IBM Maximo Asset Management változat 7 alváltozat 6. Munkafolyamat megvalósítási kézikönyv

IBM Maximo Asset Management változat 7 alváltozat 6

Munkafolyamat megvalósítási kézikönyv

Megjegyzés A kiadvány és a tárgyalt termék használatba vétele előtt olvassa el a “Nyilatkozatok” oldalszám: 47 szakasz tájékoztatását.

Ez a kiadás az IBM® Maximo Asset Management 7.6.0 változatára, és minden azt követő változatra és módosításra vonatkozik mindaddig, amíg az újabb kiadások ezt másképp nem jelzik. © Szerzői jog IBM Corporation 2008, 2014. © Copyright IBM Corporation 2008, 2014.

Tartalom Munkafolyamatok megvalósítása . . . . 1 Munkafolyamat bemutatása . . . . . . . . . Munkafolyamatokkal használt alkalmazások . . . Munkafolyamat tervezési folyamat . . . . . . Üzleti folyamat elemzések. . . . . . . . Munkafolyamat eszközpaletta gombok . . . . Munkafolyamatok elemei . . . . . . . . Munkafolyamatok példái . . . . . . . . Munkafolyamat-rekordok létrehozása . . . . . . Konfigurációs előfeltételek . . . . . . . . Munkafolyamat-adminisztráció . . . . . . Munkafolyamatok biztonsági engedélyei . . . Szinonima státuszok . . . . . . . . . Munkafolyamatok példányainak leállítása . . . Tesztkörnyezet tervezés . . . . . . . . Munkafolyamatok létrehozása . . . . . . . Műveletek tulajdonságainak megadása. . . . Feltételcsomópontok tulajdonságainak megadása Interakciós csomópontok tulajdonságainak megadása . . . . . . . . . . . . Kézi adatbeviteli csomópontok tulajdonságainak megadása . . . . . . . . . . . . Alfolyamat csomópontok tulajdonságainak megadása . . . . . . . . . . . . Feladatcsomópontok tulajdonságainak megadása. Várakozási csomópontok tulajdonságainak megadása . . . . . . . . . . . . Csomópontok és kapcsolati vonalak hozzáadása . Munkafolyamat beállítása automatikus kezdeményezésre . . . . . . . . . . Folyamatok beállítása, hogy ne induljanak el automatikusan . . . . . . . . . . . Munkafolyamatok tesztelése . . . . . . . . Munkafolyamat tesztelés . . . . . . . . Munkafolyamatok érvényesítése . . . . . Munkafolyamatok engedélyezése . . . . . Munkafolyamatok aktiválása . . . . . . Munkafolyamatok letiltása . . . . . . .

© Szerzői jog IBM 2008, 2014

. 1 . 1 . 2 . 3 . 5 . 6 . 16 . 20 . 21 . 21 . 21 . 22 . 22 . 23 . 23 . 23 . 24 . 25 . 26 . 27 . 27 . 28 . 29 . 30 . . . . . . .

31 31 31 32 32 32 33

Munkafolyamat előzmény megjelenítése . . . . Munkafolyamat-hozzárendelések megjelenítése egy munkafolyamat-támogatással rendelkező alkalmazásból . . . . . . . . . . . . Munkafolyamat térkép megjelenítése . . . . . Munkafolyamatok módosítása . . . . . . . . Folyamat felülvizsgálat létrehozása. . . . . . Aktív munkafolyamatok szinkronizálása . . . . Szinkronizált folyamatok megjelenítése . . . . Munkafolyamat-támogatás hozzáadása alkalmazásokhoz . . . . . . . . . . . Eszköztárgombok hozzáadása az aktív munkafolyamatok számára . . . . . . . . Aktív munkafolyamatok eszköztárgombjainak módosítása . . . . . . . . . . . . . Munkafolyamatok törlése . . . . . . . . Munkafolyamatok integrálása . . . . . . . . Munkafolyamat műveletek exportálása . . . . Munkafolyamat kommunikációs sablonok exportálása . . . . . . . . . . . . . Munkafolyamat szerepek exportálása . . . . . Munkafolyamat-támogatási adatok kezelése . . . Munkafolyamat-támogatási adatok importálása . . Munkafolyamatok exportálása . . . . . . . Munkafolyamatok kezelése . . . . . . . . Munkafolyamatok importálása . . . . . . . Munkafolyamat/beérkező üzenet hozzárendelések portál kisalkalmazás . . . . . . . . . . . Munkafolyamat postafiók beállítása . . . . . Adminisztrátori e-mail értesítések beállítása . . . Munkafolyamat-hozzárendelések újra-hozzárendelése . . . . . . . . . . Újra-hozzárendelési értesítések küldése . . . . Munkafolyamat-hozzárendelések végrehajtása . . Hozzárendelések törlése . . . . . . . . .

33

34 34 34 35 35 35 36 36 37 37 38 39 39 40 41 41 42 42 43 43 43 44 45 45 45 46

Nyilatkozatok . . . . . . . . . . . . 47 Védjegyek .

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

. 49

iii

iv


Munkafolyamatok megvalósítása A Munkafolyamat szolgáltatásai lehetővé teszik az ismétlődő üzleti és rekordkezelési folyamatok automatizálását. Ez a vállalaton belül nagyobb hatékonyságot és felelősségre vonhatóságot biztosít.

Munkafolyamat bemutatása A Munkafolyamat alkalmazásban megtervezheti, kialakíthatja, összeállíthatja, tesztelheti, megvalósíthatja és kezelheti a munkafolyamatokat. A munkafolyamat lehetővé teszi az üzleti folyamatok elektronikus formában való létrehozását, ezzel lehetővé téve rekordokra való alkalmazását. Egy rekord mozgását egy folyamaton belül az indulástól a befejezésig felügyelheti. Egyéneket utasíthat rekordok kezelésére, elérhetetlen munkatársak esetén megbízottakat határozhat meg, meggyőződhet arról, hogy az egyének időben cselekszenek, és létezik megfigyelési nyomkövetés minden egyes rekordhoz és folyamathoz. A Munkafolyamat a szoftver integrált része. A munkafolyamatok és az azokat támogató rekordok rendszerszintűek egy több telephellyel rendelkező megvalósításban. A munkafolyamatok minden szervezethez és telephelyhez használhatók. Logikai elágazások alkalmazásával olyan folyamatokat és alfolyamatokat alakíthat ki, melyek egy adott szervezetre vagy egy adott telephelyre vonatkoznak. Bármilyen üzleti objektumhoz létrehozhat munkafolyamatot. Mivel minden alkalmazáshoz Maximo Asset Management üzleti objektumok társulnak, továbbá képesek ügyfél Java™ osztályok futtatására, bármely alkalmazáshoz összeállíthatók munkafolyamatok (az egyéni és a klónozott alkalmazásokat is beleértve). A munkafolyamat rugalmas hozzáállással kezeli a hozzárendeléseket. A hozzárendelések számára az aktív hozzárendelés-csoportok futás közbeni létrehozása érdekében hozzárendelti viszonyokat határozhat meg. A feladatokhoz rendelt felhasználók hozzárendelési értesítéseket kaphatnak a postafiókjukba vagy az e-mail postaládájukba, így a felhasználóknak nem szükséges keresni a hozzárendeléseiket. A munkatársak és az adminisztrátorok újra-hozzárendelhetnek munkafolyamat feladatokat, leállíthatnak egy folyamatpéldányt, és kivonhatnak egy rekordot a munkafolyamat irányítása alól. Meghatározhatja, hogy a folyamat melyik pontján szükséges e-mail értesítéseket létrehozni. Ha a munkatársak elérhetetlenek, akkor megbízottakat lehet meghatározni. A munkafolyamat képes futtatni a helyi kiszolgáló rendszerkönyvtárában tárolt programokat (például egy parancsfájlt vagy .exe fájlt). Egy adott rekordtípus munkafolyamata képes elindítani egy másik típusú rekord folyamatát. Például egy szolgáltatásigénylés indíthat egy incidensfolyamatot. Egy folyamat alfolyamatokat is tartalmazhat. Például rekordok különböző alosztályaihoz vagy más telephelyekről származó rekordokhoz. Ha egy folyamat felhasználói beavatkozást igényel, akkor a rendszer a felhasználót egy adott alkalmazáshoz, laphoz vagy művelethez irányíthatja.

Munkafolyamatokkal használt alkalmazások A munkafolyamat egyéb alkalmazásokkal kerül felhasználásra, melyek közvetlenül vagy közvetve támogatják a működését. Műveletek Műveletek és műveletcsoportok létrehozásra és kezelése. A műveletek kapcsolati © Szerzői jog IBM 2008, 2014

1

vonalakkal vannak társítva a Munkafolyamatban, és a továbbítás által aktiválódnak, ahogy egy rekord csomópontról csomópontra halad. Kommunikációs sablonok A rendszer által az e-mail üzenetek előállításakor használt sablonok létrehozása és kezelése. A Munkafolyamat az értesítésekhez használja a kommunikációs sablonokat. Eszkalációk Eszkalációs folyamatok létrehozása és kezelése. Az eszkaláció egy olyan, időérzékeny rekordok és kulcsfontosságú hatékonysági mutatók megfigyelésére szolgáló mechanizmus, amely műveleteket hajthat végre, vagy értesítéseket küldhet, amikor egy rekord elér egy megadott eszkalációs pontot. A munkafolyamat a feladat-hozzárendelésekhez használhat eszkalációkat. Postafiók/hozzárendelések telepítő A felhasználó Indítóközpontjában lévő Munkafolyamat postafiók beállítása. Személyek A rekordokon bármilyen mennyiségben szereplő egyének rekordjainak létrehozása és kezelése. A Munkafolyamat a személyrekordokat hozzárendelések és értesítések készítésekor használja. Személycsoportok Személycsoportok rekordjainak létrehozása és kezelése. A Munkafolyamat a személycsoport rekordokat hozzárendelések és értesítések készítésekor használja. Szerepek Szerepkörök rekordjainak létrehozása és kezelése. Minden szerepkör feloldása egy személy, egy személycsoport vagy egy e-mail cím. Minden munkafolyamathozzárendelés és értesítés szerepkörhöz jön létre. Munkafolyamat-adminisztráció A munkafolyamatok hozzárendeléseinek és aktív példányainak megjelenítése és módosítása. Munkafolyamat-tervező Munkafolyamatok létrehozása, megjelenítése és módosítása. Munkafolyamat postafiók Munkafolyamat-hozzárendelések megjelenítése és megválaszolása. A munkafolyamat-hozzárendeléseket továbbít a felhasználók postafiókjaiba.

Munkafolyamat tervezési folyamat A munkafolyamatokat meg lehet úgy tervezni, hogy az üzleti feladatok végrehajtásának leghatékonyabb módjait testesítsék meg. Kiértékelheti a jelenlegi gyakorlatok eredményeit, és megállapíthatja, hogyan lehet továbbfejleszteni és szabványosítani a folyamatokat, mielőtt megtervezné a munkafolyamatokat. Ha létrehoz egy munkafolyamatot, akkor a termék a megadott útvonalakon irányítja át a rekordokat. Egy folyamat tervezésekor győződjön meg róla, hogy minden eshetőséggel számolt az egyes döntési pontokban, és számba vett minden útvonalat, amelyen egy rekord haladhat. A munkafolyamat megvalósítást egyszerű folyamatokkal kezdheti. A későbbiekben tovább bonyolíthatja a szerkezetet. Optimális munkafolyamatok megtervezéséhez tartsa szem előtt az alábbi irányelveket: v Az általános folyamatok kevesebb karbantartást igényelnek, mint a kifejezetten specifikusak. Például többször lehet szükség egy személyhez kötődő szerepkör módosítására, mint egy személycsoporthoz kötődő szerepkör esetén.

2


v A folyamatok tervezésénél gondolja át, hogy mikor kell a rendszernek értesítéseket előállítania. A rendszer akkor képes értesítéseket előállítani, ha az alábbi események történnek egy folyamatban: – a rekord elér egy döntési pontot (csomópont) – a rekord egy adott útvonalat (kapcsolati vonal) követ egy folyamatban – feladat-hozzárendelések történnek v A folyamatok tervezésénél gondolja át, hogyan kezelje a rendszer a nem beállított értékeket. A folyamat elérhet egy döntési pontot, amely a rekord adatait értékeli ki, és ezek az adatok hiányozhatnak a rekordból. v Ha egy rekord a negatív útvonalra kerül, kialakíthatja úgy a rekordot, hogy módosítható legyen oly módon, hogy a pozitív útvonalra kerüljön. A rekordot úgy is kialakíthatja, hogy végleg kilépjen a folyamatból. v Ha egy rekord egy visszautasítást követően ismét áthaladhat egy folyamaton, akkor meghatározhatja annak korlátját, hogy egy rekord hányszor ismételheti meg a folyamatot. v Próbálja meg elkerülni, hogy különálló csomópontcsoportok és kapcsolati vonalak jöjjenek létre egyazon funkcióval a folyamat különböző pontjain. Hatékonyabb ugyanannak a kódnak a ciklikus használata, vagy egy alfolyamat létrehozása. v A korlátozott számú csomópontot tartalmazó egyszerű folyamatok hibaelhárítása és karbantartása könnyebb. Ha a folyamatban lévő csomópontok száma túl nagy, akkor a folyamatot szétbonthatja alfolyamatokra. v SQL utasítások írásakor tartsa szem előtt, hogy az SQL szintaxis hogyan befolyásolja, hogy a termék miként értelmezi az utasításokat. Az alábbi példák a kettőspont használatát mutatják be az SQL utasításokban: – ASSETNUM - (kettőspont nélkül) A terméket arra utasítja, hogy az adatbázisba menjen az eszközrekordért. – ASSETNUM - (kettősponttal) A terméket arra utasítja, hogy a memóriában lévő eszközrekordot használja (amely pillanatnyilag az ablakban van).

Üzleti folyamat elemzések Az üzleti gyakorlat felöleli a cég irányítását. A folyamatok elemzését azzal kezdheti, hogy információkat gyűjt a vállalatról. Ezek az információk segítenek annak megállapításában, hogy mely folyamattípusokat automatizálhatja.

Vállalati elemzés Az alábbi vállalati információkat gyűjtse be, hogy azokat felhasználhassa a munkafolyamatok tervezésekor: v Ha rendelkezik szervezeti diagrammal, akkor tekintse azt át annak megfigyeléséhez, hogy a vállalat miként van rendszerezve. v Ha a vállalat többnemzetiségű, akkor listázza ki a munkafolyamatokhoz szükséges nyelveket. v Gyűjtse be az üzleti folyamokat, amelyek a szervezet üzleti egységeit dokumentálják. Ha ugyanazokhoz a szervezetekhez különböző folyamok léteznek különféle helyeken, akkor gyűjtse be azokat a folyamokat. Hasonlítsa össze az egyes helyek üzleti gyakorlatait annak megállapításához, hogy az eltérések jelentősek-e. v Tekintse át a szabványos üzemeltetési eljárásokat, mint például az ISO 9000 minőségbiztosítás vagy az ISO 14000 eljárások. v Tekintse át az iparág szabályozási követelményeit, és hogy azok milyen hatással vannak az üzleti folyamataira. v Tekintse át a szabályzatokat, melyek meghatározzák, hogy ki felelős a költségvetések létrehozásáért.

Munkafolyamatok megvalósítása

3

v Tekintse át a pénzügyi jóváhagyás korlátait meghatározó szabályzatokat, és sorolja fel az egyéneket, akiknek jogosultsága van a pénzügyi műveletek jóváhagyására. v Kutassa fel a rekordtípusokat a vállalatban, amelyek jóváhagyást igényelnek. v Tekintse át a szabályzatokat, amelyek meghatározzák a jóváhagyási szinteket, amelyek az egyes rekordtípusokhoz szükségesek.

Megvalósítás elemzés Az alábbi megvalósítási információkat gyűjtse be, hogy azokat felhasználhassa a munkafolyamatok tervezésekor: v Állapítsa meg a vállalat szervezeteinek és telephelyeinek számát. A munkafolyamatok a rendszerszinten kerülnek létrehozásra. Tudja meg, hogy a különböző szervezeteknek vagy telephelyeknek vannak-e önálló folyamataik vagy alfolyamataik? v Tudja meg, hogy használja-e az Integrációs keretrendszert bármilyen külső rendszer integrációjához. v Állapítsa meg, hogy beszerzésre került-e bármilyen Maximo terméktartozék. v Kutassa fel a vállalat által megvalósított alkalmazásokat. v Határozza meg a rekordtípusokat, amelyekhez a szoftvert használja. v Tudja meg, hogy a rendszer beállításra került-e rekordok előállítására (mint például készlet utánrendelési rekordok, megelőző karbantartási munkarendelések, vagy ütemezett fizetési számlák). v Állapítsa meg, hogy a megvalósítás alkalmaz-e olyan Indítóközpontokat, amelyekben nincs munkafolyamat postafiók. Ha a felhasználók nem férnek hozzá a postafiókhoz, akkor kialakíthatja úgy a munkafolyamatokat, hogy e-mail üzeneteket küldjenek a felhasználók értesítéséhez. Folyamatelemzés: A folyamatokról begyűjtött információk folyamatábrává alakíthatók. A folyamatábra segíthet azonosítani az újrafelhasználható elemeket, a rekord életciklusok kezdetét és végét, valamint az életciklus olyan részeit, amelyeket egy munkafolyamat tud kezelni. Az üzleti folyamatot papíron, táblán vagy grafikai szoftver segítségével is felvázolhatja egy folyamatábra létrehozásához. Az üzleti gyakorlat leírása és ábrázolása segít annak kielemzésében. Továbbá a folyamatfolyamok térképét is biztosítja, amelyet felhasználhat a munkafolyamatok létrehozásakor. A cél egy olyan részletes ábra elkészítése, amely egy rekord minden egyes lehetséges útvonalát tartalmazza a cégen belül az életciklusa folyamán. A kutatásnak ki kell terjednie az alábbi információkra: v Az emberek nevei, akik rekordokkal tevékenykednek egy folyamat során v Adott rekordok kezeléséhez használt folyamatok v A folyamatba belépő rekordok, illetve hova kerülnek a rekordok, miután kiléptek a folyamatból v A folyamat közben kezelt rekordok v Az idő, ami alatt egy rekord áthalad a folyamaton v Az aktuális folyamat jól működő részei, amelyeket szeretne megtartani v Az aktuális folyamat rosszul működő részei, amelyeket szeretne megváltoztatni vagy eltávolítani

4


Az üzleti folyamatok dokumentálása során jegyezze fel a problémaforrásokat, mint például az írásban nem rögzített eljárások, vagy különböző módjai egyazon feladat megoldásának. Kezelje ezeket a problémákat, és finomítsa az üzleti folyamatokat a munkafolyamat létrehozása és bevezetése előtt. Munkafolyamatok és felhasználói felelősségek: A munkafolyamatok azonosítják azokat a személyeket, akik létrehoznak és kezelnek egy rekordot az életciklusa folyamán. A munkafolyamatok a használt rekordok típusait is azonosítják. A munkafolyamatokban a hozzárendelések szerepkörökhöz történnek, melyek egyetlen felhasználót vagy egy személycsoportot képviselnek. Miközben az egyes folyamatokkal kapcsolatban álló személyek listáját előállítja, gondolja át, hogy alkothatók-e személycsoportok a hasonló felelősségi körökkel, jogosultsági szintekkel és biztonsági térközökkel rendelkező személyek számára. A létrehozott munkafolyamatokban érintett személyek, szerepkörök és rekordok azonosításának elősegítéséhez állítsa össze az alábbi információkat: v Döntse el, hogy az emberek miként lesznek értesítve a munkafolyamat-hozzárendelésekről. Azoknak a felhasználóknak, akikhez feladatok lesznek hozzárendelve, rendelkezniük kell felhasználói rekordokkal. v Készítsen listát azokról a személyekről, akiket értesíteni kell egy rekord előrehaladásáról. A termék képes e-mail üzenetek küldeni az adott felhasználók értesítéséhez. Jóval hatékonyabb személyrekordokat készíteni az összes egyénhez, akik értesítést fognak kapni. v Azonosítsa a műszakokban dolgozó személyzetet. v Azonosítsa a feletteseket az eszkalációs- és értesítési személyrekordokon. v Azonosítsa a szerződéses munkaerőket, ha azoknak tevékenykedniük kell egy rekorddal a munkafolyamatban. Azonosítsa, hogy mely szerződéses dolgozók rendelkeznek személyrekordokkal és dolgozórekordokkal is. v Adja meg a vállaltban különböző szerepkörökben lévő egyénekre vonatkozó biztonsági szinteket. Döntse el, hogy az egyes jogosultsági csoportokban lévő személyek számára mely alkalmazások és műveletek megtekintése engedélyezett. Amikor a jogosultsági csoportokat és a munkafolyamatokat tervezi, győződjön meg róla, hogy az adott szerepkörökkel rendelkező felhasználók rendelkeznek a hozzárendelt feladataik elvégzéséhez szükséges biztonsági engedélyekkel.

Munkafolyamat eszközpaletta gombok A munkafolyamat eszközpaletta eszköztárgombok vizuálisan jelzik a munkafolyamat alkalmazás támogatását és a munkafolyamat vezérlését. Ezekkel az ikonokkal továbbíthatja a munkafolyamat-hozzárendeléseket és teljesítheti a munkafolyamat-hozzárendeléseket. Amikor munkafolyamat-támogatást ad hozzá egy alkalmazáshoz, egy Továbbítás gomb kerül hozzáadásra az alkalmazás eszköztárához. A Továbbítás eszköztárgombhoz két ikon létezik annak jelzésére, hogy a használt rekord egy munkafolyamatban van-e. A Továbbítás gombok személyre szabhatók. Ha több folyamat létezik egy alkalmazáshoz, akkor különböző gombokat hozhat létre az egyes folyamatokhoz.


5

1. táblázat: Továbbítási gombok Ikon

Fájlnév

Funkció

nav_icon_route.gif

Azt jelzi, hogy az alkalmazás támogatja a munkafolyamatot. Az ikonra kattintva továbbíthatja az aktuális rekordot egy folyamatba.

nav_icon_route_active.gif

Azt jelzi, hogy az aktuális rekord egy vagy több munkafolyamat irányítása alatt áll. Erre az eszköztárgombra kattintva az alábbi műveleteket végezheti el: v Munkafolyamathozzárendelés végrehajtása. v Rekord továbbítása egy másik munkafolyamatba.

Grafikus fájlok szabványai Ha személyre szabott képfájlokat használ az eszköztárgombjaihoz, akkor minden egyes folyamathoz kép-párokat hozzon létre. Az alábbi szabványok szükségesek az eszköztárgombok képeihez: v A képeknek GIF fájloknak kell lenniük. A GIF formátumot átlátszó háttérrel használja az ikon képhez. v A kép felbontásának 72 DPI-nek kell lennie. v Az eszköztár ikonok magassága 17 pixel. A szélessége 12-26 pixel lehet. v

Az eszköztárgombok képeit a következő könyvtárba kell másolni: \ applications\maximo\maximouiweb\webmodule\webclient\images

Munkafolyamatok elemei A munkafolyamatok használatával lépéseket hozhat létre, amelyek az üzleti folyamatok rekordjait irányítják. A munkafolyamatok létrehozásakor számos elemet kell használnia, hogy elérje a vállalat által felállított üzleti célokat. Folyamat csomópontok: A csomópont egy grafikus elem, amely az üzleti folyamat egy pontját ábrázolja. A csomópontok bizonyos üzleti folyamat találkozásoknál kerülnek hozzáadásra, hogy egy rekord belépését jelöljék az üzleti folyamatba. A csomópontok a palettáról áthúzhatók a vászonra. Egy folyamathoz bármennyi csomópontot hozzáadhat. Ha egy folyamat túllépi az 50 - 100 csomópontot, akkor fontolja meg a folyamat felbontását alfolyamatokra, hogy ezzel leegyszerűsítse a felügyeletet és a karbantartást. Ahogy az egyes csomópontokat a vászonra húzza, egy név és egy szám kerül hozzárendelésre a csomóponthoz. A csomópont neve a csomópont típusát írja le. A szám a sorrendet jelzi, amelyben a csomópont hozzáadásra került a vászonhoz. A csomópont nevének módosítása a csomópont tulajdonságoknál lehetséges. Amikorcsak lehetséges, adjon a csomópontoknak könnyen értelmezhető címkéket. A csomópontcímkéket megtekintheti a munkafolyamat térképen.

6


Minden csomópont rendelkezik tulajdonságokkal, kivéve a kezdő és befejező csomópontokat. A csomópontokat a tulajdonságaik módosításával állíthatja be, hogy megfeleljenek az üzleti követelményeinek. A csomópontok tulajdonságait az adott csomópont Tulajdonságok ablakában adhatja meg. Mindegyik csomópontot külön kell beállítani. Egy folyamatépítés során a csomópontok bármikor beállíthatók, azonban célravezető a vászonra helyezéskor megtenni ezt. A Munkafolyamat-tervező alkalmazás tartalmazza a csomóponttípusokat, amelyek különféle pontokat ábrázolhatnak az üzleti folyamatban. Egy csomópont az alábbi típusok egyikével rendelkezhet: 2. táblázat: Csomóponttípusok Csomópont

Leírás

Kezdő csomópont

A pontot jelzi, amikor a rekord belép egy munkafolyamatba. Folyamat létrehozásakor egyetlen kezdő csomópont jelenik meg a vásznon. Minden folyamat csak egy kezdő csomóponttal rendelkezhet. A kezdő csomópont nem törölhető.

Feltételcsomópont

A rekord kiértékelését jelzi a rekordban lévő adatok alapján. A feltételcsomópontot a rekord igaz vagy hamis kiértékelésre használhatja, majd a kiértékelés alapján irányíthatja a rekordot. Ha egy feltételcsomópont kerül előállításra, akkor kiértékeli a rekordot a csomópont tulajdonságaiban megadott SQL utasítás alapján. A rekord ezután a csomópontból kilépő pozitív vagy negatív kapcsolati vonalra lesz továbbítva. SQL utasítások létrehozásához a Munkafolyamat konfiguráció > Eszkalációk alkalmazásban elérhető SQL kifejezés készítő eszközt használhatja.

Interakciós csomópont

Lehetőséget ad felhasználói interakcióra egy rekorddal. Az Interakciós csomópontok segítségével egy felhasználót átvezethet egy rekorddal való strukturált interakción. Egy folyamatnak egy vagy több interakciós csomópontja lehet. Egy folyamatnak nem kötelező interakciós csomópontot tartalmaznia. Az interakciós csomópontot egy kézi adatbeviteli csomópont előzi meg. Ha egy interakciós csomópont olyan alkalmazáshoz vezet, amely nem kapcsolódik a folyamatrekord objektumához, akkor helyezzen el egy befejező csomópontot az interakciós csomópont után. Az eredeti folyamat leáll, amint az új rekord megjelenik.

Kézi adatbeviteli csomópont

Azt mutatja, hogy a felhasználó adatbevitelére van szükség, mert a folyamatban a rekord többféle irányba is haladhat. A kézi adatbeviteli csomópont segítségével a hozzárendelt személy döntheti el, hogy mi legyen a következő lépés. Kézi adatbeviteli csomópont előállításakor egy ablak jelenik meg. A kézi adatbeviteli ablak a rekord továbbítására vonatkozó lehetőségek menüjét tartalmaz. Amikor a hozzárendelt személy kiválaszt egy lehetőséget, akkor az adott lehetőséghez tartozó műveleteket vagy értesítéseket aktiválásra kerülnek.

Alfolyamat csomópont

Azt jelzi, hogy egy különálló munkafolyamat létezik egy másik munkafolyamaton belül. Az alfolyamat csomópont segítségével egy bonyolult üzleti folyamat kisebb önálló egységekre bontható. Például olyan alfolyamattal rendelkezhet, amely a különböző telephelyeken lévő rekordokat kezeli, vagy a különféle munkarendelési osztályokat kezeli. Ha a rekord egy befejező csomópontot ér az alfolyamatban, akkor a bejfejező csomópont visszatér a főfolyamathoz. A befejező csomópont annál a pontnál tér vissza, ahol elhagyta a folyamatot, és ugyanolyan típusú továbbítási vonalon, amelyen befejeződött.

Feladatcsomópont

Azt jelzi, ha a felhasználó egy postafiók hozzárendelést kap. A felhasználónak két választása van. Például a felhasználó jóváhagyhat vagy visszautasíthat egy rekordot. Akkor használjon feladatcsomópontokat, ha az üzleti folyamat egy rekord kiértékelését igényli a felhasználótól. Hozzon létre egy feladat-hozzárendelést, amely legalább egy egyénhez továbbítja a rekordot. A munkafolyamat leáll a feladatcsomópontnál addig, amíg a hozzárendelt felhasználó nem továbbítja a rekordot.


7

2. táblázat: Csomóponttípusok (Folytatás) Csomópont

Leírás

Várakozási csomópont

Azt jelzi, hogy a rekord előrehaladása a folyamatban leáll, amíg egy szükséges feltétel nem teljesül. Várakozási csomópontot használhat reakció létrehozásához egy adatbázis-eseményre, mint például egy státuszváltoztatás vagy rekordfrissítés. Egy folyamatnak egy vagy több várakozási csomópontja lehet. Egy folyamatnak nem kötelező várakozási csomópontot tartalmaznia. Várakozási csomópont nem előzhet meg felhasználói beavatkozást igénylő csomópontot (például interakciós csomópontot vagy Kézi adatbeviteli csomópontot).

Befejező csomópont Egy munkafolyamat végét jelöli. Vagyis a pontot, ahol a rekord kikerül a folyamat irányítása alól. Folyamat létrehozásakor egyetlen befejező csomópont kerül a vászonra. A paletta befejező csomópont eszközzel további befejező csomópontokat helyezhet el a vásznon.

Kapcsolódó feladatok: “Csomópontok és kapcsolati vonalak hozzáadása” oldalszám: 29 Munkafolyamat létrehozásához csomópontokat és kapcsolati vonalakat illeszt be egy munkafolyamat vászonra. Kapcsolati vonalak: A kezdő és befejező csomópontok kivételével a munkafolyamatban lévő összes csomópontnak két másik csomóponthoz kell csatlakoznia. A csomópontok közé pozitív vagy negatív típusú kapcsolatokat húzhat. Pozitív kapcsolatok A tömör fekete vonal pozitív kapcsolati vonalat ábrázol. A pozitív kapcsolat pozitív kimenetet jelez. Például: művelet került végrehajtásra, rekord került jóváhagyásra vagy egy rekord megfelelt a csomópont által megadott feltételnek. Két csomópont közé a Csomópontok összekötése eszközzel

rajzolhat pozitív vonalat.

Negatív kapcsolatok A negatív kapcsolati vonalat piros szaggatott vonal jelzi. A negatív kapcsolat negatív kimenetet jelez. Például: egy rekord visszavonásra került, egy rekord visszautasításra került, vagy egy rekord nem felelt meg a csomópont által megadott feltételnek. Két csomópont közé a Negatív kapcsolat eszközzel

rajzolhat negatív vonalat.

Csomóponttípusok és irányelvek a kapcsolati vonalakhoz Az alábbi táblázat a csomópontok típusait mutatja be, és felsorolja a két csomópont közé rajzolható kapcsolati vonalak irányelveit. 3. táblázat: Csomópont irányelvek

8

Csomópont típusa

Leírás

Vonalak, amelyek belépése engedélyezett a csomópontba

Vonalak, amelyek kilépése engedélyezett vagy kötelező a csomópontból

Kezdő csomópont

A pontot jelzi, amikor a rekord belép egy munkafolyamatba.

Nincs.

Egy pozitív vonal kötelező.

Feltételcsomópont

A rekord kiértékelését jelzi a rekordban lévő adatok alapján.

Legalább egy pozitív vonal; legalább egy negatív vonal.

Egy pozitív vonal és egy negatív vonal kötelező.


3. táblázat: Csomópont irányelvek (Folytatás) Csomópont típusa

Leírás

Vonalak, amelyek belépése engedélyezett a csomópontba

Interakciós csomópont

Lehetőséget ad Legalább egy pozitív felhasználói interakcióra vonal; legalább egy egy rekorddal. negatív vonal.

Egy pozitív vonal megengedett.

Kézi adatbeviteli csomópont

Azt mutatja, hogy a felhasználó adatbevitelére van szükség, mert a folyamatban a rekord többféle irányba is haladhat.

Több pozitív vonal szükséges. A csomópontból kilépő negatív kapcsolatok nem engedélyezettek.

Alfolyamat csomópont

Azt jelzi, hogy egy Legalább egy pozitív különálló vonal; legalább egy munkafolyamat létezik negatív vonal. egy másik munkafolyamaton belül.

Egy pozitív vonal és egy negatív vonal kötelező.

Feladatcsomópont

Azt jelzi, ha a felhasználó egy postafiók hozzárendelést kap.


Egy pozitív vonal kötelező; egy negatív vonal megengedett.

Várakozási csomópont

Azt jelzi, hogy a rekord előrehaladása a folyamatban leáll, amíg egy szükséges feltétel nem teljesül.


Egy pozitív vonal kötelező.

Befejező csomópont

Egy munkafolyamat végét jelöli. Vagyis a pontot, ahol a rekord kikerül a folyamat irányítása alól.


Nincs.


Vonalak, amelyek kilépése engedélyezett vagy kötelező a csomópontból

Személyrekordok: A Személyek alkalmazást az egyének rekordjainak létrehozására, módosítására, megjelenítésére és törlésére használhatja. A Személyek alkalmazás tárolja az egyének információit, vagyis a felhasználókét, dolgozókét, eszköz felelősökét és felettesekét, akik munkafolyamat értesítéseket kapnak. A személyrekord egy egyén rekordja, akinek neve megjelenhet szövegmező értékként. A Munkafolyamat hozzárendelések szerepkörökhöz kapcsolódnak. Minden szerepkör feloldása egy személy, egy személycsoport vagy egy e-mail cím. Egy személy neve a szövegmező értékeként kerül felhasználásra a Jelentette mezőben vagy az Érintett személy mezőben egy szolgáltatásigénylés esetén, a Felettes mezőben egy dolgozórekord esetén, vagy a Címzett mezőben vagy a Számlázási név mezőben egy beszerzési rekord esetén. A munkafolyamatban szerepet játszó minden személynek létre kell hozni egy személyrekordot. Amikor a Munka alkalmazásban és a Felhasználók alkalmazásban rekordokat hoz létre, személyrekordokat kell létrehoznia. Személyrekordok létrehozása lehet


9

szükséges egyéb személyek számára, akik nem rendelkeznek rekordokkal a Munkaerő alkalmazásban vagy a Felhasználók alkalmazásban. A munkafolyamatok részeként létrehozott személyrekordoknak a következő mezőkben kell értéket tartalmazniuk: Felettes Az egyént felügyelő vagy irányító személy. Ezek az információk az eszkalációkhoz szükségesek. Elsődleges e-mail Az e-mail cím, amelyre az értesítések elküldésre kerülnek. Elsődleges naptár Az egyén által követett naptári munkarendet. Ezek az információk a hozzárendelések és az eszkalációk megállapításánál szükségesek. Elsődleges műszak Az egyén munkával töltött műszakja. Ezek az információk a hozzárendelések és az eszkalációk megállapításánál szükségesek. Munkafolyamat e-mail értesítés Azok a körülmények, amikor az egyénnek a feladat-hozzárendeléssel kapcsolatos e-mail értesítéseket kell kapnia. Az alapértelmezett érték PROCESS. Munkafolyamat megbízott Az egyén személyazonosítója, aki a hozzárendeléseket fogadja, amikor az elsődleges egyén hosszabb ideig elérhetetlen (például nyaraláson vagy betegszabadságon van). Megbízás kezdete és vége Az időtartam, amelyben a munkafolyamatoknak a hozzárendelést a megbízotthoz kell továbbítaniuk. Ha ezek a mezők üresek, akkor az összes munkafolyamathozzárendelés a megbízotthoz kerül továbbításra. A Személyek alkalmazás részletes információit megtekintheti a Személyek alkalmazás súgójában a termék tudásközpontjában. Személycsoportok és munkafolyamat-hozzárendelések: A Személycsoportok alkalmazás használatával meghatározhatja, hogy egy bizonyos szervezet vagy telephely csoportjának a tagja kerüljön felhasználásra a munkafolyamat-hozzárendelések elvégzéséhez. A Munkafolyamat-hozzárendelések szerepkörökhöz kapcsolódnak. Különböző dolgozók ugyanazt a szerepkört tölthetik be eltérő műszakokban. A személycsoportok létrehozása a szerepkörökhöz (mint például "felettes" vagy "biztonságtechnikai mérnök") leegyszerűsíti a munkafolyamatot. A személycsoportok létrehozása ezenkívül lecsökkenti a felülvizsgálatok szükségességét, amikor egyének kerülnek be és ki a szerepkörökből. A munkafolyamat-hozzárendelések a személycsoport szerepkör rekordban lévő bejegyzéseken alapszanak. Ha a Közzététel jelölőnégyzet van kijelölve a szerepkörrekordon, a feladat a személycsoport miden tagjához hozzárendelődik. Ha a jelölőnégyzet nincs bejelölve, akkor a termék az alábbi lépéseken halad végig a megfelelő szerep megállapításához a feladathoz: v A termék egy személyrekordot keres megfelelő bejegyzésekkel a Naptár és Műszak mezőkben a hozzárendeléshez, a Sorrend mező által megadott sorrendben ellenőrizve a csoporttagokat. Ha nincs sorrend érték megadva, akkor a feladat az első olyan csoporttaghoz kerül hozzárendelésre, akinél megfelelő bejegyzések vannak a Naptár és

10


Műszak mezőkben. A keresés logikája attól függ, hogy a munkafolyamat egy telephely-, szervezet- vagy rendszer-szintű alkalmazáshoz tartozik. – Ha egy alkalmazás telephely-szintű, akkor a rendszer először olyan személyrekordokat keres, ahol a Telephelyi alkalmazás mező értéke megegyezik a munkafolyamatban lévő rekord telephelyével. A következő keresés azokat a személyrekordokat érinti, amelyeknél a Szervezeti alkalmazás mező értéke megegyezik a munkafolyamatban lévő rekord telephelyével. A harmadik keresés azokat a személyrekordokat célozza, amelyek sem a Telephelyi alkalmazás sem a Szervezeti alkalmazás mezőkben nem tartalmaznak értéket. – Ha az alkalmazás szervezeti szintű, akkor a rendszer olyan személyrekordokat keres, amelyeknél a Szervezeti alkalmazás mező egyezik a munkafolyamatban lévő rekord szervezetével. A következő keresés azokat a személyrekordokat célozza, amelyek sem a Telephelyi alkalmazás sem a Szervezeti alkalmazás mezőkben nem tartalmaznak értéket. – Ha az alkalmazás rendszer-szintű, akkor a terméket azokat a személyrekordokat keresi meg, amelyek sem a Telephelyi alkalmazás sem a Szervezeti alkalmazás mezőkben nem tartalmaznak értéket. v Amennyiben nincs olyan személy, akinél a Naptár és Műszak bejegyzések megegyeznek a hozzárendeléssel, a rendszer olyan személyrekordot keres, amely szerepel a Telephelyi alapértelmezés mezőben. (Ez a mező elhagyható; telephelyenként egyetlen telephelyi alapértelmezés adható meg.) v Ha nincs megadva telephelyi alapértelmezés, akkor a rendszer olyan személyrekordot keres, amely be van jelölve a Szervezeti alapértelmezés mezőben. (Ez a mező elhagyható; szervezetenként csak egyetlen szervezeti alapértelmezés adható meg.) v Ha nincs szervezeti alapértelmezett megadva, akkor a Csoport alapértelmezett személy kerül hozzárendelésre. Alapértelmezésben a személycsoportba elsőként bekerülő ember lesz a csoport alapértelmezett, de ez a beállítás módosítható. A Személycsoportok alkalmazás részletes információit megtekintheti a Személycsoportok alkalmazás súgójában a termék tudásközpontjában. Szerepkörök és szerepkör rekordok: A Szerepkörök alkalmazással szerepkör rekordokat hozhat létre. A szerepkör egy szervezeti egység egy szervezeten belül. Egy szerepkör képviselhet egy adott munkakört (például: részlegvezető), egy hozzárendelt kötelezettséget (például: ügyeletes tiszt), egy osztályfájlt vagy egy adathalmazt. A munkafolyamat postafiók hozzárendelések és munkafolyamat-hozzárendelések mindig szerepkörökhöz készülnek. Mindegyik szerepkör rekord egy vagy több személyazonosítóra mutat. A szerepkör rekordok egy táblára és oszlopra is mutathatnak az adatbázisban, amely egy személyt képvisel. Ha a rendszer egy szerepkörrel találkozik egy munkafolyamatban, akkor a szerepkört feloldja egy személycsoportra vagy egy egyéni személyrekordra. A következő munkafolyamat elemek létrehozásakor és beállításakor használhatók szerepkörök: v Kommunikációs sablonok (címzettek) v Eszkalációk v Negatív kapcsolati vonalak (értesítések) v Pozitív kapcsolati vonalak (értesítések) v Kézi adatbeviteli csomópontok (értesítések) v Feladatcsomópontok (hozzárendelések és értesítések) v Várakozási csomópontok (értesítések) Munkafolyamatok megvalósítása

11

A szerepkör rekordok használata a hozzárendelésekhez és értesítésekhez (a személyrekordok helyett) általános munkafolyamatok létrehozását teszi lehetővé, amelyek kevesebb karbantartást igényelnek, ahogy az egyének cégen belüli szerepkörei változnak. A Szerepek alkalmazás részletes információit megtekintheti a Szerepek alkalmazás súgójában a termék tudásközpontjában. Kommunikációs sablonok: A Kommunikációs sablonok alkalmazásban létrehozhatja és kezelheti azokat a sablonokat, amelyek e-mail üzeneteket állítanak elő a munkafolyamat-rekordok státuszáról. Egy Kommunikációs sablon létrehozásakor a következő információkat adhatja meg: v Az üzleti objektum, amelyhez a sablon használható v v v v v v

Az alkalmazás, amelynél a sablon használható Az e-mail cím, amelyről az üzenet küldése történik Az e-mail cím, amelyre a válaszokat küldeni kell Az üzenet tárgysora Az üzenet törzse Az üzenet egy vagy több címzettje. Üzenetek küldhetők szerepeknek, személyeknek, személycsoportoknak és e-mail címeknek. Megadható, hogy az egyes címzettek másolatot (CC) vagy titkos másolatot (BCC) is kapjanak-e az üzenetről. v Az üzenet készítésekor mellékletként tartalmazni kívánt dokumentumok Az üzenetek tárgysorának és törzsének létrehozásakor helyettesítő változókat is használhat. Az utolsó emlékeztető-helyettesítő változó biztosítja, hogy az adatbázisba mentett utolsó emlékeztető megjelenjen az emlékeztetők listáján. Az aktuális emlékeztető-helyettesítő változó arról gondoskodik, hogy az emlékeztető azonnal elérhető legyen. Amikor egy e-mail üzenet a sablon segítségével készül, akkor a sablon helyettesítő változóit a rekord vonatkozó értékeivel írja felül. A Kommunikációs sablonok alkalmazás részletes információit a termék tudásközpontjában a Kommunikációs sablonok alkalmazás súgójában tekintheti meg. Kapcsolódó fogalmak: “Értesítések” A Munkafolyamat-tervező alkalmazásban értesítéseket hozhat létre. Az értesítés egy olyan e-mail üzenet, amelyet a rekord munkafolyamatban való előrehaladása állít elő. Értesítések: A Munkafolyamat-tervező alkalmazásban értesítéseket hozhat létre. Az értesítés egy olyan e-mail üzenet, amelyet a rekord munkafolyamatban való előrehaladása állít elő. A Munkafolyamat-tervező alkalmazás kommunikációs sablonokat használ az értesítésekhez. A Kommunikációs sablonok alkalmazással létrehozhatja és kezelheti a sablonokat. A munkafolyamat értesítések kommunikációs sablonjainak létrehozásakor személyek vagy személycsoportok helyett szerepköröket kell megadnia címzettként. Egy rekorddal sok egyén kerül kapcsolatba annak életciklusa folyamán. Ezeknek az egyéneknek gyakran tudniuk kell a rekord előrehaladásáról. A munkafolyamat létrehozható olymódon, hogy értesítéseket állítson elő az üzleti folyamatoknak megfelelően. Az értesítések e-mail vagy személyhívó üzenetként jöhetnek létre, feltételezve, hogy a személyhívó rendszer támogatja az e-mail üzeneteket. A következő munkafolyamat összetevők állíthatók be értesítések előállítására:

12


v v v v v

Eszkalációk Negatív kapcsolati vonalak Pozitív kapcsolati vonalak Kézi adatbeviteli csomópontok Feladatcsomópontok

v Várakozási csomópontok A Munkafolyamat-tervező alkalmazásban nincs mód a kommunikációs sablonok módosítására. Az értesítési igényeknek megfelelően különálló sablonokat kell létrehoznia. Kapcsolódó fogalmak: “Kommunikációs sablonok” oldalszám: 12 A Kommunikációs sablonok alkalmazásban létrehozhatja és kezelheti azokat a sablonokat, amelyek e-mail üzeneteket állítanak elő a munkafolyamat-rekordok státuszáról. Eszkalációk és műveletcsoportok: Az Eszkalációk alkalmazás eszkalációk létrehozására használható. Az eszkalációk használatával munkafolyamat-hozzárendeléseket eszkalálhat, mielőtt azok túllépik az időkorlátot a címzett postafiókjában. Amikor adott lépéseket rendel egy munkafolyamatban az alkalmazottakhoz, ezek a hozzárendelések megjelennek az alkalmazottak bejövő postafiókjában. Ha a hozzárendelések nem fejeződnek be időben, akkor túllépik az időkorlátot a címzettek postafiókjában. Ilyen esetekben az eszkalációk segítségével hozzárendelheti a feladatokat más emberekhez. Az eszkalációk segítik a feladatok időben történő befejezését és az elintézetlen munkák megakadályozását. A műveletcsoport egy olyan műveletrekord típus, amely több műveletet foglal magában, és adott sorrend szerint hajtja végre a műveleteket. Az eszkalációk mindig műveletcsoportokkal vannak társítva. Egy műveletcsoportot a következő módokon társíthat egy eszkalációhoz: v Műveletcsoportokat a Műveletek alkalmazással hozhat létre, ezt követően pedig kattintson a Részletes menü gombra a Műveletcsoport mező mellett a Műveletek részlapon a műveletcsoportnak az eszkalációhoz társítása érdekében. v Műveletcsoportokat létrehozhat az Eszkalációk alkalmazásban is a Műveletek részlapon az Új sor gombra kattintva. Amikor az Eszkalációk alkalmazásban műveletcsoportot hoz létre, a műveletcsoport egy előállított nevet kap. A műveletek hozzárendelt sorszámokat kapnak. A sorszámok a műveleteknek a csoporthoz való hozzáadási sorrendjét tükrözik. A Kiterjesztések alkalmazás részletes információit megtekintheti a Kiterjesztések alkalmazás súgójában a termék tudásközpontjában. Eszkalációs pontok: Az eszkalációs pont megadja egy műveletet aktiváló rekord jellemzőit. Egy eszkalációhoz egy vagy több eszkalációs pontot is megadhat, és az egyes eszkalációs pontokhoz meghatározhat egy vagy több műveletet és értesítést. Az eszkalációs pontok alábbi kategóriáit hozhatja létre: v Legutóbbi esemény óta eltelt idő - A jelenlegi dátumot és időpontot hasonlítja össze a megadott mezővel, amely egy múltbeli eseményt képvisel. A rekord DATETYPE


13

mezőinek listájából választhat (például egy munkafolyamat-hozzárendelés Kezdési dátumát, egy munkarendelés Tényleges kezdési dátumát, vagy egy státuszt tartalmazó rekord Státusz dátumát). v Jövőbeli eseményig hátralevő idő - A jelenlegi dátumot és időpontot hasonlítja össze a megadott mezővel, amely egy jövőbeli eseményt képvisel (például egy szerződés Megújítás dátumát, egy számla Esedékességi dátumát, vagy egy munkarendelés Cél befejezési dátumát). v Feltétel - Idő mértékegység nélküli feltétel. Ha időmértékegység nélküli feltételen alapuló eszkalációs műveleteket vagy értesítéseket akar aktiválni, megadhatja a feltételt az Eszkalációs pont feltétel mezőben. A Feltétel mezőt annak megadására is használhatja, hogy az eszkalációs pont csak a feltételben meghatározott rekordrészhalmazra kerüljön alkalmazásra. Műveletek és műveletrekordok: A munkafolyamatok műveletek segítségével léptetik végig a rekordokat a folyamatokon, valamint műveletek felhasználásával aktiválják az eseményeket, így például a státuszváltozásokat. A műveleteket a Műveletek alkalmazásban határozhatja meg, majd újrafelhasználhatja azokat a létrehozott egyéb munkafolyamatokban. A következő Munkafolyamat elemek létrehozására és beállítására használhatók a műveletek: v Eszkalációk v Negatív kapcsolati vonalak v Pozitív kapcsolati vonalak A Műveletek alkalmazás részletes információit megtekintheti a Műveletek alkalmazás súgójában a termék tudásközpontjában. Kapcsolódó feladatok: “Műveletek tulajdonságainak megadása” oldalszám: 23 Lehetősége van a műveletek tulajdonságainak megadására. A művelet egy esemény, amelyet rekord előrehaladása aktivál a munkafolyamaton keresztül. Művelettípusok: Egy műveletrekord létrehozásakor szükséges a művelettípus megadása ahhoz, hogy meg lehessen állapítani milyen fajta művelet végrehajtása szükséges, amikor eléri a műveletet egy folyamatban. Egy művelet az alábbi típusok közül kerülhet ki: APPACTION Alkalmazásművelet kezdeményezését adja meg. Ennél a művelettípusnál az Objektum és Érték mezőkben szerepelnie kell értéknek. APPACTION típusú művelet létrehozásakor megadhatja az alábbi műveletek valamelyikét, ha az a megadott objektum esetén rendelkezésre áll. v SLA alkalmazása - A megadott szolgáltatásszint-szerződés alkalmazása. v Módosítás létrehozása - Módosító munkarendelés létrehozása. v Incidens létrehozása - Incidensjegy létrehozása. v Probléma létrehozása - Problémajegy létrehozása. v Kiadás létrehozása - Kiadási munkarendelés létrehozása. v Szolgáltatásigénylés létrehozása - Szolgáltatásigénylési jegy létrehozása. v Munkarendelés létrehozása - Munkarendelés létrehozása.

14


v Munkafolyamat elfogadása - Munkafolyamat automatikus elfogadása. Elfogadja a rekordot, és továbbítja a pozitív útvonalra a munkafolyamatban. v Munkafolyamat eszkalálása - A rekord eszkalálása a munkafolyamatban, és a hozzárendelés újra-hozzárendelése az eszkalációs szerepkörhöz. v Munkafolyamat kezdeményezése - Munkafolyamat kezdeményezése. Ehhez az opcióhoz értéket kell megadni a Paraméter/Attribútum mezőben. v Munkafolyamat visszautasítása - Munkafolyamat automatikus visszautasítása. Elutasítja a rekordot, és továbbítja a negatív útvonalra a munkafolyamatban. CHANGESTATUS Azt adja meg, hogy egy rekord státusza megváltozik. Az Objektum mezőben érték, valamint az Érték mezőben státusz megadása szükséges ennél a művelettípusnál. CUSTOM Azt adja meg, hogy egy egyéni osztályfájlnak futnia kell. Ennél a művelettípusnál az Objektum mezőben értéknek, az Érték mezőben pedig az osztály fájl nevének és elérési útjának kell szerepelnie. EXECUTABLE Azt adja meg, hogy egy programnak a kiszolgálón futnia kell. Ehhez a művelettípushoz a programfájl nevének kell az Érték mezőben szerepelnie. GROUP Azt adja meg, hogy a rendszernek futtatnia kell a Tagok táblázatablakban megadott műveletek sorrendjét. SETVALUE Azt adja meg, hogy a rendszernek be kell állítania egy megadott mező értékét. Ehhez a művelettípushoz az Objektum, Értékés a Paraméter/Attribútumok mezőkben szükségesek értékek. Kapcsolódó feladatok: “Műveletek tulajdonságainak megadása” oldalszám: 23 Lehetősége van a műveletek tulajdonságainak megadására. A művelet egy esemény, amelyet rekord előrehaladása aktivál a munkafolyamaton keresztül. Rekord továbbítás: Egy munkafolyamat aktiválása azt jelenti, hogy a folyamat készen áll rá, hogy rekordokat továbbítsanak rajta keresztül. Mielőtt egy rekordot aktiválna, meg kell fontolnia, hogy kézileg vagy automatikusan kívánja továbbítani a rekordokat a folyamatba. Egy rekord a következő módszerek valamelyikével tud belépni egy munkafolyamatba: v Ha a Továbbítás gombra kattint az eszköztárban. v Amikor a Munkafolyamat továbbítása műveletet választja. v Amikor létrehoz és elment egy rekordot, a rekord továbbításra kerül a munkafolyamatba. Objektumonként egy folyamatot lehet beállítani automatikus kezdeményezésre. v A Szervezetek alkalmazásban munkafolyamat beállításokat adhat meg. Ezek a beállítások azt határozzák meg, hogy az előállított rekordokat egy adott munkafolyamatba kell továbbítani. Egy munkafolyamatot a következő rekordok kezelésére lehet beállítani: – Megelőző karbantartási rekordból előállított munkarendelések – Készlet-utánrendelési folyamaton keresztül előállított beszerzési igénylések – Készlet-utánrendelési folyamaton keresztül előállított beszerzési megrendelések – Munkarendelések, amelyek akkor kerülnek előállításra, amikor egy forgóeszköz beszerzési megrendelése jóváhagyásra kerül


15

v Egy rekordot az alábbi módokon lehet továbbítani az egyik munkafolyamatból egy másikba: – Egy interakciós csomóponttal – Egy alfolyamat csomóponttal – A csomópontból kilépő kapcsolati vonalon megadott WFINITIATE művelettel v Egy rekord automatikusan továbbítható egy folyamatba egy eszkalációs művelettel. Értékkészletek: Ha az üzleti folyamatok több lépcsőben valósítják meg a rekordok jóváhagyását vagy a státuszváltoztatásokat, létre lehet hozni szinonima státuszokat. Például egy üzleti folyamat három különböző embertől követelheti meg egy rekord áttekintését, mielőtt azt jóváhagyottnak tekinti. Egyetlen státusz fedi le a jóváhagyásra várakozást, és egyetlen jóváhagyott státusz létezik. Létrehozhatja a jóváhagyásra várakozás szinonima státuszait, amelyek az egyes megelőző jóváhagyások képviselik, mielőtt a rekord jóváhagyásra kerül. Az Értékkészletek alkalmazással szinonima értékekkel bővítheti az értékek listáját. Kapcsolódó fogalmak: “Szinonima státuszok” oldalszám: 22 Ha az üzleti folyamatok több lépcsőben valósítják meg a rekordok jóváhagyását vagy a státuszváltoztatásokat, akkor létre lehet hozni szinonima státuszokat az egyes jóváhagyásokhoz vagy státuszváltozásokhoz.

Munkafolyamatok példái A Munkafolyamat alkalmazással a különféle üzleti folyamatokban használt rekordokat kezelheti. A megjeleníthető csomópontok korlátozott száma miatt a biztosított példák alapszintűek. A példák a Munkafolyamat alkalmazás bizonyos képességeit szemléltetik, és nem szabad azokat éles környezetben használni. A termékbemutató adatbázis olyan munkafolyamatokat tartalmaz, amelyek egyszerű folyamatokat jelenítenek meg. Beszerzési igénylés üzleti folyamat példája: A beszerzési igénylések kezeléséhez létrehozhat egy munkafolyamatot. Beszerzési igénylés létrehozásakor a felettesének jóvá kell hagynia azt. Amikor egy jóváhagyott beszerzési igénylés a beszerzési osztályhoz kerül, egy beszerzési ügynök kiértékeli a rekordot, majd végrehajtja az alábbi lépések egyikét: v Visszautasítja a szándékot v Készít egy árajánlatkérést, amelyre majd az árajánlatokat várja v Készít egy vételi megbízást a vételi szándék alapján A rekord ezután kilép a beszerzési igénylés munkafolyamatából. Például létrehozhat egy olyan igénylést, hogy ha az összege nem haladja meg a 100.000 Ft értéket, akkor a vételi szándék a beszerzési osztályhoz továbbítódik. Ha az igénylés összege 100.000 Ft felett van, akkor szükséges hozzá a részlegvezető jóváhagyása, mielőtt a beszerzési osztályhoz továbbítható. Ha az igénylés összege 200.000 Ft felett van, akkor szükséges hozzá az igazgatóhelyettes jóváhagyása, mielőtt a beszerzési osztályhoz továbbítható. Ha az igénylés összege 1.000.000 Ft felett van, akkor szükséges hozzá a gazdasági igazgató jóváhagyása, mielőtt a beszerzési osztályhoz továbbítható.

16


Az alábbi ábra egy lehetőséget mutat be az előző példahelyzet leképezéséhez. A példában a csomópontok és kapcsolati vonalak rendezése úgy történt, hogy könnyen láthatók legyenek első pillantásra, de ezek másként is elrendezhetők. Hozzáadhatna vagy eltávolíthatna befejező csomópontokat, és a munkafolyamat továbbra is ugyanezt az üzleti folyamatot ábrázolná.

1. ábra: Beszerzési igénylés munkafolyamat példája

Szolgáltatásigénylés üzleti folyamat példája: Munkafolyamatot hozhat létre a szolgáltatásigénylések kezeléséhez. Egy vállalat a szoftvert használja az ügyfélszolgálati funkciók ellátásához. A vállalat kialakított egy munkafolyamatot, amely végigvezeti az ügyfélszolgálati ügynököt a rekordkezelési folyamat kezdeti lépésein. Amikor az ügyfélszolgálati ügynök egy bejövő hívást fogad, létrehoz egy szolgáltatásigénylési jegyet az interakció rögzítéséhez. A vállalat úgy állította be az adatbázist, hogy megkövetelje az ügynöktől a telefonáló nevének és telefonszámának rögzítését. Az ügynöknek a szolgáltatásigénylés rövid leírását is le kell írnia. Mint például információkérés, karbantartás, és a szolgáltatásigénylés besorolása. A szolgáltatásigénylés típusától függően az ügynök információkat írhat be az eszközről vagy a helyszínről is.


17

Amikor az ügynök menti a szolgáltatásigénylési jegyet, a rendszer elindítja a szolgáltatásigénylési munkafolyamatot. A Kézi adatbevitel ablak megnyílik az alábbi lehetőségekkel: v További információkat kell beírni a szolgáltatásigénylésre vonatkozóan. v Információkat kell beírni a szolgáltatásigényléshez kapcsolódó jegyekről vagy munkarendelésekről. v Bejegyzést kell készíteni a Kommunikációs naplóba vagy a Munkanaplóba. v A jegyre vonatkozó adatok bevitele befejeződött. Ha az ügynök jelzi, hogy további információk megadása szükséges, akkor az ügynök által kiválasztott lehetőségtől függően a rendszer megjeleníti a Szolgáltatásigénylés lapot, a Kapcsolódó rekordok lapot, vagy a Napló lapot. Ha az ügynök jelzi, hogy a szolgáltatásigénylési adatok bevitele befejeződött, akkor a rendszer kiértékeli a rekord adatait. Ha az ügynök nem adott meg eszköz vagy helyszín adatokat, akkor a Kézi adatbeviteli ablak a következő lehetőségeket jeleníti meg: v Jegy bezárása - információs hívás v Jegy bezárása - jogosulatlan hívó v Jegy bezárása - téves hívás v Művelet nem szükséges Ha eszköz vagy helyszín van megadva a rekordon, akkor megnyílik a Kézi adatbeviteli ablak a következő opciókkal: v v v v

Jegy felelősségének átvétele (Felelősség átvétele művelet) Jegy felelősségének hozzárendelése (Felelősség hozzárendelése művelet) Incidensrekord létrehozása (Incidens létrehozása művelet) Problémarekord létrehozása (Probléma létrehozása művelet)

v IT eszköz munkarendelés módosítás létrehozása. (Módosítás létrehozás művelet) v Nem IT-eszköz munkarendelés létrehozása. (Munkarendelés létrehozás művelet) v A jegy nem igényel műveletet. Az alábbi ábra egy lehetőséget mutat be az előző példahelyzet leképezésére.

18


2. ábra: Szolgáltatásigénylési munkafolyamat minta

Munkarendelés üzleti folyamat példája: Munkafolyamatot hozhat létre egy munkarendelés kezeléséhez. Egy cég úgy állította be rendszerét, hogy a megelőző karbantartási munkarendelés előállítása cron feladaton keresztül előállított összes új megelőző karbantartási munkarendelést egy munkafolyamatba továbbítja. Az első lépés a munkarendelés prioritásának kiértékelése az alábbiak szerint: v Ha a megelőző karbantartási (TMK) munkarendelés magas prioritással rendelkezik, vagy null értéket tartalmaz a Prioritás mezőben, akkor a rendszer egy munkatervezőhöz továbbítja azonnali felülvizsgálatért és jóváhagyásért. v Ha a megelőző karbantartási (TMK) munkarendelés prioritása alacsony, akkor egy Befejező csomóponthoz kerül továbbításra és kilép a folyamatból. Ezután minden megelőző karbantartási munkarendelés átesik egy pénzügyi jóváhagyási folyamaton. A 100000 Forintnál kisebb költséggel tervezett munkarendelések jóváhagyása automatikus. A karbantartási felettesnek kell felülvizsgálnia és jóváhagynia a 100000 Forintot meghaladó költséggel járó munkarendeléseket. Miután egy munkarendelés átesik a pénzügyi jóváhagyási folyamaton, hozzá kell rendelni azt egy munkacsoporthoz az alábbiak szerint: Munkafolyamatok megvalósítása

19

v Ha a megelőző karbantartási munkarendelés járműre vonatkozik, akkor a rendszer a flotta karbantartási csoporthoz rendeli azt hozzá. v Ha a megelőző karbantartási munkarendelés épületre vagy helyszínre vonatkozik, akkor a rendszer a létesítmény karbantartási csoporthoz rendeli azt hozzá. v A rendszer minden más megelőző karbantartási munkarendelést a karbantartási csoporthoz rendel hozzá. Miután a rendszer hozzárendelte a munkarendelést egy karbantartási csoporthoz, a munkarendelés kilép a munkafolyamatból. Az alábbi ábra egy lehetőséget mutat be az előző példahelyzet leképezéséhez. 3. ábra: Megelőző karbantartási munkarendelés munkafolyamatának példája

Munkafolyamat-rekordok létrehozása A munkafolyamat alkalmazások minimális beállítást igényelnek a munkafolyamatok létrehozását megelőzően.

20


Konfigurációs előfeltételek A Munkafolyamat-tervező alkalmazáshoz a kliens munkaállomáson egy Java virtuális gépnek (JVM) kell lenni. Ha nincs telepítve Java virtuális gép, akkor a termék nem képes a Munkafolyamat vászon megjelenítésére. Munkafolyamatok tervezésekor és létrehozásakor ismernie kell az alábbi eszközöket, eljárásokat és fogalmakat: v A vállalat üzleti folyamatai v Vagyonkezelési alkalmazások v Adatbázisok és adatviszonyok v Strukturált lekérdezési nyelv (SQL) utasítások v Az adatbázishoz szükséges SQL szintaxis

Munkafolyamat-adminisztráció A munkafolyamatok aktív példányainak megjelenítéséhez és kezeléséhez a Munkafolyamat-adminisztráció alkalmazást használhatja. A Munkafolyamat-adminisztráció alkalmazás egy ablakot tartalmaz, amely egy munkafolyamat minden aktív példányához megjelenít egy sort. A rekord többször is megjelenhet, ha azt több munkafolyamat-példány szabályozza. Megtekintheti, hogy egy felülvizsgált folyamat melyik változata hozta létre az egyes példányokat, az egyes rekordokat a munkafolyamatba továbbító egyén személyazonosítóját, valamint a folyamat kezdeményezésének dátumát és időpontját. A rekordkulcs (például a munkarendelési szám vagy a beszerzési megrendelési szám) megjelenik a helyazonosítóval a Felelős leírása mezőben.

Munkafolyamatok biztonsági engedélyei Ha munkafolyamatokat tervez, akkor egy biztonsági engedélyekkel rendelkező jogosultsági csoporthoz kell tartoznia. A felhasználók nem kapnak automatikusan hozzáférést a munkafolyamat műveletekhez. Egy adminisztrátornak kell a Jogosultságcsoportok alkalmazás segítségével megadnia a biztonsági engedélyeket a munkafolyamat műveletekhez. A munkafolyamat műveletek akkor jelennek meg a Jogosultságcsoportok alkalmazásban, amikor egy alkalmazáshoz munkafolyamat támogatást ad hozzá. Egy folyamat aktiválása előtt adhat hozzáférést a felhasználóknak a műveletekhez. Továbbá a következő alkalmazásokhoz van szükség biztonsági engedélyekre: v Műveletek v Kommunikációs sablonok v Eszkalációk v v v v v v v

Postafiók/hozzárendelések telepítő Személyek Személycsoportok Szerepek Munkafolyamat-adminisztráció Munkafolyamat-tervező Munkafolyamat postafiók (portál kisalkalmazás)

Ha Ön vagy a csoportja felelős a munkafolyamatok teszteléséért, akkor biztonsági engedélyekre van szüksége egyéb alkalmazásokhoz is, a tesztelt folyamatoktól függően. Munkafolyamatok megvalósítása

21

Szinonima státuszok Ha az üzleti folyamatok több lépcsőben valósítják meg a rekordok jóváhagyását vagy a státuszváltoztatásokat, akkor létre lehet hozni szinonima státuszokat az egyes jóváhagyásokhoz vagy státuszváltozásokhoz. Például egy üzleti folyamat három különböző embertől követelheti meg egy rekord áttekintését, mielőtt azt jóváhagyottnak tekinti. Egyetlen státusz fedi le a jóváhagyásra várakozást, és egyetlen jóváhagyott státusz létezik. Létrehozhatja a jóváhagyásra várakozás szinonima státuszait, amelyek az egyes megelőző jóváhagyások képviselik, mielőtt a rekord jóváhagyásra kerül. Az Értékkészletek alkalmazással szinonima értékekkel bővítheti az értékek listáját. A szinonima státuszok létrehozásáról bővebb információkat talál a termék értékkészletekre vonatkozó súgójában. Kapcsolódó fogalmak: “Értékkészletek” oldalszám: 16 Ha az üzleti folyamatok több lépcsőben valósítják meg a rekordok jóváhagyását vagy a státuszváltoztatásokat, létre lehet hozni szinonima státuszokat.

Munkafolyamatok példányainak leállítása Amikor egy rekordot egy munkafolyamatba továbbít, létrejön az adott folyamatnak egy aktív példánya, amely az adott rekordot kezeli. Bármely munkafolyamat-támogatással rendelkező alkalmazás rekordjainak munkafolyamatait megjelenítheti és leállíthatja.

Mielőtt elkezdené A munkafolyamat-rekordhoz társított alkalmazásnak munkafolyamat-támogatással kell rendelkeznie.

Erről a feladatról Egy munkafolyamat leállításakor csak a munkafolyamat egyetlen példánya áll le, amely egy adott rekordot irányít. A munkafolyamat leállításához a Munkafolyamat-tervező alkalmazás használható. Egy folyamatpéldány leállításakor a következő feladatok végrehajtása történik: v A rekord eltávolításra kerül a munkafolyamat irányítása alól. v Egy tranzakció kerül írásra a rekord munkafolyamat-előzményeibe. A Munkafolyamat előzmények a rekord részei lesznek azt követően is, hogy az el lett távolítva egy munkafolyamatból. v Bizonyos értesítések a múltbéli-, mások a jelenlegi-, megint mások pedig mindkét hozzárendelthez el lesznek küldve. Az értesítések létrehozásához használja a kommunikációs sablonokat, vagy saját kezűleg írja be a tárgyat, üzenetet és a címzetteket.

Eljárás 1. Munkafolyamat leállításához hajtsa végre az alábbi lépések egyikét: v Egy munkafolyamat-támogatással rendelkező alkalmazásban nyissa meg azt a rekordot, amelyet el kíván távolítani a munkafolyamatból. Kattintson a Művelet kiválasztása menü Munkafolyamat leállítása menüpontjára. v A Munkafolyamat-adminisztráció alkalmazásban válassza ki a leállítani kívánt aktív folyamatot. Kattintson a Folyamat leállítása ikonra a megbízás sorában. 2. Választható: Hozzon létre egy e-mail értesítést. A rendszer alapértelmezésben a WFSTOP kommunikációs sablont használja. Az értesítés létrehozásához használhatja a WFSTOP kommunikációs sablont. Saját kezűleg is megadhatja a tárgyat, az üzenetet és a szerepkör címzetteket.

22


3. Kattintson az OK gombra. A rendszer leállítja a munkafolyamatot. Ezenkívül, a rendszer elküldi az értesítéseket. Kapcsolódó feladatok: “Munkafolyamatok letiltása” oldalszám: 33 Egy folyamat letiltásával megakadályozható, hogy új rekordok kerüljenek továbbításra a munkafolyamatba. Egy folyamat letiltása nem befolyásolja a folyamat irányítása alatt álló rekordokat.

Tesztkörnyezet tervezés A munkafolyamatok automatizáltak. Ebből kifolyólag létrehozhat egy tesztkörnyezetet, ahol megtervezheti és tesztelheti a folyamatokat anélkül, hogy hatással lenne az éles környezetben lévő rekordokra. Úgy tervezze meg a tesztkörnyezetet, hogy az éles környezet másolata legyen. A tesztadatbázisnak elegendő felhasználót és adatot kell tartalmaznia ahhoz, hogy minden egyes munkafolyamat alaposan tesztelni tudjon. Az Integrációs modulban lévő alkalmazások használatával integrálhatja a munkafolyamatokat a tesztkörnyezetből az éles környezetbe.

Munkafolyamatok létrehozása Az üzleti folyamatai tükrözésére munkafolyamatokat hozhat létre. A munkafolyamat a műveleteket és értesítéseket határozza meg, amelyek egy üzleti folyamat különböző pontjain jelentkezhetnek.

Erről a feladatról Egy munkafolyamat a rekord, a csomópontok és a kapcsolati vonalak fejléc információiból, valamint a csomópontok és kapcsolati vonalak tulajdonságaiból áll.

Eljárás 1. A Munkafolyamat-tervező alkalmazás eszköztárában kattintson az Új folyamat gombra. 2. A Folyamat mezőben adjon nevet a folyamatnak. 3. Választható: Adjon meg egy leírást. 4. Az Objektum mezőben adjon meg egy értéket, vagy kattintson az Érték kiválasztása lehetőségre és válasszon ki egy objektumot. 5. Kattintson a Folyamat mentése elemre.

Mi a következő lépés? Készen áll csomópontok hozzáadására és kapcsolati vonalak húzására a vászon használatával, valamint a folyamat egyes elemeinek tulajdonságainak beállítására.

Műveletek tulajdonságainak megadása Lehetősége van a műveletek tulajdonságainak megadására. A művelet egy esemény, amelyet rekord előrehaladása aktivál a munkafolyamaton keresztül.

Erről a feladatról Az alábbi munkafolyamat komponensek állíthatók be műveletek aktiválásához: v Negatív kapcsolati vonalak v Pozitív kapcsolati vonalak


23

Eljárás 1. A Munkafolyamat-tervező alkalmazás Lista lapján válassza ki a módosítandó tulajdonságokkal rendelkező folyamatot. 2. A Folyamat lap Műveletek ablakában kattintson a Tulajdonságok szerkesztése lehetőségre. 3. A Művelet mezőben adjon meg értéket. 4. Az Útmutatás mezőben adjon meg egy szöveget, amely leírja a futási felhasználó számára, hogy milyen művelet történik továbbítási és kézi bemenetek esetén. 5. Kattintson a Feltételes kifejezéskészítő lehetőségre. 6. Válassza ki az Egyéni osztály jelölőnégyzetet annak megadásához, hogy egy egyéni osztályfájl értékelje ki a rekordot. 7. A Kommunikációs sablon mezőben adjon meg egy értéket. 8. A Címzett mezőben adjon meg egy értéket. 9. A Tárgy mezőben adja meg az értesítési e-mail tárgyát. 10. Az Üzenet mezőben adja meg az értesítési e-mail üzenetét. 11. Kattintson az OK gombra, majd kattintson a Folyamat mentése gombra. Kapcsolódó fogalmak: “Művelettípusok” oldalszám: 14 Egy műveletrekord létrehozásakor szükséges a művelettípus megadása ahhoz, hogy meg lehessen állapítani milyen fajta művelet végrehajtása szükséges, amikor eléri a műveletet egy folyamatban. “Műveletek és műveletrekordok” oldalszám: 14 A munkafolyamatok műveletek segítségével léptetik végig a rekordokat a folyamatokon, valamint műveletek felhasználásával aktiválják az eseményeket, így például a státuszváltozásokat. A műveleteket a Műveletek alkalmazásban határozhatja meg, majd újrafelhasználhatja azokat a létrehozott egyéb munkafolyamatokban.

Feltételcsomópontok tulajdonságainak megadása A feltételcsomópont a rekordban lévő adatok alapján megmutatja a rekord kiértékelését. A feltételcsomópontot a rekord igaz vagy hamis kiértékelésre használhatja, és ezután a kiértékelés alapján irányíthatja a rekord előrehaladását.

Erről a feladatról Ha egy feltételcsomópontba ütközik, akkor a rekord kiértékelésre kerül a csomópont tulajdonságokban megadott SQL utasítások alapján. A rekord ezután a csomópontból kilépő pozitív vagy negatív kapcsolati vonalra lesz továbbítva. A Munkafolyamat palettán a eszközzel helyezhet új feltételcsomópontot a vászonra. Egy Feltételcsomópont munkafolyamatnak több feltételcsomópontja is lehet, de egy folyamatnak nem kötelező feltételcsomópontokat tartalmaznia. A feltételcsomópontokhoz az alábbi tulajdonságokat adhatja meg: Cím

Írja be vagy módosítsa a csomópont nevét és leírását.

Kifejezés A rekord legalább egy mezőértékének teszteléséhez használt SQL kifejezést adja meg. A rendszer egy igaz vagy hamis eredményt ad vissza. Az üzleti folyamat igényei alapján megadhat egyszerű kifejezést vagy összetett kifejezést. Az SQL kifejezésben helyettesítő változókat is használhat. Amikor a termék a feltételcsomópontba ütközik egy feltételtesztelés közben, lecseréli az aktuális rekord értékeit a tábla- és oszlopinformációkra a megadott helyettesítő változók alapján. Az SQL kifejezés létrehozásához használja a Kifejezéskészítőt.

24


Egyéni osztály A feltétel tesztelését végrehajtó egyéni osztályfájlt adja meg. Keresse meg az egyéni osztályfájlokat a termékkönyvtárban.

Eljárás 1. A Munkafolyamat-tervező alkalmazás Lista lapján válassza ki a módosítandó tulajdonságokkal rendelkező folyamatot. 2. A Vászon lapon kattintson a jobb egérgombbal a feltételcsomópontra, majd válassza az előugró menü Tulajdonságok menüpontját. 3. Választható: Adjon meg egy leírást. 4. Kattintson a Feltételes kifejezéskészítő lehetőségre. 5. Jelölje be az Egyéni osztály jelölőnégyzetet. 6. Kattintson az OK gombra, majd kattintson a Folyamat mentése gombra.

Interakciós csomópontok tulajdonságainak megadása Az interakciós csomópontokkal a műveleteket határozhatja meg, amelyek egy munkafolyamatban történnek két különböző alkalmazás között.

Erről a feladatról Az Interakciós csomópontok tulajdonságai ablakban a következő tulajdonságok adhatók meg az interakciós csomópontokhoz: Alkalmazás A megjelenő alkalmazást határozza meg. Lap

A megjelenő lapot határozza meg. Használja a Bővíthető leírónyelv (XML) megjelenítési fájl lapazonosítóját a lapnév értékeként. Lapazonosítók nincsenek az adatbázisban. Azokat saját kezűleg kell megadnia.

Művelet Egy műveletet határoz meg, amelyet a termék megjelenít vagy végrehajt. A rendelkezésre álló műveletek közül az eszköztár egyik gombjával vagy a Művelet kiválasztása menü segítségével választhat. Viszony Egy másik alkalmazáshoz vezető interakciót hoz létre. A Viszony mezőben lévő információk határozzák meg, hogy mely rekord jelenjen meg az alkalmazás megnyitásakor. Folyamat Egy aktív munkafolyamatot határoz meg a megadott alkalmazáshoz. A folyamat elindul az aktuális rekordon a célalkalmazáskor való megérkezéskor. Utasítás címe A megjelenő üzenetablak címét határozza meg. Utasítás törzse Az üzenetablakban megjelenő utasítások szövegét adja meg. A cím vagy a törzs hiánya esetén az ablak nem jön létre.

Eljárás 1. A Munkafolyamat-tervező alkalmazás Lista lapján válassza ki a módosítandó tulajdonságokkal rendelkező folyamatot. 2. A Vászon lapon kattintson a jobb egérgombbal az interakciós csomópontra válassza az előugró menü Tulajdonságok menüpontját.

, majd


25

3. 4. 5. 6. 7.

Választható: Adjon meg egy leírást. Az Alkalmazás mezőben adjon meg egy értéket. A Lap neve mezőben adjon meg egy XML megjelenítési fájlból származó lapazonosítót. A Művelet mezőben adjon meg értéket. A Viszony mezőben adjon meg egy értéket.

8. A Folyamat indítása mezőben adjon meg értéket. 9. Az Utasítások címe mezőben adja meg az üzenetablak címét. 10. Az Utasítások törzse mezőben adja meg az utasításokat, amelyeket a rendszer megjelenít az üzenetablakban. 11. Kattintson az OK gombra, majd kattintson a Folyamat mentése gombra.

Kézi adatbeviteli csomópontok tulajdonságainak megadása A kézi adatbeviteli csomópontok használatával egy munkafolyamatban kijelölheti a lehetőségeket, amelyek megjelenítésre kerülnek a felhasználóknak a munkafolyamat közben.

Erről a feladatról A Kézi adatbevitel tulajdonságai ablakban a következő tulajdonságok adhatók meg a kézi adatbeviteli csomópontokhoz: Cím

A csomópont nevének és leírásának megadására vagy módosítására szolgál.

Egyetlen megjelenítése Azt adja meg, hogy a rendszer mit tegyen, ha a felhasználó csak egy megadott lehetőséghez rendelkezik biztonsági jogosultságokkal. Műveletek A csomópontból kilépő kapcsolati vonalakhoz tartozó műveleteket jeleníti meg. Ha a Műveletek ablakhoz sorokat kíván hozzáadni, akkor rajzoljon a csomópontból kilépő kapcsolatokat. A Sorrend oszlopban egy szám beírásával megadhatja a sorrendet, amelyben a lehetőségek megjelennek a felhasználó számára. Az Útmutatás a Kézi adatbevitel ablak mindegyik soránál megjelenik. Értesítések Az értesítéseket adja meg, amelyeket a rendszer állít elő, amikor a rekord áthalad a csomópontból kilépő egyik kapcsolati vonalon. A kommunikációs sablon segítségével létrehozhat legalább egy értesítést. Úgy is dönthet, hogy saját kezűleg adja meg a tárgyat, az üzenetet és a szerepkör címzetteket.

Eljárás 1. A Munkafolyamat-tervező alkalmazás Lista lapján válassza ki a módosítandó tulajdonságokkal rendelkező folyamatot. 2. A Vászon lapon kattintson a jobb egérgombbal a kézi adatbeviteli csomópontra , majd válassza az előugró menü Tulajdonságok menüpontját. 3. Választható: Adjon meg egy leírást. 4. Válassza ki az Egyetlen megjelenítése jelölőnégyzetet a művelet megadásához, ami akkor történik, ha a felhasználó csak egy megadott lehetőséghez rendelkezik biztonsági jogosultságokkal. 5. A Művelet mezőben adjon meg értéket. 6. 7. 8. 9. 10.

26

A Kommunikációs sablon mezőben adjon meg egy értéket. A Címzett mezőben adjon meg egy értéket. A Tárgy mezőben adja meg az értesítési e-mail tárgyát. Az Üzenet mezőben adja meg az értesítési e-mail üzenetét. Kattintson az OK gombra, majd kattintson a Folyamat mentése gombra.


Alfolyamat csomópontok tulajdonságainak megadása Lehetősége van az alfolyamat csomópontok tulajdonságainak megadására. Az alfolyamat csomópontok olyan folyamatok, amelyek azért lettek létrehozva, hogy egy fő munkafolyamaton belül kerüljenek felhasználásra.

Erről a feladatról Az Alfolyamat tulajdonságai ablakban a következő tulajdonságok adhatók meg az alfolyamat csomópontokhoz: Cím


Alfolyamat Itt a munkafolyamat-rekord nevét és leírását adhatja meg. Az alfolyamatnak meg kell felelnie a következő feltételeknek: v A folyamatnak léteznie kell a Munkafolyamat-tervező alkalmazásban. v A folyamat ugyanazzal az objektummal társított, mint a főfolyamat. v A folyamat engedélyezett, de nem aktivált.

Eljárás 1. A Munkafolyamat-tervező alkalmazás Lista lapján válassza ki a módosítandó tulajdonságokkal rendelkező folyamatot. 2. A Vászon lapon kattintson a jobb egérgombbal az alfolyamat csomópontra válassza az előugró menü Tulajdonságok menüpontját.

, majd

3. Választható: Adjon meg egy leírást. 4. Az Alfolyamat mezőben adjon meg egy értéket. 5. Kattintson az OK gombra, majd kattintson a Folyamat mentése gombra.

Feladatcsomópontok tulajdonságainak megadása A feladatcsomópont azt jelzi, hogy a felhasználónak két választása van, például egy rekord jóváhagyása vagy elutasítása. Feladatcsomópontok akkor kerülnek alkalmazásra, ha az üzleti folyamat a rekord kiértékelését igényli. Továbbá akkor is használhat feladatcsomópontokat, ha létre kíván hozni egy feladat-hozzárendelést, amely továbbítja a rekordot legalább egy egyén számára.

Erről a feladatról A Feladatcsomópont tulajdonságai ablakban a következő tulajdonságok adhatók meg a feladatcsomópontokhoz: Cím


Időkorlát A hozzárendelt személy időkorlátját adja meg a feladat végrehajtásához annak eszkalálása előtt. Alkalmazás Azt adja meg, hogy a termék melyik alkalmazást használja a hozzárendelt rekord megjelenítéséhez. Jellemzően az objektum egyetlen alkalmazáshoz van rendelve. Bizonyos esetekben - például a Gyors jelentésben és a Munkarendelés nyomkövetésében - egy objektum több alkalmazáshoz rendelhető. Ez ábrázolhat például egy klónt vagy akár a tábla egy új egyéni alkalmazását. Egyetlen megjelenítése Azt adja meg, hogy megjelenítésre kerül-e az egyetlen lehetőség, amikor a felhasználó csak egy lehetőséghez rendelkezik biztonsági jogosultsággal.


27

v Ha a jelölőnégyzet be van jelölve, akkor a rendszer megjeleníti az egyetlen lehetőséget Munkafolyamat-hozzárendelés végrehajtása ablakban. v Ha a jelölőnégyzet üres, akkor a rendszer végrehajtja a műveletet. Munkafolyamat feladattípus Ennek használatával egy másik feladatot adhat hozzá a munkafolyamathoz. Hozzárendelések Legalább egy szerepet határoz meg a feladat-hozzárendelés fogadásához. Feladatcsomópontonként adjon meg legalább egy hozzárendelést. A feladat-hozzárendelést egy szerep- vagy hozzárendelti viszonyhoz lehet kijelölni. Értesítések Az értesítéseket adja meg, amelyeket a rendszer állít elő, amikor a rekord elhagyja a csomópontot. A kommunikációs sablon segítségével létrehozhat legalább egy értesítést. Vagy megadhatja a tárgyat, az üzenetet és a szerep fogadóit kézzel. Elfogadás művelet végrehajtása Azt adja meg, hogy a rendszer miként továbbítja a rekordot, amikor hozzárendelés kerül létrehozásra egy csoporton. v A hozzárendelések elfogadásakor - Megadja, hogy a rendszernek csak egy pozitív műveletre van szüksége a rekord pozitív kapcsolati sorhoz továbbításához. v Az összes hozzárendelés elfogadása esetén - Megadja, hogy az összes hozzárendelt személynek ki kell választania a pozitív műveletet ahhoz, hogy a rendszer a rekordot a pozitív kapcsolati vonalhoz továbbítsa. Ha egy hozzárendelt személy választja ki a negatív lehetőséget, akkor a rendszer továbbítja a rekordot a negatív kapcsolati vonalhoz.

Eljárás 1. A Munkafolyamat-tervező alkalmazás Lista lapján válassza ki a módosítandó tulajdonságokkal rendelkező folyamatot. 2. A Vászon lapon kattintson a jobb egérgombbal a feladatcsomópontra , majd válassza az előugró menü Tulajdonságok menüpontját. 3. Választható: Adjon meg egy leírást. 4. Az Alkalmazás mezőben adjon meg egy értéket. 5. Az Időkorlát mezőben adja meg a hozzárendelt személy időkorlátját a feladat végrehajtásához annak eszkalálása előtt. 6. Válassza ki az Egyetlen megjelenítése jelölőnégyzetet annak megadásához, hogy a rendszer mit tegyen, ha a felhasználó csak egy megadott lehetőséghez rendelkezik biztonsági jogosultságokkal. 7. A Hozzárendelések szakaszban kattintson az Új sor gombra, és adjon meg értékeket a megjelenő mezők mindegyikéhez. 8. Az Értesítések szakaszban kattintson az Új sor gombra, és adjon meg értékeket a megjelenő mezők mindegyikéhez. 9. Az Elfogadás művelet végrehajtása mezőben válassza ki a következő lehetőségek egyikét annak megadásához, hogy rekord miként kerüljön továbbításra: a. Ha egy hozzárendelés elfogadott. b. Ha minden hozzárendelés elfogadott. 10. Kattintson az OK gombra, majd kattintson a Folyamat mentése gombra.

Várakozási csomópontok tulajdonságainak megadása Lehetősége van a várakozási csomópontok tulajdonságainak megadására. A várakozási csomópontok azt határozzák meg, hogy a folyamat megállításra kerül egy adott esemény megtörténéséig.

28


Erről a feladatról A várakozási csomópontokhoz az alábbi tulajdonságokat adhatja meg: Cím


Várakozási lista Legalább egy rendszereseményt határoz meg. A feldolgozás közben az első bekövetkező esemény aktiválja a rekord visszatérését a folyamathoz. Az eseménynevek három vagy négy, pontokkal elválasztott kisbetűs szóból állnak. Például: maximo.workorder.update vagy maximo.po.statuschange.appr. v Az első szó mindig a maximo. v A második szó az üzleti objektum (MBO) neve. Például: po. v A harmadik szó a következő szavak egyike: – statuschange. Ha az esemény egy státuszmódosítás, akkor az eseménynév egy negyedik résszel is rendelkezik, amely egy adott státusz (például: appr) vagy tetszőleges státuszváltozás esetén a * karakter. – update Értesítések Az értesítéseket határozza meg, amelyeket a rendszernek kell előállítani, amikor a rekord elhagyja a csomópontot. A kommunikációs sablon segítségével létrehozhat legalább egy értesítést. Saját kezűleg is megadhatja a tárgyat, az üzenetet és a szerepkör címzetteket.

Eljárás 1. A Munkafolyamat-tervező alkalmazás Lista lapján válassza ki a módosítandó tulajdonságokkal rendelkező folyamatot. 2. A Vászon lapon kattintson a jobb egérgombbal a várakozási csomópontra , majd válassza az előugró menü Tulajdonságok menüpontját. 3. 4. 5. 6. 7.

Választható: Adjon meg egy leírást. Az Esemény mezőben adjon meg egy eseménynevet. A Kommunikációs sablon mezőben adjon meg egy értéket. A Címzett mezőben adjon meg egy értéket. A Tárgy mezőben adja meg az értesítési e-mail tárgyát.

8. Az Üzenet mezőben adja meg az értesítési e-mail üzenetét. 9. Kattintson az OK gombra, majd kattintson a Folyamat mentése gombra.

Csomópontok és kapcsolati vonalak hozzáadása Munkafolyamat létrehozásához csomópontokat és kapcsolati vonalakat illeszt be egy munkafolyamat vászonra.

Erről a feladatról Minden munkafolyamat magában foglal kezdő és befejező csomópontokat. A kezdő és befejező csomópontok nem hordoznak felhasználó által megadott információkat. Az egyéb típusú csomópontok felhasználó által megadott műveleteket hordoznak.


29

Eljárás 1. Válasszon egyet az alábbi lehetőségek közül: Lehetőség

Lépés

Munkafolyamat létrehozása

Kattintson a Munkafolyamat létrehozása gombra.

Engedélyezett és aktivált folyamat beállítása

Jelölje ki a felülvizsgálni kívánt folyamatot, és kattintson a Felülvizsgálat létrehozása gombra.

2. Csomópont hozzáadásához válasszon egyet az alábbi lehetőségek közül: Csomópont hozzáadása

Lépés

A Vászon lapon

A Munkafolyamat-tervező eszköztárban válassza ki a Csomópontok áthelyezése/hozzáadása lehetőséget, és húzza a csomópontot a vászonra.

A Folyamat lapon

Kattintson az Új csomópont gombra.

3. A csomópont tulajdonságainak szerkesztéséhez válasszon egyet az alábbi lehetőségek közül: Beállítás

Lépés

A Vászon lapon

Kattintson duplán a csomópontra, és módosítsa a tulajdonságokat a Feltételcsomópont tulajdonságai ablakban.

A Folyamat lapon

Kattintson a Tulajdonságok szerkesztése ikonra.

4. Ismételje meg a 2. lépést egyéb csomóponttípusok vásznon való elhelyezéséhez. 5. A csomópontok áthelyezéséhez a Vászon lapon húzza át a mozgatni kívánt csomópontot. 6. A Munkafolyamat-tervező eszköztáron válassza ki a következő kapcsolati eszközök egyikét a csomópontok közötti kapcsolati vonalak létrehozásához: a. Kattintson a Csomópontok csatlakoztatása lehetőségre pozitív kapcsolati vonal hozzáadásához. b. Kattintson a Csomópontok csatlakoztatása negatív művelethez lehetőségre negatív kapcsolati vonal hozzáadásához. 7. Kattintson egy csomópontra és húzza a vonalat másik csomóponthoz. A vonalaknak egyik csomópontból egy másik csomópontba kell haladniuk. A vonalak a rekordok által követkendő útvonalat jelzik a munkafolyamatban. Az egyes csomópontokból rajzolható vonalak típusa és száma a csomópont típusától függ. 8. Kattintson a Folyamat mentése gombra.

Mi a következő lépés? A csomópontok és kapcsolati vonalak hozzáadása után a következő lépés a folyamat érvényesítése, hogy meggyőződjön a szerkezeti integritásáról.

Munkafolyamat beállítása automatikus kezdeményezésre Meghatározható, hogy amikor a felhasználó létrehoz és elment egy új rekordot egy alkalmazásban, a rekord automatikusan továbbításra kerüljön egy munkafolyamatba. Az objektumok csak egy automatikusan elinduló folyamattal rendelkezhetnek.

30


Mielőtt elkezdené Egy folyamatot érvényesíteni, engedélyezni és aktiválni kell, mielőtt beállítható automatikus kezdeményezésre.

Erről a feladatról Ez a művelet csak a felhasználók által létrehozott rekordokat továbbítja. A termék által automatikusan létrehozott rekordok (például TMK cron feladaton vagy készlet utánrendelési funkción keresztül létrehozott rekordok) nem továbbíthatók automatikusan egy folyamatba ezzel a módszerrel.

Eljárás 1. A Munkafolyamat-tervező alkalmazásban jelenítse meg az aktivált folyamatrekordot. 2. Kattintson a Folyamat beállítása automatikus kezdeményezésre műveletre.

Folyamatok beállítása, hogy ne induljanak el automatikusan Megadhatja, hogy amikor egy rekord létrehozásra és mentésre kerül egy alkalmazásban, akkor a rekord ne kerüljön továbbításra egy munkafolyamatba. Az objektumok csak egy automatikusan elinduló folyamattal rendelkezhetnek.

Eljárás 1. A Munkafolyamat-tervező alkalmazásban válassza ki az aktivált folyamatrekordot, amelynél szeretné beállítani, hogy ne induljon el automatikusan. 2. Kattintson a Folyamat beállítása automatikus kezdeményezés mellőzésére műveletre. 3. Kattintson a Folyamat mentése elemre.

Munkafolyamatok tesztelése A munkafolyamatokat egy tesztkörnyezetben tesztelheti azzal, hogy egy rekordot továbbít minden lehetséges útvonalon. Ezeket a teszteket azt megelőzően kell elvégezni, hogy a folyamatokat éles környezetbe exportálná, így meggyőződhet róla, hogy minden egyes munkafolyamat hűen tükrözi az üzleti folyamatokat.

Munkafolyamat tesztelés Úgy tervezze meg a tesztkörnyezetet, hogy az éles környezet másolata legyen. A tesztadatbázisnak elegendő felhasználót és adatot kell tartalmaznia ahhoz, hogy minden egyes munkafolyamat alaposan tesztelni tudjon. Az Integrációs modulban lévő alkalmazások használatával integrálhatja a munkafolyamatokat a tesztkörnyezetből az éles környezetbe: v Érvényesítse, engedélyezze és aktiválja az egyes munkafolyamatokat olyan tesztkörnyezetben, ahol rendelkezésre áll elegendő mennyiségű mintaadat a folyamat teszteléséhez. A tesztkörnyezetnek tartalmaznia kell rekordokat a teszt felhasználók számára, akik értesítéseket és hozzárendeléseket kaphatnak. v Továbbítsa a rekordokat minden lehetséges útvonalon, ide értve az összes lehetséges útvonalat az alfolyamatokban is. Célszerű teszt-tervet létrehozni annak ellenőrzésére, hogy minden lehetséges útvonal tesztelése megtörténik. v Győződjön meg róla, hogy a hozzárendelések megjelennek a felhasználók munkafolyamat postaládájában és az e-mail értesítések előállítása zavartalan. v Döntse el, hogy a folyamat befejezettnek tekinthető, vagy további lépések szükségesek. v Döntse el, hogy a folyamat be lett-e állítva a szükséges hozzárendelések, értesítések és az egyéb elemek létrehozására az üzleti folyamatnak megfelelően. Ha nem állította be a folyamatot, akkor módosítania kell azt. Munkafolyamatok megvalósítása

31

v Végezze el a szükséges kiegészítéseket, módosításokat vagy törléseket, és tesztelje újból a folyamatot. v A tesztelt folyamatoknak a tesztkörnyezetből az éles környezetbe történő exportálásához használja az integrációs alkalmazásokat.

Munkafolyamatok érvényesítése A munkafolyamatokat érvényesítenie kell, hogy ellenőrizze a folyamat szerkezeti integritását.

Mielőtt elkezdené Ha alfolyamatokat tartalmazó folyamatot érvényesít, akkor az alfolyamatrekordokat érvényesítenie kell a főfolyamat érvényesítése előtt.

Eljárás 1. A Munkafolyamat-tervező alkalmazás Lista lapján válassza ki az érvényesíteni kívánt folyamatrekordot. 2. Válassza ki a Folyamat érvényesítése műveletet. Ha a folyamat érvényesítése meghiúsul, akkor egy ablakban megjelennek a hibák. Ha a folyamat érvényesítése sikeres, akkor egy üzenet jelenik meg a navigációs sávon. 3. Kattintson a Folyamat mentése elemre.

Mi a következő lépés? Készen áll a munkafolyamat engedélyezésére. A folyamat engedélyezése zárolja a folyamatot. Egy zárolt folyamat módosításához hozzon létre egy felülvizsgálatot, és végezze el azon a módosításokat.

Munkafolyamatok engedélyezése A munkafolyamat-rekordok a rekord engedélyezéséig vázlat vagy fejlesztési fázisban vannak. Egy folyamat engedélyezése a folyamat szerkezetének érvényesítését foglalja magában.

Erről a feladatról Miután engedélyez egy folyamatrekordot, a rekord zárolt, és készen áll a használatra.

Eljárás 1. A Munkafolyamat-tervező alkalmazás Lista lapján válassza ki az engedélyezni kívánt folyamatrekordot. 2. Válassza ki a Folyamat engedélyezése műveletet. 3. Kattintson a Bezárás gombra, majd kattintson a Folyamat mentése gombra.

Mi a következő lépés? Ahhoz, hogy egy munkafolyamat-rekordot főfolyamatként lehessen használni, aktiválnia kell a folyamatot.

Munkafolyamatok aktiválása A munkafolyamatokat aktiválnia kell, mielőtt egy munkafolyamatba továbbíthatja azokat.

Erről a feladatról Munkafolyamat-rekord aktiválásakor az alábbi műveletek történnek: v Az objektumhoz társított alkalmazásokhoz hozzáadásra kerülnek a munkafolyamat műveletek és gombok, ha az alkalmazások még nem támogatnak munkafolyamatot.

32


v Az Aktív jelölőnégyzet bejelölésre kerül annak jelzésére, hogy a rekord jelenleg használatban rekordok kezelésére. v Ha egy folyamat-felülvizsgálatot aktivál, akkor a korábban aktív felülvizsgálat leállításra kerül. A rendszer nem tiltja le a felülvizsgálatot, mert még létezhetnek aktív példányai a folyamatnak.

Eljárás 1. A Munkafolyamat-tervező alkalmazás Lista lapján válassza ki az aktiválni kívánt folyamatrekordot. 2. Válassza ki a Folyamat aktiválása műveletet. Ha az objektummal társított alkalmazások már támogatnak munkafolyamatot, akkor a navigációs sávon megjelenik egy üzenet, mely arról értesíti, hogy a folyamat aktiválásra került. 3. Kattintson az OK gombra.

Munkafolyamatok letiltása Egy folyamat letiltásával megakadályozható, hogy új rekordok kerüljenek továbbításra a munkafolyamatba. Egy folyamat letiltása nem befolyásolja a folyamat irányítása alatt álló rekordokat.

Mielőtt elkezdené A folyamat aktív példányainak leállításához a Munkafolyamat-tervező alkalmazás használható.

Erről a feladatról Miután egy rekord továbbításra került egy engedélyezett folyamaton keresztül, nincs mód a folyamat törlésére, mivel más rekordok a folyamat irányítása alatt állhatnak. Amikor új folyamat felülvizsgálatot engedélyez, a korábbi felülvizsgálat automatikusan letiltásra kerül.

Eljárás 1. A Munkafolyamat-tervező alkalmazás Lista lapján jelenítse meg a letiltani kívánt rekordot. 2. Válassza ki a Folyamat letiltása műveletet. Kapcsolódó feladatok: “Munkafolyamatok példányainak leállítása” oldalszám: 22 Amikor egy rekordot egy munkafolyamatba továbbít, létrejön az adott folyamatnak egy aktív példánya, amely az adott rekordot kezeli. Bármely munkafolyamat-támogatással rendelkező alkalmazás rekordjainak munkafolyamatait megjelenítheti és leállíthatja.

Munkafolyamat előzmény megjelenítése Felülvizsgálati okokból a rendszer minden rekordból fenntart egyet, amely áthaladt egy munkafolyamaton. A munkafolyamatban az összes felhasználó által kezdeményezett művelet listáját megtekintheti, mint például egy rekord továbbítása egy munkafolyamatba vagy egy hozzárendelés befejezése.

Erről a feladatról Ha a rekord több munkafolyamaton haladt át, akkor a munkafolyamat előzmények a folyamatnév alapján kerülnek rendezésre, aztán a tranzakció dátuma szerint. A munkafolyamat-hozzárendelések megjelenítéséhez kattintson a Munkafolyamat > Munkafolyamat-előzmények megjelenítése műveletre.


33

Eredmények Bizonyos tranzakciók automatikusan kerülnek végrehajtásra. Az automatikusan végrehajtott tranzakciók nem jelennek annak ellenére, hogy az adatbázisban rögzítésre kerültek a rekord munkafolyamat előzményében.

Munkafolyamat-hozzárendelések megjelenítése egy munkafolyamat-támogatással rendelkező alkalmazásból A Munkafolyamat térkép egy munkafolyamat grafikáját jeleníti meg, beleértve a csomópontjait és összekötő vonalait. A térkép aktuális helyét a folyamatban egy keret jelzi a csomópont körül. Egy munkafolyamat-támogatással rendelkező alkalmazásból megtekintheti egy rekord munkafolyamat-hozzárendeléseit. A Munkafolyamat térkép használatával megtekintheti, hogy az Ön hozzárendelése hol kerül bele a folyamat egészébe.

Erről a feladatról A Munkafolyamat-hozzárendelések megjelenítése ablakban a következő feladatok végezhetők el: v A rekord aktív munkafolyamat-hozzárendeléseinek listájának megjelenítése v A rekord munkafolyamat előzményeinek megjelenítése v Munkafolyamat térkép megjelenítése bármely folyamathoz, amely jelenleg a rekordot kezeli. A munkafolyamat-hozzárendelések megjelenítéséhez kattintson a Munkafolyamat > Munkafolyamat-hozzárendelések megjelenítése műveletre.

Munkafolyamat térkép megjelenítése A Munkafolyamat térkép egy munkafolyamat grafikáját jeleníti meg. A Munkafolyamat térkép használatával megtekintheti, hogy az Ön hozzárendelése hol kerül bele a folyamat egészébe.

Erről a feladatról Egy munkafolyamat döntési pontokból (más néven csomópontokat) és az ezeket összekapcsoló vonalakból áll. A csomópontok jelölik azokat a pontokat egy folyamatban, ahol döntés következik be, és a kapcsolati vonalak mutatják meg a rekord útvonalát a döntési pont után. A térkép aktuális helyét a folyamatban egy keret jelzi a csomópont körül.

Eljárás 1. Kattintson a Munkafolyamat > Munkafolyamat térkép műveletre bármely munkafolyamat használatára felkészített alkalmazásban. A Munkafolyamat térkép a Hozzárendelések megtekintése ablakból is elérhető. 2. Ha az alkalmazásnak több munkafolyamata is van, válasszon ki egy folyamatot a Folyamat neve menüből. 3. A munkafolyamat térkép bezárásához kattintson az OK gombra.

Munkafolyamatok módosítása A munkafolyamatok tesztelése felfedhet további fejlesztést igénylő területeket, vagy idővel a folyamatok is továbbfejlődhetnek az üzleti gyakorlatban beálló változások miatt, vagy a növekvő hatékonyság érdekében, és így tovább. A folyamat engedélyezését megelőzően bármikor hozzáadhat, módosíthat vagy törölhet folyamatelemeket. Egy folyamat engedélyezését követően felülvizsgálat szükséges annak módosításához.

34


Folyamat felülvizsgálat létrehozása Ha módosítani szeretne egy folyamatot, miután engedélyezésre és zárolásra került, akkor létre kell hoznia a folyamat felülvizsgálatát. A folyamat felülvizsgálata azért szükséges, mert egyéb rekordok az adott folyamat irányítása alatt lehetnek.

Erről a feladatról Olyan folyamat felülvizsgálata is lehetséges, amely még nincs engedélyezve vagy aktiválva. A felülvizsgálat létrehozás nem állít le vagy tilt le egy engedélyezett vagy aktivált rekordot. Amikor azonban egy új folyamat-felülvizsgálatot aktivál, a folyó felülvizsgálatot automatikusan leállítja a rendszer.

Eljárás 1. Jelenítse meg az engedélyezett folyamatrekordot a Munkafolyamat-tervező alkalmazásban. 2. Az eszköztárban kattintson a Folyamat felülvizsgálat létrehozása gombra. 3. Végezze el a szükséges módosításokat a folyamaton. 4. Kattintson a Folyamat mentése elemre.

Mi a következő lépés? Egy folyamat felülvizsgálatot érvényesíteni, engedélyezni és aktiválni kell a rekordok feldolgozását megelőzően.

Aktív munkafolyamatok szinkronizálása Egy munkafolyamat néhány alfolyamatot tartalmazhat. Amikor egy alfolyamatot módosít, frissítenie kell a főfolyamatot annak érdekében, hogy a felülvizsgált alfolyamatot használja. Ezt a folyamatot szinkronizálásnak nevezzük.

Mielőtt elkezdené Az alfolyamat felülvizsgálatát engedélyezni kell egy munkafolyamat szinkronizálását megelőzően.

Eljárás 1. A Munkafolyamat-tervező alkalmazásban válassza ki a főfolyamat rekordot, amelyet frissíteni kíván. 2. Kattintson az Aktív folyamat újraszinkronizálása műveletre. 3. Kattintson a Folyamat mentése gombra.

Szinkronizált folyamatok megjelenítése A fő munkafolyamathoz társított egyes alfolyamatok neve és felülvizsgálati száma megjeleníthető.

Mielőtt elkezdené A fő munkafolyamat-rekordot aktiválni kell mielőtt ezt a műveletet végrehajthatja.

Eljárás 1. A Munkafolyamat-tervező alkalmazás Lista lapján válassza ki a megjeleníteni kívánt folyamatrekordot. 2. Kattintson a Szinkronizált folyamatok megjelenítése műveletre. 3. Kattintson az OK gombra. Munkafolyamatok megvalósítása

35

Munkafolyamat-támogatás hozzáadása alkalmazásokhoz Az alkalmazások a telepítéskor nem tartalmaznak munkafolyamat műveleteket vagy gombokat. Egy alkalmazáshoz hozzáadhatók a munkafolyamat műveletek és gombok a folyamat aktiválása nélkül is. A műveletek és gombok például láthatóvá tehetők a felhasználói oktatás céljából. A folyamat aktiválása előtt egyéni eszköztárgombok is létrehozhatók.

Mielőtt elkezdené A felhasználók nem kapnak automatikusan hozzáférést a munkafolyamat műveletekhez. Egy adminisztrátornak kell a Jogosultságcsoportok alkalmazás segítségével megadnia a biztonsági engedélyeket a munkafolyamat műveletekhez. A munkafolyamat műveletek akkor jelennek meg a Jogosultságcsoportok alkalmazásban, amikor egy alkalmazáshoz munkafolyamat támogatást ad hozzá. Egy folyamat aktiválása előtt adhat hozzáférést a felhasználóknak a műveletekhez.

Erről a feladatról Amikor munkafolyamat-támogatást ad hozzá alkalmazásokhoz, a termék a következő műveleteket hajtja végre: v Útvonal hozzáadása gomb hozzáadása az alkalmazás eszköztárához. A gomb személyre szabásához kattintson a Munkafolyamat ugrás gombjainak szerkesztése lehetőségre. v Az alábbi munkafolyamathoz-kapcsolódó műveletek hozzáadása az alkalmazás Művelet kiválasztása menüjéhez: – Munkafolyamat továbbítása – – – – –

Munkafolyamat leállítása Munkafolyamat térkép előzmény Munkafolyamat kiosztások megjelenítése Munkafolyamat térkép megjelenítése Munkafolyamat súgó

v Munkafolyamat-beállítások biztosítása a jogosultsági csoport összes, a célalkalmazáshoz hozzáféréssel rendelkező felhasználója számára. A Munkafolyamat hozzáadása alkalmazásokhoz művelet nem érvényesíti, engedélyezi vagy aktiválja a folyamatokat.

Eljárás 1. A Munkafolyamat-tervező alkalmazás Lista lapján válassza ki a folyamatrekordot, amelyre munkafolyamatot kíván alkalmazni. 2. A Művelet kiválasztása menüben kattintson a Munkafolyamat hozzáadása alkalmazásokhoz menüpontra. 3. Mentse a módosításokat.

Eredmények A Munkafolyamat-támogatás hozzáadása alkalmazásokhoz ablak megnyílik. Ha egy alkalmazás nem támogatja a munkafolyamatot, akkor megjelenik a Támogatás hozzáadása jelölőnégyzet. Az alkalmazás Támogatás hozzáadása jelölőnégyzetét kiürítheti, ha nem kíván munkafolyamat-támogatást biztosítani hozzá.

Eszköztárgombok hozzáadása az aktív munkafolyamatok számára Ha egy objektumhoz több aktív folyamat létezik, akkor egyetlen eszköztárgombot használhat az összes aktív munkafolyamathoz.

36


Erről a feladatról A Munkafolyamat indítása ablakban megjelenik az aktív folyamatok menüje, amelyből választhat. A saját eszköztárgombjait is hozzáadhatja a külűönböző aktív folyamatok számára. Ha túllépi az eszköztáron elhelyezhető ikonok számát, akkor egy nyíl jelenik meg annak jelzése érdekében, hogy a beállítások menüje rendelkezésre áll.

Eljárás 1. A Munkafolyamat-tervező alkalmazásban válasszon ki egy folyamat rekordot. 2. A Művelet kiválasztása menüben kattintson a Munkafolyamat Ugrás gombjainak szerkesztése menüpontra. 3. Kattintson az Új sor gombra. 4. Az Alkalmazás mezőben adjon meg egy értéket. 5. A Folyamatnév mezőben adjon meg értéket. 6. A Sorrend mezőben adjon meg egy értéket az Ugrás gombok sorrendjének jelzéséhez. 7. A Leírás mezőben adjon meg egy leírást. 8. Az Eszköztár ikon mezőben írja be az eszköztár ikonként használni kívánt grafikus fájl nevét. Például: nav_icon_route.gif. 9. Az Aktív ikon mezőben írja be a grafikus fájl elérési útját és nevét, amelyet eszköztár ikonként kíván használni akkor, amikor a folyamat aktív. Például: nav_icon_route.gif. 10. Kattintson az OK gombra, majd kattintson a Folyamat mentése gombra.

Aktív munkafolyamatok eszköztárgombjainak módosítása A tervezés folyamata során, vagy egy folyamat aktiválását követően bármikor módosíthatja egy alkalmazáshoz társított eszköztárgombokat.

Eljárás 1. Jelenítsen meg egy munkafolyamat-rekordot a Munkafolyamat-tervező alkalmazásban. 2. A Művelet kiválasztása menüben kattintson a Munkafolyamat Ugrás gombjainak szerkesztése menüpontra. 3. Válasszon ki egy sort, kattintson a Részletek megtekintése lehetőségre, és igény szerint módosítsa a következő mezők értékeit: v Alkalmazás - A gombot megjelenítő alkalmazás. v Folyamatnév - Ha a gomb egy bizonyos folyamathoz tartozik, akkor adja meg a folyamat nevét. Ha minden egyes aktív folyamathoz önálló gombot hoz létre, akkor hagyja üresen ezt a mezőt. v Sorrend - Írja be a számot, amely a munkafolyamat gombok sorrendjét jelöli (balról jobbra) az eszköztárban. Ha túllépi az eszköztárra illeszthető ikonok számát, akkor a sorszám az egyes folyamatoknak a menüben elfoglalt helyét jelöli. v Leírás - Írja be a gomb nevét. Amikor a felhasználó a kurzort a gomb felett elhúzza, a név megjelenik. v eszköztár ikon - Az eszköztárban megjelenő kép fájlneve, mint a Továbbítás gomb. Például: nav_icon_route.gif. v Aktív ikon - Az eszköztárban megjelenő kép fájlneve, amely azt jelzi, hogy a rekord a munkafolyamat irányítása alatt áll. Például: nav_icon_route.gif. 4. Kattintson az OK gombra. 5. Kattintson a Folyamat mentése elemre.

Munkafolyamatok törlése Attól függően, hogy milyen biztonsági engedélyekkel rendelkezik és a rekordok meg lettek-e jelölve törlésre, rekordokat törölhet aktív és inaktív munkafolyamatokból egyaránt. Munkafolyamatok megvalósítása

37

Biztonsági engedélyek beállítása rekordtörléshez: A felhasználók bizonyos csoportjainak biztonsági engedélyeket adhat, amelyek lehetővé teszik számukra a rekordok törlését az aktív munkafolyamatokból. Eljárás 1. A Jogosultságcsoportok alkalmazásban válassza ki a jogosultsági csoportot a Lista lapon. 2. Az Alkalmazás lapon válassza ki a Munkafolyamat-tervező alkalmazás rekordot. 3. A Munkafolyamat-tervező beállításai táblázatban válassza ki a Hozzáférés megadása lehetőséget az alábbi beállításokhoz: a. Rekordok törlésének engedélyezése b. Törlések letiltása 4. A jogosultsági csoport elmentése után jelentkezzen ki, majd jelentkezzen be annak biztosításához, hogy a beállítások alkalmazásra kerüljenek. Inaktív munkafolyamat rekordok törlése: A folyamatrekordok törölhetők, ha a folyamat nem került aktiválásra vagy engedélyezésre, és nem lettek rekordok továbbítva a folyamaton keresztül. Eljárás 1. A Munkafolyamat-tervező alkalmazásban jelenítse meg a törölni kívánt folyamatrekordot. 2. Válassza ki a Folyamat törlése műveletet. 3. A törlés megerősítéséhez kattintson az Igen lehetőségre. Munkafolyamat rekordok megjelölése törlésre: A munkafolyamat létrehozásakor azonosíthatja a törölhető rekordokat. A törlésre megjelölt rekordok azután törölhetők, hogy leállításra kerültek a munkafolyamatok, amelyeknek részei. Erről a feladatról Ezt a műveletet csak a megfelelő biztonsági engedélyekkel rendelkező felhasználók hajthatják végre. Eljárás 1. A Munkafolyamat-tervező alkalmazásban válasszon ki vagy hozzon létre egy munkafolyamatot. 2. Válassza ki a Rekordok törlésének engedélyezése műveletet.

Munkafolyamatok integrálása A munkafolyamatok használatával feladatokat végezhet el, műveleteket hajthat végre és értesítéseket küldhet. A munkafolyamatok létrehozása után tesztelheti azokat a munkakörnyezettől eltérő környezetben a viselkedésük finomhangolása érdekében. A folyamatokat tesztelés után a munkakörnyezetbe integrálhatja.

Mielőtt elkezdené A támogatási adatoknak a munkafolyamatok integrálása előtt jelen kell lenniük.

38


Munkafolyamat műveletek exportálása Munkafolyamat műveletek exportálásakor egy lekérdezést hoz létre a rekordok kiválasztása érdekében. Az exportálás végrehajtja a kiválasztott felület általános kimenő feldolgozását, a lekérdezés eredményhalmazán.

Erről a feladatról Ha az általános feldolgozás olyan osztályokat vagy szabályokat futtat, amelyek kihagyják vagy módosítják a rekordokat vagy a mezőket, akkor szükség lehet egy új integrációs pont létrehozására és használatára, amely nem szűri és nem módosítja a rekordokat. Az adatok exportálásához engedélyezze a megfelelő külső rendszert és felületet. A kimenő eseményfigyelőt nem kell engedélyezni.

Eljárás 1. A Külső rendszerek alkalmazás Lista lapján válassza ki a rendszert, ahol egy adatfájlt kíván exportálni. Az EXTSYS1 egy alapértelmezett rendszer, amelyet munkafolyamat-támogatási adatok exportálására használhat. Tetszőleges számú külső rendszer létrehozható. 2. Kattintson a Kimenő felületek lapra, és válassza ki a MXACTIONInterface elemet. 3. Kattintson az Adatok exportálása lehetőségre. 4. Az Adatexportálás ablak Integrációs pont mezőjébe írja be a vonatkozó integrációs pont nevét. 5. Választható: Az Exportálási feltétel mezőben adjon meg egy SQL lekérdezési utasítást. Az lekérdezést az integrációs objektum elsődleges (felső szintű) Maximo üzleti objektumán (MBO) kell végrehajtani. a. Az összes munkafolyamathoz-kapcsolódó művelet exportálására szolgáló lekérdezés a következőképp nézhet ki: action in (select action from wfaction) b. Egy adott munkafolyamathoz kapcsolódó műveletek exportálására szolgáló lekérdezés a következőképp nézhet ki: action in (select action from wfaction where processname = 'name' and processrev = 'rev') Az XML tranzakció méretéből adódó feldolgozási problémák elkerülése érdekében használja az Exportálási feltétel mezőt a szükségtelen rekordok kiszűréséhez. 6. Kattintson az OK gombra.

Munkafolyamat kommunikációs sablonok exportálása Munkafolyamat kommunikációs sablonok exportálásakor egy lekérdezést hoz létre a rekordok kiválasztása érdekében. Az exportálás végrehajtja a kiválasztott felület általános kimenő feldolgozását, a lekérdezés eredményhalmazán.

Erről a feladatról Ha az általános feldolgozás olyan osztályokat vagy szabályokat futtat, amelyek kihagyják vagy módosítják a rekordokat vagy a mezőket, akkor szükség lehet egy új integrációs pont létrehozására és használatára, amely nem szűri és nem módosítja a rekordokat. Az adatok exportálásához engedélyezze a megfelelő külső rendszert és felületet. A kimenő eseményfigyelőt nem kell engedélyezni.

Eljárás 1. A Külső rendszerek alkalmazás Lista lapján válassza ki a rendszert, ahol egy adatfájlt kíván exportálni. Az EXTSYS1 egy alapértelmezett rendszer, amelyre munkafolyamat-támogatási adatokat exportálhat. Tetszőleges számú külső rendszer létrehozható. Munkafolyamatok megvalósítása

39

2. Kattintson a Kimenő felületek lapra, és válassza ki az exportálni kívánt MXCTEMPLATEInterface elemet. 3. Kattintson az Adatok exportálása lehetőségre. 4. Az Adatexportálás ablak Integrációs pont mezőjébe írja be a vonatkozó integrációs pont nevét. 5. Választható: Az Exportálási feltétel mezőben adjon meg egy SQL lekérdezést. Az lekérdezést az integrációs objektum elsődleges (felső szintű) Maximo üzleti objektumán (MBO) kell végrehajtani. a. Az összes munkafolyamathoz-kapcsolódó kommunikációs sablon exportálására szolgáló lekérdezés a következőképp nézhet ki: templateid in (select templateid from wfassignment) b. Egy adott munkafolyamathoz kapcsolódó kommunikációs sablonok exportálására szolgáló lekérdezés a következőképp nézhet ki: templateid in (select templateid from wfassignment where processname = 'name' and processrev = 'rev') A tranzakció méretéből adódó feldolgozási problémák elkerülése érdekében használja az Exportálási feltétel mezőt a szükségtelen rekordok kiszűréséhez. 6. Kattintson az OK gombra.

Munkafolyamat szerepek exportálása Munkafolyamat szerepek exportálásakor egy lekérdezést hoz létre a rekordok kiválasztása érdekében. Az exportálás végrehajtja a kiválasztott felület általános kimenő feldolgozását, a lekérdezés eredményhalmazán.

Erről a feladatról Ha az általános feldolgozás olyan osztályokat vagy szabályokat futtat, amelyek kihagyják vagy módosítják a rekordokat vagy a mezőket, akkor szükség lehet egy új integrációs pont létrehozására és használatára, amely nem szűri és nem módosítja a rekordokat. Az adatok exportálásához engedélyezni kell a megfelelő külső rendszert és felületet. A kimenő eseményfigyelőt nem kell engedélyezni.

Eljárás 1. A Külső rendszerek alkalmazás Lista lapján válassza ki a rendszert, ahol egy adatfájlt kíván exportálni. Az EXTSYS1 egy alapértelmezett rendszer, amelyre munkafolyamat-támogatási adatokat exportálhat. Tetszőleges számú külső rendszer létrehozható. 2. Kattintson a Kimenő felületek lapra, és válassza ki az exportálni kívánt MXMAXROLEInterface elemet. 3. Kattintson az Adatok exportálása lehetőségre. 4. Az Adatexportálás ablak Integrációs pont mezőjébe írja be a vonatkozó integrációs pont nevét. 5. Választható: Az Exportálási feltétel mezőben adjon meg egy SQL lekérdezést. Az lekérdezést az integrációs objektum elsődleges (felső szintű) Maximo üzleti objektumán (MBO) kell végrehajtani. a. Az összes munkafolyamathoz-kapcsolódó szerepkör exportálására szolgáló lekérdezés a következőképp nézhet ki: maxrole in (select roleid from wfassignment) b. Egy adott munkafolyamathoz kapcsolódó szerepkörök exportálására szolgáló lekérdezés a következőképp nézhet ki: maxrole in (select roleid from wfassignment where processname = 'name' and processrev = 'rev') A tranzakció méretéből adódó feldolgozási problémák elkerülése érdekében használja az Exportálási feltétel mezőt a szükségtelen rekordok kiszűréséhez. 6. Kattintson az OK gombra.

40


Munkafolyamat-támogatási adatok kezelése A munkafolyamat-támogatási adatokat exportálás után a megfelelő importálás érdekében kezelni kell. Az adatok módosításával biztosíthatja, hogy az adatok a megfelelő helyekről és a megfelelő helyekre kerüljenek importálásra a rendszerben, és a parancsok az adatokon belül a helyes eljárások végrehajtására legyenek beállítva.

Eljárás 1. Nyissa meg a tesztkörnyezetből exportált fájlt (például: mxaction). Ha nem módosított az INTGLOBALDIR értékét, akkor a fájl elérési útja: <meghajtó_betűjele>:\ \user_projects\domains\mydomain\xmfiles 2. Keresse meg a <SenderID> címkét. Módosítsa a címkében szereplő adatokat az EXTSYS1 értékre a következő módon: <SenderID>EXTSYS1. 3. Keresse meg a címkét. Módosítsa a címkén belüli adatokat MX értékűre, vagy a MAXVARS táblában a VARNAME MXSYSID számára megadott VARVALUE érték módosításával a következőre: MX. 4. Keresse meg a dokumentumban a szülőcímkéket, mint például a COMMTEMPLATE, a MAXROLE és az ACTION. Ezeket a címkéket cserélje a következőkre: , és <MAXROLE action = "">. Az action = "" parancs hozzáadása arra utasítja a rendszert, hogy hozzáadja vagy lecserélje az adott műveletet. 5. Mentse el a fájlt, és helyezze a munkakörnyezet mappájába: <meghajtó_betűjele>:\ \user_projects\domains\mydomain\load\xml

Munkafolyamat-támogatási adatok importálása Az Integrációs keretrendszer képes importálni a munkafolyamatokat és azok támogató adatait (beleértve a műveleteket, szerepköröket és kommunikációs sablonokat).

Mielőtt elkezdené A környezetet be kell állítani a munkafolyamat-támogatási adatok importálása előtt. Az Adatimportálási szolgáltatás csak az Értesítés művelettípus felületeihez érhető el egy adapteren belül. Az adatok importálásához az adatoknak egy Bővíthető leírónyelv (XML) fájlban kell lennie. Az adatok formátumának meg kell egyeznie a felületnek megfelelő tábla formátumával.

Erről a feladatról Adatok importálhat egy folyamat felépítéséhez és teszteléséhez egy tesztkörnyezetben, majd az integrációs keretrendszer használatával az éles környezetbe exportálhatja a folyamatot.

Eljárás 1. A Külső rendszerek alkalmazás Lista lapján válassza ki a rendszert, amelybe munkafolyamat-támogatási adatokat kíván importálni. Az EXTSYS1 egy alapértelmezett rendszer, amelyet munkafolyamat-támogatási adatok importálására használhat. 2. Válassza ki az Adatimportálás műveletet. 3. Az Adatok importálása ablakban válassz ki az XML fájl lehetőséget. 4. A Kiszolgálókönyvtár mezőben adja meg a fájl helyét. A fájl alapértelmezett helye: \load\xml. 5. A Fájlnév mezőben adja meg a fájl nevét. 6. Kattintson az Importálás gombra.


41

Munkafolyamatok exportálása A létrehozott munkafolyamatok exportálhatók.

Mielőtt elkezdené Először létre kell hozni a munkafolyamatokat, és tesztelni kell azokat.

Eljárás 1. A Külső rendszerek alkalmazás Lista lapján válassza ki a rendszert, ahol egy adatfájlt kíván exportálni. Az EXTSYS1 egy előre meghatározott cél, amelyre a munkafolyamat adatok exportálhatók. Megjelenik a Rendszer lap, amelyen az összes mező ki van töltve. Tetszőleges számú külső rendszer létrehozható. 2. Kattintson a Kimenő felületek lapra, és válassza ki az exportálni kívánt felületet: MXWFInterface. 3. Kattintson az Adatok exportálása lehetőségre. 4. Az Adatexportálás ablakban válasszon az alábbi lehetőségek közül: a. Az összes munkafolyamat exportálásához kattintson az OK gombra. Az összes munkafolyamat exportálásra kerül egyetlen XML fájlban. b. Ha a kimenetet korlátozni kívánja, és csak bizonyos folyamatokat szeretne exportálni, akkor adjon hozzá SQL where részkifejezést a Exportálási feltétel mezőben. Ha például csak a WOSTATUS folyamat első felülvizsgálatát kívánja exportálni, akkor írja be a következőt: PROCESSNAME='WOSTATUS' AND PROCESSREV ='1'. 5. Kattintson az OK gombra. A munkafolyamatok exportálásra kerülnek egyetlen XML fájlba.

Mi a következő lépés? A munkafolyamatokat most már a munkakörnyezetbe integrálhatja.

Munkafolyamatok kezelése A munkafolyamatot exportálás után a megfelelő importálás érdekében kezelni kell. Az folyamat kezelésével vagy módosításával biztosíthatja, hogy az adatok a megfelelő helyekről és a megfelelő helyekre kerüljenek importálásra a rendszerben. Annak biztosításához is kezelheti a folyamatot, hogy a folyamaton belüli parancsok a megfelelő eljárások végrehajtására legyenek beállítva.

Eljárás 1. Nyissa meg a tesztkörnyezetből exportált fájlt. Ha nem módosította az INTGLOBALDIR értékét, akkor a fájl elérési útja: :\xmfiles 2. Keresse meg a <SenderID> címkét. Módosítsa a címkében szereplő adatokat az EXTSYS1 értékre a következő módon: <SenderID>EXTSYS1. 3. Keresse meg a címkét. Módosítsa a címkében szereplő adatokat az MX értékre. A címkén belüli adatokat a MAXVARS táblában a VARNAME MXSYSID számára megadott VARVALUE értékből is módosíthatja az alábbiak szerint: MX. 4. Az XML dokumentumban keresse meg a <WFPROCESS> elemet, és cserélje le a következőre: <WFPROCESS> action = "". Az action = "" parancs hozzáadása arra utasítja a terméket, hogy hozzáadja vagy lecserélje az adott műveletet. 5. Mentse a fájlt, és helyezze el a munkakörnyezet mappájában: \load\xml.

42


Munkafolyamatok importálása Az Integrációs keretrendszer használatával munkafolyamatokat és azok támogató adatait importálhatja (mint például a műveletek, szerepkörök és kommunikációs sablonok).

Mielőtt elkezdené A környezetet be kell állítani a munkafolyamatok importálása előtt. Az Adatimportálási szolgáltatás csak az Értesítés művelettípus felületeihez érhető el egy adapteren belül. A környezet beállításáról további információkat talál a rendszeradminisztrátori útmutatóban. Minden importálandó munkafolyamat esetén a munkafolyamat aktiválása után hozzá kell adnia a munkafolyamat-támogatást a társított alkalmazásokhoz. Az adatok importálásához az adatoknak egy Bővíthető leírónyelv (XML) fájlban kell lennie. Az adatok formátumának meg kell egyeznie a felületnek megfelelő tábla formátumával. Ha a munkafolyamat alfolyamatokkal rendelkezik, akkor aktiválnia kell a szülő és utód folyamatokat, majd újraszinkronizálnia kell a folyamatokat. Továbbá a munkafolyamat importálása előtt importálnia kell az alfolyamatokat a munkafolyamatba.

Erről a feladatról Munkafolyamat importálásakor egy tesztkörnyezetben építi fel és teszteli a folyamatot. A folyamat tesztelése után az integrációs keretrendszerrel exportálhatja a folyamatot az éles környezetbe.

Eljárás 1. A Külső rendszerek alkalmazás Lista lapján válassza ki a rendszert, amelybe egy adatfájlt kíván importálni. Az EXTSYS1 egy alapértelmezett rendszer, amelybe munkafolyamatok importálhatók. 2. Válassza ki az Adatimportálás műveletet. 3. Az Adatok importálása ablakban válassz ki az XML fájl lehetőséget. 4. A Kiszolgálókönyvtár mezőben adja meg a fájl helyét. A fájl alapértelmezett helye: \load\xml. 5. A Fájlnév mezőben adja meg a fájl nevét. 6. Kattintson az Importálás gombra.

Munkafolyamat/beérkező üzenet hozzárendelések portál kisalkalmazás A Munkafolyamat bejövő postafiók/kiosztások az egyik olyan portál kisalkalmazás, amely megjelenhet az Indítóközpontban. Ha a munkaterület megvalósította a Munkafolyamat szolgáltatást, akkor a feladat-hozzárendelések listája megjelenik a bejövő postafiókban. A feladathozzárendelés egy olyan rekord, amely egy munkafolyamat információi alapján lett Önhöz végrehajtásra továbbítva. A Postafiók/Hozzárendelések helyen lévő rekordok száma megjelenítésre kerül a portál kisalkalmazás bal felső sarkában. A munkafolyamat postafiókot a kiosztások áttekintésére, a kiosztások továbbítására és a kiosztások végrehajtására használhatja. A hozzárendeléseket végre kell hajtania, mielőtt a rekord a következő lépésére léphetne a munkafolyamatban.

Munkafolyamat postafiók beállítása A Munkafolyamat postafiókkal áttekintheti, továbbíthatja és végrehajthatja a feladat hozzárendeléseket. A feladat hozzárendelés egy olyan rekord, amelyet a munkafolyamatban Munkafolyamatok megvalósítása

43

tárolt információk alapján Önhöz továbbított a rendszer a műveletek elvégzésére. A Munkafolyamat postafiókban felsorolt rekordok Önhöz vannak hozzárendelve.

Mielőtt elkezdené Biztonsági engedélyekkel kell rendelkeznie az Indítóközpontban megjelenő portál kisalkalmazások beállításához, beleértve a Munkafolyamat postafiók beállítását is.

Erről a feladatról A Postafiók portál kisalkalmazásban megjelenő leírás a munkafolyamat aktuális lépésének leírása, nem pedig a rekordnak a leírása. Például egy vételi beszerzési megrendelés leírása lenne a "Felettes jóváhagyása".

Eljárás 1. Kattintson a Portál kisalkalmazás szerkesztése gombra (ceruza ikon) a Postafiók/Hozzárendelések fejlécben, így megjelenik a Postafiók/hozzárendelések beállítása alkalmazás. 2. A Postafiók/hozzárendelések beállítása alkalmazásban a következő műveletekre van lehetőség: v A portál kisalkalmazás megjelenő nevének módosítása v A portál kisalkalmazásban megjelenő sorok számának jelzése v A portál kisalkalmazásban megjelenő oszlopok kiválasztása és a leírásuk módosítása v Az oszlopok megjelenítési sorrendjének jelzése egy érték beírásával a Sorrend oszlopba 3. Kattintson a Befejezés gombra.

Mi a következő lépés? A hozzárendelést a Munkafolyamat postafiókban végre kell hajtani, mielőtt a rekord a következő lépésére léphetne a munkafolyamatban.

Adminisztrátori e-mail értesítések beállítása A telepítési folyamat alatt megad egy e-mail címet a munkafolyamat-adminisztrátor számára. Az adminisztrátor rendszerüzeneteket fog kapni a hibákról.

Erről a feladatról A szabad formátumú értesítések sikeres kézbesítése az mxe.workflow.admin tulajdonságban beállított értéktől függ. Rögzítse a munkafolyamat-adminisztrátor email címét a maximo.properties fájlban. Ez a fájl a \applications\maximo\ properties könyvtárban található, ahol a az a könyvtár, amelybe a terméket telepítette.

Eljárás 1. Nyissa meg a maximo.properties fájl egy szövegszerkesztőben. 2. A Munkafolyamathoz kapcsolódó tulajdonságok részben keresse meg az mxe.workflow.admin= nevű tulajdonságot. 3. Adja meg vagy módosítsa az e-mail címet. Például: [email protected] 4. Mentse a módosításokat.

44


Munkafolyamat-hozzárendelések újra-hozzárendelése A munkafolyamat feladathozzárendelések újra-hozzárendeléséhez a Munkafolyamatadminisztráció alkalmazás használható. Bizonyos esetekben egy egyénhez vagy csoporthoz hozzárendelt munkafolyamat feladatot máshoz kell hozzárendelni.

Eljárás 1. A Munkafolyamat-adminisztráció alkalmazás Aktív hozzárendelések megjelenítése ablakában kattintson az Aktív hozzárendelések megjelenítése/módosítása lehetőségre. 2. Hozzárendelések újbóli hozzárendeléséhez kattintson a Hozzárendelés újra-hozzárendelése lehetőségre. 3. Az Újra-hozzárendelés ablak Személy mezőjében adjon meg egy személyazonosítót. 4. Kattintson az OK gombra az Újra-hozzárendelés ablak bezárásához, majd kattintson az OK gombra. Kapcsolódó feladatok: “Újra-hozzárendelési értesítések küldése” A munkafolyamat újra-hozzárendelésekről embereket vagy csoportokat értesíthet.

Újra-hozzárendelési értesítések küldése A munkafolyamat újra-hozzárendelésekről embereket vagy csoportokat értesíthet.

Eljárás 1. Az Újra-hozzárendelés ablakban kattintson az Új sor gombra. 2. A Címzett mezőben adja meg egy személy azonosítóját, vagy kattintson a Részlet menü > Érték kiválasztása lehetőségre, és válasszon ki egy személyrekordot a listából. 3. A Tárgy mezőben adja meg az e-mail üzenet tárgyát. 4. Az Üzenet mezőben adja meg az e-mail üzenet szövegét. 5. Kattintson az OK gombra az Újra-hozzárendelés ablak bezárásához, majd kattintson az OK gombra. Kapcsolódó feladatok: “Munkafolyamat-hozzárendelések újra-hozzárendelése” A munkafolyamat feladathozzárendelések újra-hozzárendeléséhez a Munkafolyamatadminisztráció alkalmazás használható. Bizonyos esetekben egy egyénhez vagy csoporthoz hozzárendelt munkafolyamat feladatot máshoz kell hozzárendelni.

Munkafolyamat-hozzárendelések végrehajtása Munkafolyamat-hozzárendeléseket hajthat végre egy feladat teljesítéséhez és a feladat továbbításához a következő hozzárendelt személyhez. Megtekintheti és szerkesztheti a feljegyzéseket, amelyeket a rekordot vagy megbízást korábban áttekintő személyek adtak hozzá. Ön is írhat feljegyzéseket a feladat hozzárendelt személyeinek.

Eljárás 1. Hajtsa végre az alábbi műveletek egyikét: v A munkafolyamat postafiókban válassza ki a Továbbítás lehetőséget. v Egy munkafolyamat-támogatással rendelkező alkalmazásban kattintson a Munkafolyamat továbbítása lehetőségre. v A Munkafolyamat ablakban kattintson a Hozzárendelés végrehajtása lehetőségre. 2. Válasszon egy műveletet. 3. A Feljegyzés mezőben írjon be egy feljegyzés értéket. 4. Kattintson az Újra-hozzárendelés lehetőségre a feladat hozzárendeléséhez egy másik egyénhez. 5. Kattintson az OK gombra. Munkafolyamatok megvalósítása

45

Eredmények A feladat elhelyezésre kerül a hozzárendelt személy munkafolyamat postafiókjában. A beírt feljegyzés hozzáadásra kerül a rekord munkafolyamat előzményeihez. A folyamatfolyamban lévő következő személy megtekintheti a feljegyzést a Korábbi feljegyzések táblázatablakban.

Hozzárendelések törlése A feladathozzárendelések törölhetők, ha egy feladatcsomópont több hozzárendeléssel rendelkezik, és egy adott feladathozzárendelést inaktívvá szeretne tenni.

Erről a feladatról Minden feladat csomópontnak legalább egy feladat hozzárendeléssel kell rendelkeznie. A feladatok utolsó aktív hozzárendelését nem lehet törölni. Egy hozzárendelés törlése a feladat hozzárendelési rekordot inaktívra változtatja.

Eljárás 1. Egy folyamatpéldány meghatározásához szükség esetén használhatja a táblázat szűrőt. 2. A Folyamatok táblázatablakban kattintson az Aktív hozzárendelések megjelenítése/módosítása lehetőségre. 3. Egy hozzárendelés törléséhez kattintson a Hozzárendelés törlése gombra. A feladat-hozzárendelés státusza inaktívra változik. A hozzárendelési rekord eltávolításra kerül az Aktív hozzárendelések megjelenítése ablakból. 4. Az ablak bezárásához kattintson az OK gombra.

46


Nyilatkozatok Ezek az információk az Egyesült Államokban forgalmazott termékekhez és szolgáltatásokhoz lettek meghatározva. Az IBM lehet, hogy nem ajánlja az ebben a dokumentációban tárgyalt termékeket, szolgáltatásokat vagy kiegészítőket más országokban. Az adott országokban rendelkezésre álló termékekről és szolgáltatásokról a helyi IBM képviseletek szolgálnak felvilágosítással. Az IBM termékekre, programokra vagy szolgáltatásokra vonatkozó utalások sem állítani, sem sugallni nem kívánják, hogy az adott helyzetben csak az IBM termékeit, programjait vagy szolgáltatásait lehet alkalmazni. Minden olyan működésében azonos termék, program vagy szolgáltatás alkalmazható, amely nem sérti az IBM szellemi tulajdonjogát. Azonban a felhasználó felelőssége, hogy kiértékelje és ellenőrizze a nem IBM termékek, programok vagy szolgáltatások működését. A dokumentum tartalmával kapcsolatban az IBM-nek lehetnek bejegyzett, vagy bejegyzés alatt álló szabadalmai. Az alábbi dokumentum semmilyen használati engedélyt nem ad ezekhez a szabadalmakhoz. A licencigényléseket írásban küldheti el az alábbi címre: IBM Director of Licensing IBM Corporation North Castle Drive Armonk, NY 10504-1785 U.S.A. A kétbájtos (DBCS) információra vonatkozó engedélykérésekkel keresse fel az IBM Intellectual Property Department-et (Szerzői Jogi Osztály) az országában, vagy kérje írásban a következő címen: Intellectual Property Licensing Legal and Intellectual Property Law IBM Japan Ltd. 19-21, Nihonbashi-Hakozakicho, Chuo-ku Tokyo 103-8510, Japan Az alábbi paragrafus nem vonatkozik az Egyesült Királyságra és minden olyan országra, ahol az ilyen kikötések inkonzisztensek a helyi törvényekkel: AZ IBM EZT A KÉZIKÖNYVET "MINDEN MÓDOSÍTÁS NÉLKÜL" ÉS MINDEN GARANCIA NÉLKÜL, EGYÉRTELMŰEN VAGY UTALÁSSAL, BELEÉRTVE, DE NEM KORLÁTOZVA BIZTOSÍTJA A TARTALMAZOTT GARANCIÁK BETARTÁSÁT, A FORGALOMBA HOZHATÓSÁGOT VAGY A MEGFELELÉST EGY ADOTT CÉLNAK. Néhány állam bizonyos tranzakciókban nem engedélyezi a kifejezések vagy belefoglalt garanciák jogkizárási nyilatkozatát, ezért ez a nyilatkozat nem vonatkozik Önre. Az információk tartalmazhatnak technikai pontatlanságokat vagy tipográfiai hibákat. Az itt megadott információkban rendszeres időközönként módosítások kerülnek végrehajtásra; ezek a módosítások belefoglalásra kerülnek a kézikönyv új kiadásaiba. Az IBM mindennemű értesítés nélkül fejlesztheti és/vagy módosíthatja a kiadványban tárgyalt termékeket és/vagy programokat.

© Szerzői jog IBM 2008, 2014

47

A kiadványban a nem IBM webhelyek megjelenése csak kényelmi célokat szolgál, és semmilyen módon nem jelenti ezen webhelyek előnyben részesítését másokhoz képest. Az ilyen webhelyeken található anyagok nem képezik az adott IBM termék dokumentációjának részét, így ezek felhasználása csak saját felelősségre történhet. Az IBM belátása szerint bármilyen formában felhasználhatja és továbbadhatja a felhasználóktól származó adatokat anélkül, hogy a felhasználó felé ebből bármilyen kötelezettsége származna. A program licencbirtokosai, akik az engedélyezéshez információkhoz szeretnének jutni: (i) az információcseréért a függetlenül létrehozott programok és egyéb programok között (beleértve ezt a programot is), valamint (ii) a cserélt információk kölcsönös használatáért vegye fel a kapcsolatot a következő címmel: IBM Corporation 2Z4A/101 11400 Burnet Road Austin, TX 78758 U.S.A. Ezek az információk megfelelő feltételek és kikötések mellett, néhány esetben díjfizetés ellenében elérhetők. A dokumentumban tárgyalt licencprogramokat és a hozzájuk tartozó licenc anyagokat az IBM az IBM Vásárlói megállapodás, vagy a felek azonos tartalmú megállapodása alapján biztosítja. A nem IBM termékekre vonatkozó információk az adott termékek gyártóitól, közzétett hirdetményeikből vagy egyéb nyilvánosan elérhető forrásokból lettek beszerezve. Az IBM nem tesztelte ezeket a termékeket, így az IBM a nem IBM termékek esetében nem tudja megerősíteni a teljesítményre és kompatibilitásra vonatkozó, valamint az egyéb állítások pontosságát. A nem IBM termékek képességeire vonatkozó kérdésekkel forduljon az adott termékek gyártóihoz. Ezek az információk a napi üzleti tevékenységekben használt adatokra és jelentésekre tartalmaznak példákat. A legteljesebb szemléltetés érdekében a példák egyének, vállalatok, márkák és termékek neveit tartalmazzák. Az adott nevek mindegyike kitaláció és minden hasonlóság egy tényleges üzleti vállalat által használt nevekkel és címekkel teljesen véletlen. SZERZŐI JOGI LICENC: Ezek az információk olyan alkalmazásprogram mintákat tartalmaznak a forrásnyelven, amelyek programozási technikákat szemléltetnek a különböző operációs rendszereken. A példaprogramokat tetszőleges formában, az IBM-nek való díjfizetés nélkül másolhatja, módosíthatja és terjesztheti fejlesztés, használat, eladás vagy a példaprogramot futtató operációs rendszer alkalmazásprogramozási felületének megfelelő alkalmazásprogram terjesztésének céljából. Ezek a példák nem lettek alaposan, minden körülmény között tesztelve. Ennek megfelelően az IBM nem tudja garantálni a programok megbízhatóságát, használhatóságát és működését. A mintaprogramok "MINDEN MÓDOSÍTÁS NÉLKÜL", bármilyen garancia nélkül állnak rendelkezésre. Az IBM semmilyen felelősséget nem vállal a mintaprogramok használatából adódó káreseményekért.

48


Védjegyek Az IBM, az IBM logó és az ibm.com az International Business Machines Corporationnek a világ számos országában regisztrált védjegye vagy bejegyzett védjegye. Más termék és szolgáltatásnevek az IBM vagy más vállalatok védjegyei. A jelenlegi IBM védjegyek felsorolása a www.ibm.com/legal/copytrade.shtml címen elérhető “Copyright and trademark information” oldalon tekinthető meg. A Java és minden Java alapú védjegy és logo az Oracle és leányvállalatainak védjegye vagy bejegyzett védjegye. A Linux Linus Torvalds bejegyzett védjegye az Egyesült Államokban és/vagy más országokban. A Microsoft, a Windows és a Windows logó a Microsoft Corporation védjegye az Egyesült Államokban és/vagy más országokban. A UNIX a The Open Group bejegyzett védjegye az Egyesült Államokban és más országokban.

Nyilatkozatok

49

50


Nyomtatva Dániában

IBM Maximo Asset Management változat 7 alváltozat 6. Munkafolyamat megvalósítási kézikönyv

Recommend Documents