Informatiewijzer Leasing ict-producten en -diensten

Informatiewijzer Leasing ict-producten en -diensten

Informatiewijzers

Er is budget binnen uw school vrijgemaakt om ictproducten en -diensten aan te schaffen, maar hoe financiert u de inkoop? Vervangt u elk jaar een deel van uw apparatuur, zet u geld opzij en vervangt u na een aantal jaar in één keer de oude apparatuur of is leasing een optie voor u? Met deze informatiewijzer wil Ict op school u informeren over leasing als één van de mogelijkheden om te investeren in ict-voorzieningen. Ict op school werkt aan een serie informatie-, kies-, en koopwijzers. Overzichtelijke brochures met algemene informatie over zaken waar u tegen aan kunt lopen bij aanschaf, gebruik en beheer van ict in het onderwijs. De publicaties zijn bedoeld voor managers en ict-coördinatoren op school. De informatie dient ertoe hen in staat te stellen weloverwogen en verantwoorde keuzen te maken bij het specificeren, aanschaffen, gebruiken en beheren van ict-producten en -diensten. Op dit moment bestaan er onder andere informatie-, kies-, en koopwijzers over: • Draadloze netwerken • Computervirussen • Open Source software en open standaarden • Verzekeren van ict-middelen • Ict en ergonomie Keuzen die scholen moeten maken op het terrein van ictinfrastructuur staan niet op zichzelf. Effectief gebruik van ict op school vraagt om balans tussen: • Visie op onderwijs • Kennis en vaardigheden • Educatieve software en content • Ict-infrastructuur Zijn uw visie op onderwijs, de aanwezige en gewenste kennis en vaardigheden, de programmatuur (educatieve software) en ict-infrastructuur niet op elkaar afgestemd, dan is de kans groot dat uw school in het bezit is van een zaal vol mooie computers, die niet of nauwelijks gebruikt worden. Besteed niet onevenredig veel aandacht aan één of enkele van deze aspecten. Naast deze vier aspecten blijkt uit onderzoek ook dat samenwerking en leiderschap van essentieel belang zijn. Zie ook de tekst ‘Vier in balans plus’ op de site van Ict op school: http://www.ictopschool.net/snel/vierinbalans.

LEASING ICT-PRODUCTEN EN -DIENSTEN

Inhoudsopgave

Inleiding 4 1

Wat is leasen? 5 Welke producten kunt u leasen? 5 Hoe lang duurt de contractperiode? 5 Wat zijn de voordelen? 6 Wat zijn de nadelen? 6

2

Aan de slag met leasen 7 Hoe zit het met de verzekering? 7 Hoe is het onderhoud geregeld? 7 Hoe wordt BTW verrekend? 7 Einde looptijd contract 7 Reserveren budget 7

3 Gebruik leasing, selectieproces 8 Hoe kies je de juiste financier? 8 4 Aanbieders van leasing 9 5 Meer informatie 10

Inleiding

Heeft u wel eens nagedacht over het leasen van computers? Het lijkt misschien iets waar alleen bedrijven zich mee bezighouden, maar ook scholen worden tegenwoordig benaderd door partijen die leasing aanbieden. Vandaar dat Ict op school hierover een informatiewijzer leasing heeft samengesteld. Scholen kunnen tegenwoordig autonoom beschikken over de lumpsumvergoeding die de overheid op basis van het leerlingaantal jaarlijks ter beschikking stelt. Dit bedrag geeft scholen de vrijheid naar eigen keuze een gedeelte van dit bedrag te besteden aan ict-producten en -diensten. Dat geld moet verdeeld worden over belangrijke zaken als trainingen, cursussen, systeem-, netwerken applicatiebeheer en de aanschaf van educatieve software. Het budget kan jaarlijks uitgegeven worden aan gedeeltelijke vervanging. Ook kan gespaard worden om na een aantal jaar in één keer alle ict-producten en -diensten aan te passen. Verder zijn er financieringsopties waaronder de optie van leasing. Het geld dat de school op jaarbasis binnen krijgt ook op jaarbasis te besteden. Ontvangsten en uitgaven lopen meer synchroon. Je hoeft geen eigen spaarmiddelen te hebben. Over die laatste mogelijkheid gaat het in deze informatiewijzer leasing.

Leeswijzer Hoofdstuk 1 gaat over wat leasing is, welke soorten leasing er zijn en wat voor objecten kunnen worden geleast. Ook vindt u hier informatie over de contractperiode en de voor- en nadelen van leasen. Hoe ga je aan de slag met leasing? Dat is het onderwerp van hoofdstuk 2. We gaan in op verzekering, onderhoud, BTW en de opties aan het eind van het contract. Hoe selecteer je de juiste partijen? Hoofdstuk 3 en 4 gaan daar op in. De lease-wijzer sluit af met bronnen en links waar u meer informatie over dit onderwerp kunt vinden. De informatiewijzer Leasing is niet bedoeld scholen aan te moedigen hun ict-infrastructuur via leasing te financieren. Leasing is slechts één van een aantal opties. Een optie evenwel die nogal wat vragen oproept. Vandaar dat Ict op school voor u algemene informatie over dit onderwerp verzamelde en op een rijtje zette. De echte keuze maakt u nadat u de verschillende financieringsopties heeft vergeleken. Daarbij zijn de uitgangspunten: uw schoolvisie met betrekking tot de inzet van ict, uw huidige ict-infrastructuur en uw toekomstige wensen.


1 Wat is leasen?

Wat maakt leasen anders dan een gewone lening bij de bank? • Bij leasen wordt een bepaald object gefinancierd voor een periode die gelijk staat aan de verwachte levensduur ervan. • Voor de leaseperiode wordt een vaste rente en een vast termijnbedrag vastgesteld, zodat u precies weet wat u bijvoorbeeld maandelijks moet betalen en voor hoe lang. • Leasing kan ook extra diensten bevatten, zoals bijvoorbeeld verzekering, softwarefinanciering en installatiekosten. • Leasing staat los van andere leningen, de krediet limiet bij de bank blijft dus onaangetast. Er zijn twee leasevormen: Financial Lease en Operational Lease. Het verschil zit vooral in het eigendomschap van de geleaste objecten. Er zijn twee soorten eigendom: juridisch en economisch. Juridisch eigendom is vast gelegd in het Burgerlijk Wetboek. Het economisch eigendom is gebaseerd op de belastingwetgeving. Financial Lease is het best te vergelijken met een bancaire lening. De financier (leasemaatschappij) koopt het apparaat van de leverancier en de school betaalt het in termijnen terug voor een vastgestelde periode. Aan het einde van de looptijd wordt de school eigenaar van het product. De verzekering moet de school bij deze vorm zelf regelen. De BTW over de hele investering moet de school van tevoren in één keer aan de leasemaatschappij voldoen. Bij deze vorm kunt u de producten tussentijds niet wisselen. Operational Lease is een vorm van ‘huren’. De school krijgt over een vastgestelde periode het gebruikersrecht van de leaseobjecten. Een voordeel van deze vorm van leasen is dat de school tijdens de looptijd de apparatuur kan vervangen of zelfs uitbreiden. Omdat ict onderhevig is aan technologische ontwikkelingen en de apparatuur dus in verhouding snel verouderd, is dit een interessante bijkomstigheid. Tussentijdse vervanging betekent wel dat er een nieuw contract wordt aangegaan wat meestal een verhoging van de maandtermijn betekent of een verlenging van de contractperiode. Bij Operational Lease is het mogelijk software, installatiekosten en garantie mee te nemen in de financiering. De BTW is verwerkt in het bedrag dat u maandelijks moet betalen en hoeft u dus niet in één keer van tevoren te voldoen. Wel betaalt u ook over het BTW-bedrag rente. De restwaarde van de apparatuur is meegenomen in het maandelijks bedrag. Dit betekent dat de maandelijkse

kosten iets lager uitvallen dan bij een andere leasevorm. Aan het einde van de looptijd kan de school kiezen uit: • de apparatuur kopen; • de apparatuur terugsturen; • langer huren of de overeenkomst beëindigen en nieuwe apparatuur leasen.

Verschillen Financieel School wordt eigenaar Leasemij. financiert 100% financiering Eén eindoptie (school eigenaar) BTW vooraf geïncasseerd

Operationeel Leasemij. wordt eigenaar Leasemij. verhuurt Restwaarde Verschillende eindopties BTW wordt verdeeld over looptijd/maandtermijn

Welke producten kunt u leasen? In principe kunt u van alles leasen. Voorwaarde is dat de goederen een zelfstandige eenheid vormen. Alleen een harde schijf leasen gaat dus niet. Ook moeten de producten makkelijk te verplaatsen zijn en een voorspelbaar waardeverloop hebben. Een paar voorbeelden van goederen die hieraan voldoen: • computers • printers • kopieermachines • audiovisuele apparatuur • telefooncentrales • meubilair • airco’s ed.

Hoe lang duurt de contractperiode? De contractperiode is afhankelijk van de ‘economische levensduur’ van een apparaat. Door de technologische ontwikkelingen heeft ict-apparatuur een korte economische levensduur. Dat wil niet zeggen dat na deze periode de apparatuur niet meer bruikbaar is. Een zwart-wit-tv bijvoorbeeld die het nog prima doet, heeft toch geen economische waarde (levensduur) meer. In het algemeen hanteren financiers de volgende maximale contractsperiodes per productgroep: • computer: 36 maanden (maximaal 48); • audiovisuele apparatuur en printers: 48 maanden; • kopieermachines en telefooncentrales: 60 maanden (soms 72). Als de school behoefte heeft aan een contractduur van minder dan twaalf maanden, dan is er geen sprake meer van leasen maar van huren. Aan huren zijn weer andere voorwaarden verbonden.


Wat zijn de voordelen?

Wat zijn de nadelen?

• Sparen is niet nodig. • De investeringsmogelijkheden zijn groter. • Spreiding van betaling, direct gebruik van apparatuur. • Budgetteren wordt eenvoudiger. De uitgaven voor ict worden via maandelijkse kosten aangegeven. • De investeringen hoeven niet groot te zijn. Er zijn leasemaatschappijen die leasen vanaf 50.000 euro, maar er zijn ook zogenaamde ‘small ticket leasing’ bedrijven die zich hebben gespecialiseerd in leasen tot 50.000 euro. • Operationeel leasen is vaak een totaaloplossing. Het kan inclusief verzekeringen, onderhoud et cetera zijn. • U kunt bij operationeel leasen de ict-apparatuur tussentijds uitbreiden of vernieuwen. Bij operationeel leasen is het namelijk mogelijk het contract open te breken en te vernieuwen.

• Duurder dan sparen of per jaar gedeelte van uw infrastructuur vervangen. De School maakt per saldo meer kosten namelijk rente, administratiekosten en winst van de lease maatschappij. • Geld uitgeven dat u eigenlijk niet heeft. • In één keer beslissing nemen in plaats van op het moment dat er nieuwe behoeften zijn een gedeelte van de ict-infrastructuur aanpassen. • Geen kans iets uit te proberen. • Als er geen goede afspraken zijn gemaakt kunnen rond beheer, onderhoud en garantie problemen ontstaan. • Tussentijds openbreken van leasingcontract kost extra geld. • Soms ook verzekeringspremie want geleasde appe ratuur loopt meestal niet mee in de gemeentelijke verzekering.


2 Aan de slag met leasen

Bij leasen gaat het om officiële contracten. Het is daarom van belang op het volgende te letten: • Wat zijn de voorwaarden en implicaties? • Welke personen zijn bevoegd om de lease-overeenkomst te tekenen? • De lease-overeenkomst moet in meervoud onder tekend worden, zodat alle contractpartijen een origineel exemplaar hebben. • Sommige financiers laten de lease-overeenkomst bij de belasting registreren. Hiervoor is een extra exemplaar nodig. • Bewaar de originele lease-overeenkomst goed. • De mogelijkheid om voorwaarden aan te passen is gering. • De school gaat een verplichting aan voor een langere periode, die niet vrijblijvend is. • Wat staat er in de kleine lettertjes?

Er zijn drie modellen ontwikkeld: een modelcontract, een modelSLA en een modelcatalogus. Kijk daarvoor op: www.ictopschool.NET/snel/sla.

Hoe zit het met de verzekering?

Aan het eind van het contract wordt bij Financial Lease de school eigenaar van de apparatuur. Vaak betaalt de school hiervoor een symbolisch bedrag, bijvoorbeeld de administratiekosten. Bij Operational Lease ligt het anders. Zoals eerder beschreven zijn er aan het eind van het contract vier opties voor de school. De school moet op tijd aangeven welke optie zij kiest. Kiest de school de apparatuur te kopen, dan zal de financier minimaal 7,5 % van het originele investeringsbedrag vragen. Als de school niet officieel en schriftelijk aangeeft welke optie de voorkeur heeft, dan wordt het contract ‘stilzwijgend’ verlengd. De verlenging in deze gevallen is vaak met twaalf maanden. Houdt u dus goed in de gaten hoe en hoe lang van tevoren u het contract moet opzeggen of de keuze voor een bepaalde optie moet door geven. De opzegtermijn kan verschillen van drie tot negen maanden.

Bij Financial Lease is de school uiteindelijk eigenaar. De eigen verzekering of die via de gemeente zal de lease objecten moeten dekken. Controleer dat! Bij Operational Lease ‘huurt’ de school de apparatuur. Sommige financiers bieden een verzekering aan, waarvan de school gebruik kan maken. Het is belangrijk dit na te gaan en daarbij te letten op de voorwaarden waar tegen de verzekering wordt aangeboden. Overigens kan de school – als de ict-apparatuur is aangeschaft met overheidsgelden – via een aanvraagprocedure bij de gemeente een vergoeding vragen in geval van bijvoorbeeld schade of diefstal. Heeft de school eigen geld gebruikt, dan moet de school dat bij de gemeente aangeven, zodat er kan worden ‘bijverzekerd’. Meer informatie hierover kunt u bij uw gemeente op vragen. Lees ook de informatiewijzer ‘Verzekeringen’ van Ict op school.

Hoe is het onderhoud geregeld? Vaak organiseert de leverancier de garantie en het onderhoud. Dus niet de financier. Er zijn heel wat verschillen tussen de voorwaarden en verantwoordelijkheden van verschillende leveranciers. Let bij aanschaf van de producten goed op hoe dit is geregeld en maak duidelijke afspraken. Dat kan veel onvoorziene kosten voorkomen. Stichting Ict op school heeft hiervoor een goede SLA-tool die de school kan helpen in het maken van de juiste afspraken. Dit is een standaard contract, een zogenaamde Service Level Agreement (SLA), waarin alle rechten en verplichtingen wat betreft het technische beheer, tussen scholen en samenwerkingsverbanden enerzijds en de ict-dienstverlener anderzijds staan beschreven.

Hoe wordt BTW verrekend? Over het leasebedrag wordt BTW geheven. Financiers presenteren de bedragen vaak exclusief BTW. Voor een school is het belangrijk de bedragen inclusief BTW te weten. Bij Operational Lease wordt BTW over de maandtermijn geheven en betaalt de school dit gedurende de looptijd. Bij Financial Lease moet de school de BTW over het hele investeringsbedrag in één keer van tevoren betalen. Sommige financiers bieden de mogelijkheid de BTW mee te financieren, zodat een school ook bij deze vorm van leasen optimaal kan profiteren van een gespreide betaling.

Einde looptijd contract

Tips • Geef direct aan het begin van de leasingperiode aan welke opzegtermijn u kiest. • Leg vast dat u twee maanden voor het verlopen van de opzegtermijn wordt gewaarschuwd. • U kunt ervoor kiezen voor de zekerheid direct na het tekenen van het contract het weer op te zeggen. U kunt later altijd weer het contract verlengen.

Reserveren budget Het aangaan van een lease-overeenkomst betekent een verplichting over een (middel)langetermijn. De toekomstige financiële verplichtingen kunt u dus het beste goed administreren.


3 Gebruik leasing, selectieproces

Het is niet verstandig het maximale jaarlijkse ict-budget voor leasing te gebruiken. Het is handig geld over te houden voor zaken als trainingen, internetverbinding, nieuwe software, enzovoort. Sommige financiers geven de mogelijkheid dit soort kosten mee te nemen in het leasecontract. Het voordeel hiervan is dat de school niet overal een aparte rekening voor krijgt. Hierdoor ontstaat een ‘all inclusive’ dienstverlening. Bepaalde financiers bieden leasing inclusief verzekering aan. Een interessante optie als de aanschaf niet onder de gemeentelijke verzekering valt.

Hoe kies je de juiste financier? Tussen financiers zijn verschillen in prijs en kwaliteit. Vaak zijn die in eerste instantie niet zichtbaar. Daarom volgt hieronder een kort overzicht. Genoemde bedragen zijn exclusief BTW. Prijs • Sommige financiers brengen een administratievergoeding in rekening die kan oplopen tot 150 euro. • Anderen brengen extra kosten in rekening als de school op een afwijkende manier wil betalen. Bijvoorbeeld een andere methode of frequentie. Het automatisch afschrijven vormt voor sommige scholen een probleem. Een andere vorm van betalen kan tussen de 10 en 20 euro per incasso kosten. • Financiers kunnen kosten berekenen voor het versturen van een factuur: 5 – 7,50 euro per factuur. • Als een school bij Operational Lease ervoor kiest de apparatuur na afloop van het contract te kopen, moet er rekening mee gehouden worden dat sommige financiers een hogere verkoopprijs hanteren dan de 7,5% van de aankoopwaarde.

Kwaliteit • Opzegtermijnen kunnen verschillen van drie tot negen maanden. • Stilzwijgende verlenging betekent vaak een verlenging van het contract met twaalf maanden. • Bij het ingaan van het contract hanteert elke financier eigen algemene voorwaarden. Sommigen hanteren een acceptatiecertificaat (ofwel ingebruikname certificaat), anderen weer niet. Met dit certificaat kan de school aangeven of de apparatuur volledig en juist is geleverd en geïnstalleerd. De maandelijkse kosten worden pas afgeschreven wanneer de financier het certificaat voorziet van een rechtsgeldige handtekening. Als de financier niet gebruik maakt van zo’n certificaat, start de maandelijkse incasso hoe dan ook op de afgesproken datum die in het contract staat. • De start van de maandelijkse incasso kan per financier verschillen. Sommige financiers incasseren met terugwerkende kracht een aantal maandtermijnen ineens. Dat kan een behoorlijk bedrag zijn dat het voordeel van gespreide betaling tenietdoet. • In een leasecontract kan aangegeven worden wat de verhouding tussen hardware en software moet zijn. De meeste contracten bieden een 80-20 procent verhouding tussen hardware en software.


4 Aanbieders van leasing

Het aantal aanbieders van leasing is beperkt. Er zijn kortweg drie groepen; banken fabrikantgerelateerde leasemaatschappijen, en onafhankelijk specialisten. De meeste grote banken hebben een aparte divisie of dochtermaatschappij die lease aanbieden. Bij deze maatschappijen ligt de nadruk op Financial Lease. Vraag bij uw eigen bank na of die zo’n dochtermaatschappij heeft. Een paar grote en internationaal opererende fabrikanten hebben een eigen financieringsmaatschappij. Van origine waren zij gericht op de verkoop van eigen producten, maar tegenwoordig houden ze zich ook bezig met de verkoop van producten van andere fabrikanten. Het voordeel hiervan is dat ze de markt en de producten goed kennen. Zij bieden zowel Operational Lease als Financial Lease. De onafhankelijke specialisten proberen zich op de volgende punten te onderscheiden: • veel kennis van de producten; • ondersteunende diensten (onderhoud, verzekering etc.); • flexibele administratieve organisatie; • een netwerk van financiers; • een afzetkanaal voor tweedehands apparatuur; • de mogelijkheid om kleinere aanvragen te doen. Adressen zijn op te vragen bij De Nederlandse Vereniging van Leasemaatschappijen – NVL www.nvl-lease.nl


5 Meer informatie

Op www.ictopschool.net treft u ook links naar: • Informatiewijzer Inkoop ict-producten en -diensten voor scholen. • Informatiewijzer Verzekeren van ict-middelen. • Service Level Agreement-Tool. Ook de Nederlandse Vereniging van Leasemaatschappijen – NVL heeft veel nuttige informatie, zie www.nvl-lease.nl.

2007 Stichting Kennisnet Ict op school Overname – indien niet voor commerciele doeleinden – is toegestaan met bronvermelding Website: www.ictopschool.net E-mail: [email protected]

Stichting Kennisnet Ict op school is de publieke ict- ondersteuningsorganisatie van, voor en door het onderwijs. De stichting behartigt de belangen van de Nederlandse ondewijssector op het gebied van ict, biedt hulpmiddelen bij het maken van keuzes voor ict-producten en -diensten en levert educatieve diensten en producten om het leren te vernieuwen. Ict op school is een label van Kennisnet Ict op school. Als belangenbehartiger stelt Ict op school zich ten doel om organisaties uit het primair en voortgezet onderwijs toe te rusten en te begeleiden in hun keuze voor ictproducten en -diensten, onder andere door het nauwkeurig specificeren van de onderwijsvragen op het gebied van ict. Ict op school behartigt de collectieve belangen rond ict en onderwijs naar marktpartijen en politiek. Belangrijke instrumenten zijn onderzoek naar het effect en rendement van ict en monitoring van ontwikkelingen op het gebied van onderwijs en ict.

Disclaimer In deze informatiewijzer wordt leasing in het algemeen beschreven. De voor het onderwijsveld meest relevante informatie over leasing van ict-producten en -diensten is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid samen gesteld. Ict op school kan evenwel niet garanderen dat deze informatie juist en/of volledig is. Ict op school kan niet verantwoordelijke worden gehouden voor enige onvolledige en onjuiste informatie. Ict op school aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade die is ontstaan door het gebruik van de informatie uit deze informatiewijzer.

LEASING ICT-PRODUCTEN EN -DIENSTEN 10

Stichting Kennisnet Ict op school

POSTADRES

Postbus 778 2700 AT Zoetermeer BEZOEKADRES

Paletsingel 32 2718 NT Zoetermeer T (079) 323 09 96 F (079) 321 23 22 E [email protected]

Leasing ict-procucten en -diensten www.ictopschool.net

Informatiewijzer Leasing ict-producten en -diensten

Recommend Documents