Integriteitscode 2009 De betrouwbare organisatie
28 mei 2009
Integriteitscode de Sleutels
28 mei 2009
2
INHOUDSOPGAVE Integriteitscode 2009 De betrouwbare organisatie 1.
Voorwoord
4
2.
Organisatiebrede afspraken
5
3.
Het naleven van de code
6
4.
Kernverantwoordelijkheden
7
4.1
Omgaan met bedrijfsmiddelen
7
4.2
Belangenverstrengeling
7
4.3
Nevenfuncties
7
4.4
Geschenken, giften en kerstpakketten
7
4.5
Deelname/uitnodigingen evenementen etc.
8
4.6
Scheiding werk en privé
8
4.7
Informatie
8
4.8
Milieu
8
4.9
Gebruik internet/ e-mail
9
4.10
Camera’s
10
4.12
Gebruik (mobiele) telefoon
11
4.13
Gebruik werkplaats
12
4.14
Gebruik van bedrijfsauto’s
13
Integriteitscode de Sleutels
28 mei 2009
3
1. Voorwoord Dit is de tweede versie van de Integriteitscode van de Sleutels. In de vorige nota van november 2005 stond dat dit document elke twee jaar geëvalueerd dient te worden. Dat is drie jaar geworden, wat ook voor de toekomst wordt voorgesteld. Belangrijkste ontwikkeling in de tussengelegen tijd op dit gebied is het verschijnen van de nieuwe bedrijfstakcode en de Governancecode. In de bedrijfstakcode (Aedescode) staat: ‘’We ondernemen eerlijk, oprecht en transparant. We dulden geen belangenverstrengeling. We hanteren hiertoe in ieder geval een eigen integriteitsbeleid met heldere normen en sancties. Ons integriteitsbeleid is openbaar.’’ De Integriteitscode 2009 kent geen principiële wijzigingen. Wel zijn er op basis van voortschrijdend inzicht een aantal wijzigingen doorgevoerd en is nog eens goed gekeken naar de leesbaarheid. Zo is onder meer het hoofdstuk ‘’beleid ongewenst gedrag’’ overgeheveld naar de Gedragscode waar het meer op zijn plaats is en zijn de algemene voorwaarden voor aanbesteding van werk niet meer opgenomen in deze code. Deze Integriteitscode is vastgesteld door het MT in de vergadering van 6 januari 2009. De OR heeft instemming gegeven aan deze nota op 28 mei 2009. De nota wordt geplaatst op Intranet en Internet en uitgereikt aan elke (nieuwe) medewerker. Tenminste een keer per jaar zal de nota besproken worden in het werkoverleg. De code wordt elke drie jaar geëvalueerd en indien nodig aangepast. In het jaarverslag wordt melding gemaakt van zaken die in het kader van deze code relevant zijn. Ik raad elke medewerker aan van de inhoud van deze nota goed kennis te nemen. Opmerkingen zijn zeer welkom. Marjo Visser directeur-bestuurder
Integriteitscode de Sleutels
28 mei 2009
4
2. Organisatiebrede afspraken Werknemers komen het best tot hun recht binnen een werkbare en betrouwbare organisatie waarin zij worden gestimuleerd om individueel en in teamverband optimaal te presteren. Een werkbare organisatie vraagt helderheid over de doelen van ons bedrijf, wat onze belangrijkste verantwoordelijkheden zijn en welke kernwaarden leidend zijn voor ieders gedrag. Daarnaast vereist een betrouwbare organisatie de inzet en betrokkenheid van alle medewerkers om deze doelstellingen en kernwaarden in het gedrag tot uitdrukking te brengen. Deze integriteitscode dient als handleiding voor onze zakelijke beslissingen en activiteiten en geldt voor alle niveaus binnen onze organisatie. Het is zowel van toepassing op onze bedrijfsactiviteiten als geheel als op het gedrag van onze individuele medewerkers. De code is een kader om elkaar aan te spreken op zijn of haar verantwoordelijkheden om zodoende dagelijks van de Sleutels een werkbare, betrouwbare organisatie te maken. Dit document beschrijft de zaken die met integer gedrag te maken hebben. Wij achten het van groot belang dat alle medewerkers de integriteitscode begrijpen en naleven, zodat de medewerkers bij het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen hun verantwoordelijkheid nemen. De integriteitscode is een openbaar stuk waarvan huurders, leveranciers en andere belanghebbenden op de hoogte zijn gebracht door plaatsing op de Internetsite. De volgende uitgangspunten liggen ten grondslag aan de inhoud van de integriteitscode: - Onze medewerkers zijn ons belangrijkste kapitaal. Goede communicatie, betrokkenheid en verantwoordelijkheid zijn van cruciaal belang. We moedigen persoonlijke ontwikkeling en het optimaal benutten van persoonlijke talenten aan. - Binnen de Sleutels heeft iedere medewerker gelijke kansen op persoonlijke erkenning en loopbaanontwikkeling, ongeacht zijn of haar achtergrond of geloof. Dit geldt ook bij de werving van medewerkers. Wij staan geen enkele vorm van discriminatie of intimidatie toe. Hiervoor wordt tevens verwezen naar het document beleid ongewenst gedrag, opgenomen in de gedragscode. - Wij bieden onze medewerkers gezonde en veilige werkomstandigheden. Hiervoor wordt verder verwezen naar het arbo-beleid (in 2009 gereed). - Niet alles is in regels vast te leggen. Integriteit gaat vooral ook om gebruiken van het gezonde verstand. De meest voorkomende kwesties zijn geregeld in deze code. De (arbeids)relatie met de Sleutels geeft onze medewerkers, bestuurder en commissarissen rechten maar ook plichten. Dit betekent dat sommige zaken voor hen niet met de (arbeids)relatie zijn de combineren. Wanneer zij handelen namens de Sleutels treden zij op conform deze regels. Onze externe relaties moeten hiermee rekening houden en de uitgangspunten van deze code respecteren.
Integriteitscode de Sleutels
28 mei 2009
5
3.
Het naleven van de code
Het is de verantwoordelijkheid van alle medewerkers om de integriteitscode na te leven. Wij verwachten van de medewerkers stimuleren elkaar om de code na te leven en spreken elkaar hierop aan. Indien het bepaalde in deze Integriteitregeling (dreigt te worden) overtreden geldt de Klokkenluidersregeling van de Sleutels. Hierin staat hoe te handelen in geval in strijd wordt gehandeld met de Integriteitregeling. Deze code is weliswaar richtinggevend, maar kan ondanks de duidelijke formulering geen op maat gesneden oplossingen bieden voor elke situatie die ons werk met zich meebrengt. Binnen de dynamiek van de dagelijkse zakelijke handelingen zullen zich ongetwijfeld situaties voordoen waarop de hier omschreven regels geen passend antwoord geven of waarbij zij ruimte geven voor interpretatie. Belangrijk is om te beseffen dat moeilijke situaties of dilemma’s binnen de Sleutels bespreekbaar zijn; niemand hoeft ze alleen op te lossen! Als richtlijn gelden de volgende uitgangspunten: - Als de letterlijke naleving van de regels om wat voor reden dan ook geen oplossing biedt, dienen bij het te kiezen alternatief de geest van de regels en het belang van de onderneming voorop te staan. - Wanneer twijfel ontstaat over de te kiezen handelwijze, moeten medewerkers de situatie bespreken met hun direct leidinggevende. Het management stimuleert en bewaakt de naleving van de integriteitscode. Wij verwachten van alle leidinggevenden voorbeeldgedrag. Schendingen van de code (kunnen) worden aangetekend in het personeelsdossier. Afhankelijk van de zwaarte van de schending kan de werkgever besluiten tot sancties, waarbij ontslag de meest zware sanctie is.
Integriteitscode de Sleutels
28 mei 2009
6
4.
Kernverantwoordelijkheden
In zijn algemeenheid geldt dat medewerkers van de Sleutels verplicht zijn de wetten en voorschriften die in Nederland gelden na te leven. Hierna volgen voor de meest voorkomende vraagstukken inzake integriteit nadere bepalingen. 1. Omgaan met bedrijfsmiddelen Onze medewerkers zijn verantwoordelijk voor zorgvuldig gebruik, bescherming en instandhouding van de bezittingen en bedrijfsmiddelen van de Sleutels. Deze omvatten alle eigendommen, waarden, belangen, financiële informatie, deskundigheden en bedrijfsinformatie. In een aantal gevallen mogen medewerkers -binnen redelijke grenzenbedrijfseigendommen/ faciliteiten gebruiken voor privé-doeleinden. Voor deze gevallen geldt altijd een meldingsplicht aan de leidinggevende. Gebruik kan plaatsvinden tegen betaling van de kostprijs van het gebruikte materiaal. Daarbij geldt dat enkele kopieën of een telefoongesprek niet afgerekend hoeven te worden. Overtollige goederen kunnen worden overgenomen. Indien deze mogelijkheid zich voordoet, worden alle medewerkers hiervan in kennis gesteld en hebben alle medewerkers gelijke kansen. 2. Belangenverstrengeling Onze medewerkers doen opgave van al hun (financiële) belangen (aandelen etc.) in bedrijven en instellingen waarmee de Sleutels zaken doet. Dit geldt nadrukkelijk ook voor de belangen van familie, vrienden en bekenden die bij de zakelijke relatie een invloedrijke (leidinggevende) positie bekleden. 3. Nevenfuncties Voor het verrichten van alle nevenfuncties gelden de bepalingen uit de CAO. 4. Geschenken, giften en kerstpakketten Medewerkers (of representanten van de Sleutels) nemen geen geschenken of giften in geld of natura aan. Op deze regel gelden enkele uitzonderingen: 1. Geschenken met een waarde onder de € 50,- met een alledaags karakter (bijvoorbeeld een bos bloemen of een fles wijn). Het is echter niet toegestaan om deze geschenken aan te nemen van een relatie waarmee op dat moment wordt gesproken of onderhandeld over opdrachtverlening. 2. Alle geschenken in het kader van de kerst- of eindejaarsperiode worden ingeleverd bij het directiesecretariaat. Deze geschenken worden onder het personeel verdeeld.
Integriteitscode de Sleutels
28 mei 2009
7
3. Giften of geschenken die worden gedaan aan de Sleutels als begunstigende. In zulke (uitzonderlijke) gevallen beslist de directeur-bestuurder of een dergelijke gift wordt geaccepteerd en of de bestemming acceptabel is. Ontvangen of aangeboden persoonlijke geschenken of giften worden altijd gemeld aan de leidinggevende. Dit geldt óók voor geschenken die vallen onder de hierboven genoemde uitzonderingen. Wanneer het geschenk niet valt onder de uitzonderingen, dan worden de geschenken geweigerd of geretourneerd. Geschenken aangeboden op privé-adres Geschenken die op het privé-adres worden bezorgd, worden te allen tijde geweigerd of retour gezonden (ook als deze een waarde hebben van minder dan €50,-) en er wordt melding van gedaan bij de leidinggevende. De directeur-bestuurder bericht de gever dat schenkingen op privé-adressen niet zijn toegestaan. 5. Deelname/uitnodigingen evenementen etc. - Uitnodigingen voor (sport)toernooien, concerten, theaterbezoek, reizen of anderszins, die niet direct als functioneel kunnen worden gezien, kunnen alleen geaccepteerd worden met toestemming van de leidinggevende. - Bovenstaande geldt ook voor functionele evenementen die langer dan één dag duren. - Uitnodigingen voor eendaagse seminars, congressen, beurzen of lunches/diners met een voor de betrokken medewerker aantoonbaar functioneel karakter, kunnen worden geaccepteerd. Dit wordt inclusief de reden van acceptatie gemeld aan de leidinggevende. 6. Scheiding werk en privé Om de relatie met externe partijen zuiver te houden, houdt de Sleutels privé en zaak gescheiden. - Indien de Sleutels-medewerkers voor privé-doeleinden gebruik wil maken van de diensten van een bedrijf of instelling waarmee de Sleutels zakelijke bindingen heeft, moet dit aan een tweetal voorwaarden voldoen: 1. het moet aantoonbaar geschieden tegen marktconforme prijzen; 2. het moet gemeld worden aan de leidinggevende. - Het is niet toegestaan voor medewerkers om met behulp van eigendommen van de Sleutels bedrijfsmatige activiteiten uit te oefenen voor eigen rekening of voor rekening van een derde. - Het is niet toegestaan om tot eigen voordeel of tot voordeel van familie, vrienden en bekenden voorrang te bepleiten en/of te verkrijgen, waar het de dienstverlening van of door de Sleutels betreft, w.o. de toewijzing van woningen uit de sociale voorraad, tenzij een en ander is gesanctioneerd door opname in een bedrijfsgebonden regeling. 7. Informatie Medewerkers en representanten van de Sleutels gaan zorgvuldig om met informatie over de Sleutels en informatie over de relaties waarover zij uit hoofde van hun functie beschikken. Informatie wordt zorgvuldig bewaard zodat onbevoegden hier geen kennis van kunnen nemen. Oneigenlijk gebruik van deze kennis is niet toegestaan. Bij het hanteren van die kennis worden uiteraard de normale privacyregels in acht genomen.
Integriteitscode de Sleutels
28 mei 2009
8
8. Milieu De Sleutels wil de invloed van haar activiteiten op het milieu tot een minimum beperken. Daarom doet de Sleutels bijvoorbeeld actief aan scheiding van afval en aan het recyclen van lege inktcartridges. Daarnaast bevorderen wij dubbelzijdig kopiëren. 9. Gebruik internet/e-mail Algemene regel Inzake gebruik van internet en e-mail wordt van de gebruiker professioneel en integer handelen verwacht. Er wordt van uitgegaan dat men de gebruikelijke (huisstijl)regels, gedrags- en beleefdheidsnormen en het ‘’gezonde verstand’’ in acht neemt. Specifiek gelden daarnaast de volgende bepalingen. 1. Het gebruik van internet wordt in een logboek vastgelegd. De Sleutels behoudt zich het recht voor om de toegang tot bepaalde sites te beperken of c.q. te verbieden. 2. Medewerkers zijn in principe bevoegd tot het uitwisselen van gegevens via e-mail, het bezoeken van internetsites en het downloaden van gegevens van internet voor zover dat voor het werk relevant is. 3. Het downloaden van software en/of het gebruik maken van software vanaf internet is alleen toegestaan na schriftelijke goedkeuring door de manager. De systeembeheerder wordt geïnformeerd. 4. Werknemers mogen (indien echt noodzakelijk ook tijdens werktijd) incidenteel en kortstondig e-mailen mits het bedrijfsbelang niet geschaad wordt. Deze regel geldt ook voor gebruik van het Internet. Alle andere regels van deze paragraaf zijn ook op privégebruik van toepassing. 5. Bij gebruik van gegevens verkregen via elektronische media moet de medewerker er zorg voor dragen dat eventuele auteursrechten van derden niet worden geschonden. 6. Gegevens die met elektronische media door de medewerker zijn gemaakt en zijn opgeslagen op een computer en/of netwerk van de Sleutels zijn eigendom van de Sleutels. Ze mogen niet worden verstrekt aan derden, tenzij de manager toestemming geeft. 7. (On)bedoelde inbreuken op beveiliging van het computersysteem (waaronder virussen) moeten direct bij de systeembeheerder gemeld worden. 8. Om de veiligheid van het netwerk te waarborgen en toe te zien op een zorgvuldig gebruik in overeenstemming met deze regeling, worden van tijd tot tijd controles uitgevoerd. Controle in het kader van het tegengaan van ‘verboden gebruik’ vindt in beginsel geanonimiseerd en slechts steekproefgewijs plaats.
Integriteitscode de Sleutels
28 mei 2009
9
9. Indien een werknemer of een groep werknemers ervan wordt verdacht regels te overtreden, kan gedurende een vastgestelde (korte) periode gerichte controle plaatsvinden. Controle beperkt zich in principe tot verkeersgegevens van het gebruik van e-mail en internet. Alleen bij zwaarwegende redenen vindt er controle op inhoud plaats. Alleen een manager kan hiervoor toestemming geven. 10. Camera’s In de hal van ons kantoor is sprake van videocameratoezicht in het kader van preventief agressiebeleid. De opgenomen beelden mogen uitsluitend voor dit doel gebruikt worden en worden 24 uur na opname vernietigd, tenzij er een incident heeft plaatsgevonden waardoor de beelden langer bewaard moeten blijven. Interne verspreiding van opnamen is in dit kader niet toegestaan. 11. Gebruik (mobiele)telefoon Voor sommige functies is het essentieel dat medewerkers ook buiten het kantoor c.q. vaste werkplek telefonisch te bereiken zijn. Medewerkers die dit soort functies bekleden, krijgen een mobiele telefoon in gebruik. Regeling - De mobiele telefoon dient gebruikt te worden voor het ontvangen van zakelijke telefoontjes en het voeren van zakelijke telefoongesprekken. Een incidenteel kortstondig privételefoontje is toegestaan. - Bel bij voorkeur van mobiel naar mobiel en van vast naar vast. - Neem bij mobiel telefoneren de veiligheidsregels in het verkeer in acht. Het gebruik van de mobiele telefoon wordt geregistreerd. Indien mocht blijken dat in strijd met bovenstaande regeling wordt gehandeld of indien daarvoor aanwijzingen zijn (zoals buitensporig hoge telefoonkosten, klachten, signalen van binnen of buiten de organisatie) dan kunnen gegevens van (de) betrokken gebruiker(s) nader worden bekeken en gebruikt. Gesprekskosten, niet gerelateerd aan het werk zullen in rekening worden gebracht (daarbij gaat het niet om dat ene telefoontje naar huis). 13. Gebruik werkplaats en gereedschappen, inschakelen vaklieden Gebruik van de werkplaats en/of gereedschappen uit de werkplaats is toegestaan op een aantal voorwaarden: - gebruik van werkplaats of materiaal mag alleen met voorafgaande toestemming van de teamleider interne aannemerij - de werkplaats mag alleen buiten werktijd voor privé-doeleinden gebruikt worden - in de werkplaats moeten altijd minimaal twee personen aanwezig zijn - gebruik van gereedschap mag alleen door personen die kundig zijn in het hanteren daarvan Wanneer een medewerker een van de vakmannen wil inschakelen voor privé-doeleinden, dient dit altijd buiten werktijd te geschieden en vooraf gemeld te worden aan het hoofd interne aannemerij.
Integriteitscode de Sleutels
28 mei 2009
10
14. Gebruik van bedrijfsauto’s Gebruik van auto’s of aanhangers mag alleen met voorafgaande toestemming van het hoofd Interne Aannemerij. Bij gebruik van een auto worden de kosten tegen een kilometerprijs in rekening gebracht. De prijs hiervan is gekoppeld aan de fiscaal onbelast vergoeding, in 2009 nog steeds € 0,19 per kilometer. Er komt een aparte administratie, bij te houden door het hoofd Interne Aannemerij. Hierbij wordt gewerkt met per uitlening een uitleenovereenkomst waarbij in ieder geval de beginstand en eindstand van kilometers wordt geregistreerd.
de Sleutels, 28 mei 2009
Integriteitscode de Sleutels
28 mei 2009
11
