IPA Magyar Szekció Gazdálkodási Szabályzat
1996.
2
Tartalomjegyzék
Bevezető 3 1. A gazdálkodás szabályozása 3 2. A gazdálkodás irányítása, ellenőrzése, a gazdálkodási felelősség 4 2.1. A gazdálkodás irányítása 4 2.2. Ellenőrzések 5 2.3. Kollektív és egyéni felelősség 5 2.3.1 Személyi felelősségek 5 3. A költségvetési gazdálkodás 6 3.1. A költségvetés fogalma 6 3.2. A költségvetés szerkezete 6 4. A gazdálkodás módszere 8 4.1. Pénztár 8 4.2. Bankszámla 9 4.3. Naplófőkönyv 10 4.4. Kiadási és bevételi pénztárbizonylatok 11 5. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása 12 6. A kötelezettségvállalás szabályai 13 6.1. Kötelezettség-vállalás 13 6.2. Érvényesítés 13 6.3. Utalványozás 13 7. Gazdálkodási munkakörök és feladatok 14 7.1. A gazdasági referens 14 7.2. A pénztáros 15 7.3. A könyvelő 16 8. Eszközgazdálkodás 16 8.1. Nyilvántartás 16 8.2. Értékcsökkenés leírása 16 8.3. Leltározás 17 8.4. Használatból kivonás 18 9. Mellékletek 9.1. Időszakos pénztárjelentés 1. sz. melléklet 9.2. Naplófőkönyv 2. sz. melléklet 9.3. Kiadási és bevételi pénztárbizonylatok 3. sz. melléklet 9.4. Kiadási-bevételi bizonylat 4. sz. melléklet 9.5. Készpénzigénylés elszámolásra 5. sz. melléklet 9.6. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása 6. sz. melléklet 9.7. Záradék 7. sz. melléklet 9.8. Utalványrendelet 8. sz. melléklet 9.9. Nyilatkozat 9. sz. melléklet 9.10. Eszköznyilvántartó lap 10. sz. melléklet 9.11. Leltárfelvételi ív 11. sz. melléklet
3 Bevezető Az IPA Magyar Szekciójánál folyó gazdálkodási munka az egyesület céljainak eléréséhez szükséges tevékenységek szerves részét képezi, segíti e célok megvalósítását. A költségvetésen keresztül biztosítja az alapszabályban meghatározott célok végrehajtásához szükséges pénzügyi és tárgyi eszközöket. A gazdasági munka szerepe – a hatékony, takarékos gazdálkodás előtérbe kerülésével – az IPA szervezetek tevékenységében is egyre inkább megnövekszik, a feladatok rangsorolásának egyik fontos tényezőjévé válik. A rendelkezésre álló pénzügyi és anyagi eszközök ésszerű és takarékos felhasználása szükségessé teszi, hogy az IPA szervezetek vezetői ismerjék és az előírások szerint alkalmazzák a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat, tevékenységük során megfelelő mértékben érvényesítsék a felelősségi elveket. A Gazdálkodási Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) eszközt és útmutatást ad a gazdasági munka végzéséhez, segíti a gazdasági referens és gazdálkodási tevékenységet folytatók felkészülését és eligazodását a gazdálkodásra vonatkozó szabályok, előírások megismerésében és végrehajtásában. Egységes szabályozást alkalmaz az IPA tevékenységekből adódó speciális gazdálkodási feladatok végrehajtásának rendjére. Előírásainak betartása kötelező. A Szabályzat előírásainak megszegése erkölcsi és anyagi felelősségre vonással jár. A Szabályzat előírásai a kibocsátás időpontjától érvényesek. A tagsági igazolványok, bélyegek és gépkocsi-emblémák igénylésével, kiegyen1ítésével és nyilvántartásával kapcsolatos – a 7.1. pontban meghatározott – tevékenység és határidő betartása a területi szervek részére is kötelező érvényű. 1. A gazdálkodás szabályozása. 1.1. Az IPA Magyar Szekciója az egyesülési jogról szóló 1989. évi II. (ETV) törvény alapján létrehozott társadalmi szervezet. Az ETV felhatalmazása alapján (24. §.) a Kormánya 114/1992. (VII. 23.) számú rendeletében részletesen szabályozza a társadalmi szervezetek gazdálkodó tevékenységét. 1.2. A Magyar Szekció az alábbi jogokkal és kötelezettségekkel rendelkezik: költségvetés alapján önálló gazdálkodást folytat, évente egyszer az alapszabályban meghatározott küldöttgyűlésen beszámoltatja az elnökséget a pénz és eszközgazdálkodásról, saját nevében szerződést köthet, kötelezettséget vállalhat, vagyontárgyakat szerezhet be,
4
más gazdálkodó szervtől – térítés nélkül – tárgyi eszközt vehet át, saját, vagy átvett pénzeszközeikből támogatást nyújthat, az átmenetileg szabad – házipénztáron kívüli – pénzeszközeit betétben, értékpapírban helyezheti el, azokat bevétel elérése céljából forgathatja, a bevételeket és kiadásokat a mindenkor érvényes szabályozásnak megfelelően nyilvántartja, az országos küldöttgyűlés felhatalmazása alapján vállalkozási tevékenységet folytathat, megállapítja – a számviteli törvény, illetve az éves beszámoló készítésének és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságait szabályozó kormányrendelet szerint – a vállalkozási tevékenységből származó eredményt, önadózás formájában végrehajtja – az adózás rendjéről szóló jogszabály szerint – az adóhatósággal szembeni kötelezettségek bevallását, pénzügyi rendezését, a számviteli törvény és a Szabályzat előírásai szerint nyilvántartásokat vezet a pénzfelhasználásokról és az eszközökről. 2. A gazdálkodás irányítása, ellenőrzése, a gazdálkodási felelősség. 2.1. A gazdálkodás irányítása. Az egy gazdálkodási évre vonatkozó költségvetési és vagyongazdálkodási kérdésekben a Magyar Szekció tekintetében az országos küldöttgyűlés – mint testület – dönt. A fent említett gyűlések közötti időszakokban az országos elnökség irányítja –a gazdasági referens személyén át – az éves munkatervben meghatározott feladatokhoz kapcsolódó gazdálkodási tevékenységet. Munkája során a jogszabályokban, az állami irányítás egyéb jogi eszközeiben és a Gazdálkodási Szabályzatban foglaltakkal ellentétes határozatot nem hozhat. 2.2. Ellenőrzések. A szervezet gazdálkodási tevékenységének ellenőrzését, különös tekintettel a bizonylati rend és fegyelem betartására – az IPA Magyar Szekciójának alapszabályában meghatározott gyakorisággal és formában – a Számvizsgáló Bizottság végzi. A pénztár folyamatos ellenőrzése a gazdasági referens feladata, melyet negyedévente köteles dokumentálni.
5 2.3. Kollektív és egyéni felelősség. Az ETV szerint – 18. §. – a társadalmi szervezet tartozásaiért saját vagyonával felel. A tagok – a tagdíj megfizetésén túl – a társadalmi szervezet tartozásaiért saját vagyonukkal nem felelnek. 2.3.1. Személyi felelősségek. 2.3.1.1. Az országos elnök: a gazdálkodási tevékenység és a gazdasági referens munkájának felügyeletéért, a jogszabályokban, az állami irányítás egyéb jogi eszközeiben és a Gazdálkodási Szabályzatban előírtak betartatásáért, a költségvetés szerinti gazdálkodásért, a szekció tulajdonában, vagy használatában lévő kis-és nagy értékű tárgyi eszközök rendeltetésszerű használatáért. 2.3.1.2. A gazdasági referens: a szervezet költségvetési gazdálkodásáért, a költségvetési terv és beszámoló elkészítéséért, az ezzel kapcsolatos adatszolgáltatásokért, a pénztáros és a könyvelő munkájának felügyeletéért, ellenőrzéséért, a bizonylati fegyelem betartásáért, illetve betartatásáért, a jogszabályokban, az állami irányítás egyéb jogi eszközeiben és a Gazdálkodási Szabályzatban előírtak betartásáért. 3. A költségvetési gazdálkodás. 3.1. A költségvetés fogalma. A Magyar Szekció gazdálkodásának alapja a költségvetés, amely egy meghatározott időszak – egy év – bevételeinek és kiadásainak megfelelő formában és részletezettségben történő szembeállítása. A szervezetnek a tervszerű, önálló gazdálkodás megvalósítása érdekében költségvetést kell készítenie. A költségvetést – a bevételek reális felmérése után – az elnökség közreműködésével a gazdasági referens készíti el. Az összeállítás során biztosítani kell az Alapszabályban megfogalmazott célok és a munkatervben rögzített feladatok egymásra épülését. 3.2. A költségvetés szerkezete. A költségvetés két fő része: - bevételek, - költségek (kiadások)
6 A Magyar Szekció költségvetés-tervezési, felhasználási és beszámolási jogcímei a következők: A. BEVÉTELEK 1. Előző évi maradvány 2. Saját bevételek 2.1. Tagdíj 2.2. Bérleti díj 2.3. Kamat 2.4. Egyéb 3. Támogatások 3.1. Jogi személytől 3.1.1. Rendőrségtől 3.1.2. Egyéb 3.3. Magánszemélytől 3.4. Egyéb 4. Egyéb bevételek B. KIADÁSOK ~" 1. Szervezeti kiadások 1.1. Tagbélyegek költségtérítése 1.2. Tagsági igazolvány 1.3. Pártoló tagsági igazolvány 1.4. Gk. embléma (matrica) 1.5. Egyéb 2. Dologi kiadások 2.1. Papír, írószer, nyomtatvány 2.2. Könyv, folyóirat, egyéb információhordozó 2.3. Postai szolgáltatás 2.4. Rendezvények kiadásai 2.4.1. Külföldi rendezvény 2.4.1.1. Sportrendezvény 2.4.1.2 Egyéb 2.4.2. Belföldi rendezvény 2.4.2.1. Rendőrségi napok (fesztivál) 2.4.2.2. Sportrendezvény 2.4.2.3. Egyéb 2.5 Reprezentációs költségek 2.5.1. Fogadás, vendéglátás 2.5.2. Elnökségi ülések költsége 2.5.3. Ajándék 2.5.4. Egyéb 2.6. Bérleti és lízing díjak 2.7. Kis értékű tárgyi eszköz beszerzése 2.8. Karbantartás, kisjavítás
7 3. 3.1. 4. 4.1. 4.2. 5.
Pénzeszközátadás, egyéb támogatás Területi (helyi) szervek támogatása Felújítási, felhalmozási kiadások Működést szolgáló eszközök felújítása Nagy értékű tárgyi eszközök vásárlása, létesítése Egyéb kiadások
A Magyar Szekció az előzőekben felsorolt jogcímek szerinti elkülönítésben készíti el éves költségvetését, valamint – a gazdálkodás során vezetett azonos bontású analitikus nyilvántartás alapján – beszámolójelentését. A szervezet sajátosságainak és céljainak megfelelően részletesebb költségvetést is készíthet. Alapkövetelmény ugyanakkor, hogy a tervezett összes költségek (kiadások) nem haladhatják meg az összes bevételeket. A költségvetési gazdálkodás során biztosítani kell a pénzeszközök célszerű, takarékos felhasználását. A gazdálkodás folyamán keletkezett maradványokat – az elnökség döntése alapján – más költségvetési tételen fel lehet használni. A pénzeszközök átcsoportosításakor – amennyiben összegük tételenként a kiadási főösszeg 10%-át nem haladja meg – a költségvetést módosítani nem kell. Az év végi maradvány átvihető a következő költségvetési évre. 4. A gazdálkodás módszere. A Magyar Szekció pénzforgalmát házipénztáron és bankszámlán keresztül bonyolítja. 4. 1. Pénztár A kisebb összegű kiadások fedezésére szükséges, hogy a szervezet a házipénztárban megfelelő készpénzzel rendelkezzen. A pénztárban kezelt készpénzt jól zárható pénzkazettában kell tartani. Az egyik kulcsot a pénztáros tartja magánál, a másikat aláírt, lezárt borítékban a szervezet elnökénél kell letétbe helyezni. A Magyar Szekció házipénztárában a napi záró készpénzkészlet maximális mértéke 50.000,Ft. A felső határértéktől csak az elnök írásos engedélyével – rövid időre – lehet eltérni. A pénztárból nem hivatalos célra kifizetést eszközölni, vagy személyeknek magánjellegű kölcsönt adni tilos. "Bon"-ok a pénztárban nem lehetnek A bizonylathiányok és a tartalmilag vagy formailag nem megfelelő bizonylatok is készpénzhiánynak minősülnek A pénzkezelő és a kifizetést elrendelő nem lehet ugyanaz a személy. A házipénztár készpénzkészletének nyilvántartására "Időszaki pénztárjelentés"-t kell kiállítani. (1. sz. melléklet). Vezetése, mely a pénztáros feladata, kötelező. A pénztárosnak minden pénztári be-és kifizetést – a teljesítést megelőzően vagy azt követően azonnal – a felmerülés sorrendjében a pénztári nyilvántartásba (pénztárjelentésbe) fel kell jegyeznie.
8 A használatba vett nyomtatványtömböket a gazdasági referensnek hitelesíteni kell. A pénztári nyilvántartásban elszámolt kiadási és bevételi tételek bizonylatain az elszámolás tényét "ELSZÁMOLVA" bélyegzővel vagy felirattal kell megjelölni. A pénztárnak minden hónap végén pénztár zárlatot kell készíteniük Pénztárzárlatkor a pénztárosnak: meg kell állapítania a pénztárban lévő készpénzállományt címletenkénti részletezésben, a pénztárjelentés alapján meg kell állapítania a bevételek és kiadások időszaki végöszszegét, majd az előző időszaki készpénzmaradvány figyelembevételével a pénztári nyilvántartás szerinti egyenleget, a pénztári jelentésben megállapított egyenleget egyeztetni kell a valóságos készpénzállománnyal, az egyeztetés megtörténtét aláírásával kell igazolnia a pénztárjelentésen. Az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltérések okait még a megállapítás napján fel kell deríteni, illetve ha ez nem vezetne eredményre, az eltérést rendezni kell. Az eltérés rendezéséről jegyzőkönyvet kell felvenni, amit a gazdasági referensnek is alá kell írni. A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba be kell vételezni, a hiányt pedig a pénztárosnak be kell fizetnie. A pénztárban őrzött értékpapírok állományát a nyilvántartások alapján kell ellenőrizni. Ha a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, vagy ha a pénztáros beosztásából végleg távozik, pénztárzárlatot kell készíteni. A pénztárzárlatnál, valamint az átadásnál az átvevőnek, az átadónak és a gazdasági referensnek jelen kell lennie. A pénztárzárlatról, valamint az átadásról jegyzőkönyvet kell készíteni. 4.2. Bankszámla Az engedélyezett mértéket meghaladó készpénzkészletet a szervezet nevére szóló bankszámlán kell elhelyezni. A számlavezető bank kiválasztásánál nem csak a pénzintézet kamatkondícióira, hanem megbízhatóságára is figyelemmel kell lenni. A bankszámlával kapcsolatos folyó pénzügyi műveletekre vonatkozóan aláírási joguk – mint kötelezettségvállalónak – a következő személyeknek van: a Magyar Szekció elnöke, az elnök által meghatalmazott állandó megbízott, a Magyar Szekció főtitkára. Aláírási joguk – mint ellenjegyzőknek – a következő személyeknek van: a gazdasági referens,
9 a gazdasági referens által –akadályoztatása esetére – meghatalmazott megbízott (aki nem lehet azonos kötelezettségvállalási jogosultsággal rendelkezővel). A bankszámlán kezelt összegről való rendelkezéshez a kötelezettségvállalók és az ellenjegyzők közül 1 – 1 személy együttes aláírása szükséges. Az 500 ezer forintnál nagyobb összegű pénzügyi műveletek lebonyolításához a Magyar Szekció elnökének, valamint a gazdasági referensnek mint ellenjegyzőnek az aláírása szükséges. Az előzőekben felsoroltak értelemszerűen valutaalapú számla esetén is irányadóak. A számla feletti rendelkezési jogot a fentiek szerint kell bejelenteni. A számlán szereplő pénzösszeg készpénzként kezelendő. Ebből adódóan a számláról történő pénzfelvétel összegét az "Időszaki pénztárjelentés"-be kell bevételezni, illetve a pénztárból a számlára történő befizetést kiadásba helyezni, bevételi, illetve kiadási bizonylat alapján. 4.3. Naplófókönyv. A 114/1992. (VII. 23.) Korm. rendelet tartalmazza a társadalmi szervezet bevételeinek és költségeinek előírásszerű részletezését. Ennek megfelelően a szervezet bevételei: - a vállalkozási tevékenység bevétele; - a cél szerinti tevékenység bevétele (minden olyan bevétel, amely nem a vállalkozási tevékenységhez kapcsolódik, ideértve a céltámogatást is). A szervezet költségei (kiadásai): - a vállalkozási tevékenység közvetlen költségei; - a cél szerinti tevékenység közvetlen költségei; - egyéb közvetett költségek (kiadások). A szervezet bevételeit, költségeit (kiadásait) az előzőekben részletezettek szerint elkülönítetten, a számviteli előírások szerint kell nyilvántartani. A nyilvántartásra kizárólagosan használható okmány megnevezése: "Naplófőkönyv a társadalmi szervezet részére" (A.T.Sz. Ny. sz. 507.). (2. sz. melléklet) A "Naplófőkönyv"-et egy példányban kell vezetni. "Bankszámla" oszlopa a pénzintézeti számla, "Pénztár" oszlopa pedig a készpénz forgalmának könyvelésére szolgál. Minden bevételt és kiadást az előfordulás sorrendjében – praktikusan 30 naponként, az időszakos pénztárzárlatot követően – évente kezdődő sorszámmal kell könyvelni. A beírt tételt törölni, átjavítani nem szabad. A téves bejegyzést egy vonallal át kell húzni és fölé kell írni a helyes adatot. A javítást aláírással igazolni kell.
10
4.4. Kiadási és bevételi pénztárbizonylatok. A pénztári befizetésekről „Bevételi pénztárbizonylat”-ot, a kifizetésekről pedig „Kiadási pénztárbizonylat”-ot kell kiállítani. (3. sz. melléklet) A bizonylattömbök szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok, tehát azokat ennek megfelelően kell nyilvántartani és kezelni. A bizonylatok felhasználásának ellenőrzése érdekében csak folyamatos sorszámmal ellátott tömböket szabad felhasználni. A pénztáros a be- és kifizetések időrendi sorrendjében éves sorszámmal is köteles a bizonylatokat ellátni. Ezt a számot kell szerepeltetni a pénztári tétel sorszámaként a pénztárjelentésben. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatokhoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapokmányokat. Pénztári alapokmány különösen: - a beérkező számla, - átvételi elismervény, - ki- és befizetéseket elrendelő utalv., stb. A pénztárbizonylatokat tollal vagy golyóstollal kell kiállítani. A rontott bizonylatot érvényteleníteni kell és helyette új bizonylatot kell kiállítani, a rontott bizonylatot (annak valamennyi példányát a bizonylattömbben a tőpéldányokkal együtt) meg kell őrizni. A házipénztári befizetésekről – a vonatkozó alapokmányokkal egyezően – bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bevételi pénztárbizonylatot a befizetett és a bizonylaton bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából a befizetővel alá kell íratni. A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak aláírásával kell igazolnia. A bevételi pénztárbizonylatot átírással, három példányban kell kiállítani. Az első példány a könyvelés bizonylata. E példányhoz kell csatolni a pénztári alapokmányokat (a csatolt okmányok darabszámát a bizonylat „Melléklet” rovatában kell feltüntetni), majd a bizonylatokat a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell a könyvelésre átadni. A második „Nyugta” példányt a befizetés teljesítését igazoló elismervényként a befizetőnek kell átadni. A harmadik, a tőpéldány a tömbben marad és azt a pénztáros őrzi meg. Minden házipénztári kifizetésről – a vonatkozó okmányokkal egyezően – kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A pénztáros kifizetést csak szabályszerűen kiállított, utalványozásra jogosult személy utalványozásával ellátott kiadási pénztárbizonylat alapján teljesíthet. Utalvány nélkül, vagy a pénz átvételét ideiglenes jelleggel elismerő nyugta (bon) alapján kifizetés nem teljesíthető. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A kifizetés megtörténtekor a kiadási pénztárbizonylatot a pénztárosnak is (kifizető) alá kell írnia.
11 A kiadási pénztárbizonylatot átírással, két példányban kell kiállítani. Az első példány a könyvelés bizonylata. E példányhoz kell csatolni a pénztári alapokmányokat (a csatolt okmányok darabszámát a bizonylat "Melléklet" rovatában kell feltüntetni), majd a bizonylatokat a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell a könyvelésre átadni. A második, a tőpéldány a tömbben marad és azt a pénztáros őrzi meg. Amennyiben a pénztáros, a gazdasági referens és az utalványozásra jogosult tartózkodási helyének különbözősége akadályozná a pénztárbizonylatok szabályos kitöltését, előleg felvétele és visszavétele esetén alkalmazható az ún. "Bevételi-és Kiadási bizonylat" (4. sz. melléklet). Ebben az esetben a pénztáros anélkül teljesíthet bevételezést vagy kifizetést, hogy az általa kiállított pénztárbizonylatot érvényesíteni és utalványozni kelljen. 5. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása. Pénzt elszámolásra kiadni csak személyre szólóan, a "Készpénzigénylés elszámolásra" megnevezésű nyomtatvány (5. sz. melléklet) kitöltésével és az arra jogosult személyek utalványozása alapján szabad. A pénztáros az elszámolásra kiadott összegekről naprakész nyilvántartást köteles vezetni az "Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása" című bizonylaton. (6. sz. melléklet) Az elszámolásra kiadott összeg nem haladhatja meg a cél eléréséhez szükséges mértéket. Ha ismerté válik, hogy az elszámolásra kiadott összeg a célnak megfelelően nem használható fel, a felvett összeget haladék nélkül vissza kell fizetni. Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel akkor is el kell számolnia, ha annak elszámolására a kitűzött véghatáridő még nem érkezett el. Ha az elszámolásra kötelezett személynek az elszámolás eredményeként bizonyos összeget vissza kell fizetnie, ezt az összeget készpénzben akkor is köteles visszafizetni, ha azonnal újabb összeget vesz fel elszámolásra. Ha az elszámolásra kötelezett személy az előírt határidőre a felvett összeggel nem számol el, akkor azt a pénztáros köteles a gazdasági referenssel közölni. Ha a gazdasági referens felhívására sem vezetett eredményre, az ügyet az elnök tudomására kell hozni. Az előleg elszámolását úgy kell végrehajtani, hogy a teljes összeget vissza kell vételezni a pénztárba, majd pedig az elszámolható összeget kiadásba kell helyezni. 6. A kötelezettségvállalás szabályai. 6.1. Kötelezettség-vállalás A Magyar Szekció nevében a szervezet feladatainak ellátása során fizetési, vagy más teljesítési kötelezettséget vállalni az elnök, vagy az általa, illetve a szervezet vezetői testülete által megbízott személyjogosult.
12 A kötelezettségvállalás a gazdasági megbízott vagy általa – akadályoztatása esetére – kijelölt személynek az ellenjegyzése után és csak írásban történhet. 6.2. Érvényesítés A pénzügyi teljesítésre benyújtott számlát, bizonylatot érvényesítés előtt záradékolni (szakmailag igazolni) kell. (7. sz. melléklet) A záradékolásnak tartalmaznia kell: a gazdasági esemény teljesítésének igazolását, a gazdasági esemény bekövetkezésének indokát, illetve a gazdálkodási eseményre utaló szöveges megjegyzést. A záradékolást az igénybe vevő, rendezvény esetén az elszámolással megbízott személy köteles elvégezni. A kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrizni és igazolni (a továbbiakban: érvényesíteni) kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a fedezet meglétét és azt, hogy az előírt alaki követelményeket betartották-e. Érvényesítést a Magyar Szekció gazdasági referense (könyvelője) végezhet. Az érvényesítésnek – az "ÉRVÉNYESÍTVE" megjelölésen kívül – tartalmaznia kell a megállapított összeget és a naplófőkönyv, valamint a költségvetés rovataival megegyező tartalmú analitikus nyilvántartás megfelelő tételére vonatkozó utalást is. 6.3. Utalványozás A kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelésére a Magyar Szekció elnöke, vagy az általa felhatalmazott – bankszámla feletti rendelkezési joggal bíró – személy jogosult (lásd még 4.2. sz. pont). Utalványozni csak az okmányra rávezetett vagy külön írásbeli rendelkezéssel lehet. (8. sz. melléklet) Az utalványrendeleten fel kell tüntetni: az "UTALVÁNY" szót, a költségvetési évet, a befizető, illetve a kedvezményezett megnevezését, címét, a fizetés időpontját, módját és összegét, a megterhelendő, jóváírandó bankszámla számlát, a keltezést, valamint az utalványozó és az ellenjegyző aláírását. Az utalvány ellenjegyzésére a gazdasági referens vagy általa – akadályoztatása esetére – kijelölt személyjogosult. A bankszámlára befolyó bevételeket nem szükséges ellenjegyezni.
13 A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetőleg az utalványozó és az érvényesítő azonos személy nem lehet. 7. Gazdálkodási munkakörök és feladatok. 7.1. A gazdasági referens. Elvégzi a költségvetés tervezésével, valamint a zárszámadás elkészítésével kapcsolatos feladatokat. Ellátja a bankszámlával kapcsolatos folyó pénzügyi műveletek, a kötelezettségvállalások és utalványozások ellenjegyzésével kapcsolatos tevékenységet. Előkészíti az elnökség, a küldöttgyűlés (közgyűlés) gazdálkodással kapcsolatos döntéseit. Segíti – pénzügyi szempontból – a rendezvények előkészítését. Folyamatosan ellenőrzi a pénztáros és a könyvelő feladatainak végrehajtását. Előkészíti, – az elnökség álta1kijelölt személyekkel együtt – végrehajtja és kiértékeli a tárgyi eszközök leltárát. Részt vesz a használatból kivonási, selejtezési eljárásban. Speciális tevékenységként intézi az igazolványok, érvényesítő bélyegek és gépkocsi emblémák beszerzését, tárolását, értékesítését, kiosztását, nyilvántartását és pénzügyi elszámolását A területi szervezet gazdasági felelősének a tárgyév január 5-ig – az előző évi létszám és a várható felvétel figyelembevételével – fel kell terjeszteni a várható igazolvány, bélyeg és embléma igényt a Magyar Szekció gazdasági referensének. Az érvényesítő bélyeg, igazolvány és a sorszámozott gépkocsi embléma összesített megrendelését – a Magyar Szekció gazdasági referensének január 15-ig történő előterjesztése alapján – a főtitkár végzi. Új, előre nem jelzett évközi igényeket csak negyedévente egyszer lehet a Magyar Szekció részére továbbítani. Azonnali ellátás csak a területi szervezet tartalékából lehetséges. Az igazolványok és a sorszámma1ellátott matricák nyilvántartását olyan módon kell elkészíteni és vezetni, hogy azok útja a felhasználó tagokig követhető legyen. A nyilvántartás formája a Magyar Szekciónál területi szervenként darabszám (igazolvány és bélyeg), illetve sorszám tartomány (gk. embléma) szerint, a területi szerveknél a tagságra lebontva (igazolvány és gk. embléma). Az érvényesítő bélyeg értékét, az országos elnökség által megállapított kötelezően átutalandó tagdíjrésznek megfelelő összeget – a Magyar Szekció likviditásának fenntartása érdekében – előre kell átutalni.
14
7.2. A pénztáros A pénztáros a házipénztárt önállóan, teljes anyagi, büntetőjogi felelősség mellett kezeli. A pénztáros megbízásának elfogadásakor írásbeli nyilatkozatban köteles elismerni az anyagi és büntetőjogi felelőssége tudomásulvételét (9. sz. melléklet). A pénztáros feladata a pénztárban tartott készpénz és a rábízott egyéb anyagi értékek kezelése, őrzése, a befizetett készpénz átvétele, az utalványozott kifizetések teljesítése, valamint a pénztárra1kapcsolatos nyilvántartások, elszámolások vezetése. A keletkezett bizonylatokat, pénztárjelentést 30 naponta – átadókönyvben – átadja a könyvelőnek. A készpénzen kívül a pénztáros kezeli: a banki készpénzfelvételi csekket, az átutalások végrehajtásához szükséges okmányokat, a pénztárjelentést, a bevételi- és kiadási pénztárbizonylatokat, az elszámolásra kiadott előlegek nyilvántartását, az értékpapírokat. 7.3. Könyvelő A könyvelő feladata a "Naplófőkönyv" és az analitikus nyilvántartás folyamatos és előírásszerű vezetése. Adatokat szolgáltat a gazdasági referensnek a félévi egyszerűsített, és az év végi beszámoló elkészítéséhez. Elkészíti az említett nyilvántartások év végi zárását. Értékben és mennyiségben nyilvántartja a Magyar Szekció tárgyi eszközeit, költségvetési évenként – az érvényben lévő kulcsok alapján – kiszámítja és nyilvántartja azok értékcsökkenését. Adatokat szolgáltat a leltározás végrehajtásához és kiértékeléséhez. 8. Eszközgazdálkodás. 8.1. Nyilvántartás A Magyar Szekció feladatai ellátásához tárgyi eszközökkel rendelkezhet. Vagyontárgyait és az azokban történt minden változást "Eszköznyilvántartó lap"-on kell rögzíteni (10. sz. melléklet). Minden olyan eszközt nyilvántartásba kell venni, amelyeknek egyedi beszerzési értéke az 1.000,- Ft-ot meghaladja.
15
Kivételt képeznek – 5.000,-Ft értékhatárig – az olyan eszközök, melyek a beszerzéstől számított 48 órán belül átadásra kerülnek. Az átadás tényét és az átvétel igazolását azonban a pénztári okmányok között rögzíteni kell. A beszerzett és az ideiglenes használatra átvett eszközöket elkülönítetten kell nyilvántartani. A használatba vett nyilvántartó lapokról – szabályosan megnyitott analitikus nyilvántartást – tartalomjegyzéket kell felfektetni. A nyilvántartásba történő felvétel tényét a könyvelőnek – mint eszköznyilvántartónak – a záradék megfelelő rovatában rögzítenie kell és a számla másolatát a nyilvántartáshoz kell csatolnia. Ennek hiányában pénzügyi kifizetés nem teljesíthető. Térítés nélkül átvett, illetve átadott eszközöknél az átadás-átvételi okmányt kell csatolni a nyilvántartáshoz. 8.2. Értékcsökkenés elszámolása. A 20.000,-Ft egyedi értéket meghaladó tárgyi eszközök esetében – a szervezet vagyonváltozásának nyilvántartása érdekében – évente egyszer értékcsökkenést kell elszámolni. Az érvényben lévő leírási kulcsok a következők: épület 2 % építmény 3 % jármű 20 % műszaki eszköz 14,5 % számítástechnikai eszköz 33 % Vállalkozási tevékenység esetén a közös célra használt tárgyi eszközök értékcsökkenési leírását – a szervezet cél szerinti és vállalkozási tevékenysége között – az előzőekben felsorolt tevékenységek bevételének arányában kell évente megosztani. 8.3. Leltározás. Leltározás alatt a szervezet tulajdonában és használatában lévő eszközök tényleges, nyilvántartástól független állományának megállapítását értjük. Leltározást a Magyar Szekciónál két évente, első alkalommal 1997. évben kell tartani. Ha az elnök, vagy a gazdasági referens személyében változás történik a vagyontárgyakat teljes körű leltárral kell átadni-átvenni. A leltározott eszközök felvétele "Leltárfelvételi ív"-en történik (11. sz. melléklet). A vagyontárgyak készletében a nyilvántartáshoz képest mutatkozó hiány vagy többlet okát ki kell vizsgálni. A vizsgálat eredményéről jegyzőkönyvet kell felvenni és annak alapján lehet – szükség esetén – a nyilvántartást módosítani.
16 8.4. Használatból kivonás. A rendeltetésszerű használat, vagy rendkívüli igénybevétel során elhasználódott eszközöket selejtezni kell. A Magyar Szekciónak önálló selejtezési jogköre van. A – minimum három tagú – selejtezési bizottságot a szervezet elnöke bízza meg, írásban. A selejtezés végrehajtásáról jegyzőkönyvet kell felvenni, melyben a kiselejtezett eszközök további sorsára tett intézkedéseket is rögzíteni kell (átadás, értékesítés, megsemmisítés, stb.). A használatból kivont eszközöket a jegyzőkönyv alapján kell kivezetni a nyilvántartásból. Budapest, 1996. szeptember hó.
