Implementasi Kalender Organisasi berbasis Microsoft Outlook sebagai Alat yang Efektif dalam Manajemen Sistem Informasi Politeknik Telkom Hanung Nindito Prasetyo Teknik Komputer Jurusan Teknologi Informasi Politeknik Telkom
[email protected]
Abstrak Perkembangan teknologi informasi menyebabkan berbagai perubahan dalam aktivitas bisnis dan ekonomi. Manajemen organisasi memegang peranan yang dominan dalam keberhasilan sistem yang dibangun seiring dengan perubahan-perubahan yang terjadi, dalam hal ini khususnya eksplorasi sistem informasi dalam manajemen dan bisnis. Politeknik Telkom sebagai sebuah organisasi Perguruan Tinggi dalam mencapai tujuannya tentu membangun manajemen sistem informasi yang mampu menjamin keberlangsungan organisasi. Sistem yang dibangun tentu mengacu kepada rantai nilai manajemen yang mencangkup perencanaan, koordinasi, kontrol dan pemodelan serta pengambilan keputusan yang melibatkan seluruh lapisan organisasi seperti top manajemen, middle manajemen dan manajemen operasional. Dalam beberapa kasus internal sering timbul masalah dalam hal koordinasi dan kontrol yang menyebabkan rantai nilai tersebut tidak optimal. Sub koordinasi seperti komunikasi dan kolaborasi tidak berjalan dengan baik dikarenakan sering terjadi tumpang tindih aktivitas menyangkut proses bisnis yang berjalan. Oleh karena itu dibutuhkan suatu alat yang mampu terintegrasi secara mudah dengan sistem yang sedang berjalan untuk mengoptimalisasikan komunikasi dan kolaborasi yang terjadi sehingga target kinerja organisasi dapat tercapai pada waktunya dan hasilnya dapat segera dijadikan bahan dalam proses pengambilan keputusan. Alat yang digunakan dalam hal ini adalah Microsoft Office Outlook yang mampu mengintegrasikan email dalam jaringan intranet sebagai basis komunikasi dan kolaborasi. Kata kunci: Manajemen Sistem Informasi, Microsoft Office Outlook, Kalender Organisasi Abstract The development of information technology lead to changes in business and economic activity. Management organization plays a dominant role in the success of a system built along with the changes that occur, in this particular exploration and management information systems in business. Telkom Polytechnic as an organization in achieving its goal of building a management information system capable of guaranteeing the continuity of the organization. System built of course refers to the value chain management encompasses the planning, coordination, control and modeling and decision making involving all levels of an organization such as top management, middle management and operational management. In some cases internal problems often arise in terms of coordination and control which causes the value chain is not optimal. Sub coordinate such as communication and collaboration does not go well because of frequent overlapping activities related to business processes that are running. Therefore needed a tool that can be easily integrated with a system that is running to optimize communication and collaboration that occurs so that the target organization's performance can be achieved on time and the results can be immediately used as an ingredient in the decision making process. The instrument used in this case is Microsoft Office Outlook that is able to integrate email within intranet network as the basis for communication and collaboration. Keywords: Management Information System, Microsoft Office Outlook, Organizations Calendar berbasis pengetahuan dan informasi. Perubahan 1. Pendahuluan ketiga adalah transformasi perubahan bisnis. 1.1 Latar belakang Perubahan keempat adalah kemunculan perusahaan Lingkungan bisnis yang semakin kompetitif, digital. Di era informasi seperti sekarang ini menuntut organisasi atau perusahaan untuk pertumbuhan perusahaan digital merubah seluruh senantiasa melakukan perubahan yang dinamis. persepsi mengenai entitas, proses bisnis dan Empat perubahan kuat di dunia telah mengubah termasuk juga dalam hal pengambilan keputusan lingkungan bisnis[1]. Perubahan pertama adalah dalam manajemen sebuah organisasi. Konsep dasar kemunculan dan semakin kuatnya ekonomi global. pengambilan keputusan manajemen saat ini Perubahan kedua adalah transformasi masyarakat dipengaruhi fase modernisasi perusahaan bisnis, di ekonomi dan industri ke dalam layanan ekonomi 142
ISSN: 2088-8252
mana perusahaan atau organisasi saat ini tidak lagi bercirikan hierarkis penuh tetapi lebih datar, desentralisasi, pengaturan fleksibel, yang banyak mengandalkan informasi instan dalam menghasilkan produk yang bersifat misal dan secara unik cocok dengan kebutuhan pasar atau konsumen tertentu. Politeknik Telkom sebagai salah satu perguruan tinggi di Indonesia, pun tak terelakkan untuk mengikuti perubahan. Tujuan perubahan tersebut salah satunya adalah mencapai indikator-indikator yang disediakan dalam konsep World Class University (WCU). Politeknik Telkom sebagai perguruan tinggi vokasional dengan keunikannya tentu ingin menghasilkan produk bukan hanya lulusan tetapi layanan kepakaran yang bermanfaat bagi masyarakat, industri dan pemerintah[4]. Pergeseran masyarakat dan industri saat ini menjadi masyarakat global dan industri modern menyebabkan kebutuhan pun berubah sehingga secara nyata Politeknik Telkom dituntut untuk mampu menjawab perubahan kebutuhan tersebut. Dalam hal ini dibutuhkan kemampuan manajemen yang terintegrasi dalam memberikan berbagai layanan terhadap stakeholder dari Politeknik Telkom. Namun dalam prosesnya terkadang komunikasi dan kolaborasi yang dibangun dalam manajemen kurang berjalan dengan baik, yang seringkali menyebabkan performansi organisasi tidak berjalan dengan baik, sering terjadi tumpang tindih aktivitas antara satu unit dengan unit yang lainnya dalam organisasi sehingga rantai nilai yang dibangun menjadi tidak optimal[2]. Oleh karena itu dibutuhkan suatu alat untuk mengoptimalisasikan komunikasi dan kolaborasi yang ada yaitu kalender organisasi berbasis Office Application Microsoft Outlook sehingga memudahkan organisasi dalam melakukan pengambilan keputusan. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk memberikan masukan bagi manajemen sistem informasi Perguruan Tinggi di Indonesia khususnya Politeknik Telkom. 2.
membentuk suatu keseluruhan yang kompleks atau utuh[5]. 2.2 Sistem Informasi Untuk memahami sistem Informasi secara integral, kita mulai dari pemahaman bahwa sistem informasi berisi informasi tentang personal atau orang-orang tertentu, tempat-tempat dan lingkungan serta segala sesuatu yang berkaitan dengan organisasi yang dapat diketahui. Informasi merupakan data yang telah diolah dan hasilnya dapat digunakan untuk manusia dalam menjalankan roda organisasi atau mengembangkan manajemen. Sebagaimana didefinisikan secara teknis berikut ini: Suatu Sistem Informasi adalah satuan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (atau mendapatkan-kembali), memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam sebuah organisasi. Sebagai tambahan terhadap pendukung pengambilan keputusan kordinasi, dan kendali, sistem informasi dapat juga membantu para manajer dan karyawan untuk meneliti permasalahan, memvisualisasikan pokok-pokok yang kompleks dan menciptakan produk-produk baru[1]. Sistem informasi sebagai sebuah sistem tentu memiliki aktivitas berupa Input, Process dan Output. Tahapan-tahapan tersebut tentu saja melibatkan berbagai entitas yang kita sebut saja sebagai bagian dari lingkungan sistem informasi seperti customers, suppliers, stokeholders dan sebagainya. Sebagaimana Diagram berikut memperlihatkan intregrasi dari sebuah Sistem Informasi[1]:
Landasan Teori
2.1 Definisi Sistem Berikut ini akan dikemukakan beberapa pendapat mengenai sistem yang ditekankan pada elemen atau komponennya terhadap pengertian sistem : a. Sistem abstrak adalah sesuatu susunan yang teratur dari ide-ide atau kerangka-kerangka yang saling bergantung satu sama lain. Sistem secara fisik adalah sesuatu susunan dari unsur-unsur yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dimana sistem-sistem tersebut lebih sekedar kerangka-kerangka konsepsi belaka, tetapi dapat diperagakan melalui aktivitas maupun tingkah laku[6]. b. Suatu sistem adalah kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau terorganisir; suatu himpunan atau perpaduan bagian-bagian yang ISSN: 2088-8252
Gambar 2. Diagram Integrasi Informasi
2.3 Manajemen Sistem Informasi & Pengambilan Keputusan Manajemen Walaupun sistem informasi berbasis komputer menggunakan teknologi komputer untuk memproses data mentah menjadi informasi yang mengandung arti, namun ada perbedaan tajam antara sebuah komputer dan sebuah program komputer pada satu 143
sisi, dan sistem informasi di sisi lain. Komputer elektronik dan program perangkat lunak yang berhubungan dengannya merupakan fondasi teknis, material, dan peranti dari sistem modern[1]. Perkembangan sistem informasi semakin meluas ketika teknologi mulai berkembang khususnya teknologi komputer. Dari sinilah pengertian sistem informasi sebagai sebuah aplikasi berkembang, yang diawali pada tahun 1964 yaitu ketika IBM memperkenalkan MT/ST (Magnetic Type/Selectric Type) writer yaitu semacam mesin ketik elektronik yang dapat merekam ke pita magnetik. Pada tahun tersebut mulai dikenal aplikasi pengolahan kata (word processing) yang sederhana. Apabila dikomparasi dengan era sekarang adalah era Office Application. Dengan teknologi yang digunakan pada waktu itu manusia telah mampu merekam data yang cukup penting berkaitan dengan perusahaan. Itulah era dimana data yang direkam berkembang menjadi informasi yang dapat digunakan oleh pengambil keputusan. Pada perkembangannya Sistem Informasi sebagai sebuah aplikasi yang melibatkan teknologi, ada yang menyebutnya sebagai sistem teknologi informasi walaupun tidak ada aturan baku mengenai penamaan istilah ini[3]. Sebagai sebuah sistem informasi maka informasi yang dihasilkan dibutuhkan dalam pengambilan keputusan tertentu dalam organisasi. Setiap aktivitas dan keputusan manajemen yang berbeda membutuhkan informasi yang berbeda. Maka sistem informasi yang dibangun tentu saja harus sejalan dengan kebutuhan organisasi sebagaimana dijelaskan dalam gambar berikut ini.
Perencanaan Strategis
Control System (PCS). Dalam konteks efektivitas, sistem informasi berkembang menjadi Sistem Informasi Manajemen(SIM), Decision Support System(DSS) dan sebagainya. Sistem informasi ini menyediakan informasi bagi para manajer di organisasi untuk mendukung pengambilan keputusan yang didasarkan informasi yang lengkap, akurat dan valid. Peran yang tak kalah penting adalah dalam hal komunikasi dan kolaborasi yang dijembatani oleh aplikasi sistem Informasi seperti OAS. Fungsi ini mampu memberikan peningkatan komunikasi antar lini atau antar manajer secara elektronik. Implementasinya seperti pada penggunaan video conference dan teleconference. Dari seluruh sistem yang berkembang tersebut mendukung Sistem Informasi Strategi(SIS), sistem ini berperan untuk meningkatkan daya kompetisi organisasi. Dalam kaitannya dengan organisasi sistem teknologi informasi maka hal di atas dapat digambarkan dengan tabel berikut ini. Peran Sistem Teknologi Informasi Sistem Teknologi Informasi
SIS
Kompetitif
OAS
Kolaborasi
SIM, DSS, GSS, GIS ES, EIS, ANN
Komunikasi
Manajemen Tingkat Atas
PCS Pengendalian Manajemen
Manajemen Tingkat Operasional
Gambar 3. Diagram tingkat manajemen & tipe pengambilan keputusan
Perkembangan Sistem teknologi Informasi memberikan lima peran utama di dalam organisasi[3] yaitu untuk meningkatkan 1. Efisiensi 2. Efektivitas 3. Komunikasi 4. Kolaborasi 5. Kompetitif. Pada awalnya dalam konteks efisiensi, sistem informasi berperan menggantikan manusia dengan teknologi yang dalam hal ini disebut Process 144
Efektivitas
Manajemen Tingkat Menengah
TPS
Pengendalian Operasional
Peran
Efisiensi
Gambar 4. Peran sistem Teknologi Informasi
2.4 Office Application Software (OAS) Office Application Software (OAS) atau bisa disebut sebagai Perangkat lunak perkantoran atau kadang disebut sebagai perangkat lunak produksi merupakan perangkat lunak yang digunakan secara umum untuk proses produksi dan administrasi pada organisasi, perorangan, dan perkantoran. Perangkat lunak jenis ini paling banyak digunakan untuk aplikasi perkantoran maupun perorangan. Perangkat lunak aplikasi jenis ini sangat banyak dibutuhkan oleh para pengguna komputer karena fungsinya yang sangat luas dan dibutuhkan oleh hampir semua jenis intansi. Salah satu aplikasi yang terkenal untuk jenis ini adalah Microsoft Office pada platform Windows, dimana salah satu bagiannya adalah Microsoft Outlook yang berfungsi dalam pengelolaan pesan.
ISSN: 2088-8252
2.5 Politeknik Telkom Politeknik Telkom merupakan salah satu Perguruan Tinggi di bawah Yayasan Pendidikan Telkom (YPT), sistem organisasi Politeknik Telkom menganut sistem campuran antara bentuk organisasi hierarki dan flat. Bentuk hierarki dikarenakan bentuknya yang menyerupai piramid namun mengacu pada bentuk flat pada tataran level menengah yang fungsional. Dalam hal ini, terdapat tiga direktorat dalam organisasi Politeknik Telkom dimana masing-masing direktorat memiliki unit-unit sesuai dengan aktivitas dominan namun proses bisnis yang berjalan diampu oleh unit-unit yang saling berkolaborasi[4]. Adapun Struktur organisasi Politeknik Telkom sebagaimana gambar berikut ini:
Gambar 5 Struktur Organisasi Politeknik Telkom
2.6 Microsoft Office Outlook Microsoft Outlook merupakan aplikasi yang mengintegrasikan berbagai fitur untuk asisten pribadi. Fitur utama dan mendasar pada Microsoft Outlook adalah pesan (messaging). Berikut ini adalah gambaran umum bagaimana aplikasi ini berjalan. Menubar Toolbar
toolbar ini bergantung kepada navigasi yang dipilih yang ada pada kiri bawah. Menu navigasi ini terdiri dari Mail, Calendar, Contacts, dan Task. Masingmasing navigasi mempunyai menu sendiri-sendiri. Setiap perubahan pada navigasi akan mengubah menu pada Toolbar dan window yang berkaitan dengan menu navigasi tersebut. Menu navigasi Mail memiliki tampilan seperti pada gambar di atas. 3. Pembahasan 3.1 Model Kalender Organisasi Model kalender organisasi yang digunakan mirip seperti kalender akademik berbentuk tabel dimana isinya meliputi : a. Nomor Digunakan sebagai urutan aktivitas b. Aktivitas Aktivitas yang diturunkan dari Rencana kinerja Manajemen yang dituliskan terurut berdasarkan direktorat c. Tanggal Pelaksanaan Tanggal pelaksanaan aktivitas d. Remainder Digunakan sebagai media pengingat bagi unit yang nantinya akan diintegrasikan pada Microsoft Outlook e. Pengampu Merupakan unit pengampu aktivitas f. PIC Individu penanggung jawab aktivitas g. Unit terkait Unit-unit yang terkait dengan aktivitas tertentu h. Keterangan Berisi penjelasan mengenai aktivitas Untuk lebih jelasnya sebagaimana gambar 5. N o
Tgl pelaksanaan
Remai nder
pengampu
PIC
Unit terkait
Akt-1
2 minggu
Unit-1
PJ-1
Unit 2
1,
2
Akt-2
3 minggu
Unit-2
PJ-2
Unit 5
2,
3
Dst
Unit-3
PJ-3
Unit 1, 4
Unit-4
PJ-6
Unit 2
1,
PJ-6
Unit 5
2,
PJ-5
Unit 4
1,
Aktivitas
Ket
Direktorat 1 1
Direktorat 2 1 2
Navigasi Gambar 6. Tampilan Microsoft Outlook
Secara umum, menu pada Microsoft Outlook cukup berbeda dengan aplikasi Office yang lain. Menu bar pada Microsoft Outlook terdiri dari File, Edit, View, Go, Tools, Actions, dan Help. Di bawah menu bar terdapat toolbar diantaranya New, Reply, Reply to All. Forward (untuk navigasi email). Menu ISSN: 2088-8252
3
Akt-1
1 bulan
Akt-2
2 bulan
dst
Unit-8 Unit-9
Kolom aktivitas
Kolom pengingat
Kolom Komunikasi & kolaborasi
Kolom keterangan mengenai aktivitas
Gambar 7 Model Kalender Organisasi
3.2 Konfigurasi Outlook untuk Email Syarat utama implementasi kalender organisasi berbasis Microsoft Outlook adalah setiap individu 145
maupun unit memiliki Email. Sehingga email yang dimiliki individu akan ‘tertanam’ pada Microsoft Outlook. Ada baiknya bila email yang digunakan merupakan email institusi dalam hal ini email Politeknik Telkom yaitu http://mail.politekniktelkom.ac.id. Selain untuk mudah mengingat bagi setiap individu di organisasi juga memudahkan pada saat setting Outlook. Berikut langkah-langkah pengalihan setting-an server mail pada MS Outlook dengan mengubah setingan mail server yang sudah ada dan sudah terkoneksikan sebelumnya, 1. Buka Microsoft Outlook yang telah ter-install. 2. Pilih “Tools” Pada menu bar kemudian “Account Setting”. 3. Double klik pada akun kita. 4. Contohnya:
[email protected] Ganti Incoming dan Outgoing mail server yang tadinya 222.124.204.116, menjadi mail.politekniktelkom.ac.id 5. Bila perlu tes koneksi anda, setelah itu pengalihan setting-an server mail pada MS Outlook anda selesai dilakukan. 3.3 Konversi Kalender Organisasi kedalam Microsoft Outlook Kalender organisasi yang telah dibuat dalam bentuk tabulasi kemudian dikonversikan melalui menu kalender pada MS Outlook. Untuk proses konversi kalender organisasi yang berisi aktivitas sebaiknya dilakukan oleh unit yang bertanggungjawab terhadap keberlangsungan kalender organisasi.
3.4 Pemodelan Komunikasi & Kolaborasi Rantai nilai manajemen yang mencangkup perencanaan, koordinasi, kontrol dan pemodelan serta pengambilan keputusan merupakan fase-fase yang harus dilalui sebagai sebuah sistem informasi. Dalam fase koordinasi secara teknis diterjemahkan sebagai komunikasi dan kolaborasi dalam proses bisnis yang berlangsung. Maka model yang dapat digambarkan terhadap komunikasi dan kolaborasi di Politeknik Telkom adalah sebagai berikut.
Gambar 9. Model Komunikasi & Kolaborasi
Kalender organisasi yang disusun kemudian secara teknis dikonversikankan dengan sistem yang ada di Microsoft Outlook. Sehingga berbagai aktivitas akan selalu tersampaikan kepada setiap individu yang merupakan bagian dari entitas unit melalui email dan dilengkapi dengan instrumen remainder (pengingat) yang telah dimodifikasi dan berfungsi sebagai alarm bagi setiap individu sekaligus unit yang terkait dengan suatu aktivitas.
Rapat PHP-PTS Penanggungjawab : PPM Politel Unit yang terkait : Unit Logistik, PPM, Jurusan, Laboratoria, SPM Catatan persiapan rapat : membawa laporan yang telah di isi sesuai format yang telah dilampirkan.
Gambar 10. Pesan Alarm berkala dari remainder MS Outlook Gambar 8. tampilan kalender pada MS Outlook
Setelah dikonversikan seluruh aktivitasnya maka setting remainder sebagai pengingat sesuai dengan yang telah disepakati dalam kalender organisasi. Maka pada periode-periode tertentu akan muncul email sekaligus pengingat secara berkala dan terus menerus yang berisi pesan dan aktivitas yang akan dilakukan, siapa pengampunya, kapan pelaksanaan acara, siapa saja unit yang terkait, apa target pelaksanaan dan sebagainya sesuai dengan isi kalender organisasi. 146
kalender organisasi yang telah direkayasa melalui konfigurasi Microsoft Outlook, akan menghasilkan informasi secara bertahap setiap waktunya baik kepada unit pengampu yang bertanggung jawab terhadap programnya maupun unit-unit yang terkait dengan program tersebut. Dengan berbasis Microsoft Outlook, pesan yang telah di-setting sesuai kalender organisasi menjadi media komunikasi antar unit dan isi pesan yang telah direkayasa menjadi pengingat bagi unit yang terkait dengan program tersebut sehingga kolaborasi akan ISSN: 2088-8252
terwujud. Diharapkan melalui instrumen ini maka komunikasi dan kolaborasi dari seluruh aktivitas yang berlangsung di Politeknik Telkom akan tercapai sesuai target yang telah ditetapkan dan tidak akan terjadi tumpang tindih aktivitas karena terjadi komunikasi dan kolaborasi yang optimal karena aktivitas yang dikonversikan sesuai dengan kalender organisasi yang telah ditetapkan. 4.
Kesimpulan
Rantai nilai yang berjalan dengan baik dalam organisasi sangat menentukan kerhasilan yang akan dicapai. Oleh karena itu, dalam setiap fasenya harus dapat dikendalikan dengan baik pula. Politeknik Telkom sebagai sebuah institusi yang memiliki tanggung jawab publik tentu saja harus mengacu kepada konsep tersebut. Proses pengendalian tentu saja akan berhasil apabila terbangun komunikasi dan kolaborasi dalam sistem. Kalender organisasi berbasis Microsoft Outlook merupakan salah satu alat yang efisien dalam komunikasi dan kolaborasi, selain mudah digunakan karena merupakan produk yang cukup dikenal juga mudah untuk diintegrasikan pada sistem yang telah berjalan di Perguruan Tinggi khususnya Politeknik Telkom. Dengan penggunaan instrumen ini, masalah tumpang tindih aktivitas antar unit yang selama ini terjadi akan semakin jauh berkurang, dengan harapan rantai nilai akan menjadi optimal dan tujuan dari Politeknik Telkom menjadi Institusi berkelas dunia akan tercapai. 5.
Ucapan terima kasih
Saya mengucapkan terima kasih yang sebesarbesarnya pada Bapak Heriyono Lalu melalui diskusi-diskusi lepasnya disela-sela aktivitas rutin, hiburan dan olahraga. Daftar Pustaka [1]
[2]
[3] [4]
[5]
[6]
[7]
Laudon, Kenneth C., Laudon Jane P. (2004), Management Information System: Managing The Digital Firm,8th Edition. New York: Prentice Hall. Pearlson, Keri E., C. Saunders Carol.(2010). Managing & Using Information Systems; A Strategic Approach. United State Of America : John Wiley & Sons, Inc. Jogiyanto, H. M. (2005). Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi Lalu, Heriyono.(2011). Kebijakan dan Sasaran Mutu Politeknik Telkom. Bandung: Dokumen SPM & Banglembaga Politeknik Telkom. William, A. Shorde, Dan Voich J.R.(1974). Organization and Management: Basic Sistem concepts. Malaysia: Irwin book Co. Gordon B. Davis. (1974). Management Information System: Conceptual Foundation, Structure, and Development. McGraw-Hill International Book. Pratondo, Agus.(2009). Courseware Aplikasi Perkantoran. Politeknik Telkom.
ISSN: 2088-8252
147
