IT podpora projektového řízení

IT podpora projektového řízení

IT pro podporu PM Komunikace členů týmu Nástroje pro podporu řízení Podpůrné nástroje

Komunikace Osobně E-mail IM Telefon Videokonference

K čemu potřebujeme SW Komunikace mezi členy týmu Plánování  Úkoly a zdroje, kritická cesta,…

Sledování    

Čas Náklady Zdroje Kvalita

Změny Vyhodnocení Výstupy

Sdílení dokumentů Sdílení DOC, XLS, apod.

On-line nástroje  Google docs  Office Live Workspace  ZOHO  Formáty .doc, .rtf,.odt, .csv, .xls, .ods, .ppt Web Access

docs.google.com Jednoduchá registrace přes e-mail Snadné sdílení, práce více lidí najednou Verzování dokumentů Offline

Podporované prohlížeče  Mozilla Firefox: 1.0.5+  Mozilla SeaMonkey: 1.0+  Internet Explorer: 6.0+

Klasický projekt Velké množství úkolů  Existence vazeb (závislostí)  Termíny (milníky) Více zdrojů  Pracovní  Materiálové

Informace Seznam lidí a jejich přiřazení úkolům Přehled o možnostech splnění úkolů při aktuálním přiřazení zdrojů Varování v případě rizika  Nesplnění termínu  Přetížení zdrojů,… Sledování průběhu

Software Desktop  1 osoba, 1PC, ukládání do souboru  Možnosti sdílení? Web  Internet, intranet, web prohlížeč  Multi-user  Rychlost?

Proč využít SW podporu řízení? Shromáždění požadavků, úkolů, zdrojů,… Roztřídění Přidělování Časová náročnost jednotlivých fází Návaznosti Přehlednost

Výhody SW podpory Lepší načasování, sledování Snadnější změny, aktualizace Průběžné výstupy v reálném čase Kontrola nad plněním úkolů, limitů, nákladů Lepší spolupráce mezi členy projektového týmu Někdy i nevýhody

Workflow (oběh dokumentů) Cíl Plánování Závislosti Omezení Rozvržení času Kritická cesta Vykazování

Cíl projektu Identifikace hlavních fází projektu Vytvoření úkolů a jejich logická návaznost Rozsah  Rozdělení do menších projektů  Upřesnění cíle

Plánování Úkoly Zdroje  Lidé  Vybavení  Materiál Zajistit vhodné kombinace Různé kombinace  různá náročnost  Nejrychlejší, nejlevnější,…

Závislosti Které úkoly na sebe navazují Které úkoly jsou na sobě závislé Kdy je potřeba který úkol splnit

Omezení Lhůty Nutné pořadí úkolů Neurčitost …

Rozvržení času Sledování, plnění jednotlivých fází Přehled / Rozvrh Co je potřeba udělat, jak dlouho to bude trvat Project 2007 – 11 různých směrných plánů Pomáhá sledovat plnění plánu  Byl původní plán reálný?  Je potřeba plán upravit? Východisko pro budoucí obdobné projekty

Plánování kritické cesty Nedodržení termínů u některých úkolů nutně vede ke zpoždění celého projektu C

2

A

2

Start

1

B 2

2

F

D

2 3

G

2

Cíl

6 4

E

2

H

2

Vykazování Monitorování Zaznamenávání Aktualizace termínů a nákladů při změně vstupních dat Jednoduché sdílení

MS Project umožňuje: Vytvářet projektové plány, časové rozvrhy s přidělením zdrojů Komunikovat s ostatními Vyrovnat se rychle se změnami Vytvářet různé vazby mezi činnostmi a zadávat časové odstupy

V plánovací fázi projektu pomáhá Při tvorbě časového plánu projektu (Scheduling) Při přidělování zdrojů činnostem Při určování nákladů na projekt, ocenění zdrojů

Tvorba časového plánu Určení projektových úloh Odhad doby na splnění úlohy, činnosti Určení vzájemné vazby úloh

Vazby mezi úlohami Konec – Začátek Konec – Začátek 

začátek (Finish to start FS) – začátek (Start to start SS) konec (Finish – finish FF) – konec (Start to finish SF)

Další druhy vazeb mezi úlohami Co možná nejdříve (As soon as possible ASAP) Co možná nejpozději (As late as possible ALAP) Konec ne dříve než (Finish no earlier than FNET) Začátek ne dříve něž (Start no earlier than SNET) Konec ne později než (Finish no later than FNLT) Začátek ne později než (Start no later than SNLT) Musí skončit v (Must finish on MFO)

Cílem přiřazení zdrojů k činnostem je: Zajistit vysokou průhlednost projektu Stanovit jasné odpovědnosti Vytipovat zdroje s malým nebo velkým zatížením Přiřazením zdrojů je možno ovlivňovat dobu trvání činnosti Získat přehled zdrojů a jejich pracovního vytížení v čase

Pomocí MSP je možné: Přiřadit ke zdrojům mzdy (pracovníci) nebo taxy Účtovat náklady za materiál Porovnávat skutečné a plánované náklady

Některé z metod, které jsou k dispozici ke zkrácení rozvrhu:

Změna vazeb mezi úlohami na kritické cestě Prodloužení pracovní doby změnou projektového kalendáře Zkrácení doby trvání činnosti vhodným přesunutím určitého obsahu úlohy do jiné nekritické činnosti Zvětšit počet zdrojových jednotek přiděleným úloze Zvětšit možnosti zdroje změnou kalendáře zdroje Přidělit zdroji přesčasovou práci

Pro odstranění přetížení zdrojů lze použít některou ze strategií:

Změna úloh přetížených zdrojů Redukce pracovního času přetíženého zdroje Redukce rozsahu úlohy a snížení počtu pracovních hodin ne její kompletaci Umožní se přetíženému zdroji pracovat více hodin a tím se zvýší kapacita zdroje Konflikt přetížení může program řešit automaticky metodou vyrovnávání rozvrhu (leveling)

Sledování postupu prací pomocí MSP má několik přínosů:

Lze identifikovat a řešit problémy včas Lze snadno vypracovat situační zprávu pro management a účastníky projektu Zachovat historická data

Alokace zdrojů Projektové výkony

G E B

H F C

A

čas

zdroje D

Další sw produkty pro řízení projektů Project Planner (Primavera) Time Line (Symantec) Super project (Computer Associates) Power Project (Asta Development)

Ganttův diagram MS Project GanttProject SmartDraw OmniPlan …

Ganttův diagram v Excelu

Ganttův diagram v Excelu

Myšlenkové mapy MindManager Freemind

Právní aspekty Osobní využití Studijní, vědecká apod. činnost Komerční využití