Rancang Bangun Data Repository Biro Penelitian Publikasi dan Pengabdian Masyarakat Universitas Kristen Satya Wacana (Studi Kasus: Biro Penelitian Publikasi Dan Pengabdian Masyarakat UKSW) 1)
Penidas Fiodinggo Tanaem, 2)Andeka Rocky Tanaamah, 3)Frederik Samuel Papilaya 123)
Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga Email :1)
[email protected], 2)
[email protected],3)
[email protected]
ABSTRACT Publication Research and Society Dedication Agent is an institution that is active in publication, research and society dedication field that operates in the area of Satya Wacana Christian University and has function to build up the culture of research and dedication of lecturers, to develop publication practice, and also to help developing research institution in study program area, Faculty, and university based on critical, creative, principle and positive participation and also to make Salatiga city as the object of society dedication of Satya Wacana Christian University. There is a repository or digital library which becomes a subdivision of technology development nowadays which gives great contribution for each individual and group who uses it in delivering information. To answer this defiance, it is prominent to have a digital library. By using System Development Life Cycle (SDLC) method, it will help to build a desired application through making use of waterfall model, since this model applies a serial feature in every process that exists. Therefore, this research is expected to produce an application that is able to successfully keep all research data recorded in Publication Research and Society Dedication Agent to be delivered in more effective and efficient forms. Keywords : : Publication Research and Society Dedication Agent, System Development Life Cycle (SDLC), Waterfall, Digital Library. 1. Pendahuluan
Peran informasi sudah tidak bisa dipisahkan lagi dari peradaban manusia, dikarenakan kebutuhan akan informasi semakin meningkat saat ini. Bisa dibayangkan apabila dizaman sekarang suatu organisasi atau perusahaan dalam mendapatkan informasi belum menggunakan bantuan teknologi, dengan demikian maka kinerja system yang di hasilkan tidak akan efektif dan efisien. Salah satu bentuk kongkrit dari peranan teknologi adalah teknologi mampu mengoleksi, dan menghasilkan data atau informasi dengan mudah dan cepat. Kemudahan dalam mengoleksi data membuat volume data menjadi semakin besar dan terus bertambah, kemudian dari hasil mengoleksi data tersebut maka dapat mempermudah organisasi dalam
menganalisis data tersebut sehingga menghasilkan informasi dan pengetahuan yang bermanfaat. Dengan demikian maka perkembangan teknologi sangat membantu kinerja dari suatu organisasi. Dilain pihak, teknologi web terus berkembang dan terus dirasakan oleh setiap lapisan masyarakat. Teknologi web sekarang sudah menjadi bagian hidup bagi hampir setiap orang. Teknologi web mempengaruhi bagaimana cara seseorang hidup, belajar, bekerja, bermain dan bersosialisasi. Hal ini dapat dilihat dengan kemudahan masyarakat dalam mengakses informasi yang dibutuhkan dari manapun mereka berada, dengan menggunakan teknologi apapun (Mobile Phone, PC, dan teknologi-teknologi terbaru) tanpa mengenal status sosial, budaya, dan politik. Teknologi web merupakan suatu 1
ruang informasi dimana sumber-sumber daya yang berguna diidentifikasi oleh pengenalan global yang disebut Uniform Resource Identifier (URI). Sebuah halaman web dapat diakses dengan cara menuliskan URLnya atau mengikuti link yang menuju kepadanya dengan menggunakan browser. Hal tersebut secara langsung dapat manjelaskan kerateristik dari teknologi web, Salah satunya adalah kemudahan dalam mengakses halaman web. Tantangan baru teknologi informasi khususnya untuk para penyedia informasi adalah bagaimana menyalurkan informasi dengan cepat, tepat, dan global. Perpustakaan sebagai salah satu penyedia informasi yang keberadaannya sangat penting didunia informasi, mau tidak mau harus memikirkan kembali bentuk yang tepat untuk menjawab tantangan ini. salah satunya adalah dengan mewujudkan perpustakaan digital yang terhubung dalam jaringan komputer. Penelitian perpustakaan digital mulai berkembang pesat sejak tahun 1990 diiringi dengan kemajuan jaringan komputer yang memungkinkan pengaksesan informasi dari satu tempat ketempat yang lain yang sangat jauh dalam waktu singkat [1]. Repository atau perpustakaan digital yang menjadi bagian dari perkembangan teknologi pada saat ini, mampu memberikan kotribusi besar bagi setiap organisasi yang menggunakannya. Hal ini dikarenakan manfaat dan tujuan dari repository tersebut. Repository sendiri merupakan tempat dimana data disimpan dan dipelihara. Dalam bukti nyata pada sebuah universitas, materi yang tersimpan dapat berupa artikel-artikel dari jurnal riset baik sebelum (preprint) ataupn setelah dicetak (postprint), digital format dari skripsi, thesis, disertasi dan juga mungkin merupakan kumpulan data digital pada kegiatan akademik seperti dokumen administrasi, catatan perkuliahan atau materi perkuliahan lainnya. Disisi lain, Biro Penelitian, Publikasi, dan Pengabdian Masyarakat (BP3M) adalah sebuah badan yang bergerak dalam bidang penelitian, publikasi dan pengabdian masyarakat yang beroperasi dalam
lingkungan Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) dan bernaung dibawah Pembantu Rektor V. BP3M memiliki tujuan antara lain untuk mengembangkan budaya penelitian dan pengabdian masyarakat dalam diri para dosen, mengembangkan budaya publikasi, mengembangkan institusi penelitian pada aras program studi, Fakultas dan universitas, memperkuat kepemimpinan gereja-gereja (Pendukung), terutama di wilayah-wilayah yang strategis untuk membangun partisipasi gereja berdasarkan yang kritis, kreatif, prinsipil, positif, dan menjadikan kota Salatiga sebagai sasaran pengabdian masyarakat UKSW. Oleh karena itu BP3M membutuhkan media yang relefan dan mudah diakses oleh semua kalangan untuk mempublikasi hasil dari penelitianpenelitian yang telah dilakukan maupun sedang dilakukan. Berdasarkan permasalahan yang diutarakan sebelumnya, maka BP3M perlu untuk menata kembali cara penyimpanan dan pengolahan data penelitian agar informasi yang dihasilkan lebih akurat dan dapat digunakan sebagai dasar pengambilan kebijakan maupun langkah teknis dalam mengelola data-data penelitian yang ada pada BP3M. Dengan memanfaatkan teknologi web sebagai media penyimpanan dan pengolahan data penelitian secara lebih baik dan terkomputerisasi merupakan salah satu alternatif dalam mengatasi kendala yang ada. Dengan demikian penulisan ini bertujuan untuk menjawab permasalahan yang ada melalui rancang bangun data repository Biro Penelitian, Publikasi, dan Pengabdian Masyarakat Universitas Kristen Satya Wacana. Tujuan yang ingin dicapai dari tugas akhir ini adalah untuk membuat aplikasi data repository untuk Biro Penelitian, Publikasi, dan Pengabdian Masyarakat Universitas Kristen Satya Wacana berbasis web dalam mengoleksi dan mengelola dokumen-dokumen penelitian secara lebih baik dan terkomputerisasi. 1. Kajian Pustaka Sebuah repositori adalah sebuah sarana untuk mengumpulkan, mengatur dan 2
menyebarkan dokuman dalam bentuk digital, yang mana merupkan output dari sebuah organisasi khusunya hasil riset dari organisasi trsebut. Repositori memiliki hubungan erat dengan digital library, seperti mengumpulkan, menyimpan, mengklasifikasikan, membuat katalog, dan memberikan akses ke konten digital, ini analog dengan fungsi perpustakaan konvensional. Dalam penelitian di Jepang, sebuah proyek yang diberi nama NACSIS-ELS (National Center For Science Information System-Electronic Library System) merupakan sebuah Digital Library yang menyimpan jurnal penelitian, majalah ilmiah dan data-data yang berhubungan dengan penelitian ilmiah lainnya. Masalah mendasar pada penelitian NACSIS-ELS ini adalah sistem penyimpan data yang menggunakan page image, karena itu kemudian penelitiannya dilanjutkan dengan merubah sistem dengan page image menjadi full text [1]. Perpustakaan digital dilihat dari jenis filenya bisa dibagi dua, Full Text dan Page Image, yang masing-masing memiliki kelebihan sebagai berikut : 1. Full Text Pemrosesan dan manipulasi data lebih mudah. Ukuran data lebih kecil. Data terformat dalam SGML(Standard Generalized Markup Language). 2. Page Image Sesuai untuk sistem browsing. Tidak memerlukan font karena berupa file image. Tidak memerlukan biaya besar dalam pembuatan (low cost). Mengembangkan sistem perpustakaan dengan cara menggabungkan arsitektur digital library system dan library management system. Penggabungan kedua arsitektur ini ditempuh dengan memasukkan beberapa komponen library management system (Circulation, Fines, Admin, Import, dan Export) kedalam arsitektur digital library system. Dengan metode ini maka komponen
tersebut dapat digunakan bersama melalui web browser (sharable) secara online. Pada lapisan enabling component terdapat DBWraper aplikasi DBMS yang mengelola alur kerja sama dengan process engine, tempat dimana web application diletakkan [2]. Pemanfaatan digital resource tidak menggantikan pentingnya non-digital resource. Kebutuhan pengguna untuk mencari non-digital resource meningkat keluar dari lingkup lokal. Keberadaan digital resource dan non-digital resouce saling mendukung dalam memenuhi kebutuhan pengguna. Teknologi web yang diterapkan dalam digital library mampu memperluas cakupan pencarian referensi, namun tidak menyediakan informasi non-digital resource. Sebaliknya library management system mampu menyediakan informasi non-digital resouce secara baik pada lingkup lokal, namun tidak menyediakan digital resource. Dengan demikian perlu dikembangkan agar mampu memenuhi kebutuhan pemanfaatan digital resource dan non-digital resource pada skala yang lebih luas. Sebuah repository adalah sebuah tempat online untuk mengumpulkan, mengatur dan menyebarkan dokumen dalam bentuk digital, yang mana merupkan output dari sebuah organisasi khusunya hasil riset dari organisasi tersebut. Repository memiliki hubungan erat dengan digital library, seperti mengumpulkan, menyimpan, mengklasifikasikan, membuat katalog, dan memberikan akses ke konten digital, ini analog dengan fungsi perpustakaan konvensional. Repository merupakan saluran baru yang bertujuan untuk penataan kontribusi universitas untuk dunia yang lebih luas sehingga institusi lebih dikenal oleh public baik itu secara nasional maupun internasional. Perguruan tinggi yang menawarkan kepada masyarakat luas untuk pengelolaan dan penyebaran materi digital yang dibuat oleh lembaga dan anggota masyarakat [3]. Repository adalah sebuah konsep baru untuk mengumpulkan, mengelola, menyebarkan dan melestarikan karya-karya ilmiah civitas perguruan tinggi. 3
Hasil karya tersebut dikelola dalam bentuk digital untuk dimanfaatkan kembali dalam menunjang kegiatan akademik. Adanya digital repository dalam sebuah perguruan tinggi diharapkan dapat menjadi salah satu pendukung proses mengajar, tidak hanya dilingkungan akademik tetapi juga masyarakat luas.[4] Pada dasarnya, perpustakaan itu sendiri adalah repository dan para pustakawannya dapat dikatakan sebagai petugas yang selalu menangani pengelolaan repository. Repository merupakan konteks yang lebih luas daripada kontek digital library. Lebih lanjut dikatakannya digital library adalah sebagai perpustakaan pertama dan utama serta dibangun atas prinsip-prinsip abadi dari manajemen informasi. [5] Perpustakaan digital dapat dipahami sebagaimana perpustakaan pada umumnya, dimana memiliki koleksi, layanan, petugas, pengunjung, dan lain-lain. Perbedaan antara perpustakaan digital dan perpustakaan pada umumnya yakni pada koleksi yang dikelola serta pada layanan pengguna informasi perpustakaan. Pada perpustakaan digital, koleksi-koleksi pustaka sebagian atau seluruhnya tersedia dalam bentuk digital atau elektronik. Juga selain itu, pada aspek pengaksesan dimana aplikasi ini dapat diakses dari manapun penggunanya berada. Sedangkan perpustakaan pada umumnya, pengunjung harus datang ke lokasi dan mencari informasi atau pustaka yang dibutuhkan, maka pada perpustakaan digital pengunjung cukup menggunakan jaringan komunikasi melalui internet. Pemrosesan data menjadi sebuah informasi yang diinginkan dari perpustakaan digital dilakukan melalui berbagai proses dan menggunakan berbagai sarana. Computer based information system adalah sistem informasi yang menggunakan teknologi komputer untuk melakukan sebagian atau seluruh proses yang dibutuhkan oleh pengguna. Dalam melakukan pemrosesan informasi berbasis komputer, terdapat beberapa komponen dasar yang harus tersedia yakni : hardware, software, basis data, network, procedure, people.
Pengembangan web secara tradisional bekerja secara tradisional bekerja secara synchronously, antara aplikasi dengan server, setiap kali melakukan link atau melakukan operasi “submit” pada form. Caranya, browser mengirim data ke server, server merespon dan seluruh halaman web akan di refresh. [6] Web Browser HTML, CSS User Interface
HTML, Image, CSS, JavaScipt
Data
HTTP Request
Query/Data request
Ajax Engine JavaScript Call
Database
Web server
Gambar 1. Arsitektur Model AJAX [6]
Aplikasi web yang bekerja dengan AJAX, bekerja secara asynchronously, yang berarti mengirim dan menerima data dari user ke server tanpa perlu me-load kembali seluruh halaman, melainkan hanya melakukan pergantian pada bagian web yang hendak diubah. Penggunaan AJAX meulai populer ketika digunakan oleh google pada tahun 2005. [6] Untuk mengetahui bagaimana konsep dari Ajax, perlu untuk diketahui bagaimana sebuah web browser memproses sebuah request dan menerima sebuah response dari web server. Standar yang digunakan web browser pada saat ini adalah HTTP (HyperText Transfer Protocol). HTTP digunakan oleh web browser untuk mengirim request dari website ke web server dan kemudian menerima response dari web server. HTTP request berkerja seperti email, memberitahukan kapan request dikirim, berisi header yang memberitahu apa yang harus dilakukan server dan bagaimana menghandle request tersebut. Terdapat banyak metode request yang ada, tetapi yang paling sering digunakan adalah GET dan POST. Menggunakan metode GET ataupun POST dalam malakukan request data dan menerima balasan dari server dengan format standar. Format standar yang diterima dari server adalah XML, JSON (Javascript Object Nation), dan teks. Pada langkah analisis masalah, terdapat masalah yang teridentifikasi dan 4
yang dianalisis untuk menjadi acuan dalam rancang bagun data repositori BP3M. BP3M dijadikan sasaran karena organisasi tersebut yang bergerak dalam bidang penelitian, publikasi, dan pengabdian masyarakat perlu untuk membenahi data repositori yang ada pada saat ini dengan lebih memperhatikan prosedur-prosedur yang ada pada BP3M. Adapun tujuan dari setiap prosedur yang ada dimaksud untuk menjamin agar penelitian yang dilakukan oleh staf pengajar berjalan sesuai dengan program yang ditetapkan dalam upaya memenuhi Tri Dharma Perguruan Tinggi, peningkatan kompetensinya yang bermanfaat untuk pengayaan dan peningkatan mutu bahan pengajar serta pengembangan teknologi terapan. Adapun prosedur yang dimaksud meliputi proses pengusulan, pelaksanaan dan evaluasi serta publikasi hasil penelitian. 3. Metodologi Penelitian Sistem yang akan dibangun menggunakan metode System Development Life Cycle (SDLC) karena metode SDLC sangat membantu dalam membuat software aplikasi yang sesuai dengan harapan konsumen, dapat berjalan efektif dan efisien dalam infrastruktur teknologi nformasi sekarang dan pada masa yang akan datang. Aplikasi yang dikembangkan untuk merespon berbagai kebutuhan pihak konsumen. Ada beberapa model SDLC, yaitu: waterfall, fountain, spiral, rapid, prototyping, incremental, build & fix, dan synchronize & stabilize, tetapi yangdigunakan dalam penelitian ini adalah model waterfall. Requirements
Design Code Test Maintenance
perangkat lunak karena dengan metode ini sangat menentukan sukses tidaknya sebuah aplikasi yang dibangun. Menggunakan model waterfall karena model ini bersifat serial pada setiap proses yang ada. Adapun prosesproses yang terdapat pada model waterfall, antara lain: Tahapan requirements yang harus dilakukan adalah menentukan permasalahan yang dihadapi oleh user, menentukan kebutuhan sistem secara lengkap, menentukan kebutuhan hardware dan software yang akan digunakan. Tahapan kedua adalah desain sistem, desain sistem yang digunakan pada analisis ini adalah pemodelan dengan Unified Modelling Language (UML). Desain sistem dilakukan setelah mendapat gambaran yang jelas dari sistem yang akan dibuat. Data yang telah didesain dalam tahapan desain sistem selanjutnya akan dituangkan dalam bentuk aplikasi yaitu dengan melakukan pengkodean. Pengkodean program dibuat menggunakan query PHP dan basis data yang berbasis SQL. Tahap Pengujian dilakukan untuk dapat mengetahui kondisi sistem (aplikasi) yang dibangun apakah telah berjalan sesuai dengan rancangan sistem yang telah ditentukan sebelumnya. Tahapan Pemeliharaan merupakan tahapan akhir yang dilakukan yang mana aplikasi yang dibangun selalu diadakan kontrol guna dapat memantau perkembangan aplikasi. Use Case diagram pada gambar 3 menjelaskan keseluruhan kerja sistem secara garis besar dan juga mempresentasikan peran user administratorpada aplikasi data repository yang dibangun serta menggambarkan fungsi sistem yang dapat di berikan kepada user Administrator.
Gambar 2. Model waterfall pada SDLC [7]
sangat
Metode SDLC menjadi perhatian istimewa pada proses rekayasa 5
Lihat Pengumuman
Lihat Proposal
Kelola User
Liha Berita
Lihat Penelitian
Kelola PenelitianKelola Pengumuman Kelola Proposal Penelitian
Lihat Data Download
Kelola Berita Kelola Data Download
Kelola Status Pengusulan Proposal
Administrator
Login Kelola Data Proses Penelitian
Kelola Status Penelitian Terpisah Kelola Proses Publikasi Kelola Data Fakultas Kelola Data Proses Penelitian Kelola Data Program Studi Kelola Status Publikasi Kelola Proses Proposal
Gambar 3 Diagram Use Case Administrator
Use Case diagram pada gambar 4 menjelaskan keseluruhan kerja sistem secara garis besar dan juga mempresentasikan peran user Member pada aplikasi data repository yang dibangun serta menggambarkan fungsi sistem yang dapat di berikan kepada user Member. Kelola Account Lihat Berita
Lihat Pengumuman
Login
Member
use case kelola user, use case kelola Fakultas, use case kelola program studi, use case kelola penelitian, use case kelola status pengusulan proposal, use case kelola data proses penelitian, use case kelola status penelitian terpisah, use case kelola status publikasi, use case kelola proposal penelitian, use case kelola proses proposal, use case kelola proses penelitian, use case kelola proses publikasi. Manage user yang dimaksudkan adalah user administrator. User Tamu dalam use case diagram memiliki beberapa use case, yaitu: use case lihat berita, use case lihat pengumuman, use case download. Aktor Member dalam use case diagram memiliki beberapa use case, yaitu: use case lihat penelitian, use case status penelitian, use case download. Activity Diagram Prosedur Status Pengusulan Proposal
Download Administrator
Mulai Sosialisasi Undangan Proposal
Lihat Penelitian Konfirmasi Balik
Lihat Status Penelitian Download
Gambar 4 Diagram Use Case Member
Use Case diagram pada gambar 5 menjelaskan keseluruhan kerja sistem secara garis besar dan juga mempresentasikan peran user Tamu pada aplikasi data repository yang dibangun serta menggambarkan fungsi sistem yang dapat di berikan kepada user Tamu. Lihat Berita
Lihat Pengumuman Tamu
Download
Gambar 5 Diagram Use Case Tamu
Dalam penggunaannya, data repository BP3M dibagi menjadi tiga tingkatan user yaitu administrator, member dan tamu. Ketiganya memiliki hak akses yang berbeda dalam mengoperasikan aplikasi data repository BP3M. User Administrator dalam use case diagram memiliki beberapa use case, yaitu: use case login aplikasi, use case kelola berita, use case pengumuman,
Lanjut Sosialisasi Undangan Proposal Ke Dosen Lanjut
Konfirmasi Balik
Pedoman Undangan Proposal Lanjut Konfirmasi Balik Menyusun Proposal Lanjut Konfirmasi Balik Pengantar tanda tangan kajur Lanjut Verivikasi Kelengkapan Administrasi Lanju Legalisir Konfirmasi Balik
Konfirmasi Kembali
Konfirmasi Balik
Konfirmasi Balik
Lanjut Rek\ap dan Kirim Konfirmasi Balik Lanjut Penerimaan Proposal Lanjut Evaluasi Lanjut Selesai
Gambar 6 Activity Diagram Prosedur Status Pengusulan Proposal
Pada gambar 6 yang merupakan Activity Diagram prosedur status pengusulan proposal memberikan gambaran bahwa seorang administrator akan melakukan proses penentuan status setiap proposal. Penentuan status ini akan dilakukan dari tahap ke tahap berdasarkan prosedur kerja pengusulan proposal penelitian yang ada pada BP3M. Dimana setiap tahap memiliki aksi, diantaranya aksi lanjut atau konfirmasi lanjut dan konfirmasi kembali. Hal ini di tentukan juga sejauh mana tahap yang diproses. Adapun prosedur kerja pengusulan proposal penelitian antara lain: Kepala Biro bersama staff BP3M mensosialisasikan permintaan proposal kepada Program Studi / Fakultas 6
menggunakan surat pemberitahuan undangan proposal. Kemudian Program Studi / Fakultas menginformasikan permintaan proposal kepasa dosen. Kemudian, Proposal di susun berdasarkan kompetensi staf pengajar yang di atur oleh Program Studi / Fakultas. Format proposal disusun sesuai dengan kebutuhan. Setelah itu Proposal yang di ajukan ke BP3M harus di sertai surat pengantar yang di tandatanganiketua Program Studi / Fakultas. Setelah kelengkapa tersebut telah di lengkapi Kepala biro dan staf BP3M memproses proposal penelitian yang di ajukan peneliti. Proposal yang tidak memenuhi persyaratan diumumkan oleh pegawai BP3M kepada peneliti dan tembusan kepada ketua Program Studi / Fakultas/dekan di lingkungan UKSW. Proposal yang telah memenuhi syarat kelengkapan administrasi dikirimkan oleh pegawai BP3M ke lembaga yang berkepentingan untuk dilakukan evaluasi dan persetujuan pendanaannya. Untuk penelitian yang dibiayai dari UKSW, pegawai BP3M harus melibatkan Tim ahli sesuai kompetensi. Permintaan tim ahli menggunakan surat permintaan review. Activity Diagram Prosedur Status Penelitian Administrator
Mulai Pengumuman Pendanaan Proposal Lanjut Konfirmasi Balik Sosialisasi Hasil Proposal Yang di danai Lanjut Konfirmasi Balik Koordinasi dan monitoring Lanjut Konfirmasi Balik Pelaksanaan penelitian Lanjut Konfirmasi Balik Makalah Seminar Lanjut Konfirmasi Balik Menyusun Laporan LanjutKonfirmasi Balik Laporan Konfirmasi Balik
Lanjut Desimasi Hasil Penelitian Selesai
Gambar 7 Activity Diagram Prosedur Status Penelitian
Pada gambar 7 yang merupakan Activity Diagram prosedur status penelitian, seorang administrator akan melakukan proses penentuan status penelitian setiap proposal. Penentuan status ini akan dilakukan dari
tahap ke tahap berdasarkann prosedur kerja pelaksanaan penelitian. Dimana setiap tahap memiliki aksi, diantaranya aksi lanjut atau konfirmasi lanjut dan konfirmasi kembali. Hal ini di tentukan juga sejauh mana tahap yang diproses. Adapun prosedur kerja pelaksanaan penelitian antara lain: Pegawai BP3M mensosialisasikan hasil evaluasi proposal yang telah disetujui pelaksanaan dan pembiayaan kepada Program Studi / Fakultas. Program Studi / Fakultas menindaklanjuti hasil persetujuan proposal dengan memberitahukan kepada staf pengajar yang bersangkutan. Pegawai BP3M melakukan koordinasi dengan memberikan pengarahan pada peneliti yang bersangkutan berkaitan dengan tugas-tugas kegiatan penelitian yang diusulkan dan disetujui pelaksanaannya menggunakan prosedur komunikasi internal. Selama pelaksanaan kegiatan penelitian, peneliti diwajibkan mengisi buku kerja kegiatan penelitian. Untuk penilaian kemajuan kegiatan penelitian, pegawai BP3M melaksanakan monitoring selama 1(satu) kali per kegiatan penelitian menggunakan formulir monitoring pelaksanaan penelitian. Hasil-hasil monitoring dan evaluasi di sampaikan kepada ketua sebagai laporan dan Program Studi / Fakultas sebagai bahan pertimbangan evaluasi pengembangan SDM di unit masingmasing. Kegiatan penelitian sebelum di laporkan dalam bentuk laporan akhir penelitian, diwajibkan untuk dilakukan seminar internal di BP3M/Program Studi / Fakultas yang di fasilitasi oleh BP3M, makalah seminar mengikuti format makalah seminar yang di hadiri oleh seluruh dosen Program Studi / Fakultas menggunakan prosedur komunikasi internal. Laporan akhir kegiatan disusun oleh peneliti dengan format laporan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Peneliti menyerahkan laporan akhir kepada pegawai BP3M 10 hari sebelum batas akhir pengumpulan laporan akhir sesuai kontrak dengan menggunakan formulir pengantar laporan akhir dari Program Studi / Fakultas dan BP3M memberikan surat tanda terima penyerahan laporan akhir 7
menggunakan formulir data kendali pengumpulan laporan akhir penelitian. Pegawai BP3M akan memproses penerbitan Surat Keterangan Karya Deposit (SKKD) berkaitan dengan penulisan laporan akhir penelitian ke pihak yang berwenang menerbitkan SKKD menggunakan surat pengusulan SKKD. Pegawai BP3M juga akan memasukan kegiatan penelititan ke basis data staf pengajar dan mengirimkan hasilnya ke Program Studi / Fakultas dan ke PPMA-UKSW menggunakan softcopy pada CD. Activity Diagram Prosedur Status Publikasi Administrator
Mulai
Konfirmasi Balik
Legalisasi Laporan Lanjut Input Ke database Konfirmasi Balik Lanjut Penerbitan SKKD
Konfirmasi Balik
Gambar 9 merupakan relasi yang memperlihatkan himpunan tabel-tabel, kolaborasi, serta himpunan antar tabel yang saling berhubungan. Setiap tabel dalam diagram tabel terdiri dari nama nama tabel, atribut. 4. Hasil Penelitian Dan Implementasi Pengujian Dari setiap sampel penelitian yang didapat, memiliki entitas antara lain: id, kode, judul penelitian, peneliti, Fakultas, jenis penelitian, sumber dana, total anggaran, file dalam bentuk PDF, dan tanggal masuknya proposal. Dari keseluruhan entitas tersebut akan diinputkan kedalam basis data dengan bantuan sistem. Hal ini sangat membantu dalam hal pengelompokan data nantinya. Pada gambar 10 yang merupakan output aplikasi.
Lanjut Publikasi
Selesai
Gambar 8 Activity Diagram Prosedur Status Publikasi
Pada gambar 8 yang merupakan relasi antar tabel yang digunakan pada aplikasi data repositori bp3m, seorang administrator akan melakukan proses penentuan status publikasi setiap proposal berdasarkan prosedur kerja pelaksanaan publikasi yang ada pada BP3M. Penentuan status ini akan dilakukan dari tahap ke tahap seperti yang ada pada prosedur-prosedur yang lainnya. Adapun prosedur pelaksanaan publikasi antara lain: Penelitian wajib mendesiminasikan hasilhasil penelitiannya pada media yang relevan. Pegawai BP3M melakukan pengelolaan basis data dan publikasi ilmiah melalui website UKSW/LITBAMAS.
Gambar 9 Class Diagram Repository BP3M
Gambar 10 Tampilan Form Input Proposal
Adapun dalam proses penentuan prosedur kerja pengusulan proposal, terdapat beberapa aksi dan dari setiap aksi tersebut sebagai berikut: sosialisasi undangan proposal, sosialisasi undangan proposal ke dosen, pedoman undangan proposal, menyusun proposal, pengantar tandatangan kepala jurusan, penerimaan proposal, verivikasi kelengkapan administrasi, legalisir, rekap dan kirim, penerimaan proposal, evaluasi dan finish. Dari setiap aksi yang ada tersebut akan diberi status dari tiga status yaitu berhenti, konfirmasi balik, dan konfirmasi lanjut. Status berhenti akan diberikan apabila sebuah sampel sampai pada salah satu aksi dan tidak pernah ada konfirmasi. Status konfirmasi balik akan diberikan apabila sebuah sampel sampai pada salah satu aksi dan harus konfirmasi kembali pada aksi 8
sebelumnya. Status konfirmasi lanjut apabila sebuah sampel sampai pada salah satu aksi dan dilakukan konfirmasi lanjut. Pada gambar 11 dapat dilihat output dari aplikasi.
sampai pada salahsatu aksi dan dilakukan konfirmasi lajut kepada aksi selanjutnya. Begitu pula dengan penilaian yang ada pada aksi cabang. pada aksi yang memiliki aksi cabang hanya bisa dikonfirmasi lanjut apabila semua aksi cabangnya telah dikonfirmasi lanjut. Pada gambar 12 dapat dilihat output program dari prosedur pelaksanaan penelitian.
Gambar 11 Tampilan Prosedur Kerja Pengusulan Proposal
Pada proses penentuan prosedur pelaksanaan penelitian bisa di lakukan apabila prosedur kerja pengusulan proposal telah sampai pada aksi finish. Pada prosedur pelaksanaan penelitian memiliki beberapa aksi. Adapun terdapat beberapa aksi yang memiliki cabang aksi. Setiap aksi tersebut antara lain: pengumuman pendanaan proposal, sosialisasi hasil yang didanai (aksi ini memiliki aksi cabang antara lain: informasi kepada jurusan dan informasi kepada dosen), koordinasi dan monitoring (aksi ini memiliki tiga aksi cabang antaralain: menyusun laporan monitoring, laporan monitoring kepda diraktur LPPM, dan laporan monitoring kepada jurusan), pelaksanaan penelitian, makalah seminar (memiliki cabang yaitu seminar), menyusun laporan, laporan (aksi ini memiliki beberapa aksi cabang antara lain: tanda tangan pengantar laporan akhir, penyerahan laporan, melengkapi laporan), desiminasi hasil laporan dan finish. Dari setiap aksi tersebut akan diberikan status dari tiga status yaitu: berhenti, konfirmasi balik dan konfirmasi lanjut. Status berhenti diberikan apabila sebuah sampel sampai pada salah satu aksi dan tidak ada konfirmasi maka dianggap berhenti. Status konfirmasi balik akan diberikan apabila sebuah sampel sampai pada salahsatu aksi dan harus dikonfirmasi kembali aksi sebelumnya. Status konfirmasi lanjut akan diberikan apabila sebuah sampel
Gambar 12 Tampilan Prosedur Pelaksanaan Penelitian
Proses penentuan prosedur publikasi bisa lakukan apabila prosedur pelaksanaan penelitian telah mencapai aksi finish. Pada prosedur publikasi terdapat beberapa aksi dan aksi cabang yang digunakan, antara lain: legalisir (aksi ini memiliki aksi cabang yaitu: penerimaan laporan), input ke basis data (terdapat aksi cabang pada aksi ini yaitu: data kegiatan penelitian), penerbitan SKKD (terdapat aksi cabang pada aksi ini yaitu: SKKD oleh dosen), publikasi dan finish. Dari setiap aksi tersebut akan diberikan status dari tiga statu yaitu: berhenti, konfirmasi balik dan konfirmasi lanjut. Status berhenti diberikan apabila sebuah sampel sampai pada salah satu aksi dan tidak ada konfirmasi maka dianggap berhenti. Status konfirmasi balik akan diberikan apabila sebuah sampel sampai pada salahsatu aksi dan harus dikonfirmasi kembali aksi sebelumnya. Status konfirmasi lanjut akan diberikan apabila sebuah sampel sampai pada salahsatu aksi dan dilakukan konfirmasi lajut kepada aksi selanjutnya. Begitu pula dengan penilaian yang ada pada aksi cabang. pada aksi yang memiliki aksi cabang hanya bisa dikonfirmasi lanjut apabila semua aksi cabangnya bernilai telah dikonfirmasi lanjut.
9
Pada gambar 13 dapat dilihat output dari prosedur publikasi.
Gambar 13 Tampilan Prosedur Publikasi
Proses penentuan hasil penelitian hanya akan bisa di jalankan apabila suatu data telah sukses melewati setiap prosedur yang ada. Pada proses ini akan dilakukan perubahan data dari data proposal penelitian menjadi sebuah karya ilmiah yang siap untuk di publikasikan. Pada proses ini akan ditambahkan entitas pada sampel data antara lain tahun publikasi, abstract dan keyword. Pada gambar 14dapat dilihat output program.
Gambar 14 Tampilan Hasil Penelitian
Setelah merubah data penelitian maka laporan dari hasil tersebut dapat dilihat dalam format PDF. Berikut adalah pada gambar 15 yang merupakan output program.
Gambar 15 Report Penelitian
Adapun kriteria yang dijadikan acuan dalam melakukan pengujian data repository BP3M adalah dengan validasi. Dalam menguji validitas proses bisnis sistem, pengujian dilakukan dengan menginputkan sejumlah data pada unit sistem utama yang telah diintegrasikan menjadi satu kesatuan dalam aplikasi data repository BP3M yaitu pengujian pada unit sistem login admin, penentuan status pengusulan proposal, penentuan status penelitian, dan penentuan status publikasi. Sehingga dengan menguji tiap unit sistem tadi secara bersamaan dengan unit sistem lainnya, tujuan melakukan pengujian sistem keseluruhan secara prinsip dapat terpenuhi dikarenakan semua unit sistem tersebut memiliki output yang saling terkait satu sama lain. Tabel 1 menunjukkan tabel pengujian validitas sistem yang telah dilakukan Tabel 1 Tabel Pengujian Validitas Sistem
Dari hasil uji validitas yang ditunjukkan pada Tabel 1 semua point antara lain proses login admin, penentuan status pengusulan proposal, penentuan status penelitian, dan penentuan status publikasi. berhasil melewati uji validitas yang dilakukan dengan memasukkan sejumlah data acak pada field isian yang terdapat dalam data repository BP3M. Hal tersebut mengandung arti bahwa output dan input sistem telah sesuai dengan yang diharapkan. Berdasarkan hasil pengujian sistem yang telah dilakukan yang diperlihatkan pada Tabel 1 pada aplikasi data repository BP3M telah memenuhi uji validitas dan uji performa dengan baik karena hasil pengujian 10
menunjukkan bahwa aplikasi data repository BP3M UKSW memiliki hasil uji yang masih dalam batas toleransi. Sehingga web aplikasi tersebut layak untuk digunakan dan diterapkan dalam dunia usaha khususnya pada BP3M UKSW. Perbandingan sistem manual dan data repository BP3M terlihat pada Tabel 2. Tabel 2 Tabel Perbandingan Proses Manual Dan Proses Software
5. Kesimpulan Dari hasil pengujian dan pembahasan yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan bahwa aplikasi ini diharapkan dapat merekap data-data penelitian dengan baik dan dari data-data tersebut dapat dibuat menjadi beberapa report yang jauh lebih efisien, dan aplikasi ini dibuat sesuai dengan data yang dibutuhkan. Dengan mengimplementasikan data repository BP3M akan lebih mudah dalam memperoleh informasi, sehingga diharapkan lebih efektif dibandingkan menggunakan cara manual, serta dapat menghasilkan informasi dalam bentuk laporan-laporan yang disajikan dengan tepat waktu dan akurat, sehingga membantu dalam proses merekap keseluruhan data proposal yang diajukan dan data hasil penelitian. Dengan adanya data repository BP3M juga dapat digunakan sebagai acuan yang membantu dalam proses belajar mengajar di UKSW. Sistem yang tidak terlalu rumit dan user friendly membuat aplikasi ini mudah diakses oleh para pengguna internet.
6. Daftar Pustaka [1] Wahono, Romi Satria, Digital Library, 1998, Chalenges And Role Toward 21 st Century. http://romisatriawahono.net/publicati ons/1998/romi-tekno98.pdf. diakses tanggal 3 Oktober 2012. [2] Irawan, Yudie, 2011, Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Application, http://doc.google.co.id/. Diakses tanggal 17 Oktober 2012. [3] Lync, Clifford A., 2003, Institutional Repositoryes; Essentian Infrastructure for Scholarship in the Digital Age. http://www.art.org/resources/pubs/br/ be226/br226.shtml. diakses tanggal 8 Oktober 2012. [4] Supriyanto, W. and Muhsin, A. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: Penerbit Kanusius. [5] MacColl, J., 2006. The Institutional in the Digital Library. http://www.era.lib.ed.ac.uk/bitstream/ 1842/858/1/Chapter_1.pdf. Diakses tanggal 8 Oktober 2012. [6] Sunyoto, Andi, 2007, “Web Dengan Teknologi Asynchronouse JavaScript & XML”, Yogyakarta : Andi Offet. [7] Sommerville, Ian, 2000, Software Engineering 6th Edition : A Practitioner’s Approach, Amerika Serikat : R.S. Pressman And Associates. [8] Sahulatu, Stephanie, 2011. Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Di Universitas Kristen Indonesia Maluku. Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana.
11
