INFORMATIEBLAD. Maart 2011

INFORMATIEBLAD AANMELDING TRIALBUREAU/DATACENTRUM Maart 2011 Kanker zo snel mogelijk terugdringen en onder controle brengen. We zijn er voor mensen die leven met kanker en de mensen die met hen samenleven. Algemeen KWF Kankerbestrijding en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) stellen jaarlijks een bedrag ter beschikking ter ondersteuning van het datamanagement en/of trialcoördinatie ten behoeve van het klinisch toegepast oncologisch onderzoek in Nederland. In dit informatieblad kunt u informatie vinden over het indienen van een aanmelding om als trialbureau/ datacentrum datamanagement en/of trialcoördinatie uit te kunnen voeren voor een door KWF Kankerbestrijding gefinancierde studie.

Kwaliteitseisen trialbureau/datacentrum KWF Kankerbestrijding wil meerdere trialbureaus en datacentra in staat stellen datamanagement voor door KWF Kankerbestrijding gefinancierde studies uit te voeren om op die manier het opstarten en uitvoeren van klinische studies te stimuleren en te vereenvoudigen. Analyse van de studie resultaten is essentieel voor de interpretatie van de uiteindelijke uitkomst van een klinische studie. Daarom heeft KWF Kankerbestrijding kwaliteitseisen (zie bijlage 1) opgesteld waar trialbureaus en datacentra aan moeten voldoen om op die manier de kwaliteit van het datamanagement hoog te houden.

Beleid Lokaal Datamanagement en trialcoördinatie: Een instantie die goedkeuring heeft gekregen van KWF Kankerbestrijding om lokaal datamanagement en trialcoördinatie uit te voeren voor door KWF Kankerbestrijding gefinancierde klinische studies is verantwoordelijk voor het leveren van kwalitatief goed datamanagement. Centraal Datamanagement en trialcoördinatie: Een instantie die goedkeuring heeft gekregen van KWF Kankerbestrijding om centraal datamanagement en trialcoördinatie uit te voeren voor door KWF Kankerbestrijding gefinancierde studies is verantwoordelijk voor het leveren van kwalitatief goed datamanagement. Verder is de instantie verantwoordelijk voor de organisatie en financiële afhandeling rondom een door KWF Kankerbestrijding gefinancierde klinische studie, hetgeen zal worden vastgelegd in een contract tussen KWF Kankerbestrijding en de instantie die centraal datamanagement uitvoert. Aan het eind van elk jaar zal KWF Kankerbestrijding de instantie verzoeken om een accountantsverklaring te overleggen. Patiënten accrual De instanties die centraal datamanagement uitvoeren voor door KWF Kankerbestrijding gefinancierde studies zullen jaarlijks worden gevraagd om een opgave van het totaal geincludeerde patiënten per door KWF Kankerbestrijding gefinancierde klinische studie aan te leveren. Indieningsprocedure De aanmelding van een trialbureau/datacentrum kan het gehele jaar worden ingediend met behulp van een volledig ingevuld aanmeldformulier datacentrum 2011.

1

KWF Kankerbestrijding kan bij onduidelijkheden in het aanmeldformulier en/of in de verstrekte informatie extra informatie opvragen bij de aanvrager. De aanmelding dient digitaal (per e-mail) verstuurd te worden naar [email protected]. Daarnaast stuurt u één ondertekende papieren versie, bij voorkeur dubbelzijdig gekopieerd, naar: KWF Kankerbestrijding Afdeling Subsidies Postbus 75508 1070 AM Amsterdam. Eventuele begeleidende brieven kunnen in op papier of digitaal worden ingediend. Onvolledige aanmeldingen worden niet in behandeling genomen. Beoordelingsprocedure De aanvragen voor trialbureaus en datacentra worden beoordeeld door de Wetenschappelijke Raad van KWF Kankerbestrijding (WR) op kwaliteit en deskundigheid van de instantie. Indien gewenst kan de WR het oordeel van externe deskundigen op het gebied van datamanagement bij haar beoordeling betrekken. Eventuele bezwaren tegen een advies van de WR kunnen, binnen zes weken na bekendmaking, schriftelijk bij Programma Onderzoek worden ingediend: KWF Kankerbestrijding Programma Onderzoek Postbus 75508 1070 AM Amsterdam. Evaluatie Na goedkeuring kan een trialbureau of datacentrum het datamanagement en/of trialcoördinatie van door KWF Kankerbestrijding gefinancierde klinische studies uitvoeren. KWF Kankerbestrijding kan op elk moment besluiten dat een audit van het trialbureau/datacentrum noodzakelijk is om de kwaliteit van het datamanagement te bewaken. Vragen? Mocht u na het lezen van deze informatie nog inhoudelijke vragen hebben over deze subsidievorm, dan kunt u contact opnemen met de onderzoekscoördinatoren van Programma Onderzoek, T (020) 570 05 20, [email protected]

2

Toelichting bij de vragen van het Aanmeldformulier Trialbureau/Datacentrum De richtlijnen voor het invullen van het aanmeldformulier dienen strikt opgevolgd te worden. Het niet correct of onvolledig invullen van het aanmeldformulier kan er toe leiden dat de beoordelingsprocedure wordt vertraagd, dan wel dat de aanmelding niet in behandeling wordt genomen.

Vraag 1

De aanvrager heeft de verantwoording voor de correcte verwerking van de gegevens van door KWF Kankerbestrijding gefinancierde klinische studies. Bij deze vraag dienen de gevraagde gegevens van het trialbureau/datacentrum te worden vermeld. De bankgegevens dienen volledig te worden ingevuld om betalingen mogelijk te maken. Betalingen vinden alleen plaats aan instanties die het centrale datamanagement verzorgen. Deze instanties zorgen voor distributie van de subsidie over de betrokken trialbureaus/datacentra.

Vraag 2

Structuur van het trialbureau (zie bijlage 1). Voor KWF Kankerbestrijding is het belangrijk dat een trialbureau of datacentrum is ingebed in een organisatie. Bij deze vraag kan worden aangegeven in welke organisatie het trialbureau of datacentrum is ingebed en of deze inbedding is vastgelegd. Verder dient u aan te geven of het datamanagement van klinische studies volgens de richtlijnen wordt uitgevoerd. Voor de correcte afhandeling van de aanmelding is het van belang om aan te geven of uw trialbureau of datacentrum een aanmelding doet om centraal en/of lokaal datamanagement te kunnen doen. Dit is van invloed op de eisen die aan een trialbureau of datacentrum worden gesteld.

Vraag 3

Standard Operating Procedures (SOPs). Bij deze vraag kunt u aangeven of alle benodigde SOPs zoals genoemd in het document kwaliteitseisen (bijlage 1) aanwezig zijn.

Vraag 4

Vastleggen van afspraken. Bij deze vraag kunt u aangeven over welke organisatorische en personele zaken er afspraken zijn vastgelegd.

Vraag 5

Personeel. Om in aanmerking te kunnen komen voor aanmelding is het van belang dat er voldoende gekwalificeerd personeel in dienst is van het trialbureau/datacentrum. Bij deze vraag kunt u aangeven welk personeel er in dienst is of wordt geconsulteerd voor een klinische studie.

Vraag 6

Deskundigheid. Kwaliteit van datamanagement wordt onder andere gewaarborgd door het herhalen van de handelingen. Daarom vraagt KWF Kankerbestrijding om een minimum van 100-140 patiënten per jaar waarvan de gegevens worden verzameld door het trialbureau/datacentrum. Bij deze vraag kunt u invullen van hoeveel patiënten er per jaar data wordt verwerkt.

Vraag 7

Het formulier dient door de aanvrager ondertekend te worden.

3

Bijlage 1: Kwaliteitseisen trialbureaus/ datacentra voor door KWF Kankerbestrijding gefinancierde studies Datamanagement voor door KWF Kankerbestrijding gefinancierde klinische studies KWF Kankerbestrijding ondersteunt datamanagement en trialcoördinatie van oncologische klinische studies in Nederland. Het datamanagement is tot nu toe uitgevoerd door een beperkt aantal trialbureaus/datacentra om kwalitatief goed datamanagement te garanderen. Om de drempel te verlagen om een klinische studie op te starten en de toegankelijkheid tot trialbureaus/datacentra voor onderzoekers te verhogen, zal KWF Kankerbestrijding vanaf nu mede op verzoek van het onderzoeksveld meerdere trialbureaus/datacentra in staat stellen om datamanagement uit te voeren voor door KWF Kankerbestrijding gefinancierde studies. De kwaliteit van door KWF Kankerbestrijding gefinancierde studies blijft zeer belangrijk en de trialbureaus/datacentra zullen aan de door KWF Kankerbestrijding opgestelde kwaliteitseisen moeten voldoen. Er zal ook onderscheid gemaakt worden tussen trialbureaus/datacentra die centraal en/of lokaal datamanagement uitvoeren. De kwaliteitseisen zijn afhankelijk van de taken die een trialbureau/datacentrum wil uitvoeren, alleen lokaal of ook centraal datamanagement. KWF Kankerbestrijding geeft aan dat datamanagement, trial coördinatie en site monitoring de uitvoering van tenminste de onderstaande taken omvat: Lokaal datamanagement: voorbereiden van CRF’s en overleg hierover correct en tijdig verzamelen en interpreteren van patiëntgegevens uit medische dossiers en het invullen van CRF’s (papier of elektronisch) registreren en randomiseren van patiënten bewaken van de voortgang en de uitvoering van het datamanagement controleren op juistheid van de gegevens en de uitvoering van het studieprotocol oplossen en beantwoorden van queries van het datacenter verwerking van gegevens van SAE meldingen, PA Review, Cytogenetica review en Quality of Life vragenlijsten onderzoeker ondersteunen bij melding van SAE’s Lokale trialcoördinatie administratieve ondersteuning bij de opzet, start, uitvoering en evaluatie van de studie op lokaal niveau organisatie van documentatie: Investigator Trial File ondersteunen bij verkrijgen van benodigde lokale ethische goedkeuringen (zoals lokale uitvoerbaarheidverklaring) informeren van en overleggen met artsen en verpleegkundigen over studies promoten van deelname aan trials bijhouden van een lijst met betrokken personen voor de trial onderhouden van contacten met externe organisaties. Centraal datamanagement: voorbereiden en organiseren van het centraal datamanagement van een studie ontwikkeling CRF’s verzamelen, verwerken en controleren van gegevens bewaken van de uitvoering en de voortgang van het onderzoek contact onderhouden met deelnemende centra en lokaal datamanagers database ontwikkeling en testen van database handhaven van tijdslijnen met betrekking tot gegevensverzameling verstrekken van informatie over protocollen en de stand van zaken met betrekking tot de patiënteninclusie

4

-

Data cleaning en het uitsturen van queries naar het lokale centrum indien er onduidelijkheden of inconsistenties in de dataset zitten opstellen van een datamanagement plan waardoor de patiënten op een eenduidige manier worden geëvalueerd (tussentijdse) analyses m.b.t. safety verwerking van gegevens van SAE meldingen, PA Review, Cytogenetica review en Quality of Life vragenlijsten ondersteuning van beoordeling van SAE meldingen en rapportage van SUSARs aan autoriteiten Database lock Aanleveren van dataset geschikt voor analyse door (externe) statisticus

Centrale trialcoördinatie voorbereiden en bespreken van een nieuwe studie in overleg met alle betrokkenen en hiervoor werkdocumenten beschikbaar maken benaderen van ziekenhuizen over deelname aan studie ondersteunen bij verkrijgen van benodigde ethische goedkeuringen controle op uitvoering van de studie betrokkenen informeren over de start, participatie, en verloop van de studie Investigator Trial File (file waarin de onderzoeker alle belangrijke documenten van een studie bewaart) opzetten en bijhouden opstellen en beschikbaar maken van documenten o.a. checklijsten, samenvatting protocol en patiëntinformatie indienen en verkrijgen van centrale goedkeuringen voor trials administratieve ondersteuning ter voorbereiding van de studie op centraal niveau organiseren en ondersteunen van site visits en audits registratie en updaten trial bij minimaal één trialregister en bij voorkeur registratie bij www.kankeronderzoek.info voor de patiënten. Site monitoring lnput bij CRF ontwikkeling vanuit controle taak monitor controle van de correctheid van uitvoering van het onderzoek door een kwaliteitsfunctionaris (NFU) controle van de documentatie behorend bij de studie source data verificatie patiënten inclusie controle informed consent controle SAE en SUSARs controle studie medicatie betrokkenen informeren over de start, participatie en verloop van de studie rapportage bevindingen aan sponsor en deelnemende sites

Kwaliteitskenmerken voor een trialbureau/datacenter van waaruit het oncologie datamanagement voor een KWF Kankerbestrijding gefinancierde studie plaatsvindt. 1)

Structuur van het trialbureau/datacenter • Inbedding van het trialbureau/datacenter in de eigen organisatie is vastgelegd in een document (bijvoorbeeld organogram) • Interne structuur en verantwoordelijkheden van de werknemers betreffende oncologie datamanagement zijn vastgelegd in taak-/functieomschrijvingen die bovengenoemde taken (van datamanagement, trialcoördinatie of site monitoring) bevatten • Uitvoering van het oncologie datamanagement en het oncologisch onderzoek is onafhankelijk. • Er wordt gewerkt conform de richtlijnen voor klinisch onderzoek, zoals vastgelegd in de EU richtlijn Goede Klinische Praktijken (Directive 2005/28/EC, 8 April 2005), Wet

5

medisch-wetenschappelijk onderzoek met mensen (WMO) en alle (andere) regels die gelden voor het uitvoeren van klinische trials in Nederland. 2)

Afspraken betreffende de realisatie van oncologie datamanagement is vastgelegd in SOPs. De volgende SOPs moeten aanwezig zijn: • Registratie- en randomisatie-procedure. • Protocolrouting en werkwijze bij start van een nieuwe studie. • Database en CRF ontwikkeling • Data invoer • SAE rapportage en melding van binnengekomen SAE. • Query generatie • Data cleaning en database lock • Archivering van CRF’s en study file na sluiting van de studie. De SOPs zijn beschikbaar en door de datamanager te raadplegen. De SOPs worden regelmatig nagelopen, indien nodig herzien, en gevalideerd.

3)

Vastleggen van afspraken over: • Administratieve werkzaamheden, zoals - het archiveren van protocollen en registratie/randomisatie-formulieren - verzenden, kopiëren en administreren van CRF’s • Personele beschikbaarheid, zoals - professionele vervanging bij afwezigheid en ziekte - werkrooster - minimale bezetting - vertrouwelijkheidclausule arbeidscontracten • Voortgang van de studie • Scholing en inwerken nieuwe collega’s oncologie datamanagement - onderhouden en uitvoeren van een (intern en extern) scholingsplan

4)

Vastleggen van afspraken met onderzoeksorganisaties over specifiek voor lokaal datamanagement: De inhoud en de wijze van ondersteuning door de oncologie datamanager: • Betrokken bij het opstarten van de studie in een lokaal ziekenhuis • Routinebezoeken van de oncologie datamanager ten behoeve van de dataverzameling (binnen eigen onderzoeksinstelling en extern) • Kwaliteit van het datamanagement in de periferie (datamanagement moet uitgevoerd worden door gekwalificeerde datamanagers) • Statusvoering • Introductie nieuw protocol • Terugrapportage naar de arts-onderzoeker over de kwaliteitsaspecten van zijn gegevens • Beschikbaar stellen van de Investigator (Site) Files • Inzagerecht en toegang tot patiëntendossiers door de oncologie datamanager en vertrouwelijkheid en geheimhouding door deze betrokkenen Vastleggen van afspraken met opdrachtgevende organisaties/opdrachtgevers over: • Werken volgens de standaarden van de GCP en de EU Directive • Monitoring visites (zie bijlage i.6. checklist bezoek monitor en evaluatie voortgang studiebegeleiding) • Samenwerking met andere trialbureaus of datacentra KWF Kankerbestrijding vindt het aanbevelingswaardig dat er periodiek een interne audit plaatsvindt.

5)

Vastleggen van afspraken met onderzoeksorganisaties over aspecten die specifiek gelden voor centraal datamanagement: De inhoud en de wijze van ondersteuning door de oncologie datamanager: • Aanwezigheid van SOP’s over data-entry, dataverwerking/controle • Faciliteren van de regio indien centraal datamanagement wordt uitgevoerd

6

• • •

6)

SAE/SUSAR rapportage, toetsing online Database volgens GCP normen Samenwerken met statisticus

Personeel aangesteld bij een datacentrum voor het uitvoeren van lokaal datamanagement: minimaal één NVvOD gekwalificeerde datamanager Personeel aangesteld bij een datacentrum voor het uitvoeren van centraal datamanagement: -

7)

Hoofd datacentrum is bij voorkeur academisch geschoold met affiniteit voor medisch wetenschappelijk onderzoek minimaal één NVvOD gekwalificeerde centraal datamanager en minimaal twee NVvOD gekwalificeerde lokale datamanagers statisticus (mag ingehuurd worden per studie)

Deskundigheid van het trialbureau/datacentrum gegevensverwerking van minimaal 100-140 nieuwe patiënten per jaar

Een trialbureau/datacentrum kan zich aanmelden bij KWF Kankerbestrijding via het formulier “Aanmeldformulier datacentrum” beschikbaar op de website. Het aanmeldformulier moet voldoende informatie bevatten, gebaseerd op bovenstaande items, om een datacentrum of trialbureau toestemming te verlenen. Echter KWF Kankerbestrijding behoudt zich het recht om een gesprek aan te vragen om meer informatie in te winnen of een audit aan te vragen. Na goedkeuring van de aanmelding door KWF Kankerbestrijding zal er een contract worden opgesteld tussen KWF Kankerbestrijding en het trialbureau/datacentrum. Periodiek zal er een rapportage worden opgevraagd door KWF Kankerbestrijding bij het trialbureau/datacentrum. Hierin kunnen kwantitatieve gegevens worden gevraagd over: Het aantal studies waarvoor datamanagement (lokaal of centraal)is uitgevoerd Het aantal patiënten waarvan de gegevens verwerkt zijn Gegevensverzameling De informatie beschreven in de volgende documenten is geraadpleegd bij het opstellen van de kwaliteitseisen: Kwaliteitskader oncologie datamanagement 2007 opgesteld door de VIKC en de NVvOD Kwaliteitsborging van mensgebonden onderzoek opgesteld door de Nederlandse Federatie van Universitaire Medische Centra (NFU) Kwaliteitskader centraal oncologie datamanagement 2011 opgesteld door de VIKC en de NVvOD Kwaliteitskader oncologie monitoring 2011 opgesteld door de VIKC en de NVvOD

7