Adoptiemethode Om een verandering in werkgedrag op een juiste manier bij mensen te bewerkstelligen kan gebruik gemaakt worden van onderstaande methodiek. De methodiek is opgebouwd uit zes fases met als doel mensen te laten openstaan voor een optimalisatie en uiteindelijk dit nieuwe gedrag te uiten en te blijven uiten. Dit is een methodiek die gebruikt wordt bij de realisatie van scenario’s.
Blijven doen
Openstaan
Doen
Begrijpen
Kunnen
Willen
Figuur 8: Adoptiemethode: Doen en blijven doen
In de volgende paragraven worden de zes fases in de methodiek toegelicht:
Openstaan Het openstaan is de eerste en zeer belangrijke en misschien ook wel de meest lastige. Medewerkers zijn gewend geraakt een aan bepaald patroon in hun werk. Ze bestempelen dit patroon ook wel als de cultuur van de organisatie. Het is essentieel bij een optimalisatie van de manier van werken deze patronen doorbroken worden om te kunnen optimaliseren. Door mensen inzicht te geven hoe het anders kan zullen ze zelf het patroon gaan overdenken. Dit openstaan, kan gerealiseerd worden door:
Het beschrijven van de huidige situatie Het benoemen van de goede en minder goede kanten van de huidige situatie Inspireren hoe het anders kan Benoemen van de noodzaak om te optimaliseren Benoemen van het hoger doel
De hierboven beschreven stappen helpen om het doel te bereiken. Essentieel in deze stap is te benoemen wat het hoger doel en wat het korte termijn doel is.
Begrijpen Het is essentieel om mensen te laten begrijpen wat de doelstelling is. Alleen dan zullen medewerkers zich gaan inzetten om het doel ook daadwerkelijk te behalen. In de vorige fase heeft
de medewerker inzicht gekregen over hoe het anders kan en waarom dit essentieel is voor de organisatie. Per optimalisatie is het essentieel om
Belangrijk: sluit aan bij voorkennis, interesse, begripsniveau en doelen, Bruikbaar: sluit aan bij werkstijl, Begrijpelijk: eenvoudige en heldere informatie,
Boeiend: verhalen, scenario’s, Beeldspraak: beeldmateriaal.
Willen Als medewerkers begrepen hebben wat de noodzaak en de doelstelling is dan is het essentieel dat energie gestoken wordt in het feit dat de medewerker ook daadwerkelijk wil dat het gaat gebeuren. De manier waarop deze fase succesvol doorlopen kan worden is te benadrukken wat de gevolgen zijn als de doelstelling niet behaald gaat worden. Een tegenpool hiervan is het bespreken welke voordelen zijn bij het juist wel behalen van de doelstelling. Hiernaast is het belangrijk om samen met medewerkers het pad naar de doelstellingen alvast te bewandelen en te inventariseren welke risico’s aanwezig zijn. Tot slot zal nagedacht moeten worden over hoe deze risico’s te vermijden zijn.
Aansluiten bij motivatie Wat zijn de voordelen
Wat zijn de risico’s Risico vermijden
Dit alles leidt ertoe dat medewerkers bewust het gevoel krijgen dat ze daadwerkelijk mee willen vechten om de doelstelling te behalen. Ze willen bewust niet de consequenties van het niet behalen van de doelstellingen. Ze willen bewust wel de voordelen van de doelstelling (positieve towards). De risico’s analyseren heeft als doel om mogelijke terugval in de wil te voorkomen. De medewerker wordt overtuigd dat de weg realistisch is.
Kunnen Wanneer bekend is welke stappen genomen moeten worden en de medewerkers wil daadwerkelijk bijdragen aan het behalen van de doelstelling dan is het noodzakelijk om te bespreken hoe dit resultaat behaald kan worden. De vraag die in deze fase essentieel is: “Wat is er nodig om het doel te behalen?”. Het antwoord resulteert in een lijst met benodigdheden waardoor het doel behaald kan worden en waarmee risico’s bestreden kunnen worden. Deze lijst bevat in ieder geval een competentieoverzicht waaraan medewerkers moeten voldoen. Hiernaast bevat de lijst manieren om competenties aan te leren bij medewerkers als deze niet voldoen aan eerder genoemde competenties.
Wat is er nodig om doelstelling te behalen? Competentieoverzicht Trainen van medewerkers
Doen Aan het einde van deze fase vertonen medewerkers daadwerkelijk het nieuwe gedrag. Eerst wordt concreet nagedacht over het daadwerkelijk doen van de nieuwe manier van werken. Hierbij wordt duidelijk welke werkafspraken gemaakt moeten worden om met elkaar op een nieuwe manier te werken. Ook wordt in deze fase de handleidingen / instructies ontwikkeld die noodzakelijk zijn om medewerkers naslagwerk te geven. Essentieel binnen deze fase is dat rolmodellen een belangrijke rol vervullen in het daadwerkelijk uitvoeren van nieuw gedrag. Degene die het proces leiden (rolmodellen en management) dienen voorop te lopen en daadwerkelijk voorbeeld te geven hoe het moet. De meeste mensen kopieren het gedrag van anderen waar ze tegenop kijken.
Werkafspraken maken
Instructies (handleiding) Voordoen nadoen
Blijven doen Aan het einde van deze fase blijven medewerkers het aangeleerde gedrag uitvoeren. Niets is zo gemakkelijk als het terugvallen in oude aangeleerde patronen. Om terugval gedrag te vermijden is het noodzakelijk om continue te benadrukken hoe belangrijk het is om de doelstelling te behalen. Het is net zo belangrijk om aan te geven of de organisatie op de goede weg is. Inzicht geven in de status naar het behalen van de doelstelling. Het kan gebeuren dat, bijvoorbeeld in een stress situatie, wordt teruggevallen op een oude manier van werken. Hier speelt management een belangrijke rol om dit gedrag snel op te lossen. Management kan preventief deze situaties voorkomen door medewerkers te complimenteren met de nieuwe manier van werken en de status van het behalen van de doelstelling. Het bijsturen van medewerkers die terugvallen in de oude manier van werken kan gerealiseerd worden door terug te vallen op eerder gemaakte afspraken met elkaar en het opnieuw geven van instructies (opleiding). De terugval komt meestal doordat voor die specifieke medewerker niet alle bovengenoemde fases correct en bewust zijn doorlopen. Essentieel in deze fase is het geven van vrijheid en ruimte aan medewerkers om ook dit aangeleerde gedrag te optimaliseren.
Strategie Op het moment dat scenario’s stuk voor stuk worden aangeboden aan de organisatie dan heeft dat voor effect dat maandelijks één scenario gelanceerd zal worden. In praktijk kan dit voor de organisatie een te hoge belasting van haar medewerkers teweeg brengen. Om dit probleem te vermijden is gekozen voor het clusteren van scenario’s en op kwartaal basis een cluster van bij elkaar passende scenario’s aanbieden aan de organisatie om geadopteerd te worden. Dit cluster wordt vanaf nu adoptiecluster genoemd worden. Doordat een cluster meerdere scenario’s bevat ontstaan voordelen op het gebied van inspanning en doorlooptijd. Bepaalde activiteiten die anders per scenario uitgevoerd moeten worden kunnen nu voor het gehele cluster uitgevoerd worden. Een voorbeeld hiervan is de communicatie rondom een scenario.
Interventies Uit analyse is gebleken dat de organisatie verschillende niveauverschillen kent. Ook kwam naar boven dat de veranderbereidheid op het gebied van IT niet hoog is. De affiniteit met IT is relatief met andere organisaties laag. Dit alles is een risico voor het realiseren van een optimalisatie van de manier van samenwerken. Juist doordat in deze optimalisatie essentieel is voor de organisatie is het noodzakelijk om de adoptiemethode op maat toe te passen. De adoptie van scenario’s zal op een pragmatische manier worden uitgevoerd door gebruik te maken van een aantal interventies. In dit hoofdstuk worden deze interventies benoemd en beschreven.
+
+
Blijven doen
+
Doen
+
Kunnen
Nieuwsbrief
Willen
+
Begrijpen
Presentatie
Open staan
Adoptiemethode
Training
+
+
Workshop werkafspraken
+
+
Handleiding
+
+
+
+
+
Tips en trucs
+
+
+
Updatetraining
+
+
+
Update werkafspraken
+
+
+
Gebruikersbegeleiding
+
+
+
In de volgende alinea’s worden alle te gebruiken interventies toegelicht: Presentatie – Als start van ieder adoptiecluster zal een presentatie worden gehouden. Deze presentatie heeft als doelstelling om medewerkers de eerste drie stappen van de adoptiemethode te laten doorlopen. Deze stappen zijn: open te laten staan voor de optimalisatie, begrijpen van de optimalisatie en het willen optimaliseren. De presentatie kan worden opgedeeld in de volgende onderwerpen: Introductie van het adoptiecluster, presentatie van iedere scenario, planning van aankomende activiteiten. Nieuwsbrief – Naast het starten van een adoptiecluster is een essentieel onderdeel van de adoptie dat gebruikers vanaf het punt dat ze open staan ook daadwerkelijk weten wat er gebeurd om het doel van het adoptiecluster te behalen. Communicatie speelt hierin een zeer belangrijke rol. Iedere scenario zal gebruik maken van de nieuwsbrief die wekelijks ontwikkeld zal worden om medewerkers in te lichten van nieuws en voortgang rondom de scenario’s. De nieuwsbrief bevat in ieder geval de volgende informatie: Introductie van het adoptiecluster, nieuws en voortgang per scenario en inzicht in de komende activiteiten. Het doel van de nieuwsbrief is het vasthouden van de aandacht voor de optimalisaties en het inzicht geven in uitgevoerde en komende activiteiten.
Training –Om medewerkers de inzicht en kennis te geven hoe technologie ingezet kan worden zal per scenario een training worden aangeboden. Doordat de veranderbereidheid en de affiniteit met IT als niet hoog worden bestempeld is het essentieel dat de training zo veel mogelijk aansluit bij de individuele medewerker. Het is daarom niet verstandig om één training te ontwikkelen voor alle medewerkers. Per scenario zal bekeken moeten worden wie er getraind gaat worden en welke eventuele basiskennis gebruikers hebben. Uit analyse is gebleken dat de organisatie meerdere werkstijlen kent. Het is belangrijk om de gebruikers in te delen op basis van deze werkstijlen om zo een op maat training aan te kunnen bieden. Doordat het niet verstandig is om één training aan een gebruiker aan te bieden is het plan om een training van een scenario minimaal uit te voeren in twee etappes met minimaal een week tussen iedere etappe waar gebruikers wel al kunnen werken met het aangeleerde stof. De nadruk van de eerste etappe training is 60% theorie en 40% praktijk. De tweede etappe training bestaat uit 20% theorie en 80% praktijk. Workshop werkafspraken – Alleen technologie en training in deze technologie zorgt er voor niet voor dat medewerkers ook op een betere manier samenwerken. Een essentieel onderdeel van de optimalisatie van de manier van samenwerken is het maken van afspraken hoe de technologie gebruikt gaat worden. Een voorbeeld van een werkafspraak is: We slaan documenten die in ontwikkeling zijn op locatie Y op en documenten met de status ‘definitief’ slaan we op locatie Z op. Het doel van deze interventie is dat medewerkers naast de technologie en een handleiding weten hoe ze samen dienen te werken zodat een gedeeld doel behaald kan worden. Een workshop met als doel om werkafspraken te maken kan afhankelijk van het scenario georganiseerd worden met of de scenario-werkgroep of per team/unit. Essentieel bij deze intervisie is het vastleggen van de afgesproken werkafspraken en het op de hoogte stellen van de medewerkers die zich dienen te houden aan deze afspraken. Handleiding – Om medewerkers binnen een scenario niet terug te laten vallen in oud gedrag is het noodzakelijk dat ze de mogelijkheid hebben om uitleg rondom het scenario op ieder willekeurig moment en plaats een handleiding in te kunnen zien. De handleiding biedt zowel inzicht in het proces van het scenario als de uitleg van het gebruik van technologie op maat gemaakt. Het is essentieel dat de handleiding het scenario beschrijft i.p.v. stipt de technologie. De handleiding is bedrijf specifiek en beschrijft zowel het gebruik van technologie als het gedrag van de gebruiker. De handleiding kan als naslagwerk dienen en kan teven gebruikt worden door nieuwe medewerkers op een afdeling/unit. Gebruikersbegeleiding – Deze interventie sluit aan bij alle adoptiestappen. Gebruikersbegeleiding is het één op één begeleiden van gebruikers. Deze interventie kent verschillende verschijningsvormen. Zo kan gebruik gemaakt worden van: Rolmodellen – zorgen voor voorbeeldgedrag welke leidt tot kopieergedrag van gebruikers. Hierin kan gebruik gemaakt worden van managers die als rolmodel fungeren. Ook kan hierbij gebruik gemaakt worden van aanstaande medewerkers of een geheel team zoals ‘Accountmanagement’. Scenario eigenaar – deze si centrale contactpersoon voor vragen rondom het scenario. Deze persoon is expert van één of meerdere scenario’s en kan anderen inspireren om gebruik te maken van een scenario en inzicht geven waar informatie te vinden is. Floorwalking – Deze interventie is bedoeld om het voor de gebruiker laagdrempelig te maken voor het verkrijgen van informatie rondom een scenario. Een floorwalker loopt letterlijk over de vloer met als doel gebruikers te inspireren om gebruik te maken van specifieke scenario’s en uit leg te geven hoe dit het beste te doen. Tips en Trucs – Regelmatige communicatie rondom een scenario heeft als resultaat dat gebruikers telkens getriggerd worden om gebruik te maken van de nieuwe manier van samenwerken en niet
terug te vallen in hoe ze het voorheen gedaan werd. Naast het versturen van nieuwsberichten over de voortgang is het essentieel in de fase van ‘blijven doen’ regelmatig tips en trucs rondom een scenario beschikbaar te stellen aan alle gebruikers. Deze tips en trucs kunnen vooraf al uitgedacht worden of ontstaan vanuit het gebruik (ervaringen delen). Op deze manier helpen gebruikers elkaar door ervaringen te delen. Het specifieke doel van het gebruik van tips en trucs is in de fase ‘blijven doen’ gebruikers te prikkelen om het scenario handig te gebruiken en te laten optimaliseren. Update training – Wanneer gebruikers een scenario een tijd gebruiken kunnen ze behoefte krijgen aan een updatetraining waarin nogmaals verteld wordt hoe ze gebruik dienen te maken van een scenario. Hiernaast is gezien dat de affiniteit en kennisniveau rondom technologie hoog is. Het is daarom noodzakelijk om regelmatig inloop trainingen te organiseren waarin gebruikers deel kunnen nemen om de manier van samenwerken en gebruik van technologie echt onder de knie krijgen. De laatste doelgroep voor deze intervisie is de groep medewerkers die nieuw binnen een afdeling of unit komen en die als nieuwe gebruikers getraind moeten worden. Update werkafspraken – Bij de in gebruik name van een scenario’s wordt nagedacht over de werkafspraken die afgesproken zijn tussen teamleden of over de organisatie heen. Na verloop van tijd krijgen gebruikers nieuwe inzichten en is het essentieel om werkafspraken regelmatig bij te brengen met de nieuwe gemaakte afspraken. Deze update werkafspraken kunnen in de praktijk op afdeling/unit niveau worden uitgevoerd of weer over de gehele organisatie heen. Essentieel bij deze intervisie is het vastleggen van de afgesproken werkafspraken en het op de hoogte stellen van de medewerkers die zich dienen te houden aan deze afspraken.
Meetbaar Om te toetsen of scenario’s op een juiste manier zijn geadopteerd kan ieder scenario getoetst worden op basis van meetpunten. De meetpunten zijn subjectief en vooraf dient per meetpunt gespecificeerd te worden welke eis de organisatie heeft met betrekking tot deze eisen. Achteraf kunnen ze worden beoordeeld en daarmee kan inzicht gegeven worden of de technische realisatie is afgerond. De volgende meetpunten kunnen worden gekoppeld aan de adoptie van scenario’s:
Overtuigd – Zijn gebruikers van het scenario overtuigd dat dit scenario een bijdrage levert aan een beter manier van samenwerken. Bruikbaarheid – Is het scenario gemakkelijk in het gebruik. Voldoet het scenario aan de vooraf opgestelde eisen van gebruikersvriendelijkheid. Kennis van scenario – Gebruikers hebben voldoende kennis van het scenario om het scenario maximaal mogelijk te gebruiken. Weet waar vragen te stellen – Gebruikers weten waar ze informatie kunnen vinden en vragen kunnen stellen rondom het scenario.
