Interná smernica Registratúrny poriadok a Registratúrny plán Mesta Topoľčany – Mestského úradu PRVÁ ČASŤ Čl. 1 Úvodné ustanovenia 1)
Registratúrny poriadok ustanovuje postup príslušných odborov mestského úradu (ďalej len „odbor“) sekretariát primátora, zástupcu primátora, sekretariát prednostu, útvar hlavného kontrolóra, právne oddelenie, organizačný odbor, odbor výstavby a životného prostredia a vyvlastňovacieho konania, odbor starostlivosti o občanov, podnikateľských činností a školstva – pod priame riadenie tohto odboru patria aj Mestské detské jasle Ľ. Fullu č. 2705/8, Topoľčany, ekonomický odbor, odbor správy majetku a služieb, projektový manažér, referát CO, BOZP a PO; a Mestská polícia, ktorá sa tiež riadi registratúrnym poriadkom a plánom Mesta Topoľčany - Mestského úradu, pri správe registratúry, a to pri manipulácii s registratúrnymi záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov. Súčasťou registratúrneho poriadku je registratúrny plán, ktorý tvorí prílohu č. 1 tohto predpisu.
2)
Organizácie, ktorých zriaďovateľom je mesto Topoľčany: Základné školy : ZŠ J. Hollého 696/3, ZŠ Škultétyho 2326/11, ZŠ Tríbečská 1653/22, ZŠ s materskou školou Gogoľova 2143/7, Základná umelecká škola Ladislava Mokrého, Moyzesova 1737/22 Topoľčany. Materské školy, ktorých zriaďovateľom je mesto Topoľčany : MŠ Gagarinova 2636/15, MŠ J.Kráľa 1594/1, MŠ Lipová 1736/2, MŠ Ľ. Fullu 2705/8, MŠ Škultétyho 2630/10, Tribečská 2633/12, MŠ Tribečská 2703/10, MŠ Čerešňová 90/44 Veľké Bedzany, Mestské kultúrne stredisko – Nám. Ľ. Štúra 2357/2, Topoľčany. Organizácie, ktorých zakladateľom je mesto Topoľčany: Zariadenie pre seniorov Komfort, n. o., Podjavorinskej 2120, Topoľčany, Mestské služby, s.r.o., Nám. M. R. Štefánika č. 1/1, Topoľčany, Vzdelávacia nadácia Ľudovíta Štúra, Ul. Gagarinova č. 2490, Topoľčany.1
3)
Na registratúrne záznamy, ktorých evidenciu a manipuláciu upravujú všeobecne záväzné právne predpisy a interné predpisy (ďalej len „špeciálne druhy registratúrnych záznamov“) (napr. manipulácia s účtovnými záznamami, záznamy týkajúce sa miestnych daní a poplatkov, záznamy personálnej agendy, evidencia sťažností a petícií, evidencia slobodného prístupu k informáciám, záznamy utajovaných skutočnosti) sa ustanovenia tohto registratúrneho poriadku vzťahujú primeraným spôsobom.2
4)
Správu registratúry zabezpečuje podateľňa, ktorá plní aj funkciu výpravne (ďalej len „podateľňa“), útvary a registratúrne stredisko. Činnosť podateľne, registratúrneho strediska a funkciu správcu registratúry úradu zabezpečuje v zmysle platného organizačného poriadku organizačný odbor.
5)
Prednosta úradu dôsledne dbá, aby každý zamestnanec dodržiaval pri správe registratúry ustanovenia registratúrneho poriadku a to v rozsahu primeranom svojím pracovným povinnostiam.
6)
Za dodržiavanie ustanovení tohto nariadenia v rámci príslušného odboru a právneho oddelenia zodpovedá príslušný vedúci zamestnanec (ďalej len "nadriadený").
7)
Mesto spravuje registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu záznamov alebo spisov. Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate, vyhotoví správca registratúry úradu zápisnicu o výsledkoch šetrenia a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry. Zápisnicu, ktorou sa určí spôsob nahradenia registratúrneho záznamu alebo spisu, prípadne
1 2
Tieto organizácie podľa zaradenia v typológii pôvodcov vyhotovenia majú vypracovaný svoj vlastný registratúrny poriadok a plán Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákon č. 9/2010 Z. z. o sťažnostiach, zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení zákona č. 84/2014 Z. z., vyhláška Národného bezpečnostného úradu č. 453/2007 Z. z. o administratívnej bezpečnosti
iné potrebné opatrenia, podpisuje prednosta úradu. V prípade potreby mesto pristúpi k rekonštrukcii spisu podľa osobitného predpisu.3 8)
Zamestnanec pri rozviazaní pracovného pomeru alebo zmene pracovného zaradenia protokolárne odovzdá nadriadenému príslušného odboru a právneho oddelenia spisy a evidenčné pomôcky.
9)
Dozor nad vyraďovaním spisov vrátane špeciálnych druhov záznamov úradu vykonáva Štátny archív v Nitre, pracovisko Archív Topoľčany.4
10)
Mesto vedie evidenciu záznamov v štátnom jazyku Slovenskej republiky.5 Čl. 2 Základné pojmy
1)
Správa registratúry na účely tohto registratúrneho poriadku je organizovanie manipulácie so záznamami a spismi (prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie záznamov a ukladanie, ochrana a vyraďovanie spisov (záznamov)), ako aj náležité personálne obsadenie, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie mesta. Súčasťou správy registratúry je aj príprava registratúrneho poriadku a plánu.
2)
Záznam je písomná, obrazová, zvuková alebo iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti mesta alebo bola mestu doručená.
3)
Registratúrny záznam je informácia, ktorá bola zaevidovaná v registratúrnom denníku.
4)
Elektronický registratúrny záznam je pôvodný, elektronicky vytvorený registratúrny záznam, ktorý mesto uchováva na dátovom nosiči, prenáša alebo spracúva pomocou technických prostriedkov v elektronickej, magnetickej, optickej alebo v inej forme.
5)
Spis je registratúrny záznam alebo súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli v súvislosti s vybavovaním tej istej veci.
6)
Spisový obal je neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorej sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami; pri elektronických spisoch sa nevyhotovuje.
7)
Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných mestom.
8)
Registratúrny denník je základná evidenčná pomôcka správy registratúry. Obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní registratúrnych záznamov, uložení a vyradení spisov.
9)
Podanie je každý podnet, ktorý mesto prijalo na úradné vybavenie.
10) Evidenčnými pomôckami sú všetky knižne vedené evidencie, ako aj povinné tlačové výstupné zostavy vyhotovené v rámci agendových systémov. 11) Vybavenie je záznam obsahujúci informáciu o spôsobe vybavenia podania. 12) Registratúrne stredisko je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú vybavené a uzatvorené spisy odboru do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia. 13) Registratúrna značka je symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo skupinu spisov.
3
§ 17 vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 410/2015 Z. z. o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu. 4 § 24 a § 24a zákona č. 395/2002 Z. z. 5 § 3 ods. 3 písm. c) zákona č. 270/1995 Z. z. o štátnom jazyku Slovenskej republiky v znení neskorších predpisov.
14) Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické ukladanie spisov. Pridelením registratúrnej značky určuje spisom miesto v registratúre, ďalej určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia. 15) Zásielka je záznam v procese prijímania alebo registratúrny záznam v procese odosielania adresátovi. 16) Spracovateľom je zamestnanec mesta, ktorému bol registratúrny záznam pridelený na vybavenie a ktorý zodpovedá za priebežné ukladanie registratúrnych záznamov do spisu, za vedenie spisov a za kontrolu vybavenia registratúrneho záznamu alebo spisu. 17) Podateľňa je pracovisko, ktoré zabezpečuje príjem a triedenie zásielok, ich prideľovanie odborom a právnemu oddeleniu, ako aj odosielanie zásielok; pre odbory a právne oddelenie, ktoré zabezpečujú správu registratúry s využitím elektronického systému správy registratúry zabezpečuje podateľňa aj evidovanie záznamov doručených prostredníctvom nej v denníku záznamov. 18) Správcom registratúry je zamestnanec mesta, ktorý vykonáva činnosti podľa čl. 18 ods. 3 tohto registratúrneho poriadku a metodicky usmerňuje zamestnancov mesta na úseku správy registratúry, zodpovedá za metodické usmerňovanie a koordináciu všetkých odborných činností súvisiacich so správou registratúry vrátane činnosti registratúrneho strediska. Čl. 3 Prijímanie elektronických zásielok 1)
Mesto prijíma elektronické zásielky prostredníctvom elektronickej schránky, elektronickej pošty alebo elektronických služieb. Elektronické zásielky prijíma podateľňa a na odboroch a právnom oddelení každý zamestnanec.
2)
Mesto prijíma elektronické zásielky prostredníctvom elektronickej schránky, ktorú spravuje sekretariát, v ktorej sa aj došlé aj odoslané zásielky archivujú. Doručená zásielka sa po vytlačení z počítača označí prezentačnou pečiatkou, pridelí sa číslo záznamu a odovzdá príslušnému odboru a právnemu oddeleniu na vybavenie. Ďalej sa postupuje ako pri neelektronických záznamoch.
3)
Podateľňa zabezpečuje prijímanie a triedenie zásielok, ich prideľovanie príslušným odborom a odosielanie zásielok. Čl. 4 Prijímanie neelektronických zásielok a podaní
1)
Podateľňa prijíma zásielky, ktoré boli mestu doručené prostredníctvom poštového podniku, kuriérnej služby alebo osobne. Podania môže v rámci úradného konania prijímať každý zamestnanec mesta. Mimo podateľne prevzaté zásielky sa odovzdávajú v deň ich prijatia do podateľne.
2)
Podateľňa skontroluje správnosť adresy, počet prijatých zásielok podľa evidencie na súpiske pošty a neporušenosť obalov zásielok. Omylom doručené zásielky vráti poštovému podniku, doručiteľovi alebo odošle adresátovi. Nedostatky pri doručení zásielok podateľňa reklamuje v poštovom podniku. Podávanie a dodávanie zásielok v poštovom styku a spôsob ich reklamácie upravujú poštové podmienky vydané poštovým podnikom.
3)
Prevzatie zásielky, ktorú žiadateľ podal osobne podateľňa potvrdí odtlačkom prezentačnej pečiatky na kópií záznamu, na osobitnom lístku s dátumom prevzatia alebo na prednom diele doručenky podľa predtlače.
Čl. 5 Triedenie a otváranie zásielok 1)
Podateľňa triedi zásielky na a) zásielky, ktoré sa otvoria a následne zaevidujú, b) zásielky, ktoré sa otvoria a pridelia priamo príslušnému odboru, ktorý vedie ich evidenciu (sťažnosti a petície, sprístupnenie informácií v zmysle zákona, účtovné doklady, personálne zásielky, matričné zásielky, zásielky pre ohlasovňu pobytov), c) zásielky, ktoré sa odovzdávajú adresátom neotvorené, d) noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, inú tlač a pozvánky, ktoré nemajú formu listu.
2)
Podateľňa neotvára súkromné zásielky, zásielky, na ktorých je uvedené, že sa nesmú otvárať, zásielky adresované primátorovi, zásielky, ktoré nie sú adresované úradu. Zásielky adresované úradu s označením „do vlastných rúk“ určitej osoby sa za súkromnú nepovažujú a otvárajú sa. Výnimku tvoria zásielky označené „do rúk primátora mesta, prednostu MsÚ, hlavného kontrolóra“. Takéto zásielky sa na obálke označia odtlačkom prezentačnej pečiatky. Príjemca neotvorenej zásielky zodpovedá za jej ďalšiu manipuláciu v súlade s ustanoveniami tohto predpisu.
3)
Zásielky adresované Mestskej polícií podateľňa neotvorené odovzdá primátorovi mesta. Po otvorení zásielky ich primátor vráti na zaevidovanie do podateľne, ktorá ich po zaevidovaní odovzdá poverenému zamestnancovi MsP.
4)
Zásielky určené Matričnému úradu v Topoľčanoch podateľňa neotvára. Označí ich prezentačnou pečiatkou a odovzdá príslušnému zamestnancovi.
5)
Za súkromnú sa považuje každá zásielka, na ktorej je meno a priezvisko adresáta uvedené pred názvom mesta Topoľčany.
6)
Otváranie a prideľovanie zásielok, s výnimkou súkromných zásielok, vykonáva prednosta poverený zamestnanec.
7)
Obálka sa uschováva do uzatvorenia spisu. Trvalo pripojená k prijatému záznamu zostáva, ak a) záznam nie je datovaný alebo ak sa jeho dátum podstatne líši od podacej pečiatky poštového podniku na obálke,
alebo
b) adresa odosielateľa je uvedená len na obálke, c) má dátum podania zásielky právny účinok, d) je na obálke odtlačok prezentačnej pečiatky, e) ide o zásielku doručenú na návratku. 8)
Noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, iná tlač a pozvánky, ktoré nemajú formu listu sa odtlačkom prezentačnej pečiatky neoznačujú. Čl. 6 Označovanie prijatých záznamov a ich zaradenie do obehu
1) Na prijaté neelektronické záznamy podateľňa odtlačí prezentačnú pečiatku červenej farby, ktorej vzor tvorí prílohu č. 2 tohto predpisu. V odtlačku prezentačnej pečiatky podateľňa vyznačí dátum doručenia, počet príloh/listov a evidenčné číslo záznamu, ktoré pridelí automaticky automatizovaný systému z registratúrneho denníka. Ďalšie údaje sa do odtlačku prezentačnej pečiatky vpíšu na útvare, t.j. číslo spisu, ktoré pridelí automatizovaný systém. Prezentačná pečiatka sa odtláča v hornej časti ľavej strany záznamu alebo na inom mieste tak, aby všetky údaje zostali čitateľné.
2) Prijatý elektronický záznam, ktorý prijala podateľňa sa po vytlačení z počítača označí prezentačnou pečiatkou, pridelí sa číslo záznamu a odovzdá príslušnému odboru/ právnemu oddeleniu na vybavenie. Ďalej sa postupuje ako pri neelektronických záznamoch. V prípade, ak je e-mail prijatý priamo spracovateľom, ten ho odošle na podateľňu alebo vytlačí a odovzdá do podateľne na zaevidovanie. 3) Podateľňa vyznačí na prijatom zázname ceninu, ak k nemu bola priložená. Vyznačí jej nominálnu hodnotu a počet kusov. Zásielku odovzdá príslušnému odboru, ktorého sa zásielka týka. 4) Ak sa po otvorení zásielky zistí, že záznam je určený inému adresátovi, prednosta zabezpečí odoslanie správnemu adresátovi alebo sa vráti odosielateľovi. 5) Neelektronické záznamy sa odovzdávajú príslušným odborom/právnemu oddeleniu. Poverený zamestnanec potvrdí ich prevzatie podpisom na dennom zozname záznamov alebo v doručovacom zošite (útvar hlavného kontrolóra). Nesprávne pridelené záznamy vráti podateľni na opätovné pridelenie. 6) Pri odovzdávaní záznamov spracovateľovi vyznačí nadriadený v prezentačnej pečiatke spracovateľa záznamu. 7) Spracovateľ je zodpovedný za ochranu záznamov, ktoré prevzal. Čl. 7 Evidovanie záznamov a spisov prostredníctvom elektronického systému správy registratúry 1)
Mesto vedie evidenciu záznamov a spisov prostredníctvom elektronického systému správy registratúry s produktovým označením Memphis, ktorý je v zhode so štandardmi ustanovenými osobitnými predpismi.6
2)
Evidovanie záznamov a spisov mesto zabezpečuje v jednom registratúrnom denníku. Pre každý kalendárny rok sa prvý pracovný deň otvára nový registratúrny denník. Registratúrny denník sa uzatvára v posledný pracovný deň roka.
3)
V denníku sa zaznamenávajú údaje: evidenčné číslo záznamu, dátum evidovania, údaje o odosielateľovi, (meno a priezvisko fyzickej osoby, názov právnickej osoby, adresa, dátum vyhotovenia, číslo podania, počet listov, príloh, vec) údaje o príjemcovi (odbor, právne oddelenie, spracovateľ) číslo spisu, číslo záznamu v rámci spisu, prepojenie spisu viacerých kalendárnych rokov (predchádzajúce číslo spisu a nasledujúc číslo spisu) vec, lehotu vybavenia, spôsob vybavenia, dátum vybavenia, registratúrnu značku, znak hodnoty, lehotu uloženia.
4)
Záznamy do registratúrneho denníka eviduje podateľňa, organizačný odbor - žiadosti o informácie v zmysle zákona a útvar hlavného kontrolóra - sťažnosti a petície.
5)
Záznamu sa prideľuje v chronologicko–numerickom rade evidenčné číslo záznamu a poradové záznamu v rámci spisu. Elektronický systém správy registratúry zaznamenáva históriu záznamu.
6)
V registratúrnom denníku sa evidujú záznamy doručené mestu a ich vybavenia, ako aj záznamy vznikajúce z vlastného podnetu mesta a interné záznamy.
7)
Záznamy sa nesmú odovzdať spracovateľovi bez zaevidovania.
8)
Ročný zoznam spisov sa vyhotoví v elektronickej podobe súčasne s uzatvorením registratúrneho denníka. Ročný zoznam spisov vyhotovuje zamestnanec podateľne, ktorý ho vytlačí na konci príslušného roka.
6
Výnos Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry.
číslo
Čl. 8 Evidovanie záznamu a spisu bez využitia elektronického systému správy registratúry 1)
Evidencia prijatých záznamov a spisov sa vedie v podateľni.
2)
Matričný úrad vedie evidenciu prijatých záznamov a spisov bez využitia elektronického systému správy registratúry prostredníctvom registratúrneho denníka.
3)
Registratúrne záznamy patriace do spisu eviduje spracovateľ na osobitnom tlačive s označením „Obsah spisu“.
4)
Registratúrny denník obsahuje: poradové číslo, dátum prijatia záznamu, označenie odosielateľa, dátum odoslania záznamu odosielateľom, číslo spisu odosielateľa, vec, označenie spracovateľa, dátum odovzdania na spracovanie a dátum vybavenia, adresáta, spôsob vybavenia, registratúrnu značku, znak hodnoty, lehotu uloženia, záznam o vyradení spisu.
5)
V registratúrnom denníku sa vypĺňajú všetky údaje podľa predtlače. Záznam sa eviduje v poradí, v akom vznikol alebo v akom bol prijatý. Číslo prvého takého registratúrneho záznamu je číslom spisu.
6)
Číslo spisu obsahuje označenie úradu, poradové číslo z registratúrneho denníka a rok. Napr. MÚ/212/2016 (MÚ – matričný úrad). Registratúrny denník sa uzatvára zápisom „Uzatvorené číslom“ pripojí sa dátum, odtlačok úradnej podlhovastej nápisovej pečiatky, meno, priezvisko a podpis povereného zamestnanca.
Čl. 9 Tvorba spisu bez využitia elektronického systému správy registratúry 1)
Spis tvorí spisový obal, registratúrne záznamy a obsah spisu.
2) O zaradení registratúrneho záznamu do už existujúceho spisu alebo o otvorení nového spisu rozhodne spracovateľ. Zaradenie registratúrneho záznamu do existujúceho spisu alebo otvorenie nového môže vykonať aj iný poverený zamestnanec mesta. 3) Spracovateľ, ktorý vytvára nový spis, mu pridelí registratúrnu značku, lehotu uloženia a znak hodnoty podľa registratúrneho plánu, vyhotoví spisový obal a vloží doň tlačivo „Obsah spisu“. Príloha č.3. 4) Číslo spisu sa prideľuje registratúrnemu záznamu a. ktorého vybavenie patrí do pôsobnosti mesta, b. ktorý obsahuje informácie dôležité pre činnosť mesta, c. vzniknuté z vlastného podnetu (ex offo), d. adresované mestu, ale nepatriacemu do jeho pôsobnosti, e. ktorého obsah súvisí s organizáciou činnosti mesta. 5)
Spisový obal je neoddeliteľnou súčasťou spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy spolu s prílohami a obsah spisu. Spisový obal obsahuje údaje: názov mesta, číslo spisu, registratúrnu značku, znak hodnoty, lehotu uloženia a vec. Jeho vzor tvorí prílohu č. 4.
6) Registratúrny záznam zapísaný v obsahu spisu sa vybavuje pod číslom spisu. Číslo spisu sa zapisuje v odosielanom zázname pod predtlačený údaj ako „Naše číslo“ a na obálke záznamu odosielanom doporučene alebo doporučene do vlastných rúk. Číslo spisu obsahuje poradové číslo z registratúrneho denníka, rok a označenie odboru. Napr. 2055/2016/org. (organizačný odbor)
7) Po uzatvorení spisu sa ukladá pod číslom spisu v rámci registratúrnej značky v príručnej registratúre. Registratúrny záznam nesmie zostať nezaradený do spisu. Obsah spisu sa vyhotovuje priebežne a to aj pri prechode spisu do nasledujúceho roku, uzatvára sa spolu s uzatvorením spisu. 8) Súčasťou vybaveného spisu je registratúrny záznam, ktorým spracovateľ spis vybavil alebo záznam o jeho vybavení. 9) Ak bude nasledujúci kalendárny rok prijatý alebo vytvorený nový registratúrny záznam patriaci do spisu z predchádzajúceho roka, spis dostáva nové číslo a nový spisový obal, do ktorého sa vloží tlačivo „Obsah spisu“ a spis z predchádzajúceho roka. Nové číslo spisu sa môže vyznačiť aj na pôvodnom spisovom obale. Pri evidovaní ďalšieho registratúrneho záznamu v novom kalendárnom roku sa v obsahu spisu pokračuje nasledujúcim poradovým číslom. V registratúrnom denníku sa vyznačí aj číslo spisu z predchádzajúceho roka. 10) Spis sa ukladá do registratúry roka, v ktorom mu bolo pridelené posledné číslo spisu. Jednotlivé registratúrne záznamy nesmú byť z uzatvoreného spisu vyňaté. Čl. 10 Vybavovanie spisov 1)
Registratúrny záznam alebo spis sa vybavuje: a) registratúrnym záznamom, b) odstúpením, c) vzatím na vedomie, d) úradným záznamom
2)
Spracovateľ zodpovedá za vecnú a jazykovú správnosť, ako aj formálnu stránku vybavenia spisov. Spracovateľ vyhotovuje registratúrne záznamy podľa platných technických noriem.7
3)
Spracovateľ podľa pokynov nadriadeného volí najvhodnejší spôsob vybavenia spisov. Ak vybaví vec ústne (osobne alebo telefonicky), urobí o tom záznam na podaní alebo vyhotoví úradný záznam. Záznam musí obsahovať údaje o čase, výsledku a s kým bola vec vybavená.
4)
Ak sa obmedzuje prístup k spisu, uvedie spracovateľ na spisovom obale označenie „obmedzený prístup“ a čas trvania obmedzenia. Tieto údaje vyznačí aj v evidencii spisov.8
5)
Ak sa po zaevidovaní záznamu zistí, že vybavenie nepatrí do pôsobnosti mesta, odstúpi ho spracovateľ so sprievodným listom miestne a vecne príslušnému orgánu alebo organizácii. Odosielateľa o tomto postupe informuje.
6)
Nadriadený spracovateľa skontroluje vybavenie podania; zodpovedá za jeho posúdenie z vecného a odborného hľadiska, ako aj z hľadiska dodržania všeobecne záväzných právnych predpisov a interných predpisov. Kontrola vybavenia podania sa môže realizovať prostredníctvom elektronického systému správy registratúry.
7)
Údaje o vybavení, uzatvorení a uložení spisu spracovateľ vyznačí v obsahu spisu, na spisovom obale, ako aj v registratúrnom denníku alebo v inej evidencii; záznam musí obsahovať údaje, ako bola vec vybavená, kde je spis uložený a dátum uzatvorenia spisu.
8)
Spracovateľ môže mať u seba iba neuzatvorené spisy, prípadne spisy, ktoré ešte potrebuje pri plnení svojich pracovných úloh.
7
STN 01 6910 Pravidlá písania a úpravy písomností STN 88 6101 Predtlač listových papierov na úradné a obchodné listy 8 § 16 ods. 2 písm. j) a k) zákona č. 395/2002 Z. z.
Čl. 11 Používanie pečiatok 1)
Mesto používa okrúhlu pečiatku so štátnym znakom Slovenskej republiky a okrúhlu pečiatku s mestským erbom, ktoré odtláča červenou farbou. Modrou farbou odtláča úradnú podlhovastú (nápisovú) pečiatku, ktorej text je zhodný s textom záhlavia dokumentu, na ktorý sa pečiatka odtláča. Modrou farbou tiež odtláča tzv. pomocné pečiatky.9
2)
Mesto používa pečiatky toho istého typu s rovnakým textom, tieto sa rozlišujú číslom, ktoré musí byť v odtlačku pečiatky čitateľné.
3)
Organizačný odbor vedie evidenciu úradných pečiatok. Evidencia obsahuje odtlačok pečiatky s uvedením mena, priezviska a funkcie osoby, ktorá ju prevzala a používa, dátum prevzatia, odovzdania a zničenia úradnej pečiatky. Čl. 12 Podpisovanie a rozmnožovanie registratúrnych záznamov
1)
Registratúrny záznam podpisuje primátor mesta alebo jeho zástupca, prednosta MsÚ alebo ním poverená osoba, prípadne vedúci príslušného odboru alebo právneho oddelenia v rozsahu zverenej pôsobnosti. Z podpisového poriadku vyplýva aj zodpovednosť za vecnú a formálnu správnosť podpisovaného záznamu. 10
2)
Ak originál neelektronického registratúrneho záznamu v neprítomnosti nadriadeného príslušného odboru a právneho oddelenia podpisuje zastupujúci zamestnanec, vyhotoví sa registratúrny záznam s podpisovou doložkou nadriadeného a pripojí pred svoj podpis skratku "v z." (v zastúpení).
3)
Ak sa neelektronické registratúrne záznamy odovzdávajú na rozmnožovanie, uvedie sa na registratúrny záznam za jeho vytlačeným menom a priezviskom skratka "v. r." (vlastnou rukou). Nadriadený podpíše iba originál registratúrneho záznamu. Čl. 13 Odosielanie zásielok
1)
Spracovateľ vyznačí všetky nevyhnutné pokyny pre odoslanie zásielky a dátum odoslania vyznačí v evidencii spisov.
2)
Zásielky sa odosielajú obyčajnou poštou, doporučene na návratku (doručenku), ďalej kuriérnou službou alebo telekomunikačnými prostriedkami alebo elektronickou poštou. Odosielanie zásielok sa zabezpečuje prostredníctvom podateľne. Niektoré doporučené zásielky sú doručované zamestnancami mesta.
3)
Súkromná korešpondencia je z prepravy s úradnými zásielkami vylúčená.
4)
Podateľňa roztriedi zásielky podľa spôsobu odoslania. 11 Doporučené zásielky, doporučené zásielky 1. triedy a zásielky na návratku (doručenku) sa zapisujú do poštových podacích hárkov, v ktorých poštový podnik potvrdzuje prevzatie na prepravu. Doporučene na návratku „do vlastných rúk“ sa odosielajú aj záznamy s dokladmi, ktoré úrad vracia, ako aj predvolania na rokovanie a iné záznamy, pri ktorých treba zabezpečiť preukázateľnosť doručenia. Obyčajné obálky sa do zoznamov nezapisujú a ich príjem sa nepotvrdzuje.
9
Podpisový poriadok mesta Topoľčany Podpisový poriadok mesta Topoľčany 11 § 24 zákona č. 71/1967 Zb. 10
5)
Na podpísané návratky podateľňa zaznamená dátum doručenia a návratku odovzdá príslušnému odboru a právnemu oddeleniu na založenie do spisu a zaznačenie informácie o stave vybavenia.
6)
Pri osobnom prevzatí zásielky adresátom sa odovzdá zásielka fyzickej osobe po preukázaní jej osobnej totožnosti občianskym preukazom, úradným preukazom alebo overeným splnomocnením adresáta. Prevzatie zásielky sa podpisuje na kópii registratúrneho záznamu alebo na doručovacom lístku s uvedením dátumu prevzatia. Údaj o osobnom prevzatí sa uvedie v evidencii spisov slovami „Prevzaté osobne“. DRUHÁ ČASŤ UKLADANIE SPISOV A ZÁZNAMOV Čl. 14 Registratúrny plán
1)
Registratúrny plán usporadúva registratúru úradu do vecných skupín podľa jednotlivých úsekov činnosti úradu. Jednotlivým vecným skupinám spisov určuje registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia.
2)
Registratúrna značka sa ustanovuje v registratúrnom pláne pre vecnú skupinu spisov. Registratúrna značka určuje ich miesto v registratúre úradu. Skladá sa z abecednej skratky alebo alfanumerickej skratky, pričom prvé písmeno označuje typ agendy, druhé písmeno vecnú skupinu spisov v rámci danej agendy a číslica druh registratúrneho záznamu v rámci danej vecnej skupiny.
3)
Registratúrny plán a jeho zmeny a dodatky pripravuje správca registratúry úradu. Čl. 15 Ukladanie registratúrnych záznamov a spisov
1) 2)
Spracovateľ pred uzatvorením spisu skontroluje jeho úplnosť podľa obsahu spisu. Ak je spis neúplný, zodpovedá za jeho doplnenie. Uzatvorený spis sa ukladá v príručnej registratúre a registratúrnom stredisku12. Čl. 16 Príručná registratúra útvaru
1)
Príručnú registratúru tvoria uzatvorené spisy pôvodcu alebo jeho jednotlivých zložiek, ktoré sa ukladajú na jednom mieste, kde zostávajú uložené spravidla jeden kalendárny rok nasledujúci po roku ich uzatvorenia. Manipulovať s nimi môže iba poverený zamestnanec pôvodcu, ktorý zodpovedá za ich bezpečné uloženie, úschovu a ochranu.
2)
Miesto uloženia registratúry odboru (ďalej len "príručná registratúra") určí prednosta úradu.
3)
Spisy sa ukladajú podľa ročníkov a podľa registratúrnych značiek v samostatnej úložnej jednotke pre každú registratúrnu značku, kde sú uložené podľa číselného poradia s najvyšším číslom navrchu.
4)
Zodpovedný zamestnanec príručnej registratúry, prípadne spracovateľ, ktorý odovzdáva spisy priamo do registratúrneho strediska, úložnú jednotku označí štítkom s názvom úradu, názvom odboru, názvom druhu agendy priradenej k registratúrnej značke, registratúrnou značkou, znakom hodnoty, ak je
12
§ 20 ods. 1 vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
v registratúrnom pláne ustanovený, lehotou uloženia a ročníkom spisov. Vzor štítku s identifikačnými údajmi je uvedený v prílohe č. 5 tohto predpisu. 5)
Nadriadený príslušného odboru a právneho oddelenia dôsledne dbá o správu príručnej registratúry a v súlade s ustanoveniami tohto predpisu. Správu príručnej registratúry zabezpečuje poverený zamestnanec.
6)
Uzatvorené spisy sa po uplynutí času úschovy v príručnej registratúre odovzdávajú do registratúrneho strediska s dvomi výtlačkami zoznamu odovzdávaných spisov. Zoznam odovzdávaných spisov obsahuje názov pôvodcu, organizačnú zložku, dátum odovzdania, odovzdaný ročník, registratúrnu značku, číslo spisov, rok, znak hodnoty, lehotu uloženia, podpis povereného zamestnanca odovzdávajúcej zložky pôvodcu a podpis správcu registratúry. Vzor zoznamu je uvedený v prílohe č.6.
7)
Správca registratúry po kontrole vyznačí v odovzdávajúcom zozname chýbajúce spisy. Čl. 17 Registratúrne stredisko úradu
1)
Mesto zriaďuje registratúrne stredisko. Registratúrnym strediskom úradu je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú vybavené a uzatvorené spisy do uplynutia lehoty uloženia.
2)
Registratúrne stredisko riadi a za jeho činnosť zodpovedá poverený zamestnanec - správca registratúry úradu.
3)
Správca registratúry a) v určených termínoch preberá uzatvorené spisy, b) c)
eviduje prevzaté spisy, označuje a ukladá prevzaté spisy,
d)
bezpečne uschováva a všestranne ochraňuje prevzaté spisy,
e)
zabezpečuje prístup k prevzatým spisom a jeho evidenciu,
f) g)
zabezpečuje vyraďovanie spisov vrátane vyraďovania špeciálnych druhov záznamov, usmerňuje postup pri dodržiavaní ustanovení tohto predpisu,
h)
zabezpečuje školenia k tomuto predpisu.
4)
Špeciálne druhy záznamov (agenda mzdová, personálna, účtovná, agenda daní a poplatkov, stavebná agenda, školská agenda, agenda správy majetku a služieb mesta, agenda útvaru hlavného kontrolóra, matričná agenda, právna agenda, agenda evidencie obyvateľstva,) sa ukladajú oddelene v špecializovaných registratúrnych strediskách na odboroch úradu, z činnosti ktorých vznikli; (ekonomický odbor, sekretariát, odbor výstavby a životného prostredia a vyvlastňovacieho konania, odbor starostlivosti o občanov, podnikateľských činností a školstva, odbor správy majetku a služieb, útvar hlavného kontrolóra, matričný úrad, právne oddelenie), to nevylučuje dohľad správcu registratúry aj nad touto časťou registratúry úradu.
5)
Spisy sa v registratúrnom stredisko ukladajú podľa jednotlivých odborov a právneho oddelenia a v nich podľa ročníkov a podľa registratúrnych značiek so zachovaním číselného poradia v rámci registratúrnej značky.
Čl. 18 Prístup k registratúre 1)
Prístup k spisom uloženým v príručných registratúrach alebo v registratúrnom stredisku sa zamestnancom mesta umožňuje v rozsahu potrebnom na plnenie svojich pracovných úloh v prítomnosti povereného zamestnanca alebo správcu registratúry podľa týchto zásad: a)
zamestnanci príslušného odboru môžu nazerať do spisov alebo vypožičiavať si spisy odboru bez osobitného povolenia,
b)
zamestnanci mesta môžu nazerať do spisov iných odborov alebo vypožičiavať si ich so súhlasom nadriadeného príslušného odboru alebo prednostu úradu.
2)
Zamestnancom sa spisy vypožičiavajú alebo poskytujú k nahliadnutiu v súvislosti s plnením ich pracovných úloh, prípadne na čas potrebný pre doplnenie, prípadne znovu otvorenie spisu. Zamestnanec potvrdí prevzatie vypožičaného spisu podpisom na výpožičnom lístku. Výpožičný lístok sa vyplňuje v dvoch vyhotoveniach a pre každý vyžiadaný spis osobitne. Výpožičný lístok, ktorého vzor tvorí prílohu č. 7 tohto predpisu, sa vloží na miesto vypožičaného spisu.
3)
Mesto umožní na základe písomného poverenia nazeranie do registratúry právnickým osobám, ktoré do nich potrebujú nazrieť v súvislosti s plnením svojich pracovných úloh. Mesto môže povoliť nazretie do spisov na základe písomnej žiadosti aj iným osobám, ak sa ich týkajú a ak preukážu odôvodnenosť svojej požiadavky v zmysle osobitných zákonov, pričom musí byť dodržaný zákon o ochrane osobných údajov13. Tlačivo žiadosti tvorí prílohu č.8
4)
Vypožičanie spisu mimo registratúrneho strediska môže povoliť len prednosta úradu. V takom prípade sa vyhotoví reverz, ktorého vzor tvorí prílohu č. 9 tohto predpisu. Reverz sa vyhotoví v dvoch exemplároch a uvedie sa v ňom názov odboru, právneho oddelenia, číslo spisu, výpožičná lehota, dátum, údaje o vypožičanom spise alebo zázname, meno, priezvisko žiadateľa, meno, priezvisko zamestnanca odboru a právneho oddelenia, dôvod vypožičania.
5)
Spisy sa vypožičiavajú mimo registratúrneho strediska v ním určených lehotách. Správca registratúry môže so súhlasom prednostu úradu lehotu v odôvodnených prípadoch predĺžiť. Mesto môže stanoviť lehoty vypožičania vo väzbe na konkrétne agendy spisov.
6)
Správca registratúry vedie o prístupe k registratúre evidenciu. Kontroluje dodržiavanie lehoty vypožičania; po vrátení spisu odovzdá kópiu výpožičného lístka alebo reverzu tomu, kto spis vrátil.
7)
Prístup k registratúre sa uskutočňuje za podmienok vylučujúcich poškodenie, zničenie alebo stratu registratúrneho záznamu alebo spisu.
8)
Odpis (kópiu) alebo výpis zo spisu možno vyhotoviť v rozsahu oprávnených nárokov žiadateľa, a to len na základe písomnej žiadosti, pokiaľ sa preukáže odôvodnenosť jeho požiadavky v zmysle osobitných zákonov, pričom musí byť dodržaný zákon o ochrane osobných údajov.
9)
Mesto vyhotovuje na základe písomnej žiadosti oprávnenej osoby (príloha č.8) odpis, výpis, potvrdenie z registratúrneho záznamu a kópiu registratúrneho záznamu za úhradu nákladov (Sadzobník náhrad výdavkov) a osvedčuje na nich ich zhodu s registratúrnym záznamom; mestom osvedčený odpis, výpis, potvrdenie a kópia nahrádzajú originál registratúrneho záznamu.14 Vzor overovacej formulky tvorí prílohu č.10.
13
Zákon č. 122/2013 Z.z. v znení neskorších predpisov
14
§ 16 ods. 2 písm. l) zákona č. 395/2002 Z. z. v znení zákona č. 266/2015 Z. z.
Čl. 19 Zásady hodnotenia a vyraďovania spisov a špeciálnych druhov registratúrnych záznamov 1)
Hodnotenie a vyraďovanie je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňujú registratúrne záznamy (spisy), ktorým uplynula lehota uloženia a posudzuje sa ich dokumentárna hodnota.
2)
Predmetom vyraďovania sú všetky spisy, ktoré nie sú potrebné na ďalšiu činnosť a ktorým uplynuli ich lehoty uloženia.
3)
Vyraďovanie spisov zahŕňa posúdenie a rozhodnutie, že a) spis má trvalú dokumentárnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a po vyradení z registratúry je určený do trvalej archívnej starostlivosti archívu, b) spis nemá trvalú dokumentárnu archívnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a po vyradení z registratúry je určený na zničenie.
4)
Ustanovenia tohto nariadenia sa vzťahujú aj na hodnotenie a vyraďovanie špeciálnych druhov registratúrnych záznamov s odchýlkami podľa osobitných predpisov.15 Čl. 20 Znak hodnoty a lehota uloženia
1)
Znak hodnoty ,,A" sa vzťahuje iba na jedno vyhotovenie registratúrneho záznamu. Pri registratúrnych záznamoch je to u príjemcu prvopis podania a u pôvodcu rovnopis odoslaného registratúrneho záznamu. Všetky ostatné vyhotovenia, a to duplikáty a multiplikáty, ktoré pôvodca rozšíril, sa všeobecne považujú za registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty a môžu sa navrhnúť na vyradenie, ak už nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť.
2)
Lehotu uloženia spisov ustanovuje registratúrny plán. Lehota začína plynúť 1. januára roku nasledujúcom po roku, v ktorom bol spis uzatvorený alebo po splnení podmienky ustanovenej na začatie jej plynutia v registratúrnom pláne.
3)
Návrhy na predĺženie, prípadne skrátenie lehôt uloženia sa predkladajú správcovi registratúry. 16 Čl. 21 Postup pri vyraďovaní spisov a špeciálnych druhov záznamov
1)
Správca registratúry predkladá archívu návrh na vyradenie spisov a špeciálnych druhov registratúrnych záznamov, ktorým uplynuli lehoty uloženia (ďalej len "vyraďovanie spisov"), vzniknutých z činnosti mesta raz za päť rokov.17
2)
Prednosta úradu dôsledne dbá, aby bolo zabezpečené pravidelné a plánovité vyraďovanie spisov v súlade s ustanoveniami registratúrneho poriadku.
3)
Vyraďovanie spisov sa pripravuje v registratúrnom stredisku. Vyraďovanie špeciálnych druhov registratúrnych záznamov sa pripravuje v špecializovaných registratúrnych strediskách.
15
Zákon č. 431/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov, vyhláška č. 453/2007 Z. z., Zákon č.154/1994 Z.z., Zákon č.253/1998 Z.z. Zákon č. 553/2003, Zákon č.552/2003 Z.z., Zákon č. 311/2001 Z. .z.,9/2010 Z.z., Zákon č. 582/2004 Z.z., Zákon č. 50/1976 Zb., Zákon č.40/1964 Zb., Zákon č. 369/1990 Zb. Zákon č. 182/1993 Zb., Zákon č.138/1991 Zb. v znení neskorších predpisov 16 § 10 ods. 5 vyhlášky č. 628/2002 Z. z. v znení vyhlášky č. 242/2007 Z. z. 17 § 18 až § 22 zákona č. 395/2002 Z. z.
Čl. 22 Návrh na vyradenie spisov 1)
Správca registratúry pripraví v dvoch vyhotoveniach návrh na vyradenie spisov, ktorého vzor tvorí prílohu č. 11. K návrhu na vyradenie priloží zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty ,,A", ktorého vzor tvorí prílohu č. 12 a zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty ,,A", ktorého vzor tvorí prílohu č. 13.
2)
Spisy uvedené v návrhu na vyradenie zostanú uložené v registratúrnom stredisku alebo v špecializovanom registratúrnom stredisku tak, aby pri odbornej archívnej prehliadke mohli byť pohotovo predložené zamestnancom archívu.
3)
Archív posúdi návrh na vyradenie spisov a preverí jeho nadväznosť na predchádzajúce vyraďovacie konanie. Neúplný alebo nekvalitný návrh vráti na doplnenie alebo na prepracovanie. Môže vykonať odbornú archívnu prehliadku, posúdi dokumentárnu hodnotu spisov a vydá rozhodnutie, v ktorom stanoví, ktoré spisy majú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené do trvalej archívnej starostlivosti, a ktoré spisy nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené na zničenie.18 Čl. 23 Preberanie spisov posúdených ako archívne dokumenty
1)
Vyradenie spisov sa vyznačí v evidencii registratúrneho strediska.
2)
Pôvodca registratúry zabezpečí všestrannú ochranu spisov, ktoré boli posúdené ako archívne dokumenty do času, kým ich archív neprevezme do trvalej archívnej starostlivosti. Tieto spisy sa ukladajú oddelene od ostatných spisov.
3)
Archív preberá do trvalej archívnej starostlivosti ucelené súbory archívnych dokumentov alebo ich ucelené časti uložené v označených úložných jednotkách protokolárne, v dohodnutej lehote. Mesto vyhotoví v dvoch exemplároch „Zoznam odovzdávaných archívnych dokumentov“, ktorý predloží archívu spolu s archívnymi dokumentmi. Príloha č. 14
4)
Dokladom o prevzatí archívnych dokumentov je dvojmo vyhotovený preberací protokol vyhotovený archívom.19 Čl. 24 Spisová rozluka
1)
Spisová rozluka sa vykonáva pri organizačných zmenách pôvodcu alebo pri zmene pôsobnosti pôvodcu.
2)
Predmetom spisovej rozluky sú registratúrne záznamy a spisy, ktorým neuplynula lehota uloženia.
3)
Pred vykonaním spisovej rozluky sa vypracúva návrh na vyradenie registratúrnych záznamov a spisov obsahujúci zoznam všetkých registratúrnych záznamov, ktorým uplynula lehota uloženia.
4)
O odovzdávaní registratúrnych záznamov a spisov, ktoré boli predmetom spisovej rozluky, sa vyhotovuje protokol. Súčasťou protokolu je zoznam odovzdávaných registratúrnych záznamov a spisov a evidenčné pomôcky k nim. Vzor preberacieho protokolu je uvedený v prílohe č.15
5)
Spisy, ktoré boli predmetom spisovej rozluky, sa zaevidujú v registratúrnom denníku alebo v elektronickom systéme správy registratúry právneho nástupcu pôvodcu.
§ 18 ods. 1 a § 24 ods. 3 písm. d) 1. bod zákona č. 395/2002 Z. z. § 12 vyhlášky č. 628/2002 Z. Z. 19 § 24 ods. 3 písm. e) zákona č. 395/2002 Z. z. § 14 vyhlášky č. 628/2002 Z. z. 18
6)
Uzatvorené spisy sa zaevidujú v evidencii registratúrneho strediska právneho nástupcu.
7)
Ak sa vykonáva správa registratúry pôvodcu a jeho právneho nástupcu prostredníctvom elektronického systému správy registratúry, vykonáva sa spisová rozluka a odovzdanie elektronických záznamov a elektronických spisov prostredníctvom tohto systému. Čl. 25 Správa registratúry v mimoriadnej situácii
1)
Náhradnú evidenciu pri správe registratúry v mimoriadnej situácii mesto vedie spravidla bez využitia elektronického systému správy registratúry, prostredníctvom registratúrneho denníka.
2)
Náhradná evidencia sa vedie v súlade s metodikou Ministerstva vnútra Slovenskej republiky, ktorá bude mestu v prípade potreby poskytnutá.
3)
Číslo spisu evidovaného v náhradnej evidencii sa dopĺňa o skratku „MS“ oddeleného od roku pomlčkou. Čl. 26 Záverečné ustanovenia
Zrušuje sa Registratúrny poriadok Mestského úradu v Topoľčanoch a organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti mesta Topoľčany platný od 01. 01. 2004. Tento registratúrny poriadok nadobúda účinnosť od 1. júla 2016.
V Topoľčanoch, dňa 23. júna 2016
........................................ Ing. Peter B a l á ž primátor mesta
Príloha č. l REGISTRATÚRNY PLÁN
Príloha č. 2 PREZENTAČNÁ PEČIATKA
Príloha č. 3 OBSAH SPISU
Mesto Topoľčany- Mestský úrad Nám. M. R. Štefánika č. 1/1, 955 01 Topoľčany ________________________________________________________________________________ OBSAH SPISU Por. č. v spise
Typ
Dátum evidencie
Číslo záznamu
Názov záznamu
Odosielateľ/Adresát
Poznámka
Príloha č. 4 SPISOVÝ OBAL
Mesto Topoľčany – Mestský úrad Nám. M. R. Štefánika č. 1/1, 955 01 Topoľčany
Príloha č. 5 ŠTÍTOK S IDENTIFIKAČNÝMI ÚDAJMI
Mesto Topoľčany – Mestský úrad názov organizačnej zložky
Vec Registratúrna značka:
Znak hodnoty a Lehota uloženia:
ROČNÍK spisov
Poznámka
Príloha č. 6 Mesto Topoľčany – Mestský úrad Nám. M. R. Štefánika č. 1/1, 955 01 Topoľčany
ZOZNAM SPISOV ODOVZDÁVANÝCH Z ORGANIZAČNÝCH ZLOŽIEK DO REGISTRATÚRNEHO STREDISKA
Názov pôvodcu: Organizačná zložka: Dátum odovzdania: Odovzdaný ročník:
RZ
Číslo spisu
Registratúrne stredisko Podpis
RZ ZH LU Poznámka:
ZH - LU
Odovzdávajúca organizačná zložka Podpis
registratúrna značka znak hodnoty lehota uloženia napr. do poznámky sa zapisuje znak “0”, t.j. neodovzdaný spis.
Poznámka
Príloha č. 7 VÝPOŽIČNÝ LÍSTOK
Registratúrna značka: Číslo spisu: Počet listov:
Vybral: (kto, kedy) Založil: (kto, kedy)
Žiadateľ: Podpis: potvrdzujúci prevzatie:
Príloha č. 8 Mesto Topoľčany – Mestský úrad Nám. M. R. Štefánika č. 1/1, 955 01 Topoľčany –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Žiadosť o poskytnutie nazretia, odpisu (kópie), výpisu, potvrdenia z registratúrneho záznamu uloženého v registratúrnom stredisku Mesta Topoľčany - Mestského úradu v Topoľčanoch
Číslo žiadosti:
.............................................
Meno a priezvisko žiadateľa:
............................................................................................
Adresa žiadateľa:
............................................................................................
Dátum podania žiadosti:
............................................................................................
Názov spisu/ záznamu:
............................................................................................ ............................................................................................ ...........................................................................................
Dôvod podania žiadosti:
.......................................................................................... ..........................................................................................
Žiadosť vybavená dňa:
..........................................................................................
Náklady k úhrade vo výške:
............................................................................................
Žiadosť vybavil dňa:
......................................................... ..................................
Prevzal dňa :
...........................................................................................
Príloha č. 9 REVERZ Mesto Topoľčany – MsÚ Topoľčany ........................................................................................................................................... Názov útvaru Vaše číslo: Naše číslo: Výpožičná lehota: Dátum: REVERZ ...................................................................... ...................................................................... ...................................................................... ...................................................................... Potvrdzujeme, že sme prevzali spis (záznam) ako výpožičku od.................................................................... Zaväzujeme sa, že spis (záznam) bude bezpečne uložený a použitý len v úradných miestnostiach a za tým účelom, pre ktorý bol vypožičaný. Ďalej sa zaväzujeme, že spis (záznam) vrátime v pôvodnom fyzickom stave, usporiadaní a rozsahu, stanovenej lehote a dohodnutým spôsobom, a to do:................................. Požičaný bol tento spis (záznam) : ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ...........................................................................................................................................
Vrátené dňa: ................... Meno a priezvisko zamestnanca útvaru: .........................
Vypožičané dňa......................... Meno a priezvisko zástupcu žiadateľa o výpožičku: ..................................................
Podpis: ..................................... Pečiatka:
Podpis: ...................................... Pečiatka:
Príloha č. 10
OVEROVACIA FORMULKA
Odpis alebo výpis, kópia číslo: z registratúrneho denníka, príp. z agendovej evidencia ........................................................
Mesto Topoľčany potvrdzuje, že tento odpis (alebo výpis, kópia) obsahujúci počet strán ............... .................... sa doslovne zhoduje s registratúrnym záznamom uloženom v spise č ........................ pod poradovým číslom ...............................v registratúrnom stredisku Mesta Topoľčany - Mestského úradu v Topoľčanoch, pod registratúrnou značkou ..................... v ročníku spisov ............................. (odboru/oddelenia) z roku ......................
V Topoľčanoch, dňa ....................... .................................................................. .................................................................. (Podpis, titul, meno a priezvisko, funkcia zamestnanca)
Príloha č. 11 NÁVRH NA VYRADENIE REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV
●
● Ministerstvo vnútra SR Štátny archív v Nitre pracovisko Archív Topoľčany Ul. Pod kalváriou č. 2140 955 01 Topoľčany
● Váš list číslo/zo dňa
Naše číslo
● Vybavuje/linka
Topoľčany/dátum
Vec Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov - predloženie Podľa § 19 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov navrhujeme na vyradenie registratúrne záznamy pochádzajúce z činnosti .....(uviesť označenie úradu, resp. útvaru)...., ktoré uvádzame v pripojených zoznamoch. Registratúrne záznamy usporiadané v súlade s Registratúrnym poriadkom .......................................... č. ............... z roku ..... navrhujeme vyradiť takto: 1. záznamy so znakom hodnoty „A“ v počte ..... položiek z rokov .......odovzdať do archívu 2. záznamy bez znaku hodnoty „A“ v počte ..... položiek z rokov ....... odovzdať na zničenie. Registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie sú uložené podľa vecných skupín registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku v ...uviesť označenie úradu (útvaru) alebo jeho registratúrneho strediska.... . Vyhlasujeme, že všetkým registratúrnym záznamom navrhnutým na vyradenie uplynula lehota uloženia. Vyhlasujeme, že registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie už nepotrebujeme pre svoju činnosť. Žiadame preto o posúdenie predloženého návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ a bez znaku hodnoty „A“, ktoré sú uvedené v pripojených zoznamoch vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie. 2 prílohy podpis titul, meno, priezvisko, funkcia
Telefón
Fax
E-mail
Internet
IČO
Príloha č.12 Mesto Topoľčany - Mestský úrad Nám. M. R. Štefánika č. 1/1, 955 01 Topoľčany ________________________________________________________________________________ ZOZNAM VECNÝCH SKUPÍN REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV SO ZNAKOM HODNOTY ..A" NAVRHNUTÝCH NA VYRADENIE
Príloha k návrhu na vyradenie Číslo spisu: Dátum
Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty "A" navrhnutých na vyradenie
________________________________________________________________________ Por. RZ Názov vecnej ZH Rozpätie Množstvo Poznámka č. skupiny LU rokov _______________________________________________________________________________________
Vysvetlivky: Por. č. RZ Vecná skupina ZH LU Množstvo Poznámka
- poradové číslo (číslo položky) - registratúrna značka - názov podľa registratúrneho plánu - znak hodnoty - lehota uloženia - počet fasciklov, balíkov a podobne - napríklad obmedzenie prístupu, fyzický stav a podobne
Príloha č.13
Mesto Topoľčany- Mestský úrad, Nám. M. R. Štefánika č. 1/1, 955 01 Topoľčany ________________________________________________________________________________ ZOZNAM VECNÝCH SKUPÍN REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV BEZ ZNAKU HODNOTY ..A" NAVRHNUTÝCH NA VYRADENIE
Príloha k návrhu na vyradenie Číslo spisu: Dátum
Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty" A" navrhnutých na vyradenie
________________________________________________________________________ Por. RZ Názov vecnej LU Rozpätie Množstvo Poznámka č. skupiny rokov _______________________________________________________________________________________
Vysvetlivky: Por. č. RZ Vecná skupina LU Množstvo Poznámka
- poradové číslo - registratúrna značka - názov podľa registratúrneho plánu - lehota uloženia - počet fasciklov, balíkov, šanónov a podobne - napríklad obmedzenie prístupu, fyzický stav a podobne
Príloha č.14
Mesto Topoľčany - Mestský úrad Nám. M. R. Štefánika č. 1/1, 955 01 Topoľčany ________________________________________________________________________________
ZOZNAM ODOVZDÁVANÝCH ARCHÍVNYCH DOKUMENTOV Príloha k návrhu na vyradenie Číslo spisu: Dátum Zoznam odovzdaných archívnych dokumentov ___________________________________________________________________________________
Por. RZ Názov vecnej Rok Č. ukl. jednotky Množstvo Poznámka č. skupiny _____________________________________________________________________________ 1. 2. . .
Príloha č.15 PROTOKOL O ODOVZDANÍ REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV A SPISOV, KTORÉ SÚ PREDMETOM SPISOVEJ ROZLUKY Číslo spisu: ................................................ ODOVZDÁVAJÚCI zastúpený
............................................................
PREBERAJÚCI zastúpený Spisová rozluka sa uskutočňuje v súvislosti
............................................................ ...........................................................................
Predmetom spisovej rozluky sú: - nevybavené a neuzatvorené spisy z rokov
................................................................................
počet spisov ................................................................................................................................... - uzatvorené spisy ............................................................................................................................. počet úložných jednotiek (balíky, spisové dosky a pod.) ............................................................... - evidenčné pomôcky z rokov .......................................................................................................... počet kníh, ročných zoznamov a pod. ............................................................................................ - odovzdávacie zoznamy (ako príloha k protokolu) Protokol je vyhotovený v ...........rovnopisoch s platnosťou originálu, z ktorých po jednom (1) rovnopise dostanú odovzdávajúci, preberajúci a Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky. Za odovzdávajúceho:
Za preberajúceho:
odtlačok úradnej podlhovastej nápisovej pečiatky
odtlačok úradnej podlhovastej pečiatky
meno, priezvisko
meno, priezvisko
funkcia vedúceho zamestnanca
funkcia vedúceho zamestnanca
v ............................................................dňa ...............................................................................
