Jürgen Spanhove (KUL) Diane van Gils (UCL) Koen Verhoest (KUL) Waarom dit onderzoek?

Steunpunt Bestuurlijk Organisatie Vlaanderen (SBOV) – Instituut voor de Overheid (KULeuven)

1

Association universitaire de recherche sur l'action publique (AURAP – UCL)

“De huidige situatie van de interne audit functie binnen de Belgische overheden” Eerste onderzoeksresultaten enquête 2008 “La situation actuelle de la fonction d’audit interne dans les differentes autorités publiques belges” Résultats préliminaires de l’enquête 2008 Jürgen Spanhove (KUL) Diane van Gils (UCL) Koen Verhoest (KUL) Steunpunt Bestuurlijk Organisatie Vlaanderen (SBOV) – Instituut voor de Overheid (KULeuven)

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Waarom dit onderzoek? • SBOV: Government Governance (2007-2011) • UCL - AURAP: développement d’un nouvel axe de recherche • Interne audit weinig bestudeerd in publieke sector – Onafhankelijk en objectiviteit – Auditactiviteiten – Relatie met andere (controle)-actoren

Steunpunt Bestuurlijk Organisatie Vlaanderen (SBOV) – Instituut voor de Overheid (KULeuven) Association universitaire de recherche sur l'action publique (AURAP – UCL)

3

Methodologie • •

Survey: CBOK (2006) & IIA Belgium (Sarens, 2006) Survey response: hoge respons (79%) in kleine populatie

Total population of internal audit functions Federal level Flemish level French community level

Response rate

N = 14

N = 10 (71%)

N=7

N = 7 (100%)

N=5

N = 4 (80%)

Walloon region level

N=7

N = 5 (71%)

TOTAL

N = 33

N = 26 (79%)


4


Doel van de presentatie • Eerste feedback naar de respondenten van de vragenlijst Æ Eerste onderzoeksresultaten Æ Reacties en discussie

• Volgende stappen


5


Doel en structuur van de presentatie Structuur 1. Organisationeel kader en onafhankelijkheid 1.1 Vue macro 1.2 Micro-invalshoek 1.2.1. Profiel & risicomanagement 1.2.2. Onafhankelijkheid & Rapporteringslijnen

2. 3. 4. 5.

•

Actvités et rôles Relatie met andere (controle)-actoren Synthese Next steps

Discussie


6

1. Cadre organisationnel et indépendance 1.1 Vue macro 1.2 Vue micro

7


1.1 Vue macro Niveau fédéral (A.R. 17 août 2007) Gouvernement fédéral

Comité d’Audit de l’Administration Fédérale (CAAF)

Cadre normatif global A. I. obligatoire

Départements Ministériels (14)

Organismes (9)

Activités d’audit interne

Activités d’audit interne

Structure d’audit centralisé (unité centrale d’harmonisation) Comité d’audit transversal

SPF Budget « unité centrale d’harmonisation »

Rattachement des services d’audit aux entités

Réseau des responsables des activités d’audit interne

8


1.1 Vue macro Gouvernement flamand Gouvernement Flamand

Cadre normatif global A.I. obligatoire

Comité d’Audit de l’Administration flamande

Agence d’audit interne de l’Administration flamande (IAVA)

Départements Ministériels

Organismes de droit public

6 Services d’audit interne


Structure d’audit très centralisée (une seule agence qui effectue l’ensemble des audits internes) Un comité central d’audit Rattachement des activités d’audit interne au comité central d’audit

9

1.1 Vue macro Communauté française Gouvernement de la Communauté française

Département ministériel (1)

Pas de cadre normatif global A.I. obligatoire que pour les organismes

Organismes (9)

3: Absence d’audit interne

Service d’audit interne

2: Sous-traitance

4: Services d’audit interne

Rattachement majoritaire à un comité d’audit

Rattachement à un comité d’audit

Structure d’audit décentralisée (pas d’unité centrale d’harmonisation) Rattachement des services d’audit interne majoritairement aux comités d’audit

10


1.1 Vue macro Région wallonne Pas de cadre normatif global

Gouvernement de la Région wallonne

A.I. pas obligatoire Département ministériel (2)

Absence d’audit interne

Organismes (34)

28: Absence d’audit interne

Projet 2008: Fusion des 2 ministères et création d’un service d’audit interne

6: Services d’audit interne

Structure d’audit décentralisée (pas d’unité centrale d’harmonisation) Rattachement des services d’audit interne majoritairement aux comités d’audit

Rattachement majoritaire à un comité d’audit


11


1.2 MICRO invalshoek 1.2.1.

Profiel van interne auditdienst & risicomanagement

1.2.2.

Onafhankelijkheid & Rapporteringslijnen


12

1.2.1. Profiel van interne auditdienst en risicomanagement • Relatief jonge interne auditdiensten met nieuwe charters Æ professionalisme • Gemiddeld drie-tal auditors per dienst • Auditors intern gerekruteerd, op master niveau, met niet-specifieke ervaring • Gedragscompetenties: objectiviteit, integer, zelfstandig • Risicomanagement in meeste Vlaamse entiteiten aanwezig, federaal en Waalse regio bij de ene wel, de andere niet. Franse gemeenschap niet echt.


13


1.2.2. Onafhankelijkheid & rapporteringslijnen A. Individuele onafhankelijkheid en objectiviteit in het auditwerk B. Organisatorische onafhankelijkheid naar rapporteringslijnen: management, auditcomité, RvB C. Organisatorische onafhankelijkheid op bestuursniveau: RvB, auditcomité


14


1.2.2. Onafhankelijkheid & rapporteringslijnen • De belangrijkste middelen om de objectiviteit van de interne auditdienst te garanderen zijn: – Deontologische code IIA: 81% (overal) – IIA standaarden: 73% (niet echt bij Franse Gemeenschap) – Rapporteringsrichtlijnen: 54% (vooral Vlaams)


15

1.2.2. Onafhankelijkheid: B. naar rapporteringslijnen •

Op de vraag bezit uw interne auditdienst een volledige onafhankelijke positie, was het opvallend dat vooral federaal dit niet zo aanzien werd. Ja

Neen

Federale overheid

3

7

Vlaamse overheid

6

1

Franse gemeenschap

4

0

Waals gewest

3

1

16

9

TOTAAL

16


1.2.2. Onafhankelijkheid B. naar rapporteringslijnen • • •

Auditcomité altijd aanwezig bij EVA’s op Vlaams niveau Op federaal niveau zullen ze verdwijnen na installatie van centraal auditcomité (KB 17aug 2007) Æ uitvoering eind 2008 Bij de Franstaligen meestal wel een auditcomité aanwezig

Er is een auditcomité

Er is geen auditcomité

Er is een auditcomité op overheidsbreed niveau

Federale overheid

2

5

3

Vlaamse overheid

7

/

/

Franse gemeenschap

3

1

/

Waals gewest

4

1

/ 17


1.2.2. Onafhankelijkheid: B. in rapporteringslijnen •

Wie is verantwoordelijk in het benoemen, ontslaan en evaluatie van hoofd van interne auditdienst?

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

Regering of minister

Auditcomité Totale Gemiddelde

Vlaanderen

Raad van Bestuur Federaal

Hoofd van de entiteit

Franstalige gemeenschap


Andere

Waals gewest

18

1.2.2. Onafhankelijkheid: B. in rapporteringslijnen •

Wie keurt budget goed van interne auditdienst?

80%

70%

60%

50%

40%

30%

20%

10%

0%

Regering of minister

Audit comité Totale Gemiddelde

Raad van Bestuur Vlaanderen

Federaal


Franstalige gemeenschap

Andere

Waals gewest


19


1.2.2. Onafhankelijkheid C. op bestuursniveau •

Onafhankelijkheid van leden van RvB en auditcomité*: – Opvallende contrasten in antwoorden: sommige entiteiten geven aan dat niemand van RVB onafhankelijk is, andere omgekeerd dat iedereen onafhankelijk is (gem. 41% onafhankelijk) – Voor auditcomité idem, al is er daar grotere differentiatie (gem. 43% onafhankelijk) Æ Verklaring: - Geen verklaring te vinden in verscheidenheid van overheidsniveau - Verkeerde interpretatie van de definitie van onafhankelijkheid? - Vertegenwoordiging van WN en WG in RvB is geen onafhankelijke positie

* Gedefinieerd in vragenlijst als ‘iemand extern, zonder uitvoerende taken in de organisatie, en geen andere banden of belangen met de entiteit’


20


2. Activités et rôles 2.1 Activités d’audit interne 2.2 Rôles de l’auditeur interne


21

2.1 Activités En général, qui fait quoi? Audits de conformité

Audits opérationnels

Audits IT

Audits intégrés

Audits sur la fraude

P ro p o rtio n en %

Audits financiers

Audits de performance

Principalement le service d’audit interne, sauf pour les audits financiers et IT

70 60 50 40 30 20 10 0 Service d'audit interne

Service externe

Contrôle externe

IAVA

soustraitance

Autre

NA

22


2.1 Activités Remarques • La tendance d’effectuer les audits financiers par le contrôle externe surtout au niveau fédéral et flamand • La tendance d’effectuer les audits IT par le secteur privé surtout au niveau fédéral • L’IAVA effectue sur demande essentiellement des missions d’audit sur la fraude, probablement parce que ce sont des missions par nature ponctuelles et sur demande de tiers ; L’IAVA agit probablement alors en tant que contrôle externe

23


2.1. Activités Evolution des activités dans 2 ans Stable

Hausse

NA

Pas de réponse

20 15 10 5


A. fraude

A. intégré

A. IT

A. de performance

A. opérationnel

A. de conformité

0

A. financier

Nombre de répondants

Baisse

24

2.2 Activités Expertise souhaitée actuellement 4,87

Risques et systèmes de contrôle 4,22

Processus et reengineering

4,09

Spécificités du secteur public 3,78

Evaluation de la performance 3,52

Finances et comptabilité 3,32

Matières juridiques

3,22

IT 3

Gestion du changement & GRH 2,26

Santé, sécurité, environnement 1

2

3

4

5

Le score 5 = très important 25


2.2 Rôle de l’auditeur interne Situation actuelle En 2008

Pas de différence significative entre les différentes autorités publiques, sauf à la RW avec un taux de 66% pour le rôle d’assurance

Consultance 19% Assurance 47%

Recommandations 34% Assurance

Recommandations

Consultance

26


2.2 Rôle de l’auditeur interne Evolution Assurance

Recommandations

Consultance

16 14 12 10 8 6 4 2 0 Hausse

Stable

Baisse

Au cours des 2 dernières années

Hausse


Stable

Baisse

Au cours des 2 années à venir

27

3. Relaties met andere (controle)actoren


28


3. Relatie met andere controleactoren: Vlaanderen • Relatie tussen Vlaamse interne auditdiensten en IAVA: – 75% van de decentrale interne auditdiensten geeft input voor de auditplanning of wisselt de auditplanning uit met IAVA – 86% assisteert IAVA bij het auditwerk of omgekeerd helpt IAVA hen bij auditwerk – 100% wisselt de auditrapporten uit met IAVA

=> Veel interactie tussen de decentrale interne auditdiensten en IAVA als centrale interne auditdienst Steunpunt Bestuurlijk Organisatie Vlaanderen (SBOV) – Instituut voor de Overheid (KULeuven)

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3. Relatie met andere controleactoren •

Relatie tussen interne auditdiensten en andere controle-actoren: – Veel minder interactie op het vlak van auditplanning en verdelen van het auditwerk met het rekenhof, wel voor wat betreft de uitwisseling van de auditrapporten – Relatie met de bedrijfsrevisor enkel in Vlaanderen en het Waals Gewest voor wat betreft auditplanning en auditrapporten – Geen significante audit-relaties tussen de interne auditdiensten en de regeringscommissaris of de inspectie van financiën gevonden

⇒ Er zijn relaties aanwezig tussen de actoren van de publieke controlepiramide, maar deze kunnen verder verbeterd worden, zeker tussen interne auditor, rekenhof en interne controle. ⇒ Teveel controle? Sommige controle-actoren in vraag stellen? Single audit Steunpunt Bestuurlijk Organisatie Vlaanderen (SBOV) – Instituut voor de Overheid (KULeuven) Association universitaire de recherche sur l'action publique (AURAP – UCL)

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De formele en informele relatie van de interne auditdienst met andere actoren 35%

Rekenhof Bedrijfsrevisor

27%

Inspectie v. financiën

27%

23% 12%

19%

12%

46%

8%

54%

53%

RvB (indien aanwezig)

13%

32%

Auditcomité (indien aanwezig)

23%

15%

7%

26%

37%

32%

Formeel 31%


12%

46%

Informeel

12%

Beide 23%

Geauditeerde

15%

58%

57%

IAVA (enkel VL) 15%

Min. v. Financiën

8% 0%

29%

8%

4%

4%

8%

65%

8%

10%

Geen/NVT

14%

77%

23%

Minister Regering

4%

81% 20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

31



Wijze van verspreiden van audit-rapporten naar verschillende actoren 20%

Rekenhof

36%

13%

Bedrijfsrevisor

22%

4%

Inspectie v. financiën

4% 61%

22%

74%

21%

RvB (indien aanwezig)

50% 39%

Auditcomité (indien aanwezig)

40%

4%

11%

7%

21%

22%

28%

Volledig rapport 67%


29%

4%

Samenvatting Beide

71%

Geauditeerde

8%

14%

IAVA (enkel VL)

9%

Min. v. Financiën

57%

14%

17%

4%

Minister

0%

33%

10%

Niets/NVT

14%

74% 4%

58%

21%

Regering

21%

79% 20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

32



Vooral in Vlaanderen lijken ontmoetingen met andere auditentiteiten ingeburgerd? Andere overheden meer verdeeld

Ja

Neen

Vlaamse overheid

7

0

Federale overheid

5

5

Franse gemeenschap

2

2

Waals gewest

2

2

16

9

TOTAAL


33

4. Synthese


34


4. Synthèse Macro Structure centralisée la plus forte au niveau du Gouvernement flamand avec un comité d’audit central et un service d’audit interne central effectuant l’ensemble des activités d’audit interne au sein des entités. Le niveau fédéral propose une structure centralisée d’audit interne via la constitution d’un comité d’audit central et d’une unité centrale d’harmonisation, mais cette structure centralisée est plus proche du management car les activités d’audit interne sont du ressort des entités Structure décentralisée à la CF et RW avec rattachement majoritaire à un comité d’audit


35


4. Synthese Micro : Profiel

Interne audit in de publieke sector kent een open profiel. Er is een visie aanwezig dat een auditor gevormd kan worden, maar dat centrale waarden als objectiviteit en integriteit essentieel zijn


36

4. Synthese Micro : Objectiviteit en onafhankelijk Men gelooft in de regelgeving van IIA om onafhankelijkheid te waarborgen, deze zal echter nog verder in de praktijk moeten toegepast worden Onafhankelijkheid is zoals we veronderstelden vaak een ‘heet hangijzer’ in de publieke sector. Een duidelijke conceptuele betekenis daaromtrent lijkt de eerste opdracht. Federaal blijkt de interne auditdienst vaak geen onafhankelijke positie te bezitten. Dit kan te wijten zijn aan het feit dat zij vaak een rapporteringsrelatie met het management hebben. Verbetering op komst met het federaal intern auditcomité (eind 2008)?


37


4. Synthèse Activités de l’auditeur interne Les audits de conformité, de performance et opérationnels sont essentiellement effectués par les services d’audit interne, sans doute parce ces types d’audits requièrent une excellente connaissance de l’environnement interne de l’organisation ( une expertise qu’un service externe maîtrise moins). Les audits financiers sont surtout effectués par le contrôle externe et les audits IT par la sous-traitance. Les connaissances de l’auditeur interne les plus demandées actuellement sont le contrôle interne, la gestion des risques, les processus/reengineering et l’évaluation de la performance, ce qui confirme les deux tendances ci-dessus. Les audits de performance, opérationnels, audits IT et intégrés ont tendance à augmenter dans le 2 années à venir.


38


4. Synthèse Rôles de l’auditeur interne Problèmes pour interpréter les différents rôles car la distinction entre les 3 rôles n’a pas été bien perçue auprès des répondants. L’assurance reste le rôle principal de l’auditeur interne et pas d’évolution significative dans le futur, peut-être une légère hausse en assurance et consultance au détriment des recommandations. Tenant compte des types de missions effectués par l’auditeur interne et de ses connaissances spécifiques de l’environnement interne de son organisation et de l’évolution de ses rôles, on peut dire que l’auditeur interne tend à être complémentaire avec le contrôle externe et à devenir un acteur du changement.


39

4. Synthese Relaties met andere (controle)-actoren In Vlaanderen blijken de interne auditdiensten nu reeds een consistente relatie te beschikken met IAVA De netwerken tussen de controle-organen kunnen nog verder versterkt en verbeterd worden, we denken dan vooral aan de publieke controlepiramide Zijn er niet teveel controle-actoren aanwezig? Single-audit concept Key-partners voor de interne auditdiensten in hun werk zijn: RvB en auditcomité (als die aanwezig zijn), hoofd van de entiteit en de geauditeerde. Rekenhof volgt net erna.


40


5.Next step... Poursuivre les analyses dans des aspects de recherche bien spécifiques • Cadre organisationnel, vue macro (objet d’une publication dans la Revue Pyramides, automne 2008) • Indépendance et évolution des rôles de l’auditeur interne et comparaison avec le secteur privé (EIASM Amsterdam conference on accounting, auditing & management in public sector reforms, 3-5 septembre 2008) • Relations avec les auditeurs externes (Colloque « Les réformes vues d’en-bas » organisé par l’ULB – CERAP, mai 2009 • Position de l’audit interne dans une optique de single audit (projet de thèse de doctorat – UCL) • Comparaison avec CBOK et autres bases de données Feedback dans le groupe de travail IIA et dans les conférences IIA Steunpunt Bestuurlijk Organisatie Vlaanderen (SBOV) – Instituut voor de Overheid (KULeuven)

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[email protected] [email protected] Steunpunt Bestuurlijk Organisatie Vlaanderen (SBOV) – Instituut voor de Overheid (KULeuven) Association universitaire de recherche sur l'action publique (AURAP – UCL)

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Jürgen Spanhove (KUL) Diane van Gils (UCL) Koen Verhoest (KUL) Waarom dit onderzoek?

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