1 Haller
Irány a Haller! Belső kommunikációs kampány 2015. szeptember 25.
1. fejezet Új irodába költözik a UPC főhadiszállása 2015. kiemelkedő fontosságú projektje
3 Új generációs UPC
A költözés oka: lejárt az előző iroda bérleti szerződése. És ez egy nagyobb változásra is lehetőséget adott. Mivel az ügyféligények folyamatosan változnak. Ezért olyan munkakultúrára van szükség, amivel felfrissíthetjük a szervezet működését. Az új iroda modern, nyitott, átlátható, világos és változatos belső terei lehetőséget adnak a munkatársak számára a rugalmasabb, kreatívabb, jobb együttműködést biztosító munkavégzésre. Új, modern cégközpont = Egy új generációs UPC
4 Mi és mikor történt? 2014. augusztus Egyeztetések a költözésről
2014. november
Bejelentés a munkatársaknak
2015. február
Munkatársi fókuszcsoportos interjúk
2015. május
Vezetők felkészítése
2015. augusztus
583 munkatárs átköltözése
2015. március Kinizsi utca
Elindul az Irány a Haller! kampány
Haller Garden s
5 bár egyszerű win-win szituációnak tűnt a költözés, mégis komplex változást rejtett • Több közösségi tér • Több tárgyaló és telefonfülkék • Közös projekt esetén egymás melletti munkavégzés lehetősége
Új iroda
Régi iroda Hagyományos elrendezés, sok saját irodával
• Hogyan kell viselkedni egy Open Office térben? • Bizalmas adatokkal hogyan kell dolgozni? • Mit hogyan kell használni? „Én terem” -> „Mi terünk”
Open Office, senkinek nincs saját irodája
Osztályok elkülönülése
Átjárható, átlátható terek, ahol mindenki együtt ül
Hagyományos munkaasztalok, személyes tárgyakkal, halomban álló papírokkal, iratokkal tömött szekrényekkel
Összlétszámhoz képest 10%-kal kevesebb munkaállomás
Az agilis munkavégzés feltételei
Agilis munkavégzés
Távolról történő bekapcsolódás a megbeszélésekbe
Nem lehet elbújni Megismerni és megérteni a többi osztály működését Flexibilis munkavégzés – nincs fix helye a kollégáknak
Vezetékes telefon a számítógépen, nem az asztalon Hogyan kell a vezetőknek megfelelően kezelniük?
Clean desk – Nem maradhat az asztalon papír és egyéb tárgy
Nincs fix munkaállomáshoz kapcsolódó szekrény + kevés szekrény az iratoknak
Paperless irányba törekvés
Saját szekrény a személyes tárgyaknak
6 Kihívás Mindenki tartott a változástól A vezetők sem támogatták egyértelműen a költözést Felbolydult a szervezet a bejelentés után Mindenki aggódott, félt, negatív információk terjedtek el A HR-hez beérkező panaszokat és kérdéseket csökkenteni kellett
2. fejezet Hogyan oszlassuk el az aggályokat?
8 integrált megközelítés Informálás
Annak biztosítása, hogy minden költözéssel kapcsolatos információ időben rendelkezésre álljon.
Erre? Arra?
Így?
Úgy?
Edukáció
Bevonás
Az elköteleződés miatt fontosnak tartottuk a kollégák véleményét kikérni, ötleteiket összegyűjteni.
A szervezet felkészítése, hogy hogyan kell és érdemes a megváltozott, új feltételek között dolgozni.
Az „Irány a Haller!” kampány részei Fókuszcsoportos interjúk – problémák feltérképezése Irány a Haller! belső munkatársi hírlevél Az új iroda egy részletét beépítettük a régi iroda közösségi terében – élő iroda demo Épületlátogatások szervezése Saját intranetes aloldal – folyamatosan bővülő Q&A-val Munkatársi tesztek, szavazások: vízautomata, kávéautomata, székek kiválasztása Munkatársi ötletgyűjtés – legjobb ötletek megvalósulása, díjazása Vezetők felkészítése Felkészítő tréningek az új technológiákra (Lync, Cisco Jabber stb) Kezdőcsomag a beköltözéshez Beköltözés party
9
3. fejezet a kampány csakrája a hírlevél
Az „Irány a Haller!” hírlevél
11
Megjelenés: 2 hetente, 5 hónapon át Saját arculat és hangvétel Mindig egy fő téma köré kialakítva Informatív, szórakoztató forma Informális - videóval, infografikákkal, képregényekkel, szavazásokkal Önironikus, mintsem megmondó
12 érintett témák
Clean & S h desk öt ared letek Open o ffice eti kett
e c i f f o i x e Fl n a b r e l l a Élet a H r e l l Ha
a k i z o k t a e t k u é Bem s körny é a utc
Beszéljük meg! avagy , mire figyeljetek a meetinge knél!
Bevesszük az új irodát!
Pakolás indul!
Infók a már ittlévő kollégáknak és a hamaro san érkezőknek!
l e f d l a F nyéket! r ö k a
Jó tanácsok a mindennapokhoz!
13 példák a hírlevelekből - 1.
14 példák a hírlevelekből - 2.
15 példák a hírlevelekből - 3.
16 példák a hírlevelekből - 4.
17 példák a hírlevelekből - 5.
18 példák a hírlevelekből - 6.
4. fejezet eredmények
20 Munkatársaink véleménye a költözéses belső kommunikációról
81% 60%
81%-a hasznosnak tartotta a hírlevelet 60%-a várta az újabb hírleveleket 77%-a szerint kreatív volt és szórakoztató 72%-a szerint minden témát feldolgoztunk, amire kíváncsi volt 63%-a vett részt munkatársi szavazáson 80%-ának eloszlattuk vagy csökkentettük az aggályait a költözéssel kapcsolatban
77% 72% 63% 80%
Forrás: belső felmérés, 2015. szeptember
A kommunikáció beindulása után a megkeresések száma napi 25-ről napi 1-2-re csökkent A korábban támadó és kevésbé ésszerű kérdések átalakultak konstruktív és reális felvetésekké
21 idézetek a munkatársi felmérésből
„
„
Abszolút elégedett voltam a hírlevelekkel, minden fontos és érdekes információt tartalmaztak. Színesek és szórakoztatóak voltak.
Tetszett, hogy viccesen közelítettétek meg az egyes (akár kínosabb) témákat. Úgy éreztem, felkeltettétek az érdeklődést a költözés iránt.
„
„
„
Kreatív, humoros, érdekes volt, ugyanakkor a lényegi kérdéseket tisztázta.
„
„
„
Vicces volt, kreatív, kicsit irigykedtem azokra, akiknek ez a munkájuk! :)
Forrás: belső felmérés, 2015. szeptember
„
Vidám és kreatív kommunikáció, kellő humorral és komolysággal. Ez abszolút új volt és nagyon pozitív.
„
„
Nagyon színvonalas, informatív és ugyanakkor vicces volt minden hírlevél. A videókat imádtam!
„
22 példák a hírlevél előtti munkatársi kérdésekből:
„ „
„
Mindenki kap majd mobilt? Megtarthatjuk a vezetékes telefont?
„
A -10%-kal kevesebb hely azt jelenti, hogy ennyi embert kirúgnak?
„
A terveken nincsenek virágok, miért akarnak ilyen steril környezetet?
„
„
„
Lesz elég konnektor?
Forrás: HR gyűjtés
„
„
Éhen fogunk halni! Mi lesz velünk a Ráday utca nélkül?
?!
„
Ez az open office komoly? Nagyon hangosak vagyunk, mást tuti zavarni fogunk.
„
„
Szerettünk volna beleszólni, hogy hol legyen az új iroda, miért nem kérték ki a véleményünket?
KAJ ÁT!
„
???
„
„
Szeretem az itteni székemet. Vihetem magammal?
„
Hol lesz a parkolás? A Halleren végig kell sétálni pl.: este azokon az utcákon? A közbiztonság nem jó. Angol helyett önvédelmi oktatás? :)
„
23 példák a hírlevél utáni munkatársi kérdésekből:
„
„
A szekrények elé kérhetnénk egy padot, hogy arra lehessen pakolni, amíg az ember átcseréli a cuccait?
Örülnénk egy szelektív hulladékgyűjtés-oktatásnak, sokat segítene, hogy mindenki tudja mit hova dobjon!
„
„
„
„
„
„
Hogyan kezeljem a hangosan beszélő kollégákat?
Van lehetőség a költözés előtt felmérni a szekrényhelyzetet?
„
„
Motorkerékpár tárolásra lesz lehetőség a Haller mélygarázsban az autók mellett?
„
A laptopok néha lemerülnek meeting közben. Várható esetleg, hogy a tárgyalókba 1-1 töltő bekerül?
„
Appendix szemezgetés a kampány további elemeiből
25 Példa a vezetői felkészítő tréning tananyagából „Igen”
vezetői szemlélet, hozzáállás
Agilis munkavégzés
∙ Szereptisztázás: nem szabadidő, nem gyermekfelügyelet, nem 3 napos hétvége ∙ Bizalom
A teljesítmény nem a „jelenléttől” jobb
Rendszeres értékelés, megerősítés, ha kell „újratervezés”
„Mi terünk”
∙ Neked sincs asztalod! ∙ Ne alakíts ki „kiskirályságokat”!
Ahol vagyok, ott dolgozom
Bizalom, példamutatás, elköteleződés az új működés mellett
Modern infrastruktúra
Az új technikai eszközök használata
Friss, tiszta iroda
Jó gazda, megőrizni
Kreativitás
Bevonás, bátorítás az új dolgokra
26 kávégép választás
épületbejárás
27 munkatársi ötletek díjazása
kezdőcsomag a beköltözéshez
28 intranetes aloldal
