IMPLEMENTASI SOFTWARE ERP ODOO 8 DI WAREHOUSE PT APPAREL ONE INDONESIA SEMARANG
Andana Cantya P, Dyah Ika Rinawati* Program Studi Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Diponegoro, Jl. Prof. Soedarto, SH, Kampus Undip Tembalang, Semarang, Indonesia 50275
(
[email protected]) Abstrak PT. Apparel One Indonesia merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang garment. Dalam menjalankan proses bisnis nya terdapat permasalahan di bagian gudang bahan baku yaitu terkait efisiensi. Saat ini proses pencatatan dan pendataan barang yang masuk dan keluar di warehouse sebagian besar masih dilakukan secara manual menggunakan Microsoft Excel yang mengakibatkan pekerjaan membutuhkan waktu dan tenaga kerja lebih banyak. Selain itu data dan informasi yang dimiliki suatu departemen tidak secara otomatis dapat diakses oleh departemen lain yang sebenarnya berhubungan dalam menjalankan pekerjaan nya dan membutuhkan data tersebut. Dengan menerapkan Software ERP seperti Odoo 8, dapat mengatasi permasalahan yang ada karena pencatatan dan pendataan dilakukan secara otomatis dan keputusan dapat diambil dengan cepat dan tepat. Dengan menerapkan SistemManajemen Pergudangan diharapkan mampu meningkatkan efisiensi kinerja dan mengurangi kesalahan dalam bekerja.
Kata kunci : Gudang, Software Odoo, Sistem manejemen pergudangan.
Abstract IMPLEMENTATION ERP SOFTWARE ODOO 8 at WAREHOUSE DEPARTMENT PT APPAREL ONE INDONESIA SEMARANG, PT, Apparel One Indonesia is a manufacturing company engaged in the garment. In running its business processes there are problems in the warehouse that is associated with efficiency. Currently the process of recording and logging of incoming and outgoing goods in the warehouse is still largely done manually using Microsoft Excel resulting work takes time and more manpower. In addition, data and information owned by a department not automatically able to be accessed by other departments which are actually related in running their job and requires the data. Implementing ERP software such as Odoo 8 can solve the problems that exist because of record keeping and data collection is done automatically and decisions can be taken quickly and accurately. Implementing a Warehouse Management System expected to improve efficiency and performance and reduce errors in the work.
Keywords : Warehouse, Software Odoo, Warehouse management system
*)Penulis Penanggung jawab
1. Pendahuluan Peran utama sistem informasi dalam bisnis
adalah
dukungan
untuk
yang
perusahaan
memberikan
efektif
agar
atas
dapat
terhadap sekumpulan tugas atau proses. Misalnya
penggunaan
Enterprise
strategi
Resource Planning (ERP). ERP menurut
memperoleh
O’Brien dan Marakas (2011) adalah
keunggulan kompetitif. Peran strategis
sistem
sistem
melibatkan
mengintegrasikan proses setiap lini dalam
penggunaan teknologi informasi untuk
manajemen perusahaan. ERP merupakan
mengembangkan
berbagai
sistem
layanan,
kemampuan
informasi
dan
ini
produk, yang
lintas
fungsi
informasi
dirancang
yang
perusahaan
untuk
yang
mengkoordinasikan
memberikan perusahaan keunggulan besar
semua sumber daya, informasi, dan
atas tekanan kompetitif dalam pasar
aktifitas yang diperlukan untuk proses
global.
bisnis lengkap. ERP sebagai suatu sistem
Peran
teknologi
informasi
pada
yang terkomputerisasi jika dimanfaatkan
perusahaan manufaktur sangat penting
secara optimal dalam mengintegrasikan
dalam
misalnya
setiap
produksi,
meningkatkan efisiensi perusahaan. PT.
berbagai
pengontrolan pengontrolan
hal, proses
kegiatan
jual
–
beli,
proses
Apparel
bisnis
One
maka
Indonesia
merupakan
pendataan karyawan, pengaturan tentang
perusahaan
upah dan insentif karyawan dan banyak
tergolong baru berdiri sehingga masih
hal lainnya. Perusahaan membutuhkan
perlu melakukan banyak peningkatan dan
suatu sistem yang mampu mendukung
perbaikan.
seluruh aktifitas perusahaan. Penggunaan
manufaktur yang bergerak di bidang
teknologi
garment/tekstil.
informasi
ini
dimaksudkan
yang
akan
dapat
Sebagai
PT.
dikatakan
perusahaan
Apparel
One
untuk meminimalisir terjadinya kesalahan
Indonesia (AOI) membutuhkan sistem
dalam
informasi
sistem
perusahaan,
sehingga
yang
mampu
melingkupi
diharapkan kualitas manajemen, baik dari
seluruh kegiatan atau proses bisnis di
tingkatan paling rendah hingga tingkatan
dalam
paling akhir dapat meningkat.
departemen yang ada di dalamnya. Hal ini
perusahaan
untuk
setiap
Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya
akan sangat bermanfaat terutama untuk
menyebabkan setiap perusahan merasa
proses pengontrolan dan pendataan aspek
perlu menerapkan teknologi informasi.
di dalam perusahaan.
Penerapan menyebabkan
teknologi
informasi
perubahan-perubahan
Untuk memenuhi keinginan tersebut maka
PT.
Apparel
One
Indonesia
berupaya
untuk
menerapkan
sistem
operasi global, pelanggan lebih menuntut
informasi berbasis Enterprise Resource
dan perubahan teknologi yang terjadi
Planning (ERP). Hal ini ditujukan untuk
dengan cepat. Dalam rangka mengatasi
memudahkan
tantangan
perusahaan
dalam
ini
perusahaan
perlu
melakukan manajemen material terutama
mengadopsi pendekatan inovatif seperti
di bagian warehouse perusahaan agar
sistem manajemen pergudangan yang
lebih optimal. ERP dapat dideskripsikan
diwujudkan dalam manajemen informasi.
sebagai
sebuah
untuk
Penggunaan sistem informasi untuk
merencanakan dan mengelola sumber
pengelolaan gudang adalah adalah aspek
daya organisasi agar dapat dimanfaatkan
yang
secara optimal untuk menghasilkan nilai
Kompleksitas
tambah
bagi
berkepentingan
konsep
penting
bagi
perusahaan.
manajemen
gudang
seluruh
pihak
yang
ditunjukkan antara lain dengan jumlah
(stake
holder)
atas
dan heterogenitas produk yang ditangani,
organisasi tersebut (Dhewanto, 2007).
tingkat
Software ERP yang digunakan dalam
penggunaan teknologi serta karakteristik
penelitian ini adalah software berbasis
proses
Open Source yaitu open ERP atau yang
kompleksitas menjadi perlu untuk sistem
saat ini bernama Odoo. Aplikasi ini
manajemen informasi pergudangan yang
mampu melakukan seluruh otomatisasi
baik untuk menangani sumber daya
perusahaan,
gudang dan memonitor operasi gudang
meliputi
sebagian
besar
kebutuhan informasi serta proses bisnis
tumpang
terkait.
tindih
Akibat
di
material,
peningkatan
(Ramaa et al, 2012)
perusahaan yang terintegrasi dan selain itu software ini dapat diperoleh secara gratis.
2.2 Enterprise Reseource Planning (ERP) ERP adalah perangkat lunak yang
2. Kajian Literatur Dalam merancang dan menulis laporan usulan
penerapan
ini
bisnis sebuah perusahaan dengan cara
dilakukan studi pustaka terkait teori-teori
sharing informasi antar area fungsional.
dari
(Russel dan Taylor, 2003). ERP berfungsi
aspek
yang
software ERP
mengorganisasi dan mengelola proses
berkaitan
dalam
pelaksanaan perancangan usulan nantinya.
mengintegrasikan
2.1 Gudang
penciptaan produk atau jasa perusahaan,
Gudang saat ini dihadapkan pada
mulai
dari
pemesanan
proses-proses
bahan-bahan
berbagai tantangan seperti rantai pasok
mentah dan fasilitas produksi sampai
yang lebih terintegrasi dan lebih pendek,
dengan terciptanya produk jadi yang siap
ditawarkan kepada pelanggan (Indrajit
2.3 OpenERP/Odoo
dan Djokopranoto, 2002).
OpenERP atau yang sekarang lebih
Menurut O’Brien dan Marakas
dikenal
dengan
nama
(2011), sistem ERP dapat menghasilkan
perangkat
manfaat bisnis yang signifikan bagi
yang didistribusikan secara
perusahaan, diantaranya:
dimana
1. Kualitas dan Efisiensi
aplikasi
Odoo
bisnis
adalah
menyeluruh open source
didalamnya terdapat
berbagai
program aplikasi bisnis termasuk Sales,
ERP menciptakan kerangka kerja
Customer
Relationship
Management,
yang dapat mengefisienkan layanan
Project
Management,
Warehouse
pelanggan, produksi, dan distribusi
Management, Manufacturing, Finance and
2. Penurunan Biaya ERP
sebagai
terintegrasi
Accounting, Human Resources dan lain sistem
yang
sebagainya.
menghasilkan
penurunan dalam biaya pemrosesan
3. Hasil dan Pembahasan
transaksi,
3.1 Implementasi
hardaware,
software
dibandingkan dengan sistem yang tidak terintegrasi.
material
3. Pendukung Keputusan ERP
Setelah bagian purchasing memesan
menyediakan
dan
informasi
kepada perusahaan. Setelah melakukan pengiriman
penting
membantu
supplier
akan
sehingga
mengirimkan invoice mengenai barang
manajer
dalam
yang telah dikirim ke perusahaan. Tugas
4. Kelincahan Perusahaan menghasilkan
organisasi,
barang,
cepat
mengambil keputusan tepat waktu.
ERP
pembayaran
kepada supplier maka barang akan dikirim
kinerja bisnis lintas fungsi yang secara
melakukan
tanggung
perusahaaan selanjutnya adalah mengecek apakah barang yang diterima sudah sesuai
struktur jawab
dengan invoice yang dikirim oleh supplier. Setelah
barang
diterima
yang
perlu
manajerial, dan peran kerja yang
dilakukan selanjutnya adalah transfer stock
lebih fleksibel, serta menghasilkan
dari
organisasi dan tenaga kerja yang
memasukkan barang kedalam warehouse
lebih lincah dan adaptif dalam
agar secara otomatis material tersebut
memanfaatkan peluang baru bisnis.
sudah tercatat di dalam stock warehouse.
bagian
penerimaan
untuk
Gambar 1 berikut adalah tampilan form penerimaan warehouse.
material
oleh
bagian
Gambar 1 Form Penerimaan Material oleh Warehouse
Namun pada kondisi-kondisi tertentu supplier
tidak
selalu
langsung
mengirimkan material sesuai jumlah yang
supplier mengirimkan material
parsial seperti dapat dilihat pada Gambar 2.
dipesan. Ada kemungkinan kondisi dimana
Gambar 2 Hasil Penerimaan Material Secara Parsial
*)Penulis Penanggung jawab
secara
Ketika semua material sudah dikirim
warehouse juga bertugas mengeluarkan
dari supplier, untuk menerima seluruh
dan mencatat pengeluaran material yang
material bagian warehouse hanya perlu
digunakan untuk proses produksi. Ketika
mengklik tombol transfer yang terdapat
hendak melakukan proses produksi, bagian
pada tampilan form sebelumnya untuk
produksi akan membuat Manufacturing
menandakan
Order
seluruh
material
sudah
sebagai
formulir
diterima dan telah tercatat masuk kedalam
pengeluaran
warehouse.
Berdasarkan penjadwalan produksi yang
Receipt
bukti
penerimaan
material
telah
sewaktu-waktu diperlukan. Contoh receipt
planning dan Bill of Material dari produk
penerimaan material dapat dilihat pada
yang akan diproduksi bagian warehouse
Gambar 3.
dapat melihat secara sistematis pada ERP
menanagani
dan
menyimpan
material
adalah menyiapkan material yang akan
oleh
production
material apa saja yang perlu disiapkan. Contoh Manufacturing Order dapat dilihat pada Gambar 4.
digunakan dalam proses produksi karena
Gambar 3 Receipt Penerimaan Material oleh Warehouse
*)Penulis Penanggung jawab
bagian
warehouse.
material dapat dicetak sebagai arsip jika
Salah satu tugas warehouse selain
dibuat
dari
permintaan
Melalui Manufacturing Order dalam
yang tersedia akan berubah warna menjadi
ERP, Departemen Produksi juga dapat
hitam seperti pada Gambar 5, sedangkan
melihat informasi ketersediaan material
jika material tidak tersedia maka akan
yang diperlukan untuk produksi dengan
tetap
berwarna
mengklik “check availability”. Material
Gambar 4 Manufacturing order
Gambar 5 Pengecekan Ketersediaan Material
*)Penulis Penanggung jawab
merah.
Gambar 6 Material telah dikeluarkan dari warehouse
Jika semua material tersedia berarti
bersifat manual menggunakan Microsoft
tidak ada kendala dalam menyiapkan
Excel. Hal ini tidak efisien karena
material tersebut untuk. Setelah material
pekerjaan yang dilakukan menjadi lebih
disiapkan dan dikirim ke bagian produksi
banyak dan rumit serta membutuhkan
dapat di-klik tombol “mark as started”
waktu lebih lama. Pekerjaan di warehouse
untuk menandakan kalau material sudah
dapat
dikeluarkan dan produksi sudah berjalan.
mengimplementasikan ERP karena semua
Sistem
pekerjaan
ERP
akan
secara
otomatis
dipermudah
akan
dengan
terotomatisasi
dan
mengurangi stock material yang terdapat
operator hanya perlu memvalidasi. ERP
di warehouse dan akan mencatat setiap
juga dapat meminimasi kesalahan karena
pengeluaran material yang terjadi
sebagian besar pekerjaan dilakukan secara
3.2 Analisis
otomatis oleh sistem dimana operator
Jika
tanpa
menggunakan
ERP
sebagian besar pekerjaan di warehouse
sebagai user hanya mengontrol jalan nya sistem.
terutama pencatatan dan pendataan masih Tabel 1 Perbandingan Kondisi Setelah dan Sebelum Penerapan ERP
No
1
Kondisi saat ini
Software OpenERP
Pendataan penerimaan material Pendataan penerimaan barang masih dapat tercatat secara otomatis manual dengan menggunakan Ms. berdasarkan pembelian yang Excel dilakukan oleh Purchasing
Lanjutan Tabel 2 Perbandingan Kondisi Setelah dan Sebelum Penerapan ERP
2
Sebagian penginputan database stock Material yang diterima akan material masih menggunakan Ms. terupdate secara otomatis oleh Excel software ini
3
Pendataan barang masuk dan keluar Pendataan barang dapat dilakukan gudang diupdate 2 kali perbulan secara otomatis karena tersimpan secara manual dengan Ms. Excel dalam database ERP
4
Dengan software Odoo 8 setiap Masing-masing departemen yang departemen yang berhubungan terlibat memiliki data tersendiri dan dapat melihat informasi yang sharing informasi masih terbatas diperlukan secara otomatis 2. Adanya
4. Kesimpulan Berikut adalah kesimpulan yang
bagian
integrasi di
data
antar
perusahaan
dapat
diperoleh setelah melakukan perancangan
dilakukan
implementasi software ERP Odoo 8 di
terkomputerisasi yang menjadikan
warehouse PT Apparel One Indonesia:
lebih mudah aliran informasinya
1. Penerapan software ERP Odoo 8
serta
dengan
lebih
di warehouse PT Apparel One
menjalankan
Indonesia
perusahaan..
akan
meningkatkan
cepat
dan
efektif
dalam
proses
bisnis
efisiensi pekerjaan yang terkait pencatatan
dan
pendataan
di
Daftar Pustaka
warehouse
karena
akan
A, Ramaa et al. (2012). Impact of
mengurangi
waktu
dalam
Warehouse Management System in
melakukan setiap pekerjaan dan
Supply Chain.International Journal
mengurangi tenaga kerja yang
of Computer Applications (0975 –
diperlukan
8887) Volume 54– No.1, September
untuk
pecatatan.
Selain itu penerapan ERP ini juga
2012
akan menyederhanakan pekerjaan
Dhewanto, Wawan dan Falahah. (2007).
operator di warehouse sehingga
ERP (Enterprise Resource Planning)
pekerjaan operator menjadi lebih
Menyelaraskan Teknologi Informasi
ringan. Pencatatan data produk
dengan Strategi Bisnis. Bandung:
barang masuk dan keluar maupun
Informatika Bandung.
penyimpanan digudang menjadi
Indrajit,
Richardus
R., (2003).
Richardus
lebih akurat dan terdokumentasi
Djokopranoto.
Konsep
dengan baik.
Manajemen Supply Chain: Cara
Baru
Memandang
Mata
Rantai
Penyediaan Barang, Cetakan Ketiga. Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia O’Brien, James A. dan Marakas, George M. (2011). Management Information
Systems, 10th Edition. New York: McGraw-Hill/ Irwin Russel, R. S. dan B. W. Taylor. (2003). Operations Jersey:
Management. Prentice
New Hall
