Ifj.dr.Sallay József Ügyvédi Iroda 1055 Budapest Kossuth tér 18. fszt. Tel: ; Fax:

Ifj.dr.Sallay József Ügyvédi Iroda 1055 Budapest Kossuth tér 18. fszt. Tel: 237-06-24; Fax: 237-06-23 e-mail: [email protected]

JELENTÉS BUDAÖRS KISTÉRSÉG TÖBBCÉLÚ TÁRSULÁS KISTÉRSÉGI IRODA JOGI ÉS SZABÁLYSZERŰSÉGI VIZSGÁLATÁRÓL

Készítette: ifj. dr. Sallay József Ügyvédi Iroda dr. Bacskay Antal alkalmazott ügyvéd

I. ÁLTALÁNOS MEGÁLLAPÍTÁSOK Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Kistérségi Iroda (továbbiakban: Iroda) pénzügyiszabályszerűségi vizsgálatára Budaörs Kistérség Többcélú Társulása dr. Csutoráné dr. Győri Ottília Elnök megbízása és az ellenőrzési programja alapján került sor. Ellenőrzött szervezet neve: Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Kistérségi Iroda Az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy a Kistérségi Iroda gazdálkodása, szervezeti és szabályozási rendszere, a költségvetés tervezése és végrehajtása, a létszám- és személyi juttatással való gazdálkodása, a vagyonvédelem és a belső ellenőrzési tevékenysége megfelel-e a jogszabályi előírásoknak. Az ellenőrzést végző neve: dr. Bacskay Antal alkalmazott ügyvéd Holczmann Gyuláné közgazdász Ellenőrzés alá vont időszak: 2009. 01.01. - 2010. 11.30. A helyszíni ellenőrzés időpontja: 2010. 01.15. - 2011. 02. 15. közötti időszak. Az Iroda részéről adatot szolgáltatott a vizsgálatot végző részére:  Egri Péter Irodavezető  Veszeli Andrásné gazdasági vezető  Az ellenőrzésre -az iroda alkalmazottaival is egyeztetett módon és időpontokban- a részletes ellenőrzési program alapján került sor. RÖVIDÍTÉSEK JEGYZÉKE TÖRVÉNYEK Áht. 1992. évi XXXVIII. törvény az államháztartásról Számv. tv. 2000. évi C. törvény a számvitelről 1997. évi CXXXV. törvény a helyi önkormányzatok társulásairól és együttműködéséről RENDELETEK Ámr. 217/1998. (XII.30.) és a 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről Ber.: 193/2003. (XI.26.) Korm. rendelet a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről Áhsz.: 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól

2

II. RÉSZLETES VIZSGÁLATI MEGÁLLAPÍTÁSOK I/1. A gazdálkodás szervezeti és szabályozási rendszerének vizsgálata I/1/1. Szervezeti és Működési Szabályzat (továbbiakban: SzMSz) vizsgálata Az ellenőrzés időszakára vonatkozóan az SzMSz készítésénél az államháztartásról működési rendjéről a 217/1998.(XII.30.) és a 292/2009.(XII.19.) Korm. rendelet előírásait kellett alkalmazni. A 217/1998. (XII.30.) és a 292/2009.(XII.19.) Korm. rendelet hatálya kiterjed a helyi önkormányzatokra, a települési, illetve területi kisebbségi önkormányzatokra és a települési önkormányzatok többcélú kistérségi társulásaira, valamint az irányításuk alá tartozó költségvetési szervekre, ideértve a helyi önkormányzatok társulásairól és együttműködéséről szóló 1997. évi CXXXV. törvény 16. §-a szerinti jogi személyiséggel rendelkező társulásokat is. Az Iroda Szervezeti és Működési Szabályzatának vizsgálatát követően az alábbi megállapításokat tesszük: Budaörs Kistérség Többcélú Társulás Polgármesterek Tanácsa - az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 88.§-ának, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998.(XII.30.) Korm. rendelet 10.§-ának figyelembevételével határozta meg az Iroda Szervezeti és Működési Szabályzatát. A Tanács 2009. október 7-i ülésén az Iroda Szervezeti és Működési Szabályzatát megtárgyalta és elfogadta. Az elfogadó határozat száma: 50/2009. A 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet 13/A. § bekezdése írta elő a szervezeti és működési szabályzat kötelező tartalmi előírásait. Az SzMSz-nek tartalmazni kell a létrehozásáról szóló jogszabályra (határozatra) való hivatkozást, a nyilvántartási számot, alapító okiratának keltét, az alapító okirat azonosítóját, az alapítás időpontját. Rögzíteni kell az ellátandó és a szakfeladatrend szerint (szakfeladat számmal és megnevezéssel) besorolt alaptevékenységek, rendszeresen ellátott kiegészítő, kisegítő és vállalkozási tevékenységek, valamint az alaptevékenységet meghatározó jogszabályok megjelölését. Meg kell határozni a vagyonkezelésébe, illetve tulajdonosi (alapítói, külön jogszabályban meghatározott részvényesi, szavazatelsőbbségi) jogkörébe tartozó gazdálkodó szervezetek részletes felsorolását, valamint a vagyonkezelés végrehajtásáért felelős szervezeti egységet, feladatait, a vagyonkezelés rendjét. Egyértelműen be kell mutatni az Iroda szervezeti felépítést és működésének rendszerét, a szervezeti egységek (ezen belül a jogi személyiségű szervezeti egység, gazdasági szervezet) megnevezését, engedélyezett létszámát, feladatait, a kötelezettségvállalásainak (szerződéskötéseinek) rendjét. A szabályzatban megnevezett személyek feladat- és hatáskörét, a hatáskörök gyakorlásának módját, a helyettesítés rendjét, az ezekhez kapcsolódó felelősségi szabályokat. Rögzíteni kell az Irodához rendelt más költségvetési szervek felsorolását, valamint ezen szerveknél, illetve saját szervezeti egységeinél a pénzügyi-gazdasági tevékenységet ellátó személyek feladatkörének, munkakörének meghatározását. Továbbiakban a költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos sajátos előírásokat, feltételeket. Megállapítottuk, hogy a 2009. októberében elfogadott SzMSz nem tartalmazta  engedélyezett létszámot,  a feladatmutatók megnevezését, körét,  a szerződéskötés rendjét,

3

 a helyettesítés rendjét, az ezekhez kapcsolódó felelősségi szabályokat,  költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos különleges előírásokat, feltételeket,  az Irodához rendelt önállóan működő költségvetési szervnél, illetve saját szervezeti egységeinél a pénzügyi-gazdasági tevékenységet ellátó személyek feladatkörének, munkakörének meghatározását. Az SzMSz tartalmazza, hogy az Iroda munkavállalói között van szociális és közoktatási referens, ami ellentétes a napi feladatellátással, hiszen kinevezett munkavállaló nincs egyik munkakörben sem. Továbbá tartalmazza az Iroda munkáját támogató szervezetek felsorolását és feladatait, többek között a Belső ellenőrzési munkacsoport. A belső ellenőrzési munkacsoport felállítását a Polgármesterek Tanácsa a 18/2004.(XII.08.) sz. határozatával rendelte el. A munkacsoport feladata: a belső ellenőrzési feladatterv kidolgozása, a belső ellenőrzési munka kistérségi szintű szervezésének szakmai támogatása. Az Iroda munkatársa szóbeli tájékoztatása alapján a munkacsoportok nem működnek, tekintettel az alacsony létszámra. Ez esetben ezt írásban jelezni kellett volna, hogy a határozat nem végrehajtható abban a formában és hogy ezt miképpen oldják meg ténylegesen. 2010. január 01-től az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 20.§ (2) bekezdése írja elő a Szervezeti és Működési Szabályzat kötelező tartalmi előírásait. Az SzMSz-nak tartalmazni kell a költségvetési szerv létrehozásáról szóló jogszabályra történő hivatkozást, a törzskönyvi azonosító számát, alapító okiratának keltét, az alapító okirat számát, az alapítás időpontját. Rögzíteni kell az ellátandó, és a szakfeladatrend szerint (szakfeladat számmal és megnevezéssel) besorolt alaptevékenységek, rendszeresen ellátott vállalkozási tevékenységek, valamint az alaptevékenységet meghatározó jogszabályok megjelölését. Be kell mutatni a költségvetési szerv szervezeti ábráját, szervezeti felépítést és a működés rendjét, a szervezeti egységek (ezen belül a gazdasági szervezet) megnevezését, engedélyezett létszámát, feladatait, és a szervezeti egységek közötti kapcsolattartás rendjét. Rögzíteni kell a szervezeti egységek vezetőjének azon jogosítványait, amelyek körében a költségvetési szerv képviselőjeként járhat el. Kiemelten kell a szervezeti és működési szabályzatban nevesített valamennyi munkakörhöz tartozó feladat- és hatásköröket, a hatáskörök gyakorlásának módját, a helyettesítés rendjét, az ezekhez kapcsolódó felelősségi szabályokat rögzíteni. Külön jogszabályban szabályozott esetek kivételével a munkáltatói jogok gyakorlásának - ideértve az átruházott munkáltatói jogokat is – rendjét. Az irányító szerv, jelen esetben a Budaörs Kistérség Többcélú Társulás Polgármesterek Tanácsa által a 16. § (1)-(3) bekezdésében foglaltak szerint az Irodához rendelt más költségvetési szervek felsorolását. A vizsgálat megállapítása, hogy a 2009. októberében elfogadott SzMSz a 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 20.§ (2) bekezdés előírása szerint módosításra nem került. Az SzMSz-nek nem képezte mellékletét a 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 161.§-a szerint a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje. A mindenkori jogszabályi előírásoknak megfelelő, Kistérségi Iroda Szervezeti és Működési Szabályzatának elkészítéséért az Irodavezető felelős.

4

Javasoljuk az alapító okirat jogszabályoknak megfelelő módosítását követően a Szervezeti és Működési Szabályzat jogszabályok szerinti módosítását és a jóváhagyásra való előterjesztését a Budaörs Kistérség Többcélú Társulás Polgármesterek Tanácsa részére. Javasoljuk, hogy mindkét okirat ügyvéd vagy jogtanácsos által is ellenőrzött legyen, elkerülendő a többszöri munkát. I/1/2. Alapító okirat vizsgálata Az alapítói jogkör gyakorlása során a fenntartó által kiadott Alapító okirat az Iroda tevékenységének alapdokumentuma. Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Polgármesterek Tanácsa a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. tv. 9.§ (4) bekezdése, az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. tv. 87.§ (1), 88.§(4) bekezdése, az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII.30.) kormányrendelet 10.§,15.§,17.§, a települési önkormányzatok többcélú kistérségi társulásáról szóló 2004. évi CVII. törvény, valamint a Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Polgármesterek Tanácsa 3/2005.(III.8.) sz. határozata szerint létrehozta, továbbá a költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról szóló 2008. évi CV. tv. 7.§ és a Polgármesterek Tanácsa 48/2009.(X. 07.) sz. határozattal módosította és egységes szerkezetben a 49/2009. (X. 07.) sz. határozattal jóváhagyta az Iroda alapító okiratát. Az alapító okirat szerint A költségvetési szerv neve, címe: Kistérségi Iroda, 2040 Budaörs, Szabadság út 134. Székhelyének címe: 2040 Budaörs, Szabadság út 134. Az intézmény alapító szerve: Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Létrehozásáról rendelkező határozat: Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Polgármesterek Tanácsa 3/2005.(III. 8.) számú határozata Az intézmény irányító szerve: Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Polgármesterek Tanácsa A irányító szerv címe: 2040 Budaörs, Szabadság út 134. Illetékességi területe: Budaörs Kistérség közigazgatási területe Intézmény típus szerinti besorolása: Közhatalmi költségvetési szerv Feladatellátáshoz kapcsolódó funkció szerinti besorolása: önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv Az intézmény jogállása: önálló jogi személy. Az intézmény gazdálkodása: önállóan gazdálkodó, az előirányzatok felett teljes gazdálkodási jogkört gyakorolja. Az intézmény alaptevékenysége: Ágazat megnevezése: Ágazat száma: 84 Közigazgatás, védelem, kötelező társadalombiztosítás Államháztartási szakágazat száma: Megnevezése: 841116 Önkormányzati, valamint kistérségi társulási intézményeket ellátó, kisegítő szolgálatai Szakfeladat szerint: 841126-1 Önkormányzatok és többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége 841172-1 Általános gazdasági, társadalmi tervezési tevékenységek helyi, területi szinteken 841354-1 Területpolitikai támogatások és tevékenységek 841901 Önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások elszámolásai Az intézmény közfeladata: A Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Társulási Megállapodásában foglalt feladatok. Az intézmény feladatellátást szolgáló vagyona:  Budaörs Kistérség Többcélú Társulása tagjainak befizetései  átvett pénzeszközök  pályázati források  normatív állami támogatások

5

 tulajdonba átvett vagyontárgyak  használatra átvett vagyontárgyak  a működés során keletkező vagyontárgyak Vagyon feletti rendelkezés joga: Az intézmény a használatában lévő önkormányzati vagyont az alapító okirat 12. pontjában leírt tevékenységek keretében önállóan használja, a rábízott vagyont megőrzi, a mindenkor érvényes gazdálkodási szabályok szerint kezeli és gyarapítja. Az intézmény képviseletére jogosultak (cégjegyzés módja): Az intézmény vezetője önállóan. A vezető kinevezésének rendje: a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény 23.§ alapján pályázati eljárást követően határozatlan idejű vezetői kinevezést a Budaörsi Kistérség Többcélú Társulása Polgármesterek Tanácsa adja. Foglalkoztatási jogviszony: Az intézménynél a foglalkoztatottak jogviszonya a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. és a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény alapján keletkezik. Az intézmény adószáma: 15590088-1-13 Az intézmény bankszámlaszáma: 11742173-15590019-02130000 Az intézmény MÁK törzsszáma: 590080 Az intézmény KSH száma: 15590088-7513-322-13

Az alapító okirat nem tartalmazta, hogy 1. Budaörs Kistérség Többcélú Társulás a 2008. január 31.-én létrehozott önállóan működő, részben önállóan gazdálkodó, önálló jogi személyiségű költségvetési szerv (BTT Szociális és Gyermekjóléti Szolgálat – 2009-től Központ) pénzügyigazdasági feladatának ellátója az Iroda. 2. Központi költségvetéstől származó támogatás igénylését megalapozó jogcímeket (a normatív hozzájárulások (a költségvetési törvény 3. sz. melléklete szerint), a normatív, kötött felhasználású támogatások (a költségvetési törvény 8. sz. melléklete szerint). Javasoljuk, hogy az Irodavezető kezdeményezze az alapító okirat mielőbbi módosítását, aktualizálását, mert az állami normatív támogatások és hozzájárulások igénylésével kapcsolatos problémákat okozhat. I/1/3. Munkaköri leírások vizsgálata A munkaköri leírások naprakészsége a felelősség, a számonkérés és az ellenőrzés szempontjából meghatározó jelentőségű. A munkaköri leírások 2005. októberében kerültek elkészítésre, azt követően a felülvizsgálat annak ellenére elmaradt, hogy az Irodavezető feladatai között rögzíti az SzMSz, hogy gondoskodik a munkaköri leírások elkészítéséről és évente történő aktualizálásáról. A munkaköri leírások nem tartalmazták:  az Iroda fejlécét, bélyegzőjét,  iktatószámot,  az informatikai eszközök-programok használatával kapcsolatos feladatokat és az azzal összefüggő felelősséget,  a FEUVE rendszerben az ellenőrzési feladatokat, jelentési kötelezettségeket,  az adott munkavállaló távolléte esetén a helyettesítést ellátó a teljes munkakört, vagy csak annak kiemelt feladatát kell, hogy ellássa, mely feladat ellátásért felelősséggel tartozik.

6

Csné P. Krisztina ügyintéző részére 2006. július 31. napi dátummal munkaköri leírás kiegészítéseként feljegyzés került készítésre, mely iktatószámot nem tartalmazott, melyben az Irodavezető felkérte a munkavállalót 2006. augusztus 1. napjától a pénztárosi munkakör ellátására, a mindenkori gazdasági vezető szakmai irányítása alatt. Irodavezető egyben felkérte Csné-t, hogy a Corvinus Egyetemen folytatott jelenlegi tanulmányainak befejezését követően közvetlenül kezdje meg és fejezze be a pénzügyi-számviteli ügyintéző képesítés megszerzését. Alkalmazott úgy tájékoztatta az ellenőrzést végzőket, hogy gyakorlatilag végzős, még egy félév tanulmány van hátra a befejzésig. A munkavállaló a tudomásulvételt 2006. július 31-én aláírásával igazolta. A munkavállalók munkaköri leírásaiban a munkafeladatok megnevezése alatt: rendszeres, eseti, ideiglenes, stb. címszó alatt lexikális jellegű felsorolás van, a konkrét feladatok teljeskörűen nem kerültek rögzítésre. A munkaköri leírásban az egyes munkavállalók részletes feladatait, ellenőrzési, egyeztetési kötelezettségeit, hatáskörét és felelősségét rögzíteni kell. Álláspontunk alapján szükséges a munkaköri leírások teljes átdolgozása oly módon, hogy konkrét feladat-hatás és felelősségi kör meghatározásra kerüljön, fejléces papíron. Az egyes dolgozók nevén túl legalább egy azonosító adatot tüntessünk fel a dolgozóról. Továbbá az alábbi záradékkal történő kiegészítését: A munkaköri leírásban foglaltakat megismertem, alkalmazását magamra nézve kötelezőnek elismerem. Tudomásul veszem, hogy a munkaköri leírásban foglaltak végrehajtásának elmulasztása jogi következményekkel járhat. I/1/4. Ügyrend -a Kistérségi Iroda gazdasági szervezetének gazdálkodással összefüggő feladataira- vizsgálata A 2009. évben hatályos Ámr. 17.§ (5) bekezdése értelmében a gazdasági szervezetnek olyan ügyrenddel kell rendelkeznie, amely részletesen tartalmazza az általa ellátandó feladatokat, a vezetők és a szerv pénzügyi-gazdasági feladatainak ellátásáért felelős alkalmazottak feladat- és hatáskörét, felelősségi körét, a helyettesítés rendjét, a belső (szerven belüli) és külső kapcsolattartás módját. Az ügyrend 2007. november 1. napján lépett hatályba, a szabályzat módosítására a kistérségi irodavezető jogosult. Módosítva: 2008. január 31. Módosítás, kiegészítés indoka: „A Kistérségi Iroda, mint önállóan gazdálkodó költségvetési szerv rendelkezik gazdasági szervezettel, mely ellátja a BTT Szociális és Gyermekjóléti Szolgálat, mint részben önálló költségvetési szerv részére a gazdálkodással összefüggő feladatokat is.” „2.2. pont a társulás előzetes költségvetési javaslatának elkészítése kiegészítve: „Az Iroda és a BTT Szociális és Gyermekjóléti Szolgálat előzetes költségvetési javaslatát a gazdasági szervezet készíti el.” „8. pont a Számviteli nyilvántartások vezetése kiegészítve: Pénzügyi Tájékoztató Iroda, Hagyárosbörönd által kifejlesztett Házipénztár program biztosít.” Módosítva 2009. január 31. Módosítás indoka: A költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról szóló 2008. évi CV. törvény 18.§-a alapján a Kistérségi iroda önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervnek, a BTT Szociális és Gyermekvédelmi Szolgálat önállóan működő költségvetési szervnek minősül.

7

Módosítva: 2010. január 31. Módosítás indoka: A 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet megnevezése. A rendelettel összhangban a gazdálkodási funkciók pontosítása nem történt meg. Az Ügyrend nem tartalmazta 1. a pénzügyi-gazdasági feladatainak ellátásáért felelős alkalmazottak feladat- és hatáskörét, felelősségi körét, a helyettesítés rendjét, 2. az önállóan működő költségvetési szerv tekintetében ellátandó feladatokat, nem hivatkozik az együttműködési megállapodásban foglaltakra, 3. hiányzik a FEUVE ellenőrzés jogkörök gyakorlási rendje és a belső kontrollrendszer kiépítésének bemutatása a feladatok folyamatba épített ellenőrzése során. Javasoljuk az Ügyrend konkretizálását, újbóli elkészítését, felülvizsgálatát, kiegészítését a megállapított hiányosságokkal, ha nem a Szervezeti és Működési Szabályzat tartalmazza a nevesített valamennyi munkakörhöz tartozó feladat- és hatásköröket, a hatáskörök gyakorlásának módját, a helyettesítés rendjét, az ezekhez kapcsolódó felelősségi szabályokkal is . Az Alapító okirat, SzMSz, munkaköri leírások és az ügyrend vizsgálatát követően megállapított hiányosságokat jelentős kockázatúnak minősítettük, hiszen ezen alapdokumentumoknak kell a tényleges működés jogszabályoknak megfelelő hátterét biztosítania.. Az Iroda szervezeti struktúráját vizsgálva megállapítható, hogy az önálló működés és gazdálkodási feltételeknek a megalakulásától kezdve nem felel meg mivel a gazdálkodás önálló, gazdaságos és szakszerű viteléhez szükséges pénzügyi-gazdasági személyi feltételek nem álltak, nem állnak rendelkezésre. Összességében megállapítható, hogy az Iroda működési rendjének összhangja nem biztosított az Alapító Okiratban, az SzMSz-ben, valamint a jogszabályokban rögzített feladatokkal a fentiekben kimutatott hiányosságok alapján. Javasoljuk, hogy a Kistérség gondolja át az Iroda és a Szociális és Gyermekjóléti Szolgálat működtetésének mikéntjét. A működést az alkalmazottak személyes képességei tartják fenn, akik a vállalt feladatoknak többségében eleget tudnak tenni, de rendezetlen jogi helyzetben ez nagyon veszélyes megoldás. Ami a gyakorlatban működőképes az nem biztos, hogy szabályos, a szabályokat pedig azért is be kell tartani, mert ezek hiánya esetén előbb utóbb komoly problémák merülnek fel mind jogi mind gazdasági területen. I/1/5. Pénzügyi-számviteli szabályzatok vizsgálata Számviteli Politikája és Számlarend A számviteli politikát szakmai feladatok és helyi sajátosságok figyelembevételével kellett kialakítani és szabályozni. Az Iroda a számviteli politikáját az Áhsz. 8.§ (3) bekezdésének megfelelően írásban szabályozta, és annak hatályát kiterjesztette a BTT Szociális és Gyermekjóléti Szolgálat/Központ, mint önállóan működő gazdálkodó költségvetési szerve. A Számviteli politika 2010. január 1-én lépett hatályba, s egyidejűleg hatályát vesztette a 2009. január 1jei szabályzat.

8

Az Áhsz. 8.§ (5) bekezdésének megfelelően meghatározták a számviteli elszámolás és értékelés szempontjából, hogy mit tekintenek lényegesnek, illetve nem lényeges információnak, továbbá jelentős, illetve nem jelentős összegnek. Rendelkeztek arról, hogy kis értékű eszközök, vagyoni értékű jogok és szellemi termékek minősítésénél lényeges, hogy értékük ne haladja meg az 100.000 eFt egyedi beszerzési értéket. A kis értékű tárgyi eszközökkel kapcsolatos eljárási rend szabálya, hogy az Iroda és az „egyszerűsített” eljárás lehetőségével, amelynek a lényege, hogy meghatározott értékhatár alatti eszközöknél az értékcsökkenést egyösszegben elszámolják. A kisértékű eszközökről – a költség-haszon összevetése számviteli alapelv érvényre juttatása érdekében – a Számviteli politikában nem írták elő, hogy csak mennyiségi nyilvántartást kell vezetni. Továbbá, hogy a nyilvántartásba nem kell bevezetni a 1.000,- Ft általános forgalmi adó nélkül számított beszerzési érték alatti tárgyi eszközöket. Ezen eszközök átvételét a számlán az átvevőnek aláírásával kell igazolnia. Nem rendelkeztek arról, hogy a 100.000.- Ft. egyedi beszerzési érték alatti beszerzéseknél annak besorolásáért Ki tartozik felelősséggel, meghatározva az eszköz kritériumát (egy éven túl, vagy egy éven belül szolgálja az Iroda feladatellátását). Az Iroda tárgyévet követő február 15. napjában határozta meg a mérlegkészítés időpontját, mely időpontig lehet az értékelési feladatokat elvégezni, illetve a költségvetési évre vonatkozóan a számviteli nyilvántartásokban szükséges helyesbítések elvégezhetők. A Számviteli politika az Ámr. 28.-29. §-a és az Áhsz. 10.-13 §-a előírásai szerint rögzíti a költségvetés készítésére és a beszámolók összeállítására vonatkozó általános előírásokat. Nem rögzíti a költségvetési koncepció elkészítésének előírásait, a költségvetési tervezés előírásait, a Tanács elé terjesztendő költségvetési rendelet elkészítésének szabályait. Továbbá, nem rendelkezik a zárszámadási rendelet elkészítésének tartalmáról, módjáról. A Számviteli politika tartalmazza az analitikus nyilvántartás rendjét, a főkönyvi számlaosztályok fő tartalmi elemeit, és szabályozza a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartás kapcsolatrendszerét. Rögzíti továbbá a könyvviteli zárások időpontjait, a zárás munkafolyamatait. Nem tartalmazza az analitikus nyilvántartás vezetéséért felelős személyt, az analitikus nyilvántartás és a főkönyv egyeztetésének módját, az egyeztetésért felelős személyek munkakörét. A Számviteli politika és a számlarend VI. fejezetének címe a bizonylati rend és az alkalmazandó nyomtatványok. A rendelkezésre bocsátott dokumentumokból nem állapítható meg az alkalmazott szigorú számadás alá vont bizonylatok köre, kiadása és használata, mivel Bizonylati Szabályzat lényegében ezeket nem tartalmazza. A szabályzat nem mutatja be az alkalmazott bizonylatokat. Álláspontunk szerint fontos, hogy egy bármilyen okból bekövetkező külső ellenőrzés a szabályzatból megállapíthassa, hogy milyen bizonylatot állítanak elő a belső számviteli rendszerből, és mely bizonylatok kerülnek manuálisan kiállításra. A Számviteli politika és a számlarend VIII. fejezete utal a számlatükör készítési kötelezettségre, miszerint a számlarendben főkönyvi számla számokat az „Államháztartási szervezetek számlatükre 2010.” Saldo kiadvány tartalmazza. Ennek alapján kell az Irodának a saját számlatükrét összeállítani. A gazdasági vezető tájékoztatása alapján a számlatükör a TTG-ből került nyomtatásra.

9

Eszközök és Források Értékelési Szabályzata Az Eszközök és Források Értékelési Szabályzata 2009. január 1. napján lépett hatályba. Rendelkezései a Kistérségi Irodára és a BTT Szociális és Gyermekjóléti Szolgálatra egyaránt kiterjedt. Módosítás 2010. január 1. napjától a saját tőke értékelésére vonatkozóan. A szabályzatban meghatározták a jogszabályi előíráson alapuló jogerős követelések értékelésének elveit az Áhsz. 8.§ (17) bekezdés a) pontjának megfelelően. Az eszközök értékelésének keretében szabályozták, hogy a bekerülési érték mit foglal magában, meghatározták a tárgyi eszközökkel kapcsolatos általános és speciális szabályokat. A bekerülési érték és a felmerült költségek kapcsolatát. Meghatározták az eszközök értékcsökkenésének az elszámolására vonatkozó szabályait. Az eszközök értékvesztését, valamint az eszközök és források értékelésének szabályait. Rögzítették az értékelés dokumentálásának szabályait, valamint azt, hogy az értékelésre vonatkozó dokumentumokat, a leltárt és a mérleget alátámasztó dokumentumként meg kell őrizni. Az Eszközök és Források Értékelési Szabályzatában rendelkeztek  befektetett pénzügyi eszközök értékelésének rendjéről  üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba, vagyonkezelésbe adott, illetve vagyonkezelésbe vett eszközökről  készletek értékelését a szabályzat azért nem tartalmazza, mert a Kistérségi Iroda és a BTT SZGYSZ tevékenysége során nem alkalmazott eszközöket, ezért a szabályzat nem tért ki rá. Önköltség-számítási szabályzat A szabályzat 2010. január 1-én lépett hatályba, ezzel egyidejűleg érvényét vesztette a 2008. január 1jei szabályzat. 1. számú melléklete tartalmazta a kalkulációs egységek és munkaszámok kialakítását, az elszámolható költségek meghatározását, mely a BTT mindenkor érvényes éves költségvetésének függvényében változhat. A szabályzat rendelkezései a Budaörs Kistérség Többcélú Társulása, a Kistérségi Iroda, valamint a BTT Szociális és Gyermekjóléti Központ vonatkozásában érvényesek. A szabályzatban rögzítésre került a költségek utalványozásának és elszámolásának bizonylati rendje, az önköltségszámítás módszere. Továbbá az önköltségszámítás készítésének időpontja, a kalkulációs időszak, az elkészítésért felelős személyek. A Leltározási és Leltárkészítési szabályzat A szabályzat 2008. január 31-én lépett hatályba, s egyidejűleg hatályát vesztette minden más, a leltározásra vonatkozó belső szabályozás. Az Áhsz. 37. § (1, 3, 5) bekezdésében foglaltaknak alapján tartalmazza:  a leltárkészítés módját, előkészítésével, megszervezésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat.  , hogy az eszközök - kivéve az immateriális javakat, a követeléseket (ideértve a kölcsönöket, a beruházási előleget és az aktív pénzügyi elszámolásokat) - leltározását mennyiségi felvétellel, a csak értékben kimutatott eszközök (az immateriális javak, a követelések, az idegen helyen tárolt - letétbe helyezett, portfólió-kezelésben, vagyonkezelésben lévő értékpapírok, illetve a dematerializált értékpapírok) és a források leltározását egyeztetéssel kell végrehajtani;

10

 

a leltározás módját, a mennyiségi felvétel előírásait az egyeztetés alkalmazását, a leltározás esedékességét, időpontját, az értékelés szabályait, s leltározásban közreműködők feladatát és felelősségét; Szabályozták a leltározás és az értékelés ellenőrzésének, továbbá a leltárkülönbözetek megállapításának és rendezésének módját.

Továbbá rendelkeztek a könyvviteli mérlegben -értékben nem szereplő- használt, és használatban lévő kis értékű eszközöket a tulajdon védelme és az elszámoltatás lehetőségének biztosítása érdekében minden esetben mennyiségi felvétellel kell leltározni, de nem határozták meg az idejét, egy /vagy kétévente. Nem rendelkeztek arról, hogy szigorú számadás alá kell vonni a leltározás során használható bizonylatokat, nyomtatványokat. A szabályzatból nem állapítható meg, hogy a tárgyi eszközök nyilvántartását az Iroda milyen módon biztosítja. A szabályzat szerint az Iroda nem élt az Áhsz. 37.§ (7) bekezdésében biztosított lehetőséggel. Nem állapították meg az üzemeltetésre, kezelésre átadott eszközök leltározásának sajátos szabályait, hogy az üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba, vagyonkezelésbe adott eszközöket az államháztartás szervezete az üzemeltetést, kezelést végző szerv által a december 31ei fordulónapra vonatkozó évenkénti leltározása alapján elkészített, hitelesített és a megállapodásban meghatározott időpontig megküldött leltárral köteles alátámasztani. Amennyiben az Iroda nem él ezzel a lehetőséggel, akkor arról kell nyilatkozni a szabályzatban. Hiányosság, hogy a szabályzat nem rögzíti a gépjárművek leltározásának módját, hiszen a gépjárművek leltározása üzembiztonsági szempontból (kötelezően előírt tartozékok) is lényeges. A Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata (továbbiakban: Selejtezési szabályzat) A Selejtezés szabályzat 2008. január 31. napján lépett hatályba, hatályba lépésével a korábbi Selejtezési szabályzat hatályát vesztette. A szabályzat tartalmazza a feleslegessé vált vagyontárgyak feltárására, a javaslattétel módjára, a selejtezési eljárás lefolytatására, selejtezés végrehajtására, a selejtezésnél használt bizonylatok leírására, a selejtezés végrehajtásának ellenőrzésére vonatkozó szabályokat. Nem rögzíti a szabályzat  A felesleges vagyontárgyak hasznosítására, a hasznosítás formáira való szabályozást.  A használatból történő kivonásra, a fizikai selejtezés elrendelésére és a „0”-ra leírt eszközök térítésmentes átadására az Áht. 108. §. (2) bekezdésében foglaltak szerint lehet. Nem határozták meg  az ármegállapítás részletes szabályait,  a veszélyes hulladéknak minősülő eszközök körét, annak selejtezésére és megsemmisítésére vonatkozó különleges szabályokat. Rendelkeztek a selejtezés bizonylati rendjéről, a selejtezéssel kapcsolatos dokumentumok tárolására, őrzésére vonatkozó szabályokról, melynek keretében a készletek selejtezésének dokumentálására vonatkozó szabályokat nem rögzítették, annak ellenére, hogy a szabályzat hatályát kiterjesztik az Intézmények kezelésében lévő valamennyi tárgyi eszközre, kis értékű tárgyi eszközre és készletre is. 11

Bankszámla és Készpénzkezelési szabályzat Az Iroda az Áhsz. 8. § (4) d) pontjának előírásai szerint, elkészítette és 2008. 01.31.-én hatályba is léptette a Bankszámla és Készpénzkezelési szabályzatát. A Számviteli törvény 14.§ (8) bekezdése szabályozza a pénzkezelési szabályzat minimális tartalmát, mely szerint a pénzkezelési szabályzatban rendelkezni kell legalább a pénzforgalom (készpénzben, illetve bankszámlán történő) lebonyolításának rendjéről a pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeiről. Rögzíteni kell a felelősségi szabályokat, továbbá a készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalmat, a készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímeit és eljárási rendjét, a napi készpénz záró állomány maximális mértékét, a készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárást, az ellenőrzés gyakoriságát. Elő kell írni a pénzszállítás feltételeit, a pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendjét és a pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályokat. Az Iroda szabályzata tartalmazza a szabályzat célját, hatályát, a pénzkezelés során érvényesítendő alapelveket, a házipénztári rend szabályait, a házipénztár épületen belüli elhelyezését. Tartalmazza a készpénz, ill. egyéb értékek biztonságos tárolásának feltételeit, a kulcsok kezelésére vonatkozó szabályokat, a készpénzállományt érintő főbb mozgásokat, a pénztári nyitva tartás rendjét. Rögzítésre kerültek a készpénz szállításának szabályai, a pénztárzárlatra vonatkozó szabályok. A házipénztár napi pénzforgalma nem jelentős, ezért – havi rendszerességgel - időszaki pénztárzárás indokolt. A pénztárban időszak végén maximum 500.000,- Ft készpénz tartható. Az e feletti összeget az időszaki pénztárzárlat előtt be kell fizetni a bankszámlára. A házipénztárban a Társulás szervei pénzellátása céljára a bankszámláról felvett, továbbá a napi készpénzbevételként bevételezett pénzösszeget tarthat. A házipénztár pénzkészlete a korábbiakban szabályozott módon vaskazettában, a vaskazetta a Kistérségi Iroda szekrényében kerül elhelyezésre. A vaskazetta kóddal nyitható, mely kódot a pénztárosi feladatokkal megbízott személy őrzi. /a kódot az irodavezető is őrzi biztonságos helyen./ A szabályzat szerint az alábbi nyomtatványokat kell szigorú számadású nyomtatványként kezelni: Fajtája

Nyilvántartás

Időszaki pénztárjelentés Bevételi pénztárbizonylat Kiadási pénztárbizonylat Készpénzfizetési számla Készpénzigénylés elszámolásra Számla Leltárfelvételi ív Nyugta Menetlevél

tömbönként tömbönként tömbönként tömbönként tömbönként tömbönként tömbönként tömbönként tömbönként

annak ellenére, hogy a Kistérségi Iroda készpénzforgalmának bizonylatolását a Pénzügyi Tájékoztató Iroda, Hagyásbörönd által kifejlesztett Házipénztár program használatával kell biztosítani. A Bevételi-kiadási pénztárbizonylat és az időszaki pénztárjelentés kezelésre vonatkozóan nem biztosított az összhang a napi gyakorlat és a szabályozottság között. Nem rendelkeztek a szabályzatban  az 1 és 2 forintos címletű érmék bevonása következtében szükséges kerekítés szabályairól, Az MNB elnökének 10/2007.(X.1.) MNB rendelete értelmében az 1 és 2 forintos címletű érmék 2008. március 1-jei hatállyal elveszítették törvényes fizetőeszköz jellegüket. Forintban, készpénzzel történő fizetés esetén, ha a fizetendő végösszeg nem 5 12

forintra vagy annak egész számú többszörösére végződik, a pénztárosnak, a pénzkezelő helyek vezetőinek, a törvény által – (2008. évi. III.tv.2.§) – meghatározott kerekítési szabály alapján kell a készpénzben fizetendő végösszeget meghatározni és a pénzfizetésre irányuló kötelezettséget teljesíteni. A nem 5 forintra végződő fizetendő végösszeg és a kerekítési szabály alapján meghatározott összeg különbsége kerekítési különbözetnek minősül, amit a bevételiilletve a kiadási pénztárbizonylaton külön soron kell feltüntetni.  az ügyfélterminál használatának keretén belül nem határozták meg, hogy mely dolgozóknak engedélyezték a PIN kód használatával történő tranzakciók lebonyolítását, továbbá, hogy a használatban lévő bankkártyákról milyen nyilvántartást vezetnek. A kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendjének vizsgálata az Iroda Kötelezettségvállalási szabályzatai alapján. A szabályzatok vizsgálatát követően megállapítottuk, hogy: Budaörsi Kistérség Többcélú Társulása pénzgazdálkodásával kapcsolatos kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés és ellenjegyzés hatásköri rendjét az államháztartásról szóló - többször módosított - 1992. évi XXXVIII. törvény, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) számú Korm. rendelet alapján 2008. január 1. majd 2010. január 1. napjától szabályozta a Társulás Elnöke. A szabályzat rögzítette a kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés és érvényesítés és a szakmai teljesítési definíciókat, és rögzíti az aláírásra jogosultak személyét. Rögzítették az egyes tevékenységek, munkakörök megnevezésével, hogy ki jogosult az adott területen, szervezeti egységben a szakmai teljesítés igazolására, a kijelöltek felhatalmazása, illetve aláírás-mintája megtalálható a szabályzat mellékletében. A gazdálkodási és ellenőrzési jogkörök kijelölésénél biztosították az összeférhetetlenségi követelmények érvényesülését. Hiányosság, hogy nem határozták meg az egyes feladatokhoz kapcsolódó helyettesítés rendjét, a tényleges helyettesítés során a helyettesítés összeghatárát. (pl. a kötelezettségvállalás során a helyettesítő az eredeti aláíró hány napos távolmaradása esetében jogosult eljárni, illetve helyettesítőként mekkora összeghatárig történhet a feladat átvállalása). A 2008. január 1. napjától hatályos Kötelezettségvállalási szabályzat 3. számú mellékletében az érvényesítés ellátásához szükséges írásbeli megbízást a Társulás Elnöke megadta. „Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 135. § (2) bekezdésben foglaltak alapján, mely szerint érvényesítést csak az ezzel írásban megbízott pénzügyi-számviteli szakképesítésű dolgozó végezhet, az alábbi megbízást adom: Megbízom Csibrikné Pátrovics Krisztina ügyintézőt azzal, hogy a pénzgazdálkodással kapcsolatos jogkörök rendjéről szóló szabályok alapján, annak betartásával lássa el az érvényesítési feladatokat.” A 2010. január 1. napjától hatályos Kötelezettségvállalási szabályzat 3. számú mellékletében az érvényesítés ellátásához szükséges írásbeli megbízást a Társulás Elnöke megadta. „Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19.) Korm. rendelet 77.§ (4) bekezdésben foglaltak alapján, mely szerint érvényesítést csak az ezzel írásban megbízott pénzügyi-számviteli szakképesítésű dolgozó végezhet, az alábbi megbízást adom:

13

Megbízom Csibrikné Pátrovics Krisztina ügyintézőt azzal, hogy a pénzgazdálkodással kapcsolatos jogkörök rendjéről szóló szabályok alapján, annak betartásával lássa el az érvényesítési feladatokat.” Az érvényesítésre a szabályzatokban meghatározott Csibrikné Pátrovics Krisztina ügyintéző kijelölése során a Társulás Elnöke nem tartotta be az előírt iskolai végzettségre és pénzügyi-számviteli képesítésekre vonatkozó előírást: a 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet 135.§ (4) és a 292/2009.(XII.19.) Korm. rendelet 19.§ (1) bekezdés előírását, mely szerint az érvényesítési feladatokat ellátó személynek, valamint a kötelezettségvállalás és az utalvány ellenjegyzésére feljogosított személynek a felsőoktatásban szerzett pénzügyiszámviteli végzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkeznie. Az érvényesítéssel megbízott ügyintéző pénzügyi-számviteli képesítéssel nem rendelkezett, az ellenőrzés időpontjában sem rendelkezik, így ezt a feladatot a jogszabályi előírás szerint nem láthatta volna el. Az Iroda szervezeti struktúráját vizsgálva megállapítható, hogy az önálló működési és gazdálkodási feltételeknek a megalakulásától kezdve nem felel meg. A munkatársak közül csak a gazdasági vezető rendelkezik pénzügyi-számviteli képesítéssel. Az Irodavezető 2005. évtől nem kezdeményezte olyan munkatárs alkalmazását az érvényesítési feladat ellátására, aki a jogszabályi előírásoknak megfelelt volna. Megállapodás vizsgálata a Budaörs Kistérség Többcélú Társulás önállóan és a részben önállóan gazdálkodó szervei közötti munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről Hivatkozva a 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet 14.§ (6) alapján az önállóan működő költségvetési szerv besorolásával egyidejűleg az irányító (felügyeleti) szerv kijelöli azt az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervet, amely az önállóan működő költségvetési szerv meghatározott szellemi és fizikai (technikai) támogató tevékenységeit (ezen belül különösen: pénzügyi-gazdasági feladatait) ellátja. A megállapodás létrejött a Kistérségi Iroda, mint önállóan gazdálkodó intézmény és a Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Szociális és Gyermekjóléti Szolgálat, mint részben önállóan gazdálkodó intézmény között 2008. május 14. napján. A 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet14.§ (6) b) alapján a 31/2008. (V.14.) sz. határozatával Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Polgármesterek Tanácsa elfogadta, jóváhagyta az önállóan működő és gazdálkodó és az önállóan működő költségvetési szerv közötti megállapodást, amely a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjét rögzíti. Felülvizsgálat az elfogadást követően nem történt. A 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet14.§ (7) bekezdése szerint a megállapodásnak tartalmaznia kell, hogy  a tervezés, a pénzkezelés, az előirányzat-felhasználás, a kincstári körön kívüliek esetén a pénzellátás, a kötelezettségvállalás, az utalványozás, az analitikus nyilvántartás, az információáramlás, -szolgáltatás, a FEUVE, valamint  a működtetés, a tárgyi eszköz felújítás, a beruházás, a vagyonkezelés tekintetében melyek azok a feladatok, amelyeket az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv összevontan, illetve melyek azok a feladatok, amelyeket az önállóan működő költségvetési szerv elkülönítetten, önállóan lát el.

14

Nem rögzíti a megállapodás a következőket:  az önállóan működő és gazdálkodó intézményvezetőjének joga javasolni a szakmai intézmény kiemelt előirányzatainak felülvizsgálatát és a felügyeleti szerv által lefolytatott törvényességi ellenőrzést az alábbi esetekben:  az önállóan működő intézmény az előírt előirányzatok keretein felül kíván gazdálkodni, kötelezettséget vállalni,  az önállóan működő intézmény az előírt előirányzatok keretein belül előre nem látható, előre nem tervezhető okok miatt nem képes feladatait az előirányzatok szerint ellátni,  az önállóan működő intézmény működési keretein belül olyan jelentős feladatváltozás, feladatelmaradás, szerkezeti változás keletkezik, amely jelentős mértékben kihat a költségvetési kiemelt előirányzatokra.  a beszerzések rendjét, a lebonyolítás folyamatát, az intézmény a működéséhez szükséges, költségvetésben szereplő beszerzési igényeit ütemezetten, a likviditási helyzet figyelembe vételével bonyolítja,  a szerződéskötés rendjét,  az önállóan működő és gazdálkodó által elkészített gazdálkodási szabályzatok tekintetében melyeket terjeszti ki az önállóan működő intézményre, illetve mely szabályzatokat kell az önállóan működőnek elkészíteni,  az energia, közmű, kommunikációs és kapcsolódó szolgáltatások igénybevételével kapcsolatban az önállóan működő intézménynek a felhasznált szolgáltatásokkal kapcsolatban milyen tartalmú analitikus nyilvántartással kell rendelkezni,  az intézmények az álláshelyek és a létszámok, átsorolások, foglalkoztatással összefüggő szerződések alapadatai változásainak alakulásáról milyen időszakkal kötelesek adatot szolgáltatni az önállóan működő és gazdálkodó részére,  az analitikus nyilvántartással összefüggő feladatok adatigényét valamint a negyedéves, féléves és éves beszámolóval kapcsolatos adatszolgáltatási feladatok ellátásában az együttműködést,  az Ámr 145/B. § alapján a FEUVE kapcsolatrendszerét az önállóan működő és gazdálkodó és az önállóan működő intézmény között.  az analitikus nyilvántartás adattartalmát, egyeztetés gyakoriságát, egyeztetést végző személyét,  a gazdálkodás során milyen bizonylatokat használnak, a szigorú számadás alá vont bizonylatok kezelésének rendje, folyamata (beszerzése) és nyilvántartása hol történik. Javasoljuk az alábbi nyilvántartások vezetését előírni:  A munkaügyi nyilvántartás és béranalitika,  A beszerzések teljesítésének nyilvántartása,  Kisértékű tárgyi eszközök és készletek (élelmiszer, használatba lévő eszközök) nyilvántartása,  Az elemi szintű leltár analitikus adatai,  Raktáron lévő készletek bevételezése, felhasználása, vagy más csökkenése, növekedése,  Az élelmiszerektől havonta értékforgalmi gyűjtő készítése, normáktól való eltérési bizonylat kiállítása,  Eszközváltozások, készletváltozások,  Térítési díjak nyilvántartása,  Szakmai pályázatok előirányzatai felhasználása,  A költségvetési törvényben meghatározott célhoz kötött előirányzatok felhasználása. Javasoljuk a 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet 16.§ (6) bekezdés alapján a munkamegosztási megállapodás felülvizsgálatát.

15

Összegezve megállapítható, hogy az Iroda a pénzügyi - gazdasági tevékenységének ellátására vonatkozóan, rendelkezett a jogszabályok által kötelezően előírt szabályzatokkal, azonban azok pontosítása, felülvizsgálata a 2010. évi jogszabályi változások függvényében szükséges. Javasoljuk az Iroda vezetőjének, hogy a szabályzati rendszerünk felülvizsgálatát és átdolgozását mielőbb végezzék el annak érdekében, hogy az Iroda a jogszabályi előírásoknak megfelelően tudja végezni a gazdálkodásból fakadó pénzügyi- számviteli feladatait. I/2. A költségvetés tervezési-beszámolási rendszerének értékelése Budaörs Kistérség Többcélú Társulása a Társulás Szervezeti és Működési Szabályzata, a Magyar Köztársaság 2009. évi költségvetéséről szóló 2008. évi CII. törvény, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998.(XII.30.) Korm. rendelet 29.§(1) bekezdése alapján a 3/2009. (III.04.) számú határozattal elfogadta a Budaörsi Kistérség Többcélú Társulása 2009. évi költségvetését az alábbiak szerint: A költségvetés bevételei és kiadásai A Budaörs Kistérség Többcélú Társulása a Társulás és intézményei együttes 2009. évi költségvetésének a Bevételi és kiadási főösszegét 405 126 eFt-ban, ezen belül: a működési célú bevétel 302 966 eFt a működési célú kiadás 299 966 eFt személyi jellegű kiadás 140 078 eFt munkaadót terhelő járulék 38 850 eFt dologi jellegű kiadás 52 825 eFt támogatás értékű kiadás 51 996 eFt működési célú pénze. átadás 6 767 eFt tartalék 10 000 eFt a felhalmozási célú bevétel 102 160 eFt a felhalmozási célú kiadás 105 160 eFt beruházási kiadást 5 160 eFt céltartalék 100 000 eFt Költségvetési létszámkeret: 41,5 főben állapította meg. Budaörs Kistérség Többcélú Társulása a Társulás Szervezeti és Működési Szabályzata, a Magyar Köztársaság 2010. évi költségvetéséről szóló 2009. évi CXXX. törvény, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19.) Korm. rendelet 36.§.(1) bekezdése alapján 6/2010.(II. 24.) számú határozattal elfogadta a Budaörsi Kistérség Többcélú Társulása 2010.évi költségvetését az alábbiak szerint: A költségvetés bevételei és kiadásai Budaörs Kistérség Többcélú Társulása a Társulás és intézményei együttes 2010. évi költségvetésének a Bevételi és kiadási főösszegét 331 398 eFt-ban ezen belül: a működési célú bevétel 322 319 eFt a működési célú kiadás 322 319 eFt személyi jellegű kiadás 138 197 eFt munkaadót terhelő járulék 35 227 eFt dologi jellegű kiadás 69 057 eFt támogatás értékű kiadás 63 204 eFt működési célú pénze. átadás 16 634 eFt 16

általános tartalék a felhalmozási célú bevétel a felhalmozási célú kiadás beruházási kiadást

1 367 eFt 9 079 eFt 9 079 eFt 7 712 eFt

Költségvetési létszámkeretet: 39,5 főben állapította meg. A Kistérségi Irodánál foglalkoztatott közalkalmazottak részére jogszabály által előírt, illetve juttatási szabályzat alapján betervezett juttatások mind a két évre vonatkozóan: Jogszabály által előírt juttatás:  munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítés: a 78/1993.(V.12.) Korm. rendelet alapján. Juttatási szabályzatban rögzített adómentes természetbeni juttatás:  üdülési csekk: a Magyar Nemzeti Üdülési Alapítvány által névre szóló üdülési csekk, melynek mértéke nem haladja meg az adóév első napján érvényes havi minimálbér összegét (71 500.-Ft/fő),  természetbeni munkahelyi étkeztetés: havi 12 000.-Ft/fő és havi 18 000.-mértékű,  iskolakezdési támogatás: az adóév első napján érvényes havi minimálbér 30%-a gyermekenként. A vizsgálat részére átadott költségvetések a 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet. 37.§ e) és a 292/2009.(XII.19.) Korm. rendelet 24.§ (1) bekezdés szerinti részletes számszaki alátámasztásnak csak részben feleltek meg. A személyi juttatások és a járulékok tervezése részletesen aládokumentált. A 2009. évi személyi juttatások tervezésénél eltérést állapított meg a vizsgálat a munkavállalók alapilletményénél. A tervlapon, költségvetésben magasabb illetmény került rögzítésre és elfogadtatásra, mint az átsorolási bizonylatokon megállapított. A vizsgálat kitért a rendszeres és a nem rendszeres személyi juttatás jogcímeinek megállapítására, bemutatására, mivel a Tanács elé jóváhagyásra csak az összesített adatok kerültek. A személyi juttatás megállapítása során a munkáltatói döntésen alapuló illetmények + egy-egy közalkalmazott besorolási illetményével kerültek emelésre az Irodavezető által, az Irodavezető esetében a Tanács elnöke által, ami igen nagyvonalú gesztus a jelenlegi pénzügyi-gazdasági helyzetre tekintettel. A munkavállalók jelen esetben egyetemi- főiskolai képesítéssel, felső és középfokú nyelvvizsgával rendelkeznek, ezeknek indokoltsága megkérdőjelezhető egy kistérségi iroda esetében. Továbbá az Iroda saját bevétellel nem rendelkezik, a kiadásainak forrása az állami normatíva és a települési önkormányzatoknak a költségvetése. 1992. évi XXXIII. törvény a közalkalmazottak jogállásáról 74. § (1) bekezdés alapján idegennyelvtudási pótlékra jogosult a közalkalmazott, ha olyan munkakört tölt be, amelyben a magyar nyelv mellett meghatározott idegen nyelv rendszeres használata indokolt. A Kistérségi Iroda részére az irányító a Polgármesterek Tanácsa az idegennyelv-tudási pótlékra jogosító idegen nyelveket és munkaköröket nem állapította meg. Ennek ellenére a munkavállalók részére havi rendszerességgel kifizetésre került a középfokú nyelvvizsga esetén a pótlékalap ötven százaléka, és a felsőfokú nyelvvizsga esetén a pótlékalap száz százaléka.

17

2009. évben az irodavezető és 2 fő közalkalmazott igazgatásszervezői továbbképzése került finanszírozásra a Corvinus Egyetemen, annak tudatában, hogy a munkavállalók közül csak a gazdasági vezető rendelkezik számviteli-pénzügyi képesítéssel. Az Iroda és a munkavállaló között létrejött tanulmányi szerződés alapján a munkáltató vállalta, hogy a munkavállaló részére a képzési időre - hat félév- a képzéssel összefüggő összes kiadás 100%-át megtéríti, fizetett távollétet biztosít a konzultációs napokra, vizsgaidőszakra tantárgyanként 3+1 napot és a diplomamunka elkészítésére 10 munkanap fizetett szabadidőt biztosított. A Gazdasági vezető által készített excel táblázat az alábbi adatokat tartalmazta Rendszeres személyi juttatás tervezése 2009. év Név

Nyelv pótlék

Besorolás Besorolás Garantált Munkáltatói i bér illetmény döntésen Oszt/fok alapuló illetmény H/13 227 300 288 000 176 500 F/7 142 400 204 000 179 600 F/11 136 000 174200 206 005 H/3 149 100 142 500 57 500 H/2 174 200 136 000 48250 944 700 667 855 122 955 0

E. Péter K. Gabriella V. Andrásné Cs-né P.K. O.Mátyás Telj. midős ö: Részmidős Összesen

Vezetői Összesen pótlék Ft/hó

0 40 000 0 10 000 10 000 60 000 0

50 000 30 000 0 0 0 80 000 0

Összesen Ft/év

514 500 6 174 000 453 600 5 443 200 380 205 4 562460 210 000 2 520 000 194 250 2 331 000 1 875 510 21 030 660 122 955 1 475 460 1 875 510 22 506 120

Nem rendszeres személyi juttatás tervezése 2009. év Név

E. Péter K. Gabriella V. Andrásné Cs-né P.K. O. Mátyás Részmidős Külsős sz.j. Összesen

Jutalom

Jub. jutalom

Tovább képzés

Üdülési Étkezés Közleke dés

753 322 680 400 570 308 315 000 291 375 0

0 0 1 140615 0 0 0

160 000 0 0 160 000 160 000 0

71 500 71 500 71 500 71 500 71 500 71 500

144 000 144 000 144 000 144 000 144 000 72 000

120 000 120 000 120 000 120 000 120 000 108 000

20 700 1 269 522 41 400 1 057 300 0 2 046 423 0 810 500 0 788 875 0 251 500

2 610 405

1 140 615

480 000

429 000

792 000

708 000

62 100

Iskola kezdés

Nem rendsz. összes

Külső személy

500 000 500 000

6 222 120

Személyi jutatás összesen Ft/év 7 443 522 6 500 500 6 608 883 3 330 500 3 117 875 1 726 960 500 000 29 228 240

A Gazdasági vezető által készített excel táblázat az alábbi adatokat tartalmazta Rendszeres személyi juttatás tervezése 2010. év Név

Alapilletmény

E. Péter K. Gabriella V. Andrásné Cs-né P.K. O. Mátyás Összesen

450 000 362 000 362 100 190 000 175 000 1 539 100

Nyelv pótlék 0 40 000 0 10 000 10 000 60 000

Vezetői pótlék 40 000 30 000 0 0 0 70 000

Összesen Ft/hó 490 000 432 000 362 100 200 000 185 000 1 669 100

Összesen Ft/év 5 880 000 5 184 000 4 345 200 2 400 000 2 220 000 20 029 200

Nem rendszeres személyi juttatás tervezése 2010. év Név E. Péter K. Gabriella V.

Jutalom

Üdülési

Étkezés

Közlekedés

Iskola kezdés

Nem rendszeres összesen

735 000 648 000

71 500 71 500

216 000 216 000

120 000 120 000

21 450 42 900

1 163 950 1 098 400

543 150

71 500

216 000

132 000

0

962 650

18

Megb. díj

Személyi jutatás összesen Ft/év 500 000 7 543 950 0 6 282 400 0

5 307 850

Andrásné Cs-né P.K. O. Mátyás Össz.

300 000 277 500 2 503 650

71 500 71 500 357 500

216 000 216 000 1 080 000

120 000 120 000 612 000

0 0 64 350

707 500 685 000 4 617 500

0 0 500 000

3 107 500 2 905 000 25 146 700

A tervezési dokumentáció 2010. évre nem tartalmazta  a besorolás alapjául szolgáló fizetési osztályt/fokozatot,  besorolási illetmény összegét,  munkáltatói döntésen alapuló illetmény összegét. A költségvetés tervezéséül szolgáló táblázatok aláírást, iktatást, bélyegzést, dátumozást nem tartalmaztak. A tervezési dokumentumok szerint nem látható lényeges személyi juttatások kiadásának szűkítése, így racionális gazdálkodásról nem beszélhetünk. Javasoljuk a személyi jellegű juttatások előirányzatának pontos kidolgozását, a tervezését megalapozó, egyértelmű részletes számítási anyagoknak készítését, amelyek segítségével az elemi költségvetés készítésekor meghatározzák és a Tanácsnak jóváhagyáskor, bemutatják a nevezett előirányzatokat. A dologi kiadások tekintetében a tervezés a főkönyvi számlák szerinti részletezése szakfeladatonként történt, de az 54-es, 55-ös, 56-os főkönyvi számlacsoport indoklása szakfeladatonként nem került bemutatásra, alátámasztásra. A költségvetés tervezésével kapcsolatban a jelenlegi rendszer sérti a 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet 37. § e) és a 292/2009.(XII.19.) Korm. rendelet 24.§ (1) bekezdését, mely szerint a tervezést részletes számszaki alátámasztással kell készíteni. Budaörs Kistérség Többcélú Társulása a Társulás Szervezeti és Működési Szabályzata, valamint az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. tv. 79.§-a alapján a 17/2010.(IV. 27.) számú határozatával elfogadta Budaörs Kistérség Többcélú Társulása 2009. évi pénzügyi beszámolóját. Bevétel teljesítési főösszegét: 368 832 ezer forintban, Kiadási teljesítési főösszegét: 359 788 ezer forintban, ezen belül a működési célú bevétel 344 660 eFt a működési célú kiadás 312 120 eFt személyi jellegű kiadás 139 127 eFt munkaadót terhelő járulék 39 455 eFt dologi jellegű kiadás 62 364 eFt támogatás értékű kiadás 53 569 eFt működési célú pénze. átadás 17 605 eFt a felhalmozási célú bevétel 24 172 eFt a felhalmozási célú kiadás 47 668 eFt beruházási kiadást 47 668 eFt Költségvetési létszámkeretet: 41,5 főben állapította meg. A szabadon felhasználható pénzmaradvány 33.102 eFt összegét a Budaörs Kistérség Többcélú Társulása 2010. évi költségvetésének általános tartalékába helyezte. A zárszámadási rendelet a költségvetési rendelettel összehasonlítható módon készült.

19

Vizsgálva a költségvetés és a beszámoló készítésére vonatkozó személyi feltételeket a 93/2002. (V.5.) Korm. rendeletnek való megfeleltetését, megállapítható, hogy (V. Andrásné) gazdasági vezető, aki a mérleget aláírta, a Pénzügyminisztérium nyilvántartásában 151114 regisztrációs számmal szerepel. II/1. Létszám- és személyi juttatásokkal való gazdálkodás helyzetének értékelése Az 5 fő közalkalmazott közalkalmazotti jogviszonyának létesítését, valamint személyi dokumentumait vizsgáltuk meg, figyelembe véve a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló az 1992. évi LXIII. törvény előírásait. A részletesen vizsgált személyi anyagok tekintetében a következők kerülnek rögzítésre: A személyi anyagokat a Kistérségi Iroda a budaörsi önkormányzat Humánpolitikai irodájában található páncélszekrényében tárolják ezáltal a biztonságos tárolás megoldott. A hozzáférés azonban így az önkormányzat dolgozói részére is lehetséges, ezért nem megfelelő, külön elzárást akár kisebb páncélkazettában történő tárolást kell alkalmazni, hogy csak a kistérségi iroda gazdasági vezetője vagy irodavezetője vagy helyettese férjenek hozzá a munkavállalók személyes adataihoz. A Kjt. 20. § (2) bekezdés szerint létesítettek közalkalmazotti jogviszonyt a munkavállalókkal. A Kjt. 21. § (1) bekezdés szerint közalkalmazotti jogviszony kinevezéssel és annak elfogadásával határozatlan időre létesült. A vizsgálat során megállapítást nyert, hogy a kinevezést és annak elfogadását, továbbá minden lényeges, a közalkalmazotti jogviszonyt érintő jognyilatkozatot írásba foglaltak. A vizsgált dokumentumokból megállapítható, hogy határozatlan időre történtek a kinevezések. A közalkalmazotti jogviszony létesítéséhez és a besorolásához szükséges dokumentumokat az érintett személyek leadták. Az Irodában az átsorolások elkészítésére az IMI, és azt követően KIR3 bérprogramot használták A kinevezési okmányok az ellenőrzött időszakra vonatkozóan tartalmazták a következő adatokat:  a közalkalmazott munkakörét,  a besorolásának alapjául szolgáló fizetési osztályt és fokozatot,  az illetményét  és a munkavégzés helyét. A kinevezési okmányok nem tartalmaztak ügyiratszámot. V. Andrásné kinevezése a Kjt. 21/A. § (1) bekezdésében foglaltakkal -a kinevezésben a közalkalmazotti jogviszony létesítésekor három hónap próbaidő megállapítása kötelezőellentétesen nem tartalmazott próbaidőt. Továbbá a besorolás alapjául szolgáló iskolai végzettséget. A közalkalmazotti alapnyilvántartás célja a közalkalmazotti jogviszonyból származó jogok gyakorlásához és kötelezettségek teljesítéséhez szükséges adatok kezelésének biztosítása a közalkalmazotti jogviszony alanyai számára. A Kjt. 83/B. § (1) bekezdés szerinti közalkalmazotti alapnyilvántartást a munkavállalókról nem vezetett az Iroda. A települési önkormányzatok többcélú kistérségi társulásáról szóló 2004. évi CVII. törvény 10.§. (1) bekezdése alapján a többcélú társulás elkülönült munkaszervezete, költségvetési szerv. A

20

Kistérségi Iroda tényleges működését 3 fővel 2005. május 1-én kezdte meg, jelenleg 5 fővel működik. A költségvetésben tervezett és tényleges létszám összhangjának elemzése, összetétele, szakképesítés, üres álláshelyek száma, fluktuáció vizsgálata során megállapítottuk, hogy a kistérségi társulás munkaszervezetének kinevezett közalkalmazottjaira a jogalkotó a Kjt. végrehajtására kormányrendeletet nem alkotott, képesítési követelményeket nem írt elő. Az Iroda munkatársai egyetemi, főiskolai végzettséggel töltik be az álláshelyeket. Viszont a gazdálkodási jogköröket ellátó személyére vonatkozóan az Áht. és az Ámr. rendelkezik a megfelelő képesítés előírásáról, melynek az érvényesítési feladatot ellátó munkatárs nem felel meg. A vizsgált időszakra vonatkozóan üres álláshely nem volt, a teljes munkaidős munkavállalók személyében változás nem történt. Az átsorolások, mint kötelezettségvállalási dokumentumok ellenjegyzésére minden esetben sor került a gazdasági vezető által. A személyi juttatás felhasználásának elszámolása a felhasználás jellegének megfelelő tételen valósult meg. A dolgozók rendelkeztek munkaköri leírásokkal, a vizsgálati anyag I/1/3. pontjában rögzítettük a megállapításokat. Az engedélyezett létszámkeret betöltése jellemzően teljes munkaidős foglalkoztatási formában valósult meg Saját dolgozó megbízásos foglalkoztatása nem történt,de kérdéses a kapcsolódó SzGySz-nél foglalkoztatottak helyzete, de arra megbízásunk nem terjedt ki. II/2. A vagyonvédelmi helyzet értékelése Az Irodában a kötelezettségvállalás, érvényesítés, utalványozás és az ellenjegyzés rendje betartásának ellenőrzése a házipénztár és a banki átutalások tekintetében a 2009. december és a 2010. május havi bizonylatok alapján történt. A gazdasági események elszámolásának ezen havi mintavételes ellenőrzése során az alábbiakat állapítottuk meg: Az Irodában a költségvetést, terhelő kötelezettségvállalásokat - figyelemmel 2009. évre vonatkozva a 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet valamint 2010. évben a 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet előírásaiban foglaltakra írásba foglalták. A 2000. évi C. tv. 165.§ (1) bekezdése szerint pénzforgalmi gazdasági eseményről a bizonylatokat minden esetben kiállították. A pénzgazdálkodással kapcsolatos kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés és ellenjegyzés hatásköri rendje tartalmazza a jogkörök gyakorolóinak aláírását, szignóját, így beazonosítható, hogy az arra írásban kijelöltek látták el aláírásukkal az utalványrendeletet, ill. a szükséges dokumentumokat. A pénztári és a banki kifizetéseknél az aláírási jogkörök gyakorlói külön erre a célra készített úgynevezett utalványrendeleten, látták el az ellenőrzésből fakadó feladataikat, Az alkalmazott utalványrendelet formailag megfelelt a jogszabályi előírásoknak.

21

A kötelezettségvállalási szabályzat mellékletét képező formanyomtatványon, az utalványrendeleten történ a szakmai teljesítés igazolása az alábbi szöveggel: A …(név) ……………………(cím) által kiállított ……………számú számlában/bizonylatban megjelölt elvégzett munka jogosultságának, összegszerűségének szerződés/megállapodás szerinti szakmai teljesítését igazolom, a ……………………munkaszámú feladat terhére/javára elszámolható. Budaörs, 200.. …………..hó ……nap, aláíró. A szakmai teljesítést igazoló nem jelölte meg egyetlen esetben sem, hogy konkrétan mit igazolt. Az Iroda elvileg így biztosította, hogy a számlák kifizetése előtt minden esetben megtörténjék az arra felhatalmazottak által elvégzett előzetes kontroll vizsgálat. A banki és pénztári bizonylatok a kötelezettségvállalás nyilvántartási számát nem tartalmazták. Az utólagos elszámolásra kiadott előlegek kezelése az előírt formanyomtatványon történik, az elszámolásra kiadott összegekkel kapcsolatban megállapítható, hogy a vizsgált időszakban egyetlen esetben sem történt 30 napon túli elszámolás, mely SZJA törvény szerint adófizetési kötelezettséget von maga után. 2010.05. hóban a Banki anyagban található egy tétel Eco Legal Kft-től, hogy milyen szolgáltatást nyújtott, végzett el a cég nem derült ki. Ha közbeszerzési tanácsadást, akkor erről jó lett volna egy teljesítés igazolás, jogi jellegű munkát mást nem végezhetett „jogi tanácsadást” csak ügyvéd vagy ügyvédi iroda számlázhat! Jogosulatlan illetmény kifizetés többször is történt. A bankanyagban már az látszik, hogy a pénzt visszafizették, de ez nem volt egyedülálló a SzGySz-nél. Nem elfogadható. Az hogy a kötelezett visszafizette, vissza tudta fizetni a jogosulatlanul felvett illetményt szerencse, ha nem téríti vissza akkor ki fizeti ki a kárösszeget az intézményvezető? Tájékoztatásként elmondták, hogy a GYES SZGySz általi lejelentése és a számfejtés határnapja miatt fordulhatott ez elő, a meglátásunk ez is alátámasztja, hogy a SzGySz helyzetét rendezni kell, mert páldául ilyen fenti események is előfordulhatnak. Javasoltuk az irodavezetőnek és a gazdasági vezetőnek, hogy az Ügyvéd által becsatolt számlához a kapcsolódó megbízási szerződést csatoljuk, az ügyvédnek kötelező ilyet készíteni és tartalma segít tájékozódni az elvégzett munkáról.(régebben ezt tényvázlatnak hívták és a vállalt feladat és ügyfél által előadott tények szerepeltek benne!) Teljesítési igazolásokban rendszeresen szerepel, ebben a bankanyagban is, hogy a „foglalkoztatott a munkát elvégezte”, helyette használjuk azt, hogy „XY a szerződésben vállalt kötelezettségét maradéktalanul teljesítette”, az első megfogalmazás azt sejteti, mintha munkaviszonyban történő munkavégzés lett volna nem pedig megbízás vagy vállalkozás. A vizsgált időszakban a gazdálkodási jogkörök gyakorlása során az Iroda betartotta az Ámr. 138.§ (1)-(3) és a 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet 80.§ (1)-(2) bekezdéseiben rögzített összeférhetetlenségi követelményeket. A kötelezettségvállaló minden esetben ellátta kézjegyével az utalványrendeletet. Kötelezettségvállalás ellenjegyzés és utalványozás ellenjegyzése utasításra nem történt. A gazdasági események főkönyvi számlakijelölése az érvényesítés keretében az utalványrendeleten szereplő könyvelési lapon minden esetben megtörtént. Az Iroda bemutatta az ellenőrzés részére a név szerint vezetett fizetési előlegek analitikus nyilvántartását, melyből megállapítható, hogy adott pillanatban mekkora a kintlévő fizetési előlegekből származó követelése az Irodának.

22

Leltározási és selejtezési tevékenység szabályozottsága, a felesleges vagyontárgyak hasznosítása, selejtezése. A Sztv. 69. § valamint a Vhr. 37.§ (1) bekezdés előírása szerint az Iroda - leltározási szabályzatának megfelelően, december 31-ei fordulónappal- leltározta a vizsgálat évében a könyvviteli mérlegben kimutatott eszközöket és forrásokat. Elkészítésre kerültek a leltározási dokumentumok, mint a leltározási ütemterv határidővel együtt, a megbízólevelek, leltárfelvételi ívek, megtörtént a leltár kiértékelése is. Hiányoljuk, hogy ki vette át a leltározási utasítást, aláírás, címzett nincs!!!! Iktatás hiánya itt is fennáll. Leltári számok elhelyezése megtörtént II/3. A kötelezettségvállalások megalapozottságának vizsgálata Az Irodavezető által tett nyilatkozat szerint az Iroda részére a vizsgált időszakra vonatkozóan közbeszerzési eljárás nem került bonyolításra. Szerződéses kötelezettségvállalások vizsgálatát követően az Ámr. és Áht előírásainak figyelembe vételével az alábbi megállapítások kerültek rögzítésre. Belső ellenőrzés ellátásának vizsgálata A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.26.) Korm. rendelet szerint „A helyi önkormányzat(ok) képviselő-testülete(i) gondoskodhatnak költségvetési szervei(k) belső ellenőrzésének közös megszervezéséről.” A helyi önkormányzatok Társulási Szerződése alapján Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Munkaszervezete a Kistérségi Iroda gondoskodik a társult önkormányzatok igénye szerint a belső ellenőrzési feladatok ellátásáról. A 2009. évi ellenőrzési tervet csak 2009. január 28-án készítette Szöllősi Julianna belső ellenőrzési vezető, az Iroda részmunkaidős közalkalmazottja. A 2010. évi ellenőrzési tervet 2009. november 16-én készítette dr. Printz János belső ellenőrzési vezető. A vizsgálat részére átadott dokumentáció alapján megállapítható, hogy a Ber. 32/B. (2) bekezdés szerinti társult önkormányzatok stratégiai ellenőrzési tervének és éves ellenőrzési tervének összeállítása a belső ellenőrzési feladatok és a rendelkezésre álló kapacitások összehangolásának érdekében az érintett önkormányzatok jegyzőjének írásos véleményét nem csatolták. Továbbá nem került csatolásra a Ber. 32/B. (3) a)-b) pontok szerint a társulásban résztvevő önkormányzatoknak a képviselő-testület által jóváhagyott stratégiai ellenőrzési tervei és éves ellenőrzési tervei, a társulásra és az általa irányított költségvetési szervekre vonatkozó, a társulási tanács által jóváhagyott stratégiai ellenőrzési terv. Budaörs Kistérség Többcélú Társulás Polgármesterek Tanácsa az Iroda által előterjesztett ellenőrzési terveket 2/2009. (III.04.) és a 61/2009. (XII.02.) számú határozatokkal elfogadta, mely eltér a belső ellenőrzésről szóló kormányrendeletben előírt határidőtől. Az 1312. számú IIA norma valamint a Ber. 8.§ g) pontja is rögzíti, hogy a külső értékelést ötévente legalább egyszer szükséges elvégezni. A belső ellenőrzési tevékenység külső minőségértékelését úgy kell elvégezni, hogy melynek alapján az Irodánál belső ellenőrzési tevékenység és a Belső Ellenőrzési Szakma Gyakorlati Standardjai összhangjáról véleményt alkosson, illetve fejlesztési javaslatokat adjon. Az Irodavezető elmondása szerint a belső ellenőrzés felülvizsgálatára, minőségértékelésére a

23

megalakulástól jelen vizsgálatig nem került sor. Az ellenőrzési feladatok teljesítéséhez külső erőforrás bevonását kezdeményezte az Iroda.

A belső ellenőrzési feladatokban két külsős cég vett részt, mindketten megbízási szerződés alapján és mind a 2009, mind a 2010-es évben. A dr.Printz és Társa Kft ügyvezetője, mint a belsőellenőrzési vezető járt el személyesen és a jegyzőkönyveket is ő jegyzi. Dr Printz János jogosult a belső ellenőrzési tevékenység végzésére, mert az előírt szakképesítéssel, végzettséggel rendelkezik. A másik cég, a Cash&Credit Kft esetében Péter Szabó Mihályné írta alá a cég nevében a megbízási szerződést, de ő nem található meg a belsőellenőrzési tevékenység végzésére feljogosított szakértők névjegyzékében, a szerződésből pedig nem derül ki , hogy ténylegesen ki végezte a belső ellenőrzést, amennyiben nem szakképesítésel rendelkező személy végezte, úgy a belső ellenőrzési megbízás , mint eleve alkalmatlan érvénytelen, így az alapján teljesítést elfogadni és ellenértéket, megbízási díjat kifizetni nem lenne szabad. Meg kell említsük továbbá, hogy az érintett szerződéseken szereplő ellenjegyzem szövegrész mellett aláírás nem szerepel, így úgy tűnik, hogy a kötelezettségvállalás ellenjegyzés nélkül történt 2010-ben, míg 2009-ben még az ellenjegyzem szó sem szerepel. Ugyanezen problémával küzd a Printz és Társa Kft megbízási szerződése is , a 2009-es, ahol szintén nem szerepel az ellenjegyzem kitétel és aláírás sem, később 2010-ben már helyesen történt az ellenjegyzés. Megjegyezni kívánjuk, hogy az ellenjegyzés során nem került rögzítésre milyen jogcímen van fedezete a megbízási szerződésnek. Az ellenőrzési feladat ellátására megbízási szerződés került megkötésre dr. Printz és Társa Nemzetközi Könyvvizsgáló Kft.-vel 2009. március 10. és 2010. március 31. napján az éves ellenőrzési feladat ellátására. A megbízás tárgyát képezte a belső ellenőrzési kézikönyv és stratégia felülvizsgálata és aktualizálása, melynek határideje: 2010. július 30. napja volt. A Belső Ellenőrzési Kézikönyv 2005. december 12.-én került kiadásra, azóta nem került módosításra, így a többszöri jogszabály módosítást sem követi, kijelenthetjük, hogy a kézikönyv ebben a formában már nem felel meg a jogszabályi követelményeknek. A vizsgálatot végzők részére betekintésre a belső ellenőrzési kézikönyv tervezet átadásra került, melyet elfogadás hiányában nem minősítettünk. Fentiekkel összefüggésben megállapítható, hogy megbízott a kézikönyv vezetéséért megbízási díját megkapta, de a kézikönyv aktualizálása ténylegesen nem történt meg. A BTT Polgármesterek Tanácsa a 2009. évi belső ellenőrzési tevékenység megvalósulásáról szóló éves jelentést a 13/2010.(II. 24.) számú határozatával elfogadta. 24

A vizsgálatot végzők részére az éves jelentés nem került átadásra, csak az összegző táblázat, melyet 2010. február 16. napi dátummal készített dr. Printz János belső ellenőrzési vezető, ügyvezető igazgató. A táblázati anyagból megállapítható, hogy 2009. egész évre tervezett ellenőrzésekről a jelentések 2009. szeptemberétől kerültek elkészítésre, és átadásra. A kimutatás az alábbi adattartalommal készült: sorszám, szerződés szerinti szám, az ellenőrzés helye, a tervezett ellenőrzés tárgya, a megvalósult ellenőrzés tárgya, jelentés dátuma, záradék dátuma. A táblázati anyagból nem állapítható meg, hogy a Ber. 31. § (3) bekezdés szerint a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével került-e elkészítésre az éves ellenőrzési jelentés, illetve éves összefoglaló ellenőrzési jelentés tartalmazta-e:  a belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatását,  az ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelését, a tervtől való eltérések indokát,  a terven felüli ellenőrzések indokoltságát, az ellenőrzések minőségét, személyi és tárgyi feltételeit, a tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezőket (önértékelés alapján), az ellenőrzések fontosabb megállapításait, következtetéseit és javaslatait,  az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések számát és rövid összefoglalását,  és a belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatokat. Továbbá a belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítását, az intézkedési tervek megvalósításáról szóló beszámolást a Ber.12. § n) pontjában meghatározott nyilvántartási rendszer alapján, figyelembe véve a 29/A. § (4) és (5) bekezdésében meghatározott, az ellenőrzött szerv, szervezeti egység vezetője által megküldött beszámolót és az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatokat.

III. A Kistérségi iroda által kötött egyéb szerződések tételes vizsgálata során tett megállapítások A vizsgálat során áttekintettük az iroda által kötött szerződéseket. A szerződések szükségszerűsége a belső ellenőrzési feladatok és a könyvvizsgálat esetében nem volt kérdéses a többi esetben a szükségesség megállapítása nem volt lehetséges. A) PRINTZ és TÁRSA Kft A Printz és Tsa Könyvvizsgáló Kft által kötött megbízási szerződés megfelel a jogszabályi előírásoknak, a korábban alkalmazott által, Szöllösi Julianna által ellátott feladatokat az alkalmazott távozása után külső, megbízás alapján eljáró belső ellenőr látta el. A belső ellenőrzés tevékenységével kapcsolatosan érdemi, részletes ellenőrzési jegyzőkönyvet nem láttunk, az átadott anyagok általánosságban tartalmazták, hogy a belső ellenőrzést elvégezték az előre megjelölt témakörökben, de hibára, hiányosságra utaló megjegyzés ezek az anyagok nem tartalmaztak. Jelen ellenőrzés eredményeit figyelembe véve nem megállapítható, hogy a korábbi belső ellenőrzési vizsgálatok mennyire voltak alaposak, a jelen átvilágítással feltárt hibák miért nem jöttek elő.

25

A legjobb szándékkal is elnagyoltak voltak, ténylegesen a Kistérségi Iroda működésének hiányosságait nem tárták fel, az egyéb vállalt ellenőrzési feladatokról ugyanez mondható el. Jelen vizsgálat alapján kérdésessé vált, hogy az ÁFA ”szúrópróbaszerű ellenőrzését „ hogy végezhette el a belső ellenőr, amikor az ÁFA egy göngyölített adónem -erős összefüggésben áll a korábbi időszakokkal- . Meglátásunk szerint a belső ellenőrzés a valós hiányosságok feltárását eredményezhette ugyan, de ez a készült anyagokból nem derül ki. Az anyagok rendszerint csak a belső ellenőrzés megtörténtét és a rendben találást rögzítették, míg az esetleg feltárt és kijavított hiányosságokét nem. Azt gondoljuk ilyen típusú ellenőrzés a működés hiányosságaira nem kellő mértékben hívja fel a figyelmet, a működésben rejlő folyamatos hiányosságok utólag nem megismerhetőek, azok kiváltó okait nem lehet megismerni pedig ez a szervezet „önképzését” elősegítené. A „megállapítások és ajánlások” mibenlétére a 13/2010. (II.24) BTT PT elfogadó határozatához csatolt 1 és 2 melléklet sem tartalmazza, gyakorlatilag a jelentés csak arról tájékoztatta PT-t, hogy a belső ellenőrzés megtörtént. Minden ilyen esetben a valós döntéshozás alapja a részletes információ, ennek mellékletben való csatolása nem okozhatna gondot sem az irodának sem a belső ellenőrzést végző cégnek. A belső ellenőrzés ilyen formában való folytatása csak formailag felel meg a követelményeknek, de valós célját nem érheti el. Javasoljuk átgondolását. A Dr.Printz és Társa Nemzetközi Könyvvizsgáló Kft–vel 2010. március 31.-én kötött megbízási szerződés formailag szabályos. Kifogásoljuk azonban, hogy a szerződés ellenjegyzésében a dátumban javítás történt anélkül, hogy a javítás tényét megjelölték volna és a javítást eszközlő ezt a megjelölést kézjegyével ellátta volna. Ilyen fontos adat tekintetében a szerződés javítása csak így képzelhető el. A szerződés mellékletét tartalmazó „Ellenőrzési feladatok” ugyan a szerződő felek kézjegyével el vannak látva, de azon dátum nem szerepel, az aláírás mikéntje miatt annak vége –született-e 9. esetleg még több oldal- nem ismert. A belső ellenőrzési vezető elmondta, hogy a szerződés tartalmából kikövetkeztethető, hogy összesen ennyi oldal készült csak, így ezt ő nem érzi problémásnak. A szerződés végén az aláírásoknál a szerződő felek megjelölése az aláírók személyének előnyomtatása hiányzik, nem vagy nehezen állapítható meg ki írta azt alá. A szerződéshez a megbízott cégkivonata és aláírási címpéldánya nincs csatolva. Ez esetben a felek régi kapcsolata, ismertsége miatt ez eléfogadható lehet. B.) AGROFISH Kereskedelmi és Szolgáltató Bt (adatok) Kft –vel kötött Vállalkozási szerződések A szerződések a szociális és gyermekjóléti tevékenységhez kapcsolódnak, abban tanácsadást vállal a vállalkozó cég. Azt hogy a cég vállalkozó vagy megbízott nem derül ki pontosan a szövegből, mert a főcím „vállalkozási szerződés” ugyan, de rögtön ezt követően a felek megbízó és megbízottként vannak rögzítve és szinte pontonként változik az elnevezés: 1 pont „ megbízott az alábbi feladatokat végzi el”, 2 pontban „munkavégzés helye a vállalkozó székhelye”, majd 3.pont megbízási díjról beszél ismét. A szerződés elnagyolt, részleteket nem ismerünk meg belőle, meglátásunk szerint alkalmatlan a vállalt tevékenység pontos szabályozására, mely a közpénzek felhasználásakor különösen indokolt lenne.

26

A szerződéshez a vállalkozó-megbízott(?) cégkivonata , aláírási címpéldánya nem volt csatolva, így ebben az esetben sem tudtuk megállapítani vajon az írta alá aki erre jogosult. A 2009. január 13.-i keltezésű szerződésben mind a szerződés kelte, mind az ellenjegyzés kelte kézzel írt és javított. A kézzel írtság elfogadható, de nem célszerű és kerülendő, de a javítás annak feltüntetése nélkül hogy ki ”javította” és kézjegy nélkül nem elfogadható. A szerződés kelte a szerződés olyan fontos eleme, melynek joghatásai messzemutatóak ezért ilyen esetben a lehető legkörültekintőbben és alaposabban kell eljárni. A 2009-es szerződéshez csatolt emlékeztetők alapján más ajánlattevők is voltak. A dátumnak itt lehetett „szerepe” hiszen a javítás mellett is látszó 2009.01.03 eredeti dátum helyett került 13. feltüntetésre, a két pályázó pedig 6.án és 8.-án adott be pályázatot az irodavezetőnek, legalábbis az emlékeztető szerint, nyilvánvaló az elírás. Az emlékeztetők meglehetősen sematikusak vélhetően egy mintára készültek, ezt egyébként az is megerősíti, hogy a 2009.január 8.-i MS Concord Bt emlékeztetőjében a HST.hu Kft neve benne maradt, mint aki megismerte a vállalandó feladatok körét. Az emlékeztető nem része a szerződésnek, de kár ennyi elírást 3 oldalban összehozni. Ezen szerződést a felek 2009. július 1.-én módosították a megbízási díj tekintetében 12.000,- ft + ÁFA val lett magasabb a díj. Érthetetlen, hogy a megbízott-vállalkozó(?) ezt miért nem látta egy fél évvel korábban, illetve hogy ezen összeg fél éves nagyságrendje az alapdíjhoz képest miért volt fontos, mi váltotta ki az emelés szükségességét? Miért fogadta el az irodavezető az emelés szükségességét? Nincs feljegyzés csatolva ehhez, a módosítás indoklást nem tartalmaz pedig ez ezen esetben is érthető és szükséges lett volna. A 2010.01.01-i vállalkozási szerződés a 2009-es mintájára, annak összes hibájának, gyengeségének átvételével készült. A megbízási díj kiegészült egy éves autópálya matricával ami a feladat ellátásával indokolható, de ez beépíthető lett volna a munkadíjba, sőt így lett volna igazán célszerű. Hogy tudja elszámolni az autópálya matricát a könyvelés? A matrica rendszámra és névre van kiállítva. Az ellenőrzés kirívóan életszerűtlennek találta a szerződés megkötésének időpontját, január elseje minden évben munkaszüneti nap. A szerződés pedig azt mutatja mintha ezen köztudomásúan munkaszüneti napon nem csak az iroda két alkalmazottja irodavezető és ellenjegyző hanem a vállalkozó-megbízott vezetője is jelen lett volna és aláírta a szerződést. Megjegyezzük, hogy január 1.-e ez esetben péntek volt, tehát egy hosszú hétvége első napja. A szerződéshez csatolt 2010. január 05. és 07. emlékeztetőkkel kapcsolatban feltűnő, hogy az előző éviekével teljesen egyezőek, ugyannyira hogy a korábban elírásképpen benne maradt HST.hu továbbra is benne maradt az MS Concord emlékeztetőjében. Ennél nagyobb baj, hogy az emlékeztetők későbbi keltezésűek, mint a szerződés, így nyilvánvaló hogy vagy az okiratok eleve hamisak vagy utólag készültek, tehát a versenyeztetés nem történt meg. A pályázókkal úgy tárgyalt személyesen a kistérségi irodavezető, más jelenlétében, hogy a szerződést korábban már aláírta és az ellen is volt jegyezve, tehát hatályba is lépett. A szerződésekkel kapcsolatban elmondható, hogy az azokhoz kapcsolt számlák és teljesítési igazolások szociális tanácsadásról szólnak, de azon tanácsadások tartalma, kinek, milyen témában mikor történt nem derült ki. Pl. a 2010 május 31.-i teljesítési igazolást csak E. Péter jegyzi K.Katalin nem, K.Katalin az SZGySz vezetője, nem neki lenne szaktudása elbírálni, hogy

27

Solymáron a szociális koordináció megtörtént-e és ami történt az szerződésszerű volt? Irodavezető szóbeli előadása alapján kiderült, hogy minden esetben ő fogadja be számlát, ez abból ered, hogy a tevékenység amit vállalkozó végez nem un. terepmunka, hanem a feladatellátás koordinálása így erre irodavezetőnek van jobb rálátása, ezért is ő fogadja be a számlát. A szerződések jellege inkább megbízotti tevékenységet takar. A vállalkozó szociális téren jártasságát, szakmai hozzáértését nem igazolta melléklet, okirat és sem cégkivonat sem aláírási címpéldány sem volt csatolva. Irodavezető elmondta, hogy a cég képviselője régóta ismert , korábban intézményvezető volt szociális területen a környéken, ezért nem került sor ezekre, mert un”köztudomású tény”. A cégkivonatra meglátásunk azért is szükség lenne szerződéskötéskor, mert így lehet ellenőrizni, hogy a cég egyébként létezik e és olyan adatokkal, mint az a szerződésben szerepel (ugyanolyan a helyzet, mint a magánszemélyeknél, amikor a személyi azonosító okmányaikat elkérjük) . Nyilván nem írunk alá úgy szerződést, hogy a szerződő fél kilétét ne ellenőriznénk le, főleg nem éves kötelezettségvállalással, jelentősebb összeg tekintetében. A cégkivonat lekérése és mellékelése, adatbázisból történő kinyomtatása egyébként az iroda védelmét is szolgálná. Problémásnak találtuk a telefonhasználat szerződéses engedélyezését, a tárgy és okszerű felhasználás szinte ellenőrizhetetlen és ellenőrzési kísérletnek nyomát sem láttuk pl tételes számlaforgalom lekérés a szolgáltatótól. A vállalkozási díj (vagy megbízási díj ?) havi összege kb. a juttatásokkal (telefon, autópálya) együtt eléri a 300.000,- Ft-ot. Éves szinten 3.500.000,- Ft került kifizetésre a szerződések alapján pontosan nem meghatározható tevékenység ellenértékeképpen. A szerződésben fellelhető elírások, hibák, dátum életszerűtlenség és ellentmondások alapján ezen szerződéses viszony megszüntetését , átgondolását javasoljuk. C.) Budaörsi Játékszín a szerződésében saját tevékenységének reklámozását vállalja, miért van szükség további marketingre. Tájékoztattak, hogy a fesztivál miatt, mert ebben működnek együtt a felek. Meglátásunk szerint elkerülendő, hogy azonos tevékenységet a szerződő felek mindegyike végez, legyen a szerződésekben ez az egyik félhez kötve kizárólagosan. D.) Örsi Napló Bt tevékenysége szakmai cikkek megjelentetése a helyi újságban. Érthetetlen volt számunkra, hogy ez miért fizetős szolgáltatás egy helyi újságban a Kistérségnek. Elmondták, hogy a lap magántulajdon és a több ezer példányban jelenik meg. Meglátásunk szerint a közérdekű információt tegyék ingyenes formában közzé. De így áttételesen közpénzből is van finanszírozva egy újság. E.) NC&C Kft végezte a könyvvizsgálatot. Nem derült ki erre más cégtől is kértek e ajánlatot, mi volt a választás alapja pl. régi munkakapcsolat bizalmi partner stb. A szerződés és a teljesítés egyébként rendben lezajlott a megbízási díj arányos és átlagos. A könyvvizsgálat által nyújtott szerződés és annak teljesítése rendben volt.

28

IV. NORMATÍV TÁMOGATÁSOK IGÉNYLÉSE ÉS ELSZÁMOLÁSA A normatív állami támogatás igénylésének jogszerűségi és szabályszerűségi vizsgálata és a felhasználására vonatkozó összefoglaló jelentés (beszámoló részeként) vizsgálata. Az igényléssel kapcsolatban a települési önkormányzatok és az intézmények (SzGySz) által beküldött feladatmutatók alapján történt a normativa igénylés a 2009 illetve a 2010-es évekre. Az elszámolás 2009.-évre vonatkozóan van meg, a 2010-es jelenleg folyamatban van. Az önkormányzatok és az intézmény által ténylegesen lejelentett mutatók, adatok alapján történik az elszámolás az irodavezető helyettes által. A beszámoló 31. és 51. űrlap adatai MÁK Közép Magyarországi Regionális Igazgatóság záradéka alapján az előirányzati és teljesítési adatok megegyeznek a szolgáltatott adatokkal. Az önkormányzati adatszolgáltatás alaposságát, tényszerűségét az iroda nem vizsgálja, elfogadja a vezető (önkormányzat jegyzője, intézmény vezetője) büntetőjogi felelősség tudatában tett erre vonatkozó nyilatkozatát. Az önkormányzatok normativa igénylését és elszámolását a belső ellenőrzés nem vizsgálta. Az SzGySz által igényelt és felhasznált normativák ellenőrzése a Kistérségi Iroda által történik a beszámoló készítést megelőzően. Az ellenőrzésről a jegyzőkönyvek rendelkezésre állnak. Analitikus nyilvántartást vezet a gazdasági vezető a normativ igénylésekről és felhasználásokról településenként és a Költségvetési tv 3. és 8. mellékletben meghatározott jogcímek alapján. Az Iroda az igénylőket írásban értesíti a nekik járó normatív támogatás általa számított havi összegéről. Ezidáig azzal kapcsolatosan ellenvetés, kifogás nem volt, erre utaló feljegyzést nem találtunk. A belső ellenőrzéshez kapcsolódó normatív támogatáshoz az önkormányzatok további kiegészítést eszközölnek. Ez egy 2008-as keretmegállapodás szerint működik. A rendszer alapvetően működik, csak nincs elvi és jogi megalapozottsága, mert az Alapító okirat szerint ezt nem tehetné. Javasoljuk, hogy az Alapító okirat módosításakor erre is térjenek ki.

V. A folyamatba épített ellenőrzési kötelezettség megteremtésének és működésének értékelése A munkafolyamatba épített ellenőrzési feladat tapasztalatai azalábbiak: A szakmai teljesítésigazolást a vizsgálat alá vont bizonylatok esetében az írásban megbízott személyek aláírták, de a szakmai teljesítést igazolók nem jelölték meg egyetlen esetben sem, hogy konkrétan mit igazoltak. A pénzkezelési szabályzatban rendelkeztek a pénztárellenőri feladatot ellátó személyről. A házipénztárban a pénztárellenőr a pénzkezelési szabályzatban előírt ellenőrzési feladatainak

29

minden esetben eleget tett, a bizonylatok, a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok alakitartalmi követelményeinek, valamint az időszaki pénztárjelentések ellenőrzését, aláírásával igazolta. A pénztáros a pénztárt a pénzkezelési szabályzat előírásának megfelelően, minden pénztári nap végén lezárta, az adott időszakban pénztárkeret túllépés nem történt. A gazdálkodási, ellenőrzési jogkörök gyakorlása során betartották az összeférhetetlenségi követelményeket. Az Irodában kötelezettségvállalás ellenjegyzése és utalvány ellenjegyzése utasításra nem történt. Biztosították az Áht. 12/A. § (1) bekezdésben felsorolt feltételeit, hogy a költségvetés végrehajtása során kötelezettségvállalás és utalványozás csak a jóváhagyott kiadási előirányzatok mértékéig teljesüljön. A kiadási és a bevételi főösszegeket tekintve a módosított előirányzatokat az Iroda a gazdálkodás során nem lépte túl. A kiadások és bevételek előirányzatait, azok teljesítését a főkönyvi könyvelésben közgazdasági osztályozás szerint költség nemenként, funkcionális osztályozás szerint tevékenységenként és szakfeladatonként rögzítették. A főkönyvi és az analitikus nyilvántartások, valamint a bizonylatok adatai közötti egyeztetési pontokat azonban nem alakították ki. A számviteli politikában nem rendelkeztek pontosan arról, hogy a főkönyv és az analitikus nyilvántartás egyeztetése hogyan, milyen módon és időtartamban valósul meg (pl. tárgynegyedévet követő 15.- ig az adott időszakból kinyomtatott analitikus és főkönyvi kartonon történt egyeztetés tényét rögzítve). Az éves beszámoló összeállítását megelőzően a könyvviteli mérleget és a pénzforgalmi kimutatást a Vhr. 17. számú melléklete szerinti főkönyvi kivonattal alátámasztották. Komoly hiányosság, hogy a vizsgált időszakra vonatkozóan az Irodában az Ámr. 134. § (13) és a 292/2009.(XII.19.) Korm. rendelet 75.§ (1) bekezdés szerinti a költségvetési előirányzatokat terhelő kötelezettségvállalásokról analitikus nyilvántartást NEM vezették, melyből megállapítható lenne az éves kötelezettségvállalás összege. Javasoljuk a 292/2009.(XII.19.) Korm. rendelet 75. § (1) bekezdés szerint nyilvántartás vezetését biztosítani. A nyilvántartás tartalmazza legalább a kötelezettségvállalás azonosító számát, a kötelezettségvállalást tanúsító dokumentum megnevezését, iktatószámát, keltét, a kötelezettségvállaló nevét, a kötelezettségvállalás tárgyát, összegét, évek szerinti forrását, a kifizetési határidőket és azok jogosultjait, továbbá a teljesítési adatokat. VI. Összegző megállapítások: A Kistérségi Iroda egy nem pontosan szabályozott jogszabályi környezetben, a lehetőségekhez képest elfogadható üzembiztonsággal és jogbiztonsággal működik. A gyenge jogi szabályozás és az anyagi források szűkössége miatt több kisebb eltérést szabálytalanságot észleltünk, melyek korrekciója lehetséges és szükséges is, ezekre az adott témaköröknél konkrét javaslatot is tettünk. Két kimagasló hibát találtunk. Ezeket azért tartjuk kimagaslónak, mert a működésben rejlő kockázatokra tisztán rámutatnak. Egyik a érvényesítő személye. A jogszabálynak megfelelően ahhoz, hogy egy kötelezettség kifizethető, teljesíthető legyen a pénztároson kívül érvényesítő aláírása is szükséges lenne. A Kistérségi Irodában eddig a kifizetések úgy történtek, hogy Csné P.K. pénztáros és érvényesítő is volt egyszerre.

30

Pénztáros bárki lehet, de utalványos csak megfelelő szakmai végzettséggel rendelkező személy. Csné a megfelelő szakmai végzettséggel még nem rendelkezik, bár képzése folyamatban van. Gyakorlatilag emiatt a Kistérségi Iroda pénztára kezdetektől fogva szabálytalanul működhetett, de a vizsgált időszakban biztosan így, szabálytalanul működött. Az irodavezetőnek tudatában kellett lenni, hogy ez nem szabályos így, ezért is rendelkezett a dolgozó képzésének elindításáról, hiszen hosszabb távon számított ezen dolgozóra. Meglátásunk szerint elfogadhatatlan, hogy egy intézmény vezető tudatosan jogszabály ellenes magatartást folytat és ebbe beosztottját is „belekényszeríti”. Nem ismert az átvilágítók előtt, hogy ebben a témakörben az irodavezető terjesztett e be indítványt a Polgármesterek Tanácsa elé pl. kért újabb létszámot vagy nem. Jelen állás szerint az iroda e tekintetben nem működik most sem jogszabályszerűen ezért egy fő pénzügyi felsővégzettséggel rendelkező személy legalább részmunkaidős foglalkoztatása szükséges addig legalább amíg Csibrikné a végzettséget meg nem szerzi. A hiányosság kijavítása nem tűr halasztást, a jogszabályellenes működés a normatív támogatások elvesztését is eredményezheti illetve jelen vizsgálati jegyzőkönyvünket követően a Polgármestere Tanács is felelősséget szerez a probléma megoldásában. A másik kiugró jogszabály ellenesség az AGROFISH Kft ügye. Alapvetően nem a megtörténtek a kiugróak, hanem hogy ez így maradt, és évről évre ismétlődik. Eleve elfogadhatatlan a magánokirat hamisítás BTK 276.§ ( a magánokiraton szereplő dátum biztosan nem felel meg a valóságnak a 2010 pályázatnál, és a 2009-es pályázatnál a javítás módja, mikéntje is ezt erősíti). Ezen túlmenőleg nyilvánvaló számunkra, hogy ténylegesen nem zajlott pályázat, legjobb esetben is egyeztetést követően egy „álpályázat” zajlott csak le ( dátum eltérésekből ez egyértelmű) . A megbízást ellátó személy szakmai felkészültségét állítólag nem férhet kétség, bár önéletrajzát nem láttuk az anyagban, de ténylegesen a feladat el lett látva. A feladat szükségességét és díjazással való arányosságát nem láttuk teljesen megalapozottnak, de nem is feltűnően aránytalan. Nyilvánvaló hogy havi 180-200 ezer Ft bruttó összegért is lenne, aki elvégezze ezt a feladatot akár mellékállásban, akár másodállásban, javasoljuk erre nyílt pályázat kiírását, mely egyértelműen tisztázná ezt a helyzetet. Javasoljuk tovább egy fő jogász, ügyvéd rendszeres alkalmazását, megbízását hiszen ezzel a szerződések és okiratok alakszerűségi hiányosságai kiküszöbölhetőek lennének és hosszabb távon a jogkövető magatartás megoldható lenne. Sem az irodavezető, sem más jogvégzett nincs az alkalmazottak között, így tőlük nem is várható el egy, ilyen egyébként törvényileg gyengén szabályozott, sok jogbiztonsági kérdést felvető helyzetben a helyes megoldás megtalálása, illetve felelősséget úgy reájuk helyezni, hogy annak áttekintéséhez nincs megfelelő végezettségük meglátásunk szerint nem szabad. Javasoljuk Polgármesterek Tanácsának és felhívjuk a figyelmüket, hogy a jelenlegi rendszer működése nagy kockázatokat hord magában, az hogy ezidáig nem történt nagyobb baj az a munkatársak egyéni képességein múlott –felsőfokú végzettséggel rendelkező, értelmes emberek. A Szociális és Gyermekjóléti Szolgálat működése nem képezte megbízásunk tárgyát, de nyilvánvaló, hogy az a részben független szervezet, amelyik az Iroda teljes költségvetésének kb. 2/3-át használja fel sem működhet tökéletesen, hiszen a hibák egy része közvetlenül is érinti azt a szervezetet is, másrészt több alkalmazott, több feladat van. Javasoljuk tehát, hogy vagy az SzGySz a Kistérségi Irodába teljesen legyen betagozódva, vessze el önállóságát teljesen és egy szabályos hierarchiában működjön, egy szervezeti egységként vagy pedig szülessen egy részletesebb együttműködési megállapodás, ami részletekbe menően

31

kiterjed a napi ügykezelésre, számlázásra stb. Elfogadhatatlan, hogy bár a kölségvetés nem önálló és a pénzt is az Iroda kezeli, a SzGySz saját nevére kér kiállítani számlát ennek elszámolhatósága is kérdéses, igazság szerint legtöbb számla így nem is lenne elszámolható, mert a Kistérségi iroda esetleg nem is szerepel a számlán, de azt mégis ő fizeti ki direkt, utólagos elszámolással. A használt gépjárművek számláit láttuk, de a gépjárművek adatai, állapota, km állása stb. nem volt ismert előttünk, mert az nem képezte a megbízás tárgyát. A kistérségi iroda és az SzGySz viszonya különleges, egyik ügy a kistérséghez tartozik, másik nem lásd szociális tevékenység vs. szociális koordináció. Azt hogy a SzGySz rendelkezik e önálló vagyonnal nem tudjuk csak sejtjük azokból az iratokból amik fellelhetőek a Kistérségi Irodában. Nagyon fontosnak tartjuk, hogy a keletkezett iratok egésze iktatásra kerüljön, mert annak hiányában a határidők és egyéb összefüggések is értelmezhetetlenek. Az eseti iktatás pl szerződések nem elégséges a pontos ügyvitelhez meglátásunk szerint. A biztonságos, jogszabályoknak megfelelő működés jelenleg fennálló rendszerben nem garantált. Meglátásunk szerint annak átalakítása szükséges. Az átalakítás során aktualizálni kell az alapító okiratot, az SzMSz-t, az ügyrendet és rendezni kell a pénztári rendet is. Kelt Budaörs, 2011. február 14. Ifj.dr.Bacskay Antal alkalm.ügyvéd Ifj.dr.Sallay József Ügyvédi Iroda

A jelentést a mai napon átvettem, az ifj.dr.Sallay József Ügyvédi Iroda a megbízólevélben foglaltaknak ezzel eleget tett, teljesítésüket igazolom. Kelt Budaörs, 2011. február 14. ………………………………………….. dr.Csutoráné dr.Győri Ottília elnök Budaörs Kistérség Többcélú Társulás, mint megbízó

A jelentést tájékoztatásul kapta és átvette 2011. február 14.-én e-mail útján.

…………………………………. Egri Péter Kistérségi Iroda vezetője

32