0
HUISHOUDELIJK REGLEMENT HONK EN SOFTBAL VERENIGING THE BLUE HITTERS
Huishoudelijk Reglement H.S.V. The Blue Hitters opgericht op 22 augustus 1984
Januari 2013
1
INHOUDSOPGAVE.
Algemeen. a. Artikel 1 Huishoudelijk reglement. b. Artikel 2 Verenigingssporten.
2 2 2
Lidmaatschap. a. Artikel 3 Aanvraag. b. Artikel 4 Ingang. c. Artikel 5 Beëindiging.
2 2 3 3
Organisatie. a. Artikel 6 Algemene vergadering. b. Artikel 7 Samenstelling en functie. c. Artikel 8 Takenpakket voorzitter. d. Artikel 9 Takenpakket vice-voorzitter. e. Artikel 10 Takenpakket secretaris. f. Artikel 11 Takenpakket penningmeester.
4 4 4 5 5 5 6
Financiën. a. Artikel 13 Geldmiddelen. b. Artikel 14 Niet nakomen geldelijke verplichtingen.
6 6
Wedstrijden. a. Artikel 15 Verenigingstenue. b. Artikel 16 Deelname. c. Artikel 17 Teamverantwoordelijke.
7 7 8 8
Disciplinaire maatregelen. a. Artikel 18 Straffen. b. Artikel 19 Protocol misstanden.
9 9 9/10
Slotbepalingen. a. Artikel 20 Statutenwijziging. b. Artikel 21 Algemeen.
11 11 11
Huishoudelijk Reglement H.S.V. The Blue Hitters opgericht op 22 augustus 1984
Januari 2013
2
ALGEMEEN. Artikel 1.
1
De bepalingen in dit huishoudelijk reglement zijn een aanvulling op de statuten van de vereniging, zoals die zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Rotterdam.
2
Tevens vermeldt dit huishoudelijk reglement de nadere inrichting en werkzaamheden binnen de vereniging.
3
Bij eventuele twijfel of het ontbreken in het huishoudelijk reglement van een regeling ter zake, is hetgeen in de statuten is opgenomen (voor zover daarin vermeld) bepalend.
4
De algemene ledenvergadering is alleen toegankelijk voor leden van de vereniging. (bij minderjarigen kunnen ouders/ verzorgers de plaats innemen van het jeugdige lid)
5
Op het sportcomplex van de vereniging wordt de Nederlandse taal gesproken
Artikel 2. 1
De verenigingssporten zijn Honk- en Softbal.
2
De vereniging is ingeschreven in het verenigingsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer KvK.V 323525 zhzh.
Lidmaatschap. Artikel 3. Aanvraag. 1
Het lidmaatschap wordt aangevraagd door middel van een daartoe bestemd aanmeldingsformulier, dat na invulling bij het secretariaat moet worden ingeleverd.
2
Het bestuur kan eisen dat de in het formulier vermelde gegevens door deugdelijke bewijzen worden gestaafd.
3
Het aanmeldingsformulier moet door de aanvrager(ster) worden ondertekend. Minderjarigen dienen het mede te laten ondertekenen door een ouder/verzorger.
4
Door ondertekenen van het aanmeldingsformulier verplicht het kandidaat-lid zich,bij toelating als lid, tot inachtneming van alle bepalingen uit de statuten en de reglementen van de vereniging.
Huishoudelijk Reglement H.S.V. The Blue Hitters opgericht op 22 augustus 1984
Januari 2013
3
Artikel 4.Ingang. 1
Het lidmaatschap wordt verkregen door een besluit tot toelating genomen door het bestuur op grond van een schriftelijke aanmelding.
2
Dit besluit zal in het clubblad (nieuwsbrief) gepubliceerd worden.
Artikel 5. Beëindiging. 1
Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk te geschieden bij de secretaris. Opzegging door het bestuur geschiedt door de voorzitter.
2
Het lidmaatschap eindigt, met inachtneming van de in de statuten gestelde opzegtermijn, op de laatste dag van het boekjaar waarin de opzegging plaatsvindt. Voortijdige beëindiging van het lidmaatschap is desgewenst mogelijk, maar ontslaat het lid niet van zijn verplichtingen.
3
Een lid, niet zijnde een sportlid kan opzeggen bij het einde van het boekjaar, met inachtneming van een opzeggingstermijn van tenminste een kalendermaand.
4
Een lid, niet zijnde een sportlid kan voortijdig opzeggen, met een opzegtermijn van minimaal een kalendermaand. a.
Dit schept als extra verplichting het betalen van een bedrag, gelijk aan de voor het lid van toepassing zijnde contributie voor niet-spelende leden voor drie maanden.
5
Een sportlid kan zijn deelname aan de honk- en softbalsport opzeggen per 31 december, met inachtneming van een opzegtermijn van minimaal een kalendermaand.
6
Een sportlid kan zijn deelname aan de honk- en softbalsport voortijdig opzeggen, met een opzegtermijn van minimaal een kalendermaand. a.
Dit schept als extra verplichting het betalen van een bedrag, gelijk aan de voor het lid van toepassing zijnde contributie en afdracht werkbijdrage voor de rest van het betreffende sportjaar.
7
Indien een sportlid opzegt, zonder nadere specificatie, wordt verondersteld dat hij opzegt voor deelname aan de honk- en softbalsport en dat hij opzegt als lid.
8
In geval van overmacht, dit ter beoordeling aan het bestuur, kan een lid een schriftelijk verzoek indienen bij het bestuur om een afwijkende regeling te treffen. Totdat het bestuur een beslissing heeft genomen, blijven de regels onveranderd van kracht.
Huishoudelijk Reglement H.S.V. The Blue Hitters opgericht op 22 augustus 1984
Januari 2013
4
ORGANISATIE. Artikel 6. Algemene ledenvergadering. 1
De algemene ledenvergadering is het belangrijkste orgaan binnen de vereniging en komt ten minste eenmaal (1) per jaar bijeen. De algemene ledenvergadering kiest de bestuursleden voor een periode van twee jaar in functie en keurt het beleid van de vereniging goed of brengt hierop zo nodig wijzigingen aan.
2
De algemene ledenvergadering wordt bijgestaan door een beleid- en financiële controlegroep bestaande uit minimaal twee (2) leden, waarvan de leden geen andere bestuursfunctie binnen de vereniging mogen vervullen.
3
De algemene ledenvergadering is verantwoordelijk voor benoeming van de controlegroep en zal eventueel een extra vergadering doen uitschrijven onder voorzitterschap van de voorzitter van de controlegroep, indien niet aan de benoeming van de leden van de controlegroep kan worden voldaan.
HET BESTUUR. Artikel 7. Samenstelling en functie. 1
2
De leiding van de vereniging berust bij het dagelijks bestuur en de leden hiervan zijn gekozen in deze functie door de algemene ledenvergadering. Het dagelijkse bestuur vertegenwoordigt de vereniging in en buiten rechte en bestaat uit de volgende personen; a.
de Voorzitter
b.
de Secretaris (tevens Vice-Voorzitter)
c.
de Penningmeester
Het dagelijks bestuur wordt in vergaderingen ( en bij het nemen van besluiten) bijgestaan door de volgende personen; a.
de Voorzitter Technische Commissie
b.
de Voorzitter Materiaalcommissie
c.
de Voorzitter Wedstrijdsecretariaat
3
Door het bestuur wordt een beleidsplan ter goedkeuring aan de algemene ledenvergadering voorgelegd.
4
Het bestuur beheert de gelden en de bezittingen van de vereniging en zorgt voor een correcte naleving van de statuten, het huishoudelijk reglement en de uitvoering van de genomen besluiten.
5
De bestuurders zijn bevoegd te allen tijde zelf ontslag te nemen, mits dit schriftelijk geschiedt. Huishoudelijk Reglement H.S.V. The Blue Hitters opgericht op 22 augustus 1984
Januari 2013
5
6
Aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar. Wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt op het rooster de plaats van zijn voorganger in.
Artikel 8. Takenpakket Voorzitter. 1
Maakt deel uit van het bestuur.
2
Leidt de algemene ledenvergadering en de bestuursvergaderingen.
3
Is de officiële woordvoerder van de vereniging.
4
Geeft leiding aan en houdt toezicht op het verenigingsleven.
Artikel 9. Takenpakket Vice- Voorzitter. 1
Maakt deel uit van het bestuur en woont derhalve de bestuursvergaderingen bij.
2
Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.
Artikel 10. Takenpakket Secretaris. 1
Maakt deel uit van het bestuur en woont derhalve de bestuursvergaderingen bij.
2
Heeft de algehele verantwoordelijkheid voor de juiste verwerking en goede vastlegging van alle administratieve gegevens, behoudens de boekhouding.
3
Geeft leiding aan en coördineert de uitvoering van de ledenadministratie.
4
Is verantwoordelijk voor de verdeling van de ingekomen stukken en ziet toe op de juiste afhandeling daarvan.
5
Is de verantwoordelijke voor alle uitgaande post namens de vereniging.
6
Is verantwoordelijk voor de opstelling van het jaarverslag van de vereniging ten behoeven van de algemene ledenvergadering.
7
Coördineert, organiseert en notuleert de algemene ledenvergadering en de bestuursvergaderingen en zorgt voor uitwerking en distributie van de notulen.
8
Is het officiële contact voor de vereniging.
9
Is verantwoordelijk voor het verenigingsarchief.
10
Kan zich laten bijstaan bij de uitvoering van de onder lid 2, lid 3, lid 6 en lid 7 van dit artikel genoemde taken.
Huishoudelijk Reglement H.S.V. The Blue Hitters opgericht op 22 augustus 1984
Januari 2013
6
Artikel 11. Takenpakket Penningmeester. 1
Maakt deel uit van het bestuur en woont derhalve de bestuursvergaderingen bij.
2
Is verantwoordelijk voor de juiste verwerking en vastlegging van de financiële gegevens van de vereniging.
3
Adviseert het bestuur m.b.t. de financiële aangelegenheden van de vereniging.
4
Bewaakt het financiële beleid van de vereniging.
5
Is verantwoordelijk voor de verwerking van inkomsten en uitgaven.
6
Is verantwoordelijk voor de opstelling van het financiële jaarverslag van de vereniging ten behoeve van de algemene ledenvergadering.
7
Brengt periodiek verslag uit aan het bestuur m.b.t. de financiële situatie van de vereniging.
FINANCIȄN. Artikel 13. Geldmiddelen. 1
De contributie voor de leden wordt per categorie door de algemene ledenvergadering vastgesteld.
2
De contributie dient door de leden bij vooruitbetaling te worden voldaan per incasso, er kan in drie categorieën betaald worden; a. 1 Termijn incasso maand Januari b. 2 Termijnen incasso maanden Januari en April (verhoogt met € 1,00 per termijn). c. 5 Termijnen incasso in de maanden Januari, Februari, Maart, April en Mei (verhoogt met € 1,00 per termijn).
3
De incasso van de contributie vindt plaats rond de 25e van de maand.
4
Indien nodig kan het dagelijks bestuur een incasso bureau inschakelen.
Huishoudelijk Reglement H.S.V. The Blue Hitters opgericht op 22 augustus 1984
Januari 2013
7
Artikel 14. Niet nakomen geldelijke verplichtingen. 1
Indien een lid niet aan zijn geldelijke verplichtingen voldoet zal als volgt gehandeld worden; a. Indien er een betalingsachterstand van tenminste dertig (30) dagen is volgt er een aanschrijving. b. Indien na deze aanschrijving termijn nog niet is gereageerd zal het bestuur over gaan tot het inschakelen van een incassobureau. c. Indien hierna nog niet is voldaan aan de verplichtingen zal het bestuur over gaan tot een schorsing van het lid. d. Indien een lid na een schorsing van tenminste vijf (5) weken nog niet gereageerd heeft gaat het bestuur over tot royement van het betreffende lid.
WEDSTRIJDEN. Artikel 15. Verenigingstenue. 1
Het verplichte verenigingstenue bij wedstrijden bestaat uit; a. Een broek(wit met blauwe strepen) zoals bij de vereniging aangeschaft kan worden. b. Sokken kleur blauw. c. Een wit of blauw ondershirt. d. Een overshirt blauw met aan de voorzijde het officiële vastgestelde embleem van de vereniging. e. Een broekriem. f. Een pet of cap met embleem van de vereniging (verplicht voor heren) g. Veldschoenen (senioren mogen spikes dragen) h. Een tok voor de mannelijke spelers.
2
Het shirt dient in de broek gedragen te worden.
3
Het bestuur kan (voor een deel van) de hoogst spelende teams een ander tenue vaststellen, zoveel mogelijk naar het originele tenue.
4
Het bestuur kan, bij sponsoring en zolang deze sponsoring duurt voor elk team tenuewijzigingen goedkeuren, mits dit gewijzigde tenue het originele tenue zoveel mogelijk benadert.
5
Het bestuur heeft het recht maatregelen te treffen indien het tenue van de leden niet aan de gestelde eisen voldoet.
Huishoudelijk Reglement H.S.V. The Blue Hitters opgericht op 22 augustus 1984
Januari 2013
8
Artikel 16. Deelname. 1
Leden die verhinderd zijn gevolg te geven aan een uitnodiging voor deelname aan een wedstrijd of wedstrijden, dienen de betreffende coach / trainer of teamverantwoordelijke minstens 2 x 24 uur voor de aanvang voor de wedstrijd of wedstrijden hiervan in kennis te stellen.
2
Indien een lid regelmatig hierbij in gebreke blijft dient de coach / trainer of teamverantwoordelijke dit te melden aan de voorzitter TC. De voorzitter TC neemt hiertoe zijn maatregelen en kan in overleg met het bestuur over gaan tot een disciplinaire straf.
3
Bij iedere wedstrijd dient de coach / trainer of teamverantwoordelijke aanwezig te zijn, die namens het bestuur optreedt. Hij dient lid te zijn van de vereniging.
Artikel 17. Teamverantwoordelijke. 1
Voor het begin van de competitie wordt er voor elk team een teamverantwoordelijke gekozen of door het bestuur indien nodig aangewezen
2
Een teamverantwoordelijke kan zijn de coach / trainer of begeleider van een team.
3
Bij hogere teams is automatisch de coach / trainer de teamverantwoordelijke.
4
De teamverantwoordelijke vertegenwoordigt het team in het tijdvak vallende tussen twee (2) uur voor en na de wedstrijd. Hij houdt contact met de toegewezen leider en alleen de teamverantwoordelijke (coach/trainer) heeft het recht protesten bij de scheidsrechter in te dienen.
5
De teamverantwoordelijke (coach/trainer) draagt zorg voor een hoffelijke bejegening van de tegenstanders en de scheidsrechter; bij thuiswedstrijden heeft hij tevens de zorg voor de ontvangst van de tegenstanders.
6
De teamverantwoordelijke (coach/trainer) zorgt voor het aanwezig zijn van het wedstrijdformulier en dient er tevens voor te zorgen dat deze bescheiden dezelfde dag of zo spoedig mogelijk weer in het bezit zijn van het wedstrijdsecretariaat. (deponeren in brievenbus bij vereniging).
Huishoudelijk Reglement H.S.V. The Blue Hitters opgericht op 22 augustus 1984
Januari 2013
9
DISCIPLINAIRE MAATREGELEN. Artikel 18. Straffen. 1
Het bestuur is gerechtigd ten aanzien van een lid met onmiddellijke ingang disciplinaire maatregelen toe te passen, indien dit lid; a. Handelt in strijd met de statuten of het huishoudelijk reglement. b. De belangen van de vereniging schaadt. c. Zich in verenigingsverband onwelvoeglijk gedraagt.
Artikel 19. Protocol misstanden. 1
Misstanden tijdens een wedstrijd; a. Bestuur ontvangt signaal van een lid of team b. Bestuur vraagt nadere mondeling en / of schriftelijke toelichting. c. Bestuur hoort betrokkene(n). (indien jeugdleden betreft worden ouders / verzorgers op de hoogte gesteld en worden zij in de gelegenheid gesteld bij het gesprek aanwezig te zijn). d. Bestuur stelt van te voren de te stellen vragen vast. e. Het gesprek wordt door twee bestuursleden gevoerd, één van de leden zorgt voor verslagleggen. Dit verslag wordt ook aan de betrokkene toegezonden. f. Indien nodig kan het bestuur ook de voorzitter TC uitnodigen om gesprek bij te wonen. g. Bestuur trekt tijdens het gesprek geen conclusie. h. Bestuur hoort zo nodig andere betrokkenen. i. Als alle partijen zijn gehoord trekt het bestuur zijn conclusie. j. Bestuur zorgt voor terugkoppeling naar de betrokkene en eventuele disciplinaire maatregel wordt schriftelijk aan de betrokkene medegedeeld. k. Het bestuur mag de ‘’hoorprocedure’’ door de commissies van diverse sporttakken laten verrichten. Alleen het bestuur is gerechtigd disciplinaire maatregelen te nemen. l. Indien er sprake is van een directe (eerste lijn) familierelatie zal een bestuurslid niet in deze procedure participeren. m.
Indien er duidelijke twijfel bestaat over de neutraliteit van de uitvoerende van de hoorprocedure, zal deze vervangen worden.
n. o.
Strafmaatregelen worden het lid binnen een week ter kennis gebracht. De volgende strafmaatregelen kunnen worden toegepast; a. Berisping. b. Boetes. c. Schorsing voor ten hoogste een jaar in de uitoefening van zijn rechten. d. Ontzetting uit het lidmaatschap (royement).
Huishoudelijk Reglement H.S.V. The Blue Hitters opgericht op 22 augustus 1984
Januari 2013
10
2.
Misstanden in een team; a. b. c. d. e. f. g. h.
Bestuur ontvangt signaal van een lid of team. Bestuur vraagt nadere mondeling en / of schriftelijke toelichting. De voorzitter TC hoort betrokkene. Indien er sprake is van een directe (eerste lijn) familierelatie zal de voorzitter TC vervangen worden door een bestuurslid. De voorzitter TC zal dan niet in deze procedure participeren. De voorzitter TC of bestuurslid brengt verslag uit aan het bestuur. Indien een lid het hele team benadeelt (intimideert) zal het bestuur dit lid verzoeken om zijn lidmaatschap op te zeggen. Indien dit niet wordt geaccepteerd en daarbij de rest van het team zou kunnen opstappen neemt het bestuur zijn maatregelen en kan overgaan tot; a. Schorsing van het lid. b. Ontzetting uit het lidmaatschap (royement).
3.
Alle boetes, die de vereniging opgelegd worden en die veroorzaakt zijn door nalatigheid van een lid of meer leden, zullen op dit lid / deze leden verhaald worden.
4.
Een lid kan worden geroyeerd; a. Door het bestuur. b. Tijdens de algemene ledenvergadering door het bestuur, op schriftelijke voordracht van tenminste eenderde van het aantal stemgerechtigde leden. Het desbetreffende lid kan tot uiterlijk een maand na ontvangst van de kennisgeving schriftelijk in beroep gaan. Het verweer tegen royement dient als eerste agenda punt op de eerstvolgende algemene ledenvergadering te worden behandeld. Gedurende de behandeling van het verweer is betrokkene geschorst.
Huishoudelijk Reglement H.S.V. The Blue Hitters opgericht op 22 augustus 1984
Januari 2013
11
SLOTBEPALINGEN. Artikel 20. Statutenwijzigingen. 1
De algemene ledenvergadering, zijn niet tweederde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd (ouders/ verzorger), dan wordt de vergadering gesloten en terstond een tweede vergadering gehouden, waarin over het voorstel zoals dat in de vorige vergadering aan de orde is geweest, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde (ouders/verzorger) leden.
2
Statuten wijzigingen of wijzigingen in het huishoudelijk reglement dienen te woorden vastgelegd door de algemene ledenvergadering en dienen binnen 12 maanden te zijn doorgevoerd.
Artikel 21. Algemeen. 1
In alle reglementen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur.
2
Ieder lid wordt geacht de bepalingen van de statuten en het huishoudelijk reglement alsmede alle verdere wettig vastgestelde en behoorlijk bekend gemaakte regels en bepalingen te kennen.
3.
Een voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement kan slecht worden behandeld in een algemene ledenvergadering. het behoeft, om te worden aangenomen, een meerderheid van de stemmen van het aantal uitgebrachte geldige stemmen.
Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 7 maart 2013 om 21:40 uur. Namens het dagelijks bestuur, Voorzitter,
Penningmeester,
Secretaris,
R. Stok
mevr. A. Reedijk
M.J. Oosthoek
Huishoudelijk Reglement H.S.V. The Blue Hitters opgericht op 22 augustus 1984
Januari 2013
