan Print Preview Group & Sort Total Sub report

115 116 116 122 125 125 126 128 131

BAB 6 Macro Buat Macro Run Command Menjalankan Macro Buat Macro Dengan Cara Drug and Drop Aplikasi Macro Pada Form Data Filter Dengan Macro

137 137 137 138 140 140 143

Bab 7 Switchboard Manager Langkah Pembuatan Switchboard Menajalankan Switchboard

147 150 156

Bab 8 External Data Export Data ke File Word (*.rft) Import Data dari Excel Encrypt With Password

159 160 161 163

Latihan 1 Latihan 2

167 170

| vii

Latihan 3-4 Latihan 5-6 Latihan 7-8 Latihan 9-10 Latihan 11 Latihan 12

172 175 178 183 188 190

Daftar Pustaka

191

viii

|

| ix

BAGIAN - 1 PENGENALAN DASAR MICROSOFT ACCESS 2007 Pada era sekarang ini semua orang pengguna komputer menginginkan penggunaan suatu komputer yang mudah dioperasikan dan dipahami. Salah satu perusahaan yang bergerak dibidang software telah menjawab semua kebutuhan pengguna komputer dengan dengan mengeluarkan program andalannya yaitu Microsoft Windows 95, Windows 97 dan sekarang sudah digunakan Windows 98 ataupun Windows NT, Windo vs XP dan Windows Vista Untuk mendukung perangkat sistim operasi Windows, Microsoft telah mengeluarkan software pendukung sistim operasi Windows yang diberinama Microsoft Office yang terdiri dari Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access serta Microsoft Power Point. Pada buku ini akan dibahas bagaimana Anda dapat memanfaatkan Microsoft Access dalam suatu kegiatan suatu usaha yang akan membantu mempermudah pengolnhan data baik menyajikan laporan ataupun pencatatan data-data usaha Anda. Banyak yang Anda dapat lakukan dengan mengunakan Microsoft Access, yaitu bagaimana Anda akan merancang sebuah formulir yang begitu mudah dan indah, menggabungkan beberapa buah tabel dan menseleksi suatu data secara mudah yang disajikan dalam bentuk query, perancangan laporan akan jauh lebih mudah, kemudian dilengkapi juga dengan adanya fasilitas macro serta kemudahan kemudahan lainnya yang disajikan Microsoft ACJ^JS. Data yang dihasilkan oleh Microsoft Access berakhiran

Microsoft Access 2007

x|

MDB yang datanya dapat dibaca atau dioperasikan melalui fasilitas Microsoft Visual Basic. Ada suatu kemudahan dalam pemrograman pada Microsoft Access yaitu perintah yang digunakan yakni Microsoft Visual Basic (Visual Basic Aplication/ VBA). Versi Microsoft Access yang digunakan pada buku ini adalah versi 2007, secara system database tidak ada perubahan, hanya yang memoedakan bentuk tampilan layar, type data dan fungsi-fungsi masih sama. Bagi pemakai versi sebelumnya perlu adaptasi dari segi menu dan tampilan layar, sedangkan konsep database-nya tidak ada perubahan vang mendalam.

Memulai Microsoft Access Pada buku ini tidak disajikan bagaimana cara melakukan instalasi Microsoft Access, tetapi bagaimana cara mengunakan Microsoft Access. Maka pada buku ini diartikan program Microsoft Access sudah disalin ke harddisk melalui proses install. Untuk mengatifkan Microsoft Access ikuti langkah dibawah ini: Langkah Mengaktifkan Microsoft Access 1. Klik Start 2. Klik Programs, klik Microsoft Office 3. Klik Microsoft Access 2007 Lihat gambar 1-1 bagaimana cara mengaktifkan Microsoft Access, melalui Start dari menu TaskBar. Dilayar akan muncul suatu dialog dari Microsoft Access seperti terlihat pada gambar 1-2.


| xi

Buat Database Baru Pada gambar 1-2 ditampilkan suatu jendela dialog yang digunakan untuk memandu Anda apakah akafi membuat database bani atau akan Memangil database yang lama yang telah dibuat sebelumnya. 1. Klik Blank Database, disebelah kanan akan tampil dialog Blank Database 2. Tentukan Nama file dan lokasi database seperti pada gambar 1-3.


xii |

3. Kemudian Klik tombol Create 4. Selanjutnya akan tampil jendela seperti pada gambar 1-4. Untuk menggunakan online template, computer kita harus terhubung ke internet, selanjutkan kita dapat melakukan down load dari Microsoft. Fasilitas ini hanya ada pada Microosft Acces 2007. Kita juga dapat menggunakan Local Template, dengan cara klik Local Templates


| xiii

Apa Itu Database Database adalah suatu kelompok informasi yang terkait dalam suatu sistim pengolahan data sehingga menghasilkan suatu informasi yang cepat dan benar. Dalam suatu sistim pengolahan data untuk mengahasilkan informasi data yang benar dan cepat sangat tergantung dari proses perencanaan dalam menyusun suatu database adalam suatu kepentingan. Jadi kita harus mengenali dan memahami apa yang dibutuhkan dalam suatu sistim pengolahan data.

Fasilitas Microsoft Access Microsoft Access akan membantu dalam mengolah data dengan beberapa fasilitas yang tersedia diantaranya


xiv |

Table Suatu fasilitas untuk mendesain atau membuat suatu struktur database, sehingga data dapat disimpan dan diambil secara mudah dan efisien. Dengan fasilitas RDBMS (Relational Database Management System) Anda dapat menyusun beberapa buah tabel yang salin terkait satu dengan yang lainnya. Form Suatu cara untuk menyusun suatu bentuk formulir yang mudah dan cepat. Dengan formulir kita dapat memasukkan data dan melihatnya kembali data-data tersebut dalam bentuk formulir. Disediakan juga suatu fasilitas dalam fori, ulir untuk membuat suatu grafik data-data tabel yang sudah dibuat. Query Query digunakan untuk membuat suatu relasi tabel sehingga menghasilkan suatu informasi yang merupakan gabungan dari beberapa buah tabel. Selain untuk melakukan relasi Query juga digunakan untuk menampilkan suatu infornasi data tertentu. Report Suatu bagian dalam database untuk menyusun laporan-laporan data yang bersumber baik dari tabel ataupun dari Query.

Macro Suatu fasilitas untuk menyederhanakan suatu pengoperasian database misalkan untuk menyederhanakan membuka suatu Form, Tabel dan lainnya sehingga pekerjaan akan jauh lebih efisien dan cepat. Visual Basic Suatu fasilitas yang disediakan pada Microsoft Access 2007 untuk menuliskan script program Visual Basic.


| xv

Layar Microsoft Access Perbedaan yang menyolok dari versi-versi sebelumnya adalah dalam penataan menu. Pada versi 2007 menu bar diganti dengan system menu tab yang dikombinasikan dengan icon toolbar. Perhatikan tampilan layar Microsoft Access 2007 dibawah ini.

Penantaan menu pada versi 2007 dieklompokan berdasarkan kegunaan atau fungsi sehingga akan lebih memudahkan.pada pemakai Microsoft Access.


xvi |

Penjelasan: Office Button adalah symbol atau icon sebagai pengganti dari menu File yang biasa tersedia pada versi-versi sebelumnya. Jadi apabila simbol ini di klik maka akan tampil menu pilihan sebagi berikut.

Home Home merupakan tab menu yang IT jmiliki fungsi pengaturan tampilan record data, seperti: Jenis Huruf, Record, penyaringan dan penurutan data, pencarian data.


| xvi i

Create Kelompok menu ini memiliki kegunaan untuk membuat Tabel (Table), Formulir (Form), Laporan (Report) dan penggabungan table (Query).

External Data Fasilitas yang digunakan untuk melakukan transfer data dapat berupa import dari aplikasi lain seperti Microsoft Excel Menjadi table pada Microsoft Access, atau melakukan Export table dari Microsoft Access di transfer menjadi data Microsoft Excel.

Database Tools Fasilitas yang digunakan untuk melakukan pembuatan script pemrigraman dengan Visual Basic, Macro, Relasi data, Switchboard Manager serta password database.


10

|

Add-Ins Fasilitas tambahan untuk melakukan koneksi dengan berbagai jenis koneksitas seperti Buetooth. Panel Navigasi (Navigation Pane) Panel navigasi (Navigation Pane), merupakan jendela yang menampilkan object yang sudah dibuat seperti tabel, Query, Form, Report. Penampilan dari pabel navigasi dapat diatur sesuai dengan kebutuhan. Panel navigasi dibawah ini menggunakan Object Type dan All Access Object.

BAGIAN – 2 MANAJEMEN DATA


| 11

Dalam Database model relational, data-data dimplentasikan dalam bentuk table dua dimensi yang teridiri dari baris dan kolom. Baris dikenal dengan istilah record dan kolom dikenal dengan istilah field. Perptongan antara baris dan kolom memuat satu item data. Setiap kolom dapat pada tabel tersebut berelasi dengan kolom yang ada pada lainnya , hal ini disebut dengan istilah relasi data. Relasi data dapat berupa one-to-one yang memiliki arti satu kolom pada suatu tabel memiliki persamaan dengan kolom yang ada pada tabel lain yang memiliki satu item data. Sedang one-tomany merupakan relasi data dari satu kolom pada suatu tabel memiliki data yang sama beberapa baris kolom pada tabel yang lain.

TABEL (TABLE) Seperti pada penjelasan diatas data dimplemtasikan sebagai tabel yang memiliki baris dan kolom, seperti pada contoh dibawah ini.

Yang disebut dengan relasi data seperti contoh tabel diatas satu kolom dari tabel barang memiliki kolom yang sama baik judul kolom (Field) dengan kolom lain yang ada pada tabel tansaksi yang memiliki lebih dari satu item data yang sama dan disebut dengan relasi one-to-many.

Tipe Data

12 |

Setiap data memiliki karakteristik tertentu, maka untuk itu sebelum kita membuat tabel terlebih dahulu kita harus memahi tipe-tipe data yang disediakan oleh Microsoft Access. Maka setiap nama kolom (field) harus memiliki tipe yang sesuai dengan isi datanya. Adapun tipe-tipe data pada Microsoft Access seperti dubawah ini.

Text Tipe ini digunakan untuk menampung data-data berupa alpanumerik yang terdiri dari huruf, angka dan special karakter pada keyboard, Kapasitas yang disediakan sebanyak 255 karakter.

Memo Memo memiliki tipe data sama seperti text, dengan kapasitas yang lebih besar seperti file dokumen sampai 64.000 bytes.

Number Untuk menampung atau menerima data berupa angka yang dapat dihitung. Batasan Nilai data (Field size), terdiri dari Byte, Integer, long Integer, single dan double. Dengan ukuran 1,2,4 dan 8 Bytes.

Currency Menampung data berupa angka dengan menampilkan tanda mata uang dengan tanda mata uang $ (dollar) atau dapat disesuaikan dengan kebutuhan, denga kapasitas 8 bytes.

Date/Time Menanpung data berupa tanggal dan waktu. Data berupa tanggal dapat ditentukan bentuk tampilan pengisian datanya sesuai dengan kebutuhan.

AutoNumber

| 13

Menampilkan data secara berurut atau acak berupa angka, kapasitas yang tersedia 4 bytes.

Yes/No Menampilkan data berupa pilihan Yes dan No dengan menggunakan tanda kotak check list, kapasitas 1 bit.

OLE Object Untuk meyimpan data berupa gambar (picture) atau object, kapasitas 1GB

Hyperlink Merupakan kombinasi anatara text dan angka yang diguakan sebagai alamat dari hyperlink.

Buat Tabel Ketika kita membuat pertama kali sebuah tabel, maka tabel tersebut masih kosong belum ada datanya, maka Kita harus merancang struktur datanya terlebih dahulu untuk meletakan atau menyimpan data-data yang akan diproses, lakukan langkah dibawah ini untuk membuat database baru . 1. Klik tab menu Create 2. Klik Table Design 3. Maka akan muncul tampilan Table Design seperti pada gambar 2-1, dibawah ini.

14 |

Keterangan : Field Name, merupakan kolom untukmenuliskan riama field yahg akan dipesan • Data Type, untuk menentukan jenis data, apakah datanya befupa abjad, angka, tanggal dan lain sebagianya. Description, ini bersifat tidak harus diisi hanya berupa keterangan yang kita tulis yang berhubungan dengan nama field. Field Properties, untuk menentukan ukuran dari panjang field; formal data judul field, validasi dan lain sebagainya.

Menambah Field Untuk menambahkan sebuah field cukup dengan melakukan klik tombol mouse pada baris kosong dari kolom Field name, selanjutnya ketik saja nama fieldnya, misal: Nama Pegawai. Setelah nama field ditulis kemudian tekan tombol Enter atau klik pada kolom Data Type, selanjutnya Microsoft Access akan menampilkan daftar .field secara otomatis, dan pilih salah satu jenis data misal : Text. Klik pada Field Properties, untuk menentukan ukuran dan format data. Contoh pada properties Field size isi dengan 10, artinya bahwa panjang maksimal isi kode hanya 10 buah karakter.

| 15

Menulis Nama Field Untuk memberi nama field Anda dapat menuliskan panjang karakter dari nama field sampai 64 karakter abjad dan angka termasuk spasi, tetapi Anda tidak diperbolehkan menggunakan tanda titik (.)

Menentukan Jenis data Setelah selesai menuliskan nama fiels, klik pada Data type untuk menentukan jenis data yang disesuaikan denga bentuk data yang akan diikan kedalam field.

Field Properties Setelah memilih jenis data selanjutnya menentukan field properties seperti panjang karakter, format data, judul field, pembatasan isi nilai data, nilai tetap dan lain sebagainya lihat saja field properties (lihat gambar 2-2).

Hapus Field 1. 2.

Klik field selector pada field yang akan dihapus Tekan tombol Delete (atau pilih Delete Rows dari menu Tools)

Menyisipkan Field 1. 2.

Klik field selector dari suatu field yang akan disisipkan Pilih Insert Rows dari menu Tools atau klik kanan selanjutnya pilih Insert Rows

16 |

Dari jendela Table Design, ketik field-field dibawah ini:

| 17

Simpan struktur data tabel diatas dengan menekan icon Save atau tekan tombol Control-S, ketik nama tabel misalkan Barang.

Karena field diatas belum menggunakan Primary key maka akan muncul dialaog pertanyaan sperti dibawah ini. Jawab No, untuk pemakaian Primary Key akan dibahas lebih lanjut.

Memindahkan Field

18 |

1. Klik field selector dari suatu field yang akan dipindahkan 2. Drag field tersebut 3. Drop ke field selector tujuan Setelah selesai satu tabel dientri, pada buku ini memerlukan 4 (empat) buat tabel satu tabel telah dibuat diatas dengan nama Barang dan buat juga 3 (tiga) tabel baru diantaranya: Nama Tabel : Pembeli Field Type Faktur Text Tanggal Date/Time Nama Pembeli Text

Field Size 10 35

Alamat

Text

50

Jenis

Text

6

Nama Tabel

: Penjualan

Field Faktur

Type Text

Field Size 10

Kode

Text

10

Banyaknya Potongan

Numeric Numer

Format Primary key Yes Medium Date

Format Primary key

Single Single

Standard Percent

Field Size 10 10 Single

Format Primary key

Nama Tabel : Pembayaran Field Faktur Kwitansi Tanggal JumlahBayar

Type Text Text Date/Time Numeric

Medium Date Standard

Dari keempat tabel diatas membentuk relasi data (Relationship), seperti pada diagram relasi dibawah ini:

1. 2. 3.

| 19

Menampilkan Data Untuk melihat data yang telah dimasukan sekaligus dapat juga mengisi atau memasukan data baru ke dalam tabel ataupun dapat menghaspus atau memperbaiki datadata yang sudah dimasukan. Dari tab menu Design KlikView Tampilan layar akan berubah seperti dibawah ini (Gambar 2-

3).

Ketik data-datanya misalkan seperti dibawah ini:

20 |

1. 2. 3.

Menghapus Record Data Apabila ada suatu record yang akan dihapus baik berupa satu atau beberapa buah sekaligus. Untuk menghapus sebuah record klik pada field selector dari record yang akan dihapus kemudian tekan tombol Delete dari keyboard (atau klik kanan selanjutnya pilih Delete Record), apabila muncul pesan pilih "Yes" untuk dihapus dan pilih "Cancel" untuk membatalkan. Untuk menghapus beberapa record yang letaknya berurutan, klik field selector pada awal record kemudian tekan tombol shift dan klik pada field selector dari record terakhir yang akan dihapus. Atau dengan cara lain yaitu klik field selector record awal kemudian drag mouse sampai pada record terakhir yang akan dihapus.

Koreksi Kolom (Edit Field). Struktur tabel yang sudah dibuat dan sudah diisi data data dikoreksi untuk melakukan penambahan kolom baru, menghapus kolom, memperbaiki baik nama kolom maupun type data dan lain sebagainya. Dari Navigation Pane Klik kanan pada tabel yang akan diperbaiki /di-edit. Pilih Design View

| 21

Primary Key

Primary key atau kunci data digunakan untuk menghubungkan data dari satu tabel dengan tabel lain, selain untuk membuat relasi database primary key akan mengurutkan data berdasarkan kunci data yang dibua't. Untuk membuat suatu primary key sangatlah mudah sekali, sebelum membuat primary key Anda harus menentukan terlebih dahulu. suatu field yang akan dijadikan sebagai kunci data harus berupa suatu"field yang unikisinya dengan record lainnya. 1. Ubah tampilan dari Datasheet menjadi layar Tablel Design 2. Pilih salah filed dengan nilai yang uniq artinya kolom yang memilih data yang tidak mungkin sama, seperti kolom Kode. 3. Klik tornbol Primary Key.

22 |

Lookup Data Pada Microsoft Access menyediakan suatu fasilitas pada pengisian field pada suatu tabel menggunakan isi data dari tabel lain atau menggunakan data yang nilainya secara permanen. Untuk menggunakan Lookup data menggunakan Properties dengan pilihan lookup data berbentuk combo box atau list box. Penggunaan lookup data digunakan untuk suatu field yang nilainya harus sama dengan tabel lain atau isi dari field tersebut isi pilihannya tetap seperti pada pilihan Agama, Jenis Kelamin dan lain sebagainya tergantung dari masing-masing kebutuhan yang isinya tetap. Pada contoh dibawah in! akan dibuat lookup data untuk mengisi field Kode dari Tabel Penjualan dimana isi pilihannya salah satu data dari Tabel Barang. Untuk menggunakan lookup terlebih dahulu kita harus berada pada Table Design :

Pada contoh database ini sudah dibuat beberapa tabel diantaranya Barang, Pembeli, Pembelian dan Penjualan, struktur tabel Penjualan adalah sebagai berikut:

| 23

1. 2. 3. 4. 5. 6. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Dari jendela Navigation Pane Klik kanan pada tabel Penjualan, klik Design View Klik field Kode Dari field properties klik tab LookUp, lihat gambar 2-4 Pilih Combo Box dari Display Control Pilih Table/Query dari Row Source Type 7. Klik pada Row Source, klik tombol

Klik Tabel Barang. Klik tombol Add Klik tombol Close, maka dilayar akan muncul jendela Query Builder Klik field Kode kemudian Drag dan Drop ke baris Field Ulangi untuk field Nama Barang, seperti pada gambar 2-5 Close jendela Query Builder 14. Ubah properties Column Count menjadi 2 15. Ubah properties Column Head menjadi Yes 16. Ubah properties Column Widths menjadi 0.5",2' (kolom pertama dan kolom kedua) 17. Ubah properties List Widths menjadi 3" 18. Hasil setting data diatas dapat dilihat pada gambar 2-6.

24 |

Dari langlah-langkah diatas akan menghasilkan setting properties Lookup sebagai berikut:

Menampilkan Hasil Lookup Data Setelah langkah-langkah diatas dilakukan, maka untuk melihat hasil dari lookup data, harus melalui menu datasheet, dengan memilih tombil View 1. Klik View dari tab Design 2. Klik baris pada kolom Kode

| 25

Relationship dijadikan sebagai field relasi data, tetapi belum dibuatkan relasi datanya. Dari keempat tabel data diatas sudah dibuatkan field uniq yang akan Kegunaan relationship diantaranya untuk memudah pembentukan query dalam pengambilan data dari kolom-kolom dari berbagai tabel yang berbeda. Sehingga untuk prosrs pembuatan query tidak perlu membuat relasi lagi. Cukup satu kali membuat relationship dan akan otomatis berfungsi dan digunakan ke berbagai proses seperti pembuatan query, monampilkan data (datasheet), pembuatan laporan dan lain sebagainya. Untuk membuat relatiosnship, lakukan langkah-langkah dibawah ini: 1. Klik menu tab Database Tools 2. Kenudian piliha Relationships dari sub menu Show/Hide 3. Kemudian klik Show Table, selanjutnya akan muncul dialog seperti pada gambar 2-8.

26 |

4. Pilih tabel-tabel yang akan dibuat relasi datanyam selanjutnya klik tombol Add. Untuk lebih memudahkan pemilihan tabel dapat dilakukan dengan memilih semua tabel dengan cara blok semua tabel selanjutnya klik Add. Setelah itu klik tombol Close. 5.

Selanjutnya akan tampil jendela relastionship seperti pada gambar 2-8.

6.

Langkah selanjutnya sebagai implemtasi dari relasi harus dibuat garis dari satu kolom pada suatu tabel ke kolom yang sama pada tabel yang lain, gunakan dengan cara drug and drop

| 27

7.

Klik kolom Faktur dari tabel Penjualan, tahan mouse geser mouse ke kolom Faktur pada tabel Pembeli, kemudian lepaskan tombol mouse, selanjutnya akan muncul dialog sebagai berikut lihat gambar 2-9.

8.

Kemudian Klik tombol Mouse, maka dari kedua tabel diatas akan terbentuk garis yang menunjukan adanya relasi data seperti pada gambar 2-10.

9.

Ulangi dengan cara yang sama untuk relasi data sebagai berikut: a. Faktur dari tabel Pembeli dengan Faktur dari tabel Penjualan b. Kode dari tabel Penjualan dengan Kode dari tabel Barang, sehingg membentuk relasi keempat tabel diatas seperti pada gambar 2-11.

28 |

Maka setiap kita melakukan view berbentuk datasheet pada tabel yang memiliki relasi database akan menampilkan sub tabel yang memelilki relasi daya seperti pada contoh dibawah ini:

Apabila tanda + (expand) di klik maka akan ditampilkan datadata yang bersumber dari tabel relasinya yaitu dari tabel Penjualan, dibawah ini contoh hasil expand dari tabel diatas.

Mengurutkan Data (Data Sort) Data yang yang ditampilkan pada datasheet view merupakan data sesuai dengan urutan entri data, tetapi apabila data menggunakan primary Key data akan ditampilkan berurut berdasarkan kolom primary key.

| 29

Tetapi apabila kita akan menampilkan urutan data berdasarkan kolom lain sangatlah mudah, cukup dengan mengklik pada kolom sumber data akan diurutkan klik icon dibawah ini. Mengurukan data secara Ascending mulai dari angka 0-9 dan dari A-Z Mengurutkan data secara Descending mulai dari angka 90 dan ZA Menghapus atau mengembalikan susunan data record ke posisi awal sebelum diurutkan / sort.

Menyaring Data (Data Filter) Makin banyak data yang dientri, makin sulit untuk menampilkan data yang sesuai dengan kebutuhan. Maka dengan fasilitas Filter, data yang akan ditampilkan dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan informasi. 1. Untuk melakukan filter data sangatlah mudah cukup dengan melakun klik pada salah satu kolom yang akan dijadikan sebagai sumber criteria. 2. Klik icon filter, maka akan muncul dialog filter dibawah ini.

30 |

3.

Pilih data yang dinginkan sebagai ilustrasi hanya akan ditampilkan semua data dari tabel penjualan untuk kolom Kode=A002, pilih A002 yang lain tidak dipilih, maka akan ditampilkan datanya sebagai berikut.

4.

Untuk menampilkan kembali data secara utuh/semua data klik (Select All) dari dialog filter.

| 31

Advanced Data filter diatas lebih sederhana, hanya satu kolom yang dijadikan sebagai criteria, tetapi dengan fasilitas Advanced kriteria lebih bervariasi dapat lebih dari satu kolom yang dijadikan criteria seperti Filter by Form dan Advanced Filter/Sort

Filter by Form 1. 2. 3.

Dari datasheet, klik menu Home Klik menu Advanced Klik Filter by Form

4. Kita dapat memilih lebih dari satu kolom criteria, pada contoh dibawah ini akan difilter berdasarkan Faktur dan Kode.

5.

Setelah

dipilih data Faktur="F9901-0001" dan Kode="A0002" untuk melihat hasilnya, klik kembali menu Advanced dan klik Apply Filter/Sort, maka hasilnya seperti dibawah ini.

6.

Untuk kembali ke data semula, klik menu Toggle Filter.

Advanced Filter/Sort

32 |

Fasilitas Advanced Filter/Sort akan menampilkan filter dalam bentuk Query sehingga criteria akan jauh lebih fleksibel dan bervariasi, untuk lebh jelas baca Bab-3 tentang Query. Klik menu Advanced dan pilih Advanced Filter/Sort maka akan muncul jendela query seperti dibawah ini.

Sama sepert Filter by Form dapat menggunakan lebih dari satu kolom, Untuk melihat hasil query klik tombol Toggle Filter, hasilrtya seperti dibawah ini.

| 33

34 |

BAGIAN 3 MANAJEMEN QUERY

Data yang tersimpan pada Microsoft Access diimplementasi tersimpan pada masing-masing tabel, sedang kita menginginkan suatu informasi yang akan dibutuhkan berasal dari kolom-kolom tabel yang berbeda, maka untuk kebutuhan itu dapat diselesaikan dengan fasilitas query. Artinya dengan fasilitas query kita dapat menseleksi kolom-kolom dari tabel-tabel yang berbeda berdasarkan relasi data, syarat menggunakan query hari - ada kolom yang dijadikan sebagai relasi (Relational Database). Query tidak akan terbentuk atau tidak akan menampilkan data apabila kolom yang dijadikan sebagai field relasi tidak memiliki persamaan data. Data yang ditampilakn dapat juga difilter berdasarkan kebutuhan informasi.

Jenis Query Microsoft Access memiliki beberapa jenis query dibuat berdasarkan kegunaan dari hasil yang diinginginkan.

Select Query Akan menampilkan record dalam bentuk datasheet berdasarkan urutan fieL 4 y~.ig diseleksi, hasilnya akan sama seperti pada tabel biasa hanya field-field yang muncul merupakan hasil dari seleksi yang kita inginkan.

| 35

Crosstab Query Suatu query yang akan menampilkan data dengan bentuk baris dan kolom judul berdasarkan dari field yang kita seleksi. Dengan Crosstab Query Kita dapat menghitung data dengan bentuk yang mudah dibaca.

Make Table Query

Adalah suatu Query yang menghasilkan suatu tabel baru dari hasil seleksi field-field. Tabel tersebut dengan sendirinya akan muncul dengan struktur data berdasarkan dari field-field yang telah kita seleksi.

Update Query Query ini akan berfungsi untuk melakukan edit data atau perubahan terhadap record-record yang ada pada suatu tabel dan yang diubah hanya berlaku pada field yang telah diseleksi (sama seperi perintah replace /gather pada Foxpro).

Append Query Hasil dari query ini akan menambah data terhadap terhadap suatu tabel yang kita seleksi, dimana field-field yang akan bertambah jumlah recordnya hanya berlaku pada field-field yang telah diseleksi (sama seperti perintah Append From dari Foxpro).

Delete Query Hasil dari query ini akan menghapus record data dari tabel yang kita pilih berdasarkan kriteria tertentu (sama seperti perintah Delete pada Foxpro).

Buat Query Untuk membuat query Microsoft Access menyediakan beberapa cara untuk membuat query yaitu buat query dengan fasilitas wizard, Design View.

36 |

Buat QUERY dengan Design View (tanpa Wizard). 1. Klik menu tab Home 2. Klik Query Design dari menu Other. 3. Muncul dialog Show Table yang berguna untuk memilih tabel-tabel yang akan digunakan.

4. Pilih tabel yang akan digunakan misalkan tabel Barang, kemudian klik tombol Add. 5. Klik kembali tabel-tabel yang akan dibutuhkan misalka' Penjualan, kemudian klik tombol Add. 6. Lakukan hal yang sama setelah tabel yang dibutuhkan terpilih, selanjutnya klik tombol Close. Jika kita menambahkan bebera tabel pada query maka akan terlihat garis relasi antar tabel tersebut. Garis relasi tersebut akan otomatis muncul dengan sendirinya karena kita telah membuat relasi sebelumnya (Relationships) dan telah melakukan index dengan primary key. Setelah kita memilih tabel yang akan kita gunakan pada query maka dilayar akan muncul jendela dari query (gambar 3-1) dan langkah selanjutnya adalah memilih field-field yang akan digunakan.

| 37

Seleksi Field Setelah menambahkan tabel pada query selanjutnya memilih atau seleksi field apa saja yang akan disertakan pada query. Untuk melakukan seleksi field dapat dilakukan dengan melakukan menggeser field (drag and drop field) atau menggunakan tombol combo box.

Memilih Field dengan Menggeser (Drug and Drop) 1. Pilih salah satu field dari tabel 2. Klik dan geser field tersebut pada kolom dari baris field (gambar 35).

38 |

| 39

3. Anda dapat menggeser field lebih dari satu field sekaligus yaitu dengan cara pada waktu memlilih field dipadukan dengan menekan tombol shift. Lihat ilustrasi pada gambar 3-2.

Memilih field lewat Combo Box 1. Klik pada salah satu kolom pada baris Field 2. Maka akan terlihat tombol Combo Box, klik tombol tersebut 3. Pilih nama field yang akan diseleksi (gambar 3-3).

Menghapus Field dari Query.

40 |

Untuk menghapus field dari daftar query hanya melakukan klik terhadap tombol seleksi kolom selanjutnya tekart tombol Del. Untuk menghapus lebih dari satu kolom field pada waktu memilih tombol seleksi kolom dipadukan dengan menekan shift atau dengan menggeser mouse ke kanan atau kiri. 1. Letakan kursor pada kolom yang akan dihapus. 2. Klik Delete Columns dari menu Query Setup

Memindahkan Field Untuk memindahkan lokasi field ke kolom lain caranya sama seperti menghapus yait" dengan memilih kolom selektor kemudian geser mouse pada kolom tujuan.

Cara memindahkan Field 1. 34). 2.

Klik kolom seleksi dari field yang akan dipindahkan (lihat gambar

Kemudian geser mouse pada kolom tujuan

Menyisipkan Kolom Kosong

| 41

Untuk menyisipkan kolom kosong diantara kolom yang sudah ada pilihan field cukup meletakan kursosr pada kolom yang akan digeser kemudian klik Insert Columns pada menu Query Setup.

Menampilkan Hasil Query Untuk menampilkan hasil query yang telah dirancang dari menu design klik View atau klik Run, maka hasil dari query akan ditampilkan dalam bentuk datasheet, seperti pada gambar 3-5.

Untuk kembali ke design view, klik kembali tombol View

Simpan Query Rancangan query yang telah dirancang dapat disimpan dan dimplemtasikan seperti tabel yang terbentyk sendiri dari hasil query. 1. Klik icon Save 2. Kemudian muncul dialog untuk mengetikan nama query, ketik nama querynya misalkan QueryPenjualan.

Mengurutkan Data Ketika menampilkan hasil dari query data ditampilkan tidak berurut, Anda dapat mengurutkan data berdasarkan suatu field yang diinginkan. Data dapat dirutkan baik secara menurun (Ascending) atau menaik (Descending).

42 |

Kriteria pada Query Menampilkan data berdasarkan suatu kriteria tertentu, dimana hanya datadata yang memenuhi kriteria saja yang akan ditampilkan pada datasheet. Untuk membuat kriteria menggunakan simbol pembanding seperti =, >, <, >=, <=, <> Contoh menampilkan semua data dengan kriteria field Satuan berisi "Buah", dengan tabel berasal dari Tabel Barang.

Memasukan kriteria Pada Microsoft Access untuk masukan kriteria dapat dilakukan dengan beberapa cara penulisan sebagai contoh seperti menulis pada kata "Buah", dapat ditulis : Buah "Buah: =Buah ="Buah"

| 43

Dalam menuliskan kriteria seperti diatas nilai yang diketik dibuat secara permanen, artinya kalau Kita menginginkan kriteria untuk data yang lainnya berarti kriteria harus Kita ubah kembali nilai kriterianya ini berarti akan membuang waktu dan tidak praktis. Ada suatu cara lain dalam membuat kriteria dimana kriteria tersebut nilainya diisi pada waktu query kita jalankan. Untuk membuat kriteria dengan data diinput dari keyboard saat query dijalankan gunana simbol kurung "[" dan diakhiri dengan symbol "]". Contoh pada kolom banyaknya akan diinput dari dengan pesan Jumlah Barang maka menulisnya [Jumlah Barang], seperti pada contoh dibawah ini.

Maka pada waktu query ini di view atau run, akan muncul dialog sebagai berikut:

44 |

Operator Logika Pengertian operator logika adalah suatu operator yang digunakan untuk membuat Kriteria dengan beberapa persyaratan, criteria tersebuat harus semuanya terpenuhi atau hanya salah satu saja yang yang harus terpenuhi. Operator yang digunakan adalah AND dan OR. AND digunakan apabila kita memiliki persyaratan lebi dari 2 (dua) persyaratan dan kedua syarat tersebut harus terpenuhi maka data akan ditampilkan, OR digunakan apabila kita memiliki dua persyaratan salah satunya harus terpenuhi, ilustrasi pemakaian AND dan OR seperti dibawah ini.

| 45

Contoh : Menampilkan data penjualan dengan criteria kode barang (kode)='A0002' dan jumlah barang (Banyaknya) =2, maka menuliskan kriterianya adalah :

Contoh: Menampilkan data penjualan dengan criteria kode barang (kode)='A0002' atau jumlah barang (Banyaknya)=5, maka menuliskan kriterianya adalah :

46 |



 

Menulis Rumus (Formula) Query menyediakan fasilitas untuk menulis suatu rumus dengan menggunakan operator matematika yang akan membentuk sebuah kolom baru yang tercipta pada query, jadi rumus tersebut akan diimplemtasikan sebagai kolom baru yang ada pada query, dengan format penulisan adalah : Nama_kolom_baru : ekspresi Nama_kolom_baru, merupakan nama field yang kita pesan untuk menampung hasil dari perhitungan dan bukan merupakan nama field dari tabel. Apabila kita tidak menuliskan nama field baru, maka Microsoft Access akan memberikan nama field otomatis dengan menggunkan nama Exprl: Titik dua merupakan pemisah antara nama field dengan proses perhitungan. Ekspresi, berupa rumus (formula) matematika atau fungsi, apabila ekspresi berupa field, maka field tersebut harus ditulis didalam tanda [ ], sedangkan angka ditulis biasa.

Operator yang digunakan: + Penjumlahan - Pengurangan * Perkalian

[Gapok]+[Tunjangan] [Gaji Kotor]-[Pajak] / Pembagian [JumlahNilai]/5 [Pajak]*0.1

^ Pangkat

5^2

| 47

Contoh: Akan dibuat perhitungan Jumlah Uang = Harga Barang x Banyaknya, maka untuk menuliskan rumusnya adalah Jumlah Uang: [Barang]! [Harga Barang]*[Penjualan]![Bayaknya], nama field atau kolom yang akan digunakan harus ditulis diantara tanda [ dan ]. Karena Harga Barang bersumber dari tabel Barang maka ditulis [Barang]![Harga Barang], begitu juga Banyaknya berasal dari tabel penjualan maka harus ditulis [Penjualan]![Banyaknya].

48 |

Untuk lebih mudahnya menggunakan rumua gunakan fasilitas Builder, letakan kursosr pada kolom ramus, kemudian klik menu Builder. Akan ditampilkan jendela dialog dari builder seperti dibawah ini.

Untuk memformat hasil query dengan menggunakan tanda pemisah ribuan seperti pada Jumlah Uang, untuk melakukan formatnya dilakukan pada design Query. 1. Klik kanan pada kolom Jumlah uang 2. Klik Properties

| 49

3. 4.

Pilih standard pada pilihan Format Pilih 2 pada Decimal Places

IIF Perintah IIF digunakan untuk melakukan suatu perbandingan atau melakukan pemeriksaan terhadap data untuk suatu syarat tertentu dengan bentuk perintah: IIF(syarat, Fernyataan_Benar, Pernyataan_Salah)

50 |

Contoh akan dihitung suatu potongan dengan ketentuan, Potongan diberikan 10% dari Jumlah Uang dengan syarat apabila banyaknya barang yang dibeli diatas atau sama dengan 10, bila tidak potongan 0%, rumusnya :

Fungsi String Potongan:IIF([Penjualan]! [Banyaknya]>=10,0.1*[Jumlah Uang],0)

Fungsi String digunakan untuk mengelola data berbentuk Text, untuk mengambil data sebagian dari sebelah kiri, sebelah kanan atau dibagian tengah Left(string,n) Right(string,n) Mid(string,awal,n)

String dapat berupa suatu field dengan jenis Text, sedangkan n merupakan banyaknya karakter/huruf yang akan diambil, sedangkan awal merupakan posisi awal pengambilan. Contoh penggunaan fungsi pengambilan sebagian data Text.

| 51

Fungsi Tanggal Fungsi tanggal akan berfungsi untuk mendapatkan informasi tentang tanggal, bulan atau tahun daru suatu data yang berbentuk Date/Time. Day Mengetahui urutan tanggal dari data Date/Time Month Mengetahui urutan bulan dari data Date/Time Year Mengetahui urutan tahun dari data Date/Time

Relasi Data 3 tabel Relasi yang dicontohkan diatas menggunakan relasi dua tabel, jumlah tabel yang direlasikan bias lebih dari 2 tabel, missal 3 arau 10 tabel. Pada contoh dibawah ini menggabungkan tiga buah tabel, yaitu Tabel Penjualan, Tabel Pembeli dan Tabel Barang, dengan Field yang digabungkan terdiri dari: Faktur, Nama Pembeli, Nama Barang, Harga Satuan dan Banyaknya.

52 |

| 53

Query Update Merupakan suatu bentuk query yang dapat digunakan untuk merubah nilai suatu field dari suatu tabel yang diubah secara otomatis terhadap nilai field secara cepat.

54 |

Contoh, akan merubah nilai dari field Harga Satuan akan dinaikkan sebesar 10% dari Harga Satuan sebelumnya, dimana Harga Satuan berasal dari Tabel Barang.

Cara membuat Query Update 1. 2. 3. 4. 5.

Klik Menu Create Klik Query Design Pilih tabel Barang, klik Add Klik Update dari menu Query Type Maka bentuk layar query akan berubah seperti dibawah ini.

6. Selanjutnya pilih Harga Barang ada baris Field, ketik rumusnya yaitu harga barang akan dinaikan 10%, maka rumus dapat ditulis dengan [Harga Barang]+ [Harga Barang]*0.1 atau dapat ditulis lebih ringkas lasi [Harga Barang]*l.l ditulis pada baris Update to:, seperti ilustrasi dibawah ini

| 55

7. Selanjutnya klik Run, bila muncul pesan :

56 |

8. Jawab Yes, bila data akan diupdate dan pilih No untuk tidak melanjutkan proses update.

Make Table Query Query bertujuan untuk menampung hasil dari suatu proses query menjadi sebuah tabel permanen. Buat terlebih dulu Query Select seperti biasa, lihat ilustrasi dibawah ini.

Selanjutnya klik menu Make Table dari menu Query Type, ketik nama tabel baru yang berfungsi sebagai tabel hasil.

Ketik anam abel barunya, misalnya Contoh, kemudian klik OK, Klik Run untuk menjalankan query. Maka akan tercipta tabel Contoh, double clik pada tabel contoh untuk menampilkan data dalam bentuk datasheet.

| 57

Delete Query Untuk

menghapus record data melalui query dengan menggunakan suatu kriteria tertentu atau menghapus seluruh record pada tabel yang sedang aktif Delete pada query. Contoh, akan menghapus data pada Tabel Pembelian dengan kriteria data yang dihapus untuk nomor Faktur "F9902-0002" 1. Klik Menu Create, klik Query Design 2. Pilih nama tabel yang akan digunakan, misalkan Pembeli, kemudian Add dan klik Close 3.

Klik Delete dari sub menu Query Type.

4. Klik Run, untuk menjalankan hasil query. Apabila muncul dialog pernyataan data akan dihapus atau tidak Jawab Yes untuk menghapus dan No untuk membatalkan penghapusan.

Crosstab Query Crosstab Query digunakan apabila kita akan membuat suatu hasil query berbentuk tabel baris dan kolom, yang merupakan hasil rekapitulasi data yang ada pada tabel yang digunakan pada query.

58 |

Sum

Contoh, akan dibuat suatu crosstab query untuk mngetahui berapa jumlah penjualan per tanggal per jenis barang yang terjual. Pada contoh disini melibatkan tiga tabel yaitu Tabel Pembeli, Tabel Barang dan Tabel Pilihan Penjualan.

Nama barang akan dijadikan sebagai baris data dan tanggal sebagai kolom sedangkan sel yang merupakan perpotongan baris dan kolom akan diisi oleh Banyaknya sebagai value yang menjumlahkan (sum) semua data nilai berdasarkan nama barang yang terjadi pada tanggal yang sama. lain dari penjumlah data adalah: Untuk menjumlahkan data Count Untuk mendapatkan jumlah baris data /record yang ada pada tabel Avg Untuk mengetahui rata-rata Max Untuk mengetahui nilai data terbesar Min Untuk mengetahui nilai data terkecil

Jadi untuk pilihan total dapat disesuikan dengan kebutuhan, klik Run untuk mendapatkan hasil dari query diatas, akan membentuk datasheet seperti dibawah ini.

| 59

Query Total Suatu query yang akan menghasilkan jumlah dari suatu record dari beberapa buah record data berdasarkan suatu kelompok data. Selain dijumlahkan dapat dihitung dengan menggunakan fungsifungsi dibawah ini:

Contoh, akan dihitung berapa banyaknya penjualan barang berdasarkan item barang. Item barang berada pada Tabel Barang, sedangkan banyaknya

60 |

penjualan berada pada Tabel Penjualan, digambarkan datanya pada kedua tabel sebagai berikut:

1. Dari menu Create, pilih Query Design 2. Tentukan tabel yang digunakan adalah Barang dan Penjualan 3. Klik icon Total dari Show/Hide 4. Tentukan kolom pertama diisi Nama Barang, dengan jenis Total Group By 5. Tentukan kolom kedua diisi dengan banyaknya gunakan Sum sebagai Total 6. Untuk mengganti judul pada kolom Banyaknya, klik Property Sheet dari menu Show/Hide. Tulis Total pada baris Caption 7. Untuk ilustrasi lihat gambar dibawah ini. Diinginkan hasil dari query seperti dibawah ini :

Langkah-pembuatan query:

| 61

BAGIAN 4 MERANCANG FORMULIR (FORM)

Formulir (Form) akan memudahkan Kita dalam menampilkan data per record atau untuk melakukan entry data, edit data sesuai dengan rancangan formulir yang kita butuhkan. Selain form yang kita rancang akan ditampilkan dilayar pada waktu entry atau edit data, tetapi bentuk form tersebut dapat langsung kita cetak ke printer tanpa harus dibuat lagi, itulah kemudahan form pada Microsoft Access. Didalam form selain data yang ditampilkan dapat pula disisipkan suatu gambar guna memperindah tampilan form. Pada Microsoft Access merancang form dapat dilakukan dengan menggunakan penuntun/asisten

62 |

yaitu fasilitas Wizard atau dirancang secara manual berdasarkan keinginan, cara ini akan lebih memuaskan lebih leluasa dalam merancang form.

Buat form Cara Singkat Untuk membuat form yang sangat cepat dapat dilakukan dengan cara ini, form langsung jadi dengan tampilan yang sudah ditentukan oleh Microsoft Access, bentuk form yang ditampilkan secara otomatis dapat berbentuk one-to-one ataupun secara otomatis dapat berbentuk form one-to-many apabila datanya memilih

Lookup data dengan tabel lain. Langkah Membuat form Singkat. 1. Klik salah satu tabel yang akan ditampilkan dari Navigation Pane, misalkan Pembayaran. 2. Klik menu Create 3. Klik Form, maka akan tampil form seperti dibawah (gambar 4-1). Mudah bukan selanjutnya kita dapat mengedit form tersebut akan ditambahkan judul, mengatur warna atapun apasa tergantung yang yang menginginkannya.

| 63

Yang terlihat pada gambar 4-l,disebut dengan Layout View. Form memiliki beberap tampilan (View), untuk melihat bentuk-bentuk dari view klik sub menu View, yang teridiri dari:

Design View Fasilitas ini akan digunakan untuk membuat rancanean dasar dan Form, menentukan field yang akan ditampilkan, menentukan tata letak form sehingga apa yang akan direncanakan bentuk form sesuai dengan keinginan dari form yang akan dibuat. Lihat gambar 42

Layout View Untuk menampilkan layout dari rancangan form (Design Form) yang sudah dibuat dengan tidak dapat merubah letak hasil design, tetapi isi data akan ditampilkan, tidak dapat di edit isi datanya hanya dapat dilakukan format data untuk merubah jenis huruf,

64 |

warna seperti yang tertera pada menu Format. Layout ini masih dalam tataran membuat form.

Form View Setelah form dirancang kemudian untuk menggunakan form tersebut harus dijalankan dengan

memilih Form View. Kita dapat melihat data-data yang telah diisikan sebelumnya kemudian data tersebut dapat kita edit, hapus dan dapat ditambahkan data baru. Lihat gambar 4-3.

| 65

Membuat Form One-To-Many Pada gambar 4-1, menghasilkan bentuk form single tabel atau sering disebit dengan form one-to-one yang diartikan tabel tersebut tidak direlasikan dengan tabel yang lain. Sekarang bagaimana kita akan membuat form dengan menggunakan relasi ke tabel yang lain. Pada contoh yang akan ditampilkan menggunakan tabel Pembeli dan tabel Penjualan. Yang harus diperhatikan pada pada tabel Pembeli terutama pada kolom Faktur harus di lookup terlebih dahulu dengan faktur dari tabel Penjualan, seperti pada gambar 4-4 dibawah ini.

66 |

Setelah kolom Faktur di buat lookup dengan Faktur pada tabel Penjualan, untuk membuat form one-to-many sama langkahnya seperti pada form one-to-one. 1. Klik pada tabel Pembeli 2. Klik menu Create 3. Klik Form, jadi form one-to-many seperti terlihat pada gambar 45.

| 67

Form Design Untuk merancang form yang lebih fleksibel, sesuai dengan bentuk form yang diinginkan dapat menggunakan fasilitas ini. Untuk membuat form dengan fasilitas Form Design, ikuti langka dibawah ini. 1. Klik Create 2. Klik Form Design 3. Maka akan terlihat tampian form design seperti pada gambar 4-6. 4. Selanjutnya tentukan Record Souce (Sumber tabel yang akan digunakan), dengan cara klik Properties Sheet 5. Dari jendela Properties Sheet, pilih tab Data 6. Pilih Record Source, pilih tabel Barang, dengan cara klik tombol combo box

68 |

Penjelasan: Controls, merupakan kelompok menu untuk membuat object pada form, seperti terlihat pada gambar 4-7.

| 69

Icon ini digunakan untuk menampilkan atau menyembunyikan jendela Field List, yaitu informasi yang berisi tabel -tabel yang dapat digunakan pada form yang sedang kira rancang. Icon ini digunakan untuk menampilkan atau menyembunyikan jendela Property Sheet, yaitu berisi informasi yang digunakan untuk mengisi set ting nilai dari suatu object.

Menyisipkan Field ke Form Untuk menampilkan data ke dalam form, sehingga data tersebut dapat dilihat ataupun dapat diedit, cukup dengan menggunakan drug and drop dari Field List; ke daerah form, 1. Klik salah satu field dari jendela Filed List. 2. Klik kiri pada salah satu Field/ misalkan Kode dan tahan mouse (Drug) 3. Geser mouse pada daerah Form 4. Lepaskan mouse pada posisi yang dianggap sesuai. Maka akan menghasilkan object berupa Text Box seperti dibawah ini:

70 |

Untuk menyisipkan field dari jendela Field ist lebih dari satu dapat dilakukan dengan cara melakukan blok seleksi "untuk semua field aiau beberapa field, untuk memilih/seleksi field berurutan dapat dilaktfkan dengan cara : 1. Klik pada field awal / pertama 2. Kemudian pilih field terakhir, dengan menekan tombol Shift (tahan/jangan dilepas) kemudian klik field terakhir, maka field akhir akan terseleksi 3. Langkah selanjutnya lakukan drug and drop pada daerah form Untuk melakukan seleksi field secara acak / tidak berurutan dengan memadukah tombol Control (CTRL) dengan Mouse dengan cara yang sama.

Seleksi Object Seleksi Object yang dimaksud adalah memilih object-object yang ada pada form seperti label, Text Box, Combo Box dan lain sebagainya untuk selanjutnya apakah object tersebut akan dihapus, diedit atau melakukan setting terhadap properties.

Menseleksi sebuah field pada form Untuk menseleksi atau memilih sebuah field pada daerah form, dapat dilakukan dengan cara : 1. Pindahkan pointer mouse pada salah satu field 2. Klik tombol kiri mouse, maka field tersebut akan diseleksi seperti dibawah ini:

| 71

Menseleksi Field Lebih dari Satu Untuk menseleksi field yang jumlahnya lebih banyak (lebih dari satu), ikuti langkah dibawah ini: 1. Tekan tombol shift diikuti dengan melakukan klik tombol mouse sebelah kiri pada field yang akan diseleksi 2. Ulangi, untuk field berikutnya dengan cara yang sama.

Menseleksi Field Lebih dari Satu Untuk menseleksi field yang jumlahnya lebih banyak (lebih dari satu), ikuti langkah dibawah ini: 1. Tekan tombol shift diikuti dengan melakukan klik tombol mouse sebelah kiri pada field yang akan diseleksi 2. Ulangi, untuk field berikutnya dengan cara yang sama.

Menseleksi banyak Field dengan Mouse 1. Pindahkan pointer mouse, disebelah kiri field awal yang akan diseleksi

72 |

2. Klik kiri dan tahan mouse, kemudian geser mouse sehingga semua field berada didalam kotak mouse

Menghapus Object atau Field dari Form 1. 2.

Seleksi field atau suatu object dari form Tekan tombol Delete

Memindahkan Letak Suatu Object 1. Seleksi suatu field atau suatu object 2. Setelah muncul gambar lima jari, geser mouse sampai pada lokasi yang diinginkan.

Format Object Untuk mengatur format dari suatu object di form cukup mudah , seperti mengatur warna, perataan naskah, efek dan sebagainya. Sebelum menggunakan fasilitas pada menu design terlebih dahulu object harus kita seleksi kemudian pilih salah satu fasilitas pada menu design.

| 73

Format Font Fasilitas ini tersedia pada menu Font yang memiliki kegunaan untuk mengatur jenis huruf, warna, perataan huruf, dengan pilihan sebagai berikut:

Object Properties Apabila kita bekerja dengan suatu object maka kita selalu akan menggunakan istilah properties. Properties merupakan suatu sifat dari suatu object dimana setia'p object akan Memiliki sifat yang berbeda, dengan kata lain properties dapat juga diartikan untuk menentukan sifat apa saja yang akan kita ubah pada object tersebut. Sedangkan pada bagian properties dengan Event, Event adalah suatu aksi atau kejadian yang akan dikerjakan pada suatu kondisl tertentu seperti menekan tombol mouse, mengisi data dan masih banyak lagi aksi-aksi yang ada pada suatu object.

Menampilkan Properties Untuk menampilkan jendela Properties cukup dengan menekan icon Properties Sheet yang ada pada kelompok Tools dari menu Design. Icon Properties rnemiliki du kegunaan yaitu dapat digunakan untuk menampilkan atau menyembunyikan jendela Properties Sheet. Tab menu dari properties sheet terdiri dari :

74 |

Other

Format Untuk mengatur object yang berhubungan dengan warna, jenis huruf, ukuran, tata letak, semua yang berhungan dengan bentuk tampilan.

Data Untuk merigatur sumber data yang digunakan atau ditampilkan pada Object.

Event Merupakan sekumpulan kejadian yang akan dilakukan terhadap suatu object pada saat kita menggunakan keybord atau mouse, yang terdiri event on mouse, berhungan dengan keyboard menggunakan event on key. Event yang tersedia pada setiap object berbeda-beda tergantung dari jenis object

dari:

Dan masih banyak lagi lihat pada properties sheet tab Event, dan mudah untuk dipahami seperti yang b erhubungan dengan mouse menggunakan

| 75

Pengaturan properties tambahan seperti mengatur urutan object, nama object dan pengaturan pesan-pesan dari object.

All Untuk menampilkan semua properties yang ada pada Format, Data, Event dan Other.

Properties pada setiap object akan berubah-ubah tergantung pada tipe object, baik pada kelompok Format, Data, Event dan other. Maka sebelum mengatur properties, terlebih dahulu hams melakukan seleksi atau klik pada object yang diubah, dan selanjutnya kita dapat melakukan perubahan-perubahan pada jendela properties.

Menampilkan Hasil View Untuk menjalankan atau melihat hasil dari suatu form yang telah dirancang cukup mengklik Form View dari menu View. Untuk kembali ke perancangan form (Form Design), klik kembali menu View kemudian pilih Design View.

76 |

Simpan Form Untuk menyimpan form yang telah dirancang dapat dialkukan dengan cara : 1. Klik icon Save atau klik tombol Office Button, kemuidan pilih Save. 2. Apabila Kita baru pertama kali menyimpan form maka dilayar akan muncul dialog untuk menuliskan nama form. 3. Ganti nama forml, dengan nama form yang diinginkan, kemudian klik OK

Object-Object pada Controls Pada bagian ini akan membahas pemakaian object dan setting properties tanpa menggunakan Wizard.

Label Label digunakan 1. 2. 3. 4.

untuk menuliskan sesuatu pada form seperti kalimat.

Tekan tombol Label dari Controls Geser mouse, maka pointer mouse berbentuk +A Klik kiri tahan, geser mouse sesuai dengan ukuran kotak label yang diinginkan Ketik kalimat pada kotak label

Text Box

| 77

Fasilitas untuk menampilkan data dari suatu field atau dapat juga untuk melakukan input data dari keyboard sebagai fasilitas entry dan edit data. Selain untuk kegunaan diatas Text Box dapat juga digunakan untuk menyimpan dan menampilkan suatu proses perhitungan seperti +, -, *, A, dll. 1. Tekan tombol Text Box dari Controls 2.

Geser mouse, maka pointer mouse 3. Klik pada posisi yang dinginkan

berbentuk +

Menentukan Field yang digunakan pada Text Box 1. Klik kotak Unbound 2. Aktifkan Properties Sheet 3. Klik tab Data

78 |

Menentukan Label pada Text Box 1. Double klik kotak Textl: 2. Ketik judulnya, missal Kode Barang 3. Hasilnya seperti dibawah ini

Sedangkan untuk menggunakan text box yang berisi suatu perhitungan dapat dicontohkan sebagai berikut. Contoh, akan dibuat field Harga Jual yang didapat dari menaikkan Harga Satuan sebanyak 30%, maka cara menulisnya.

Pada Control Source untuk menuliskan rumusnya diawali dengan =[Harga Satuan]*1.3

Combo Box Combo adalah suatu object yang digunakan untuk melakukan pemasukan data (input) dengan nilai dapat dipilih dari daftar pilihan yang tersedia pada combo box. Isi dari Combo box dapat berupa data filed dari sebuah table atau diisi secara manual. Combo box digunakan untuk nilai daa dengan pilihan tetap. Combo biasanya digunakan apabila ada suatu field yang nilai-nilai tetap yang terdiri dari beberapa pilihan, seperti pengisian Agama, Jenis kelamin dan lain sebagainya. Untuk membuat combo box dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas Expression Builder ataupun ditulis secara manual melalui properties.

| 79

Sumber data pada combo box dapat kita gunakan data dari tabel atau query ataupun Kita tulis sendiri (tanpa tabel/query). Contoh akan dibuat combo box untuk mengisi field Satuan, yang terdiri dari pilihan Buah, Meter, Unit dan Box, dimana data-data tersebut ditulis sendiri tanpa menggunakan tabel/query, hasil dari combo tersebut seperti dibawah ini.

Buat Combo Box tanpa Wizard 1. Matikan fasilitas wizard dari toolbox (klik tombol Use control wizard) 2. Klik tombol Combo Box dari toolbox 3. Aktifkan jendela Properties, ubah beberapa properties untuk combo box.

Apabila pada waktu merancang tabel ada salah satu field yang menggunakan lookup data dengan combo box maka tidak perlu lagi dibuat combo box, Microsoft Access akan secara otomatis menampilkan data dalam bentuk combo box pada waktu Kita memaiiggii field dari daftar field.

Properties Row Source Type berisi Value List Properties Row Source berisi "Buah"/'Meter";"Unit";"Box” Penggunaan tanda " " berlaku untuk data jenis Text (string), sedangkan untuk data berupa Numeric (angka) tidak perlu menggunakan tanda " ".

80 |

Membuat Combo Box dengan Wizard 1. Aktifkan fasilitas Wizard dari Toolbox (apabila sudah aktif tidak perlu diaktifkan lagi) 2. Klik tombol Combo Box 3. Klik pada daerah form, maka akan muncul dialog dibawah ini

Penggunaan tanda " " berlaku untuk data jenis Text (string), sedangkan untuk data berupa Numeric (angka) tidak perlu menggunakan tanda " ". 4. Klik option button "I will type in the values tha I want". 5. Klik Next, Masukan data-data seperti dibawah ini.

| 81

6. Setelah diisi, klik tombol Next, ketik Satuan sebagai label combo box 7. Klik Finish . Contoh, akan dibuat suatu combo box untuk mengisi Kode Barang yang berada pada Tabel Penjualan, dimana isi dari data combo box berasal dari Tabel Barang dan data akan ditampilkan pada combo box terdiri dari dua kolom yaitu Kode dan Nama Barang dibuat dengan menggunakan fasilitas Wizard, hasil yang diinginkan seperti dibawah ini.

Membuat Combo Box dengan Wizard 1. Aktifkan fasilitas Wizard dari menu Controls (apabila sudah aktif tidak perlu diaktifkan lagi) 2. Klik tombol Combo Box 3. Klik pada daerah form, maka akan muncul dialog dibawah ini

4. Klik pada tulis "I Want the Combo Box to look up the values in a table or query"

82 |

5.

Klik Next, selanjutnya muncul dialog dibawah ini

6. Pilih salah satu tabel yang akan digunakan untuk mengisi data pada combo box (pada contoh dipilih Tabel Barang). 7. Klik Next, muncul dialog seperti dibawah ini

8. Pilih field-field yang akan digunakan pada isi Combo Box (contoh dipilih field Kode dan Nama Barang).

| 83

9. Klik Next, muncul dialog seperti dibawah ini, pilih apakah data isi combox box akan diurutkan atau tidak, pada contoh dibawah ini diurutkan berdasarkan kode secara ascending.

10. Klik pada check List "Hide key column (recommended), sehingga tanda check list hilang maka akan ditampilkan dua kolom yaitu Kode dan Nama Barang. Atur masing-masing lebar kolom sesuaikan dengan kebutuhan. 11. Klik Next, muncul dialog seperti dibawah ini

84 |

12. Pilih salah satu field yang digunakan untuk menerima data hasil dari Combo Box (contoh dipilih field Kode). 13. Klik Next, Ketik judul/label untuk combo box, contoh Kode Barang 14. Klik Finish

List Box Kegunaan list box sama halnya seperti combo box digunakan untuk data yang isinya terdiri dari beberapa buah pilihan, hanya dalam hal tampilan yang membedakan antara list box dengan combo box.

Cara membuat list box sama halnya seperti Kita membuat combo box baik dengan fasilitas wizard maupun secara manual.

Option Group Pada Microsoft Access disediakan suatu cara dalam memilih/memasukan data dengan bentuk menggunakan suatu simbol lingkaran seperti peluru yang disebut dengan Option Group. Dalam suatu option group terdiri dari minimal dua pilihan yang harus dipilih hanya salah satu tidak boleh semua pilihan dipilih. Pembuatan Option Group melibatkan dua tombol pada toolbox yaitu Option Group dengan Option Button. Disini akan dicontohkan pembuatan option group dibuat secara manual. Contoh, akan dibuat option group untuk mengisi field Jenis (dengan bentuk data numeric) yang isinya terdiri dari Tunai dengan nilai data 1 dan Kredit dengan nilai 2. 1. Hidupkan Use Control Wizard 2. Klik tombol Option Group dari Controls

| 85

3. Klik pada daerah form, maka akan terbentuk frame dari option group, dan akan muncul jendela Options wizard. 4. Ketik data-data yang akan digunakan pada wizard.

5. KlikNext

6. Aktifkan data yang akan dijadikan sebagai pilih tetap, klik Next

86 |

7. Angka 1 yang akan mengisi data apabila dipilih Tunai, 2 untuk mengisi nilai Kredit, apabila nilainya tidak sesuai ganti sesusuai dngan kebutuhan. 8. KlikNext

9. Pilih jenis options button sesuai dengan kebutuhan. 10. Klik Next 11. Ketik label untuk option button, misalkan Pembayaran 12. Klik Finish.

| 87

Hasil dari seleksi option button

Check Box Check box sama seperti halnya option button mempunyai persamaan baik dari sifat dalam memilih data maupun cara membuatnya yang membedakan hanya dalam tampilan yaitu check box menggunakan simbul kotak sebagai proses dalam menentukan pemilihan datanya.

Command Button Command button merupakan suatu tombol yang berisi suatu perintah yang akan dikerjakan apabila tombol tersebut diklik melalui tombol mouse. Perintah yang dapat dterapkan/ditulis pada command button kebanyak berupa suatu perintah dalam bentuk programming (sebelumnya Kita harus sudah memahami programming pada Microsoft Access), tetapi dapat pula berbentuk perintah macro. Pada bagian ini akan dibahas pembuatan command button dengan fasilitas wizard, pada fasilitas wizard command button, terdiri dari:

88 |

Record Navigator Ini digunakan untuk mengendalikan proses perpindahan record data, yang terdiri dari:  Memindahkan/melihat data pada record awal (Go to First Record)  Memindahkan/melihat data pada record akhir (Go to Last Record)  Memindahkan/melihat data satu record sebelumnya (Go to Previous Record)  Memindahkan/melihat data satu record berikutnya (Go to Next Record)  Mencari record dalam tabel (Find Record dan Find Next)

Record Operation Kelompok ini digunakan berhubungan dengan pengoperasian suatu record seperti:  Menambah record data baru (Add New Record)  Menghapus suatu record data (Delete Record)  Mencetak record (Print Record)  Menyimpan record data pada tabel (Save Record)  Membatalkan pengisian record data (Undo Record)

Form Operation

Kelompok ini akan    

berhubungan dengan perintah pada operasi form, diantaranya : Menutup form (Close Form) Membuka form (Open Form) Mencetak sebuah form (Print a Form) Mencetak form yang aktif (Print Current Form)

Report Operation Kelompok ini digunakan berhubungan dengan pengoperasian suatu laporan, yang diantaranya:  Mencetak laporan dilayar (Preview Report)  Mencetak laporan ke printer (Print Report)  Mencetak/mengirim laporan menjadi sebuah file (Send Report to File)

| 89

Aplication Kelompok perintah ini untuk menjalankan seuatu program aplikasi seperti menjalankan Excel/ Word serta menutup aplikasi yang sedang aktif.

Miscellaneous Kelompok perintah ini digunakan untuk menjalankan fasilitas Microsoft Access yang diantaranya:  Mencetak Tabel (Print Table)  Mejalankan Macro (Run Macro)  Menjalankan Query (Run Query) Contoh, akan dibuat command button untuk keluar dari form dengan label "Keluar", dengan menggunakan fasilitas wizard, dicontohkan dengan fasilitas wizard sudah aktif. 1. Klik tombol Command Button dari menu Controls 2. Klik pada daerah form, muncul dialog Command Button Wizard.

90 |

3. Klik Form Operation (dari kelompok Categories) 4. Klik Close Form (dari kelompok Actios) 5. Klik Next

| 91

6. Apabila akan menggunakan tulisan sebagai label pilih Text, kemudian tulis labelnya misal Keluar. Untuk label berbentuk gambar gunakan Picture. 7. KlikNext 8. Ketikan nama tombol sebagai referensi dalam program, misal Keluar (nama tombol boleh sama dengan label atau ditulis sembarang tetapi dianjurkan sama seperti label). 9. Klik Finish. Contoh Pemakaian tombol (button) untuk navigasi record dan Form

SUBFORM

92 |

Salah satu kegunaan subform adalah menyertakan suatu informasi dari suatu tabel/query atau form lain ke dalam form utama. Didalam Microsoft Access menggunakan dua form yaitu form utama (primer) dan subform. Dimana form utama akan memanggil subform. Sedangkan data yang digunakan baik pada form utama maupun subform dapat berupa tabel atau query, dengan menggunakan tabel/query yang berbeda pada kedua form, tetapi harus ada suatu field yang sama pada kedua tabel/query yang digunakan pada form sebagai kunci relasi.

Jenis-Jenis Subform Pada waktu merancang Subform, Kita dapat merancang subform sebagai Datasheet (hanya datasheet), sebagai Form (hanya form) atau menggunakan bentuk kedua-duanya, sebagai ilustrasi digambarkan bentuk subform.

Contoh, akan dibuat Form dan subform, dimana untuk form utama menggunakan data dari Tabel Pembeli sedangkan data untuk subform menggunakan data dari QueryPenjualan, dengan hasil yang diinginkan sebagai berikut:

| 93

Sebelum membuat form diatas, buat terlebih dahulu query dengan nama Query Penjualan yang berfungsi untuk menampilkan informasi yang dibutuhkan pada subform dengan susunan kolom sebagai berikut:

Ketentuan: 1. Jumlah Uang : [Banyaknya]*[Harga Barang] 2. Total: [Jumlah Uang]-[Jumlah Uang]*[Potongan] 3. Simpan query diatas dengan nama QueryPenjualan

94 |

Setelah membuat query, maka langkah selanjutnya lakukan langkahlangkah dibawah ini: 1. Klik Create dari menu, selanjutnya klik Form Design 2. Aktifkan jendela Property Sheet dari menu Tools 3. Dari tab Data, klik Row Source selanjutnya pilih tabel Pembeli 4. Selanjutnya buat susunan object menjadi seperti dibawah ini:

5. Untuk menampilkan object seperti diatas gunakan fasilitas drug and drop dari jendela Add Exiting Field. 6. Setelah membuat form object Single-form diatas, maka klik SubForm/SubReport. Selanjutnya klik pada daerah form dan buat daerah object dengan ukuran sesuai dengan kebutuhan.

| 95

7.

Pilih Use exiting Tables and Queries, klik Next

96 |

8. Pilih QueryPenjualan dari pilihan Table/Query. Seleksi semua field dari Available Fields ke Selected fields seperti diatas, kemudian klik Next

9. Pilih Define my own, kemudian pilih filed Faktur dari Form/report field dan pilih field Faktur dari Subform/subreport field, kemudian klik Next 10. Ketik nama form misalkan SubformPejualan. 11. Klik Finish 12. Ubah View dari menu View menjadi Layout sehingga bentuk tampilan berubah menjadi seperti dibawah ini dan lakukan perubahan-perubahan seperti ukuran kolom disesuaikan dengan kebutuhan atau lebar subform dapat diubah sesuai dengan keinginan.

| 97

13. Untuk menyembunyikan kolom Faktur, klik kanan pada kolom Faktur, kemudian pilih Hide Column.

14. Maka kolom Faktur tidak ditampilkan, seperti dibawah ini.

98 |

15. Untuk mengatur perataan data pada kolom gunakan pengaturan dari menu Font dan gunakan perataan Rata kanan/Align Text Right untuk kolom Harga Barang, Banyaknya, Jumlah Uang, Potongan dan Total. Sedangkan untuk pengaturan decimal dapat menggunakan Increase Decimal, sehingga menjadi tampilan dibawah ini.

Langkah selanjutnya menambahkan object untuk Subtotal, Pph dan Total seperti dibawah ini

| 99

Langkah Pertama: 1. Form berada pada posisi Design View 2. Buat sebuah object dengan Text Box pada daerah subform, seperti yang terlihat dibawah ini.

3. Setelah membuat object Text box yang diberi nama subtotal, selanjutnya buat 3 (tiga) object Text box baru pada main form dibawah subform seperti dibawah ini.

100 |

Keterangan: Object Subtotal Ppn Total

Name subtotal ppn total

Control Source =[SubformPenjualan]. [Form] [[subtotal] =[subtotal]*10/100 = [subtotal]+[pph]

Tab Control Tab Controlmerupakan suatu cara menampilkan object/field data dikelompokan dalam bentuk halaman seperti buku dan setiap halaman akan diberikan indek (sering disebut tab) untuk memudahkan dalam hal melihat isi dari halaman tab. Tab control dapat digunakan guna mengatasi keterbatasan ukuran form sedangkan informasi yang akan digunakan banyak sekali, contoh dari tab control seperti dibawah ini:

| 101

Cara buat: 1. Klik menu Create 2. Klik Form Design 3. Dari Property Sheet Form, klik tab Data. 4. Klik combo box Record Source, selanjutnya pilih atabel Pembeli 5. Klik Tab Control dari menu Controls, selanjutnya letakan object tersebut pada daerah form dengan ukuran sesuai dengan kebutuhan seperti terlehu.t dibawah ini.

102 |

6. Selanjutnya klik Pagel, klik Property Sheet, klik pada caption dan tulis Data Pembeli. 7. Untuk menampilkan field, klik Add Existing Fields, seleksi semua field dan pindahkan dengan cara drug and drop ke daerah Pagel. Seperti telihat dibawah ini.

8. Berikutnya atau ukuran masing-masing object satu persatu sesuai dengan lebar yang dibutuhkan. 9. Buat object Button sebanyak 3 (tiga) buah dengan katagori Record Operations yang terdiri dari Add New Record, Undo Record dan Save Record. 10. BuatobjectButtonsebanyak2(dua)buahdengankatagoriFormOperation s yang terdiri dari Refresh Form Data dan Close Form. 11. Klik pada Page2, klik Property Sheet, klik pada caption dan tulis Data Pembayaran.

| 103

12. Klik Object Subform pada Page2, selanjutnya lakukan cara yang sama seperti pembuatan subform dengan tabel yang digunakan adalah tabel Pembayaran.

104 |

| 105

BAGIAN 5 MERANCANG LAPORAN (REPORT) Laporan/Report merupakan suatu penyajian informasi yang dibentuk dengan tampilan secara khusus dan akan dicetak ke printer atau dilayar sebagai pengambilan keputusan dalam suatu organisasi perusahaan. Hasil yang disajikan akan jauh lebih bagus sesuai kebutuhan. Sumber data yang digunakan pada laporan dapat berasal dari tabel atau bentuk query. Pembuatan laporan dapat dirancang dengan Wizard atau tanpa wizard, atau kedua cara tersebut dipadukan untuk mendapatkan laporan yang sesuai dengan keinginan . Untuk menghasilkan sebuah report dari dilakukan dengan tiga cara yaitu : Melalui menu Report, Fasilitas ini untuk membuat laporan / report langsung jadi (instan), dengan bentuk tampilan sederhana yang sudah ditentukan oleh Microsoft Access. Melalui menu Report Wizard, fasilitas ini akan membimbing kita dalam merancang sebuah laporan berbeda dengan cara pertama, yang kedua ini kita dapat menentukan bentuk laporan yang telah tersedia pada fasilitas report wizard. Dengan fasilitas wizard kita akan dituntun langkah demi langkah. Melalui menu Report Design, fasilitas ini digunakan untuk menentukan laporan sesuai dengan bentuk yang dinginkan, report ini lebih flesible dan leluasa dalam merancang laporan, tetapi memerlukan keterampilan dalam mendesain laporan.

106 |

Report Instan Untuk membuat report intan sangat mudah dengan cara, klik terlebih dahulu tabel yang akan digunakan misalkan tabel Barang, kemudian klik Report dari menu Reports, maka akan menghasilkan bentuk laporan seperti dibawah ini..

Report Wizard. Untuk membuat laporan dengan menggunakan fasilitas wizard dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Klik menu Create 2. Klik Report Wizard, maka akan tampil jendela Report Wizard seperti dibawah ini.

| 107

3. Pilih Tabel/ Query yang akan digunakan, pilih tabel Pembeli, selarvjutnya pilih field-field yang akan digunakan dengan menekan tombol > atau », selanjutnya klik Next.

4. Tentukan field yang akan dijadikan sebagai pengelompokan data/grouping dengan menekan tombol >, jika tidak klik Next.

108 |

5. Langkah selanjutnya menentukan apakah data akan diurutkan atau tidak, jika akan diurutkan pilih salah satu field yang akan digunakan, tetapi jika tidak klik Next.

| 109

6. Berikutnya kita menentukan lay out laporan yang akan dipilih, kemudian klik Next

110 |

7. Selanjutnya tentukan style laporan sesuai dengan keinginan, klik Next

| 111

8. Ketik nama laporan yang diinginkan, klik Preview the report jika akan menampilkan dalam bentuk Preview, dan klik Modify the report's design jika kita akan menampilkan reort dalam bentuk Report design. Pada contoh ini diklik Modify the report;s design, klik Finish.

Report Design Untuk merancang laporan dengan fasilitas Report Design, memerlukan waktu yang relative lebih lama disebabkan dbiuat secara manual kita yang menentukan baik field maupun layout laporan, untuk membuat laporan dapat diikuti lanhkah-langkah dibawah ini. 1. Klik menu Create 2. Klik Report Design dari kelompok Reports, muncul jendela seperti dibawah ini

112 |

Page Header, daerah yang digunakan untuk menempatkan kalimat yang akan ditampilkan disetiap halaman pada bagian atas detail. Detail, daerah yang digunakan untuk menempatkan field yang akan ditampilkan sebanyak jumlah record yang tersimpan pada tabel. Page Footer, daerah yang digunakan untuk menempatkan kalimat yang akan ditampilkan disetiap halaman pada bagian bawah detail. 3. Tentukan tabel yang digunakan pada laporan, untuk memilih tabel aktifkan Property Sheet, selanjutnya pilih tabel Barang misakan dari Record Source. 4. Buat Label, pada daerah page header dengan caption DAFTAR BARANG. 5. Selanjutnya klik menu Add Existing Field, seleksi field-field yang akan dilaporkan, blok semua field dan lakuka drug and drop pada daerah detail dari report, seperti pada gambar dibawah ini.

| 113

6. Selanjutnya untuk mengatur Text box menjadi tabular secara otomatis, klik menu Arrange dari menu utama, selanjutnya klik Tabuler dari menu Control Layout, maka selanjunta akan berubah menjadi seperti dibawah ini.

7. Geser tanda S untuk memindahkan text box ke tempat yang diinginkan, geser text box ke sebelah kiri, seperti dibawah ini.

8. Untuk menggeser text box atau label secara verikal (atas dan bawah) klik pada salah satu text box atau label kemudian tekan anak panah ke atas atau ke bawah sesuai keinginan. Sedangkan untuk menggeser ukuran text box lakukan dengan cara klik pada text box yang akan diubah ukuran lebarnya, kemudian gunakan mouse mingga muncul symbol resize (panah kiri kanan) geser ke kiri untuk memperkecil dan ke kanan untu memperlebar object. Sehingga menghasilkan laporan seperti dibawah ini.

114 |

9. Untuk menampilkan hasil dari rancangan laporan diatas klik menu View dari kelompok Views.

Simpan Laporan 1. Klik Office Button 2. Kemudian pilih Save, ketik nama laporannya 3. Atau lebih praktis klik icon Save bergambar disket.

Print Preview Report View hanya untuk menampilkan report dilayar saja, tetapi untuk melihat hasil cetakan yang sebesarnya sebelum dicetak di kertas, dapat menggunakan Print Preview. Klik tombol Drop Down, selanjutnya pilih Print Preview dan akan menampilkan hasil dibawah ini

| 115

Group & Sort Group memiliki kegunaan untuk mengelompokan data-data yang akan ditampilkan pada laporan berdasarkan field yang kita pilih sebagai group, sedangkan Sort memiliki kegunaan untuk mengurutkan data berdasarkan field yang kita pilih. Perhatikan contoh dibawah ini laporan yang belum menggunakan Group:

Selanjutnya untuk merubah laporan diatas dengen menambahkan group & sort, maka laporan diatas harus berada pada posisi menu Design. 1. Klik Layout View 2. Klik Group & sort dari menu Groupng & Totals, maka akan nampak

116 |

seperti dibawah ini.

3. Klik Add a group 4. Tentukan field untuk group, misalkan berdasarkan field Faktur

| 117

Total Fasilitas total digunakan untuk menghitung jumlah dari field dapat berupa total per group hasil total dapat diletakan pada Group Header ataupun pada Group Footer atau dapat berupa grand total yang diletakan pada Report Footer. Masih terusan Group & Sort tetapi pada lanjutan ini akan dibahas untuk menghitung total dari field, maka kita harus berada pada posisi Layout View, seperti yang terlihat dibawah ini.

118 |

Total Untuk menghitung Total klik More seperti terlihat kemudian akan menampilkan pilihan seperti diwah ini.

diatas,

Total With no total, berarti laporan tidak menggunakan total, untuk menambahkan total klik With no total dan muncul tampilan seperti dibawah ini.

| 119

Pilih field yang akan di buat total, misalkan Jumlah Bayar pada pilihan Total On seperti terlihat pada gambar diatas, serta tentukan letak total yang diinginkan pada contoh diatas akan ditampilkan per group klik Show ingroup footer dan klik Show Grand Total sebagai total seluruh yang letaknya pada Report Footer, dan hasilnya sebagai berikut.

Sub Report Sub report digunakan untuk merancang laporan one-to-many seperti yang sering kita jumpai pada faktur, seperti contoh dibawah ini.

120 |

Pembuatan laporan diatas dibuat tidak menggunakan Report Wizard, tetapi menggunakan Report Design agar menghasilkan laporan sesuai dengan kebutuhan. Langkah Pertama: 1. Sebelumnya telah dibuat Query Penjualan yang terdiri dari Tabel Penjualan dan tabel Barang, susunan kolom pada query adalah sebagai berikut:

2. Buat rancangan laporan dengan sumber data dari QueryPenjualan seperti diatas, dengan bentuk tampi'an seperti dibawah ini.

3. Simpan Dengan nama SubReportPenjualan. 4. Selanjutnya buat report baru dengan sumber data dari tabel Pembeli, dengan bentuk sebagai berikut.

| 121

5. Setelah dibuat report tersebut simpan dengan nama Mainreport. 6. Langkah berikunya menyisipkan subfreport kedalam mainreport, klik Subform /subreport, kemudian buat buat object subreport pada daerah detail sesuaikan ukuran yang diinginkan. Sebelum mengklik Subreport pastikan Use Control Wizard dalam kondidi aktif.

7. Dari layar diatas yang dipilih adalah Use an existing report or form, dan pilih report Subreportpenjualan seperti yang terlihat pada gambar diatas. 8. KlikNext

122 |

9. Tidak perlu dirubah, tekan Next. 10. Klik Finish, dan terlihat seperti dibawah ini.

| 123

Untuk membuang label subreportpenjualan klik pada label tersebut dan tekan tombol Delete dari keyboard. Sedangkan untuk membuang border atau garis yang mengelilingi subreport dapat dibuang dengan cara kli pada subform kemudian dari Property sheet Subformpenjulan ubah property Border style menjadi Transparent.

124 |

BAGIAN 6 MACRO Macro merupan suatu alternatif lain untuk menjalankan suatu fasilitas yang tersedia pada Microsft Access. Macro dalam menjalankan form, query, tabel mencetak report ke layar atau printer. Suatu macro yang telah dibuat dapat dipanggil untuk mengaktifkan melalui form seperti tombol command button atau diaktifkan melalui event dari suatu object yang ada pada Microsoft Access.

Buat Macro 1. Dari menu utama klik Create 2. Klik Macro, maka akan muncul jendela dialog sebagai berikut:

3. Klik Action yang merupakan perintah macro yang siap pakai, seperti OpenForm, OpenReport, OpenTable dan masih banyak lagi, sebagai contoh misalkan kita akan membuka form maka pilih OpenForm, selanjutnya tentukan nama form yang akan ditampilkan berikut parameter yang lain seperti pada contoh dibawah ini.

| 125

4. Simpan macro tersebut dengan nama Buka_Form_Penjualan, dengan menekan icon bergambar disket.

Run Command Semua perintah pada Access dibuat dalam bentuk macro sehingga kita dapat menggunakan perintah-perintah access yang siap pakai dengan mengguakan perintah macro RunCommand, dengan perintah sebagai berikut:

Perintah yang dipilih diatas merupakan perintah dasar yang banyak diapakai, dan masih banyak lagi perintah bawaan macro access yang siap pakai.

Menjalankan Macro

126 |

Untuk menjalankan perintah macro yang sudah dibuat dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu: 1. Melalui jendela Navigation Pane 2. Klik kelompok Macro, klik nama macro yang sudah dibuat kemudian double klik atau klik kanan pilih Run sedankan untuk mengedit perintah macro pilih Design View.

Buat Macro Dengan Cara Drug and Drop

Aplikasi Macro Pada Form

| 127

Perintah macro yang telah dibuat sebelumnya, dapat kita aplikasikan pada form dengan menggunakan object Button melalui properties Event on click. Pada contoh dibawah ini sudah dibuat terlebih dulu Form Penjualan (FormPenjualan) dan Report Faktur (mainreport), seperti pada contoh dibawah ini:

128 |

Report: MainReport

Macro: Buat macro, dengan nama OperReport_Faktur, dengan action OpenReport, dengan parameter perhatikan gambar dibawah ini:

| 129

Modifikasi form FormPenjualan, dengan menambahkan Button, kemudian tentukan properties button sebagai berikut:

Event Onclick : Openreport_Faktur (nama macro yang sudah dibuat diatas)

Format Picture : gunakan Image Preview.

130 |

Data Filter dengan Macro Macro menyediakan fasilitas Where Condition yang dapat digunakan untuk melakukan penyaringan data/filter data yang akan ditampilkan sesuai dengan kebutuhan baik pada Form maupun pada Report' Pada contoh dibawah ini akan dibuat form dialog untuk mencetak daftar barang yang terjual yang dikelompokan berdasarkan Kode Barang.

Buat Query: (QueryPenjualanBarang) Buat query terlebih dulu yang merupakan gabungan antara tabel barang dan tabel penjualan simpan dengan nama QueryPenjualanBarang dengan susunan kolom sebagai berikut:

| 131

Buat Report: (ReportPenjualan_Per_Barang) Buat

report dengan

sumber

data

berasal

dari

QueryPenjualanBarang, dengan bentuk seperti dibawah ini:

Buat Macro : (Penjualan_Per_Barang) Buat macro dengan nama Penjualan_Per_Barang, dengan properties : Action : OpenReport Report Name : ReportPenjualan_Per_Barang View : Print Preview

132 |

Buat Form Dialog : (Cetak_Report Per_Barang) Langkah berikutnya adalah meiabuat form dialog, untuk mencetak Daftar Barang terjual berdasarkan kondisi kode barang, bentuk form adalah :

| 133

134 |

BAGIAN 7 SWITCHBOARD MANAGER Untuk memudahkan pengoperasian semua kebutuhan kita seperti Tabel, Form, Raport dan Macro. Maka perlu dibuat suatu Form guna mengorganisir seluruh perintah yang telah dibuat untuk dioperasikan lebih mudah dan cepat. Microsoft Access menyediakan suatu form guna mengendalikan dan mengorganisir dengan mudah semua tabel, form maupun report yang disebut dengan Switchboard Manager. Untuk menggunakan SwicthBoard semua tabel, form, dan report yang akan dipanggil melalui SwicthBoard dibuat terlebih dahulu dalam perintah Macro. Untuk lebih memudahkan pembuatan switchboard, terlebih dahulu kita merencanakan bentuk switchboard menu utama isinya apa saja dan sub menu isinya ipasaja, setelah direncanakan kemudian kita buat switchboardnya. Swichboard terbagi menjadi dua bagian yaitu : 1. Bagian utama disebut dengan Swicthboard Page, digunakan untuk mengelompokan switchboard pada kelompok yang sama. Artinya apabila di klik salah satu switchbo-rd maka akan muncul pilihanpilihan yang merupakan sub menu dari switchboard. 2. Bagian kedua disebut dengan Switchboard item, digunakan untuk memberikan perintah (command) apabila kita melakukan klik pada salah satu switchboard menu yang diklik. Perintah yang digunakan dapat berupa perintah macro, open form, open report, open code, go to switchboard.

| 135

Untuk menampilkan tabel dalam bentuk datasheet, switchboard tidak menyediakan perintah open table maka untuk dapat menampilkan tabel harus dibuat dalam bentuk perintah macro yang isinya membuka tabel. Pada contoh dibawah ini sudah dibuat dua perintah macro masingmasing diberi nama : Macro Name Action Macro_Buka_Tabel_Barang OpenTable Macro_Buka_Tabel_Pembeli OpenTable

Tabel Name Barang Pembeli

Sedangkan untuk membuka form atau report switchboard telah menyediakan fasilitasnya yaitu Open Report in Add Mode dan Open Report in Edit Mode serta Open Report.

Contoh dibawah ini switchboard yang akan kita buat:

Apabila kita klik Buka Tabel Data, maka akan menampilkan jendela switchboard seperti dibawah ini.

136 |

Apabila kita klik Tabel Barang, maka akan menampilkan perintah untuk membuka tabel Barang, seperi dibawah ini.

Langkah Pembuatan Switchboard 1. Klik menu Database Tools 2. Klik menu Switchboard Manager yang ada pada kelompok Database Tools 3. Untuk pertama kali kita membuat switchboard, maka akan muncul pertanyaan seperti dibawah ini.

| 137

4. Klik Yes, dan muncil jendela seperti dibawah ini.

5. Untuk membuat Switchboard page klik tombol New, muncul jendela dialog Create New, seperti dibawah ini.

6. Ketik Buka Tabel Data pada Switchboard page name, kemudian klik tombol OK, maka akan terlihat pada switchboard utama seperti dibawah ini.

138 |

7. Lakukan cara yang sama seperti urutan no 5, untuk membuat Switchboard page yang lainnya yaitu, Buka Formulir, Buka Laporan dan exit, sehingga menjadi seperti dibawah ini.

8. Langkah Selanjutnya Adalah membuat sub menu/item dari masing-masing Switchbord page, 9. Double Klik pada Switchbord page Buka Tabel Data, perhatikan tampilan dibawah ini.

| 139

10. Klik tombol New, untuk membuat sub menu/item, maka akan muncul dialog seperti dibawah ini.

Command menggunakan Run Macro karena kita akan membuka tabel harus dibauat dalam bentuk macro seperti yang telah dijelaskan diatas dan sebelumnya Macro_buka_Tabel_Barang sudah dibauat terlebih dulu 11. Klik tombol OK, ulangi langkah nomor 10, untuk membuat item yang kedua, yaitu : Text : Buka Tabel Pembeli Command : Run Macro Macro : Macro buka Tabel Pembeli

140 |

12. Maka akan terlihat sub menu/item pada switchboard page Buka Tabel Data, menjadi seperti dibawah ini

13. Klik tombol Close untuk kembali ke Main Switcboard, setelah kembali ke Main Switchboard lakukan cara yang sama seperti langkah nomor 9, tetapi untuk switchboard page dibawah ini. Switchboard page Buka Formulir

Switchboard page Buka Laporan

14. Langkah selanjutnya adalah menghubungkan Switchboard page agar tampil pada Main Switchboard.

| 141

15. Double Klik pada Main Switchboard (Default), maka akan muncul jendela seperti dibawah ini.

16. Klik tombol New

17. Text merupakan pesan yang akan ditampilkan sebagai menu pilihan diisi dengan tulisan Buka Data Tabel, Command diisi dengan Go To Switchboard dan Switchboard diisi dengan nama switchboard page yaitu Buka Tabel Data. 18. Klik tombol OK 19. Ulangi langkah nomor 16, untuk membuat switchboard item yang lainnya yaitu : Text Command Buka Formulir Go To Switchboard Buka Laporan Go To Switchboar Exit Exit Application

Switchboard Buka Formulir Buka Laporan

142 |

20. Setelah selesai tekan tombol Close, kemudian tekan tombol Close untuk mengakhiri pembuatan Switchboard.

Menjalankan Switchboard Untuk menjalankan Switchboard yang sudah dibuat, dari Navigation Pane pada kelompok Form, klik kanan kemudian pilih Open atau Double klik.

Access Option Access option merupakan sekumpulan perintah yang digunakan untuk mengatur setting dari Access. 1. Klik Office Button 2. Klik Access Options 3. Muncul dialog seperti dibawah ini.

4. Klik Current Database,

| 143

Keterangan: • Application title, digunakan untuk menuliskan judul aplikasi • Application Icon, untuk menentukan icon dari aplikasi yang dibuat Apabila Overlapping Windows dipilih maka jendela dari aplikasi akan ditampilkan salim menumpuk, sedangkan apabila Tabbed document maka aplikasi akan ditampilkan berbentuk susunan seperti filing. • • •

Display Navigation digunakan untuk menampilkan atau menghilangkan jendela Navigation Pane. Allow Full Menus untuk menampilkan atau menyembunyikan Main menu Allow Default Shortcut menu untuk menampilkan ....................... menyembunyikan shortcut menu

144 |

5. Setelah disetting ada beberapa setting yang ememrlukan database harus di tutup duu kemudian dibuka kembali database untuk mengaktifkan setting yang telah dipilih.

| 145

BAGIAN 8 EXTERNAL DATA Fasilitas ini digunakan untuk melakukan konversi data dari Microsoft Access 2007 ke berbagai jenis aplikasi seperti Access, Excel, Word, XML, Fie Dbase, Text dan HTML melalui fasilitas export dan sebaliknya dari yang ditulis dari berbagai jenis aplikasi seperti yang ditulis diatas melalui fasilitas import. Access dapat juga melakukan export ke Microsoft SQL Server.

Export Data ke File Excel 1. Tentukan terlebih dahulu sumber yang akan diexport dapat berupa data dari Tabel, Query atau Form, misalkan klik tabel Barang. 2. Klik menu External Data 3. Klik icon Excel dari kelompok menu Export, maka akan muncul jendela dialog seperti dibawah ini.

4. Klik OK, muncul pesan Successfully Exported, klik check list Save export steps bila diinginkan perintah pesan export disimpan dan dapat digunakan kembali. 5. Klik Close.

146 |

Export Data ke File Word (*.rtf) 1. Tentukan terlebih dahulu sumber yang akan diexport dapat berupa data dari Tabel, Query atau Form, misalkan klik tabel Barang. 2. Klik menu External Data 3. Klik icon Word dari kelompok menu Export, maka akan muncul jendela dialog seperti dibawah ini.

4. Ketik nama file yang akan digunakan untuk menyimpan hasil export dengan jenis file rtf, klik Browse untuk menentukan folder tujuan. 5. Klik OK, muncul pesan Successfully Exported, klik check list Save export steps bila diinginkan perintah pesan export disimpan dan dapat digunakan kembali. 6. Klik Close.

Untuk melakukan export ke berbagai jenis aplikasi selain Excel atau Word, gunakan cara yang sama, klik More dari kelompok menu Export, kemudian klik salah jenis aplikasi tujuan export seperti: Access Database, XML File, ODBC Database, HTML Document, dBASE File atau Lotus 123 file.

Import Data dari Excel

| 147

1. Klik menu External Data 2. Klik Excel dari kelompok menu Import, maka akan terlihat jendela dialog seperti dibawah ini.

Keterangan: Import the source data into a new table in the current database, pilihan ini digunakan apabila file sumber yang akan diimport akan menjadi sebuat tabel baru pada database aktif. Append a copy pfthe record to the table, pilihan ini akan menambahkan data dari file sumber ke dalam tabel yang kita pilih, tentukan tujuan penambahan tabel. Link then data source by creating a linked table, pilihan ini untuk membuat link table dengan data sumber, artinya data tetap akan tersimpan secara permanen pada tabel sumber pada Microsoft Access hanya membuat link saja tapi dapat menggedit data sumber. 3. Klik OK, muncul pesan Successfully Imported, klik check list Save export steps bila diinginkan perintah pesan export disimpan dan dapat digunakan kembali. 4. Klik Close.

148 |

Untuk melakukan Import ke berbagai jenis aplikasi selain Excel, Text File, XML File gunakan cara yang sama, klik More dari kelompok menu Import, kemudian kiik salah jenis aplikasi tujuan export seperti: ODBC Database, Paradox, dBbase File atau Lotus 123 file.

Encrypt With Password Encript With Password merupakan suatu cara untuk melindungi data kita dari pemakaian orang lain dengan cara menggunakan password, Password merupakan kata kunci yang kita buat untuk dapat masuk dan menggunakan database yang kita protek. Untuk kmelakukan encrypt with password database yang kita buka harus dalam bentuk exclusive, karena apabila database diaktifkan dengan cara Open tidak dapat menggunakan perintah encrypt. Close database yang akan kita encrypt, kemudian buka kembali dengan cara klik tombol Office (Office Button), kemudian klik Open, maka akan muncul jendela dialog Open seperti gambar dibawah ini.

| 149

Selanjutnya klik Open Exclusive, selanjutnya klik menu Database Tools dan klik Encrypt With Password, dan muncul jendela dialog seperti dibawah ini.

Ketik password yang diingikan dan ualngi lagi dengan tulisan yang sama pada Verify, kemudian pilih OK, simpan dan hapalkan password tersebut, yang akan digunakan setiap kita membuka database tersebut pasti akan ditanyakan passwordnya. Buat password yang mudah diingat.

Setiap kita membuka database tersebut akan ditanya password seperti dibawah ini,

150 |

Ketikkan passwordnya kemudian klik tombol OK dan kita dapat mengguankan database tersebut apabila password salah database tersebut tidak akan terlihat.

Untuk melepaskan password yang sudah dibauat dan setiap kita membuka database tersebut tidak ditanya password, maka lakuka klik Database Tools, kemudian klik Decrypt Database, maka database anda sudak tidak lagi menanyakan password setiap kita membuka database tersebut.

| 151

LATIHAN LATIHAN-1 1. Buat database baru, dengan nama Mahasiswa, 2. Buat tabel dengan nama Mahasiswa, dengan struktur sebagai berikut: Data Type Field Size Description Field Name NIM Text 15 Nomor Induk Mahasiswa Nama Text 40 Nama Mahasiswa Lahirdi Text 25 Tempat Lahir Lahirtgl Date/Time Shortdate Tanggal Lahir Kode Text 4 Kode Jurusan

Primary Key: NIM 3. Buat tabel Jurusan, dengan struktur sebagai berikut: Field Name Data Type Field Size Description Kode Text 4 Kode Jurusan Jurusan Text 35 Nama jurusan

Primary Key : Kode, Masukan datanya sebagai berikut: Kode Jurusan P001 Business Administration P002 Secretary P003 Informatics Computer P004 Computerized Accounting P011 Office Management 4. Perbaiki struktur data pada tabel Mahasiswa, sehingga menjadi struktur data sebagai berikut: Data Type Field Size Description

152 |

Field Name NIM Text Nama Text Lahirdi Lahirtgl Alamat Kota Text Kodepos Kode Text

15 Nomor Induk Mahasiswa 40 Nama Mahasiswa Text 25 Tempat Lahir Date/Time Shortdate Tanggal Lahir Text 60 Alamat Rumah 60 Kota Text 6 Kode Pos 4 Kode Jurusaj

Isikan datanya minimal 5 record dengan kode jurusan harus sama dengan kode yang ada pada tabel jurusan. 5. Buat Tabel Matakuliah, dengan struktur sebagai berikut:

6. Buat index seperti dibawah ini:

| 153

7. Buat tabel Nilai, dengan struktur sebagai berikut: Field Name Data Type NIM Text 15 Tahunakademik Text 10 TahunAkademik yang ditempuh

Field Size Description Nomor Induk Mahasiswa

LATIHAN – 2 1. 2.

Buka kembali database Mahasiswa. Buat Relational Relationships seperti dibawah ini.

154 |

3.

Buat Lookup pada tabel Nilai untuk field NIM, dengan ketentuan sebagai berikut:

Masih pada tabel Nilai, buat juga Lookup untuk field KodeMtk, dengan ketentuan sebagai berikut:

Tambahkan kembali data-data untuk tabel-tabel yang sudah dibuat. 4.

Buat filter untuk menampilkan data-data sebagai berikut: a. Tampilkan semua data yang lahir di Bandung b. Tampilkan semua mahasiswa untuk jurusan Informatics Computer c. Tampilkan semua mahasiswa yang beralamat di kota Jakarta d. Tampilkan semua mahasiswa untuk nama dengan huruf awal R (gunakan wildchar * dengan Advanced Filter) e. Tampilkan semua mahasiswa yang lahir pada bulan 1

| 155

(gunakan Advanced Filter) f. Tampilkan semua mahasiswa yang lahir pada tanggal 1 (gunakan Advanced Filter) g. Tampilkan semua mahasiswa yang lahir pada tahun 1980 (gunakan Advanced Filter)

LATIHAN 3-4 1.

2.

3.

Buat Query terdiri dari tabel Mahasiswa dan Jurusan, dengan susunan kolom sebagai berikut : Nim, Nama Mahasiswa,Lahirdi,lahirtgl,Jurusan. Simpan dengan nama Queryjurusan. Buat Query terdiri dari tabel Mahasiswa, Matakuliah dan Nilai. Dengan susunan kolom sebagai berikut : Nim, Nama Mahasiswa, Kodemtk, Matakuliah, sks, semester dan jurusan. Simpan dengan nama QueryKrs Masih berada QueryKrs, buat kriteria pada query dengan criteria sebagai berikut: a. Hanya akan menampilkan data mahasiswa untuk NIM=' 07055201001' b. Hanya akan menampilkan data mahasiswa jurusan ='Informatics Computer' c. Hanya akan menampilkan data mahasiswa yang mengambil mata kuliah 'Visual Basic' d. Tampilkan semua data untuk NIM='07055201001' dan semester=l e. Tampilkan semua data untuk Jurusan='Informatics Computer' atau Jurusan='Computerized Accounting" f. Tampilkan semua data untuk Tahunakademik='2008/2009' dan Jurusan='Office Management' dan Semester=2. g. Tampilkan semua data untuk tahunakademik='2008/2009' dan semester 1 dan 3.

156 |

h. Tampilkan semua data untuk NIM=' 07055201001' dan semester=l 4. Buat Query dengan tabel Mahasiswa yang digunakan, tampilkan semua kolom, selanjutnya buat perintah query yang syarat dubawah ini: a. Tampilkan semua data untuk nama dengan huruf awal adalah 'R' b. Tampilkan semua data untuk nama dengan huruf akhir adalah 'N' c. Tampilkan semua data untuk nama yang memiliki huruf 'A' d. Tampilkan semua data yang lahir pada bulan Januari (1) e. Tampilkan semua data yang lahir pada tahun 1980 f. Tampilkan semua data yang lahir pada tanggal 20 g. Tampilkan semua data yang lahir pada tanggal 20 bulan Februari h. Tampilkan semua data yang lahir pada tanggal 25 Desember 1980. 5. Buat query yang terdiri dari tabel Nilai, Matakuliah dengan kolom yang ditampilkan adalah : NIM, semeter, Tahunakademik,Kodemtk, Matakuliah, sks, hadir, formatif, tugas, perilaku, uts, uas, akhir, Nilai dan Indeks simpan dengan nama QueryKrsDetail Ketentuan: Untuk Akhir, Nilai dan Indeks didapatkan melalui proses perhitungan dengan ketentuan sebagai berikut: 1.

2.

Akhir : (Hadir/sesi * 100)*Bhadir/100 + (Formatif*BFormatif/100) + (Tugas*BTugas/100) +(Perilaku*BPerilaku/100) + (UTS*BUTS/100) + (UAS*BUAS/100) Nilai diisi dengan menggunakan rumus IIF : Akhir Nilai 85-100 A 70-84.9 B 60-69.9 C 50-59.9 D <50 E

| 157

3.

6.

Indeks diisi dengan menggunakan rumus IIF : Nilai Indeks A 4 B 3 C 2 D 1 E 0 Buat query yang terdiri dari tabel Mahasiswa, Jurusan dan QueryKrsDetail dengan susunan kolom adalah sebagai berikut : MM, Nama Mahasiswa, Jurusan, Tahunakademik, Semester, Kodemtk, Mata kuliah. SKS, Akhir dan keterangan, simpan dengan nama QueryNilaimhs. Untuk keterangan diisi dengan ketentuan: Akhir Keterangan >=80 Lulus 50-59.9 Semester Pendek < 50 Mengulang

LATIHAN 5-6 1.

Buat Form dengan menggunakan fasilitas Wizard untuk tabel Mahasiswa, seperti terlihat dibawah ini. Simpan dengan nama FormMahasiswa.

158 |

2. 3.

4.

5.

Buat juga form-form yang lain dengan menggunakan Wizard, untuk data Master : Matakuliah, Jurusan. Modifikasi FormMahasiswa, dengan menambahkan Command Button, gunakan fasilitas Control Wizard, Button yang harus ditambahkan antara lain : Record Navigation ; First, Next, Previous, Last Record Operations : Add New Record, Delete Record, Save Record, Undo Form Operations : Close Form Buat Form baru dengan menggunakan fasilitas Form Design, sumber data dari tabel KRS, dengan ketentuan sebagai berikut: a. Buat terlebih dahulu Query, gunakan tabel KRS dan Mahasiswa sebagai sumber dan susunan kolom sebagai berikut: NIM, Nama Mahasiswa, TahunAkademik, smt, simpan dengan nama QueryKrs. b. Buat form dengan fasilitas FormDesign, sumber data dari QueryKrs, bentuk tampilan sebagai berikut.

Buat form baru dengan menggunakan fasilitas Form Design, sumber data berasal dari Query QueryKrsDetail yang telah dibuat sebelumnya, dibuat dalam bentuk Datasheet, dengan susunan kolom yang diminta adalah (simpan dengan nama FormKrsDetail) :

| 159

Kodemtk, Matakuliah, sks, hadir, formatif, tugas, perilaku, uts, uas, akhir, nilai, indeks

6. Lakukan modifikasi terhadap FormKrs, kemudian lakukan modifikasi dengan menambahkan sub form, sehingga menjadi bentuk seperti dibawah ini.

a.

Ketentuan Link untuk subform, berdasarkan NIM, Tahunakademik, smt b. Buat 3 (tiga) TextBox, dengan ketentuan sebagai berikut: Name ControlSource Tsks =[FormKrsDetail]![tsks] Tmutu = [FormKrsDetail]! [tmutu] Ipk =[tmutu]/[tsks]

160 |

c.

Tambahkan Object Button yaitu : Add new record, Save Record, Undo Record, Delete Record dan Close Form.

LATIHAN 7-8 1.

Buat report dengan menggunakan fasilitas Report Instan, kemudian lakukan modifikasi sehingga menjadi bentuk seperti dibawah ini, sumber data menggunakan Query Queryjurusan.

2.

Buat report dengan menggunakan fasilitas Report Wizard, sumber data berasal dari Query Queryjurusan, lakukan grouping berdasarkan Jurusan, dengan tampilan sebagai berikut.

3.

Buat report dengan menggunakan fasilitas Report Design, sumber data berasal dari Query QueryKomponen. (Simpan dengan nama ReportKomponen) 1. Terlebih dahulu buat query dengan nama QueryKomponen, dengan sumber data berasal dari tabel Mahasiswa dan QueryKrsDetail,

| 161

dengan kolom : NIM, Nama Mahasiswa, Hadir, Formatif, Tugas, Formatif, UTS, UAS, Akhir 2. Buat query dengan nama QueryMasterKomponen, dengan sumber data berasal dari tabel Mahasiswa dan QueryKrsDetail, dengan susunan kolom sebagai berikut: Kodemtk, Matakuliah, sks, smt, tahunakademik. Pada query diinginkan data yang sama hanya ditampilkan satu record maka tambakan perintah DISTINCT setelah perintah SELECT, dengan cara klik kanan kemudian pilih SQL View, selanjutnya tambahkan DISTINCT setelah perintah Select seperti terlihat dibawah ini.

3. Kemudian buat report dengan nama ReportKomponen tampilan seperti dibawah ini.

Buat report dengan sumber data berasal dari query QueryKomponen, dengan rancangan report seperti dibawah ini. (Simpan dengan nama ReportKomponenDetail)

162 |

4. Modifikasi report ReportKomponen diatas dan tambahkan object Subreport, dengan sumber report berasal dari ReportKomponenDetail, dengan link data berdasarkan KodeMtk, TahunAkademik dan Semester, maka hasil dari modifikasi diatas akan menghasilkan bentuk report seperti dibawah ini.

5. Buat Report KHS, dengan bentuk tampilan seperti dibawah ini:

| 163

Lakukan tahapan pembuatan seperti dibawah ini: a. Buat report dengan nama ReportKrsDetail, dengan sumber data berasal dari QueryKrsDetail yang sudah dibuat sebelumnya, dengan tampilan seperti dibawah ini.

TextBox Predikat Predikat =IIf([IPK]>=3.5,"SANGAT MEMUASKAN,,/IIf([Labell6]>3,MEMUASKAN", IIf([IPK]>=2.75, "BAIK,,/IIf([Labell6]>2,"CUKUP","BAIK"))))

164 |

b. Simpan dengan nama ReportKHSDetail c. Buat Report baru simpan dengan nama ReportKHS dengan sumber data dari QueryKHS, aktfikan subform ReportKHSDetail pada laporan ReportKHS. Link antara ReportKHS dengan ReportKHSDetail menggunakan field NIM, Tahunakademik, dan Smt. Tampilan report seperti dibawah ini

LATIHAN 9-10 1. Buat form dialog untuk mencetak laporan daftaf komponen nilai, dengan tampilan seperti dibawah ini.

| 165

Object TextBox Combo Combo

Name Tahun smt Kodemtk

Lakukan modifikasi terhadap Query QueryMaterKomponen dengan menambahkan criteria pada kolom kodemtk, tahunakademik dan smt. Field Kodemtk [kodemtk] Smt Nilai]! [smt] Tahunakademik Nilai]! [tahun]

Criteria [Forms]! [Dialog Cetak Komponen Nilai]! [Forms]! [Dialog Cetak Komponen [Forms]! [Dialog Cetak Komponen

Tombol command untuk Preview menggunakan Report Operation dengan action Preview pilih report ReportKomponen.

Simpan form tersebut dengan nama Dialog Cetak komponen nilai

166 |

2.

Buat form dialog untuk mencetak laporan Kartu Hasil Studi (KHS), dengan bentuk tampilan seperti dibawah ini.

Object ComboBox

Name Nim ComboBox

Smt

Lakukan modifikasi terhadap Query QueryKHS dengan menambahkan criteria pada kolom Nim dan smt. Field Nim Smt

Criteria [Forms]! [Dialog Cetak KHS]! [nim] [Forms]! [Dialog Cetak KHS]! [smt]

Tombol command untuk Preview menggunakan Report Operation dengan action Preview pilih report ReportKHS. Simpan form tersebut dengan nama Dialog Cetak KHS.

3.

Buat form dialog untuk mencetak Daftar Mahasiswa per jurusan, dengan bentuk tampilan sebagai berikut:

| 167

Buat terlebih dahulu macro dengan nama Macro-CetakMahasiswa, ketentuangan sebagai berikut: Action = OpenReport Report Name = ReportMahasiswa Where Condition= [Forms]! [Dialog Data Mahasiswa]! [kodejurusan]=[jurusan] Tombol command untuk Preview menggunakan Miscellaneous dengan action Run Macro kemudian pilih nama Macro-Cetak-Mahasiswa 4.

Buat report untuk mencetak transkrip nilai, dengan hasil sebagi berikut:

168 |

Selanjutnya buat form dialog untuk dapat mencetak Tanskrip nilai diatas, dengan form seperti dibawah ini:

LATIHAN 11 1.

Buat Swicthboard untuk mengoperasikan aplikan yang sudah dibuat, untuk tampilan utama ^ebagaii berikut:

2.

Buat sub menu dari Form, dengan tampilan sebagai berikut:

| 169

3.

Buat juga sub menu dari Report dengan tampilan sebagai berikut:

170 |

LATIHAN 12 1.

2.

Buat proses export data dari database Access ke file Microsoft Eacel, untuk tabel-tabel sebegai berikut: a. Data Mahasiswa b. Data Matakuliah c. Data Nilai Buat proses Import dari Data Microsoft Eaxcel ke tabel Microsoft Access, untuk data-data sebagai berikut: a. Data Mahasiswa b. Data Matakuliah c. Data Nilai

DAFTAR PUSTAKA 1. 2. 3.

User's Guide With Examples From The Nothwind Database, Building Aplications, Microsoft Corporation. Microsoft Access 2003, Rony Setiawan, Lentera Ilmu LP3I

| 171

KATA PENGANTAR. Microsoft Access Rony Setiawan

Recommend Documents