Informatienota Aan: Van: Onderwerp: Portefeuillehouders: Datum collegebesluit Geheim:
Commissie Bestuur Het college van burgmeester en wethouders LEAN maken van het bestuurlijke besluitvormingsproces (tevens rapportage van het onderzoek 213a voor 2013) De burgemeester, de gemeentesecretaris, de griffier, de portefeuillehouder bedrijfsvoering 11 maart 2014 Nee
Kennisnemen van: 1. De belangrijkste verbetermaatregelen met betrekking tot het bestuurlijke besluitvormingsproces: •
een goede ambtelijke voorbereiding
•
het verbeteren van de kwaliteit van de stukken
•
het verbeteren van de planning
•
het verkorten van de doorlooptijden
•
nieuwe afspraken over geheimhouding
•
nieuwe afspraken over het gebruik van de (nieuwe) formats
•
het maken van een geïntegreerde besluitenlijst
•
het voorkomen van overbodige handelingen (o.a. dubbel checks)
•
nieuwe afspraken over de nieuwsbrief en het persgesprek
1. Inleiding In het kader van de verbetering van het bestuurlijk ambtelijk samenspel (BAS) is medio 2013 in gezamenlijkheid door de burgemeester, de gemeentesecretaris en de griffier besloten om het bestuurlijke besluitvormingsproces LEAN te maken. Doelstelling is het effectiever en efficiënter later verlopen van dit proces. Op 5 november 2013 heeft het college de doorlichting van het bestuurlijke besluitvormingsproces tevens aangemerkt als 213a onderzoek voor 2013. In dit kader is de portefeuillehouder bedrijfsvoering mede opdrachtgever voor dit traject. Deze informatienota is tevens de rapportage van dit 213a onderzoek. Deze wordt ter informatie voorgelegd aan de commissie Bestuur (formeel is dit de raad: zie artikel 5 lid 2 van de verordening 213a). De opdracht is verleend aan de projectgroep “LEAN & MEAN” op basis van het plan van aanpak LEAN maken (= inzichtelijk maken en optimaliseren) van het bestuurlijke besluitvormingsproces van 15 augustus 2013.
Pagina 1 van 6
Aanpak Naast de projectgroep (bestuurssecretariaat, griffie, IM/ICT adviseur en projectleider) is er een klankbordgroep gevormd bestaande uit vertegenwoordigers vanuit verschillende doelgroepen die bij het proces betrokken zijn (college, gemeentesecretaris, griffier, management, controller, communicatie, beleidsadviseurs, etc). In de periode oktober t/m december zijn er vier LEAN sessies geweest met de voltallige projectgroep / klankbordgroep. Er is gestart met het in beeld brengen van de IST (= huidige) situatie. Er is gekeken naar: 1. het proces “ambtelijke voorbereiding” 2. het proces “behandeling in het college: a. “in roulatie” b. “bespreken in college” 3. het proces “behandeling in commissie en raad” Daarnaast kwamen er al snel twee subprocessen in beeld: 1. de termijnkalender 2. communicatie (pers, etc) Tijdens het in beeld brengen van de IST situatie kwamen niet alleen alle problemen, maar ook alle mogelijk oplossingen in beeld. Deze verbetervoorstellen vormen samen SOLL (= gewenste) situatie en zijn het uitgangspunt voor de verdere digitalisering van het besluitvormingsproces in 2014. Op 21 januari 2014 zijn de concept verbetervoorstellen besproken met het college tijdens een thema carrousel. Op 23 januari en 11 februari 2014 zijn de concept verbetervoorstellen besproken met de schrijfcoaches. Uit beide sessies zijn nog nieuwe inzichten naar voren gekomen, die zijn verwerkt in de voorstellen die nu voorliggen. Het resultaat (op hoofdlijnen) van alle discussies is vervat in deze informatienota.
2.
Kernboodschap
Hieronder noemen we de belangrijkste verbetervoorstellen die tijdens de LEAN sessies aan de orde zijn gekomen. Het was een hele klus om het complexe bestuurlijke besluitvormingsproces in beeld te brengen. De verbetervoorstellen leiden niet zozeer tot grote aanpassingen van het besluitvormingsproces zelf. Deze blijft op hoofdlijnen gelijk. Op onderdelen zijn er verbeteringen aangebracht. Vrijwel alle verbetermaatregelen zijn gericht op het verbeteren van de effectiviteit van het proces. Zij hebben vooral betrekking op cultuur, houding en gedrag. De grootste efficiency slag zal pas worden gemaakt bij het digitaliseren van het proces. Een uitgebreide beschrijving van de SOLL situatie (processchema’s) waarin alle verbetermaatregelen zijn verwerkt, vindt u in de bijlagen.
2.1.
Goede voorbereiding is het halve werk
Het besluitvormingsproces begint met de ambtelijke voorbereiding. Alles wat hier goed gaat, helpt problemen verderop in het proces te voorkomen. Dit vraagt om een goed bestuurlijk ambtelijk samenspel.
Pagina 2 van 6
Om dit samenspel te ondersteunen is er een checklist gemaakt. Deze checklist is geschreven vanuit het perspectief van de steller, maar is ook bedoeld voor de teammanager en de portefeuillehouder. Zij hebben ieder een eigen rol tijdens de ambtelijke voorbereiding van het collegevoorstel. De belangrijkste punten betreffen: • Een goede oriëntatie op de opdracht (wat is de opdracht, wie is mijn opdrachtgever?) •
Een check op de beschikbare capaciteit en planning (bij mij, mijn collega’s, past het op de termijnkalender?)
•
Een bewuste keuze van de inrichting / fasering van het proces (beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming, wie beslist: het college of de raad?)
•
Een check op de integrale afstemming (met vakcollega’s, financiën, communicatie, juridische zaken, P&O, portefeuillehouder, betrokkenen, externe partners, etc)
•
Een check op de kwaliteit van de stukken (schrijfcoaches, geheimhouding, compleetheid)
•
Een vooruitblik op het verdere verloop van het proces (wijzigingen, persgesprek, commissievergadering, informeren betrokkenen, etc)
De checklist kan ook worden gebruikt door de teammanager, de gemeentesecretaris en de portefeuillehouders bij het beoordelen van de stukken. De teammanager kijkt naar alle punten. De gemeentesecretaris zou zich in principe kunnen beperken tot de integraliteit van de stukken en de portefeuillehouder tot de politiek bestuurlijke impact ervan.
2.2.
Verbeteren van de kwaliteit van de stukken
In 2013 is al een aantal maatregelen genomen om de kwaliteit van de stukken te verbeteren. Stellers en managers hebben allemaal de cursus “rake witjes” gevolgd. Maar, het kan altijd beter. Er wordt nog maar weinig gebruik gemaakt van de (twaalf) schrijfcoaches waar stellers terecht kunnen voor advies over het schrijven van een collegevoorstel. Als ze dit doen, doen ze dit vaak in een laat stadium. Daarom worden stellers en managers uitgenodigd vaker / tijdig een beroep te doen op de schrijfcoaches. Ook is niet bij alle stellers in alle gevallen voldoende basiskennis aanwezig over “hoe een gemeente werkt”. Daarom zal er een (in company) cursus “hoe werkt een gemeente” worden georganiseerd met als deelonderwerpen: de planning en control cyclus, de gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht, politiek-bestuurlijke sensitiviteit, delegatie en mandaat, etc.
2.3.
Betere planning
Planning is benoemd als één van de grootste problemen. Het blijkt lastig om stukken op tijd aan te leveren. Alles op het laatste moment doen, zet het proces én de kwaliteit van de stukken onder druk. Dit verhoogt de kans op fouten. Er wordt onvoldoende planmatig gewerkt en er wordt onvoldoende gestuurd op de inzet van de beschikbare capaciteit. De termijnkalender is vaak niet compleet, er kan onvoldoende op worden gestuurd. Om de planning te verbeteren zijn de volgende aanvullende afspraken gemaakt: •
Stukken voor het college die door gaan naar commissie of raad moeten minimaal één week eerder worden ingeleverd dan noodzakelijk volgens de (nieuwe) planning om “pieken” te helpen voorkomen. Pagina 3 van 6
•
Alleen de teammanagers plaatsen onderwerpen op de termijnkalender van de commissie en raad. Zij bewaken het nakomen van de afspraken op de termijnkalender.
•
De burgemeester, de gemeentesecretaris en de griffier bespreken maandelijks de termijnkalender van de commissie en raad in hun driehoeksoverleg voorafgaand aan het presidium.
•
Het collegeprogramma en cyclische zaken worden vertaald in een (meerjarige) termijnkalender voor commissie en raad, het college en het MT.
•
De politieke bestuurlijke sturing op de termijnkalender vindt plaats in het presidium.
Daarnaast zal onderzocht worden of de workload van college, commissie en raad kan worden verminderd door meer onderwerpen te delegeren / mandateren.
2.4.
Kortere doorlooptijden
Soms blijven stukken onnodig lang op een bureau liggen. Door de wachttijden te bekorten, kan de doorlooptijd sterk worden teruggebracht. Op deze manier kunnen planningen beter worden gehaald en kan er beter op het proces worden gestuurd. Daarom is afgesproken dat stukken in principe binnen één werkdag worden getekend. Om dit mogelijk te maken plannen teammanagers, de gemeentesecretaris, de burgemeester en de portefeuillehouders dagelijks één uur in hun agenda voor het lezen en tekenen van stukken. Ook zorgen zij voor een goede bereikbaarheid en accurate vervanging bij afwezigheid. Stukken die langer dan vijf werkdagen bij collegeleden “in roulatie” zijn, worden automatisch geagendeerd in het college. De steller geeft op het collegevoorstel aan of er sprake is van SPOED, voor wanneer er besloten moet zijn en waarom. Hiermee kan rekening worden gehouden tijdens het rouleren. Eventueel wordt het stuk direct op de collegeagenda geplaatst. Ook is afgesproken dat de steller een informatieve vraag over een stuk “in roulatie” bij het college in principe binnen één werkdag beantwoordt. Natuurlijk moet ook hij zorgen voor een goede bereikbaarheid en vervanging bij afwezigheid.
2.5.
Nieuwe afspraken over geheimhouding
Er is onduidelijkheid over de afspraken rond geheimhouding en over hoe te handelen. Vaak worden agendapunten geheim verklaard als betrokkenen nog moeten worden geïnformeerd. Dat is niet nodig. Meestal kan worden volstaan met “uitstel van publicatie”. Het besluit wordt dan pas een week later gepubliceerd bij het definitief vaststellen van de besluitenlijst. Het onderwerp wordt ook dan pas opgenomen in de nieuwsbrief. Alle stukken zijn openbaar, met uitzondering van situaties waarop de artikel 10 wet Wob van toepassing zijn. In de praktijk gaat het meestal om situaties waarbij het economisch belang van de gemeente in het geding is. Als je een stuk geheim wilt laten verklaren neem je hiervoor een apart beslispunt op in het college/ besluit of raadsvoorstel/besluit. Hierin benoem je precies op welke stukken de geheimhouding van toepassing is. Op de geheime stukken maak je hier op alle pagina’s expliciet melding van door middel van een watermerk, stempel, etc.
Pagina 4 van 6
2.6.
Nieuwe afspraken over het gebruik van de (nieuwe) formats
Er is onduidelijkheid over de afspraken rond het gebruik van de (nieuwe) formats. Het gaat daarbij vooral over de informatie, bespreek en keuzenota. Ook over de beantwoording van raad en commissie vragen waren zaken niet duidelijk. Wanneer hoort er nu wel of geen collegevoorstel bij? Bij een informatienota, bespreeknota, keuzenota aan de commissie of raad hoort altijd een collegevoorstel. Het is immers “een besluit” van het college om de commissie of raad iets voor te leggen. Collegevoorstellen werden en worden niet (meer) meegezonden met de stukken voor de commissie of raad. Een informatienota, bespreeknota, keuzenota en raadsvoorstel moet op zichzelf leesbaar zijn Bij de memo beantwoording van raad- en commissie vragen hoeft geen collegevoorstel, tenzij de portefeuillehouder anders beslist. Het antwoord kan, na akkoord van de portefeuillehouder, rechtstreeks naar de griffie en ter informatie naar het college. Artikel 41 Rvo vragen worden beantwoord met een brief. Bij de brief hoort een collegevoorstel. De brief wordt ondertekend door de burgemeester en gemeentesecretaris en via de griffie verzonden.
2.7.
Geïntegreerde besluitenlijst
Op dit moment is er zowel een besluitenlijst met alle besluiten die tijdens de collegevergadering genomen zijn als een “conformlijst” van alle besluiten die in roulatie genomen zijn. Dat komt de overzichtelijkheid en transparantie niet ten goede. Beide besluitenlijsten worden nu geïntegreerd tot één besluitenlijst. Alle “in roulatie” stukken van week T-1worden op de collegeagenda geplaatst van week T. In roulatie stukken met vijf parafen komen op de collegeagenda ter informatie. Deze besluiten zijn immers formeel al genomen. Stukken met vier of minder parafen worden ter bespreking of als hamerstuk geagendeerd. Alle genomen besluiten komen samen op één integrale besluitenlijst. De collegebesluiten krijgen de datum van de dag waarop ze zijn genomen. In de meeste gevallen is dat een dinsdag met uitzondering van parafenbesluiten waarbij alle parafen voor akkoord in roulatie zijn gezet. Dit besluit krijgt de datum van de laatste gezette paraaf.
2.8.
Voorkomen overbodige handelingen
De grootste efficiencyslag kan worden gemaakt met het digitaliseren van het besluitvormingsproces. Toch kan op dit moment ook al een aantal zaken worden opgepakt. Veel teams houden registraties bij van inkomende en uitgaande collegevoorstellen. Zij doen dit om zicht te houden op de door hen in roulatie gebrachte stukken. Afgesproken is om deze registraties zo snel mogelijk af te schaffen en/of tot een minimum te beperken. Er worden geen papieren kopieën meer gestuurd van de “in roulatie” stukken naar communicatie. Alle beslispunten staan nu immers op de integrale besluitenlijst. Communicatie heeft toegang tot de stukken op dropbox. Alle stukken worden zoveel mogelijk digitaal aangeleverd bij het bestuurssecretariaat en/of de griffie. Dit geldt in het bijzonder voor de zelfgemaakte stukken (voorstellen en nota’s). Afgesproken is om deze altijd aan te leveren in WORD in verband met het aanpassen en/of knippen en plakken” van teksten en het voorkomen van “bugs” in I Anotate. Pagina 5 van 6
De interne maillijst voor de concept collegeagenda en de concept besluitenlijst wordt beperkt tot het MT, de teammanagers, de griffie, de controller en het team ondersteuning. Zo is duidelijk bij wie welke informatie beschikbaar is.
2.9.
Nieuwe afspraken over de nieuwsbrief en het persgesprek
Vanaf 1 februari 2014 ontvangen de raad- en commissieleden iedere week na afloop van de collegevergadering een nieuwsbrief. Hiermee zijn zij direct op de hoogte van de meest belangrijke besluiten van het college in week T. De nieuwsbrief vervangt ook de persagenda. De openbare besluitenlijst van week T -1 is voor iedereen beschikbaar via www.tiel.nl. De concept nieuwsbrief wordt geagendeerd als vast laatste agendapunt voor het college. De voorzitter van het college en/of de gemeentesecretaris accorderen de nieuwsbrief tussen 12.00 en 15.00 uur. Het persgesprek is verplaatst van 14.00 uur naar 16.00 uur. Daaraan voorafgaand verstuurt de griffie de nieuwsbrief naar de raad- en commissieleden. De steller houdt in zijn agenda rekening met zijn mogelijke aanwezigheid bij het persgesprek.
3.
Gevolgen
Alle genoemde verbetermaatregelen beogen bij te dragen aan een efficiënter en effectiever proces. Alles staat of valt bij het zich houden aan de nieuwe afspraken.
4.
Vervolg
In maart / april 2014 zullen alle betrokkenen per doelgroep worden geïnformeerd over de nieuwe SOLL situatie. Op intranet komt een “toolkit” met procesbeschrijvingen. Bij vragen kunnen de stellers terecht bij de teammanagers en de schrijfcoaches. Vanaf 1 mei 2014 wordt iedereen geacht zich aan de nieuwe afspraken te houden. In het najaar van 2014 zullen de nieuwe afspraken worden geëvalueerd. Let wel, het bestuurlijke besluitvormingsproces is geen statisch gegeven. Nieuwe inzichten en/of nieuwe omstandigheden zullen telkens vragen om aanpassing van de gemaakte afspraken. De regie over de aanpassingen ligt bij de burgemeester, de gemeentesecretaris en de griffier. Ieder vanuit zijn of haar eigen verantwoordelijkheid. In 2014 zal de nieuwe SOLL situatie worden gedigitaliseerd. De eerste helft van 2014 staat in het teken van ontwerp en voorbereiding. In de tweede helft van 2014 vind de implementatie plaats. Begin 2015 vindt er een uitrol plaatst naar de gehele organisatie. De digitalisering van het besluitvormingsproces is een apart project. Hierover ontvangt u een apart plan van aanpak.
Bijlagen 1. Samenstelling projectgroep en klankbordgroep 2. Achtergrond informatie over LEAN 3. Proces beschrijvingen van de SOLL situatie (Excel bestand)
Meer informatie: Team: Contactpersoon: Telefoon: E-mail:
Advies Sandra Reijmer 0344 – 637 453
[email protected]
Pagina 6 van 6
