Informatienota Aan:
Van: Onderwerp: Portefeuillehouder Datum collegebesluit Geheimhouding:
1.degenen die zijn aangemeld voor de quick scan lokaal bestuur (raadsleden, college en ambtenaren) 2. het presidium driehoek burgemeester, secretaris en griffier quick scan lokaal bestuur, rapportage gemeente Tiel over 2013 Burgemeester n.v.t. Ja / Nee
Tiel, 26 maart 2014
Kennisnemen van: 1. de rapportage gemeente Tiel over het jaar 2013 in het kader van de quick scan lokaal bestuur (actieprogramma van VNG en BZK) 2. de volgende aandachtspunten die zullen worden opgenomen in het overdrachtsdocument van de driehoek burgemeester, secretaris en griffier voor de nieuwe raad: • het formuleren van de rolopvatting van de gemeenteraad 2014 - 2018 • het formuleren van de rolopvatting van het college 2014 – 2018 ten aanzien van het collegiaal besturen, de samenwerkingsrelatie met de organisatie en de raad. • het bestuurlijk ambtelijk samenspel en de wederzijdse verwachtingspatronen periodiek bespreken. • de politiek bestuurlijke sensitiviteit van ambtenaren verder verbeteren • controlemechanismen en hulpmiddelen voor integriteit ontwerpen • de maatschappelijke oriëntatie van raad, college en organisatie vorm geven • formuleren van een procesvoorstel voor de hele raadsperiode
1.
Inleiding
Op 26 september 2013 heeft de commissie bestuur ingestemd met het uitvoeren van de quick scan lokaal bestuur van het actieprogramma lokaal bestuur (VNG en BZK). Daaraan voorafgaand heeft ook het presidium hiermee ingestemd. Daarmee gaf de raadscommissie aan dat meer onderzoek naar de cultuurbepalende factoren van het bestuurlijk ambtelijk samenspel wenselijk is om zo de samenwerkingsrelaties in kaart te brengen. Onderdeel van de quick scan is ook de oriëntatie van raad, college en ambtenaren op de samenleving. Tot slot wordt de aandacht gericht op het onderwerp integriteit. Hiermee wordt een nul-meting gerealiseerd, waarmee de nieuwe raad een goed startpunt verkrijgt om op basis daarvan opnieuw richting te geven aan het samenspel. Het (formele) rol onderscheid tussen raad en college dat samenhangt met het duale stelsel is hierbij van belang omdat hierop de informatiestromen en bestuursprocessen rusten. Het woord quick scan zegt het al. Het is een snelle, goedkope, anonieme en niet al te diepgaande maar in de praktijk bewezen methodiek om indicatief inzicht te krijgen in de beleving of waarneming van de samenwerkingsrelaties en de significante verschillen daarin. De quick scan lokaal bestuur is in de derde week van januari 2014 opgeleverd door de VNG. Het onderzoek is daarmee afgerond
Pagina 1 van 6
2.
De quickscan in het kort
Tot eind 2012 hebben 145 gemeenten deelgenomen aan de quick scan. Deze scan is in 2013 geheel vernieuwd. Gemiddelde scores van alle gemeenten zijn echter niet beschikbaar. Enerzijds komt dit omdat iedere gemeente uniek is en het actieprogramma lokaal bestuur geen gemiddelden bijhoudt en anderzijds omdat de scan is vernieuwd. Een referentiekader, hoe beperkt ook, ontbreekt. Tussen eind november 2013 en medio januari 2014 hebben online vragenlijsten uitgestaan onder leden van de raad en het college alsmede onder 20 ambtenaren. De respons onder de raadsleden was 44% (12), onder het college 100% (5) en onder de ambtenaren 90% (18). De lage respons onder de raadsleden werkt belemmerend op het trekken van "harde" conclusies uit de bevindingen/registraties van de quick scan. Hierop wordt verderop in deze informatienota ingegaan. De selectie van de ambtenaren heeft berust op evenwichtige spreiding over de diverse (oude) organisatieonderdelen. Het MT, enkele inmiddels voormalige afdelingshoofden, huidige teammanagers, stafmedewerkers en beleidsmedewerkers zijn benaderd. In de derde week van januari 2014 heeft de quick scan lokaal bestuur de Rapportage gemeente Tiel over het jaar 2013 (hierna te noemen het rapport) afgerond en naar de griffier als projectleider, gezonden. Voor meer informatie over de werkwijze bij de quick scan verwijzen wij naar het rapport (blz. 3).
3.
Validiteit van de uitkomsten
Hierboven is reeds aangegeven dat de respons van de raadsleden laag is. De vraag is in hoeverre dit belemmerend werkt op het trekken van conclusies uit de registratie/bevindingen van de quick scan. De geringe deelname van de raadsleden betreft één van de drie actoren. De respons van het college was 100% en van de opgegeven ambtenaren 90%. Bovendien zijn de gegeven antwoorden op de open vragen voor ons geen grote verrassing. In de rekenkamerrapporten verbonden partijen en grote projecten, de visie op de samenwerking in de regio Rivierenland, de invoering van de bestuurlijke termijnkalender en het organisatie ontwikkelingstraject Expeditie Tiel zijn soortgelijke uitlatingen, tendensen en waarnemingen terug te vinden.
4.
Kernboodschap
A. Inleiding van het rapport Onderzochte onderwerpen en kernthema's zijn nader uitgesplitst: 1. Het functioneren van de raad a. politieke sturing door de raad b. de controlerende rol van de raad c. de volksvertegenwoordigende rol van de raad d. de vergaderpraktijk van de raad e. de inzet van de raadsinstrumenten 2.
Het functioneren van het college a. leiderschap en professioneel bestuur b. collegiaal bestuur Pagina 2 van 6
3.
Samenspel tussen raad en college a. duale werkwijze b. ondersteuning bij het samenspel (anders dan door de organisatie)
4.
Ondersteuning aan raad en college door de organisatie a. politiek bestuurlijke sensitiviteit b. goed opdrachtnemerschap
5.
Integriteit a. Integriteit b. Bevorderen en bewaken van integriteit
6.
Oriëntatie op de samenleving a. externe oriëntatie van raad, college en organisatie
Voor een nadere uitleg over de betekenis van de begrippen wordt verwezen naar blz. 4 van het rapport.
B. Deel 1 van het rapport In deel 1 van het rapport zijn de belangrijkste resultaten van de quick scan beknopt samengevat (blz. 6 en 7). Hierover kan worden opgemerkt dat de gemiddelde score voor de onderwerpen 1 tot en met 6 in de huidige situatie (wat gaat er goed) ligt tussen de 6 en 7 terwijl de gewenste situatie gemiddeld scoort net boven de 8. Er is derhalve een verschil waar te nemen tussen de ervaren situatie en de gewenste situatie hetgeen duidt op een wens tot verbetering. Het onderwerp en kernthema 5 (integriteit) is hierin niet betrokken omdat het op zich staat. De totaal score van de huidige situatie op dit onderdeel bij raad, college en organisatie ligt boven de 9.
C. Deel 2 van het rapport In deel 2 zijn de resultaten van onderwerpen en kernthema's op hoofdlijnen weergegeven (blz. 8 t/m 24). 1. Het functioneren van de raad Het functioneren wordt gemiddeld (raad, college en ambtenaren samen) beoordeeld met gemiddeld 6,3.Het gewenste functioneren wordt beoordeeld op 8,1 Enkele vaker terugkomende individuele opmerkingen/suggesties zijn: • durven loslaten, minder op details zitten • politieke meerjarenagenda opstellen • meer greep op regionale samenwerking • vasthouden goede sfeer • cursus effectief vergaderen, geen herhaling van zetten • rolverdeling in duale stelsel zuiver houden. De politieke sturing door de raad, de controlerende rol van de raad en de volksvertegenwoordigende rol scoren alle drie gemiddeld een 6. Raadsleden beoordelen deze thema's hoger dan de ambtenaren. Ten aanzien van de vergaderpraktijk wordt de effectiviteit van de raadsvergaderingen door 58% van de raadsleden met 60% effectief beoordeeld. Op dit punt is er een gering verschil tussen raadsleden en collegeleden waarneembaar. Dit geldt niet voor de tevredenheid over het Pagina 3 van 6
politieke debat in de raad. De raadsleden zelf scoren hier 75%, terwijl het college blijft steken op 40%. Individuele opmerkingen/suggesties voor verbeteringen zijn o.a.: • stoppen met de commissiestructuur • meer debat en ruimte voor overtuigen Ten aanzien van de inzet van de raadsinstrumenten valt het volgende op te merken. Het stellen van mondelinge of schriftelijke vragen scoort met 92% hoog, het initiatiefvoorstel daarentegen met 8%.De motie en het amendement scoren met 92% eveneens hoog. 2. het functioneren van het college Het functioneren wordt gemiddeld (raad, college en ambtenaren samen) beoordeeld met gemiddeld 6,9.Het gewenste functioneren wordt beoordeeld op 8,3 Opvallend is dat de raadsleden het functioneren van het college positiever waarderen dan het college zelf. Enkele vaker genoemde individuele opmerkingen/suggesties zijn o.a.: • meer integrale sturing en minder non interventie, meer eenheid van visie • de raad eerder en beter op de hoogte houden. Ten aanzien van de collegialiteit van bestuur is er een verschil waarneembaar tussen de waardering van het college zelf en ambtenaren, een soortgelijk verschil, zij het minder groot kan worden gesignaleerd bij het onderdeel leiderschap en professioneel bestuur. 3. het samenspel tussen raad en college Het samenspel wordt gemiddeld (raad, college en ambtenaren samen) beoordeeld met gemiddeld 6,9.Het gewenste samenspel wordt gewaardeerd op 8,3. Enkele vaker genoemde individuele opmerkingen/suggesties zijn o.a.: • meer dialoog, raad eerder betrekken • rollen bespreken en wederzijdse verwachtingen bij begin raadsperiode uitspreken • dualistische opstelling en meer keuzemogelijkheden voorleggen. Constructieve opstelling en sfeer behouden. De duale werkwijze wordt door de raadsleden met 7,0 gewaardeerd, terwijl deze waardering bij college en ambtenaren een 5,7 scoort. De ondersteuning bij het samenspel van de burgemeester, het presidium, de griffier, de griffie en de rekenkamer scoren tussen de 91 en 100%. 4. ondersteuning aan raad en college door de organisatie Raad, college en ambtenaren beoordelen de huidige ondersteuning door de ambtelijke organisatie gemiddeld met een 6,5. De gewenste ondersteuning wordt gewaardeerd op 8,3. Raadsleden geven de hoogste beoordeling over de huidige ondersteuning en ambtenaren die hebben deelgenomen, de laagste beoordeling. Enkele vaker genoemde individuele opmerkingen/suggesties zijn o.a. • verbeteringen waarneembaar t.a.v. het informatiegehalte van de stukken en de status van die stukken (beeldvormend, oordeelsvormend en besluitvormend) • meer politiek bestuurlijke sensitiviteit • meer keuzemogelijkheden voorleggen • meer doorvragen wat college en raad werkelijk willen Pagina 4 van 6
•
meer rolvastheid bij bestuur en ambtenaren
De politiek bestuurlijke sensitiviteit van de ambtelijke organisatie wordt gemiddeld genomen gewaardeerd op een 5,5 De kwaliteit van de informatievoorzieining door de organisatie wordt gemiddeld genomen gewaardeerd met een 5,6 5. Integriteit Over dit onderdeel kan worden opgemerkt dat in de huidige situatie raadsleden, het college en ambtenaren elkaars integriteit gemiddeld beoordelen op 97% Op het punt van de beschikbare hulpmiddelen en controlemechanismen om de integriteit te bewaken en te bevorderen lopen de scores ver uiteen. Zo beoordelen de raadsleden op dit punt tussen de 90 en 100 %, terwijl de ambtenaren hier een beoordeling afgeven tussen de 55 en 69% 6. oriëntatie op de samenleving Het laatste onderzochte onderdeel betreft de oriëntatie op de samenleving (de externe gerichtheid) De gemiddelde score van de algemene beoordeling van de huidige oriëntatie is een 5,9. De algemeen gewenste orëntatie wordt beoordeeld met een 8,1. Ambtenaren oordelen het laagst over hun huidige oriëntatie.. Enkele vaker genoemde individuele opmerkingen/suggesties zijn o.a. • te veel intern gericht geen maatwerk en waan van de dag • partners in de samenleving opzoeken en kracht er van leren kennen • van "nee, tenzij" naar ja, mits • raad meer volksvertegenwoordiger • meer gerichte communicatie Meer toegespitst op het onderdeel huidige externe oriëntatie wordt de raad gemiddeld gewaardeerd met 6,4, het college met 6,5 en de ambtelijke organisatie met een 5,2
D. Deel 3 van het rapport In dit deel zijn de resultaten op alle vragen uitgewerkt. Hierop wordt omwille van de leesbaarheid van deze nota nu niet verder ingegaan.
5.
Gevolgen
Aan de quick scan zijn geen directe gevolgen verbonden. Het is een weergave van de waardering van de huidige als zodanig ervaren situatie t.a.v. het functioneren van raad en college, het samenspel tussen beiden en de ambtelijke ondersteuning daarbij. Ook de waardering van de gewenste situatie is geïnventariseerd. Zoals eerder betoogd, bevestigt de quick scan het beeld dat ook reeds uit andere rapporten kan worden opgemaakt. Het onderdeel maatschappelijke oriëntatie is daarentegen nieuw. Hier gaat een duidelijk signaal van uit waarmee serieus iets moet worden gedaan.
Vervolg In het overdrachtsdocument zal een passage worden opgenomen over de uitkomsten van en de vervolgstappen op de quick scan. Concreet zullen de volgende aandachtspunten worden opgenomen in het overdrachtsdocument van de driehoek burgemeester, secretaris en griffier voor de nieuwe raad: Deze Pagina 5 van 6
aandachtspunten behoeven in de nieuwe raadsperiode verdere uitwerking: • het formuleren van de rolopvatting van de gemeenteraad 2014 - 2018 • het formuleren van de rolopvatting van het college 2014 – 2018 ten aanzien van het collegiaal besturen, de samenwerkingsrelatie met de organisatie en de raad. • het bestuurlijk ambtelijk samenspel en de wederzijdse verwachtingspatronen periodiek bespreken. • de politiek bestuurlijke sensitiviteit van ambtenaren verder verbeteren • controlemechanismen en hulpmiddelen voor integriteit ontwerpen • de maatschappelijke oriëntatie van raad, college en organisatie vorm geven • formuleren van een procesvoorstel voor de hele raadsperiode Bij deze aandachtspunten is niet opgenomen de verbetering van de informatievoorziening. In de afgelopen raadsperiode is hieraan al veel aandacht besteed (formats voor stukken en het opnieuw inrichten van de stukkenstroom met het oogmerk deze te gaan digitaliseren. Dit is een reeds lopend proces.
Bijlage Rapportage gemeente Tiel over het jaar 2013 – Quick Scan Lokaal Bestuur van het actieprogramma lokaal bestuur van VNG/BZK
Meer informatie: Afdeling: Contactpersoon: Telefoon: E-mail:
Griffie J.W. Westerholt 0344 637258
[email protected]
Pagina 6 van 6
