SISFO-Jurnal Sistem Informasi
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI E-PROCUREMENT BERDASAR KEPPRES 80 TAHUN 2003 DENGAN MEMPERGUNAKAN REQUIREMENT MODEL (RQM) Khakim Ghozali(1), Aris Tjahyanto(2) Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Sukolilo, 60111, Surabaya, Indonesia E-mail:
[email protected]),
[email protected])
Abstrak Dengan keluarnya Keppres 80 tahun 2003 mengenai tata cara lelang pengadaan barang dan jasa yang mempergunakan dana APBN dan APBD maka diharapkan dapat mewujudkan pemerintahan yang transparan dan akuntabel sehingga peluang untuk terjadinya korupsi dapat semakin dipersulit. Dalam Keppres tersebut menyaratkan bahwa lelang pengadaan barang dan jasa harus dipublikasikan baik melalui internet, koran, maupun melalui papan pengumuman. Dampak dari keputusan tersebut adalah biaya yang tinggi jika lelang dipublikasikan melalui koran. Selain itu bagi anggota yang terlibat sebagai panitia pengadaan diwajibkan memiliki sertifikat pengadaan barang dan jasa yang dikeluarkan oleh Bappenas. Sertifikasi diwajibkan bagi panitia agar tidak mengalami kesalahan dalam proses pengadaan. Beberapa masalah diatas dapat diatasi dengan menggunakan bantuan sistem informasi pelelangan berbasis internet atau e-procument. Dengan adanya sistem informasi tersebut maka publikasi mengenai lelang pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan secara efektif dan efisien karena informasi lelang dapat dilihat melalui internet oleh semua user, dimanapun dan kapanpun. Untuk membangun sebuah sistem informasi diperlukan beberapa tahapan mulai dari pengumpulan data, analisis kebutuhan, desain sistem informasi, pembuatan program, uji coba, implementasi dan perawatan. Untuk penelitian ini penulis membatasi ruang lingkup pada kegiatan pengumpulan data dan identifikasi kebutuhan. Identifikasi kebutuhan dilakukan dengan menggunakan template dari Requirement Model (RQM), yang terdiri dari 3 bagian utama yaitu requirement document views, traceability matrix views dan user allocation matrix views. Untuk melengkapi ketiga bagian utama RQM tersebut dilakukan permodelan terlebih dahulu terhadap proses bisnis pada pengadaan barang/ jasa. Penelitian kali ini difokuskan pada pengadaan barang/ jasa dengan metode prakualifikasi. Pada metode tersebut terdapat 19 tahap yang harus dilakukan mulai dari tahap pengumuman lelang sampai dengan penandatangan kontrak. 1. PENDAHULUAN 1.1.
Latar Belakang
Mulai tahun 2006 setiap proses pengadaan barang dan jasa harus mengikuti aturan yang tercantum dalam Keputusan Presiden No.80 tahun 2003. Salah satu hal yang cukup memberatkan bagi panitia pengadaan barang dan jasa adalah diberlakukannya kebijakan bahwa setiap panitia pengadaan barang harus memiliki sertifikasi pengadaan barang dan jasa yang diselenggarakan Badan Pembangunan Nasional. Beberapa pemerintah daerah dan instansi sudah mulai mengembangkan e-procurement (lelang online). Dengan mempergunakan e-procurement maka beberapa tahapan proses pengadaan dapat dilakukan melalui internet yaitu pengumuman proyek yang dilelang, pendaftaran calon rekanan, pemasukan dokumen penawaran, penyusunan peringkat rekanan, pengumuman pemenang lelang, dan sebagainya.
Akan tetapi beberapa sistem lelang online yang ada di masyarakat masih kurang optimal dikarenakan sistem tersebut hanya dapat dipergunakan untuk sebagian prosedur pengadaan barang. Agar terbentuk sebuah sistem informasi pengadaan barang dan jasa secara online dan lengkap yang mencakup seluruh aktifitas pengadaan barang dan jasa, maka diperlukan identifikasi kebutuhan terhadap sistem informasi tersebut. Tahapan pengembangan sistem informasi dimulai dari pengumpulan data dan melakukan identifikasi kebutuhan. Salah satu faktor penyebab kegagalan dalam implementasi sistem informasi di sebuah instansi atau perusahaan adalah ketidaklengkapan kebutuhan sistem informasi yang bisa diidentifikasi. Dengan adanya identifikasi kebutuhan yang lengkap maka diharapkan tahapan berikutnya yaitu analisis, desain, dan pembuatan program dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Ada dua kelompok kebutuhan yang akan diidentifikasi yaitu kebutuhan fungsional
SISFO-Jurnal Sistem Informasi
dan kebutuhan non fungsional. 1.2. Perumusan Masalah Permasalahan yang diangkat dalam paper ini adalah bagaimana membuat identifikasi kebutuhan sistem lelang pengadaan barang dan jasa berdasar pada aturan Keppres 80 tahun 2003. Dokumen identifikasi kebutuhan yang akan ditampilkan dalam paper ini mempergunakan Model Requirement (RQM). Identifikasi kebutuhan ini disesuaikan dengan tahapan pelelangan umum secara prakualifikasi. 1.3. Kontribusi Penelitian Kontribusi yang diharapkan dari hasil penelitian yang ditampilkan pada paper ini adalah: 1. Dokumen identifikasi kebutuhan pengadaan barang dan jasa yang dihasilkan dapat menjadi masukan bagi pengguna (analis sistem, programmer, dan lain-lain) yang akan mengembangkan sistem informasi lelang online melalui media internet. 2. Sebagai bahan diskusi bagi semua pihak yang terkait dengan kegiatan lelang (pejabat pembuat komitmen, panitia pengadaan, dan lainnya) apakah sistem lelang online yang akan dikembangkan sudah sesuai dengan kebutuhan atau tidak. 3. Dokumen identifikasi kebutuhan yang akan dihasilkan dalam penelitian ini menjadi masukan utama pada tahap desain sistem informasi eprocurement. 4. Hasil penelitian ini merupakan langkah awal untuk mewujudkan terciptanya proses pengadaan barang dan jasa yang transparan dan akuntabel. 2. DASAR TEORI 2.1. Requirement Model Untuk membangun sebuah sistem informasi diperlukan beberapa tahapan pelaksanaan yaitu: pengumpulan data, identifikasi kebutuhan, analisa dan desain sistem informasi, pembuatan program, uji coba, implementasi dan perawatan. Untuk melakukan identifikasi kebutuhan sistem informasi yang akan dikembangkan maka dapat dipergunakan Requirement Model (RQM). Dengan mempergunakan RQM ini maka akan dapat diuraikan secara rinci berbagai kebutuhan yang harus dimiliki oleh sebuah sistem informasi selama proses pengembangannya dan siapa saja yang bertanggung jawab terhadap kebutuhan tersebut. Requirement model merupakan model referensi yang dipergunakan untuk mendefinisikan aktifitas dan berorientasi terhadap pekerjaan semua pengguna dan kelompok yang terlibat selama proses pengembangan sistem informasi (Bray, 2003). Requirement model dapat dipergunakan untuk membuat dokumen teknis
yang terstruktur (misal spesifikasi fungsional, rencana pengujian).
teknis
dan
Requirement Model terdiri dari 3 bagian utama yaitu: • Requirements document views: Berisikan daftar kebutuhan yang dilengkapi dengan sekumpulan atribut yang terkait dengan kebutuhan tersebut. • Traceability matrix views: Memperlihatkan hubungan antar kebutuhan dan desain obyek, file eksternal dan kebutuhan lainnya. • User allocation matrix views: Memperlihatkan hubungan antara kebutuhan dan pengguna atau kelompok yang harus terlibat dalam kebutuhan tersebut selama proses pengembangan. Secara garis besar, kebutuhan sistem informasi dibedakan menjadi dua kelompok utama yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional. Kebutuhan fungsional terkait dengan proses bisnis di sebuah organisasi atau instansi. Sedangkan kebutuhan non fungsional merupakan kebutuhan lain yang harus dimiliki oleh sebuah sistem informasi. Contoh kebutuhan kebutuhan fungsional adalah sebuah sistem informasi harus mempunyai fasilitas pengelolaan database, fasilitas pencarian data atau informasi tertentu lain. Contoh kebutuhan non fungsional adalah kebutuhan antar muka sistem informasi yang mudah dipergunakan, kecepatan yang harus dimiliki oleh sistem informasi, keamanan dan sebagainya. 2.2. Proses Pengadaan Barang dan Jasa 2.2.1. Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Dalam pemilihan penyedia barang/jasa pemborongan/jasa lainnya, pada prinsipnya dilakukan melalui metode pelelangan umum. Pelelangan umum adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dengan mengumumkan secara luas melalui media massa dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum, sehingga apabila masyarakat dunia usaha berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya. Jumlah penyedia barang/jasa yang mampu melaksanakan pelelangan diyakini terbatas untuk pekerjaan yang kompleks, maka pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan dengan metode pelelangan terbatas dan diumumkan secara luas melalui media massa dan papan pengumuman resmi dengan mencantumkan penyedia barang/jasa yang telah diyakini mampu, guna memberi kesempatan kepada penyedia barang/jasa lainnya yang memenuhi kualifikasi. Dari segi metode, pelelangan umum atau pelelangan terbatas dinilai tidak efisien dari segi biaya, maka pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan dengan metode pemilihan langsung, yaitu pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan membandingkan sebanyak-banyaknya penawaran, sekurang-kurangnya 3 (tiga) penawaran dari penyedia
SISFO-Jurnal Sistem Informasi
barang/jasa yang telah lulus prakualifikasi serta dilakukan negosiasi baik teknis maupun biaya serta harus diumumkan minimal melalui papan pengumuman resmi untuk penerangan umum dan bila memungkinkan melalui internet. Untuk keadaan tertentu dan khusus, pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan dengan cara penunjukan langsung terhadap satu penyedia barang/jasa dengan melakukan negosiasi baik teknis maupun biaya sehingga diperoleh harga yang wajar dan dapat dipertanggungjawabkan secara teknis. 2.2.2. Prosedur Pemilihan Penyedia Barang/ Jasa Ada 4 macam prosedur pemilihan Penyedia Barang yaitu: 1. Pelelangan umum 2. Pelelangan terbatas 3. Pemilihan langsung 4. Penunjukan langsung Prosedur pemilihan penyedia barang/jasa pemborongan/jasa lainnya dengan metode pelelangan umum meliputi: a. Cara prakualifikasi: 1) pengumuman prakualifikasi; 2) pengambilan dokumen prakualifikasi; 3) pemasukan dokumen prakualifikasi; 4) evaluasi dokumen prakualifikasi; 5) penetapan hasil prakualifikasi; 6) pengumuman hasil prakualifikasi; 7) masa sanggah prakualifikasi; 8) undangan kepada peserta yang lulus prakualifikasi; 9) pengambilan dokumen lelang umum; 10) penjelasan; 11) penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan perubahannya; 12) pemasukan penawaran; 13) pembukaan penawaran; 14) evaluasi penawaran; 15) penetapan pemenang; 16) pengumuman pemenang; 17) masa sanggah; 18) penunjukan pemenang; 19) penandatanganan kontrak; b. Cara Pascakualifikasi: 1) pengumuman pelelangan umum; 2) pendaftaran untuk mengikuti pelelangan; 3) pengambilan dokumen lelang umum; 4) penjelasan; 5) penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan perubahannya; 6) pemasukan penawaran; 7) pembukaan penawaran; 8) evaluasi penawaran termasuk evaluasi kualifikasi; 9) penetapan pemenang; 10) pengumuman pemenang; 11) masa sanggah;
12) penunjukan pemenang; 13) penandatanganan kontrak. 3. PROSES BISNIS Pada penelitian kali ini identifikasi kebutuhan dilakukan pada metode pelelangan umum dengan prakualifikasi. 3.1. Persiapan Pada tahap persiapan ini maka pengguna barang atau jasa membuat usulan pengadaan barang atau jasa dan estimasi Harga Pokok Satuan (HPS). Usulan tersebut selanjutnya diserahkan kepada pejabat pembuat komitmen beserta permohonan pembuatan panitia pengadaan dan panitia pengawas. Pejabat pembuat komitmen dibantu staf kemudian membuatkan SK panitia pengadaan dan panitia pengawas. Setelah SK Panitia Pengadaan dibuat maka Panitia Pengadaan segera memulai pekerjaan dengan menyusun dokumen prakualifikasi dan mempersiapkan form pendaftaran peserta lelang. 3.2. Pengumuman Prakualifikasi Setelah dokumen prakualifikasi dipersiapkan maka Panitia Pengadaan mempersiapkan iklan pengadaan barang dan jasa. Iklan yang akan dipublikasikan dibuat dalam dua model yaitu model pengumuman yang akan dimuat dalam media cetak harian atau model lembar pengumuman yang akan ditempel pada papan pengumuman. Papan pengumuman diletakkan pada unit penyelenggara pengadaan barang / jasa. Sedangkan publikasi melalui media cetak harian supaya diketahui oleh masyarakat bersama. Beberapa tahun terakhir ini publikasi resmi pengadaan barang/ jasa harus melalui Media Indonesia. 3.3. Pengambilan Dokumen Prakualifikasi Bagi calon rekanan yang mengetahui publikasi dan tertarik dengan pengadaan barang/jasa yang ditawarkan maka mereka akan segera mendaftarkan diri kepada panitia pengadaan dengan mengisi form pendaftaran. Selain mengisi form pendaftaran maka biasanya calon rekanan harus membayar sejumlah uang sebagai pengganti biaya penggandaan dokumen dan juga untuk menghindari calon rekanan yang hanya sekedar coba-coba. Setelah calon rekanan membayar maka panitia pengadaan akan menyerahkan dokumen prakualifikasi dan kuitansi. Ada kalanya panitia pengadaan juga menyediakan amplop atau sampul yang diperlukan untuk memasukkan dokumen prakualifikasi. Biaya yang diperoleh dari penjualan dokumen prakualifikasi selanjutnya akan disetor ke kas negara. 3.4. Pemasukan Dokumen Prakualifikasi Tahap berikutnya adalah calon rekanan diwajibkan mengisi dokumen prakualifikasi tersebut dan dilampiri dengan beberapa persyaratan pengadaan yang diperlukan antara lain: SIUP, NPWP, TDP, dan
SISFO-Jurnal Sistem Informasi
sebagainya. Selanjutnya dokumen prakualifikasi dan lampirannya dimasukkan kedalam amplop/ sampul yang telah ditentukan/ dipersiapkan panitia. Setelah mereka memasukkan dokumen prakualifikasi kedalam kotak yang sudah dipersiapkan panitia maka calon rekanan mengisi daftar calon rekanan yang memasukkan penawaran. Selain itu panitia akan memberikan bukti penerimaan dokumen kepada calon rekanan tersebut. 3.5. Evaluasi Dokumen Prakualifikasi Setelah menerima dokumen prakualifikasi tersebut maka setelah berakhirnya masa pemasukan dokumen penawaran maka panitia pengadaan akan mengadakan pertemuan. Pada pertemuan tersebut akan dibahas keabsahan dan kelengkapan dokumen prakualifikasi tersebut berdasar kriteria yang sudah dicantumkan dalam Rencana Kerja dan Syarat (RKS) sesuai dengan pedoman yang ada dalam Keppres 80 tahun 2003. Dokumen prakualifikasi yang tidak sesuai dengan pedoman yang sudah ditentukan maka akan langsung dinyatakan tidak sah. Sedangkan dokumen prakualifikasi yang sudah sesuai dengan ketentuan yang diberikan maka akan dinyatakan sah dan calon rekanan dapat melanjutkan ke tahap pengadaan selanjutnya. Hasil evaluasi dokumen prakualifikasi selanjutnya akan dituangkan dalam sebuah berita acara evaluasi dokumen. Setelah itu panitia pengadaan membuat surat pengantar yang ditujukan ke pejabat pembuat komitmen untuk melaporkan hasil prakualifikasi. 3.6. Penetapan Hasil Prakualifikasi Setelah menerima hasil evaluasi dokumen prakualifikasi maka pejabat pembuat komitmen akan cek berapa jumlah calon rekanan yang berhasil lolos pada tahap evaluasi dokumen prakualifikasi. Jika calon rekanan yang lolos evaluasi prakualifikasi jumlahnya tidak kurang dari maka akan dibuatkan surat penetapan perusahaan yang lolos prakualifikasi. Akan tetapi jika jumlah calon rekanan yang lolos prakualifikasi kurang dari 3 maka pejabat pembuat komitmen akan menyarankan kepada panitia pengadaan untuk melakukan lelang ulang jika proses lelang baru sekali dilakukan. Jika proses lelang sudah dilakukan sebanyak dua kali maka dapat dilakukan penunjukan langsung. Selanjutnya pejabat pembuat komitmen akan membuat surat penetapan calon rekanan yang lolos prakualifikasi atau pelelangan ulang kepada panitia pengadaan. 3.7. Pengumuman Hasil Prakualifikasi Setelah menerima surat penetapan hasil prakualifikasi maka panitia pengadaan akan membuat surat pemberitahuan hasil prakualifikasi. Surat pemberitahuan tersebut akan dikirimkan ke semua calon rekanan yang mengikuti prakualifikasi. Selain dikirimkan ke calon rekanan maka surat
pemberitahuan hasil prakualifikasi juga ditempelkan di papan pengumuman. 3.8. Masa Sanggah Prakualifikasi Setelah hasil prakualifikasi diumumkan maka calon rekanan yang tdak puas dengan hasil prakualifikasi dapat mengajukan sanggahan. Masa sanggahan dibatasi maksimal 5 hari. Jika dalam 5 hari tidak ada sanggahan dari calon rekanan berarti dianggap semua calon rekanan yang mengikuti prakualifikasi sepakat dengan panitia pengadaan. Tetapi jika ada sanggahan dari calon rekanan dan sanggahan tersebut berasal bukan dari kesalahan panitia pengadaan maka pantia pengadaan cukup memberikan surat tanggapan. Surat tanggapan tersebut berisi tanggapan terhadap sanggahan yang dilakukan oleh calon rekanan. Akan tetapi jika sanggahan tersebut menyangkut karena adanya kesalahan yang dilakukan panitia pengadaan maka proses pengadaan tersebut harus dilelang ulang. 3.9. Undangan Kepada Prakualifikasi
Peserta
Yang
Lolos
Setelah masa sanggah lewat dan tidak ada sanggahan atau semua sanggahan dapat diberi penjelasan oleh panitia pengadaan dengan baik maka panitia pengadaan membuat surat undangan untuk mengikuti proses pengadaan berikutnya yaitu pengambilan dokumen lelang. Surat undangan ini hanya ditujukan lepada calon rekanan yang lolos prakualifikasi. 3.10.
Pengambilan Dokumen Lelang
Calon rekanan yang lolos prakualifikasi dapat mengambil dokumen lelang yang sudah disediakan oleh panitia pengadaan. Sebelum diberi dokumen lelang maka calon rekanan harus terlebih dahulu mengisi form bukti pengambilan dokumen lelang. Biasanya panitia juga menyediakan amplop atau sampul yang dapat dipergunakan untuk memasukkan dokumen lelang. Berdasar aturan yang ada maka disiapkan tiga amplop yaitu amplop untuk menyimpan dokumen teknis, amplop untuk menyimpan penawaran harga dan amplop luar yang berukuran lebih besar dari kedua amplop karena fungsinya untuk menyimpan kedua amplop tersebut. 3.11.
Penjelasan
Supaya tidak terjadi kesalahpahaman pada saat memasukkan dokumen penawaran maka terlebih dahulu dilakukan rapat penjelasan yang bertujuan mendiskusikan berbagai hal yang terkait dengan dokumen lelang dan proses pengadaan berikutnya. Untuk itu terlebih dahulu panitia pengadaan membuat surat undangan lepada calon rekanan yang lolos prakualifikasi untuk mengikuti rapat penjelasan tersebut. Pada saat dilaksanakan rapat penjelasan maka calon rekanan yang hadar harus mengisi daftar hadir peserta rapat penjelasan.
SISFO-Jurnal Sistem Informasi
3.11.1. Penyusunan Berita Acara Penjelasan Dokumen Lelang dan Perubahannya. Rapat penjelasan dimulai dengan membahas pasal demi pasal semua ketentuan yang ada dokumen lelang. Jika panitia pengadaan dan calon rekanan sepakat dengan ketentuan yang diberikan panitia maka diberikan catatan tetap pada berita acara penjelasan dan perubahannya. Tetapi jika calon rekanan tidak sepakat maka dicari kesepakatan baru dan hasil kesepakatan dituangkan dalam berita acara. Pada akhir rapat penjelasan maka berita acara rapat penjelasan dan perubahannya dicetak dan ditandatangi oleh seluruh panitia pengadaan dan 2 calon rekanan sebagai perwakilan seluruh calon rekanan. Selanjutnya berita acara tersebut digandakan dan dibagikan ke seluruh calon rekanan. 3.12.
Pemasukan Penawaran
Setelah mendapatkan format dokumen penawaran maka calon rekanan harus mempersiapkan semua berkas yang diperlukan dalam dokumen penawaran. Secara umum dalam dokumen penawaran ada dua berkas yang harus dipersiapkan yaitu dokumen penawaran teknis dan dokumen penawaran harga. Setelah dokumen penawaran selesai dipersiapkan maka selanjutnya dokumen penawaran tersebut diwajibkan memasukkannya pada kotak lelang yang sudah disediakan oleh panitia pengadaan. Selanjutnya calon rekanan wajib mengisi daftar hadr pemasukan dokumen penawaran sebagai tanda bukti bahwa calon rekanan tersebut telah memasukkan dokumen penawaran. Dokumen penawaran baru akan diterima panitia pengadaan jika dokumen tersebut diterima panitia pengadaan sebelum batas waktu tanggal dan jam yang sudah ditentukan panitia. 3.13.
Pembukaan Dokumen Penawaran
dokumen penawaran yang tidak sesuai dengan yang dipersyaratkan maka dokumen penawaran tersebut akan digugurkan. Sedangkan dokumen penawaran yang memenuhi persyaratan akan dilakukan ranking berdasarkan acuan yang sudah ditentukan. Panitia pengadaan selanjutnya akan mengambil 3 ranking teratas (urutan 1, 2, dan 3). Selanjutnya panitia pengadaan akan membuat berita acara evaluasi dokumen penawaran dan mengirimkan berita acara tersebut kepada pejabat pembuat komitmen. 3.15.
Penetapan Pemenang
Setelah menerima berita acara evaluasi maka pejabat pembuat komitmen akan cek apakah jumlah calon rekanan yang lolos kurang dari tiga. Jika jumlah perusahaan yang lolos kurang dari tiga calon rekanan dan proses lelang baru pertama kali dilaksanakan maka harus dilaksanakan lelang ulang. Akan tetapi jika sudah pernah dilaksanakan lelang ulang dan ternyata jumlah calon rekanan yang lolos masih kurang dari tiga maka dilaksanakan penunjukan langsung. Jika pada proses lelang yang pertama ternyata sudah ada minimal tiga calon rekanan yang memenuhi persyaratan maka akan dilakukan pertimbangan sebelum memutuskan siapa yang akan dijadikan pemenang. Kandidat pemenang terkuat adalah calon rekanan yang menempati ranking pertama. Jika yang dimenangkan adalah calon rekanan yang menempati selain ranking pertama maka harus ada penjelasan yang logis dan dapat diterima mengapa bukan ranking pertama yang dijadikan pemenang. Setelah ditentukan siapa pemenangnya atau sudah diputuskan kalau harus lelang ulang maka pejabat pembuat komitmen mengirimkan surat penetapan pemenang kepada pejabat pembuat komitmen. 3.15.1. Masa Sanggah Penetapan Pemenang
Pada tanggal yang ditentukan maka calon rekanan diminta kehadirannya untuk menyaksikan pembukaan dokumen penawaran. Pada saat hadir dalam rapat pembukaan dokumen tersebut maka pertama kali mereka harus mengisi daftar hadir. Berikutnya panitia pengadaan membuka kotak penyimpanan dokumen penawaran. Panitia pengadaan akan mengecek kelengkapan dan keabsahan dari dokumen penawaran tersebut disaksikan oleh calon rekanan. Setelah semua dokumen dicek maka dibuatkan berita acara pembukaan dokumen penawaran. Berita acara tersebut kemudian ditandatangani oleh panitia pengadaan dan dua calon rekanan yang ditunjuk untuk mewakili semua calon rekanan yang hadir. Berita acara tersebut kemudian digandakan dan dibagikan ke semua calon rekanan baik yang hadir maupun yang tidak hadir.
Setelah menerima surat penetapan pemenang dari pejabat pembuat komitmen maka panitia pengadaan akan membuat surat penetapan pemenang untuk dikirimkan kepada semua calon rekanan dan ditempelkan di papan pengumuman. Bagi calon rekanan yang tidak puas dengan keputusan panitia pengadaan maka calon rekanan tersebut diberi kesempatan untuk memberikan surat sanggahan kepada panitia pengadaan. Jika alasan sanggahan ternyata benar dan dapat diterima panitia pengadaan maka harus dilakukan lelang ulang. Akan tetapi jika sanggahan tersebut dapat diberikan penjelasan yang masuk akal maka panitia pengadaan akan membuat surat tanggapan dan dikirimkan kepada calon rekanan tersebut. Dan penetapan proses lelang dapat dilanjutkan ke tahap berikutnya.
3.14.
3.16.
Evaluasi Penawaran
Dokumen penawaran yang telah diterima panitia pengadaan selanjutnya dilakukan evaluasi dengan mempergunakan metode yang telah ditentukan dalam dokumen Rencana Kerja dan Syarat. Jika terdapat
Penunjukan Pemenang
Setelah masa sanggahan berakhir dan tidak ada calon rekanan yang memberikan sanggahan atau sanggahan yang masuk dapat diberikan penjelasan yang masuk akal maka panitia pengadaan akan langsung
SISFO-Jurnal Sistem Informasi
menetapkan pemenangnya. Selanjutnya panitia pengadaan akan mengirimkan surat pemberitahuan pemenang kepada semua calon rekanan dan menempelkan surat pemberitahuan tersebut di papan pengumuman. 3.17.
Penandatangan Kontrak
Setelah menerima surat pemberitahuan pemenang maka calon rekanan pemenang akan melengkapi semua dokumen yang diperlukan sebelum kontrak ditandatangani. Setelah semua dokumen diserahkan ke panitia pengadaan dan lengkap maka calon rekanan diminta mempelajari isi surat kontrak yang sudah dipersiapkan oleh panitia pengadaan. Jika ada hal-hal yang kurang berkenan maka rekanan pemenang dapat mendiskusikannya dengan panitia pengadaan. Jika semua pasal dalam surat kontrak sudah disepakati maka rekanan pemenang akan menandatangani kontrak tersebut. Setelah ditandatangani rekanan pemenang maka pejabat pembuat komitmen akan menandatangai surat kontrak tersebut. Dengan telah ditandatanganinya surat kontrak oleh pejabat pembuat komitmen dan rekanan pemenang maka rekanan pemenang sudah dapat memulai pekerjaannya. 4.
Title ID A
2
3
4
5
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN PERANGKAT LUNAK
Berdasarkan proses bisnis diatas maka dapat diketahui kebutuhan dari sistem informasi e-procurement yang akan dikembangkan. Identifikasi kebutuhan ditampilkan dalam bentuk matriks seperti tabel 1,2 dan 3.
6
Tabel 1 – Requirements Document View
Title ID A 1
2
B 1
Full Description Kebutuhan Non Fungsional 1. Target Sistem NF1-11: Sistem informasi yang akan dibangun mempergunakan koneksi internet NF1-12: Sistem informasi harus mampu diakses secara cepat 2. Deskripsi skenario NF2-1. Skenario 1 : Proses lelang harus diulang karena sanggahan penetapan pemenang calon rekanan dapat diterima panitia NF2-4: Skenario 2: Proses lelang berjalan normal sampai ada pemenang dengan ada sanggahan di tahap penetapan pemenang KEBUTUHAN FUNGSIONAL Tahap 1 – Persiapan
P W
R
1
H
7
8 1
H 9
1
H
10 1
H 11
12
Full Description Kebutuhan Non Fungsional 1. Data Panitia pengadaan 2. Data Panitia pengawas 3. Upload dan Download Dokumen prakualifikasi Tahap 2- Pengumuman pengadaan barang/ jasa 1. Data Pengumuman pengadaan barang/jasa Tahap 3- Pengambilan dokumen prakualifikasi 1. Registrasi calon rekanan 2. Download Dokumen prakualifikasi Tahap 4 – Pemasukan dokumen prakualifikasi 1. Dokumen prakualifikasi Tahap 5 – Evaluasi dokumen prakualifikasi 1. Data Dokumen Penilaian 2. Hasil evaluasi prakualifikasi 3. Berita acara evaluasi 4. Surat pengantar 5. Dokumen Prakualifikasi Tahap 6 – Penetapan hasil prakualifikasi 1. Surat lelang ulang 2. Surat penetapan perusahaan yang lolos prakualifikasi 3. Hasil Prakualifikasi Tahap 7- Pengumuman hasil prakualifikasi 1. Surat pemberitahuan hasil prakualifikasi 2. Hasil Prakualifikasi Tahap 8- Masa sanggah prakualifikasi 1. Surat sanggahan 2. Surat tanggapan Tahap 9 – Undangan kepada peserta yang lolos prakualifikasi 1. Surat undangan pengambilan dokumen lelang Tahap 10 – Upload dan Download dokumen Lelang 1. Dokumen lelang Tahap 11 - Penjelasan 1. Surat undangan penjelasan 2. Daftar hadir peserta rapat penjelasan Tahap 12 – Penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan
P W
R
2 3 1
1 1 1
L L H
1
1
H
1 40 1 40
H H
1
1
H
3 1
1 1
L H
1 2 1
1 1 1
H M H
2 1
1 1
M H
1 40
H
1
1
H
1 40
H
1 1
5 5
H H
2
1
M
1 30
H
2 2
M M
1 1
SISFO-Jurnal Sistem Informasi
Title ID A
13
14
15
16
17
18
19
Full Description Kebutuhan Non Fungsional perubahannya 1. Adendum penjelasan Tahap 13 – Pemasukan penawaran 1. Form pemasukan dokumen penawaran Tahap 14-Pembukaan dokumen penawaran 1. Form daftar hadir pembukaan dokumen 2. Berita acara pembukaan dokumen penawaran Tahap 15 –Evaluasi penawaran 1. Upload dan Download Acuan evaluasi 2.. Berita acara evaluasi penawaran Tahap 16 – Penetapan Pemenang 1. Surat penetapan pemenang 2. Surat Pemberitahuan lelang ulang Tahap 17- Masa sanggah penetapan pemenang 1. Surat sanggahan 2. Surat tanggapan Tahap 18- Penunjukan pemenang 1. Surat pemberitahuan pemenang Tahap 19 – Penandatanganan kontrak 1. Upload dan download Surat Kontrak
P W
R
1
1
H
1 30
H
1
1
H
1 30
H
1
1
H
1
1
H
2 30 1 30
M M
1 30 1 30
M M
1
1
M
1
1
H
P:Priority, W:Workload, R:Risk H:High, M:Medium, L:Low Tabel 2 - Traceability Matrix Views
Identifikasi Kebutuhan Tahap 1 – Persiapan 1. Panitia pengadaan 2. Panitia pengawas 3. Dokumen prakualifikasi Tahap 2- Pengumuman pengadaan barang/ jasa 1. Pengumuman pengadaan barang/jasa Tahap 3- Pengambilan dokumen prakualifikasi 1. Registrasi calon rekanan 2. Dokumen prakualifikasi Tahap 4 – Pemasukan dokumen prakualifikasi 1. Dokumen prakualifikasi
S1
S2
v v v
v v v v
v
v
v v
v v
v
v
Identifikasi Kebutuhan Tahap 5 – Evaluasi dokumen prakualifikasi 1. Dokumen Penilaian 2. Hasil evaluasi prakualifikasi 3. Berita acara evaluasi 4. Surat pengantar 5. Dokumen Prakualifikasi Tahap 6 – Penetapan hasil prakualifikasi 1. Surat lelang ulang 2. Surat penetapan perusahaan yang lolos prakualifikasi 3. Hasil Prakualifikasi Tahap 7- Pengumuman hasil prakualifikasi 1. Surat pemberitahuan hasil prakualifikasi 2. Hasil Prakualifikasi Tahap 8- Masa sanggah prakualifikasi 1. Surat sanggahan 2. Surat tanggapan Tahap 9 – Undangan kepada peserta yang lolos prakualifikasi 1. Surat undangan pengambilan dokumen lelang Tahap 10 – Pengambilan dokumen Lelang 1. Dokumen lelang Tahap 11 - Penjelasan 1. Surat undangan penjelasan 2. Daftar hadir peserta rapat penjelasan Tahap 12 – Penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan perubahannya 1. Adendum penjelasan Tahap 13 – Pemasukan penawaran 1. Form pemasukan dokumen penawaran Tahap 14-Pembukaan dokumen penawaran 1. Form daftar hadir pembukaan dokumen 2. Berita acara pembukaan dokumen penawaran Tahap 15 – Evaluasi penawaran 1. Upload dan download Acuan evaluasi 2.. Berita acara evaluasi penawaran Tahap 16 – Penetapan Pemenang 1. Surat penetapan pemenang 2. Surat Pemberitahuan lelang ulang Tahap 17- Masa sanggah penetapan pemenang 1. Surat sanggahan 2. Surat tanggapan Tahap 18- Penunjukan pemenang
S1
S2
v v v v v
v v v v v
v v
v v
v
v
v
v
v
v
v v
v v
v
v
v
v
v v
v v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v v
v
v v
v v
SISFO-Jurnal Sistem Informasi
Identifikasi Kebutuhan 1. Surat pemberitahuan pemenang Tahap 19 – Penandatanganan kontrak 1. Upload dan download Surat Kontrak
S1
S2 v
v
S1: Scenario 1, S2: Scenario 2 S1: Pengadaan barang harus lelang ulang S2: Pengadaan barang tanpa lelang ulang Tabel 3 User Allocation Matrix Views
Identifikasi kebutuhan Tahap 1 – Persiapan 1. Panitia pengadaan 2. Panitia pengawas 3. Dokumen prakualifikasi Tahap 2- Pengumuman pengadaan barang/ jasa 1. Pengumuman pengadaan barang/jasa Tahap 3- Pengambilan dokumen prakualifikasi 1. Registrasi calon rekanan 2. Dokumen prakualifikasi Tahap 4 – Pemasukan dokumen prakualifikasi 1. Dokumen prakualifikasi Tahap 5 – Evaluasi dokumen prakualifikasi 1. Dokumen Penilaian 2. Hasil evaluasi prakualifikasi 3. Berita acara evaluasi 4. Surat pengantar 5. Dokumen Prakualifikasi Tahap 6 – Penetapan hasil prakualifikasi 1. Surat lelang ulang 2. Surat penetapan perusahaan yang lolos prakualifikasi 3. Hasil Prakualifikasi Tahap 7- Pengumuman hasil prakualifikasi 1. Surat pemberitahuan hasil prakualifikasi 2. Hasil Prakualifikasi Tahap 8- Masa sanggah prakualifikasi 1. Surat sanggahan 2. Surat tanggapan Tahap 9 – Undangan kepada peserta yang lolos prakualifikasi 1. Surat undangan pengambilan dokumen lelang Tahap 10 – Pengambilan dokumen Lelang 1. Dokumen lelang Tahap 11 - Penjelasan
A B C D E F V V
v v v
v
v v v
v v
v v v v v v
V v V v v
Identifikasi kebutuhan 1. Surat undangan penjelasan 2. Daftar hadir peserta rapat penjelasan Tahap 12 – Penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan perubahannya 1. Adendum penjelasan Tahap 13 – Pemasukan penawaran 1. Form pemasukan dokumen penawaran Tahap 14-Pembukaan dokumen penawaran 1. Form daftar hadir pembukaan dokumen 2. Berita acara pembukaan dokumen penawaran Tahap 15 – Evaluasi penawaran 1. Acuan evaluasi 2.. Berita acara evaluasi penawaran Tahap 16 – Penetapan Pemenang 1. Surat penetapan pemenang 2. Surat Pemberitahuan lelang ulang Tahap 17- Masa sanggah penetapan pemenang 1. Surat sanggahan 2. Surat tanggapan Tahap 18- Penunjukan pemenang 1. Surat pemberitahuan pemenang Tahap 19 – Penandatanganan kontrak 1. Surat Kontrak
A B C D E F v v v v
v
v
v
v
v v v v
v v
v v v v
v
v v
v v
v
v
v
v
A: Pembuat komitmen B: Panitia pengadaan C: Calon rekanan D: Calon rekanan yg lolos prakualifikasi E: Rekanan pemenang F: Administrator
v v v
5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan
v v v
v
v
v
v
Identifikasi kebutuhan dilakukan pada proses pengadaan barang/ jasa dengan metode prakualifikasi yang terdiri dari 19 tahap pelaksanaan mulai dari tahap pengumuman lelang sampai dengan penandatangan kontrak pelaksanaan pekerjaan. Berdasarkan identifikasi kebutuhan tersebut maka sistem informasi e-procurement yang nantinya akan dibangun tidak akan seluruhnya menggantikan dokumentasi kontrak hardcopy dengan dokumen
SISFO-Jurnal Sistem Informasi
kontrak softcopy. Dokumen kontrak masih mempergunakan dokumen hardcopy. Sistem informasi e-procurement hanya akan membantu proses untuk menjalankan lelang tersebut. Berdasar identifikasi kebutuhan maka beberapa dokumen lelang yang biasanya harus dibeli calon rekanan nantinya tidak perlu dilakukan lagi karena dengan mempergunakan sistem informasi eprocurement yang akan dibangun dokumen tersebut dapat di-download tanpa biaya. Yang penting calon rekanan harus terdaftar dahulu. Biaya publikasi lelang yang biasanya cukup mahal maka dapat dipangkas karena publikasi lelang akan dilakukan dengan mempergunakan jalur internet. 5.2. Saran Beberapa dokumen yang masih berbentuk hardcopy seharusnya dapat diubah menjadi dokumen elektronik. Untuk itu diperlukan adanya payung hukum yang kuat untuk membuat seluruh dokumen hardcopy bisa menjadi elektronik. 6. DAFTAR PUSTAKA Bray, I., 2002, Introduction To Requirement Engineering. Keputusan Presiden No.80 tahun 2003. Presman, 2003, Roger S.Software Engineering, Prentice Hall. Universitas Diponegoro, 2006, Modul Pelatihan Pengadaan Barang dan Jasa.
