I.1. Dasar Pelaksanaan Salah satu kebutuhan Pengawas Pemilu adalah tersampaikannya kebijakankebijakan terkait pola pengawasan dan penanganan pelanggaran. Dalam pagelaran Pilkada Tahun 2015, Bawaslu punya kebijakan yang harus disampaikan kepada publik. Namun, untuk mengatasi hal tersebut, Bawaslu juga perlu menyampaikan kepada publik tentang kendala-kendala yang dihadapi dalam rangka pengawasan pelaksanaan Pilkada Tahun 2015 dengan melibatkan peran aktif media massa. Untuk melaksanakan hal itu maka dibentuklah Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). PPID adalah pejabat yang bertugas dan bertanggung jawab melakukan pengelolaan dan pelayanan informasi yang meliputi proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan informasi. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) BAWASLU diangkat oleh Ketua BAWASLU. PPID bertanggung jawab kepada atasan langsung PPID dalam hal ini Sekretaris Jenderal BAWASLU. 1. Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286) 2. Undang-undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355) 3. Undang-undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggungjawab Keuangan (Lembaran Negara Republik Indonesiatahun 2004 Nomor 66, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4400) 4. Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; 5. Undang-undang Nomor 15 Tahun 2011 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum; 6. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2015 tentang Pemilihan Umum Gubernur dan Wakil Gubernur, Bupati dan Wakil Bupati, dan Walikota dan Wakil Walikota; 7. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2012 tentang Organisasi, Tugas, Fungsi, Wewenang, dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Badan Pengawas Pemilihan Umum, Sekretariat Badan Pengawas Pemilihan Umum Provinsi, Sekretariat Panitia Pengawas Pemilihan Umum Kabupaten/Kota dan Sekretariat Panitia Pengawas Pemilihan Umum Kecamatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 181); 8. Peraturan Badan Pengawas Pemilihan Umum Nomor 7 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Pengawasan Pemilihan Umum di Lingkungan Badan Pengawas Pemilihan Umum, Badan Pengawas Pemilihan Umum Provinsi, dan Panitia Pengawas Pemilihan Umum Kabupaten/Kota;
9. Peraturan Badan Pengawas Pemilihan Umum Nomor 2 Tahun 2013 tentang Uraian Tugas Sub Bagian di Lingkungan Sekretariat Jenderal Badan Pengawas Pemilihan Umum; 10. Surat Pengesahan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran Bawaslu Tahun Anggaran 2015 Nomor DIPA-115.01.1.500100/2015; I.2. Waktu Pelaksanaan PPID dilaksanakan dengan berbagai kegiatan rutin seperti mengupload data-data Hasil Kajian Hukum, Pemberitaan, Data-Data Tentang Analisis Potensi Pelanggaran, dan sebagainya selama Juli-September 2015. I.3. Sasaran Objek Pelaksanan Sasaran dari dibentuknya PPID Bawaslu adalah tersampaikannya informasiinformasi yang dibutuhkan oleh masyarakat dan pemangku kepentingan lain seputar pengawasan pemilu/pilkada di Indonesia. Dalam rangka pemenuhuan kebutuhan tersebut maka digunakanlah media-media yang dapat dijangkau dan murah serta efektif, yakni website dan bulletin.
I.4. Materi/Bahan Informasi Publik di Bawaslu dikategorikan dalam dua kategori, yaitu informasi yang wajib disediakan dan diumumkan, dan informasi yang dikecualikan. INFORMASI YANG WAJIB DISEDIAKAN DAN DIUMUMKAN Dalam
memberikan
layanan
informasi,
BAWASLU
wajib
menyediakan
informasi
sebagaimana diuraikan di bawah ini: Secara Berkala BAWASLU wajib menyediakan dan mengumumkan secara berkala informasiinformasi berikut ini : Informasi tentang profil BAWASLU, meliputi: a. Visi dan Misi b. Struktur Organisasi dan profil manajemen di BAWASLU c. Sumber daya manusia yang dimiliki, d. Tugas, Wewenang, dan Fungsi BAWASLU e. Posisi Kelembagaan BAWASLU dalam penyelenggaraan Pemilu Informasi tentang kedudukan atau domisili beserta alamat lengkap 2). Ringkasan Program dan atau Kegiatan BAWASLU a)
Nama Program dan Kegiatan
b)
Penanggung jawab dan pelaksana program/kegiatan beserta nomor telepon yang
bisa dihubungi. c)
Target dan atau capaian program dan kegiatan,
d)
Jadwal Pelaksanaan Program dan Kegiatan
e)
Anggaran
f)
Agenda Penting Badan Publik
3). Ringkasan Informasi mengenai kinerja BAWASLU a)
Rencana Strategis dan Rencana Kerja Tahunan
b)
Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
4). Ringkasan Laporan Keuangan, meliputi: a)
Laporan Keuangan (Audited) tahun sebelumnya
b)
Laporan Realisasi Anggaran
c)
Laporan Arus Kas dan Catatan atas Laporan Keuangan
d)
Daftar Aset dan Investasi.
5). Informasi tentang prosedur Layanan Informasi termasuk hak dan tata cara memperoleh informasi, serta Laporan Layanan/Akses Informasi Publik meliputi setidaknya: •
Jumlah permintaan informasi yang diterima;
•
Tindak lanjut permintaan informasi;
•
Waktu yang diperlukan Badan Publik dalam memenuhi setiap permintaan informasi;
•
Jumlah pemberian dan penolakan permintaan informasi;
•
Tabulasi alasan penolakan permintaan informasi;
•
Tindakan yang diambil pemohon atas penolakan pemberian
•
informasi;
•
Tanggapan Badan Publik atas keberatan pemohon;
•
Hasil dan tindak lanjut penyelesaian sengketa.
6). Informasi peraturan, keputusan, dan/atau ketetapan beserta rancangannya yang mengikat publik yang dikeluarkan oleh BAWASLU meliputi: •
Daftar Rancangan dan tahap perumusan;
•
Daftar dokumen pendukung yang digunakan dalam proses perumusan;
•
Daftar Peraturan, Keputusan, dan/atau Ketetapan yang telah disahkan atau
ditetapkan. 7). Informasi penerimaan pegawai •
Pengumuman penerimaan pegawai di lingkungan Badan Publik
•
Pengumuman tata cara pendaftaran pegawai di lingkungan Badan Publik
•
Pengumuman biaya yang dibutuhkan berkaitan dengan penerimaan pegawai
•
Daftar posisi yang disediakan, jumlah formasi yang dibutuhkan, tahapan seleksi,
serta persyaratan dan kualifikasinya •
Daftar calon pegawai yang telah lulus seleksi pada tahap tertentu dalam hal seleksi
lebih dari satu tahap dan daftar pegawai yang diterima 8). Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa 9) Informasi terkait prosedur evakuasi keadaan darurat misalnya gempa dan kebakaran.
10) Informasi pengumuman kelulusan hasil ujian kedinasan yang diadakan BAWASLU, tanpa menyebutkan nilai. Pengumuman informasi yang wajib disediakan dan diumumkan dapat dilakukan melalui website dan papan pengumuman. b. Informasi Yang Wajib Diumumkan secara serta merta Yang termasuk informasi yang wajib diumumkan secara serta merta, dalam arti spontan dan pada saat itu juga harus disebarluaskan, adalah informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum (pasal 10 Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008). Hasil kegiatan rutin BAWASLU tidak menghasilkan informasi yang termasuk kategori informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum. Namun jika dipandang perlu, PPID BAWASLU wajib menyebarluaskan informasi tersebut dengan cara yang mudah dijangkau oleh masyarakat dan dalam bahasa yang mudah dipahami yang ditetapkan oleh PPID Pusat. c. Informasi Yang Wajib Tersedia Setiap Saat Informasi yang wajib tersedia setiap saat adalah informasi yang wajib disediakan oleh unit kerja BAWASLU, meliputi: 1) Daftar Informasi Publik (format terlampir) 2) Seluruh informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala 3) Informasi tentang organisasi, administrasi, kepegawaian dan keuangan, antara lain : a)
Pedoman pengelolaan organisasi, administrasi, personil dan keuangan;
b)
Profil lengkap pimpinan dan pegawai yang meliputi nama, sejarah karir atau posisi,
sejarah pendidikan, penghargaan dan sanksi berat yang pernah diterima; c)
Tahapan dan waktu proses rekrutmen pejabat struktural atau fungsional;
d)
Anggaran BAWASLU serta Laporan Keuangannya;
e)
Data Statistik yang dibuat dan dikelola oleh BAWASLU.
4) Informasi tentang peraturan, keputusan, atau ketetapan Badan Publik yang mengikat publik, beserta dokumen pendukungnya maupun peraturan, keputusan, dan ketetapan yang telah disahkan atau ditetapkan, yang sekurang-kurangnya terdiri atas : a)
Dokumen pendukung seperti naskah akademis, kajian atau pertimbangan yang
mendasari terbitnya peraturan, keputusan atau kebijakan tersebut; b)
Masukan-masukan yang diterima dari berbagai pihak
c)
Risalah Rapat dari proses pembentukannya;
d)
Tahap perumusan peraturan, keputusan atau kebijakan tersebut;
e)
Peraturan, keputusan dan atau kebijakan yang telah diterbitkan
5) Surat-surat perjanjian dengan pihak ketiga, seperti MoU.
6) Surat-menyurat BAWASLU serta pegawai dan pejabatnya dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsinya; 7) Data perbendaharaan atau inventaris BAWASLU 8) Rencana strategis dan Rencana Kerja Tahunan BAWASLU 9) Agenda kerja pimpinan satuan kerja dalam BAWASLU 10) Informasi mengenai kegiatan dan pelayanan informasi yang dilaksanakan BAWASLU 11) Jumlah, jenis, dan gambaran umum pelanggaran yang dilaporkan oleh masyarakat maupun yang ditemui secara internal di BAWASLU serta laporan penindakannya 12) Hasil-hasil penelitian yang dilakukan oleh BAWASLU 13) Informasi publik yang telah dinyatakan terbuka bagi masyarakat berdasarkan mekanisme keberatan dan/atau penyelesaian sengketa informasi B.
INFORMASI
YANG
DIKECUALIKAN
(TIDAK
DAPAT
DIBERIKAN
OLEH
BAWASLU) Informasi yang dikecualikan oleh Bawaslu adalah informasi yang sifatnya berupa data dan kajian yang masih dalam proses pengolahan. Informasi tersebut harus melalui keputusan pleno Pimpininan Bawaslu untuk dapat menjadi sebuah keputusan yang dapat dipublikasikan. Beberapa informasi yang dikecualikan antara lain: 1.
Kajian penanganan pelanggaran pidana pemilu;
2.
Kajian penanganan pelanggaran administrasi pemilu;
3.
Kajian penanganan sengketa Pemilu;
4.
Informasi terkait dengan pelapor dugaan pelanggaran dalam pemilu (jika si pelapor
tidak ingin namanya disebut) 5.
Informasi penting lain yang menurut Keputusan Pleno diklasifikasikan sebagai
informasi yang rahasia
BAB II PELAKSANAAN KEGIATAN II.1. Pelaksanaan Kegiatan II.1.a
Menghadiri
Undangan
Acara
Penyusunan
SOP
Pengumpulan
dan
Pendokumentasian Informasi 24 s.d 26 Agustus 2015 Dalam rangka membuat standar operasional prosedur (SOP) dalam pengumpulan dan pendokumentasian Informasi, Bagian Pengawas Internal, Biro Hukum, Humas, dan Pengawasan Internal memfasilitasi penyusunan SOP tersebut. Dalam hal ini PPID dilibatkan langsung untuk memberikan rumusan masukan terhadap penyusunan SOP tersebut. Masukan-masukan yang disampaikan oleh PPID antara lain, sebagai berikut: 1.
PPID mengusulkan agar ada rapat koordinasi antara masing-masing unit kerja dalam melaksanakan pengumpulan data
2.
Ada periode dalam pengumpulan dan dokumentasi data
3.
Anggota PPID harus melaksanakan komunikasi dengan masing-masing unit kerja dalam pengumpulan dan dokumentasi informasi
4.
Ada Pengelolaan Informasi yang dilaksanakan oleh seluruh anggota PPID
5.
Sekretaris PPID melakukan review dan verifikasi terhadap data dan informasi yang diterima angora PPID.
Adapun SOP yang dihasilkan oleh Bagian Pengawasan Internal dan Tatalaksana terlampir sebagai bagian output.
II.1.b Menghadiri Undangan Acara Penyusunan SOP Uji Konsekuensi Terhadap Informasi yang Dikecualikan 28 s.d 30 Desember 2015 Dalam rangka membuat standar operasional prosedur (SOP) dalam uji konsekuensi terhadap informasi yang dikecualikan, Bagian Pengawas Internal, Biro Hukum, Humas, dan Pengawasan Internal memfasilitasi penyusunan SOP tersebut. Dalam hal ini PPID dilibatkan langsung untuk memberikan rumusan masukan terhadap penyusunan SOP tersebut. Masukan-masukan yang disampaikan oleh PPID antara lain, sebagai berikut: 1.
PPID mengusulkan agar sebelum membuat uji konsekuensi harus ada usulan informasi yang dikecualikan dari PPID Bawaslu Provinsi
2.
Melakukan pengelompokkan usulan informasi yang dikecualikan
3.
Melaksanakan rapat uji konsekuensi secara berkala maupun sewaktu-waktu dengan mengundang masing-masing unit kerja
4.
Mengidentifikasi informasi yang dikecualikan berdasarkan peraturan perundangundangan
5.
Menyusun draf informasi yang dikecualikan dan disahkan oleh Ketua Badan Publik
Adapun SOP yang dihasilkan oleh Bagian Pengawasan Internal dan Tatalaksana terlampir sebagai bagian output.
II.1.c Penyusunan Self Assesment Questionnaire (SAQ) Keterbukaan Informasi Publik 2015 Dalam rangka menilai keterbukaan informasi publik pada masing-masing Kementerian dan Lembaga Pemerintahan (K/L), Komisi Informasi Pusat mengirimkan kuesioner mandiri yang diisi oleh masing-masing lembaga. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP), Komisi Informasi merupakan lembaga independen yang juga memberikan laporan mengenai tugasnya dalam melaksanakan UU KIP kepada Presiden dan Dewan Perwakilan Rakyat (DPR). Dalam rangka tersebut, salah satu yang dilakukan Komisi Informasi setiap tahunnya adalah melakukan pemeringkatan keterbukaan informasi pada badan publik. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui tingkat kepatuhan badan publik dalam melaksanakan UU KIP. Pemeringkatan keterbukaan informasi pada badan publik ini, telah dilakukan oleh Komisi Informasi sejak tahun
2011. Dengan metode pemeringkatan yang terus
dievaluasi dan dikembangkan, Komisi Informasi berharap dapat memperoleh gambaran hasil yang real yang mewakili praktek implementasi keterbukaan informasi yang dilakukan oleh badan publik di Indonesia. Untuk mendapatkan hasil yang presisif sesuai dengan realitas implementasi keterbukaan informasi yang dilakukan oleh badan publik, Komisi Informasi melakukan 2 (dua) tahapan penilaian, yaitu: Tahap Pertama, Penyebaran Kuesioner Penilaian Mandiri (Self Assessment Questioner) ke seluruh Badan Publik. Yakni penilaian yang dilakukan secara mandiri oleh Badan Publik dengan mengisi kuesioner yang dikirimkan oleh Komisi Informasi. Selanjutnya, seluruh badan publik yang mengembalikan kuesioner tersebut kemudian dinilai oleh Tim Komisi Informasi melalui pemeriksaan dan pembuktian terhadap data dan informasi yang ada di website masing-masing badan publik berdasarkan keterangan responden yang terdapat pada kuesioner (Verifikasi Website). Tahap Kedua, Visitasi ke seluruh badan publik yang memiliki bobot yang cukup untuk masuk dalam peringkat sepuluh terbaik berdasarkan penilaian tahap satu. Yakni melakukan wawancara dan pembuktian informasi
dalam
berbagai
secara
langsung
dokumen-dokumen
atau
format/kemasan berdasarkan keterangan yang diisi oleh
responden badan publik. Kedua tahapan penilaian tersebut pada prinsipnya dilakukan untuk membedah informasi yang dikuasai badan publik berdasarkan Pasal 9, 10, dan 11 UU KIP. Informasi tersebut yakni informasi yang wajib disediakan secara berkala, informasi serta merta, dan informasi yang wajib disediakan setiap saat. Hal ini penting agar badan publik memiliki
pemahaman terhadap kelebihan dan kekurangan masing-masing dalam
mengelola informasi publik.
Dalam melaksanakan kegiatan tersebut, Petugas Informasi melaksanakan rapat secara informal secara berkala dengan Sekretaris dan beberapa Anggota PPID. Rapat dilaksanakan secara formal mengingat pengisian kuesioner ini sangat mendesak dan jangka waktu penyelesaian yang singkat. Dalam rapat tersebut dibahas mengenai pemenuhan dan pengisian kuesioner tersebut yang merupakan tanggung jawab PPID. Ada 28 pertanyaan yang dijawab dengan melampirkan bukti-bukti yang diperlukan. Setelah menyelesaikan SAQ tersebut, Anggota PPID menyerahkannya pada Ketua PPID untuk disahkan dan ditandatangani. Setelah itu, SAQ dikirimkan secara melalui jasa pengiriman kepada KIP sebagai lembaga yang menilai secara mandiri.
II.1.d Penganugerahan Piagam Keterbukaan Informasi Publik Dalam penganugerahan lembaga yang menjalankan keterbukaan informasi publik, Presiden Joko Widodo menyerahkan secara langsung anugerah Keterbukaan Informasi Badan Publik Tahun 2015 yang dilaksanakan Komisi Informasi Pusat (KIP) di Istana Negara, Selasa (15/12) pagi. Pada acara anugerah kepada Badan Publik (BP) untuk kelima kalinya itu, Presiden mengingatkan kepada seluruh BP agar terus meningkatkan keterbukaan informasi publik. Tahun ini anugerah untuk pertama kalinya deberikan langsung oleh Presiden, sedangkan waktu-waktu sebelumnya diberikan oleh Wakil Presiden. Pelaksanaan anugerah hasil evaluasi KIP terhadap BP yang menghasilkan pemeringkatan tersebut, dihadiri para menteri, gubernur, kepala
lembaga non-
kementerian, dirut BUMN, rektor Perguruan Tinggi Negeri, Kepala Lembaga Negara, pimpinan partai politik, komisioner KIP dan KI Daerah, dan PPID Badan Publik baik di Pusat maupun daerah. Para pimpinan BP yang hadir merupakan pimpinan BP yang dinilai telah menjalankan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) secara baik. Presiden menekankan bahwa hanya dengan keterbukaan, pemerintah dapat membangun legitimasi dan kepercayaan publik. Menurut Jokowi, untuk mewujudkan pemerintah yang terbuka, bukan hanya membutuhkan perubahan karakter, perubahan mentalitas, perubahan pola pikir, mindset, di kalangan birokrasi pemerintah dan badanbadan publik, namun dengan menerapkan reformasi sistem dan pola kerja. Bersamaan dengan itu, Presiden Jokowi juga mengapresiasi langkah-langkah inovasi
yang
telah
dilakukan
oleh
BP,
baik
kementerian/lembaga,
non-
kementerian/lembaga, BUMN, maupun pemerintah daerah, termasuk di antaranya pemanfaatan e-government. Hal tersebut mampu meningkatkan transparansi dan dapat memberikan
respons
secara
cepat
terhadap
penanganan
keluhan-keluhan yang
disampaikan oleh masyarakat. Dalam penghargaan tersebut, Bawaslu menempati urutan ke-8 sebagai kategori Lembaga Non-Struktural Peringkat Keterbukaan Informasi Publik. Masuknya Bawaslu ke
dalam peringkat 10 besar, merupakan prestasi yang cukup membanggakan sebab sebelumnya Bawaslu tidak masuk dalam 10 besar. II.3. Kendala Pelaksanaan Pelaksanaan PPID memiliki kendala antara lain: a.
Anggota PPID yang berasal dari lintas unit kerja memiliki kesibukan dan tanggung jawab di unit kerja masing-masing yang berbeda-beda, sehingga sulit untuk mendapatkan waktu yang sesuai dalam membahas dan melaksanakan pengelolaan data dan informasi;
b.
Data dan informasi pada tahun 2015 lebih banyak berada di tingkatan PPID Bawaslu Provinsi sehingga untuk mendapatkan data tersebut diperlukan waktu mengingat kesibukkan dalam mengawal Pilkada.
II.4. Rekomendasi a.
Diperlukan waktu pertemuan PPID yang periodik setiap bulannya untuk membahas perkembangan dan pengelolaan informasi dan dokumentasi;
b.
Tim PPID di tingkat pusat turun langsung ke PPID di tingkat Bawaslu Provinsi untuk mengkompilasi dan menghimpun data-data informasi dari tingkat provinsi hingga kabupaten/kota.
BAB III PENUTUP Dunia berada dalam era baru di mana pola hubungan antara pemerintah dengan masyarakat yang mudah. Rakyat ingin transparansi dan keterbukaan informasi. Rakyat juga ingin berhubungan dengan pemerintah secara interaktif, dialogis, dan responsif. Untuk itu pemerintah semua tingkat, dari pusat sampai daerah, BUMN, perguruan tinggi, institusi lain harus segera berubah ke arah pemerintah yang terbuka atau Open Government. Hanya dengan pemerintah yang terbuka, negara mampu mendorong partisipasi masyarakat untuk terlibat dalam proses pengambilan kebijakan publik hingga membuka pengawasan oleh masyarakat. Pemerintah terbuka di semua tingkatan, membangun legitimasi, kepercayaan publik. Pemerintah terbuka bukan hanya perubahan karakter melainkan juga perubahan mentalitas, pola piker di kalangan birokrasi, pemerintah, dan badan publik. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dalam lembaga publik seperti Bawaslu menjadi garda terdepan untuk mewujudkan itu semua. PPID Bawaslu yang relatif masih baru, harus dapat mengikuti perkembangan jaman dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi yang diperlukan oleh masyarakat sebagai bentuk transparansi dan good government yang dicita-citakan. Tantangan ke depan akan semakin banyak, oleh karena itu transparansi yang diwujudkan oleh Bawaslu dan PPID menjadi tanda eksistensi lembaga ini dalam mengawal pemilu-pemilu di kemudian hari.
KEPALA BAGIAN HUMAS DAN KERJASAMA ANTARA LEMBAGA
HENGKY PRAMONO
