IP-CONNECSY 5.5 PC Console

IP-CONNECSY 5.5 PC Console Voor Avaya® Definity® & Communication Manager

Gebruikershandleiding

IP-Connecsy 5.5

IP-Connecsy 5.5 PC Console voor Definity® Enterprice Communication Server


Versie 5.5 NL September 2010

Pridis Computer Telephony Products BV

Produced and Distributed by Pridis


 2

IP-Connecsy 5.5

Licentie bepaling Subject: MS-Windows™ compatible software package for IP-Connecsy 5.5, hereafter referred to as: software. License Grant: Pridis B.V. grants to you, and your purchase, subject to the following terms and conditions, a nonexclusive, nontransferable right to use the software. Restrictions: You agree to run the software on only one personal computer simultaneously. Transfer of License: The license cannot be transferred to another person or entity without the prior written approval of Pridis B.V.. Term: This agreement is effective from the data executed by Pridis B.V., and shall remain in force until terminated. You may terminate the License at any time by destroying the documentation, cd-rom and software. This agreement shall automatically terminate if you reach any of the terms or conditions of this Agreement. Disclaimer of Warranties: Pridis B.V. makes no warranty, representation, or promise not expressly set forth in this agreement. Pridis B.V. disclaims and excludes any and all implied warranties of merchantability and fitness for a particular purpose. Pridis B.V. does not warrant that the software or documentation will satisfy your or your customers‟ requirements. Limitation of Liability: Pridis B.V. shall not be liable for damage to or loss of property or equipment, loss of use of the software. Pridis B.V. is not responsible for lost profits or revenue, loss of data, costs of recreating lost data, loss of use of the software. Indemnification: You agree that in no event Pridis B.V. shall be held liable for any damages to you or your customers from the use of the software. You agree to indemnify and hold Pridis B.V. harmless against any claim, liability, damage or expense asserted by any party against Pridis B.V. for, or account of the operation or non-operation of the software.


 3

IP-Connecsy 5.5

Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE

4

1. INTRODUCTIE

6

2. SCHERMOPBOUW

7

2.1 CONSOLE

7

2.2.1 Oproep informatie 2.2.2 Nummer weergave 2.2.3 Lijn knoppen 2.2.4 Console status informatie

8 8 8 9

2.3 GEBRUIKERSPROFIEL 2.4 DE GEBRUIKERSTABEL (DATABASE) 2.5 FUNCTIETOETSEN 2.6 HET BXS/BLF VENSTER 2.7 HET FEATURE KNOPPEN SCHERM 2.8 HET NOTITIE SCHERM 2.9 HET OUTLOOK KALENDER SCHERM

10 10 11 11 12 12 13

IN HET OUTLOOK KALENDER SCHERM KUNNEN AFSPRAKEN ZICHTBAAR GEMAAKT WORDEN VAN AGENDA‟S DIE GEDEELD STAAN VOOR “DERDEN”.

13

3.1 DE PC CONSOLE ACTIVEREN 3.2 OPROEPEN BEANTWOORDEN 3.3 OPROEPEN PLAATSEN

14 15 16

3.4 EEN GESPREK IN DE WACHT ZETTEN 3.5 DOORVERBINDEN VAN EEN GESPREK

18 19

3.3.1 Standaard oproepen plaatsen 3.3.2 Oproepen plaatsen met behulp van het DXS/BLF venster 3.3.3 Oproepen plaatsen met prioriteit 3.3.4 Oproepen plaatsen met het gebruik van het gebruikersprofiel 3.3.5 Oproepen plaatsen met behulp van het zoekresultatenscherm

16 16 17 17 18

3.5.1 Standaard doorverbinden 3.5.2 Doorverbinden door middel van het DXS/BLF venster 3.5.3 Doorverbinden door middel van het gebruikersprofiel 3.5.4 Doorverbinden door middel van de enter toets (versneld doorverbinden)

19 19 20 20

3.6 HET STARTEN VAN EEN CONFERENTIEGESPREK 3.7 MET GEBRUIK VAN “TOON SIGNALEN” KIEZEN 3.8 VERBREKEN VAN EEN VERBINDING Gebruikershandleiding

21 22 22  4

IP-Connecsy 5.5 3.9 NUMMER HERHALING 3.10 DAG/NACHT SERVICE 3.11 MOGELIJKHEDEN TELEFOONHANDELINGEN

22 23 24

4. CONNECSY DATABASE

25

4.1 OPZOEKEN VAN GEGEVENS

25

4.2 NIEUWE PERSOONSGEGEVENS TOEVOEGEN 4.3 WIJZIGEN OF VERWIJDEREN VAN PERSOONSGEGEVENS 4.4 EXPORTEREN VAN GEGEVENS 4.5 IMPORTEREN VAN GEGEVENS

27 28 28 29

4.1.1 Invoer van zoeksleutel 4.1.2 Sorteren in gebruikerstabel

25 26

5. ADMINISTRATIE MOGELIJKHEDEN

30

5.1 AANMELDEN ALS ADMINISTRATOR 5.2 SCHERM RESOLUTIE 5.3 IP-CONNECSY 5.5 SCHERM WEERGAVEN 5.4 CONNECSY PROGRAMMA STATUS WEERGAVEN

30 30 31 31

5.5 OPERATOR BEHEER 5.6 RAPPORTAGE

33 34

5.4.1 History informtie 5.4.2 Wachtrij informatie 5.4.3 DXS/BLF knoppen 5.4.4 Wachtrij informatie en DSX/BLF knoppen

31 32 32 33

5.6.1 Globaal overzicht van de ingelogde tijd 5.6.2 Gedetailleerd rapport van de ingelogde tijd 5.6.3 Globaal overzicht van de gespreks gegevens 5.6.4 Gedetailleerd rapport van de gespreks gegevens

34 34 34 35

5.7 OVERIGE INSTELLINGEN

35

5.7.1 Lijn afbeeldingen 5.7.2 Scroll buttons

35 35

6. CONNECSY PLUS

36

6.1 ALGEMEEN 6.2 AUTOMATISCHE OPNAME

36 36

6.3 HANDMATIGE OPNAME 6.4 BELUISTEREN VAN OPNAMES 6.5 VERWIJDEREN OPNAME 6.6 OPSLAAN OPNAMES

38 39 39 40

6.2.1 Automatische opname activeren 6.2.2 Instellingen automatische opname 6.2.3 Beveiligen automatisch opgenomen gesprekken


36 36 37

 5

IP-Connecsy 5.5

1. Introductie IP-Connecsy 5.5 is een gebruiksvriendelijke PC telefoon bedieningsprogramma‟s speciaal voor de Definity® en Communication Manager® van Avaya. Met IP-Connecsy 5.5 kan het beheer van de telefoondatabase en telefoonfuncties met een Windows® computer uitgevoerd worden. Ook kan snel, in een door u zelf in te delen database, met gebruikersgegevens worden gezocht. Deze handleiding is bedoeld als naslagwerk voor de gebruiker. Met IP-Connecsy 5.5 kunnen onder meer de volgende handelingen uitgevoerd worden: Opzetten, beantwoorden en doorverbinden van gesprekken In de wacht plaatsen van gesprekken Verbinding verbreken Schakelen tussen dag en nacht service Zien wie er in gesprek zijn Raadplegen van een uitgebreide database Overzicht tonen van alle in- en externe gesprekken Raadplegen van agenda van personen binnen de organisatie Direct email verzenden naar personen uit de database Avaya Communication Manager feature knoppen Met de Connecsy Plus module heeft u extra functionaliteit om gesprekken op te nemen en af te spelen.


 6

IP-Connecsy 5.5

2. Schermopbouw Het hoofdscherm van Connecsy bestaat uit de console met functietoetsen, gebruikersprofiel, en gebruikerstabel. Vanuit dit hoofdscherm kunnen de belangrijkste taken uitgevoerd worden, terwijl specifieke functies vanuit hulpschermen uitgevoerd worden. In combinatie met een aanraak scherm (touch screen) zijn alle functies uit te voeren door het aanwijzen op het scherm.

Console

Functie toetsen

Gebruikers profiel

Gebruikers tabel

2.1 Console In de console worden lijn status meldingen weergegeven en lijnselecties opgemaakt. Status meldingen van de Definity® en Connecsy worden weergegeven in het programma status gebied. Ook de functie toetsen behoren tot de console.


 7

IP-Connecsy 5.5

Oproep informatie

Programma status

Nummer weergave

Lijn status

2.2.1 Oproep informatie Bij iedere oproep wordt de gespreksinformatie weergegeven in dit gebied. De volgende oproepen kunnen voorkomen: Gesprek in wachtrij Nieuw gesprek Gesprek terug uit wachtstand 2.2.2 Nummer weergave Het nummer weergave gebied geeft de status weer van de naar de operator doorgeschakelde lijn. De informatie blijft staan totdat een andere lijn gekozen wordt of de geselecteerde lijn wordt vrijgegeven.

2.2.3 Lijn knoppen In de zes lijn knoppen (a-f) wordt de lijnstatus weergegeven van een oproep.

Deze lijn knoppen zijn te activeren door middel de toetscombinaties „alt‟ a t/m „alt‟ b. Verder zijn er nog speciale toetsen die de lijnen ook vertegenwoordigen. Hier komen we nog op terug.


 8

IP-Connecsy 5.5

De mogelijke lijn status die een lijn (knop) kan krijgen wordt onderstaand beschreven Vrije lijn: Binnenkomende lijn: Actieve lijn: Lijn in wachtstand Lijn te lang in wachtstand:

2.2.4 Console status informatie In het console statusinformatie gebied wordt de status van de operator console weergegeven. Voorbeelden hiervan zijn:    

Nachtstand Positie vrij Positie Bezet Wachtrij


 9

IP-Connecsy 5.5

2.3 Gebruikersprofiel Connecsy bevat een database waarin gebruikers ingevoerd kunnen worden. De gebruikers kunnen opgezocht worden door in de invoervelden een zoekcriteria (gebruikers profiel) in te geven. Het is mogelijk om met één invoerveld meerdere velden te doorzoeken. Deze invoervelden zijn vrij de definiëren. (zie de setup-handleiding) Invoer velden

2.4 De gebruikerstabel (database) In de gebruikerstabel wordt het resultaat weergegeven van de zoekcriteria opgegeven in het gebruikersprofiel. Wanneer een gebruiker geselecteerd wordt, dan zal deze weergegeven worden in het gebruikersprofiel. De scroll buttons zijn voor het gebruik bij een aanraak scherm (touchscreen).


 10

IP-Connecsy 5.5

2.5 Functietoetsen Met de functietoetsen kunnen verschillende acties uitgevoerd worden. Hier komen we verderop in deze handleiding op terug.

Naast het standaard scherm heeft Connecsy nog een aantal extra schermen. Deze worden in de volgende twee paragrafen beschreven.

2.6 Het BXS/BLF venster In het DXS (Direct eXtension Select) / BLF (Busy Lamp Field) venster is de status van extensies te zien. Er zijn verschillende status indicaties te weten: in gesprek (rood) Doorgeschakeld (geel) IP toestel uitgelogd (blauw) Digitaal toestel uitgelogd (grijs) Er kunnen honderd extensies tegelijk bekeken worden. In het pulldown menu kunnen de verschillende groepen (max. 20) geselecteerd worden. Door op betreffende extensie te dubbelklikken wordt naar de betreffende extensie een verbinding opgezet. Dit is bijvoorbeeld te gebruiken om een gesprek door te verbinden of om een conferentie op te zetten (straks meer hierover).


 11

IP-Connecsy 5.5

2.7 Het Feature knoppen scherm In het feature button scherm staan een aantal knoppen die afhankelijk van de Connecsy instellingen (gemaakt met de Connecsy Configurator) wel of niet beschikbaar zijn. Het feature button scherm kan zichtbaar worden gemaakt op de functieknop „Functies’ te klikken (indien geconfigureerd) of door het menu item Extra|Feature knoppen te selecteren.

Belangrijk:

De features werken alleen als ze ook in de Definity geprogrammeerd zijn (voor meer informatie zie de technischehandleiding)

2.8 Het Notitie scherm In het notitie scherm kunnen extra opmerkingen geplaatst worden welke bij een persoon uit de database worden opgeslagen. Het notitie scherm kan geactiveerd worden via het menu item beeld / Notietiescherm weergeven. Door te zoeken in het connecsy database scherm zal in onderstaand scherm de notitie zichtbaar worden van de betreffende persoon waarop gezocht is. De notitie kan worden aangepast door in het veld te klikken met de linkermuis toets Er zit geen beperking aan het aantal karakters wat kan worden ingevoerd.


 12

IP-Connecsy 5.5

2.9 Het Outlook Kalender scherm In het Outlook kalender scherm kunnen afspraken zichtbaar gemaakt worden van agenda‟s die gedeeld staan voor “derden”. Om de afspraken zichtbaar te maken moet in de connecsy database de exchange gebruikersnaam van de betreffende persoon die de kalender gedeeld heeft worden opgegeven. Via het menu item Beeld / Agenda kan het Kalenderscherm worden geopend Als onderstaand scherm actief is kan men naar andere dagen van de week stappen door met de pijltjes toetsen  en  op het toestsenbord te navigeren. Door te zoeken in het connecsy database scherm zal in onderstaand scherm de kalender zichtbaar worden van de betreffende persoon waarop gezocht is.


 13

IP-Connecsy 5.5 3. Telefoonfuncties

3.1 De PC Console activeren Start de Connecsy applicatie Indien geen automatische inlog is ingesteld verschijnt onderstaand venster, hierin moet u uw inlognaam en wachtwoord invoeren. Vraag de beheerder voor de juiste inlognaam en wachtwoord.

Wanneer de console opgestart wordt zal deze altijd in de positie bezet komen. Het is ook mogelijk dat de console in de nachtstand staat. (dit wordt beide in het console-statusinformatie veld weergegeven.) Als de console in de nacht-stand staat en u bent de hoofdoperator, drukt u dan op de functieknop NACHT. Na uitschakelen nachttoestand, zal de console status informatie veld „Positie vrij‟ aangeven Als u niet de hoofdoperator bent, zorg dan dat de console uit de bezettoestand is. Druk op de functieknop BEZET. Na uitschakelen bezettoestand, zal de console status informatie veld ook „Positie vrij‟ aangeven.


 14

IP-Connecsy 5.5

3.2 Oproepen beantwoorden Wanneer er een oproep binnenkomt: hoort u een herhaald belsignaal ziet u in het „oproepinformatie‟ veld van de console “Binnenkomende lijn rinkelt‟ verschijnen ziet u nummerweergave in het nummerweergave display ziet u de melding „Binnenkomende lijn‟ in de lijnstatusknop. Om de oproep te beantwoorden: Drukt u op de betreffende lijnknop waarin de oproep binnenkomt. Het bellen stopt De melding in het oproepinformatie veld verdwijnt De tekst in de lijnknop wordt groen en laat nummerweergave zien Beantwoordt de oproep. U kunt het gesprek nu doorverbinden, de oproepende persoon in de wachttoestand zetten, of het gesprek beëindigen. Om het gesprek te beëindigen, klikt u op de functieknop VERBREKEN. U verbreekt de verbinding van de oproepende persoon De nummerweergave/indicatie verdwijnt De lijnstatusknop wordt vrijgegeven. De console is nu gereed om een volgende oproep te beantwoorden of een nieuw gesprek te beginnen.

Opmerking:

Het is niet mogelijk om meerdere lijnen tegelijkertijd te beantwoorden. Wanneer een tweede lijn binnenkomt zal de eerste in de wacht gezet moeten worden, of worden neergelegd. Dit is ook zo wanneer een nieuwe verbinding opgezet moet worden.


 15

IP-Connecsy 5.5

3.3 Oproepen plaatsen Het plaatsen van een oproep kan op verschillende manieren. In de volgende subparagrafen zullen deze worden behandeld. 3.3.1 Standaard oproepen plaatsen Activeer een lijn door op een lijnstatusknop te klikken of op de functieknop BELLEN te klikken. U hoort een kiestoon (bij activeren lijnknop) Er verschijnt een dialoog scherm waarin u een extensie of extern nummer kunt invoeren Voer een extensie of extern nummer in om de oproep te plaatsen. Klik op OK. Er zal nu een oproep geplaatst worden naar de ingevoerde extensie/extern nummer. Spreek met de opgeroepen persoon. Wanneer u het gesprek wilt beëindigen, druk dan op de functieknop VERBREKEN

Opmerking:

Dit geldt alleen wanneer het gebruikersprofiel leeg is.

3.3.2 Oproepen plaatsen met behulp van het DXS/BLF venster Activeer een DXS/BLF 100 reeks. Er wordt een scherm weergegeven met waarin 100 extensies worden weergegeven (tenzij anders geconfigureerd) Kies een extensie in de weergegeven range, door er dubbel op te klikken. De oproep is geplaatst U hoort een kiestoon (of een in-gesprek toon) Spreek met de opgeroepen persoon. Wanneer het gesprek beëindigd is, drukt u op de functieknop VERBREKEN.


 16

IP-Connecsy 5.5 3.3.3 Oproepen plaatsen met prioriteit Met de functieknop PRIORITEIT doorbreekt u de vaste doorschakeling van een toestel. De doorgeschakelde persoon herkent de oproep middels een afwijkend belsignaal. Het opzetten van een priority oproep is gelijk aan die van de functieknop „bellen‟ 3.3.4 Oproepen plaatsen met het gebruik van het gebruikersprofiel Zoek een gebruiker op via het gebruikersprofiel U krijgt nu eventueel een lijst met gebruikers te zien in het resultaatscherm. Selecteer de gezochte gebruiker uit de zoekresultaten De geselecteerde gebruiker wordt weergegeven in het gebruikersprofiel. Geef de focus aan een veld in het gebruikersprofiel Druk op de knoppen BELLEN, VERBINDEN of PRIORITEIT om een verbinding op te zetten met de gezochte gebruiker. Wanneer u een zoekveld heeft geselecteerd, en dit veld bevat geen nummer, dan wordt het eerste veld waarin een nummer staat opgeroepen. Na het gesprek beëindigd u met VERBREKEN. Wanneer de functieknop BELLEN (F6) wordt gebruikt, wordt onthouden welke zoekbutton het laatst werd ingedrukt. Als dit dialable is, dan wordt dit nummer gebeld.


 17

IP-Connecsy 5.5 3.3.5 Oproepen plaatsen met behulp van het zoekresultatenscherm Zoek een gebruiker op via het gebruikersprofiel U krijgt nu eventueel een lijst met gebruikers te zien in het resultaatscherm. Selecteer de gezochte gebruiker uit de zoekresultaten De geselecteerde gebruiker wordt weergegeven in het gebruikersprofiel. Geef een zoekresultaat (record) de focus Druk op de functieknoppen BELLEN, VERBINDEN of PRIORITEIT om een verbinding op te zetten met de gezochte gebruiker. Het eerste nummer dat voorkomt in het record zal worden opgeroepen. Na het gesprek kunt u de verbinding verbreken met de functieknop VERBREKEN.

3.4 Een gesprek in de wacht zetten Gesprekken met meerdere personen kunnen op het toestel in de wachttoestand gezet worden. U kunt een gesprek in de wachttoestand hebben op elk van de zes gesprekslocaties (lijnstatusknoppen) U krijgt een oproep binnen: Klik op de functieknop WACHTEN. De tekst van de betreffende lijnstatusknop wordt geel De indicatie in het nummerweergave display verdwijnt U kunt nu oproepen plaatsen en ontvangen op de andere gesprekslocatie Een in de wacht gezette oproep wordt hervat door opnieuw de lijnstatus knop te selecteren. De indicatie in het nummerweergave display is weer zichtbaar De lijnstatusknop tekst wordt groen weergegeven (actief) Wanneer een gesprek te lang in de wacht staat, zal de oproep opnieuw gaan rinkelen. U ziet dan „wachtende lijn rinkelt‟. De kleur van de lijnstatus tekst zal rood worden. Op dit moment kan er geen andere lijn meer aangenomen worden voordat de wachtende oproep weer aangenomen is (bijvoorbeeld opnieuw in de wacht zetten). Gebruikershandleiding

 18

IP-Connecsy 5.5

Wanneer u meerder personen in de wachttoestand hebt en u hebt een lijn actief, dan kunt u een gesprek dat in de wachttoestand zit direct aanklikken. Dit gesprek zal meteen uit de wacht gehaald worden. De andere wordt dan automatisch in de wachttoestand geplaatst zonder de functieknop WACHTEN te gebruiken.

3.5 Doorverbinden van een gesprek Het doorverbinden van een gesprek wordt gedaan met de functieknop VERBINDEN. 3.5.1 Standaard doorverbinden Er komt een gesprek binnen. U neemt het gesprek aan en u wilt dit gesprek doorverbinden. Om door te verbinden: klikt u op de functieknop VERBINDEN. Er verschijnt een dialoog waarin u een extensie of extern nummer kunt invoeren. Klik daarna op OK. U kunt nu wachten totdat het opgebelde toestel opgenomen wordt, of er kan direct naar de volgende stap gegaan worden (blind kiezen) Druk op VERBREKEN om het gesprek over te zetten. Druk op ANNULEREN om het gesprek weer terug te halen. 3.5.2 Doorverbinden door middel van het DXS/BLF venster Voor doorverbinden kunnen alle punten doorlopen worden die bij „standaard doorverbinden beschreven worden. Alleen punt twee is anders. Om een extensie te selecteren waarnaar u wilt doorverbinden, klikt u op een extensie in het DXS/BLF venster. Nu zijn de punten 3 en 4 weer van toepassing.


 19

IP-Connecsy 5.5

3.5.3 Doorverbinden door middel van het gebruikersprofiel Ook hier geldt weer dat de punten doorlopen kunnen worden die beschreven staan bij „standaard doorverbinden‟. Punt 2 is anders en wordt nu beschreven. U kunt voordat u gaat doorverbinden eerst een bepaalde persoon opzoeken door middel van het gebruikersprofiel. U zoekt een persoon en selecteert de betreffende persoon in de gebruikerstabel. (De gebruiker wordt nu weergegeven in het gebruikers profiel.) Selecteer nu een invoerveld waar naar u wilt doorverbinden (bijvoorbeeld mobiel of prive) Druk op de functieknop DOORVERBINDEN of op de Enter-toets (transfer) van het nummerieke toetsenbord. (wanneer er geen invoerveld geselecteerd is, dan zal het eerste invoerveld gekozen worden wat voldoet als een nummer – over het algemeen altijd het extensie veld) Nu zijn de punten 3 en 4 weer van toepassing. 3.5.4 Doorverbinden door middel van de enter toets (versneld doorverbinden) Ook hier geldt dat de punten doorlopen kunnen worden die beschreven staan bij „standaard doorverbinden‟. Punt twee is anders. Deze laatste methode is de versnelde doorverbind methode (enter-enter). U geeft een zoekcriteria voor een bepaalde persoon in het gebruikersprofiel en druk op ENTER In de gebruikerstabel verschijnt nu één of meerder personen. Druk op de ENTER toets en de betreffende persoon wordt gebeld waarnaar u toe wilt verbinden (wanneer er meerdere personen zijn weergegeven in de gebruikerstabel, dan zult er één moeten selecteren.) De punten 3 en 4 zijn nu weer van toepassing.


 20

IP-Connecsy 5.5

3.6 Het starten van een conferentiegesprek Tijdens een bestaand gesprek kan er een conferentie worden opgezet. Dit kan gedaan worden met de functie knop DELEN. Wanneer een binnenkomend gesprek is geactiveerd door op de betreffende lijnstatus knop te klikken, dan moeten de volgende handelingen doorlopen worden: Druk op de functieknop DELEN. Nu moet er een extensie opgegeven worden die in conferentie geschakeld moet worden met de betreffende actieve lijn. Dit kan op drie manieren, namelijk: Als in het gebruikersprofiel een persoon staat, zal er worden gebeld naar het nummer van het invoerveld waarin de cursor op dat moment staat. Is dit geen nummer, dan zal Connecsy kiezen voor het eerste nummer dat voorkomt in het gebruikersprofiel. Als er geen persoon in het gebruikersprofiel staat, dan verschijnt er een dialoog scherm waarin het nummer kan worden ingevoerd. Na het klikken op „OK‟ zal dit nummer worden gebeld. De extensie kan ook geselecteerd worden door in het DXS/BLF venster op de extensie te dubbelklikken Wacht totdat de bij te schakelen partij opneemt, of ga direct door naar de volgende stap (blind kiezen). Druk op DELEN. In het nummerweergave display wordt de volgende boodschap weergegeven: CONFERENCE X (waarin X het aantal deelnemers is dat is BIJ geschakelt). Om nog meer personen toe te voegen aan deze conferentie zullen de stappen 1 tot en met 4 herhaald moeten worden. Druk op ANNULEREN om de laatste bijgeschakelde partij uit de conference te verwijderen Druk op om zelf uit de conferentie te stappen.


 21

IP-Connecsy 5.5

3.7 Met gebruik van “toon signalen” kiezen Soms moet er gebruik gemaakt worden van kiestonen om bepaalde services te benaderen. Denk hierbij aan semafoon of het Audix Voice Message System van de Definity®. Om hier gebruik van te maken moet u de volgende stappen doorlopen: Roep het gewenste nummer op (zie hiervoor “Het opzetten van een interne of externe oproep) Klik vervolgens op de functieknop DTMF. Er wordt nu overgeschakeld naar kiestonen om bijvoorbeeld berichten te versturen naar semafoon e.d. Door op de functieknop VERBREKEN te klikken wordt de verbinding verbroken.

3.8 Verbreken van een verbinding U kunt een verbinding verbreken door volgende stappen uit te voeren: Selecteer de betreffende lijnstatusknop Klik op de functieknop VERBREKEN. De nummerweergaven in het nummerweergave display verdwijnen. De betreffende lijnstatus knop worden vrijgegeven. De gespreksvoortgangstoon stopt.

3.9 Nummer herhaling Het laatst gekozen nummer kan worden herhaald door op de functieknop HERHALEN te klikken.


 22

IP-Connecsy 5.5

3.10 Dag/nacht service Met de nacht service worden alle groepsgesprekken naar een nachttoestel of –station doorgeschakeld. Om tussen dag en nacht service te schakelen is meestal F12 als functieknop om Connecsy in de zogenaamde nachtservice stand te zetten. Zo niet dan is de nachtstand te activeren via de feature knoppen (mits geconfigureerd in de Definity®). Met dezelfde functieknop wordt de nachtservice opgeheven.


 23

IP-Connecsy 5.5

3.11 Mogelijkheden telefoonhandelingen De telefoonfuncties kunnen zowel met de functieknoppen als met het numerieke toetsenbord gedaan worden. Als de functieknoppen gebruikt worden dan is dit mogelijk met de muis of door de functieknoppen vanaf het toetsenbord te bedienen. Als optie is het mogelijk om een zogenaamd aanraakscherm (touchscreen) te gebruiken. Met het numerieke toetsenbord kunnen de lijnen A t/m F makkelijk aangenomen worden. Een aantal toetsen krijgen extra functionaliteiten bij het opstarten van Connecsy. De volgende functies zijn dan toegevoegd: Verbreken

Doorverbinden Wachten (Het gesprek wordt in de wacht geplaatst)

Annuleren (Het gesprek terugnemen na ruggespraak) Lijn A t/m C

Lijn D t/m F

Lijntoetsen (voor het beantwoorden en in de wacht zetten van gesprekken)

Hekje toets (voor het versturen van DTMF tonen in keuze menus) Bovenstaande afbeeldingen zijn speciale toetsenbord stickers welke standaard bij elke Connecsy geleverd worden. Werken via de speicale toetsen op het nummeriek toetsenbord is vele malen efficienter dan het werken met de muis.


 24

IP-Connecsy 5.5

4. Connecsy Database

4.1 Opzoeken van gegevens Met de zoekfunctie van Connecsy kunnen snel persoonsgegevens van iemand opgezocht. Er kan van verschillende zoeksleutels gebruik gemaakt worden, waarbij als resultaat alle personen die aan de zoeksleutel voldoen worden weergegeven in de gebruikerstabel. De zoekresultaten worden ingevoerd in het gebruikersprofiel. 4.1.1 Invoer van zoeksleutel In een invoerveld van het gebruikersprofiel kan een tekst opgegeven worden. Na het kiezen van de gewenste veldkeuze knop zal de gebruikers tabel gevuld worden met persoonsverwijzingen die voldoen aan de ingevoerde criteria. TIP:

U kunt met één zoekveld meerdere velden doorzoeken. Dit moet geconfigureerd worden. Hiervoor verwijzen we naar de Setup handleiding. Per zoekveld kunnen meerdere velden geselecteerd worden.

In het invoerveld kan gebruik gemaakt worden van zogenaamde „wildcard‟. Alle namen die aan deze selectie voldoen zullen dan weergegeven worden in het gebruikerstabel. Met de „wildcard‟ vraagteken (?) kan op een ander karakter gezocht worden. Invoer van BR?S kan als resultaat Bres, Bros, Brus opleveren. Met de „wildcard‟ asterisk (*) kan op een of meerdere willekeurige karakters gezocht worden. Invoer van BR*NS kan dan als resultaat in de gebruikerstabel de namen Brons, Brens, Bruins of Braans opleveren.

Opmerking:

De zoektijd kan in sommige gevallen bij gebruik van „wildcards‟ aanzienlijk toenemen.


 25

IP-Connecsy 5.5 Door een rij van de gebruikerstabel te klikken worden alle gegevens van deze gebruiker/persoon in het gebruikersprofiel geplaatst. Door een nieuwe zoeksleutel in een van de invoervelden te geven van het gebruikersprofiel gevolgd door de ENTER wordt een nieuwe selectie gestart. De focus na het zoeken is altijd het in het resultaatveld. Door een gebruiker te selecteren en weer de ENTER toets in te drukken, dan wordt de betreffende persoon gebeld of doorverbonden. 4.1.2 Sorteren in gebruikerstabel Door één van de kolomknoppen van de gebruikerstabel aan te klikken zal de uitvoer in de gebruikerstabel gesorteerd worden op de geselecteerde kolom. Voorbeeld: Als het wenselijk is om op voornaam te ordenen nadat een wildcard selectie ingegeven is, moet de knop VoorNaam in de gevulde gebruikerstabel ingedrukt worden.


 26

IP-Connecsy 5.5

4.2 Nieuwe persoonsgegevens toevoegen Met Alt + (Alt + shift + toets [+=]) of met de knop + (gebruikersprofiel) kunt u de gebruikerstabel in het data invoer scherm op vragen. Deze functie werk alleen als u zich ingelogd heeft met een paswoord. Dit wordt gedaan omdat in veel gevallen alleen een beheerder gegevens toe mag voegen. Wanneer u zich nog niet heeft ingelogd met een paswoord, dan zal er om een wachtwoord gevraagd worden.

+ knop gebruikersprofiel

In dit formulier kunnen de persoonsgegevens ingevuld worden door op de afzonderlijke invoervelden de persoonsgegevens in te voeren. Deze functie kan gebruikt worden voor een snelle toevoeging van gegevens aan het persoonsgegevens bestand.

Opmerking:

Om optimaal gebruik te kunnen maken van de agendafunctionaliteit binnen Connecsy is het belangrijk dat het agenda veld overeenkomt met de Exchange naam binnen de organisatie.


 27

IP-Connecsy 5.5

4.3 Wijzigen of verwijderen van persoonsgegevens Door in de gebruikerstabel de te wijzigen of verwijderen rij (record) aan te klikken (aan de linkerkant) verschijnt het keuzescherm „wijzigen / verwijderen‟.

Keuzescherm Wijzigen / Verwijderen

Kiest u WIJZIGEN, dan zal het data invoerscherm met de geselecteerde persoonsdata verschijnen. Deze kunt u nu aanpassen. Wanneer u kiest voor VERWIJDEREN dan worden de geselecteerde persoonsgegevens definitief uit het persoonsgegevensbestand gewist.

4.4 Exporteren van gegevens Het is wenselijk regelmatig een back-up van het databestand uit te voeren. Dit kan door het databestand te exporteren. Dit kan alleen wanneer u ingelogd hebt voor administratie. Wanneer u dat gedaan hebt, selecteer dan de optie Exporteren vanuit het menu Bestand. Er verschijnt een dialoog box. U moet de volgende stappen doorlopen: selecteer in lijst files of type de optie KOMMA BESTAND (*.CSV) voer een file naam in of selecteer er één Druk op de knop OPEN. Het volgende formulier komt dan naar voren.


 28

IP-Connecsy 5.5 In dit scherm kunt u de te exporteren velden opgeven door de betreffende velden aan of uit te vinken. Het is aan te raden voor een back-up alle velden te selecteren (exclusief het recordnummer) Druk op OK. De teller in het veld „Aantal records‟ begint te lopen Wanneer u tijdens de export op ANNULEREN klikt, dan zal het exporteren afgebroken worden.

Opmerking:

Met de optie Importeren in het menu Bestand, kunt u de back-up data terugzetten. Om de integriteit van de data te verzekeren en een maximum aan gegevens over te zetten is dit een taak van de applicatiebeheerder van Connecsy.

4.5 Importeren van gegevens Omdat het importeren van de data eigenlijk een taak is van de applicatie beheerder wordt dit beschreven in de setup-handleiding. Importeren wordt geselecteerd door de optie Importeren in het menu bestand. Overigens kunt u het importeren automatisch laten gebeuren (zie setup handleiding).


 29

IP-Connecsy 5.5

5. Administratie mogelijkheden Binnen de Connecsy applicatie kunt u inloggen als administrator. Wanneer u dit bent heeft u een aantal mogelijkheden extra. In de volgende paragrafen worden deze behandeld.

5.1 Aanmelden als administrator U kunt zich als volgt aanmelden voor administratie: Klik op de optie administratie in het menu extra Er verschijnt een scherm waarin u het administratie wachtwoord in moet voeren Voer uw administratie wachtwoord in U heeft nu administratie rechten De administratie rechten zijn weer te deactiveren door weer de optie administratie in het menu extra te klikken

5.2 Scherm resolutie De Connecsy PC Console kan bij twee schermresoluties een volledig gevuld scherm leveren. Dit zijn de volgende resoluties: Normaal scherm (800 x 600) Groot scherm (1024 x 768) Deze resoluties kunt u wijzigen door één van de twee boven genoemde opties te activeren in het menu beeld. De optie Aangepast aan desktop past de hoogte van het scherm aan de hoogte van de desktop


 30

IP-Connecsy 5.5

5.3 IP-Connecsy 5.5 Scherm weergaven Connecsy heeft drie verschillende scherm weergaven die naar eigen keuze geactiveerd kan worden. Met deze opties worden de plekken van bijvoorbeeld functietoetsen, gebruikerstabel/-profiel op een andere plek op het scherm geplaatst. De drie scherm weergaven zijn: Alternatieve instelling Gebruikers instelling Standaard instelling Deze instellingen kunt u kiezen in het menu item Beeld. De keuze voor scherm is afhankelijk van de gebruiker.

5.4 Connecsy Programma status weergaven In het programma status veld kunnen verschillende programma status weergegeven worden. Default wordt er history informatie weergegeven. Wat u hierin wilt zien kunt u ook instellen. U heeft keuze uit vier verschillende opties, namelijk: History informatie Wachtrij informatie Wachtrij informatie en DXS/BLF knoppen DXS/BLF knoppen Deze vier mogelijkheden kunt u kiezen in het menu item beeld. 5.4.1 History informtie In de history worden alle acties die uitgevoerd worden weergegeven, zodat u kunt zien wat uw vorige actie was.


 31

IP-Connecsy 5.5

5.4.2 Wachtrij informatie Met de Connecsy applicatie kunt u wachtrij informatie weergeven. Er kunnen maximaal drie groepen gemonitoord worden op wachtrijen. Nu kunt u op het scherm zien hoeveel oproepen er zich in de wacht bevinden.

Opmerking:

Dit geldt overigens alleen wanneer de queue informatie is geconfigureerd. (Zie setup handleiding)

5.4.3 DXS/BLF knoppen Wanneer u voor deze optie kiest, dan worden de DXS/BLF 100 reeksen in knoppen weergegeven. U hoeft dan niet via het menu deze reeksen te selecteren. Bij een klik op één van deze buttons wordt de betreffende reeks weergegeven.


 32

IP-Connecsy 5.5 5.4.4 Wachtrij informatie en DSX/BLF knoppen Wanneer u deze optie kiest, dan krijgt u een combinatie van queue informatie en DXS/BLF knoppen.

5.5 Operator Beheer Via Extra – Operator Beheer kom je in onderstaand scherm terecht. Hier is het mogelijk om de operators welke in kunnen loggen in Connecsy te beheren. Standaard is er één account aanwezig, namelijk Connecsy welke als wachtwoord ook connecsy heeft.

Hier kan nu door middel van Nieuw een extra account worden toegevoegd. Wanneer er in de Operator listbox een operator geselecteerd is, dan is het mogelijk om het account in z‟n geheel te verwijderen (aanklikken van Verwijderen), de operator gegevens te wijzigen of het wachtwoord van die operator te wijzigen (aanklikken van Wachtwoord, minimale wachtwoordlengte is 6). Klik Toepassen om de gewijzigde gegevens op te slaan of Herstellen om wijzigingen ongedaan te maken. De optie „Rapportages‟ geeft aan of de operator bevoegd is om rapportages op te vragen via Extra – Rapportage.


 33

IP-Connecsy 5.5

5.6 Rapportage In Connecsy zit tevens een rapportage functionaliteit. Hiermee kan u overzichten creëren van de gemaakte gesprekken en de ingelogde tijd van de operators/consoles. De rapportage module is op te vragen door de daarvoor bevoegde personen via Extra –

Rapportage

In deze module kan gemakkelijk door middel van de selectie mogelijkheden verschillende combinaties van rapporten aan worden gemaakt. Ook het printen van het rapport behoort tot de mogelijkheden. 5.6.1 Globaal overzicht van de ingelogde tijd Wanneer de rapportage op wordt gestart zal deze standaard op een rapport van de inloggegevens staan. In dit rapport wordt in een kort overzicht de totale ingelogde tijd cq. het totaal aantal ingelogde keren per Operator/Console per dag getoond. Hierbij is het verder nog mogelijk om te filteren op 1 Operator/Console, afhankelijk van de keuze van Ordening. 5.6.2 Gedetailleerd rapport van de ingelogde tijd Bij een gedetailleerd rapport wordt exact aangegeven op welk tijdstip iemand inlogde, uitlogde, hoe lang hij/zij ingelogd bleef, de tijd dat de operator actief was op de console gedurende de inlogperiode en de tijd en het aantal keren dat de operator de console in de bezet- en/of nachtstand heeft gezet. In het detail rapport is er geen onderscheid te maken tussen Operator/Console of Tijd/Aantal. Alles wordt met de tijden en per Operator getoond. 5.6.3 Globaal overzicht van de gespreks gegevens Bij een overzichtsrapport van de gespreks gegevens zal er wederom per dag een overzicht getoond worden van de totale gesprekstijd of het totaal aantal gesprekken. Dit uiteraard afhankelijk van de gekozen instelling bij Getoonde Eenheid. Ook nu is het weer mogelijk om het overzicht te ordenen per Operator of per Console, waarbij er ook weer een filter op één enkele operator of console beschikbaar is.


 34

IP-Connecsy 5.5 5.6.4 Gedetailleerd rapport van de gespreks gegevens Bij het gedetailleerde rapport van de gespreks gegevens wordt per dag de starttijd van het gesprek, de gespreksduur, de tijd dat het gesprek in de wacht wordt gezet, het telefoonnummer waar naartoe of waarvandaan wordt gebeld en of het een uitgaand of binnenkomend gesprek is getoond. Ook hier is de sortering alleen per Operator mogelijk en kan er nog een filter op één van de Operators gezet worden.

5.7 Overige instellingen 5.7.1 Lijn afbeeldingen Bij de lijnstatusknoppen zijn ook nog afbeeldingen weer te geven. Door de optie lijn afbeeldingen weergeven te selecteren in de menu item beeld worden ze geactiveerd / gedeactiveerd. 5.7.2 Scroll buttons In het veld voor de zoekresultaten (gebruikerstabel) worden twee scroll buttons weergegeven. Deze buttons zijn te activeren/deactiveren. Dit kunt u doen door de optie Scroll knoppen weergeven te selecteren in Beeld|scroll bitmaps.


 35

IP-Connecsy 5.5

6. Connecsy Plus 6.1 Algemeen Connecsy Plus is een extra module voor de IP-Connecsy 5.5 applicatie. Met Connecsy Plus heeft u als extra functionaliteit om gesprekken op te nemen. Dit kan automatisch zodat ieder gesprek wordt opgenomen of handmatig, nu moet de opname worden gestart via het menu “Opname”.

6.2 Automatische opname 6.2.1 Automatische opname activeren Selecteer de optie automatisch in het menu opname U krijgt een wachtwoord invoerscherm te zien Vul het wachtwoord in en klik op OK Automatisch opnemen is geactiveerd Het opnemen wordt gedeactiveerd wanneer: u een gesprek in de wachttoestand zet u een gesprek doorverbind u een gesprek beëindigd

Opmerking:

Wanneer een gesprek bijvoorbeeld in de wacht wordt gezet, stopt de opname. Zodra het gesprek wordt hervat, dan zal de opname weer hervat worden, maar nu in een ander bestand. Een gesprek kan zich dus bevinden in meerdere bestanden.

In het Connecsy Opnames formulier kunnen de gesprekken zodanig gesorteerd worden dat alle losse bestanden van één gesprek weer op volgorde staan. 6.2.2 Instellingen automatische opname Bij het automatisch opnemen kunt u kiezen hoeveel gesprekken er in totaal opgenomen kunnen worden. De gesprekken worden dan in een cyclus opgenomen. Wanneer het totale aantal bereikt is, dan wordt de oudste opname overschreven. Hierdoor kunt u de


 36

IP-Connecsy 5.5 hoeveelheid diskruimte wat in beslag wordt genomen beheren. Voor meer informatie zie setup handleiding. 6.2.3 Beveiligen automatisch opgenomen gesprekken We zagen net dat de oudste opgenomen gesprekken automatisch worden overschreven. Het is met Connecsy Plus ook mogelijk dat deze niet automatisch worden verwijderd. Dit doet u door het opgenomen gesprek te beveiligen. Om dit te doen, doet u het volgende: selecteer optie afspelen in het menu opname. Er verschijnt een scherm waarin u een wachtwoord in moet voeren. Voer uw wachtwoord in en klik op OK. U krijgt nu het “Opnames” formulier te zien

Kies een automatisch opgenomen gesprek wat u automatisch is opgenomen (zondersleuteltje) en selecteer die. Klik op het item BEVEILIGEN (sleutel knop) Het gesprek is nu beveiligd. (Dit is te zien aan het sleuteltje voor het gesprek) Het gesprek zal nu niet meer overschreven worden.


 37

IP-Connecsy 5.5

6.3 Handmatige opname Als alternatief voor automatisch opnemen kan in Connecsy Plus ook worden gekozen voor handmatig opnemen. Wanneer Connecsy Plus ingesteld is op automatisch opnemen zult u dit eerst moeten deactiveren. selecteer optie automatisch in het menu opname u krijgt een wachtwoordscherm te zien voer uw wachtwoord in en klik op OK het automatisch opnemen is gedeactiveerd u kunt nu handmatig opnemen Stel er komt nu een oproep binnen op uw console, en u wil dat gesprek opnemen. U moet dan het volgende doen: Neem de binnenkomende oproep aan lijnstatusknop wordt geactiveerd (groen) functieknop RECORD (mitst geconfigureerd) zal geactiveerd worden. Druk op de functieknop RECORD (mits geconfigureerd) om het gesprek op te nemen functieknop RECORD gaat in de opname stand in het history scherm zie u dat de opname gestart is. Het gesprek dat u voert wordt nu opgenomen. Wanneer u het gesprek doorschakelt, of in de wachtzet of verbreekt, dan wordt het opnemen automatisch beëindigd. Wanneer dit niet het geval is: Druk op de functieknop RECORD (mits geconfigureerd) om het opnemen van het gesprek te beëindigen functieknop RECORD gaat in de einde opname stand in het history scherm ziet u dat de opname beëindigd is.

Opmerking:

Wanneer er geen functieknop geprogrammeerd is, dan kunt u het starten en beëindigen van een opname ook activeren via het menu. U kiest dan één van de opties (starten of stoppen) in het menu opname.


 38

IP-Connecsy 5.5

Opmerking:

Handmatige opgenomen gesprekken zijn automatisch beveiligd. Deze gesprekken worden dus niet overschreven.

6.4 Beluisteren van opnames Wanneer u een gesprek wilt beluisteren dan gaat u als volgt te werk: Open het „opname’ formulier via het item afspelen in het menu opname. u ziet het opname formulier op uw scherm Selecteer een gesprek dat u wilt beluisteren. Het afspeel item wordt geactiveerd Klik op de afspeel item () Het opgenomen gesprek wordt afgespeeld door middel van uw Windows media player. klik op de pauze item () om het afspelen te pauzeren of op de stop item () om het afspelen te beëindigen.

6.5 Verwijderen opname selecteer een gesprek in het opnames formulier klik op het verwijder item (X) om de opname te verwijderen. Het gesprek zal nu verwijderd worden.


 39

IP-Connecsy 5.5

6.6 Opslaan opnames De opgenomen gesprekken zijn ook op te slaan in andere locaties. U moet het volgende doen: selecteer een gesprek in het opnames formulier klik op het opslaan item er verschijnt een dialoog window voer een bestandsnaam in en selecteer een directory Klik op OK. De opname is nu opgeslagen.


 40

IP-Connecsy 5.5

Uw dealer:


 41

IP-CONNECSY 5.5 PC Console

Recommend Documents