Indorama Ventures Public Company Limited
Kode Etik Pemasok
Indorama Ventures – Kode Etik Pemasok – Versi 1 – Desember 14
Kode Etik Pemasok Indorama Ventures Public Company Limited dan anak perusahaan / afiliasi (secara kolektif disebut sebagai Perusahaan) berkomitmen untuk menjalankan usahanya sesuai dengan hukum yang berlaku, peraturan dan standar etika tertinggi, serta menggunakan pendekatan strategis dalam melaksanakan tanggung jawab perusahaan. Dalam rangka memastikan keselarasan di seluruh rantai pemasok, perusahaan mengharapkan pemasoknya untuk mengadopsi prinsip-prinsip yang sama. Oleh karena itu, sejalan dengan visi perusahaan untuk pemasoknya, perusahaan ingin terlibat secara aktif dalam keseluruhan pemasoknya, perusahaan berharap bahwa semua pemasoknya berpartisipasi secara aktif dalam menerapkan semua kode etik (secara kolektif disebut sebagai Kode) Ruang lingkup aplikasi Ketentuan ini merupakan harapan dari perusahaan rekanan yang bekerja sama dengan, atau yang memberikan layanan. Kode ini diterapkan kepada karyawan, induk perusahaan, anak perusahaan atau perusahaan afiliasi, dan sub kontratktor. Adapun ruang lingkupnya termasuk, tetapi tidak terbatas pada pemasok, pihak luar, pemberi jasa layanan, dan mitra bisnis. Kode etik pemasok ini juga diterapkan kepada sub konraktor pemasok , yang menyediakan barang atau jasa kepada pemasok. Kode ini diterapkan secara berjenjang kepada semua sub kontraktor yang terlibat Para pemasok bertanggung jawab secara penuh dalam menjamin kepatuhan para sub kontraktornya sebagaimana kepatuhan mereka sendiri. Perusahaan berharap bahwa para pemasok akan membangun dan memelihara secara benar atas sistem manajemen yang terkait dengan Kode ini, dan mereka meninjau secara aktif serta memonitor proses manajemen dan operasional bisnis untuk menjamin bahwa kegiatan mereka telah sesuai dengan kode etik. Meninjau perkembangan pemasok dan sub kontraktor dalam penerapan kode etik tersebut, perusahaan mungkin akan memberikan inisiatif dukungan termasuk didalamnya permintaan untuk mendeklarasikan secara mandiri bahwa mereka mematuhi kode tersebut, dan dilain kesempatan, melakukan evaluasi lapangan dan inspeksi ke pemasok juga ke sub kontraktornya. Apabila diidentifikasikan adanya penyimpangan kode etik, maka pemasok harus bertindak untuk memperbaiki situasi tersebut hingga Perusahaan merasa puas atas tindakan tersebut. Kekeliruan dalam bertindak kemungkinan dapat berdampak dalam hubungan bisnis dengan Perusahaan di kemudian hari. Ketaatan hukum Kode etik ini merupakan standar prilaku bisnis yang baik yang diharapkan dari para pemasok, dimana secara etika dan tanggung jawab perusahaan serta bertujuan untuk menjamin telah sesuai dengan peraturan hukum yang berlaku. Di mana ada perbedaan antara standar dari Kode etik dan hukum nasional atau standar yang berlaku lainnya, pemasok harus mematuhi persyaratan yang lebih ketat 2
Indorama Ventures – Kode Etik Pemasok – Versi 1 – Desember 14
Etika dan persyaratan hukum a. Menghindari konflik kepentingan: pemasok harus mentaati peraturan hukum dan peraturan yang terkait dengan suap, korupsi, penipuan dan praktik bisnis yang dilarang lainnya. Pemasok tidak boleh melakukan atau menyetujui pembayaran illegal kepada seseorang dalam kondisi apapun. Hal ini berlaku terlepas dari apakah keuntungan yang tidak semestinya ditawarkan secara langsung atau melalui perantara. b. Hadiah, jamuan dan biaya terkait: Pemasok Perusahaan tidak diperbolehkan menawarkan hadiah atau bantuan untuk karyawan perusahaan, secara langsung atau tidak langsung, yang dapat dilihat sebagai upaya untuk mempengaruhi keputusan bisnis. Jamuan, seperti kegiatan sosial, makan dan hiburan dapat ditawarkan jika ada tujuan bisnis yang terlibat, dan biaya yang disimpan dalam batas yang wajar (kurang dari atau sama dengan USD 50 atau setara mata uang lokal yang relevan). Biaya perjalanan atau hadiah tidak boleh ditawarkan atau diterima dalam situasi negosiasi kontrak, penawaran atau penghargaan. c. Catatan akuntansi dan bisnis yang akurat: Pemasok akan menjaga dan memberikan permintaan catatan yang akurat dari semua hal yang berkaitan dengan bisnis pemasok dengan Perusahaan. d. Persaingan: Pemasok dilarang untuk berbuat atau menjadi bagian atas pelanggaran peraturan persaingan, seperti kerjasama illegal dalam penentuan harga, berbagi pasar secara illegal atau prilaku bisnis lainnya yang melanggar hokum Standar Hubungan Kerja a. Menghormati Kebebasan Berserikat dan Berunding Bersama Pemasok akan menghormati hak pekerja dalam berserikat baik dalam hal bergabung atau tidak bergabung ke serikat pekerja demikian halnya keikutsertaannya dalam berunding untuk perjanjian kerja bersama. b. Keragaman dan kesetaraan:Pemasok harus memberikan kesempatan dan perlakuan yang sama tanpa memandang suku, warna kulit, jenis kelamin, agama, nasionalitas, orientasi seksual, umur atau cacat fisik. Pemasok diharapkan untuk mendukung dan memberikan upah dan nilai yang sama. Pemasok harus meniadakan diskriminasi atau intimidasi kepada pekerja termasuk segala bentuk ancaman baik yang bersifat fisik dan tekanan psikis. c. Jam kerja dan upah yang memadai Pemasok wajib mentaati peraturan dan perundangundangan yang berlaku mengenai jam kerja dan upah lembur sebagaimana peraturan tersebut mengatur tentang upah dan kesejahteraan untuk pekerja. d. Pekerja Anak Pemasok tidak boleh mempekerjakan atau menggunakan baik secara langsung atau tidak langsung termasuk rekanan, pelanggan dari pemasok atau berdasarkan pengetahuannya mereka menggunakan pekerja anak. Pekerja anak yang dimaksud adalah mereka yang berumur di bawah 15 tahun, kecuali hukum nasional atau peraturan setempat yang mengatur usia untuk meninggalkan bangku sekolah atau batas minimum usia yang lebih tinggi, dalam hal ini yang berlaku adalah peraturan usia yang lebih tinggi yang digunakan. Pekerja anak yang dimaksud sesuai dengan kriteria yang diatur dalam Konvensi 1973 Usia Minimum (C 138). 3
Indorama Ventures – Kode Etik Pemasok – Versi 1 – Desember 14
e. Kerja paksa / rodi dan kerja wajib: Pemasok tidak akan menggunakan, baik secara langsung atau tak langsung rekanan, pelanggan atau pihak lainnya yang diketahuinya mempekerjakan secara paksa ternasuk di dalamnya tenaga kerja rodi atau perbudakan. Lingkungan, kesehatan dan keselamatan Pemasok harus mematuhi semua peraturan perundang-undangan dan standar lingkungan yang berlaku. Pemasok harus mengambil pendekatan pencegahan terhadap tantangan lingkungan, melakukan inisiatif untuk mempromosikan tanggung jawab lingkungan yang lebih besar, dan mendorong pengembangan dan penyebaran teknologi yang ramah lingkungan. Pemasok harus berusaha untuk mengurangi dampak dari kegiatan dan produk terhadap lingkungan dan pekerjaan terkait. Pemasok akan membuat standar yang tepat untuk kesehatan, keselamatan dan kesejahteraan karyawan mereka, orang, pengunjung dan kontraktor dan masyarakat sekitar yang mungkin terpengaruh oleh kegiatan mereka. Sebuah lingkungan kerja yang aman dan bersih harus disediakan dan mempromosikan praktek keselamatan. Pemasok didorong untuk menerapkan sistem manajemen kesehatan dan keselamatan. Lingkungan, risiko kesehatan dan keselamatan harus dinilai dan dikendalikan secara tepat untuk memastikan bahwa prinsip yang ditetapkan dalam kode , telah dipenuhi.
Etika informasi Setiap informasi, baik tertulis ataupun oral, dimana pemasok menerimanya melalui transaksi bisnis dengan perusahaan, harus dijaga kerahasiaannya dan tidak dupergunakan untuk keuntungan pribadi atau diungkapkan kepada pihak ketiga. Pemasok dapat mengungkapkan informasi yang bersifat rahasia, dalam hal diminta oleh badan yang berwenang, hukum yang berlaku atau peraturan perundang-undangan. Pemasok wajib memberitahukan perusahaan secara tertulis sesegera mungkin dalam keadaan harus mendapatkan ijin dari perusahaan, agar perusahaan dapat mencari perlindungan hukum atau cara lain yang sesuai dan / atau mengabaikan sesuai dengan persyaratan ini. Dalam hal tidak ada perlindungan hukum atau cara lainnya , atau perusahaan belum dibebaskan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, maka pemasok dapat mengungkapkan hanya informasi rahasia seperti yang disarankan oleh kuasa hukumnya , dimana di dalam persyaratan hukum hal tersebut harus diungkapkan, dan harus memberikan salinan semua informasi rahasia sehingga diungkapkan tersebut kepada perusahaan. Sehubungan dengan pengungkapan tersebut, pemasok akan menggunakan upaya terbaik untuk menjaga kerahasiaan informasi tersebut. Hal tersebut mencakup kepentingan informasi komersial dan teknis. Sesuai non-disclosure atau kerahasiaan perjanjian yang dan akan terus digunakan untuk memformalkan proses melindungi perlindungan informasi berdasarkan etika yang diterapkan.
4
Indorama Ventures – Kode Etik Pemasok – Versi 1 – Desember 14
Saling percaya dan saling menghormati Perusahaan mengharapkan pemasok untuk dapat menghormati dan mempromosikan kode etik perusahaan. Kami menyadari bahwa pemasok kami adalah mitra bisnis independen dan dapat dikaitkan dengan perusahaan, dimana dapat mempengaruhi reputasi kami dalam bentuk lain. Oleh karena itu kami mengharuskan semua pemasok memenuhi standar dan mempromosikan prinsip-prinsip yang digariskan di dalam kode etik ini, serta memasukkan mereka sebagai bagian dari kegiatan perbaikan rutin.
Laporan Penyimpangan Apabila terdapat pertanyaan tentang isu tindakan tidak sesuai etika atau penyimpangan aturan hukum, pemasok wajib melaporkan hal tersebut. Untuk pelaporan kejadian tersebut, pemasok dapat melaporkan ke: Indorama Ventures PCL. 75/102 Ocean Tower 2,37th Fl., Soi Sukhumvit 19, Asoke Road, Klongtoey Nua, Wattana, Bangkok 10110, Thailand Tel: +662 661-6661 Ext.556 Email:
[email protected] Pelaporan tentang potensial penyimpangan tersebut tidak akan berdampak pada hubungan bisnis dengan pemasok.
5
Nama Perusahaan: Alamat Resmi: Pejabat yang ditunjuk: Tanggal: Surat Konfirmasi – Persetujuan untuk taat / patuh terhadap Kode Etik Pemasok Indorama Ventures Indorama Ventures – termasuk didalamnya, dan bertindak atas nama , seluruh afiliasi Indorama Ventures dan anak perusahaan – (secara kolektif disebut sebagai “Perusahaan”), berkomitmen dalam membangun berkelanjutan yang mencakup penerapan terhadap standar yang diakui untuk lingkungan, hak asasi manusia, tenaga kerja, dan etika. Oleh karena itu, Perusahaan berusaha untuk memastikan bahwa semua perusahaan pemasok beroperasi sesuai dengan standar kode etik pemasok kami ("Kode"), sebagaimana terlampir di sini. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang acuan khusus, dipersilakan untuk melihat kode etik sebagai referensi. Kami mohon agar anda menanda tangani surat ini sebagai bukti bahwa anda telah mengetahui dan menyetujui untuk menerapkan standar kode etik yang dimaksud di perusahaan anda. Selanjutnya, seperti yang kami lakukan, anda harus menyebarkan informasi dalam kode ini kepada subkontraktor anda , dan mengumpulkan verifikasi subkontraktor atas kesediaan mereka untuk patuh dan terlibat dalam produksi produk / jasa yang diberikan kepada Perusahaan. Dokumen-dokumen ini akan disimpan dalam file dan dapat diakses oleh perwakilan dari perusahaan apabila diminta untuk membuktikan. Pemasok juga setuju untuk memberitahukan Perusahaan dari setiap perubahan dalam rantai pasokan dan akan memastikan bahwa rantai pasokan ini memenuhi atau melebihi dari kode etik yang ditetapkan. Apabila anda memiliki pertanyaan berkaitan dengan surat ini ataupun kode etik, mohon hubungi perusahaan melalui pejabat yang telah anda tunjuk. Hormat kami, Kami yang bertanda tangan di bawah ini, telah mengetahui dan menyetujui standar yang terdapat di dalam kode etik ini serta berjanji untuk mematuhinya. Tempat: Tanggal: ………………………………………. Tanda Tangan Klarifikasi Nama
Form Verifikasi Kepatuhan Subkontraktor Nama Perusahaan Pemasok Langsung Nama Perusahaan Subcontractor Alamat Resmi: Contact person: Email: No Telp: No Fax :
Nama Produk / Jasa
Alasan Pelanggaran
Tindakan Korektif Untuk Kepatuhan
Atas nama ……………., ketentuan kode etik yang disampaikaan oleh Perusahaan telah ditinjau dan diterima ............ sejauh yang diketahui, tidak diketahui adanya penyimpangan dengan kode .................., setuju untuk memberitahukan dalam jangka waktu tertentu, apabila terjadi perubahan yang dapat diindikasikan akan terjadi penyimpangan atas kode etik. Tanda Tangan Pemilik/ Operator : …………………………………………………………………………………… Nama Pemilik/ Operator (Mohon di print):……………………………………………………………………………. Tanggal:………………………………..
