PANDUAN APLIKASI e-PROCUREMENT 1. Halaman Depan Halaman depan menampilkan beberapa informasi mengenai e-Procurement, terdiri dari : Registrasi Penyedia Barang/Jasa Digunakan untuk registrasi bagi penyedia barang/jasa yang belum terdaftar di Aplikasi e-Procurement PT Indonesia Power. Term & Conditions Berisi tentang persyaratan dan ketentuan penggunaan Aplikasi e-Procurement PT Indonesia Power. Form Login Merupakan fasilitas yang ditujukan kepada setiap pengguna untuk masuk ke dalam Aplikasi e-Procurement PT Indonesia Power. Kontak Kami Merupakan fasilitas yang digunakan untuk mengajukan pertanyaan secara online kepada admin jika mengalami kesulitan untuk mengoperasikan Aplikasi PT Indonesia Power. Form Pencarian Pengumuman Pelelangan Merupakan fasilitas aplikasi yang dapat digunakan untuk mencari data sesuai dengan kriteria yang dimaksud oleh pengguna. Pengguna bisa melakukan pencarian berdasarkan keyword yang diketikkan pada kriteria, memilih tanggal, berdasarkan jenis pencarian dan unit. Data akan ditampilkan pada halaman depan sesuai dengan jenis pencarian yang dipilih.
1
PANDUAN APLIKASI e-PROCUREMENT Pengumuman Pengadaan Barang / Jasa Menampilkan informasi pelelangan yang ada di lingkungan PT Indonesia Power. Bisa di-filter berdasarkan nama unit sesuai dengan tab yang dipilih. Pengumuman Hasil Lelang Menampilkan informasi hasil pelelangan yang sudah selesai proses pengadaannya. Berita e-Procurement Menampilkan informasi yang berkaitan dengan pengadaan barang / jasa di lingkungan PT Indonesia Power. Manajemen Vendor PT Indonesia Power Berisi informasi ketentuan vendor manajemen yang berlaku di lingkungan PT Indonesia Power, baca dan pahami sebelum melakukan pendaftaran di aplikasi eProcurement.
2
PANDUAN APLIKASI e-PROCUREMENT a. Login Lakukan login pada sistem (Gambar 1) kemudian tekan tombol “Login” maka sistem akan melakukan verifikasi pengguna, jika diterima sistem akan memberikan tampilan sesuai dengan hak akses pengguna.
Gambar 1 : Login & Password Tabel 1 : Data Input Login Nama Isian Username Password Tombol “Login” Tombol “Lupa Password”
Keterangan Username pengguna Password pengguna Untuk masuk ke dalam aplikasi eProcurement Untuk mengakses form Lupa Password
b. Lupa Password Dalam hal Penyedia Barang / Jasa lupa password, setelah menekan tombol ”Lupa Password” maka akan muncul pop-up window yang berisi form ”Lupa Password” (Gambar 2) masukan e-mail address sesuai data yang teregistrasi.
3
PANDUAN APLIKASI e-PROCUREMENT Selanjutkan password secara sistem terkirim ke e-mail address tersebut.
Gambar 2 : Lupa Password Tabel 2 : Data Input Lupa Password Nama Isian Masukkan email anda Tombol ”Kembali” Tombol ”Simpan”
Keterangan Isi dengan email user Untuk menutup halaman Lupa Password Untuk memproses inputan email user
2. Registrasi Penyedia Barang/Jasa Penyedia Barang / Jasa yang ingin melakukan pendaftaran pada Aplikasi e-Procurement PT Indonesia Power. Dalam
4
PANDUAN APLIKASI e-PROCUREMENT memulai pendaftaran dengan menekan tombol seperti gambar 3 dibawah ini.
Gambar 3 : Registrasi Penyedia Barang/Jasa Setelah menekan tombol tersebut maka akan tampil field registrasi seperti gambar 4 sebagai berikut :
Gambar 4 : Form Data Perusahaan
5
PANDUAN APLIKASI e-PROCUREMENT Tabel 3 : Data Input Form Data Perusahaan Nama Isian Nama Pengguna Nama Login Password Retype Password Kualifikasi Asosiasi (optional) Mendaftar di Unit Nama Perusahaan Alamat Propinsi Kode Pos Telepon Fax Penanggung Jawab Email Komisaris Direktur NPWP SP PKP SIUJK Tanggak Berakhir SIUJK SIUP
Keterangan Nama dari yang bersangkutan Id Login yang diinginkan untuk digunakan mengakses aplikasi eProcurement Kata kunci yang digunakan sebagai verifikasi pengguna pada saat ingin mengakses aplikasi eProcuremennt Konfirmasi kata kunci Kualifikasi perusahaan Asosiasi yang dimiliki perusahaan (dapat dikosongkan) Unit tempat pendaftaran penyedia barang/jasa Nama perusahaan Alamat perusahaan Propinsi perusahaan Kode pos perusahaan Telepon perusahaan Fax perusahaan Penanggung jawab perusahaan Email perusahaan Nama dan NPWP semua Komisaris perusahaan Nama dan NPWP semua Direktur perusahaan NPWP perusahaan Nomor SP PKP (bila ada) Nomor Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (bila ada) Tanggal berakhir Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (bila ada) Nomor Surat Ijin Usaha Perdagangan
6
PANDUAN APLIKASI e-PROCUREMENT
Tanggal Berakhir SIUP Surat Ijin Usaha Lainnya Tanggal Terbit Surat Ijin Usaha Lainnya Akta Pendirian/perubahan terakhir perusahaan Tanggal Akta Sertifikat Badan Usaha Tanggal Berakhir SBU Copy Laporan Keuangan tahun terakhir (audited) Homepage Tombol “Lanjut” Tombol “Batal”
(bila ada) Tanggal berakhir Surat Ijin Usaha Perorangan Surat Ijin Usaha yang lain (bila ada) Tanggal terbit Surat Ijin Usaha yang lain (bila ada) Nomor Akta Pendirian/perubahan terakhir perusahaan Tanggal Akta Pendirian Perusahaan Nomor Sertifikat Badan Usaha (bila ada) Tanggal Berakhir Sertifikat Badan Usaha (bila ada) Nomor Laporan Keuangan tahun terakhir (bila ada) Alamat situs perusahaan (bila ada) Untuk melanjutkan ke proses selanjutnya Untuk membatalkan registrasi Penyedia Barang/Jasa
Lakukan pengisian pada field tersebut sesuai dengan data / kondisi perusahaan. Lampirkan pula dokumen sesuai isian registrasi dengan menekan tombol “Browse”. Lalu tekan tombol “Lanjut” untuk menyimpan hasil registrasi dan tekan tombol “Batal” untuk membatalkan registrasi. Apabila ditekan tombolm lanjut maka akan muncul tampilan seperti gambar 5.
Gambar 5 : Form Data Pokok Perusahaan
7
PANDUAN APLIKASI e-PROCUREMENT Pengguna dapat menekan tombol tambah untuk menambah data bidang-subbidang perusahaan. Setelah pengguna menekan tombol tambah, aplikasi akan menampilkan formulir tambah bidang - sub bidang seperti pada Gambar 6. Tabel 4 : Data Input Form Data Pokok Perusahaan Nama Isian Tombol Tambah Tombol “Aksi Hapus” Tombol “Lanjut”
Keterangan Untuk menambah data bidang - sub bidang perusahaan Untuk menghapus bidang-subbidang usaha Untuk melanjutkan ke proses berikutnya
Gambar 6 : Tambah Bidang – Sub bidang Setelah pengguna menekan tombol pilih, maka aplikasi akan menampilkan daftar bidang-subbidang yang telah dipilih sebelumnya. Untuk melanjutkan ke proses berikutnya, pengguna dapat menekan tombol lanjut dan aplikasi akan menampilkan formulir tambah master bank seperti pada Gambar 7 .
8
PANDUAN APLIKASI e-PROCUREMENT Tabel 4 : Data Input Tambah Bidang - Subbidang Nama Isian Dropdown bidang usaha Checkbox subbidang usaha Tombol “Pilih”
Keterangan Untuk menampilkan daftar subbidang usaha yang sesuai dengan bidang usaha yang dikehendaki Untuk memilih subbidang usaha yang dikehendaki Untuk menambahkan bidang-subbidang usaha yang telah dipilih ke dalam data pokok perusahaan
Gambar 7 : Form Tambah Master Bank Lakukan pengisian data pada field Data Master Bank berdasarkan data referensi bank yang digunakan.
9
PANDUAN APLIKASI e-PROCUREMENT Nama Isian Nama Bank Cabang Bank Alamat Kota Nomor Account Nama Pemegang Account Tombol “Lanjut” Tombol “Skip”
Keterangan Nama bank yang digunakan Cabang bank tempat akun bank terdaftar Alamat bank terdaftar Kota tempat akun bank terdaftar Nomor akun bank perusahaan Nama pemegang akun bank perusahaan Untuk melanjutkan ke proses berikutnya Untuk melanjutkan ke proses selanjutnya dengan tidak menyimpan data master bank.
Tabel 5 : Data Input Form Tambah Master Bank Dalam hal menekan tombol lanjut, aplikasi akan menampilkan formulir data pengalaman seperti pada Gambar 8.
10
PANDUAN APLIKASI e-PROCUREMENT
Gambar 8 : Form Data Pengalaman Lakukan pengisian data pengalaman perusahaan sesuai field tersebut. Dalam hal Pengguna ingin mengisi data pengalaman perusahaan dilain waktu atau belum ada pengalaman dapat menekan tombol “Skip”. Nama Isian Nama Paket Pekerjaan
Keterangan Nama Paket Pekerjaan dari pengalaman
11
PANDUAN APLIKASI e-PROCUREMENT
Tambah (Bidang-subbidang) Lokasi Nama Alamat Telepon Nomor Tanggal Nilai Kontrak BA Serah Terima Keterangan Pekerjaan Tombol “Lanjut” Tombol “Skip”
terakhir Pop-up untuk menambah data bidangsubbidang pengalaman perusahaan Lokasi pekerjaan Nama pemberi tugas pada pekerjaan ini Alamat pemberi tugas pada pekerjaan ini Telepon pemberi tugas pada pekerjaan ini Nomor kontrak pekerjaan Tanggal mulai kontrak pekerjaan Nilai pekerjaan Tanggal berakhir kontrak pekerjaan Tanggal berita acara serah terima pekerjaan Keterangan pekerjaan Untuk melanjutkan ke proses selanjutnya dengan menyimpan data pengalaman Untuk melanjutkan ke proses selanjutnya dengan tidak menyimpan data pengalaman
Tabel 6 : Data Input Form Data Pengalaman
12
PANDUAN APLIKASI e-PROCUREMENT Setelah pengguna menekan tombol lanjut atau skip, aplikasi akan menampilkan konfirmasi penyimpan data registrasi seperti pada Gambar 9.
Gambar 9 : Form Konfirmasi Data Tersimpan
13
