ID-Ware II Posílání upozornění e-mailem na událost s datumovou závislostí
Obsah 1.Princip činnosti.........................................................................................................3 2.Nastavení uživatelských práv a příkazů..................................................................3 3.Popis uživatelského prostředí..................................................................................7 3.1.Detail upozornění.............................................................................................7 3.2.Seznam upozornění dle osoby.........................................................................9 3.3.Seznam upozornění všech osob....................................................................10 4.Práce v uživatelském prostředí..............................................................................11 4.1.Detail upozornění............................................................................................11 4.1.1.Vytvoření nového upozornění.................................................................12 4.1.2.Editace již vytvořeného upozornění........................................................14 4.1.3.Kopírování upozornění............................................................................16 4.1.4.Smazání upozornění...............................................................................19 4.1.4.1Smazání upozornění z Detailu upozornění......................................19 4.1.4.2Smazání upozornění ze Seznamu upozornění dle osoby................20 4.1.4.3Smazání upozornění ze Seznamu upozornění všech osob.............21 4.2.Seznam upozornění dle osoby.......................................................................22 4.3.Seznam upozornění všech osob....................................................................23
E-mailová upozornění
2
1.12.2008
Posílání upozornění e-mailem na událost s datumovou závislostí (konec platnosti průkazů, lékařských prohlídek) Tato nová funkce umožňuje zasílání upozornění na událost s datumovou závislostí prostřednictvím e-mailu a to definovaný počet dnů před tím, něž má událost nastat. Událost – např. pravidelné lékařské prohlídky, končící platnost různých průkazů ( jeřábnický, svářečský, vysokozdvižný vozík atp.). E-mailová upozornění se budou zasílal pro aktivní a platné osoby (v době zasílání e-mailu musí být položka Je aktivní-Ano a Platnost do >= aktuální datum). Podmínkou funkčnosti zasílání emailových upozornění je: používání SMTP serveru firmou nutnost denního spuštění modulu OsobaEcho.exe, jenž bude e-maily zasílat nakonfigurování souboru OsobaEcho.ini ( konfigurují se parametry SMTP serveru ) minimálně verze idware.dll 2.0.3.685 na tuto vlastnost se vztahuje licence takže pro aktivaci musí být povolen parametr v licenčním souboru Lokalizace a význam jednotlivých souborů OsobaEcho.exe (C:\Program Files\IDKarta\IDWare) – Je žádoucí nastavit spouštění tohoto souboru v plánovači IDScheduler. OsobaEcho.ini (C:\Program Files\IDKarta\IDWare\Ini)– konfigurační soubor. Obsahuje parametry SMTP Serveru ( IP adresu, přihlašovací jméno a heslo k SMTP serveru atp.) a další parametry pro začátek, konec a interval zasílání emailů. Parametry jsou v ini souboru popsány. OsobaEcho.log (C:\Program Files\IDKarta\IDWare\Log) – Obsahuje informace o odeslaných e-mailech a další informace o běhu modulu OsobaEcho.exe
1. Princip činnosti V pracovním okně Osoba-detail si uživatel pro konkrétní osobu vytvoří jednotlivé položky/upozornění, o kterých chce zasílat informační e-mail (Seznam upozornění dle osoby). Pro každé upozornění nadefinuje základní parametry (Detail upozornění) jako název a popis události, začátek platnosti, doba platnosti, případně další (viz dále Detail upozornění). Systém na základě nastavení zašle definovaný počet dnů před tím než má událost nastat upozorňovací e-mail na určené e-mailové adresy. Vzhledem k tomu, že tato funkce slouží k upozornění zaměstnavatele na vypršení určitého termínu (např. lékařské prohlídky), po splnění události uživatel zedituje datum Začátku platnosti, upraví na datum nové na které se bude dále vztahovat doba platnosti. Pro případ výpadku emailového serveru nebo klienta (emailové aplikace) existuje Seznam upozornění všech osob ve kterém uživatel uvidí, které události nastanou např. aktuální měsíc, následující měsíc pro všechny (jemu povolené) osoby.
2. Nastavení uživatelských práv a příkazů V případě, že má uživatel nastavena administrátorská práva, nemusí mu být nic víc nastavováno pro práci s uživatelským rozhraním
E-mailová upozornění
3
1.12.2008
V případě, že nemá administrátorký přístup je rozsah práce s upozorněními osob/zaměstnanců závislý na nastavení uživatelských práv druhu záznamu PoziceOsoba.
E-mailová upozornění
4
1.12.2008
Dále je důležité povolení příkazů, které jsou ve výchozím stavu všechny zakázány, především pro následující kategorie příkazů: Ostatní příkazy
Osoby
Upozornění detail
E-mailová upozornění
5
1.12.2008
Upozornění dle osoby
Upozornění všech osob
E-mailová upozornění
6
1.12.2008
3. Popis uživatelského prostředí 3.1. Detail upozornění Přes Detail upozornění se realizuje nastavení parametrů upozornění. Parametry upozornění jsou platné pro jedno konkrétní upozornění a jednoho konkrétního zaměstnance. Při změně a uložení parametrů již vytvořeného upozornění systém umožní znovunačtení nových/změněných parametrů bez nutnosti restartu systému. Na obrázku níže je nevyplněný Detail upozornění.
Datum události Zasílání emailových upozornění je určeno především ke sledování datumů ukončení platnosti průkazů a lékařských prohlídek. Datum události je roven datumu ukončení platnosti. Datum události je vypočten dle níže popsaných parametrů „Začátek platnosti“ a „Doba platnosti“. Emailové upozornění bude zasláno definovaný počet dnů před datumem události – viz. parametr „Počet dnů předem“ . Parametry upozornění: Osoba – příjmení a jméno soby na kterou se vztahuje definovaná událost. Název události - textové pole, které slouží jako položka "Předmět" v e-mailu. Současně text je v Seznamu událostí zobrazen ve sloupci „Název“. Jednotlivé události lze pak podle sloupce „Název“ setřídit vzestupně, či sestupně, filtrovat dle hodnoty atp. Proto je vhodné při definici názvu události používat takové názvy, které co nejlépe charakterizují danou událost a současně ji dostatečně odlišují od událostí podobných abychom si v budoucnu ulehčili vyhledávání E-mailová upozornění
7
1.12.2008
konkrétních událostí. Doporučujeme v názvu události uvádět např. Lékařská prohlídka, Z-E1 Svařečský průkaz, Z-G1 Svařečský průkaz, L-Vysokozdvižný vozík el. ručně vedený, E1-Vysokozdvižný vozík el. do 5t., E2-Vysokozdvižný vozík el. nad 5t., H1-Vysokozdvižný vozík spal. do 5t, H2-Vysokozdvižný vozík spal. nad 5t. atp. Popis události - textové pole, případně víceřádkové textové pole. Slouží jako samotný text e-mailu. Např. " Za 14 dnů konec svářečského průkazu". V popisu události může být například uveden také kontakt na firmu realizující školení. Začátek platnosti: dd.mm.rrrr - je datumový údaj (ve formátu d.m.rrrr), jenž určuje datum poslední lékařské prohlídky, datum získání určitého průkazu nebo v případě sledování narozenin je to datum posledních narozenin. Přičtením parametru „Doba platnosti“ k tomuto údaji je vypočten „Datum události“. Doba platnosti – 3 x číslo - počet dnů, počet měsíců, počet roků. Tento parametr určuje dobu platnosti průkazu nebo lékařské prohlídky (v případě sledování narozenin je doba platnosti jeden rok). V případě, že je požadováno opakované zasílání upozornění, tak tento parametr definuje také interval opakování, ve kterém budou upozornění zasílána. S použitím tohoto parametru a parametru „Začátek platnosti“ je určen „Datum události“ (viz. předchozí text). Zasílat e-mail – Ano/Ne – parametr povoluje/zakazuje zasílání e-mailů. Počet dnů předem - číslo – určuje kolik dnů před „Datumem události“ má být zasláno emailového upozornění. Opakovat zasílání emailu – ano/ne – určuje zda se má emailové upozornění zasílat opakovaně (tedy více než jednou). Hodnota „Ne“ určuje, že se upozornění pošle pouze jednou. Hodnota „Ano“ určuje, že se upozornění bude zasílat opakovaně v intervalu, jenž definuje parametr „Doba platnosti“. Další upozornění bude odesláno o hodnotu parametru „Doba platnosti“ později než bylo odesláno poslední upozornění. Seznam emailů – víceřádkový text – seznam emailových adres, na které má být zasláno upozornění, oddělovač čárka, eventuelně mohou být jednotlivé adresy uváděny v textovém poli pod sebou bez oddělovače. Upozorňovací e-mail Předmět: V položce Předmět bude text dle parametru "Název události" z Detailu upozornění. Kromě toho tam budou následující informace: a) osobní číslo, příjmení, jméno zaměstnance b) datum kdy skutečně má událost nastat Obsah: Obsah e-mailu bude text dle parametru „Popis události“ Příklad emailu Předmět: Upozornění: Jan Novák os.číslo 101 - Lékařská prohlídka: 20.8.2008 Za 14 dnů vyprší lékařská prohlídka Zasílání upozornění na narozeniny V případě, chceme-li posílat upozornění na narozeniny bude se datum parametru Začátek platnosti vztahovat nikoliv ke skutečnému roku narození, ale k roku posledních narozenin. Příklad: E-mailová upozornění
8
1.12.2008
Skutečné datum narozenin: 14.11.1967 Aktuální datum: 18.7.2008 Parametry: Začátek platnosti: 14.11.2007 Doba platnosti: 1 rok
3.2. Seznam upozornění dle osoby Detail osoby obsahuje formulář Seznam upozornění dle osoby, což jsou všechna nadefinovaná upozornění pro danou osobu. Přes tento seznam se zobrazí Detail upozornění v němž lze realizovat editaci a nastavování parametrů jednotlivých upozornění. Zároveň slouží k přehledu kolik událostí se u konkrétního zaměstnance sleduje. Na obrázku níže je doposud needitovaný formulář Seznam upozornění dle osoby.
E-mailová upozornění
9
1.12.2008
Na dalším obrázku je formulář Seznam upozornění dle osoby s vytvořeným seznamem upozornění.
3.3. Seznam upozornění všech osob Formulář Seznam upozornění všech osob slouží pro kontrolu ukončení platnosti (datumu události) hromadně pro více osob najednou pro zvolený datumový rozsah – např. pro předchozí měsíc, aktuální měsíc, další měsíc apod.nebo také pro kontrolu E-mailová upozornění
10
1.12.2008
nastavení zpráv určitého typu dle názvu zprávy. Uživatel tedy bude vidět které události nastanou např. aktuální měsíc pro všechny (jemu povolené) osoby. Toto řešení nabízí alternativu ke kontrole emailů pro případy např. výpadku emailového serveru nebo klienta (emailové aplikace). Formulář Seznam upozornění všech osob se zobrazí po volbě příkazu Upozornění ve formuláři Seznam osob.
Na obrázku níže ze zobrazen formulář Seznam upozornění všech osob v případě, že ještě žádná osoba nemá nadefinováno žádné upozornění.
V případě, že již máme vydefinovány upozornění u více zaměstnanců, bude formulář Seznam upozornění všech osob vypadat dle obrázku níže.
4. Práce v uživatelském prostředí 4.1. Detail upozornění Detail upozornění slouží k zadání a editaci parametrů upozornění.
E-mailová upozornění
11
1.12.2008
4.1.1. Vytvoření nového upozornění
Chceme-li vytvořit nové upozornění pro konkrétního zaměstnance, je třeba si nejdříve zobrazit Detail osoby kliknutím na osobní číslo zaměstnance ve formuláři Seznam osob. Zobrazí se Detail osoby s formulářem Seznam upozornění dle osoby. Volbou příkazu Nový ve formuláři Seznam upozornění dle osoby vyvoláme Detail upozornění.
Po vyplnění požadovaných údajů a volbě příkazu Uložit bude Detail upozornění vypadat dle následujícího obrázku.
E-mailová upozornění
12
1.12.2008
Po zadání dalších upozornění dané osobě a jejich uložení se pak všechna nadefinovaná upozornění zobrazí ve formuláři Detail upozornění dle osoby v Detailu osoby dle následujícího obrázku.
E-mailová upozornění
13
1.12.2008
4.1.2. Editace již vytvořeného upozornění
Pro editaci již vytvořeného upozornění slouží opět Detail upozornění. Detail již vytvořeného upozornění zobrazíme a) z Detailu osoby kliknutím na název upozornění ve formuláři Seznam upozornění dle osoby
E-mailová upozornění
14
1.12.2008
b) ze Seznamu upozornění všech osob kliknutím na název upozornění
Po volbě některého z obou výše zmíněných způsobů se zobrazí Detail upozornění.
Po editaci požadované položky (v tomto případě např. Začátek platnosti ) a volbě příkazu Uložit se zobrazí upozornění s aktualizovanými údaji ( viz obrázek níže ).
E-mailová upozornění
15
1.12.2008
4.1.3. Kopírování upozornění
Nová upozornění jednotlivým zaměstnancům lze také kopírovat z databáze již vytvořených upozornění. Stejně jako v předešlých případěch je zapotřebí nejdříve si zobrazit Detail upozornění. K zobrazení Detailu upozornění je v tomto případě vhodnější použít formulář Seznam upozornění všech zaměstnanců, protože záznamy v tomto seznamu lze vhodně třídit dle jednotlivých sloupců a uživatel si tak může lépe vybrat zdrojové upozornění ( například podle datumu začátku nebo názvu upozornění ).
Zobrazí se Detail upozornění, které chceme zkopírovat jinému zaměstnanci. E-mailová upozornění
16
1.12.2008
V Detailu upozornění (formulář Opravit upozornění) zvolíme příkaz Kopie. Zobrazí se nový Detail upozornění (formulář Nové upozornění). V položce Název události je před názvem události text „Kopie“, což upozorňuje uživatele, že vytváří kopii upozornění.
E-mailová upozornění
17
1.12.2008
Jednotlivé položky formuláře obsahují texty a data původního záznamu/formuláře. Při kopírování dále postupujeme tak, že v rozbalovacím seznamu položky Osoba vyhledáme zaměstnance, kterému chceme dané upozornění kopírovat a klikneme na něj (text se podbarví modrou barvou) a odstraníme z Názvu události text „Kopie“.
Další položky jsou také editovatelné, takže je možné je v případě potřeby, před uložením upravit ( např. Začátek platnosti ). Pak zvolíme příkaz Uložit. Takto dojde ke zkopírování upozornění jinému zaměstnanci.
E-mailová upozornění
18
1.12.2008
4.1.4. Smazání upozornění
Smazání upozornění lze několika způsoby 4.1.4.1 Smazání upozornění z Detailu upozornění Po zobrazení Detailu upozornění volíme příkaz Smazat.
Zobrazí se dialog pro mazání záznamu – upozornění.
Volbou příkazu Smazat v dialogu pro mazání záznamu – upozornění dojde k nevratnému smazání záznamu.
E-mailová upozornění
19
1.12.2008
4.1.4.2 Smazání upozornění ze Seznamu upozornění dle osoby Zobrazíme si Detail osoby. Ve formuláři Seznam upozornění dle osoby označíme záznam-upozornění, které chceme smazat a zvolíme příkaz Smazat.
E-mailová upozornění
20
1.12.2008
Zobrazí se dialog pro mazání záznamu – upozornění.
Volbou příkazu Smazat v dialogu pro mazání záznamu – upozornění dojde k nevratnému smazání záznamu. 4.1.4.3 Smazání upozornění ze Seznamu upozornění všech osob Zobrazíme si Seznam upozornění všech osob. V tomto formuláři označíme záznamupozornění, které chceme smazat a zvolíme příkaz Smazat.
Zobrazí se dialog pro mazání záznamu – upozornění.
Volbou příkazu Smazat v dialogu pro mazání záznamu – upozornění dojde k nevratnému smazání záznamu.
E-mailová upozornění
21
1.12.2008
4.2. Seznam upozornění dle osoby Formulář Seznam upozornění dle osoby slouží k zobrazení všech nadefinovaných upozornění pro daného zaměstnance a volbou názvu upozornění se zobrazí Detail upozornění. Zobrazí se v Detailu osoby. Detail osoby je dostupný z formuláře Seznam osob volbou osobního čísla zaměstnance.
Formulář Seznam upozornění dle osoby se chová stejně, jako kterýkoliv jiný formulář typu Seznam záznamu. To znamená, že záznamy lze třídit dle jednotlivých sloupců E-mailová upozornění
22
1.12.2008
vzestupně/sestupně, povolovat/zakazovat zobrazení jednotlivýách sloupců, měnit pořadí jednotlivých sloupců, mazat kterýkoliv záznam atp.
4.3. Seznam upozornění všech osob Seznam upozornění všech osob slouží k zobrazení upozornění všech zaměstnanců.
Formulář Seznam upozornění všech osob se chová stejně, jako kterýkoliv jiný formulář typu Seznam záznamů. To znamená, že záznamy lze třídit dle jednotlivých sloupců vzestupně/sestupně, povolovat/zakazovat zobrazení jednotlivých sloupců, měnit pořadí jednotlivých zobrazených sloupců, záznamy lze tisknou a exportovat, filtrovat, mazat kterýkoliv záznam, zobrazovat Detail upozornění atp.
E-mailová upozornění
23
1.12.2008
