Jednotné vydávání řídicích dokumentů

MERO ČR, a. s. Veltruská 748, Kralupy nad Vltavou SO-GŘ-01 A

Jednotné vydávání řídicích dokumentů

14.

Lenka Šloserová v. r.

21. dubna 2016

Ing. Vít Tůma v. r. Ing. Stanislav Bruna v. r.

-

doplnění a sjednocení zkratek úprava bodu 5.2.4. 5.2.1. a 5.2.3. – Připomínkové řízení – pravidla doplnění pracovních funkcí

Ing. Otakar Krejsa v. r. Lenka Šloserová v. r. 0 1/22

Je-li tento dokument vytištěn, stává se neřízeným.

SO-GŘ-01

1

14.

0

2

Obsah

1 Obsah ............................................................................................................................................................... 2 2 Účel .................................................................................................................................................................. 3 3 Rozsah působnosti ........................................................................................................................................... 3 4 Pojmy a zkratky ................................................................................................................................................ 3 5 Postup činnosti ................................................................................................................................................. 4 5.1 Formální úprava a obsah řídicích dokumentů ............................................................................................. 4 5.2 Způsob vytváření, schvalování a změnové řízení řídicích dokumentů, jejich distribuce a správa ............... 5 5.3 Řízení externích dokumentů ....................................................................................................................... 8 6 Odpovědnost a pravomoci ................................................................................................................................ 8 7 Související interní předpisy ............................................................................................................................... 9 8 Závěrečné ustanovení ...................................................................................................................................... 9 9 Seznam příloh ................................................................................................................................................ 10 Příloha č. 1 – Vývojový diagram vytváření řídicích dokumentů .............................................................................. 11 Příloha č. 2 – Vkládání řídicí dokumentace ISŘ do systému – příručka pro správce dokumentace ...................... 12 Příloha č. 3 – Přístup k dokumentům ISŘ – uživatelská příručka .......................................................................... 17 Příloha č. 4 – Číslování řídicích dokumentů (technologických postupů, návodů …) .............................................. 20 Příloha č. 5 – Záznam o revizi řídicího dokumentu – vzor formuláře ..................................................................... 21 Příloha č. 6 – Rozdělovník ..................................................................................................................................... 22


SO-GŘ-01

2

14.

0

3

Účel

Tato směrnice stanovuje jednotný postup pro řízení interních řídicích dokumentů MERO ČR, a. s., určuje postup, formu a odpovědnost za zpracování, schvalování, vydávání a změnové řízení veškerých interních dokumentů, které vycházejí ze zákonných předpisů a vnitřních potřeb společnosti. Dokumenty ISŘ jsou uloženy v Document Management Systém (dále jen „DMS“) společnosti. Přístup k dokumentům je realizován pomocí internetového prohlížeče. Řízení právních a jiných požadavků, včetně požadavků norem, je ošetřeno směrnicí SJ-GŘ-15 Zpracování a udržování Registru právních a jiných požadavků. 3

Rozsah působnosti

Tato směrnice je platná a závazná pro členy představenstva a všechny zaměstnance společnosti MERO ČR, a. s. 4

Pojmy a zkratky

Příručka ISŘ Je základním dokumentem určujícím systém integrovaného řízení a jeho celkovou strukturu. Představitel vedení pro ISŘ Představitel společnosti s pravomocí výkonného ředitele v integrovaném systému řízení. Rada pro ISŘ Poradní orgán vedení v integrovaném systému řízení. Řídicí dokumenty Určují způsob, rozsah a postup při vykonávání procesů jednotlivými úseky nebo pověřenými osobami a jejich vzájemné vztahy. Postihují většinou činnost více útvarů. Jsou to: Řád Je základním řídicím dokumentem společnosti, má dlouhodobý charakter a řeší ucelený soubor agendy (např. organizační řád, pracovní řád). Směrnice Má charakter organizačního řídicího dokumentu, a proto se většinou vztahuje k organizaci práce, stanovuje jednotný způsob, rozsah a postup při vykonávání předepsaných procesů jednotlivými útvary nebo pověřenými zaměstnanci a jejich vzájemné vztahy, řídí se jí důležitá organizační opatření, určuje, jak se má určitá agenda nebo její část vykonávat, a má delší dobu platnosti. Příkaz Ukládá zpravidla jednorázový závazný úkol, který je časově omezený. Jeho splněním účinnost příkazu končí. Slouží tedy k ukládání úkolů s poměrně krátkou termínovanou dobou realizace. Rozhodnutí Uvádí v platnost zvlášť významný řídicí akt zpravidla dlouhodobější platnosti. Provozní předpis Vymezuje úkoly a povinnosti zaměstnanců v jednotlivých úsecích provozu, jeho součástí jsou provozní předpisy předané v rámci projektové dokumentace, nákupu licencí, předpisy dodavatelů strojního zařízení apod. Pracovní instrukce Rozpracovává části směrnic nebo příkazů s určením konkrétních úkolů z hlediska jednoznačného vymezení postupu a názornosti, jsou podrobným návodem pro obslužné činnosti na jednotlivých pracovištích. Každá činnost by měla být popsána tak, aby obsluha zařízení byla schopna řídit určitou část pracovního procesu nebo obsluhovat zařízení bez dodatečných informací nebo pokynů.


SO-GŘ-01

14.

0

4

Řízená dokumentace Dokumentace, která je udržována v aktuálním stavu, je pravidelně přezkoumávána a revidována, je přístupná a srozumitelná. Řízená dokumentace je ta dokumentace MERO ČR, a. s., která je vydávána a udržována funkční tak, jak je popsáno v této směrnici. Zkratky BM FŘ GŘ IS ISMS ISŘ

-

KI

-

P PI PP ŘOS

-

PTŘ

-

ÚPB PV ISŘ R Ř ŘD S SB BP a PO SE SJ SI SN SO SP SZ

-

bezpečnostní manažer finanční řízení MERO ČR, a. s. generální ředitel – člen představenstva, s jehož funkcí je spojen výkon funkce generálního ředitele informační systém systém řízení bezpečnosti informací (Information Security Management System) integrovaný systém řízení, který je tvořen systémy řízení kvality, řízení ochrany životního prostředí, systému řízení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, bezpečnostním programem a systémem řízení bezpečnosti informací a systémem ochrany kritické infrastruktury kritická infrastruktura, která je prvkem kritické infrastruktury nebo systémem prvků kritické infrastruktury. Narušení jeho funkce by mělo závažný dopad na bezpečnost státu, zabezpečení základních životních potřeb obyvatelstva, zdraví osob nebo ekonomiku státu. Prvkem kritické infrastruktury je zejména stavba, zařízení, prostředek nebo veřejná infrastruktura, určené podle průřezových a odvětvových kritérií a který byl určen vládou, je-li provozovatelem organizační složka státu, nebo byl určen opatřením obecné povahy příkaz pracovní instrukce provozní předpis ředitel pro obchod a správu společnosti – člen představenstva, s jehož funkcí je spojen výkon funkce ředitele pro obchod a správu společnosti provozně-technický ředitel – člen představenstva, s jehož funkcí je spojen výkon funkce provozně-technického ředitele úsek personální a bezpečnosti představitel vedení pro integrovaný systém řízení rozhodnutí řád řídicí dokumentace směrnice směrnice bezpečnostní a protipožární bezpečnost práce a požární ochrana směrnice, týkající se výhradně EMS směrnice integrovaného systému řízení směrnice systému řízení bezpečnosti informací směrnice neveřejné směrnice obecného charakteru (např. o vydávání dokumentů) směrnice personální směrnice základní (např. příručka ISŘ)

5

Postup činnosti

5.1

Formální úprava a obsah řídicích dokumentů

Veškeré řídicí dokumenty, které mají platnost v MERO ČR, a. s., budou psány písmem Arial, o velikosti 9 bodů, nadpisy tučně (viz Grafický manuál jednotného vizuálního stylu uložený na Intranetu společnosti). Úprava textové části řízených dokumentů musí respektovat ČSN 01 6910 - Úprava písemností zpracovaných textovými editory, v platném znění.


SO-GŘ-01

14.

0

5

Celkový vzhled titulní strany a záhlaví ostatních stran všech řídicích dokumentů musí, je-li to možné, odpovídat vzhledu titulní strany a záhlaví této směrnice, a to i velikostí a druhem použitého písma: -

Název dokumentu: Číslo dokumentu na titulní straně: Skartační znak: Záhlaví: Ostatní:

Arial, velikost 17, tučně Arial, velikost 9, tučně Arial, velikost 9, tučně Arial, velikost 9, tučně Arial, velikost 9, tučně

Názvy, obsah jednotlivých kapitol a jejich pořadí musí odpovídat následujícímu schématu: 1

Obsah

2 Účel Stručné zdůvodnění smyslu a účelu dokumentu, co a s jakým cílem se jím má řídit. 3 Rozsah působnosti Vymezení úseků, oddělení, oborů činností či pracovních funkcí, kterých se dokument týká. Neexistují-li výjimečné důvody, je rozsah působnosti definován jednou z následujících skupin zaměstnanců: A. Všichni zaměstnanci MERO ČR, a. s., a zúčastněných externích dodavatelů. B. Všichni zaměstnanci, uvedení v matici odpovědnosti nebo v textu ŘD 4 Pojmy a zkratky Vysvětlení použitých pojmů a zkratek. 5 Postup Tato kapitola obsahuje vlastní text dokumentu s popisem povinností, pravidel, kroků, činností, pracovních či technologických postupů nutných k dosažení daných cílů. Formulace úkolů musí být stručná a jasná, případně s určením termínů provedení. Je také možné používat vývojové diagramy (viz vzor v příloze č. 1). 6 Odpovědnost a pravomoci Vymezení zodpovědností a kompetencí jednotlivých pracovních funkcí. Součástí každého řídicího dokumentu dle kapitoly 5.2.1 musí být matice s určením, která pracovní pozice je za činnosti odpovědná a která je provádí. Ve výjimečných je možné tabulkovou matici nahradit textem. 7 Související dokumenty Odkazy na související dokumenty jak interní nebo vyplývající z legislativy. 8 Závěrečná ustanovení Na každém ŘD musí být uvedeno: „Tento dokument je majetkem společnosti MERO ČR, a. s., a jeho předávání třetím osobám není bez předchozího souhlasu představitele vedení pro ISŘ povoleno. Podle potřeb je možno uvést i další ustanovení (např. datum, od kdy dokument platí, či datum skončení jeho platnosti). 9 Seznam příloh Zde je umístěn soupis všech příloh dokumentu. Jednou z příloh musí být rozdělovník. Rozdělovník je seznamem číslovaných výtisků řídicích dokumentů v písemné podobě. Výtisk číslo 0 musí být v písemné podobě vždy opatřen originálními podpisy a zpracovatelem předán správci dokumentace k vložení do IS společnosti a k následné archivaci. Oznámení vzniku či změny tohoto řízeného dokumentu adresuje správce dokumentace členům představenstva a všem zaměstnancům MERO ČR, a. s. Výtisky číslo 1 - n jsou zpracovány v písemné podobě jen výjimečně, vyžadují-li to právní předpisy či potřeby MERO ČR, a. s.

5.2

Způsob vytváření, schvalování a změnové řízení řídicích dokumentů, jejich distribuce a správa

5.2.1

Vytváření nových řídicích dokumentů kategorie pracovních instrukcí, provozních předpisů, příkazů, příruček, rozhodnutí, řádů a směrnic:


SO-GŘ-01

14.

0

6

1.

O vypracování nového řídicího dokumentu rozhoduje generální ředitel nebo ředitelé/vedoucí úseků.

2.

Návrh dokumentu vypracuje na základě rozhodnutí GŘ nebo ředitelů/vedoucích úseků jimi určený zpracovatel, zaměstnanec MERO ČR, a. s. V případě, že je pro zpracování návrhu využita spolupráce s externí firmou, zajišťuje zpracovatel i připomínkové řízení, číslo dokumentu a další náležitosti.

3.

Pokud řídicí dokument vychází ze zákonů a právních norem, budou citována pouze ustanovení nebo fakta v přímém vztahu k činnosti MERO ČR, a. s. Tento požadavek je nutno respektovat pro maximální jednoznačnost a jednoduchost řídicích dokumentů. Po formální stránce musí takový řídicí dokument obsahovat následující údaje: Obsah, Účel, Rozsah působnosti, Postup dle právních norem, Související dokumenty, příp. Matici odpovědnosti, Závěrečné ustanovení, Seznam příloh. Tyto odstavce musí zachovávat stávající systém a být řádně očíslovány dle bodu 5.1 této směrnice.

4.

Po vypracování musí návrh řídicího dokumentu projít připomínkovým řízením. Jeho rozsah určuje ředitel/vedoucí úseku, v kterém dokument vzniká.

5.

Zpracovatel předloží návrh řídicího dokumentu GŘ a ředitelům/vedoucím úseků a oddělení k připomínkám. Jmenovaní zajistí, aby se v rámci připomínkového řízení mohl k dokumentu vyjádřit každý, koho se dokument týká (ideálně všichni ředitelé a vedoucí úseků). Připomínky musí obsahovat důvod případného nesouhlasu a zároveň návrh nového znění textu. Připomínky charakteru „Navrhuji …“ nejsou pro zpracovatele závazné, mohou však upozornit na závažné okolnosti. Připomínky musí být v písemné formě předány zpracovateli do 14 dnů. I v případě, pokud připomínky nejsou, je třeba na vyzvání reagovat, aby zpracovatel věděl, že si všichni oslovení dokument pročetli a souhlasí s jeho zněním. Podle povahy dokumentu či zamýšlených změn je možné provést připomínkové řízení formou schůzky všech zainteresovaných osob. Zápis společných dohod bude součástí agendy řízeného dokumentu.

6.

Nedojde-li během připomínkového řízení ke shodě mezi zpracovatelem a autory připomínek, rozhodne o znění dokumentu ověřovatel.

7.

Po ukončení připomínkového řízení upraví zpracovatel dokument v souladu s akceptovanými připomínkami a postoupí ho k závěrečnému ověření.

8.

Ověření provádí odpovědný člen představenstva, resp. zaměstnanec v rámci organizační struktury a představitel vedení pro ISŘ nebo jím pověřený člen Rady pro ISŘ.

9.

Pokud dokument projde shora uvedeným postupem, obstará si zpracovatel u správce dokumentace příslušné číslo, ve spolupráci s příslušnou sekretářkou provede konečnou formální úpravu, opatří dokument svým podpisem, vyžádá si podpis ověřujících osob a předá dokument ke schválení buď generálnímu řediteli, nebo řediteli/vedoucímu úseku podle místa vzniku dokumentu.

10. Schválený písemný originál dokumentu a dokument ve formátu textového souboru MS Word nebo v tabulkovém souboru MS EXCEL předá zpracovatel, příp. příslušná sekretářka správci dokumentace k uložení do informačního systému společnosti (v případě provozního předpisu a pracovní instrukce ještě přiloží písemný souhlas specialisty fyzické bezpečnosti a BP nebo specialistovi ekologie a PO). Tím úloha zpracovatele končí. 11. Správce dokumentace opatří originální dokument zápatím textem: „Je-li tento dokument vytištěn, stává se neřízeným.“a uloží jej do informačního systému společnosti. Pokud dokument nebude možné uložit do informačního systému v jeho plné obsahové verzi z důvodu jeho rozsáhlého zpracování, správce dokumentace uvede do poznámky v informačním systému odkaz, kde bude tento dokument k nalezení v celé textové podobě. Způsob vložení a práce s dokumentem je uvedena v příloze č. 2 – příručka pro správce dokumentace. 12. Správce dokumentace vyrozumí elektronickou poštou členy představenstva, resp. zaměstnance o vzniku nového či aktualizovaného dokumentu zasláním odkazu na příslušný dokument. 13. Správce dokumentace zajistí archivaci výtisku č. 0, včetně dokumentace o průběhu připomínkového řízení.

Postup zpracování řídicího dokumentu ve formě vývojového diagramu je uveden v příloze č. 1.

5.2.2

Vytváření nových řídicích dokumentů kategorie technologických postupů, návodů, zásad apod.


SO-GŘ-01

14.

0

7

1.

O vypracování nového řídicího dokumentu této kategorie rozhoduje vedoucí oddělení. Současně určí zpracovatele (zaměstnance MERO ČR, a. s., nebo externího dodavatele) a nový dokument i schvaluje.

2.

Každý řídicí dokument musí být číslován. V příloze č. 4 jsou uvedeny číselné řady přidělené jednotlivým úsekům k používání a skladba čísla dokumentu. Další rozdělení řad čísel do skupin například podle organizační struktury či podle typu zařízení, je v pravomoci vedoucích oddělení.

3.

Formální úprava (titulní list, záhlaví, písmo, číslování kapitol …) nových řídicích dokumentů respektuje tuto směrnici.

4.

Distribuce dokumentu respektuje článek 5.2.1, body 9, 10, 11 této směrnice.

5.

Podmínky předávání třetím osobám jsou shodné pro všechny řídicí dokumenty. Řídicí dokumenty nesmí být předávány třetím stranám bez předchozího souhlasu představitele vedení pro ISŘ.

6.

V případě řídicích dokumentů tohoto typu jsou ostatní ustanovení této směrnice nepovinná (například nutnost připomínkového řízení či jeho rozsahu).

5.2.3

Změnové řízení řídicích dokumentů

Veškeré řídicí dokumenty musí odpovídat aktuálnímu stavu a musí být prokazatelně přezkoumány jejich zpracovateli a představitelem vedení pro ISŘ v těchto případech a termínech: •

Bezprostředně po změnách systémových norem, zákonů, vyhlášek a právních předpisů, nebo pokud to bude vyžadovat vnitřní situace v MERO ČR, a. s.

•

Vždy v termínu do tří let od data jejich posledního vydání. Výjimku tvoří dokumentace, jejíž zpracování vyžadují orgány státní správy a právní předpisy. U této ŘD je zpracování aktualizace prodlouženo na dobu 5 let od jejího posledního vydání (zpravidla dokumentace BP, PO, OŽP).

V případě, že výsledkem přezkoumání je potvrzení platnosti dokumentu bez nutnosti změn, provede zpracovatel o přezkoumání záznam do formuláře „Záznam o revizi řídicího dokumentu“ uloženého v IS společnosti – Formuláře, s omezenou platností na 1 rok. U speciálních řídicích dokumentů (např. bezpečnostní karty) se tato doba řídí změnou legislativy případně interní potřebou společnosti MERO ČR, a. s. Po uplynutí této doby je nutné provést další revizi. Tento záznam schvaluje představitel vedení pro ISŘ a v papírové formě je uložen u správce dokumentace. Přístup k dokumentům ISŘ, popis vyhledávání v dokumentech IS společnosti je uvedeno v příloze č. 3 – Přístup k dokumentům ISŘ – uživatelská příručka. V případě, že výsledkem přezkoumání je nutnost změny dokumentu, bude provedeno změnové řízení, jehož postup je identický s postupem pro zpracování nového dokumentu s tím, že zpracovatel je oprávněn zaslat dokument do připomínkového řízení pouze členům představenstva, resp. zaměstnancům, kterých se týká, dle povahy dokumentu a připomínkové řízení může v ojedinělých a odůvodněných případech zkrátit na 7 dní (v ostatních případech platí interval pro připomínkování 14 dní – nutno dodržovat). Změnu dokumentu bude provádět a řídit zpracovatel původního dokumentu; pokud to není možné, ředitel/vedoucí úseku určí jiného zpracovatele, kde daný dokument vznikl. Zpracovatel uloží daný dokument na sdílený disk, hypertextový odkaz vloží do e-mailu, kterým vyzve členy představenstva a vybrané zaměstnance k připomínkovému řízení. Připomínky se vždy provádějí formou revizí. Tento určený postup usnadní zpracovateli zapracování připomínek. Po vypracování změněného dokumentu musí být příslušné změny, včetně jejich stručného popisu, zaznamenány v příslušné kolonce na titulní straně a musí být označeno pořadí vydání dokumentu (první vydání – 1., druhé vydání – 2. atd). Distribuce změněného dokumentu se provádí podle rozdělovníku. Správce dokumentace uloží do IS nové vydání dokumentu jako vyšší verzi. Správce dokumentace musí shromažďovat veškeré výtisky č. 0 a neplatné pak po uplynutí každého kalendářního roku předá do archivu, kde je s dokumentem nakládáno dle Skartačního a archivního řádu.


SO-GŘ-01

14.

0

8

Každý příslušný zaměstnanec, uvedený v rozdělovníku jako držitel dalšího výtisku (č. 1 – n) je povinen tyto výtisky udržovat stále v aktuálním vydání v souladu s IS společnosti. Pokud je výtisk (č. 1 – n) určen pro externí organizaci, je povinností předávajícího zaměstnance MERO ČR, a. s., vyžádat si na zástupci externí organizace neplatné vydání a zároveň mu předá aktuální výtisk. Neplatné výtisky shromažďuje a po uplynutí každého kalendářního roku předá do Archivu. Postup pro udržování řídicích dokumentů je znázorněn vývojovým diagramem v příloze č. 1. 5.2.4

Zrušení a vyřazení ŘD z evidence

V případě potřeby zrušit řídicí dokument, navrhne písemně zpracovatel představiteli vedení pro ISŘ a v kopii správci dokumentace číslo daného dokumentu určeného ke zrušení se stručným odůvodněním podnětu zrušení. Pokud zpracovatel uzná za vhodné konzultovat zrušení směrnice s dalšími zainteresovanými osobami, může tak učinit, vyjádření daných osob připojí do žádosti o vyřazení ŘD. Pokud PV pro ISŘ dá souhlas, správce dokumentace oznámí elektronicky tuto skutečnost členům představenstva a všem zaměstnancům MERO ČR, a. s., originál řídicího dokumentu vyřadí z evidence a z IS společnosti. 5.3

Řízení externích dokumentů

Mezi externí dokumenty patří legislativní a jiné požadavky, dokumenty od orgánů státní správy, projektová dokumentace v rámci investiční výstavby, apod. Pravidla pro řízení externí dokumentace a záznamů jsou identická jako pro řízení interní dokumentace. 6

Odpovědnost a pravomoci

Seznamování členů představenstva a zaměstnanců s ŘD se provádí formou samostudia, případně školením. Probíhá neprodleně po oznámení vzniku ŘD. Podrobnosti a odpovědnost za seznámení nebo školení jsou uvedeny v následující tabulce:

1

2

Činnost

Způsob zajištění

Odpovědnost

Oznámení vzniku či aktualizace ŘD

1 Elektronicky s odkazem na příslušný ŘD

1 Správce dokumentace 2 Přímý nadřízený

Seznámení s ŘD

3

Okruh osob, kterých se seznámení týká

4

Termín seznámení

5

Cyklus seznámení

6

Doklady seznámení

2 Kde tato možnost dosud není, lze využít kteréhokoliv přiměřeného způsobu komunikace Některým z následujících způsobů nebo jejich kombinací: 1 Samostudiem ŘD, konzultacemi… 2 Školením, které mohou provést: Přímý nadřízený, specialista fyzické bezpečnosti a BP nebo specialista ekologie a PO, zpracovatel ŘD nebo externí subjekt s odpovídající kvalifikací 1 Členů představenstva a všech zaměstnanců, kteří jsou uvedeni v ŘD (kapitoly 3 a 6) 2 Všech externích zaměstnanců, pracujících v objektech MERO ĆR, a. s., a je pro ně ŘD relevantní Seznámení se netýká: GŘ, představitele vedení pro ISŘ, zpracovatele ŘD, schvalovatele a ověřovatele ŘD a správce dokumentace Do 14 dnů po oznámení vzniku ŘD. Nejpozději však do zahájení činnosti, která je předmětem ŘD 1 po každém vzniku či aktualizaci ŘD 2 v cyklu, který je určen příslušným řídícím dokumentem 1 Písemné oznámení vzniku ŘD (oznámení se stává součástí ŘD a je s ním archivováno.)


1 Zaměstnanec 2 Přímý nadřízený (externí školení organizuje ve spolupráci s ÚPB)

Přímý nadřízený

Shodně s bodem 2 1 Správce dokumentace

SO-GŘ-01

14.

0

9

Poznámka Povinnost seznamovat se s řídicí dokumentací dále upravuje Ř-GŘ-05 Pracovní řád. Další odpovědnosti vymezuje následující matice: Činnosti 1 Vedení MERO ČR, a. s.

2

3

4

5

P, O

7

8

9

10

P, O

Představitel vedení pro ISŘ

P

Bezpečnostní manažer Zpracovatel určený dle odstavce 5.2.1

6

P P, O

Odborný zaměstnanec (připomínkující) Odborný zaměstnanec (provádějící ověření)

O

O

P, O

P, O

P P, O

P

Správce dokumentace

P, O

P, O

O = odpovídá, P = provádí Činnosti: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 7

Rozhodnutí o vytvoření nového dokumentu. Zpracování návrhu. Připomínkové řízení. Vyřešení sporů při připomínkovém řízení. Ověření. Schválení. Tisk dokumentu. Distribuce dokumentu. Archivace dokumentu. Změnové řízení. Související interní předpisy

R-GŘ-02 R-GŘ-03 Ř-GŘ-03 Ř-GŘ-05 SO-GŘ-13 SO-GŘ-58 SP-GŘ-60 SJ-GŘ-15 8

Jmenování představitele vedení pro ISŘ Jmenování Rady a interních auditorů pro ISŘ Organizační řád MERO ČR, a. s. Pracovní řád Skartační a archivní řád Spisový řád Personální řízení v MERO ČR, a.s. Zpracování a udržování Registru právních a jiných požadavků

Závěrečné ustanovení

Tento dokument je majetkem společnosti MERO ČR, a. s., a jeho předávání třetím osobám není bez předchozího souhlasu představitele vedení pro ISŘ povoleno.


SO-GŘ-01

9

14.

0

Seznam příloh

Příloha č. 1 Příloha č. 2 Příloha č. 3 Příloha č. 4 Příloha č. 5 Příloha č. 6

Vývojový diagram zpracování řídicího dokumentu Vkládání řídicí dokumentace ISŘ do systému – příručka pro správce dokumentace Přístup k dokumentům ISŘ – uživatelská příručka Číslování řídicích dokumentů (technologických postupů …) Záznam o revizi řídicího dokumentu – vzor formuláře Rozdělovník


10

SO-GŘ-01

14.

0

11

Příloha č. 1 – Vývojový diagram vytváření řídicích dokumentů

Odpovědnost

Postup při vytváření řídicí dokumentace

GŘ, odborný ředitel 1

Rozhodnutí o novém dokumentu

Zpracovatel

2

Zpracování návrhu

Zpracovatel

3

Připomínkové řízení

Případné akceptovatelné

NE

Vyřešení sporu

ANO Zpracovatel

5

Odborný pracovník, 6 představitel vedení pro ISŘ

Zapracování připomínek

Ověření

Souhlas s vydáním

NE

ANO Ředitel

7

Schválení NE Souhlas s vydáním ANO

Zpracovatel

8

Tisk

Správce

9

Distribuce

Správce

10

Archivace


4

SO-GŘ-01

14.

0

12

Příloha č. 2 – Vkládání řídicí dokumentace ISŘ do systému – příručka pro správce dokumentace

Vkládání řídicí dokumentace ISŘ do systému Příručka pro správce dokumentace

Obsah Stručný popis jednotlivých kroků............................................................................................................................ 13 Podrobný popis s příkladem .................................................................................................................................. 13 Nalezení dokumentu .............................................................................................................................................. 13 Vyzvednutí dokumentu .......................................................................................................................................... 13 Vložení vyšší verze dokumentu ............................................................................................................................. 15 Odeslání e-mailu.................................................................................................................................................... 15 Zjištění, zda má dokument starší verze, přístup k nim ........................................................................................... 16


SO-GŘ-01

14.

0

13

Stručný popis jednotlivých kroků Zde jsou vypsány 4 kroky, které je třeba udělat. V další kapitole je potom podrobný popis těchto kroků. Postup vložení nové revize dokumentu ISŘ: 1.

Vyhledat dokument, jehož revize je připravena (pro vyhledání dokumentu lze použít filtr „Rozšířené vyhledávání v ISŘ, který se nachází na adrese: http://dmsae.mero.local:9080/WorkplaceSSO/WcmObjectBookmark.jsp?windowId=_1.WcmObjectBookmark0&eventTa rget=layout!form&eventName=ExecuteSearch

2.

Vyzvednout dokument (= z menu pravého tlačítka volba „VYZVEDNOUT“)

3.

Vložit revidovaný dokument (=z menu pravého tlačítka volba „RYCHLÉ VRÁCENÍ“, poté výběr souboru, který chceme vložit jako vyšší verzi)

4.

Odeslat e-mail členům představenstva a všem zaměstnancům společnosti o revizi dokumentu ISŘ

Podrobný popis s příkladem Podrobný popis demonstrujme na příkladu. Uživatel – správce dokumentace ISŘ – chce vložit novou revizi dokumentu „Potrubní rozvody v CTR PS 604, 605, 606, 608“ Nalezení dokumentu Přes vyhledávání v ISŘ najít potřebný dokument (adresa vyhledávací šablony): http://dmsae.mero.local:9080/WorkplaceSSO/WcmObjectBookmark.jsp?windowId=_1.WcmObjectBookmark0&eventTarget=lay out!form&eventName=ExecuteSearch Do vyhledávací šablony zadal uživatel část reference dokumentu (pozor – systém rozlišuje při vyhledávání velká a malá písmena)

Systém nalezl 2 dokumenty, jeden z nich je ten, jehož revizi chce uživatel vložit. Vyzvednutí dokumentu Kliknout pravým tlačítkem na názvu dokumentu, jehož vyšší verzi chce uživatel vložit. Otevře se menu pravého tlačítka.


SO-GŘ-01

14.

0

14

Vybrat volbu „VYZVEDNOUT“.

Otevře se dotaz, zda dokument chcete i stáhnout.

Pokud je vyšší verze dokumentu již na lokálním disku připravena uživatel jen stiskne tlačítko Zavřít. Tak to také většinou bude, neboť ve společnosti je jen jeden správce dokumentace ISŘ a ten si revidované vydání v součinnosti s autorem směrnice připravuje jako lokální soubor. nebo


SO-GŘ-01

14.

0

15

Tlačítkem stáhnout dojde k uložení dokumentu na lokální disk. Tím je dokument tzv. vyzvednut – nikdo další ho nemůže vyzvednout, k dokumentu však může být přiložena jeho vyšší verze. Pokud dokument ještě nebyl připraven a je nyní stažen na lokální disk, lze nyní dokument editovat, provést v něm všechny potřebné změny. Vložení vyšší verze dokumentu Přiložení vyšší verze realizuje uživatel takto: 1. Opět kliknout pravým tlačítkem na názvu dokumentu, jehož revizi je třeba vložit. Nyní však vybrat volbu „RYCHLÉ VRÁCENÍ“. Tím se otevře okno pro vybrání souboru, který představuje onu revizi, kterou chce uživatel vložit.

2. Vybrat volbu „Místní soubor“, stisknout Procházet a vybrat dokument. 3. Stisknout tlačítko Dokončit. Systém vypíše okno s informací o vložení a požádá o potvrzení vložení. Potvrzení se provede stiskem tlačítka OK. Odeslání e-mailu Nyní nastal čas vyrozumět zaměstnance společnosti, že směrnice byla revidována. To uživatel udělá takto: 1. Kliknout pravým tlačítkem na názvu dokumentu, jehož revize byla vložena. Otevře se menu pravého tlačítka 2. Vybrat volbu „ODESLAT POŠTU“. Tím se otevře okno pro odeslání odkazu na dokument prostřednictvím elektronické pošty.


SO-GŘ-01

3. 4. 5. 6.

14.

0

16

Do kolonky „Komu“ vyplnit řetězec [email protected] Do kolonky „Předmět“ vyplnit subjekt odesílaného mailu (např. „Nová revize dokumentu ISŘ“) Stisknout tlačítko Odeslat jako odkaz Členům představenstva a všem zaměstnancům společnosti přijde e-mail s informací a odkazem na nově vloženou revizi. Kliknutím na odkaz se jim revize otevře do okna internetového prohlížeče.

Zjištění, zda má dokument starší verze, přístup k nim 1. 2.

Kliknout pravým tlačítkem na názvu dokumentu, jehož revize byla vložena. Otevře se menu pravého tlačítka Vybrat volbu „ZÍSKAT INFORMACE“, a následně volbu „VERZE“. Zobrazí se seznam verzí od daného dokumentu od nejnovější verze po nejstarší.


SO-GŘ-01

14.

0

17

Příloha č. 3 – Přístup k dokumentům ISŘ – uživatelská příručka

Přístup k dokumentům ISŘ Uživatelská příručka

Obsah Úvod ...................................................................................................................................................................... 18 Postup vyhledávání v dokumentaci ....................................................................................................................... 18 Otevření vyhledávače ............................................................................................................................................ 18 Vlastní vyhledávání................................................................................................................................................ 19 Vyhledávání podle kritérií....................................................................................................................................... 19 Vyhledávání full textové ......................................................................................................................................... 19 Vlastní otevření dokumentu ................................................................................................................................... 19 Ukončení práce s vyhledávačem ........................................................................................................................... 19


SO-GŘ-01

14.

0

18

Úvod Dokumenty ISŘ jsou uloženy v DMS společnosti. Přístup k dokumentům je realizován pomocí internetového prohlížeče. Vyhledávat je možné přes tato kritéria: Název směrnice Reference směrnice Typ směrnice Zpracovatel směrnice Platnost směrnice do data Je možné též využít tzv. full textové prohledávání dokumentů – systém vyhledá všechny dokumenty, které obsahují buď všechny zadaná slova nebo alespoň jedno ze zadaných slov. Výše uvedená kritéria vč. full textového prohledávání je možné kombinovat. Postup vyhledávání v dokumentaci Otevření vyhledávače Pro otevření vyhledávače je třeba udělat následující: Otevřít internetový prohlížeč IE explorer Otevřít stránku s vyhledávačem a to • Rozkliknutím ikony „Vyhledávání v dokumentaci ISŘ“ – tuto ikonu má každý uživatel na ploše • vybrat volbu „Vyhledávání v dokumentaci ISŘ“ z menu Oblíbené v IE • použít URL adresu http://dmsae.mero.local:9080/WorkplaceSSO/WcmObjectBookmark.jsp?windowId=_1.WcmObjectBookmark0&eve ntTarget=layout!form&eventName=ExecuteSearch Přímo v okně prohlížeče se zobrazí vyhledávač v dokumentaci ISŘ:


SO-GŘ-01

14.

0

19

Vlastní vyhledávání Je třeba vyplnit alespoň jedno kritérium nebo slova pro full textové vyhledávání. Je možná libovolná kombinace zadání kritérií. Pro vlastní vyhledání je třeba stisknout tlačítko Hledat. Vyhledávání podle kritérií Na stránce s vyhledávačem je možné v sekci „Nalézt dokumenty podle obsahu“ využít kolonky: Název směrnice nebo alespoň jedno slovo z názvu. V případě vyplnění jen jednoho slova, vrátí systém seznam všech směrnic, v jejichž názvu se dané slovo vyskytuje. Reference – pokud uživatel zná referenci (např. SJ-GŘ-22-1), může ji zadat do kritéria Reference. Systém vrátí právě směrnici se zadanou referencí. Všechny reference v systému jsou psané velkým tiskacím písmem, mezi pomlčkami nejsou mezery a využívají háčky a čárky. Pokud si uživatel není jistý číslem, může zadat jen část k některé pomlčce, např. SJ-GŘ-22 nebo jen SJ-GŘ a následně vybrat potřebnou směrnici ze seznamu, který systém nabídne po stisku tlačítka Hledat. Typ dokumentu ISŘ – rozbalovací seznam obsahující typy dokumentů. Platný do – toto kritérium slouží především správcům dokumentace, kteří takto mohou zobrazit např. všechny dokumenty, jejichž platnost vyprší do konce měsíce apod. a včas vyžádat přípravu nové revize. Zpracovatel - toto kritérium slouží především uživatelům, kteří mají na starosti jednu nebo více směrnic. Zadáním svého příjmení si rychle zobrazí všechny směrnice, jejichž jsou zpracovateli.

Vyhledávání full textové Na stránce s vyhledávačem je možné v sekci „Nalézt dokumenty podle obsahu“ využít: Kolonku obsahuje všechny - vyplněním několika slov a stisknutím tlačítka Hledat dostane uživatel seznam dokumentů, která obsahují všechna zadaná slova Kolonku obsahuje libovolný z - vyplněním několika slov a stisknutím tlačítka Hledat dostane uživatel seznam dokumentů, která obsahují alespoň jedno zadané slovo

Vlastní otevření dokumentu Po stisku tlačítka Hledat se ve spodní polovině prohlížeče objeví seznam nalezených dokumentů. Jsou to ty, které odpovídají zadaným kritériím. Kliknutím na název dokumentu si uživatel otevře přímo daný dokument. Systém se nejprve zeptá, zda ho chce přímo otevřít nebo uložit na lokální disk. Kliknutím na ikonku s velkým tiskacím „I“ (vpravo za názvem dokumentu) se uživateli zobrazí informace o dokumentu – název a reference, zpracovatel a datum příští revize.

Ukončení práce s vyhledávačem Ukončení práce se provede pouhým zavřením okna internetového prohlížeče.


SO-GŘ-01

14.

0

20

Příloha č. 4 – Číslování řídicích dokumentů (technologických postupů, návodů …) Jednotlivým úsekům MERO ČR, a. s., jsou pro potřebu číslování řídicích dokumentů přiděleny následující číselné řady. Řazení dokumentů a použití čísel podle různých hledisek organizačních, věcných či dalších je v pravomoci ředitelů/vedoucích úseků či oddělení. Je však nutno zabránit opakovanému použití čísla pro dokumenty. Úseky MERO ČR, a. s. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Úsek GŘ – ISŘ (EMS, jakost, bezpečnost informací) Úsek GŘ – ISŘ (bezpečnost práce a protipožární ochrana) Úsek GŘ – pro oblasti: personální, interního auditu, obchodu a správy společnosti FŘ Úsek PTŘ – údržba oboru strojního Úsek PTŘ – údržba oboru stavebního Úsek PTŘ – údržba oboru SŘTP Úsek PTŘ – údržba oboru KAO Úsek PTŘ – investice Úsek PTŘ – provoz Úsek PTŘ – údržba oboru elektro

Číselná řada 0001 – 1000 1001 – 1500 1501 – 2000 2001 – 3000 3001 – 4000 4001 – 5000 5001 – 6000 6001 – 7000 7001 – 8000 8001 – 9000 9001 – 9999

Skladba čísla řízeného dokumentu: Složené číslo musí mít návaznost na dokument vyšší úrovně, například na příslušnou směrnici a vhodně zvolené pořadové číslo v rámci přidělených číselných řad. Skladba čísla je v pravomoci vedoucích příslušných úseků či oddělení. Vzor skladby čísla řídicího dokumentu: PI-PTŘ-41-5001 Legenda: PI PTŘ 41 5001

Pracovní instrukce Provozně technického ředitele Pořadové číslo řídicího dokumentu vyšší úrovně (zde: Systém údržby provozního zařízení) Pořadové číslo technologického postupu opravy oboru SŘTP

Poznámka:

V čísle se již neuvádí rok vzniku dokumentu jako nadbytečná informace.


SO-GŘ-01

14.

Příloha č. 5 – Záznam o revizi řídicího dokumentu – vzor formuláře

Záznam o revizi řídicího dokumentu

Číslo řídicího dokumentu

Číslo vydání

Ze dne

Název dokumentu

Revizi provedl

Dne

Poznámka

Podpis zpracovatele ŘD

Podpis představitele vedení pro ISŘ

Podpis správce dokumentace


0

21

SO-GŘ-01

14.

0

22

Příloha č. 6 – Rozdělovník

Číslo 0

Držitel Lenka Šloserová

Status Správce dokumentace


Jednotné vydávání řídicích dokumentů

Recommend Documents