INSTRUKSI KERJA PEMBELIAN BAHAN PUSTAKA UNIVERSITAS MURIA KUDUS

INSTRUKSI KERJA PEMBELIAN BAHAN PUSTAKA UNIVERSITAS MURIA KUDUS IK PBP

UMK

PERPUS - TEK

Revisi

:-

Tanggal

: 12 Februari 2015

Dikaji ulang oleh

: Ka. UPT Perpustakaan

Dikendalikan oleh

: Badan Penjaminan Mutu

Disetujui oleh

: Rektor

2

7

© Universitas Muria Kudus, 2015 – All Right Reserved Universitas Muria Kudus

Instruksi Kerja

Revisi ke

Tanggal

Pembelian Bahan Pustaka

-

12 Februari 2015

No. IK.PBP.UMK.PERPUSTEK.2.7

Disetujui oleh:

Dr. Suparnyo, S. H., M. S.

UNIVERSITAS MURIA KUDUS Di setujui Oleh : Rektor

INSTRUKSI KERJA PEMBELIAN BAHAN PUSTAKA

Halaman 2 dari 5 No. IK.PBP.UMK.PERPUS-TEK.2.7 Berlaku : 12 Februari 2015


PENGANTAR UPT Perpustakaan UMK menerapkan sistem penjaminan mutu yang dijelaskan dalam Manual Mutu BPM-UMK (MM) dan Manual Prosedur Penjaminan Mutu BPM-UMK. Manual mutu tersebut memuat kebijakan, mutu akademik, sistem penjaminan mutu akademik, sistem penjaminan mutu akademik serta organisasi, tanggung jawab dan wewenang. Sedangkan dalam manual prosedur penjaminan mutu akademik ini ditunjukkan tata cara penerapan sistem penjaminan mutu akademik. Instruksi Kerja UPT Perpustakaan ini merupakan acuan bagi pelaksana UPT Perpustakaan dan pihak lain yang berkaitan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Instruksi Kerja UPT ini hendaknya dapat dijalankan dengan penuh tanggung jawab.

Kudus, 12 Februari 2015 Kepala UPT Perpustakaan

Noor Athiyah, S. S., M. Hum. NIS. 0610702000002189



Halaman 3 dari 5 IK.PBP.UMK.PERPUS-TEK.2.7 Berlaku : 12 Februari 2015


1

TUJUAN

:

1. Menjamin bahwa proses pembelian bahan pustaka berjalan dengan baik dan lancar 2. Menjamin kelengkapan dokumen bukti pembelian bahan pustaka 3. Menjamin terbelinya bahan pustaka sesuai kebutuhan yang telah diinventarisasi sebelumnya

2

RUANG LINGKUP

:

Tingkat Universitas

3

DEFINISI

:

Instruksi Kerja Pembelian kebutuhan Bahan Pustaka merupakan instruksi kerja untuk kegiatan pembelian bahan pustaka oleh Panitia Pengadaan Bahan Pustaka

4

TANGGUNG JAWAB

:

DAN WEWENANG

1. Tanggung jawab pelaksanaan pembelian bahan pustaka ada pada Bendahara Panitia Pengadaan Bahan Pustaka 2. Seksi Pembelian pada Panitia Pengadaan Bahan Pustaka bertanggung jawab melaksanakan kegiatan teknis pembelian bahan pustaka

5

REFERENSI

: 1. Manual Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka (MP. PBP. UMK. PERPUS – TEK. 2.1 Revisi 1 2. OTK Universitas Muriak Kudus

6

SUB PROSEDUR

:

7

LAMPIRAN

: 1. Daftar Permintaan Penawaran




Dr. Suparnyo, S. H., M. S. DIAGRAM ALIR 1.

Mulai

2. Susun & kirim permintaan penawaran

Barang tersedia?

Kirim daftar bahan pustaka yang tidak tersedia

Harga sesuai?

Ajukan pada supplier lain

Terima invoice

Invoice sesuai?

Cek faktur pengiriman dan fisik bahan pustaka

Faktur sesuai?

Cek fisik bahan pustaka

Fisik tidak cacat?

Bayar bahan pustaka

Cek tanda terima pembayaran

Tanda terima sesuai? Tanda tangan & stempel surat jalan, faktur, dan kwitansi Selesai

Apakah supplier memiliki buku yang diminta? Jika iya, maka lanjut ke poin 4. Jika tidak, maka panitia menyusun daftar bahan pustaka yang tidak ada, dan mengajukannya pada supplier lain.

4.

Apakah harga sesuai? Jika iya, maka lanjut ke poin berikutnya, Jika tidak, maka panitia mengajukan ke supplier lain dan kembali ke poin 3.

5.

Panitia menerima invoice penawaran

6.

Apakah invoice sudah sesuai? Jika belum, maka panitia mengajukan revisi kemudian kembali ke poin 5. Jika sudah, lanjut ke poin 7.

7.

Panitia menerima bahan pustaka

8.

Panitia mengecek faktur pengiriman & fisik bahan pustaka. Apakah faktur sesuai? Jika belum, maka panitia mengajukan revisi lalu kembali ke poin 7. Jika sudah, maka lanjut ke poin 9

Bendahara Panita Pengadaan

9.

Panitia mengecek fisik bahan pustaka yang diterima. Apakah fisik ada yang cacat, jika iya, maka panitia mengajukan tukar baru dan kembali ke poin 7. Jika tidak ada, maka lanjut ke poin 10.


Proses revisi

Proses revisi

Tukar baru

PIC Bendahara Panita Pengadaan Bendahara Panita Pengadaan Bendahara Panita Pengadaan

3.

Ajukan revisi

Terima bahan pustaka

AKTIVITAS Daftar inventarisasi sudah siap, pembelian siap dimulai Berdasarkan hasil inventarisasi kebutuhan bahan pustaka, Panitia menyusun permintaan penawaran dan mengirimkannya pada supplier.

Bendahara Panita Pengadaan Bendahara Panita Pengadaan Bendahara Panita Pengadaan


10. Panitia membayar bahan pustaka


11. Panitia mengecek tanda terima pembayaran

Bendahara Panita Pengadaan Bendahara Panita Pengadaan Bendahara Panita Pengadaan

12. Apakah tanda terima sesuai? Jika tidak, maka panitia mengajukan revisi. Jika sudah, maka lanjut ke poin 13. 13. Panitia menandatangani dan menstempel surat jalan, faktur, dan tanda terima pembayaran.

14. Proses pembelian selesai






Lampiran 1. Daftar Permintaan Penawaran Daftar Permintaan Penawaran adalah daftar kebutuhan bahan pustaka yang diinformasikan kepada supplier. Daftar ini dilampirkan pada surat permohonan penawaran yang ditujukan pada supplier. Format minimal daftar permintaan penawaran sebagai berikut. PERMOHONAN PENAWARAN PEMBELIAN BAHAN PUSTAKA DAFTAR BAHAN PUSTAKA No

Judul Buku

Pengarang

Tahun Terbit

Penerbit

Kudus,………………………… Panitia Pengadaan Bahan Pustaka Bendahara

………………………………………..

INSTRUKSI KERJA PEMBELIAN BAHAN PUSTAKA UNIVERSITAS MURIA KUDUS

Recommend Documents