Informační a komunikační technologie Petr Zlatohlávek. Obsah :

MS-Excel 2003

Informační a komunikační technologie Petr Zlatohlávek

Obsah : 1.0 Excel 2003 ...............................................................................................................................................2 1.1 Excel – popis pracovní plochy .....................................................................................................................2 1.2 Excel – Základní operace s buňkami ............................................................................................................3 1.3 Excel – Pohyb po buňkách..........................................................................................................................3 1.4 Excel – Editace buněk................................................................................................................................4 1.5 Excel – Nastavení šířky sloupce ..................................................................................................................5 1.6 Excel – Nastavení výšky řádku....................................................................................................................6 1.7 Excel – Dlouhé číslo v buňce.......................................................................................................................6 1.8 Excel – Označení buněk do bloku (souvislý) .................................................................................................7 1.9 Excel – Označení buněk do bloku (nesouvislý) ..............................................................................................7 1.10 Excel – Zarovnání obsahu buňky ...............................................................................................................8 1.11 Excel – Písmo v buňce .............................................................................................................................9 1.12 Excel – Formát buňky ( záložka Číslo ).....................................................................................................10 1.13 Excel – Formát buňky ( záložka Zarovnání ) .............................................................................................10 1.14 Excel – Formát buňky ( záložka Ohraničení ) ............................................................................................11 1.15 Excel – Formát buňky ( záložka Vzorky ) ..................................................................................................11 1.16 Excel - Vzorce.......................................................................................................................................12 1.17 Excel – Funkce ( Když ) .........................................................................................................................15 1.18 Excel – Kopírování vzorce.......................................................................................................................16 1.19 Excel – Kopírování buněk (řady) .............................................................................................................17 1.20 Excel – Relativní odkazy.........................................................................................................................18 1.21 Excel – Vkládání řádků a sloupců ............................................................................................................20 1.22 Excel – Odstranění sloupce a řádku .........................................................................................................20 1.24 Excel – Řazení podle abecedy .................................................................................................................21 1.25 Excel – Automatický filtr ........................................................................................................................23 1.26 Excel – Práce s listy...............................................................................................................................25 1.27 Excel – Rozdělení tabulky - příčky ...........................................................................................................26 1.28 Excel – Grafy ........................................................................................................................................28 1.29 Excel – Vytvoření grafu ..........................................................................................................................28 1.30 Excel – Úprava grafu – typ grafu .............................................................................................................34 1.31 Excel – Úprava grafu – velikost a typ písma .............................................................................................35 1.32 Excel – Tisk ..........................................................................................................................................36

1

MS-Excel 2003


1.0 Excel 2003 1.1 Excel – popis pracovní plochy

Hlavní nabídka

Záhlaví sloupců Adresa buňky

Panely nástrojů Záhlaví sloupců Řádek vzorců – zde se zobrazuje skutečný obsah buňky Aktivní – zvýrazněná buňka

Záhlaví řádků Svislý posuvník Listy

Vodorovný posuvník

2

MS-Excel 2003


1.2 Excel – Základní operace s buňkami Každá buňka může nést informace následujícího typu : Řetězec – obsahuje jakýkoli řetězec ( čísla, text , znaménka …. ) Číslo – Jakákoli číselná hodnota, nesmí obsahovat text Vzorec – vždy začíná znaménkem „=” , vše co je za znaménkem bere Excel jako definici vzorce nebo funkce. 1.3 Excel – Pohyb po buňkách

Po buňkách se v Excelu pohybujete kurzorovými šipkami nebo klepnutí myší na danou buňku. Obsah buňky je zobrazen v řádku vzorců a né vždy je shodný se zobrazenou hodnotou v buňce. ( např. vzorce a funkce ) Každá buňka má svou pevnou adresu (souřadnici), která je dána jako na šachovnici sloupcem a řádkem. Sloupce jsou označeny písmeny a řádky čísly. Př. A3 adresa buňky

Skutečný obsah buňky

Hodnota vypočtená

Klávesy pro pohyb v tabulce Klávesa / zkratka

Význam

Kurzorová klávesa

Přejdi o jednu buňku nahoru.

Kurzorová klávesa

Přejdi o jednu buňku dolu.

Kurzorová klávesa

Přejdi o jednu buňku doprava.

Kurzorová klávesa 

Přejdi o jednu buňku doleva.

Ctrl +

Přejdi na horní okraj celé tabulky.

Ctrl +

Přejdi na dolní okraj celé tabulky.

Ctrl +

Přejdi na pravý okraj celé tabulky.

Ctrl + 

Přejdi na levý okraj celé tabulky.

Page Up

Přejdi o obrazovku nahoru.

Page Down

Přejdi o obrazovku dolu.

Ctrl + Home

Přejde na buňku A1 (vlevo nahoře)

F5

Vyvolá okno pro zadání souřadnice.

3

MS-Excel 2003


1.4 Excel – Editace buněk Přepsání původního obsahu buňky Nastavte se na buňku a začněte psát text. Po stisku klávesy bude původní text nahrazen novým. Oprava obsahu buňky Pokud potřebujete opravit obsah již napsané buňky. K editaci slouží klávesa F2. Vymazání obsahu buňky Nastavte se na buňku, kterou chcete smazat a stiskněte DELETE. Klávesou DELETE se smaže pouze obsah buňky. Formát zůstane beze změny. Víceřádkový text v buňce Pokud chcete text v buňce rozdělit pod sebe použijte na odřádkování kombinaci kláves Alt+ENTER.

4

MS-Excel 2003


1.5 Excel – Nastavení šířky sloupce 1.možnost – najeďte myší na pravou hranici v záhlaví (viz obr.) a stiskněte LTM a natáhněte na potřebnou délku. (jak ukazuje červená šipka)

po úpravě …

2.možnost – klikněte na buňku, kterou chcete upravit. A vyberte Formát / Sloupec / Šířka

a zadejte hodnotu šířky sloupce. (Hodnota udává kolik znaků se do buňky vejde)

5

MS-Excel 2003


1.6 Excel – Nastavení výšky řádku 1.možnost – najeďte myší na pravou hranici v záhlaví (viz obr.) a stiskněte LTM a natáhněte na potřebnou délku. (jak ukazuje červená šipka)

po úpravě …

2.možnost – klikněte na buňku, kterou chcete upravit. A vyberte Formát / Řádek / Výška

a zadejte hodnotu výšky řádku.

1.7 Excel – Dlouhé číslo v buňce Pokud je v buňce číselná hodnota, která se do buňky nevejde jsou v buňce zobrazeny křížky. po rozšíření

6

MS-Excel 2003


1.8 Excel – Označení buněk do bloku (souvislý) V Excelu budete velmi často upravovat více buněk. Aby jste nemuseli upravovat každou buňku samostatně označíme je do bloku a úpravu provedeme najednou. Postup : 1. Nastavte myš na buňku, která bude tvořit levý horní roh budoucího bloku. 2. Stiskněte, držte a táhněte levým tlačítkem myši požadovaným směrem. 3. Až je blok označen uvolněte tlačítko myši.

Upozornění : Po označení není výchozí buňka označena inverzně, ale přesto do výběru patří.

1.9 Excel – Označení buněk do bloku (nesouvislý) Postup : 1. Klikněte na první buňku. 2. Podržte klávesu Ctrl a postupně klikejte na buňky, které chcete označit. 3. Až označíte všechny buňky uvolněte klávesu Ctrl.

Upozornění : Poslední buňka opět nebude označena inverzně, ale přesto do výběru patří.

7

MS-Excel 2003


1.10 Excel – Zarovnání obsahu buňky Excel zarovnává buňky sám automaticky a to tak, že text je zarovnán vlevo a čísla vpravo. Kdykoli později je možné buňky ručně zarovnat. Zarovnání se provádí vždy na označenou buňku nebo blok. Zarovnání vlevo :

Zarovnání vpravo :

Zarovnání na střed :

Zarovnání buňky ve svislém směru : Text v buňce je standardně zarovnáván k dolnímu okraji. Text lze zarovnat i výškově na střed. Postup : 1. Označte buňku, kterou chcete zarovnat. 2. Klikněte na nabídku Formát / Buňky 3. Záložka Zarovnání / Svisle = Na střed

Příklad : zarovnaná buňka na střed

8

MS-Excel 2003


1.11 Excel – Písmo v buňce Excel nabízí takové typy písma, jaké jsou nainstalovány v systému Widows. Písmo lze měnit pomocí panelu nástrojů Formát, nebo přes nabídku Formát / Buňky / založka Písmo. 1. možnost ( pomocí panelu nástrojů – Formát ) Postup : 1. Klikněte na buňku nebo označte oblast, kterou chcete upravovat. 2. Pak klikněte na tlačítko s požadovanou funkcí na panelu nástrojů. Panel nástrojů obsahuje : kurzíva písma podtržené písmo barva písma

velikost písma pozadí buňky velikost písma typ písma

2. možnost ( pomocí nabídky Formát / Buňky / založka Písmo )

Postup : 1. Klikněte na buňku nebo označte oblast, kterou chcete upravovat. 2. Klikněte na nabídku Formát / Buňky / záložka Písmo.

V okně pak nastavte požadované parametry a pak klikněte na OK.

Příklad : upravená buňka B2

9

MS-Excel 2003


1.12 Excel – Formát buňky ( záložka Číslo ) Formát / Buňky / záložka Číslo Záložka Číslo umožňuje nadefinovat jak se bude hodnota v buňce zobrazovat. Skutečná hodnota buňky, ale zůstane nezměněna. Formátem se definuje pouze maska. V levé části se zvolí druh a ten pak lze v pravé části dále nastavovat.

Pokud např. vybereme Měna, v pravé části pak můžeme nastavit počet desetinných míst, symbol Kč a způsob zobrazení záporných čísel. Kromě předdefinovaných nastavit Vlastní druh.

druhů

lze

Např. symbol Ks Zápis : # ###" Ks"

1.13 Excel – Formát buňky ( záložka Zarovnání ) Formát / Buňky / záložka Zarovnání Záložka Zarovnání umožňuje zarovnání textu v buňce ve vodorovném a svislém směru (viz.2.10) a otočení textu o libovolný úhel.

Tip : Pokud potřebujete rozdělit sloučené buňky. Pak stačí zrušit zaškrtnutí políčka Sloučit buňky

Příklad : otočení textu o 45°

10

MS-Excel 2003


1.14 Excel – Formát buňky ( záložka Ohraničení ) Formát / Buňky / záložka Ohraničení Záložka Ohraničení umožňuje pohodlně zvolit ohraničení jedné buňky nebo celé oblasti označené do bloku. Postup : 1. Označte buňku nebo blok buněk 2. V pravé části vyberte Styl a Barvu 3. V náhledu pak klikejte na tlačítka těch čar jejž se ohraničení týká. ( nebo můžete klikat přímo na čáry v náhledu ) Tip : ohraničení zrušíte tlačítkem Žádné

Příklad : ohraničení buňky B2

1.15 Excel – Formát buňky ( záložka Vzorky ) Formát / Buňky / záložka Vzorky Záložka vzorky umožňuje nastavit pozadí jedné nebo více označených buňěk. Jako pozadí lze nastavit barvu nebo předdefinovaný vzorek.

Příklad : buňka se vzorkem

11

MS-Excel 2003


1.16 Excel - Vzorce Vzorce jsou velmi mocnou oblastí Excelu. V Excelu jsou k dispozici finkce matematické, statistické, logické, finanční, databázové, časové, datové, vahledávací a informační. Kromě těchto má uživatel možnost vytvořit vlastní vzorce. Zadání vzorce : 1.možnost : přímý zapis vzorce do buňky (musíme znát přesný zápis) 2.možnost : využití průvodce při tvorbě vzorce.

Přímý zápis vzorce : Používý se převážně u jednoduchých vzorců, kde zápis není příliš složitý. Důležité : Každý vzorec musí začínat znaménkem

=

Př. Vzorec, který sečte hodnotu buněk C2 a C3 a vydělí koeficientem v buňce C4. Vzorec je vložen do buňky C6. Tip : Při psaní vzorce Excel pomáhá a barevně orámuje buňky jež jsou ve vzorci použity

po stisku klávesy ENTER se v buňce zobrazí výsledek vzorce. V řádku vzorců je ovšem zobrazen skutečný obsah buňky (vzorec)

Úprava buňky obsahující vzorec : Pokud chcete opravit vzorec v buňce klikněte ba buňku a stiskněte klávesu F2, v buňce se zobrazí vzorec s blikajícím kurzorem a můžeme opravit vzorec.

Po stisku F2 se v buňce zobrazí vzorec a můžeme opravit případnou chybu.

12

MS-Excel 2003

Informační a komunikační technologie Petr Zlatohlávek Tip : Ve vzorcích je možné používat závorky ( , ) a matematické operátory + - / * 2.možnost : využití průvodce při tvorbě vzorce. Využití průvodce při tvorbě vzorce : Pomocí průvodce můžeme vložit do buňky mnoho funkcí pro výpočet. Mezi nejpoužívaější patří : Název funkce

Význam

Zápis do buňky

SUMA

Sečte všechna čísla v oblasti buněk.

SUMA(číslo1;číslo2;...)

PRŮMĚR

Vrátí aritmetický průměr argumentů.

PRŮMĚR(číslo1;číslo2;...)

Vrátí určitou hodnotu, pokud je zadaná podmínka vyhodnocena jako PRAVDA, a jinou hodnotu, pokud je zadaná podmínka vyhodnocena jako NEPRAVDA.

KDYŽ(podmínka;ano;ne)

KDYŽ MAX

Vrátí maximální hodnotu v množině hodnot.

MAX(číslo1;číslo2;...)

MIN

Vrátí minimální hodnotu v množině hodnot.

MIN(číslo1;číslo2;...)

Příklad : Budeme chtít zjistit průměrný počet návštěvníků kina za období Leden – Červen. (viz obr.) Postup : 1. 2. 3. 4.

Klikneme na buňku do které chceme vložit funkci - C10. Z nabídky Vložit vybereme Funkce Otevře se nám dialogové okno Vložit funkci V okně vybereme požadovanou funkci ( Průměr )

( pokud funkce není v seznamu musíme vybrat kategorii )

5. Klikneme na OK

13

MS-Excel 2003


6. Otevře se nám okno Argumenty funkce 7. Okno si posuneme tak, aby jsme si odkryli naší tabulku. 8. Označíme buňky v tabulce z kterých chceme počítat průměr ( C3 až C8 )

9. Klikneme na OK ( nebo Enter ) 10. Do buňky C10 se nám vloží průměrná hodnota buněk C3 až C8

Stejný postup používáme při vkládání dalších funkcí. Tip : Nejčastější chyby : • •

Před vkládáním funkce není označena ta buňka do které chceme funkci vložit – Bod č.1 Špatně označíme buňky obsahující data pro výpočet – Bod č.8

14

MS-Excel 2003


1.17 Excel – Funkce ( Když ) Vkládání funkcí jsme popsali v minulé kapitole (2.16). Trošku složitější je funkce KDYŽ. ( Podmínka ) Tato funkce se rozhoduje podle zadané podmínky a pokud je podmínka splněna vloží do buňky “Text1” a pokud podmínka není splněna vloží do buňky “Text2”. Příklad : Pokud známka žáka bude menší nebo rovna 3, pak funkce do buňky napíše prospěl, v ostatních přápadech bude vypsáno neprospěl. Největším úskalím je správně stanovit rozhodovací podmínku. Stanovení podmínky : ( pro první řádek – č.3 ) Výsledek zda žák prospěl závisí na buňce C3. Pokud hodnota v buňce je menší nebo rovna 3 pak žák prospěl. Podmínka : C3<=3 ..... žák prospěl, jinak neprospěl Postup : 1. Klikneme na buňku do které chceme vložit funkci KDYŽ. (D3) 2. Z nabídky Vložit vybereme Funkci 3. V okně vyberem funkci KDYŽ a klikneme na OK ( postup v minulé kapitole 2.16) 4. Otevře se nám okno Argumenty funkce 5. Do řádku Podmínka napíšeme podmínku C3<=3 6. Do řádku Ano napíšeme prospěl 7. Do řádku Ne napíšeme neprospěl 8. Klikneme na OK

9. Do buňky D3 se vloží vytvořená funkce, ale v buňce se zobrazí výsledek funkce. (prospěl / neprospěl)

Tip : Pokud nyní změníte hodnotu v buňce C3 na hodnotu vyšší jak 3 automaticky se v buňce D3 změní hodnota na neprospěl.

Tip : Stejného výsledku dosáhnete pokud do buňky napíšete rovnou následující zápis =KDYŽ(C3<=3;"prospěl";"neprospěl") 15

MS-Excel 2003

Informační a komunikační technologie Petr Zlatohlávek Tento postup je určen spíše zkušeným uživatelů Excelu, kteří vědí jak přesně funci zapsat. 1.18 Excel – Kopírování vzorce Často vzniká situace, kdy v tabulce máme několik desítek řádků a na konci každého řádku je třeba vložit např. průměr z hodnot v daném řádku. Vkládat vzorce ručně do každého řádku by bylo velmi zdlouhavé. Excel umožňuje kopírovat vzorce. Příklad : Prodej počítačový sestav Home, Office a Profi v období Leden až Červen. Na konci řádku je sloupec Celkem do kterého vložíme funkci SUMA pro výpočet součtu prodeje. (viz obr.) Postup : 1. Do buňky F3 vložíme funkci SUMA pro výpočet součtu buněk C3 až E3. 2. Nyní uchopíme pravý dolní roh buňky F3 a stiskneme levé tlačítko myši a táhneme směrem dolů, na požadováné místo, nakonec uvolníme tlačítko myši. ( viz obr.)

Krok po kroku :

1. Najedeme myší na pravý dolní roh buňky, kurzor se změní na černý kříž

2. Stiskneme levé tlač. myaši a táhneme směre dolů

3. Uvolníme levé tlačítko myši.

4. Klikneme na nějakou buňku pro zrušení inverzního označení.

Vzorce jsou zkopírovány do buněk F5 až F8 a vždy sečtou buňky daného řádku. Tip : Stejného efektu zkopírování docílíme stisknutím Ctrl+C na buňce F3, označením oblasti buněk F4 až F8 a stisknutím Ctrl+V.

16

MS-Excel 2003


1.19 Excel – Kopírování buněk (řady) V minulé kapitole (2.18) jsme si ukázali využití pravého dolního rohu buňky pro kopírování vzorce. Tento pravý dolní roh lze využit i při zadávání hodnot do tabulky. Často potřebujeme do tabulky zadat následující řady : Leden , Únor , Březen , Duben , Květen ….. Pondělí , Úterý , Středa , Čtvrtek , Pátek ….. 1 , 2 , 3 , 4 , 5 , 6 , 7 ….

Samozřejmě můžete údaje napsat ručně do každé buňky, ale můžete si práci výrazně urychlit. Postup : 1. Napište do buňky Leden 2. Umístěte kurzor na pravý dolní roh této buňky (viz kap.2.18) 3. Stiskněte levé tlačítko myši a táhněte směrem doprava, 4. Nakonec uvolněte tlačítko myši a označené buňky budou vyplněny jednotlivými měsíci.

Stejně postupujte pokud potřebujete zadat řadu dny v týdnu. Tip : Řadu můžete vytvářet všemi směry ( nahoru , dolu , vlevo a vpravo ) Upozornění : Při vytváření číselné řady je důležité lačítko Ctrl. Pokud tlačítko Ctrl nepoužijte bude řada vyplněna stejnými čísly. Pokud před uvolněním myši stisknete klávesu Ctrl bude řada vzrůstjící – 1 , 2 , 3 atd. Uvolnění myši bez stisknuté klávesy Ctrl :

Uvolnění myši se stisknutou klávesou Ctrl :

17

MS-Excel 2003


1.20 Excel – Relativní odkazy V Excelu exitují Relativní a Absolutní odkazy. Liší se svým zapisem. Relativní odkaz : =C1 Absolutní odkaz : =$C$1

( před souřadnici řádku a sloupcu se napíše symbol - $ )

Při kopírování vzorce s relativními odkazy dojde ke změně odkazů. Při kopírování vzorce s absolutními odkazy odkaz stále odkazuje na stejnou buňku. Jaký je rozdíl mezi absolutními a relativními odkazy si ukážeme na následujícím příkladu. Příklad : Vytvořte tabulku se seznam studentů a počet bodů, které dosáhli v soutěži. (viz obr.). Tabulka bude obsahovat sloupec Celkem. Počet bodů celkem se výpočítá Počet bodů krát koeficient. Koeficient je zapsán pod tabulkou do buňky C10. Do buňky D3 vložíme vzorec pro výpočet Celkového počtu bodů. Vzorec bude : =C3*C10 tak se do buňky D3 vloží správný výsledek : 134,4

Po zkopírování vzorce z buňky D3 do buňky D4

Problém, ale nastane pokud buňku D3 zkopírujeme do buňky D4 (o řádek niže). Při kopírování vzorce došlo k posunu souřadnic ve vzorci. My se, ale potřebujeme ve vzorci vždy odkazovat na buňku kde je koeficient t.j. buňka C10. Proto při zápisu vzorce do buňky D3 použijeme u odkazu na buňku s koeficientem absolutní odkaz $C$10

Po zkopírování vzorce z buňky D3 do buňky D4

Jak je již vidět na obrázku pokud použijeme ve vzorci absolutní odkaz, tak i po zkopírování na jinou pozici stále odkazuje na buňku s koeficientem – C10. Takovýto vzorec již pak mohu zkopírovat do celého sloupce.

18

MS-Excel 2003


Ještě jeden příklad co se stane pokud budeme kopírovat absolutní a relativní odkazy. Relativní odkaz – a co se děje při kopírování

Relativní odkaz na buňku C4 Pokud buňku s relativním odkazem zkopírujem na jinou buňku posune se i buňka na kterou bude odkazovat o stejný počet buněk

Po zkopírování odkazuje relativní odkaz na buňku E9

Absolutní odkaz - a co se děje při kopírování

Absolutní odkaz na buňku C4 Pokud buňku s absolutním odkazem zkopírujem na jinou buňku , bude odkazovat stále na stejnou buňku.

Po zkopírování odkazuje absolutní odkaz stále na buňku E9

Upozornění : Proto pokud budeme buňky obsahující vzorce kopírovat v tabulce na jiné místa musíme se správně rozhodnout zda použijeme ve vzorci relativní nebo absolutní odkaz.

19

MS-Excel 2003


1.21 Excel – Vkládání řádků a sloupců Při tvorbě tabulky se nevyhneme situaci, kdy ke potřeba do tabulky přidat nový řádek nebo sloupec. Příklad : Máme tabulku (viz obr.) a budeme chtít přidat řádek před a sloupec vlevo.

Řádku a

•

Po přidání řádku nad a sloupce před tabulku.

Vložení řádku :

Postup : 1. Klikneme na buňku na tom řádku, před který chceme vložit nový. ( v našem příkladu na řádek 1, třeba buňku A1 ) 2. Z nabídky Vložit vybereme příkaz Řádek 1. Vložení sloupce : Postup : 3. Klikneme na buňku ve sloupci, před který chceme vložit nový. ( v našem příkladu na slupec A, třeba buňku A2 ) 4. Z nabídky Vložit vybereme příkaz Sloupec

1.22 Excel – Odstranění sloupce a řádku Opakem přidání je odstranění sloupce nebo řádku v tabulce. Pozor : odstraněním dojde k celkovému odstranění, nikoliv jen k vymazaní hodnot. Postup : 1. Označte buňku, nebo oblast buněk ve sloupci nebo řádku, které chcete odstranit. 2. Z nabídky Úpravy vyberte příkaz Odstranit. 3. V nové okně vyberte Celý řádek nebo Celý sloupec podle toho co chcete odstranit.

20

MS-Excel 2003


1.23 Excel – Skrytí sloupce nebo řádku Při práci v tabulce je někdy výhodné skrýt některé sloupce a řádky. Skrytý řádek nebo sloupec nezmizí ani není poškozen, a všechny vzorce které na ně odkazují pracují normálně. Skrytý řádek nebo sloupec jen není vidět. Postup : 1. Označte soupec nebo řádek, který chcete skrýt. To provedete kliknutím levým tlačítkem myši na záhlaví sloupce či řádku. 2. Kamkoliv do označeného prostoru klikněte pravým tlačítkem a z nabídky vyberte Skrýt.

1.24 Excel – Řazení podle abecedy U tabulek s větším počet řádků je někdy třeba seřadit data v nějakém sloupci podle abecedy. Postup : 1. Označte celou tabulku do bloku. ( i když budete chtít řadit data jen v určitém sloupci ) 2. Z nabídky Data vyberte příkaz Seřadit. 3. Otevře se okno Seřadit, ve kterém určíme podle jakého sloupce a jak chceme data seřadit. Příklad : V následující tabulce budeme chtít data seřadit podle výšky (vzestupně) 1. označíme celou tabulku (B2:D8)

2. Nabídka Data příkaz Seřadit

21

MS-Excel 2003


3. V okně Seřadit nastavíme parametry řazení. Sloupec podle kterého chceme data seřadit Způsob řazení dat.

Upozornění : Pokud označená oblast dat obsahuje záhlaví ( tj. první řádek, obsahují popis sloupce) zaškrtneme kolonku Se záhlavím. Záhlaví tabulky

4. Klikneme na tlačítko OK Seřazená tabulka

Tip : Pokud v tříděném sloupci budou dvě nebo více hodnot stejných, lze v okně Seřadit určit podle jakých kriteriích dále řadit.

22

MS-Excel 2003


1.25 Excel – Automatický filtr Filtry – Filtrem se rozumí podmínka, kterou je testován každý řádek. Vyhoví-li řádek podmínce zůstane v tabulce zobrazen. Pokud podmínce nevyhoví bude skrytý. (Pozor : neznamená smazaný) Filtr má význam u rozsáhlejších tabulek, kde chceme pracovat pouze s daty které vyhovují určité podmínce. Vložení filtru : 1. Umístěte kurzor do hlavičky tabulky libovolného sloupce. ( v našem příkladu např. C2 ) 2. Z nabídky Data vyberte Filtr a v podnabídce Automatický filtr. Pokud jste postupovali správně objeví se u záhlaví buněk šipky.

Příklad : Budeme chtít vybrat jen ty data, kde sloupec Bydliště bude obsahovat Teplice. Postup : 1. Klikneme na šipku ve sloupci Bydliště. 2. Z nabídky vybereme položku Teplice.

V ten okamžik se řádky tabulky, které ve sloupci Bydliště neobsahují hodnotu Teplice skryjí.

Tip : Filtry lze také kombinovat a použít jich více současně. Pokud jsou data ve slupci filtrována, pak je šipečka filtru zbarvena modře. Pokud chcete filtr zrušit, rozbalte nabídku daného filtru a vyberte (Vše)

23

MS-Excel 2003


Složitější filtry : V předcozím příkladu byla použita nejjednodušší varianta filtru. Existují I složitější definice filtru pomocích kterých lze přesně definovat kritéria filtru. Příklad : V tabulce z minulého příkladu budeme chtít zobrazit jen ty řádky kde hodnota ve sloupci výška bude vyšší než 180 cm. a zárověn hodnota ve sloupci Bydliště bude Teplice.

Postup

Postup : 1. Filtr na sloupce Bydliště nastavte dle předchozího příkladu. 2. Filtr ve slupci Výška nastavte na Vlastní. 3. Excel zobrazí okno Vlastní filtr, ve kterém nastavíme přesnou definici kritéria. ( v našem příkladu Je větší než 180 )

Tip : Při tvorbě podmínky lze využít i přepínačů A a Nebo a tím vytvořit složitější podmínku.

4. Klikneme na OK Zadanému filtru vyhovují pouze 2 záznamy.

24

MS-Excel 2003


1.26 Excel – Práce s listy Excel umožňuje pracovat s takzvanými listy. Každý list je samostatná tabulka. Uvnitř jednoho listu může být až 255 listů. Jednotlivé listy můžou, ale nemusí být mezi sebou žádnou vazbu. Každý list má své jméno, které se je zobrazeno na oušku listu.

Po otevření nového souboru jsou vytvořeny 3 listy s názvy – List1, List2 a List3. Pro lepší názornost si listy můžeme sami pojmenovat. Postup : 1. klikneme pravým tlačítkem myši na ouško listu. 2. Z nabídky vybereme Přejmenovat. 3. Zadáme nový název a stiskneme Enter. nebo jen 2x klikneme na ouško listu LTM a zadáme nový název.

Jak je z obrázku patrné listy lze Odstranit (!! pozor !! smazaný list již nelze obnovit) Listy lze mezi sebou přesunovat a kopírovat a ve verzi Excel2003 lze nastavit pro jednotlivá ouška i barevné pozadí.

Vložení nového listu : Postup : 1. Nabídka Vložit , příkaz List

Odstranění listu : Postup : 1. Vyberte list, který chcete odstranit. 2. Z nabídky Úpravy, vyberte Odstranit list

25

MS-Excel 2003


1.27 Excel – Rozdělení tabulky - příčky U rozsáhlých tabulek s může stát, že nevidíte záhlaví tabulky, protože jste na několikastém řádku. Pokud potřebujete zjistit jakou hlavičku má daný sloupec musíte se vrátit na první sloupec. To je mnohdy velmi zdlouhavé a ztratíte přehled o tabulce. Excel umožňuje zapnout tzv. příčky. Příčky jsou čáry, kterými ukotvíte určitou část tabulky. Pokud např. příčkami ukotvíte záhlaví tabulky lze se v tabulce libovolně pohybovat a vždy uvidíte záhlaví tabulky. Příklad : Máme tabulku filmů na DVD, počet filmů v tabulce je celkem 76 filmů.

Tabulka filmů :

pokud se posunete směrem dolů zmizí nám zahlaví tabulky

Postup : 1. umístíme kurzor na buňku, která bude za sloupcem a pod řádkem, který chceme ukotvit v našem případě na buňku A5. 2. Z nabídky Okno vybereme příkaz Ukotvit příčky

26

MS-Excel 2003


V tuto chvíli jsou řádky 1 až 4 ukotveny a při posunu v tabulce dolu budou stále zobrazeny.

ukotvené řádky

Zrušení ukotvení V nabídce Okno vyberte příkaz Uvolnit příčky a ukotvení bude zrušeno.

Tip : stejně jako se dají ukotvit řádky, lze ukotvit sloupce nebo současně řádky a sloupce.

27

MS-Excel 2003


1.28 Excel – Grafy Graf je úžasný způsob jak převést spoustu čísel z tabulky do okamžité srozumitelné podoby. Grafy v Excelu jsou přímo svázány s daty v tabulce a okamžitá změna hodnot v tabulce má za následek změnu grafu. Graf se chová jako samostatný objekt, lze libovolně přemísťovat a měnit jeho velikost. 1.29 Excel – Vytvoření grafu Před samotným vytvořením grafu je třeba vytvořit zdrojovou tabulku, ze které bude graf vytvořen. Postup : 1. Vytvoříme zdrojovou tabulku. (tabulka obsahuje údaje kdo kolik má daného ovoce)

2. Označíme tabulku do bloku. 3. Z nabídky Vložit vybereme Graf.

4. Otevře se okno Průvodce grafem

V průvodci, který má 4 kroky postupně zadáme parametry výsledného grafu. Průvodce krok č.1 V levé části vyberte Typ grafu a v pravé části Podtyp grafu. Oriemtační náhled získáte stisknutím tlačítka Stisknutím zobr. Ukázku. Klikněte na tlačítko Další.

28

MS-Excel 2003


Průvodce krok č.2 V kroku č.2 vybíráte zda datovou řadu budou tvořit řádky nebo sloupce zdrojové tabulky. Vyberte vyhovující klikně na Další.

variantu

a

Průvodce krok č.3 Nyní průvodce zobrazí okno Možnosti grafu. Toto okno má 6 záložek. Před dalším kliknutím na tlačítko Další je třeba projít a upravit nastavení na všech záložkách. Záložky :

Název – Osy – Mřížky – Legenda – Popisky dat – Tabulka dat

29

MS-Excel 2003

Informační a komunikační technologie Petr Zlatohlávek Na jednotlivé záložky a možnosti nastavení se nyná podíváme podrobněji.

Záložka Názvy : Na založce názvy můžete do grafu vložit velkový název grafu a popis os X a Y. Změny se hned po zadání projeví v náhledu grafu.

Záložka Osy : Na založce osy můžete v grafu zobrazit nebo naopak nezobrazit popis os. V našem příkladu pokud by jsme zrušili zaškrtnutí u osy X z grafu zmizely by z grafu jména : Osa X - Adam Petr Jirka Osa Y – 0 2 4 6 8 10 12

30

MS-Excel 2003


Záložka Mřížky : Na založce mřížky můžete nastavit zobrazení tzv. hlavní a vedlejší mřížky. Mřížka umožňuje odhadnout hodnotu v grafu. Tip: Jedná se o slabé čáry uvnitř grafu.

Záložka Legenda : Umožňuje zobrazení nezobrazení legendy umístění v grafu.

a

nebo její

Tip: Jedná barevné kostičky s popisem. Umožňují zobrazit význam jednotlivých sloupců v grafu.

31

MS-Excel 2003


Záložka Popisky dat : Umožňuje zobrazit nad každým sloupcem hodnoty sloupce nebo popisky.

Záložka Tabulka dat : Umožňuje zobrazit pod grafem zdrojovou tabulku ze které byl graf vytvořen.

Nyná je možně kliknout na tlačítko Další pro přechod na poslední krok průvodce.

32

MS-Excel 2003


Průvodce krok č.4 Posledním krokem v průvodci je umístění grafu. Excel nabízí dvě možnosti umístění grafu. 1. jako nový list (při této volbě bude vytvořený graf umístěn na samostatný list a graf bude přes celou obrazovku, list bude pojmenován Graf) 2. jako objekt do listu (při této volbě bude graf vložen do stávajícího listu jako objekt, s grafem bude možno posouvat a měnit velikost)

graf vložený jako objekt do listu

graf vložený jako nový list

33

MS-Excel 2003


1.30 Excel – Úprava grafu – typ grafu Vytvořený graf se dá kdykoli upravovat. Je možné měnit typ grafu, barvy a výplň sloupců, vzhled a pozadí grafu a spoustu dalších parametrů. Změna typu grafu : Postup : 1. Klikněte pravým tlačítkem do bílé oblasti grafu. 2. Z nabídky vyberte Typ grafu

3. Zobrazí se stejné okno, které Excel nabízí v první kroku při tvorbě grafu. Zde můžete vybrat jiný typ grafu.

Upozornění : Pozor né vždy jsou vhodné některé grafy. Vždy je důležité zvolit vhodný graf pro data v tabulce.

34

MS-Excel 2003


1.31 Excel – Úprava grafu – velikost a typ písma Po vytvoření grafu je zpravidla potřeba graf poupravit. Změnit popisky, barvu a velikost písma. název grafu osa hodnot 2x klikněte pro úpravu písma

2x klikněte pro úpravu písma a měřítka

zobrazovaná oblast

název osy 2x klikněte pro úpravu písma a barvy

2x klikněte pro úpravu barvy

sloupce

mřížka

2x klikněte pro úpravu barvy

2x klikněte pro úpravu barvya čáry

osa kategorií 2x klikněte pro úpravu písma a měřítka

název osy kategorií 2x klikněte pro úpravu písma a barvy

Změna parametrů : Postup : 1. 2x klikněte levým tlačítkem na tu část grafu, kterou si přejete upravovat. 2. objeví se okno ve kterém lze měnit parametry ( písmo, barva, měřítko, ohraničení …. ) 3. nastavte parametry podle potřeby

4. potvrďte změnu kliknutím na OK 35

MS-Excel 2003


1.32 Excel – Tisk Po vytvoření tabulky nebo grafu je možno výsledek vytisknout. Bohužel není hned vidět jak se daná tabulka vytiskne. Iinformaci o tom jak se tabulka vytiskne získáme pomocí náhledu. Zobrazení náhledu :

Nabídka Soubor příkaz Náhled (nebo pomocí ikony

Pro podrobnější nastavení vzhledu stránky slouží okno Vzhled stránky. Nastavení vzhledu stránky :

Nabídka Soubor příkaz Vzhled stránky

na panelu nástrojů) orientace papíru (výška/šířka)

Záložka Stránka

Měřítko Umožňuje zmnešit nebo zvětšit tabulku v procentech.

Tip : Pokud v náhledu stránky se tabulka nevejde na celou stránku můžeme nastavit měřítko na přizpůsobit na 1 stránku vodorovně a 1 stránku svisle.

Záložka Okraje : na záložce okraje lze nastvit okraje stránky v jednotlivých směrech.

Tip : Pokud budete chtít tabulku vycentrovat na střed stránky zaškrtněte políčka Vodorovně a Svisle.

36

Informační a komunikační technologie Petr Zlatohlávek. Obsah :

Recommend Documents