Irat- és dokumentumkezelés elosztott, szolgáltatás alapú SaaS modellekben GRID és Cloud irányok előnyei és hátrányai

Irat- és dokumentumkezelés elosztott, szolgáltatás alapú SaaS modellekben – GRID és Cloud irányok előnyei és hátrányai E-Group ICT zRt. Tihanyi Péter Garami Gábor NETWORKSHOP Debrecen 2010 április 8. 4. Alkalmazásfejlesztési és üzemeltetési technológiák SECURE BUSINESS AUTOMATION

Irat- és dokumentumkezelési alapok

• Az ERMS (Electronic Records Management System) és az EDMS (Electronic Document Management System) funkcionalitása átfedő • EDMS „megengedőbb” • ERMS „szigorúbb”, de mindenképpen szabályozottabb • EDMS: • nem kész dokumentumok • verziókezelés • törlés •ERMS: • kész iratok • nem változhatnak • definit megőrzési idő

SECURE BUSINESS AUTOMATION




HSM rendszer


Irat- és dokumentumkezelési funkcionalitás • Rendszerezés (alapfeladat): • Kulcsszavak, metaadatok, indexértékek hozzárendelése • Kategóriákba, osztályokba sorolás • Rendszertan, taxonómia alkalmazása • Kézi és automatikus (pl. Autonomy) • Flex mezők: EDMS • Szigorú szabályrendszer (mezők között üzleti logika): ERMS • Szabadszöveges indexelés/keresés: főleg EDMS • EDMS: mindig létezik dokumentum-objektum, amit ellátunk indexjellemzőkkel • ERMS: általában csak indexek vannak és ezekből jönnek létre a különféle állapotú irat-objektumok (érkeztetés -> küldemény, iktatás -> irat, stb.) • Visszakeresés: egyszerű/összetett - feltétek elmentése (ÉS/VAGY kapcsolatokkal) SECURE BUSINESS AUTOMATION

Irat- és dokumentumkezelési funkcionalitás Összetett objektumok: • EDMS: • tetszőleges struktúrájú összetett konglomerátum, amelyet innentől kezdve a rendszer egy egységként kezel • szülő-gyerek • mellérendelt, • statikus • dinamikus • interdokument link-nek is nevezik • intradokument (hyper) link: ilyenkor a rendszer nem kezeli egy egységként az összekapcsolt objektumokat • ERMS: szigorú szabályok és előírások szerint: összetett ügy(irat, iratpéldány) objektum (különösen főszám-alszám típusú iktatás esetén) • Főszámok között: előzményezés, csatolás SECURE BUSINESS AUTOMATION

Irat- és dokumentumkezelési funkcionalitás

Verziókezelés – check-in/check-out: • gyakorlatilag csak az EDMS-ben létező tulajdonság (ha az ERMS-ben tárolt objektum változik, az már egy másik entitás) • az egyébként azonos indexekkel jellemezhető, de tartalmukban különböző dokumentumokra vonatkozik • hogy egyszerre csak egy felhasználó módosíthasson, erre szolgál a check-out/check-in funkcionalitás (zárolás / felszabadítás).



Életciklus kezelés: • EDMS: státuszállapotokat lehet definiálni, amelyekből az átmeneteket belső workflow biztosítja, ezt maga a felhasználó hozza létre • ERMS: jól definiált szabályok és törvényi előírások alapján általában „beégetett”, a felhasználó által meg nem változtatható funkcionalitás.

• Ezt a funkciót ki lehet bővíteni ún. Notification Service-zel is, azaz a dokumentum meghatározott állapotáról valamilyen jelzés érkezik a felhasználóhoz (e-mail, SMS, stb.).


Irat- és dokumentumkezelési funkcionalitás Életciklus kezelés ERMS:


Irat- és dokumentumkezelési funkcionalitás Életciklus kezelés ERMS:



Dokumentumok megjelenítése: • tipikusan EDMS funkcionalitás: • op.rendszer szinten (ezt tudja az ERMS is) • saját viewer (200+ típus) • megjegyzések, annotációk, layeres hozzáfűzése • Hang- kép- videóállományok kezelése –streaming (DAM, DRM) • bevitel (speciális aleset: capturing alrendszer: OCR, ICR, OMR, FR) Dokumentumok tárolása: • szofisztikált módon az archiváló rendszereknél (HSM -> automatikus médium-váltások a megőrzési ciklusnak megfelelően) • adatbázisban az ERMS is tudja (blob)


Iratkezelési előírások 1995. évi LXVI. törvény (Levéltári Törvény) 2001. évi XXXV. Törvény (Elektronikus Aláírási Törvény) 335/2005. Kormány Rendelet 24/2006. (IV.29.) BM-IHM-NKÖM együttes Rendelet 13/2005. IHM rendelet (papír à hiteles elektronikus iratmásolat) 7/2005. (VII.18) IHM Rendelet (digitális archiválás) 20/2004. (IV.21) PM Rendelet (e-Számla)

ISO15489-1:2001 szabvány MoReq EU ajánlás SECURE BUSINESS AUTOMATION

A rendszer felépítése, konfigurálása

Külső vállalat irányítási rendszerek, egyéb munkafolyamatok


eDOX rendszer funkciói


Munkafolyamat


Munkafolyamat


Mennyi idő alatt lehet bevezetni egy irat- és dokumentumkezelő rendszert?

Attól függ, hogy mennyire érett a szervezet a bevezetésre Interjúk a kulcsfelhasználókkal, igényfelmérés Folyamatszabályozási konzultáció Követelményspecifikáció, rendszertervezés • (jogszabályi és felhasználói követelmény harmonizáció)

Testre szabás • szoftver fejlesztés

Telepítés, konfigurálás • Szervezeti egység modellezés, irattári terv, felhasználói szerepek

Bevezetési támogatás Átalánydíjas szupport


Mit akarunk megoldani?

Cloud a Hype ciklus tetején, biztonsági kockázatai jelenleg nem ismertek Outsourcing viszonylag szabályozott SECURE BUSINESS AUTOMATION

Mit akarunk megoldani? Reagálási, adaptációs képesség növelése - adaptáljuk a környezet (törvényi, jogszabályi, kapacitás igények) változását Költségek csökkentése - ez ugye egyre aktuálisabb nap mint nap, kérdés, hogy lehet-e ez mindenáron minden határon túl fokozni Hatékonyság növelése – fontos, de lehet-e mindent elektronikus folyamatokkal kiváltani? Mutatók optimalizálása – tudjuk és ismerjük, hogy maga a rendszer belső folyamatai milyen kulcs mutatók mentén működnek/működjenek (KPI – Key Performance Indicator)


Outsourcing, SaaS Hosszú távú szerződés és döntés alapján lépünk Teljes folyamatokat helyezünk ki külső szolgáltatóhoz Általában eszközeinket és alkalmazottainkat is transzferáljuk Szolgáltatási szint megállapodásokkal rögzítjük az elvárt minőséget (SLA) Általában egyedi, testre szabott konstrukciók Szoros együttműködés szükséges a szolgáltatóval SAS70, ISO29001 szabványok és ajánlások, amelyek biztosítják az adattárolással, adatbiztonsággal kapcsolatos alapelveket


Cloud Informatikai kapacitást bérlünk igény szerint Kizárólag hálózati hozzáféréssel érhető el Helyfüggetlenül, azaz nem tudjuk, hogy hol van, hol vannak az On-Demand erőforrásaink Használattal arányos költséggel Megosztott erőforrásokat használunk (CPU, hálózat, szerverek, tárolók, alkalmazások, szolgáltatások) Gyors és rugalmas kapacitásmenedzsment Szabványos konstrukciók állnak rendelkezésre Minimális interakció a szolgáltatóval – többé kevésbé határolt, jól definiált interfészek – „homokozó”


Összehasonlítás Adatközpont

Cloud

Ismert helyszínek

Ismeretlen helyszínek

Hardver redundancia

Szoftver redundancia

Fizikai és virtuális erőforrások

Virtuális erőforrások

Statikus (korlátok)

Rugalmas

Komplexitás jellemzi – alacsony absztrakciós szint

Szabványosság jellemzi – magas absztrakciós szint

Megosztott háttértár

Replikált, redundáns háttértár


Mennyibe kerül a rendszer bevezetése? Egyszeri beruházás (CAPEX) Szolgáltatás, havi díj alapú működés (OPEX) Vegyes modell Szempont

Házon belül

Outsourcing

Cloud

Ráfordítás

CAPEX

OPEX

OPEX

Cashflow

Előre fizetjük meg

Éves vagy havi díj

Használattal arányos

Pénzügyi kockázat

Előre bevállalt

Éves vagy havi szinten „elkent”

Eseti

Számvitel, nyereség/veszteség

Költség és értékcsökkenés

Költség

Költség

Mérleg

Eszközök

-

-


Kockázatok Hol vannak az adataink Bizalmas adatok hol vannak Mi van még a Outsorcing környezetben, Cloud felhőben Milyen előírások vonatkoznak a környezetre, adatainkra, adatszolgáltatásainkra Biztonságos adatmegsemmisítés

Hálózati védelem Adatközpontok, Cloud védelme – komplexitás VPN, SSL elérés DDoS, tűzfalak, IDS/IPS

Az eltérő szolgáltatási modellek eltérő biztonsági kockázatokat eredményeznek – érdemes kivárni a Cloud Hype végét SECURE BUSINESS AUTOMATION

Kérdések és válaszok, további információ

Tihanyi Péter Garami Gábor E-Group Web: www.egroup.hu


Irat- és dokumentumkezelés elosztott, szolgáltatás alapú SaaS modellekben GRID és Cloud irányok előnyei és hátrányai

Recommend Documents