HUISHOUDELIJK REGLEMENT STEDELIJK ONTMOETINGSCENTRUM BILKHAGE EN AANPALENDE (S.O.B.A.) Lavendellaan 31 8790 Waregem
1. Algemeen 1.1 Als gebruiker van de ontmoetingsruimte is men verplicht zich als een goede huisvader te gedragen. Dit impliceert ondermeer dat men zich houdt aan álle toepasselijke regels in dit reglement, die enkel als exemplatieve opsomming, zonder dat de verantwoordelijkheid van de gebruiker hiertoe dus beperkt is. 1.2 Bij overtreding van de regels kan eventuele schadevergoeding geëist worden. 1.3 De gebruiker is verantwoordelijk voor zijn gasten. 1.4 De gebruiker kan onder andere aansprakelijk gesteld worden wanneer: a. de organisatie niet strookt met de inhoud van dit reglement. b. de gasten zich niet houden aan het huisreglement. c. de veiligheid op gelijk welke manier in gedrang gebracht wordt. 2. Het toezicht 2.1 Het toezicht op het gebruik en het onderhouden van de gebouwen wordt waargenomen door een aangestelde van de Raad van Bestuur. (Jacqueline LEFEBVRE en / of Erna VANHOVE-LAMON). 2.2 Elk lid van de Raad van Bestuur , alsook de toezicht(st)er heeft het recht op gelijk welk ogenblik de lokalen te inspecteren en ter plaatse na te gaan of de reglementen worden nageleefd. 3 De huurregeling 3.1 Elke aanvraag wordt gericht aan de toezicht(st)er van het wijkcentrum. Zij moet titel en aard van de activiteit vermelden, evenals de prijs van de inkom, dranken en versnaperingen. Eventuele affiches welke de manifestatie aankondigen moeten de inkomprijs vermelden. De datum van de aanvraag is het criterium dat de toewijzing regelt en wel zo dat de eerste schriftelijke binnengekomen aanvrager de zaal toegewezen krijgt. Indien men om een of andere reden geen toewijzing kan doen, wordt de definitieve toewijzing door de raad van bestuur gedaan in de volgende bijeenkomst, en gebeurlijk schriftelijk aan de betrokkenen meegedeeld. 3.2 De overeenkomst “Het Contract” genoemd geeft recht op : a) Het gebruik van het omschreven lokaal. b) Verlichting en verwarming c) Het gebruik van de facilitieiten van het S.O.B.A. 3.3 Het betalen en de afrekening van respectievelijk huur en eventueel verbruikte dranken en versnaperingen dient te gebeuren binnen de acht dagen na de activiteit.Wie het verschuldigde bedrag binnen de hiervoor bepaalde termijn niet betaalt, kan elk verder gebruik worden ontzegd, en stelt zich daarenboven bloot aan gerechtelijke vervolgingen. 3.4 Wanneer het in kennis stellen van niet-gebruik te laat zou gebeuren, kan de bestuursraad beslissen dat de huur ervan toch zal moeten betaald worden. Onder “te laat” wordt verstaan minstens een maand voor de geplande activiteit. 3.5 Elke huurder verbindt er zich toe te zullen voldoen aan de voorschriften inzake stedelijke en provinciale taksen op vertoning en vermakelijkheden, en inzake Sabam en Politiereglement. De stedelijke verorderingen omtrent het sluitingsuur zijn van toepassing. Speciale aandacht wordt gevraagd voor de geluidshinder na 22u.00 !!! Enkel de geluidsinstallatie die aanwezig is in het S.O.B.A. mag gebruikt worden !!! Indien er alcohol verkocht wordt, moet de huurder ervoor zorgen over een tapvergunning te beschikken (vooraf moraliteitsattest aan te vragen bij de commissaris van politie) en de openingstaks te betalen. Organisatoren van feesten, vermakelijkheden, tentoonstellingen en dergelijke moeten indien nodig de toelating vragen aan het College van Burgemeester en Schepenen. Sabamrechten zijn te regelen bij : Auteursrechten Sabam Rijselstraat 51 8500 Kortrijk. Accijnsrechten te regelen bij :
Administratie der Douane en Accijnzen Magdalenastraat 30 8500 Kortrijk
3.6 De zalen en accommodaties van het S.O.B.A. staan ter beschikking voor het inrichten van privéaangelegenheden enkel voor personen die woonachtig zijn te Waregem. Voorrang wordt verleend aan de inwoners van de Bilkhage en Aanpalende. Huwelijksfeesten en rouwmaaltijden zijn niet toegelaten evenals TD’s, (verjaardags-)fuiven en bals. LET OP : vrienden en familieleden van Waregemnaars komen niet in aanmerking, m.a.w. de gevierde moet zelf woonachtig zijn in Waregem. 4. Gebruiksvoorschriften 4.1 Alle gebruikers van het S.O.B.A. verplichten zich ertoe enkel bieren, limonades, eventueel versnaperingen en andere dranken te gebruiken welke voorradig zijn in het S.O.B.A. Afgevaardigden van de brouwerij of leden van het S.O.B.A.-bestuur kunnen ten allen tijde deze verplichting controleren. Bij overtreding wordt 307,39 EUR aangerekend door de brouwerij. Deze boete zal ten laste van de huurder / gebruiker gelegd worden. 4.2 De gebruikers moeten het gebouw in perfecte staat houden en ordentelijk verlaten. Karton, flessen, verpakking en etensresten dienen meegenomen te worden. De opkuis moet voltooid zijn tegen 10 uur van de dag volgend op de dag van de activiteit. Schade zal worden aangerekend, alsmede de eventuele gebrekkige opkuis van de accommodatie. 4.3 Affiches en / of aankondigingen mogen slechts in het S.O.B.A. aangebracht worden mits toestemming van het dagelijks Bestuur. 4.4 Ontbrekend, gebroken of vernield materiaal zal aangerekend worden aan kostprijs. 4.5 Er mogen maximaal 160 aanwezigen zijn. 4.6 Indien er zich problemen hebben voorgedaan behoudt het bestuur zich het recht voor het SOBA niet meer te verhuren aan betrokken huurder/gebruiker. 5. De prijsbepaling 5.1 Activiteiten van culturele aard en vergaderingen : € 12,50. 5.2 Privaataangelegenheden (geen huwelijksfeesten noch rouwmaaltijden), familiefeest : € 60,00. 5.3 Activiteiten met winstgevend doel : € 75,5.4 Het gebruik van de muziekinstallatie (via kabel) is bepaald op € 10,00. (Is niet verplicht te gebruiken) 5.5 Voor het kuisen wordt € 50,00 aangerekend 6. Aankoopprijzen dranken De aankoopprijzen van de dranken zijn vermeld op het stockopname-formulier. De grote flessen dienen volledig te worden afgenomen. Koffie mag door de gebruikers zelf worden meegebracht maar voor het gebruik van de grote koffiemachines dient € 5,- te worden betaald. .
7. Opkuis van de lokalen 7.1 Schrobben van de vloeren met zeep gebeurt door de door het S.O.B.A. aangeduide personen. 7.2 Borden, bestek en glazen worden door de huurder afgewassen en op hun juiste plaats terug gezet. 7.3 Stoelen en tafels worden terug geplaatst in de bergruimte zoals op de foto’s aangegeven. 7.4Er dient bijzondere aandacht te worden besteed aan het proper houden van de toiletten. Isomo en confetti kunnen de afvoerleidingen verstoppen en zijn dus niet toegelaten. Het opruimen van het SOBA moet volledig klaar zijn tegen 10 uur van de dag volgend op de huur. (zie punt 4.2). 8 Schade Schade aan het gebouw of inboedel veroorzaakt door een fout of nalatigheid van de huurder gedurende de verhuring zal ten zijne laste worden gelegd. 9. Verzekering De huurders dienen verzekerd te zijn indien hun verantwoordelijkheid dit vereist.
10. Brandveiligheid 10.1 Het is onder andere niet toegestaan: a. vuilnis of ander materiaal te plaatsen in de vluchtwegen of voor de deuren. In geval van nood moet het gebouw zo snel mogelijk kunnen ontruimd worden. Er moet voldoende ruimte (vier meter) zowel in de breedte als in de hoogte vrijgelaten worden opdat de brandweerwagens het gebouw ongehinderd kunnen bereiken. b. te roken in het ontmoetingscentrum. c. de pictogrammen of andere vormen van signalisatie te verwijderen, te beschadigen, of te bedekken. d. nieuwe zekeringen te plaatsen of zekeringen te overbruggen. e. extra gasflessen in de ontmoetingruimte te brengen, dat wil zeggen bovenop de reeds aanwezig standaarduitrusting, tenzij deze deel uitmaken van een tijdelijke installatie die door een professioneel (bv. traiteur) wordt aangewend en aan alle veiligheidsvereisten voldoet. f. niet afgeschermde kaarsen te gebruiken. g. het maximum aantal toegelaten personen te overschrijden (zie bijlage). 10.2 Brandblustoestellen moeten ten allen tijde makkelijk bereikbaar zijn en mogen énkel gebruikt worden om ontstane brandjes te blussen. Indien ze gebruikt werden, moet de uitbater hiervan op de hoogte gesteld worden. 10.3 De organisator zorgt ervoor dat er steeds iemand met een GSM aanwezig is om in noodgevallen de hulpdiensten te verwittigen. 10.4 In geval van brand móet de brandweer verwittigd worden, ook al lijkt het alsof de gebruikers zelf in staat waren om de brand te blussen: in dat geval gaat de brandweer na of er geen smeulende resten achterbleven, of alles voldoende veilig is,... 10.5 De gebruiker dient onder andere te zorgen dat: a. er geen brandbaar materieel tegen de gevel van het gebouw gestapeld wordt. b. er geen hete of smeulende afvalresten in de vuilnisbak gegooid worden. c. er geen bijkomende toestellen gebruikt worden die niet in goede staat zijn. 10.6 Indien er versiering wordt aangebracht, dient deze brandvrij of brandvertragend te zijn. 10.7 De organisator zorgt ervoor dat onder andere de elektrische snoeren over de grond vastgeplakt worden zodat niet kan gestruikeld worden. 10.8 Friteuses en andere kooktoestellen mogen enkel in de daarvoor voorziene ruimte gebruikt worden. 10.9 De hoeveelheid aanwezige brandbare producten moeten tot het uiterste minimum beperkt worden. 10.10 De gebruiker verklaart op de hoogte te zijn van de locatie van de (hoofd)afsluiters van gas, elektriciteit en water 10.11 Bij het organiseren van activiteiten met een groot aantal publiek (o.a. fuiven, bals, ...) moet de gebruiker ervoor zorgen dat er toezicht en begeleiding aanwezig is, dit kunnen stewards (vrijwilligers) zijn of vergunde bewakingsdiensten. Het toezichthoudende personeel moet beschikken over duidelijk herkenbare kledij. Het toezichthoudende en begeleidende personeel moet vooraf gebrieft worden door de gebruiker over de interne veiligheidsprocedure. 10.12 Vóór het verlaten van de ontmoetingsruimte moet de gebruiker er zich onder andere van vergewissen dat: a. er geen elektrische apparatuur ingeschakeld blijft. b. alles in oorspronkelijke staat is achtergelaten. c. de gebruikte propaanflessen dichtgedraaid zijn. d. een brandincident gemeld wordt aan de uitbater. 11. Energie De gebruiker van de lokalen is persoonlijk verantwoordelijk voor het verbruik van elektriciteit, water en gas. Hij neemt er kennis van dat buitenmatig verbruik hem bijkomend kan aangerekend worden. De gebruiker verklaart kennis genomen te hebben van: → Het huisreglement → Het evacuatieplan → De instructies brand Ondergetekende verklaart zich akkoord met het huisreglement en zal conform dit huisreglement gebruik maken van de ontmoetingsruimte. Datum: Naam organisator: (eventueel) namens de vereniging:
Handtekening:
STEDELIJK ONTMOETINGSCENTRUM BILKHAGE EN AANPALENDE (S.O.B.A.) LAVENDELLAAN 31 - 8790 WAREGEM VOORZITTER Tony Van den Hende Tijmlaan 18 8790 Waregem 056/60 10 94
O.VOORZITTER Bernard Schoorens Tijmlaan 12 8790 Waregem 056/60 01 14
SECRETARIS Dirk Demeulemeester Lindestraat 17 8790 Waregem 056/60 84 67
PENNINGMEESTER Marie-Claire Peers Goedendagdreef 11 8790 Waregem 0472/65 19 67
TOEZICHTSTERS 1) Jacqueline Lefebvre 2) Erna Vanhove-Lamon Hazelaarlaan 1 Lavendellaan 47 8790 Waregem 8790 Waregem 056/60 60 09 056/60 44 50
HUURCONTRACT Tussen het S.O.B.A., feitelijke vereniging, handelend in naam van het stadsbestuur, hierna vernoemd de verhuurder, enerzijds, en
De Heer / Mevrouw :………………………………………………………. Straat + gemeente : ………………………………………………………. Telefoonnummer : …………………………………………………. de huurder anderzijds, wordt overeengekomen : A. De verhuurder stelt op / / 20 het S.O.B.A. MET / ZONDER muziekinstallatie ter beschikking tegen de prijs van …………….. huurgeld voor navolgende activiteit : ……………………………………………………………………………… Vermoedelijk aantal aanwezigen: ………(max. 160) Naam aanwezige verantwoordelijke: ………………………………………. B. De huurder aanvaardt voornoemde prijs en betaalt €150,- als voorschot en waarborg. Na de activiteit wordt een afrekening opgemaakt die binnen de acht dagen moet worden betaald. De huurder is door het ondertekenen van dit contract akkoord met alle bepalingen van het huishoudelijk reglement, alsook de voorschriften gebeurlijk verstrekt door de toezicht(st)er(s). Voor de afspraak i.v.m. het afhalen van de sleutel, dient de huurder zich te wenden tot Jacqueline Lefebvre ten minste 1 week voor de activiteit. Liefst telefonisch op het nummer 056/60 60 09. HET VOORSCHOT EN DE WAARBORG (samen €150) DIENEN BETAALD TE WORDEN BIJ HET OPSTELLEN VAN DEZE OVEREENKOMST. UITSLUITSEL HIERVAN BETEKENT NIETIG VERKLAREN VAN DAT CONTRACT. De huurder verklaart zich akkoord met het reglement van inwendige orde waarvan hij een kopie heeft ontvangen. Opgemaakt te Waregem in dubbel exemplaar op :
/
/ 20
Handtekeningen
De toezicht(st)er
De huurder
De leden van de feitelijke vereniging dragen zorg voor hun buurthuis als goede HUISVADER. Daarom wordt van de gebruikers geëist het gebouw in perfecte staat te verlaten VOOR 10 UUR OP DE DAG NA HET HUREN VAN HET LOKAAL. Daarvoor hartelijk dank. Gelieve het dubbel van het contract ONDERTEKEND terug te bezorgen aan de toezicht(st)er : Jacqueline Lefebvre of Erna Vanhove-Lamon waarvan de adressen hierboven vermeld zijn.
STEDELIJK ONTMOETINGSCENTRUM BILKHAGE EN AANPALENDE (S.O.B.A.) LAVENDELLAAN 31 - 8790 WAREGEM VOORZITTER Tony Van den Hende Tijmlaan 18 8790 Waregem 056/60 10 94
O.VOORZITTER Bernard Schoorens Tijmlaan 12 8790 Waregem 056/60 01 14
SECRETARIS Dirk Demeulemeester Lindestraat 17 8790 Waregem 056/60 84 67
PENNINGMEESTER Marie-Claire Peers Goedendagdreef 11 8790 Waregem 0472/65 19 67
TOEZICHTSTERS 1) Jacqueline Lefebvre 2) Erna Vanhove-Lamon Hazelaarlaan 1 Lavendellaan 47 8790 Waregem 8790 Waregem 056/60 60 09 056/60 44 50
HUURCONTRACT SOBA-MATERIEEL De verhuur van de tafels en de stoelen van het SOBA is niet de taak van het bestuur en moet ook zo veel mogelijk worden beperkt. Toch kan het gebeuren dat een bestuurslid of een wijkbewoner vraagt om voor een hele korte periode materieel te mogen lenen. Hieronder volgen de voorwaarden en de prijzen die gelden vanaf 01.11.2010. 1. Het uitlenen van het materieel gebeurt onder verantwoordelijkheid van het bestuurslid aan wie de verhuur wordt gevraagd. Het bestuurlid ziet er op toe dat het materieel wordt afgehaald en teruggebracht en kijkt na of het al dan niet is beschadigd. 2. Het uitlenen van het materieel mag er niet toe leiden dat de mensen die in die periode de zaal huren problemen krijgen. Als het uitlenen van het materieel in het weekend gebeurt moet dus eerst bij Jacqueline of Erna worden nagegaan of de zaal verhuurd is en hoeveel volk er wordt verwacht. 3. Voor bestuursleden is het uitlenen van het materieel gratis indien het voor eigen gebruik is. 4. Voor niet-bestuursleden zijn de prijzen als volgt: - € 2,- per witte tafel - € 0,50 per plastic stoel - € 0,25 per houten stoel 5. Het afhalen en terugbrengen van het materieel gebeurt door de persoon die het materieel ontleent. 6. Indien bij het terugbrengen wordt vastgesteld dat het materieel beschadigd is, wordt voor de wille tafels en de plastic stoelen de nieuwprijs aangerekend. Marie-Claire kent die prijzen. 7. Er wordt Cash betaald aan Jacqueline of Erna. Daarom worden zij altijd op de hoogte gesteld als er materieel wordt uitgeleend. UITLEENCONTRACT Meegenomen door: .... witte tafels aan € 2,- per stuk : € .... plastic stoelen aan € 0,50/stuk: € .... houten stoelen aan € 0,25/stuk: € Ik verklaar mij akkoord het materieel af te halen en terug te brengen in de oorspronkelijke staat. Datum en handtekening
