Kwaliteitsjaarverslag 2013 Kliniek voor Mondzorg Boxtel/ Implant Company
Informatie Opdrachtgever Kliniek voor Mondzorg Boxtel/ Implant Company Dukaat 9 5283 PJ Boxtel
Opdrachtnemer Roozeboom consulting b.v. Nieuwe Schoolweg 2 B 9756 BB Glimmen
Omschrijving opdracht Het uitvoeren van een evaluatie van het kwaliteitssysteem, teneinde samen met het management van de organisatie de doeltreffendheid van systeem te toetsen en op basis hiervan verbeterdoelstellingen te definiëren.
Houder van interviews •
D.A. (Dennis) Belle
Geïnterviewden • •
S. (Sindy) van Kasteren M.A. (René) Kaboord
Datum 12-12-2013
Kliniek voor Mondzorg Boxtel
2
Evaluatie Resultaten kwaliteitsjaarverslag vorig jaar Dit is de eerste keer van de werking van het kwaliteitssysteem. Er zijn geen voorgaande rapportages beschikbaar. De praktijk draagt jaarlijks zorg voor een kwaliteitsjaarverslag welke wordt opgesteld conform het format van NMT. Beoordeling audits De audit is zeer goed verlopen. De medewerkers zijn allen zeer gemotiveerd, betrokken en goed geïnformeerd. Er zijn enkele afwijkingen en/of opmerkingen geplaatst. Deze worden waar mogelijk op korte termijn door de praktijk afgerond. De praktijk streeft ernaar dit voor 20 december 2013 te realiseren. De afwijkingen en/of opmerkingen staan op het auditformulier genoteerd evenals de oplossingen die worden aangedragen. Afwijkingen/ opmerkingen welke zijn geconstateerd op de locaties van Implant Company (St. Oedenrode/ Tilburg en Breda) zijn opgenomen in een specifiek opgestelde auditrapportage (dd. 11-12-2013). Alle opgeloste afwijkingen zullen aan de hand van de auditformulieren binnen 3 maanden worden aangeleverd aan de praktijkmanager. Klachten, afwijkingen en verbetervoorstellen Er is voor gekozen om eerst het certificeringstraject volledig af te ronden om dan vervolgens de verbeterformulieren langzaam aan in gebruik te nemen. Veranderingen en opmerkingen worden nu gemeld op whiteboard in de luncheruimte. Tijdens het eerst komend werkoverleg worden de verbeterformulieren opnieuw geïntroduceerd bij de medewerkers met toelichting omtrent het doel en de exacte werkwijze. Mede aan de hand van het formulier ‘werkoverleg’ worden alle punten en besluiten besproken en geregistreerd. Over het algemeen zijn er geen afwijkingen of klachten welke niet direct kunnen worden opgelost. RI&E De risico-inventarisatie en evaluatie is volledig uitgevoerd, op 01-11-2013 herzien. Het plan van aanpak is vrijwel volledig uitgewerkt. Ontruimingsplan/ oefening bij noodsituaties is opgenomen in de werkinstructies, de praktijk beschikt over meerdere BHV’ers. De RI&E en het plan van aanpak zijn opgenomen in de map ‘Kwaliteitsregistraties’ en zijn ter inzage voor de medewerkers. Klanttevredenheid Het klanttevredenheidsonderzoek is in het najaar van 2013 opgestart, de termijn is vanwege een te lage respons verlengd. Begin januari 2014 bleken er opnieuw te weinig respondenten te zijn (35; minimale verplichtstelling = 50)) waardoor opnieuw noodzaak is de termijn met minimaal 4 weken te verlengen. Na afronden van het klanttevredenheidsonderzoek zal worden beoordeeld of er aanleiding is om actiepunten te formuleren. De rapportage zal in het werkoverleg worden besproken met het volledige team en inzichtelijk zijn in de map Kwaliteitsregistraties. Leveranciersbeoordeling Basic Dental is de voornaamste leverancier voor vrijwel alle verbruiksartikelen, instrumentarium en kleingoed. Wordt naar alle tevredenheid mee samengewerkt, wekelijkse Kliniek voor Mondzorg Boxtel
3
bestellingen (a.d.h.v. scansysteem) levering verloopt goed, nauwelijks tot geen backorders. Er is een minimumvoorraadlijst aangelegd. Henry Schein t.b.v. van aanvullende producten (sleeves/ putty) en Stolwijk (mondkapjes/ traypapier/ handschoenen). Geen klachten, of bijzonderheden. TTL Mark van Hees (prothetiek intern), Orthoflex (Orthospalkjes) en TPP St. Oedenrode (t.b.v. alle overig techniekwerk). Een totaaloverzicht alle leveranciers is opgenomen in de map ‘Werkinstructies’, doc. 4.1.13. Preventieve/correctieve maatregelen Preventieve en corrigerende maatregelen worden in het werkoverleg besproken en via het verbeterformulier afgehandeld. Eerder dit jaar is er nog een ‘kleine’ patiëntenenquête uitgevoerd met de vraag of de patiënt kritieken, opmerkingen en/of verbeterpunten zou willen aandragen. Hieruit is o.a. naar voren gekomen dat de patiënt het als onplezierig ervaart wanneer de tandarts tijdens de behandeling (meerdere malen) wordt onderbroken wordt door collegae of een van de medewerkers. Hierop zijn direct maatregelen genomen. Verslagen van diverse overlegorganen Van de werkoverleggen zijn notulen aanwezig. Uit de werkoverleggen komen actielijsten voort, waarin de te nemen acties en de verantwoordelijken zijn opgenomen. Veel zaken worden direct met elkaar besproken, per interne mail of via whiteboard onder de aandacht gebracht. Effectiviteit van opleidingsplan Voor alle medewerkers wordt voortdurend gezocht naar mogelijkheden om verder te ontwikkelen. Dit wordt o.a. in de functioneringsgesprekken met de medewerker besproken en tevens wordt dan gekeken naar het gewenste effect van gevolgde opleidingen en cursussen. Een kopie van de verslaglegging van het functioneringsgesprek wordt aan de medewerker verstrekt. Er is een aftekenlijst aangelegd m.b.t. infectiepreventie in de praktijk t.b.v. een jaarlijkse update van de WIP richtlijnen. In een opgesteld cursusoverzicht (08-102013) is in kaart gebracht welke medewerker deelname heeft aan cursus/ opleiding. Resultaten worden in de personeelsdossiers aangevuld; •
Blusco: Basiscursus BHV/ + brand/ Reanimatie + AED
•
Orthodontie: Damon
•
Mondhygiënisten (abonnement online)
•
Preventie- en paropreventiecursussen
•
Standby Dag (Tandartsassistenten): Jaarlijks
•
Cursussen/ congressen
Onderhoudssysteem Het onderhoud en de registratie van apparatuur verloopt goed. Logboek voor alle onderhoudswerkzaamheden aanwezig voor alle units. Totaaloverzicht is opgenomen in de map werkinstructies ‘Onderhoudsplan’ doc. 4.1.14. Alle interne processen worden nauwkeurig geregistreerd.
Kliniek voor Mondzorg Boxtel
4
Marktontwikkelingen en regelgeving / toekomstige ontwikkelingen Afgelopen jaar veel achter de rug, o.a. bezoek van inspectie op locatie in Someren, wenselijk om deze in de toekomst vooral te vriend te houden. Belangrijk om na het certificeringstraject het kwaliteitssysteem verder te optimaliseren en vast te houden. Meerdere behandelaars zullen d.m.v. aanvullende cursussen/ opleidingen (implantologie/ orthodontie etc.) hun werkzaamheden uitbreiden. Hiermee wordt de mogelijkheid uitgebreid om elkaar bij afwezigheid te kunnen vervangen en meer continuïteit naar de patiënt kan worden geboden. Verbouwing van de praktijk in IJzendijke af ronden rond mei/juni 2014 en vervolgens ook hier de interne audit uit te voeren Kwaliteitsdoelstellingen • Huidige kwaliteit en het kwaliteitsmanagementsysteem optimaliseren en consolideren om volgend jaar opnieuw d.m.v. een audit continuïteit te kunnen toetsen. •
Het volgen van specialistische cursussen /opleidingen door behandelaars t.b.v. eventuele opvang van collega-behandelaars..
•
In het voorjaar van 2014 worden de nieuwe WIP richtlijnen gepubliceerd. De praktijkmanager maakt een analyse van de veranderingen en gaat na wat er in de praktijk dient te worden aangepast en geïmplementeerd.
Actieplan Actie
Verantwoordelijke
Datum gereed
Zorg dragen voor oplossen van de afwijkingen die voortvloeien uit de interne audit
Tandarts/directeur/ Praktijkmanager
20 december 2013
Implementeren procedure 3.3 (tijdens eerst komend werkoverleg)
Praktijkmanager
Begin 2014
Afronden patiëntenenquête
Tandarts/ directeur
Begin 2014
Ondertekening : Functie
:
Datum
:
Kliniek voor Mondzorg Boxtel
5
