PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERIZINAN HO / IZIN GANGGUAN PADA KECAMATAN KOTA YOGYAKARTA (STUDI KASUS KECAMATAN MANTRIJERON KOTA YOGYAKARTA)
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Thomas Ari Kurniawan 13.22.1527
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERIZINAN HO / IZIN GANGGUAN PADA KECAMATAN KOTA YOGYAKARTA (STUDI KASUS KECAMATAN MANTRIJERON KOTA YOGYAKARTA) Thomas Ari Kurniawan1), Krisnawati2), Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email :
[email protected]),
[email protected])
Abstract - Yogyakarta Government City Mayor issued Regulation No. 52 of 2012 which regulates the part of the authority delegated to the Head Mayor to execute local government affairs. One of the authorities delegated to the District is about giving Disturbance Licensing / HO. However, the licensing service interruption / HO in Mantrijeron District, even when referring to the SPP (Standar Pelayanan Publik) of Yogyakarta Government City, is still carried out manually. Therefore to improve the quality of Disturbance Licensing / HO service in Mantrijeron District, information technology support is needed. In this thesis, the researcher tried to analyze the main problems, and made the design of Disturbance Licensing / HO Information Systems supported by information technology to replace licensing services which was still done manually. The researcher used the method of SDLC information system development and designed the process model using DFD models, database design, interface design and relationships between tables. The resulted application is "Disturbance Licensing / HO Information System ", which is intended to serve Disturbance Licensing / HO in Mantrijeron District based on information technology. With this application, it is expected that Disturbance Licensing / HO in Mantrijeron district can be done quickly and accurately, and also can provide the information needed by society as a form of information services.
Kecamatan Mantrijeron merupakan salah satu instansi penyelenggara pelayanan publik pada Pemkot Yogyakarta dan khususnya di bidang pelayanan perizinan, termasuk di dalamnya izin gangguan / HO ( Hinder Ordonantie ). Proses pelayanan perizinan gangguan / HO di Kecamatan Mantrijeron masih belum memaksimalkan pemakaian teknologi komputer. Salah satu solusi untuk meningkatkan kualitas pelayanan perizinan gangguan / HO di Kecamatan Mantrijeron yaitu dengan memanfaatkan teknologi informasi.Dengan pemanfaatan teknologi informasi yaitu dengan penerapan sistem informasi perizinan gangguan / HO ini pelayanan publik dapat berjalan maksimal, cepat, dan tepat. Proses pengajuan izin gangguan dapat terpantau dengan jelas serta mengurangi resiko pengulangan penginputan data pemohon. Pelaporan dan pencetakan dokumen perizinan serta pencarian data untuk menampilkan informasi pemohon lebih mudah dilakukan demi meningkatkan kualitas pelayanan perizinan. Berdasarkan uraian di atas maka dirancang Sistem Informasi Perizinan HO / Izin Gangguan pada Kecamatan Mantrijeron Kota Yogyakarta. Dengan adanya sistem informasi tersebut dapat mempermudah serta mempercepat mengolah data izin gangguan seta sebagai alternatif baru untuk dapat memanfaatkan sistem informasi sebagai informasi yang cepat dengan tingkat kesalahan yang kecil. Dalam menganalisis permasalahan menggunakan analisis PIECES, analisis kebutuhan sistem, analisis kelayakan sistem, analisis biaya dan manfaat. Tahapan perancangan dengan melakukan tahapan pemodelan dengan flowchart document untuk menggambarkan proses yang diusulkan, diagram konteks, DFD, ERD serta mendesain database dan mendesain interface.
Keywords - Licensing Information Systems, Design, Agencies, Disturbance License, HO, mySQL, Codeigniter 2. Landasan Teori 1. Pendahuluan Untuk mewujudkan pelayanan prima kepada masyarakat, Pemerintah Kota Yogyakarta menerbitkan Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 52 Tahun 2012 yang mengatur tentang pelimpahan sebagian kewenangan Walikota kepada Camat untuk melaksanakan urusan pemerintahan daerah, salah satunya kecamatan mempunyai kewenangan menerbitkan izin gangguan dengan kriteria usaha yang berdampak kecil dan sedang di kawasan pemukiman.
2.1 Konsep Dasar Sistem [2] Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan yang lainnya untuk suatu tujuan bersama. 2.2 Konsep Dasar Informasi [3]
1
Parameter
Menurut Jogianto HM informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk lain berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya
Response Time
2.3 Konsep Sistem Informasi [4] Menurut Robet A. Leiitch dan K. Roscoe Davis sistem informasi adalah suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahn transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan penyediaan pihak luar tertenu dengan laporan-laporan yang diperlukan 2.4 Konsep Izin Gangguan[5] Hinder Ordonantie (HO) atau disebut dengan Izin Gangguan adalah pemberian izin tempat usaha kepada orang pribadi atau badan di lokasi tertentu yang dapat menimbulkan bahaya, kerugian dan gangguan, tidak termasuk tempat usaha yang lokasinya telah ditunjuk oleh pemerintah pusat atau pemerintah daerah. 2.5 Pengertian Sistem Informasi Perizinan HO / Izin Gangguan
Tabel 2 . Analisis Information Parameter Akurat
3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum Tepat Waktu
Kecamatan Mantrijeron merupakan salah satu dari 14 (empat belas) kecamatan di Kota Yogyakarta. Proses pelayanan permohonan izin gangguan / HO yang berjalan di Kecamatan Mantrijeron sudah menggunakan alat bantu komputer dalam kegiatannya, akan tetapi masih terbatas pada pembuatan dokumen-dokumen perizinan, seperti surat keputusan Camat, surat ketetapan retribusi daerah, tanda izin gangguan.
Relevan
3.2 Analisis PIECES 1) Analisis Performance
Troughput
Pelayanan perizinan memakan waktu yang cukup lama, pemeriksaan syarat, penulisan ke dalam buku register, pembuatan tanda terima berkas membutuhkan waktu kurang lebih 10 menit untuk satu pengajuan perizinan.
Hasil Analisis Karena masih bersifat arsip atau catatan manual, informasi yang dihasilkan tidak jelas dan tidak lengkap, hal ini juga terjadi karena masih ada kemungkinan terjadi kekeliruan penginputan data ke dalam buku register. Semua data dan pencatatan data dalam pembuatan izin gangguan / HO masih manual sehingga untuk menghasilkan informasi perlu pengolahan yang relatif lama. Informasi dicatat dalam buku register. Apabila buku register itu hilang atau rusak maka data juga ikut hilang sehingga sering juga terjadi ketidaksesuaian informasi sehingga informasi menjadi tidak relevan.
3) Analisis Economic
Tabel 1. Analisis Performance Hasil Analisis
Diperlukan waktu yang cukup lama bagi 1 (satu) pemohon untuk melakukan proses pendaftaran izin gangguan dikarenakan pencatatan masih manual. Proses pendaftaran dan pemeriksaan berkasberkas persyaratan membutuhkan waktu ± 5 menit. Pencatatan ke dalam buku register, kemudian pembuatan tanda terima penerimaan berkas untuk diberikan kepada pemohon memerlukan waktu 4,5 menit, dengan waktu jeda 30 detik. Kinerja berjalan lambat dan apabila ada antrian 5 pemohon maka waktu yang diperlukan untuk proses pendaftaran permohonan izin menjadi 50 menit, sehingga pelayanan menjadi tidak efektif karena banyak waktu terbuang sia-sia saat memproses data permohonan izin.
2) Analisis Information
Sistem informasi perizinan HO / izin gangguan adalah sistem yang dirancang untuk menangani pengolahan data izin HO, penyimpanan, pencarian dan penyajian informasi. Sistem informasi perizinan HO sebagai sarana rekam data izin HO dan pengolahan dataizin HO untuk kebutuhan informasi Kecamatan Mantrijeron dan warga.
Parameter
Hasil Analisis
Tabel 3. Analisis Economic Parameter Biaya
2
Hasil Analisis Pencatatan data dan penyimpanannya yang masih manual menggunakan kertas dalam setiap kali pembuatan laporan dan jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan lagi menyebabkan pemborosan.
4) Analisis Control
-
Tabel 4. Analisis Control Parameter
Hasil Analisis
Hak Akses
Belum adanya pembatasan terhadap hak akses dan belum mengenal istilah password, jadi keamanan data kurang mendapat perhatian, data dapat diakses oleh siapa saja sehingga manipulasi data dapat terjadi. Data laporan yang dimiliki dalam bentuk dokumentasi kertas dirasa kurang aman karena kemungkinan hilang, robek, dan kerusakan fisik lainnya.
Keamanan Data
b. -
-
-
5) Analisis Eficiency
-
Tabel 5. Analisis Eficiency Parameter
Hasil Analisis
Sumber Daya yang digunakan
Beban kerja yang ditimbulkan lebih tinggi karena proses pendataan, proses penghitungan dan proses pembuatan dokumen - dokumen yang dibutuhkan masih menggunakan cara manual.
-
6) Analisis Service Tabel 6. Analisis Service Parameter Kualitas dan kuantitas
Hasil Analisis
-
Untuk melayani satu pemohon memerlukan waktu yang lumayan lama karena pencatatan ke dalam buku register, penulisan tanda terima berkas, pembuatan dokumen dilaksanakan dengan cara manual.
-
-
3.3 Analisis Kebutuhan Fungsional 1) Kebutuhan Fungsional a. Petugas Registrasi/Registran - Untuk mengakses sistem informasi registran harus melakukan login ke sistem terlebih dahulu. - Sistem memiliki peringatan ketika ada kesalahan dalam proses login. - Registran dapat mengakses menu Pendaftaran Izin Gangguan / HO dan Registrasi Izin Gangguan / HO. - Registran dapat memasukkan (input) dan mengubah (edit) data pendaftaran dan registrasi berkas permohonan izin gangguan / HO di menu daftar dan registrasi. - Registran dapat melihat (view) data pendaftaran dan registrasi berkas permohonan izin gangguan / HO.
c. -
d.
3
Registran dapat mencetak tanda terima berkas permohonan Izin Gangguan dan draft Berita Acara Pemeriksaan untuk cek lapangan. Logout dari sistem. Petugas Verifikasi / verifikator Untuk mengakses halaman verifikator harus melakukan login ke sistem terlebih dahulu. Sistem memiliki peringatan ketika ada kesalahan dalam proses login. Verifikator dapat mengakses semua menu di sistem informasi yaitu : Survey, SKRD/izin, Tolak, Cabut Izin, Pengambilan Izin, dan Laporan Excell. Verifikator dapat memasukkan (input), mengubah (edit), dan melihat (view) data verifikasi hasil survey di menu survey. Verifikator dapat mengupload gambar survey apabila data verifikasi hasil survey diterima. Verifikator dapat memasukkan (input) , mengubah (edit), dan melihat (view) data perizinan di menu skrd/izin. Verifikator dapat melakukan pencetakan beberapa dokumen perizinan di menu skrd/izin yaitu : a. SKRD ( Surat Ketetapan Retribusi Daerah ) izin gangguan / HO; b. Surat Panggilan Pembayaran Retribusi Izin gangguan/HO; c. Surat Keputusan Camat tentang Izin Gangguan / HO; d. Blangko tanda izin gangguan / HO. Verifikator dapat memasukkan (input) dan mengubah (edit), melihat (view) data perizinan HO yang ditolak di menu tolak. Verifikator dapat melakukan pencetakan surat penolakan di menu tolak. Verifikator dapat memasukkan (input) , mengubah (edit), dan melihat (view) data perizinan HO yang dicabut di menu cabut izin. Verifikator dapat melakukan pencetakan surat keputusan pencabutan izin di menu cabut izin. Verifikator dapat memasukkan (input) , mengubah (edit) data, dan melihat (view) pengambilan izin HO di menu pengambilan izin. Logout dari sistem. Camat Untuk mengakses halaman untuk camat harus melakukan login ke sistem terlebih dahulu. Sistem memiliki peringatan ketika ada kesalahan dalam proses login Camat dapat melihat (view) data izin gangguan / HO yang diterima, data izin gangguan / HO yang ditolak, data izin gangguan / HO yang dicabut, dan dapat mencetak laporan izin di menu Laporan Camat. Logout dari sistem. Admin
-
Untuk mengakses halaman admin harus melakukan login ke sistem terlebih dahulu. Sistem memiliki peringatan ketika ada kesalahan dalam proses login Admin dapat memasukkan (input) dan mengubah (edit) data master RT RW di menu Master RT RW. Admin dapat memasukkan (input) dan mengubah (edit) data Pegawai di menu Pegawai Admin dapat melihat (view) data master RT RW dan Pegawai. Logout dari sistem.
sistem informasi Perizinan Gangguan / HO Kecamatan Mantrijeron ditunjukkan seperti pada gambar di bawah ini:
3.4 Analisis Kelayakan 1) Kelayakan Teknologi Sistem ini secara teknik dikatakan layak dari segi teknologi karena Penggunaan perangkat keras (hardware) sudah mendukung semua kinerja sistem informasi perizinan gangguan / HO. Perangkat lunak yang dibutuhkan sistem juga tidak sulit didapatkan. Teknologi yang akan digunakan juga mampu berintegrasi dengan teknologi yang sudah ada. 2) Kelayakan Operasional Kelayakan sebuah sistem operasional dapat ditentukan dengan melihat kemamSpuan personil atau sumper daya manusia yang tersedia untuk mengoperasikan sistem. Apabila SDM yang tersedia di rasakan mampu mengoprasionalkan sistem yang akan dikembangkan, maka sistem dinilai layak operasional 3) Kelayakan Hukum Secara hukum, sistem ini telah memenuhi aturan dan undang-undang yang berlaku dikarenakan sistem ini menggunakan perangkat lunak yang legal. 4) Kelayakan Ekonomi Sebuah sistem yang dikembangkan dapat dinyatakan layak secara ekonomi apabila manfaat yang didapatkan lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan. Dan sistem yang dikembangkan diharapkan memberikan manfaat / keuntungan yang lebih besar dari pada sistem yang sebelumnya
Gambar 1. Flowchart Dokumen Pengajuan HO 2) Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana atau disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut, dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
3.5 Perancangan Sistem Perancangan proses atau perancangan model bertujuan untuk menggambarkan alur proses yang terjadi dalam sebuah sistem. Secara umum metode yang digunakan untuk perncangan ini dibagi menjadi dua yaitu, physical system dan logical system. Physical sistem merupakan metode yang tepat digunakan untuk menggambarkan alur suatu sistem (system flowchart). Simbol-simbol bagan alur ini menunjukkan secara tepat arti fisiknya. Sedangkan untuk menggambarkan aliran data menggunakan data flow diagram (DFD). 1) Desain Flowchart Dokumen Flowchart dokumen digunakan untuk menelusuri alur form dan laporan sistem dari satu bagian ke bagian yang lain, baik bagaimana alur form dan laporan diproses, dicatat dan disimpan. Flowchart dokumen yang menggambarkan alur dari Gambar 2. DFD Level 0
4
3) ERD (Entity Relationship Diagram) Entity Relationship Diagram atau diagram hubungan entitas dari sistem informasi yang diusulkan berfungsi untuk menggambarkan model basis data yang akan dipakai. Berikut adalah ERD sistem usulan:
3) Kesalahan pada logika merupakan kesalahan yang berasal dari logika program yang dibuat. Kesalahan seperti ini sulit ditemukan karena tidak ada pemberitahuan letak kesalahannya namun tetap akan didapatkan hasil dari proses program, tetapi hasilnya salah. 4.2 Uji Coba Sistem Uji coba sistem biasanya dilakukan setelah uji coba program. Uji coba sistem dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem implementasi. Tujuan utama dari uji coba sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem yang telah berfungsi sesuai yang telah diharapkan. 1) White Box Testing White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses yang dilakukan, maka baris-baris program, variabel, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di compile ulang. 2) Black Box Testing Black box testing adalah cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi modul, kemudian diamati apakah hasil dari modul itu sesuai dengan proses yang diinginkan. Tabel 8. Tabel Black Box Testing Nama Modul
Jenis Pengujian
Hasil
Gambar 4. ERD 4. Implementasi dan Pembahasan Tahap implementasi sistem adalah tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan (Jogiyanto, 1990). Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem agar siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk merancang, mempersiapkan, menguji, dan menerapkan suatu sistem sistem yang dilakukan selama periode waktu tertentu untuk melakukan verifikasi bahwa sistem yang baru dapat berjalan dengan baik. Seluruh kode program yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi penjadwalan yaitu menggunakan PHP framework Codeigniter.
Form login
Proses login
Sukses
Modul Pendaftaran
Proses tambah, ubah, lihat, cari dan tampil form
Sukses
Modul Registrasi
Proses tambah, ubah, lihat, cari dan tampil form
Sukses
Proses Cetak tanda terima dan form BAP Modul Survey
Proses tambah, ubah, lihat, cari dan tampil form
Sukses
Proses Upload foto
4.1 Uji Coba Program 1) Kesalahan penulisan (Syntax error) yaitu kesalahan dalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan. Kesalahan ini memberikan letak dan sebab kesalahan sewaktu program dikompilasi 2) Kesalahan sewaktu proses (Run-time-error) adalah kesalahan yang terjadi sewaktu program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program terhenti sebelum selesai pada saatnya, karena browser dikerjakan menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yaitu tidak bisa dikerjakan.
Modul Tolak
Proses tambah, ubah, lihat, cari dan tampil form
Sukses
Modul Skrd / Izin
Proses tambah, ubah, lihat, cari dan tampil form
Sukses
Proses cetak SK, SKRD Modul Cabut
Proses tambah, ubah, lihat, cari dan tampil form Proses Cetak SK Cabut
5
Sukses
Modul Ambil
Proses tambah, ubah, lihat, cari dan tampil form
Sukses
5. Kesimpulan
Manajemen Camat
Proses Lihat, cari dan tampil form
Sukses
Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan pada babbab sebelumnya, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :
Proses Cetak laporan Excell Manajemen Admin
Proses tambah, ubah, lihat, cari dan tampil form
Sukses
Menu Backup Data
Menampilkan tabel dari database HO, tombol untuk backup data
Sukses
1) Dengan adanya sistem ini, dapat mempermudah proses pelayanan perizinan bagi petugas karena dapat mengurangi penulisan item yang sama sehingga dapat meminimalisir kesalahan dalam pengisian data. 2) Dengan dibuatnya program aplikasi sistem informasi perizinan ini, maka penyimpanan data akan lebih aman, juga memudahkan dalam pencarian data pemohon serta dapat membantu mengurangi kesalahan-kesalahan yang terjadi dengan adanya peringatan atau validasi yang dikeluarkan oleh sistem informasi perizinan yang dibuat. Penghitungan retribusi izin gangguan juga sudah otomatis dengan berdasarkan koefisien-koefisien yang didapat. 3) Pihak petugas pelayanan di Kecamatan Mantrijeron dipermudah dalam mendapatkan laporan atau cetak dokumen yang berkaitan dengan perizinan karena sistem dapat langsung menyajikan cetak dokumen yang berkaitan. Sehingga dengan tersedianya semua itu dapat mempercepat waktu pembuatan laporan, mempercepat proses pelayanan perizinan gangguan / HO sehingga kualitas pelayanan perizinan dapat ditingkatkan.
4.3 Implementasi Program 1) Halaman Login Halaman login adalah halaman antarmuka yang mengizinkan seorang user untuk masuk ke dalam sistem sehingga dapat memanfaatkan fungsionalitas sistem berdasarkan hak akses user tersebut.
Daftar Pustaka [1] [2] Gambar 5. Halaman Login [3] 2) Halaman Tampil Data Pendaftaran Halaman ini menampilkan data pendaftaran izin HO, terdapat tombol tambah pendaftaran, view data pendaftaran, edit data pendaftaran, dan tombol link ke form input data registrasi.
[4]
Jogiyanto H.M.2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Penerbit Andi Offset. Yogyakarta Kusrini, Andi Koniyo.2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Penerbit Andi Offset. Yogyakarta. Kadir, Abdul.2003. Pengenalan Sistem Informasi. Edisi 1.Penerbit Andi Offset.Yogyakarta Hanif Al Fatta. 2010. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern.Penerbit Andi Offset.Yogyakarta
Biodata Penulis Thomas Ari Kurniawan, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. Saat ini menjadi PNS di Pemkot Yogyakarta. Krisnawati, memperoleh gelar Sarjana Sains (S.Si), Jurusan MIPA Ilmu Komputer UGM Yogyakarta. Memperoleh gelar Magister teknik (M.T) Program Pasca Sarjana Magister Teknologi Informasi Fakultas Teknik Elektro Universitas Gajah Mada Yogyakarta. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta.
Gambar 6. Halaman Tampil Data Pendaftaran
6
