JAARVERSLAG 2014 1. HET JAAR IN VOGELVLUCHT Er is veel gebeurd in 2014, het 95ste jaar in het bestaan van Koorvereniging Bergen. Het begon met een ingrijpende bestuurswisseling waarbij vier bestuursleden met een lange staat van dienst, vertrokken om plaats te maken voor een nieuwe secretaris en penningmeester. Het nieuw aangetreden bestuur heeft – met instemming van de leden – een aantal projecten aangepakt, waarbij de aanschaf van een nieuw podium, een website en het automatisch incasseren van de contributie het meest in het oog springende zijn. Het is goed dat het koor, naast alle veranderingen, ook tradities in ere wil houden. Zo kon een ieder, die zich hier voor had aangemeld, in de eerste week van februari genieten van een bord snert in het Parkhotel, werd de jaarlijkse verloting gehouden en het 95 jarig bestaan van de vereniging op gepaste wijze gevierd. Het koor heeft in 2014 twee concerten uitgevoerd: op 11 april het Stabat Mater van Dvorák en op 19 december het Kerstconcert met werken van Bach, Bruch, Rutter en Vaughan Williams. Het Kerstconcert werd afgesloten met samenzang door koor én publiek. Hiervoor waren enkele bekende Christmas Carols uitgekozen. De Algemene Leden Vergadering was in twee delen opgesplitst. Op 12 mei vond de bestuurswisseling plaatst en werd vooral teruggekeken op het jaar ervoor. In de vergadering van 8 september presenteerde het nieuwe bestuur haar visie en plannen voor de toekomst en de begroting die daar mee samenhing. De leden stemden in met het plan om meer te investeren in kwaliteit en gingen akkoord met de contributieverhoging die daarvoor nodig was. 2. LEDEN Op 1 januari 2014 telde het koor 118 leden. 26 Leden besloten om verschillende redenen niet mee te doen aan het Kerstconcert. De meesten van hen namen overigens wel deel aan de repetities van de Matthäus Passion, die op 27 maart 2015 uitgevoerd zal worden. Aan die repetities namen ook 13 projectleden deel. Het bestuur hoopt dat een aantal van hen lid zullen worden van het koor. Een aantal leden heeft het lidmaatschap opgezegd en zes nieuwe leden hebben zich aangemeld; waarmee aantal koorleden op 31 december 2014 op 106 stond.
Opgezegd Hans de Bruin, Eduard Huijsmans, Linda Kwikkers, Marius de Langen, Anne Noest, Rolf Otger, Edith Otger, Ria Plat, Douwe Plat, Nelleke Schuurman, Don Vromans, Marianne Vromans, Margreet Willemier-Westra Karten, Jeannette Valk, Nicola van Diepen, Esther Hoorn, Karin Klomp, Yvonne Bloemenheuvel Het aantal leden stond voor de zomer op 104. 26!! leden besloten om verschillende redenen Nieuwe leden Bangert, Frank Hoogland, Maria Koning, Jeannet van Leeuwen, Nicola van Diepen, Onno 3.Emmy HET BESTUUR Walgien
Jubilea Jaarverslag 2014 Koorvereniging Bergen
1
Op de eerste Algemene Leden Vergadering van 12 mei waren 71 leden aanwezig. Penningmeester Hans de Bruin en secretaris Nelleke Schuurman traden reglementair af. Zij hadden zich niet verkiesbaar gesteld. Ook de bestuursleden Jeannette Valk en Fred Kueter besloten af te treden. De voorzitter bedankte de aftredende bestuursleden voor het werk dat zij in de afgelopen jaren voor het koor hebben verzet. Er waren cadeaus, bloemen en de zaal zong uit volle borst mee met een prachtig lied dat Ru Köhne voor de gelegenheid had gemaakt. De vergadering stemde in met de benoemde bestuursleden: Els Post voor de functie van secretaris en Jeroen Kans als penningmeester. Met Jacqueline van de Klundert en Gea Boswinkel, die aanbleven als bestuurslid en de voorzitter Berenda Dekkers kwam het aantal bestuursleden op vijf. Op de tweede ledenvergadering, op 8 september, presenteerde het bestuur haar visie op de toekomst, waarin investeren in kwaliteit van het koor voorop stond. Een goede band met dirigent, de zusterkoren in Schagen en Castricum en het Begeleidingsorkest voor Noord-Holland is voor het bestuur een uitgangspunt. Benadrukt wordt dat investeren in kwaliteit niet alleen een verantwoordelijkheid van het bestuur is, maar ook van de individuele leden van wie verwacht wordt dat zij bij de repetities aanwezig zijn en thuis repeteren. Het bestuur streeft naar een koor dat niet stil staat, maar zichzelf ontwikkelt: een koor dat mensen aantrekt die niet alleen prettig willen zingen, maar ook de ambitie hebben om steeds beter te gaan zingen en daarin willen investeren. De kwaliteitsverbetering betrof ook het vernieuwen van podium en tribune. De ledenvergadering steunde het voornemen van het bestuur om de aanschaf van een nieuw podium te onderzoeken. En ging akkoord met een contributieverhoging van 12,-- euro naar 15,-- euro per maand en de automatische incasso per kwartaal hiervan met ingang van 1 januari 2015. 4. GEREALISEERD EN IN GANG GEZET BELEID Het bestuur heeft in 2015 de communicatie van de Koorvereniging met de leden en de “buitenwereld” grondig aangepakt. Uitgangspunt in de communicatie met de leden is dat het bestuur niet alleen wil zenden, maar een dialoog wil aangaan. In dat kader zijn de volgende punten aangepakt: Website: de sterk verouderde website is helemaal opnieuw opgezet in een nieuwe huisstijl. De site kent een apart gedeelte voor de leden, waar naast een “smoelenboek” veel praktische informatie te vinden is. Nieuwsbrief: ook de nieuwsbrieven hebben een nieuw uiterlijk gekregen, worden maandelijks verzonden en zijn in een uitgebreidere versie op de site te vinden. Huiswerkmail: nieuw is de huiswerkmail, waarin wekelijks gemeld wordt welke werken er de volgende repetitie ingestudeerd zullen worden. Zo nodig worden ook andere belangrijke mededelingen vermeld. Klankbordgroep: Voorafgaand aan de tweede ledenvergadering van 8 september heeft het bestuur met een klankbordgroep bestaande uit een tiental leden gesproken over de nieuwe plannen die het bestuur aan de leden wilde voorleggen. De bijeenkomst had als doel om te onderzoeken of er draagvlak was voor de nieuwe koers. Het bestuur heeft de bereidheid om hieraan deel te nemen en de inbreng van de klankbordgroep als heel prettig en nuttig ervaren. Aanschaf podium en tribune Na het aanvragen van drie offertes heeft het bestuur van de leden de toestemming gekregen om over te gaan tot de aanschaf van een nieuw podium en een nieuwe tribune bij de firma Kolkman Tribuneverhuur. Met deze aanschaf is een bedrag van ca. 28.000,-- euro gemoeid wat ten laste komt van de reserves van de vereniging. Het podium en de tribune worden op maat gemaakt voor de Petrus en Pauluskerk, maar zijn zodanig geconstrueerd dat ze ook in een andere ruimte, of buiten opgebouwd kunnen worden. Dat geeft de mogelijkheid om eventueel elders op te treden en om het podium of de tribune aan derden te verhuren, al dan niet in de Petrus en Pauluskerk. In december 2 Jaarverslag 2014 Koorvereniging Bergen
heeft het koor al gezongen op de nieuwe tribune. De verlichting werd aangepast op het grotere podium. Werkzaamheden bestuur Het blijkt lastig om bestuursleden te vinden die een bijdrage kunnen en willen leveren. Tegelijkertijd is de werkdruk voor de zittende bestuursleden hoger dan ooit: meer werk moet met minder mensen gedaan worden dan voorheen. Vandaar dat het bestuur een aantal maatregelen heeft genomen om de werkdruk te verlagen. De contributieheffing wordt versimpeld. Tot 2014 mochten de leden zelf uitmaken met welke frequentie zij de contributie van 12,-- euro per maand betaalden. Dat leidde tot een ingewikkelde administratie bij de penningmeester. Vanaf 1 januari 2015 wordt dat sterk versimpeld: de contributie – inmiddels verhoogd naar 15,-- euro per maand – wordt dan automatisch geïncasseerd bij de leden aan het begin van elk kwartaal. De leden is gevraagd een machtiging voor incasso af te geven en aan dat verzoek hebben alle leden op twee na voldaan. Met deze leden is een aparte afspraak gemaakt. Ook de collectieve aanschaf van vocal scores en oefen-Cd’s wordt voortaan via automatische incasso door de leden betaald. Bij het Kerstconcert is voor het eerst ook gebruik gemaakt van Ticketscript, waarmee bezoekers via de website een kaartje konden kopen. Bij de ingang van de kerk werd hun uitgeprinte ticket gescand en omgeruild voor een programmaboekje. Meer dan 100 mensen hebben daarvan gebruik gemaakt. Dit is voor het bestuur aanleiding om door te gaan met Ticketscript, ondanks het feit dat hier extra kosten aan verbonden zijn. Het bestuur heeft in 2014 praktische ondersteuning gekregen een aantal leden: Rosalie Konijn, heeft de administratie van de Vrienden van het Koor overgenomen van Jeannette Valk en regelde samen met Leida Buysman de plaatsingen bij het kerstconcert. Leida Buysman heeft zich bezig gehouden met praktische zaken rondom de PR en het werven van advertenties voor de programmaboekjes. Zij verdeelde het werk over een aantal leden die deze klussen voor hun rekening namen. Harry Jonkers heeft de penningmeester ondersteund bij de introductie van de incassoprocedure. Henk Schoonheim organiseert en begeleidt de ploeg die het podium en de tribune op- en afbouwt Iman Francois onderhoudt de website. Mary Kürten: fotografeert José Segerink (projectlid): ontwerp affiche, flyer en kaarten Meer leden waren actief onder andere in de koffie-en theeploeg, de feestcommissie, de bloemengroep, sponsor- en affiche-flyergroep, leden die hand- en spandiensten verricht hebben. Bovendien heeft een aantal koorleden tijdens de Kunst-10-Daagse in Bergen een week lang “gesurveilleerd” bij de kunstwerken op het Oude Hof. Resultaat: 165,- euro voor de koorkas. 5. FINANCIËN 2014 was een jaar waarin een forse aanslag op de reserves van de Koorvereniging is gepleegd. Die reserves waren florissant te noemen en zijn met meer dan 30.000,-- euro nog steeds zodanig dat de vereniging gezond is. De aanschaf van een nieuw podium van 28.000,-- euro was een beslissing die het koor heeft kunnen nemen juist dankzij die reserves: hier is jarenlang voor gespaard. Uit het overzicht van de banksaldi (zie bijlage), is te zien dat op 31 december 2014 op de rekeningen van het koor een bedrag van bijna 35.000,-- euro stond.
3 Jaarverslag 2014 Koorvereniging Bergen
Het slechte resultaat van 2014 was vooral te wijten aan het Kerstconcert (zie de eindafrekening van het Kerstconcert, die als aparte bijlage is opgenomen). Dit concert was niet opgenomen in de oorspronkelijke begroting 2014 en daarom had het nieuwe bestuur reeds een bijgestelde begroting aan de leden voorgelegd die een tekort op het Kerstconcert liet zien van ruim 7.000,-- euro. De kosten van dit concert waren zo hoog vanwege de grote bezetting van het orkest. Daarnaast moest een fors bedrag neergelegd worden voor de rechten van de muziekwerken. Deze zijn extra hoog als het stukken van nog levende componisten betreft. Door de sterk tegengevallen kaartverkoop is het tekort van het kerstconcert opgelopen tot 11.000,-- euro. Die tegenvaller van het Kerstconcert komt slechts voor een deel ten laste van 2014, zoals uit bijgesloten resultatenrekening 2014 blijkt. Als de investering van het podium buiten beschouwing gelaten wordt, komt 2014 uit op een tekort van 4.000,-- euro. Dat komt omdat een aanzienlijk deel van de kosten van het Kerstconcert (nog ca. 9.000,-- euro) in 2015 valt (zie Overlopende posten). Deze kosten zijn wel opgenomen in de eindafrekening van het Kerstconcert. Als we de overlopen posten meenemen, dan komen we op een tekort over 2014 van 13.000,-- euro. Om de complexiteit van de boekhouding – en de bankkosten - te verminderen heeft het bestuur besloten een aantal spaarrekeningen op te heffen en in 2015 ook de ABN rekening op te heffen en door te gaan met één rekening courant en één spaarrekening, beiden bij ING. 6. MILLENIUM COMMISSIE De Millenniumcommissie is op 12 maart, 12 november, 3 december bij elkaar geweest. Besproken is: Millenniumconcert: Bij het Concert Gebouw is een aanvraag ingediend voor een concert op een zondagmiddag in november. We krijgen hierover voor de zomer duidelijkheid. Het repertoire is uitvoerig onderzocht en besproken. Inmiddels (2015) is besloten dat we het Requiem van Dvorák zingen. Contract dirigent na 2016: Voorjaar 2016 verloopt het huidige contract. Dirigent Olthof heeft dan de leeftijd bereikt waarop hij niet meer verzekerd kan worden. Daarom moet het contract opnieuw worden vastgesteld. Uitgezocht wordt hoe het nieuwe contract precies vormgegeven moet worden. Dit proces loopt door in 2015. Dat de millenniumcommissie (en dus alle koren en orkest) graag zo lang mogelijk door willen met de huidige dirigent, is al in een eerder stadium vastgesteld. 7. KOOR- EN ORKESTOVERLEG Dit overleg heeft dit jaar 1 maal plaats gevonden op 12 november, aansluitend op het millenniumoverleg. Besproken zijn de zorgelijke ontwikkelingen rond de daling van het aantal leden in alle koren en de lagere bezoekersaantallen bij de concerten. Wat betreft de concertplanning: Bergen wil graag in 2019 een jubileumconcert geven en krijgt dat jaar voorrang als het om datum en invulling van het repertoire gaat. Als optie is genoemd de volledige uitvoering van het Weihnachtsoratiorium inclusief een lunch. Of dat ook haalbaar is is nog niet onderzocht. Mocht dat zo zijn dan zou het repertoire voor 2018 aangepast moeten worden. 8. VOORZITTERSOVERLEG Het voorzittersoverleg heeft plaatsgevonden op 5 februari en 17 september. In deze overleggen vond een uitwisseling plaats van de lopende koor-en orkestzaken. Koren en orkest maakten dankbaar gebruik van elkaars ervaringen, zoals bijvoorbeeld rond de subsidieaanvraag bij het VSB fonds. De samenwerking tussen koren en orkest is uitstekend.
4 Jaarverslag 2014 Koorvereniging Bergen
9. CONCERTEN in 2014 Stabat Mater van Dvorák op 11 april 2014 met het Begeleidingsorkest voor Noord-Holland Pieter-Jan Olthof, dirigent Heleen Koele, sopraan Lien Haegeman, alt Leon van Liere, tenor Pieter Hendriks, bas Wim Voogd, orgel. Aantal bezoekers: ca. 500 (betalend 450) Kerstconcert op 19 december 2014 Bach Cantate BWV 110 van Bach, Grüss an die Heilige Nacht van Max Bruch, Magnificat van John Rutter, Fantasia on Christmas Carols van Ralph Vaughan Williams met als besluit vier kerstliederen die door het publiek werden meegezongen met het Begeleidingsorkest voor Noord-Holland Pieter-Jan Olthof, dirigent Heleen Koele, sopraan Lien Haegeman, alt Vincent Lesage, tenor (verving Jan van Elsacker die ziek was) Pieter Hendriks, bas Wim Voogd, orgel Eindafrekening Kerstconcert Aantal bezoekers ca 450 (betalend 360)
Het bestuur van Koorvereniging Bergen, Bergen, maart 2015
Bijlagen: Resultatenrekening 2014 Afrekening Kerstconcert 2014
5 Jaarverslag 2014 Koorvereniging Bergen
6 Jaarverslag 2014 Koorvereniging Bergen
7 Jaarverslag 2014 Koorvereniging Bergen
