RÉGENS DOCs ELEKTRONIKUS IRATKEZELÉSI RENDSZER
Miért elengedhetetlen a dokumentumkezelés?
A vállalati hatékonyság fokozása
Manapság az üzleti folyamatok hatékony működtetésének érdekében az információk gyors és pontos elérése nélkülözhetetlen. A vállalatok, intézmények életében ezek az információk a leggyakrabban valamilyen dokumentum formájában jelennek meg. Ez lehet levél, fax, e-mail, szkennelt állományok, képek, stb. Ennek következtében papírhegyek, elveszett anyagok, párhuzamosan dolgozó munkatársak, véletlenül kitörölt e-mailek keletkezhetnek, melyek nagy bosszúságot, károkat okozhatnak a szervezetnek.
Míg a vállalatirányítási rendszer átfogóan igyekszik a vállalat céljait szolgálni, de ritkán fókuszál a dokumentumkezelésre, pedig az üzleti környezet fejlődése és a cég piaci tevékenysége a dokumentumok, iratok számának drasztikus növekedését eredményezte (és eredményezi napjainkban is), amelyeknek megfelelő menedzselése ugyanolyan fontos. Ezek a dokumentumok természetesen már nem mind keletkeznek papíralapon – az eredményesség és hatékonyság érdekében hatékony kezelésre van szükség.
Ennek megfelelően a dokumentumok előállítása, tárolása, nyilvántartása, visszakeresése, kinyomtatása, a megfelelő helyre történő eljuttatása költséget és többletmunkát ró a szervezetekre, miközben a kezelendő információk mennyisége napról-napra növekszik, ezért a munkatársak egyre több időt töltenek az iratok keresésével, nyilvántartásával, továbbításával, eltárolásával. Az üzleti élet ugyanakkor egyre gyorsul, egyre fontosabb szemponttá a dokumentumok gyors elérése és szolgáltatása, a keresési idők csökkentése, a fölösleges adminisztrációra fordított idő megtakarítása.
• Akár 1-2 hónapos használat után az iratkezelésre fordított idő az 1/4-ére csökkenthető.
Az elektronikus és papír alapú dokumentumok tengerében való hatékony eligazodáshoz olyan egységes dokumentumkezelő rendszerre van szükség, amelyben a dokumentumok teljes életciklusa, a létrehozástól a lejáratukat követő megsemmisítésig egyetlen rendszerben felügyelhető. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer jelentős hatékonyságnövelő hatást fejt ki, képes a szervezet egészét átfogni, egységes szabályok workflow mentén a dokumentumok digitális megjelenítését, feldolgozását, rendszerezését és visszakeresését biztosítani.
• Könnyedén kézben tarthatók az egyes iratokhoz kapcsolódó határidők, legyen szó akár pályázatról, tenderről vagy szerződés teljesítéséről. • A legtöbb vállalat esetében jelentős - akár a munkaidő 30%-át kitevő - ráfordítást igényel az iratok rendszerezése, visszakeresése, és mindez nem csak az adminisztratív munkaerőt, hanem számos más területet is érint a gyártástól a logisztikáig, a kereskedelemtől a különféle szolgáltatásokig egyaránt. • Az eddig hosszú órákat, akár napokat igénybe vevő jelentések, statisztikák elkészítése akár gombnyomásra elvégezhető.
1
Papírmentes iroda
A Régens DOCs általános funkciói
Az elektronikus dokumentum-kezelő rendszer bevezetése mindenképpen szükséges a papírmentes iroda koncepciójának megvalósításához. A dokumentumkezelő lehetővé teszi:
Alapvető funkciók:
• elektronikus tárolását, függetlenül attól, hogy milyen csatornán történik a küldés/fogadás. A dokumentum-kezelés biztosítja postai küldemények, faxok, e-mailek egységes rendszerben történő tárolását és visszakeresését. • Minden feldolgozott dokumentumhoz azonosítók rendelhetők, amelyek a dokumentumokat egymáshoz vagy a vállalatirányítási rendszer különféle tranzakcióihoz (rendelésekhez, számlákhoz) kötik, illetve biztosítják az adott dokumentum visszakereshetőségét. • Az integrált vállalatirányítási rendszer folyamataiban elérhetőek az adott folyamati lépés szempontjából releváns és a bejelentkezett felhasználó számára engedélyezett dokumentumok. • A különböző csatornákon beérkező dokumentumok egységesen kezelhetőek a dokumentumkezelő rendszerben (e-mail, fax, postai iratok digitalizálás útján) • A kimenő dokumentumok esetében, a Régens frontalkalmazásokban (Régens Track ® vagy Régens Book ®) előállított számlák, fuvarmegbízások stb. esetén típusonként alapértelmezhető az automatikus iktatási igény (az iktatás a felületen kikapcsolható, de mindezt a dokumentum történetiségben vissza lehet követni). • A dokumentumok hozzáférési jogosultságai több szinten szabályozhatók.
• Digitalizálás - Régens DOCImage Azon dokumentumokat (pl. postai küldemények), amelyek nem állnak rendelkezésre elektronikus formában, a feldolgozás első lépéseként digitalizálni kell. A digitalizálás az esetek többségében a dokumentum scannelését jelenti. A lépés nyilván nem alkalmazandó a már eleve digitálisan keletkező dokumentumokra (fax-szerver által fogadott faxok, kimenő/beérkező e-mailek, olyan kimenő küldemények, amelyek eredetileg Word / Excel / PDF formátumban már rendelkezésre állnak). • Iktatás – Régens DOCta A digitalizált dokumentum e művelet eredményeként kerül az elektronikus dokumentum-kezelőbe. A művelet során a dokumentum egyedi azonosítót (iktatószámot) kap, illetve a műveletet végző felhasználó megadja a dokumentum néhány meghatározó adatát (típus, kelte, stb.). A folyamati lépés végrehajtását követően a dokumentumot az elektronikus dokumentum-kezelő adatbázisában tároljuk. További feldolgozása (a dokumentum típusától függően) vagy a dokumentum-kezelőben, vagy a vállalatirányítási rendszer megfelelő moduljában történik. • Dokumentum feldolgozása – Régens DOCProcess Az elektronikus dokumentumon, annak típusától függően, az arra jogosult felhasználó további műveleteket végezhet: megjelölhet felelősöket, akiknek a dokumentumot látniuk kell, illetve hozzárendelhet azonosítókat (pl. rendelés- vagy számlaszámot), amelyek a dokumentumot elérhetővé teszik más folyamatok számára. Egyes dokumentum-típusok esetén (ld. CMR, szállítói számla) a további feldolgozást nem a dokumentum-kezelő, hanem a vállalatirányítási rendszer egyéb komponensei végzik.
A Régens DOCs kiemelkedő előnyei A Régens DOCs dokumentumkezelő rendszer előnye a nagyfokú integrálhatóságában rejlik, hiszen kitűnően alkalmazkodik a Régens alkalmazásaihoz. Ugyanakkor a megoldás a Régens ERP alkalmazások bevezetése nélkül is igénybevehető, mivel azok nélkül is rendelkezésre állnak az iktatás, a digitalizálás, a dokumentum feldolgozás, lekérdezés, illetve dokumentum megjelenítés funkciói. A rendszer képes együttműködni az általánosan elterjedt irodai alkalmazásokkal is (pl.: Microsoft irodai rendszerek, egyéb irodai alkalmazások), amelyekben a dokumentumok keletkeznek, így elősegítve az egyszerű felhasználást.
• Lekérdezés, megjelenítés – Régens DOCReport Az elektronikusan tárolt dokumentumok két módon jeleníthetők meg: egyrészt valamennyi dokumentum elérhető és megjeleníthető (megfelelő jogosultság esetén) a dokumentum-kezelő saját lekérdező felületével. A felület lehetőséget nyújt iktatószám, típus, keletkezés, partner és a dokumentumhoz rendelt azonosítók szerinti keresésre. Másrészt azok a dokumentumok, amelyek kapcsolódnak a vállalatirányítási rendszer folyamataihoz, közvetlenül a vállalatirányítási rendszerből is elérhetőek. Biztonsági kérdések A dokumentum-kezelő az adatokat SQL szabvány szerinti adatbáziskezelőben tárolja. Az adatbázis felépítése és az alkalmazott felhasználói azonosítás rendszere garantálja az illetéktelen hozzáférés elleni védelmet. Az adatvesztés kivédése érdekében az adatbázis-kezelő mentési rendszere a megfelelő gyakorisággal biztonsági másolatot készít az adatbázisról.
2
Általános funkcionális és informatikai követelményeknek való megfelelés A Régens DOCs minden alapvető követelménynek megfelel, ami elvárható egy iratkezelési rendszertől.
Rendszerrel szemben támasztott funkcionális követelmények:
OK
Érkeztetés, iktatás, postázás Minden típusú és formájú irat kezelése, nyilvántartása azonos módon Elektronikus tárolási forma és digitalizálás biztosítása további — adatbázisban történő— egységes tárolással Az iratok teljes életciklusának követése Iratok, ügyek hozzárendelése partnerekhez, tranzakciókhoz, vállalati folyamatokhoz, stb.
• Keresési idő jelentős csökkenése, • Belső adat és információkérés idejének csökkenése, • Szabályozottabb dokumentumkezelési folyamat és belső fegyelem, • Hibák, tévedések eliminálása - pl.: utolsó verzió, adatbiztonság – „history”- dokumentum történetiség, • A menedzsment számára áttekinthetőbb üzleti kommunikáció, adatvédelem, információbiztonsági szempontok érvényesítése, • Alacsonyabb dokumentum-előállítási költségek, • Az adat-újrafelhasználás elősegítése, mely a dokumentum előállítás, újrahasznosítás és felosztás alacsonyabb költségeihez és kisebb időráfordításához vezet, • Szélesebb és könnyebb hozzáférés a dokumentumokhoz, amely megkönnyíti a munkatársak termelékenységét, • Az adatintegráció növekedése, • Jobb minőségű dokumentumok, • Létszámcsökkentés, átallokálási lehetőség. Költség-megtakarítás
Iratok és ügyek követése, keresése, elérése a meglévő integrált üzleti rendszerből Az eredetivel azonos alapú másolat előállítása elektronikusan tárolt másolatból Szignálás, feladatkiosztás A webes felhasználói felület támogatása Integrálhatóság az elterjedt irodai (kliens) megoldásokkal A rendszer összekapcsolhatósága a vállalatnál / szervezetnél már meglévő integrált (üzleti) rendszer(ekk)el A működéshez szükséges strukturált jogosultságkezelés és tartalomvédelem Egyszerű felhasználó azonosítás A webes űrlapokon keresztüli ügyintézés Tevékenységek naplózása és riportolása, history A szabad szöveges és leíró információkban történő keresés biztosítása
Rendszerrel szemben támasztott informatikai követelmények:
A Régens DOCs főbb megtérülési tényezők
OK
A papír alapú üzleti folyamatok egyik legmeghatározóbb rejtett költsége az időigényesség. Egy 2500 Ft/órabérrel rendelkező adminisztratív alkalmazottnak 5 perc sétába telik eljutni az anyagokat tároló helyiségbe, megtalálni az iratot, dolgozni rajta, iktatni, és visszatérni az asztalához. Ha csak napi 4 dokumentummal számolunk, az több mint 86 órát jelent éves szinten, ami körülbelül 215.000 Ft bérköltséggel jár. Napi 10 fájlnál ez az összeg elérheti a 216 óra/évet, ami több, mint 5 hétnyi időveszteség, vagy 540.000 Ft felesleges költség, és mindez csak egy dolgozóra számolva. Egy olyan rendszer tehát, mely lehetővé teszi a dokumentumok megtalálását és a munkát az alkalmazottaknak, anélkül, hogy elhagynák a helyüket, azonnal megszüntetheti ezeket a többletköltségeket. A dokumentumkezelő rendszerek segítenek kiküszöbölni az iratveszteség költségeit is – vagyis azt az időtartamot, amely alatt egy dokumentum újra elkészül, miután megsemmisült vagy nem a megfelelő helyre került. Az elkeveredett iratok visszahelyezésének költsége 50.000 Ft/dokumentumra becsülhető. További költségmegtakarítást jelent a helyfelszabadulás az irodában, amely a papírtárolók felszámolásából adódik. Ez körülbelül éves szinten 35-60.000 Ft/négyzetméter megtakarítást eredményez, 60-80.000 Ft/négyzetméter megtakarítás érhető el a nagyobb városokban, ami már elég jelentős összegnek minősül. Máskor a régi dokumentumok évekre szóló raktárköltségének felszámolásával juthatunk számottevő előnyhöz a dokumentumkezelő rendszer segítségével.
Nyílt, jól strukturált, dinamikusan fejleszthető Felhasználóbarát és rövid válaszidejű rendszer Információvédelem és a megbízható működés biztosítása Hatékonyan üzemeltethető, karbantartható és dokumentált A korszerű hálózati követelményeknek megfelelő kommunikációs képességek Magyar nyelvű szoftver verzió megléte Magyar nyelvű felhasználói dokumentáció megléte Magyar nyelvű terméktámogatás biztosítása folyamatosan, éves terméktámogatási díj esetében Megfelelés a nemzetközi szabványoknak és ajánlásoknak
3
Ezek az előnyök számottevő költségcsökkenéshez és magasabb termelékenységhez vezetnek Az alábbi tényezők mentén: • Az iratok tárolására keletkezett raktárhelyiségek mennyiségi csökkenése, • A telephelyek folyamatosan növekvő kereskedelmi költségei mellett ez nyújthatja a fő költségmegtakarítást., • A fénymásolás, faxolás, és a postai költségek csökkenése amennyiben mindenki elektronikus dokumentum másolatra hivatkozik, • A dokumentum-kereséssel és újra elkészítéssel járó veszteségek elkerülésével idő és pénz spórolható, • Nincs szükség az ügyfelek visszahívására a telefonos bejelentések, információkérés megválaszolása esetén, hiszen majdhogynem azonnali az információkhoz való hozzáférés. Nem számszerűsíthető előnyök • Az információk biztonságának, ellenőrzésének és áramlásának megfelelőbb kontrollja, • Javuló ügyfélszolgáltatás és -elégedettség a megnövekedett reagálási időnek köszönhetően, mely által az alkalmazottak az elsőszámú üzleti tevékenységekre koncentrálhatnak, • Csökken a helytelen információra hivatkozás lehetősége, melyek a hanyag átvizsgálás esetén jöhetnek létre, • Javuló cash flow a számlafeldolgozás és a pénzügyileg kritikus üzleti dokumentumok hatékonyabb feldolgozása következtében.
„Kijelenthetjük tehát, hogy ha a vállalkozások nem alkalmaznak hatékony dokumentumkezelő rendszert, akkor bekövetkezhet az, hogy a kollégák munkaidejük 30-40%-át töltik dokumentum alapú információk kezelésével, és ez csak nőni fog.” Forrás: Garner Research
4
Régens szállítmányozás ügyviteli megoldáshoz integrált dokumentumkezelés: Jellemző munkafolyamatok / dokumentumok • Vevő számla A vevő számlákat az integrált vállalatirányítási rendszer számlázó modulja készíti. A készülő számlákat a számlázó modul automatikusan, külön felhasználói beavatkozás nélkül küldi a dokumentum-kezelőbe. Ennek érdekében a számlakészítés jelenlegi folyamata az alábbiak szerint módosul: • A számla mentésével egyidejűleg a számla PDF formátumban is elkészül (ez váltja ki a digitalizálást), a keletkező PDF-et pedig rögtön átadjuk a dokumentum-kezelőnek, ezzel az elektronikus iktatás automatikusan megtörténik. • A dokumentum feldolgozása szintén automatikus: a PDF-fel együtt a számlához rendelendő azonosítókat is átadjuk (partnerkód, számlaszám, illetve, ha értelmezett, a rendelésszám). A számla a dokumentum-kezelőben később ezen azonosítók bármelyikével kereshető. • Rendelés-visszaigazolások, fuvarrendelések A TRACK rendszer jelenleg is küld rendelés-visszaigazolásokat és beszállítói megrendeléseket. Ezek digitális tárolása a folyamatok kismértékű módosításával megoldható: a vevő számla elektronikus iktatásához hasonlóan létrehozásuk pillanatában ezeket a dokumentumokat is automatikusan átadjuk elektronikus iktatásra. Feldolgozásuk külön felhasználói beavatkozást nem igényel, mert az elektronikus iktatás a hivatkozáshoz szükséges azonosítókat (rendelésszám, pozíciószám) is tárolja. • Szállítói számla A szállítói számlák nagy része postai úton érkezik, így azokat az érkeztető munkatársnak digitalizálnia (scanelnie) kell. A digitalizálást követően megtörténik az elektronikus iktatás, ettől a ponttól kezdve a digitalizált számlakép hozzáférhető a szállítói számla modulban. A jóváhagyási folyamat további lépéseiben a papíralapú számla jelenlétére nincs szükség, mert a TRACK-ben a digitalizált állomány megtekinthető. • CMR fuvarlevél CMR fuvarlevél érkezhet postai úton (értelemszerűen digitalizálandó), faxon, vagy e-mail mellékleteként. Az elektronikus iktatást követően (bármely érkezési mód esetén) az iktatott CMR-ek lekérdezhetők és megtekinthetők a fuvarozási rendszerben. A CMR-ek további feldolgozását (vagyis a CMR-ek fuvarrendelésekhez történő hozzárendelését) a fuvarozási rendszerben lehet elvégezni.
Régens TRACK: Track szállítmányozási és ügyfélmenedzsment rendszer Régens Report Manager: Döntéstámogató rendszer Régens BOOK: Pénzügyi rendszer Dokumentum történetiség DOC History A Régens Track és Book alkalmazásban készített listák történetiségének nyomonkövetésére alkalmas modul, mely adatvédelmi és biztonsági szempontok fokozott érvényesítését teszi lehetővé a szervezetben. Segítségével minden listakép, dokumentum, nyomtatvány esetében visszakereshető (természetesen jogosultsághoz kötötten), hogy mikor/ki nézte meg, ki/mikor nyomtatta ki vagy faxolta el.
5
Régens Fax Szerver Modul Fax szerver funkciók: A Régens integrált fax szerver megoldása alkalmas a Régens Track és Book alkalmazásból közvetlenül faxok küldésére, és a faxküldés státuszának, és hisztorikus nyomonkövetésének biztosítására. • Küldés A Régens faxszervere ideális megoldást nyújt nagy mennyiségű faxok elektronikus úton történő olcsó és megbízható kezeléséhez, tárolásához. A küldött és fogadott faxok a faxszerveren digitálisan kerülnek tárolásra. A faxok nem veszek el, és bármikor újra kinyomtathatóak. A Régens faxszervere kliens-szerver kialakítású, melynek elõnye, hogy a faxvonalat a szerver géphez kapcsolva, a hálózat bármely gépérõl elérhetõvé válik a faxok fogadása és küldése. A faxolt dokumentumok képe adatbázisba kerül mentésre, így archiválásuk az alkalmazás adatbázisának mentésével megoldható. A regisztrált felhasználók távolról is képesek a szerveren keresztül faxot küldeni és természetesen fogadni is. A faxok küldése nagyon egyszerű, a küldendő dokumentumot egy speciális nyomtatóra kell “kinyomtatni”. A „faxnyomtatóra” kinyomtatott dokumentumok nem nyomtatódnak ki papírra, hanem a megadott faxszámra elküldésre kerülnek. Az elküldött faxokról a küldő a faxszerver felületén, vagy magában a Régens alkalmazásba visszatárolva státuszjelentésként kap visszajelzést. • Fogadás A faxok fogadásakor több lehetőségünk van a faxok megjelenítésére. Az igényektől függően, lehetőség van a fax automatikus kinyomtatására, a küldő és a faxvonal függvényében más és más nyomtatóra. Lehetőségünk van a fax e-mailben való továbbítására is, természetesen itt is a küldő és a faxvonal függvényében más és más címet határozhatunk meg. Igény szerint megoldható továbbá a kinyomtatott faxokon iktatószám feltüntetésre.
Elõnyök a hagyományos faxolással szemben: • Nincs elveszett fax, és a faxok később bármikor újranyomtathatók. • Csak a valóban sikeres vételt igazolja vissza a szerver. (pl. a több oldalas lapmemóriával rendelkező faxok a nyomtatás elõtt keletkezett áramszünet esetén sikeres vételt jeleznek a küldőnek, miközben a faxok az áramkimaradás miatt törlődnek, ezért valójában azokat egyáltalán nem kapja meg.) • Részletes, több évre, hónapra visszamenő statisztika készíthető napi, heti, havi, éves bontásban, faxvonalanként, felhasználónként. • Részletes, hibanaplók a sikertelen küldésről- illetve fogadásokról. • A bizalmas faxok csak az illetékes kezébe jutnak - nyomtatás tiltás, megfelelõ szortírozás használatával. • Gyorsul az információáramlás - nem kell minden faxot egyesével kézbesíteni. Kevesebb élőmunkára van szükség. • A faxok küldése és fogadása kényelmes, a faxok küldéséhez és az érkezett faxok elolvasásához nem kell felállnunk íróasztalunktól. Nincs sorbanállás. • Nem szükséges minden irodába faxkészüléket telepíteni, ahol faxot fogadnak vagy küldenek. • A faxolni kívánt dokumentumot, küldés előtt, nem kell kinyomtatni, ami jelentõs papír- és festékmegtakarítással jár. • Fax előlap használatával vállalatirányítási rendszeréből a nyomtatványokat megszemélyesítve küldheti el partnerének, megjegyzéssel ellátva. • Fax átirányítás - a beérkezett fax faxvonalra továbbfaxolható, miközben a szerveren is megmarad.
6
