1
Kata Pengantar Alhamdulillah dan Puji Syukur Kehadirat Allah SWT sehingga saya dapat menyelesaikan E-Book ini walau waktu penyelesaiannya sangat singkat. E-Book ini merupakan salah satu persembahan saya kepada Komunitas MUGI dan MUGI Makassar dan salah satu tujuan penulisan E-Book ini hanya semata-mata ingin berbagi dengan rekan-rekan internal MUGI & MUGI Makassar serta Masyarakat IT yang ingin mencoba menggunakan Microsoft Office 365 walau dalam kondisi saya menulis E-Book ini saya hanya mencoba versi Trial yang dapat digunakan untuk organisasi kecil dan hanya berlaku 30 hari.
Dalam E-Book ini hanya sebatas Instalasi dan pembuatan website sederhana serta kolaborasi beberapa document dalam Portal SharePoint. Segala kekurangan masih terdapat dalam E-Book ini sebab secara pribadi saya juga masih dalam proses pembelajaran dan pendalaman tentang produk Microsoft ini.
Selain itu, tidak lupa saya ucapkan Terima Kasih yang sebesar-besarnya kepada seluruh rekanrekan yang tergabung dalam Komunitas Microsoft User Group Indonesia (MUGI) dan MUGI Makassar. Serta Aris Lesmana yang mau meluangkan waktu untuk men-design covernya, thanks Bro. Kritik, Pertanyaan dan Saran dapat dikirimkan ke
[email protected] atau
[email protected]
atau
dapat
meninggalkan
http://mugi.or.id/blogs/kisman.
Makassar,
Juli 2011,
Kisman A. Arsyad
2
pesan
di
Blog
saya
:
Daftar Isi 1.
Pendahuluan .......................................................................................................................... 4
2.
Kebutuhan System................................................................................................................. 5 a.
System Operasi ............................................................................................................ 5
b. Office Klien ................................................................................................................... 6 c.
Browser - Administration Center & Company Portal .................................................. 6
d. Browser - Outlook Web App ........................................................................................ 6 e.
Active Directory............................................................................................................ 6
3.
Instalasi Microsoft Office 365................................................................................................ 6
A.
Mengatur User..................................................................................................................... 11
B.
Microsoft Outlook Online .................................................................................................... 12
C.
Microsoft Lync Online.......................................................................................................... 13
D.
Team Site and Documents................................................................................................... 13
E.
Website................................................................................................................................ 15
4.
Mengedit Portal Sharepoint ................................................................................................ 17
5.
Sharing Document ............................................................................................................... 19
6.
Komunikasi dengan Microsoft Lync 2010 ........................................................................... 22
7.
Penutup ............................................................................................................................... 24
Referensi ....................................................................................................................................... 25 Tentang Penulis ............................................................................................................................. 26
3
1.
Pendahuluan Seperti yang kita ketahui, Steve Ballmer telah mengumumkan bahwa produk terbaru
mereka Microsoft Office 365 akan dirilis pada bulan Juni 2011. Layanan ini akan sangat menjadi popular karena telah berbasis Cloud dan disertai dengan fitur-fitur yang mumpuni. Bahkan menurut saya, layanan ini benar-benar dapat menjadi sebuah solusi yang baik untuk dimanfaatkan. Sebab dengan layanan ini, kita tidak perlu lagi mengeluarkan biaya untuk membeli Server dengan Storage besar serta menggaji tenaga IT Pro untuk memaintain semua perangkat.
Office 365 adalah sebuah solusi terbaru yang dikeluarkan oleh Microsoft yang berbasih Cloud/Awan yang dapat menekan banyak pengeluaran biaya. Aplikasi ini adalah kolaborasi antara :
Microsoft Exchange Online Aplikasi ini adalah solusi untuk email, kalender dan kontak yang disampaikan sebagai layanan awan/cloud.
Layanan ini didasarkan pada server Microsoft Exchange dan
menawarkan 25 GB penyimpanan email. Selain itu, Layanan online ini menawarkan para pengguna untuk berbagi kalender dan kontak pribadi. Aplikasi ini juga dilengkapi dengan Exchange ActiveSync yang menyediakan konektivitas pada perangkat seluler untuk layanan Exchange dan aplikasi mobile email.
Microsoft Sharepoint Online Microsoft SharePoint Online merupakan kolaborasi antara layanan pembuatan situs web internal dan eksternal dalam sebuah organisasi, dan kolaborasi berbagai hal termasuk meng-edit dokumen secara bersamaan.
Microsoft Lync Online Microsoft Lync Online menyediakan fitur komunikasi termasuk informasi kehadiran, pesan instan, PC-ke-PC audio/video calling dan pertemuan online yang dapat mencakup audio PC, video dan web conferencing dengan berbagi aplikasi, papan tulis, dan alat-alat
4
kolaborasi lainnya. Lync Online dapat diakses melalui klien Lync. Lync Online juga mendukung informasi kehadiran dan klik untuk berkomunikasi fitur di dalam aplikasi Microsoft Office.
Microsoft Office Proffesional Plus Microsoft Office Professional Plus di Office 365 menyediakan klien perangkat lunak yang sama seperti Office Profesional ditambah dengan produk yang tersedia melalui Microsoft Volume Licensing.
Microsoft Office WebApps Office Web Apps adalah aplikasi Microsoft Excel, Word, dan PowerPoint yang memungkinkan anda melihat dan mengedit dokumen Office ringan pada Web Browser sambil menjaga format dokumen yang asli.
2.
Kebutuhan System Untuk mendapatkan pengalaman penuh dalam penggunaan Microsoft Office 365,
direkomendasikan bahwa user harus memenuhi prasyarat sistem yang dibutuhkan. Persyaratan minimum untuk Microsoft Office 365 adalah termasuk Office 2007 atau lebih tinggi, Internet Explorer 7 atau lebih tinggi, Windows XP Service Pack 3 atau lebih tinggi Untuk lebih lengkapnya lihat table dibawah atau klik link http://www.microsoft.com/en-us/office365/systemrequirements.aspx : a.
System Operasi
Windows XP SP3 Windows Vista SP2 Windows 7 Mac OS X 10.5 (Leopard), 10.6 (Snow Leopard) Windows Server 2003 Windows Server 2008
5
b.
Office Klien
c.
Browser - Administration Center & Company Portal
d.
Internet Explorer 7 atau lebih tinggi Firefox 3 atau yang lebih tinggi Safari 4 atau yang lebih tinggi Chrome 3 atau yang lebih tinggi
Browser - Outlook Web App
e.
Office 2007 SP2 atau Office 2010 Office 2008 for Mac & Entourage 2008 Web Services Edition Office 2011 for Mac dan Outlook 2011 for Mac .NET 2.0 atau lebih tinggi Lync 2010
Internet Explorer 7 atau lebih tinggi Firefox 3 atau yang lebih tinggi Safari 4 atau yang lebih tinggi Chrome 3 atau yang lebih tinggi
Active Directory Dalam rangka untuk menggunakan sinkronisasi direktori opsional dan federasi identitas Business Active Directory Anda harus diset menjadi Single Forest.
Catatan untuk pengguna Mac: Saat ini Communicator 2011 untuk Mac tidak akan bekerja pada Office 365. Lihat FAQ (http://www.microsoft.com/en-us/office365/faqs.aspx) untuk informasi tambahan tentang Mac terkait persyaratan sistem.
3.
Instalasi Microsoft Office 365 Saat ini anda dapat mencoba men-deploy Office 365 untuk Small Business. Untuk
mencoba
Office
365
versi
Trial,
anda
dapat
langsung
menuju
ke-link
http://www.microsoft.com/en-us/office365/free-trial/small-business.aspx untuk masa aktif 30
6
hari. Versi Trial ini dapat dicoba bagi organisasi yang memiliki tidak lebih 25 orang pegawai dan yang tidak memiliki IT Staff Profesional.
Lengkapi Form seperti gambar dibawah, lalu klik I Accept and Continue.
7
Perlu diketahui bahwa dalam Form diatas, anda diminta untuk mengisi domain, sebagai default, domain anda adalah http://mugimakassar.onmicrosoft.com dan email anda adalah
[email protected].
Silahkan cek inbox email anda. Lalu klik Continue. Pada Step berikutnya, anda berada dihalaman START HERE. Disini anda mulai dapat menset-up Office 365 anda. Pada “Set up your computer to work with Microsoft Office 365” klik Setup Now.
Silahkan pilih mode Bahasa dan version OS yang hendak anda gunakan, lalu klik Install. Proses ini akan menginstall Microsoft Lync 2010 Online. File LyncSetup.Exe sebesar 71,2 MB. Setelah file ter-download, silahkan lakukan peng-instalan. Setelah itu login dengan akun anda. Aplikasi ini mirip dengan aplikasi messenger yang pernah anda gunakan seperti YM!.
8
Pada Step 2 : Set up and configure your Office desktop apps, klik SetUp.
Login dengan email yang telah anda setup sebelumnya. Setelah itu, buka inbox email anda, ada beberapa informasi yang dikirimkan ke anda.
9
Klik https://portal.microsoftonline.com/admin/default.aspx Nah, sampai pada Step ini berarti anda telah selesai meng-install Microsoft Office 365.
10
Dan untuk URL website : http://mugimakassar.sharepoint.com/Pages/default.aspx
A.
Mengatur User Pada portal admin, anda dapat mengatur user. Anda dapat menambah user baru.
Disini anda dapat mengatur apakah user yang ditambahkan sebagai Administrator atau bukan. Saya men-set “No”.
Beri centang untuk mengizinkan penggunaan Lync Online, SharePoint Online dan Exchange Online.
11
Langkah berikutnya adalah membuat akun email user baru. Saya membuat
[email protected].
Step ini akan memberikan password sementara pada user baru. Berikutnya, saya akan mencoba Login dengan akun baru tersebut. SIlahkan ke http://mugimakassar.sharepoint.com/Pages/default.aspx lalu klik Member Login. Loginlah dengan akun
[email protected] dan password sementara yang diberikan admin. Gantilah password default user yang baru dibuat dengan password baru. Lalu anda akan dibawa ke halaman Team Site : http://mugimakassar.sharepoint.com/TeamSite/SitePages/Home.aspx
Nah, sampai saat ini anda telah berhasil menambah user baru dengan user : Wawan. Dan anda menjadi Admin. Proses ini dapat dilakukan juga untuk proses membuat email bagi user baru dengan domain @mugimakassar.onmicrosoft.com, contoh :
[email protected].
B.
Microsoft Outlook Online Pada Microsoft Office 365 ini anda dapat memanfaatkan Microsoft Outlook Online
dengan mengklik link Outlook pada halaman Admin anda maupun anda sebagai user. Ketika anda sebagai Admin. Anda dapat melakukan :
Cek email pada Inbox, membuat Draft, melihat Sent Items, melihat Deleted Items, Junk Email, membuat Note, dan men-Search Folder
Membuat email distribusi grup
Membuat external contats
12
Me-migrasi email dari versi sebelumnya
Membuat Administrator Role, menambah User Role, dan Auditing
Membuat Domains Protection dan membuat Mail Delivery Reports
Mengatur ActiveSync Access dan ActiveSync Device Policy
Ketika anda sebagai User, Anda dapat melakukan :
Cek email pada Inbox, membuat Draft, melihat Sent Items, melihat Deleted Items, Junk Email, membuat Note, dan men-Search Folder
Anda dapat membuat/mengatur Calendar dan mengatur/menambah Contact.
C.
Microsoft Lync Online Sebagai Admin, anda dapat mengkonfigurasi setting Microsoft Lync Online. Seperti
mengizinkan User dapat berkomunikasi dengan seseorang diluar organisasi anda dan melihat User Information.
Pastikan External Communications Status dalam keadaan Aktif sehingga ada keterangan Starting. Untuk Dial –in Confrencing, fasilitas ini menyediakan cara bagi pengguna untuk bergabung dengan bagian audio dari konferensi telepon.
D.
Team Site and Documents Dibagian ini, Anda sebagai Admin dapat mengatur beberapa hal :
13
User and Permissions Pada bagian ini Anda dapat menambah user dan menentukan mode user, apakah user tersebut Members (Permission Level : Contribute), Owners (Permission Level : Full Control), Tenant User (Permission Level : Enhanced Contribute), Viewers (Permission Level : View Only), Visitors (Permission Level : Read) dan Website Designer (Permission Level : Design).
Galleries Pada bagian ini Anda dapat mengatur Site Columns, Site Content Type, dan Master Pages.
Site Administration Pada bagian ini Anda dapat mengatur Regional Setting, Language Setting, Site Libraries and Lists, User Alerts, RSS, Search Offline Availability, Sites and Workspaces dan Workflows Setting.
Look and Feel Pada bagian ini, Anda dapat mengatur Title, Description and Icon, membuat Quick Launch, membuat Top Link Bar, Tree View, dan mengedit Site Theme.
Site Actions Pada bagian ini Anda dapat mengatur Manage Site Feature (aktifkan Group Work Lists, Offline Synchronization for External Lists, Team Collaboration Lists, dan Wiki Page Home Page), Save as Template, dan Reset to Site Definition.
Site Collection Administration Ketika Anda meng-klik bagian ini, akan kembali kemenu sebelumnya pada Top Level Setting.
Site Information Bagian ini akan menginformasikan kepada Anda tentang URL Portal Anda. Site URL
: http://mugimakassar.sharepoint.com/teamsite/
Mobile Site URL : http://mugimakassar.sharepoint.com/teamsite/?Mobile=1
14
E.
Website Seperti informasi sebelumnya, bahwa Site URL Anda adalah : http://mugimakassar.sharepoint.com/Pages/default.aspx
Disini Anda telah memiliki 4 buah halaman default, yaitu About Us, Contact Us, Site Map dan Member Login. Untuk meng-edit Halaman tersebut diatas, anda dapat langsung ke URL http://mugimakassar.sharepoint.com/Pages/Forms/AllItems.aspx
15
Selain itu, apabila kita ingin mengganti domain default ke domain organisasi kita, anda dapat langsung merubahnya dihalaman Domain Management, atau dapat langsung ke https://portal.microsoftonline.com/Domains/DomainManager.aspx. Secara default, domain kita adalah http://mugimakassar.onmicrosoft.com, apabila ingin merubahnya :
Silahkan Add Domain.
Lalu Check Domain, lalu Next. Sebelum kita menambahkan Domain, anda harus memverifikasi terlebih dahulu bahwa anda adalah pemilik domain sebenarnya. Anda harus memulai proses pengenalan DNS di registrar domain anda. Karena tiap layanan penyedia DNS biasanya mempunyai fitur yang berbeda, Office 365 menyediakan 2 fitur pengenalan DNS untuk anda, yaitu dengan membuat TXT atau MX record.
Metode Verifikasi TXT
Login ke Domain Registrar website
Tambahkan pada TXT field, “mugimakassar.org” *tanpa petik
Lalu arahkan Fully Qualified Domain Name (FQDN) atau POINTS ke kode yang diberikan Office 365. Misal : v=verifydomain MS=ms76566183.
Untuk TTL, tambahkan nilai : “1 Hour”
16
Lalu selesaikan proses dan kembali ke halaman Admin Office 365 untuk mengklik tombol Verify.
Terkadang hanya butuh 15 menit untuk verifikasi DNS, namun bisa berlaku lebih sampai 72 jam untuk pengenalan DNS kesluruh jagat web.
Metode Verifikasi MX Tidak berbeda banyak dari TXT, proses yang sama dapat dilakukan pada mode MX Record.
Login ke Domain Registrar website
Tambahkan pada MX Record field, “mugimakassar.org” *tanpa petik
Lalu arahkan Fully Qualified Domain Name (FQDN) atau POINTS ke kode yang diberikan Office 365. Misal : ms76566183.msv1.invalid
Untuk TTL, tambahkan nilai : “1 Hour”
Lalu selesaikan proses dan kembali ke halaman Admin Office 365 untuk mengklik tombol Verify. Terkadang hanya butuh 15 menit untuk verifikasi DNS, namun bisa berlaku lebih sampai 72 jam untuk pengenalan DNS kesluruh jagat web.
4.
Mengedit Portal Sharepoint
a.
Edit Halaman Seperti informasi sebelumnya bahwa Portal yang telah kita buat beralamat di http://mugimakassar.sharepoint.com/Pages/default.aspx, silahkan Login dimenu Member
Login
atau
anda
dapat
langsung
menuju
http://mugimakassar.sharepoint.com/TeamSite/SitePages/Home.aspx. Lalu menuju ke Tab Website. Lalu kita akan meng-edit halaman yang telah tersedia.
17
Editlah semua halaman yang tersedia.
Gunakan fasilitas yang ada di menu Ribbon untuk memaksimalkan tampilan halaman anda. Lalu klik Save and Publish.
b.
Merubah Heading Text Klik halaman HOME. Lalu edit. Klik bagian Header sehingga tampil gambar seperti berikut :
18
Lalu klik OK. Dan Save & Publish.
Setelah semua selesai di-edit, silahkan lihat perubahan yang terjadi pada site anda di http://mugimakassar.sharepoint.com/
5.
Sharing Document Didalam Portal SharePoint yang dibuat, kita dapat melakukan Sharing Document antara
admin dan user yang telah dibuat, terutama dalam halaman Team Site. Kali ini saya mencoba men-demokan bagaimana melakukan Sharing Document antara User dan Admin. Ilustrasi yang saya buat adalah Admin akan menambahkan sebuah document pada Team Site. Masuklah
ke
dalam
halaman
Team
Site
atau
di
URL
http://mugimakassar.sharepoint.com/teamsite/SitePages/Home.aspx, lalu klik Add Document. Disini saya mencoba untuk menambahkan sebuah document MS Word.
19
Lalu Save.
Pada gambar diatas, saya telah menambahkan sebuah Document dengan nama file Test Sharing Document.DOCX dan menambahkan sebuah pesan pada POST. Nah, silahkan berpindah
20
pada sisi user yang telah ditambahkan pada awal tulisan sebelumnya. Lakukan proses login. Maka akan tampil halaman sama seperti gambar diatas.
Gambar diatas sama halnya ketika kita melakukan Chatting. Lalu bukalah document yang disharing oleh Admin. Maka tampilannya akan seperti pada gambar berikut :
Ada 2 buah pilihan yang diberikan. Apakah anda ingin mengedit document tersebut di Microsoft Word yang terinstal pada computer anda, atau ingin mengedit pada browser. Disini saya akan memilih pada Edit in Browser.
21
Gambar diatas menunjukkan saya telah meng-edit document tersebut pada Browser. Hasil edit-an kan berubah pula pada halaman Admin Team Site. Hal ini juga menunjukkan bahwa Office WebApps telah dapat digunakan pada Browser.
6.
Komunikasi dengan Microsoft Lync 2010 Untuk melakukan komunikasi dengan
user
yang
telah
dibuat
(
[email protected]) kita dapat memanfaatkan Microsoft Lync 2010. Silahkan buka Lync 2010 pada computer anda, lakukan proses Sign In. Sebagai Admin, saya akan menambahkan kontak (wawan) terlebih dahulu.
22
Gambar diatas adalah percakapan yang dilakukan dengan Microsoft Lync 2010. Selain melakukan percakapan, kita juga dapat melakukan video call. Bahkan saya dapat mem-bagi Dekstop saya kepada teman percakapan saya.
23
Gambar
diatas
saya
capture
pada
sisi
Microsoft
Lync
user
[email protected].
7.
Penutup Demikianlah E-Book ini saya buat, mungkin disana-sini masih banyak kekurangan
terutama disisi Demo. Karena sebenarnya masih banyak fitur-fitur yang dapat kita manfaatkan dalam Microsoft Office 365 ini. Dan semoga E-Book sederhana ini dapat bermanfaat bagi banyak orang terutama bagi yang ingin memanfaatkan Microsoft Office 365 ini. Karena menurut saya, aplikasi ini adalah solusi bagi organisasi yang tidak mempunyai tenaga IT yang professional. Dengan kata lain, dengan aplikasi ini, kita tidak perlu lagi membayar tenaga IT yang bertugas untuk men-deploy Windows Server, SharePoint dan Exchange.
24
Referensi http://www.microsoft.com/presspass/presskits/office/online/ http://www.microsoft.com/en-us/office365/online-software.aspx http://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Office_365 http://www.microsoft.com/en-us/office365/faqs.aspx
25
Tentang Penulis Nama Email Blogs Pekerjaan
: Kisman A. Arsyad :
[email protected] &
[email protected] : http://mugi.or.id/blogs/kisman : Kementerian Pertanian – UPT STPP Gowa
26
