Jaarrekening een korte oriëntatie door Drs. J.C. Hoogheid AC
© 2008 Drs. J.C. Hoogheid AC Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze tekst mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de auteur.
Jaarrekening, een korte oriëntatie
1
Inleiding Na “Boekhouden, een korte oriëntatie” en “Rekeningschema, een korte oriëntatie” is “Jaarrekening, een korte oriëntatie” het derde deel in deze reeks, speciaal voor de Vereniging ANBO geschreven. In dit deel zullen wij ons, na een jaar verwerken van de mutaties, gaan bezighouden met de vraag hoe we op eenvoudige doch doeltreffende wijze een jaaroverzicht kunnen samenstellen. Binnen een vereniging wordt een dergelijk overzicht grotendeels samengesteld en veelal ook gepresenteerd door de penningmeester van het bestuur. Naast een inhoudelijk gedeelte waarin verslag zal worden gedaan van de door de vereniging in het afgelopen boekjaar ontwikkelde activiteiten is een belangrijk gedeelte in het verslag bestemd voor de cijfertjes. Het is een goede gewoonte binnen een vereniging dat het tekstuele gedeelte grotendeels wordt verzorgd door de secretaris. De penningmeester neemt uiteraard de cijfertjes voor zijn rekening. De voorzitter heeft, zoals van hem verwacht mag worden, dan veelal een sturende functie. Uiteindelijk zal de goedkeuring door de leden leiden tot decharge van het bestuur voor het inhoudelijke en financiële beleid van het afgelopen boekjaar. Hetgeen hieronder over dit voor elke vereniging belangrijke document wordt gezegd is geen wet van meden en perzen. Indien u de beschikking zou hebben over een aantal verslagen van diverse verenigingen zult u constateren dat deze verslagen op de meest uiteenlopende wijze kunnen zijn samengesteld. Uiteraard is één en ander ook afhankelijk van de doelstellingen en activiteiten van een vereniging; toch zijn er een aantal zaken te normeren en kunnen er algemene adviezen worden gegeven. Doel is uiteindelijk dat het document goed leesbaar wordt voor de leden, waarvan immers niet verwacht mag worden dat zij over de kennis beschikken om gemakkelijk jaarcijfers te kunnen interpreteren. Wij zullen ons in dit artikel, behoudens enkele algemene opmerkingen, beperken tot de financiële paragraaf van het jaarverslag van een vereniging. Voor opbouwende kritiek houden wij ons, zoals altijd, aanbevolen. Drs. J.C. Hoogheid AC
Jaarrekening, een korte oriëntatie
2
Inhoudsopgave Inleiding................................................................................................................................................2 1. Algemeen..........................................................................................................................................4 2. De jaarrekening................................................................................................................................4 3. Balans...............................................................................................................................................5 4. Toelichtingen bij de balans...............................................................................................................5 Inventaris 1.200 (1.350)..............................................................................................................5 Lening 5.000 (6.000)...................................................................................................................5 Debiteuren 900 (700)..................................................................................................................6 Overlopende posten 300 (150)....................................................................................................6 Liquide middelen 4.500 (3.200)..................................................................................................6 Eigen vermogen 6.650 (6.300)....................................................................................................6 Voorzieningen 4.200 (4.000).......................................................................................................6 Crediteuren 600 (700).................................................................................................................6 Overlopende posten 450 (400)....................................................................................................6 5. Resultatenrekening...........................................................................................................................7 6. Toelichtingen bij de resultatenrekening............................................................................................8 Bestuurskosten 2.000 (2.100)......................................................................................................8 Huur 3.400 (3.000)......................................................................................................................8 Afschrijvingen 150 (150)............................................................................................................9 Voorzieningen 200 (200).............................................................................................................9 Activiteiten 300 (250).................................................................................................................9 Contributies 3.000 (2.800)..........................................................................................................9 Overige opbrengsten 3.300 (3.400)...........................................................................................10 Intrest 400 (50)..........................................................................................................................10 7. Begroting........................................................................................................................................11 8. Tot slot............................................................................................................................................12
Jaarrekening, een korte oriëntatie
3
1. Algemeen Zoals hierboven in de inleiding reeds is gememoreerd dient een jaarverslag in de eerste plaats een voor de leden leesbaar stuk te zijn, naast de feitelijke juistheden van tekst en cijfers. Neem daartoe eenvoudige, niet al te lange zinnen op in de tekst en zorg er vooral voor dat alle taal-, spel- en typefoutjes eruit zijn gehaald. Niets is zo hinderlijk bij het lezen als dit soort fouten. Ze leiden ernstig af van het opnemen van hetgeen u wilt mededelen. Elk redelijk tekstverwerkingsprogramma beschikt tegenwoordig over een spellingcontrole dus gebruik deze dan ook. En laat indien mogelijk het stuk qua tekst eens door een ander lezen en van commentaar voorzien. Controleer alle tellingen in het cijfermateriaal met een rekenmachine, indien de cijfers niet zijn opgebouwd in een spreadsheet. In dit laatste geval maakt u uiteraard gebruik van de rekenfuncties in een spreadsheet. Eenvoudige conclusies, maar zeer vaak blijkt dat tellingen niet zijn gecontroleerd en kloppen ze dan ook niet. Let op de afrondingsmethodieken van de rekenfuncties; deze veroorzaken dikwijls afrondingen waardoor tellingen niet kloppen, met name indien u invult tot op centen en vervolgens presenteert in gehele euro's zal dat het geval zijn. Het meer beschouwende gedeelte van het cijfermateriaal kan beter worden opgenomen in de tekst van de secretaris. Dit verhindert dat het feitelijke cijfermateriaal te veel wordt omgeven door teksten die niet direct op de aldaar gepresenteerde cijfers betrekking hebben maar veeleer te maken hebben met het financiële beleid van het bestuur. Voordat wordt begonnen aan de samenstelling van de jaarrekening is het aan te bevelen eerst de administratie goed door te lopen en met name te controleren op zaken als consequent gebruik van grootboekrekeningen; het voorbereiden van de benodigde specificaties, etc. Denk er ook om dat alle voorafgaande journaalposten en transitoria geboekt zijn, zodat de jaarrekening straks één op één aansluit op de cijfers in de administratie.
2. De jaarrekening De jaarrekening bestaat uit de volgende onderdelen: –
de balans
–
de resultatenrekening
–
toelichtingen op beide staten
In de toelichtingen bij de resultatenrekening worden de werkelijke cijfers tevens vergeleken met een begroting zoals deze vóór aanvang van het onderhavige boekjaar is opgesteld. De afwijkingen worden geanalyseerd. Dikwijls wordt juist om reden van de analyse dit gedeelte opgenomen in de algemene tekst in plaats van in de toelichtingen bij de resultatenrekening. Om de leesbaarheid te bevorderen is het prettig eerst de balans, op een volgende pagina vervolgens de resultatenrekening en daarna op afzonderlijke pagina's de toelichtingen bij deze stukken weer te geven. Zowel balans en resultatenrekening worden uiteraard voorzien van vergelijkende cijfers van het vorige boekjaar. Leden die geen behoefte hebben aan details kunnen dan volstaan met het lezen van de eerste twee pagina's en aldus reeds een goed inzicht krijgen in het financiële reilen en zeilen van de vereniging. Voorzover er behoefte is aan nadere details kan dan vervolgens het betreffende hoofd op één van de volgende pagina's worden opgezocht. Daarom is het ook van belang de volgorde van de hoofden op de toelichtingenpagina's gelijk te houden aan de volgorde van de posten op balans en resultatenrekening.
Jaarrekening, een korte oriëntatie
4
3. Balans De balans geeft de bezittingen en schulden weer van de vereniging op het moment dat deze balans is opgemaakt (in het algemeen per ultimo van een boekjaar). Per saldo volgt hieruit ook het vermogen van de vereniging op genoemde datum. Bekijken we allereerst eens de balans van de Vereniging Plaatsnaam per 31 december 2008. Balans ANBO Vereniging Plaatsnaam per 31 december 2008 2007 2008 2007 € € € € € € Materiële vaste activa Eigen vermogen Inventaris 1.500 Saldo 1 januari 6.300 Afschrijving inventaris 300 Bij: Resultaat 350 1.200 1.350 Saldo 31 december 6.650 6.300 Financiële vaste activa Lening 5.000 6.000 Voorzieningen Overige voorzieningen 4.200 4.000 Vlottende activa Debiteuren 900 Schulden op korte termijn Overlopende posten 300 Crediteuren 600 1.200 850 Overlopende posten 450 1.050 1.100 Liquide middelen Geldmiddelen 4.500 3.200 11.900 11.400 11.900 11.400
Aan de actiefzijde (links) zien we de bezittingen staan in volgorde van toenemende liquiditeit. Aan de passiefzijde (rechts) allereerst het eigen vermogen, gevolgd door de schulden. De voorzieningen, veel voorkomend bij verenigingen, zijn feitelijk een onderdeel van het eigen vermogen. Veel verenigingen hebben er echter behoefte aan om een gedeelte van het eigen vermogen dat reeds is gereserveerd voor bepaalde doeleinden, bij voorbeeld een jubileumfeest, separaat op te nemen. Reden waarom we deze post ook hier hebben opgenomen. Stappen we nu even over naar de toelichtingen dan zou daarop conform bovenstaande balans het volgende te lezen kunnen zijn:
4. Toelichtingen bij de balans Alle bedragen in euro's. De vergelijkende cijfers zijn tussen haken opgenomen.
Inventaris 1.200 (1.350) De post inventaris betreft tafels en stoelen ten behoeve van de activiteiten van de vereniging. Begin januari 2007 is deze inventaris geheel vernieuwd. De inventaris zal in 10 jaar worden afgeschreven.
Lening 5.000 (6.000) Dit betreft een renteloze lening aan de biljartclub binnen de vereniging. De lening, verstrekt per 1 januari 2007 ad € 6.000 wordt in 12 kalenderjaren in gelijke delen afgelost uit de opbrengst van de verhuur van het biljart. Versneld aflossen is toegestaan.
Jaarrekening, een korte oriëntatie
5
Debiteuren 900 (700) Deze post betreft de advertentie-inkomsten van het kerstnummer van het verenigingsblad.
Overlopende posten 300 (150) Dit betreft de rente over december van de spaarrekening bij de Postbank.
Liquide middelen 4.500 (3.200) Van deze middelen is de volgende specificatie te geven: 2008
2007
4.200
3.000
Rekening-courant postbank
200
150
Kasgeld
100
50
Spaarrekening Postbank
Totaal 4.500 3.200 De spaarrekening geeft momenteel een rente van 3,2% op jaarbasis. Het bedrag is terstond opeisbaar. Conform genomen bestuursbesluit bedraagt het maximale kassaldo € 150.
Eigen vermogen 6.650 (6.300) Het positieve resultaat 2008 van € 350 is toegevoegd aan het eigen vermogen.
Voorzieningen 4.200 (4.000) Deze post bestaat uit een eenmalige bijdrage van plaatselijke winkeliers en bedrijven ter hoogte van totaal € 3.400 verkregen bij de oprichting van de vereniging in 2005. Het bestuur heeft in 2005 besloten dit bedrag te reserveren ten behoeve van het jubileumfeest in 2010 en tevens besloten tot 2010 een bedrag van € 200 jaarlijks aan deze voorziening toe te voegen ten laste van de resultatenrekening. Tot en met 2008 is derhalve € 800 aan deze voorziening toegevoegd. Opmerking: In feite behoort de toevoeging aan een bestemmingsvoorziening te geschieden vanuit de winstverdeling. Dit betekent dat de post Voorzieningen niet voor zal komen op de resultatenrekening. Bij de afsluiting van het boekjaar wordt dan geboekt: Winst boekjaar 2008 Aan Voorzieningen Aan Eigen vermogen
550 200 350
Hier ziet u nogmaals de bevestiging dat de post Voorzieningen in feite een onderdeel vormt van het eigen vermogen.
Crediteuren 600 (700) Dit bedrag betreft de afrekening over het vierde kwartaal 2008 inzake de kosten gemaakt door het bestuur ten behoeve van de vereniging.
Overlopende posten 450 (400) Dit betreft de afrekening energiekosten van de gemeente inzake het door de vereniging, in huur, in gebruik zijnde pand. Jaarrekening, een korte oriëntatie
6
Tevens is uit de vergelijking van de balansposten nog de volgende staat op te stellen: Geldmiddelen 1 januari 2008
3.200
Bij: Voorzieningen Leningen
200 1.000
Afschrijvingen
150
Winst 2008
350 1.700
Tussentelling
4.900
Af: Schulden op korte termijn Debiteuren en overlopende posten
50 350 400
Geldmiddelen 31 december 2008
4.500
Bij de samenstelling van deze staat, die iets ingewikkelder in elkaar steekt, kijkt u naar het verschil tussen de bedragen uit 2008 en 2007 op de balans. De basis wordt gevormd door van de liquide middelen positie van 1 januari 2008 te gaan naar die positie per 31 december 2008. Toename van schulden verhoogt de beschikbaarheid aan liquide middelen, evenals een afname van bezittingen (vaste activa en/of vlottende activa). Anderzijds doet een daling van schulden en/of een toename van bezittingen (vaste en/of vlottende activa) de liquide middelen afnemen. Tot zover de toelichtingen bij de balans zoals deze opgenomen zouden kunnen zijn. U ziet dat hier alle posten nader zijn toegelicht. Dit behoeft natuurlijk niet altijd noodzakelijk te zijn. Deze vereniging heeft kennelijk geen voorraden, bij voorbeeld in de vorm van dranken etc. Voorzover deze wel aanwezig zijn zal de inkoopwaarde van deze voorraden op de balans worden opgenomen. De juiste plaats is na de Financiële vaste activa en derhalve vóór de Vlottende activa.
5. Resultatenrekening Onderstaand volgt de resultatenrekening over 2008 van de Vereniging Plaatsnaam:
Jaarrekening, een korte oriëntatie
7
Bestuurskosten Huur Administratiekosten Afschrijvingen Inventaris
Resultatenrekening ANBO Vereniging Plaatsnaam over 2008 2007 2008 € € € € 2.000 2.100 Activiteiten Opbrengsten 7.000 3.400 3.000 Kosten 6.700 900
150
850
Contributies Opbrengsten Afdrachten
Voorzieningen
200
200
Saldo winst
350
200
250
3.000
2.800
3.300
3.400
400
50
7.000
6.500
2.000 1.200 100
Intrest 7.000
300 10.000 7.000
150 Overige opbrengsten Donaties Sponsoren Diversen
2007 €
6.500
Aan de rechterzijde zien we de baten van de vereniging staan. Er wordt begonnen met de belangrijkste posten. Een specifieke volgorde is niet te geven. Veronderstelbaar is dat de contributies bovenaan staan. Wij hebben hier nu eens gekozen voor de activiteiten. Aan de linkerzijde staan de kosten. Ook hier is een specifieke indeling niet in het algemeen te geven. Naar eigen inzicht derhalve de belangrijkste posten bovenaan. U ziet hier de afschrijvingen terugkomen, alsmede de toevoeging aan de voorzieningen en het saldo winst als onmiddellijk uit de balans herkenbare posten. In de toelichtingen op de resultatenrekening had vervolgens kunnen staan:
6. Toelichtingen bij de resultatenrekening Alle bedragen in euro's. De vergelijkende cijfers zijn tussen haken opgenomen.
Bestuurskosten 2.000 (2.100) Deze post is als volgt te specificeren: 2008 Reiskosten
2007
1.500
1.600
Representatiekosten
400
350
Diverse kleine posten
100
150
2.000
2.100
Totaal
Huur 3.400 (3.000) Gezien de uitbreiding van onze activiteiten is met ingang van januari 2008 een extra ruimte gehuurd door de vereniging voor € 300 op jaarbasis. Dit verklaart, naast de normale stijging van de huur, de toename ten opzichte van vorig jaar. De energiekosten worden weliswaar afzonderlijk in rekening gebracht doch zijn in de jaarcijfers opgenomen onder de huurpenningen (2008 € 490, 2007 € 470). Jaarrekening, een korte oriëntatie
8
Afschrijvingen 150 (150) Hiervoor verwijzen wij naar de Toelichtingen op de balans onder Inventaris.
Voorzieningen 200 (200) Wij verwijzen naar de Toelichtingen op de balans onder Voorzieningen. Activiteiten 300 (250) Van de activiteiten is het volgende overzicht te verstrekken: 2008 Opbrengsten
2007
Kosten
Per saldo Opbrengsten Kosten
Per saldo
Busreizen
2.400
2.400
0
2.200
2.250
-50
Feestavonden
2.000
2.150
-150
2.250
2.150
100
Kerstviering
2.200
2.050
150
1.900
1.950
-50
400
100
300
350
100
250
7.000
6.700
300
6.700
6.450
250
Sociëteit Totalen
Eventueel kunnen hier nog verdergaande specificaties worden verstrekt, bij voorbeeld betreffende het aantal deelnemers aan diverse evenementen. Overigens zouden wij er de voorkeur aan geven deze specificaties op te nemen in het algemene gedeelte van de secretaris.
Contributies 3.000 (2.800) In 2008 is totaal aan contributies een bedrag van € 10.000 (2007 € 9.333) ontvangen. Ingevolge de reglementen van de Vereniging ANBO dient hiervan 70% te worden afgedragen aan het Verenigingsbureau. Feitelijk wordt de inning van de contributie centraal verzorgd door het Verenigingsbureau en wordt het aan de Vereniging Plaatsnaam toekomende deel aan ons overgemaakt. Ook hier kunnen eventueel verdergaande specificaties inzake het aantal leden worden verstrekt. Een aardig overzicht is een verloopstand van het aantal leden in de volgende vorm: 2008 Aantal betalende leden per 1 januari Bij: nieuw toegetreden leden Subtotaal Af: Uitgeschreven leden
2007
350
325
30
35
380
360
25
10
Aantal betalende leden per 31 december 355 350 De vereniging kent daarnaast een drietal ereleden die geen contributie behoeven te betalen. Eventueel kan nog een verdergaande specificatie worden gegeven, indien bekend, naar de redenen van uitschrijving. Ook hier zijn wij echter van mening dat dit soort specificaties beter in het algemene gedeelte van het jaarverslag kunnen worden opgenomen.
Jaarrekening, een korte oriëntatie
9
Overige opbrengsten 3.300 (3.400) Van de overige opbrengsten is de volgende specificatie te geven: 2008 Donaties Jaarlijkse vrijwillige donatie gemeente Diverse kleine particuliere donaties
Sponsoren
2007 Diversen
Donaties
1.800
1.800
200
20
Firma De Bok
Sponsoren
Diversen
1.200
Celesta BV
1.000 500
Opbrengst jaarlijkse loterij Totalen
100 2.000
1.200
100
80 2.320
1.000
80
Intrest 400 (50) Conform bestuursbesluit worden tijdelijk overtollige liquide middelen gestort op de spaarrekening bij de Postbank. De rentebaten over 2008 bedroegen in totaal € 400. Tot zover de specificaties behorende bij de resultatenrekening. Tot slot komt de behandeling van de begroting aan de orde. Wil een vereniging correct handelen dan dient de begroting te zijn goedgekeurd. Het opstellen van een begroting voor een volgend boekjaar zal wel worden overgelaten aan de penningmeester. Het is gebruikelijk dat de belangrijkste posten uit de begroting worden toegelicht en worden gestaafd door onderliggende specificaties. Tevens kan dit stuk worden gebruikt om belangrijke zaken op het gebied van bestuursbeleid voor te leggen aan de leden. Dit gedeelte zal eerder door de secretaris respectievelijk de voorzitter worden geredigeerd. Eventuele financiële gevolgen worden dan weer door de penningmeester in de cijfers verwerkt. Het karakter van een begroting behoort taakstellend te zijn. Hiermee wordt bedoeld dat, eenmaal goedgekeurd door de leden, het bestuur mandaat heeft uitgaven te doen, onder de in de begroting opgenomen hoofden, tot de in die hoofden opgenomen bedragen. Eveneens draagt het bestuur uiteraard verantwoording voor de begrote baten. Nadat deze begroting in het bestuur besproken is kan deze ter goedkeuring worden voorgelegd aan de vereniging. De vaststelling van de jaarrekening, leidend tot decharge van het financiële beleid van het bestuur, omvat derhalve tevens de bevestiging dat de begroting correct is gevolgd.
Jaarrekening, een korte oriëntatie
10
7. Begroting Een correcte plaats om de begroting te vergelijken met de werkelijkheid is eveneens in het algemene gedeelte van de jaarrekening. Een dergelijke staat zou er als volgt kunnen uitzien: Omschrijving
Begroting
Werkelijk
Voordelig Nadelig
Baten Busreizen
2.500
2.400
100
Feestavonden
2.200
2.000
200
Kerstviering
1.900
2.200
500
400
100
11.000
10.000
1.000
Donaties
2.500
2.000
500
Sponsoren
1.000
1.200
200
0
100
100
200
400
200
21.800
20.700
800
Busreizen
2.500
2.400
100
Feestavonden
2.300
2.150
150
Kerstviering
2.000
2.050
600
100
500
Afdracht contributies
7.700
7.000
700
Bestuurskosten
1.800
2.000
200
Huur
3.100
3.400
300
Administratiekosten
850
900
50
Afschrijvingen
150
150
Voorzieningen
200
200
21.200
20.350
1.450
600
600
350
2.250
2.500
Sociëteit Contributies
Diversen Intrest Subtotaal baten
300
1.900
Lasten
Sociëteit
Subtotaal lasten Saldo
50
Vervolgens kunnen bij verschillende, meer belangrijke, afwijkingen nadere specificaties en toelichtingen worden verstrekt. Vanzelfsprekend moeten bovenstaande cijfers aansluiten enerzijds bij de begroting, anderzijds bij de resultatenrekening. Controleer derhalve die aansluitingen! Let ook op bepaalde verbanden, zoals bij de contributie. Indien de contributies € 1.000 lager zijn dan begroot dan zal de afdracht van die contributies een voordeel van € 700 moeten opleveren (vaste verhouding van 70% afdracht). Het saldo voordelig € 2.250 vermindert met het saldo nadelig € 2.500 geeft per saldo een nadeel van € 250 ten opzichte van het begrote voordeel van € 600; dus een voordeel van € 350 hetgeen gelijk is aan het saldo van de resultatenrekening. Jaarrekening, een korte oriëntatie
11
8. Tot slot Ik hoop u in het bovenstaande inzicht te hebben gegeven hoe een jaarlijkse verantwoording voor een vereniging er uit zou kunnen zien. Uiteindelijk bepaalt het bestuur uiteraard wat er in zo'n overzicht wel en niet komt te staan teneinde te komen tot een goed financieel beeld en om decharge van het gevoerde financiële beleid te verkrijgen. Reden waarom, ik herhaal dit nogmaals met klem, bovenstaand overzicht niet meer kan zijn dan een handreiking. Indien u een nuttig gebruik kunt maken hiervan voor de jaarlijkse slag om te komen tot een voor bestuur en leden helder overzicht dan heeft dit artikel aan zijn doelstellingen beantwoord. Mocht u onverhoopt behoefte hebben aan advies in deze dan ben ik gaarne bereid u terzijde te staan. Middels het voor penningmeesters in gebruik genomen forum kunt u meer eenvoudig te beantwoorden vragen stellen. Via het Verenigingsbureau te Utrecht ben ik altijd bereikbaar voor de beantwoording van en hulp bij meer complexere vragen. 18 oktober 2008 Drs. J.C. Hoogheid AC
Jaarrekening, een korte oriëntatie
12
