JUDUL : SISTEM INFORMASI BINA LINGKUNGAN
PROFIL PKM RESPON Nama Kelompok Dibentuk Jumlah Pertemuan Lama Pertemuan Presentase Kehadiran
: SISI BILIK : 23 Januari 2013 : 20 Kali : 1-2 Jam : 90%
Fasilitator Ketua Sekretaris Anggota
: Tb. Ike Nikita : Muhammad Zakki : Ahmad Iqbal : Nelson Poluakan Andri Kurnia R
KEBERADAAN PKM DALAM STRUKTUR ORGANISASI DIVISI HUMAS & KEAMANAN Tb. Ike Nikita Kadiv. K di Humas H & Kam. K Anhar Tata Usaha Muhammad Zakki Kadis Kadis. Humas & BL
Nana Stiana Kadis Kadis. Keamanan
Ahmad Iqbal Kasi. Protokoler
.......................... Kasi PKBL.
Andri Arifinta Kasi. Kam.Non Kws
Qodar Kasi. Kam.Kws
Andri KR Analis Publikasi
Nelson Poluakan Analis BL
..................... Pleton Non Kws Kws.
........................ Pleton Kws
Udin Syamsudin Resepsionis ...................... Operator p Telp. p
JADWAL KEGIATAN : 2013
Langkah
Kegiatan
1 2
Plan
3
4
Do
5
Check
6
Action
7
Identifikasi Masalah M Mencari i Akar Ak P Penyebab b b Menentukan Penyebab Dominan
Membuat Rencana Perbaikan Melakukan Perbaikan Memeriksa Hasil & Dampak Perbaikan Membuat Standarisasi
Keterangan Gambar : M : Minggu Ke ..... : Target Penyelesaian : Realisasi
J Jan M 1
M 2
M 3
F b Febr M 4
M 1
M 2
M 3
M t Mart M 4
M 1
M 2
M 3
A Apr M 4
M 1
M 2
M 3
M 4
PLA N LANGKAH 1 : MENGIDENTIFIKASI MASALAH
I.1. Dasar Pembentukan PKM : Mensupport Kinerja Divisi Humas & Keamanan yaitu: “ Pelayanan Sistem Informasi Bina Lingkungan dan CSR” I.2. Latar Belakang Masalah : Corporate Social Responsibility (CSR) atau tanggung jawab sosial dunia usaha saat ini telah menjadi isu sentral dan populer. p p Berdasarkan kesadaran internal maupun eksternal dari perusahaan yang sukses maupun gagal, beberapa perusahaan mulai menyadari, bahwa dunia usaha untuk mencapai kesuksesan dan berkelanjutan tidak cukup hanya mengejar profit (ekonomi) tetapi juga harus bertanggung jawab secara sosial dan lingkungan bagi komunitas lokal dan masyarakat luas. luas Komitmen KIEC terhadap pengembangan masyarakat dan wilayah tentu tak diragukan lagi sebab PT. KIEC berkomitmen menjadikan Corporate Social Responsibilty (CSR) sebagai bagian integral dari proses menjalankan bisnisnya, CSR dapat diartikan sebagai integrasi operasi bisnis dan nilai-nilai, bahkan CSR bukan hanya bersifat pemanis belaka ataupun hanya terkait dengan masalah kepedulian atau etika, tetapi menyangkut sesuatu yang yang lebih besar yakni kewajiban atau tanggung jawab. sehingga prestasi perusahaan dalam CSR akan disoroti masyarakat sekitar bahkan secara nasional, akan kontribusinya terhadap pembangunan daerah dan pemberdayaan masyarakat sekitarnya sekitarnya.
I.3. Perumusan Masalah : Berdasarkan pada hasil brainstorming anggota PKM Sisi Bilik Divisi Humas & Kam, yaitu : ¾ Proses Pendataan & pelayanan pencarian informasi bantuan yang telah diberikan relatif lama : lebih dari 1 jam. ¾ Ketergantungan pada personil tertentu untuk pelayanan permintaan data : 1-2 1 2 orang saja. saja ¾ Pemborosan space hard disk karena duplikasi data perangkat komputer yang sebenarnya memiliki fungsi yang hampir sama. ¾ Tidak semua aktifitas kegiatan CSR tercatat dengan baik.
NO
1
2
3
4
KEGIATAN UTAMA
Penerimaan Proposal
DETAIL KEGIATAN
WAKTU PELAKSANAA N RATA-RATA ( (Menit) )
Personil menerima proposal masuk
5
Personil mengidentifikasi proposal
10
Personil mengecek kelayakan proposal Personil mencatat di buku besar
15 10
Personil mengetik Kembali di MS. Excel
15
Personil membuat dan mencatat lembar persetujuan Personil mencatat di buku
10 10
Personil menyerahkan proposal ke direksi
10
Personil menyerahkan proposal ke keuangan untuk proses pencairan dana bantuan
10
Personil mengetik Kembali di MS MS. Excel
10
Personil membuka di buku catatan
15
Personil Mencocokan dengan data di Excel
45
e so mencetak e ceta data ya yang g ddibutuhkan butu a Personil Total
155 180
Input Data Manual
Proses Persetujuan Proposal
Proses Output/laporan
I.4. Penetapan Judul : Terkait dengan Kinerja Divisi Humas dan Keamanan terhadap proses penyajian data mengenai bantuan sosial / CSR maka kami sepakat menetapkan judul “ Optimalisasi Sistem Informasi Bina Lingkungan dan CSR ” Cilegon, Juni 2013
Tb. Ike Nikita F ilit t Fasilitator
Muhammad Zakki K t Ketua PLA N
LANGKAH 2 : MENGANALISA AKAR PENYEBAB MASALAH Man Proses input data tergantung personel tertentu Pencatatan data bina lingk/CSR tdk konsisten secara harian
Machine Pencatatan laporan menggunakan buku Personnel merekap laporan secara manual Pemborosan ATK/buku
Data tidak update
P Pencarian i ddata t llama Pencatatan laporan masih manual Belum ada Database Standar Methode
R Rekapitulasi k it l i llaporan tterlalu l l lama Personil belum memahami program baru Sosialisasi database belum optimal Enviroment
Sistem Informasi Bina Lingk/CSR kurang efektif
Dari Diagram Fishbone di atas dapat disimpulkan bahwa yang menjadi akar penyebab masalah dari aktifitas pelayanan adalah sbb: No 1.
Faktor Manusia
2 2.
Mesin i
3.
Metode
4 4.
E i Enviroment t
Masalah Penyebab Akibat Proses input tergantung Pencatatan data bina lingk/CSR Data tidak up date pada personel tertentu tdk konsisten secara harian Pencatatan l laporan Personnell merekap k laporan l Pemborosan b ATK/buku A /b k menggunakan buku secara manual Belum ada database Pencatatan laporan masih Pencarian data lama standar manual S i li i Sosialisasi d t b database P Personil il belum b l memahami h i R k it l i laporan Rekapitulasi l belum optimal program baru terlalu lama
PLA N LANGKAH 3 : MENENTUKAN FAKTOR PENYEBAB DOMINAN
Berdasarkan kesepakatan seluruh personil PKM SISI BILIK, untuk menentukan penyebab masalah dominan yaitu dengan metode Nominal Group Technique (NGT) :
No
Masalah/Personil
1
Muhammad Zakki
2
Ahmad Iqbal
3
Nelson
4
Andri KR Total
Proses input tergantung pada personel tertentu p
Pencatatan laporan menggunakan buku
Belum ada database standar
Sosialisasi database belum optimal
3 4 3
3 3 2
4 4 3
2 2 3
3 13
2 10
4 15
2 9
No 1 2 3 4
Faktor Penyebab
Nilai NGT
Prosentase
Kumulative
Proses input tergantung pada personel tertentu
13
27,65 %
27,65 %
Pencatatan laporan menggunakan buku
10
21,3 %
48.95 %
Belum ada database standar Sosialisasi database belum optimal
15 9 47
31,9 % 19,15 % 100%
80,85 % 100 %
PARETO CHART DIVISI HUMAS & KEAMANAN 120.00% 100 00% 100.00%
100 00% 100.00%
80.00% 68.10%
60 00% 60.00% 40.00%
31.90%
27.65%
20 20.00% 00%
Presentase Kumulatif
40.45% 21.30%
19.15% 19%
0.00% Belum ada database standar
Proses input tergantung pada personel tertentu
Pencatatan laporan menggunakan Sosialisasi database belum optimal buku
Uji Hipotesa Faktor Penyebab Dominan Sistem Informasi Bina Lingkungan di PT KIEC : NO 1
2
3
4
Faktor Dominan Uji Hipotesa Proses input tergantung Dari sekian banyak data proposal yg masuk dari masyarakat membuat pada personel tertentu file penyimpanan data menjadi tidak terpusat sehingga menyebabkan pengolahan l h data d harus h dil k k oleh dilakukan l h personell tertentu. Pencatatan laporan Dari permasalahan tidak adanya database pencatatan di komputer menggunakan buku membuat banyak file yang tersimpan di buku/manual sehingga menyebabkan penggunaan ATK bertambah banyak. Belum ada database Database pada dasarnya dibuat untuk menampung data-data yang standar diperlukan dengan beberapa tabel yang berisikan field-field dengan satu primary key yang kemudian terdapat relasi antar tabel didalamnya. Dari data yang ada belum ada database untuk pencatatan data bantuan yang sudah diberikan untuk mempermudah proses pencarian informasi & setiap personil masih melakukan pencatatan manual dibuku besar, hal ini diduga sebagai faktor penyebab lambannya pencarian data informasi. Sosialisasi database belum program database merupakan mekanisme perlu yang perlu optimal disosialisasikan kepada pihak yang akan memanfaatkan program database tersebut agar kemudahan dalam mengakses data dapat dilak kan dengan baik naan database dapat dilakukan baik. Sosialisasi pengg penggunaan dilakukan dengan berbagai cara seperti dilakukan pelatihan khusus bagi personil tertentu atau dapat dilakukan dengan knowledge sharing dari personil yang sudah mengerti tentang program database kepada personil yang belum mengerti program database.
PLAN LANGKAH 4 : MEMBUAT RENCANA PERBAIKAN
NO
Akar Penyebab
Why
What
Where,When,Who
How
1
Proses input tergantung pada personel tertentu
Proses pengolahan data menjadi lama
Pendataan tidak konsisten
Divisi Humas & kam, Desember 2012, Nelson
2
Pencatatan laporan menggunakan k buku
Belum ada database yang menyimpan i catatan CSR
Membuat program yang bisa di akses oleh setiap personnel yg ada d divisi humas Bekerjasama dengan Divisi PSP agar P Pencatatan t t data d t CSR menggunakan program database Divisi Humas & Kam bekerjasama dengan Divisi PSP untuk merancang sistem/software data base CSR yang diperlukan Memberikan pengetahuan dasar tentang pengoperasian dan proses inputisasi data CSR melalui data base yang telah dibuat
Banyak menggunakan ATK
Divisi Humas & Kam, Desember 2012, N l Nelson P
3
Belum ada Agar g seluruh data database standar CSR dapat ditelusuri dengan efektif dan efisien
Membuat sistem/software data base CSR yang handal
Divisi Humas & Kam,, Divisi PSP, Jan 2013, Nelson P, Aries Pratama
4
Sosialisasi database belum optimal
Melakukan pelatihan atau knowledge sharing program database CSR
Divisi Humas & Kam dan Divisi PSP, Desember 2012, M. Zakki, Aries Pratama
Agar setiap personil mengerti dan memahami sistem database CSR
Menentukan Target : 200
180 90
100
Turun 50 %
0 Sebelum
Sesudah
PKM SISI BILIK Bertekad menurunkan waktu Penyajian Data Informasi Bina Lingkungan/CSR sebesar 50% DO LANGKAH 5 : MELAKSANAKAN PERBAIKAN
NO 1
Akar Penyebab
Tindakan Perbaikan
Sebelum Sesudah Proses input tergantung Pada saat penginputan data proposal, pada personel tertentu format laporan dan penyimpanan data Setiap personnel mengetahui proses hanya diketahui oleh personnel tertentu, pencatatan di database CSR, sehingga dapat menghambat proses sehingga lebih efektif dan efisien laporan ketika personnel tersebut berhalangan
NO 2
Akar Penyebab
Tindakan Perbaikan
Sebelum Sesudah Pencatatan laporan Dengan menggunakan pencatatan di Pencatatan menggunakan program menggunakan buku besar buku besar dan Excel megakibatkan database bina lingkungan sehingga pendataan proposal dan bantuan CSR lebih efisien dalam penggunan ATK. membutuhkan banyak file dan ATK
3
Belum standar
ada
database Penyimpanan y p data terkonsep sehingga menjadi lama
masih belum Penyimpanan y p data tersandarisasi pencarian data sehingga pencarian data lebih cepat
4
Sosialisasi database belum Personnel kesulitan melakukan proses Lebih memudahkan Personnel untyuk optimal pendataan CSR melakukan proses pendataan CSR
CHECK LANGKAH 6 : MENELITI HASIL PERBAIKAN
Berikut Ini Adalah Data Perbandingan Aktifitas Sistem Informasi Bina Lingkungan Sebelum Dan Sesudah Perbaikan : NO 1 2 3 4
KEGIATAN UTAMA
SEBELUM
SESUDAH
30 25 40 85
15 10 20 45
Penerimaan Proposal Input Data Proses Persetujuan Proposal Proses Output/laporan
No QCDSME 1 Quality 2 Cost
3
Delivery
4
Moral
5
Environment
Sebelum Data tersimpan di buku besar Menggunakan banyak buku besar dan kertas untuk membuat laporan menggunakan excell (2 bh buku besar, 2 rim kertas, 4 tinta komputer) Memakai buku besar dengan waktu 30 Menit untuk membuat laporan. Proses pembuatan data laporan bina lingkungan/CSR berbelit dan menyulitkan karena dilakukan secara manual Personnell belum b l memahami h i program database bina lingkungan/CSR
Sesudah Data tersimpan dalam database komputer Melalui sistem komputerisasi penggunaan ATK berkurang. (penggunaan buku besar, kertas berkurang menjadi ½ rim, tinta 1 bh dari + 1,5 jt menjadi +700 rb ) Menggunakan program database 8 Menit waktu yang dibutuhan untuk penyajian data Proses pembuatan data laporan bina lingkungan/CSR lebih mudah dan up date karena sudah terdata dalam program database. Personnell memahami h i program database d b bina lingkungan/CSR
ACTI O N LANGKAH 7 : STANDARISASI
NO
Standarisasi
PIC
1
Personnel menerima proposal/permohonan bantuan dari Perorangan/LSM/Instansi/Sarana Ibadah atau hasil kunjungan /memo direksi.
Sie Bina Lingkungan
2
Personnel melakukan penyotiran, proposal yang memenuhi syarat dilakukan rechek/verifikasi untuk pemberian bantuan.
Sie Bina Lingkungan
3
Personnel menyiapkan pengajuan dana kepada Direksi, dengan melampirkan proposal permohonan. Jika tidak diterima proposal diarsip atau dikembalikan kepada pemohon.
Kadis Humas
4
Jika Direksi setuju, personnel menyerahkan pengajuan bantuan sosial yg telah disetujui ke Keuangan untuk dilakukan proses.
Keuangan
5
Personnel mencatat di Database Sistem Informasii Bina Lingkungan/CSR setiap bantuan/sumbangan yang telah diberikan, untuk penerbitan laporan.
Sie Bina Lingkungan
7.2
STANDAR HASIL
STANDAR HASIL Berdasarkan PKM yang telah dilakukan Aktivitas Penyajian Data Sistem Informasi Bina Lingkungan/CSR sebelumnya membutuhkan waktu 180 Menit turun menjadi 90 atau turun sebesar 50%
