Jasa 1

BAGIAN PERTAMA

Keputusan Direksi Nomor KEP/84/2014 Tanggal 12Maret 2014

PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

1

BAB I PENGERTIAN DAN ISTILAH 1.

Anak Perusahaan BUMN adalah: a. Perusahaan yang sahamnya minimum 90% dimiliki oleh PT Jasa Raharja; b. Perusahaan yang sahamnya minimum 90% dimiliki oleh BUMN lain; c. Perusahaan patungan dengan jumlah gabungan kepemilikan saham BUMN minimum 90%;

2.

Badan Usaha Milik Negara, yang selanjutnya disebut BUMN, adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Negara melalui penyertaan secara langsung yang merupakan kekayaan Negara yang dipisahkan.

3.

Barang adalah setiap benda baik berwujud maupun tidak berwujud, bergerak maupun tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau dimanfaatkan oleh Pengguna Barang.

4.

Belanja Modal, adalah pengeluaran yang akan dilakukan dalam satu periode akuntansi sebagai aset perusahaan. Sifat dari biaya tersebut tidak sering terjadi dan memiliki manfaat untuk beberapa periode akuntansi mendatang; misal, pengeluaran untuk pembangunan gedung, pembelian kendaraan bermotor, pembelian peralatan dan perabot kantor.

5.

Belanja Pengadaan, adalah pengeluaran yang dipergunakan untuk pelaksanaan pengadaan Barang/jasa dibedakan menjadi 2 (dua) kelompok, yaitu pengeluaran pendapatan (revenue expenditure) atau biasa disebut sebagai belanja rutin dan pengeluaran modal (capital expenditure) atau biasa disebut sebagai belanja modal.

6.

Belanja Rutin, adalah pengeluaran sebagai biaya untuk operasional perusahaan. Sifat dari biaya tersebut sering terjadi dan hanya memiliki manfaat selama periode akuntansi yang bersangkutan. Misal, biaya pemeliharaan kendaraan, biaya pembelian alat tulis kantor, biaya sewa gedung, biaya pencetakan materiil tehnik, biaya pencetakan materiil umum.

7.

Berita Acara Serah Terima (BAST) adalah berita acara yang berisi penyerahan Barang/Jasa dari penyedia Barang/Jasa kepada PT Jasa Raharja (Persero) sesuai dengan tahapan sebagaimana yang diatur dalam Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan.

8.

Daftar hitam (blacklist) adalah daftar nama perusahaan yang oleh PT Jasa Raharja (Persero) dikategorikan sebagai penyedia Barang/Jasa yang melakukan tindakan pelanggaran di tahapan tertentu dalam proses pengadaan. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

2

9.

Dokumen pengadaan adalah dokumen yang disusun oleh Tim Pengadaan/Divisi umum yang memuat informasi dan ketentuan yang akan digunakan sebagai pedoman oleh para pihak dalam proses Pengadaan Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi.

10. Dokumen Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan adalah dokumen yang berkaitan dengan Pengadaan Barang/Jasa/Jasa Konstruksi berupa perikatan tertulis berikut seluruh lampirannya yang memuat persyaratan dan ketentuan yang harus dipenuhi oleh pihak-pihak yang terkait. 11. E-Purchasing adalah tata cara pembelian Barang/Jasa melalui sistem katalog elektronik. 12. E-Tendering adalah tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada sistem pengadaan secara elektronik dengan cara menyampaikan 1 (satu) kali penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. 13. Ganti rugi adalah penggantian terhadap kerugian baik bersifat fisik dan/atau non fisik sebagai akibat pengadaan tanah kepada pihak yang mempunyai hak atas tanah, bangunan, tanaman, dan/atau benda-benda lain yang berkaitan dengan tanah yang dapat memberikan kelangsungan hidup yang lebih baik dari tingkat kehidupan sosial ekonomi sebelum terkena pengadaan tanah. 14. Hak atas tanah adalah hak atas bidang tanah sebagaimana diatur dalam Undang-undang Nomor 5 Tahun 1960 tentang Peraturan Dasar Pokok-pokok Agraria. 15. Harga Perkiraan sendiri (HPS) adalah harga barang/jasa yang dikalkulasikan secara keahlian dan berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan. 16. Jasa Konsultansi adalah jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir (brainware) berdasarkan Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang ditetapkan oleh pengguna. 17. Jasa Lainnya adalah jasa untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau segala pekerjaan dan/atau penyediaan jasa selain jasa konsultansi, pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi dan Pengadaan Barang. 18. Kontes adalah metode pemilihan Penyedia Barang yang memperlombakan Barang/ benda tertentu yang tidak mempunyai harga pasar dan yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan Harga Satuan.


3

19. Klasifikasi adalah penggolongan penyedia barang/jasa menurut tingkat kemampuan dasar pada masing-masing bidang, subbidang dan lingkup pekerjaannya. 20. Kualifikasi adalah persyaratan dalam penilaian kinerja penyedia barang/jasa menurut persyaratan minimal administrasi, kemampuan finansial, personalia, dan peralatan yang dimiliki. 21. Laporan Uji Teknis adalah laporan yang dibuat dan ditandatangani oleh unit teknis terkait atau konsultan pengawas yang berisi tentang pengujian teknis dari Barang dan atau Jasa yang diserahkan oleh penyedia Barang/Jasa kepada PT Jasa Raharja (Persero). 22. Musyawarah adalah kegiatan yang mengandung proses saling mendengar, saling memberi dan saling menerima pendapat, serta keinginan untuk mencapai kesepakatan mengenai bentuk dan besarnya ganti rugi dan masalah lain yang berkaitan dengan kegiatan pengadaan tanah atas dasar kesukarelaan dan kesetaraan antara pihak yang mempunyai hak atas tanah, bangunan, tanaman, dan benda-benda lain yang berkaitan dengan tanah dengan pihak yang memerlukan tanah. 23. Panitia Pengadaan Tanah adalah sejumlah personil yang diberi tugas, wewenang dan tanggung jawab untuk melakukan pengadaan tanah, yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh hak atas tanah. 24. Pakta Integritas (letter of undertaking) adalah surat pernyataan yang ditandatangani oleh Tim Pengadaan / Panitia Pengadaan /Pejabat Perusahaan dan Penyedia Barang/Jasa yang ditunjuk sebagai Pelaksana Pengadaan, yang berisi ikrar untuk melaksanakan pengadaan sesuai dengan ketentuan pengadaan Barang/Jasa yang berlaku. 25. Pengadaan Barang/Jasa adalah suatu usaha atau kegiatan pengadaan barang/jasa yang diperlukan perusahaan, yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa. 26. Pengadaan Barang/Jasa yang bersifat khusus adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang merupakan satu kesatuan sistem yang saling mempengaruhi satu sama lain dan sifat kebutuhannya hanya dapat dipenuhi oleh satu penyedia barang/jasa dan barang-barang karya seni. 27. Pengadaan/Pembelian Langsung adalah Pengadaan Barang/Jasa langsung kepada Penyedia Barang/Jasa, tanpa melalui Pelelangan/Pemilihan/ Penunjukan Langsung. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

4

28. Pengadaan secara elektronik atau E-Procurement adalah Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. 29. Pengadaan tanah adalah setiap kegiatan untuk memperoleh hak atas tanah dengan cara memberikan ganti rugi kepada yang melepaskan atau menyerahkan tanah, bangunan, tanaman, dan benda-benda yang berkaitan dengan tanah. 30. Pembina adalah Penanggungjawab Pengadaan Barang / Jasa : a. Direksi, dalam hal pengadaan dimaksud berhubungan dengan hal-hal strategis yang berpengaruh terhadap kelangsungan kegiatan usaha Perusahaan; b. Direktur yang membawahi bidang tugas terkait; c. Kepala Divisi Umum atau Kepala Cabang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan Barang / Jasa sesuai dengan kewenangannya. 31. Perusahaan Terafilisasi BUMN adalah perusahaan yang sahamnya minimum 90% dimiliki oleh Anak Perusahaan BUMN, gabungan Anak Perusahaan BUMN, atau gabungan Anak Perusahaan BUMN dengan BUMN. 32. Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan, koperasi, perguruan tinggi, lembaga ilmiah pemerintah dan Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya. 33. Penanggungjawab pengadaan adalah Direksi/Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan kewenangannya. 34. Penerima Barang/Jasa adalah pejabat yang bertugas menerima dan memeriksa kesesuaian Barang/Jasa yang dipesan/diperjanjikan dari Penyedia Barang/Jasa. 35. Pekerjaan Konstruksi adalah seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pelaksanaan konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya yang spesifikasi teknisnya ditentukan oleh pengguna. 36. Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan adalah perjanjian tertulis antara perusahaan pemberi pekerjaan (bouwheer) dengan penyedia Barang/Jasa dalam rangka pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa atau Pelaksana Swakelola. 37. Produksi Dalam Negeri adalah berbagai jenis barang/jasa yang dibuat dan/atau dihasilkan di dalam negeri. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

5

38. Pemilihan Langsung, atau seleksi langsung untuk pengadaan jasa konsultan, yaitu pengadaan Barang/Jasa yang ditawarkan kepada beberapa Pihak terbatas sekurang-kurangnya 2 (dua) penawar yang memenuhi Syarat. 39. Penunjukan Langsung adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa dengan syarat tertentu. 40. Pelelangan Umum adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang memenuhi syarat. 41. Pekerjaan Kompleks adalah pekerjaan yang memerlukan teknologi tinggi, mempunyai risiko tinggi, menggunakan peralatan yang didesain khusus dan/atau pekerjaan senilai tertentu yang ditentukan oleh Direksi/Penanggungjawab Pengadaan. 42. Pelepasan atau penyerahan hak atas tanah adalah kegiatan melepaskan hubungan hukum antara pemegang hak atas tanah dengan tanah yang dikuasainya dengan memberikan ganti rugi atas dasar musyawarah. Pelepasan atau penyerahan hak atas tanah tersebut dilakukan berdasarkan prinsip penghormatan terhadap hak atas tanah. 43. Pihak yang melepaskan atau menyerahkan tanah, bangunan, tanaman, dan benda-benda lain yang berkaitan dengan tanah adalah perseorangan, badan hukum, lembaga, unit usaha yang mempunyai hak penguasaan atas tanah dan/atau bangunan serta tanaman yang ada di atas tanah. 44. Pemegang hak atas tanah adalah orang atau badan hukum yang mempunyai hak atas tanah menurut Undang-undang Pokok Agraria, termasuk bangunan, tanaman dan/ atau benda-benda lainnya yang terkait dengan tanah yang bersangkutan. 45. Rencana Tata Ruang Wilayah adalah hasil perencanaan mengenai peruntukan tanah diwilayah tersebut yang dituangkan dalam Rencana Tata Ruang Wilayah (RTRW). 46. Seleksi adalah metode pemilihan penyedia jasa konsultansi untuk pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua penyedia jasa konsultansi yang memenuhi syarat. 47. Swakelola adalah Pengadaan Barang/Jasa dimana pekerjaannya direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh Penanggung Jawab Pengadaan/Unit Kerja Kantor Pusat/Kepala Cabang. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

6

48. Surat Perintah Kerja atau Surat Pesanan adalah perikatan antara perusahaan pemberi pekerjaan (bouwheer) dengan penyedia Barang/Jasa dalam rangka pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa atau Pelaksana Swakelola. 49. Sanggahan adalah ketidak setujuan dari Penyedia Barang/Jasa peserta pelelangan atas penunjukan Penyedia Barang/Jasa lainnya sebagai Pelaksana pengadaan Barang/Jasa pada saat pengumuman pemenang lelang karena diduga dalam proses pengadaannya terdapat perlakuan yang menyimpang dari ketentuan Pengadaan Barang/Jasa. 50. Surat Jaminan adalah jaminan tertulis yang bersifat mudah dicairkan dan tidak bersyarat (unconditional), yang dikeluarkan oleh Bank Umum/Perusahaan Asuransi atau Lembaga Keuangan lainnya yang diserahkan oleh Penyedia Barang/Jasa kepada perusahaan pemberi pekerjaan (bouwheer) untuk menjamin terpenuhinya kewajiban Penyedia Barang/Jasa. 51. Sayembara adalah metode pemilihan Penyedia Jasa yang memperlombakan gagasan orisinal, kreatifitas dan inovasi tertentu yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan Harga Satuan. 52. Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPB/J) adalah Surat yang diterbitkan oleh PT Jasa Raharja (Persero) yang ditujukan kepada pemenang pengadaan melalui metode pemilihan langsung atau pelelangan. 53. Tim Pengadaan adalah sejumlah personil yang diberi tugas oleh Direksi/Penanggungjawab Pengadaan untuk melakukan Pengadaan Barang/Jasa. 54. Usaha Kecil adalah kegiatan ekonomi rakyat yang berskala kecil dan memenuhi kriteria yang ditetapkan dalam Undang-undang Nomor 9 Tahun 1995 tentang Usaha Kecil, termasuk koperasi skala usaha kecil. 55. Urusan Pengadaan adalah bagian organisasi PT Jasa Raharja (Persero) yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa di PT Jasa Raharja (Persero) baik untuk keperluannya maupun atas permintaan unit lain sesuai kewenangannya yang bersifat permanen atau melekat pada Unit Umum.


7

BAB II KEBIJAKAN UMUM PENGADAAN BARANG/JASA Menimbang besarnya pengeluaran yang dilaksanakan melalui proses pengadaan Barang/Jasa dan potensi proses pengadaan Barang/Jasa yang dapat mempengaruhi prilaku berbagai Pihak serta harapan untuk memecahkan permasalahan umum dilingkungan yang strategis ini, maka beberapa kebijakan umum yang diberlakukan dalam melakukan pengadaan barang/jasa adalah sebagai berikut : 1.

Memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan secara efektif dan efisien.

2.

Menciptakan iklim persaingan yang sehat, tertib, adil dan terkendali dengan cara meningkatkan transparansi.

3.

Menyederhanakan ketentuan dan tata cara untuk mempercepat proses pengambilan keputusan dalam pengadaan barang/jasa.

4.

Meningkatkan profesionalisme, kemandirian dan tanggung-jawab para perencana, pelaksana, dan pengawas pengadaan barang/jasa.

5.

Pengguna barang/jasa mengutamakan penggunaan produksi dalam negeri, rancang bangun dan perekayasaan nasional, serta perluasan kesempatan bagi usaha kecil dan koperasi sepanjang kualitas, harga dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan.

6.

Dalam rangka mendorong pertumbuhan industri dalam negeri, pengguna barang/jasa dapat memberikan preferensi penggunaan produksi dalam negeri dengan tetap mengindahkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

7.

Pengguna barang/jasa mengutamakan sinergi antar BUMN dan/atau Anak Perusahaan sepanjang barang/jasa tersebut merupakan hasil produksi BUMN dan/ atau anak perusahaan yang bersangkutan, dan sepanjang kualitas, harga dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan.

8.

Memberikan kesempatan yang lebih besar kepada Usaha Kecil atau Koperasi untuk berpartisipasi dalam pengadaan barang/jasa

9.

Melaksanakan pengadaan di dalam wilayah Negara Republik Indonesia.

10. Dilarang memecah nilai pengadaan barang/jasa dengan maksud untuk menghindari batas kewenangan (Paket Pekerjaan dipecah menjadi beberapa Paket Pengadaan).


8

11. Dilarang menentukan kriteria atau persyaratan atau prosedur yang diskriminatif dan pertimbangan yang tidak obyektif. 12. Dilarang mengadakan barang/jasa apabila belum atau tidak ada anggarannya. Kecuali jika ada ijin dari Direksi. 13. Pelelangan yang belum ada anggarannya namun telah diketahui besarnya biaya yang diperlukan dan telah masuk dalam Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) dapat dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut: a. bilamana pengadaan tersebut tidak disetujui dalam anggaran maka pelelangan dinyatakan gagal; b. telah dituangkan dalam RKS; c. surat penunjukan penyedia barang / jasa ditandatangani setelah anggaran disahkan. 14. Proses Pengadaan Barang / Jasa dapat dilaksanakan secara elektronik atau EProcurement dengan cara E-Tendering atau E-Purchasing. 15. Pelaksanaan E-Tendering meliputi proses pengumuman pengadaan Barang/Jasa sampai dengan Pengumuman pemenang dengan menggunakan sistem secara elektronik yang melalui website Pengadaan Jasa Raharja. 16. E-Purchasing dapat dilaksanakan dalam pengadaan Barang/Jasa. 17. Divisi Umum/Kantor Cabang membuat daftar dan rekam jejak (track record) penyedia barang/jasa rekanan melalui kuesioner kepuasan supplier dan evaluasi kinerja supplier setelah proses pengadaan barang/jasa selesai.


9

BAB III TATA NILAI PENGADAAN Pengadaan Barang/Jasa pada hakikatnya merupakan upaya perusahaan untuk mendapatkan Barang /Jasa yang diperlukan, dengan menggunakan metode dan proses tertentu agar dicapai kesepakatan harga, waktu dan kesepakatan lainnya. Agar esensi pengadaan Barang /Jasa tersebut dapat dilaksanakan sebaik-baiknya, maka perusahaan dan penyedia haruslah berpatokan pada filosofi pengadaan barang/jasa, yaitu upaya untuk mendapatkan barang/Jasa yang diinginkan dilakukan atas dasar pemikiran yang logis dan sistematis, tunduk pada etika dan norma pengadaan barang /jasa yang berlaku, mengikuti prinsip-prinsip, metode dan proses pengadaan barang /jasa yang baku, yaitu : A. Prinsip Dasar Pengadaan Barang/Jasa Pengadaan Barang/Jasa wajib menerapkan prinsip-prinsip sebagai berikut: 1. Efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan dana dan kemampuan seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah; 2. Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan; 3. Kompetitif, berarti pengadaan barang/jasaharus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan; 4. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang dan jasa yang berminat; 5. Adil dan wajar, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa yang memenuhi syarat; 6. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

10

B. Etika Pengadaan Barang/Jasa Penanggung jawab atau personil yang ditugaskan untuk melakukan pengadaan dan peserta pengadaan dalam pelaksanaan pengadaan harus memiliki etika atau asas-asas akhlak/moral. Etika dalam pengadaan Barang/Jasa adalah perilaku yang baik dari berbagai pihak yang terlibat dalam proses pengadaan, yaitu perilaku untuk saling menghormati terhadap tugas dan fungsi masingmasing pihak, bertindak secara profesional, dan tidak saling mempengaruhi untuk maksud tercela atau untuk kepentingan/keuntungan pribadi dan/atau kelompok dengan merugikan Pihak lain/Perusahaan. Etika dimaksud adalah sebagai berikut: 1. Melaksanakan tugas secara tertib dan bertanggung jawab untuk mencapai sasaran atau tujuan pengadaan. 2. Bekerja secara profesional, menjunjung tinggi kejujuran, kemandirian, dan menjaga informasi yang bersifat rahasia. 3. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung yang dapat mengakibatkan persaingan tidak sehat di dalam proses pengadaan. 4. Menerima dan bertanggung-jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kewenangan yang ada. 5. Menghindari dan mencegah pertentangan kepentingan (conflict of interest) dari pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan. 6. Menghindari dan mencegah pemborosan dan kebocoran keuangan perusahaan dalam pengadaan barang/jasa. 7. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan atau melakukan kegiatan bersama dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan, atau pihak lain yang merugikan perusahaan. 8. Tidak menerima, tidak menawarkan, atau tidak memberi janji akan memberi hadiah, imbalan, atau berupa apapun kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan pengadaan. C. Norma Pengadaan Barang/Jasa Sistem pengadaan Barang/Jasa yang baik adalah system pengadaan barang/jasa yang mampu menerapkan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance). PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

11

Para Pihak akan memiliki norma-norma yang menyimpang apabila secara terus menerus tidak mampu menerapkan prinsip-prinsip good corporate governance yang disebabkan oleh system pengadaan yang tidak mendukung penerapan dan pelaksanaan prinsip-prinsip tersebut. Oleh karena itu agar tujuan pengadaan Barang/Jasa dapat tercapai dengan baik, semua Pihak dalam proses pengadaan harus mengikuti norma yang berlaku, yaitu : 1. Norma tertulis atau norma pengadaan yang bersifat operasional yang pada umumnya telah dirumuskan dan dituangkan dalam peraturan perundangundangan yaitu berupa undang-undang, peraturan, pedoman atau petunjuk pengadaan barang/jasa. 2. Norma tidak tertulis pada umumnya bersifat ideal, norma ideal pengadaan tersirat dalam pengertian tentang hakikat, filosofis, etika dan profesionalisme dalam pengadaan Barang/Jasa. D. Penggunaan Produk Dalam Negeri 1. Dalam setiap pelaksanaan pengadaan barang/jasa, diharapkan: a. Memaksimalkan penggunaan barang/jasa hasil produksi dalam negeri, termasuk rancang-bangun dan perekayasaan nasional dalam pengadaan barang/jasa. b. Mengikut sertakan konsultan dan penyedia barang/jasa nasional. 2. Pada saat melakukan persiapan pengadaan barang/jasa, yang dimulai dari tahap studi, tahap rancang-bangun, penyusunan dokumen pengadaan, dan perjanjian atau Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan pengadaan barang/jasa, diharapkan sudah mencantumkan persyaratan : a. Penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI) atau standar lain yang berlaku atau Standar Internasional atau setara yang ditetapkan oleh instansi yang berwenang. b. Penggunaan produksi dalam negeri sesuai kemampuan industri nasional. c. Penggunaan tenaga ahli dan atau Penyedia barang/jasa dalam negeri. 3. Pengadaan barang/jasa impor, dapat dilakukan apabila: a. Barang/jasa tersebut belum diproduksi atau dihasilkan di dalam negeri, dan atau b. Spesifikasi teknis barang/jasa yang diproduksi atau dihasilkan di dalam negeri tidak memenuhi persyaratan atau waktu penyerahannya tidak memenuhi ketentuan yang dipersyaratkan, dan atau


12

c. Harga penawaran barang produksi dalam negeri lebih tinggi dari penawaran barang/jasa impor, meskipun telah diperhitungkan tambahan preferensi harga. 4. Untuk melaksanakan ketentuan di atas (pengadaan barang/jasa impor), Penyedia barang/jasa yang bersangkutan semaksimal mungkin menggunakan jasa-jasa pelayanan dari dalam negeri, antara lain : jasa asuransi, angkutan, ekspedisi, dan perbankan. 5. Penyedia barang/jasa asing wajib bekerjasama dengan penyedia barang/jasa nasional dalam bentuk kemitraan, sub Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan, atau bentuk kerjasama lainnya. E. Tata Tertib Pengadaan Barang/Jasa Tata tertib pengadaan barang atau jasa, adalah sebagai berikut: 1. Pihak-pihak yang terkait dalam proses pengadaan barang / jasa, wajib melaksanakan ketentuan dan prosedur yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan. 2. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang, dapat melakukan perubahan terhadap dokumen pengadaan yang mengatur persyaratan, kriteria, dan tata cara evaluasi penawaran pada saat penjelasan dokumen pengadaan dan dituangkan dalam Berita Acara. 3. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang melakukan evaluasi atas penawaran yang masuk, berdasarkan metode evaluasi yang dituangkan dalam dokumen pengadaan. 4. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang menetapkan urutan calon penyedia barang/jasa dari penawar yang terbaik dan memenuhi syarat seperti dituangkan dalam dokumen pengadaan serta mengusulkannya kepada Penanggungjawab Pengadaan. 5. Berdasarkan usulan Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang menetapkan pemenang peserta pelelangan, pemilihan langsung, dan penunjukan langsung yang menawarkan harga yang menguntungkan perusahaan dari penawaran yang responsif. Penawaran responsif adalah penawaran yang memenuhi ketentuan dan persyaratan pokok administrasi dan spesifikasi teknis yang ditentukan dalam dokumen pengadaan tanpa terdapat penyimpangan yang berarti atau penting.


13

6. Penyimpangan yang berarti atau penting adalah penyimpangan yang tidak dapat ditoleransi, sehingga penawaran yang bersangkutan gugur, antara lain meliputi : a. penyimpangan yang berakibat mengurangi hak PT Jasa Raharja (Persero) atau kewajiban penyedia barang/jasa; b. penyimpangan yang menguntungkan penyedia barang/jasa tertentu dan atau mempengaruhi perhitungan nilai penawarannya. 7. Peserta pengadaan yang ditunjuk sebagai pemenang, wajib menerima keputusan yang dibuat oleh Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang. Apabila peserta pertama yang ditetapkan mengundurkan diri, maka jaminan penawaran peserta yang bersangkutan menjadi milik PT Jasa Raharja (Persero). 8. Peserta pengadaan yang mengundurkan diri sebelum berakhirnya masa penawaran, dikenakan sanksi berupa pencairan jaminan penawaran dan dimasukkan dalam daftar hitam (blacklist) sebagai rekanan PT Jasa Raharja (Persero) selama 2 (dua) tahun. 9. Penanggungjawab pengadaan atau pejabat yang ditunjuk, bertanggung jawab atas : a. penyimpanan dan pemeliharaan semua dokumen pelaksanaan pengadaan barang atau jasa; b. pemberian informasi kepada para peserta pengadaan barang/jasa apabila penawarannya ditolak karena kalah atau gugur. 10. Apabila penanggungjawab pengadaan tidak sependapat dengan usulan Tim Pengadaan, maka penanggungjawab pengadaan membahas perbedaan pendapat tersebut dengan Tim Pengadaan untuk mengambil putusan akhir, dengan bentuk sebagai berikut: a. menyetujui usulan Tim Pengadaan, atau b. meminta Tim Pengadaan untuk melakukan evaluasi ulang berdasarkan ketentuan di dalam dokumen pengadaan, atau c. menetapkan putusan yang disepakati bersama. F. Sumber Dana Dan Kewenangan Pengadaan Sumber dana yang digunakan untuk pelaksanaan pengadaan barang/jasa dibagi menjadi 2 (dua) sumber, yaitu : 1. Anggaran Belanja Modal. Penggunaan sumber dana pengadaan barang/jasa yang dibiayai melalui anggaran belanja modal. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

14

2. Anggaran Belanja dan/atau Beban Rutin. Penggunaan sumber dana pengadaan barang/jasa yang dibiayai melalui anggaran belanja dan/atau beban rutin. Kewenangan untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa diatur sebagai berikut: 1. Pengadaan barang/jasa yang bersumber dari anggaran belanja modal hanya dapat dilaksanakan oleh Direksi, Direktur SDM dan Umum, Kepala Divisi Umum, atau Kepala Cabang sesuai dengan batas kewenangan yang diatur dalam Keputusan Direksi tentang Pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan; 2. Pengadaan barang/jasa yang bersumber dari anggaran belanja dan/atau beban rutin dapat dilaksanakan oleh Direksi, Direktur, Kepala Divisi/SPI/Sekper, Kepala Cabang, atau Kepala Perwakilan sesuai dengan batas kewenangan yang diatur dalam Keputusan Direksi tentang Pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan.


15

BAB IV PARA PIHAK DALAM PENGADAAN BARANG/JASA A. Penanggungjawab Pengadaan Penanggungjawab atas pengadaan barang/jasa secara keseluruhan adalah Direksi. Sedangkan penanggungjawab pelaksanaan pengadaan barang/jasa adalah Direktur yang membidangi Unit Kerja yang merencanakan atau memprakarsai pengadaan barang/jasa. Penanggungjawab pelaksanaan pengadaan barang/jasa, memiliki tugas pokok sebagai berikut: 1. Menyusun rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa sesuai dengan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan. 2. Menetapkan dan mengesahkan rencana pengadaan barang/jasa, ketentuan mengenai kewajiban penggunaan produksi dalam negeri, perluasan kesempatan usaha bagi usaha kecil atau koperasi kecil, lembaga ilmiah, Lembaga Swadaya Masyarakat dan unit penelitian. 3. Menetapkan Tim Pengadaan Barang/Jasa/Pelaksanaan Swakelola. 4. Menetapkan/menunjuk Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan. 5. Melaksanakan perikatan (Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan) dengan pihak penyedia barang/jasa. 6. Memantau, mengendalikan, dan mengawasi pelaksanaan Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan yang bersangkutan. 7. Melimpahkan tanggung jawab Penggunaan Anggaran kepada Unit Kerja dan Kepala Cabang. 8. Penanggungjawab pengadaan, dilarang: a. Memecah nilai pengadaan barang/jasa yang merupakan paket pekerjaan yang telah ditetapkan dalam rencana pengadaan Barang/Jasa, dengan maksud untuk menghindari batas kewenangan. b. Menentukan kriteria atau persyaratan atau prosedur yang diskriminatif dan pertimbangan yang tidak obyektif. c. Mengadakan barang/jasa apabila belum atau tidak ada anggarannya. 9. Melakukan Pengadaan yang menyimpang dari ketentuan Prosedur Pengadaan Barang/Jasa. B. Tim Pengadaan Tim Pengadaan adalah sekelompok personil yang diberi tugas, wewenang, dan tanggung-jawab oleh penanggungjawab pengadaan untuk melakukan pengadaan barang/jasa. Pembentukan Tim Pengadaan Barang/Jasa dilakukan dengan mempertimbangkan hal hal sebagai berikut :


16

1. Tim Pengadaan dibentuk dalam rangka pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dibiayai melalui anggaran belanja modal atau anggaran rutin dengan mengacu kepada keputusan Direksi tentang pendelegasian wewenang pengelolaan administrasi dan keuangan. 2. Untuk pengadaan dengan nominal yang melebihi batas kewenangan Kepala Divisi atau Kepala Cabang sebagaimana diatur dalam Keputusan Direksi Tentang Pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan harus mendapat ijin prinsip dan kewenangan dari Direksi/Penanggung jawab Pengadaan, termasuk persetujuan spesifikasi pekerjaan/Barang (seperti : design, logo, warna, lay out, tulisan dan lainlain). 3. Pelaksanaan pengadaan yang tidak dilakukan oleh Tim Pengadaan, di Kantor Pusat melekat pada Divisi Umum melalui Urusan Pengadaan, sedangkan di Cabang oleh Kepala Cabang masing-masing, melalui Bagian Administrasi di Cabang tipe A dan B dan Unit SDM &Umum di Cabang tipe C sebagai pengguna anggaran, sesuai dengan kewenangan yang dilimpahkan oleh Penanggungjawab Pengadaaan, yang pelaksanaannya mengikuti pada prinsip-prinsip, etika dan norma pengadaan barang/Jasa dan best practice yang berlaku. 4. Tim Pengadaan diusulkan oleh unit kerja yang merencanakan atau memprakarsai pengadaan barang/jasa jumlahnya gasal (ganjil) disesuaikan dengan nilai dan kompleksnya pekerjaan, secara administratif ditetapkan dengan Surat Keputusan Direksi yang ditandatangani oleh Direktur Umum melalui Divisi Umum. 5. Tim Pengadaan bertanggung jawab kepada penanggungjawab pengadaan dan secara teknis dan administratif dibina oleh Direktur SDM &Umum. 6. Tim Pengadaan harus beranggotakan personil-personil yang berkompeten terdiri atas unsur atau unit kerja; perencana pengadaan atau kegiatan yang bersangkutan;pengelola keuangan; pengelola barang/jasa; unit pengadaan; mengerti hukum Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan atau yang menguasai administrasi Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan. Dalam hal pengadaan barang/jasa yang bersifat teknis, keanggotaan tim pengadaan dapat berasal dari unit teknis yang bersangkutan sesuai dengan jenis pengadaan barang/jasa yang akan dilaksanakan. Sistem pengadaan yang baik adalah system pengadaan barang/jasa yang mampu menerapkan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance), oleh karenanya anggota tim pengadaan tidak mengganggu tugas pokok unit kerjanya masing-masing atau PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

17

keanggotaannya dalam tim pengadaan akan menyita waktu tugas pokoknya. 7. Ketua Tim Pengadaan dapat dipilih dari Unit Kerja yang merencanakan atau memprakarsai pengadaan barang/jasa. Sedangkan sekretaris tim pengadaan dipilih dengan mempertimbangkan aspek kelancaran kegiatan pengadaan barang/jasa. 8. Penanggung Jawab Pengadaan menunjuk Unit Kerja Kantor Pusat (Divisi Umum) sebagai Koordinator administrasi dan laporan seluruh Pengadaan Barang/Jasa. 9. Personil yang diikut-sertakan dalam tim pengadaan memiliki kualifikasi sebagai berikut: a. Memiliki integritas, moral, disiplin, tanggung jawab, kemampuan teknis danmanajerial dalam rangka pelaksanaan tugas. b. Memahami seluruh jenis pekerjaan yang menjadi tugas Tim Pengadaan. c. Mengetahui dan menguasai metode, prosedur dan materi dokumen pengadaan. d. Tidak memiliki jabatan yang lebih tinggi dari Direksi. 10. Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Tim Pengadaan, adalah sebagai berikut: a. Menyusun jadwal, tatacara, dan spesifikasi pengadaan barang/jasa sesuai dengan RKAP atau alokasi anggaran yang telah ditetapkan yang dituangkan dalam Rencana Kerja dan Syarat (RKS). b. Menyusun dan menetapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dengan memperhatikan alokasi anggaran yang tersedia. c. Menyiapkan dokumen pengadaan yang dapat dijadikan sebagai panduan bagi penyedia barang/jasa dalam mengajukan penawaran. d. Menginformasikan atau mengumumkan rencana pengadaan barang/jasa melalui salah satu media, apabila rencana pengadaan tersebut akan dilakukan dengan metode pelelangan. e. Melakukan seleksi terhadap calon peserta pengadaan yang memenuhi persyaratan untuk diikut sertakan dalam pengadaan barang/jasa. f. Menyampaikan undangan atau surat permintaan penawaran atau surat-surat lainnya kepada peserta pengadaan dalam rangka pelaksanaan pengadaan barang/ jasa. g. Memberikan penjelasan kepada peserta pengadaan mengenai materi yang terkandung dalam dokumen pengadaan atau Rencana Kerja dan Syarat-syarat pengadaan, temasuk metode evaluasi penawaran. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

18

h.

Menyampaikan perubahan spesifikasi teknis pekerjaan dalam hal terjadi perubahan dan dituangkan dalam Berita Acara. i. Melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran dari peserta pengadaan dan menetapkan nominasi calon pemenang pengadaan, melakukan negosiasi dalam pemilihan langsung atau penunjukan langsung. j. Mengusulkan calon pemenang pengadaan barang/jasa kepada penanggungjawab pengadaan. k. Menjawab Sanggahan melalui Penanggung Jawab Pengadaan. l. Menginformasikan kepada peserta pengadaan tentang pemenang pengadaan yang telah disetujui penanggungjawab pengadaan. m. Membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan Barang/Jasa kepada penanggungjawab pengadaan. n. Menyimpan dokumen asli pemilihan Penyediaan Barang/Jasa. 11. Masa kerja tim pengadaan berakhir setelah surat perintah kerja atau surat pesanan atau Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan ditanda tangani oleh pihak Penanggungjawab Pengadaan dan pihak penyedia Barang/Jasa atau sesuai dengan masa penugasannya, kecuali ditentukan lain. 12. Honorarium dan biaya yang berkaitan dengan Tim Pengadaan dan kegiatan pengadaan dibebankan pada mata anggaran yang telah ditetapkan atau ditentukan tersendiri oleh Penanggungjawab Pengadaan. 13. Tim Pengadaan atau Panitia Pengadaan wajib menandatangani Pakta Integritas (letter of undertaking). 14. Aparat pengawasan intern ataupun ekstern yang melakukan pengawasan melalui audit, review, evaluasi, pemantauan dan kegiatan pengawasan lain terhadap fungsi dan tugas perusahaan dilarang duduk sebagai anggota Tim/Panitia Pengadaan. 15. Ketentuan mengenai Tim Pengadaan secara mutatis mutandis berlaku bagi Panitia yang melaksanakan tugas pengadaan. C. Penerima Barang/Jasa Penerima Barang/Jasa pada prinsipnya merupakan kewenangan Penanggungjawab Pengadaan, pelaksanaannya untuk Pengadaan melalui Pusat kewenangannya dilimpahkan kepada yang memprakarsai dalam hal ini Divisi/Unit Umum dan di Cabang dilimpahkan kewenangannya melalui Kepala Cabang, dengan persyaratan dan tugas pokok sebagai berikut : PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

19

1.

Penerima Barang/Jasa harus memiliki integritas, disiplin dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas;

2.

Penerima Barang/Jasa mempunyai tugas pokok sebagai berikut : a. Menerima dan memeriksa kesesuaian barang/jasa yang diterima dengan yang dipesan/diperjanjikan. b. Membuat dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Barang/Jasa atas dasar butir 1.

D. Penyedia Barang/Jasa Penyedia Barang/Jasa yang diperkenankan ikut dalam pengadaan barang/jasa, adalah yang memenuhi persyaratan, kualifikasi, atau klasifikasi yang ditentukan oleh pihak yang berwenang. Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi dan Jasa Lain, dapat berupa usaha perorangan atau perusahaan (Badan hukum) yang memiliki Surat Izin Usaha yang dikeluarkan oleh pemerintah pusat dan/atau daerah, sertifikat yang dikeluarkan oleh asosiasi atau informasi lain melalui internet yang dikelola oleh asosiasi yang bersangkutan. Penyedia Jasa Konsultansi terdiri atas perusahaan (Badan hukum) jasa konsultansi, lembaga ilmiah, Lembaga Swadaya Masyarakat atau lembaga nirlaba (non profit) lainnya, perusahaan jasa industri dan perbankan yang memiliki unit penelitian dan pengembangan dengan keahlian khusus dan konsultan perorangan, antara lain : 1. Lembaga ilmiah lebih utama melakukan pekerjaan-pekerjaan penelitian dan pengembangan sesuai dengan bidangnya. 2. LSM biasanya lebih tepat melakukan usaha jasa konsultansi dalam rangka pengembangan masyarakat (community development), peningkatan partisipasi masyarakat dalam kegiatan pembangunan di bidang pendidikan dan penyuluhan untuk masyarakat, serta penerapan dan penyebarluasan teknologi sederhana dan madya yang tepat guna. 3. Unit penelitian dan pengembangan dalam perusahaan jasa industri dan perbankan lebih melaksanakan pekerjaan khusus sesuai dengan bidang spesialisasinya. 4. Konsultan perorangan dalam segala bidang, yang memiliki kriteria sebagai berikut: a. pelaksanaan pekerjaan yang ditugaskan padanya tidak memerlukan kerja kelompok (team work) untuk penyelesaiannya; b. pekerjaan hanya dapat dilakukan oleh seorang yang ahli di bidangnya. Keahlian tersebut dibuktikan dengan sertifikat dari asosiasi profesi terkait yang telah dilakukan akreditasi (sepanjang asosiasi tersebut telah ada); PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

20

c. jasa konsultansi tersebut harus bersifat tugas khusus dari perusahaan untuk memberikan masukan atau nasehat dalam pelaksanaan kegiatan serta kegiatan khusus lain yang ditentukan oleh Penanggungjawab Pengadaan; d. konsultan perorangan yang ditunjuk harus mampu menyelesaikan tugasanya secara mandiri ditinjau dari segi teknis, waktu dan biaya. 5. Penyedia Barang/Jasa yang ingin berpartisipasi dalam pengadaan barang/jasa harus memenuhi persyaratan profesional sesuai yang ditentukan dalam dokumen pengadaan, sebagai berikut : a. Penyedia jasapekerjaan konstruksi atau penyedia barang/jasa atau penyedia jasa lain, diharuskan : 1) memiliki keahlian, pengalaman, kemampuan teknis dan manajerial dalam bidang usaha yang bersangkutan, antara lain dapat dibuktikan dengan sertifikasi kualifikasi atau klasifikasi yang dikeluarkan oleh asosiasi perusahaan atau profesi bersangkutan; 2) memiliki sumber daya manusia, modal, peralatan dan fasilitas lain yang diperlukan dalam pengadaan barang/jasa; 3) secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan pengadaan barang/jasa; 4) tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan, dan atau tidak sedang menjalani sanksi pidana; 5) sebagai wajib pajak sudah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir; 6) tidak membuat pernyataan palsu tentang kualifikasi, klasifikasi, dan sertifikasi yang dimilikinya. 7) memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau dengan jasa pengiriman. 8) Penyedia Barang/Jasa yang keikutsertaannya menimbulkan pertentangan kepentingan, dilarang menjadi Penyedia Barang/Jasa, kecuali dalam pelaksanaan Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan Terima Jadi (turn key contract) b. Penyedia jasa konsultansi, diharuskan memiliki data administrasi sesuai yang ditentukan dalam dokumen pengadaan antara lain : 1) memiliki NPWP dan bukti penyelesaian kewajiban pajak; 2) fotokopi ijazah lulusan perguruan tinggi negeri atau perguruan tinggi swasta yang telah lulus ujian negara atau yang telah diakreditasi atau perguruan tinggi luar negeri yang telah diakreditasi; PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

21

3) mempunyai pengalaman di bidangnya sesuai dengan referensi pengalaman kerja yang dituangkan di dalam daftar riwayat hidup yang harus ditulis dengan teliti dan benar, ditanda-tangani oleh yang bersangkutan (konsultan perorangan) dan diketahui oleh pimpinan perusahaan (konsultan berbadan hukum); 4) tenaga ahli LSM memiliki pengalaman dan keahlian di bidangnya, yang dituangkan di dalam daftar pekerjaan dan atau riwayat hidup yang ditandatangani oleh yang bersangkutan dan memenuhi persyaratan lain yang ditetapkan oleh kepala kantor LSM yang bersangkutan. 6. Syarat-syarat peserta pengadaan barang/jasa untuk metode selain pembelian langsung adalah sebagai berikut: a. Penyedia barang/jasa yang dapat mengikuti pengadaan barang/jasa adalah penyedia barang/jasa yang telah memenuhi persyaratan profesi, kualifikasi, klasifikasi, dan memiliki kemampuan sumber daya dan dana yang memadai. b. Penyedia barang/jasa, harus menyerahkan salinan : 1) akta pendirian beserta perubahannya (jika ada perubahan)untuk Badan Usaha; 2) NPWP/Surat Pengukuhan Pengusaha kena pajak (bagi penyedia barang/jasa PKP)/Surat pernyataan bukan PKP dan bukti pembayaran kewajiban pajak pada tahun terakhir; 3) dokumen lainnya (misal Ijin Domisili, SIUP, SUJK untuk Jasa Konstruksi, TDP, dan sertifikat lainnya;) yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan, sesuai dengan bidang perusahaan. 7. Penyedia Barang/Jasa yang ditetapkan sebagai pelaksana pengadaan atau yang ditunjuk oleh Penanggung jawab Pengadaan wajib menandatangani Pakta Integritas (letter of undertaking) ditujukan pada pemilihan langsung, pelelangan dan seleksi.


22

BAB V PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa merupakan kegiatan merealisasikan rencana pengadaan barang/jasa yang mana anggarannya telah disediakan seperti tercantum dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan. Proses Pengadaan dimulai dari Perencanaan, Pemilihan Penyedia Barang/Jasa sampai diterimanya hasil pekerjaan. A. Maksud Dan Tujuan Tujuan pengadaan barang/jasa adalah untuk memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan Perusahaan dalam jumlah yang cukup,dengan kualitas yang dapat dipertanggung jawabkan, serta harga yang sewajar mungkin dalam waktu tertentu, secara efisien, menurut ketentuan dan prosedur yang berlaku. Pengadan barang/jasa dalam hal ini meliputi pengadaan barang termasuk tanah, pekerjaan konstruksi, jasa konsultansi dan jasa lainnya. B. Rencana Pengadaan Barang/Jasa 1. Kebijakan Umum Rencana Pengadaan Barang/Jasa antara lain meliputi : a. Setiap awal tahun, sesuai RKAP yang telah disahkan unit kerja (user) dan seluruh Kantor Cabang wajib menyampaikan rencana jadwal pengadaan barang/jasa berikut dengan Kerangka Acuan Kerja (KAK) kepada Divisi Umum. b. Hal ini juga berlaku terhadap proses kegiatan pengadaan barang/jasa yang merupakan kewenangan di Kantor Cabang. Setiap awal tahun, sesuai RKAP yang telah disahkan sub bagian/unit (user) wajib menyampaikan rencana jadwal pengadaan barang/jasa berikut dengan Kerangka Acuan Kerja (KAK) kepada bagian administrasi/unit SDM & Umum. c. Divisi Umum/bagian administrasi/unit SDM & Umum kemudian mengkompilasi semua rencana jadwal pengadaan barang/jasa berikut dengan Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang diterimanya dari unit kerja terkait untuk dibuat Rencana Umum Pengadaan (RUP). d. Rencana Umum Pengadaan (RUP) yang dibuat oleh Divisi Umum/bagian administrasi/unit SDM & Umum menjadi acuan perusahaan dalam rangka melaksanakan kegiatan pengadaan barang/jasa yang sesuai dengan RKAP berjalan. e. Menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK) Tim Pengadaan/Unit kerja terkait (user) menyusun Kerangka Acuan Kerja yang mendukung pelaksanaan kegiatan/pekerjaan yang minimal memuat informasi tentang: PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

23

1) uraian kegiatan yang akan dilaksanakan meliputi latar belakang, maksud dan tujuan, lokasi kegiatan serta jumlah tenaga yang diperlukan; 2) waktu yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan/pekerjaan tersebut mulai dari pengumuman, rencana pengadaan sampai dengan penyerahan barang/jasa; 3) spesifikasi teknis barang/Jasa yang dibutuhkan; 4) besarnya perkiraan biaya pekerjaan termasuk pajak kegiatan tersebut. 2. Dalam melaksanakan pemaketan barang/jasa, Unit Pusat/Tim Pengadaan/ Pejabat Pengadaan tidak dibenarkan : a. menyatukan atau memusatkan beberapa kegiatan yang tersebar dibeberapa cabang yang menurut sifat pekerjaan dan tingkat efisiensinya seharusnya dilakukan di cabang masing-masing; b. menyatukan beberapa paket pengadaan yang menurut sifat dan jenis pekerjaannya bisa dipisahkan, atau besaran nilainya seharusnya bisa dilakukan oleh usaha kecil serta atau koperasi; c. memecah pengadaan barang/Jasa menjadi beberapa paket dengan maksud menghindari pelelangan; d. menentukan kriteria, persyaratan atau prosedur pengadaan yang diskriminatif dan/atau pertimbangan yang tidak obyektif. C. Metode Penilaian Kualifikasi Untuk menilai kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya calon Penyedia Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya, Tim Pengadaan Barang/Jasa dapat melakukan kualifikasi. Kualifikasi dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu : 1. Prakualifikasi Prakualifikasi merupakan proses penilaian kualifikasi yang dilakukan oleh Tim Pengadaan sebelum pemasukan penawaran dari Penyedia Barang/Jasa. Prakualifikasi dilaksanakan untuk pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi dan pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bersifat kompleks melalui pelelangan serta untuk pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang menggunakan metode Penunjukan Langsung bukan untuk penanganan darurat. Proses prakualifikasi untuk Penunjukan Langsung dalam penanganan darurat dilakukan bersamaan dengan pemasukan Dokumen Penawaran. Dengan proses prakualifikasi akan menghasilkan Daftar Calon Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya atau Daftar Calon Penyedia Jasa Konsultansi. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

24

2. Pascakualifikasi Pasckualifikasi merupakan proses penilaian kualifikasi yang dilakukan oleh Tim Pengadaan setelah pemasukan penawaran dari Penyedia Barang/Jasa. Pascakualifikasi dilaksanakan untuk pengadaan dengan metode Pelelangan, kecuali Pelelangan untuk Pekerjaan Kompleks dan Pemilihan Langsung. D. Harga Perkiraan Sendiri / Survey Harga Pasar Pengadaan Barang/Jasa Harga Perkiraan Sendiri (HPS) atau Owner’s Estimate (OE) yaitu Harga yang dikalkulasikan secara keahlian untuk menetapkan harga yang wajar berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan. Nilai total HPS dapat terbuka dan tidak rahasia (dapat diberitahukan atau tidak diberitahukan kepada peserta pengadaan, sesuai dengan yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan). Yang dimaksud dengan nilai total HPS adalah hasil perhitungan seluruh volume pekerjaan dikalikan dengan Harga Satuan ditambah dengan seluruh beban pajak dan keuntungan. Namun demikian, rincian Harga Satuan dalam perhitungan HPS bersifat rahasia. HPS tidak dapat dijadikan sebagai dasar untuk menggugurkan penawaran (baik yang lebih rendah maupun yang lebih tinggi dari HPS sepanjang masih dibawah anggaran/dana yang tersedia). Kegunaan HPS : 1. digunakan sebagai alat untuk menilai kewajaran harga penawaran 2. menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah dalam pengadaan Barang/ Jasa / Pekerjaan Konstruksi / Jasa Lainnya dan Jasa Konsultansi yang menggunakan Pagu Anggaran, 3. Dasar untuk menetapkan besaran nilai Jaminan Penawaran ( 1% - 3% nilai total HPS) 4. Dasar untuk menetapkan besaran nilai Jaminan Pelaksanaan bagi penawaran terkoreksi antara 80% (delapan puluh perseratus) sampai dengan 100% (seratus perseratus) dari nilai total HPS, Jaminan Pelaksanaan adalah sebesar 5% (lima perseratus) dari nilai Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja; sedangkan untuk nilai penawaran terkoreksi dibawah 80% (delapan puluh perseratus) dari nilai total HPS, besarnya Jaminan Pelaksanaan 5% (lima perseratus) dari nilai total HPS. 5. Dasar untuk menetapkan besaran nilai Jaminan Sanggahan Banding ditetapkan sebesar 2‰ (dua perseribu) dari nilai total HPS Penyusunan HPS /OE dapat dilakukan oleh pihak ketiga (konsultan) untuk pengadaan barang/jasa/pekerjaan konstruksi yang memerlukan keahlian tertentu dan tidak dimiliki oleh unit kerja user/Tim Pengadaan.


25

Penyusunan HPS untuk pengadaan barang/jasa harus dilakukan secara cermat dan dapat dipertanggungjawabkan antara lain dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. di dalam HPS agar memperhitungkan: a. preferensi harga bagi penyedia barang/jasa usaha kecil/koperasi; b. penggunaan produksi dalam negeri; c. pajak pertambahan nilai dan bea masuk sesuai perundang-undangan yang berlaku; d. keuntungan yang wajar bagi penyedia barang/jasa. 2. di dalam HPS tidak boleh dimasukkan: a. biaya tak terduga; dan b. Pajak penghasilan (PPh) penyedia barang/jasa. 3. beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan, pengesahan dan kerahasiaan HPS, adalah sebagai berikut : a. HPS disusun oleh unit kerja user/unit SDM dan Umum/bagian administrasi/Divisi Umum/tim pengadaan dan disahkan oleh Kepala Divisi/Kepala Cabang/Ketua Tim apabila memenuhi kondisi sebagai berikut ; 1) Pengadaan barang/jasa yang akan dilaksanakan merupakan tindak lanjut dari program kerja tahun yang bersangkutan yang dituangkan dalam RKAP; 2) HPS yang disusun oleh unit kerja user/unit SDM dan Umum/bagian administrasi/Divisi Umum/tim pengadaan secara teknis baik jenis, sifat, kuantitas, kualitas, kondisi dan lokasi barang/jasa maupun metode pengadaan yang akan dilaksanakan, tidak bertentangan dengan yang telah ditetapkan oleh penanggungjawab pengadaan; 3) Nilai total HPS yang disusun oleh unit kerja user/unit SDM dan Umum/bagian administrasi/Divisi Umum/tim pengadaan didukung oleh sumber dana yang tersedia dan tidak lebih besar dari jumlah rencana biaya yang ditetapkan oleh penanggungjawab pengadaan. b. Penyusunan HPS didasarkan pada data harga pasar setempat, yang diperoleh berdasarkan hasil survei, dengan mempertimbangkan : 1) Daftar biaya/tarif barang/jasa yang dikeluarkan/didapat dari pabrikan/distributor tunggal, iklan, internet, harga toko dan informasi yang dipublikasikan oleh asosiasi terkait; 2) Hasil perbandingan dengan Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan sejenis yang pernah dilaksanakan; 3) Daftar harga standar/tarif harga yang dikeluarkan instansi berwenang; PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

26

4) Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan Pusat Statistik (BPS); 5) Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi terkait (contoh: Pedoman standar minimal Inkindo ) dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan; 6) Biaya Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja sebelumnya atau yang sedang berjalan dengan mempertimbangkan faktor perubahan biaya; 7) Inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan dan/atau kurs tengah Bank Indonesia; 8) Hasil perbandingan dengan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja sejenis, baik yang dilakukan dengan instansi lain maupun pihak lain; 9) Perkiraan perhitungan biaya yang dilakukan oleh konsultan perencana (engineer’s estimate); 10) Norma indeks; dan/atau 11) Price list, brosur, katalog, print out browsing internet, daftar harga atau buku jurnal yang diterbitkan oleh asosiasi serta sumber lainnya yang dapat dipertanggungjawabkan; 12) Informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan. c. Waktu Penetapan HPS : Waktu penetapan HPS ditentukan oleh Tim Pengadaan/Unit Umum. 4. Penerapan HPS dalam pelaksanaan evaluasi harga, adalah sebagai berikut: a. harga penawaran terendah dari calon pemenang pemilihan langsung ataupelelangan masih dianggap wajar dan tidak perlu dilakukan analisis secara tertulis, apabila: 1) telah lulus evaluasi administrasi dan teknis; 2) tidak lebih rendah sebesar 20% (dua puluh perseratus) dari HPS; 3) tidak lebih tinggi dari HPS. b. harga penawaran terendah dari calon pemenang pemilihan langsung atau pelelangan lebih rendah atau lebih tinggi 20% (dua puluh perseratus) dari HPS, tetapi masih dibawah dana yang tersedia harus dianalisis secara tertulis atas perbedaan harga tersebut. Analisis perbedaan harga tersebut harus ditandatangani oleh sekurangkurangnya dua pertiga dari jumlah anggota Tim Pengadaan dalam hal terdapat Tim Pengadaan. Diluar Tim Pengadaan, analisis perbedaan harus ditandatangani kepala Divisi/Kepala Cabang. E. Pengadaan Barang/Jasa Jangka Panjang 1. Pekerjaan yang memiliki jangka waktu lebih dari 1 (satu) tahun atau multi-years,dapat dilakukan pengadaan barang/jasa 1 (satu) kali untuk PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

27

jangka waktu lebih dari 1 (satu) tahun yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik dari Perusahaan, sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan. 2. Pengadaan barang/jasa secara multi-years dilakukan sesuai metode Pengadaan barang/jasa dalam Keputusan Direksi ini dengan beban anggaran/pagu anggaran sebagaimana dituangkan dalam RKAP dan telah mendapat persetujuan RUPS. 3. Penyesuaian Harga (price adjustment) pada pengadaan jangka panjang atau multi- years dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut : a. penyesuaian harga diberlakukan terhadap Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan Tahun Jamak berbentuk Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan Harga Satuan, berdasarkan ketentuan yang diatur dalam Dokumen Pengadaan atau perubahan Dokumen Pengadaan; b. tata cara perhitungan penyesuaian harga harus dicantumkan dengan jelas dalam Dokumen Pengadaan disesuaikan dengan kondisi pasar dan best practice. F. Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Dengan memperhatikan jenis, sifat, dan nilai barang/jasa, serta kondisi, lokasi, dan jumlah penyedia barang/jasa yang ada, penanggungjawab pengadaan atau Tim pengadaan, dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa terlebih dahulu harus menetapkan metode pengadaan yang akan digunakan. Pengadaan barang/jasa dapat dilakukan melalui: a. pemilihan penyedia barang/jasa, yang dilakukan dengan metode: pelelangan, pemilihan langsung, penunjukan langsung, pengadaan langsung, pembelian langsung, atau kontes/sayembara; b. swakelola. Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa, 1. Pembelian Langsung, adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa dengan cara membeli langsung kepada salah satu penyedia barang/jasa oleh Pejabat Pengadaan yaitu Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang/Kepala Perwakilan sesuai dengan kewenangannya tanpa meminta persetujuan terlebih dahulu kepada Direksi atau Direktur Umum. 2. Pengadaan langsung, adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa dengan cara mengadakan langsung kepada salah satu penyedia barang/jasa oleh Pejabat Pengadaan yaitu Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang/Kepala Perwakilan sesuai dengan kewenangannya tanpa meminta persetujuan terlebih dahulu kepada Direksi atau Direktur Umum.


28

3. Pemilihan langsung, adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan cara mengundang beberapa penyedia barang/jasa yang memenuhi syarat untuk mengajukan penawaran. Berdasarkan penawaran tersebut akan dipilih penyedia barang/jasa yang terbaik. 4. Penunjukan langsung, adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan menunjuk 1 (satu) atau lebih penyedia barang/jasa oleh Direksi, Direktur, Kepala Divisi Umum atau pejabat yang berwenang. 5. Pelelangan, adalah metode pemilihan penyediabarang/jasa dengan cara menciptakan persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat, berdasarkan metode dan tatacara tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak yang terkait secara taat sehingga terpilih penyedia barang/jasa yang terbaik. Pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya pada prinsipnya dilakukan melalui metode Pelelangan dengan pascakualifikasi. 6. Kontes/Sayembara adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa yang memperlombakan barang/benda tertentu yang tidak mempunyai harga pasar, atau memperlombakan gagasan orisinal, kreatifitas dan inovasi tertentu, yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan harga satuan. 7. Swakelola adalah Pengadaan Barang/Jasa dimana pekerjaannya direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh Penanggung Jawab Pengadaan/Unit Kerja Kantor Pusat/Kepala Cabang selaku pengguna anggaran


29

BAB VI PEMBELIAN LANGSUNG A. Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pembelian Langsung 1. Pembelian Langsung adalah serangkaian kegiatan untuk menyediakan kebutuhan barang/jasa dengan cara membeli langsung kepada salah satu penyedia barang/jasa oleh Pejabat Perusahaan sesuai dengan kewenangannya tanpa meminta persetujuan terlebih dahulu kepada Direksi atau Direktur Umum; 2. Pembelian Langsung dilaksanakan berdasarkan harga yang berlaku di pasar kepada Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya; 3. Pejabat Perusahaan dilarang menggunakan metode Pembelian Langsung sebagai alasan untuk memecah paket Pengadaan menjadi beberapa paket dengan maksud untuk menghindari pelelangan dan pemilihan langsung; 4. Pembelian langsung kepada penyedia barang/jasa berdasarkan harga pasar setempat dengan ketentuan bahwa barang/jasa/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya merupakan kebutuhan operasional, teknologi sederhana, risiko kecil dan/atau dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa usaha perseorangan/badan usaha kecil serta koperasi kecuali pekerjaan yang menuntut kompetensi teknis yang tidak dapat dipenuhi oleh Usaha Mikro, Usaha Kecil dan Koperasi. 5. Besaran nilai nominal pembelian langsung ditetapkan berdasarkan Keputusan Direksi tentang Pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan. 6. Bila diperlukan dapat dikeluarkan Surat Pesanan. B. Tahapan Pembelian Langsung Tahapan Pembelian Langsung meliputi: 1. Surat permintaan barang/jasa; 2. Laporan survey harga (bila diperlukan); 3. klarifikasi dan negosiasi harga (bila diperlukan); 4. Surat Pesanan (bila diperlukan); 5. bukti pembelian, delivery order atau kuitansi,jika diperlukan dapat disertakan Berita acara serah terima (BAST) dan Laporan penyelesaian pekerjaan (checklist uji teknis/pemeriksaan barang jika diperlukan).


30

BAB VII PENGADAAN LANGSUNG A. Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pengadaan Langsung 1. Pengadaan langsung adalah serangkaian kegiatan untuk menyediakan kebutuhan barang/jasa dengan cara mengadakan langsung kepada salah satu penyedia barang/jasa oleh Pejabat Perusahaan sesuai dengan kewenangannya tanpa meminta persetujuan terlebih dahulu kepada Direksi atau Direktur Umum; 2. Pengadaan Langsung dilaksanakan berdasarkan harga yang berlaku di pasar kepada Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya; 3. Pejabat Pengadaan dilarang menggunakan metode Pengadaan Langsung sebagai alasan untuk memecah paket pengadaan menjadi beberapa paket dengan maksud untuk menghindari pelelangan dan pemilihan langsung; 4. Pengadaan Langsung dapat dilakukan terhadap pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan ketentuan bahwa barang/jasa/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya merupakan kebutuhan operasional, bersifat rutin, teknologi sederhana, risiko kecil dan/atau diaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa usaha perseorangan/badan usaha kecil serta koperasi kecuali pekerjaan yang menuntut kompetensi teknis yang tidak dapat dipenuhi oleh Usaha Mikro, Usaha Kecil dan Koperasi. 5. Besaran nilai nominal Pengadaan Langsung ditetapkan berdasarkan Keputusan Direksi tentang Pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan. 6. Pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan metode Pengadaan Langsung mengikuti tahapan paling kurang sebagai berikut : a. Menerbitkan surat permintaan penawaran harga kepada sekurang kurangnya 2 (dua) penyedia barang/jasa; b. survei harga pasar dengan cara membandingkan minimal dari 1 (satu) PenyediaBarang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang berbeda; c. membandingkan harga penawaran dengan HPS, dan d. klarifikasi teknis dan/atau negosiasi harga/biaya.


31

7. Negosiasi dan/atau Klarifikasi harga dilakukan untuk menilai bahwa penawaran dari peserta pengadaan dianggap perlu dilakukan negosiasi dan hanya dilakukan kepada peserta pengadaan yang dicalonkan sebagai pemenang dalam pengadaan yang bersangkutan. Apabila dipandang perlu dapat dilakukan: a. klarifikasi untuk mendapatkan barang/jasa yang sesuai dengan spesifikasi yang tercantum dalam dokumen pengadaan atau spesifikasi yang lebih tinggi; b. negosiasi hanya pada harga total saja; c. klarifikasi dan/atau negosiasi terutama terhadap harga satuan masing masing item pekerjaan yang harganya lebih tinggi dari harga satuan yang tercantum dalam HPS. 8. Hal hal yang terjadi dalam proses klarifikasi dan negosiasi agar dituangkan dalam berita acara hasil klarifikasi atau negosiasi. 9. Surat Perintah Kerja dikeluarkan dan ditandatangani oleh para pihak. B. Tahapan Pengadaan Langsung Tahapan Pengadaan Langsung meliputi: a. Kerangka Acuan Kerja (KAK); b. penyusunan dan penetapan HPS; c. Penerbitan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH); d. pemasukan Surat Penawaran Harga (SPH; e. klarifikasi/negosiasi harga; f. Surat Perintah Kerja (SPK); g. Berita acara serah terima (BAST) dan Laporan penyelesaian pekerjaan (checklist uji teknis/pemeriksaan barang jika diperlukan).


32

BAB VIII PEMILIHAN LANGSUNG A. Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pemilihan Langsung 1. Besaran nilai nominal pengadaan barang/jasa melalui metode pemilihan langsung ditetapkan berdasarkan Keputusan Direksi tentang Pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan. 2. Apabila dibutuhkan dapat dibentuk Tim Pengadaan Barang/Jasa 3. Hal hal yang perlu diperhatikan dalam proses pemilihan langsung atas pengadaan pekerjaan konstruksi, jasa konsultansi atau jasa lainnya, adalah sebagai berikut : a. Pelaksanaan pengadaan dengan metode pengadaan langsung, Kepala Divisi Umum/Bagian Administrasi/Unit SDM & Umum tidak perlu mengumumkan melalui salah satu media, tetapi cukup melalui surat permintaan penawaran kepada sekurang kurangnya 2 (dua) penyedia barang/jasa yang memenuhi syarat yang ditetapkan, melalui permintaan teknis dan harga yang dituangkan di dalam surat permintaan penawaran; b. penawaran yang masuk dan memenuhi persyaratan, sekurangkurangnya 2 (dua) penawar; c. Pemberian penjelasan pengadaan kepada peserta pemilihan langsung dapat dilakukan secara terpisah atau tidak bersamaan atau dilakukan penjelasan langsung pada saat menyampaikan surat permintaan penawaran kepada penyedia barang/jasa.Dalam hal terjadi perubahan isi dokumen pengadaan pada saat penjelasan, Divisi Umum/Bagian Administrasi/Unit SDM & Umum harus menerbitkan revisi dokumen pengadaan yang merupakan lampiran berita acara pemberian penjelasan dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari dokumen pengadaan. d. Atas dasar penawaran yang diajukan oleh peserta pengadaan, Divisi Umum/Bagian Administrasi/Unit SDM & Umum melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap semua penawaran yang masuk dan memenuhi syarat antara lain sebagai berikut ; 1) Evaluasi administrasi disesuaikan dengan item data administrasi yang disyaratkan dalam dokumen pengadaan. 2) Terhadap dokumen penawaran yang tidak lulus dalam evaluasi administrasi akan dinyatakan gugur dan tidak perlu dievaluasi teknis. Sedangkan terhadap dokumen penawaran yang dinyatakan lulus dalam evaluasi administrasi akan dievaluasi teknis; 3) Evaluasi teknis dilakukan apabila penawaran dari peserta pengadaan dinyatakan lulus evaluasi administrasi. Hal hal yang PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

33

e.

f. g. h.

i.

j.

perlu diperhatikan adalah sebagai berikut : a) metode pelaksanaan evaluasi sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam dokumen pengadaan; b) spesifikasi teknis sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam dokumen pengadaan; c) dokumen lain sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam dokumen pengadaan; d) hasil evaluasi ditandatangani oleh Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang. Negosiasi dan Klarifikasi harga dilakukan Kepala Divisi Umum/ Kepala Cabang terhadap penawaran dari penyedia barang/jasa yang dianggap perlu dilakukan negosiasi dan hanya dilakukan kepada penyedia barang/jasa pengadaan yang dicalonkan sebagai pemenang dalam pengadaan yang bersangkutan. Apabila dipandang perlu Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang dapat melakukan: a. klarifikasi untuk mendapatkan barang/jasa yang sesuai dengan spesifikasi yang tercantum dalam dokumen pengadaan atau spesifikasi yang lebih tinggi; b. negosiasi hanya pada harga total saja; c. klarifikasi dan negosiasi terutama terhadap harga satuan masing masing item pekerjaan yang harganya lebih tinggi dari harga satuan yang tercantum dalam HPS. Hal hal yang terjadi dalam proses klarifikasi dan negosiasi agar dituangkan dalam berita acara hasil klarifikasi atau negosiasi. Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang memberitahukan pemenang pengadaan kepada peserta pengadaan barang/jasa. Apabila pemenang pengadaan mengundurkan diri, maka dipilih pemenang kedua dan seterusnya sesuai urutan dalam usulan calon pemenang pengadaan. Kepada pemenang yang mengundurkan diri tersebut akan dikenakan sanksi berupa : Dimasukkan dalam daftar hitam (blacklist) sebagai rekanan PT Jasa Raharja (Persero) selama 2 (dua) tahun. Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang menerbitkan Surat penunjukan Penyedia Barang/Jasa sebagai dasar penerbitan jaminan pelaksanaan sebelum Perjanjian Kerjasama ditandatangani oleh para pihak. Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang menerbitkan Perjanjian Kerjasama dan ditandatangani para pihak.

B. Tahapan Pemilihan Langsung Tahapan Pemilihan Langsung meliputi: 1. Kerangka Acuan Kerja; 2. penyusunan dan penetapan Harga Perkiraan Sementara (HPS); PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

34

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH), pakta integritas rekanan dan dokumen kualifikasi; pemberian penjelasan (bila diperlukan); pemasukan Surat Penawaran Harga (SPH), penandatangan pakta integritas rekanan dan pemasukan dokumen kualifikasi; pembukaan Surat Penawaran Harga (SPH); pembuktian dan evaluasi kualifikasi; evaluasi administrasi dan penawaran harga; klarifikasi dan negosiasi teknis serta harga; pengumuman pemenang; penunjukan Penyedia Barang/Jasa; Perjanjian Kerjasama. Berita acara serah terima (BAST) dan Laporan penyelesaian pekerjaan (checklist uji teknis/pemeriksaan barang jika diperlukan).


35

BAB IX PENUNJUKAN LANGSUNG A. Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Penunjukan Langsung 1. Pengadaan Barang/Jasa melalui penunjukan langsung dilakukan dengan menunjuk langsung 1 (satu) atau lebih Penyedia Barang/Jasa oleh Direksi, Direktur, Kepala Divisi Umum atau pejabat yang berwenang. 2. Pengadaan Barang/Jasa dengan metode Penunjukan Langsung harus dilakukan berdasarkan harga yang wajar dan dapat dipertanggungjawabkan untuk melaksanakannya, 3. Apabila diperlukan dapat dibentuk tim pengadaan barang/jasa. 4. Dalam pelaksanaan pengadaan dengan metode penunjukan langsung, tidak perlu mengumumkan atau menginformasikan rencana pengadaan melalui salah satu media, tetapi cukup melalui surat permintaan penawaran kepada salah satu penyedia barang/jasa. 5. Penunjukan Langsung dapat dilakukan apabila memenuhi minimal salah satu dari persyaratan sebagai berikut: a. Keadaan tertentu meliputi penanganan darurat yang tidak bisadirencanakan sebelumnya dan waktu penyelesaian pekerjaannya harus segera/tidak dapat ditunda (business critical aset), termasuk akibat bencana alam dan/atau non alam dan/atau bencana sosial, akibat kerusakan sarana/prasarana yang dapat menghentikan kegiatan pelayanan; b. Barang/Jasa yang dibutuhkan bagi kinerja utama Perusahaan dan tidak dapat ditunda keberadaannya (business critical asset) c. Barang/Jasa yang spesifik dan hanya dapat dilaksanakan oleh 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa karena 1 (satu) pabrikan, 1 (satu) pemegang hak patent, atau pihak yang telah mendapat ijin dari pemegang hak patent, atau pihak yang menjadi pemenang pelelangan untuk mendapatkan ijin dari pemerintah, seperti pemegang hak atas lokasi strategis papan iklan dan atau baliho. d. Barang/Jasa yang dimiliki oleh pemegang Hak Atas Kekayaan Intelektual (HAKI) atau yang memiliki (warranty) dari Original Equipment Manufacture; e. Barang/Jasa yang bersifat knowledge intensive dimana untuk menggunakan dan memelihara produk tersebut membutuhkan kelangsungan pengetahuan dari Penyedia Barang/Jasa;


36

f. Barang/Jasa yang merupakan pembelian berulang (repeat order) sepanjang harga yang ditawarkan menguntungkan dengan tidak mengorbankan kualitas barang/jasa. g. Bila pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang sebelumnya dilakukan dengan metode pelelangan/seleksi/pemilihan langsung telah dua kali gagal. h. Penanganan darurat untuk keamanan, keselamatan masyarakat, dan aset strategis Perusahaan; i. Pengadaan Barang/Jasa dengan ketentuan untuk keperluan sendiri, dan atau menggunakan teknologi sederhana, dan atau memiliki tingkat risiko kecil, dan atau dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa perorangan dan atau usaha kecil atau koperasi; j. Barang/Jasa lanjutan yang secara teknis merupakan satu kesatuan yang sifatnya tidak dapat dipecah-pecah dari pekerjaan yang sudah dilaksanakan sebelumnya. k. Pengadaan kendaraan bermotor dengan harga yang telah dipublikasikan secara luas. l. Sewa penginapan/hotel/ruang rapat yang tarifnya terbuka dan dapat diakses oleh masyarakat; m. Lanjutan sewa gedung/kantor dan lanjutan sewa ruang terbuka atau tertutup lainnya, lanjutan sewa papan reklame/baliho dengan ketentuan dan tata cara pembayaran serta penyesuaian harga yang dapat dipertanggungjawabkan. n. Pekerjaan tambahan konstruksi bangunan yang merupakan satu kesatuan sistem konstruksi dan tanggung jawab atas risiko kegagalan bangunan yang secara keseluruhan tidak dapat direncanakan/ diperhitungkan sebelumnya (unforeseen condition), yaitu kondisi yang tidak terduga dan harus segera diatasi dalam konstruksi bangunan. Misalnya penambahan jumlah atau panjang tiang pancang akibat kondisi tanah yang tidak terduga sebelumnya. o. Pekerjaan jasa konsultansi di bidang hukum meliputi konsultan hukum/advokat atau pengadaan arbiter yang tidak direncanakan sebelumnya, untuk menghadapi gugatan dan/atau tuntutan hukum dari pihak tertentu kepada perusahaan, yang sifat pelaksanaan pekerjaan dan/atau pembelaannya harus segera dan tidak dapat ditunda. p. Penyedia Barang/Jasa adalah BUMN, Anak Perusahaan BUMN atau Perusahaan terafiliasi BUMN, sepanjang barang dan/atau jasa yang dibutuhkan merupakan produk atau layanan dari BUMN, Anak Perusahaan BUMN, perusahaan terafiliasi BUMN, dan/atau usaha kecil dan mikro, dan sepanjang kualitas, harga dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan, serta dimungkinkan dalam peraturan sektoral.


37

6. Hal hal yang perlu diperhatikan dalam proses penunjukan langsung atas pengadaan pekerjaan konstruksi, jasa konsultansi atau jasa lainnya, adalah sebagai berikut : a. dilakukan dengan cara menawarkan kepada 1 (satu) pihak penyedia barang/jasa yang memenuhi syarat yang ditetapkan, melalui permintaan teknis dan harga yang dituangkan di dalam surat permintaan penawaran; Pemberian penjelasan dokumen pengadaan kepada peserta penunjukan langsung dapat dilakukan secara terpisah atau tidak bersamaan atau dilakukan penjelasan langsung pada saat menyampaikan surat permintaan penawaran kepada penyedia barang/jasa b. Sistem Evaluasi Penunjukan Langsung 1) Sistem Evaluasi Penunjukan Langsung adalah evaluasi pengadaan jasa konsultansi berdasarkan evaluasi penawaran teknis dan biaya terhadap konsultan yang ditunjuk, dilanjutkan dengan klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya. 2) Pengadaan jasa konsultansi dengan cara evaluasi penunjukan langsung digunakan untuk pekerjaan jasa konsultansi yang bersifat tunggal atau hanya satu-satunya penyedia jasa konsultansi yang dapat mengerjakan jasa konsultansi spesifik seperti pemegang hak paten, pemegang lisensi yang bersifat tunggal atau memiliki kriteria spesifik yang ditentukan oleh Direksi. 3) Urutan proses Sistem Evaluasi Penunjukan Langsung sebagai berikut : a) pembukaan penawaran teknis dan harga dilakukan secara sekaligus; b) dilakukan penelitian terhadap spesifikasi teknis yang ditawarkan; c) dilakukan kesesuaian penawaran teknis dan penawaran harga; d) apabila dianggap perlu dilakukan klarifikasi dan negosiasi penawaran harga, meliputi biaya langsung personil, biaya langsung non personil, dan komposisi biaya langsung personil dan atau biaya langsung non personil. c. Negosiasi dan Klarifikasi harga dilakukan Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang menilai bahwa penawaran dari peserta pengadaan dianggap perlu dilakukan negosiasi dan hanya dilakukan kepada peserta pengadaan yang dicalonkan sebagai pemenang dalam pengadaan yang bersangkutan. Apabila dipandang perlu Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang dapat melakukan: 1) klarifikasi untuk mendapatkan barang/jasa yang sesuai dengan spesifikasi yang tercantum dalam dokumen pengadaan atau spesifikasi yang lebih tinggi; 2) negosiasi hanya pada harga total saja; PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

38

3) klarifikasi dan negosiasi terutama terhadap harga satuan masing masing item pekerjaan yang harganya lebih tinggi dari harga satuan yang tercantum dalam HPS. d. Hal hal yang terjadi dalam proses klarifikasi dan negosiasi agar dituangkan dalam berita acara hasil klarifikasi atau negosiasi. B. Tahapan Penunjukan Langsung 1. Tahapan dan jadual Penunjukan Langsung dibedakan untuk : a. penanganan darurat; dan b. bukan penanganan darurat. 2. Tahapan Penunjukan Langsung penanganan darurat meliputi: a. pernyataan keadaan darurat dari pejabat yang berwenang sesuai peraturan perundang-undangan atau dari Penanggungjawab Pengadaan/ Direksi; b. persetujuan penggunaan anggaran dari Penanggung jawab; c. Penanggung jawab atau yang ditunjuk menerbitkan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) kepada Penyedia terdekat yang sedang melaksanakan pekerjaan sejenis atau Penyedia lain yang dinilai mampu dan memenuhi kualifikasi untuk melaksanakan pekerjaan tersebut; d. Proses dan administrasi Penunjukan Langsung dilakukan secara simultan, sebagai berikut: 1) Kerangka Acuan Kerja (KAK); 2) opname pekerjaan di lapangan (apabila diperlukan); 3) penyusunan dan penetapan HPS; 4) penyampaian Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada Penyedia; 5) penyampaian Dokumen Penawaran oleh penyedia; 6) klarifikasi dan negosiasi teknis serta harga; 7) penunjukan Penyedia Barang/Jasa; 8) Surat Pesanan, Surat Perintah Kerja atau Perjanjian Kerjasama; 9) Berita acara serah terima (BAST) dan Laporan penyelesaian pekerjaan (checklist uji teknis/pemeriksaan barang jika diperlukan). 3. Tahapan Penunjukan Langsung bukan pekerjaan penanganan darurat meliputi: a. Kerangka Acuan Kerja (KAK); b. penyusunan dan penetapan HPS; c. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH), pakta integritas rekanan dan dokumen kualifikasi; d. pemberian penjelasan (bila diperlukan); PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

39

e. pemasukan Surat Penawaran Harga (SPH), penandatangan pakta integritas rekanan dan pemasukan dokumen kualifikasi; f. pembukaan Surat Penawaran Harga (SPH); g. pembuktian dan evaluasi kualifikasi; h. evaluasi administrasi dan penawaran harga; i. klarifikasi dan negosiasi teknis serta harga; j. penunjukan Penyedia Barang/Jasa; k. Surat Pesanan, Surat Perintah Kerja atau Perjanjian Kerjasama; l. Berita acara serah terima (BAST) dan Laporan penyelesaian pekerjaan (checklist uji teknis/pemeriksaan barang jika diperlukan). 4. Penyusunan jadual pelaksanaan Penunjukan Langsung diserahkan kepada Tim/Panitia Pengadaan/Divisi Umum/Bagian Administrasi/unit SDM & Umum.


40

BAB X PELELANGAN A. Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pelelangan 1. Pengadaan barang/jasa metode pelelangan besaran nilai nominal ditetapkan berdasarkan Keputusan Direksi tentang pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan; 2. Untuk kelancaran pelaksanaannya, wajib dibentuk Tim Pengadaan Barang/Jasa; 3. Jangka waktu proses pelelangan mulai dari pengumuman lelang sampai dengan usulan pemenang lelang kepada penanggung jawab pengadaan, maksimal 60 hari kerja; 4. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses pelelangan, adalah sebagai berikut: a. Pengadaan barang/jasa, dilakukan dengan menginformasikan atau mengumumkan rencana pengadaan, melalui salah satu media, seperti media cetak, papan pengumuman, radio, website E-Procurement Jasa Raharja dengan alamat eprocurement.jasaraharja.co.id atau media elektronik lainnya yang dapat menjangkau masyarakat umum, dan memberitahukan calon peserta lelang bahwa waktu pendaftaran paling kurang 3 (tiga) hari kerja; b. Dokumen pengadaan barang/jasa atau Rencana Kerja dan Syarat (RKS) disusun oleh Tim Pengadaan untuk keperluan pengadaan barang/jasa dengan cara pelelangan atau pemilihan langsung. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan oleh Tim Pengadaan pada saat penyusunan Rencana Kerja dan Syarat (RKS) pengadaan, antara lain sebagai berikut : 1) Dalam dokumen pengadaan, dicantumkan secara jelas dan terinci mengenai seluruh persyaratan yang diperlukan, unsur-unsur yang dinilai, metode evaluasi yang akan digunakan, dan jenis Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan yang dipilih, termasuk contoh-contoh formulir yang perlu diisi oleh calon penyedia barang/jasa yang berminat. 2) Apabila dipandang perlu, dalam dokumen pengadaan dicantumkan nilai nominal jaminan penawaran dengan rentang sebesar 1% (satu perseratus) sampai dengan 3% (tiga perseratus) dari nilai penawaran masing-masing peserta pengadaan barang/jasa. c. Rencana Kerja dan Syarat (RKS) barang/jasa konstruksi atau jasa yang PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

41

d.

e. f.

g.

h. i.

j.

disusun oleh Tim Pengadaan dalam rangka pelaksanaan pengadaan antara lain : 1) Syarat Umum dalam dokumen pengadaan barang/jasa, sekurangkurangnya menjelaskan bahwa dokumen pengadaan dimaksud adalah sebagai acuan bagi penyedia barang/jasa/pekerjaan konstruksi untuk mengajukan penawaran. 2) Syarat Administrasi dalam dokumen pengadaan barang/jasa, antara lain : a) ringkasan mengenai isi dokumen pengadaan; b) jadual pelaksanaan pengadaan barang/jasa; c) tata cara menyampaikan surat penawaran dan dokumen yang harus dilampirkan; d) jangka waktu pelaksanaan dan tata cara pembayaran; e) sanksi dalam hal peserta pengadaan tidak mematuhi syarat yang telah ditentukan. Syarat Teknis atau spesifikasi teknis, merupakan panduan bagi peserta pengadaan dalam pengadaan pekerjaan konstruksi atau jasa lainnya dalam mengajukan penawaran teknis. Sedangkan spesifikasi teknis dalam pengadaan jasa konsultansi dapat berupa Kerangka Acuan Tugas Pelaksanaan atau Kerangka Acuan Kerja. Dalam dokumen pengadaan perlu dicantumkan juga mengenai Sistem Evaluasi Dokumen Penawaran dan disampaikan kepada Penyedia Barang/Jasa dalam Penjelasan Dokumen Pengadaan pada saat Penjelasan Pekerjaan (Aanwijzing). calon peserta pelelangan yang berminat harus mendaftarkan diri kepada Tim pengadaan. calon peserta pelelangan dari provinsi atau kabupaten atau kota lain tidak dilarang untuk mengikuti proses pelelangan provinsi atau kabupaten atau kota tempat dilakukan pelelangan; jumlah penyedia barang/jasa/jasa konstruksi/jasa konsultansi/jasa lainnya yang mendaftar dan mengambil dokumen pelelangan minimal 3 (tiga); Calon Penyedia barang/jasa yang mengajukan penawaran dan memenuhi syarat administrasi sekurang-kurangnya 3 (tiga) peserta; Pemberian penjelasan dokumen pengadaan kepada peserta pengadaan dengan metode pelelangan dilakukan secara bersamaan kepada semua penyedia barang/jasa yang diundang.Dalam hal terjadi perubahan isi dokumen pengadaan pada saat penjelasan, Tim Pengadaan harus menerbitkan revisi dokumen pengadaan yang merupakan lampiran berita acara pemberian penjelasan dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari dokumen pengadaan. Dalam melakukan pengadaan barang/jasa dengan metode pelelangan, dapat dipilih salah satu dari tiga sistem penyampaian dokumen PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

42

penawaran yang ditetapkan di dalam dokumen pengadaan, yaitu Sistem Satu Sampul, Sistem Dua Sampul atau Sistem Dua Tahap. 1) Penyampaian Penawaran Dengan Sistem Satu Sampul a) Penyampaian dokumen penawaran dengan sistem satu sampul berarti bahwa seluruh dokumen penawaran yang terdiri atas persyaratan administrasi, teknis, dan perhitungan harga, dimasukkan ke dalam satu sampul tertutup dan disampaikan kepada Tim Pengadaan. b) Penyampaian dokumen penawaran dengan sistem satu sampul digunakan untuk pengadaan barang/jasa yang bersifat sederhana dan memiliki spesifikasi teknis yang sudah jelas dalam dokumen pengadaan. c) Selain sebagaimana dimaksud pada poin b, metode satu sampul digunakan dalam Penunjukan Langsung/Pengadaan Langsung/ Kontes/Sayembara. d) Cara penyampaian dokumen penawaran dengan sistem satu sampul, adalah sebagai berikut: (1) keseluruhan dokumen penawaran dimasukkan kedalam satu sampul, yang mencakup semua persyaratan dan dokumen sesuai dengan permintaan yang ditentukan di dalam dokumen pengadaan; (2) dokumen penawaran mencakup surat penawaran yang dilengkapi persyaratan administrasi, teknis, dan perhitungan harga yang ditanda-tangani oleh penyedia barang/jasa sebagaimana dipersyaratkan di dalam dokumen pengadaan; (3) pada sampul luar ditulis nama paket pekerjaan, nama dan alamat peserta, serta ditujukan kepada Tim Pengadaan dengan alamat yang di ditentukan dalam dokumen pengadaan; (4) harga penawaran dalam dokumen penawaran dicantumkan dengan jelas; (5) dokumen penawaran bersifat rahasia sampai batas waktu pemasukan penawaran berakhir; (6) penawaran yang diterima diluar jadwal waktu yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan dinyatakan gugur. 2) Penyampaian Penawaran Dengan Sistem Dua Sampul a) penyampaian dokumen penawaran dengan sistem dua sampul berarti bahwa dokumen penawaran yang berisi persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan ke dalam sampul tertutup pertama, sedangkan, dokumen penawaran yang berisi harga penawaran dimasukkan ke dalam sampul tertutup kedua, selanjutnya sampul pertama dan sampul kedua dimasukkan ke PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

43

dalam sampul penutup dan disampaikan kepada Tim Pengadaan atau petugas yang ditunjuk; b) sistem dua sampul digunakan : (1) untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan evaluasi teknis yang spesifik; (2) dalam hal evaluasi teknis yang lebih mendalam dan untuk menjaga agar evaluasi teknis jangan sampai terpengaruh oleh besarnya penawaran harga; (3) untuk pengadaan barang/jasa lainnya yang menggunakan evaluasi sistem nilai atau sistem biaya selama ukur ekonomis. c) cara penyampaian dokumen penawaran dengan sistem dua sampul, adalah sebagai berikut: (1) sampul pertama berisi kelengkapan data administrasi dan teknis yang dipersyaratkan dan sampul kedua berisi data perhitungan harga penawaran; (2) sampul pertama dan sampul kedua dimasukkan ke dalam satu sampul yaitu sampul penutup yang hanya mencantumkan alamat yang telah ditentukan dalam dokumen pengadaan; d) harga penawaran dalam dokumen penawaran dicantumkan dengan jelas; e) dokumen penawaran bersifat rahasia sampai batas waktu pemasukan penawaran berakhir; f) penawaran yang diterima pada waktu yang tidak sesuai dengan jadwal waktu yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan dinyatakan gugur. 3) Penyampaian Penawaran Sistem Dua Tahap a) Penyampaian dokumen penawaran dengan sistem dua tahap berarti bahwa dokumen penawaran yang berisi persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan kedalam sampul tertutup pertama, sedangkan, dokumen penawaran yang berisi harga penawaran dimasukkan kedalam sampul tertutup kedua, yang penyampaiannya dilakukan dalam 2 (dua) tahap secara terpisah dan pada waktu yang berbeda; b) Metode dua tahap digunakan untuk pengadaan barang/ pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang memiliki karakteristik sebagai berikut : (1) pekerjaan dengan menggunakan teknologi tinggi dan bersifat kompleks; (2) memenuhi kriteria kinerja tertentu dari keseluruhan sistem, termasuk pertimbangan kemudahan atau efisiensi pengoperasian dan pemeliharaan peralatannya. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

44

c) pemasukan dokumen penawaran pada sistem ini dilakukan dalam dua tahap sebagai berikut: (1) Tahap pertama: (a) pada tahap pertama dimasukkan sampul yang memuat persyaratan administrasi dan teknis, sebagaimana disyaratkan dalam dokumen pengadaan, tidak termasuk usulan harga; (b) pada sampul tahap pertama hanya mencantumkan kalimat yang telah ditentukan dalam dokumen pengadaan, antara lain surat penawaran, jaminan penawaran asli, dokumen penawaran teknis dan lainlain. (c) apabila penawaran disampaikan melalui pos, sampul pertama dimasukkan ke dalam satu sampul, disebut sampul luar dan pada sampul luar mencantumkan nama paket pekerjaan dan alamat Tim Pengadaan/ Perusahaan Pengguna Barang/Jasa. (2) Tahap kedua: (a) calon penyedia barang/jasa, yang telah dinyatakan lulus oleh Tim Pengadaan pada evaluasi tahap pertama, diminta memasukkan Dokumen penawaran Tahap II berupa surat penawaran yang didalamnya tercantum masa berlaku penawaran dan harga penawaran; (b) surat penawaran harga tersebut dilampiri rincian analisis biaya, dan syarat lainnya sesuai dengan yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan; (c) dokumen penawaran bersifat rahasia sampai batas waktu pemasukan penawaran berakhir; (d) penawaran yang diterima pada waktu yang tidak sesuai dengan jadual waktu yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan dinyatakan gugur. k. Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakuan yang sama (equal treatment) dalam setiap Pengadaan Barang/Jasa, maka pihak yang kalah pada saat pengumuman pemenang, berhak mengajukan sanggahan, dengan ketentuan : 1) Sanggahan karena diduga adanya penyimpangan dalam pelaksanaan pelelangan. 2) Sanggahan dapat diterima apabila diajukan dalam waktu selambatlambatnya 4 (empat) hari kerja sejak diumumkan pemenang. 3) Penanggung jawab pengadaan atau Pejabat yang ditunjuk wajib menyampaikan keputusan atas sanggahan tersebut selambatlambatnya 14 (empat belas) hari kalender dari tanggal diterimanya PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

45

pengajuan sanggahan. 4) Penanggung jawab pekerjaan atau Pejabat yang ditunjuk menangani dan memeriksa sanggahan dapat melibatkan tenaga akhli/ pihak yang tidak terkait langsung dengan proses pengadaan barang/jasa yang bersangkutan. 5) Penanggung jawab pekerjaan mengatur persyaratan untuk dapat melayani sanggahan antara lain dengan mensyaratkan penyetoran uang jaminan sanggahan sebesar maksimum nilai jaminan penawaran (bid bond) termasuk mensyaratkan adanya pembuktian dari pihak yang menyanggah. 6) Uang jaminan sanggahan tersebut dikembalikan kepada penyanggah apabila sanggahannya terbukti benar secara hukum dan menjadi hak pemberi pekerjaan yang bersangkutan apabila sanggahannya terbukti tidak benar secara hukum. 7) Keputusan Penanggung jawab pekerjaan atau Pejabat yang ditunjuk sebagaimana dimaksud pada angka 3) bersifat final. l. Pelelangan atas pengadaan barang/jasa dinyatakan gagal, apabila terdapat kondisi sebagai berikut : 1) jumlah calon peserta pelelangan yang memenuhi persyaratan untuk diundang kurang dari 3 (tiga) peserta; 2) jumlah penawaran yang masuk dan memenuhi persyaratan administrasi kurang dari 3 (tiga) penawar; 3) jika hasil evaluasi Tim Pengadaan menunjukkan bahwa penawaran yang memenuhi persyaratan teknis sebagaimana yang ditentukan di dalam dokumen pengadaanberjumlah kurang dari 3 (tiga) penawar; 4) tidak ada penawaran yang harga penawarannya di bawah atau sama dengan dana (nilai pagu) yang tersedia; 5) terdapat sanggahan dari peserta pelelangan yang ternyata dapat dibuktikan kebenarannya. 6) dalam evaluasi penawaran ditemukan indikasi atau bukti terjadinya persaingan tidak sehat. 7) pemenang pertama, kedua dan ketiga tidak bersedia ditunjuk sebagai pelaksana pekerjaan; 8) dalam pelaksanaan pelelangan terdapat indikasi atau bukti terjadinya pelanggaran atas prinsip dasar, etika dan/atau norma pengadaan barang/jasa. m. apabila pelelangan gagal, maka Tim Pengadaan Barang/Jasa segera melakukan pelelangan ulang, dengan ketentuan sebagai berikut: 1) apabila pelelangan gagal karena tersebut pada butir l.1) dan/atau l.2) maka pelelangan ulang harus dilakukan dengan cara mengumumkan atau menginformasikan kembali dan mengundang calon peserta lelang yang baru, selain calon peserta lelang yang PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

46

telah didaftar pada daftar calon peserta lelang; 2) apabila pelelangan gagal karena tersebut pada butir l.3), l.4) atau l.8), maka pelelangan ulang harus dilakukan dengan cara mengundang ulang semua peserta pelelangan yang tercantum di dalam daftar calon peserta pelelangan untuk mengajukan penawaran ulang. Jika dianggap perlu, Tim Pengadaan melakukan pelelangan ulang dengan cara mengundang calon peserta pelelangan yang baru; 3) apabila pelelangan gagal karena tersebut pada butir l.5), maka : a) apabila Tim Pengadaan tidak terbukti melanggar prosedur pengadaan, maka Tim Pengadaan mengundang ulang semua peserta lelang yang tercantum di dalam daftar calon peserta pelelangan untuk mengajukan penawaran ulang secara lengkap (administrasi, teknis, dan harga). Jika perlu Tim Pengadaan melakukan pelelangan ulang dengan cara mengundang calon peserta pelelangan yang baru. Tim Pengadaan dilarang mengundang peserta pelelangan yang terbukti melanggar prosedur; b) apabila Tim Pengadaan terbukti melanggar prosedur pengadaan, maka dibentuk Tim Pengadaan yang baru untuk melakukan pelelangan ulang. Tim Pengadaan dilarang mengikut-sertakan peserta pelelangan yang terbukti melanggar prosedur serta diberikan sanksi sebagai berikut : c) tim pengadaan yang terlibat diberikan sanksi sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. d) peserta yang terlibat praktek persaingan tidak sehat dan ber KKN diberikan sanksi dimasukan dalam daftar hitam badan usaha beserta pengurusnya, jaminan penawarannya dicairkan atau pidana sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. 4) apabila pelelangan gagal karena tersebut pada butir l.6), maka dengan mempertimbangkan jumlah peserta yang memenuhi syarat administrasi dan teknis, dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: a) mengundang peserta yang memenuhi syarat untuk menyampaikan penawaran baru, jika peserta lelang yang memenuhi syarat sama dengan atau lebih dari 3 (tiga) peserta (tidak termasuk peserta yang mengundurkan diri) atau; b) mengumumkan kembali atau mengundang peserta lelang yang baru atau lama yang memenuhi syarat untuk mengajukan penawaran, jika peserta yang memenuhi syarat kurang dari 3 (tiga) peserta (tidak termasuk peserta yang mengundurkan diri). PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

47

5) apabila pelelangan gagal karena tersebut pada butir l.7), maka Tim Pengadaan melaporkan kepada Penanggungjawab Pengadaan, Penanggungjawab Pengadaan memerintahkan Tim Pengadaan untuk memberikan sanksi kepada pemenang yang mengundurkan diri tersebut dengan mencairkan jaminan penawarannya dan memasukan dalam daftar hitam badan usaha dan pengurusnya, selanjutnya melakukan pelelangan ulang. 6) apabila pelelangan ulang gagal, maka penanggungjawab pengadaan, segera memerintahkan kepada Tim Pengadaan Barang/Jasa untuk melanjutkan proses pengadaan tersebut dengan cara permintaan harga ulang (price quotation), atau negosiasi bersaing (pemilihan langsung), atau penunjukan langsung. n. Atas dasar penawaran yang diajukan oleh peserta pengadaan, Tim Pengadaan melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap semua penawaran yang masuk dan memenuhi syarat antara lain sebagai berikut ; 1) Evaluasi administrasi disesuaikan dengan item data administrasi yang disyaratkan dalam dokumen pengadaan. 2) Terhadap dokumen penawaran yang tidak lulus dalam evaluasi administrasi akan dinyatakan gugur dan tidak perlu dievaluasi teknis. Sedangkan terhadap dokumen penawaran yang dinyatakan lulus dalam evaluasi administrasi akan dievaluasi teknis; 3) Evaluasi teknis dilakukan apabila penawaran dari peserta pengadaan dinyatakan lulus evaluasi administrasi. Hal hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut : a) metode pelaksanaan evaluasi sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam dokumen pengadaan; b) spesifikasi teknis sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam dokumen pengadaan; c) dokumen lain sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam dokumen pengadaan; o. Dalam pengadaan barang/jasa dapat memilih salah satu dari beberapa sistem evaluasi penawaran yang ditetapkan di dalam dokumen pengadaan, yaitu Sistem Gugur, Sistem Nilai (merit point system), Sistem Penilaian Biaya Selama Umur Ekonomis, Sistem Evaluasi Kualitas, Sistem Evaluasi Kualitas dan Biaya, Sistem Evaluasi Pagu Anggaran, Sistem Evaluasi Biaya Terendah dan Sistem Evaluasi Penunjukan Langsung. Kriteria dan tata cara evaluasi harus ditetapkan dalam dokumen pengadaan dan dijelaskan pada waktu pemberian penjelasan. Perubahan kriteria dan tata cara evaluasi dapat dilakukan dan disampaikan secara tertulis kepada seluruh peserta dalam waktu memadai sebelum pemasukan penawaran. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

48

1) Sistem Gugur a) Evaluasi penawaran dengan Sistem Gugur dapat dilakukan untuk hampir seluruh metode pengadaan yaitu dengan cara memeriksa dan membandingkan dokumen penawaran terhadap pemenuhan persyaratan yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan dan urutan proses penilaian dilakukan dengan mengevaluasi persyaratan administrasi, persyaratan teknis, dan evaluasi kewajaran harga; b) Sistem gugur menggunakan pendekatan atau metode kualitatif, yaitu melakukan pemeriksaan kelengkapan dan penelitian kebenaran substansi isi dokumen penawaran serta mengambil kesimpulan apakah dokumen penawaran yang diajukan memenuhi persyaratan atau tidak sebagai dokumen pengadaan; c) Urutan proses penilaian dengan sistem gugur adalah sebagai berikut : (1) evaluasi administrasi : (a) evaluasi administrasi dilakukan terhadap penawaran yang memenuhi syarat pada pembukaan penawaran; (b) evaluasi administrasi dilakukan terhadap dokumen penawaran yang masuk dan dievaluasi kelengkapan dan keabsahan syarat administrasi. Unsur-unsur yang dievaluasi pada tahap ini harus berdasarkan ketentuan yang tercantum di dalam dokumen pengadaan; (c) evaluasi administrasi menghasilkan dua kesimpulan, yaitu memenuhi syarat atau tidak memenuhi syarat administrasi dan jika evaluasi administrasi menyatakan tidak lulus, maka penawaran dianggap gugur dan jika evaluasi administrasi menyatakan lulus, maka akan dilanjutkan dengan evaluasi teknis. (2) evaluasi teknis: (a) evaluasi teknis dilakukan terhadap penawaran yang dinyatakan memenuhi persyaratan atau lulus administrasi; (b) faktor-faktor yang dievaluasi pada tahap ini harus sesuai dengan kriteria yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan; (c) evaluasi teknis menghasilkan dua kesimpulan, yaitu memenuhi syarat atau tidak memenuhi syarat teknis dan jika evaluasi teknis menyatakan tidak lulus, maka penawaran dianggap gugur dan jika evaluasi teknis menyatakan lulus, maka akan dilanjutkan dengan evaluasi harga. (3) evaluasi harga: PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

49

(a) evaluasi harga hanya dilakukan terhadap penawaran yang dinyatakan lulus atau memenuhi persyaratan administrasi dan teknis; (b) berdasarkan hasil evaluasi harga, Tim Pengadaan membuat daftar urutan penawaran yang dimulai dari urutan harga penawaran terendah dan mengusulkan salah satu calon pemenang berdasarkan penawaran yang paling menguntungkan perusahaan. 2) Sistem Nilai (Merit Point System) Sistem Nilai (merit point system) digunakan untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang bersifat kompleks yang memperhitungkan keunggulan teknis sepadan dengan harganya mengingat penawaran harga sangat dipengaruhi oleh kualitas teknis. Sistem nilai merupakan evaluasi penilaian penawaran dengan cara memberikan nilai angka tertentu pada setiap unsur yang dinilai, berdasarkan kriteria dan bobot yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan, kemudian membandingkan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta dengan penawaran peserta lainnya; Urutan proses penilaian dengan sistem ini, adalah sebagai berikut : a) evaluasi administrasi : (1) evaluasi administrasi dilakukan terhadap penawaran yang memenuhi syarat pada pembukaan penawaran (tidak terlambat); (2) evaluasi administrasi dilakukan terhadap dokumen penawaran yang masuk dan dievaluasi kelengkapan dan keabsahan syarat administrasi berdasarkan ketentuan yang tercantum dalam dokumen pengadaan; (3) evaluasi administrasi menghasilkan dua kesimpulan, yaitu memenuhi syarat atau tidak memenuhi syarat administrasi sebagai berikut : (a) jika evaluasi administrasi menyatakan tidak lulus bukan berarti gugur, dalam hal ini penawaran tidak dilakukan evaluasi lebih lanjut; (b) jika evaluasi administrasi menyatakan lulus, maka akan dilanjutkan dengan evaluasi teknis. b) evaluasi teknis dan harga : (1) Sistem nilai menggunakan pendekatan atau metode kuantitatif, yaitu dengan memberikan nilai (skor) terhadap unsur-unsur teknis dan harga yang dinilai sesuai dengan kriteria yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan; (2) evaluasi teknis dan harga dilakukan terhadap penawaran yang dinyatakan lulus evaluasi administrasi, dengan PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

50

memberikan penilaian (skor) terhadap unsur-unsur teknis dan harga penawaran; (3) berdasarkan hasil evaluasi tersebut, Tim Pengadaan membuat daftar urutan penawaran, yang dimulai dari urutan penawaran yang memiliki nilai tertinggi; (4) jika menggunakan nilai ambang batas lulus, hal ini harus dicantumkan dalam dokumen pengadaan. Tim Pengadaan membuat daftar urutan yang dimulai dari penawaran harga terendah untuk semua penawaran yang memperoleh nilai di atas atau sama dengan nilai ambang batas lulus; 3) Sistem Penilaian Biaya Selama Umur Ekonomis Sistem Penilaian Biaya Selama Umur Ekonomis adalah sistem penilaian penawaran yang digunakan untuk pengadaan pekerjaan konstruksi atau jasa lainnya dengan cara memberikan nilai pada unsur-unsur teknis dan harga yang dinilai menurut umur ekonomis barang yang ditawarkan berdasarkan kriteria yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan, kemudian dikonversikan ke dalam satuan mata uang tertentu, dan dibandingkan dengan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta dengan penawaran peserta lainnya. Urutan proses penilaian dengan Sistem Penilaian Biaya Selama Umur Ekonomis adalah sebagai berikut : a) evaluasi administrasi: (1) evaluasi administrasi dilakukan terhadap penawaran yang memenuhi syarat pada pembukaan penawaran dan dievaluasi kelengkapan dan keabsahan syarat administrasi sesuai ketentuan yang tercantum dalam dokumen pengadaan; (2) evaluasi administrasi menghasilkan dua kesimpulan, yaitu memenuhi syarat atau tidak memenuhi syarat administrasi dan jika evaluasi administrasi menyatakan tidak lulus bukan berarti gugur, dalam hal ini penawaran tidak dilakukan evaluasi lebih lanjut dan jika evaluasi administrasi menyatakan lulus, maka akan dilanjutkan dengan evaluasi teknis b) evaluasi teknis dan harga : (1) sistem penilaian biaya selama umur ekonomis (economic life cycle cost) digunakan khusus untuk mengevaluasi pengadaan barang yang kompleks dengan memperhitungkan perkiraan biaya operasi dan pemeliharaan serta nilai sisa umur ekonomis barang; (2) sistem ini diterapkan terhadap penawaran-penawaran yang dinyatakan telah memenuhi persyaratan administrasi; (3) unsur-unsur teknis dan harga yang dinilai telah ditetapkan PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

51

dalam dokumen pengadaan; (4) unsur harga tersebut dikonversikan ke dalam mata uang tunggal berdasarkan perhitungan secara profesional; (5) berdasarkan hasil evaluasi tersebut, Tim Pengadaan membuat daftar urutan yang dimulai dari urutan harga evaluasi terendah; (6) biaya-biaya yang dihitung dalam evaluasi, kecuali harga penawaran yang terkoreksi (total bid evaluated price) tidak dimasukkan dalam harga Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan (hanya berfungsi sebagai alat pembanding saja). p. Evaluasi harga dilakukan setelah penawaran dari peserta pengadaan dinyatakan lulus dalam evaluasi administrasi dan teknis. Beberapa hal yang akan dievaluasi, antara lain sebagai berikut: 1) bidang pekerjaan konstruksi dan pengadaan barang/jasa dan jasa lain serta jasa konsultan, adalah sebagai berikut: a) harga yang terendah dihitung dengan membandingkan harga penawaran yang bersangkutan dengan harga yang terendah. Harga terendah yang memenuhi syarat adalah maksimal 20% (dua puluh perseratus)lebih rendah dari HPS. b) kewajaran harga yang ditawarkan oleh peserta pengadaan dibandingkan dengan harga rata rata dari semua penawaran yang memenuhi syarat akan tetapi tidak lebih tinggi dari HPS atau dana yang tersedia dan juga tidak lebih rendah 20% (dua puluh perseratus) dari HPS. 2) Hal yang perlu diperhatikan dalam evaluasi harga, adalah sebagai berikut: a) apabila evaluasi harga menggunakan sistem gugur, maka penawaran yang melampaui HPS atau dana yang tersedia akan dinyatakan gugur. Sedangkan terhadap dokumen penawaran yang dinyatakan lulus dalam evaluasi harga akan dimasukkan dalam daftar calon pemenang pengadaan; b) apabila evaluasi harga menggunakan sistem nilai (merit point sistem), maka masing-masing item yang dievaluasi harganya akan diberi nilai. 3) Hasil evaluasi penawaran harus dibuat oleh Tim Pengadaan berdasarkan kesimpulan atas evaluasi administrasi, teknis, dan harga. 4) Berdasarkan evaluasi penawaran, Tim Pengadaan segera menetapkan nominasi calon pemenang dari peserta yang memasukkan penawaran yang paling menguntungkan, dalam arti: a) penawaran secara teknis yang baik dengan harga yang dapat dipertanggung jawabkan. Dalam hal terdapat dua atau lebih PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

52

penawaran dengan harga yang sama, maka peserta pengadaan yang dipilih adalah yang memiliki kecakapan dan kemampuan yang paling tinggi, atau dalam hal terdapat dua atau lebih penawaran dengan harga terendah sama dan secara teknis baik serta memiliki kecakapan dan kemampuan relatif sama, maka Tim Pengadaan meminta kepada peserta tersebut untuk mengajukan penawaran harga baru dan dituangkan dalam Berita Acara. b) maksimal dalam penggunaan produksi dalam negeri. 5) Berdasarkan usulan calon pemenang pengadaan yang diajukan oleh Tim Pengadaan, Ketua Tim Pengadaan akan menetapkan salah satu pemenang pengadaan yang diajukan oleh Tim Pengadaan. q. Penetapan pemenang pengadaan disampaikan oleh Ketua Tim Pengadaan. r. Tim Pengadaan mengumumkan hasil pelelangan diberitahukan kepada peserta pelelangan secara tertulis. s. Apabila pemenang pengadaan mengundurkan diri, maka dipilih pemenang kedua dan seterusnya sesuai urutan dalam usulan calon pemenang pengadaan. Kepada pemenang yang mengundurkan diri tersebut akan dikenakan sanksi berupa : 1) Dimasukkan dalam daftar hitam (blacklist) sebagai rekanan PT Jasa Raharja (Persero) selama 2 (dua) tahun: dan 2) Jaminan penawaran (jika ada) menjadi milik PT Jasa Raharja (Persero) B. Tahapan Pelelangan 1. Tahapan dan jadual pelelangan dibedakan menjadi : a. tahapan dan jadual Pelelangan pascakualifikasi satu sampul dengan sistem gugur; b. tahapan dan jadual Pemilihan Langsung pascakualifikasi satu sampul dengan sistem gugur; c. tahapan dan jadual Pelelangan prakualifikasi dua sampul dengan sistem nilai atau penilaian biaya selama umur ekonomis; dan d. tahapan dan jadual Pelelangan prakualifikasi dua tahap dengan sistem nilai atau sistem penilaian biaya selama umur ekonomis. 2. Tahapan Pelelangan pascakualifikasi satu sampul dengan sistem gugur meliputi: a. Kerangka Acuan Kerja; b. SK Tim Pengadaan; c. penandatanganan Pakta Integritas Tim Pengadaan; PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

53

d. e. f. g. h.

Rencana Kerja dan Syarat (RKS); penyusunan dan penetapan Harga Perkiraan Sementara (HPS); pengumuman; pendaftaran; pengambilan dokumen pengadaan, pakta integritas rekanan dan dokumen kualifikasi; i. aanwijzing (pemberian penjelasan); j. pemasukan dokumen kualifikasi dan penandatangan pakta integritas rekanan; k. pembukaan dokumen administrasi dan dokumen penawaran harga disertai berita acara; l. evaluasi dan pembuktian kualifikasi; m. pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan (evaluasi Pelelangan); n. pengumuman pemenang; o. sanggahan; p. penunjukan Penyedia Barang/Jasa; q. Perjanjian Kerjasama; r. Berita acara serah terima (BAST) dan Laporan penyelesaian pekerjaan. 3. Tahapan Pelelangan prakualifikasi dua sampul dengan sistem-sistem nilai atau penilaian biaya selama umur ekonomis meliputi: a. Kerangka Acuan Kerja; b. SK Tim Pengadaan; c. penandatanganan Pakta Integritas Tim Pengadaan; d. Rencana Kerja dan Syarat (RKS); e. penyusunan dan penetapan Harga Perkiraan Sementara (HPS); f. pengumuman prakualifikasi; g. pendaftaran dan pengambilan Dokumen Kualifikasi; h. pemasukan dan evaluasi Dokumen Kualifikasi; i. pembuktian kualifikasi dan pembuatan Berita Acara Pembuktian Kualifikasi; j. penetapan hasil kualifikasi; k. pengumuman hasil kualifikasi; l. sanggahan kualifikasi; m. undangan; n. pengambilan Dokumen Pemilihan/Pengadaan; o. pemberian penjelasan; p. pemasukan Dokumen Penawaran; q. pembukaan Dokumen Penawaran sampul I; PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

54

r. s. t. u. v. w. x. y. z. aa.

evaluasi Dokumen Penawaran sampul I; pemberitahuan/pengumuman peserta yang lulus evaluasi sampul I pembukaan Dokumen Penawaran sampul II; evaluasi Dokumen Penawaran sampul II; pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan; pengumuman pemenang; sanggahan; penunjukan Penyedia Barang/Jasa; Perjanjian Kerjasama; Berita acara serah terima (BAST) dan Laporan penyelesaian pekerjaan.

4. Tahapan Pelelangan prakualifikasi dua tahap dengan sistem-sistem nilai atau penilaian biaya selama umur ekonomis meliputi: a. Kerangka Acuan Kerja; b. SK Tim Pengadaan; c. penandatanganan Pakta Integritas Tim Pengadaan; d. Rencana Kerja dan Syarat (RKS); e. penyusunan dan penetapan Harga Perkiraan Sementara (HPS); f. pengumuman prakualifikasi; g. pendaftaran dan pengambilan Dokumen Kualifikasi; h. pemasukan dan evaluasi Dokumen Kualifikasi; i. pembuktian Kualifikasi; j. penetapan hasil kualifikasi; k. pengumuman hasil kualifikasi; l. sanggahan kualifikasi; m. undangan; n. pengambilan Dokumen Pemilihan/Pengadaan; o. pemberian penjelasan; p. pemasukan Dokumen Penawaran tahap I; q. pembukaan Dokumen Penawaran tahap I; r. evaluasi Dokumen Penawaran tahap I; s. penetapan peserta yang lulus evaluasi tahap I; t. pemberitahuan/pengumuman peserta yang lulus evaluasi tahap I; u. pemasukan Dokumen Penawaran tahap II; v. pembukaan Dokumen Penawaran tahap II; w. evaluasi Dokumen Penawaran tahap II; x. pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan; y. pengumuman Pemenang; PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

55

z. sanggahan; aa. penunjukan Penyedia Barang/Jasa; bb. Perjanjian Kerjasama. cc. Berita acara serah terima (BAST) dan Laporan penyelesaian pekerjaan (checklist uji teknis/pemeriksaan barang jika diperlukan).


56

BAB XI SWAKELOLA A. Metode Pengadaan Barang/Jasa secara Swakelola 1. Pengadaan bahan/barang, jasa lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan yang diperlukan, dilakukan oleh Pelaksana Swakelola dengan memperhatikan prinsip prinsip pengadaan dan etika pengadaan sebagaimana diatur dalam ketentuan Keputusan Direksi mengenai Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa. 2. Tidak ada batasan nilai nominal dalam pelaksanaan pengadaaan Barang/Jasa melalui Swakelola. 3. Keseluruhan Biaya Swakelola tidak boleh melebihi Anggaran yang telah ditetapkan dalam RKAP. 4. Apabila diperlukan dapat dibentuk panitia swakelola. 5. Pekerjaan yang dapat dilakukan melalui swakelola, harus memenuhi salah satu syarat sebagai berikut: a. pekerjaan yang bertujuan meningkatkan kemampuan dan atau memanfaatkan kemampuan teknis sumber daya manusia sesuai dengan tugas pokok perusahaan. b. penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan (diklat), kursus, penataran, seminar, lokakarya, mudik gratis, perayaan HUT, rapat kerja dan penyuluhan; c. pekerjaan proyek percontohan (pilot project) dan survei yang bersifat khusus untuk pengembangan teknologi atau metode kerja yang belum dapat dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa; d. pekerjaan survey, pemrosesan data, perumusan kebijakan perusahaan, pengembangan sistem tertentu; e. pekerjaan khusus yang bersifat pemrosesan data, perumusan kebijakan, pengujian di laboratorium, pengembangan sistem tertentu, dan penelitian oleh perguruan tinggi atau lembaga ilmiah lainnya; f. pekerjaan yang bersifat rahasia perusahaan bagi perusahaan. g. Pekerjaan yang operasi dan pemeliharaannya memerlukan partisipasi masyarakat setempat; 6. Apabila dalam pelaksanaan swakelola diperlukan barang/jasa yang untuk memenuhinya harus dilakukan melalui penyedia barang/jasa, maka harus dilakukan pemilihan penyedia barang/jasa tersendiri dengan menggunakan metode pengadaan yang sesuai dengan SPO ini. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

57

7. Prosedur Swakelola meliputi kegiatan sebagai berikut : a. Kegiatan perencanaan swakelola meliputi : 1) kegiatan perencanaan swakelola dituangkan dalam Kerangka Acuan Kerja yang antara lain memuat : a) uraian kegiatan yang akan dilaksanakan meliputi latar belakang, maksud tujuan, sumber pendanaan, lokasi kegiatan serta jumlah tenaga yang diperlukan; b) jadual waktu pelaksanaan yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan mulai dari rencana pengadaan sampai dengan laporan pertanggungjawaban swakelola; c) merancang spesifikasi teknis kegiatan yang akan dilaksanakan. d) membuat rincian besarnya total perkiraan biaya kegiatan. 2) menyusun daftar kebutuhan bahan dan kegiatan yang akan dilaksanakan 3) melakukan perencanaan teknis dan menyiapkan metode pelaksanaan yang tepat 4) menyusun rencana keperluan tenaga, bahan dan peralatan secara rinci lengkap dengan rencana biaya yang mengikuti referensi/standar harga pasar yang berlaku B. Tahapan Swakelola Tahapan Swakelola meliputi: a. Kerangka Acuan Kerja (KAK); b. Bila tidak terdapat pemilihan penyedia barang/jasa (sepenuhnya dapat dilaksanakan secara swakelola) Penyusunan jadwal rencana pengadaan dilaksanakan dengan dengan memperhatikan batas akhir tahun anggaran/batas akhir efektifnya anggaran; c. Bila terdapat pemilihan penyedia barang/jasa (tidak sepenuhnya dapat dilaksanakan secara swakelola), maka pemilihan penyedia barang/jasa tersebut harus dilakukan dengan metode pengadaan barang/jasa selain metode swakelola, yang dilaksanakan melalui Divisi Umum/Bagian Administrasi/Unit SDM dan Umum;


58

BAB XII PENGADAAN JASA KONSULTANSI A.

Persiapan Pelaksanaan Pemilihan Jasa Konsultansi 1. Pengguna barang/jasa menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK). 2. Unit Umum/Tim pengadaan menyusun harga perkiraan sendiri (HPS) dan dokumen pemilihan penyedia jasa konsultansi meliputi KAK, syarat administrasi, syarat teknis, syarat keuangan, metoda pemilihan penyedia jasa konsultansi, metoda penyampaian dokumen penawaran, metoda evaluasi penawaran, dan jenis kontrak yang akan digunakan.

B.

Metoda Pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi 1. Pengadaan jasa konsultansi dengan menggunakan metode seleksi dilakukan untuk memperoleh jasa konsultansi dengan besaran nilai nominal yang sama dengan besaran nilai nominal yang berlaku untuk metode pelelangan yang ditetapkan berdasarkan Keputusan Direksi tentang Pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan. 2. Seleksi adalah metoda pemilihan penyedia jasa konsultansi yang daftar pendek pesertanya dipilih melalui proses prakualifikasi secara terbuka yaitu diumumkan secara luas melalui media massa dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum sehingga masyarakat luas mengetahui dan penyedia jasa konsultansi yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya. 3. Dalam hal metoda seleksi dinilai tidak efisien dari segi biaya seleksi, maka pemilihan penyedia jasa konsultansi dapat dilakukan dengan seleksi langsung yaitu metoda pemilihan penyedia jasa konsultansi yang daftar pendek pesertanya ditentukan melalui proses prakualifikasi terhadap penyedia jasa konsultansi yang dipilih langsung. 4. Dalam keadaan tertentu dan keadaan khusus, pemilihan penyedia jasa konsultansi dapat dilakukan dengan menunjuk satu penyedia jasa konsultansi yang memenuhi kualifikasi dan dilakukan negosiasi baik dari segi teknis maupun biaya sehingga diperoleh biaya yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan.

C.

Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konsultasi 1. Pengumuman Prakualifikasi a. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum harus mengumumkan secara luas tentang adanya prakualifikasi untuk seleksi melalui surat kabar, atau papan pengumuman resmi untuk penerangan umum, dan bilamana memungkinkan melalui media eletronik; b. Isi pengumuman prakualifikasi memuat sekurang-kurangnya : PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

59

1) nama dan alamat pengguna jasa konsultansi yang akan mengadakan seleksi; 2) uraian singkat mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan; 3) perkiraan nilai pekerjaan; 4) syarat-syarat peserta seleksi; 5) tempat, tanggal, hari, dan waktu untuk mengambil dokumen prakualifikasi. 2.

Pengambilan Dokumen Prakualifikasi a. Pengambilan dokumen prakualifikasi ditentukan dalam dokumen kualifikasi. b. Calon peserta seleksi dari propinsi/kabupaten/kota lain tidak boleh dihalangi/dilarang untuk mengikuti proses seleksi di propinsi/ kabupaten/kota lokasi seleksi dilakukan.

3.

Pemasukan Dokumen Prakualifikasi a. Batas akhir pemasukan dokumen prakualifikasi sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari setelah batas akhir pengambilan dokumen prakualifikasi. b. Apabila terbukti terjadi kecurangan dalam pengumuman lelang, maka kepada : 1) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum dikenakan sanksi administrasi, ganti rugi dan/atau pidana sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku; 2) penyedia jasa konsultansi yang terlibat dikenakan sanksi tidak boleh mengikuti pengadaan barang/jasa pemerintah selama 2 (dua) tahun, dan sanksi pidana sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

4.

Evaluasi Dokumen Prakualifikasi Penyedia jasa konsultansi dinyatakan lulus prakualifikasi apabila memenuhi persyaratan dan kriteria sebagai berikut: a. Memiliki surat izin usaha sesuai dengan bidang usahanya yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah yang berwenang, seperti SIUP untuk jasa konsultansi non konstruksi dan IUJK untuk jasa konsultansi konstruksi; b. Surat penyampaian dokumen prakualifikasi ditandatangani oleh orang yang secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak; c. Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan, dan/atau tidak sedang menjalani sanksi pidana berupa surat pernyataan dari konsultan yang bersangkutan; PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

60

d. Telah melunasi kewajiban pajak tahun terakhir, kecuali untuk perusahaan baru yang belum berkewajiban untuk melapor; e. Selama 4 (empat) tahun terakhir pernah memiliki pengalaman menyediakan jasa konsultansi termasuk pengalaman subkontrak, kecuali penyedia jasa konsultansi yang baru berdiri kurang dari 2 (dua) tahun; f. Memiliki kinerja baik dan tidak masuk dalam daftar sanksi atau daftar hitam di suatu instansi pemerintah; g. Memiliki kemampuan pada subbidang pekerjaan yang sesuai; h. Untuk pekerjaan khusus/spesifik/teknologi tinggi dapat ditambahkan persyaratan lain seperti peralatan khusus, tenaga ahli spesialis yang diperlukan, atau pengalaman tertentu; i. Memiliki kemampuan menyediakan fasilitas dan peralatan serta personil yang diperlukan; j. Tidak membuat pernyataan yang tidak benar tentang kompetensi dan kemampuan usaha yang dimiliki; 5.

Penetapan Hasil Prakualifikasi a. Peserta yang lulus prakualifikasi dimasukkan dalam daftar pendek konsultan sekurang-kurangnya 3 (tiga) konsultan dan sebanyakbanyaknya 5 (lima) konsultan; b. Apabila peserta yang lulus prakualifikasi lebih dari 5 (lima) konsultan, maka yang dimasukkan dalam daftar pendek adalah 5 (lima) konsultan peringkat terbaik; c. Apabila peserta yang lulus prakualifikasi kurang dari 3 (tiga) konsultan, maka dilakukan prakualifikasi ulang dengan mengumumkan prakualifikasi kembali; d. Apabila peserta yang lulus prakualifikasi ulang berjumlah 2 (dua) sampai dengan 4 (empat) konsultan, maka proses seleksi dilanjutkan; e. Apabila peserta yang lulus prakualifikasi ulang hanya 1 (satu) konsultan, maka dilakukan proses penunjukan langsung.

6.

Pengumuman Hasil Prakualifikasi a. Hasil prakualifikasi setelah ditetapkan oleh pengguna jasa konsultansi disampaikan kepada seluruh peserta prakualifikasi dan diumumkan melalui papan pengumuman resmi untuk penerangan umum /atau website Jasa Raharja; b. Peserta yang berkeberatan terhadap hasil prakualifikasi dapat mengajukan surat sanggahan kepada pengguna jasa konsultansi;


61

7.

Undangan Kepada Konsultan Yang Masuk Daftar Pendek a. Peserta yang masuk dalam daftar pendek diundang untuk mengambil dokumen seleksi apabila tidak ada sanggahan atau sanggahan sudah dinyatakan tidak benar; b. Pengambilan dokumen seleksi ditentukan oleh Tim Pengadaan/ Divisi Umum.

8.

Penjelasan (aanwijzing) a. Penjelasan (aanwijzing) dilaksanakan dengan terlebih dahulu jadwal pelaksanaannya ditentukan oleh Tim Pengadaan/Divisi Umum; b. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum menjelaskan isi dokumen pengadaan, menampung pertanyaan peserta, dan memberikan jawaban atas hal-hal yang kurang jelas yang terdapat dalam dokumen seleksi; c. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum membuat Berita Acara Penjelasan (aanwijzing) yang ditandatangani oleh Tim Pengadaan/ Kepala Divisi Umum dan wakil peserta yang hadir; d. Berita acara memuat segala keterangan dan perubahan yang dianggap perlu. Berita acara dan adendum ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari dokumen seleksi; e. Berita acara dokumen seleksi wajib disampaikan kepada seluruh peserta; f. Ketidakhadiran peserta dalam rapat penjelasan dan kunjungan lapangan tidak menggugurkan keikutsertaan peserta.

9.

Pemasukan Penawaran a. Jadwal pelaksanaan pemasukan dokumen penawaran ditentukan oleh Tim Pengadaan/Divisi Umum; b. Sampul I yang berisi dokumen administrasi dan teknis serta sampul II yang berisi dokumen penawaran harga dimasukkan dalam satu sampul luar untuk disampaikan kepada Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum; c. Pada sampul I ditulis “Data Administrasi dan Teknis” yang mencantumkan : jenis pekerjaan dan nama serta alamat konsultan; d. Pada sampul II ditulis “Data Biaya Penawaran” yang mencantumkan : jenis pekerjaan dan nama serta alamat konsultan; e. Pada sampul luar ditulis jenis pekerjaan, nama konsultan, dan ditujukan kepada Tim Pengadaan; f. Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat pemasukan dokumen penawaran: a. Jumlah rangkap dokumen penawaran sebanyak 2 (dua) rangkap untuk Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum; PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

62

b.

c.

d.

Dokumen penawaran dan surat pengantar penawaran dimasukkan dalam sampul luar disampaikan kepada Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum dengan jumlah rangkap sesuai yang disyaratkan dan alamat yang ditentukan oleh Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum di dalam surat undangan; Dokumen disampaikan secara langsung, penawaran oleh peserta yang bersangkutan kepada Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum pada waktu yang telah ditentukan; Jika dokumen penawaran diterima setelah melampaui batas akhir pemasukan dokumen penawaran, maka dokumen penawaran tersebut tidak diikutsertakan.

10. Pembukaan Penawaran Administrasi Dan Teknis (Sampul I) a. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum membuka dokumen penawaran dihadapan peserta pada pemasukan dokumen penawaran sebagaimana telah ditentukan dalam dokumen seleksi; b. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum membuka sampul I di hadapan peserta. Sampul II tidak boleh dibuka dan sampulnya diparaf oleh Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum serta wakil peserta seleksi dari perusahaan yang berbeda, sebelum disimpan oleh Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum. c. Berita acara pembukaan sampul I sekurang-kurangnya memuat : 1) Jumlah dokumen penawaran yang masuk; 2) Jumlah dokumen penawaran yang lengkap dan tidak lengkap; 3) Kelainan-kelainan yang dijumpai dalam dokumen penawaran; 4) Keberatan/sanggahan dari konsultan peserta; 5) Keterangan lain yang dianggap perlu; 6) Tanggal pembuatan berita acara; 7) Tanda tangan anggota Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum dan wakil konsultan peserta yang hadir; 8) Berita acara pembukaan sampul I dilampiri dokumen penawaran sampul I. d. Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat pembukaan dokumen penawaran : 1) Pembukaan dokumen penawaran dilakukan oleh Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum/pejabat pengadaan setelah menyatakan dihadapan para peserta yang hadir bahwa saat pemasukan dokumen penawaran telah ditutup; 2) Dokumen penawaran tidak dapat lagi diterima setelah batas waktu pemasukan dokumen penawaran yang telah ditetapkan; 3) Setelah pemasukan dokumen penawaran ditutup, perubahan atau susulan pemberian bahan dan penjelasan secara lisan atau


63

4) 5)

tertulis atas dokumen penawaran yang telah disampaikan tidak dapat diterima; Sampul penawaran biaya tidak boleh dibuka; Semua dokumen penawaran dan surat keterangan dibacakan dengan jelas sehingga terdengar oleh semua peserta.

11. Evaluasi a. Sistem Evaluasi Kualitas 1) Sistem Evaluasi Kualitas adalah evaluasi pengadaan jasa konsultansi berdasarkan kualitas penawaran teknis terbaik, dilanjutkan dengan klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya; 2) Pengadaan jasa konsultansi dengan cara evaluasi kualitas, digunakan untuk pekerjaan Jasa Konsultansi yang memerlukan inovasi atau pekerjaan konsultansi yang permasalahannya kompleks; 3) Peserta pengadaan jasa konsultansi denga cara evaluasi kualitas boleh diikuti antar penyedia jasa konsultansi yang berbentuk perusahaan, LSM, lembaga perguruan tinggi atau penelitian atau unit penelitian dan pengembangan lainnya (yang dinilai hanya penawaran teknis); 4) Urutan proses Sistem Evaluasi Kualitas diawali dengan penilaian kualitas penawaran teknis, kemudian dipilih konsultan yang mengajukan penawaran teknis terbaik dan di atas ambang batas lulus terendah (passing grade) sebagai berikut : a) penilaian penawaran teknis dilakukan dengan cara memberikan nilai (angka) terhadap dokumen penawaran teknis dengan memperhatikan bobot yang diberikan pada unsur-unsur yang dinilai; b) unsur-unsur yang dinilai, adalah pengalaman konsultan, pendekatan dan metodologi, serta kualifikasi tenaga ahli; c) penilaian dilakukan dengan pembobotan dari masingmasing unsur dengan rentang pembobotan yang ditetapkan oleh Tim Pengadaan; d) penetapan bobot yang digunakan untuk masing-masing unsur dalam rentang tersebut di atas, dilakukan berdasarkan jenis pekerjaan jasa yang akan dilaksanakan. Untuk jasa studi analisis perlu diberikan penekanan kepada pengalaman perusahaan konsultan dan pendekatan metodologi, sedangkan untuk jasa supervisi dan perencanaan teknis, penekanan lebih diberikan kepada kualifikasi tenaga ahli;


64

e) unsur pengalaman konsultan yang dinilai, antara lain adalah : (1) pengalaman melaksanakan proyek atau kegiatan sejenis; (2) pengalaman manajerial dan fasilitas utama; (3) kapasitas perusahaan dengan memperhatikan jumlah tenaga ahli tetap. f) unsur pendekatan dan metodologi yang dinilai, antara lain adalah : (1) pemahaman atas jasa layanan yang tercantum dalam KAK, penilaian terutama meliputi pengertian terhadap tujuan proyek atau kegiatan, lingkup serta jasa konsultansi yang diperlukan, dan pengenalan lapangan; (2) kualitas metodologi, penilaian terutama meliputi ketepatan menganalisis masalah dan langkah pemecahan yang diusulkan dengan tetap mengacu pada persyaratan KAK, konsistensi antara metodologi dengan rencana kerja, apresiasi terhadap inovasi, tanggapan terhadap KAK khususnya mengenai data yang tersedia, orang-bulan (person-month) tenaga ahli, uraian tugas, jangka waktu pelaksanaan, laporanlaporan yang disyaratkan, jenis keahlian, serta jumlah tenaga ahli yang diperlukan, program kerja, jadual pekerjaan, jadual penugasan, organisasi, kebutuhan jumlah orang-bulan, dan kebutuhan fasilitas penunjang; (3) hasil kerja, meliputi penilaian analisis, gambar-gambar kerja, spesifikasi teknis, perhitungan teknis, dan laporan-laporan; (4) fasilitas pendukung konsultan tersebut dalam melaksanakan pekerjaan yang diminta dalam KAK; (5) konsultan yang mengajukan gagasan baru yang meningkatkan kualitas keluaran yang diinginkan dalam KAK, meskipun berakibat pada pengurangan jumlah tenaga kerja atau perubahan KAK diberikan nilai lebih; g) unsur kualifikasi tenaga ahli yang dinilai, antara lain adalah: (1) tingkat pendidikan, yaitu lulusan perguruan tinggi negeri atau perguruan tinggi swasta yang telah lulus ujian negara atau yang telah diakreditasi, atau perguruan tinggi luar negeri yang telah diakreditasi, dibuktikan dengan copy ijazah, kecuali untuk tenaga ahli LSM sepanjang memiliki pengalaman dan keahlian di bidangnya; PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

65

(2) jenis keahlian (spesialisasi) harus sesuai dengan yang disyaratkan dalam KAK, dibuktikan dengan sertifikat dari asosiasi profesi terkait (sepanjang telah ada); (3) pengalaman kerja profesional seperti yang disyaratkan dalam KAK didukung dengan referensi dari pengguna jasa. Bagi tenaga ahli yang diusulkan sebagai ketua atau wakil ketua pelaksana pekerjaan, dinilai pula pengalamannya sebagai pemimpin tim; (4) lain-lain, penguasaan bahasa inggris, bahasa indonesia (bagi konsultan asing), bahasa setempat, aspek pengenalan atas tatacara, aturan, situasi, dan kondisi setempat. Personil yang menguasai atau memahami aspek-aspek tersebut di atas diberikan nilai lebih tinggi; (5) kualifikasi tenaga ahli yang diatas kualifikasi dari persyaratan KAK tidak memperoleh tambahan nilai, dan pembobotan serta penilaian untuk tiap unsur ditetapkan oleh Tim Pengadaan; b. Sistem Evaluasi Kualitas dan Biaya 1) Sistem Evaluasi Kualitas dan Biaya adalah evaluasi pengadaan jasa konsultansi berdasarkan nilai kombinasi terbaik dari penawaran teknis dan biaya terkoreksi, dilanjutkan dengan klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya; 2) Pengadaan jasa konsultansi dengan cara evaluasi kualitas dan biaya digunakan bagi pekerjaan konsultansi yang jumlah maupun kualifikasi tenaga ahli yang diperlukan sudah diketahui secara pasti; 3) Pengadaan jasa konsultansi berdasarkan evaluasi kualitas dan biaya tidak boleh mempersaingkan antar penyedia jasa konsultansi yang berbentuk perusahaan, LSM, lembaga perguruan tinggi atau penelitian, unit penelitian dan pengembangan lainnya atau gabungan di antaranya yang mengakibatkan evaluasi biaya terhadap peserta tidak adil karena adanya perbedaan perlakuan pajak, biaya pembinaan tenaga ahli, biaya administrasi, dan keuntungan; 4) Urutan proses Sistem Evaluasi Kualitas dan Biaya adalah sebagai berikut : a) dilakukan penilaian kualitas penawaran teknis (caranya sama dengan sistem evaluasi kualitas), kemudian dipilih penawaran yang berada di atas ambang batas lulus (passing grade); b) dilakukan penilaian penawaran biaya terhadap konsultan yang mempunyai nilai evaluasi penawaran teknis di atas ambang batas lulus (passing grade); c) dilakukan penjumlahan atau perhitungan kombinasi nilai penawaran teknis dan nilai penawaran biaya; PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

66

d) dilakukan klarifikasi terhadap konsultan yang mempunyai nilai kombinasi penawaran teknis dan penawaran biaya terbaik; e) klarifikasi tidak boleh mengubah sasaran KAK dan biaya tidak langsung konsultan. Biaya langsung dapat dinegosiasi apabila biaya langsung tersebut tidak wajar. c. Sistem Evaluasi Pagu Anggaran 1) Sistem Evaluasi Pagu Anggaran adalah evaluasi pengadaan jasa konsultansi berdasarkan kualitas penawaran teknis terbaik dari peserta yang penawaran biaya terkoreksi lebih kecil atau sama dengan pagu anggaran; 2) Pengadaan jasa konsultansi dengan cara evaluasi pagu anggaran digunakan untuk pekerjaan jasa konsultansi yang sederhana dan dananya terbatas; 3) Peserta pengadaan jasa konsultansi dengan sistem evaluasi pagu anggaran terdiri atas konsultan yang memenuhi syarat prakualifikasi; 4) Urutan proses Sistem Evaluasi Pagu Anggaran adalah sebagai berikut : a) dilakukan pembukaan penawaran biaya dan dilakukan koreksi aritmatik; b) dipilih konsultan yang menawarkan biaya lebih rendah atau sama dengan pagu anggaran setelah dilakukan koreksi aritmatik; c) dilakukan penilaian kualitas penawaran teknis dari konsultan yang lulus dari persyaratan penawaran biaya; d) penentuan pemenang pengadaan jasa konsultansi berdasarkan nilai penawaran teknis terbaik; e) dilakukan klarifikasi teknis terhadap konsultan pemenang, klarifikasi tidak boleh merubah sasaran KAK dan merubah biaya langsung konsultan. Biaya langsung personil dapat dinegosiasi apabila biaya langsung tersebut tidak wajar. d. Sistem Evaluasi Biaya Terendah 1) Sistem Evaluasi Biaya Terendah adalah evaluasi pengadaan jasa konsultansi berdasarkan penawaran biaya terkoreksi terendah dari konsultan yang nilai penawaran teknisnya di atas ambang batas persyaratan teknis yang telah ditentukan. 2) Pengadaan jasa konsultansi dengan sistem evaluasi biaya terendah digunakan untuk pekerjaan jasa konsultansi yang bersifat standar atau secara teknis dapat dengan metode yang sederhana. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

67

3) Pengadaan jasa konsultansi berdasarkan sistem evaluasi kualitas dan biaya tidak boleh mempersaingkan antar penyedia jasa konsultansi yang berbentuk perusahaan, LSM, lembaga perguruan tinggi atau penelitian, unit penelitian dan pengembangan lainnya yang mengakibatkan evaluasi biaya terhadap peserta tidak adil. 4) Urutan proses Sistem Evaluasi Biaya Terendah adalah sebagai berikut: a) dilakukan penilaian kualitas penawaran teknis (caranya sama dengan sistem evaluasi kualitas), kemudian dipilih penawaran yang berada di atas ambang batas lulus (passing grade); b) dilakukan pembukaan penawaran biaya terhadap konsultan yang mempunyai nilai evaluasi penawaran teknis di atas ambang batas lulus serta mengembalikan penawaran biaya dari konsultan yang tidak lulus ke konsultan yang bersangkutan; c) dilakukan penilaian penawaran biaya termasuk koreksi perhitungan pada hari yang sama dengan hari pembukaan penawaran biaya; d) penentuan pemenang pengadaan jasa konsultansi berdasarkan nilai penawaran biaya yang paling rendah; e) diadakan klarifikasi teknis terhadap konsultan pemenang. Klarifikasi tidak boleh merubah sasaran KAK dan merubah biaya langsung konsultan. Biaya langsung dapat dinegosiasi apabila biaya langsung tersebut tidak wajar. 12. Penetapan Peringkat Teknis a. Berdasarkan evaluasi penawaran teknis, Tim Pengadaan/Unit pengadaan menetapkan urutan konsultan yang dituangkan dalam berita acara evaluasi penawaran teknis; b. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum melaporkan hasil penilaian teknis kepada pengguna barang/jasa untuk dimintakan persetujuan. 13. Pengumuman Peringkat Hasil evaluasi teknis setelah ditetapkan oleh Tim Pengadaan/Divisi Umum disampaikan kepada seluruh peserta dan diumumkan melalui papan pengumuman resmi untuk penerangan umum atau website Jasa Raharja. 14. Sanggahan Peserta yang berkeberatan terhadap hasil evaluasi teknis dapat mengajukan surat sanggahan kepada Tim Pengadaan/Unit pengadaan; PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

68

15. Pembukaan Penawaran Harga (Sampul II) Peringkat Teknis Terbaik a. Dalam hal menggunakan metoda evaluasi kualitas, maka Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum hanya membuka sampul II peringkat teknis terbaik dan melakukan evaluasi harga; b. Dalam hal menggunakan metoda evaluasi kualitas teknis dan biaya, maka Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum mengundang peserta yang lulus evaluasi teknis untuk menghadiri acara pembukaan penawaran sampul II sebagai berikut: 1) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum menyebutkan peserta yang lulus evaluasi teknis dan masing-masing nilai evaluasi penawaran teknis; 2) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum menyebutkan ketentuan pembobotan nilai evaluasi penawaran teknis dan nilai evaluasi penawaran biaya sebagaimana tercantum dalam dokumen pengadaan; 3) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum membuka sampul II dari seluruh peserta yang lulus evaluasi teknis; 4) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum membacakan dan menulis biaya penawaran dari tiap peserta yang lulus evaluasi teknis; 5) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum di hadapan peserta melakukan evaluasi gabungan teknis dan biaya sebagai berikut: a) Melakukan koreksi aritmatik; b) Menghitung nilai kombinasi antara nilai penawaran teknis dan nilai penawaran biaya dengan cara perhitungan sebagai berikut : NILAI AKHIR = {Nilai (score) Penawaran Teknis x Bobot Penawaran Teknis} +{Nilai (score) Penawaran Biaya x Bobot Penawaran Biaya} Catatan : - Pembobotan nilai (score) teknis dan biaya sesuai dengan bobot yang telah ditentukan dalam dokumen seleksi. Pada saat menyusun dokumen seleksi, acuan yang digunakan untuk pembobotan sesuai dengan rentang sebagai berikut : Bobot penawaran teknis antara 0,60 sampai 0,80 Bobot penawaran biaya antara 0,20 sampai 0,40 - Nilai penawaran biaya terendah diberikan nilai (score) penawaran biaya tertinggi 6) Hasil dari peringkat gabungan tersebut akan dijadikan dasar untuk penetapan peringkat konsultan. 7) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum membuat berita acara pembukaan penawaran biaya, yang mencantumkan penawaran biaya, penawaran biaya terkoreksi, nilai (score) penawaran teknis, nilai (score) penawaran biaya, dan nilai gabungan PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

69

penawaran teknis dan penawaran biaya. Berita acara ditandatangani oleh Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum dan wakil peserta. c. Dalam hal menggunakan metoda evaluasi pagu anggaran, maka Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum mengundang peserta yang lulus evaluasi teknis untuk menghadiri acara pembukaan penawaran sampul II sebagai berikut: 1) Tim Pengadaan/Unit Umum menyebutkan peserta yang lulus evaluasi teknis dan masing-masing nilai evaluasi penawaran teknis; 2) Tim Pengadaan/Unit Umum membuka sampul II dari seluruh peserta yang lulus evaluasi teknis; 3) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum membacakan dan menulis biaya penawaran dari tiap peserta yang lulus evaluasi teknis; 4) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum di hadapan peserta: a) Melakukan koreksi aritmatik; b) Menggugurkan penawaran terkoreksi yang melampaui pagu anggaran; c) Menetapkan pemenang yang peringkat teknisnya tertinggi; 5) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum/pejabat pengadaan membuat berita acara pembukaan penawaran biaya, yang mencantumkan penawaran biaya, penawaran biaya terkoreksi, dan nilai penawaran teknis. Berita acara ditandatangani oleh Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum dan wakil peserta. 6) Dalam hal menggunakan metoda evaluasi biaya terendah, maka Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum mengundang peserta yang lulus evaluasi teknis untuk menghadiri acara pembukaan penawaran sampul II sebagai berikut: a) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum menyebutkan peserta yang lulus evaluasi teknis dan masing-masing nilai evaluasi penawaran teknis; b) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum membuka sampul II dari seluruh peserta yang lulus evaluasi teknis; c) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum membacakan dan menulis biaya penawaran dari tiap peserta yang lulus evaluasi teknis; d) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum di hadapan peserta: (1) Melakukan koreksi aritmatik; (2) Menetapkan pemenang yang harga penawaran terkoreksinya terendah dan tidak melampaui pagu anggaran. e) Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum membuat berita acara pembukaan penawaran biaya, yang mencantumkan penawaran biaya, penawaran biaya terkoreksi, dan nilai


70

penawaran teknis. Berita acara ditandatangani oleh Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum dan wakil peserta. 16. Klarifikasi dan Negosiasi Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum melakukan klarifikasi dan negosiasi kepada calon pemenang seleksi dengan ketentuan sebagai berikut: a. Klarifikasi dan negosiasi dilakukan oleh Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum dengan pemimpin/direktur utama perusahaan konsultan atau wakil yang memperoleh kuasa penuh dari pemimpin/direktur utama perusahaan (dinyatakan dengan surat kuasa); b. Dalam hal penilaian menggunakan metoda evaluasi kualitas, klarifikasi dan/atau negosiasi dilakukan untuk memperoleh kemantapan dan kejelasan teknis dan biaya dengan memperhatikan kesesuaian antara bobot pekerjaan dan tenaga ahli yang ditugaskan dengan mempertimbangkan pula kebutuhan perangkat/fasilitas pendukung yang proporsional guna pencapaian hasil kerja yang optimal : 1) Aspek-aspek teknis yang perlu diklarifikasi dan/atau dinegosiasi terutama: a) lingkup dan sasaran jasa konsultansi; b) cara penanganan pekerjaan dan rencana kerja; c) kualifikasi tenaga ahli; d) organisasi pelaksanaan; e) program alih pengetahuan; f) jadual pelaksanaan pekerjaan; g) jadual penugasan personil; h) fasilitas penunjang. 2) Klarifikasi dan/atau negosiasi dilakukan untuk memperoleh kesepakatan biaya yang efisien dan efektif dengan tetap mempertahankan hasil yang ingin dicapai sesuai dengan penawaran teknis yang diajukan konsultan. 3) Aspek-aspek biaya yang perlu diklarifikasi dan/atau dinegosiasi terutama : a) kesesuaian rencana kerja dengan jenis pengeluaran biaya; b) volume kegiatan dan jenis pengeluaran; c) biaya satuan dibandingkan dengan biaya yang berlaku di pasaran/kewajaran biaya. 4) Klarifikasi dan/atau negosiasi terhadap unit biaya personil dilakukan berdasarkan daftar gaji yang telah diaudit dan/atau bukti setor pajak penghasilan tenaga ahli konsultan yang bersangkutan. Biaya satuan dari biaya langsung personil maksimum 3,2 (tiga koma dua) kali gaji dasar yang diterima tenaga ahli tetap dan maksimum 1,5 (satu koma lima) kali penghasilan yang diterima tenaga ahli tidak tetap. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

71

5)

6)

7)

8)

9)

D.

Unit biaya personil dihitung berdasarkan satuan waktu yang dihitung berdasarkan tingkat kehadiran dengan ketentuan sebagai berikut : a) 1 (satu) bulan dihitung minimal 22 (dua puluh dua) hari kerja; b) 1 (satu) hari kerja dihitung minimal 8 (delapan) jam kerja. Apabila klarifikasi dan/atau negosiasi dengan konsultan peringkat pertama tidak menghasilkan kesepakatan, maka Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum melanjutkan klarifikasi dan negosiasi kepada konsultan peringkat kedua, dan demikian seterusnya dari konsultan yang lulus atau di atas nilai ambang batas sampai tercapai kesepakatan. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum membuat berita acara hasil klarifikasi dan negosiasi dilampiri pernyataan konsultan tentang telah/tidak tercapainya kesepakatan klarifikasi dan/atau negosiasi. Tim Pengadaan/Kepala Divisi Umum menyusun risalah hasil klarifikasi dan negosiasi serta melaporkan hasilnya kepada pengguna barang/jasa untuk ditetapkan. Dalam hal penilaian menggunakan metoda evaluasi kualitas teknis dan biaya atau pagu anggaran atau biaya terendah, klarifikasi dan/atau negosiasi teknis dan biaya dilakukan sesuai klarifikasi dan negosiasi pada metoda evaluasi kualitas, kecuali: a) harga satuan biaya langsung personil tidak boleh dikurangi, kecuali jika dinilai terlalu tinggi yaitu melebihi 10% (sepuluh persen) dari 3,2 (tiga koma dua) kali gaji dasar yang diterima tenaga ahli tetap dan melebihi 10% (sepuluh persen) dari 1,5 (satu koma lima) kali penghasilan yang diterima tenaga ahli tidak tetap, berdasarkan perhitungan dari daftar gaji yang telah diaudit dan/atau bukti setor pajak penghasilan tenaga ahli konsultan yang bersangkutan; b) harga satuan biaya langsung non personil yang bersifat lump sum tidak boleh dikurangi.

Metoda Penyampaian Dokumen Penawaran Dalam pemilihan metode penyampaian dan penawarandapat dipilih salah 1 (satu) dari 3 (tiga) metoda penyampaian dokumen penawaran berdasarkan jenis jasa konsultansi yang akan diadakan dan harus dicantumkan dalam dokumen seleksi. Metoda penyampaian dokumen penawaran jasa konsultansi meliputi : 1. metoda satu sampul; 2. metoda dua sampul; 3. metoda dua tahap. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

72

E.

Tahapan Pengadaan Jasa Konsultansi Prosedur pemilihan penyedia jasa konsultansi dengan metoda seleksi meliputi: 1. metoda evaluasi kualitas, metoda dua sampul : a. pengumuman prakualifikasi; b. pengambilan dokumen prakualifikasi; c. pemasukan dokumen prakualifikasi; d. evaluasi prakualifikasi; e. penetapan hasil prakualifikasi; f. pengumuman hasil prakualifikasi; g. masa sanggah prakualifikasi; h. undangan kepada konsultan yang masuk daftar pendek; i. pengambilan dokumen seleksi; j. penjelasan; k. penyusunan berita acara penjelasan dokumen seleksi dan perubahaannya; l. pemasukan penawaran; m. pembukaan penawaran administrasi dan teknis (sampul I); n. evaluasi administrasi dan teknis; o. penetapan peringkat teknis; p. pemberitahuan/pengumuman peringkat teknis (pemenang); q. masa sanggah; r. pembukaan penawaran harga (sampul II) peringkat teknis terbaik; s. klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya; t. penunjukan pemenang; u. penandatanganan kontrak; 2. metoda evaluasi kualitas, metoda dua tahap : a. pengumuman prakualifikasi; b. pengambilan dokumen prakualifikasi; c. pemasukan dokumen prakualifikasi; d. evaluasi prakualifikasi; e. penetapan hasil prakualifikasi; f. pengumuman hasil prakualifikasi; g. masa sanggah prakualifikasi; h. undangan kepada konsultan yang masuk daftar pendek; i. pengambilan dokumen seleksi; j. penjelasan;


73

k. penyusunan berita acara penjelasan dokumen seleksi dan perubahaannya; l. tahap I, pemasukan penawaran administrasi dan teknis; m. pembukaan penawaran administrasi dan teknis; n. evaluasi administrasi dan teknis; o. penetapan peringkat teknis; p. pemberitahuan/pengumuman peringkat teknis (pemenang); q. masa sanggah; r. tahap II, mengundang peringkat teknis terbaik (pemenang) untuk memasukkan penawaran biaya; s. pemasukan penawaran biaya; t. pembukaan penawaran biaya; u. klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya; v. penunjukan pemenang; w. penandatanganan kontrak; 3. metoda evaluasi kualitas dan biaya, metoda dua sampul : a. pengumuman prakualifikasi; b. pengambilan dokumen prakualifikasi; c. pemasukan dokumen prakualifikasi; d. evaluasi prakualifikasi; e. penetapan hasil prakualifikasi; f. pengumuman hasil prakualifikasi; g. masa sanggah prakualifikasi; h. undangan kepada konsultan yang masuk daftar pendek; i. pengambilan dokumen seleksi; j. penjelasan; k. penyusunan berita acara penjelasan dokumen seleksi dan perubahaannya; l. pemasukan penawaran; m. pembukaan penawaran administrasi dan teknis (sampul I); n. evaluasi administrasi dan teknis; o. penetapan peringkat teknis; p. pemberitahuan/pengumuman peringkat teknis; q. undangan pembukaan penawaran kepada peserta yang lulus evaluasi teknis; r. pembukaan penawaran biaya (sampul II); s. evaluasi biaya; t. perhitungan kombinasi teknis dan biaya; PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

74

u. v. w. x. y. z.

penetapan pemenang; pengumuman pemenang; masa sanggah; klarifikasi dan negosiasi teknis serta biaya dengan pemenang; penunjukan pemenang; penandatanganan kontrak;

4. metoda evaluasi pagu anggaran, metoda dua sampul : a. pengumuman prakualifikasi; b. pengambilan dokumen prakualifikasi; c. pemasukan dokumen prakualifikasi; d. evaluasi prakualifikasi; e. penetapan hasil prakualifikasi; f. pengumuman hasil prakualifikasi; g. masa sanggah prakualifikasi; h. undangan kepada konsultan yang masuk daftar pendek; i. penjelasan; j. penyusunan berita acara penjelasan dokumen seleksi dan perubahaannya; k. pemasukan penawaran; l. pembukaan penawaran administrasi dan teknis (sampul I); m. evaluasi administrasi dan teknis; terhadap yang penawaran biayanya sama atau di bawah pagu anggaran; n. penetapan peringkat teknis; o. pengumuman/pemberitahuan peringkat teknis; p. masa sanggah; q. undangan pembukaan penawaran biaya kepada peserta yang lulus evaluasi teknis; r. pembukaan penawaran biaya (sampul II), koreksi aritmatik, dan penetapan pemenang; s. klarifikasi dan konfirmasi negosiasi teknis dan biaya dengan pemenang (peringkat teknis terbaik yang penawaran biayanya sama atau di bawah pagu anggaran); t. penunjukan pemenang (award); u. penandatanganan kontrak; 5. metoda evaluasi biaya terendah, metoda dua sampul : a. pengumuman prakualifikasi; b. pengambilan dokumen prakualifikasi; c. pemasukan dokumen prakualifikasi; PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

75

d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p. q. r. s. t. u. v. w. x.

evaluasi prakualifikasi; penetapan hasil prakualifikasi; pengumuman hasil prakualifikasi; masa sanggah prakualifikasi; undangan kepada konsultan yang masuk daftar pendek; pengambilan dokumen seleksi; penjelasan; penyusunan berita acara penjelasan dokumen seleksi dan perubahaannya; pemasukan penawaran; pembukaan penawaran administrasi dan teknis (sampul I); evaluasi administrasi dan teknis; pengumuman/pemberitahuan hasil evaluasi administrasi dan teknis; undangan pembukaan penawaran bagi yang lulus; pembukaan penawaran biaya (sampul II); evaluasi penawaran biaya; penetapan pemenang; pengumuman pemenang; masa sanggah; klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya dengan pemenang; penunjukan pemenang; penandatanganan kontrak.


76

BAB XIII KONTES/SAYEMBARA A. Metode Pengadaan Barang/Jasa secara Kontes/Sayembara 1. Pengumuman Kontes/Sayembara a. Unit Umum/Tim Pengadaan mengumumkan secara luas adanya Kontes/Sayembara melalui website PT Jasa Raharja (Persero) dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat, atau media elektronik. b. Isi pengumuman memuat sekurang-kurangnya : 1) nama dan alamat Perusahaan/ UnitUmum/TimPengadaan yang akan mengadakan Kontes/Sayembara; 2) uraian mengenai Barang/Jasa yang akan dikonteskan/ disayembarakan; 3) pagu anggaran dan rincian imbalan/hadiah; 4) ketentuan Kontes/Sayembara; 5) pernyataan tidak ada pungutan biaya kepada peserta Kontes/ Sayembara; dan 6) tempat, tanggal, hari, dan waktu untuk menyampaikan barang yang akan dikonteskan/disayembarakan. c. Kontes/Sayembara dapat diikuti oleh perorangan, badan usaha, kelompok, lembaga pendidikan/riset dan lain-lain. 2. Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Kontes/Sayembara Pendaftaran dan pengambilan Dokumen Kontes sesuai dengan jadual yang ada dalam pengumuman dengan ketentuan sebagai berikut : a. mendaftar dan mengambil langsung Dokumen Kontes kepada Unit Umum/TimPengadaan; atau b. mendaftar dan mengunduh Dokumen Kontes melalui website PT Jasa Raharja (Persero). 3. Pemberian Penjelasan a. Unit Umum/Tim Pengadaan beserta Tim Juri/Tim Ahli menjelaskan seluruh ketentuan Kontes/Sayembara kepada peserta di tempat dan waktu yang ditentukan dalam pengumuman. b. Ketidakhadiran peserta pada saat pemberian penjelasan tidak dapat dijadikan dasar untuk menolak/menggugurkan peserta. c. Pemberian penjelasan hanya dapat dihadiri oleh peserta yang terdaftar. d. Dalam pemberian penjelasan, harus dijelaskan kepada peserta mengenai: 1) waktu, tempat dan cara penyampaian barang yang akan dikonteskan/ disayembarakan; PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

77

2)

dokumen yang harus dilampirkan dalam penyampaian barang yang akan dikonteskan/disayembarakan (apabila diperlukan) ; 3) persyaratan Kontes/Sayembara; 4) unsur-unsur yang dinilai oleh Tim Juri/Tim Ahli; 5) surat perjanjian yang akan digunakan (apabila diperlukan); dan 6) pagu anggaran dan rincian imbalan/hadiah. e. Pemberian penjelasan, pertanyaan dari peserta, jawaban dari Unit Umum/Tim Pengadaan dan/atau Tim Juri/Tim Ahli, serta keterangan lain, dituangkan dalam Berita Acara Pemberian Penjelasan yang ditandatangani oleh Unit Umum/Tim/Pejabat Pengadaan dan Tim Juri/Tim Ahli yang hadir. f. Pemberian penjelasan dilakukan dengan cara: 1) penjelasan administrasi dilakukan oleh UnitUmum/TimPengadaan; 2) penjelasan teknis dilakukan oleh Tim Juri/Tim Ahli. 4. Penyampaian Barang Yang Akan Dikonteskan/Disayembarakan a. Metode dan tata cara penyampaian Barang yang akan dikonteskan harus mengikuti ketentuan yang dipersyaratkan dalam Dokumen Kontes/Sayembara. b. Penyampaian barang/jasa yang akan dikonteskan/disayembarakan disertai dokumen persyaratan administrasi dan teknis (apabila diperlukan) dilakukan pada hari, tanggal, waktu dan tempat sesuai yang ditentukan dalam pengumuman. c. Peserta dapat menyampaikan lebih dari 1 (satu) barang/jasa yang akan dikonteskan/ disayembarakan. d. Dokumen persyaratan administrasi dan teknis : 1) persyaratan administrasi meliputi: a) salinan kartu identitas untuk perorangan/kelompok, akte pendirian badan usaha, surat keputusan pembentukan lembaga atau surat identitas lainnya; dan b) salinan NPWP. 2) persyaratan teknis, meliputi: a) spesifikasi barang yang akan dikonteskan/disayembarakan; dan b) keterangan tentang metode pembuatan/ pelaksanaannya. 3) Dokumen administrasi dan teknis disampaikan sebanyak 2 (dua) rangkap, terdiri dari: dokumen asli 1 (satu) rangkap dan rekamannya 1 (satu) rangkap ditandai “ASLI” dan “COPY”. 4) Semua dokumen dimasukkan dalam sampul penutup dan ditulis “Dokumen Kontes/Sayembara”, nama paket pekerjaan, nama dan alamat peserta, dan disampaikan bersama barang yang akan dikonteskan/disayembarakan kepada Unit Umum/ Tim Pengadaan. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

78

5) Peserta menyampaikan langsung Barang yang akan dikonteskan/ disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara kepada Unit Umum/Tim Pengadaan sesuai jadual yang ditetapkan. Batas akhir penyampaian Barang yang akan dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara dapat sama dengan waktu pelaksanaan Kontes/Sayembara. 6) Peserta dapat menyampaikan Barang yang akan dikonteskan serta Dokumen Kontes/Sayembara melalui pos/jasa pengiriman dengan ketentuan sudah diterima Unit Umum/Tim Pengadaan sebelum batas akhir penerimaan Barang yang akan dikonteskan /disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara dengan segala risiko keterlambatan dan kerusakan menjadi risiko peserta. 7) Dalam hal Barang yang akan dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara disampaikan melalui pos/jasa pengiriman, maka sampul penutup dimasukkan ke dalam sampul luar yang hanya mencantumkan alamat Unit Umum/Tim Pengadaan. 8) Unit Umum/Tim Pengadaan membuat tanda terima Barang/Jasa yang akan dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara. 9) Unit Umum/Tim Pengadaan menolak semua Barang/Jasa yang akan dikonteskan serta Dokumen Kontes/Sayembara yang masuk setelah batas akhir pemasukan Barang/Jasa yang akan dikonteskan serta Dokumen Kontes/Sayembara. 10) Pada batas akhir pemasukan Barang/Jasa yang akan dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen Kontes, salah satu anggota Tim Pengadaan/Pejabat Pengadaan menutup penerimaan Barang/Jasa yang akan dikonteskan serta Dokumen Kontes, dengan mencoret tepat di bawah daftar peserta terakhir serta membubuhkan tanda tangan. 11) Segera setelah batas akhir pemasukan Barang/Jasa yang akan dikonteskan/ disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara, Unit Umum/Tim Pengadaan menyatakan dihadapan para peserta bahwa saat pemasukan Barang/Jasa yang akan dikonteskan/ disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara telah ditutup sesuai waktunya, dan membuka Barang yang akan dikonteskan/ disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara yang masuk. 12) Tidak diperkenankan mengubah tempat dan batas akhir pemasukan Barang/Jasa yang akan dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara, kecuali keadaan kahar. 13) Perubahan tempat dan batas akhir pemasukan Barang/Jasa yang akan dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara karena terjadi kahar, dituangkan dalam


79

Adendum Dokumen Kontes dan disampaikan kepada seluruh peserta. 5. Pembukaan Barang Yang Akan Dikonteskan Serta Dokumen Kontes/ Sayembara a. Barang/Jasa yang akan dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen Kontes/ Sayembara dibuka dihadapan peserta pada waktu dan tempat sesuai ketentuan. b. Unit Unit Umum/Tim Pengadaan menghitung jumlah Barang/Jasa yang akan dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen Kontes/ Sayembara yang masuk dihadapan peserta. c. Unit Unit Umum/Tim Pengadaan membuka Barang/Jasa yang akan dikonteskan /disayembarakan serta Dokumen Kontes /Sayembara di hadapan peserta kemudian dijadikan lampiran Berita Acara Pembukaan Barang/Jasa yang akan dikonteskan/disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara. d. Unit Umum/Tim Pengadaan memeriksa, dan menunjukkan dihadapan para peserta mengenai kelengkapan Barang/Jasa yang akan dikonteskan/ disayembarakan serta Dokumen Kontes/ Sayembara yang terdiri dari: 1) persyaratan administrasi 2) proposal teknis e. UnitUmum/TimPengadaan tidak boleh menggugurkan peserta pada waktu pembukaan Barang/Jasa yang akan dikonteskan serta Dokumen Kontes kecuali untuk yang terlambat. f. UnitUmum/TimPengadaan/Pejabat Pengadaan segera membuat Berita Acara Pembukaan Barang/Jasa yang akan dikonteskan/ disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara, yang paling sedikit memuat : 1) jumlah Barang/Jasa yang akan dikonteskan serta Dokumen Kontes/ Sayembara yang masuk; 2) jumlah Barang/Jasa yang akan dikonteskan serta Dokumen Kontes/ Sayembara yang lengkap dan tidak lengkap; 3) kelainan-kelainan yang dijumpai dalam Barang/Jasa yang akan dikonteskan/ disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara; 4) tanggal pembuatan Berita Acara; dan 5) tanda tangan Unit Umum/Tim. g. Setelah dibacakan dengan jelas, Berita Acara ditandatangani oleh Unit Unit Umum/Tim Pengadaan yang hadir. h. Berita Acara dilampiri Dokumen Kontes/Sayembara. i. Salinan Berita Acara dibagikan kepada peserta yang hadir tanpa dilampiri Dokumen Kontes/Sayembara. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

80

6. Pemeriksaan Administrasi dan Teknis a. Pemeriksaan administrasi dilakukan oleh UnitUmum/TimPengadaan. b. Peserta yang lulus pemeriksaan administasi akan dilanjutkan dengan penilaian teknis. c. Penilaian teknis dilakukan oleh Tim Juri/Tim Ahli. 7. Pembuatan Berita Acara Hasil Kontes/Sayembara (BAHK/S) a. BAHK/S merupakan kesimpulan dari hasil pemeriksaan Dokumen Kontes/sayembara yang dibuat oleh Unit UnitUmum/TimPengadaan dan penilaian Barang yang akan dikonteskan/disayembarakan yang dibuat oleh Tim Juri/Tim Ahli dan ditandatangani oleh paling kurang 1 (satu) orang UnitUmum/TimPengadaan. b. BAHK/S bersifat rahasia sampai dengan pengumuman pemenang. c. BAHK/S harus memuat hal-hal sebagai berikut : 1) nama semua peserta; 2) persyaratan Kontes/Sayembara; 3) unsur-unsur yang dinilai oleh Tim Juri/Tim Ahli; 4) Apabila tidak ada penawaran yang memenuhi syarat, BAHK/S harus mencantumkan pernyataan bahwa Kontes/Sayembara dinyatakan gagal, dan harus segera dilakukan Kontes/Sayembara ulang. Apabila peserta yang memenuhi syarat kurang dari 3 (tiga), maka peserta tersebut tetap diusulkan sebagai calon pemenang. 8. Penetapan Pemenang Kontes/Sayembara a. UnitUmum/TimPengadaan/Pejabat Pengadaan menetapkan calon pemenang yang menguntungkan bagi perusahaan dalam arti: 1) penawaran memenuhi syarat administratif dan teknis yang ditentukan dalam Dokumen Kontes/Sayembara; 2) telah memperhatikan penggunaan semaksimal mungkin hasil produksi dalam negeri; dan 3) pengembangan gagasan orisinal, kreativitas dan inovasi. b. Penetapan pemenang dilakukan oleh Unit Umum/Tim Pengadaan setelah mendapat masukan dari Tim Juri/Tim Ahli. c. Calon pemenang harus sudah ditetapkan oleh Unit Umum/Tim Pengadaan/Pejabat Pengadaan selambat-lambatnya 4 (empat) hari kerja setelah pembukaan Barang/Jasa yang akan dikonteskan/ disayembarakan serta Dokumen Kontes/Sayembara. d. Unit Umum/Tim Pengadaan melaporkan kepada Direksi/Penanggung jawab yang disertai penjelasan atau keterangan lain yang dianggap perlu. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

81

e. Penetapan pemenang disusun sesuai dengan urutannya dan harus memuat 1) nama Kontes/Sayembara; 2) besar hadiah; 3) nama dan alamat pemenang; 4) hasil pemeriksaan administrasi dan teknis; dan 5) NPWP. f. Penunjukan pemenang dilakukan dengan didukung data sebagai berikut: 1) Dokumen Kontes/Sayembara; 2) BAPP; 3) BAHK/S; 4) Surat penetapan pemenang oleh UnitUmum/TimPengadaan; 5) Ringkasan proses dan hasil Kontes/Sayembara; dan 6) Proposal dari pemenang 1, 2 dan 3. 9. Pengumuman Pemenang Kontes/Sayembara a. Berdasarkan Berita Acara Hasil Kontes/Sayembara (BAHK/S) dan surat penetapan pemenang, UnitUmum/TimPengadaan mengumumkan pemenang Kontes/Sayembara di website PT Jasa Raharja (Persero) dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat, yang paling sedikit memuat: 1) nama Kontes/Sayembara; 2) besar hadiah; 3) nama dan alamat pemenang; 4) hasil pemeriksaan administrasi dan teknis; dan 5) Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) b. Pemenang diumumkan dan diberitahukan oleh Unit Umum/Tim Pengadaan kepada para peserta paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah Surat Penetapan Pemenang. c. Keputusan pemenang bersifat final tidak dapat diganggu gugat. 10. Penunjukan Pemenang Kontes/Sayembara a. Direksi/Penanggung jawab melalui Unit Umum/TimPengadaan mengeluarkan Surat Penunjukan Pemenang. b. Dalam hal peserta yang bersangkutan tidak bersedia ditunjuk sebagai pemenang, maka Barang/Jasa yang dikonteskan/ disayembarakan menjadi hak PT Jasa Raharja (Persero) dan kepada peserta yang bersangkutan tidak dapat menuntut kerugian dalam bentuk apapun. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

82

c. Surat Penunjukan Pemenang harus dibuat paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah pengumuman penetapan pemenang dan segera disampaikan kepada pemenang. 11. Surat Pesanan, Surat Perintah Kerja dan Perjanjian Kerjasama Surat Perjanjian ditandatangani paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah diterbitkannya Surat Penunjukan Pemenang. B. Tahapan Kontes/Sayembara 1. pengumuman; 2. pendaftaran dan pengambilan Dokumen Kontes/Sayembara; 3. pemberian penjelasan dan penyusunan BAPP; 4. pemasukan Proposal; 5. pembukaan Proposal; 6. pemeriksaan administrasi dan penilaian Proposal teknis; 7. pembuatan BAHK/S; 8. penetapan pemenang; dan 9. pengumuman pemenang;


83

BAB XIV E-PROCUREMENT Dalam menyikapi era globalisasi, pelaksanaan pengadaan barang/jasa dapat menggunakan sarana elektronik (internet, Electronic Data Interchange dan email). Pelaksanaan e-procurement disesuaikan dengan kepentingan pengguna barang/jasa dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 1. Pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan secara elektronik dengan cara etendering atau e-purchasing. 2. E-Tendering merupakan tata cara pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang terdaftar pada sistem pengadaan elektronik dengan cara menyampaikan satu kali penawaran dalam waktu yang telah ditentukan.. 3. E-Purchasing merupakan tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog elektronik. 4. Layanan sistem pengadaan elektronik PT Jasa Raharja (Persero) dapat diakses melalui http://eprocurement.jasaraharja.co.id. 5. Teknis/pedoman pelaksanaan E-Procurement akan diatur tersendiri. Tujuan e-Procurement adalah : 1. Memudahkan sourcing, proses pengadaan, dan pembayaran; 2. Komunikasi On-line antara pemberi pekerjaan dan pelaksana pekerjaan; 3. Mengurangi biaya proses dan administrasi pengadaan; 4. Menghemat biaya dan mempercepat proses.


84

BAB XV PERJANJIAN KERJASAMA/SURAT PERINTAH KERJA/SURAT PESANAN PENGADAAN BARANG/JASA DAN JAMINAN PENGADAAN BARANG/JASA A. Aspek Yang Perlu Diperhatikan Dalam Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja Atau Surat Pesanan 1. Perjanjian Kerjasama antara Perusahaan dengan Penyedia barang/jasa dilakukan dengan memperhatikan sekurang-kurangnya aspek-aspek sebagai berikut : a. identitas yang meliputi nama, jabatan, alamat badan usaha masingmasing dan ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan; b. pokok pekerjaan yang diperjanjikan dengan uraian yang jelas mengenai jenis dan jumlah barang dan jasa yang diperjanjikan; c. hak dan kewajiban para pihak yang terikat di dalam perjanjian; d. nilai atau harga pekerjaan, serta syarat-syarat pembayaran; e. persyaratan dan spesifikasi teknis yang jelas dan terinci; f. keluaran atau hasil (output) dari pengadaan barang dan jasa; g. jadwal pelaksanaan dan kondisi serah terima; h. jaminan teknis/hasil pekerjaan yang dilaksanakan dan/atau ketentuan mengenai kelayakan; i. cidera janji dan sanksi dalam hal para pihak tidak memenuhi kewajibannya; j. pemutusan Perjanjian Kerjasama secara sepihak; k. keadaan memaksa (force majeure); l. penyelesaian sengketa yang mengutamakan penyelesaian melalui musyawarah; m. jangka waktu penyelesaian pekerjaan; n. kepastian adanya jaminan terhadap barang dan/atau jasa yang diperjanjikan. 2. Surat Perintah Kerja antara Perusahaan dengan Penyedia barang/jasa dilakukan dengan memperhatikan sekurang-kurangnya aspek-aspek sebagai berikut : a. identitas yang meliputi nama, jabatan, alamat badan usaha masingmasing dan ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan; PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

85

b. pokok pekerjaan yang diperjanjikan dengan uraian yang jelas mengenai jenis dan jumlah barang dan jasa yang diperjanjikan; c. nilai atau harga pekerjaan, serta syarat-syarat pembayaran; d. persyaratan dan spesifikasi teknis yang jelas dan terinci; e. jaminan teknis/hasil pekerjaan yang dilaksanakan dan/atau ketentuan mengenai kelayakan; f. jangka waktu penyelesaian pekerjaan. 3. Surat Pesanan dilakukan dengan memperhatikan sekurang-kurangnya aspek-aspek sebagai berikut : a. Uraian spesifikasi barang/jasa dengan uraian yang jelas mengenai jenis dan jumlah barang/jasa; b. nilai atau harga pekerjaan, serta syarat-syarat pembayaran;; c. jaminan teknis/hasil pekerjaan yang dilaksanakan dan/atau ketentuan mengenai kelayakan (jika diperlukan); d. jangka waktu penyelesaian pekerjaan 4. Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan sebagaimana dimaksud tetap harus mengindahkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance) serta prinsip kehati-hatian dalam pengambilan keputusan bisnis (business judgment rule). B.

Sistem Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja Dan Surat Pesanan Sesuai dengan Jenis Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan berdasarkan cara pembayaran, jenis pekerjaan, pembebanan tahun anggaran dan sumber pendanaan, pengadaan barang/jasa dapat memilih salah satu sistem Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan sebagai berikut: 1. SistemPerjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan secara Lumpsum adalah Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan secara Lumpsum atas penyelesaian seluruh pengadaan barang/jasa dalam batas waktu tertentu dengan jumlah harga yang pasti dan tetap serta semua risiko yang mungkin terjadi dalam proses penyelesaian pengadaan barang/jasa tersebut, sepenuhnya ditanggung oleh penyedia barang/jasa. 2. Sistem Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan harga satuan adalah Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan atas penyelesaian seluruh pengadaan barang/jasa dalam batas waktu tertentu berdasarkan harga satuan yang pasti dan tetap untuk setiap satuan atau unsur pengadaan barang/jasa dengan spesifikasi PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

86

3.

4.

5.

6.

C.

teknis tertentu dengan volume pengadaan barang/jasa masih bersifat perkiraan sementara, sedangkan pembayarannya akan didasarkan pada hasil pengukuran bersama atas volume yang benar-benar telah dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa. Sistem Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan terima jadi(turnkey) adalah Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan pengadaan jasa pemborongan atas penyelesaian seluruh pengadaan barang/jasa dalam batas waktu tertentu dengan jumlah harga pasti dan tetap sampai seluruh pengadaan barang/jasa dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Sistem Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja jangka panjang (Tahun Jamak) adalah Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja pelaksanaan pengadaan barang/jasa untuk masa lebih dari 1 (satu) tahun anggaran atas persetujuan Direksi. Sistem Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja pengadaan bersama adalah Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja antara beberapa unit kerja atau beberapa proyek dengan penyedia barang/jasa tertentu untuk menyelesaikan pengadaan barang/jasa tertentu dalam waktu tertentu sesuai dengan kegiatan bersama yang jelas dari masingmasing unit kerja dan pendanaan bersama yang dituangkan di dalam kesepakatan bersama. Sistem Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerjapersentase adalah Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja pelaksanaan jasa konsultansi di bidang konstruksi atau pekerjaan konstruksi tertentu, dimana konsultan yang bersangkutan akan menerima imbalan jasa berdasarkan perseratustase tertentu dari nilai pekerjaan fisik konstruksi tersebut.

Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja Dan Surat Pesanan 1. Para pihak, segera menandatangani Perjanjian Kerjasama setelah PenanggungJawab Pengadaan atau Tim Pengadaan Barang/Jasa menetapkan Pemenang Penyedia Barang/Jasa dengan mengeluarkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ). 2. Untuk pengadaan barang/jasa yang dilakukan dengan pembelian langsung kepada penyedia barang/jasa berdasarkan harga pasar setempat, dilakukan dengan pertanggungjawaban langsung, tidak perlu dengan Perjanjian Kerjsama (PK) atau Surat Perintah Kerja (SPK).Dalam pelaksanaannya dapat menggunakan Surat Pesanan (SP) dan atau dokumen lainnya, seperti bukti pembelian, delivery order atau kuitansi. 3. Untuk kegiatan Swakelola, apabalia diperlukan, Kontrak berupa Perjanjian Kerjasama (PK) atau Surat Perintah Kerja (SPK) atau Surat Pesanan (SP). PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

87

4.

5.

Untuk Metode Pengadaan barang/jasa dengan Penunjukan langsung yang nilai nominalnya sama dengan pembelian langsung atau pengadaan langsung, bentuk Kontrak adalah Surat Perintah Kerja (SPK) atau Surat Pesanan (SP) . Pengadaan barang/jasa dengan metode pemilihan langsung, penunjukan langsung dan pelelangan, dilakukan dengan Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan sesuai format baku yang ditentukan oleh Divisi Umum dan bila perlu dapat meminta pendapat hukum dari Urusan Hukum atau meminta bantuan ahli Hukum Perjanjian.

D.

Kewenangan Penandatanganan Kewenangan penandatanganan Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan, surat perintah kerja atau surat pesanan untuk pengadaan barang/jasa yang dibiayai melalui anggaran belanja rutin atau anggaran belanja modal, dengan metode lelang atau pemilihan langsung atau penunjukan langsung mengacu kepada Keputusan Direksi Tentang Pendelegasian wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan.

E.

Penandatanganan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan. 1. Penandatangan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan yang menggunakan anggaran belanja dan/atau beban rutin dilakukan oleh Direktur Utama, Direktur, Kepala Divisi/SPI/Sekper, Kepala Cabang, atau Kepala Perwakilan sesuai dengan batas kewenangan yang diatur dalam Keputusan Direksi tentang Pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan. 2. Penandatangan Perjanjian Kerjasama/ Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan yang menggunakan anggaran belanja modal dilakukan oleh Direktur Utama, Direktur SDM dan Umum, Kepala Divisi Umum, atau Kepala Cabang sesuai dengan batas kewenangan yang diatur dalam Keputusan Direksi tentang Pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan. 3. Kepada Penyedia Barang/Jasa yang telah ditetapkan sebagai pemenang dalam pemilihan langsung atau pelelangan, dapat diberikan Surat Perintah Melaksanakan Pekerjaan yang ditanda tangani oleh Kepala Divisi Umum atau Kepala Cabang agar yang bersangkutan dapat segera melaksanakan pekerjaan. 4. Surat Perintah Kerja atau Surat Pesanan sekurang-kurangnya memuat segala sesuatu yang ditetapkan dalam format Surat Perintah Kerja atau Surat Pesanan yang ditentukan oleh Divisi Umum. 5. Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan, sekurangkurangnya memuat segala sesuatu yang telah ditetapkan dalam format surat Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan yang ditentukan oleh Divisi Umum. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

88

F.

Pelaksanaan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan. 1. Dalam hal Penyedia barang/jasa mengundurkan diri setelah penandatanganan perikatan (Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan) dilaksanakan, maka jaminan pelaksanaan menjadi milik PT Jasa Raharja (Persero). 2. Jaminan pelaksanaan harus diserahkan oleh Penyedia barang/jasa yang besarnya ditetapkan sekurang kurangnya 5% (lima perseratus) dari nilai pengadaan (Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan). 3. Apabila dalam perikatan telah disepakati bahwa pembayaran dilaksanakan dengan retensi sekurang kurangnya 10% (sepuluh perseratus) dari nilai pengadaan atau setelah pelaksanaan pangadaan barang/jasa selesai seluruhnya (100%) atau pengadaan yang bersifat berkesinambungan, maka jaminan pelaksanaan tidak diharuskan. 4. Apabila penyedia barang/jasa terlambat menyelesaikan atau menyerahkan barang/jasa dari jadual yang telah ditetapkan, dikenakan denda yang besarnya sesuai dengan ketentuan dalam perikatan yang telah disepakati kedua belah pihak. 5. Jumlah pembayaran kepada penyedia barang/jasa dilakukan sesuai dengan yang tercantum dalam perikatan yang telah disepakati kedua belah pihak. 6. Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan atau Berita Acara Penyerahan Barang disusun oleh penyedia barang/jasa yang bersangkutan dan disahkan oleh pejabat yang berwenang. 7. Penyedia Barang/Jasa yang telah ditunjuk sebagai pelaksana dalam pengadaan barang/jasa, dilarang mengalihkan atau mensubkontrakkan seluruh kegiatan atau pekerjaan utamanya kepada pihak lain. 8. Dalam pelaksanaan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja apabila diperlukan dapat dibentuk tim untuk memantau pelaksanaan pekerjaan yang dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa.

G. Perubahan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan. Dalam hal terjadi perbedaan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis yang ditentukan dalam Dokumen Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan, Penanggungjawab bersama Penyedia Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi dapat melakukan perubahan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/ Surat Pesanan yang meliputi : 1. menambah atau mengurangi volume pekerjaan yang tecantum dalam Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan; 2. menambah dan/atau mengurangi jenis pekerjaan; 3. mengubah spesifikasi teknis pekerjaan sesuai dengan kebutuhan; atau mengubah jadual pelaksanaan. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

89

Pekerjaan tambah kurang tersebut dapat dilaksanakan dengan ketentuan : 1. tidak melebihi 10% (sepuluh perseratus) dari nilai yang tercantum dalam Perjanjian/Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan awal; dan 2. tersedianya anggaran. Dalam hal perubahan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan tersebut disebabkan Konsultan Perencana tidak cermat dan mengakibatkan kerugian perusahaan, Konsultan Perencana tersebut dikenakan sanksi berupa keharusan menyusun kembali perencanaan dengan beban biaya dari konsultan yang bersangkutan, dan/atau tuntutan ganti rugi sebesar nilai kerugian yang di tanggung perusahaan. H. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Penyusunan Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja Dan Surat Pesanan 1. Penyedia barang/jasa dapat menerima uang muka dari penanggung jawab pengadaan, yang besarannya ditetapkan dalam perikatan (Perjanjian Kerjasama /Surat Perintah Kerja) dengan terlebih dahulu menyerahkan Surat Jaminan Uang Muka. 2. Penyedia barang/jasa dilarang mengalihkan tanggung-jawab sebagian atau seluruh pekerjaan utama dengan cara mensubkontrakkan kepada pihak lain dengan cara dan alasan apapun, kecuali disubkontrakkan kepada penyedia barang/jasa spesialis. Terhadap pelanggaran atas larangan tersebut di atas, dikenakan sanksi berupa denda yang besarannya sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam perikatan. 3. Pembayaran uang muka kepada penyedia barang/jasa dilaksanakan sesuai besaran yang ditetapkan dalam perikatan maksimum sebesar 30% (tiga puluh perseratus). Dalam hal penyedia barang/jasa tidak mengambil uang muka yang telah ditetapkan dalam perikatan, maka pembayaran tidak diperhitungkan pengambilan uang muka. 4. Pembayaran dilakukan atas dasar prestasi pengadaan barang/jasa yang penilaiannya dilakukan dengan sistem termin, dengan memperhitungkan angsuran uang muka dan kewajiban pajak. 5. Pembayaran dilakukan dalam mata uang rupiah atau mata uang lain, sesuai dengan nilai atau harga yang dicantumkan dalam Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan. 6. Perubahan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/ Surat Pesanan dilakukan apabila terjadi perubahan volume atau lingkup pengadaan barang/jasa, metode kerja, spesifikasi, waktu pelaksanaan, atau biaya atas kesepakatan para pihak. Atas perubahan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan tersebut dituangkan dalam addendum yang ditanda tangani kedua belah pihak. 7. Penghentian Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/ Surat Pesanan atau perikatan, dilakukan jika terjadi hal-hal diluar kekuasaan kedua belah pihak untuk melaksanakan kewajiban yang ditentukan dalam PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

90

8.

9.

10.

11.

12.

13.

Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan, yang disebabkan oleh timbulnya perang, pemberontakan, perang saudara, sejauh kejadian-kejadian tersebut berkaitan dengan Negara Kesatuan Republik Indonesia, kekacauan dan huru-hara serta bencana alam yang dinyatakan resmi oleh pemerintah, atau keadaan yang ditetapkan di dalam dokumen Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan atau surat perintah kerja atau surat pesanan. Pemutusan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan atau perikatan dapat dilakukan bilamana para pihak cidera janji dan atau tidak memenuhi kewajiban dan tanggung jawabnya sebagaimana diatur di dalam dokumen Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan. Pemutusan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan atau perikatan yang disebabkan oleh kelalaian penyedia barang/jasa dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam dokumen Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan atau perikatan berupa: a. jaminan pelaksanaan menjadi milik PT Jasa Raharja (Persero); b. sisa uang muka harus dilunasi oleh penyedia barang/jasa; c. membayar denda kepada PT Jasa Raharja (Persero); Pemutusan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan yang disebabkan oleh kelalaian pengguna barang/jasa, dikenakan sanksi berupa kewajiban mengganti kerugian yang menimpa penyedia barang/jasa sesuai yang ditetapkan dalam dokumen Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku dan dituangkan dalam Berita Acara. Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan batal demi hukum atau dibatalkan apabila para pihak terbukti melakukan kolusi, kecurangan dan atau tindak pidana korupsi baik dalam proses pengadaan maupun pelaksanaan Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan. Setelah pekerjaan selesai 100% (seratus perseratus) atau pekerjaan yang selesai sesuai dengan tahapan termin yang tertuang di dalam Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan, penyedia barang/jasa mengajukan kepada penerima barang/jasa untuk dilakukan serah terima dengan membuat berita acara serah terima atau berita acara penerimaan barang/jasa dan laporan penyelesaian pekerjaan yang di tandatangani oleh unit teknis terkait. Penanggungjawab pengadaan melakukan penilaian atau penghitungan terhadap hasil pekerjaan yang telah diselesaikan, baik secara sebagian atau seluruh pekerjaan, dan menugaskan kepada penyedia barang/jasa untuk memperbaiki kerusakan, kekurangan, dan atau mengganti pekerjaan atau pengadaan yang tidak sesuai dengan dokumen Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

91

14. Penanggungjawab pengadaan atau yang ditunjuk menerima penyerahan pengadaan barang/jasa setelah seluruh hasil yang dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dalam dokumen Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan. 15. Penyedia barang/jasa harus memelihara hasil pengadaan barang/jasa selama masa pemeliharaan, sehingga kondisinya tetap seperti pada saat penyerahan pengadaan barang/jasa dan dapat memperoleh pembayaran uang retensi. 16. Setelah masa pemeliharaan berakhir, dilakukan serah terima kedua, dengan membuat Berita Acara Penyelesaian. 17. Jika terjadi keterlambatan atas penyelesaian pengadaan barang/jasa karena kelalaian penyedia barang/jasa, maka penyedia barang/jasa yang bersangkutan dikenakan denda keterlambatan tersebut sekurangkurangnya 1‰ (satu perseribu) per hari dari nilai Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan tertentu berkenaan dengan sifat pengadaannya dan maksimum sebesar jaminan pelaksanaan. 18. Konsultan Perencana yang tidak cermat dan mengakibatkan kerugian pengguna barang/jasa dikenakan sanksi berupa keharusan menyusun kembali perencanaan dengan beban biaya dari konsultan yang bersangkutan atau tuntutan ganti rugi sesuai ketentuan yang berlaku; 19. Jika terjadi perselisihan antara penanggungjawab pengadaan dengan penyedia barang/jasa, maka kedua belah pihak menyelesaikan perselisihan di Indonesia dengan cara musyawarah, mediasi, arbitrasi, atau melalui pengadilan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan dalam dokumen Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja menurut hukum yang berlaku di Indonesia. 20. Keputusan dari hasil penyelesaian perselisihan dengan memilih salah satu cara tersebut diatas, adalah mengikat dan segala biaya yang timbul untuk menyelesaikan perselisihan tersebut dipikul oleh para pihak sebagaimana diatur di dalam dokumen Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan. I.

Penyelesaian Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan 1. Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan dinyatakan telah selesai 100% (seratus perseratus) apabila seluruh pengadaan barang/jasa telah selesai dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan yang tertuang dalam Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan, dan menyampaikannya secara tertulis kepada Kepala Divisi Umum/ Kepala Cabang. 2. Penerima Hasil Pekerjaan harus melakukan penilaian terhadap hasil pekerjaan yang telah diselesaikan (khususnya yang berkaitan dengan barang yang berteknologi tinggi) yang didukung dengan hasil uji teknis PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

92

3.

4.

5.

6.

J.

baik internal maupun eksternal dan dituangkan dalam berita acara dan bila perlu dilakukan checklist uji teknis/pemeriksaan barang. Apabila terdapat kekurangan dalam hasil pekerjaan sebagaimana ditentukan dalam Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan, Penerima Hasil Pekerjaan melalui Kepala Divisi/Kepala Cabang memerintahkan Penyedia Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi untuk memperbaikinya. Penerima Hasil Pekerjaan menerima penyerahan Barang/Jasa/Pekerjaan setelah seluruh Barang/Jasa/Pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dalam Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerjadan dituangkan dalam Berita Acara Serah Terima Pekerjaan. Khusus Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya, Penyedia Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya melakukan pemeliharaan atas hasil pekerjaannya selama masa yang ditetapkan dalam Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan, sehingga kondisinya tetap seperti pada saat penyerahan pekerjaan. Sedangkan pada Pengadaan Barang, masa garansi diberlakukan sesuai kesepakatan para pihak dalam Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan. Setelah masa pemeliharaan berakhir, Pejabat Pengadaan mengembalikan jaminan Pemeliharaan/uang retensi kepada Penyedia Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi/ Jasa Lainnya.

Jaminan Pengadaan Kepada Penyedia Barang/Jasa dapat dimintakan persyaratan Jaminan untuk memenuhi kewajiban sebagaimana dipersyaratkan dalam Dokumen/ Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan Pengadaan Barang/Jasa, Jaminan tersebut harus dapat dicairkan dalam waktu paling lama 14 (empat belas) hari tanpa syarat (unconditional) sebesar nilai jaminan setelah surat pernyataan wanprestasi dari Tim Pengadaan/Perusahaan diterima oleh Penerbit Jaminan. Jaminan dapat diterbitkan oleh Bank Umum, Perusahaan Penjaminan atau Perusahaan Asuransi yang memiliki izin dari Menteri Keuangan. Jaminan atas Pengadaan Barang/Jasa terdiri dari : 1. Jaminan Penawaran diberikan oleh Peserta Penyedia Barang/Jasa/ Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya pada saat memasukan penawaran, besarnya antara 1% (satu perseratus) sampai 3% (tiga perseratus) dari Penawaran Harga atau dari HPS apabila diberitahukan secara terbuka. Jaminan Penawaran dikembalikan apabila Tim Pengadaan telah mengumumkan atau menetapkan Pemenang Penyedia Barang/Jasa/ Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya. 2. Jaminan Uang Muka diberikan Penyedia Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya pada saat akan mengajukan permohonan uang muka dan harus senilai Uang Muka yang diterimanya PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

93

3.

4.

5.

6.

dan Pengembaliannya kepada Perusahaan diperhitungkan secara proporsional pada setiap tahap pembayaran yang telah disepakati dalam Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan/Perjanjian. Jaminan uang muka yang diberikan maksimal sebesar 30% (tiga puluh perseratus) dari nilai pengadaan. Jaminan Pelaksanaan diberikan setelah Penanggung Jawab Pengadaan/ Direksi menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPB/J) dan sebelum penandatanganan Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya, besarnya 5% (lima perseratus) dari nilai Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan.Jaminan Pelaksanaan dikembalikan setelah Penyerahan Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dan sertifikat Garansi atau setelah Penyedia Barang/Jasa menyerahkan Jaminan Pemeliharaan. Jaminan pemeliharaan wajib diberikan oleh penyedia pekerjaan konstruksi/jasa lainnya setelah pelaksanaan pekerjaan dinyatakan selesai 100% dan diterbitkan oleh Bank Pemerintah atau Asuransi. Bilamana ada pihak penyedia barang/jasa/konstruksi/jasa lainnya meminta pembayaran retensi 5% sebelum berakhirnya masa pemeliharaan. Jaminan Pemeliharaan atau retensi sebesar 5% (lima perseratus) dari nilai Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan diberikan untuk menjamin pemeliharaan pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang telah diserahkan dan jaminan pemeliharaan tersebut dikembalikan 14 hari kerja setelah masa pemeliharaan selesai dan dilengkapi dengan berita acara serah terima pemeliharaan pekerjaan. Jaminan Sanggahan minimum senilai Jaminan Penawaran wajib diberikan oleh Peserta Penyedia Barang/Jasa/ Pekerjaan Konstruksi yang menyanggah atas putusan Tim Pengadaan/Penaggungjawab Pengadaan Barang/Jasa karena beranggapan telah terjadi penyimpangan dalam Proses Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi/Jasa lainnya. Jaminan dikembalikan kepada Penyanggah apabila sanggahannya terbukti, dan akan dicairkan oleh PT Jasa Raharja (Persero) jika sanggahan yang diajukan tidak terbukti.

K. Sertifikat Garansi Dalam Pengadaan Barang Modal, Penyedia Barang wajib menyerahkan Sertifikat Garansi untuk menjamin kelaikan penggunaan Barang tersebut hingga jangka waktu tertentu sesuai dengan ketentuan dalam Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan/Perjanjian. Sertifikat Garansi diterbitkan oleh Produsen atau Pihak yang ditunjuk secara sah oleh Produsen. L.

Uang Muka Dan Pembayaran Prestasi Kerja Uang muka dapat diberikan kepada Penyedia Barang/Jasa/Pekerjaan PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

94

Kontruksi/Jasa Lainnya maksimal sebesar 30% (tiga puluh perseratus) dari nilai Perjanjian Kerjasama/Surat Perintah Kerja/Surat Pesanan untuk : 1. mobilisasi alat dan tenaga kerja; 2. pembayaran uang tanda jadi kepada pemasok barang/material, dan/atau 3. persiapan teknis lain yang diperlukan bagi pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya. Pembayaran prestasi pekerjaan dapat diberikan dalam bentuk : 1. pembayaran bulanan; 2. pembayaran berdasarkan tahapan penyelesaian pekerjaan (termin); atau 3. pembayaran secara sekaligus setelah penyelesaian pekerjaan. Pembayaran bulanan/termin untuk Pekerjaan Konstruksi, dilakukan senilai pekerjaan yang telah dilaksanakan, dan Pejabat Pengadaan/Unit Umum dapat menahan sebagian pembayaran prestasi pekerjaan sebagai uang retensi untuk Jaminan Pemeliharaan Pekerjaan Konstruksi. M. Keadaan Kahar (Force Majeure) Keadaan Kahar adalah suatu keadaan yang terjadi diluar kehendak para pihak dan tidak dapat diperkirakan sebelumnya, sehingga kewajiban yang ditentukan dalam Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan menjadi tidak dapat dipenuhi. Keadaan Kahar dalam Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan Pengadaan Barang/ Jasa/Pekerjaan Konstruksi meliputi : 1. bencana alam dan bencana non alam; 2. bencana sosial; 3. pemogokan; 4. kebakaran; 5. gangguan industri lainnya sebagaimana dinyatakan melalui keputusan Pemerintah; dan/atau 6. keadaan yang terjadi di luar kehendak para pihak dan tidak dapat diperkirakan sebelumnya. Dalam hal terjadi Keadaan Kahar, Penyedia Barang/Jasa memberitahukan tentang terjadinya Keadaan Kahar kepada Penanggungjawab/Pejabat Pengadaan secara tertulis dalam waktu paling lambat 14 (empat belas) hari kalender sejak terjadinya Keadaan Kahar, dengan melampirkan copy pernyataan Keadaan Kahar yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang. Keterlambatan pelaksanaan pekerjaan yang diakibatkan oleh terjadinya Keadaan kahar, Penyedia Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi tidak dikenakan sanksi dan Para Pihak dapat melakukan kesepakatan yang dituangkan dalam addendum (perubahan) Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan. Tidak termasuk Keadaan Kahar adalah hal-hal merugikan yang disebabkan oleh perbuatan atau kelalaian Para Pihak. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

95

BAGIAN KEDUA

Keputusan Direksi Nomor KEP/84/2014 Tanggal 12Maret 2014 PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

96

PENGADAAN TANAH A. Ketentuan Umum Pengadaan Tanah Sumber dana yang digunakan untuk pengadaan tanah PT Jasa Raharja (Persero), berasal dari anggaran belanja modal yang telah dicantumkan dalam Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) yang telah disahkan melalui Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). B. Penanggungjawab Pengadaan Tanah Penanggungjawab pengadaan atas pengadaan tanah secara keseluruhan adalah Direksi. Sedangkan penanggungjawab secara administratif adalah Direktur SDM dan Umum. Penanggungjawab pengadaan tanah, memiliki tugas pokok sebagai berikut : 1. Mengesahkan usulan penggunaan sumber dana pengadaan tanah yang diajukan oleh Divisi Umum sesuai dengan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) yang telah disahkan melalui Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). 2. Membentuk Panitia Pengadaan Tanah yang diusulkan oleh Divisi Umum. 3. Mengkoordinasikan pelaksanaan pengadaan tanah yang dilakukan oleh Panitia Pengadaan Tanah. 4. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengadaan tanah yang dilakukan oleh Panitia Pengadaan Tanah. 5. Menetapkan letak lokasi tanah yang diusulkan oleh Panitia Pengadaan Tanah. 6. Melakukan transaksi jual beli dengan Pemegang Hak Tanah. Penanggungjawab pengadaan tanah dilarang : 1. Menyetujui usulan pengadaan tanah yang tidak tercantum dalam Rencana KerjaAnggaran Perusahaan (RKAP) yang telah disahkan melalui Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). 2. Menentukan kriteria atau persyaratan atau prosedur yang diskriminatif dan pertimbangan yang tidak obyektif. 3. Melakukan transaksi pengadaan tanah yang tidak didukung sumber dana atau anggaran yang tersedia. C. Panitia Pengadaan Tanah Panitia Pengadaan Tanah adalah sekelompok personil yang diberi tugas, wewenang, dan tanggung jawab oleh Penanggungjawab Pengadaan untuk melakukan pengadaan tanah. Pembentukan Panitia Pengadaan tanah dilakukan dengan mempertimbangkan hal hal sebagai berikut :


97

1. Panitia Pengadaan dibentuk dalam rangka pelaksanaan pengadaan tanah yang dibiayai melalui anggaran belanja modal. 2. Panitia Pengadaan diusulkan oleh Divisi Umum dan secara administratif ditetapkan oleh Direktur SDM dan Umum. 3. Panitia Pengadaan bertanggung-jawab kepada penanggungjawab pengadaan dan secara teknis dan administratif dibina oleh Direktur SDM dan Umum. 4. Panitia Pengadaan tanah beranggotakan sekurang-kurangnya 7 (tujuh) orang terdiri atas unsur : a. unsur dari unit perencana pengadaan yang bersangkutan; b. unsur yang memahami tata ruang wilayah setempat; c. unsur yang memahami harga pasaran setempat; d. unsur pengelola keuangan; e. unsur ahli pengadaan; f. unsur ahli hukum atau yang menguasai hukum transaksi jual beli tanah; g. ahli yang menguasai administrasi jual beli tanah; 5. Ketua Panitia Pengadaan Tanah dapat dipilih dari unsur tersebut diatas. Sedangkan sekretaris panitia pengadaan dipilih dengan mempertimbangkan aspek kelancaran kegiatan pengadaan tanah yang bersangkutan. 6. Personil yang diikut-sertakan dalam panitia pengadaan harus memiliki kualifikasi sebagai berikut: a. Memiliki integritas, moral, disiplin, tanggung jawab, kemampuan teknis dan manajerial dalam rangka pelaksanaan tugas. b. Memahami seluruh jenis pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawab Panitia Pengadaan Tanah. c. Mengetahui dan menguasai metode dan prosedur pengadaan tanah. d. Tidak memiliki jabatan yang lebih tinggi dari Direksi. 7. Aparat pengawasan intern ataupun ekstern yang melakukan pengawasan melalui audit, review, evaluasi, pemantauan dan kegiatan pengawasan lain terhadap fungsi dan tugas perusahaan dilarang duduk sebagai anggota Panitia Pengadaan. 8. Tugas dan tanggung jawab Panitia Pengadaan Tanah sebagai berikut : a. Melakukan survey langsung kelokasi tanah yang akan dilakukan pengadaannya dengan tujuan dan sasaran : 1) untuk mendapatkan informasi lokasi tanah yang strategis sesuai rencana tata ruang yang telah ditetapkan oleh pemerintah daerah setempat; 2) untuk memperoleh informasi kemungkinan adanya pemilik atau pemegang hak yang akan menjual tanah diwilayah yang strategis dimaksud; PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

98

3)

b.

c.

d.

e.

untuk mendapat informasi nilai tanah berdasarkan nilai nyata atau sebenarnya dengan memperhatikan Nilai Jual Obyek Pajak (NJOP)Bumi dan Bangunan tahun terakhir untuk tanah yang bersangkutan; 4) untuk mendapatkan informasi mengenai faktor-faktor yang dapat mempengaruhi harga tanah antara lain : a) lokasi tanah; b) jenis hak atas tanah, status penguasaan tanah, dan peruntukan tanah; c) kesesuaian penggunaan tanah dengan rencana tata ruang wilayah; d) prasarana yang tersedia, fasilitas, utilitas dan lingkungan; e) lain-lain yang mempengaruhi harga tanah. Melakukan inventarisasi mengenai tanah, bangunan, tanaman dan atau benda benda lain yang terkait dengan tanah yang bersangkutan. Dalam melaksanakan kegiatan inventarisasi Panitia bekerjasama dengan petugas yang diberi tanggung jawab dibidang yang bersangkutan dengan tujuan dan sasaran kegiatan antara lain : 1) Untuk mengetahui luas, status, pemegang hak dan penggunaan tanah dilakukan pengukuran dan pemetaan, penyelidikan riwayat, penguasaan dan penggunaan tanah oleh petugas yang diberi tanggung jawab untuk menghubungi Kantor Badan Pertanahan setempat. 2) Untuk mengetahui pemilik, jenis, luas, konstruksi dan kondisi bangunan, dilakukan pengukuran dan pendataan oleh petugas yang diberi tanggung jawab dibidang bangunan. 3) Untuk mengetahui pemilik, jenis, umur dan kondisi tanaman dilakukan pendataan oleh petugas yang diberi tanggung jawab dibidang pertanian atau perkebunan. 4) Untuk mengetahui pemilik, jenis, ukuran dan kondisi benda-benda lain yang terkait dengan tanah dilakukan pendataan oleh petugas yang diberi tanggung jawab mengenai benda-benda yang akan didata itu. Petugas inventarisasi sebagaimana dimaksud dalam angka 7.b. merupakan satu tim yang melaksanakan tugasnya secara bersamaan berdasarkan tugas dari Panitia. Hasil inventarisasi sebagaimana dimaksud dalam angka 7.b. ditandatangani oleh petugas yang melaksanakan inventarisasi, selanjutnya disampaikan kepada Panitia. Biaya kegiatan inventarisasi yang dilakukan oleh petugas yang diberi tanggung-jawab tersebut dibebankan pada anggaran pengadaan tanah yang bersangkutan atau ditetapkan oleh penanggungjawab pengadaan. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

99

f. Membuat dan menetapkan Taksiran Nilai Tanah berdasarkan nilai nyata atau sebenarnya dengan memperhatikan Nilai Jual Obyek Pajak (NJOP) Bumi dan Bangunan tahun terakhir untuk tanah yang bersangkutan dan surat keterangan harga dari lurah atau camat setempat. g. Menyampaikan pertimbangan letak lokasi tanah dan perkiraan global harga atau nilai tanah menurut jenis hak atas tanah dan status penguasaan tanah kepada Penanggungjawab pengadaan. h. Melakukan musyawarah atau negosiasi kepada pemegang hak tanah yang akan diajukan kepada penanggungjawab pengadaan. i. Masa kerja Panitia Pengadaan Tanah berakhir setelah transaksi jual beli antara Pemegang Hak atas Tanah dengan Penanggungjawab Pengadaan telah dilaksanakan atau ditetapkan lain oleh Penanggungjawab Pengadaan. D. Metode Pengadaan Tanah Metode pengadaan tanah tidak sama dengan metode yang diperkenankan dalam pengadaan barang/jasa baik untuk pekerjaan konstruksi dan jasa lainnya maupun jasa konsultansi. Metode pengadaan yang diperkenankan dalam pengadaan tanah adalah dengan mengundang atau meminta penawaran dari satu atau lebih pemegang hak tanah yang lokasi dan atau peruntukannya tercantum dalam Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) yang telah disahkan melalui Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) atau yang telah ditetapkan oleh penanggungjawab pengadaan. Undangan atau surat permintaan penawaran kepada Pemegang Hak atas Tanah dapat dilakukan kepada satu atau lebih Pemegang Hak atas Tanah, yang memenuhi syarat. E. Taksiran Nilai Tanah Taksiran nilai tanah ditetapkan berdasarkan nilai nyata atau sebenarnya dengan memperhatikan Nilai Jual Obyek Pajak (NJOP) Bumi dan Bangunan tahun terakhir untuk tanah yang bersangkutan dan surat keterangan harga dari lurah atau camat setempat, berfungsi sebagai patokan dan bahan perimbangan dalam menentukan nilai ganti rugi yang wajar kepada Pemegang Hak atasTanah. Taksiran Nilai Tanah disusun oleh Panitia setelah tugas survey lapangan dan tugas inventarisasi dilaksanakan dan disahkan oleh Ketua Panitia sebelum pelaksanaan musyawarah dimulai. Taksiran Nilai Tanah menurut jenis hak atas tanah dan status penguasaan tanah dapat dihitung sebagai berikut : 1. Hak Milik : a. yang sudah bersertipikat dinilai 100% (seratus perseratus); b. yang belum bersertipikat dinilai 90% (sembilan puluh perseratus); PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

100

2. Hak Guna Usaha : a. yang masih berlaku dinilai 80% (delapan puluh perseratus) jika perkebunan itu masih diusahakan dengan baik (kebun kriteria kelas I, II dan III); b. yang sudah berakhir dinilai 60% (enam puluh perseratus) jika perkebunan itu masih diusahakan dengan baik (kebun kriteria kelas I, II dan III); c. hak guna usaha yang masih berlaku dan yang sudah berakhir tidak diberi ganti kerugian jika perkebunan itu tidak diusahakan dengan baik (kriteria kelas IV & V); d. ganti kerugian tanaman perkebunan ditaksir oleh instansi Pemerintah Daerah yang bertanggung jawab dibidang perkebunan dengan memperhatikan faktor inventarisasi kondisi kebun dan produktivitas tanaman; 3. Hak Guna Bangunan : a. yang masih berlaku dinilai 80% (delapan puluh perseratus); b. yang sudah berakhir dinilai 60% (enam puluh perseratus); jika tanahnya masih dipakai sendiri atau oleh orang lain atas persetujuannya, dan bekas pemegang hak telah mengajukan perpanjangan/ pembaharuan hak selambat-lambatnya 1 (satu) tahun setelah haknya berakhir atau hak itu berakhir belum lewat 1 (satu) tahun; 4. Hak Pakai : a. yang jangka waktunya tidak dibatasi dan berlaku selama tanah masih digunakan untuk keperluan tertentu dinilai 100% (seratus perseratus); b. hak pakai dengan jangka waktu paling lama 10 (sepuluh) tahun dinilai 70% (tujuh puluh perseratus); c. hak pakai yang sudah berakhir dinilai 50% (lima puluh perseratus) jika tanahnya masih dipakai sendiri atau oleh orang lain atas persetujuannya, dan bekas pemegang hak telah mengajukan perpanjangan/pembaharuan hak selambat-lambatnya 1 (satu) tahun setelah haknya berakhir atau hak itu berakhir belum lewat 1 (satu) tahun; 5. tanah wakaf dinilai 100% (seratus perseratus) dengan ketentuan ganti kerugian diberikan dalam bentuk tanah, bangunan dan perlengkapan yang diperlukan. F. Pelaksanaan Pengadaan Tanah Survey lokasi tanah dan inventarisasi mengenai tanah, bangunan, tanaman dan atau benda benda lain yang terkait dengan tanah yang bersangkutan dilakukan oleh Panitia pengadaan. Dalam pelaksanaannya Panitia Pengadaan dapat menunjuk petugas yang diberi tanggung jawab untuk melakukan survey lokasi dan petugas inventarisasi dengan biaya dibebankan pada anggaran pengadaan PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

101

tanah yang bersangkutan atau ditetapkan oleh PenanggungjawabPengadaan. Petugas survey lokasi tanah dan petugas yang melakukan inventarisasi mengenai tanah, bangunan, tanaman dan atau benda benda lain yang terkait dengan tanah yang bersangkutan diutamakan berasal dari pegawai internal perusahaan dan dapat ditunjuk perorangan atau lembaga atau instansi lainya yang berkompeten. Petugas yang dimaksud merupakan bagian yang menyatudengan Panitia Pengadaan Tanah dan bertanggung jawab kepada Panitia Pengadaan Tanah. Panitia Pengadaan Tanah mengusulkan letak lokasi tanah yang dicalonkan, setelah laporan survey lokasi dan inventarisasi mengenai tanah, bangunan, tanaman dan atau benda benda lain yang terkait dengan tanah yang bersangkutan selesai dilaksanakan dan hasilnya disetujui sekurang kurangnya dua pertiga dari jumlah anggota Panitia Pengadaan Tanah. Dalam hal usulan letak lokasi tanah tidak mendapat persetujuan Penanggungjawab Pengadaan, Panitia segera melakukan survey lokasi dan inventarisasi ulang sampai Penanggungjawab pengadaan menyetujui satu atau lebih letak lokasi tanah yang dicalonkan. Surat permintaan penawaran atau undangan kepada Pemegang Hak Tanah yang dicalonkan dapat diterbitkan setelah Taksiran Nilai Tanah disahkan oleh Ketua Panitia Pengadaan Tanah. Setelah diterima penawaran dari Pemegang Hak Tanah, Panitia melakukan penelitian terhadap tanah yang diajukan tersebut sebagai bahan dalam melakukan musyawarah kepada pemegang hak tanah. Penelitian tersebut antara lain meliputi : 1. Luas, status, pemegang hak dan penggunaan tanah yang telah dilakukan pengukuran dan pemetaan, penyelidikan riwayat, penguasaan dan penggunaan tanah oleh petugas yang diberi tanggung jawab oleh panitia. 2. Pemilik, jenis, luas, konstruksi dan kondisi bangunan yang telah dilakukan pengukuran dan pendataan oleh petugas yang diberi tanggung-jawab oleh panitia dibidang bangunan. 3. Pemilik, jenis, umur dan kondisi tanaman dilakukan pendataan oleh petugas yang diberi tanggung jawab oleh Panitia dibidang pertanian atau perkebunan. 4. Pemilik, jenis, ukuran dan kondisi benda-benda lain yang terkait dengan tanah yang telah dilakukan pendataan oleh petugas yang diberi tanggung jawab oleh Panitia mengenai benda-benda yang akan didata itu. 5. Pelaksanaan selanjutnya, setelah mencermati penelitian tersebut diatas, Panitia Pengadaan segera melakukan musyawarah kepada Pemegang Hak Tanah sesuai urutan pilihan yang telah ditetapkan oleh Penanggungjawab pengadaan dengan ketentuan sebagai berikut : a. Apabila Pemegang Hak atas Tanah dan pemilik bangunan, tanaman dan atau benda-benda lain yang terkait dengan tanah yang bersangkutan menyetujui nilai taksiran yang dibuat oleh Panitia, selanjutnya Panitia menetapkan bentuk dan besarnya ganti kerugian dan tata cara pembayaran sesuai dengan kesepakatan tersebut. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

102

b. Apabila Pemegang Hak atas Tanah dan pemilik bangunan, tanaman dan atau benda benda lain yang belum menyetujui nilai taksiran yang dibuat oleh Panitia, diadakan musyawarah kembali hingga tercapai kesepakatan. c. Apabila dalam musyawarah sebagaimana dimaksud dalam angka 1 dan 2 diatas tidak tercapai kesepakatan, Panitia segera mengajukan pilihan lokasi tanah lain kepada Penanggung jawab pengadaan dan selanjutnya dilakukan proses sama dengan yang telah dilakukan pada pilihan pertama. 6. Berdasarkan hasil musyawarah dengan Pemegang Hak Tanah, Panitia mengusulkan kepada Penanggungjawab pengadaan untuk dilakukan Transaksi Jual Beli atas tanah yang diusulkan tersebut. G. Transaksi Jual Beli Tanah Transaksi jual beli tanah dilakukan oleh Penanggungjawab Pengadaan atau Pejabat yang ditunjuk kepada Pemegang Hak Tanah atau kuasanya, setelah musyawarah antara Panitia dengan Pemegang Hak Tanah menghasilkan kesepakatan. Transaksi jual-beli tanah dan bangunan yang dimaksud adalah suatu transaksi yang berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang menimbulkan kewajiban pembayaran lain bagi para pihak yang terlibat. Pembayaran tersebut pada umumnya antara lain adalah : 1. Pembayaran yang menjadi kewajiban Penjual a. Biaya Verifikasi Sertifikat Hak atas Tanah dengan Buku Tanah di Kantor Badan Pertanahan yang dilakukan oleh Notaris/PPAT, yang besarnya ditentukan oleh Kantor Notaris/PPAT yang bersangkutan; b. Pajak Penghasilan (PPhTB) atas penghasilan yang diterima atau diperoleh dari pengalihan hak atas tanah dan bangunan, besarnya Pajak yang harusdibayarkan ditetapkan oleh kantor pajak setempat biasanya sebesar 5% (lima perseratus) dari jumlah bruto nilai pengalihan hak atas tanah dan atau bangunan atau NJOP PBB (mana yang lebih tinggi) dikurangi jumlah tertentu berdasarkan ketentuan yang berlaku. Pembayaran PPh ini dilakukan sebelum transaksi jualbeli dilaksanakan; c. Biaya pembuatan Akta Jual-Beli dan pengurusan balik nama sertifikat di PPAT 2. Pembayaran yang menjadi kewajiban Pembeli a. Bea Perolehan Hak atas Tanah dan Bangunan (BPHTB) biasanya sebesar 5% (lima perseratus) dari Nilai Perolehan Obyek Pajak atau NJOP PBB (mana yang lebih tinggi) dikurangi jumlah tertentu berdasarkan ketentuan Pemda setempat;


103

b. Biaya-biaya lain yang merupakan kebijaksanaan Kantor Badan Pertanahan atau instansi berwenang lainnya. Kewajiban pembayaran yang menurut peraturan perundang-undangan menjadi kewajiban Para Pihak. Namun dalam pelaksanaannya kepada pihak mana kewajiban pembayaran ini dibebankan sangat tergantung pada kesepakatan para pihak. Kewajiban pembayaran dapat dibebankan kepada Pembeli apabila Penjual menghendaki jumlah harga penjualan yang diterimanya bebas dari potongan atau beban pembayaran dibagi menjadi 50% (lima puluh perseratus) menjadi kewajiban Penjual dan 50% (lima puluh perseratus) sisanya menjadi kewajiban Pembeli, atau dengan cara lain yang pada prinsipnya menguntungkan kedua belah pihak dan mempercepat pelaksanaan transaksi jual beli sesuai kesepakatan para pihak.


104

BAGIAN KETIGA

Keputusan Direksi Nomor KEP/84/2014 Tanggal 12 Maret 2014 PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

105

Contoh Checklist Pembelian Langsung Cheklist Pengadaan ……… Belanja Modal/Belanja Rutin - Tahun 20… (Pembelian Langsung) No.

Jenis Kegiatan

Jadwal Pelaksanaan

Protap Ada Tidak

… …… 20…

(*)

(*)

… …… 20…

(*)

(*)

… …… 20…

(*)

(*)

… …… 20…

(*)

(*)

… …… 20…

(*)

(*)

Alokasi Anggaran Rp……………,1 2 3 4 5

Laporan Survey Harga Klarifikasi dan negosiasi harga (jika diperlukan) Surat Penawaran Harga (SPH) (bila diperlukan) Surat Pesanan UM/…/…/20… (jika diperlukan) NilaiRp…………,Penerimaan Barang (kuitansi/bukti pengiriman)

Catatan:  Kolom (*) agar ditulis dengan tangan


106

Contoh Checklist Pengadaan Langsung Cheklist Pengadaan ………… Belanja Modal/Belanja Rutin – Tahun 20… (Pengadaan Langsung) No.

Jenis Kegiatan

Jadwal Pelaksanaan

Protap Ada Tidak

Alokasi Anggaran Rp……………,1

Izin Prinsip Pengadaan (optional)

………

(*)

(*)

2

Nota Dinas Kepada Divisi Umum No:………(optional)

………

(*)

(*)

3

Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

………

(*)

(*)

4

Surat permintaan Penawaran Harga (SPPH)

………

(*)

(*)

5

Surat Penawaran Harga (SPH)

………

(*)

(*)

………

(*)

(*)

………

(*)

(*)

………

(*)

(*)

6 7 8

Klarifikasi Teknis, Jangka Waktu dan Negosiasi Harga Surat Perintah Kerja Nomor … Nilai : Rp.…,Berita Acara Serah Terima/ Laporan Penyelesaian Pekerjaan

Catatan:  Kolom (*) agar ditulis dengan tangan


107

Contoh Checklist Pemilihan Langsung Cheklist Pengadaan ………… Belanja Modal/Belanja Rutin – Tahun 20… (Pemilihan Langsung) No.

Jenis Kegiatan

Jadwal Pelaksanaan

Protap Ada Tidak


Izin Prinsip Pengadaan

………

(*)

(*)

2

Nota Dinas Kepada Divisi Umum No:………

………

(*)

(*)

3

HPS

………

(*)

(*)

4

Surat permintaan Penawaran Harga (SPPH)

………

(*)

(*)

5


………

(*)

(*)

6

Evaluasi Pemilihan Langsung

………

(*)

(*)

7

Klarifikasi Teknis, Jangka Waktu dan Negosiasi Harga

………

(*)

(*)

8

Pengumuman Pemenang

………

(*)

(*)

………

(*)

(*)

………

(*)

(*)

………

(*)

(*)

9 10 11

Surat Penunjukan Penyedia Barang / Jasa Surat Perjanjian Kerjasama UM/……/SP/20… Rp……………,00 Berita Acara Serah Terima/ Laporan Penyelesaian Pekerjaan

Catatan: Kolom (*) agar ditulis dengan tangan


108

Contoh Checklist Penunjukan Langsung Cheklist Pengadaan ………… Belanja Modal/Belanja Rutin – Tahun 20… (Penunjukan Langsung) No.

Jenis Kegiatan

Jadwal Pelaksanaan

Protap Ada Tidak


Izin Prinsip Pengadaan

………

(*)

(*)

2

HPS

………

(*)

(*)

3

Surat permintaan Penawaran Harga (SPPH), pakta integritas rekanan dan dokumen kualifikasi (jika diperlukan)

………

(*)

(*)

4


………

(*)

(*)

………

(*)

(*)

………

(*)

(*)

………

(*)

(*)

………

(*)

(*)

5 6 7 8 9

Evaluasi Penunjukan Langsung (jika diperlukan) Klarifikasi Teknis, Jangka Waktu dan Negosiasi Harga Surat Penunjukan Penyedia Barang / Jasa Surat Pesanan/Surat Perintah Kerja/Perjanjian Kerjasama Rp……………,00 Berita Acara Serah Terima/ Laporan Penyelesaian Pekerjaan

Catatan: Kolom (*) agar ditulis dengan tangan


109

Contoh Checklist Pelelangan Checklist Pengadaan ………… Belanja Modal/Belanja Rutin - Tahun 20… (Pelelangan) No. No.

Jenis Kegiatan Jenis kegiatan

Jadwal Protap Jadwal Pelaksanaan Ada Tidak Pelaksanaan Ada Tidak

Alokasi Anggaran Rp………,1

Ijin Prinsip Direksi pada Nota DinasNo:

………

(*)

(*)

2

Nota Dinas … Nomor : …/…/20…

………

(*)

(*)

3

SK Tim Pengadaan Nomor KEP/…/20…

………

(*)

(*)

4

Rapat Tim Pengadaan

………

(*)

(*)

5

Pembuatan HPS dan RKS

………

(*)

(*)

………

(*)

(*)

………

(*)

(*)

6 7

Pengumuman Lelang koran “…”, koran “…” dan website eprocurement “eprocurement.jasaraharja.co.id” Pendaftaran Peserta Lelang pengambilan dokumen pengadaan

8

Undangan Peserta Lelang No. UM/R/…/20…

………

(*)

(*)

9

Pengambilan Dokumen Lelang

………

(*)

(*)

10 Penjelasan Pekerjaan (Aanwijzing)

………

(*)

(*)

11 Pemasukan dan Pembukaan Penawaran

………

(*)

(*)

………

(*)

(*)

13 Berita Acara Evaluasi Pelelangan

………

(*)

(*)

Nota Usulan Penetapan Pemenang dan 14 penandatanganan Pakta Integritas Tim Pengadaan.No. UM/…/20…

………

(*)

(*)

15 Pengumuman Pemenang No. UM/R/…/20…

………

(*)

(*)

16 Masa Sanggah (4 hari Kerja)

………

(*)

(*)

17 Penunjukan Penyedia Barang/Jasa(SPPBJ)

………

(*)

(*)

Surat Perjanjian Kerjasama Nomor : Nilai Rp………,00 Berita Acara Serah Terima/ Laporan 19 Penyelesaian Pekerjaan

………

(*)

(*)

………

(*)

(*)

12

18

Pembuktian Kualifikasi dan Berita Acara kualifikasi Evaluasi


110

Contoh Kerangka Acuan Kerja (KAK) 1/6

Kerangka Acuan Kerja Pengadaan ……


111

Contoh Kerangka Acuan Kerja (KAK) 2/6

LEMBAR PERSETUJUAN

Disiapkan oleh:

…… Kepala Seksi …/

Tandatangan & Tanggal

…… Kepala Urusan …/


…… Kepala Divisi …/Kepala Cabang


Diperiksa oleh:

Disetujui oleh:


112

Contoh Kerangka Acuan Kerja (KAK) 3/6 RIWAYAT PERUBAHAN Versi 1.0

Tanggal

Uraian Perubahan Terbitan Pertama


113

Contoh Kerangka Acuan Kerja (KAK) 4/6 KERANGKA ACUAN KEGIATAN (TERM OF REFERENCE) PENGADAAN ……… PERUSAHAAN

: PT Jasa Raharja (Persero)

DIREKTORAT

: …

UNIT KERJA PROGRAM KERJA SASARAN PROGRAM

: …

:Tersedianya … dokumen satuan anggaran sebagai d :

:

KEGIATAN 1.

Latar Belakang a.

Dasar Hukum 1) Rencana Program Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) ……tahun buku 20…. 2) Keputusan Direksi Nomor KEP/…/20… tanggal … … 20… tentang Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang / Jasa. 3) Keputusan Direksi Nomor KEP/…/20… tanggal … … 20… tentang Pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan.

b.

2.

(Nama Pekerjaan) PT Jasa Raharja (Persero) …………….

Ruang Lingkup Pekerjaan a.

Deskripsi Pekerjaan Pengadaan ……… Berikut lingkup dan spesifikasi …… yang harus dilaksanakan/ dikerjakan:  ……


114

Contoh Kerangka Acuan Kerja (KAK) 5/6 b.

Durasi Proyek Pengadaan ……… dilaksanakan sesuai dengan klausul yang tercantum didalam perjanjian kerjasama.

c.

Lokasi Proyek Lokasi Proyek adalah di Kantor Pusat PT. Jasa Raharja (Persero)/Kantor Cabang, Jl. ……

3 Cara Pelaksanaan Pengadaan a.

Metode Pelaksanaan Pengadaan Metode Pelaksanaan Pengadaan …

sesuai Keputusan Direksi No :

KEP/…/2014 tanggal … Maret 2014 tentang SPO Pengadaan Barang dan Jasa. b.

Tahapan Kegiatan Tahapan pelaksanaan pengadaan sarana pendukung Pengadaan ……, sebagai berikut : 1)

………

2)

………

4 Jadwal Kegiatan a.

Waktu pelaksanaan kegiatan Proses pengadaan …… direncanakan … pada bulan … 20… dengan jangka waktu pekerjaan ditentukan oleh Divisi/Cabang…dan Divisi …


115

Contoh Kerangka Acuan Kerja (KAK) 6/6 b.

Matrik pelaksanaan kegiatan No 1 2 3 4 5 6 7

Uraian Kegiatan

1

(bulan) 2 3 4

5

1

(bulan) 2 3 4

… … … … … … …

5 Anggaran Biaya Perkiraan total biaya adalah sebesar Rp.

…, …… …… 20…


116

Contoh Laporan Survey Harga LaporanSurvey Harga Pengadaan ……… Pada hari ini, … tanggal … bulan … Tahun …, yang bertanda tangan dibawah ini telah melakukan survey terhadap harga pasaran …… sebagai berikut : 1. PT…/CV…/Sumber data internet (terlampir) Harga jual … Rp. …,-/Pcs (belum termasuk pajak) 2. Toko …(Lampiran Bukti contoh : brosur) Harga jual … Rp. …,-/Pcs (belum termasuk pajak) 3. SMS/Telepon (Lampirkan Bukti yang bisa contoh:SMS,No tlpn,alamat) Harga jual … Rp. …,-/Pcs (belum termasuk pajak)

dipertanggungjawabkan

Kesimpulan : Perhitungan harga jual rata-rata……………… Rp. ……,-/Pcs Pajak (10%)……………………………………… Rp. ……,Rp. ……,-/Pcs

Total Terbilang : ………… rupiah

Demikian Laporan survey ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya Petugas Survey (nama)

Mengetahui

: ……………… ……… (Kepala Divisi/Kepala Cabang)

(nama)

: ………………


117

Contoh Laporan Survey Lapangan 1/2 LAPORAN SURVEY LAPANGAN Pada hari ini, … tanggal … bulan … tahun … (… - … - 20…), kami yang bertanda tangan dibawah ini : 1. Nama

: ……

2. Nama

: ……

Telah melakukan survey lapangan ke rekanan peserta lelang pengadaan ……… sebagai berikut : Nama Rekanan

: PT. ……

Alamat

: ……

Keterangan : Berdasarkan hasil survei diperoleh hasil sebagai berikut (foto terlampir) : 1. Kondisi Pabrik  …… 2. Mesin Produksi  …… 3. Tenaga Kerja  …… Demikian laporan survey ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. PT. ……

Tim Survey 1. ……………………… : ………………………..

2. ……………………… :………………………… …………………………..

Mengetahui ………… : ………………………… Ketua Tim/Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

118

Contoh Laporan Survey Lapangan 2/2 PEDOMAN PENILAIAN UNTUK SURVEY LAPANGAN  Anggota Tim yang akan melakukan survey diminta membawa dokumen penawaran perusahaan yang akan disurvey  Hasil survey agar dituangkan dalam laporan survey dengan melampirkan bukti/dokumen pendukung (bila dianggap perlu)  Jika dianggap perlu, boleh difoto sebagai bukti.  Laporan Survey agar ditandatangani oleh wakil perusahaan yang disurvey

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan survey :  Kepemilikan workshop sendiri. - Cek validitas/kepemilikan workshop yang ada dokumen penawaran dengan kondisi lapangan - Cek pegawai/tenaga ahli - Dapatkan gambaran aktivitas perusahaan pada saat survey  Daftar peralatan dan mesin (dilampirkan foto) serta spesifikasi mengenai mesin khususnya kecepatan mesin cetak rata-rata (jumlah lembar percetak perjam). Validitasnya akan dicek melalui survey lapangan - Cek kesesuaian mesin/peralatan - Dapatkan data kecepatan rata-rata mesin/kemampuan cetak mesin

LAMPIRAN LAPORAN SURVEY (sertakan foto survey)


119

Contoh Harga Perkiraan Sendiri 1/2 HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS)/OWNER ESTIMATE (OE) PENGADAAN …………

No

Uraian

Satuan Kuantitas (unit)

Harga Dasar (Rp)

Jumlah Biaya (Rp)

Keterangan

1

……… Spesifikasi : ……… ………

…

Rp…,…

Sumber Data : Rp…,… - … - …

2

……… Spesifikasi : ……… ………

…

Rp…,…

Rp…,…

Sub Total Pajak (…%) Total

Rp…,… Rp…,… Rp…,…

Terbilang : …………… rupiah Catatan Persetujuan

Jakarta, …/ / 20… Ditetapkan Oleh: Divisi …/Cabang…

…… Kepala Divisi/Kepala Cabang

*Catatan : Bilamana nilai HPS diperoleh dari hasil perhitungan tertentu yang memerlukan penjelasan dalam bentuk kertas kerja, maka dilampirkan kertas kerja penyusunan HPS.


120

Contoh Harga Perkiraan Sendiri 2/2 HARGA PERKIRAAN SENDIRI JASA KONSULTAN ……

Harga No Produk / Personil

Jml

Prakiraan Waktu

Satuan Satuan Waktu Kerja (Rp) (Bulan)

I 1 2 3 4 II 1 2 1 2 4

Biaya Langsung Personil …… …… …… …… Biaya Langsung Non Personil …… …… …… …… ……

Prakiraan Biaya (Rp)

…… …… …… …… ……

Orang Orang Orang Orang

…… …… …… ……

2 3 3 3

…… …… …… ……

10 ……

Buku Buku

…… …… ……

-

…… …… …… …… ……

Jumlah …… Pajak (……%) …… … … Jumlah setelah Pajak …… Catatan Persetujuan Keterangan : Sumber data diperoleh dari PEDOMAN STANDAR MINIMAL Tahun 20…, Ikatan konsultan Indonesia (INKINDO) / (Sumber yang dapat dipertanggungjawabkan) - Kegiatan pengumpulan data sudah diperhitungkan transportasi, biaya akomodasi

Ditetapkan oleh Jakarta, … 20… Divisi……



121

Contoh Kertas Kerja HPS KERTAS KERJA HARGA PERKIRAAN SENDIRI PENGADAAN …… TAHUN 20… No 1

2

Uraian ……… ……… ……… ……… ……… Total Harga Barang

…

Rp …

Rp …

Harga Subtotal Rp …

…

Rp …

Rp …

Rp …

Jumlah

Harga 1

Harga Sebelum Pajak Pajak …% Perkiraan Harga Sendiri setelah pajak

Harga 2

Rp …

Rp … Rp … Rp …

……, …/……/20…… Catatan: Bilamana harga dalam mata uang asing agar dikonversi dalam nilai rupiah kurs tengah yang berlaku saat itu


122

Contoh Notulen Rapat

NOTULEN RAPAT …… … 20… I. PENYELENGGARAAN RAPAT   

Hari / Tanggal : ……20… Jam : … s.d … WIB Tempat : Ruang … …



Agenda

: …

II. PESERTA RAPAT A. …  … B. …  …

:

…

III. JALANNYA RAPAT 1. Rapat dibuka oleh … …… 2. Tanggapan … …… 3. Tanggapan … …… Kesimpulan … Demikian Notulen Rapat dari … tentang … tanggal …20…, ditutup jam … WIB, untuk ditindak lanjuti sebagaimana mestinya. …,… 20…


123

Contoh Dokumen Pelelangan/RKS 1/5 DOKUMEN PELELANGAN/ RENCANA KERJA DAN SYARAT (RKS) PENGADAAN …………………………..

Tim Pengadaan ………….. Tahun ...


124

Contoh Dokumen Pelelangan/RKS 2/5 BAB. I SYARAT UMUM & ADMINISTRASI …… PASAL 1 KETENTUAN DAN ISTILAH 1. Dokumen pelelangan terdiri dari : a. … b. dst 2. Dokumen kontrak penyedia barang atau jasa terdiri dari : a. … b. dst Semua merupakan kesatuan yang tidak dapat dipisah- pisahkan. 3. Tim Pengadaan dan penyedia barang atau jasa; a. … b. dst PASAL 2 PEMBERIAN PENJELASAN 1. Rapat pemberian penjelasan diadakan pada ; Hari : ……….. Tanggal : ……….. Jam : ……….WIB Tempat : ……………………… 2. dst

PASAL 3 PELELANGAN 1. … 2. dst

PASAL 4 SURAT PENAWARAN DAN LAMPIRAN-LAMPIRAN 1. … 2. dst


125

Contoh Dokumen Pelelangan/RKS 3/5 PASAL 5 PEMBUKAAN PENAWARAN 1. … 2. dst PASAL 6 HAK SANGGAH Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakukan yang sama dalam pengadaan ………, maka pihak yang kalah berhak mengajukan sanggahan, dengan ketentuan : 1. … 2. dst PASAL 7 PENARIKAN DIRI 1. … 2. dst PASAL 8 PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA 1. … 2. dst PASAL 9 TEMPAT PERADILAN 1. … 2. dst

PASAL 10 RISIKO UPAH DAN HARGA … PASAL 11 PERATURAN PEMBAYARAN …


126

Contoh Dokumen Pelelangan/RKS 4/5 PASAL 12 JAMINAN PELAKSANAAN … PASAL 13 JANGKA WAKTU PENYELESAIAN PEKERJAAN … PASAL 14 RUANG LINGKUP PEKERJAAN Ruang lingkup pekerjaan yang diberikan kepada penyedia barang / jasa untuk menyelesaian seluruh pengadaan ......................meliputi: 1..... 2 dst


127

Contoh Dokumen Pelelangan/RKS 5/5

BAB. II SPESIFIKASI TEKNIS Sesuai spesifikasi teknis yang ditentukan … BAB III METODE EVALUASI PELELANGAN PENGADAAN ........................... SISTEM EVALUASI …


128

Contoh Pengumuman di surat kabar

Jakarta,……… 20… Nomor Sifat Lampiran Hal

: UM/R/…/20… : Penting : 1 (satu) lembar : Pengumuman Pelelangan

Yth. (Agen Iklan/Koran) PT… Jl … Dengan ini kami mengajukan permohonan untuk pemuatan iklan pelelangan Pengadaan …… sebagai berikut:

Hari/Tanggal

: …, … …… 20…

Ukuran

: 2 kolom x 100 mm B/W

Harian

: … dan …

Draft Iklan

: Terlampir

Atas perhatian dan kerjasama saudara kami ucapkan terima kasih.

Tim Pengadaan ……

…… Ketua Tim Kantor Pusat/Kantor Cabang …: Jalan ………, Telepon: ………, Faksimile : ………, Situs (Website) www.jasaraharja.co.id Pos-El (E-mail) ………@jasaraharja.co.id


129

Contoh Lampiran Pengumuman Lampiran Surat No UM/R/…/20… Tanggal: ……… 20…

PT. Jasa Raharja (Persero) Jl. HR Rasuna Said Kav C2 Jakarta 12920, tlpn (021) 5203454 PENGUMUMAN PELELANGAN Nomor UM/R/…/20… Tim pengadaan Barang dan Jasa PT. Jasa Raharja (Persero) akan melaksanakan pelelangan pekerjaan pengadaan: - ……… Persyaratan Peserta Lelang: 1. Menyampaikan data perusahaan, terdiri: a. Copy akte pendirian perusahaan beserta perubahan-perubahannya, b. Copy NPWP,TDP, SITU/Keterangan domisili Perusahaan dan SIUP yang masih berlaku, c. ……… 2. Kepada perusahaan yang berminat dapat mendaftarkan perusahaannya pada: Hari : ……, …… dan …… Tanggal : …, …, … …… 20… Waktu : … s/d … WIB Tempat : Gedung Jasa Raharja … Jalan HR. Rasuna Said Kav C-2 Jakarta Selatan 3. Perusahaan/Peserta lelang diwajibkan menyerahkan Surat Tugas dari Direktur/Pimpinan jika mewakili Direktur/Pimpinan Perusahaan dilengkapi fotokopi KTP penerima dan pemberi tugas. Jakarta,… … 20…

Tim Pengadaan PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

130

Contoh Daftar Pengambilan Dokumen/RKS DAFTAR PENGAMBILAN DOKUMEN PELELANGAN PENGADAAN ……… TANGGAL ……… 20… NAMA NO NAMA PENDAFTAR ALAMAT TELPN NO PERUSAHAAN / JABATAN PERUSAHAAN / NO FAX

TANDA TANGAN

1 2 3 Dst…


131

Contoh Undangan Pelelangan ke rekanan

Jakarta, ……… 20… : UM/R/…/20… : Penting : Undangan Pelelangan

Nomor Sifat Hal

Yth. Direktur PT. ……… Berkenaan dengan pendaftaran saudara sebagai calon peserta Pelelangan Pengadaan … pada tanggal …20… dengan ini kami mengundang perusahaan saudara untuk hadir dalam pelelangan Pengadaan …, dengan jadwal kegiatan sebagai berikut: Pengambilan dokumen akan dilaksanakan pada : Hari / Tanggal : …, …20… Waktu : …. s.d. … WIB Tempat : … Gedung … Pemberian penjelasan (Aanwijzing) akan dilaksanakan pada: Hari/Tanggal : …, … …… 20… Waktu : Jam … WIB Tempat : Ruang rapat … Pemasukan dan pembukaan penawaran akan ditentukan dalam penjelasan (Aanwijzing). Pada saat pemberian penjelasan harus dihadiri oleh Direktur penyedia barang / jasa, dalam hal tidak hadir dapat diwakilkan kepada pejabat perusahaan yang tercantum dalam struktur perusahaan dengan membawa surat tugas mewakili yang ditandatangani diatas kertas berkop perusahaan dan dicap serta bermeterai secukupnya dan dilampiri foto copy KTP masing-masing Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih Tim Pengadaan… …… Ketua Tim Kantor Pusat/Kantor Cabang …: Jalan ………, Telepon: ………, Faksimile : ………, Situs (Website) www.jasaraharja.co.id Pos-El (E-mail) ………@jasaraharja.co.id

Ah/Aa


132

Contoh Undangan Rapat ke Anggota Tim (Disampaikan melalui SIAP JR)

NOTA DINAS Nomor : UM//20… Kepada

: Tim Pengadaan ……

Dari

: Ketua Tim

Hal

: Undangan Rapat

Jakarta,… …… 20… Berkaitan dengan Pelelangan Pengadaan ……, bersama ini kami harapkan kehadiran Saudara dalam rapat yang akan dilaksanakan pada: : Jumat, … …… 20… : … WIB : Ruang Rapat … Lantai … :Penjelasan pekerjaan (Aanwijzing) Pengadaan ……

Hari / tanggal Waktu Tempat Acara

Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan terimakasih. Tim Pengadaan …

…… Ketua Tim

Kantor Pusat/Kantor Cabang …: Jalan ………, Telepon: ………, Faksimile : ………, Situs (Website) www.jasaraharja.co.id Pos-El (E-mail) ………@jasaraharja.co.id


133

Contoh Pakta Integritas Tim Pengadaan 1/2 PAKTA INTEGRITAS Kami yang bertanda tangan di bawah ini Tim Pengadaan ………, yang dibentuk dengan Keputusan Direksi Nomor KEP/……/20… tanggal … bulan …tahun 20… tentang Pembentukan Tim Pengadaan ………dengan ini menyatakan dengan sebenarnya, bahwa : 1. Kami akan melaksanakan proses pengadaan barang / jasa berupa Pengadaan”……”, sesuai dengan kewenangan yang diberikan oleh anggaran dasar dan peraturan perusahaan serta peraturan perundang-undangan, berdasarkan prinsip-prinsip itikad baik, dengan kecermatan yang tinggi, dan dalam keadaan bebas, mandiri atau tidak dibawah tekanan, maupun pengaruh dari pihak lain (independency). 2. Kami akan mengambil keputusan sehubungan dengan hal-hal sebagaimana yang tersebut diatas dengan penuh kehati-hatian (duty of care and loyalty) demi untuk kepentingan yang terbaik bagi perusahaan, dengan mengindahkan berbagai sumber informasi, keterangan dan telah melakukan perbandingan yang cukup, sebagaimana layaknya kami mempertimbangkan keputusan bagi kepentingan diri kami sendiri (prudent person rule). 3. Dalam mengambil keputusan kami tidak memiliki kepentingan pribadi atau tujuan untuk melakukan sesuatu untuk manfaat diri sendiri, maupun kepentingan pihak yang terkait dengan diri kami, atau pihak yang terafiliasi dengan kami, dan dengan demikian tidak memiliki posisi yang mengandung potensi benturan kepentingan (conflict of interest rule) termasuk dengan seluruh pihak yang terlibat dengan tindakan diatas. 4. Kami akan melaksanakan proses tersebut dengan pemahaman yang cukup tentang berbagai peraturan dan kewajiban normatif lainnya yang terkait, dan memenuhi seluruh ketentuan dan peraturan perundang-undangan, termasuk mempertimbangkan best practice, yang dipandang perlu, penting, dan kritikal dalam proses tersebut (duty abiding the laws). Demikian, pernyataan ini kami sampaikan dengan sebenar-benarnya, tanpa menyembunyikan fakta dan hal meterial apapun, dan dengan demikian kami akan bertanggung jawab sepenuhnya atas kebenaran dari hal-hal yang kami nyatakan disini, demikian pula akan bersedia bertanggung jawab baik secara perdata maupun pidana, apabila laporan dan pernyataan ini tidak sesuai dengan keadaan sebenarnya.


134

Contoh Pakta Integritas 2/2 Demikian pernyataan ini kami buat untuk digunakan sebagaimana mestinya. Jakarta,… …20… Tim Pengadaan ……

1. … Ketua Tim

2. … Wakil Ketua

3. … Sekretaris

4. … Anggota

Dst…


135

Contoh Dokumen Kualifikasi 1/6 DOKUMEN KUALIFIKASI

PENGADAAN……………

………………………… PT Jasa Raharja (Persero) Tahun 20…


136

Contoh Dokumen Kualifikasi 2/6 PAKTA INTEGRITAS __________________________________________________________________ Saya yang bertanda tangan dibawah ini : Nama : No. Identitas Jabatan :

:

Sesuai dengan Anggaran Dasar dan peraturan perusahaan, bewenang bertindak untuk dan atas nama: Perusahaan : Alamat Kedudukan

:

Daalam rangka pengadaan ………………………. (Persero), dengan ini menyatakan bahwa : 1. 2.

3.

4.

pada PT Jasa Raharja

Tidak akan melakukan praktek tidak sehat dan praktek Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN); Akan melaporkan kepada Satuan Pengawas Intern (SPI) PT Jasa Raharja (Persero) atau instansi yang berwenang apabila mengetahui ada indikasi penyimpangan prosedur atau ada indikasi KKN di dalam proses pengadaan ini ; akan mengikuti proses pengadaan secara bersih, kompetitif, transparan dan profesional untuk memberikan hasil kerja terbaik sesuai ketentuan peraturan yang berlaku ; apabila melanggar hal-hal yang dinyatakan dalam PAKTA INTEGRITAS ini, bersedia menerima sanksi administrasi, menerima sanksi pencantuman dalam Daftar Hitam, dituntut secara perdata dan/atau dilaporkan secara pidana.

Demikian pernyatan ini kami buat untuk digunakan sebagai mana mestinya. (tempat dibuatnya pernyataan, tanggal-bulan-tahun) Jabatan (materai 6000, Cap, ttd)

Nama Penanggung jawab Jabatan PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

137

Contoh Dokumen Kualifikasi 3/6 Formulir Isian Kualifikasi Pekerjaan ………………………………………………………. Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama

:

……………………………………….

Jabatan

:

……………………………………….

Bertindak untuk dan : atas nama

……………………………………….

Alamat

:

……………………………………….

Telepon / Fax

:

……………………………………….

E-mail

:

……………………………………….

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa : 1. Saya secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak berdasarkan surat…………….………………………(sesuai akte pendirian/perubahannya/surat kuasa, disebutkan secara jelas no. akta pendirian/perubahan/surat kuasa dan tanggalnya); 2. Saya/Perusahaan saya tidak sedang dinyatakan pailit atau kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan atau tidak sedang menjalani sanksi pidana atau sedang dalam pengawasan pengadilan; 3. Saya tidak pernah dihukum berdasarkan putusan pengadilan atas tindakan yang berkaitan dengan kondite profesional saya; 4. Saya tidak sedang dan tidak akan terlibat pertentangan kepentingan dengan para pihak yang terkait, langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan ini. 5. Data-data saya / perusahaan saya adalah sebagai berikut :


138

Contoh Dokumen Kualifikasi 4/6 A.

Data Administrasi 1. Nama (PT/CV/Firma/ Koperasi/Perorangan/ Kemitraan 2. Status (PT/CV/Firma/ Koperasi/Perorangan 3. Alamat No. Telepon No. Fax E-mail 4. Alamat kantor Pusat No. Telepon No. Fax E-mail

B.

:

: ‫ ٱ‬Pusat

‫ ٱ‬Cabang

: : : : : ( diisi dalam hal yang menawarkan cabang perusahaan/ bukan perusahaan pusatnya) : : :

Ijin Usaha

No.IUJK/SIUP/SIUI/TDP* : ……………………….Tanggal…………………… Masa berlaku ijin usaha : ……………………………………………………. Instansi pemberi ijin usaha : …………………………………………………….. Sertifikasi kualifikasi : ……………………………………………………. *Pilih yang sesuai C.

Landasan Hukum Pendirian Perusahaan 1. Akta Pendirian PT/CV/Firma/Koperasi a. Nomor Akta : b. Tanggal : c. Nama Notaris : 2. Akta Perubahan Terakhir a. Nomor Akta : b. Tanggal : c. Nama Notaris :


139

Contoh Dokumen Kualifikasi 5/6 D.

Pengurus 1. Komisaris (Untuk PT) No.

Nama

Jabatan dalam Perusahaan

No. KTP

2. Direksi / Penanggung Jawab / Pengurus Perusahaan No.

E.

Nama

Jabatan dalam Perusahaan

No. KTP

Data Keuangan 1. Susunan Kepemilikan Saham (untuk PT)/ Susunan Persero (untuk CV / Firma) (jika orang perorangan maka cukup diberi tanda “ – “) No.

Nama

No. KTP

Alamat

Persentase

2. Pajak 1. Nomor Pokok Wajib Pajak : 2. Bukti Pelunasan Pajak Tahun : terakhir Nomor/Tanggal 3. Lap. bulanan PPH/PPN tiga : bln terakhir No/tanggal 3. Neraca Perusahaan terakhir Aktiva Pasiva Jumlah Rp……..

Jumlah Rp…..

* Piutang jangka pendek (sampai dengan 6 bulan) : Rp. …………. Piutang jangka panjang (lebih dari 6 bulan) : Rp. …………. Jumlah : Rp. …………


140

Contoh Dokumen Kualifikasi 6/6 F.

Data Pengalaman Perusahaan

Bidan Nama No g /sub Loka Pekerja . bidan si an g

1

2

3

4

Pemberi tugas

Nilai kontrak

Alam No./ Nam at tangg a /telp al 5

6

7

Waktu pelaksanaan

BA Nil Kontra Serah ai k Terim a 8 9 10

Demikian pernyataan ini kami buat dengan sebenarnya dan penuh rasa tanggung jawab. Jika pada kemudian hari ditemui bahwa data/dokumen yang kami sampaikan tidak benar dan ada pemalsuan maka kami besedia dikenakan sanksi administrasi, yaitu dimasukan dalam daftar hitam untuk jangka waktu selama 2 (dua) tahun, dan sanksi perdata dan pidana sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. ……………., ………………………..20… PT/CV/Firma/Koperasi/Kemitraan/Perorangan (materai 6000, Cap, ttd) Nama Penanggung jawab Jabatan


141

Contoh Form Pembuktian Kualifikasi 1/3 PEMBUKTIAN KUALIFIKASI PENGADAAN ……… TAHUN ANGGARAN 20… 1. ADMINISTRASI NAMA REKANAN

NO 1 2

PAKTA INTEGRITAS

PT. …………. dst

ada/tidak

FORMULIR ISIAN KUALIFIKASI ada/tidak

KET Lulus/Tidak

2. IJIN USAHA No

NAMA REK

1

PT. …

2

dst

SIUP/ DOMISI LI

SIUP

TDP

ada/tidak ada/tidak ada/tidak

SERT (Sesuai Kebutuhan)

KET

ada/tidak

Lulus/Tidak

3. LANDASAN HUKUM NO

1

NAMA REKANAN

PT. …

a. Nomor Akta:…

AKTA PERUBAHAN TERAKHIR a. Nomor Akta:…

b. Tanggal:…

b. Tanggal:…

AKTA PENDIRIAN

KET

Lulus/Tidak

c. Nama Notaris:… c. Nama Notaris:… 2

dst

4. PENGURUS NO

NAMA REKANAN

1

PT. ………….

2

dst

KOMISARIS

DIREKSI / PENANGGUNG JAWAB

KET

Lulus/Tidak


142

Contoh Form Pembuktian Kualifikasi 2/3 5. DATA KEUANGAN NO

NAMA REKANAN

1

PT. ………….

2

dst

SUSUNAN KEPEMILIKAN SAHAM 1.

PAJAK

KET

Ada

Lulus

Dst… 6. DATA PENGALAMAN PERUSAHAAN NO

NAMA REKANAN

1

PT. ………….

2

dst

PENGALAMAN PERUSAHAAN

KET

ada

Lulus


143

Contoh Form Pembuktian Kualifikasi 3/3 PT JASA RAHARJA (PERSERO) KANTOR PUSAT/CABANG….. PEKERJAAN : PENGADAAN …………

BERITA ACARA EVALUASI KUALIFIKASI TANGGAL

:

…….20….

Pada hari ini, ………..tanggal ……..bulan ……….tahun ………..(..-..-20..), telah disusun berita acara hasil evaluasi kualifikasi atas dokumen PT. …….., PT……….., PT. …………, PT. ………….Untuk Pengadaan ……..sesuai pembuktian kualifikasi dapat disimpulkan sebagai berikut: No 1 2 3 4 5 6 7 8

Isian Kualifikasi

Keterangan

Pakta Integritas Formulir Isian Kualifikasi Data Administrasi Izin Usaha Landasan Hukum Pendirian Badan Usaha Pengurus Data Keuangan Data Pengalaman Perusahaan

Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya dan sebenar – benarnya untuk dipergunakan seperlunya. Jakarta, … Mei 20… Tim Pengadaan ……… ,…………………. Ketua Tim/Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang


144

Contoh Form Daftar Hadir Aanwijzing Rekanan DAFTAR HADIR PESERTA PENJELASAN PEKERJAAN (AANWIJZING) PENGADAAN …… HARI:……, TANGGAL … …… 20…

NO

NAMA PERUSAHAAN

NAMA PEDAFTAR / JABATAN

NO ALAMAT TELEPON/ TANDA KANTOR NO TANGAN FAX/EMAIL

1

2 Dst… Contoh Form Daftar Hadir Tim Aanwijzing DAFTAR HADIR TIM PENGADAAN PENJELASAN PEKERJAAN (AANWIJZING) PENGADAAN …… HARI: ……, TANGGAL … …… 20… NO.

NAMA

JABATAN

1

Ketua

2

Wakil Ketua

3

Sekretaris

TANDA TANGAN

Dst…


145

Contoh Berita Acara Aanwijzing 1/2 PT JASA RAHARJA (PERSERO) KANTOR PUSAT/CABANG….. PEKERJAAN : PENGADAAN ……

BERITA ACARA PENJELASAN PEKERJAAN (AANWIJZING) TANGGAL : …….20….

Pada hari ini …………..tanggal ……….bulan ………….tahun …….(..-..-20…), kami yang bertandatangan dibawah ini Tim Pengadaan ………………dan 2 (dua) wakil dari rekanan, telah mengadakan rapat penjelasan pekerjaan (Aanwijzing). Peserta rapat penjelasan (Aanwijzing) terdiri dari Tim Pengadaan dan …..(……………..) rekanan yang diundang. Rapat penjelasan (Aanwijzing) tersebut meliputi :  Pembukaan oleh Ketua Tim Pengadaan.  Penjelasan Syarat Administrasi dan Spesifikasi Teknis dan Metode Evaluasi Pelelangan oleh Tim Pengadaan. Dalam rapat penjelasan (Aanwijzing), telah dilakukan penegasan pasal demi pasal terhadap buku dokumen pelelangan dengan perubahan sebagai berikut : 1. 2. Pemasukan penawaran akan diadakan pada : Hari : Tanggal : 20… Dimulai jam : ………WIB Ditutup jam : ………WIB Tempat di : ……….. 3. HPS/Paguanggaranpengadaan………..ini adalah Rp.……(…….rupiah). Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya dan sebenar – benarnya dalam …….(…………..) rangkap untuk dipergunakan seperlunya. Tim Pengadaan ……… ……………….. Ketua Tim Wakil Rekanan 1 PT.

Wakil Rekanan 2 PT.

……… (nama dan jabatan)

……… (nama dan jabatan)


146

Contoh Berita Acara Aanwijzing 2/2 Catatan : 1. Hal-hal yang mengalami perubahan baik persyaratan administrasi maupun spesifikasi teknis, system evaluasi, dll agar dituangkan dalam berita acara penjelasan pekerjaan (atau dibuatkan lampiran yang merupakan satu kesatuan) 2. Agar dilengkapi daftar hadir rapat yang terdiri dari : a. Daftar hadir Tim Pengadaan b. Daftar hadir Tim konsultan perencana (bilamana ada) c. Daftar hadir rekanan peserta pelelangan


147

Contoh Form Daftar Hadir Peserta Pemasukan dan Pembukaan Penawaran Rekanan DAFTAR HADIR PESERTA PEMASUKAN DAN PEMBUKAAN PENAWARAN PENGADAAN …… TANGGAL … …… 20…

NO

NAMA PERUSAHAAN

NAMA PEDAFTAR / JABATAN

NO ALAMAT TELEPON/ TANDA KANTOR NO TANGAN FAX/EMAIL

1

2 Dst… Contoh Form Daftar Hadir Peserta Pemasukan dan Pembukaan Penawaran Tim DAFTAR HADIR TIM PEMASUKAN DAN PEMBUKAAN PENAWARAN PENGADAAN …… TANGGAL … …… 20… NO.

NAMA

JABATAN

1

Ketua

2

Wakil Ketua

3

Sekretaris

TANDA TANGAN

Dst…


148

Contoh Berita Acara Pemasukan dan Pembukaan Penawaran PT JASA RAHARJA (PERSERO)

BERITA ACARA PEMASUKAN DAN PEMBUKAAN PENAWARAN

KANTOR PUSAT / CABANG….. PEKERJAAN : PENGADAAN ……………..

Tanggal

: …….20…

Pada hari ini …………Tanggal ………..bulan …………tahun ………………., kami yang bertandatangan dibawah ini Tim Pengadaan …………………dan 2 (dua) wakil dari rekanan, telah mengadakan rapat pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran. Dalam pelaksanaan pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran ini telah disepakati bersama untuk ditunjuk 2 (dua) orang wakil dari rekanan. Hasil dari pemasukan dan pembukaan penawaran tersebut adalah sebagai berikut : 1….. 2…… Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya dan sebenar – benarnya dalam … (……) rangkap untuk dipergunakan seperlunya. Tim Pengadaan …………….. …………………………. Ketua Tim Wakil Rekanan (1) PT/CV. ……………

Wakil Rekanan (2) PT /CV……….

…………… (Nama & Jabatan)

………………… (Nama & Jabatan)

Catatan : 1. Segala peristiwa yang terjadi pada saat pembukaan penawaran agar dituangkan dalam berita acara) 2. Dilengkapi dengan daftar hadir : a. Tim pengadaan b. Rekanan Peserta pelelangan


149

Contoh Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)

………,………20… Nomor Sifat Hal

: UM/R/ /20… : Penting : Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)

Yth. Direktur PT. ……… Harap kirimkan kepada kami penawaran Saudara untuk Pengadaan … dengan rincian dibawah ini : N

Spesifikasi Barang / Jasa

Jumlah

……………… ……………… ……………… Keterangan : Penawaran harga termasuk Pajak Menyampaikan jangka waktu pelaksanaan dst Penawaran Saudara kami harapkan dapat diterima paling lambat pada tanggal ………… 20… Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih. Divisi /Cabang …….

Surat ini bukan Merupakan pesanan

…………… Kepala Divisi/Cabang Kantor Pusat/Kantor Cabang …: Jalan ………, Telepon: ………, Faksimile : ………, Situs (Website) www.jasaraharja.co.id Pos-El (E-mail) ………@jasaraharja.co.id


150

Contoh Lampiran KAK Untuk Pekerjaan Konsultansi (dilampirkan di SPPH) 1/2 KERANGKA ACUAN KERJA ( KAK ) PENGADAAN …… A. (Nama Pengadaan) Sesuai dengan Visi Jasa Raharja yaitu menjadi perusahaan terkemuka di bidang Asuransi dengan mengutamakan penyelenggaraan program Asuransi Sosial dan Asuransi Wajib sejalan dengan kebutuhan masyarakat. Setiap orang yang melakukan perjalanan baik di darat, laut dan udara akan dilindungi oleh PT. Jasa Raharja sebagai perusahaan Negara yang melayani Asuransi Jiwa sosial. (Penjelasan Pekerjaan) B. Umum 1. Pengembangan Aplikasi Mobile Lakalantas dalam rangka melakukan pelayanan santunan kepada masyarakat dan monitoring tingkat kecelakaan Lalu-lintas. 2. Pengembangan Aplikasi Mobile LAKA LANTAS ini bertujuan untuk memudahkan Surveyor yang bertugas di lapangan untuk melakukan tugasnya. 3. Fitur dari modul aplikasi ini, dibuat juga untuk Eksekutif agar dapat lebih mudah memantau proses Pelayanan PT. Jasa Raharja terhadap korban kecelakaan Lalu lintas. C. Maksud dan Tujuan 1. ……. 2. ……. D. Lingkup Pekerjaan. 1. Lingkup Kegiatan/Proyek adalah : …… 2. Lingkup Pekerjaan adalah : Pengadaan …… ini meliputi : a. …… b. …… c. …… E. Kegiatan Yang Dilaksanakan Pekerjaan yang dilakukan pada Pengadaan …… adalah …… F. Durasi Pekerjaan Pengembangan Aplikasi Mobile ini dilakukan maksimal …… bulan dengan ……. PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

151

Contoh Lampiran KAK Untuk Pekerjaan Konsultansi (dilampirkan di SPPH) 2/2 G. Pelaksana Kegiatan a) …… b) H. Tenaga 1. Untuk melaksanakan tujuannya, konsultan harus menyediakan tenaga yang memenuhi ketentuan proyek, baik ditinjau dari segi lingkup proyek maupun tingkat kompleksitas pekerjaan. 2. Tenaga-tenaga ahli yang dibutuhkan dalam untuk masing-masing kegiatan perencanaan sekurang-kurangnya terdiri dari : 1) Project Manager : … orang 2) System Analyst : … orang 3) Database Administrator : … orang 4) Developer : … orang 5) Implementor : … orang 6) Dokumentator : … orang I. Keluaran ……. J. Penutup 1. …… 2. …… Jakarta, ……… 20…



152

Contoh Berita Acara Evaluasi Pemilihan Langsung/Pelelangan 1/3

BERITA ACARA EVALUASI PEMILIHAN LANGSUNG / PELELANGAN

PT. JASA RAHARJA (PERSERO) KANTOR PUSAT

PEKERJAAN

:

Pengadaan ………

Tanggal

:

… ……… 20…

Pada hari ini …… tanggal ………… bulan ……… tahun ……… (…-…-20…), Pengadaan …telah diadakan penelitian terhadap seluruh dokumen penawaran dari penyedia barang atau jasa yang mengikuti proses (pemilihan langsung/pelelangan) yaitu sebagai berikut : a. (Pemilihan

langsung/Pelelangan)Pengadaan

……………

dilaksanakan

berdasarkan ketentuan yang tercantum dalam Surat Keputusan Direksi nomor KEP/14/2012 tanggal 18 Januari 2012 tentang SPO Pengadaan Barang / Jasa yang dilaksanakan dengan sistem ………. b. … (……) rekanan telah dipilih dalam pengadaan ……… c. Ke … (……) peserta tersebut memenuhi persyaratan pengadaan ………. Evaluasi terhadap semua penawaran yang masuk dan dinyatakan sah dalam pengadaan ini, dengan evaluasi sebagai berikut :

SIUP SITU/ Domisi li

TDP

Nama Perusahaan

NPWP

No

Akta

A. Evaluasi Administrasi : Ketera ngan

1 2 Dst… B. Evaluasi Teknis No

Nama Penyedia Barang

Kesesuaian Spesifikasi

Keterangan

1 2 Dst…


153

Contoh Berita Acara Evaluasi Pemilihan Langsung/Pelelangan 2/3 C. Evaluasi Harga Penawaran: Nama Penyedia Barang atau Jasa

Penawaran Rp……………

No Pagu Anggaran

Rp…………… Rp…………… Rp……………

HPS 1 2 Dst… Kesimpulan : ………

Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dapat dipergunakan seperlunya Divisi Umum …………… Kepala Divisi/Kepala Cabang Contoh Penilaian Evaluasi Sistem Nilai (Merit Point System) SISTEM NILAI (Merit Point System) Pengadaan Barang : 1 (satu) Unit Turbin Air No 1 2 3 4 5 6

Unsur Penilaian

Nilai Bobot

Harga Alat 60% (Setelah Dievaluasi) Harga Suku Cadang Desain dan Kinerja Waktu Penyerahan Pelayanan Passcajual Standarisasi Total Peringkat

60 10 5 5 10 10 100

Penawar -A60 7 3 3 6 6 85 II

Penawar -B55 4 4 3 7 8 81 III

Penawar -C55 5 5 5 8 8 86 I

Cara perhitungan sebagai berikut : EVALUASI TEKNIS (40%)

No.

1 2 3

Nama Penyedia Barang

A B C

Harga Suku Desain dan Waktu Pelayanan Standarisasi Cadang Kinerja Penyerahan Pasca Jual 25% 10 17.50% 7 10% 4 12.50% 5

12.50% 5 7.50% 3 10% 4 12.50% 5

12.50% 5 7.50% 3 7.50% 3 12.50% 5

25% 10 15% 6 17.50% 7 20% 8

25% 10 15% 6 20% 8 20% 8

Nilai

Bobot

Nilai Bobot (score)

40

40

100% 62.50% 25 65.00% 26 77.50%


31

154

Bila menggunakan nilai minimal ambang batas (passing grade), hal ini harus dicantumkan dalam dokumen lelang. Untuk itu, Tim/Panitia Pengadaan membuat daftar urutan yang dimulai dari penawaran harga terendah untuk semua penawaran yang memperoleh nilai minimal (passing grade). CARA PENILAIAN

No 1

2

3

kriteria Kualifikasi Tenaga Ahli Inti a. Tingkat Pendidikan b. Pengalaman Kerja Sejenis c. Penguasaan Bahasa Total Angka Bagian - 1 Pendekatan dan Metodologi a. Pemahaman atas KAK b. Hasil Kerja c. Peralatan d. Kualitas Metodologi Total Angka Bagian - 2 Pengalaman Perusahaan a. Pengalaman Kerja Sejenis b. Pengalaman Kondisi Lapangan c. Referensi Pendukung Total Angka Bagian - 3 Total Angka Keseluruhan

Skor Bobot

A

B

Penilaian Rekanan C D

6 18 6 30

2 7 3 12

3 9 4 16

4 10 4 18

10 6 4 10 30

4 3 2 5 14

5 3 2 5 15

18 14 8 40 100

8 7 3 18 44

9 7 4 20 51

E

F

6 18 6 30

3 7 4 14

3 9 3 15

6 4 3 7 20

10 6 4 10 30

10 6 4 10 30

5 3 2 5 15

7 6 7 20 58

9 6 3 18 78

17 13 8 38 82

14 10 6 30 60

Ketentuan : Nilai Lulus (Passing Grade) : a. Nilai Total Angka Keseluruhan (1 + 2 + 3 ) > 60 b. Nilai Total Angka Bagian 1,2 dan 3> 50% x skor bobot Bagian masingmasing Penilaian :  Penyedia Barang/Jasa A, B, C, D dan E tidak lulus karena tidak memenuhi persyaratan nilai minimal  Penyedia Barang/Jasa F lulus karena memenuhi persyaratan nilai minimal


155

Contoh Berita Acara Negosiasi dan Klarifikasi Harga PT JASA RAHARJA (PERSERO) KANTOR PUSAT/CABANG …

Pekerjaan

BERITA ACARA NEGOSIASI DAN KLARIFIKASI HARGA Tanggal : … …… 20…

: Pengadaan ……

Pada hari ini…tanggal…bulan…tahun…, kami yang bertandatangan dibawah ini : Nama : …… Jabatan : Kepala Divisi Umum/Kepala Cabang Alamat Kantor : …… Dalam hal ini bertindak melaksanakan jabatan tersebut untuk dan atas nama PT Jasa Raharja (Persero)/Cabang……, selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama. Nama : …… Jabatan : …… Alamat Kantor : …… Dalam hal ini bertindak melaksanakan jabatan tersebut untuk dan atas nama PT. ……, selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua. Pihak Pertama sesuai dengan kewenangannya mengajukan permintaan penurunan harga Pengadaan ……. Pihak Kedua setelah mempertimbangkan permintaan Pihak Pertama menyatakan (tidak bersedia) / (bersedia) menurunkan harga yang ditawarkan, dengan perincian sebagai berikut: Rincian Klarifikasi Klarifikasi Teknis, Teknis,Jangka waktu Jangka waktu dan dan Harga sebelum Harga setelah negosiasi negosiasi Rp………,00 Rp………,00 Pengadaan … Termasuk Pajak Termasuk Pajak Spesifikasi: …… Jangka Waktu Pelaksanaan … Hari kalender … Hari kalender Paraf……

Demikian berita acara ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. PIHAK KEDUA, PIHAK PERTAMA PT. … Divisi Umum/Cabang ……

……

……

Kepala Divisi/Kepala Cabang


156

Contoh Pengumuman Pemenang

Jakarta ,

…… 20…

Nomor Sifat Hal

: : :

UM/R/ /20… ……… Pemenang Pengadaan ……………

Yth. Direktur PT / CV …………… …………………… Berdasarkan Hasil Evaluasi Pengadaan ……………, dengan ini ditetapkan sebagai pemenang adalah: Nama Perusahaan Alamat Jumlah biaya Terbilang Jangka Waktu Pelaksanaan Nomor Pokok Wajib Pajak

: PT / CV …… : Jl. …………… : Rp…………… termasuk Pajak. : ……………… : …… hari kalender : ………………

Selanjutnya kepada penyedia barang yang ditetapkan sebagai pemenang Pengadaan ……………… tersebut, segera mempersiapkan segala sesuatunya untuk pelaksanaannya. Atas perhatian dan partisipasi Saudara kami ucapkan terima kasih. Divisi /Cabang ……… …………… Kepala Divisi/Cabang Catatan : Pengumuman disampaikan kepada seluruh rekanan / peserta pengadaan yang mengajukan penawaran. Kantor Pusat/Kantor Cabang …: Jalan ………, Telepon: ………, Faksimile : ………, Situs (Website) www.jasaraharja.co.id Pos-El (E-mail) ………@jasaraharja.co.id


157

Contoh Penunjukan Penyedia Pengadaan (SPPBJ)

………………, Nomor Sifat Hal

…… 20…

: UM/R/ /20… : Penting : Penunjukan Penyedia Pengadaan …………… (SPPBJ)

Yth. Direktur PT. ………… Dengan ini kami menunjuk Saudara selaku pelaksana pengadaan ……… dan meminta untuk segera melaksanakan pekerjaan tersebut dengan rincian sebagai berikut: Nama Pekerjaan Nilai Pekerjaan Jangka waktu pelaksanaan

: Pengadaan …………… :Rp …… (……… rupiah) termasuk pajak. : … (………) hari kalender

Selanjutnya diminta kepada Saudara untuk : Menyerahkan jaminan pelaksanaan minimal sebesar 5% (lima persen) dari nilai pekerjaan yang ditujukan kepada PT Jasa Raharja (Persero) dengan alamat : Jl. ………………. Menandatangani perjanjian kerjasama paling lambat 14 (empat belas) hari kalender setelah ditandatangani surat ini. Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih Divisi /Cabang…… …………… Kepala Divisi/Cabang



158

Contoh Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)

Jakarta,

…… 20…

Nomor Sifat Hal

: UM/R/ /2013 : Penting : Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)

Yth. Direktur PT. … Sehubungan dengan penawaran dari PT. …… pada nomor : …… tanggal … …… 20… dan Berita Acara Negosiasi Harga tanggal … …… 20…, sambil menunggu ditandatanganinya Perjanjian Kerjasama Pengadaan ……, dengan ini kami perintahkan kepada Saudara untuk memulai pelaksanaan pengadaan dimaksud, dengan rincian pekerjaan sebagai berikut : Nama Pekerjaan Nilai Pekerjaan Jangka waktu pelaksanaan

: Pengadaan …… : Rp……,- (…… rupiah) termasuk pajak. : … (……) hari kalender

Selanjutnya diminta kepada Saudara untuk : Menyerahkan jaminan pelaksanaan sebesar 5% (lima persen) dari nilai pekerjaan yang ditujukan kepada PT Jasa Raharja (Persero) dengan alamat : Jl. HR Rasuna Said Kav C2 Kuningan Jakarta Selatan. Menandatangani perjanjian kerjasama paling lambat 14 (empat belas) hari kalender dari Surat Perintah Mulai Kerja ini. Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih Tim Pengadaan/Divisi…/Cabang …… ……… Ketua Tim/Kepala Divisi/Kepala Cabang



159

Contoh Surat Pesanan (Isi Disesuaikan dengan Kondisi) 1/2

……, … …… 20… Nomor Sifat Hal

: UM / R / /20… : Penting : Pesanan Barang/Jasa

Yth. Direktur PT / CV ……… Harap kirimkan kepada kami … dengan jumlah dan spesifikasi sebagai berikut : No. Uraian / Spesifikasi Barang Jumlah Harga (Rp) ……… (Nama Barang/Jasa) 1 ………… (Spesifikasi) … Rp……… 2 ………… … Harga Rp……… Pajak Rp……… Total Harga Rp……… Terbilang:………rupiah Tempat Penyerahan

: PT Jasa Raharja (Persero) Jl. ………

Syarat pembayaran : Pembayaran dilaksanakan setelah pesanan diserahkan seluruhnya dalam keadaan baru, baik, lengkap serta dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Jangka Waktu Pelaksanaan: Jangka waktu pelaksanaan selama …… hari kalender terhitung sejak tanggal Surat Pesanan ditandatangani Syarat…



160

Contoh Surat Pesanan (Isi Disesuaikan dengan Kondisi) 2/2

Syarat-syarat lain : Apabila terjadi keterlambatan dalam penyerahan pesanan dari jadwal waktu yang ditetapkan, maka rekanan akan dikenakan sanksi denda 1‰ (satu perseribu) perhari dari jumlah biaya tersebut diatas maksimum 5% (lima persen). Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih. Divisi Umum ……………… Kepala Divisi/Kepala Cabang


161

Contoh Surat Perintah Kerja (Isi Disesuaikan dengan Kondisi) 1/3

SURAT PERINTAH KERJA Nomor …/ /SPK/20… Yth. CV. /PT............... Jl. ..................... .................................. Berdasarkan … Pelaksanaan Pekerjaan meliputi : Pekerjaan pengadaan..........., dengan spesifikasi / volume / jumlah / ukuran sebagai berikut : ................................ .................................. Biaya dan cara pembayaran : 1. … 2. dst

Setuju Menerima Perintah, CV. /PT................................

PT Jasa Raharja (Persero) Divisi Umum/Cabang.........

........................... Direktur

............... Kepala Divisi /Cabang........... halaman 3 dari 3

Paraf PIHAK PERTAMA

Paraf PIHAK KEDUA



162

Contoh Perjanjian Kerjasama (Isi Disesuaikan dengan Kondisi) 1/3 PERJANJIAN KERJASAMA ANTARA PT JASA RAHARJA (PERSERO) DENGAN PT. …………… TENTANG PENGADAAN …………… NomorUM/ /SP/20… Nomor Pada hari ini, …… tanggal …… bulan …… tahun …… ..............., kami yang bertanda tangan di bawah ini:

(…-…-20…) di

1. ………, selaku Kepala Divisi / Cabang ………PT Jasa Raharja (Persero), dalam hal ini bertndak dalam jabatannya tersebut untuk dan atas nama PT Jasa Raharja (Persero), beralamat di Jalan ………………, selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA; 2. ……… selaku Direktur PT.……… beralamat di Jl. ………………, dalam hal ini bertindak dalam melaksanakan jabatan tersebut untuk dan atas nama PT. ………………selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA. … dst PASAL 1 KETENTUAN UMUM 1. … 2. dst PASAL 2 PELAKSANAAN PEKERJAAN PIHAK PERTAMA memberikan pekerjaan kepada PIHAK KEDUA sebagaimana PIHAK KEDUA menerima pekerjaan dari PIHAK PERTAMA, berupa pengadaan ………………dengan perincian 1. ……………… 2. dst

halaman 3 dari …

Paraf PIHAK PERTAMA

Paraf PIHAK KEDUA


163

Contoh Perjanjian Kerjasama (Isi Disesuaikan dengan Kondisi) 2/3 PASAL 3 BIAYA PENGADAAN 1. … 2. dst PASAL 4 JAMINAN PELAKSANAAN 1. … 2. dst PASAL 5 JANGKA WAKTU PELAKSANAAN 1. … 2. dst PASAL 6 MASA PEMELIHARAAN 1. … 2. dst PASAL 7 UANG MUKA 1. … 2. dst PASAL 8 CARA PEMBAYARAN … PASAL 9 DENDA DAN SANKSI 1. … 2. dst PASAL 10 FORCE MAJEURE 1. … 2. dst

halaman 3 dari …

Paraf PIHAK PERTAMA

Paraf PIHAK KEDUA


164

Contoh Perjanjian Kerjasama (Isi Disesuaikan dengan Kondisi) 3/3 PASAL 11 PENYELESAIAN PERSELISIHAN 1. … 2. dst PASAL 12 PENUTUP 1. … 2. dst PIHAK KEDUA PT. .............. (Persero) Direksi,

PIHAK PERTAMA PT Jasa

.............. Direktur

.............. Kepala Divisi/Cabang

Raharja

Divisi …/Cabang…….

halaman 3 dari…

Paraf PIHAK PERTAMA

Paraf PIHAK KEDUA


165

Contoh Berita Acara Serah Terima PT JASA RAHARJA (PERSERO) PEKERJAAN

: Pengadaan ………

BERITA ACARA SERAH TERIMA Tanggal

: …… 20…

Pada hari ini …… tanggal ……… bulan …… tahun …, yang bertanda tangan dibawah ini : 1. N a m a Jabatan Alamat Kantor

: : :

…… …… Jl. ……

Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA 2. N a m a Jabatan Alamat Kantor

: : :

…… …… ……

Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA. Dengan ini PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA menyatakan sebagai berikut : 1. PIHAK KEDUA menyerahkan hasil pekerjaan Pengadaan ……………………………, yang dilaksanakan oleh PIHAK KEDUA sesuai dengan Surat Pesanan/Surat Perintah Kerja/Perjanjian Kerjasama No. ………/………/2011tanggal …… 20…. 2. PIHAK PERTAMA menyatakan menerima dengan baik dan lengkap hasil pelaksanaan pekerjaan serta dapat dipergunakan sebagaimana mestinya, terhitung sejak Berita Acara ini ditanda tangani. Demikian Berita Acara Serah Terima ini dibuat dalam rangkap secukupnya untuk dapat dipergunakan seperlunya. PIHAK KEDUA PT. ……… (Persero)

PIHAK PERTAMA PT. Jasa Raharja

………… (jabatan)

…… (jabatan) PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

166

Contoh Laporan Penyelesaian Pekerjaan Laporan Penyelesaian Pekerjaan Pengadaan ……………… (Unit Teknis) Pada hari ini ……… tanggal ………… Bulan …… Tahun Dua Ribu Dua Belas, yang bertanda tangan dibawah ini : 1. N a m a : Jabatan Alamat Kantor

…… : …… : Jl. ……

Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA 2. N a m a Jabatan Alamat Kantor

: …… : …… : ……

Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA. Dengan ini PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA menyatakan sebagai berikut : 1. PIHAK KEDUA menyerahkan hasil pekerjaan Pengadaan ……………………, yang dilaksanakan oleh PIHAK KEDUA sesuai dengan Surat Pesanan/Surat Perintah Kerja/Perjanjian Kerjasama No. ………/………/20…tanggal …… 20…. 2. PIHAK PERTAMA menyatakan menerima dengan baik dan lengkap hasil pelaksanaan pekerjaan serta dapat dipergunakan sebagaimana mestinya, terhitung sejak Laporan Penyelesaian Pekerjaan ini ditanda tangani. Demikian Laporan Penyelesaian Pekerjaan ini dibuat dalam rangkap secukupnya untuk dapat dipergunakan seperlunya. PIHAK KEDUA PT. ………

PIHAK PERTAMA PT. Jasa Raharja (Persero)

…… ……

…… ……


167

Contoh Checklist Pemeriksaan Barang CHECKLIST PEMERIKSAAN BARANG : PENGADAAN …

No.

1.

Checklist

Uraian/Spesifikasi Barang

(Spesifikasi kontrak)

Keterangan ADA/YA TIDAK

sesuai

2

(lampirkan foto)

……, … ……20… Pemeriksa Unit Umum

Mengetahui Divisi…/ (User) ……

…… ……

…… ……


168

Contoh Daftar Nama Rekanan No

Nama Perusahaan

Alamat

Contact Person

Email

Nmr Telepon

1 2 3 … … …


169

Contoh Kuesioner Kepuasan Supplier 1/3 KUESIONER SURVEY KEPUASAN SUPPLIER (PEMASOK) PENGADAAN BARANG/JASA PT JASA RAHARJA (PERSERO) INFORMASI ANDA AKAN DIJAMIN KERAHASIAANNYA 1. Jabatan Anda dala perusahaan Pemilik

Direksi

Manager

Lainnya

2. Sudah berapa lama Anda bekerja sama dengan PT Jasa Raharja (Persero) ? Kurang dari 1 tahun

Lebih dari 1 tahun

3. Metode Pengadaan Barang/Jasa yang pernah Anda ikuti (boleh lebih dari satu): Pembelian Langsung

Pelelangan

Pengadaan Langsung

Penunjukan Langsung

Pemilihan Langsung

4. Puaskah Anda terhadap proses pengadaan barang/jasa di PT Jasa Raharja (Persero) a. Puas

b. Tidak Puas

Jika tidak puas, sebutkan alasannya : ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………

5. Apakah Anda masih ingin bekerjasama dengan PT Jasa raharja (Persero) dalam hal pengadaan barang/jasa b. Ya

b. Tidak

Jika tidak, sebutkan alasannya :


170

Contoh Kuesioner Kepuasan Supplier 2/3 Petunjuk : berdasarkan pengalaman anda selama melaksanakan proses pengadaan barang/jasa di PT Jasa Raharja (Persero), berilah tanda silang () pada kolom yang telah disediakan, sesuai dengan harapan anda dan kenyataan. Keterangan: 1. Tidak Memuaskan (TM) 2. Kurang Memuaskan (KM) 3. Cukup Memuaskan (CM) 4. Memuaskan (M) 5. Sangat Memuaskan (SM) Daftar Pertanyaan : No

Pertanyaan

1

Informasi mengenai pengadaan barang/jasa dapat di akses dengan mudah (tidak dihalang-halangi, jelas dan lengkap

2

Jangka waktu pengumuman cukup memadai (tidak terlalu singkat)

3

Pendaftaran menjadi rekanan melalui website cukup mudah

4

Pengadaan barang/jasa terbuka bagi setiap penyedia barang/jasa yang memenuhi syarat.

5

Integritas penyelenggara pengadaan barang/jasa cukup tinggi

6

Komunikasi dua arah antara supplier dan penyelenggara pengadaan barang/jasa terjalin dengan baik

7

Informasi pada saat penjelasan pekerjaan (Aanwijzing) disampaikan dengan lengkap dan jelas

8

Perubahan spesifikasi (bila ada) disampaikan kepada rekanan

9

Penandatangan kontrak tidak ditunda-tunda

TM KM CM M SM 1 2 3 4 5


171

10 Hak dan Kewajiban para pihak dalam kontrak ditulis secara jelas , lengkap, adil dan profesional 11 Para pihak dalam kontrak dapat memberikan solusi atas permasalahan yang muncul (jika ada) didalam proses pengadaan barang/jasa 12 Seluruh jadwal pelaksanaan pengadaan barang/jasa dilaksanakan tepat waktu (sesuai jadwal) 13 Pelaksanaan pekerjaan tidak dipersulit 14 Proses penagihan tidak sukar 15 Proses pembayaran dilakukan tepat waktu/sesuai dengan isi kontrak (tidak berbelit-belit)

HARAPAN SUPPLIER/PEMASOK: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Terima kasih atas partisipasi Anda dalam kegiatan pengadaan barang/jasa di PT Jasa Raharja (Persero). Masukan obyektif Anda akan menjadi perhatian kami dalam meningkatkan kinerja pengadaan barang/jasa di PT Jasa Raharja (Persero)


172

Contoh Evaluasi Kinerja Suplier 1/2 FORMULIR EVALUASI SUPPLIER

Formulir Evaluasi Supplier ini digunakan untuk evaluasi terhadap seluruh pemasok yang telah melaksanakan pekerjaan pengadaan barang/jasa di lingkungan perusahaa natas kinerja dan kosistensi supplier/pemasok dalam menyediakan barang/jasa kepada Perusahaan. Tanggal Pengisian : ……………………………………………………… Unit Kerja (User) : ……………………………………………………… Nama Pemasok : ……………………………………………………… Alamat Pemasok : ……………………………………………………… Jenis pengadaan barang/jasa yang dikerjakan : ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Mohon berikan tanda silang (X) untuk angka penilaian 0 sd 5 pada kolom dibawah :

No.

1 2 3 4

5 6 7

8

URAIAN

0 1 2 Abstain Buruk Cukup

3 Baik

4 Baik Sekali

Bagaimana kualitas barang/jasa yang dipasok ? Bagamana proses penagihan (sesuai kontrak) ? Bagaimana dengan penawaran harga yang dibuat oleh pemasok ? Bagaimana Pemasok dalam memenuhi kesepakatan yang telah dibuat bersama? Bagaimana anda menemukan keandalan pengiriman pemasok? Apakah Jumlah yang dikirimkan pemasok sudah sesuai dan benar ? Bagaimana barang/jasa yang disampaikan pemasok (sudah benar) ? Bagaimana proses pengiriman barang/jasa (sesuai dengan kontrak) ? PT Jasa Raharja (Persero) |Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa

173

9

10

11

12 13

14

15

Bagaimana pemasok memberitahukan anda ketika terjadi delay pengiriman (jika ada) ? Apakah ada informasi dari pemasok saat terjadi kesalahan dalam pengiriman (tepat waktu) Apakah pemasok memberikan solusi ketika terjadi permasalahan ? Apakah Pemasok cukup fleksibel? Bagaimana pemasok melakukan kesepakatan ketika terjadi pesanan penting/pengiriman/maupun pengembalian barang ? Apakah pemasok menginfomasikan perkembangan jenis barang/jasa yang baru Bagaimana komunikasi dengan wakil pemasok

CATATAN : Apakah anda mempunyai saran ataupun komentar ? Jakarta, …………………………… Mengetahui Unit Kerja (user) : ……………………………………… Divisi/Cabang Nama

: ………………………………………

Jabatan

: ………………………………………

Tanda tangan

: ……………………………

....................................... Kepala Divisi/Cabang


174

Jasa 1

Recommend Documents