ISO 1001 By: Ryan Torinaga
Daftar Isi Arti ISO
Tujuan ISO 9001
Kunci Penerapan ISO
Klausul ISO 9001
Cara Penerapan ISO
Arti dari ISO
Berarti “ Sama ” Badan standarisasi dunia Didirikan sejak tahun 1947 Terdiri dari 130 negara
Berkedudukan di Jenewa, Swiss
ISO & Jenis ISO ISO 9001 • Sistem Manajemen Mutu • Bukan Mutu Produk
ISO 14001 • Environmental
ISO 22000 • Food Safety • Control
Tujuan ISO 9001 Standard yang dipakai sekarang ini: ISO 9001:2008
Standar mutu yang dihasilkan oleh ISO TC 176 Dikembangkan pada tahun 1979 dan dipublikasikan pada tahun 1987
Tujuan ISO 9001:2008 Persyaratan Pelanggan Produk sesuai dengan persyaratan (Philips crosby) Kepuasan pelanggan (K. Ishikawa) Pemecahan masalah /Continual Improvement (E. Deming) Membuat sistem kerja menjadi standar Sebagai standar kerja karyawan baru Kerja lebih efektif dan efisien APAKAH DENGAN ADANYA ISO 9001, MUTU PRODUK PASTI BAIK ?
Kepuasan Pelanggan ISO FOCUS pada KEPUASAN PELANGGAN. Siapa Pelanggan Anda?
Pelanggan Eksternal •
Pembeli
•
Pemakai
•
Pembuat keputusan
•
Penyandang dana
Pelanggan Internal Yang menerima output dari proses anda (next process is your customer)
Klausul (TOTAL 8 Klausul) P E R S Y A R A T A N
PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN DARI SISTEM MANAJEMEN Mutu
P E L A N G G A N
Tanggung jawab Manajemen
Manajemen sumber daya
INPUT
Realisasi produk
P E L A N G G A N
Pengukuran, analisa, perbaikan
OUTPUT
Produk
K E P U A S A N
Quality system clauses - detail PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
Continual improvement
4.1. Persyaratan Umum 4.2. Persyaratan Dokumentasi
TANGG. JAWAB MNGT.
4.2.1. Umum 4.2.2. Pedoman Mutu (PM) 4.2.3. Pengendalian Dokumen 4.2.4. Pengendalian Catatan
PERSYARATAN PELANGGAN
5.1. Komitmen Manajemen. 5.2. Fokus terhadap Pelanggan 5.3. Kebijakan Mutu 5.4. Perencanaan. 5.4.1. Sasaran Mutu. 5.4.2. Sistim Manajemen Mutu.
MANAJEMEN. SUMBER DAYA
REALISASI PRODUK
7.1. Perencanaan Produksi
7.2. Proses yg berhubungan dng pelanggan
7.2.1. Identifikasi persyaratan yg berhubungan dng pelanggan. 7.2.2. Tinjauan persyaratan yg berhubungan dengan pelanggan. 7.2.3. Komunikasi dengan pelanggan.
5.5. T.jawab,Wewenang & Komunikasi 5.5.1. Wewenang & Tanggung jawab. 5.5.2. Wakil Manajemen (MR). 5.5.3. Komunikasi internal.
5.6.Tinjauan Manajemen.
PENGUKURAN, ANALISA, PERBAIKAN
7.3. Desain dan pengembangan.@ 7.4. Pembelian. 7.4.1. Pengendalian pembelian. 7.4.2. Informasi pembelian. 7.4.3. Verifikasi produk yang dibeli.
6.1. Pengawasan Sumber Daya 6.2. Sumber Daya Manusia.
7.5. Pengaturan produksi & Pelayanan.
6.3. Infrastruktur. 6.4. Lingkungan Kerja.
7.6.
6.2.1. Umum (karyawan yang mempengaruhi mutu harus cakap). 6.2.2. Kecakapan, kesadaran & pelatihan.
7.5.1. Pengendalian pengaturan produk & pelayanan. 7.5.2. Validasi proses produksi & jasa. 7.5.3. Identifikasi & mampu telususr. 7.5.4. Barang milik pelanggan. 7.5.5. Pemeliharaan produk. Pengendalian Alat Ukur.
KEPUASAN PELANGGAN
PRODUK
8.1. Perencanaan 8.2. Pengukuran & Pemantauan.
8.2.1. Kepuasan Pelanggan 8.2.2. Audit Internal. 8.2.3. Pengukuran & Pemantauan proses. 8.2.4. Pengukuran & Pemantauan produk. 8.3. Pengendalian ketidaksesuaian.
8.4. Analisa data. 8.5. Peningkatan.
8.5.1. Perencanaan untuk peningkatan berkesinambungan. 8.5.2. Tindakan koreksi. 8.5.3. Tindakan pencegahan.
PRINSIP ISO 9001
4.1 Persyaratan Umum 1.
2. 3. 4. 5. 6.
Menetapkan Proses yang diperlukan (Proses Bisnis) Menentukan urutan dan interaksi dari proses2 (SOP) Menentukan Metode yang diperlukan untuk melaksanakan suatu aktifitas (WI) Memastikan informasi yang mendukung operasi dan pemantauan proses tersebut (form & standard) Memantau, mengukur dan analisa proses Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang telah direncanakan dan secara berkesinambungan meningkatkan proses tersebut.
Proses Bisnis (Sample)
4.2 Persyaratan Dokumentasi • Manual Mutu LEVEL 1 • Persyaratan & Kebijakan Perusahaan • S.O.P – Standard Operating Procedure Level 2 • Alur Proses
• Dokumen Pendukung Level 3 • Work Instruction, Standard • Form Level 4 • Catatan Mutu
Example – SOP Makan Pagi SOP Tanggal Efektif
: RES/SOP/01 Rev 00 : 1 April 2008
Tujuan: Memastikan proses makan siang berjalan lancar. Prosedur: 1. Jadwal makan pagi 1.1. Makan pagi dilaksanakan pada jam 8-9 untuk hari Senin - Jumat 1.2. Makan pagi dilaksanakan pada jam 9-10 untuk Sabtu – Minggu 2. Persiapan makan pagi 2.1. Koki wajib merencanakan menu makan pagi 1 hari sebelum pelaksanaan 2.2. Asisten koki harus menyiapkan semua bahan yang diperlukan pada jam 4 sore 1 hari sebelum pelaksanaan 2.3. Apabila terdapat bahan yang kurang, maka asisten koki dapat meminta bagian pembelian untuk membeli bahan yang diperlukan 3. Pelaksanaan 3.1. Koki mulai memasak pada jam 6 pagi. 3.2. Meja harus ditata rapi pada jam 7 pagi agar makanan dapat dikeluarkan tepat waktu pada jam 8:00
Example – WI Penataan Meja WI nomor : RES/01-01 Rev 00 Tanggal efektif : 1 April 2008 Work Instruction 1. Hitung jumlah orang yang akan makan pagi 2. Siapkan peralatan makan yang diperlukan untuk makan pagi sesuai standard piring (RES/STD/03) 3. Letakan kain putih di atas meja 4. Letakan semua peralatan makan di atas meja 5. Pastikan tissue di atas meja masih tersedia – isi ulang apabila diperlukan
Example – Standard Piring Standard Nomor : RES / STD / 03 Tanggal efektif : 1 April 2008 Tipe
Diameter (cm)
Alat makan
Bakmi
Mangkuk
Diameter 20
Sumpit
Sup
Mangkuk
10
Sendok
Nasi
Piring
20
Sendok & Garpu
Salad
Piring
20
Garpu
5. Tanggung Jawab Manejemen No Tanggung Jawab 1
Membuat, memelihara & sosialisasikan Kebijakan & Sasaran Mutu Kebijakan mutu: - Membuat makanan yang enak sesuai dengan persyaratan Sasaran mutu: - 0 Customer Complain - 15 menit delivery
Sosialisasi: - Tempelkan kebijakan dan sasaran di setiap ruangan - Meeting target & hasil per 3 bulan
2
Memastikan persyaratan pelanggan menjadi fokus dalam organisasi - Persyaratan pelanggan - Persyaratan pemerintah
4
Memastikan proses yang sesuai diterapkan untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan sasaran mutu dapat tercapai
5
Memastikan bahwa sistem manajemen mutu berjalan efektif dan efisien: - Tinjauan Manejemen - Audit
6
Memastikan tersedianya sumber daya yang dibutuhkan (HR Department)
6. Manajemen Sumber Daya No
Tanggung Jawab
1
Pastikan ketersediaan sumber daya untuk menjalankan dan meningkatkan sistem manajemen mutu, kepuasan pelanggan dan pihak yang berkepentingan
2
Kompetensi SDM dapat dilihat dari skill, pendidikan, pengalaman dan training
3
Sumber daya manusia harus berkompeten sesuai dengan operasi bisnis
4
Sarana dan prasaran untuk mencapai sasaran mutu harus tersedia misal gedung, ruang kerja, peralatan, sarana transportasi
Competency Matrix
7 Realisasi Produk No
Tanggung Jawab
1
Perencanaan Produk -> Produk yang diproduksi / Spesifikasi
2
Tinjauan Persyaratan yang berkaitan dengan produk
3
Komunikasi dengan Pelanggan: Purchase Order / Spesifikasi -> Tertulis
4
Perencanaan & Pengembangan -> R&D
5
Proses Pembelian -> Purchase order ke pemasok
6
Produksi - Rencana Produksi -> Jumlah / Personil / Peralatan - Kesiapan bahan - Identifikasi & Mampu telusur
7
Pemeliharaan Produk (Warehouse & Packaging)
8
Pengendalian Perlengkapan Pemantauan & Pengukuran -> Pengukuran proses / QC in proses
8. Pemantauan & Pengukuran Kepuasan Pelanggan
• Survey Kepuasan • Penanganan Keluhan
• Audit Antar Department • Audit Proses / Audit Department Internal Audit
Korektif & Preventif
• Kemampuan Proses mencapai hasil • Menerapkan Korektif & Preventif
• Pengujian Produk – Reporting • Pengedalian produk yang tidak sesuai (NC) Pemantauan & Pengukuran • Verifikasi & kalibrasi alat ukur
Kunci Penerapan ISO Tanggung jawab manajemen Komitmen. Kepemimpinan. Dukungan manajemen & memberdayakan karyawan Membuka & memelihara komunikasi dengan karyawan.
Kunci Penerapan ISO Alokasi sumber daya. Menunjuk seorang Wakil Manajemen (MR) Menunjuk Pengendali Dokumen
Menunjuk Auditor Mutu Internal Mengalokasikan sumber daya yang
diperlukan seperti tenaga kerja, waktu, biaya dan peralatan
Kunci Penerapan ISO Dokumentasi dan penerapan yang sesuai Efisien, efektif, fleksibel & mudah dilaksanakan. Mudah untuk diaudit dan disertifikasi.
Mengunakan bahasa yang mudah dimengerti
Kunci Penerapan ISO Penerapan yang sistematik Menjamin seluruh kegiatan operasi telah terlibat. Menggambarkan keterkaitan proses antara fungsi
organisasi. Melakukan uji coba dari sistem mutu yang telah dibuat.
6. Faktor-faktor manusia • Kesadaran, Kemauan, Kemampuan, Disiplin,
Kerjasama, Komunikasi, Proaktif
Memelihara Sistem Majemen ISO Disiplin / konsisten
Menerapkan Usaha yang berkesinambungan Komitmen dari manajemen dan karyawan Kerjasama dari seluruh karyawan Motivasi untuk meningkatkan mutu
Cara penerapan ISO Identifikasi Tujuan ISO • Persyaratan pelanggan • Improvisasi • Effisiensi
Pilih Konsultan • Harga Rendah (Basic) • High Tinggi (Comprehensive) • 5 mil – 50 mil
Pilih Badan Sertifikasi • Customer Request • Strictness • Quality • 10 mil – 40 mil
SELESAI
