INTERNÍ POSTUPY. Zprostředkujícího subjektu ITI Ústecko-chomutovské aglomerace IROP

INTERNÍ POSTUPY Zprostředkujícího subjektu ITI Ústecko-chomutovské aglomerace IROP

verze 1.0

31. 10. 2016 Vydání: 1

Revize: 0

Strana 1 z 85

Evidence vydání a revizí Kontroloval

Vydání č.

Jméno 1

Schválil Podpis

Jméno

Platnost Podpis

Ing. Iva Kimmerová

xxxx2016

Evidence změn Revize. č. 2

Vydání: 1

Předmět revize

Kapitola číslo

Revize dle OM IROP verze 1.3

Revize: 0

Strana 2 z 85

Platnost

Seznam pojmů Absorpční kapacita (AbKap) Absorpční kapacita vyjadřuje míru schopnosti operačního programu nebo subjektů (zejména potenciálních žadatelů) řádně využít prostředky poskytované z ESI fondů. Administrativní kapacita (AdKap) Kapacita lidských zdrojů v subjektu implementace na pokrytí úkolů spojených se splněním cílů subjektu implementace. Evropské strukturální a investiční fondy (ESI fondy) ESI fondy určené k realizaci Společného strategického rámce: Evropský fond pro regionální rozvoj (EFRR), Evropský sociální fond (ESF), Fond soudržnosti (FS), Evropský zemědělský fond pro rozvoj venkova (EZFRV) a Evropský námořní a rybářský fond (ENRF). Finanční plán ITI Informace o celkové alokaci na programové období 2014–2020 a ročních závazcích. Stanovuje se na úrovni specifických cílů a opatření. Integrovaná územní investice (ITI) Nástroj pro realizaci integrovaných strategií rozvoje území umožňující koordinaci navzájem provázaných a územně zacílených intervencí z různých prioritních os jednoho či více programů ESI fondů. Řešené území představuje sídelní aglomerace či konurbace a jejich spádové území vymezené na základě funkčních vazeb. Integrovaný projekt Projekt, který je realizovaný v rámci integrovaného nástroje a naplňuje integrovanou strategii rozvoje území. Integrovaný přístup Princip věcné (vhodně a logicky provázané a potřebné tematické/sektorové intervence), územní (realizace intervencí ve vhodném, geograficky a ekonomicky spojitém území) a časové (realisticky připravený harmonogram a časové a věcné sladění předpokládaných intervencí) provázanosti intervencí realizovaných na základě integrované strategie rozvoje území. Metodický pokyn (MP) Závazný metodický dokument upravující význačné oblasti implementace ESI fondů. Monitorovací systém/systémy Informační systém sloužící k monitorování, řízení, hodnocení a reportování implementace ESI fondů v České republice v programovém období 2014-2020, a to na všech úrovních implementace (projekt, program, Dohoda o partnerství). Vydání: 1

Revize: 0

Strana 3 z 85

Nejvyšší úrovní je Monitorovací systém pro sledování realizace evropských strukturálních a investičních fondů v programovém období 2014-2020, který je rozdělen na dvě aplikace. Aplikace IS KP14+ je webový portál určený pro žadatele, příjemce pomoci a hodnotitele žádostí o podporu. Aplikace IS CSSF14+ je portál určený především pro administraci, správu a monitoring projektů v operačních programech. Monitorovací výbor (MV) Úkolem monitorovacího výboru je posuzovat provádění programu. Plní funkce v souladu s čl. 49 obecného nařízení. Členy monitorovacího výboru jsou zástupci řídících a koordinačních subjektů a partnerů. Monitorování Monitorování je nedílnou součástí jak projektového a programového cyklu, tak i realizace Dohody o partnerství. Cílem monitorování je průběžné sbírání, třídění, agregování, ukládání dat a informací a zjišťování stavu a pokroku v realizaci projektů, operačních programů či Programu rozvoje venkova a Dohody o partnerství a porovnávání získaných informací s výchozími hodnotami a předpokládaným plánem, i po jeho realizaci (např. indikátory výsledků). Monitorování je soustavnou činností, která probíhá během celého trvání projektu, programu a Dohody o partnerství. MS2014+ Informační systém pro monitorování Evropských strukturálních a investičních fondů v programovém období 2014-2020. Externí uživatelé (žadatel/příjemce podpory) přistupují do aplikace systému MS2014+ pomocí webového rozhraní IS KP14+. Interní uživatelé (subjekty implementační struktury) přistupují do MS2014+ pomocí webového rozhraní IS CSSF14+. Národní orgán pro koordinaci a řízení Dohody o partnerství (MMR – NOK) Centrální metodický a koordinační orgán pro implementaci programů spolufinancovaných z ESI fondů v České republice v programovém období 2014-2020. V uvedené oblasti je partnerem pro Evropskou komisi za ČR, zabezpečuje řízení Dohody o partnerství na národní úrovni, je správcem monitorovacího systému MS2014+, je metodickým orgánem v oblasti implementace a centrálním orgánem pro oblast publicity. Nesrovnalost Nesrovnalost je porušení právních předpisů EU nebo ČR v důsledku jednání nebo opomenutí hospodářského subjektu, zapojeného do provádění ESI fondů, které vede nebo by mohlo vést ke ztrátě v souhrnném rozpočtu EU nebo ve veřejném rozpočtu ČR započtením neoprávněného výdaje do souhrnného rozpočtu EU nebo do veřejného rozpočtu ČR. Nositel integrovaného nástroje

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 4 z 85

Odpovědný subjekt, zajišťující ve vymezeném území činnosti za účelem přípravy, schválení, realizace a vyhodnocování Integrované strategie rozvoje území. V případě CLLD se jedná o MAS. V případě ITI a IPRÚ je nositelem IN jádrové město aglomerace, které bude zmocněno k jednáním při realizaci integrované strategie. Operace Projekt nebo skupina projektů, které vybral ŘO nebo jiný subjekt z jeho pověření v souladu s kritérii pro OP a které přispívají k dosažení cílů programu. Ve finančním nástroji tvoří operaci finanční příspěvky z OP na finanční nástroje a finanční podpora, kterou finanční nástroj poskytuje. V ostatních případech je pojem „operace“ synonymem pojmu „projekt“. Plán administrativních kapacit (Plán AdKap) Jedná se o základní nastavení implementační struktury. Plán administrativních kapacit musí vycházet z analýzy potřeb a cílů, již si subjekty implementace a subjekty koordinace a horizontálních aktivit zpracují. Plán administrativních kapacit zahrnuje: -

popis administrativní kapacity (pracovních/služebních míst), až do úrovně nejmenší organizační jednotky;

-

rozvržení administrativních kapacit (pracovních/služebních míst) na jednotlivé roky implementace programu, ve struktuře jednotlivých útvarů.

Pololetní informace o administrativní kapacitě (PI AdKap) Informace implementační struktury podle MP lidské zdroje 2014-2020 o dosavadním stavu administrativní kapacity za uplynulé 1. pololetí a plánovaném vývoji administrativní kapacity. Poskytnutí podpory Podpora se považuje za poskytnutou v okamžiku, kdy příjemce získá podle právního aktu o poskytnutí/převodu podpory na podporu právní nárok bez ohledu na to, kdy byla podpora vyplacena. Poskytovatel podpory Ústřední orgán státní správy nebo jiný subjekt určený zákonem, který může na základě zákona poskytnout dotaci nebo návratnou finanční pomoc ze státního rozpočtu. Poskytovatelem podpory pro IROP je Ministerstvo pro místní rozvoj ČR. Právní akt o poskytnutí/převodu podpory (PA) Právní akt, ve kterém je stvrzeno poskytnutí/převod podpory subjektem poskytujícím podporu vůči příjemci. Blíže specifikuje podmínky poskytnutí/převodu podpory. Program - Operační program (OP)/ Program rozvoje venkova (PRV) Vydání: 1

Revize: 0

Strana 5 z 85

Základní strategický dokument tematické, finanční a technické povahy pro konkrétní tematickou oblast nebo území, ve kterém jsou popsány konkrétní cíle a priority pro čerpání z EFRR, ESF, FS, EZFRV a ENRF v programovém období 2014-2020, kterých chce členský stát v dané tematické oblasti/prioritě dosáhnout a jakým způsobem, s vazbou na Dohodu o partnerství a strategii Unie. Jedná se o závazný dokument pro řídící orgán daného programu vůči Evropské komisi. Příjemce Veřejný nebo soukromý subjekt zodpovědný za zahájení, realizaci či udržení operace spolufinancované z ESI fondů, který na základě právního aktu o poskytnutí/převodu podpory a při splnění stanovených podmínek předkládá řídícímu orgánu nebo zprostředkujícímu subjektu žádost o platbu a přijímá nárokované finanční prostředky z veřejných rozpočtů. V souvislosti s finančními nástroji se výrazem „příjemce" rozumí subjekt, který provádí finanční nástroj, případně fond, je-li zřízen. Rozpočet projektu Strukturovaná informace o členění způsobilých, případně nezpůsobilých výdajů projektu, registrovaná v MS2014+. Rozpočet lze v MS2014+ registrovat v několika verzích, odpovídajících životnímu cyklu projektu. Roční komunikační plán (RKoP) Roční komunikační plány napomáhají naplňovat Společnou komunikační strategii, obsahují informace o plánovaných informačních a propagačních aktivitách a vyčíslení příslušných indikátorů v daném roce, předpokládaných nákladů a termínů realizace v měsíčním členění. Roční zpráva o administrativní kapacitě (RZ AdKap) Zpráva zpracovávaná podle MP lidské zdroje 2014-2020 o stavu administrativní kapacity za uplynulý rok a plánovaném vývoji administrativní kapacity. Řídicí orgán Orgán zodpovědný za účelné, efektivní a hospodárné řízení a provádění operačního programu v souladu se zásadami řádného finančního řízení. Řídící orgán IROP vykonává činnosti v souladu s čl. 125 obecného nařízení. Řízení rizik Řízení rizik je proces identifikace a vyhodnocování rizik, jejich sledování a přijímání opatření, která vedou k omezení podstupovaných rizik. Řízení rizik v sobě zahrnuje i odpovědnost za podstoupená rizika a proces neustálého zefektivňování celého systému řízení rizik. Veřejnoprávní subjekt Subjekt, založený nebo zřízený za zvláštním účelem uspokojování potřeb obecného zájmu, který nemá průmyslovou nebo obchodní povahu, má právní subjektivitu a je financovaný převážně státem, Vydání: 1

Revize: 0

Strana 6 z 85

regionálními nebo místními orgány nebo jinými veřejnoprávními subjekty nebo je těmito orgány řízen nebo je v jeho správním, řídicím nebo dozorčím orgánu více než polovina členů jmenována státem, regionálními nebo místními orgány nebo jinými veřejnoprávními subjekty. Veřejný výdaj Výdaj ze SR, státních finančních aktiv, státních fondů, územních rozpočtů, rozpočtu EU, z rozpočtu mezinárodních organizací založených mezinárodní veřejnou smlouvou, anebo jakýkoli podobný výdaj. Za podobný výdaj se považuje výdaj pocházející z rozpočtu veřejnoprávních subjektů nebo sdružení jednoho nebo více regionálních nebo místních orgánů nebo veřejnoprávních subjektů jednajících v souladu se směrnicí Evropského parlamentu a Rady 2004/18/ES ze dne 31. března 2004 o koordinaci postupů při zadávání veřejných zakázek na stavební práce, dodávky a služby. Výroční/závěrečná zpráva o implementaci programu (VZ/ZZ programu) Zpráva zpracovávaná řídicím orgánem podle čl. 50 obecného nařízení a specifických nařízení na úrovni programu a předkládaná EK v roce následujícím po roce, za který je zpracovávána. Výzva Výzva je aktivita řídícího orgánu a zprostředkujícího subjektu, vyzývající žadatele k podání žádostí o podporu podle předem stanovených podmínek. Výzva pro integrované projekty Jedná se o druh specifické výzvy, kterou vyhlašuje ŘO pro předkládání projektů naplňujících schválené integrované strategie podle jednotlivých typů integrovaných nástrojů. Výzva pro předkládání integrovaných strategií Výzva pro nositele integrovaných nástrojů k podávání žádostí o podporu integrované strategie rozvoje území, vyhlašovaná Ministerstvem pro místní rozvoj ČR. Výzva nositele IN k předkládání projektových záměrů Výzva k podávání žádostí o podporu, vyhlašovaná nositelem integrovaného nástroje. Zpráva o plnění integrované strategie Zpráva, kterou zpracovává nositel integrovaného nástroje a předkládá ji MMR. Zpráva o pokroku integrované strategie Zpráva, kterou zpracovává ORP MMR na základě zpráv o plnění integrované strategie a údajů z MS2014+. Zpráva je jedním z podkladů pro Výroční zprávu o implementaci Dohody o partnerství pro programové období 2014-2020. Zprostředkující subjekt (ZS)

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 7 z 85

Subjekt, pověřený výkonem některých funkcí řídícího orgánu. Za výstupy činností delegovaných na ZS, související s řízením programu, je odpovědný ŘO. Zprostředkující subjekt je právně odpovědný za výkon delegované činnosti v souladu s platnými předpisy. Zprostředkující subjekt Integrované územní investice Statutární město plnící v přenesené působnosti úkoly zprostředkujícího subjektu v souladu se zákonnou úpravou a s veřejnoprávní smlouvou uzavřenou s MMR v roli ŘO IROP. Žádost o podporu Žádost, kterou vyplňuje žadatel a předkládá ji s cílem získat finanční podporu pro předkládaný projekt. Žádost musí být zpracována v souladu s podmínkami operačního programu.

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 8 z 85

Seznam zkratek CF CRR ČR DoP EK ESI fondy EU FAQ FS IN IROP IS IS CSSF14+ IS KP14+ ITI

Cohesion Fund/Kohezní fond Centrum pro regionální rozvoj České republiky Česká republika Dohoda o partnerství Evropská komise Evropské strukturální a investiční fondy Evropská unie Frequently asked questions/Často kladené otázky Fond soudržnosti Integrované nástroje Integrovaný regionální operační program Informační systém Informační systém pro administraci, správu a monitoring projektů Informační systém pro externího uživatele pro přípravu žádosti o podporu Integrované územní investice

ITI ÚChA JMP kd MMUL MMR ČR MMR - NOK MP MPIN MP RLZ

Integrované teritoriální/územní investice v Ústecko-chomutovské aglomeraci Jednotné metodické prostředí kalendářní den Magistrát Statutárního města Ústí nad Labem Ministerstvo pro místní rozvoj České republiky Ministerstvo pro místní rozvoj ČR - Národní orgán pro koordinaci Metodický pokyn Metodický pokyn pro využití integrovaných nástrojů Metodický pokyn k rozvoji lidských zdrojů Monitorovací systém evropských strukturálních a investičních fondů pro programové období 2014–2020 Monitorovací výbor Integrovaného regionálního operačního programu Národní dokument o územní dimenzi Národní stálá konference Operační manuál Operační program Operační program Technická pomoc Odbor regionální politiky Ministerstva pro místní rozvoj ČR pracovní den Programový dokument Integrovaného regionálního operačního programu Pololetní informace o administrativní kapacitě Pravidla pro žadatele a příjemce Pracovní skupina

MS2014+ MV IROP NDÚD NSK OM OP OPTP ORP MMR pd PD IROP PI AdKap PPŽP PS Vydání: 1

Revize: 0

Strana 9 z 85

RSK RZ AdKap ŘD ŘO SC VO VŘ ZS ZS ITI

Vydání: 1

Regionální stálá konference Roční zpráva o administrativní kapacitě Řídicí dokument Řídicí orgán Specifický cíl Vedoucí oddělení Výběrové řízení Zprostředkující subjekt Zprostředkující subjekt pro integrovanou územní investici Ústecko-chomutovské aglomerace

Revize: 0

Strana 10 z 85

Obsah

1

Úvod................................................................................................................................... 15

2

Metodický rámec ................................................................................................................ 18

3

Vymezení implementační struktury ITI ÚChA ....................................................................... 19 3.1 3.1.1

Implementační struktura IROP ........................................................................................................ 19

3.1.2

Implementační struktura ITI Ústecko-chomutovské aglomerace ................................................... 21

3.2

Identifikace ZS ITI ................................................................................................................................. 24

3.3

Administrativní kapacity ...................................................................................................................... 24

3.3.1

Organizační struktura ZS ITI............................................................................................................. 24

3.3.2

Plán administrativních kapacit ........................................................................................................ 26

3.3.3

Zastupitelnost .................................................................................................................................. 26

3.3.4

Oddělení funkcí ............................................................................................................................... 27

3.3.5

Aktualizace Plánu administrativních kapacit a jeho vyhodnocení................................................... 27

3.4

Řízení lidských zdrojů pro stránce pracovně právní ............................................................................. 28

3.5

Postupy pro zamezení střetu zájmů ..................................................................................................... 29

3.6

Výběr pracovníků ................................................................................................................................. 29

3.6.1

Výběr pracovníků v pracovním poměru .......................................................................................... 29

3.6.2

Výběr odborných hodnotitelů ......................................................................................................... 32

3.7

Postupy pro řízení změn v personálních kapacitách ............................................................................ 34

3.7.1

Zahájení pracovního poměru .......................................................................................................... 34

3.7.2

Zahájení činnosti odborného hodnotitele ....................................................................................... 35

3.7.3

Skončení pracovního poměru ......................................................................................................... 36

3.7.4

Řešení přístupů do MS2014+ .......................................................................................................... 36

3.8

Hodnocení zaměstnanců a odborných hodnotitelů ............................................................................. 36

3.8.1

Pracovní hodnocení zaměstnanců................................................................................................... 36

3.8.2

Rating hodnotitelů .......................................................................................................................... 37

3.9

4

Implementační struktura ..................................................................................................................... 19

Vzdělávání zaměstnanců ZS ITI ............................................................................................................ 39

3.9.1

Vzdělávání dle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků .................. 39

3.9.2

Odborné vzdělávání pro pracovníky implementačních struktur DoP ............................................. 40

Popis jednotlivých oblastí řízení a realizace integrované strategie ........................................ 43

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 11 z 85

4.1

Řízení rizik ............................................................................................................................................ 43

4.2

Nesrovnalosti a podvody ..................................................................................................................... 45

4.2.1

Nesrovnalosti .................................................................................................................................. 45

4.2.2

Podvody a korupce .......................................................................................................................... 46

4.2.3

Whistleblowing................................................................................................................................ 48

4.3

Adsorpční kapacita .............................................................................................................................. 49

4.4

Termíny a lhůty jednotlivých činností .................................................................................................. 50

4.5

Harmonogram výzev ITI ....................................................................................................................... 52

4.6

Výzvy ZS ITI .......................................................................................................................................... 55

4.6.1

Průběžná výzvy ZS ITI ...................................................................................................................... 55

4.6.2

Kolová výzva ZS ITI ........................................................................................................................... 56

4.6.3

Změny výzvy .................................................................................................................................... 57

4.6.4

Uzavření výzvy ................................................................................................................................. 58

4.6.5

Kritéria hodnocení projektů ............................................................................................................ 58

4.7

Hodnocení integrovaných projektů ITI ................................................................................................. 59

4.7.1

Registrace žádosti o podporu .......................................................................................................... 60

4.7.2

Přiřazení kompetencí k administraci projektu ................................................................................ 61

4.7.3

Přiřazení kompetencí k hodnocení projektu ................................................................................... 62

4.7.4

Kontrola přijatelnosti a formálních náležitostí ................................................................................ 64

4.7.5

Věcné hodnocení projektů .............................................................................................................. 66

4.7.6

Vydání závazného stanoviska .......................................................................................................... 68

4.7.7

Přiřazení kompetencí k závěrečnému ověření způsobilosti a administraci projektu ...................... 68

4.7.8

Závěrečné ověření způsobilosti projektu ........................................................................................ 69

4.8

Posuzování změn integrovaných projektů ........................................................................................... 69

4.9

Auditní stopa a archivace .................................................................................................................... 72

4.10

Evaluace programu .............................................................................................................................. 74

4.11

Komunikace se žadateli ....................................................................................................................... 75

4.11.1

Informování žadatelů o výzvách ................................................................................................. 75

4.11.2

Metodická podpora žadatelů ...................................................................................................... 75

4.12

Stížnosti žadatelů ................................................................................................................................. 76

4.12.1

Definice pojmů ............................................................................................................................ 76

4.12.2

Podání, evidence a vyřízení stížnosti .......................................................................................... 77

4.12.3

Opakované stížnosti .................................................................................................................... 78

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 12 z 85

4.12.4

Přešetření způsobu vyřízení stížnosti .......................................................................................... 78

4.12.5

Archivace stížností ...................................................................................................................... 78

4.13

5

Další úkoly svěřené veřejnoprávní smlouvou ....................................................................................... 79

4.13.1

Spolupráce při přípravě Strategického realizačního plánu (SRP) ................................................ 79

4.13.2 IROP)

Spolupráce při zpracování a vyhodnocení Ročního komunikačního plánu ŘO IROP (RKoP ŘO 80

4.13.3

Ostatní úkoly ............................................................................................................................... 80

4.13.4

Koordinace ZS ITI ze strany ŘO IROP ........................................................................................... 81

Postup vydání a aktualizace interních postupů ZS ITI ............................................................ 82

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 13 z 85

Přílohy Příloha č. 1: Připomínkový list k dokumentaci nositele ITI/ZS ITI Příloha č. 2: Plán administrativních kapacit Příloha č. 3: Popis pracovních pozic Příloha č. 4: Etický kodex pracovníků realizujících implementaci DoP v programovém období 20142020 a 2007-2013 Příloha č. 5: Čestné prohlášení hodnotitele o nezávislosti, nestrannosti a nepodjatosti Příloha č. 6: Formulář harmonogramu výzev ITI Příloha č. 7: Text výzvy ZS ITI – vzor Příloha č. 8: Kontrolní list před vyhlášením výzvy Příloha č. 9: Formulář vyjádření k podstatné změně projektu Příloha č. 10: Vyjádření ke změně integrovaného projektu

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 14 z 85

1 Úvod Integrované územní investice (Integrated Territorial Investment, ITI) představují nový nástroj Evropské unie pro programové období 2014–2020, který umožní slučovat finanční zdroje z několika prioritních os jednoho nebo více operačních programů na realizaci velkých integrovaných projektů strategické povahy. Jako jedna z aglomerací implementujících ITI byla vymezena i Ústecko-chomutovská aglomerace, která zahrnuje území spádových oblastí 5 statutárních měst: Děčína, Ústí nad Labem, Teplic, Mostu a Chomutova. ITI je realizována na základě strategie ITI, kterou vypracovávají nositelé ITI na partnerském přístupu. Strategie ITI vychází z potřeb v území a navrhuje způsob, jakým budou integrovanou formou využívány prostředky ESI fondů. Nositelem strategie ITI je Statutární město Ústí nad Labem. Strategie ITI Ústecko-chomutovské aglomerace (ÚChA) je financována z následujících operačních programů a zdrojů: Specifický cíl Opatření Strategie ITI ÚChA 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1 1.1.4

1.1.5 1.2

1.2.1

1.3

1.3.1

2.1

2.1.1 2.2.1

2.2 2.2.2 2.3

2.3.1

2.4

2.4.1

Vydání: 1

Identifikace OP Název opatření Budování, rekonstrukce a modernizace tramvajových a trolejbusových tratí, vč. související infrastruktury Modernizace a doplnění vozového parku, vč. související infrastruktury Výstavba, modernizace a zatraktivnění dopravních terminálů a přestupních uzlů Rozvoj informačních a odbavovacích systémů a systémů dynamického řízení provozu s možností jejich budoucí integrace Rekonstrukce komunikací a křižovatek za účelem zvyšování bezpečnosti a plynulosti hromadné dopravy Rozvoj cyklistické dopravní a související infrastruktury Zlepšit silniční napojení regionu, zejména pak napojení na TEN-T a napojení významných průmyslových zón Revitalizace brownfields a sanace ekologických zátěží Kanalizace, čistění odpadních vod a zásobování pitnou vodou Protipovodňová opatření, retenční schopnost krajiny, vodní toky a plochy, vodní díla Odpadové hospodářství Sanace ekologických zátěží na funkčně podvyužitých plochách

Revize: 0

OP

Prioritní osa

Specifický cíl

ESI

OPD

1

1.4

FS

IROP

1

1.2

EFRR

IROP

1

1.2

EFRR

3

3.4

FS

x

x x x OPŽP x x x x

Strana 15 z 85

2.5 2.6

3.1

2.5.1

Eliminace emisí ze stacionárních zdrojů

x

2.5.2

Centrální zásobování teplem

x

2.6.1

Zateplení veřejných budov

x

3.1.1

Rozvoj specializovaných VVI center Brownfields pro účely inovačního podnikání Integrátor inovací Vzdělávání pro VaV, podnikání a podnikavost Uplatnitelnost absolventů na trhu práce Přímá spolupráce soukromého a veřejného sektoru Propagace MSP z aglomerace v zahraničí a výměna zkušeností Podpora síťování firem v aglomeraci Společné projekty popularizace technických a přírodovědných oborů Popularizace podnikání v regionu Podpora zapojení sociálně znevýhodněných osob na trh práce Podpora zapojení osob se zdravotním postižením na trh práce Rozvoj sociálního bydlení a rozvoj nízkokapacitních pobytových forem sociálních služeb komunitního typu Prevence sociálně patologických jevů a prevence kriminality

3.1.2 3.1.3

3.2

3.2.1 3.2.2 3.3.1

3.3

3.3.2 3.3.3

3.4

3.4.1 3.4.2 4.1.1

4.1 4.1.2 4.2.1 4.2 4.2.2

OPVVV

1

1.2

EFRR

2

2.4

EFRR

1

1.2

EFRR

1 2

1.1 2.1

ESF EFRR

OPZ IROP

2 2

2.1 2.1

ESF EFRR

OPZ

2

2.1

ESF

x x IROP x OPVVV x x x x OPZ IROP x

Nastavení implementační struktury a procesů musí odpovídat požadavkům stanoveným v MPIN. Reflektován musí být také požadavek, který vyplývá z článku 7 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1301/2013 (o EFRR), který odkazuje na povinnost nositelů ITI podílet se na výběru operací a plnit částečně roli zprostředkujícího subjektu (ZS) ITI. Pro specifické cíle a opatření, jež jsou financovány z Evropského fondu regionálního rozvoje (EFRR), je tedy do implementační struktury zahrnut zprostředkující subjekt ITI. Řídící orgán IROP deleguje na ZS ITI činnosti v rozsahu odpovídajícímu přinejmenším výběru operací prostřednictvím veřejnoprávní smlouvy. Působnost města v roli zprostředkujícího subjektu není veřejnoprávní smlouvou vymezena teritoriálně, ale pouze věcně, vazbou na integrovanou strategii, kterou město zastřešuje. Městské orgány jako zprostředkující subjekty dle čl. 7 nařízení (EU) č. 1301/2013 budou pokryty během implementace programu systémovými audity a audity operací vykonávanými Auditním orgánem a audity Evropské komise nebo Evropského účetního dvora. V oblasti ESI fondů musí být výkon všech činností ŘO a ZS popsán - byly stanoveny pracovní postupy, lhůty a byla jasně určena odpovědnost za jejich provádění a schvalování výstupů. Cílem je jednotný a přezkoumatelný postup všech pracovníků, kteří se na implementaci operačního programu podílí.

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 16 z 85

Řídicí orgán je přitom povinen provádět kontrolu činností, které delegoval na zprostředkující subjekty. Interní postupy ZS ITI jsou základem pro kvalitní výkon těchto činností. Tyto Interní postupy slouží ZS ITI pro výkon delegovaných činností pro Integrovaný regionální operační program (IROP). Interní postupy tak vycházejí z Operačního manuálu IROP a dále zpřesňují některé skutečnosti a postupy vykonávané v rámci implementace následujících opatření ITI: 1.1.2 Modernizace a doplnění vozového parku, vč. související infrastruktury 1.1.3 Výstavba, modernizace a zatraktivnění dopravních terminálů a přestupních uzlů 3.2.1 Vzdělávání pro VaV, podnikání a podnikavost 4.1.1 Podpora zapojení sociálně znevýhodněných osob na trh práce 4.2.1 Rozvoj sociálního bydlení a rozvoj nízkokapacitních pobytových forem sociálních služeb komunitního typu Na ZS ITI se vztahuje Metodický pokyn k rozvoji lidských zdrojů 2014 – 2020 a v programovém období 2007 – 2013 a řada postupů v oblasti administrativních kapacit musí být nastavena v souladu s ním. ZS ITI se zároveň řídí zákonem č. 312/2002 Sb. o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů.

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 17 z 85

2 Metodický rámec 

Metodický pokyn pro přípravu programových dokumentů pro programové období 2014– 2020,



Metodický pokyn pro evaluace v programovém období 2014–2020,



Metodický pokyn zásady tvorby a používání indikátorů v programovém období 2014–2020,



Metodický pokyn pro způsobilost výdajů a jejich vykazování v programovém období 20142020,



Metodický pokyn pro řízení rizik fondů SSR v programovém období 2014–2020,



Metodický pokyn pro řízení výzev, hodnocení a výběr projektů v programovém období 2014– 2020,



Metodický pokyn pro oblast zadávání zakázek pro programové období 2014-2020,



Metodický pokyn pro monitorování implementace ESI fondů v ČR v programovém období 2014-2020 (MP monitorování),



Metodický pokyn procesů řízení a monitorování ESI fondů v MS2014+_1. část,



Metodický pokyn procesů řízení a monitorování ESI fondů v MS2014+_2. část,



Metodický pokyn pro přípravu řídicí dokumentace programů v programovém období 20142020,



Metodický pokyn pro publicitu a komunikaci ESI fondů v programovém období 2014-2020,



Metodický pokyn k revizi programů pro programové období 2014-2020,



Metodický pokyn k rozvoji lidských zdrojů v programovém období 2014-2020 a v programovém období 2007-2013.



Operační manuál IROP

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 18 z 85

3 Vymezení implementační struktury ITI ÚChA 3.1 Implementační struktura 3.1.1

Implementační struktura IROP

Implementační strukturu IROP ukazuje následující schéma:

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 19 z 85

Podrobné vymezení kompetencí jednotlivých subjektů implementační struktury a jejich vzájemné vazby jsou obsaženy v kapitole B.1 Operačního manuálu IROP. V souladu s článkem 123 obecného nařízení deleguje ŘO výkon některých svých úkolů v rámci implementace programu na zprostředkující subjekt Centrum pro regionální rozvoj České republiky zřízené zákonem č. 248/2000 Sb., ve znění zákona č. 250/2014 Sb. (dále jen CRR) a na 7 ZS ITI, kterými jsou města Praha, Brno, Plzeň, Olomouc, Ostrava, Pardubice a Ústí nad Labem. Kompetence ZS ITI ve vztahu k IROP stanovuje veřejnoprávní smlouva, na základě které ŘO na ZS ITI deleguje především následující úkoly: - vést složky projektů a uchovávat doklady o administrativní činnosti v souladu s operačním manuálem IROP, - zajišťovat kontakt se žadateli o podporu a příjemci podpory a poskytovat jim informace vztahující se k realizaci Strategie ITI ÚChA, - provádět kontrolu přijatelnosti a formálních náležitostí žádostí o podporu integrovaných projektů, - provádět věcné hodnocení žádostí o podporu integrovaných projektů, bude-li pro výzvu stanoveno, - vydávat pro účely řízení o poskytnutí dotace závazné stanovisko dle § 18 odst. 15 zákona č. 248/2000 Sb., o podpoře regionálního rozvoje, ve znění pozdějších předpisů, - vkládat údaje o integrovaných projektech do informačního systému MS2014+ a odpovídat za včasnost, úplnost a správnost zadávaných údajů, - vyjadřovat se k podstatným změnám v integrovaných projektech ITI, - spolupracovat s ŘO IROP při zpracování analýzy rizik programu a plnění nápravných opatření, - spolupracovat s ŘO IROP při přípravě Strategického realizačního plánu, - informovat ŘO IROP o nesrovnalostech či podezřeních na nesrovnalost, zjištěných při implementaci programu a projektů, - spolupracovat při přípravě komunikačního plánu IROP, - spolupracovat při přípravě podkladů pro Monitorovací výbor IROP, - poskytovat součinnost při přípravě metodických materiálů, - zpracovávat své interní postupy, aktualizovat je v souladu s platnou řídicí dokumentací IROP a připomínkami ŘO IROP a řídit se jimi, - po celou dobu implementace IROP se řídit Operačním manuálem IROP v platném znění. ŘO IROP se zavázal poskytovat ZS ITI veškerou součinnost a spolupráci nezbytnou pro plnění uvedených úkolů a zajistit celkové metodické vedení pro proces implementace IROP. ŘO IROP zabezpečuje plnění veškerých úkolů projektového cyklu, které nejsou veřejnoprávní smlouvou svěřeny ZS ITI.

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 20 z 85

3.1.2

Implementační struktura ITI Ústecko-chomutovské aglomerace

ZS ITI je zasazen do implementační struktury ITI ÚChA následujícím způsobem:

ŘO IROP/CRR

ŘO OP VVV

Nositel ITI

Řídicí výbor

Asistenti manažera

Manažer ITI

 je členem ŘV

Tematičtí koordinátoři Pracovní skupiny

Zprostředkující subjekt ITI pro projekty EFRR  je členem PS

Odborní hodnotitelé

 skupiny žadatelů integrovaných projektů

žadatelé

Nositel ITI prostřednictvím uvedených orgánů bude v rámci realizace strategie ITI provádět koordinaci aktivit v souladu s harmonogramem strategie ITI, monitorovat naplňování a přijímat opatření k jejímu plnění (vč. její aktualizace). Nositel ITI je odpovědný za přípravu integrované strategie, za naplňování principu partnerství a koordinaci aktivit místních aktérů v daném území, výběr vhodných projektů pro plnění cílů strategie ITI, monitoring a reporting průběhu plnění strategie ITI, realizaci strategie ITI jako celku a plnění jejích schválených cílových hodnot (které vznikají agregací hodnot realizovaných projektů). Nositel zodpovídá také za publicitu ITI jako celku. Výše uvedené činnosti vykovává v samostatné působnosti. Roli nositele ITI tak vykonávají příslušné orgány Statutárního města Ústí nad Labem, které přijímají zásadní rozhodnutí dle zákona o obcích. Vydání: 1

Revize: 0

Strana 21 z 85

Jedná se o Radu a Zastupitelstvo SM Ústí nad Labem. V jejich gesci je schvalování Strategie ITI a schvalování některých podstatných změn Strategie ITI. Statutární orgány nositele – Rada a Zastupitelstvo města Ústí nad Labem  schvalují strategii ITI,  schvalují podstatné změny strategie ITI mající vliv na změření integrované strategie (změny prioritních oblastí a specifických cílů) a rozpočet specifických cílů a opatření (kompetence ZM),  schvalují podstatné změny strategie ITI nemající vliv na zaměření integrované strategie ani celkový rozpočet – např. úpravy harmonogramu, finančního plánu, indikátorů (kompetence RM),  schvalují Statut a jednací řád Řídicího výboru ITI Ústecko-chomutovské aglomerace. Řídicí výbor ITI ÚChA Řídící výbor je platformou bez právní subjektivity ustanovenou na principu partnerství a vykonává činnosti jako poradní orgán nositele ITI.           

projednává a doporučuje statutárním orgánům nositele ke schválení strategii ITI, schvaluje monitorovací zprávy ITI, vydává doporučení týkající se realizace strategie ITI nositeli ITI, schvaluje nepodstatné změny strategie ITI, schvaluje kritéria pro určení souladu projektů se Strategií ITI, vydává vyjádření o souladu/nesouladu projektového záměru (ze schváleného souboru) se strategií ITI, schvaluje harmonogram výzev nositele ITI, projednává a schvaluje výzvy nositele ITI k předkládání projektových záměrů a zařazení do pracovních skupin, schvaluje Statut a jednací řád pracovních skupin, schvaluje členy pracovních skupin, vydává stanovisko k podstatným změnám integrovaných projektů.

Pracovní skupina – otevřená platforma složená z předkladatelů projektových záměrů  prostřednictvím svých členů sleduje přípravu strategií a projektů, které by mohly ovlivnit, realizaci Strategie ITI,  navrhuje řešení identifikovaných problémů,  snaží se dojít (konsensem) ke zpracování souboru projektů, naplňujícího příslušné opatření strategie ITI v celém svém rozsahu. Výkonný tým nositele ITI – MMUL, Odbor strategického rozvoje, oddělení řízení ITI Jedná se o výkonnou jednotku, která zajišťuje výkon činností v kompetenci nositele ITI v samostatné působnosti. Tým nositele ITI se skládá z manažera ITI, asistenta a tematických/územních koordinátorů.  administruje změny Strategie ITI,  administruje monitorovací zprávy ITI, Vydání: 1

Revize: 0

Strana 22 z 85

          

vyhlašuje a administruje výzvy nositele ITI, zajišťuje včasné řešení případných problémů, zajišťuje agendu spojenou s Řídicím výborem ITI ÚChA a pracovních skupin, komunikuje s příjemci / žadateli integrovaných projektů a v případě potřeby podněcuje absorpční kapacitu, koordinuje spolupráci subjektů v území souvisejících s daným tématem (v rámci PS), napomáhá vytváření partnerství mezi subjekty v rámci jednotlivých témat řešených ITI, vyhodnocuje pokrok v realizaci ITI a naplňování jeho cílů/indikátorů/finančního plánu, předkládá soubory integrovaných projektů (výstup z pracovní skupiny) Řídicímu výboru ITI ÚChA, vydává stanovisko k podstatným změnám integrovaných projektů, zajišťuje publicitu a PR pro ITI, administruje projekt na podporu řízení ITI financovaný z Operačního programu Technická pomoc.

Zprostředkující subjekt ITI pro projekty EFRR  vykonává činnosti v přenesené působnosti,  komunikuje s příjemci / žadateli integrovaných projektů,  navrhuje kritéria pro hodnocení integrovaných projektů a ověření jejich souladu se Strategií ITI,  konzultuje s nositelem ITI výzvy nositele ITI,  vyhlašuje a administruje výzvy ZS ITI,  provádí posouzení a hodnocení předložených integrovaných projektů včetně posuzování souladu projektu s cíli Strategie ITI,  v případě věcného hodnocení zajišťuje hodnocení prostřednictvím externích či interních hodnotitelů,  vydává stanovisko k podstatným změnám integrovaných projektů,  poskytuje součinnost ŘO (např. vydává podněty ke kontrolám, ohlašuje podezření na nesrovnalosti, spolupracuje při provádění kontrol, spolupracuje při přípravě seminářů),  vykonává další úkoly stanovené Řídícím orgánem veřejnoprávní smlouvou,  zajišťuje naplňování pravidel publicity ITI jako celku,  administruje projekt na podporu činnosti zprostředkujícího subjektu ITI financovaný z Operačního programu Technická pomoc.

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 23 z 85

3.2 Identifikace ZS ITI Roli ZS ITI pro IROP bude vykonávat samostatné oddělení Zprostředkujícího subjektu ITI, které v organizační struktuře Magistrátu města Ústí nad Labem spadá pod primátora/primátorku města. Samostatné oddělení ZS ITI Magistrát města Ústí nad Labem Velká hradební 2336/8, 401 00 Ústí nad Labem Postavení ZS ITI v rámci Magistrátu města Ústí nad Labem jsou zakotveny v Organizačním řádu Magistrátu města Ústí nad Labem1.

3.3 Administrativní kapacity 3.3.1

Organizační struktura ZS ITI

Následující tabulka ukazuje organizační strukturu a popis pracovních pozic ZS ITI pro IROP. Delegované činnosti zajišťují 3 zaměstnanci v pracovním poměru. Tato pracovní místa jsou zařazena v systemizaci pracovních míst MMUL. Zaměstnanci ZS ITI mají status úředníka dle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Pro některé činnosti, které mají spíše nárazový charakter a vyžadují tematickou odbornost, se jeví jako účelné využívat pracovníky mimo pracovní poměr (na DPP či DPČ). Díky tomuto způsobu zajištění pracovníků na konkrétní úkoly rovněž garantuje ZS ITI lepší zastupitelnost při výkonu některých činností.

1

Směrnice Rady města 2/2014, ve znění pozdějších předpisů

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 24 z 85

Struktura pracovních pozic respektuje potřebnou administrativní kapacitu pro výkon delegovaných činností. Pro hodnocení žádostí o podporu je třeba stanovit následující role: -

kontrola formálních náležitostí a přijatelnosti – 1 hodnotitel, 1 schvalovatel;

-

věcné hodnocení – 2 hodnotitelé, 1 schvalovatel, 1 arbitr (v případě rozdílného hodnocení hodnotitelů).

Pracovní pozice

Systemizované místo

Vedoucí Vedoucí úředník oddělení Projektový Úředník manažer 1 Projektový Úředník manažer 2 Odborný hodnotitel 1 Odborný hodnotitel 2 Odborný hodnotitel 3 až n Metodik ZS ITI

Forma Úvazek pro pracovněprávního ZS ITI vztahu

Role při kontrole formálních náležitostí a přijatelnosti

Role při věcném hodnocení

Pracovní smlouva na dobu neurčitou Pracovní smlouva na dobu neurčitou Pracovní smlouva na dobu neurčitou

1

Schvalovatel

Schvalovatel

0,5

Interní hodnotitel

Interní arbitr

0,5

Interní hodnotitel

Interní arbitr

DPP/DPČ

Úkolově

x

Externí hodnotitel

DPP/DPČ

Úkolově

x

Externí hodnotitel

DPP/DPČ

Úkolově

x

Externí hodnotitel

DPČ

0,25

x

x

Odborní hodnotitelé budou zaměstnáni na základě uzavřené DPP či DPČ. Výběr odborných hodnotitelů bude probíhat v souladu s Metodickým pokynem pro řízení výzev, hodnocení a výběr projektů. Hodnotitelé budou zařazení do Databáze hodnotitelů ZS ITI, kterou vede v MS2014+. Uzavírání DPP/DPČ s jednotlivými hodnotiteli bude provedeno v závislosti na tematickém zaměření výzvy, předpokládaném počtu a charakteru projektů a termínu vyhlášení výzev. Metodik ZS ITI, s kterým bude uzavřena DPČ, bude zajišťovat metodickou podporu zejména vedoucímu odd. ZS ITI a to při zpracování a aktualizaci metodických dokumentů (interní postupy pro IROP a OP VVV atd.) a vytváření hodnotících kritérií a pro spolupráci s auditním orgánem. Pro ZS ITI je v rámci MMUL vyhrazena samostatná kancelář s odpovídajícím vybavením. Jedno samostatné pracovní místo je vyhrazeno pro vedoucího oddělení, druhé pracovní místo je vyhrazeno pro projektové manažery, kteří jej budou sdílet. Odborní hodnotitelé budou hodnocení provádět prostřednictvím MS2014+, není tudíž třeba jim zajišťovat stálé pracovní místo. Vybavení a provoz kanceláře bude zajištěn z prostředků OP TP a rozpočtu MMUL. Jedná se zejména o pořízení vybavení kanceláře (zejména nábytek, spotřební materiál) z rozpočtu MMUL a pořízení příslušeného ITI zařízení z OP TP, které je nezbytné pro činnost ZS. Konkrétně se jedná o pořízení notebooku (vč. příslušenství), monitoru, externího disku či software (MS Office) pro dvě osoby. Zaměstnanci ZS ITI budou rovněž využívat multifunkční tiskárnu. Kancelář je standardně vybavena připojením na internet a telefonními linkami. Vydání: 1

Revize: 0

Strana 25 z 85

3.3.2

Plán administrativních kapacit

Plán administrativních kapacit má ZS ITI povinnost zpracovat v souladu s kap. 8.II MP pro rozvoj lidských zdrojů. Plán administrativní kapacity zahrnuje: -

popis administrativní kapacity (pracovních/služebních míst), až do úrovně nejmenší organizační jednotky;

-

rozvržení administrativních kapacit (pracovních/služebních míst) na jednotlivé roky implementace programu, ve struktuře jednotlivých útvarů.

Vzor Plánu administrativních kapacit je v příloze č. 2 těchto interních postupů. Plán administrativních kapacit dále doplňuje popis pracovních pozic, který je v příloze č. 3. Zahrnuty jsou popisy činností na hlavní pracovní poměr i vykonávaných na dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr. Součástí popisu pracovních pozic jsou následující informace: -

název a identifikace pozice, pracovní náplně, kvalifikační požadavky požadované kompetence.

Za aktualizaci popisu pracovních pozic a její předložení ŘO zodpovídá vedoucí odd. ZS ITI. Osobní výdaje související s pracovními pozicemi ZS ITI vč. pozic mimo pracovní poměr budou do výše 3,25 úvazků hrazeny z OP TP. Osobní výdaje nad rámec tohoto limitu budou hrazeny z rozpočtu MMUL. 3.3.3

Zastupitelnost

Pro zajištění plynulé administrace výzev bude zajištěna zastupitelnost jednotlivých rolí. Zastupitelnost v případě krátkodobé nepřítomnosti vedoucího oddělení přechází na jednoho z projektových manažerů. 2 pracovní pozice projektových manažerů zároveň umožňují jejich vzájemnou zastupitelnost. Zastupitelnost odborných hodnotitelů bude zajištěna v rámci výběru hodnotitelů, kdy DPP/DPČ bude s odborným hodnotitelem uzavřena pouze v případě, že v požadovaném období věcného hodnocení projektů, odvozeného z harmonogramu výzev ZS ITI a lhůt nastavených v kap. 4.3, bude schopen své úkoly splnit (viz kapitola 3.7.2). V případě dlouhodobé nepřítomnosti (dlouhodobá pracovní neschopnost, mateřská a rodičovská dovolená, jiná dlouhodobá nepřítomnost) bude pracovní místo obsazeno jiným pracovníkem na základě pracovní smlouvy na dobu určitou. Výběr zaměstnance bude proveden dle ustanovení kapitoly 3.6. Předání agendy a adaptace zaměstnance bude provedena dle ustanovení kapitoly 3.7. Vydání: 1

Revize: 0

Strana 26 z 85

3.3.4

Oddělení funkcí

Následující tabulka znázorňuje role vykonávané v rámci implementace ITI. Z tabulky je patrné jasné oddělení role ZS ITI od role zpracovatelů a předkladatelů integrovaných projektů v rámci ITI ÚChA, jakož i řízení realizace těchto projektů.

Role

Subjekt Kancelář primátorky, Samostatné oddělení zprostředkujícího subjektu ITI, MMUL Odbor strategického rozvoje, oddělení řízení ITI, MMUL

ZS ITI

Výkonná jednotka nositele ITI Předkladatel integrovaných projektů do Odbor strategického rozvoje, oddělení projektů a dotací, MMUL ITI ÚChA, jejichž nositelem je SM Ústí Věcně příslušné odbory MMUL nad Labem

3.3.5

Aktualizace Plánu administrativních kapacit a jeho vyhodnocení

ZS ITI v souladu s Metodickým pokynem k rozvoji lidských zdrojů (MP RLZ) 2x ročně analyzuje a vyhodnocuje stav administrativních kapacit. Součástí Plánu AdKap je vyhodnocení dosavadních administrativních kapacit. ŘO OPTP zpracovává souhrnně za všechny ZS ITI Roční zprávu o administrativní kapacitě a Pololetní informaci o administrativní kapacitě. Sledován je zejména počet zaměstnanců (přepočtených pracovních úvazků) za dané období, získávání a výběr zaměstnanců, fluktuace atd. Cílem zpráv je informovat o dosavadním a plánovaném stavu a vývoji administrativní kapacity. Pro zpracování souhrnné Roční zprávy AdKap a Pololetní informace AdKap za všechny ZS využívá ŘO OPTP následujících zdrojů: -

Monitorovací zprávy projektu OP TP, jehož nositelem je ZS ITI

-

vyžádané podklady k administrativní kapacitě ZS ITI

Aktualizace Plánu administrativních kapacit a poskytování podkladů ke zpracování Roční zprávy AdKap a Pololetní informace AdKap Subjekt vykonávající aktivitu

Vstupy

 podkladové materiály

ZS ITI 

Plán administrativních kapacit

 předpoklady pro splnění aktivity Aktualizace Plánu administrativních kapacit vždy do 19.1.

Lhůta pro zpracování

Vydání: 1

Podklady pro zpracování Roční zprávy AdKap vždy do 19.1. následujícího po roce, za který je zpráva vykazována (n+1) a Pololetní informace AdKap vždy do 19.7. daného roku (n) za první

Revize: 0

Strana 27 z 85

pololetí tohoto roku. Součinnost ostatních subjektů

Oddělení podpory OP ŘO IROP

Výstupy

 

Schvalování výstupů

Vedoucí odd. ZS ITI

Uložení (archivace) výstupů

Předání výstupů

 subjekty

Projektový manažer ZS ITI

 termíny

Bezprostředně

 subjekty

Podklady - ŘO OPTP

 termíny

Vazba na legislativu a metodiku Vazba na IS Zadávání do IS

aktualizovaný Plán AdKap podklady ke zpracování Roční zprávy AdKap a Pololetní informace AdKap

Podklady pro zpracování Roční zprávy AdKap vždy do 19.1. následujícího po roce, za který je zpráva vykazována (n+1) a Pololetní informace AdKap vždy do 19.7. daného roku (n) za první pololetí tohoto roku. Metodický pokyn k rozvoji lidských zdrojů v programovém období 2014-2020 a v programovém období 2007-2013. OM IROP B.2.3 -----

 subjekty

-----

 termíny

-----

3.4 Řízení lidských zdrojů pro stránce pracovně právní Po stránce pracovně právní vymezují řízení lidských zdrojů následující předpisy a dokumenty:  Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů,  Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územích samosprávných celků, ve znění pozdějších předpisů,  Nařízení vlády č. 564/2006Sb., o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě, ve znění pozdějších předpisů,  Usnesení vlády č. 444 ze dne 16. června 2014, kterým byl schválen Metodický pokyn k rozvoji lidských zdrojů v programovém období 2014-2020 a v programovém období 2007-2013,  Metodický

pokyn

k rozvoji

lidských

zdrojů

v programovém

období

2014-2020

a v programovém období 2007-2013;  Etický kodex pracovníků realizujících implementaci DoP v programovém období 2014-2020 a 2007-2013 (příloha 4), Vydání: 1

Revize: 0

Strana 28 z 85

 Organizační řád MMUL,  Směrnice tajemníka MMUL 3/2009, Pracovní řád,  Další vnitřní a služební předpisy (např. bezpečnostní předpisy, požární řád),  Pracovní smlouvy, DPP, DPČ,  Plán administrativních kapacit a popisy pracovních pozic. Evidence pracovní doby Evidence docházky je řešena prostřednictvím elektronického systému. Vedoucí oddělení ZS ITI v MS2014+ vyplňuje Prohlášení k vyplácení osobních nákladů minimálně jedenkrát při zapojení zaměstnance do systému hrazení osobních nákladů z prostředků technické pomoci a dále při každé změně údajů uvedených v prohlášení.

3.5 Postupy pro zamezení střetu zájmů Každý pracovník odd. ZS ITI podepisuje Etický kodex, který je přílohou 4 těchto Interních postupů (převzat z přílohy B.2.4 OM IROP). Etický kodex ve svém čl. 6 upravuje postupy pro zamezení střetu zájmů. Odborní hodnotitelé dále podepisují čestné prohlášení o nezávislosti, nestrannosti a nepodjatosti, které je přílohou č. 5 těchto Interních postupů. Odborný hodnotitel se zavazuje, že nebude hodnotit projekt žadatele a rozhodovat o něm, pokud v organizaci žadatele vykonává nějakou činnost nebo ve vztahu k projektu žadatele existují rodinné či jiné vazby. V případě, že kterýkoliv zaměstnanec ZS ITI identifikuje domnělý střet zájmů, týkající se jakýchkoliv dalších subjektů zapojených do procesu implementace IROP, je v souladu s příslušnými interními předpisy MMUL (pracovní řád, etický kodex, povinnosti vyplývající z pracovněprávních předpisů) povinen ohlásit jej nadřízenému zaměstnanci. Ten o tom pořídí záznam a zajistí buď jeho prošetření, nebo předání kompetentní osobě (v případě podezření na střet zájmů při hodnocení integrovaných projektů jde o tajemníka MMUL). V případě, že podnět na domnělý střet zájmů pochází od externích subjektů a týká se hodnocení projektů, je rovněž předán tajemníkovi MMUL. Tajemník MMUL předané podněty prošetří a zajistí případná nápravná opatření a informování relevantních subjektů (např. Odbor kontroly/interní auditor MmÚ)

3.6 Výběr pracovníků 3.6.1

Výběr pracovníků v pracovním poměru

Výběr zaměstnanců ZS ITI se řídí zákonem č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, a dále platným Metodickým pokynem k rozvoji lidských zdrojů. Vydání: 1

Revize: 0

Strana 29 z 85

Pro obsazování pracovních míst úředníků/úřednic a jmenování do funkcí vedoucích úředníků/úřednic zařazených do MMUL, kteří implementují fondy ESI v programovém období 2014+, se použijí postupy pro výběrová řízení na úředníky dle zákona č. 312/2002 Sb., zároveň budou platit podmínky dané Metodickým pokynem pro rozvoj lidských zdrojů. Výběr zaměstnanců bude probíhat na základě výběrového řízení bez ohledu na to, zda se zaměstnancem bude uzavírána pracovní smlouva na dobu určitou či neurčitou. Předpokladem pro obsazení volné pracovní pozice je výběr vhodného uchazeče na základě stanovených kritérií, která odpovídají pracovním nárokům a potřebám. Součást popisu pracovní pozice proto tvoří požadované kvalifikační předpoklady a kompetence. Jedná se především o následující požadavky: - úroveň znalosti cizího jazyka, - odpovídající znalost práce s PC, - odborné zaměření vzdělání, - způsobilost seznamovat se s utajovanými informacemi, - orientace/zkušenosti v oblasti ESI fondů, - další osobní předpoklady uchazeče, - relevantní délka praxe. Požadované kvalifikační předpoklady a kompetence jsou uvedeny v popisu pracovních pozic v příloze č. 3. Administrativními činnostmi spojenými s realizací výběrového řízení je pověřeno Personální oddělení kanceláře tajemníka MMUL. 1) Oznámení o výběrovém řízení Oznámení o výběrovém řízení bude obsahovat následující údaje: -

-

-

název organizace a subjektu implementace, název pracovní pozice, odbor MMUL, ve kterém je místo zařazeno, sjednaný druh práce a místo výkonu, zařazení do platové třídy, délka pracovního poměru a výše úvazku, předpokládaný termín zahájení pracovního poměru, předpoklady podle §4 zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků, další kvalifikační předpoklady a kompetence, struktura přihlášky a výčet dokladů, které uchazeč připojí k přihlášce (životopis, výpis z evidence Rejstříku trestů, ověřená kopie dokladu o nejvyšším dosaženém vzdělání, čestné prohlášení, další doklady prokazující kvalifikační předpoklady a kompetence), formulaci vylučující střet zájmů: „Uchazeč zasláním přihlášky do výběrového řízení stvrzuje, že si není vědom osobních ani profesních vazeb, které by při vykonávání činnosti v pozici, o kterou se uchází, znamenaly střet zájmů“, lhůtu pro podání přihlášky a adresu, na kterou se přihláška odesílá,

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 30 z 85

-

informaci o tom, že vyhlašovatel může výběrové řízení kdykoliv v jeho průběhu zrušit, nebo nevybrat žádného uchazeče, stručná náplň práce.

Výběrové řízení vyhlašuje tajemník úřadu oznámením na elektronické úřední desce MMUL a zároveň na v rubrice „volná místa“ na webové stránce www.usti-nad-labem.cz/ . Oznámení o výběrovém řízení je uveřejněno rovněž na webové stránce www.dotaceEU.cz. Pro zveřejnění je oznámení zasláno na e-mailovou adresu [email protected] vč. požadavku od kdy do kdy má být text oznámení vyvěšen (pro zveřejnění má MMR-NOK lhůtu 2 pracovních dnů). Oznámení o výběrovém řízení musí být uveřejněno nejméně 16 kalendářních dní. Uchazeč podá MMUL přihlášku, jejíž formulář, jakož i další formuláře jsou k dispozici jako příloha oznámení o výběrovém řízení. K přihlášce připojí požadované doklady. 2) Výběrová komise Obdržené přihlášky posuzuje výběrová komise, která se skládá nejméně ze 3 členů. V souladu se zákonem 312/2002 Sb., jmenuje výběrovou komisi tajemník MMUL jako svůj poradní orgán. Úkolem výběrové komise je posoudit, zda přihlášení uchazeči splňují předpoklady stanovené zákonem o úřednících, požadavky uvedené v oznámení o výběrovém řízení a předložili řádně vyplněnou přihlášku a všechny požadované doklady. Pro další posouzení výběrová komise pozve uchazeče, kteří splnili požadované předpoklady, k osobnímu pohovoru. Osobní pohovor může být doplněn písemným testem k ověření znalostí uchazečů. Výběrová komise pořídí písemnou zprávu, ve které stanoví pořadí úspěšných a neúspěšných uchazečů a doporučí tajemníkovi MMUL nejvhodnějšího uchazeče. Zpráva z výběrového řízení obsahuje minimálně následující informace: - identifikace pracovní pozice, - období, po které byl inzerát zveřejněn, - složení komise a prohlášení členů komise o nepodjatosti, - seznam všech přihlášených uchazečů, - seznam uchazečů vybraných pro ústní pohovor, - data, kdy byly uskutečněny přijímací pohovory, - seznam a pořadí úspěšných uchazečů, - prohlášení členů komise, že úspěšní uchazeči splňují klíčové požadavky inzerátu, - seznam neúspěšných uchazečů, - jméno a příjmení zaměstnance, který je výběrovou komisí doporučen k přijetí na danou pozici, a zdůvodnění jeho výběru, - datum vyhotovení zápisu z výběrového řízení, - podpisy členů výběrové komise, - přiložený text zveřejněného inzerátu. Po ukončení výběrového řízení jsou uchazeči informováni o výsledku výběrového řízení. Vydání: 1

Revize: 0

Strana 31 z 85

3) Zahájení pracovního poměru Pracovní poměr je zahájen uzavřením pracovní smlouvy nebo jmenování do funkce vedoucího oddělení. O zahájení pracovního poměru je proveden záznam, který je připojen ke Zprávě z výběrového řízení. Z realizovaného výběrového řízení jsou archivovány následující doklady: 3.6.2

doklady o zveřejnění Oznámení o výběrovém řízení na příslušných webových stránkách vč. doby zveřejnění a sejmutí (např. printscreeny zveřejněného inzerátu), Zprávu z výběrového řízení podepsanou všemi členy výběrové komise, doložení přijetí zaměstnance vč. odůvodnění okolností změn u přijetí daného pracovníka. Výběr odborných hodnotitelů

V případě přijímání pracovníků na dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr dle zákoníku práce (dohoda o pracovní činnosti, dohoda o provedení práce) se nevztahují závazná pravidla daná MP k rozvoji lidských zdrojů. Pracovníci mimo pracovní poměr budou vykonávat roli externích hodnotitelů ve fázi věcného hodnocení projektů. Jejich výběr bude probíhat formou výběrového řízení/veřejné výzvy. Předpoklady pro osoby, které budou vykonávat roli hodnotitele, jsou následující: -

bezúhonnost, způsobilost k právním úkonům, požadavky na vzdělání, relevantní délka praxe, orientace/zkušenosti v oblasti ESI fondů, odborná znalost v oblasti, která bude předmětem hodnocení projektů, způsobilost seznamovat se s utajovanými informacemi, další osobní předpoklady uchazeče.

Požadované kvalifikační předpoklady a kompetence jsou uvedeny v popisu pracovních pozic v příloze č. 3. Administrativní činnosti spojené s realizací výběrového řízení na hodnotitele vykonává oddělení ZS ITI. 1) Oznámení o výběrovém řízení/veřejné výzvě na odborného hodnotitele Výběrové řízení/veřejnou výzvu na odborné hodnotitele ve fázi věcného hodnocení vyhlašuje ZS ITI v závislosti na harmonogram výzev ZS ITI. Spuštění příjmu zájemců zařazení do databáze hodnotitelů ZS ITI provádí s ohledem na disponibilní počet hodnotitelů a předpokládaný počet žádostí o podporu, které by měly být hodnoceny. Vydání: 1

Revize: 0

Strana 32 z 85

Oznámení o výběrovém řízení/veřejné výzvě bude obsahovat následující údaje: -

-

-

název organizace a subjektu implementace, název pracovní pozice, sjednaný druh práce a místo jejího výkonu, kvalifikační předpoklady a kompetence, hodinová sazba odměny za vykonanou činnost, výčet dokladů, které zájemce připojí k přihlášce (životopis, výpis z evidence Rejstříku trestů, ověřená kopie dokladu a nejvyšším dosaženém vzdělání, další doklady prokazující kvalifikační předpoklady a kompetence), lhůtu pro podání přihlášky a adresu, na kterou se přihláška odesílá, formulaci vylučující střet zájmů: „Uchazeč zasláním přihlášky do výběrového řízení stvrzuje, že si není vědom osobních ani profesních vazeb, které by při vykonávání činnosti znamenaly střet zájmů“, informaci o tom, že vyhlašovatel může výběrové řízení kdykoliv v jeho průběhu zrušit, nebo nevybrat žádného uchazeče, stručná náplň práce.

Výběrové řízení/veřejnou výzvu vyhlašuje vedoucí oddělení ZS ITI oznámením na webových stránkách ITI ÚChA a na úřední desce MMUL. Uchazeč podá MMUL přihlášku, jejíž formulář je přílohou oznámení. K přihlášce připojí požadované doklady. 2) Výběr odborných hodnotitelů Jednotlivé přihlášky zájemců o práci hodnotitele posoudí vedoucí oddělení za spolupráce projektových konzultantů, a to na základě požadavků na kvalifikaci odborného hodnotitele. Úkolem je posoudit, zda přihlášení uchazeči splňují předpoklady uvedené v oznámení o výběrovém řízení a předložili řádně vyplněnou přihlášku a všechny požadované doklady. Uchazeči, kteří splňují požadované parametry, jsou pozváni k osobnímu pohovoru. ZS ITI pořídí o posouzení uchazečů písemnou Zprávu z výběrového řízení/veřejné výzvy na odborného hodnotitele, která obsahuje minimálně následující informace: - název pracovní pozice, - období, po které byl inzerát zveřejněn, - seznam všech přihlášených uchazečů, - seznam uchazečů pozvaných na osobní pohovor, - data, kdy byly uskutečněny osobní pohovory, - hodnocení uchazečů a prohlášení členů komise, že úspěšní uchazeči splňují klíčové požadavky inzerátu, - jména uchazečů, kteří jsou doporučeni k zařazení do databáze hodnotitelů IROP, - seznam neúspěšných uchazečů, - datum vyhotovení zápisu z výběrového řízení, - přiložený text zveřejněného inzerátu. Vydání: 1

Revize: 0

Strana 33 z 85

Ve své zprávě ZS ITI identifikuje úspěšné uchazeče, kteří budou zařazeni do databáze hodnotitelů Strategie ITI ÚChA a dále doporučí tajemníkovi MMUL dle harmonogramu výzev s nimi uzavřít DPP/DPČ.

3) Zahájení činnosti na DPP/DPČ Úspěšní uchazeči jsou informováni o výsledku výběrového řízení. Uchazeči jsou seznámeni s Etickým kodexem (příloha č. 4 těchto interních postupů) a vyzváni k jeho podpisu. Každý hodnotitel si musí být vědom svých povinností vyplývajících z mlčenlivosti a střetu zájmů. Všichni hodnotitelé tak ještě podepisují čestné prohlášení o nezávislosti, nestrannosti a nepodjatosti (příloha 5 těchto interních postupů). Odborný hodnotitel se tak zavazuje, že nebude hodnotit projekt žadatele a rozhodovat o něm, pokud v organizaci žadatele vykonává nějakou činnost, nebo ve vztahu k projektu žadatele existují rodinné či jiné vazby. S úspěšnými uchazeči je následně uzavřena DPP/DPČ. Úspěšní uchazeči jsou vyzváni k zaslání Žádosti o status hodnotitele prostřednictvím IS KP14+. Správce databáze hodnotitelů, který je určen z řad pracovníků ZS ITI, žádosti v CSSF14+ schválí, čímž je uchazeč do Databáze hodnotitelů ZS ITI zařazen. Správcem Databáze hodnotitelů ZS ITI je vedoucí oddělení. Každému hodnotiteli jsou přiřazeny mimo jiné následující atributy: odbornost, délka praxe, dosažená úroveň vzdělání, preferované tematické zaměření, znalost určitého území Ústecko-chomutovské aglomerace, rating hodnotitele vztažený k počtu ohodnocených žádostí o podporu, podepsaný etický kodex, seznam absolvovaných školení, kontaktní údaje hodnotitele, IČ hodnotitele (pokud mu bylo přiděleno), IČ zaměstnavatele hodnotitele (z důvodu prevence střetu zájmů), bankovní spojení, rozmezí DPP/DPČ, finanční limit DPP/DPČ, aktuální zůstatek finančního limitu DPP/DPČ. K jednotlivým hodnotitelům je do databáze ukládána i vazba ke všem projektům/žádostem o podporu, na jejichž hodnocení se hodnotitelé podíleli. Činnost odborného hodnotitele je zahájena uzavřením DPP/DPČ. DPP/DPČ jsou s hodnotiteli podepsány na základě aktuálního harmonogramu výzev, ze kterého je zřejmé, v jakých termínech bude činnost odborných hodnotitelů potřeba.

3.7 Postupy pro řízení změn v personálních kapacitách Ukončení a zahájení pracovního poměru se řídí Směrnicí tajemníka MMUL 3/2009, Pracovní řád. 3.7.1

Zahájení pracovního poměru

Nástup do zaměstnání se řídí čl. 5 Pracovního řádu. Nad rámec povinností stanovených Pracovním řádem, je zaměstnanec seznámen s Etickým kodexem (příloha č. 4 těchto interních postupů) a je vyzván jeho podpisu.

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 34 z 85

Jako adaptační opatření je zaměstnanci poskytnut mentoring. Jde o proces, v jehož rámci mentor poskytuje podporu a rady novému či stávajícímu méně zkušenému zaměstnanci, pomáhá mu k jeho rychlé adaptaci v novém prostředí a ke zdárnému zahájení jeho osobního růstu. Spolupráce mentora s mentorovaným trvá po zkušební dobu. Mentor nového zaměstnance soustavně podporuje, vede a učí ho a podporuje při řešení nejasností a problémů. Po skončení 3 měsíční zkušební doby bude realizován pohovor nového zaměstnance s přímým nadřízeným zaměřený na zpětnou vazbu a zhodnocení procesu adaptace, a to ústní formou. Zaměstnanci je zřízen elektronický podpis a dále je mu zřízen přístup do MS2014+ a poskytnuto vstupní školení k tomuto IS a školení k hodnocení projektů. Školení zaměstnanců s rolí hodnotitele zajistí stávající projektoví manažeři ZS ITI, případně je možné si vyžádat součinnost od ŘO IROP v rámci poskytovaného specifického vzdělávání. Školení hodnotitelů je zpravidla půldenní. První část školení je zaměřena na teoretickou přípravu na provádění věcného hodnocení:  Administrace projektů – role hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti, role věcného hodnocení v procesu výběru projektů  Postup provádění hodnocení v MS2014+, zadávání dat v systému  Vyplnění kontrolního listu  Kritéria věcného hodnocení – metodika hodnocení Zaměstnanci, kteří budou plnit role ve věcném hodnocení projektů a absolvovali školení, jsou zaneseni do databáze hodnotitelů Strategie ITI ÚChA, která je vedena příslušným správcem databáze v rámci MS2014+ (interní hodnotitel, interní arbitr a schvalovatel). 3.7.2

Zahájení činnosti odborného hodnotitele

Pracovníci, kteří budou mít role hodnotitelů, jsou zaneseni do Databáze hodnotitelů ZS ITI. Při přípravě jednotlivých výzev je prováděn předvýběr odborných hodnotitelů z Databáze hodnotitelů ZS ITI. ZS ITI může omezit okruh hodnotitelů, kteří budou vyzváni k hodnocení projektů v rámci dané výzvy, prostřednictvím stanovení jednoho či více kritérií, která musí hodnotitel splňovat, např. kritérium odbornosti, praxe, dosažení určitého rozsahu známky v ratingu hodnotitelů. Hodnotitelům, jejichž odborné zaměření odpovídá příslušné výzvě, je prostřednictvím interní depeše zaslán požadavek na kapacity, tzn. upřesnění předpokládaného počtu hodnocení, které jsou jednotliví hodnotitelé schopni v rámci dané výzvy zpracovat. Hodnotitelé potvrdí předpokládaný počet žádostí o podporu, u kterých jsou schopni v daném období provést hodnocení. Tito odborní hodnotitelé následně absolvují školení zaměřené na příslušnou výzvu. Absolvování vstupního školení odborných hodnotitelů je podmínkou pro přidělení projektů k hodnocení v rámci dané výzvy. Školení odborných hodnotitelů zajistí projektoví konzultanti ZS ITI. Školení hodnotitelů je zpravidla půldenní. První část školení je zaměřena na teoretickou přípravu na provádění věcného hodnocení:  Administrace projektů – role věcného hodnocení v procesu výběru projektů Vydání: 1

Revize: 0

Strana 35 z 85

   

Postup provádění věcného hodnocení v MS2014+, zadávání dat v systému Vyplnění kontrolního listu Kritéria věcného hodnocení – metodika hodnocení Podmínky dané výzvy ZS ITI

Druhá část školení je zaměřena na praktické provádění věcného hodnocení. Účastníci hodnotí vzorový projekt. Cílem je prověření aplikace metodiky věcného hodnocení a sladění přístupů mezi jednotlivými hodnotiteli. Na závěr hodnotitelé vypracují zkušební posudek druhého vzorového projektu. 3.7.3

Skončení pracovního poměru

Skončení pracovního poměru se řídí čl. 7 Pracovního řádu. Nad rámec ustanovení tohoto článku je zaměstnanci zrušen přístup do MS2014+ a zrušen certifikát elektronického podpisu. 3.7.4

Řešení přístupů do MS2014+

Vedoucí odd. ZS ITI bude na [email protected] zasílat požadavky na přístupy do MS2014+. Budou garantovat, že osoba žádající o přístup do MS2014+ je oprávněna žádat, byla řádně proškolena a vyplnila potřebnou registraci. Na základě této žádosti pracovníci ŘO (odd. 263) zřídí přístup a přiřadí role a kompetence. Stejným způsobem budou zasílány požadavky na úpravu či rušení přístupů v MS2014+. Vedoucí oddělení ZS ITI má povinnost odd. 263 neprodleně hlásit jakékoliv personální změny v oddělení ZS ITI s dopadem na uživatelský přístup do aplikace. Pro pomoc s technickými problémy, podněty pro změny a obecně pro všechny požadavky týkající se MS2014+ (IS KP14+, IS CSSF14+) se využívá ServiceDesk a sdílená emailová adresa [email protected]. Přístup na adresu [email protected] má oddělení 263 ŘO IROP.

3.8 Hodnocení zaměstnanců a odborných hodnotitelů 3.8.1

Pracovní hodnocení zaměstnanců

Dle Metodického pokynu pro rozvoj lidských zdrojů každý zaměstnanec ZS ITI bude pravidelně získávat zpětnou vazbu o svém pracovním výkonu prostřednictvím pracovního hodnocení. Pracovní hodnocení zaměstnanců Subjekt vykonávající aktivitu

Vydání: 1

Přímý nadřízený - vedoucí oddělení pro pracovníky oddělení ZS ITI/tajemník MMUL pro vedoucího oddělení ZS ITI

Revize: 0

Strana 36 z 85


Vstupy

 předpoklady pro splnění aktivity



Platná systemizace pro ZS ITI



pracovní smlouva a pracovní náplň  individuální plán vzdělávání Provádí se u zaměstnanců, kteří vykonávali pracovní činnost po dobu delší než 6 měsíců


1x ročně do 31.1. za uplynulý rok V případě závěru „zaměstnanec dosahuje nevyhovujících výsledků“ se další hodnocení provede po uplynutí 6 měsíců ode dne předání Pracovního hodnocení zaměstnanci.

Součinnost ostatních subjektů

-----

Výstupy




Tajemník MMUL



písemné Pracovní hodnocení

 subjekty

ZS ITI, vedoucí oddělení (podklad pro způsobilost osobních výdajů) Personální oddělení Kanceláře tajemníka

 termíny

Bezprostředně

 subjekty

Osobní pohovor se zaměstnancem

 termíny

Bezprostředně po zpracování Pracovního hodnocení

Vazba na legislativu a metodiku

Metodický pokyn k rozvoji lidských zdrojů v programovém období 2014-2020 a v programovém období 2007-2013.

Vazba na IS

----

Zadávání do IS

 subjekty

----

 termíny

----

Pracovník může požádat o přezkoumání hodnocení, které provede přímý nadřízený pracovníka, který hodnocení provedl, případně jím pověřený zaměstnanec. 3.8.2

Rating hodnotitelů

ZS ITI je povinen posoudit a ohodnotit hodnocení interních hodnotitelů a arbitrů v rámci věcného hodnocení a všech externích hodnotitelů a arbitrů. Rating se prování z hlediska kvality hodnocení a odevzdání hodnocení v termínu. Jednotlivá hodnocení, zpracovaná hodnotitelem, jsou vyhodnocena v MS2014+, kde je každému hodnocení projektu přidělen počet bodů (1 až 5 bodů) dle kvality hodnocení. Body jsou přiděleny dle následující stupnice: 5 bodů 4 body 3 body 2 body

Vydání: 1

Hodnocení bez nedostatků Hodnocení obsahuje pouze drobné nedostatky Průměrně zpracované hodnocení Hodnocení vykazuje závažné nedostatky

Revize: 0

Strana 37 z 85

1 bod

Hodnocení vykazuje velmi závažné nedostatky

Na přidělený počet bodů má dále vliv neodevzdání hodnocení v termínu. Přidělený počet bodů je dále snížen dle následující tabulky: Snížení o 1 bod Snížení o 2 body Snížení o 3 body Snížení o 4 body

Hodnocení odevzdáno se zpoždění 5 a méně p. d. p Hodnocení odevzdáno se zpožděním 5 až 10 p. d. Hodnocení odevzdáno se zpožděním 10 až 15 p. d. Hodnocení odevzdáno se zpožděním více než 15 p. d.

Rating hodnotitelů se provádí bezprostředně po schvalování hodnocení schvalovatelem hodnocení. Rating provádí schvalovatel. ZS ITI zajistí, že každý hodnotitel obdrží zpětnou vazbu k provedenému hodnocení. Schvalovatel nejpozději do 10 pracovních dní po ukončení schvalovacího procesu v rámci dané výzvy zašle interní depeší hodnotitelům výsledky provedených ratingů za všechny projekty, na jejichž hodnocení se podílel.

Rating hodnotitelů Subjekt vykonávající aktivitu

Vstupy

ZS ITI, vedoucí oddělení (schvalovatel)





Hodnotitel zpracoval věcné hodnocení projektu

hodnocení projektu v MS2014+


Bezprostředně po schválení hodnocení projektu schvalovatelem. Pokud rating hodnotitele není možné provést bezprostředně po schválení hodnocení projektu schvalovatelem, pak nejpozději do 10 pracovních dní po ukončení schvalovacího procesu v rámci dané výzvy.


-----

Výstupy




----



 subjekty

ZS ITI, vedoucí oddělení Výstupy archivovány v MS2014+

 termíny

Bezprostředně

 subjekty

Hodnotitel – zpětná vazba formou interní depeše

 termíny

Do 10 pd po ukončení schvalovacího procesu v rámci dané výzvy


Vydání: 1

Rating hodnotitele v MS2014+

Metodický pokyn k řízení výzev, hodnocení a výběr projektů v programového období 2014-2020.

Revize: 0

Strana 38 z 85

Vazba na IS Zadávání do IS

MS2014+  subjekty

Vedoucí oddělení (schvalovatel)

 termíny

Bezprostředně po schválení hodnocení projektu schvalovatelem

Opakované negativní hodnocení odborného hodnotitele může vést k jeho vyřazení z databáze hodnotitelů. Důvody vedoucí k vyřazení hodnotitele z databáze hodnotitelů jsou podrobně popsány v Metodickém pokynu k řízení výzev, hodnocení a výběr projektů v programového období 2014-2020.

3.9 Vzdělávání zaměstnanců ZS ITI 3.9.1

Vzdělávání dle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků

Vzdělání zaměstnanců se statutem úředníka je prováděno v souladu se zákonem č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků. Dle §17 tohoto zákona je pro každého zaměstnance zpracován individuální plán vzdělávání obsahující časový rozvrh prohlubování kvalifikace v rozsahu nejméně 18 pracovních dnů po dobu následujících 3 let. Zaměstnanci jsou povinni prohlubovat si kvalifikaci účastí na: -

vstupním vzdělávání (§19 zákona) průběžném vzdělávání (§20 zákona)

Vstupní vzdělávání probíhá formou kurzu. Kurz je rozdělen do kapitol, které účastníka provedou organizací veřejné správy, poskytnou mu základní informace z oblasti práva s orientací na právo správní, klíčové informace, o ekonomii, etických pravidlech, která s pozicí úředníka souvisí. Kurz popisuje soustavu informačních systémů zabezpečujících výkon správních činností. Zařazeno je i téma administrativy, která tvoří hlavní náplň úřednické funkce. V závěrečné kapitole Komunikace jsou vysvětleny zásady efektivní komunikace, která je klíčovou kompetencí úředníka. Znalosti a zkušenosti v oblasti ESI fondů a interních postupů ZS ITI jsou předávány formou mentoringu, viz kapitola 3.7.1. Průběžné vzdělávání je realizováno na základě individuálního plánu vzdělávání, který je pro zaměstnance zpracován po uplynutí zkušební doby. Průběžné vzdělávání na MMÚL probíhá prostřednictvím e-learningu v portálu RENTEL, ve kterém si každý zaměstnanec dle individuálního vzdělávacího plánu volí jednotlivé kurzy, které je povinen absolvovat. Vedoucí oddělení se dále účastní na vzdělávání vedoucích úředníků (§27 zákona).

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 39 z 85

3.9.2

Odborné vzdělávání pro pracovníky implementačních struktur DoP

Vedle vzdělávání dle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků, je zajišťováno odborné vzdělávání v rámci implementace DoP. Toto vzdělávání zajišťuje na horizontální úrovni MMR-NOK, specifické vzdělávání pro IROP zajišťuje MMR jako řídící orgán nebo CRR jako zprostředkující subjekt IROP. ZS ITI zasílá požadavky na vzdělávání na horizontální úrovni MMR-NOK a na specifické vzdělávání ŘO IROP průběžně dle identifikovaných potřeb. Hodnotitelům bude mimo vzdělávací systém zaměstnanců poskytnuto vždy v rámci vyhlášení výzvy školení zaměřené na seznámení s věcnými a finančními cíli programu, podmínkami výzvy a pravidly pro hodnocení a výběr projektů a hodnotícími kritérii.

Individuální plán vzdělávání Subjekt vykonávající aktivitu  podkladové materiály Vstupy  předpoklady pro splnění aktivity Lhůta pro zpracování


ZS ITI, vedoucí oddělení (zpracovává plány pro všechny pracovníky oddělení)  Platná systemizace pro ZS ITI  pracovní smlouva a pracovní náplň  výsledky hodnocení pracovníků ------Zpracování Vzdělávacího plánu do 1 měsíce po uplynutí zkušební doby Aktualizace 1x ročně společně s Pracovním hodnocením do 31.1. MMR-NOK (konzultace a poskytování vzdělávání na horizontální úrovni), ŘO IROP, CRR (konzultace a poskytování specifického vzdělávání)

Výstupy




Tajemník MMUL



 subjekty

ZS ITI, vedoucí oddělení Personální oddělení Kanceláře tajemníka

 termíny

Bezprostředně

 subjekty

Systém vzdělávání MMR-NOK – koordinátor vzdělávání OP TP Specifické vzdělávání IROP – ŘO IROP, odd. 265 Pracovníci ZS ITI

 termíny

Bezprostředně

Vazba na legislativu a metodiku Vazba na IS Zadávání do

Vydání: 1

Individuální plán vzdělávání

 subjekty

Metodický pokyn k rozvoji lidských zdrojů v programovém období 2014-2020 a v programovém období 2007-2013. OM IROP B.2.4. IS CSSF14+, modul Rozvoj lidských zdrojů Pracovník ŘO IROP na základě podkladů od ZS ITI

Revize: 0

Strana 40 z 85

IS

 termíny

Bezprostředně

Zaslání požadavků na Systém vzdělávání MMR-NOK Subjekt vykonávající aktivitu

Vstupy

ZS ITI, vedoucí oddělení


 


-------

Individuální plán vzdělávání Formulář Plán vzdělávacích akcí (MP pro rozvoj lidských zdrojů)

2x ročně, vždy do 1. dubna (požadavky na červenec až prosinec) a do 1. října (požadavky na leden až červen) MMR-NOK, ŘO IROP, CRR (informace o plánovaných vzdělávacích akcích)

Lhůta pro zpracování Součinnost ostatních subjektů Výstupy




Tajemník MMUL



 subjekty


 termíny

Bezprostředně

 subjekty

koordinátor vzdělávání OPTP

 termíny

Bezprostředně Metodický pokyn k rozvoji lidských zdrojů v programovém období 2014-2020 a v programovém období 2007-2013. OM IROP B.2.4. IS CSSF14+, modul Rozvoj lidských zdrojů


Požadavky na Systém vzdělávání MMR-NOK

 subjekty

Pracovník ŘO IROP na základě podkladů od ZS ITI

 termíny

Bezprostředně

Zaslání Přehledu o specifickém vzdělávání zaměstnanců Subjekt vykonávající aktivitu

Vstupy

Vydání: 1






-------

Revize: 0

Individuální plán vzdělávání

Strana 41 z 85


2x ročně, vždy do 31.1.


ŘO IROP, CRR

Výstupy




Tajemník MMUL



 subjekty


 termíny

Bezprostředně

 subjekty

koordinátor vzdělávání OPTP

 termíny

Bezprostředně


Vydání: 1

Přehled o specifickém vzdělávání zaměstnanců

Metodický pokyn k rozvoji lidských zdrojů v programovém období 2014-2020 a v programovém období 2007-2013. OM IROP B.2.4. IS CSSF14+, modul Rozvoj lidských zdrojů

 subjekty

Pracovník ŘO IROP na základě podkladů od ZS ITI

 termíny

Bezprostředně

Revize: 0

Strana 42 z 85

4 Popis jednotlivých oblastí řízení a realizace integrované strategie 4.1 Řízení rizik Řízení rizik IROP podrobně upravuje kapitola B.6 Operačního manuálu IROP. Procesy řízení rizik jsou následující: 1. Identifikace rizik, výstupem je Dílčí analýza rizik za jednotlivé specifické cíle, příloha B.6-1 OM IROP 2. Zpracování analýzy rizik za program, výstupem je Katalog rizik IROP, příloha B.6-1 OM IROP 3. Řízení rizik, výstupem je Opatření ke zvládání rizik, příloha B.6-1 OM IROP 4. Vyhodnocení rizik a efektivity nápravných opatření 5. Zpracování Zprávy o zvládání rizika, příloha B.6-2 OM IROP 6. Komunikace o řízení rizik ZS ITI se zapojuje do procesů řízení rizik způsobem popsaným níže. 1. Identifikace rizik, výstupem je Dílčí analýza rizik za jednotlivé specifické cíle Identifikace rizik spočívá v monitorování interních a externích událostí, které ovlivňují plnění cílů programu, ve formulování a evidování rizik. Výstupem je Dílčí analýza rizik zpracovaná za jednotlivé specifické cíle. Dílčí analýzu rizik zpracovává ŘO, ZS ITI se podílí na zpracování Dílčích analýz rizik IROP prostřednictvím připomínek k návrhu Dílčích analýz rizik. Připomínky k návrhům Dílčích analýz rizik za jednotlivé SC Subjekt vykonávající aktivitu

Vstupy

ZS ITI, projektový manažer          



Návrhy Dílčích analýz rizik za jednotlivé specifické cíle Data v IS MS2014+ Dílčí analýzy rizik za předchozí období Plnění nápravných opatření Výstupy z kontrol Výstupy z auditů Výstupy z evaluací, analýz a studií Vnější podněty Zkušenosti z činnosti ŘO,CRR a ZS ITI Výstupy z IS

Plný rozsah, kvalita a aktuálnost dat v MS2014+


Do 5 pracovních dní od obdržení návrhů Dílčích analýz rizik


-

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 43 z 85

Výstupy

Připomínky k návrhům Dílčích analýz rizik, uvedené v připomínkovém archu, příloha B.6-1 OM IROP



Uložení (archivace) výstupů Předání výstupů

 subjekty

ZS ITI, projektový manažer

 termíny

Do 2 pracovních dní od schválení

 subjekty

ŘO, vedoucí oddělení řízení a koordinátor řízení rizik

 termíny

Do 2 pracovních dní od schválení připomínek


Pokyn č. 6 CHJ MF – Pokyn k jednotnému uplatňování závazných pravidel a doporučení pro systém řízení rizik v orgánech veřejné správy Metodický pokyn pro řízení rizik ESI fondů v programovém období 2014-2020

Vazba na IS

IS CSSF14+, modul pro reportování rizik

Zadávání do IS

 subjekty

-

 termíny

-

2. Zpracování analýzy rizik za program, výstupem je Katalog rizik IROP Na základě Dílčích analýz rizik za jednotlivé SC a dalších informačních zdrojů vytvoří koordinátor řízení rizik ŘO návrh Katalogu rizik IROP. ZS ITI poskytuje koordinátorovi řízení rizik součinnost na základě jeho výzvy. Katalog rizik je na ZS ITI archivován projektovým manažerem. 3. Řízení rizik, výstupem je Opatření ke zvládání rizik Řízení rizik spočívá ve snižování jejich dopadu nebo pravděpodobnosti jejich výskytu. Pro identifikovaná rizika se vyberou nejvhodnější nápravná opatření pomocí metod popsaných v kapitole B.6 OM IROP. Opatření ke zvládání rizik, uvedených v Katalogu rizik IROP, vypracovává koordinátor řízení rizik IROP, který dokument předává k archivaci ZS ITI. Projektový manažer ZS ITI nad rámec vypracovaných Opatření ke zvládání rizik pro celou implementační strukturu IROP může v případě potřeby navrhnout další opatření ke zvládání specifických rizik souvisejících s výkonem činností svěřených mu veřejnoprávní smlouvou. Dokument je zpracován analogicky dle přílohy B.6- 1 OM IROP. 4. Vyhodnocení rizik a efektivity nápravných opatření a zpracování Zprávy o zvládání rizik Pro všechna kritická rizika v Katalogu rizik IROP koordinátor řízení rizik kontroluje každé tři měsíce realizaci nápravných opatření, dokud bude v Katalogu rizik IROP riziko hodnoceno jako kritické. Každý proces vyhodnocení určuje, zda: Vydání: 1

Revize: 0

Strana 44 z 85

    

navržená nápravná opatření byla realizována, přijatá opatření vedla k cíli, je nutné pokračovat v realizaci nápravných opatření, je potřeba přijmout jiná nápravná opatření, další informace by pomohly provést lepší rozhodnutí a pomohly budoucímu hodnocení a řízení rizik.

Zjištěné informace ohledně nápravných opatření zpracovává koordinátor řízení rizik ve formě Zprávy o zvládání rizik. ZS ITI na výzvu koordinátora řízení rizik IROP poskytuje informace týkající se realizace nápravných opatření definovaných v Katalogu rizik IROP. Vedoucí oddělení ZS ITI zároveň vyhodnocuje opatření ke zvládání rizik vypracovaných nad rámec formou vlastních Opatření ke zvládání rizik, pokud vznikla potřeba je zpracovat. O realizaci nápravných opatření provede záznam, přičemž využije vzoru tabulky Zpráva o zvládání rizik, příloha B.6-2 OM IROP. 5. Komunikace o řízení rizik O průběhu řízení rizik prokazatelně informuje koordinátor řízení rizik ŘO pracovníky implementační struktury minimálně 2x ročně s vydáním schváleného Katalogu rizik IROP. Naopak ZS ITI poskytuje na vyžádání koordinátorovi rizik IROP dokumentaci zpracovanou nad rámec dokumentace IROP v případě, že je tato dokumentace zpracována, tj. Opatření ke zvládání rizik ZS ITI a Zprávu a zvládání rizik ZS ITI. Všichni pracovníci ZS ITI vydávají včasná varování především před kritickými rizikovými událostmi předáním informace vedoucímu pracovníkovi.

4.2 Nesrovnalosti a podvody 4.2.1

Nesrovnalosti

Problematiku nesrovnalostí upravuje Metodický pokyn finančních toků programů spolufinancovaných z Evropských strukturálních fondů, Fondu soudržnosti a Evropského námořního a rybářského fondu na programové období 2014 – 2020 (dále jen „MPFT“), Metodický pokyn upravující metodiku hlášení nesrovnalostí na vnější úrovni Evropskému úřadu pro boj proti podvodům (OLAF) pro programové období 2014 – 2020 a Metodický pokyn procesů řízení a monitorování ESI fondů v MS2014+. Nesrovnalostí se rozumí porušení právních předpisů EU nebo ČR v důsledku jednání nebo opomenutí, které vede nebo by mohlo vést ke ztrátě v souhrnném rozpočtu EU nebo ve veřejném rozpočtu ČR, a to započtením neoprávněného výdaje do souhrnného rozpočtu EU nebo do veřejného rozpočtu ČR.

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 45 z 85

Řešení nesrovnalostí zahrnuje evidenci, šetření a hlášení nesrovnalostí, jejich monitoring, zajištění nápravy, provedení odpovídajících finančních oprav, vymáhání prostředků dotčených nesrovnalostí. Za tyto úkony je zodpovědný ŘO IROP. Subjekty zapojené do implementace IROP jsou povinny veškerá podezření na nesrovnalost bezodkladně oznámit ŘO. ZS ITI bezodkladně oznámí ŘO podezření na nesrovnalost a nesrovnalost prostřednictvím formuláře v MS2014+, ve kterém vyplní všechna známá pole. 4.2.2

Podvody a korupce

V rámci implementace Strategie ITI ÚChA probíhá řízení rizik podvodu a korupce. Hlavním cílem řízení rizika je minimalizace podvodů a korupce při implementaci IROP. Hodnocení rizik podvodu je součástí analýzy rizik, viz kapitola 4.1. V rámci řízené dokumentace IROP jsou dále zdokumentovány rizikové oblasti podvodu v dokumentu „Rizikové oblasti z pohledu podvodu při implementaci IROP“. Hlavní rizika podvodu definovala EK společně s podrobným návodem na uskutečnění procesu hodnocení rizika podvodu uvedena v přílohách dokumentu „Hodnocení rizik podvodu a účinná a přiměřená opatření proti podvodům“. S oběma dokumenty jsou všichni pracovníci ZS ITI povinni se seznámit. Hodnocení rizika podvodu a korupce v rámci implementační struktury IROP tvoří základ pro výběr účinných a přiměřených nápravných opatření proti podvodům ze seznamu doporučených opatření. Klíčovými prvky v boji proti podvodům jsou:  prevence rizik podvodu;  identifikace podvodu;  postupy v případě podezření na podvod a nápravná opatření;  vyšetřování a stíhání. Prevence rizik podvodu ZS ITI eliminuje rizika přijetím následujících opatření: -

ZS ITI využívá jednotný monitorovací systém,

-

ZS ITI má nastavený systém vzdělávání a osvěty zaměstnanců v oblasti podvodu a korupce,

-

zaměstnanci ZS ITI podepisují Etický kodex,

-

všichni uchazeči, kteří jsou do týmu ZS ITI přijímání na základě výběrového řízení, musí potvrdit, že jejich zařazení do ZS ITI pro ně nebude představovat střet zájmů,

-

osoba, která má být přijata do pracovního poměru, musí být trestně bezúhonná,

-

hodnotitelé, zajišťující hodnocení projektů, musí splňovat principy nestrannosti a nepodjatosti, musí být k této činnosti odborně kompetentní a dodržovat Etický kodex,

-

v rámci řízení korupčních rizik v ZS ITI se realizuje pravidlo „kontroly čtyř očí“,

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 46 z 85

-

ZS ITI dodržuje oddělení funkcí souvisejících s přípravou a hodnocením projektů,

-

dodržování postupů při administraci projektů je závazné pro všechny pracovníky ZS ITI,

-

dodržuje se jednotný a rovný přístup ke všem příjemcům,

-

při poskytování informací postupuje podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů,

-

ZS ITI bude ve snaze o co největší transparentnost zveřejňovat maximum relevantních informací s cílem odrazovat od podvodného jednání prostřednictvím zvyšování pravděpodobnosti odhalení podvodného jednání,

-

při procesu podání žádosti požaduje ŘO od žadatelů výpis z rejstříku trestů, případně čestné prohlášení, že proti žadateli, respektive osobě (osobám) vykonávající/m funkci statutárního orgánu žadatele nebo která/é je/jsou oprávněny jednat jeho jménem, nebylo zahájeno trestní řízení a nebyl/a /nebyly odsouzeny pro trestný čin, jehož skutková podstata souvisela s předmětem činnosti žadatele, nebo pro trestný čin hospodářský nebo trestný čin proti majetku nebo pro trestné činy úplatkářství nebo účasti na zločinném spolčení.

Identifikace podvodu Všichni, kdo jsou zapojeni do implementace IROP, mají svou úlohu při odhalování korupčního jednání a povinnost konat proti takovému jednání. Jedná se především o oznamovací povinnost. Pracovníci jsou seznámeni s možnými identifikátory podvodu, tedy se skutečnostmi, jejichž výskyt může znamenat spáchání podvodu. Postupy v případě podezření na podvod či korupci a nápravná opatření ZS ITI je povinen bezodkladně oznámit ŘO každé podezření na podvod, které bylo zjištěno na základě výsledku vlastní činnosti nebo z činnosti jiného příslušného orgánu. V případě, že zjistí podezření na podvod ŘO, informuje o tom ZS ITI, kterého se podezření týká, interní depeší bez zbytečného odkladu. Informace mezi ZS ITI a ŘO jsou písemně předávány pravidelně, především při každém novém vývoji v řešení podezření na podvod (zahájení veřejnosprávní kontroly, předání příslušnému úřadu apod.) či podvodu. V případě, že zaměstnanec ZS ITI zjistí podezření na nedbalé, podvodné či korupční jednání jiné osoby zapojené do implementace IROP, bezodkladně oznámí tuto skutečnost svému přímému nadřízenému. Také jakýkoliv pokus o politické ovlivnění průběhu implementace IROP musí osoba, která nabyla podezření, neprodleně zaznamenat a ohlásit svému přímému nadřízenému. Přímý nadřízený předá podnět tajemníkovi MMUL. V případě, že jakákoliv jiná osoba zjistí podezření na nedbalé, podvodné či korupční jednání jiné osoby zapojené do implementace IROP, bezodkladně oznámí tuto skutečnost, oznámí tuto skutečnost tajemníkovi MMUL. Tajemník MMUL je povinen každé podání prošetřit, z hlediska relevance oznámené informace, shromáždit veškeré podklady s tím související a pořídit písemný záznam. Tajemník zároveň zabezpečí, že oznamovatel, který v dobré víře podezření na podvod nahlásí, bude chráněn anonymitou (pokud si Vydání: 1

Revize: 0

Strana 47 z 85

to přeje) s cílem vyloučit jakékoliv negativní vlivy, projevy diskriminace či represe, které by mohly být s tímto oznámením spojeny. Na základě výsledků šetření tajemník MMUL postupuje následovně: -

věc uzavře s tím, že nebylo prokázáno podvodné či korupční jednání, nebo

-

postoupí výsledky šetření orgánům činným v trestním řízení,

-

o výsledku šetření je informován ŘO IROP.

V případě, kdy se zaměstnanec ZS ITI či jakákoliv jiná osoba domnívá, že sdělení podezření přímo nadřízenému či tajemníkovi MMUL je nevhodné, kontaktuje přímo ŘO IROP. Za účelem možnosti podání oznámení v listinné podobě byla rovněž zřízena speciální schránka pro příjem těchto oznámení označená jako „Oznámení o protiprávním jednání“, která je umístěna u vchodu do budovy MMR, Staroměstské náměstí 6, 110 15 Praha 1, tedy na místě, které splňuje podmínky minimalizace možnosti odhalení totožnosti oznamovatele. Oznámení podezření na spáchání protiprávního jednání je také možno učinit prostřednictvím elektronické pošty na adresu [email protected]. Vyšetřování a stíhání Jakmile příslušné orgány ukončí vyšetřování, tajemník MMUL prověří a zhodnotí všechny postupy a systémy kontroly, v jejichž důsledku došlo k podvodu a provede opatření k jejich nápravě, která omezí opakování konkrétního jednání. Tato opatření se uskuteční ve třech rovinách: -

přijetí disciplinárních opatření vůči osobám odpovědným za podvod; přijetí opatření, snižujících riziko výskytu stejného podvodu v budoucnu, např. posílení kontrolních mechanismů, vzdělávání; sdílení odhalených případů a scénářů podvodu a souvisejících indikátorů podvodu s ostatními subjekty implementační struktury s cílem minimalizovat riziko výskytu či neodhalení stejného podvodu.

Porušení Etického kodexu, a tedy ustanovení dotýkající se nestrannosti, střetu zájmů, korupce a nakládání se svěřenými prostředky bude posuzováno jako porušení zákoníku práce, resp. pracovního řádu se všemi z toho vyplývajícími důsledky. V případě potvrzení podvodného jednání bude ŘO IROP důsledně vymáhat proplacené prostředky od příjemce formou trestního či civilního řízení. 4.2.3

Whistleblowing

Podle nařízení vlády č. 145/2015 Sb., o opatřeních souvisejících s oznamováním podezření ze spáchání protiprávního jednání ve služebním úřadu (tzv. whistleblowing) nesmí být státní zaměstnanec, který oznámí podezření na spáchání protiprávního jednání představeným, státním zaměstnancem, jiným zaměstnancem nebo osobou ve služebním poměru podle jiného právního předpisu při výkonu státní služby, práce nebo veřejné funkce nebo v souvislosti s ním podle tohoto

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 48 z 85

nařízení nebo postupem podle jiného právního předpisu, a to i anonymně, v souvislosti s tímto jednáním postižen, znevýhodněn nebo vystaven nátlaku. Nařízení vlády se analogicky použije i pro úředníky zapojené v ZS ITI.

4.3 Absorpční kapacita Za řízení absorpční kapacity zodpovídá ŘO IROP ve spolupráci se ZS, věcnými garanty, garanty SC IROP, zástupci Regionální stálé konference, Národní stálé konference a nositeli integrovaných nástrojů. Na základě vyhodnocení výsledků analýzy jsou nastavená opatření v oblasti posilování absorpční kapacity a vytvářené akční plány pro jejich realizaci.

Analýza absorpční kapacity

Subjekt vykonávající aktivitu

Evaluační jednotka ŘO (EJ ŘO) (odd. 263)

 podkladové

 Dílčí analýzy absorpční kapacity (vstupní informace

materiály Vstupy

a data o stavu absorpční kapacity)

 předpoklady

 Dotazníková šetření

pro

 Data z IS

splnění aktivity Lhůta pro zpracování

ZS ITI - k 28. 2. předání dílčích analýz absorpční kapacity EJ ŘO ZS ITI a nositelé IN předávají vstupní informace a data


v podobě dílčích analýz absorpční kapacity do 1 měsíce od obdržení požadavku ŘO na dodání podkladů (zpracování dílčí analýzy).

Výstupy

Analýza absorpční kapacity


Ředitel ŘO IROP

Uložení

Koordinátor evaluace vkládá závěrečnou zprávu Analýzy

(archivace) výstupů Vydání: 1

 subjekty

absorpční kapacity do modulu evaluací v IS CSSF14+ Komunikační úředník zveřejňuje výstupy na webu IROP Revize: 0

Strana 49 z 85

Předání

 termíny

Nejpozději do 10 pd od schválení

 subjekty

Koordinátor evaluace předá elektronicky Analýzu absorpční kapacity jednotlivým zainteresovaným subjektům

výstupů

 termíny

Do 10 pd od schválení MP pro řízení výzev, hodnocení a výběr projektů


Metodický

pokyn

MMR-NOK

pro

přípravu

řídicí

dokumentace programů v programovém období 2014–2020 Vazba na IS Zadávání do IS

MS2014+  subjekty

Koordinátor evaluace

 termíny

Do 10 pd od schválení

Opatření na posílení absorpční kapacity ŘO a CRR, ZS ITI  informují potencionální žadatele a příjemce o možnostech získat podporu a o zaměření IROP (cílech, podporovaných aktivitách, cílových skupinách apod.) na webových stránkách IROP;  zveřejňují harmonogram výzev na webových stránkách IROP;  zveřejňují plné znění textů výzev na webových stránkách IROP a lhůty pro uzávěrky příjmu žádostí o podporu;  poskytují konzultace k vyhlášeným výzvám;  zajišťují semináře pro oprávněné žadatele u vyhlášených výzev;  poskytují konzultace příjemcům k realizaci podpořených projektů;  prezentace úspěšných projektů;  uveřejňují odpovědi na často kladené dotazy.

4.4 Termíny a lhůty jednotlivých činností Nastavení lhůt vychází primárně z OM IROP. Tyto lhůty vychází z legislativy a z dokumentů Jednotného metodického prostředí. Důvodem pro zavedení jednotných maximálních lhůt je zajištění jednotného přístupu k žadatelům a příjemcům. ŘO bude vyhodnocovat plnění lhůt ZS ITI. Předmětem monitorování a vyhodnocování dodržování lhůt je z úrovně ŘO plnění centrálních lhůt a lhůt specifických pro IROP s využitím interních stavů projektů. Vydání: 1

Revize: 0

Strana 50 z 85

Jsou sledovány ve čtvrtletní zprávě IROP a jedná se o monitorování administrace projektů ve formě lhůt administrace projektů a ŽOP, viz kapitola B 5.4 OM IROP.

Fáze implementačního cyklu

Výzvy

Výzvy kolové

Administrativní proces

Lhůta

Závaznost

Zveřejnění výzvy 6 měsíců před datem ukončení Doporučující v harmonogramu výzev příjmu žádostí o podporu

Výzvy Zveřejnění výzvy 6 měsíců před zahájením Doporučující průběžné v harmonogramu výzev příjmu žádostí o podporu Zveřejnění zápisu schvalování vedení ŘO

ze 15 pracovních dní od data Závazná uskutečnění jednání

30 kalendářních dnů ode dne Výběr a hodnocení doručení této žádosti. projektů Vyřízení žádosti o přezkum U složitějších případů může být Závazná rozhodnutí ze strany ŘO lhůta prodloužena na 60 kalendářních dnů. Schvalování o realizaci / projektu

zprávy 40 pracovních dní od podání udržitelnosti Závazná zprávy příjemcem

Schvalování zprávy o realizaci / udržitelnosti 90 pracovních dní od prvního Závazná projektu v případě vracení podání zprávy příjemcem příjemci k dopracování Administrace projektu a proplácení

Administrace o platbu

žádosti

40 pracovních dní od podání zjednodušené žádosti o platbu Závazná příjemcem

10 pracovních dní od obdržení Převod prostředků finančním žádosti o platbu od ŘO/ZS a útvarem převedení na účet příjemce Administrace žádosti o platbu v případě vracení zprávy o realizaci / udržitelnosti projektu příjemci k dopracování

Predikce čerpání

Vydání: 1

90 pracovních dní od prvního podání zprávy o realizaci / Závazná udržitelnosti projektu příjemcem

Nahrání dat o aktuálním stavu Predikce čerpání pro stav čerpání finanční prostředky  11. 1. roku n - data platná Závazná v souhrnných žádostech k 31. 12. roku n-1 schválených ŘO  1. 7. - data platná k 30. 6. Revize: 0

Strana 51 z 85

roku n Autorizace predikcí žádostí o platbu předkládaných EK  3. pracovní den před 31. 1. / 31. 7. roku n

ZS ITI si stanovuje interní lhůty pro hodnocení žádostí o podporu: Fáze implementačního cyklu

Administrativní proces

Lhůta

Závaznost

Do 24 pd od ukončení příjmu žádostí v kolové výzvě Posouzení formálních náležitostí a přijatelnosti

Výběr a hodnocení projektů

Věcné hodnocení

Do 21 pd od registrace žádosti v průběžné výzvě V případě, že je žadatel vyzván Závazná k doplnění/upřesnění žádosti, lhůty se pozastavují do doby, než žadatel zašle doplňující/upřesňující informace. do 30 pd od ukončení kontroly přijatelnosti a formálních náležitostí až do změny stavu v MS2014+. V případě, že je projekt v arbitrážním hodnocení, pozastavuje se běh lhůty po dobu tohoto hodnocení.

Závazná

4.5 Harmonogram výzev ITI Harmonogram výzev je zpracován zvlášť pro nositele ITI a zvlášť pro ZS ITI. Vzhledem k nutnosti vzájemné provázanosti výzev nositele ITI a ZS ITI jsou oba harmonogramy vytvářeny za úzké součinnosti obou subjektů. Harmonogram výzev ZS ITI je zadán do SF CSSF14+. Pro účely zveřejnění harmonogramů výzev na webových stránkách ITI a lepší orientace žadatelů jsou oba harmonogramy sloučeny a zveřejněny dohromady. Subjektem, zodpovědným za zveřejnění a předání harmonogramu výzev ITI ŘO IROP, je výkonný tým nositele ITI. Vydání: 1

Revize: 0

Strana 52 z 85

Harmonogram výzev ITI je zpracován na zjednodušeném formuláři, který je v příloze č. 6. Každá plánovaná výzva by měla být zadaná do harmonogramu nejpozději 6 měsíců před plánovaným datem ukončení příjmu žádostí, u průběžných výzev 6 měsíců před zahájením příjmu žádostí. V případě, že není splněna lhůta, ZS ITI odůvodní její nedodržení formou komentáře k harmonogramu výzev ITI. Aktualizace harmonogramu výzev probíhá průběžně, nejméně však 1x ročně, aby byla pokud možno naplněna lhůta pro zadání do harmonogramu výzev. Harmonogram výzev ITI Subjekt vykonávající aktivitu


 podkladové materiály Vstupy


Lhůta pro zpracování Součinnost ostatních subjektů

 harmonogram výzev nositele ITI  doporučení nositele ITI k zaměření a termínům výzev Projednání návrhu harmonogramu výzev s nositelem ITI Strategie ITI ÚChA Informace o absorpční kapacitě v území do 30.11. V případě vyžádání ze strany ŘO IROP v termínu stanoveném ŘO. Nositel ITI – projedná se ZS ITI harmonogram výzev nositele ITI a doporučení pro nastavení výzev ZS ITI ŘO IROP – provázání výzev ŘO IROP a ZS ITI

Výstupy

Harmonogram výzev ZS ITI na následující rok


ŘO IROP



 subjekty


 termíny

-

 subjekty

Nositeli ITI - nositel ITI zveřejní harmonogram výzev na webových stránkách ITI Prostřednictvím MS2014+ je harmonogram zveřejněn na zastřešujících webových stránkách MMR ŘO IROP zveřejní harmonogram na webových stránkách programu.

 termíny

-


MP pro řízení výzev, hodnocení a výběr projektů MP monitorování OM IROP kapitola B.9.2 Plánování a příprava výzev Příloha B.9-3 OM IROP Uživatelská příručka specifikace výzev

Vazba na IS

MS 2014+, modul Výzvy/Harmonogram výzev

Zadávání do IS

Vydání: 1

 subjekty

ZS ITI

 termíny

Každá výzva by měla být zadaná do harmonogramu 6 měsíců před plánovaným datem ukončení příjmu žádostí o podporu, u průběžných výzev 6 měsíců před zahájením příjmu žádostí.

Revize: 0

Strana 53 z 85

Aktualizace harmonogramu výzev ITI Subjekt vykonávající aktivitu


 podkladové materiály Vstupy  předpoklady pro splnění aktivity

 Harmonogram výzev ITI  Analýza absorpční kapacity  Harmonogram výzev nositele ITI  doporučení nositele ITI k změně harmonogramu výzev Ve zveřejněném harmonogramu výzev je nutné uvést odůvodnění změn:  zrušení plánované výzvy  dodatečné zacílení výzvy  změna alokace  posun data vyhlášení na dřívější datum přesahující 1 měsíc


Dle potřeby


Nositel ITI – projedná se ZS ITI návrh na změnu harmonogramu výzev nositele ITI a doporučení pro změnu výzev ZS ITI

Výstupy

Aktualizovaný harmonogram výzev ZS ITI


ŘO IROP





subjekty




termíny

-



subjekty

Nositel ITI zveřejní aktualizovaný harmonogram výzev na webových stránkách ITI Prostřednictvím MS2014+ je aktualizovaný harmonogram zveřejněn na zastřešujících webových stránkách MMR ŘO IROP zveřejní harmonogram na webových stránkách programu.



termíny

-



Vazba na IS

MS 2014+, modul Výzvy/Harmonogram výzev

Zadávání do IS



subjekty

ZS ITI, ŘO IROP zpracuje v IS CSSF14+



termíny

Každá výzva by měla být zadaná do harmonogramu 6 měsíců před plánovaným datem ukončení příjmu žádostí o podporu, u průběžných výzev 6 měsíců před zahájením příjmu žádostí.

Zaslání podnětů, návrhů a připomínek k návrhu harmonogramu výzev ŘO IROP a k jeho aktualizaci Subjekt vykonávající aktivitu Vstupy

Vydání: 1



 

Revize: 0

Harmonogram výzev ŘO IROP Analýza absorpční kapacity

Strana 54 z 85

  předpoklady pro splnění aktivity

Harmonogram výzev nositele ITI

-


Dle termínu stanoveného ŘO IROP


-

Výstupy

Připomínky k harmonogramu výzev ŘO IROP nebo k jeho aktualizaci


-




subjekty




termíny

-



subjekty

ŘO IROP, odd. 263



termíny

Dle termínu stanoveného ŘO IROP



Vazba na IS

-

Zadávání do IS



subjekty

-



termíny

-

4.6 Výzvy ZS ITI ZS ITI předkládá text výzvy k posouzení ŘO IROP (odd. metodiky, 262) 10 pracovních dnů před vyhlášením výzvy. Na základě výzvy ŘO IROP a výzvy nositele ITI k předkládání projektových záměrů vyhlašuje Zprostředkující subjekt ITI výzvu na podporu integrovaných projektů pro schválenou Strategii ITI ÚChA. Požadavky na minimální obsah výzvy jsou uvedeny v příloze č. 7. Výzva ZS ITI bude vyhlášena v návaznosti na příslušnou vyhlášenou výzvou nositele ITI. Podmínky obou výzev, zejména věcné zaměření, finanční alokace, výše podpory, způsobilé výdaje a okruh oprávněných žadatelů, musí být shodné. 4.6.1

Průběžná výzvy ZS ITI Vyhlášení průběžné výzvy ZS ITI 

Subjekt vykonávající aktivitu Vstupy

Vydání: 1



podkladové materiály

Revize: 0


 Harmonogram výzev ITI  Výzva nositele ITI, vzor výzvy příloha č. 7  Text výzvy schválený ŘO IROP

Strana 55 z 85

 Kritéria pro hodnocení integrovaných projektů schválená MV IROP  Kontrolní listy pro hodnocení  Interní pracovní postupy ZS ITI schválené ŘO IROP  Kontrolní list před vyhlášením výzvy, příloha č. 8 

předpoklady pro splnění aktivity



Výstupy

Schvalování výstupů Uložení (archivace) výstupů Předání výstupů

 Vyhlášená výzva ŘO IROP  Disponibilní zdroje, stanovený finanční objem výzvy  Parametry výzvy zadané v MS2014+ Datum ukončení příjmu žádostí o podporu může nastat nejdříve:  4 týdny po datu vyhlášení výzvy,  3 týdny po datu zpřístupnění žádosti o podporu v KP2014+,  2 týdny po datu zahájení příjmu žádostí o podporu. ŘO, odd. metodiky, 262 – garant integrovaných nástrojů připomínky k textu výzvy, interním pracovním postupům ZS ITI a kontrolním listům pro hodnocení zaslané ZS ITI ve formě připomínkového listu (příloha E.4-4) Výzva ZS ITI zadaná v IS CSSF14+ (příloha č. 7) Zveřejnění na úřední desce MMUL a na webových stránkách ITI. Výzvu zveřejní na své úřední desce jednotlivá statutární města a případně RSK. Vyhlášení výzvy ZS ITI schvaluje vedení ŘO IROP



subjekty

ZS ITI – text výzvy a Interní pracovní postupy ZS ITI



termíny

Bezprostředně po schválení výzvy



subjekty

-



termíny

MP pro řízení výzev, hodnocení a výběr projektů MP pro využití integrovaných nástrojů v programovém období 2014 – 2020


Uživatelská příručka specifikace výzev, příloha B.9-3 OM IROP Vazba na IS Zadávání do IS

4.6.2

MS2014+, modul Výzvy/Obsah výzvy 

subjekty




termíny

Bezprostředně

Kolová výzva ZS ITI Vyhlášení kolové výzvy ZS ITI

Subjekt vykonávající aktivitu Vstupy

Vydání: 1




podkladové materiály

Revize: 0

  

Harmonogram výzev Výzva nositele ITI, vzor výzvy příloha č. 7 Text výzvy schválený ŘO IROP

Strana 56 z 85





předpoklady pro splnění aktivity



Výstupy


Hodnoticí kritéria pro hodnocení integrovaných projektů ITI schválená MV IROP  Kontrolní list před vyhlášením výzvy, příloha č. 8  MS2014+  Disponibilní zdroje, stanovený finanční objem výzvy  Vypořádání zásadních připomínek ŘOP IROP Datum ukončení příjmu žádostí o podporu může nastat nejdříve:  4 týdny po datu vyhlášení výzvy,  3 týdny po datu zpřístupnění žádosti o podporu v IS KP14+,  2 týdny po datu zahájení příjmu žádostí o podporu. ŘO, oddělení metodiky, 262 – garant integrovaných nástrojů připomínky k textu výzvy a interním pracovním postupům ZS ITI zaslané ZS ITI ve formě připomínkového listu (příloha E.4-4) Výzva zadaná v IS CSSF14+, příloha č. 7 Zveřejnění na úřední desce MMUL a na webových stránkách ITI. Výzvu zveřejní na své úřední desce i jednotlivá statutární města a případně RKS. Vyhlášení výzvy ZS ITI schvaluje vedení ŘO IROP



subjekty

ZS ITI – text výzvy, interní pracovní postupy ZS ITI



termíny

Bezprostředně po schválení výzvy



subjekty

-



termíny

-


MP pro řízení výzev, hodnocení a výběr projektů MP pro využití integrovaných nástrojů v programovém období 2014-2020 Uživatelská příručka specifikace výzev, příloha B.9-3

Vazba na IS

MS2014+, modul Výzvy/Obsah výzvy

Zadávání do IS

4.6.3



subjekty




termíny

Bezprostředně

Změny výzvy

Oznámení o změně výzvy ZS ITI oznamuje stejným způsobem, jakým byla vyhlášena. V kolových výzvách nemůže ZS ITI provádět následující změny, pokud to není vynuceno právními předpisy nebo změnou metodického prostředí:     

zrušit výzvu, snížit alokaci výzvy, změnit maximální a minimální výši celkových způsobilých výdajů, změnit míru podpory, změnit věcné zaměření výzvy – změna věcného zaměření výzvy je možná pouze za účelem upřesnění textu,

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 57 z 85

   

změnit definici oprávněných žadatelů, posunout datum ukončení realizace projektu na dřívější datum, posunout datum ukončení příjmu žádostí o podporu na dřívější datum, měnit kritéria pro hodnocení a výběr projektových záměrů/projektů.

V průběžných výzvách je nepřípustné provádět uvedené změny pro žádosti o podporu, které již žadatelé podali. Změnu výzvy musí ZS ITI řádně zdůvodnit. Změnu výzvy nositele ITI a ZS ITI musí nejprve schválit ŘO IROP. Změna výzvy nositele ITI a ZS ITI musí probíhat současně, příp. změna výzvy ZS ITI následuje po změně výzvy nositele ITI. 4.6.4

Uzavření výzvy

Uzavřením výzvy je v MS2014+ znemožněno podání a finalizace rozpracovaných žádostí. O termínu jsou žadatelé informovaní ve výzvě. O dřívějším uzavření průběžné výzvy informuje nositel ITI a ZS ITI veřejnost a žadatele minimálně 20 pracovních dnů předem stejnými způsoby, jakými byla vyhlášena. V případě, že je průběžná výzva ukončena před plánovaným termínem, musí nositel ITI a ZS ITI ukončení výzvy zdůvodnit. Dřívější uzavření průběžné výzvy musí nositel ITI a ZS ITI projednat s ŘO IROP. 4.6.5

Kritéria hodnocení projektů

ZS ITI zpracovává kritéria pro posouzení formálních náležitostí a přijatelnosti a kritéria pro věcné hodnocení projektů. Kritéria pro posouzení formálních náležitostí zpravidla vychází z kritérií stanovených ŘO IROP pro hodnocení individuálních projektů. Kritéria pro posouzení přijatelnosti zpravidla vychází z kritérií stanovených ŘO IROP pro hodnocení individuálních projektů, dále jsou doplněna kritéria souladu integrovaného projektu se Strategií ITI. Doporučující seznam kritérií přijatelnosti vč. kritérií pro posouzení souladu integrovaných projektů s integrovanou strategii je v příloze č. 16 MPIN. Tato kritéria mohou být doplněna o další kritéria, doporučená ŘO IROP, nebo kritéria ZS ITI odpovídající konkrétnímu zaměření výzvy. Kritéria pro věcné hodnocení zpravidla vychází z kritérií stanovených ŘO IROP pro hodnocení individuálních projektů a jsou doplněna kritérii specifickými pro specifické cíle a opatření Strategie ITI ÚChA. ZS ITI zasílá návrh kritérií ŘO IROP nejméně 2 měsíce před termínem konání MV IROP. ŘO IROP projedná návrh kritérií i se zástupci Evropské komise a MMR-NOK.

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 58 z 85

4.7 Hodnocení integrovaných projektů ITI Systém výběru integrovaných projektů ukazuje následující obrázek.

Kontrola formálních náležitostí

Kontrola přijatelnosti ITI: provádí ZS ITI

ITI: provádí ZS ITI

HODNOCENÍ PROJEKTŮ

Věcné hodnocení

PROCES SCHVALOVÁNÍ PROJEKTŮ

ITI: provádí ZS ITI

Závěrečné ověření způsobilosti ITI: provádí CRR

Analýza rizik provádí CRR u integrovaných projektů ITI

Výběr projektů

provádí CRR dle výsledků ex-ante

provádí ŘO IROP

Vydání právního aktu provádí ŘO IROP

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 59 z 85

VÝBĚR PROJEKTŮ

Ex-ante kontrola

1. fáze – hodnocení projektů      

registrace žádosti o podporu kontrola přijatelnosti a formálních náležitostí projektu věcné hodnocení projektu závěrečné ověření způsobilosti projektu - u integrovaných projektů ITI provádí CRR ex-ante analýza rizik ex-ante kontrola

2. fáze – výběr projektu    

schválení projektů informování žadatele o výsledku opravné prostředky – žádost o přezkum hodnocení příprava a vydání právního aktu o poskytnutí podpory

ZS ITI je zapojeno v 1. fázi hodnocení projektů v následujících částech:  registrace žádosti o podporu  kontrola přijatelnosti a formálních náležitostí projektu  věcné hodnocení projektu

4.7.1

Registrace žádosti o podporu

Registrace žádosti o podporu následuje po předchozích krocích žadatele:  založení žádosti o podporu (stav: Žádost o podporu rozpracována),  uzamčení žádosti o podporu (stav: Žádost o podporu finalizována),  elektronický podpis žádosti o podporu (stav: Žádost o podporu podepsána),  podání žádosti o podporu (stav: Žádost o podporu podána na ŘO/ZS).

Podání - Registrace žádosti o podporu Subjekt vykonávající aktivitu

Vstupy

Žadatel


Výzva ZS ITI


Finalizovaná, elektronicky podepsaná a podaná žádost v IS KP14+


K registraci žádosti do IS CSSF14+ dojde automaticky po podání v IS KP14+


ZS ITI v případě technických problémů žadatele s podáním žádosti

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 60 z 85

Výstupy

Registrovaná žádost v IS CSSF14+ - automaticky vygenerované registrační číslo


Nerelevantní




subjekty

Žadatel



termíny

Automaticky v IS KP14+ a IS CSSF14+



subjekty

Žadateli se v IS KP14+ u podané žádosti o podporu automaticky objeví registrační číslo projektu.



termíny

Probíhá v systému MS2014+ po podání žádosti o podporu Obecná a Specifická Pravidla pro žadatele a příjemce MP procesů a řízení a monitorování ESI fondů v MS2014+ OM IROP B.11.1 Stav: Zaregistrována se nastaví po podání žádosti o podporu do IS CSSF14+


4.7.2



subjekty

-



termíny

-

Přiřazení kompetencí k administraci projektu

Po registraci žádosti o podporu v IS CSSF14+ je vedoucímu odd. ZS ITI zaslána interní depeše o podání projektové žádosti (notifikace). Vedoucí odd. ZS ITI do 2 pd od obdržení notifikace v IS CSSF14+ přiřadí projekt projektovému manažerovi v modulu Projekty na záložce Administrace projektu /Aplikační kompetence. Projektoví manažeři tím mají přiřazenou přímou kompetenci k projektu a mají právo editace projektu v IS CSSF14+.

Přiřazení kompetencí k administraci projektu Subjekt vykonávající aktivitu

ZS ITI, vedoucí odd.  Operační manuál IROP  Uživatelská příručka pro hodnocení projektů a AR, příloha B.11-10 OM IROP  Interní postupy ZS ITI  Finalizovaná, elektronicky podepsaná a podaná žádost v IS KP14+  Nastavený kompetenční útvar/okruh v MS2014+ (nastaví vedoucí odd.)

 podkladové materiály Vstupy  předpoklady pro splnění aktivity Lhůta pro zpracování

Do 2 pd od obdržení notifikace o podání žádosti o podporu


-

Výstupy

Přiřazení projektových manažerů projektu k žádosti v IS CSSF14+


Vedoucí odd.

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 61 z 85




subjekty

ZS ITI, vedoucí odd.



termíny

Automaticky v MS2014+



subjekty

-



termíny

MP procesů a řízení a monitorování ESI fondů v MS2014+ MP pro řízení výzev, hodnocení a výběr projektů v programovém období 2014-2020 OM IROP kapitola B.11.2 MS2014+, modul Projekty na záložce Administrace projektu /Aplikační kompetence



4.7.3



subjekty

ZS ITI, Vedoucí odd.



termíny

Do 2 pd od obdržení notifikace o podání žádosti o podporu

Přiřazení kompetencí k hodnocení projektu

Přiřazení kompetencí k hodnocení projektů v ZS ITI v jednotlivých fázích je následující:  hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti provádí interní hodnotitelé – projektoví manažeři ZS ITI,  věcné hodnocení provádí externí hodnotitelé – odborní hodnotitelé pracující na DPP nebo DPČ. Přiřazení kompetencí k hodnocení projektu Subjekt vykonávající aktivitu

Vstupy

ZS ITI, vedoucí oddělení (Správce databáze hodnotitelů)

 podkladové materiály  předpoklady pro splnění aktivity

  

Uživatelská příručka pro hodnocení projektů a AR, příloha B.11-10 OM IROP Finalizovaná, elektronicky podepsaná a podaná žádost v IS KP14+ Databáze hodnotitelů


K hodnocení formálních náležitostí a kritérií přijatelnosti do 2 pd od obdržení notifikace o podání žádosti o podporu v průběžné výzvě. V kolové výzvě do 5 pd od uzavření výzvy. K věcnému hodnocení do 2 pd od ukončení předchozí fáze hodnocení.


-

Výstupy

Přijatá nominace interním či externím hodnotitelem/schvalovatelem/arbitrem.


-




subjekty

ZS ITI



termíny





subjekty

-

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 62 z 85

hodnotitelem

-



termíny


Vazba na IS  Zadávání do IS



MP procesů a řízení a monitorování ESI fondů v MS2014+ MP pro řízení výzev, hodnocení a výběr projektů v programovém období 2014-2020 OM IROP kapitola B.11.3 MS2014+, modul Projekty na záložce Administrace projektu /Aplikační kompetence

subjekty

ZS ITI, vedoucí oddělení (Správce databáze hodnotitelů)

termíny

K hodnocení formálních náležitostí a kritérií přijatelnosti do 2 pd od obdržení notifikace o podání žádosti o podporu v průběžné výzvě. V kolové výzvě do 5 pd od uzavření výzvy. K věcnému hodnocení do 2 pd od ukončení předchozí fáze hodnocení.

Přidělovat hodnotitelům kompetence na projekty je možné dvěma způsoby: manuálním přiřazením, nebo losováním. Ruční přiřazení musí být slovně zdůvodněno. Kompetence jsou přiřazeny pouze těm odborným hodnotitelům, kteří potvrdili svou dostupnost pro hodnocení projektů v dané výzvě, viz kap. 3.7.2. ZS ITI nesmí zadat vypracování hodnocení odbornému hodnotiteli, který se podílel na vypracování některého z projektů předloženého ve výzvě, do které projekt spadá. Potvrzení, že odborný hodnotitel nezpracovává hodnocení projektu, kterého je předkladatelem či zpracovatelem nebo se na zpracování projektu podílel nebo ho s předkladatelem či zpracovatelem pojí blízký vztah rodinný, citový, ekonomický či politický, atd. stvrzuje hodnotitel podpisem etického kodexu při podpisu dohody o provedení práce. V případě, že by ke střetu zájmů došlo v rámci přiřazení projektů hodnotiteli, hodnotitel svojí nominaci odmítne. Při přípravě jednotlivých výzev je prováděn předvýběr odborných hodnotitelů pro věcné hodnocení. Odborní hodnotitelé jsou ze strany ZS ITI interní depeší dotázáni na svoji dostupnost pro věcné hodnocení žádostí o podporu. Hodnotitelé potvrdí svoji dostupnost ve stanovené lhůtě a udají předpokládaný počet žádostí o podporu, u kterých jsou schopni v daném období provést hodnocení. Tento počet žádostí bude chápán jako maximální limit žádostí, přidělených manuálně nebo při losování. Manuální přiřazení ZS ITI může stanovovat konkrétní hodnotitele z databáze ke konkrétním projektům (resp. žádostem o podporu) prostřednictvím ručního přiřazení v následujících případech: -

existuje omezený počet hodnotitelů, který neumožňuje provedení losování, vzhledem k vysoké specifičnosti a sofistikovanosti projektů,

-

jedná se o zahraniční hodnotitele,

-

hodnocení probíhá prostřednictvím interních hodnotitelů, kterých je pro danou věcnou oblast méně, než minimální nutný počet,

-

jedná se o hodnocení nové verze dříve předloženého projektu v průběžné výzvě,

-

jedná se o přiřazení hodnotitelů pro kontrolu přijatelnosti a formálních náležitostí, tj. nikoliv věcné hodnocení.

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 63 z 85

Přiřazení losováním V případě, že nejsou splněny podmínky pro manuální přiřazení hodnotitele, je přiřazení projektů hodnotitelům provedeno losem. Počet hodnotitelů (příp. arbitrů), ze kterých se provádí losování, musí být alespoň o jednoho vyšší, než je počet vylosovaných hodnotitelů (resp. arbitrů). Potvrzení nominace hodnotitele Po přiřazení žádostí o podporu jednotlivým hodnotitelům je hodnotitelům zaslána automatická depeše se žádostí o vyjádření k nominaci. Vybraní hodnotitelé mají ve stanovené lhůtě možnost přijmout či nepřijmout vypracování hodnocení. Akceptaci provádí hodnotitelé prostřednictvím informačního systému. Pokud některý hodnotitel akceptaci neprovede, je žádost přiřazena dalšímu hodnotiteli (manuální přiřazení)/je osloven další vylosovaný náhradník (losování). Pokud není žádný z vylosovaných hodnotitelů ochoten zpracovat hodnocení žádosti o podporu, je žádost přiřazena dalšímu hodnotiteli nebo v případě losování je přistoupeno k novému losování. 4.7.4

Kontrola přijatelnosti a formálních náležitostí

Cílem hodnocení přijatelnosti a formálních náležitostí je posouzení základních věcných požadavků kladených na projekt ve výzvě a naplnění nezbytných administrativních požadavků. Hodnocení přijatelnosti a formálních náležitostí probíhá současně v libovolném pořadí. Při výkonu kontroly formálních náležitostí a přijatelnosti je uplatňováno pravidlo čtyř očí. Hodnocení je prováděno jedním hodnotitel a nezávisle kontrolováno a schvalováno jedním schvalovatelem.

Kontrola přijatelnosti a formálních náležitostí  


ZS ITI, projektový manažer (Interní hodnotitel) ZS ITI, vedoucí odd. (Schvalovatel)

 

 podkladové materiály Vstupy



Vydání: 1

Žádosti zaregistrované v IS CSSF14+ Uživatelská příručka pro hodnocení projektů a AR, příloha B.1110 OM IROP  Výběrová kritéria ZS ITI schválená MV IROP pro ITI ÚChA  Kontrolní list pro hodnotitele  Specifická příručka pro hodnocení projektů - extranet (http://www.strukturalni-fondy.cz/cs/Extranety/ExtranetIROP/Platna-dokumentace-IROP/Kontrolni listy)  Kritéria přijatelnosti a formálních náležitostí v IS CSSF14+  Absolvované školení hodnotitelů  Přijatá nominace interním hodnotitelem hodnotitelem/schvalovatelem v IS CSSF14+ Hodnocení bude provedeno do 10 pracovních dnů od přijetí nominace řádného hodnotitele. Schválení hodnocení schvalovatelem bude provedeno do 5 pd od finalizace hodnocení řádným hodnotitelem. Schválené hodnotící formuláře se automaticky zveřejní v IS KP14+ po

Revize: 0

Strana 64 z 85


jejich schválení schvalovatelem hodnocení. V případě vrácení žádosti o podporu k doplnění v průběhu hodnocení se lhůta pro provedení a schválení hodnocení pozastavuje. Musí být dodržena maximální lhůta pro posouzení formálních náležitostí a přijatelnosti 2 měsíce a maximální lhůta pro administraci projektu 7 měsíců. Lhůta pro každé doplnění žádosti žadatelem je 5pd od doručení výzvy k doplnění. V řádně odůvodněných případech je možné prodloužení lhůty na doplnění o dalších 5 pd (tj. celkově na max. 10 pd). Metodická součinnost ŘO IROP, oddělení metodiky a oddělení řízení Žadatel v případě vyzvání k doplnění žádosti o podporu

Výstupy

Finalizovaný hodnotící formulář schválený schvalovatelem v IS CSSF14+ Změna stavu projektu:  „Žádost o podporu splnila formální náležitosti a podmínky přijatelnosti“ – PP21;  „Žádost o podporu nesplnila formální náležitosti nebo podmínky přijatelnosti“ – PN21.


ZS ITI, vedoucí odd. (Schvalovatel)





subjekty

-



termíny




subjekty

Hodnotitel zasílá žadateli výzvu k doplnění žádosti a mění stav na „Žádost o podporu vrácena k doplnění“- PU21. Žadatel může být vyzván maximálně dvakrát k opravě nebo doplnění žádosti při hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti. Hodnotitel mění stav projektu: „Žádost o podporu splnila formální náležitosti a podmínky přijatelnosti“ – PP21; „Žádost o podporu nesplnila formální náležitosti nebo podmínky přijatelnosti“ – PN21. Automatické zveřejnění schválených hodnotících formulářů v IS KP14+ po schválení hodnotících formulářů schvalovatelem hodnocení. Žadatel je o změně stavu projektu informován interní depeší.



termíny

Automaticky finalizací hodnotících formulářů.


Vazba na IS

Vydání: 1

MP procesů a řízení a monitorování ESI fondů v MS2014+ MP pro řízení výzev, hodnocení a výběr projektů v programovém období 2014 – 2020 OM IROP kapitola B.11.4 IS CSSF14+ - Pohled Žádost o podporu:  Stav: Žádost o podporu splnila formální náležitosti a podmínky přijatelnosti – PP21  Stav: Žádost o podporu nesplnila formální náležitosti nebo podmínky přijatelnosti – konečný stav (administrace žádosti je ukončena) – PN21  Stav: Žádost o podporu vrácena k doplnění – PU21  Stav: Žádost o podporu splnila formální náležitosti a podmínky přijatelnosti po doplnění – PP22  Stav: Žádost o podporu nesplnila formální náležitosti nebo podmínky přijatelnosti po doplnění – konečný stav

Revize: 0

Strana 65 z 85

(administrace žádosti je ukončena) – PN22  Stav: Žádost o podporu stažena žadatelem – PN27a

Zadávání do IS

4.7.5



subjekty

ZS ITI, projektový manažer (Interní hodnotitel) ZS ITI, vedoucí odd. (Schvalovatel)



termíny

Automaticky v rámci lhůt pro kontrolu přijatelnosti a formálních náležitostí.

Věcné hodnocení projektů

Cílem věcného hodnocení projektů je vyhodnotit kvalitu projektů a umožnit srovnání projektů podle jejich kvality. Věcné hodnocení se provádí pouze u výzev ZS ITI, u kterých jsou nastavena kritéria pro věcné hodnocení:  

SC 1.2 IROP Zvýšení podílu udržitelných forem dopravy SC 2.1 IROP Zvýšení kvality a dostupnosti služeb vedoucích k sociální inkluzi

Věcné hodnocení provádí nezávisle 2 hodnotitelé. Hodnocení nesmí hodnotitelé provádět společně ani společně konzultovat. V případě, že rozdíl mezi výsledky hodnocení jednotlivých hodnotitelů převyšuje hranici stanovenou ve výzvě ZS ITI, musí být provedeno arbitrážní hodnocení, které rozhodne o konečném výsledku.

Věcné hodnocení projektu  


      podkladové materiály  Vstupy 


   

Vydání: 1

Revize: 0

2 odborní hodnotitelé vykonávajícím činnost na DPP nebo DPČ (externí hodnotitelé) pracovník odd. ZS ITI nebo odborný hodnotitel vykonávající činnost na DPP nebo DPČ (Interní či externí arbitr) vedoucí odd. ZS ITI (Schvalovatel) Žádost o podporu (Stav v IS CSSF14+: Žádost o podporu splnila formální náležitosti a podmínky přijatelnosti – PP21) Systém hodnocení integrovaných projektů schválený MV IROP Kritéria věcného hodnocení v IS CSSF14+ Systém schvalování projektů a výběrová kritéria strategie ITI ÚChA Specifická příručka pro hodnocení projektů – extranet (http://www.strukturalni-fondy.cz/cs/Extranety/ExtranetIROP/Platna-dokumentace-IROP/Kontrolni listy) Uživatelská příručka pro hodnocení projektů a AR, příloha B.1110 OM IROP Etický kodex podepsaný odbornými hodnotiteli ČP o nestrannosti podepsané odbornými hodnotiteli Provedené školení hodnotitelů, včetně proškolení v zadávání dat do systému Přijaté nominace odbornými hodnotiteli v IS CSSF14+

Strana 66 z 85


Hodnocení bude provedeno do 15 pd dnů od nastavení stavu Žádost o podporu splnila formální náležitosti a podmínky přijatelnosti – PP21): Schválení hodnocení schvalovatelem bude provedeno do 5 pd od finalizace hodnocení řádným hodnotitelem. Arbitrážní hodnocení je provedeno do 15 pd od jeho zadání IS CSSF14+. Musí být dodržena maximální lhůta pro věcné hodnocení 3 měsíce a maximální lhůta pro administraci projektu 7 měsíců. V případě arbitrážního hodnocení se lhůta pro věcné hodnocení pozastavuje.


Metodická součinnost ŘO IROP, oddělení metodiky a oddělení řízení

Výstupy

Finalizovaný hodnotící formulář schválený schvalovatelem hodnocení v IS CSSF14+ Změna stavu projektu:  „Žádost o podporu splnila podmínky věcného hodnocení/analýzy rizik“ – PP23a  „Žádost o podporu nesplnila podmínky věcného hodnocení/analýzy rizik“ – konečný stav (administrace žádosti je ukončena) - PN23.


ZS ITI, vedoucí odd. (Schvalovatel)





subjekty

-



termíny




subjekty

Automatické zveřejnění schválených hodnotících formulářů v IS KP14+ po schválení hodnotících formulářů schvalovatelem hodnocení. Žadatel je o změně stavu projektu informován interní depeší.



termíny

Automaticky finalizací hodnotících formulářů.


Vazba na IS

Zadávání do IS



subjekty



termíny

MP procesů a řízení a monitorování ESI fondů v MS2014+ MP pro řízení výzev, hodnocení a výběr projektů v programovém období 2014 – 2020 OM IROP kapitola B.11.5 IS CSSF14+ - Pohled Žádost o podporu:  Stav: Žádost o podporu splnila podmínky věcného hodnocení/analýzy rizik“ – PP23a  Stav: Žádost o podporu nesplnila podmínky věcného hodnocení/analýzy rizik – konečný stav (administrace žádosti je ukončena) – PN23 Externí hodnotitel pro věcné hodnocení Interní –či externí arbitr Schvalovatel hodnocení Automaticky v rámci lhůt pro věcné hodnocení.

Každé hodnocení projektu musí zkontrolovat schvalovatel. Předmětem kontroly jsou formální aspekty hodnocení a dodržení metodiky hodnocení, kterou ZS ITI stanovil. V případě, že nebudou splněny všechny náležitosti hodnocení, vyzve schvalovatel prostřednictvím interní depeše hodnotitele k opravě hodnocení. V takovém případě bude hodnocení považováno za nesplněné, až do doby odevzdání opraveného a správného hodnocení. Vydání: 1

Revize: 0

Strana 67 z 85

Schvalovatel má přitom na výběr z těchto stavů:  Schválen – posudek je schválen a zůstává platný.  Neschválen – posudek je zamítnut, zůstává platný. Pro daný projekt je třeba vybrat jiného odborného hodnotitele, který posudek vypracuje znovu. Původní hodnotitel nemá možnost posudek přepracovat.  Vrácen k přepracování – posudek je zamítnut, systém ho označí jako neplatný. Schvalovatel má možnost oslovit (formou interní depeše) odborného hodnotitele, kterému posudek vrátil k přepracování a vyzve jej, aby hodnocení přepracoval, může stanovit termín pro přepracování hodnocení. Původní hodnotitel má možnost zpracovat posudek znovu - jako nový další záznam. Původní posudek zůstává v MS2014+ jako neplatný. 4.7.6

Vydání závazného stanoviska

Závazné stanovisko je vydáváno pro účely řízení o poskytnutí dotace dle § 18 odst. 5 zákona č. 248/2000 Sb., o podpoře regionálního rozvoje, ve znění pozdějších předpisů. Závazné stanovisko je vydáváno ke každému hodnocenému projektu a shrnuje průběh dosavadního hodnocení projektu. 4.7.7

Přiřazení kompetencí k závěrečnému ověření způsobilosti a administraci projektu Přiřazení kompetencí administraci projektu


k závěrečnému

ověření

způsobilosti

Vedoucí manažer projektu CRR  Operační manuál IROP  Uživatelská příručka pro hodnocení projektů a AR, příloha OM IROP B.11-10  Vydání závazného stanoviska ZS ITI  Nastavený kompetenční útvar/okruh v MS2014+ (nastaví oddělení monitoringu a evaluace ŘO – postup nastavení je v příloze OM IROP B.9-3)

 podkladové materiály Vstupy  předpoklady pro splnění aktivity Lhůta pro zpracování

Do 2 pd od obdržení notifikace o vydání závazného stanoviska ZS ITI


ZS ITI

Výstupy

Přiřazení manažerů projektu k žádosti v IS CSSF14+


Vedoucí manažer projektu CRR




subjekty

CRR



termíny




subjekty




termíny



Vydání: 1

a

MP procesů a řízení a monitorování ESI fondů v MS2014+ MP pro řízení výzev, hodnocení a výběr projektů v programovém období 2014-2020 OM IROP B.11.6

Revize: 0

Strana 68 z 85


4.7.8

Přiřazení přímé kompetence na příslušný projekt 

subjekty




termíny


Závěrečné ověření způsobilosti projektu

Cílem závěrečného ověření způsobilosti projektu je posouzení základních věcných požadavků kladených na projekt ve výzvě ŘO IROP zaměřené na podporu integrovaných projektů ITI a naplnění nezbytných administrativních požadavků. Závěrečné ověření způsobilosti výdajů provádí CRR podle kritérií schválených MV IROP.

4.8 Posuzování změn integrovaných projektů Změnové řízení probíhá v souladu s ustanoveními kapitoly 16 Obecných pravidel pro žadatele a příjemce IROP. K podstatným změnám integrovaných projektů se vyjadřuje nositel IN, který posoudí, zda navrhovaná změna není v rozporu se schválenou integrovanou strategií. ZS ITI prověří vliv požadované změny na výsledky kontroly přijatelnosti a formálních náležitostí, případně věcného hodnocení. Pokud by projekt realizací změny kritéria nesplnil, je taková změna zamítnuta. Vzor „Vyjádření ke změně integrovaného projektu“ je uvedený v příloze č. 10 tohoto Interního postupu. Potvrzené vyjádření nositele ke změně v projektu vloží příjemce do MS2014+ jako přílohu žádosti o změnu na záložku „Přiložené dokumenty“. Nositel IN, případně včetně ZS ITI, se ke změně vyjádří do 15 pracovních dnů ode dne, kdy mu žadatel/příjemce předložil Žádost o změnu. Podstatné změny projektu: • změny termínů ukončení realizace projektu, • změny termínů naplnění indikátorů, • změny cílových hodnot indikátorů a hodnot milníků, • změny, které ovlivní výstupy, výsledky či dopady projektu, • změny, které ovlivní cíle, obsah nebo zaměření projektu, • změny aktivit projektu, které mají vliv na splnění účelu projektu či indikátoru, • finanční a termínové změny, které způsobí změnu rozložení příspěvku ESI fondů, případně čerpání SR v letech. Pokud navrhovaná změna projektu zakládá změnu schválené integrované strategie, je možný následující postup: Vydání: 1

Revize: 0

Strana 69 z 85

1. nositel IN se změnou projektu nesouhlasí a navržená změna bude zamítnuta nebo 2. nositel IN se změnou projektu souhlasí a navrhne změnu integrované strategie. Změna projektu nemůže být podaná na CRR dříve, než bude schválena změna integrované strategie. K podstatným změnám integrovaných projektů Žadatel/příjemce má povinnost předem oznámit CRR (v případě integrovaných projektů hlásí změnu ZS ITI) změny, které v projektu nastanou v době mezi podáním žádosti o podporu a ukončením udržitelnosti projektu. Oznámení provádí prostřednictvím Žádosti o změnu (dále jen „ŽoZ“), podané v MS2014+ na záložce Žádost o změnu (v případě příloh také přes záložku „Dokumenty“). Příjemce vybere datové oblasti, ve kterých je třeba provést změnu. Z vybraných oblastí dat je sestaven formulář ŽoZ, do kterého příjemce zanese změněná data. Rozhodující je datum podání ŽoZ. Změnové řízení může být zahájeno před schválením právního aktu/řídicího dokumentu, kdy dochází ke změnám na žádosti o podporu a po schválení právního aktu/řídicího dokumentu, kdy změna v projektu může vyvolat změnu právního aktu/řídicího dokumentu.

1. Změnové řízení, které nezakládá změnu právního aktu Změnové řízení, které nezakládá změnu právního aktu, je považováno za nepodstatnou změnu (výčet nepodstatných změn viz Obecná pravidla pro žadatele a příjemce IROP). O změně rozhoduje CRR a ZS ITI ji dostává od CRR na vědomí. 2. Změnové řízení, které zakládá změnu právního aktu V rámci těchto změnových řízení jsou některé změny z hlediska nositele ITI a ZS ITI podstatné a některé nepodstatné. Změny, které zakládají změnu právního aktu, ale nevyžadují vyjádření ZS ITI, jsou např. následující [6]: -

změna statutárního zástupce, změna názvu a sídla příjemce, změna plátce DPH, snížení výše finanční mezery či projekt začne oproti původnímu předpokladu generovat příjmy, změna poměru investičních a neinvestičních výdajů, uplatnění pokuty a penále.

O změně rozhoduje CRR a ZS ITI ji dostává od CRR na vědomí.

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 70 z 85

Podstatné změny, které zakládají změnu právního aktu, ke kterým se vyjadřuje ZS ITI, jsou následující2: -

změna termínů ukončení realizace projektu, změna termínů naplnění indikátorů, změny cílových hodnot indikátorů, změny, které ovlivní výstupy, výsledky či dopady projektu, změny, které ovlivní cíle, obsah nebo zaměření projektu, změny aktivit projektu, které mají vliv na splnění účelu projektu či indikátoru, finanční a termínové změny, které způsobí změnu rozložení příspěvku ESIF, případně čerpání SR v letech.

K podstatným změnám integrovaných projektů se vyjadřuje ZS ITI. CRR postoupí ŽoZ ZS ITI, který prověří vliv požadované změny na výsledky kontroly přijatelnosti a formálních náležitostí, případně věcného hodnocení. ZS ITI podávají příjemci vyjádření ke změně (Formulář vyjádření k podstatné změně viz příloha č. 9), a to do 5 pd od předání ŽoZ k posouzení ZS ITI. Vyjádření se stává přílohou založené ŽoZ. Pokud by projekt realizací změny nesplnil kritéria přijatelnosti a formálních náležitostí nebo by změna měla negativní vliv na bodový zisk v rámci věcného hodnocení projektu (projekt by nesplnil minimální bodovou hranici nebo by projekt obdržel takový počet bodů, že by klesl pod hranici podpořených projektů, je taková změna zamítnuta. V případě, že změna nemá vliv na výsledky kontroly přijatelnosti a formálních náležitostí, ani negativní vliv na věcné hodnocení, vydá ZS ITI ke změně kladné vyjádření. K podstatným změnám integrovaných projektů se rovněž vyjadřuje výkonný tým nositele ITI, který posoudí, zda navrhovaná změna není v rozporu se schválenou integrovanou strategií. O schválení nebo zamítnutí podstatných změn rozhoduje ŘO IROP/CRR.

2

Výčet dle Obecných pravidel pro žadatele a příjemce IROP

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 71 z 85

4.9 Auditní stopa a archivace Na základě čl. 25 Nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 480/2014 je stanoven minimální výčet požadavků na auditní stopu, pokud jde o účetní záznamy, které mají být uchovány, a o podklady, které mají být uchovávány:  auditní stopa umožňuje ověření uplatňování kritérií výběru stanovených monitorovacím výborem pro operační program;  u každé operace, je-li to na místě, auditní stopa obsahuje technické specifikace a plán financování, dokumenty týkající se schválení grantu, dokumenty související se zadáváním zakázek, zprávy od příjemce a zprávy o provedených ověřováních a auditech; Tyto dokumenty a doklady musí být k dispozici na zvláštní žádost Komisi (ES), a to za účelem vykonání písemně doložených kontrol a kontrol na místě. ZS ITI je povinen zajistit, aby existoval záznam o totožnosti a umístění subjektů uchovávajících všechny podklady, které jsou nutné k tomu, aby auditní stopa splňovala uvedené minimální požadavky. Auditní stopa je zachovávána třemi způsoby: 

Prostřednictvím archivace jednotlivých úkonů v MS2014+



Prostřednictvím vedení složek projektů a samostatných složek dalších činností



Prostřednictvím správy dokumentů

Archivace jednotlivých úkonů v MS2014+ je automatické a společné všem implementačním strukturám DoP. V MS2014+ jsou evidovány všechny potřebné dokumenty v modulu Databáze dokumentů. Dlouhodobá archivace dokumentů je řešena modulem podpory oběhu dokumentů implementovaným v MS2014+. Databáze dokumentů zahrnuje jak dokumenty zpracovávané v prostředí MS2014+, tak dokumenty legislativní a metodické povahy zpracovávané subjekty implementační struktury a příjemci. Za zanesení informací do monitorovacího systému je zodpovědný vedoucí odd. ZS ITI. ZS ITI zakládá každému projektu vlastní složku. Další složky se týkají jednotlivých úkonů ZS ITI v obdobné struktuře v jaké jsou popsány interní postupy ZS ITI. Správa dokumentů v rámci ZS ITI je zajištěna prostřednictvím systému spisové služby MMUL, tj. jednotného, automatizovaného, centrálně vedeného systému využívajícího moderní informační a komunikační technologie (dále též „spisová služba“ nebo „SSL“). SSL zajišťuje správu dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. Pravidla pro výkon SSL v rámci ZS ITI upravuje směrnice tajemníka MMUL č 6/2009 - Spisový a skartační řád, ve znění pozdějších nařízení („Spisový a skartační řád MMUL“). Tímto řádem se řídí i archivace dokumentů. Přílohou nařízení je rovněž Spisový a skartační plán, který popisuje archivační znaky jednotlivých typů dokumentů. Vydání: 1

Revize: 0

Strana 72 z 85

Za řádný výkon SSL a dodržování Spisového a skartačního řádu MMUL v rámci ZS ITI zodpovídá vedoucí oddělení. Spisový a skartační řád MMUL ošetřuje následující oblasti správy dokumentů v analogové a elektronické podobě: -

příjem, třídění a evidenci dokumentů, oběh a vyřizování dokumentů, ukládání a ochranu dokumentů, nahlížení a zápůjčky dokumentů, vyřazování dokumentů, příjem, třídění, evidence a vyřizování elektronické pošty, vyhotovování, podepisování a odesílání digitální dokumentů, ukládání, skartace a archivace digitálních dokumentů.

Všechny dokumenty a doklady vztahující se ke konkrétním výdajům a platbám provedeným v rámci OP IROP budou dostupné pro kontrolu prováděnou osobami nebo subjekty, které jsou kontrolou takových dokladů obvykle pověřeny. Orgány s právem náhledu dle právních norem EU jsou:  úředníci nebo zaměstnanci Komise EU  úředníci nebo zaměstnanci Evropského účetního dvora  úředníci nebo zaměstnanci Evropského úřadu pro potírání podvodného jednání (OLAF)  zástupci Monitorovacího výboru IROP  kontrolní útvary ŘO  nezávislé auditní orgány  zástupci Auditního orgánu a Platebního a certifikačního orgánu Ministerstva financí a finančních úřadů  zástupci Nejvyššího kontrolního úřadu  zaměstnanci odboru „Archiv hlavního města Prahy“ MHMP  zástupci orgánu, vykonávajícího kontrolu dodržování povinností na úseku SSL dle zákona § 71 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Skartace dokumentů Skartační řád MMUL upravuje postup správního archivu a hlavní spisovny MMUL a příručních spisoven vybraných odborů MMUL při skartačním řízení, tedy při vyřazování všech spisů a dokumentů, jimž prošla skartační lhůta a při výběru spisů a dokumentů trvalé dokumentární hodnoty pro archivní uložení, a při vyřazování razítek vyjmutých z evidence v případě ztráty jejich platnosti nebo v případě opotřebování. Součástí skartačního řízení je posouzení dokumentů a spisů navržených k vyřazení dle Spisového a skartačního plánu MMUL. Skartační znak („A“, „S“ nebo „V“) vyjadřuje, jak má být po uplynutí skartačních lhůt s dokumenty a se spisy naloženo, přičemž platí, že: • znak „A“ označuje spisy trvalé dokumentární, historické nebo kulturní hodnoty, které po uplynutí skartační lhůty převezme odbor „Archiv města Ústí nad Labem“; Vydání: 1

Revize: 0

Strana 73 z 85

•

znak „S“ označuje spisy, které po uplynutí skartační lhůty mohou být skartovány, tj. zničeny, avšak teprve poté, co odbor „Archiv města Ústí nad Labem“ vydá příslušné skartační povolení; • znak „V“ označuje spisy, u nichž nelze v době vzniku určit, zda mají trvalou dokumentární hodnotu, a až po uplynutí skartační lhůty se ve skartačním řízení posoudí, zda je převezme do trvalé úschovy odbor „Archiv města Ústí nad Labem“ nebo zda budou po vydání skartačního povolení zničeny. Agenda ZS ITI je v rámci Spisového a skartačního plánu MMUL obecně řešena takto: • spisový hlavní znak: 88, • spisový podznak: 2 • heslo: Dotace projektů ze strukturálních fondů EU, • skartační znak: S, • lhůta: 20 let. Veškeré dokumenty odd. ZS ITI jsou uchovávány 20 let.

4.10 Evaluace programu Za řádné a efektivní provádění evaluací je odpovědný ŘO, evaluační aktivity na ŘO zajišťuje a koordinuje nezávislé evaluační pracoviště, tzv. Evaluační jednotka ŘO (EJ ŘO), kterou tvoří koordinátor evaluace IROP. Evaluační jednotka je součástí oddělení monitoringu a evaluace (odd. 263), které nemá přímou vazbu na řízení IROP. CRR, ZS ITI, gestoři specifického cíle (věcní garanti) a ostatní zainteresované subjekty (správce finančního nástroje, nositelé IN a Regionální stálé konference) spolupracují s EJ ŘO a podílí se na realizaci evaluačních aktivit ŘO:  zajištují data a podklady pro provádění evaluačních aktivit ŘO,  spolupracují s ŘO při sestavování, schvalování a vyhodnocování realizace evaluačního plánu IROP,  spolupracují při nastavování parametrů evaluací připravovaných EJ ŘO,  sledují a vyhodnocují opatření v návaznosti na zjištění a doporučení z evaluací. Zprostředkující subjekty:  provádí evaluace týkající se jejich činností,  informují ŘO o plánovaných a ad hoc evaluačních aktivitách,  30 dní před zahájením realizace evaluační aktivity zasílají návrh evaluační aktivity ke schválení EJ ŘO (návrh evaluační aktivity bude obsahovat: název evaluační aktivity, odůvodnění a cíl evaluace, harmonogram realizace, finanční rámec),  realizují pouze evaluace schválené EJ ŘO (náklady na neschválenou evaluaci jsou nezpůsobilým výdajem z TP IROP), Vydání: 1

Revize: 0

Strana 74 z 85

 30 dnů od schválení závěrečné zprávy vkládají výstupy evaluace a doporučení do IS CSSF14+,  na zasedání monitorovacího výboru informují o svých evaluacích a prezentují jejich výstupy a plnění plánu doporučení z evaluací.

4.11 Komunikace se žadateli 4.11.1 Informování žadatelů o výzvách Plánované výzvy jsou zaneseny v harmonogramu výzev, který je pravidelně aktualizován. Harmonogram výzev je společný pro nositele ITI a ZS ITI. Platný harmonogram je zveřejněn na webových stránkách ITI ÚChA. Žadatelé jsou dále informováni o vyhlášených výzvách. Vyhlášené výzvy jsou zveřejněny na webových stránkách ITI ÚChA a dále na úředních deskách všech dotčených statutárních měst a případně na webových stránkách RSK. 4.11.2 Metodická podpora žadatelů ZS ITI zajišťuje pro žadatele metodickou podporu prostřednictvím: 

webových stránek (výzvy, PPŽP, FAQ),



seminářů,



osobních, mailových a telefonických konzultací,



komunikací prostřednictvím depeší v MS2014+.

ZS ITI poskytuje žadatelům připravujícím či předkládajícím integrované projekty informace o souboru kritérií a o procesu výběru projektu, včetně ověřování souladu integrovaných projektů s integrovanou strategií. Dle Obecných pravidel pro žadatele a příjemce CRR poskytuje konzultace k:  přípravě projektu,  zpracování žádosti o podporu,  zpracování zpráv o realizaci projektu (dále jen „ZoR projektu“)  a zpráv o udržitelnosti projektu (dále jen „ZoU projektu“) v MS2014+,  zpracování žádostí o změnu v MS2014+ (dále jen „ŽoZ“),  k přípravě a realizaci zadávacího a výběrového řízení. Nositel ITI poskytuje konzultace k:  přípravě integrovaného projektu z hlediska souladu s integrovanou strategií. ZS ITI poskytuje konzultace k:  přípravě integrovaného projektu z hlediska hodnotících kritérií ve výzvách ZS ITI.

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 75 z 85

Ve fázi schvalování se žadatelé, kteří předložili žádost o podporu, obrací přímo na manažera projektu, který byl projektu přidělen v MS2014+. Pokud ZS ITI není schopen zajistit podporu žadatele, obrátí se na ŘO, který na metodický dotaz odpoví (emailem, telefonicky, depeší), a ZS ITI odpověď předá žadateli. Detailní postup podpory uvádí příloha Operačního manuálu IROP B.8-4 Konzultační servis IROP.

4.12 Stížnosti žadatelů Každý podnět na ověření správného, objektivního, transparentního a nediskriminačního postupu musí ZS ITI prošetřit. 4.12.1 Definice pojmů Stížnost podle správního řádu Pokud podnět naplňuje znaky stížnosti podle § 175 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „SŘ“), tedy jedná-li se o stížnost proti nevhodnému chování úředních osob nebo proti nesprávnému postupu ZS ITI, postupuje se podle SŘ. Stížnost může podat fyzická osoba, právnická osoba nebo více těchto osob, kterých se činnost ZS ITI týká. Ostatní stížnosti Ostatních stížností se netýká správní řízení podle SŘ a nejedná se o stížnost podle ustanovení § 16a, zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů. Je z nich zřejmé, že se podatel domáhá ochrany svých práv a požaduje nápravu ve vlastním zájmu, upozorňuje na nedostatky či závady, jejichž řešení náleží do působnosti ZS ITI. Jedná se např. o podněty k provedení kontroly projektu. Jestliže stížnost nebude splňovat náležitosti stížnosti, nebude podána oprávněným stěžovatelem (např. příjemcem, neúspěšným žadatelem, dodavatelem nebo uchazečem o VŘ) nebo bude podána proti činnosti jiného subjektu než ZS ITI, ale podle obsahu se bude jednat o oznámení podezření na nesrovnalost, má ZS ITI povinnost tuto skutečnost oznámit ŘO. Jestliže bude stížnost splňovat náležitosti stížnosti podle SŘ nebo ostatní stížnosti, ale z hlediska obsahu se bude jednat o oznámení podezření na nesrovnalost, musí být věc řešena postupem pro vyřízení stížnosti i postupem pro šetření nesrovnalostí. Způsob podání, evidence a vyřízení stížnosti jsou stejné jako u stížností podle správního řádu. Pokud se stížnost nevztahuje na IROP, ZS ITI se jí nebude zabývat a písemně vyrozumí stěžovatele do 10 kalendářních dnů od obdržení podnětu.

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 76 z 85

4.12.2 Podání, evidence a vyřízení stížnosti Stížnost lze podat poštou nebo osobně na sekretariát primátora, tajemníka, náměstků primátora, vedoucích odboru či pověřenému pracovníkovi odboru kontroly po celou dobu stanovených úředních hodin. V případě ústního podání stížnosti je pověřený pracovník odboru kontroly povinen sepsat o ústní stížnost zápis a tento zápis obě strany podepíší. Anonymní stížnosti jsou evidovány a prošetřovány pouze v případě, že je jejich obsah konkrétní a věcný. Stížnost se posuzuje podle obsahu a bez ohledu na to, je-li jako stížnost označena. Obdrží-li ŘO stížnost na postupy a činnosti ZS ITI, stížnost zaeviduje a nejpozději do 3 pracovních dnů ji postoupí ZS ITI k vyřízení. O způsobu vyřízení písemně informuje ŘO. Všichni příjemci stížností jsou povinni do 5 dnů předat stížnost odboru kontroly k zaevidování. Stížnosti jsou evidovány odborem kontroly v samostatných knihách, ve kterých jsou uvedeny tyto údaje: evidenční číslo, datum přijetí, jméno a kontaktní adresa, stručný obsah, kdo věc prošetřuje a odpovídá za zpracování odpovědi, termín vyřízení a přijatá opatření k nápravě. Odbor kontroly do 7 dní ode dne doručení stížnosti na MMÚL uvědomí oprávněnou osobu, že jeho stížnost byla přijata. Stížnosti zaměřené proti postupu ZS ITI prošetřuje a vyřizuje ZS ITI. Stížnosti zaměřené svým obsahem proti jednání konkrétních osob, vyřizuje nejbližší nadřízený. Jestliže ZS ITI k vyřízení stížnosti není příslušný, postoupí ji do 3 dnů podle obsahu stížnosti příslušnému subjektu implementační struktury (CRR, ŘO, MF-PCO, MF-AO) či jinému správnímu orgánu. O postoupení stížnosti informuje stěžovatele. ZS ITI vyřizuje stížnosti v následujících lhůtách: - jednoduché stížnosti, nevyžadující místní šetření, ústní jednání, apod. musí být vyřízeny do 30 dnů ode dne doručení. - stížnosti obsahující členitou problematiku, vyžadující jednání, šetření, apod. musí být vyřízeny do 45 dnů od jejich doručení. Lhůty lze překročit ve výjimečných a odůvodněných případech. Žádost o prodloužení lhůty s odůvodněním předkládá odbor kontroly ke schválení tajemníkovi MMÚL nejpozději 3 dny před uplynutím lhůty. O prodloužení lhůty odbor kontroly písemně informuje neprodleně stěžovatele. Oprávněná stížnost je vyřízena v okamžiku podání zprávy stěžovateli o odstranění nedostatků. Neoprávněná stížnost je považována za vyřízenou v okamžiku písemného vyrozumění stěžovatele. ZS ITI je povinen o vyřízení stížnosti ve lhůtách stanovených výše vypracovat písemnou zprávu/vyrozumění a tu zaslat na vědomí stěžovateli, odboru kontroly a ŘO IROP. Ze zprávy/vyrozumění musí být zřejmé, zda podaná stížnost byla shledána důvodnou, částečně důvodnou či nedůvodnou. Ve zprávě/vyrozumění se ZS ITI vyjádří ke všem bodům stížnosti, sdělí, která šetření provedl a kterými postupy se při posuzování stížnosti řídil. V odůvodnění vyřízení uvede, o které skutečnosti a právní předpisy se opírá. Případně uvede informace o opatřeních přijatých k nápravě. Byla-li stížnost shledána důvodnou nebo částečně důvodnou ZS ITI bezodkladně učiní

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 77 z 85

nezbytná opatření k nápravě. O výsledku šetření a opatřeních přijatých k nápravě učiní záznam do spisu. ZS ITI rovněž informuje o výsledku šetření a přijatých opatření k nápravě ŘO interní depeší. Stížnost nesmí vyřizovat osoba, proti které stížnost směřuje. 4.12.3 Opakované stížnosti ZS ITI neprošetřuje opakované stížnosti ke stejné problematice, pokud neobsahují nové skutečnosti, které nebyly v době šetření známé a mohly by mít vliv na vyřízení původní stížnosti. ZS-ITI písemně vyrozumí stěžovatele do 10 kalendářních dnů od obdržení podnětu a jeho další podání ve stejné věci zakládají do složky projektu, resp. spisu. ZS ITI ve stejné lhůtě informuje ŘO o neprošetření opakované stížnosti interní depeší. 4.12.4 Přešetření způsobu vyřízení stížnosti Má-li stěžovatel za to, že stížnost, kterou podal u ZS ITI, nebyla řádně vyřízena, může požádat ŘO, aby přešetřil způsob vyřízení stížnosti. ŘO je povinen řádně a bez zbytečného odkladu prošetřit všechny skutečnosti uvedené ve stížnosti. Způsob vyřízení závisí na obsahu stížnosti. 4.12.5 Archivace stížností Na ZS ITI je za vyřizování stížností zodpovědný projektový manažer 2. Jestliže se stížnost týká projektu, financovaného z IROP, jsou veškeré informace o stížnosti založeny ve složce projektu a stížnost a její vyřízení je rovněž uloženo v MS2014+ v Detailu projektu v záložce Dokumenty. V ostatních případech založí ZS ITI samostatný spis. Dokumentace obsahuje:           

číslo jednací; datum přijetí stížnosti; označení orgánu, který stížnost postoupil; kontaktní údaje stěžovatele; název a číslo projektu, kterého se stížnost týká; předmět stížnosti; údaje o tom, kdy a komu byla stížnost postoupena k vyřízení; vyhodnocení důvodnosti stížnosti; forma vypořádání stížnosti (např. číslo kontroly); datum vyrozumění stěžovatele o přijetí stížnosti datum vyrozumění stěžovatele o způsobu vyřízení

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 78 z 85

4.13 Další úkoly svěřené veřejnoprávní smlouvou 4.13.1 Spolupráce při přípravě Strategického realizačního plánu (SRP) SRP vypracovává ŘO a předkládá jej MV IROP k projednání na posledním řádném jednání v roce. Cílem je informovat o plánovaném finančním a věcném čerpání v následujícím roce, vyhodnotit plnění plánů a informovat o dalších krocích ŘO ve vazbě na jednotlivé výzvy. SRP v ročních intervalech plánuje dosahování střednědobých a dlouhodobých cílů programu a sleduje se riziko jejich nenaplnění. Součástí SRP je harmonogram plánovaných výzev, predikce čerpání a plnění indikátorů v následujícím roce. MV IROP se dále předkládá vyhodnocení jeho plnění. Frekvence předkládání SRP a vyhodnocení jeho plnění je následující:  SRP na rok n - ŘO zpracovává SRP na rok n a předkládá ho k projednání MV IROP ve 4. čtvrtletí roku n-1.  Vyhodnocení plnění SRP za rok n  ŘO předkládá na MV IROP na konci roku n, současně se SRP na následující rok tj. na MV IROP ve 4. čtvrtletí.  O plnění SRP za uplynulý kalendářní rok ŘO informuje na MV IROP ve 2. čtvrtletí. Ze strany ZS ITI se předpokládá součinnost při poskytování údajů do SRP a vyhodnocení jeho plnění. Poskytnutí podkladů pro zpracování Strategického realizačního plánu Subjekt vykonávající aktivitu

Vstupy



Data v IS CSSF14+ v modulu Výzvy


Plný rozsah, kvalita a aktuálnost dat v IS CSSF14+:  harmonogram výzev na následující rok;  aktuální data týkající se výzev ZS ITI předchozího roku; ŘO požádá ZS ITI o předání pokladů do 10 pd od obdržení požadavku.


Vždy do 31.3 a 30.9.


Nositel ITI předává ZS ITI požadavky na nastavení výzev ZS ITI a plánovaný a skutečný harmonogram výzev nositele ITI.

Postup zpracování SRP

ZS ITI zajistí plný rozsah a kvalitu dat, jejich aktuálnosti a platnosti v IS CSSF14+ ZS ITI zkontroluje, zda data uvedená v harmonogramu výzev jsou aktuální, případně je upraví  harmonogram výzev na rok n  aktuální data v IS CSSF14+

Výstupy Schvalování výstupů Uložení

Vydání: 1

 subjekty

SRP vypracovává ŘO a předkládá jej MV IROP k projednání. ZS ITI, IS CSSF14+

Revize: 0

Strana 79 z 85

(archivace) výstupů Předání výstupů

 termíny

----

 subjekty

ŘO, oddělení 263

 termíny

10 pd od obdržení požadavku ŘO


MP pro řízení výzev, hodnocení a výběr projektů MP monitorování OM IROP kapitola B.3.4.

Vazba na IS

IS CSSF14+ modul Výzvy

Zadávání do IS

 subjekty

ZS ITI

 termíny

10 pd od obdržení požadavku ze strany ŘO

4.13.2 Spolupráce při zpracování a vyhodnocení Ročního komunikačního plánu ŘO IROP (RKoP ŘO IROP) Spolupráce ZS ITI v oblasti komunikace spočívá v poskytnutí podkladů ŘO IROP pro zpracování Ročního komunikačního plánu ŘO IROP a následně pro jeho vyhodnocení. Podklady pro zpracování RKoP ŘO IROP zasílá projektový manažer ŘO IROP, odd. 265 na základě výzvy ŘO IROP (pro zpracování RKoP ŘO IROP na následující rok). Podklady spočívají především v identifikaci plánovaných seminářů pro žadatele a dalších propagačních aktivit. Podklady pro vyhodnocení RKoP ŘO IROP zasílá projektový manažer ŘO IROP, odd. 265 na základě výzvy ŘO IROP (pro zpracování vyhodnocení RKoP ŘO IROP za předchozí rok). Podklady spočívají především ve výčtu realizovaných seminářů pro žadatele a případně dalších propagačních aktivit.

4.13.3 Ostatní úkoly Mezi ostatní úkoly patří: - spolupracovat při přípravě podkladů pro Monitorovací výbor IROP (OM IROP B.3.8), - poskytovat součinnost při přípravě metodických materiálů (OM IROP B.4), - připomínkování změn řídící dokumentace (OM IROP B.20.3.2, B.20.3.3, B.20.3.5, B.20.3.6, B.20.3.7 a B.20.3.8), - provádět interní audit ZS ITI, zasílat ŘO IROP plán interních auditů nejpozději k 15. 1. příslušného kalendářního roku, písemně informovat ŘO IROP o probíhajících interních auditech a o plnění nápravných opatření (OM IROP D.2), - zajišťovat naplňování pravidel publicity ITI z titulu příjemce podpory z OPTP - poskytovat součinnost při reportování rizik. Veškeré tyto úkoly jsou plněny v souladu s instrukcemi ŘO IROP. ŘO IROP zasílá požadavek na spolupráci či poskytnutí součinnosti vedoucímu odd. ZS ITI vč. termínu pro splnění požadavku.

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 80 z 85

4.13.4 Koordinace ZS ITI ze strany ŘO IROP Za účelem koordinace ZS ITI ze strany ŘO IROP je zaveden systém strategických porad na úrovni ředitele ŘO, ředitele CRR a zástupců ZS ITI. Strategické porady svolává a organizuje ŘO minimálně 5x ročně. V naléhavých případech je možné uspořádat mimořádné nebo bilaterální setkání. Na první strategické poradě v kalendářním roce proběhne vyhodnocení plnění cílů Strategie IROP, výstupem vyhodnocení bude doporučení opatření, úkoly pro subjekty implementace programu a informace o plnění Strategie pro MV IROP. Minimálně 5 pracovních dní před stanoveným termínem ŘO e-mailem upřesní termín, místo a program setkání. ŘO ze setkání pořizuje zápis obsahující přijatá opatření, termíny a osoby odpovědné za jejich plnění který všem zúčastněným rozesílá elektronicky k připomínkám. Konečnou verzi, schválenou ředitelem ŘO, distribuuje do 10 pracovních dní od setkání. Zápis archivuje ŘO na společném disku ŘO v elektronické formě.

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 81 z 85

5 Postup vydání a aktualizace interních postupů ZS ITI Pro implementaci IROP zpracovávají ZS své vlastní interní postupy, které popisují vnitřní administrativní uspořádání a popis procesů v rámci subjektu pro zajištění činností delegovaných na ZS . ZS zasílají interní postupy ŘO k připomínkám. Interní postupy nesmí být v rozporu s OM IROP. Vydání a aktualizace interních postupů ZS jsou platné a účinné ode dne vydání těchto dokumentů. V případě, že již platí nová verze OM IROP je nezbytná aktualizace uvedené dokumentace (platí v případě, že aktualizace IROP má dopad na interní postupy ZS).

Subjekt vykonávající aktivitu Vstupy  podkladové materiály

Vypracování a aktualizace interních postupů ZS ITI ZS ITI, vedoucí oddělení  Programový dokument IROP – verze schválená EK  Operační manuál IROP – aktuální verze  Nařízení EK  Právní předpisy ČR  Metodické pokyny MMR-NOK a MF ČR

 předpoklady pro splnění aktivity Lhůta pro zpracování

Interní postupy ZS ITI do 20 pracovních dní od obdržení kompletního aktualizovaného OM IROP v elektronické podobě (NEPLATÍ PRO VYDÁNÍ PRVNÍ VERZE INTERNÍCH POSTUPŮ)

Součinnost ostatních subjektů Výstupy Schvalování výstupů Uložení  subjekty (archivace)  termíny výstupů Předání výstupů

 

Návrh aktualizovaných dokumentů Dopisy/e-maily, kterými je dokument zaslán ŘO

---ZS ITI, vedoucí oddělení Bezprostředně

 subjekty

Návrh dokumentu je zaslán ŘO, odd. metodiky k připomínkám

 termíny

Bezprostředně po zpracování, nejpozději do 20 pracovních dní od obdržení kompletního aktualizovaného OM IROP v elektronické podobě.


Připomínkové řízení návrhu interních postupů ZS ITI ŘO - oddělení metodiky Návrh/aktualizace interních postupů ZS


Vydání: 1

Revize: 0

Strana 82 z 85

Lhůta pro zpracování Součinnost ostatních subjektů Výstupy

Schvalování výstupů Uložení  subjekty (archivace)  termíny výstupů  subjekty Předání výstupů

 termíny

Subjekt vykonávající aktivitu Vstupy  podkladové

Do 15 pracovních dní od obdržení návrhu 

Připomínky k dokumentu a případné další návrhy úprav textu, zásadní připomínky jsou vyznačeny  Dopisy/e-maily, kterými jsou připomínky a návrhy odeslány Vedoucí oddělení metodiky ŘO IROP Odpovědný pracovník ŘO IROP Bezprostředně Připomínky a návrhy jsou zaslány ZS ITI Do 15 pracovních dní od obdržení návrhu interních postupů ZS ITI

Zapracování zásadních připomínek k návrhu interních postupů ZS ITI ZS ITI, vedoucí oddělení  

materiály

Návrh dokumentu zaslaný k připomínkám ŘO Obdržené připomínky a návrhy na úpravu textu od ŘO

 předpoklady pro splnění aktivity Lhůta pro zpracování Součinnost ostatních subjektů Výstupy

Do 10 pracovních dní od obdržení připomínek --- Návrh dokumentu ve změnové verzi;  Vypořádání připomínek;  Dopisy/e-maily, kterými je dokument zaslán ŘO. Interní postupy ZS ITI musí být v souladu s Programovým dokumentem IROP a OM IROP a musí být vypořádány připomínky ŘO označené jako zásadní.

Schvalování výstupů Uložení  subjekty (archivace)  termíny výstupů

----


Bezprostředně

 subjekty

ŘO, odd. metodiky

 termíny

Návrh dokumentu a Vypořádání připomínek je zaslán ŘO do 10 pracovních dní od obdržení připomínek


Vydání: 1


Projednání Vypořádání připomínek k interním postupům ZS ITI ŘO, ZS ITI  Návrh dokumentu ve změnové verzi  Vypořádání připomínek  Dopis/e-mail ŘO s vyjádřením se k vypořádání připomínek s požadavky na změnu vypořádání  Podnět k řešení sporu – pokud ŘO s vypořádáním zásadních připomínek nesouhlasí, proběhne jednání mezí ŘO a daným ZS předmětem projednání budou pouze zásadní problémy ohrožující implementaci programu

Revize: 0

Strana 83 z 85

 předpoklady pro splnění aktivity Lhůta pro zpracování

Do 5 pracovních dní od obdržení dopisu/e-mailu ŘO s vyjádřením se k vypořádání připomínek ŘO  Zápis z jednání o „Vypořádání připomínek“  Vypořádání připomínek – upravená verze Podnět k řešení sporu – pokud nedojde na základě jednání ke shodě mezi ŘO a ZS ITI, bude vyvoláno jednání na úrovni ředitelů ŘO a ZS ITI, viz kapitola B.3.7 Platformy IROP (oblast Řešení sporů) Ředitel ŘO ZS ITI, vedoucí oddělení

Součinnost ostatních subjektů Výstupy


 subjekty


 termíny

Bezprostředně

 subjekty

Vypořádání připomínek – upravená verze a upravený návrh dokumentu ve změnové podobě jsou zaslány na ŘO, odd. metodiky Bezprostředně

 termíny

Odsouhlasení interní postupů ZS Subjekt vykonávající aktivitu

ŘO – odd. metodiky  Návrh dokumentu ve změnové verzi  Vypořádání připomínek a stanovisko ŘO k vypořádání

 podkladové

 Zápis z jednání o „Vypořádání připomínek“/Zápis z jednání na

materiály

úrovni ředitele ŘO a vedoucích pracovníků ZS (pokud ŘO

Vstupy

s vypořádáním zásadních připomínek nesouhlasí)  předpoklady pro splnění aktivity Lhůta pro zpracování Součinnost ostatních subjektů

Do 5 pracovních dní od obdržení zapracování zásadních připomínek/od jednání o „Vypořádání připomínek“  Připomínkový

list

s akceptovanými

připomínkami/se

souhlasným stanoviskem ŘO k vypořádání připomínek Výstupy

 Zápis z jednání o „Vypořádání připomínek“/Zápis z jednání na úrovni ředitele ŘO a vedoucích pracovníků ZS  Návrh dokumentu ve změnové verzi se zapracovanými připomínkami

Vydání: 1

Revize: 0

Strana 84 z 85

Schvalování výstupů Uložení (archivace) výstupů

Vedoucí oddělení metodiky

 subjekty

Odpovědný pracovník oddělení metodiky

 termíny

Bezprostředně

 subjekty

ZS


Do 5 pracovních dní od obdržení zapracování zásadních

 termíny

připomínek/od jednání o „Vypořádání připomínek“


Vydání/aktualizace interních postupů ZS ITI - finalizace dokumentu ZS ITI, vedoucí oddělení  Upravený návrh dokumentu ve změnové verzi  Vypořádání připomínek – upravená verze podle výsledků projednávání  Dopis/e-mail ŘO – souhlas se zapracováním připomínek do dokumentu  Zápis z jednání o Vypořádání připomínek  Zápis z jednání na úrovni ředitelů ŘO a ZS ITI

 předpoklady pro splnění aktivity Lhůta pro zpracování Součinnost ostatních subjektů Výstupy

Schvalování výstupů Uložení  subjekty (archivace)  termíny výstupů  subjekty Předání výstupů

Vydání: 1

 termíny

5 pracovních dní od projednání Vypořádání připomínek 

Finální verze dokumentu se všemi přílohami a se zpracovanými zásadními připomínkami;  Dopisy/e-maily, kterými je dokument zaslán jednotlivým subjektům zapojeným do implementace, MF-PCO a MF-AO; ZS ITI, vedoucí oddělení Příslušný pracovník ŘO, odd. metodiky Bezprostředně ŘO a dalším subjektům zapojeným do implementace. Do 5 pracovních dní od projednání vypořádání připomínek.

Revize: 0

Strana 85 z 85

INTERNÍ POSTUPY. Zprostředkujícího subjektu ITI Ústecko-chomutovské aglomerace IROP

Recommend Documents