JAARLIJKSE VAKANTIE EEN OVERZICHT VAN ENKELE BELANGRIJKE PRINCIPES Elk jaar opnieuw worden de meeste werkgevers geconfronteerd met tal van vragen rond het toekennen van (het aantal) vakantiedagen en van het vakantiegeld van de personeelsleden. In dit artikel geven wij een overzicht van de voornaamste spelregels waarmee u rekening dient te houden.
1. Op hoeveel verlofdagen heeft een werknemer recht? De duur van de vakantie hangt af van het aantal gewerkte en gelijkgestelde dagen in het voorgaande kalenderjaar (= vakantiedienstjaar). Zo zal een werknemer in 2015 vakantie genieten op basis van zijn (gelijkgestelde prestaties) in 2014. Voor voltijdse werknemers met volledige prestaties in het vakantiedienstjaar bedraagt het aantal wettelijke vakantiedagen steeds 20 dagen (bij een tewerkstelling in een 5dagenweek) en 24 dagen (indien een tewerkstelling in een 6-dagenweek). Het aantal vakantiedagen voor deeltijdse werknemers wordt bepaald in verhouding tot hun (gelijkgestelde) prestaties. Daarenboven kunnen zij nooit meer vakantie opnemen dan 4x het wekelijks arbeidsregime dat geldt op het ogenblik van het opnemen van verlof.
2. Kan een werknemer zijn verlof nemen wanneer hij dit wil? Neen, individueel verlof kan enkel, mits akkoord tussen werkgever en werknemer. Een werknemer kan dus niet eenzijdig de data van zijn vakantie opleggen. Het is wel mogelijk dat het akkoord van de werkgever stilzwijgend is. Om discussies hierover te vermijden, kan de werkgever best voorzien in een procedure voor de aanvraag en goedkeuring van verlofdagen die wordt opgenomen in het arbeidsreglement. Zo kan bijvoorbeeld worden voorzien dat het hoofdverlof een maand op voorhand moet worden aangevraagd of dat een verlofaanvraag kan worden geweigerd wanneer te veel werknemers in dezelfde periode verlof wensen te nemen. Ook een voorrangsregeling bij gelijktijdige aanvragen kan worden opgenomen in het arbeidsreglement. Indien een werknemer geen rekening houdt met de duidelijke weigering van zijn werkgever om verlof toe te kennen, wordt dit in de rechtspraak als een daad van weerspannigheid beschouwd, die desgevallend grond kan vormen tot onmiddellijk ontslag wegens een dringende reden.
3. Waarmee moet een werkgever rekening houden bij de toekenning van individueel verlof ? • • • •
een werknemer moet steeds de kans krijgen om minstens twee weken ononderbroken vakantie te nemen in de periode van 1 mei tot 31 oktober. Voor werknemers jonger dan 18 jaar is dit drie aaneengesloten weken op vraag van de werknemer kan er afgeweken worden van de twee weken verlof maar dan moet er wel minimum één week worden opgenomen voor werknemers met schoolplichtige kinderen zullen de verlofdagen bij voorkeur worden toegekend gedurende de schoolvakantie het saldo van de verlofdagen moet zoveel mogelijk opgenomen worden tijdens periodes van geringe activiteit of om een ‘brug’ te maken Sodiro vzw - Ovenstraat 37 - 8800 Roeselare
1/5.
•
het nemen van halve verlofdagen is niet toegestaan, behalve indien de halve verlofdagen worden aangevuld met een halve dag gewone inactiviteit of, op aanvraag van de werknemer, om de drie dagen van de 4de vakantieweek te verdelen in halve dagen.
4. Kunnen verlofdagen worden overgedragen naar het volgende jaar? Neen, vakantiedagen moeten worden opgenomen binnen 12 maanden volgend op het einde van het vakantiedienstjaar. Ook het opnemen van verlofdagen die pas in het volgende vakantiejaar worden toegekend, kan evenmin.
5. Is een werknemer verplicht om al zijn verlofdagen op te nemen ? Werknemers zijn verplicht om de vakantiedagen op te nemen waarop zij recht hebben. Zelfs als een werknemer verzaakt aan zijn recht op wettelijke vakantie, moet de werkgever er over waken dat de werknemer zijn dagen opneemt. • Arbeiders krijgen in de loop van het vakantiejaar, via de vakantiekas, hun vakantiegeld uitbetaald. Dit vakantiegeld is verworven, ook al neemt een arbeider vrijwillig niet al zijn verlofdagen op • Bedienden die vrijwillig niet al hun vakantiedagen opnemen, hebben geen recht op het vakantiegeld voor de niet opgenomen dagen. De werkgever moet de werknemer wel de mogelijkheid hebben geboden om zijn vakantie op te nemen • Voor bedienden die door schorsing van de arbeidsovereenkomst (ongeval, ziekte, ...) onmogelijk hun verlofdagen kunnen opnemen, moet het resterende vakantiegeld op het einde van het vakantiejaar worden uitbetaald. TIP : u doet er goed aan uw werknemers tegen het jaareinde schriftelijk te verwittigen dat zij nog een aantal verlofdagen moeten opnemen en dat deze niet kunnen worden overgedragen naar het volgende jaar.
6. Mijn werknemer is ziek vóór zijn vakantie. Wat gebeurt er met de geplande verlofdagen ? Indien een werknemer ziek wordt vóór zijn eerste effectieve verlofdag, worden de verlofdagen die samenvallen met de ziekte verdaagd. Voor de ziektedagen dient de werkgever het gewaarborgd loon te betalen, tenzij het om een arbeider gaat die net vóór een periode van collectieve sluiting ziek wordt. In dit geval betaalt de werkgever geen gewaarborgd loon maar komt het ziekenfonds voor die dagen tussenbeide.
7. Mijn werknemer heeft onvoldoende verlofdagen om de collectieve sluiting in onze onderneming te overbruggen. Wat nu ? Werknemers die geen recht of geen recht meer hebben op een voldoende aantal vakantiedagen om de volledige periode van collectieve sluiting te overbruggen, kunnen tijdelijk werkloos worden gesteld voor de dagen die niet gedekt zijn door vakantiegeld. De werknemer moet wel eerst zijn betaalde vakantiedagen prioritair uitputten tijdens de periode van collectieve sluiting.
8. Op welke vergoedingen heeft een werknemer recht? Het vakantiegeld is samengesteld uit: • •
de loonwaarborg op het ogenblik dat vakantie wordt genomen, zijnde het ‘enkel vakantiegeld’ de aanvulling bovenop het enkel vakantiegeld, zijnde het ‘dubbel vakantiegeld’. Sodiro vzw - Ovenstraat 37 - 8800 Roeselare
2/5.
8.1. Arbeiders In tegenstelling tot de bedienden waar de werkgever zelf het vakantiegeld moet uitbetalen, gebeurt de uitbetaling van het vakantiegeld voor de arbeiders door het vakantiefonds waarbij de werkgever is aangesloten. Het bedrag van het wettelijk vakantiegeld is gelijk aan 15,38% van de effectief verdiende of fictieve brutolonen (tegen 108%) van het vakantiedienstjaar. Op het bruto–bedrag van het vakantiegeld verricht de vakantiekas 3 ‘soorten’ inhoudingen: • een solidariteitsinhouding van 1% op het bruto – vakantiegeld • een inhouding van 13,07% op het dubbel vakantiegeld, maw op 6,8% van de lonen • bedrijfsvoorheffing waarvan het percentage verschilt naargelang het bedrag van het vakantiegeld - 17,16% indien het belastbaar bedrag € 1.120 niet overschrijdt - 23,22% indien het belastbaar bedrag dit bedrag wel overschrijdt. 8.2. Bedienden De bediende die met vakantie gaat, ontvangt van zijn werkgever zijn vakantiegeld in de vorm van: • het enkelvoudig vakantiegeld: dit is de maandwedde die doorloopt wanneer de vakantiedagen worden opgenomen • het dubbel vakantiegeld, gelijk aan 1/12 van 92% van het brutoloon van de maand waarin de vakantie wordt opgenomen voor iedere maand die tijdens het vakantiedienstjaar werd gepresteerd of met effectieve arbeid is gelijkgesteld. Er dient evenwel enkel 13,07% afgehouden te worden op het dubbel verlofgeld voor 3 weken + 2 dagen (d.w.z. op 85%). De bediende die zijn werkgever verlaat (ongeacht de beëindigingswijze) of zijn arbeidsregime tijdelijk of definitief vermindert (bv. overgang van voltijds naar deeltijds, overgang van ¾ naar halftijds), krijgt vertrekvakantiegeld voor de nog niet genoten vakantierechten, ten belope van 15,34% op alle lonen die tijdens het vakantiedienstjaar bij deze werkgever verdiend werden. Het enkel vakantiegeld ten belope van 7,67% zal berekend worden in verhouding tot de vakantiedagen die nog resten. In het geval van een vermindering van arbeidsregime betaalt de werkgever het vertrekvakantiegeld voor de nietopgenomen dagen samen met het loon voor de maand december van het jaar waarin de vermindering plaatsvindt. Bijkomende opmerkingen: • voor bedienden met een geheel of gedeeltelijk variabele wedde dient het vakantiegeld te worden berekend op dit variabel gedeelte; • bij de berekening van het vakantiegeld voor bedienden moet geen rekening worden gehouden met het deel van de bezoldiging dat niet als basis dient voor de berekening van de sociale zekerheidsbijdragen. Bijgevolg is geen vakantiegeld verschuldigd op de werkgeverspremies voor een groepsverzekering, geen vakantiegeld op voordelen in natura zoals maaltijdcheques, bedrijfswagen,… 9. Wanneer kan worden gebruik gemaakt van jeugdvakantie ? Jeugdige werknemers die voor de eerste keer in dienst komen van een werkgever na de school te hebben verlaten of een leertijd te hebben beëindigd, kunnen genieten van een stelsel van aanvullende vakantie, meer bepaald ‘jeugdvakantie’, mits ze aan bepaalde voorwaarden voldoen: • op 31 december van het vakantiedienstjaar de leeftijd van 25 jaar niet bereikt hebben • in de loop van het vakantiedienstjaar zijn studies (met inbegrip van de periode van het maken van een eindwerk), leertijd (middenstandsopleiding of industriële leertijd) of opleiding (vorming erkend in het kader van de deeltijdse leerplicht, opleiding erkend door de VDAB in het kader van inschakelingsparcours) hebben beëindigd • minstens 1 maand (minimum 70 arbeids- of gelijkgestelde uren) verbonden zijn door één of meerdere arbeidsovereenkomsten in het vakantiedienstjaar. Een Sodiro vzw - Ovenstraat 37 - 8800 Roeselare
3/5.
tewerkstelling met de vakantieregeling ‘openbare dienst’ of met een uitgestelde bezoldiging (onderwijs) en een industriële leertijd tellen niet mee. Ook een tewerkstelling met een studentenovereenkomst wordt uitgesloten.
De jeugdvakantie kan slechts genomen worden tijdens een tewerkstelling als loontrekkende en na de uitputting van de gewone betaalde vakantie en dit overeenkomstig een collectief akkoord of in onderling akkoord tussen de jongere en zijn werkgever. De dagen kunnen in één of meerdere keren worden genomen per volledige of halve dag. De jongere is niet verplicht deze jeugdvakantiedagen te nemen. De jongere maakt bijgevolg aanspraak op: • het enkel en dubbel vakantiegeld van zijn werkgever op basis van de in het vakantiedienstjaar geleverde of gelijkgestelde prestaties • een RVA-uitkering door middel van C103-jeugdvakantie ten belope van 65% van het loon van de jongere tijdens de eerste maand waarin de jeugdvakantie wordt opgenomen, begrensd tot € 2.121,75 (vanaf 01/04/2013) per maand. Op dit bedrag wordt een bedrijfsvoorheffing ingehouden van 10,09%.
10. Wanneer kan worden gebruik gemaakt van seniorvakantie ? Met ingang van 1 januari 2007 hebben oudere werknemers die door volledige werkloosheid of invaliditeit in het vakantiedienstjaar geen recht hebben op het maximum aantal wettelijke vakantiedagen, recht op aanvullende seniorvakantiedagen. Om recht te hebben op seniorvakantie en de bijhorende uitkering moeten de werknemers aan volgende voorwaarden voldoen: • tewerkgesteld zijn in een betrekking die onder het toepassingsgebied van de vakantiewetgeving valt (dus geen zelfstandigen of onderwijs) • op 31 december van het vakantiedienstjaar minstens 50 jaar oud zijn • geen recht hebben op de volledige 4 weken betaalde vakantie omwille van een periode volledige werkloosheid of invaliditeit in de loop van het vakantiedienstjaar. De regeling van de seniorvakantie is dus niet van toepassing indien het onvolledige recht op betaalde vakantie het gevolg is van andere onderbrekingen, zoals onbetaald verlof, loopbaanonderbreking,... De seniorvakantie kan (= een recht, geen plicht) enkel tijdens de duur van de arbeidsovereenkomst en na uitputting van de gewone betaalde vakantie worden opgenomen. In tegenstelling tot wat voor de jeugdvakantie geldt, kan men de seniorvakantie meerdere jaren genieten. Net zoals bij de jeugdvakantie betaalt de RVA voor deze dagen een bruto-uitkering die gelijk is aan 65% van het begrensd brutoloon (vanaf 01/04/2013: 2.121,75 EUR/maand) waarop de werknemer recht heeft tijdens de maand waarin de seniorvakantie voor het eerst wordt genomen. De aanvraag van seniorvakantie gebeurt net als bij de jeugdvakantie via de formulieren ‘C103’ van de RVA.
11. Recht op aanvullende vakantie? Niettegenstaande het systeem van seniorvakantie en jeugdvakantie zijn er nog steeds werknemers die geen aanspraak kunnen maken op 4 weken vakantie met behoud van loon (denken we maar aan iemand die overstapt van de publieke sector naar de privésector of aan een zelfstandige die zijn activiteit stopzet en in dienst treedt als werknemer; een werknemer die niet in hetzelfde jaar waarin hij zijn studies beëindigt, gaat werken, een werknemer met een contract van bepaalde duur; werknemers met een periode van arbeid na een periode van werkloosheid). Volgens de Europese Commissie is dit echter in strijd met de Arbeidsrichtlijn 2003/88.
Sodiro vzw - Ovenstraat 37 - 8800 Roeselare
4/5.
De Wet houdende diverse bepalingen van 29 maart 2012 houdt hier voortaan rekening mee en kent een recht op aanvullende vakantie toe aan het begin of bij de hervatting van de activiteit. Dit betekent concreet dat de werknemer aanspraak kan maken op 1 week aanvullende vakantie per periode van 3 maanden arbeidsprestaties (of daarmee gelijkgesteld) tijdens het kalenderjaar. Dit kan enkel wanneer eerst de ‘gewone’ wettelijke vakantiedagen zijn opgenomen. Ten vroegste vanaf de laatste week van de zogenaamde aanloopperiode, die eerst moet worden doorlopen, kan de aanvullende vakantie effectief worden opgenomen. De aanloopperiode is een al dan niet doorlopende periode van 3 maanden werkelijke arbeidsprestaties (of daarmee gelijkgesteld) bij een of meerdere werkgevers tijdens hetzelfde kalenderjaar. De aanvullende vakantie is betaald maar het gaat om een voorschot op het dubbel vakantiegeld van het daaropvolgende jaar. De arbeiders ontvangen op basis van een formulier het aanvullende vakantiegeld uitbetaald in de loop van het kwartaal dat volgt op dat van de aanvullende vakantiedagen. De aanvullende verlofdagen voor de bedienden worden doorbetaald maar het jaar nadien in mindering gebracht van het dubbel vakantiegeld. Werknemers die ook recht hebben op jeugd- of seniorvakantie, of werkloosheid wegens collectieve sluiting hebben de keuze: • ofwel verzaken aan de aanvullende vakantie, en jeugd-, seniorvakantie, of werkloosheid wegens collectieve sluiting aanvragen, waarbij de RVA deze dagen vergoedt; • ofwel verzaken aan de jeugd-, seniorvakantie, of werkloosheid wegens collectieve sluiting, en aanvullende vakantie aanvragen, waarbij de vakantiedagen worden doorbetaald via een voorschot op het dubbel vakantiegeld. De verschillende systemen kunnen worden gecombineerd maar er kan in totaal niet meer dan 4 weken vakantie per jaar worden genoten. Voor deze aanvullende vakantie heeft de werknemer recht op enkel vakantiegeld gelijk aan zijn normale loon. Dit vakantiegeld wordt vervolgens verrekend met het dubbel vakantiegeld of het vertrekvakantiegeld.
Sodiro vzw - Ovenstraat 37 - 8800 Roeselare
5/5.
