127
3.3 Analisis Permasalahan Analisa permasalahan (Problem Analysis) akan menjelaskan lebih lanjut apakah permasalahan (problem) yang timbul dapat dipecahkan. Tujuan dari fase ini adalah untuk mempelajari dan memahami lebih mengenai problems, opportunities, dan constraint. Untuk lebih memahami permasalahan dengan baik penulis menggunakan kerangka PIECES dalam menguraikan secara rinci masalah-masalah sedang dihadapi. 3.3.1 Identifikasi Masalah Langkah pertama yang perlu dilakukan dalam proses untuk memecahkan sebuah masalah (prolem-solving process) adalah dengan mengumpulkan
semua
permasalahan
yang
ada
kemudian
mengindentifikasi dan menganalisanya. Setelah itu menentukan ketidakleluasaan (constraint) dari permasalahan tersebut. Untuk membantu mengidentifikasi, menganalisa dan memecahkan masalah maka digunakanlah kerangka PIECES. Berikut ini diuraikan rincian permasalahan yang muncul pada pengembangan sistem pengolahan transaksi proyek pada PT. Kodja Bahari (Persero) cabang Palembang, yaitu: 1.
Performance (kinerja) a.
Untuk
mendapatkan
informasi
bahan
menipis membutuhkan waktu yang lama.
baku
yang
128
b. 2.
Terjadinya penundaan waktu produksi.
Information (informasi) a.
Informasi jumlah persediaan bahan baku kurang akurat.
b.
Informasi pengeluaran bahan baku untuk produksi tidak diikuti dengan pengurangan persediaan bahan baku.
3.
Economics (ekonomi, mengendalikan meningkatkan keuntungan). a.
biaya,
atau
Terjadi perbedaan antara biaya yang dikeluarkan dengan pencatatan yang ada.
b.
Data perusahaan masih dalam bentuk berkas-berkas yang menghabiskan banyak kertas.
4.
Control (kontrol atau keamanan) a.
Kurangnya pengawasan langsung terhadap persediaan bahan baku yang sudah menipis.
b.
Data-data penting dapat di lihat oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan.
5.
Efficiency (efisiensi waktu, orang dan proses) a.
Dibutuhkan banyak orang serta waktu yang lama untuk mendapatkan informasi bahan baku.
b.
Belum memaksimalkan penggunaan komputer dan SDM untuk mengolah data serta pembuatan laporan.
129
6.
Service (layanan ke pelanggan, pemasok, mitra, karyawan, dan lain-lain) a.
Belum ada sistem yang mengatur penjadwalan produksi.
b.
Sistem lama menghasilkan laporan persediaan bahan baku dan laporan hasil produksi yang kurang akurat.
3.3.2 Pernyataan Masalah Berdasarkan dari hasil identifikasi masalah-masalah di atas maka dapat diperoleh tingkat prioritas dan solusi yang diusulkan untuk menyelesaikan masalah-masalah tersebut dengan menggunakan tabel pernyataan masalah. Tabel pernyataan masalah pada sistem pengolahan transaksi proyek pada PT. Kodja Bahari (Persero) cabang Palembang dapat dilihat pada tabel 3.1. Tabel 3.1 Pernyataan Masalah Pernyataan masalah
Visibilitas
Prioritas
Solusi diusulkan
a. Untuk mendapatkan informasi
Tinggi
1
Setelah sistem baru
bahan
baku
membutuhkan lama.
yang waktu
menipis yang
dikembangkan, maka proses
pengambilan
informasi persediaan bahan baku menjadi lebih efisien.
akurat
dan
130
b. Terjadinya penundaan waktu
Tinggi
2
produksi.
Pengembangan sistem baru.
c. Informasi jumlah persediaan
Tinggi
1
bahan baku kurang akurat.
Setelah sistem baru dikembangkan, maka proses
pengambilan
informasi persediaan bahan baku menjadi lebih
akurat
dan
efisien. d. Pengeluaran bahan baku untuk
Tinggi
1
Perbaikan
produksi tidak diikuti dengan
kemudian
pengurangan persediaan bahan
Pengembangan
baku.
sistem baru.
e. Terjadi
perbedaan
jumlah
Tinggi
1
Perbaikan
biaya yang dikeluarkan dengan
kemudian
pencatatan yang ada.
Pengembangan
cepat,
cepat,
sistem baru. f. Data Perusahaan masih dalam bentuk
berkas-berkas
yang
menghabiskan banyak kertas.
Tinggi
1
Setelah sistem baru dikembangkan, maka proses penyimpanan informasi
data
131
perusahaan dialihkan kedalam
sistem
database yang lebih akurat dan efisien. g. Kurangnya
pengawasan
Tinggi
1
langsung terhadap persediaan bahan
baku
yang
Pengembangan sistem baru.
sudah
menipis. h. Data-data penting dapat dilihat
Tinggi
2
Perbaikan
oleh pihak-pihak yang tidak
cepat.kemudian
berkepentingan.
Setelah sistem baru dikembangkan, maka diberi keamanan data password
berupa pengguna. i. Dibutuhkan banyak orang serta waktu
yang
lama
untuk
Tinggi
2
Setelah sistem baru dikembangkan, maka
mendapatkan informasi bahan
proses
pengambilan
baku.
informasi persediaan bahan baku menjadi lebih
cepat
dan
132
efisien. j. Belum
memaksimalkan
penggunaan
komputer
Tinggi
2
dan
Pengembangan sistem baru.
SDM untuk mengolah data serta pembuatan laporan. k. Belum
ada
mengatur
sistem
yang
Tinggi
1
penjadwalan
Pengembangan sistem baru.
produksi l. Sistem
lama
menghasilkan
Tinggi
1
Setelah sistem baru
laporan persediaan bahan baku
dikembangkan, maka
dan laporan hasil produksi
proses
yang kurang akurat
laporan menjadi lebih
pembuatan
cepat dan akurat.
3.3.3 Matriks Sebab Akibat Matrik sebab akibat digunakan untuk menentukan tujuan-tujuan perbaikan sistem pengolahan transaksi proyek pada PT. Kodja Bahari (Persero) cabang
Palembang, dimana tujuan perbaikan
sistem
disesuaikan dengan analisis masalah yang ditemukan pada saat penulis melakukan analisis masalah. Tabel 3.2 merupakan tabel matriks sebab akibat yang digunakan untuk mempermudah dalam menentukan tujuan
133
perbaikan sistem informasi manufaktur pada PT. Kodja Bahari (Persero) cabang Palembang. Tabel 3.2 Matriks Sebab Akibat Analisis Sebab dan Akibat Masalah
Sebab dan Akibat
a. Untuk
baku
waktu untuk mencari
bahan buku catatan bahan yang baku yang ada di
menipis
lemari arsip.
membutuhkan
Akibat:
waktu yang lama.
produksi tertunda
b. Terjadinya
Batasan Sistem
Sebab:
informasi bahan
dengan
baku
menggunakan
saat
perlukan
di
standar
sistem
7 dan Microsoft
Proses
SQL Server 2005.
Kehabisan b. Mempercepat
produksi kapal Akibat:
Proses
produksi
menjadi
lambat
1. Sistem dibangun
operasi Windows
penundaan waktu bahan baku pada saat produksi.
Tujuan Sistem
Sebab: Memerlukan a. Mempercepat
mendapatkan informasi
Tujuan-tujuan dan Perbaikan Sistem
dan
2. Sistem dibangun
pengerjaan
dengan
produksi
menggunakan
tidak
tepat waktu. c. Informasi jumlah Sebab: Perhitungan c. Meningkatkan
standar
sistem
operasi Windows 7 dan Microsoft SQL Server 2005. 3. Sistem dibangun
134
persediaan bahan jumlah bahan baku
keakuratan
dengan
baku
laporan
menggunakan
sistem manual yang
persediaan
standar
rentan
bahan baku
operasi Windows
kurang masih menggunakan
akurat.
terjadi
sistem
7 dan Microsoft
kesalahan. Akibat:
Kesalahan
pada
pembuatan
SQL Server 2005.
laporan bahan baku. d. Pengeluaran
pada
Sebab:
saat d. Mempermudah 5. Sistem
dibangun
bahan baku untuk pengambilan bahan
pengurangan
dengan
produksi
bahan baku saat
menggunakan
pengambilan.
standar
diikuti
tidak baku
yang
akan
dengan segera dipakai, tidak
pengurangan pada langsung catatan persediaan karena bahan baku.
waktu pencarian
dicatat
operasi Windows
memakan
7 dan Microsoft
untuk
SQL Server 2005.
berkas-
berkas. Akibat:. persediaan
sistem
Informasi bahan
baku yang dihasilkan tidak sesuai dengan
135
jumlah
yang
ada
digudang. e. Terjadi perbedaan Sebab:
Biaya e. Pencatatan
jumlah biaya yang operasional dikeluarkan
yang
dikeluarkan
dicatat
6. Sistem dibangun
langsung untuk
dengan
biaya tambahan
menggunakan
dengan pencatatan dalam banyak nota yang ada
standar
sistem
yang sering tercecer
operasi Windows
atau bahkan hilang.
7 dan Microsoft
Kesalahan
Akibat: pada
laporan
SQL Server 2005.
dan
susah dilacak. f. Data
perusahaan Sebab:.Belum
masih
adanya
menghabiskan
penyimpanan
banyak kertas.
f. Menyediakan
tempat
tempat
dengan
penyimpanan
menggunakan
menampung banyak
yang
standar
data sekaligus.
menampung
data
yang
Pencarian
Akibat:.
memerlukan
mampu
banyak
pengawasan
data
sekaligus.
bahan
Windows 7 dan Microsoft
SQL
Server 2005.
Sebab: Pengecekan g. Meningkatkan persediaan
sistem
operasi
waktu yang lama. g. Kurangnya
7. Sistem dibangun
keakuratan
8. Sistem dibangun dengan
136
langsung terhadap baku
informasi bahan
menggunakan
persediaan bahan dilakukan
baku
standar
baku yang sudah berdasarkan catatan
menipis.
menipis.
hanya
yang
sistem
operasi
yang
ada,tidak
Windows 7 dan
melihat
langsung
Microsoft
kegudang.
SQL
Server 2005.
Akibat: stok bahan baku yang tinggal sedikit
kurang
diketahui
secara
jelas. h. Data-data penting Sebab:.Tidak
ada h. Meningkatkan
dapat dilihat oleh pengamanan khusus
keamanan data.
9. Sistem dibangun dengan
pihak-pihak yang pada data.
menggunakan
tidak
Akibat:.Data dapat
standar
berkepentingan.
dimanipulasi
operasi
atau
sistem
diambil oleh pihak
Windows 7 dan
yang tidak berhak.
Microsoft
SQL
Server 2005. i. Dibutuhkan
Sebab:
informasi i. Memaksimalkan 10. Sistem dibangun
banyak orang dan bahan baku disimpan
pengolahan
dengan
137
waktu yang lama dalam berkas-berkas
informasi bahan
menggunakan
untuk
serta
baku.
standar
mendapatkan
dilemari arsip.
informasi
diletakan
bahan Akibat:
baku.
waktu
operasi Windows 7 dan
Banyak dan
sistem
SDM
Microsoft
yang terbuang hanya
SQL
Server 2005.
untuk mendapatkan informasi
bahan
baku. j. Belum
Belum j. Memaksimalkan 11. Sistem dibangun
Sebab:
memaksimalkan
tersedia
penggunaan
komputer yang dapat
proses
dengan
pengolahan data
menggunakan
serta
standar
mengurangi
operasi
Akibat: Pengolahan
kesalahan yang
Windows 7 dan
data menjadi lebih
terjadi
Microsoft
lama
mengolah data.
dan mengolah
komputer SDM
aplikasi
data
untuk secara cepat.
mengolah data
dan
rentan
saat
sistem
SQL
Server 2005.
terjadi kesalahan. k. Belum ada sistem Sebab: Penjadwalan k. Membuat sistem 12. Sistem dibangun yang proses
mengatur produksi dibuat
hanya berdasarkan
penjadwalan
dengan
produksi.
menggunakan
138
penjadwalan
perkiraan dari kepala
standar
produksi
bidang produksi dan
operasi
para pekerjanya.
Windows 7 dan
jadwal
Akibat:
Microsoft
produksi belum pasti
sistem
SQL
Server 2005.
dan dapat berubah sewaktu-waktu. l. Sistem
lama Sebab: Belum ada l. Meningkatkan
menghasilkan
aplikasi
yang
laporan
didukung basis data.
persediaan bahan Akibat:
terjadi
baku dan laporan kesalahan informasi produksi
yang dalam
kurang akurat
pembuatan
13. Sistem dibangun
kualitas
dengan
pembuatan
menggunakan
laporan.
standar
sistem
operasi Windows 7 dan
laporan
yang
Microsoft
berdampak
pada
Server 2005.
buruknya pengambilan keputusan kepala bagian.
oleh
SQL
