HUISHOUDELIJK REGLEMENT en ALGEMENE VISIE van HELLVOC Artikel 1 Algemene bepalingen 1. De vereniging genaamd Hellvoc (hierna: ‘de vereniging’) is een fusieclub tussen Hemix vc en Schelle vc. 2. Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de meest recente versie van de statuten van de vereniging, zoals die op de griffie van de rechtbank van koophandel zijn neergelegd en verschenen zijn in het Staatsblad. Artikel 2 Visie De club wil vanuit de verschillende bestuursorganen de jeugd uit de Rupelstreek de mogelijkheid bieden om op een sportieve en verantwoorde manier bezig te zijn met volleybal. Beide clubs zijn al meer dan 35 jaar een gekende naam in de volleybalwereld, met heel veel ervaring op alle niveaus. Samen met honderden leden en ex-leden streven we er al jaren naar om voor iedereen een gepaste oplossing te vinden. Wij willen iedereen de kans bieden om te volleyballen, zowel getalenteerde als minder getalenteerde sporters. Het streven van de club is erop gericht om de jeugd op een positieve manier te motiveren om aan sport te doen en hen zoveel mogelijk trainingsmogelijkheden aan te bieden. Alle spelers en speelsters krijgen in ploegverband optimale kansen om, in functie van hun eigen mogelijkheden en ambitie, hun loopbaan op gebied van volleybal uit te werken. Wij kiezen ervoor om de komende jaren de jeugdwerking volledig uit te bouwen. Vanaf de leeftijd van 5 jaar biedt de club op regelmatige momenten alternatieve tornooien aan. In welke reeks men ook van start gaat: fair-play, spelplezier en -gelegenheid blijft primordiaal voor al onze jeugdploegen. Het is voor de jeugdspelers vooral belangrijk dat ze veel spelen en ervaring opdoen. Vanaf de leeftijd van 10 jaar schrijven wij onze jeugd in voor de reguliere competitie, in het belang van de teams als landelijk, provinciaal, regionaal team of afhankelijk van de samenstelling van het team als buiten competitie. Tot en met de leden van de scholieren jeugdploegen wordt getracht om ieder ploeglid spelgelegenheid te verschaffen tijdens wedstrijden of tornooien, op basis van een heel seizoen. Het resultaat wordt ook in het kader van fair-play volledig van ondergeschikt belang. De in de club beschikbare middelen zullen zowel op sportief, als op pedagogisch en sociaal vlak aangewend worden om ieder spelend lid aan bod te laten komen. De volledige werkwijze wordt beschreven in het sportieve beleidsplan Hellvoc 2011-2021. Naast de volleybalsport willen wij als club ook een gezellige leefomgeving bieden waar onze spelers graag vertoeven. Daarom proberen we naast trainingen en wedstrijden ook andere activiteiten te organiseren zoals stages, familiale tornooien, beachvolleytornooi met ook reeksen voor jeugd vanaf D-jeugd, Zwarte Pieten die op bezoek komen, kerstfeest, zwemnamiddag met pannenkoeken, etc. Wij verwachten dat leden hun engagement naar de club tonen door zoveel als mogelijk meewerken aan deze activiteiten. De club verwacht dat leden vanaf de leeftijd van scholier als vrijwilliger meewerken in de cafetaria die door de club wordt uitgebaat.
Huishoudelijk reglement Hellvoc
Pagina 1
Artikel 2 Leden ‘Volleyballen’ kan vanaf 5 jaar. Kinderen worden verdeeld volgens leeftijd, talentniveau en motivatie. Vanaf de leeftijd Scholieren komen spelers in aanmerking voor doorstroming met extra trainingsmogelijkheden. Evaluatie van spelers gebeurt in samenspraak met de trainers, jeugdbestuur en sportieve cel. Volleybal-Speeltuin (initiatie)* kinderen van 5 tot 7 jaar.(vanaf 3e kleuterklas) F-jeugd of Benjamins of Mini-Volley* leeftijd 7-9 of vroeger in indien voldoende kwaliteiten. E-jeugd of Pre-miniemen leeftijd 10-11 jaar of vroeger indien voldoende kwaliteiten. D-jeugd of Miniemen leeftijd 11-12 jaar of vroeger indien voldoende kwaliteiten. C-jeugd of Cadetten leeftijd 13-14 jaar of vroeger indien voldoende kwaliteiten. B-jeugd of Scholieren leeftijd 15-16 jaar of vroeger indien voldoende kwaliteiten. A-jeugd of Junioren leeftijd 17-18 jaar of vroeger indien voldoende kwaliteiten. Senioren Dames en Heren vanaf 18 jaar * Voor deze leeftijdscategorie worden vanuit de club alternatieve tornooien (1 tegen 1 en 2 tegen 2) georganiseerd om de voeling met de andere clubs te stimuleren en kinderen van kleins af aan te motiveren om het spel te vervolmaken. Dit telkens volgens de basisprincipes van de alternatieve tornooien. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)
Artikel 3 Ereleden Ereleden zijn natuurlijke personen, die zich tegenover de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en op voordracht van het bestuur de titel van erelid verkregen hebben. Zij hebben geen verplichtingen meer tegenover de vereniging maar zij hebben echter wel alle rechten van de toegetreden leden. Met erelid wordt gelijkgesteld degene aan wie de titel "erevoorzitter" is verleend. Artikel 4 Het lidmaatschap, lidgeld 1. De aanmelding gebeurt door invulling, dagtekening en ondertekening van een door de secretaris te verstrekken aanmeldingsformulier, waarop minimum de volgende gegevens zijn in te vullen: naam, voornaam (voluit), adres, geboortedatum, telefoonnummer. Voor jeugdleden dient het formulier mede ondertekend te worden door de wettelijke vertegenwoordiger. 2. De kosten voor de aanmelding van leden worden door het bestuur vastgesteld. Voor nieuwe leden dienen deze kosten bij afgifte van de aansluitingskaart bij een federatie voldaan te zijn. Voor al aangesloten leden zie bij "Lidgeld". 3. Nieuwe leden kunnen gedurende 3 weken komen proberen. Op de eerste training moet de trainer een nieuw lid een "AANMELDINGSFORMULIER" laten invullen en dit zo snel mogelijk bezorgen aan het club secretariaat. Met de informatie vermeld op dit formulier zal voor het nieuwe lid een voorlopige aansluiting bij de Vlaamse Volleybalbond aangevraagd worden. Deze aanvraag houdt geen enkele verplichting in voor het nieuwe lid. Het zorgt er alleen voor dat er gedurende 1 maand een sportverzekering is. 4. Ten laatste in de tweede week dat een nieuw lid komt proberen moet aan het lid een aansluitingskaart bij een federatie worden meegegeven. Het nieuwe lid moet deze kaart invullen, door de nodige personen laten ondertekenen en een medische validatie laten registreren op de kaart. 5. In de derde week dat het nieuwe lid komt proberen moet het nieuwe lid beslissen of het effectief zal aansluiten bij de vereniging of niet. Dit gebeurt door het afgeven van de aansluitingskaart en het betalen van het lidgeld. Een elektronische foto moet dan ook gemaakt worden. 6. Het club secretariaat zal de aansluiting van het nieuwe lid bij de federatie volledig in orde maken als het lidgeld effectief betaald is. Als de betaling niet gebeurt, zal aan het nieuwe lid gevraagd worden van niet meer deel te nemen aan de trainingen. Na 1 maand vervalt ook de voorlopige verzekering voor het nieuwe lid. 7. Het bestuur draagt er zorg voor dat degenen die als lid tot de vereniging wensen te worden toegelaten, Huishoudelijk reglement Hellvoc
Pagina 2
worden aangemeld bij een sportfederatie waarbij de club is aangesloten. 8. In principe betaalt iedereen lidgeld, ongeacht de andere taken die deze persoon binnen de club zou uitvoeren (Scheidsrechter, Trainer, ea.) tenzij het bestuur anders beslist. 9. Indien het lidgeld van een al aangesloten lid niet betaald is voor 1 september dan beschouwen we het lid als ontslagnemend en kan zodoende niet meer spelen. 10. Alle leden zijn verzekerd via de federatie en met een extra clubverzekering tegen sportongevallen en de club heeft tevens een permanente BA verzekering en een BA verzekering “evenementen” voor alle evenementen die ze organiseert. 11. Vanaf de leeftijd van scholier (15 jaar) wordt van de leden van Hellvoc verwacht dat ze gedurende het seizoen in ploegverband 1 tot 2 keer 4 uur komen tappen of keukenwerk, afruimen, afwas, enz doen (tap/werkdienst) in de cafetaria van de club. Van de ouders van jeugdleden onder de 15 jaar wordt ook verwacht dat zij meewerken aan deze tap/werkdiensten. Lidgeld Het normale lidgeld is het bedrag hieronder in de tabel vermeld onder “Betaald na LGD”. Omdat de vereniging begin mei de ploegen waarmee de competitie van het seizoen 2014-2015 zal gespeeld worden, moet opgeven aan de federaties, is het belangrijk voor de vereniging om te weten wie nog actief wil zijn binnen de vereniging en wie niet. Daarom wordt aan de leden die hun engagement naar de vereniging toe bevestigen door hun lidgeld te betalen voor “de lidgeldbetaaldag” (LGD) een korting op het lidgeld te geven. Het te betalen lidgeld met korting is vermeld onder “Betaald voor LGD”. Normaal is “de lidgeldbetaaldag” eind april begin mei zodat we tijdig weten met wie we ploegen kunnen vormen en in competitie gaan. Voor het seizoen 2014-2015 is “de lidgeldbetaaldag” vastgelegd op 07/05/2014. Overschrijvingen van het lidgeld moeten gebeuren naar: IBAN BE90 9790 7596 3432 BIC ARSPBE22 Leden aangesloten bij Vlaamse Volleybal Bond (Landelijke, Provinciale, Gewestelijke senioren en jeugd ploegen) Geboortejaar
Categorie
Betaald vóór LGD
Betaald na LGD
1995 en vroeger
Senioren (19 jaar en ouder)
€ 200
€ 230
1996 en 1997
Junioren of A-jeugd (17-18 j)
1998 en 1999
Scholieren of B-jeugd (15-16 j)
€ 180
€ 210
2000 en 2001
Cadetten of C-jeugd (13-14 j)
2002 en 2003
Miniemen of D-jeugd (11-12j)
€ 150
€ 180
2004 en 2005
Preminiemen of E-jeugd (9-10 j)
€ 135
€ 165
2006 en 2007
Benjamins of F-jeugd (7-8 j)
€ 80
€ 80
2008 en later
Bewegingsschool/speeltuin (4-6 j)
€ 75
€ 75
Leden aangesloten bij SPORTCREA – AVVV – FALOS (senioren ploegen) Geboren Categorie Betaald vóór LGD Betaald na LGD 1995 en vroeger Senioren (19 jaar en ouder) € 150 € 180 RECREATIE (geen competitie) Geboren Categorie Betaald vóór LGD Betaald na LGD 1995 en vroeger Senioren (19 jaar en ouder) € 105 € 135 Aangezien een lid tijdens een seizoen > 30 weken actief met volleybal kan bezig zijn, wordt er per week een bedrag betaald dat varieert tussen 2,5 en 6,7 €. Als we het per uur bekijken dan varieert het lidgeld tussen de 1 Huishoudelijk reglement Hellvoc
Pagina 3
en 2 €/uur. STEUNENDE LEDEN – MEDEWERKERS (niet spelende 'coach, ploegbegeleider, zaalverantwoordelijke, markeerder, trainer, …'), Betaald vóór LGD Betaald na LGD € 50 € 50 Voor medewerkers die een onkostenvergoeding indienen, wordt het lidgeld bedrag met de onkosten vergoeding verrekend. Je mag het uiteraard ook overschrijven zodat er nadien geen aanpassing is van de onkostenvergoedingen. Medewerkers die geen onkostenvergoeding indienen zijn vrij van het lidgeld te betalen of niet. We beschouwen dit eerder als een steun aan onze club dan als een lidgeld. Steunende leden en medewerkers die het lidgeld betalen, hebben dezelfde voordelen als de andere betalende leden zoals een gratis T-shirt als beslist wordt dat dit aan de leden in bruikleen gegeven wordt, gratis inkom bij thuiswedstrijden waar inkom gevraagd wordt, enz. Medewerkers die het lidgeld niet wensen te betalen, doen afstand van de voordelen die betalende leden hebben. Inschrijving bij een federatie(s) en verzekering worden voor alle leden waar voor dit nodig is door de vereniging voorzien. Wij vragen iedereen, ook medewerkers en steunende leden, van hun gegevens in het sportadministratiesysteem na te zien en te corrigeren indien nodig; te laten weten of ze lid blijven van de vereniging. Het maximum te betalen bedrag per gezin is vastgesteld op 3x het maximum te betalen bedrag of dus voor tijdige betalers op 600 € en voor de te laat betalers op 690 €. Gezinnen die meer dan 2x het maximum te betalen bedrag (400 €) moeten betalen, kunnen gebruik maken van volgende regeling: je betaald 400 € voor de lidgeldbetaaldag, de rest van het lidgeld moet betaald worden voor 1 september. Zolang beide data gerespecteerd worden, betaal je het tarief “Betaald voor LGD” anders dat van “Betaald na LGD. Wie nieuw aansluit bij de vereniging betaalt het normale lidgeld (=bedrag “Betaald na LGD”, ook wanneer de aansluiting en betaling gebeuren voor LDG). Wie nieuw aansluit na 1 januari betaald de helft van het normale lidgeld (=1/2 van bedrag “Betaald na LGD”). Wanneer iemand nieuw aansluit bij de vereniging zal de vereniging voor dit nieuwe lid het normale te betalen lidgeld betalen aan de federatie waarbij het nieuwe lid zal aangesloten worden. In geval er nog bijkomende administratieve kosten moeten betaald worden aan de federatie voordat een lid kan aangesloten worden, dan zal er door het bestuur beslist worden of deze bijkomende administratieve kosten door het lid zelf of door de vereniging zullen betaald worden. In geval van annulering van de inschrijving: Als de club geen ploeg op de been krijgt waar de speler of speelster in terecht kan, wordt het lidgeld terugbetaald op € 50 administratieve kosten na. In andere gevallen (inclusief zwangerschap/kwetsuur kort voor de aanvang van het seizoen) wordt de helft van het lidgeld terugbetaald. Leden die een sabbatjaar willen invoeren en toch aangesloten willen blijven bij een federatie kunnen dat door lid van de club blijven als steunend lid waar bij 50 € lidgeld moet betaald worden. Deze leden hebben dezelfde voordelen als steunende en ander betalende leden. Betalen van het lidgeld kan enkel via overschrijving op rekeningnummer: IBAN BE90 9790 7596 3432 en BIC ARSPBE22 van Hellvoc met de vermelding ‘Lidgeld 2014-2015′ en de ‘naam en voornaam van de perso(o)n(en)’ waarvoor het lidgeld wordt betaald. (vermeld eventueel ook het SA nr dat rechts bovenaan in de mail naast de naam staat) Bevestiging of niet van de inschrijving voor het nieuwe seizoen kan gebeuren door ofwel een mail te sturen naar de clubsecretaris (
[email protected]) met daarin de bevestiging dat men blijft of niet ofwel door dit aan te duiden op het inschrijvingsformulier dat hier voor rondgestuurd wordt. Men kan het ook altijd schriftelijk melden aan de club: Hellvoc Hemiksem-Schelle, tav het clubsecretariaat, Atletiekstraat 1, 2620 Hemiksem. Niets laten weten wil zeggen dat men lid blijft en dat men zijn lidgeld zal betalen. De meeste ziekenfondsen laten toe om een stuk van het lidgeld te recupereren. Het attest dat je hier voor nodig hebt, kan je terugvinden op sportadministratie of je kan een formulier laten invullen door de clubsecretaris.
Huishoudelijk reglement Hellvoc
Pagina 4
Artikel 5 Rechten en plichten van de leden Alle leden hebben de hierna te noemen rechten en plichten: 1. Bij toetreding als lid hebben zij het recht een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement te ontvangen (of via email of website) en na te leven. 2. Zij hebben het recht om deel te nemen aan trainingen en wedstrijden. 3. Zij hebben het recht om deel te nemen aan debatten en de ledenvergaderingen. 4. Zij hebben het recht van vrije toegang tot wedstrijden en bijeenkomsten, voor zover door het bestuur niet anders is bepaald. 5. Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend. 6. Zij hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van de verandering van hun adres of andere persoonlijke gegevens (via sportadministratie). 7. Vanaf de leeftijd van scholier (15 jaar) wordt van de leden van Hellvoc verwacht dat ze gedurende het seizoen in ploegverband 1 tot 2 keer 4 uur komen tappen of keukenwerk, afruimen, afwas, enz doen (tap/werkdienst). 8. Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van hun lidgeld, inclusief de bijkomende administratieve kosten die de federatie(s) vraagt (vragen) bij heraansluitingen en de boetes die worden opgelegd door de club of de federatie(s). 9. Zij hebben de plicht tot naleving van de statuten en huishoudelijk reglement van de vereniging en daarnaast ook van de sportfederatie(s) waarbij ze zijn aangesloten.. Artikel 6 Straffen 1. In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten, dat in strijd is met de wet, dan wel de statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad. 2. Het bestuur is bevoegd om, met inachtneming van het beginsel van hoor en wederhoor, naast een straf welke aan een speler of ander lid wordt gegeven door de tuchtcommissie van een federatie, een bijkomende straf vanuit de vereniging op te leggen. 3. Bij een beslissing als bedoeld in punt 2 van dit artikel heeft het desbetreffende lid een beroepsmogelijkheid bij de algemene vergadering van de vereniging. Dit beroep dient, 6 maanden na het opleggen van de straf door het bestuur, aanhangig te worden gemaakt bij de algemene vergadering door middel van een aangetekend schrijven te richten aan de secretaris van de vereniging. (zie artikel 9 van de statuten) Artikel 7 Clubkleuren De kleuren zijn blauw en geel. Artikel 8 Bestuur RAAD VAN BESTUUR 1. De voorzitter, ondervoorzitter, de secretaris en de penningmeester zijn de verplichte leden van de raad van bestuur (min. 4). De raad van bestuur neemt alle beslissingen die niet door een gewone vergadering van het dagelijks bestuur kunnen worden genomen. De raad van bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging op de eerstvolgende dagelijkse bestuursvergadering mede. 2. De RvB leidt de zaken van de vereniging en vertegenwoordigt deze in en buiten de club. Hij is bevoegd voor alle aangelegenheden, met uitzondering van deze die door de wet uitdrukkelijk aan de algemene vergadering zijn voorbehouden. De raad kan zelfs daden van beschikking stellen met begrip van oa het vervreemden, zelfs om niet, verrichtingen uitvoeren van alle roerende en onroerende goederen, het Huishoudelijk reglement Hellvoc
Pagina 5
hypothekeren, het lenen en uitlenen, alle handels- en bankverrichtingen, opheffen van hypotheken, enz. 1. Taken van de voorzitter: a. geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven; b. is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen. 2. Taken van de secretaris: a. voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften ervan te houden en deze evenals de ingekomen stukken te bewaren. b. heeft het beheer over het archief en is aansprakelijk voor goederen die hem vanuit de vereniging zijn toevertrouwd; c. zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen; d. zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen; e. houdt een voor leden toegankelijke lijst bij, waarin de namen en adressen van alle leden van verdienste en ereleden zijn opgenomen. 3. Taken van de penningmeester: a. beheert de gelden van de vereniging; b. zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het bestuur en de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven; c. houdt een boek van alle ontvangsten en uitgaven bij; d. voert de briefwisseling, voor zover deze betrekking heeft op de uitvoering van de in de voorgaande leden van dit artikel vermelde taken, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften bij te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerder genoemde taken betrekking hebbende ingekomen stukken te bewaren; e. brengt in de algemene vergadering verslag uit van de financiële toestand en legt daarbij de balans en de staat van baten en lasten neer met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar en een begroting voor het komende verenigingsjaar. Controle gebeurt door 2 leden van de club (zie statuten). f. Tevens regelt hij ook alle verzekeringen voor de club. 4. Taken van de ondervoorzitter a. vervangt of vertegenwoordigt de voorzitter bij zijn afwezigheid. b. geeft mede leiding aan de club. DAGELIJKS BESTUUR 1. Het dagelijks bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en minstens 4 bestuursleden, die allen meerderjarig moeten zijn. Zij worden door de RvB aangesteld. 2. Onder het dagelijks bestuur valt, onverminderd het bepaalde in de statuten, op een andere plaats vermeld in het huishoudelijk reglement of in andere reglementen: a. de algemene leiding van zaken; b. de uitvoering van de door de algemene vergadering genomen besluiten; c. het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen; d. benoeming, ontslag en schorsing van personen werkzaam ten behoeve van de vereniging. e. Het dagelijks bestuur vergadert minste éénmaal per MAAND. volgens een vooraf vastgestelde rooster, met uitzondering van de maanden juli en augustus. Daarenboven vergadert het bestuur zo dikwijls als de Huishoudelijk reglement Hellvoc
Pagina 6
voorzitter of minstens 3 leden van het bestuur dit wensen. 3. Een oproep voor een vergadering dient minimaal 48 uur voor aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursleden te zijn, terwijl een vergadering op verzoek van bestuursleden binnen maximaal één week dient te worden belegd. 4. Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. 5. Ploegafgevaardigden mogen tevens aanwezig zijn op de vergaderingen. 6. Maakt de jaarlijkse begroting op. SPORTIEF BESTUUR SPORTIEVE CEL Een sportieve cel bestaat uit een technische cel en een ondersteunende cel. De Technische Cel is verantwoordelijk voor: 1. Technische lijn Bepalen en bewaken van het technische en tactische beleidsplan 2. Trainers Werving van trainers Ondersteuning trainers en feedback ivm trainingen Organiseren van clinics voor trainers en coachen 3. Spelers Werving van spelers en indeling teams ( samen met RvB voor Heren 1 en Dames 1) Talentontwikkeling door thematrainingen 4. Scouting ploegen ( wedstrijd en training) De Ondersteunende Cel is verantwoordelijk voor: 1. Het neerzetten van de nodige randvoorwaarden. 2. De administratieve, organisatorische en communicatieve taken. 3. De algemene communicatie naar bestuur, trainers, coachen, spelers en ouders en dit in beide richtingen. 4. Ondersteuning aan de taken van de technische cel. De Raad van Bestuur heeft een adviserende rol binnen de Sportieve Cel. JEUGDBESTUUR De club heeft een degelijk uitgebouwd jeugdbestuur dat bestaat uit de trainers van alle jeugdploegen en waarin ook ouders een zitje hebben. In een vergadering om de 2 maanden worden hierin de meest algemene dingen besproken en wordt er een verslag overgemaakt aan het dagelijks bestuur. De verantwoordelijke sportieve cel is voorzitter van deze vergadering. OUDERS 1. Er wordt twee keer per jaar een oudercontact georganiseerd. Zowel in het begin (weekend aansluitend op de wervingsdag) als op het einde van een seizoen. 2. Overlegmomenten worden (informeel) georganiseerd (kerstfeestje, zwemmen,...) en de trainers worden met naam, telefoonnummer en e-mail aan alle ouders bekendgemaakt middels het kalenderboekje dat vanuit de club overhandigd wordt. 3. Initieel zal de trainer fungeren als ploegverantwoordelijke van het team, maar zal actief aan de ouders vragen deze taak op hen te nemen. Huishoudelijk reglement Hellvoc
Pagina 7
4. Er wordt ook een beroep gedaan op ouders voor allerhande clubactiviteiten en bij de organisatie van thuiswedstrijden (zaalverantwoordelijke, hulpcoach, jeugdscheidsrechter, …) en andere activiteiten. TRAINERS: De club probeert zoveel mogelijk gediplomeerde trainers in te schakelen voor de (jeugd)opleiding van de spelers/sters. Deze trainers worden bijgestaan door assistent- trainers die in opleiding zijn en voornamelijk uit eigen jeugdleden bestaan. Initiator: Jeugdspelers kunnen vanaf de leeftijd van 16 jaar gevraagd worden om mee te helpen op de trainingen van de F en E-jeugd. Vanaf de leeftijd van 18 jaar stimuleren wij iedereen om de cursus initiator te volgen, dit om mee te helpen in de jeugdopleiding van jonge clubgenoten. Naast de begeleiding die vanuit de club gebeurt, worden zij zoveel mogelijk aangemoedigd om de nodige cursussen en clinics bij te wonen. Alle informatie hierover wordt kenbaar gemaakt via de clubwebsite en via de infoborden van de club in de sporthallen waar de club actief is. Deelname aan cursussen wordt ook vergoed door de club op voorwaarde dat de kandidaat trainer zijn kennis nadien nog enkele jaren in de club aanwendt. De vergoedingen van de trainers zijn ook functie van hun diploma en de bijscholingen. De vereniging heeft al jaar en dag spelers op hoog niveau in de rangen die over de nodige capaciteiten beschikken om ploegen te trainen/begeleiden. Dit past ook in de visie van de sportieve cel en helpt de club om de technische lijn (vanuit de kant van 1e divisie en 1e Provinciale) en de basiscapaciteiten te behouden en verder te ontwikkelen. Spelers van de fanionteams worden verzocht een trainersfunctie op te nemen of te fungeren als begeleider. Dit mede in de bredere beleving van de club (opkijken van jeugdspelers naar topspelers in eigen club). PLOEGVERANTWOORDELIJKEN: Om de communicatie goed te laten verlopen tussen het bestuur en de ploegen en vice versa moet elke ploeg een ploegverantwoordelijke en/of kapitein aanduiden. Voor het bestuur zal deze persoon fungeren als aanspreekpunt. Deze persoon zal instaan voor de verplichtingen van en naar de ploeg mbt de verdeling van papieren, e-mails, toezien dat na trainingen en wedstrijden alles wordt opgeruimd, informatie van het bestuur doorgeven, aanspreekpunt zijn voor achterstallige betalingen van ploegleden, informatie doorgeven naar de ouders, enz. SCHEIDSRECHTERS: Vanaf de leeftijd van 16 jaar wordt aan de jongeren gevraagd om de cursus jeugdscheidsrechter te gaan volgen. Dit om enerzijds de volleybalreglementen beter te leren kennen en anderzijds om de nodige scheidsrechters te leveren bij thuiswedstrijden van de jeugd. Bij interesse kan achteraf gekozen worden om door te groeien als effectief scheidsrechter. De groep scheidsrechters vergadert minstens 1x per jaar in het begin van het seizoen waarbij ze een grondige uitleg krijgen ivm de veranderingen van de reglementen en waarbij andere problemen kunnen worden besproken.
Artikel 9 Bestuursverkiezing
Huishoudelijk reglement Hellvoc
Pagina 8
De algemene vergadering stelt de Raad van Bestuur aan. De RvB stelt het Dagelijkse Bestuur aan.(algemene bestuursverkiezingen: zie statuten). Artikel 10 Onkostenvergoedingen Alleen de Raad van Bestuur is bevoegd om gemaakte onkosten te vergoeden aan de leden. Door de veranderingen in de wetgeving van vzw ’s gaan leden die een taak uitoefenen als trainer of medewerker van een evenement of van de cafetaria een “vrijwilligersovereenkomst” en/of een “document houdende de informatieplicht” moeten ondertekenen waarin vermeld staat of ze al dan niet willen dat hun onkosten vergoed worden. Alle vrijwilligers kunnen hierdoor niet burgerlijk aansprakelijk worden gesteld voor schade die hij/zij veroorzaakt bij het vrijwilligerswerk tenzij in geval van bedrog, zware fout of als het om schade gaat die hij/zij zichzelf toebrengt. Tevens zijn de vrijwilligers hierdoor beter verzekerd. Indien er een onkostenvergoeding wordt betaald (trainers,...) moet hij/zij een verklaring op eer tekenen mbt tot deze onkostenvergoeding die nooit meer kan zijn dan het wettelijk bepaald bedrag per jaar dat als onkostenvergoeding aan de vrijwilligers mag betaald worden. Er kan worden gekozen tussen een reële of forfaitaire onkostenvergoeding al naargelang de situatie. Artikel 11 Wedstrijden en Trainingen - Algemene gedragsregels Trainingen 1. Bij afwezigheid of vertraging op wedstrijden en trainingen verwachten we dat de trainer of coach gewaarschuwd wordt. 2. Positieve en volledige inzet zijn belangrijke eigenschappen van een goede sporter. 3. Trainingen starten en eindigen stipt en iedere speler of speelster dient dus op tijd te zijn. 4. Alle spelers en speelsters helpen mee bij het klaarzetten en het wegbergen van het materiaal. 5. Niemand verlaat de training zonder toestemming van de trainer. 6. Trainingen worden niet gestoord. 7. Iedereen is 10 minuten voor aanvang van de training aanwezig op het veld in de juiste kledij. 8. Iedereen helpt mee om het terrein op te zetten of af te breken. 9. De club duldt geen kritiek ten opzichte van de ploeggenoten, de coach, de begeleiders en de scheidsrechters. Toon respect voor elkaar. Wedstrijden: 1. Zorg ervoor dat je op tijd aanwezig bent, voor thuiswedstrijden 1 uur op voorhand. 2. Elke speler is verantwoordelijk voor de kledij die de club beschikbaar heeft gesteld. 3. De coach beslist wie er speelt. 4. Elke speler neemt zijn verantwoordelijkheid op tijdens de match, maximale inzet, sportief gedrag, uitvoeren van de opdrachten van de trainer, enz. 5. Van de wisselspelers verwachten we blijvende concentratie tijdens de wedstrijd. Zij moedigen hun medespelers aan. 6. Bij een time-out haast iedere speler of speelsters op het terrein zich naar de zijlijn en luistert aandachtig naar de raadgevingen van de coach. 7. Sportzakken worden op één rij geplaatst naast de banken of langs de wand van de sporthal. 8. Waardevolle voorwerpen mogen nooit onbewaakt worden achtergelaten in de kleedkamers. 9. Spelers en speelsters zorgen ervoor dat het volleybalterrein en al wat er bij hoort zoals zitbanken, strafstoelen, wisselbordjes, flessen drank, scorebord, scheidrechterstoel, wedstrijdballen, inspeelballen, enz. klaar is voor de wedstrijd voordat ze aan hun opwarming beginnen. 10. Spelers en speelsters zorgen ervoor dat onmiddellijk na de wedstrijd en voor dat men zich gaat douchen en omkleden, alle materiaal dat niet meer nodig is op of om het volleybalterrein zoals lege flessen water, Huishoudelijk reglement Hellvoc
Pagina 9
rotatie papiertjes of ander vuil dat voorkomt van hun wedstrijd verwijderd wordt en dat het in de juiste container wordt weggeborgen. Als hun wedstrijd de laatste in een rij van wedstrijden is, moet ook alle andere materiaal zoals volleybalnet en palen, zitbanken, strafstoelen, wisselbordjes, flessen drank, scorebord, scheidrechterstoel, wedstrijdballen, inspeelballen, enz. onmiddellijk na de wedstrijd en voordat men zich gaan douchen en omkleden, netjes opgeruimd worden. 11. Houding van de ouders en supporters: Wij eisen van de supporters en ouders van de spelers/sters dat ze zich gedragen voor, na en tijdens de wedstrijden en geen commentaar te hebben op de wedstrijdleiding, trainers of spelers/sters. Attitude Spelers en speelsters van Hellvoc dragen fair-play en sportiviteit op en naast het veld officieel hoog in het vaandel door de ondertekening van de Panathlon verklaring. Voor jeugdspelers en -speelsters (jonger dan 16 jaar) zijn alcohol drinken en roken ten strengste verboden voor, tijdens en na de trainingen en wedstrijden. Attitude ouders Algemeen:
Zorg ervoor dat uw kind tijdig aanwezig is en zijn uitrusting volledig en in orde is. Toon belangstelling voor de sport en de club en ga regelmatig kijken en supporteren. Vraag uw kind om ervoor te gaan, altijd zijn best te doen maar vooral plezier te beleven aan de sport. Zie de sport niet als een vorm van kinderopvang. Jaag uw kind niet op, leg geen overdreven druk op hun schouders maar stimuleer het kind om al zijn talenten te ontwikkelen. Stimuleer uw kind om zich aan de afspraken van de club en de ploeg te houden. Laat uw kind zien dat zijn club belangrijk is door deel te nemen aan de tap/werkdiensten van de cafetaria die door de club wordt uitgebaat. Speciaal voor de wedstrijden:
Gebruik geen agressieve of schunnige taal Applaudisseer voor knap spel van zowel de eigen ploeg als de tegenstander. Moedig uw kind aan. Respecteer de beslissingen van de coach en scheidsrechter. Als je niet akkoord gaat met een beslissing van de trainer/coach, praat er dan over met hem/haar. Niet direct na de wedstrijd maar maak een afspraak. Benader alles steeds positief. Overloop na de wedstrijd met uw kind wat goed en minder goed was en wat hieruit geleerd kan worden. Band met de club De club wil zich in de eerste plaats profileren als een sociaal baken in beide gemeenten en in de regio. De club wil dit middels een aantal succesvolle activiteiten laten zien onder andere als organisator van het grootste sportevenement van de regio Feelin’ Beachy – beachvolleytornooi, de Steakdag, wafeltjesverkoop, 1 Mei tornooi,praline verkoop, ea. De opbrengsten uit deze activiteiten zijn van levensbelang voor het voortbestaan van de club. Indien hier te weinig medewerking is dan ziet de club zich verplicht om de lidgelden te verhogen. De club van haar kant zal tevens proberen om alle mogelijke subsidies te verkrijgen via de gemeente, de provincie of het Vlaams Gewest.
Huishoudelijk reglement Hellvoc
Pagina 10
De club wil ook alle partijen betrekken bij het wel en wee van de vzw. Integratie van ouders bij de administratieve en extrasportieve activiteiten van hun kinderen (zaalverantwoordelijken, markeurs, jeugdscheidsrechters, ploegbegeleiders). Van ouders van jeugdleden onder de 15 jaar wordt verwacht dat ze helpen in de cafetaria die door de club wordt uitgebaat. Zij zullen zich kunnen inschrijven voor de tap/werkdiensten van de cafetaria. Kledij en sporthygiëne Het dragen van degelijke sportschoenen, die geen sporen nalaten en sportkousen is verplicht (door de gemeente en de club). In de winter dient iedere speler en speelster een trainingspak of trainingsbroek en sweater bij zich te hebben voor de opwarming en om kwetsuren te vermijden. Attributen (zoals uurwerken, ringen en oorbellen) vormen een gevaar op trainingen en wedstrijden. Deze dienen veilig weggeborgen te worden, eventueel in de sportzak. Van zodra de jeugd competitie speelt (wedstrijden), is het verplicht te douchen na de training. Het wordt voor de anderen sterk aangeraden. De club zorgt voor de wedstrijduitrusting, die bestaat uit een shirt en een short. Deze uitrusting wordt na iedere wedstrijd door de ouders/speler gewassen volgens een vooraf bepaalde beurtrol (nummer van de speler). Gelieve zorg te dragen voor deze kledij. Doping en geneesmiddelen Aan de leden wordt gevraagd voorzichtig om te springen met het gebruik van geneesmiddelen tijdens sportprestaties. De geldende wetgeving hieromtrent is terug te vinden op de websites van de verschillende verbonden. Doping is absoluut verboden. De trainersstaf licht de spelersgroep hier bij het begin van het seizoen over in bij het maken van de afspraken. EHBO: Er is een EHBO koffer aanwezig in beide sporthallen en een diepvries in Hemiksem (scheidsrechterslokaal) met de nodige cold packs en ijs. Gelieve hier geen misbruik van te maken en telkens te noteren wat u verbruikt heeft op de lijst in de koffer. Attitude trainers
De trainer zorgt ervoor dat de spelers de spelerscode nakomen Spelers of ouders die de code niet naleven worden hierop aangesproken door de trainer/coach. De trainer zorgt ervoor dat de trainingen goed zijn voorbereid. De trainer is tijdig en in zijn sport kleding aanwezig in de zaal. De trainer en ploegverantwoordelijke coördineren het klaarzetten het veld klaar en zorgen ervoor dat na de training of wedstrijd alles terug wordt opgeruimd. Tijdens de training verzorgen de trainers hun houding. De trainer motiveert de spelers De trainer kan een ploegactiviteit organiseren om de goede ploegsfeer te behouden en/of de club financieel te helpen. Bij de jeugd draagt de trainer de verantwoordelijkheid over de jeugdspelers, men laat geen kinderen achter zonder begeleiding, men houdt rekening met de opmerkingen van spelers, enz. Indien een training niet kan doorgaan dan zorgt de trainer ervoor dat elke speler en de ouders hiervan op de hoogte worden gebracht. De trainer vermeldt dit tevens aan de sportieve cel en de secretaris. Trainers worden geacht om elkaar te superviseren, gaan kijken en elkaar feedback te geven, kritiek te aanvaarden en om te zetten in iets positiefs.
Huishoudelijk reglement Hellvoc
Pagina 11
De trainer registreert aan- en afwezigheden van de spelers en vult deze in op de sportadministratie. Bij nieuwe spelers moet hij de gegevens van de nieuwe speler doorgeven naar de secretaris mbt de aansluiting en verzekering van het nieuwe lid zoals beschreven in artikel 4.3 tot 4.6. Voor gekwetste spelers zorgt de trainer voor een aangepaste training. De trainer is verplicht aanwezig bij trainersbijeenkomsten. De trainers van de jeugdspelers zijn steeds beschikbaar voor een gesprek met de ouders. Gedragscode voor iedereen: 1. De begeleider moet zorgen voor een omgeving en sfeer waarbinnen de sporter zich veilig voelt (te bewegen). 2. De begeleider onthoudt zich ervan de sporter te bejegenen op een wijze die de sporter in zijn waardigheid aantast en verder in het privé leven van de sporter door te dringen dan nodig is voor het gezamenlijk gestelde doel. 3. De begeleider onthoudt zich van elke vorm van seksueel machtsmisbruik of seksuele intimidatie tegenover de sporter. 4. Seksuele handelingen en seksuele relaties tussen de begeleider en de jeugdige sporter tot zestien jaar zijn onder geen beding geoorloofd en worden beschouwd als seksueel misbruik. 5. De begeleider mag de sporter niet op zodanige manier aanraken dat de sporter en/of de begeleider deze aanraking naar redelijke verwachting als seksueel of erotisch van aard zal ervaren, zoals doorgaans het geval zal zijn bij het doelbewust (doen) aanraken van geslachtsdelen, billen en borsten. 6. De begeleider onthoudt zich van seksueel getinte verbale intimiteiten 7. De begeleider zal tijdens training(stages), wedstrijden en reizen gereserveerd en met respect omgaan met de sporter en de ruimten waarin de sporter zich bevindt, zoals de kleed- en hotelkamer. 8. De begeleider heeft de plicht de sporter te beschermen tegen schade en (machts)misbruik als gevolg van ongewenst gedrag. Daar waar bekend of geregeld is wie de belangen van de (jeugdige) sporter behartigt, is de begeleider verplicht met deze personen of instanties samen te werken, opdat zij hun werk goed kunnen uitoefenen. 9. De begeleider zal de sporter geen (im)materiële vergoedingen geven met de kennelijke bedoeling tegenprestaties te vragen. Ook de begeleider aanvaardt geen financiële beloning of geschenken van de sporter die in onevenredige verhouding tot de gebruikelijke dan wel afgesproken honorering staan. 10. De begeleider zal er actief op toezien dat deze regels worden nageleefd door iedereen die bij de sporter is betrokken. Indien hij gedrag signaleert dat niet in overeenstemming is met deze regels, zal hij de betreffende persoon daarop aanspreken. 11. In die gevallen waarin de gedragsregels niet (direct) voorzien, ligt het binnen de verantwoordelijkheid van de begeleider in de geest hiervan te handelen. Binnen de club is er een document “onaangepast seksueel gedrag en pesten” opgemaakt, tevens werd er een interne vertrouwenspersoon aangesteld. Artikel 12 Aansprakelijkheid van de leden Ieder van de leden is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging of gemeente aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond. De vereniging draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van leden en derden in de gebouwen aanwezig.
Artikel 13 Het clubboekje Het clubboekje verschijnt in het begin van het seizoen, elke week verschijnt er tevens een nieuwsbrief die per Huishoudelijk reglement Hellvoc
Pagina 12
email verstuurd wordt en die U kunt bekijken op onze website www.hellvoc.be. De club stelt alles in het werk om zoveel mogelijk documenten en informatie via de site ter beschikking te stellen van de leden. U kunt tevens wedstrijdverslagen doorsturen naar het e-mailadres
[email protected] die dan op de website gepubliceerd worden. De inhoud en strekking van de opgenomen artikelen mogen het algemeen belang van de vereniging niet schaden. De verantwoordelijke voor de communicatie binnen de club is verantwoordelijk voor het samenstellen, verschijnen en verspreiden van alle artikelen. Tevens vindt u de belangrijkste clubinformatie op het infobord aan de ingang van de sporthallen. Indien u vragen zou hebben dan kunt u deze sturen naar
[email protected] , van hieruit zullen dan alle vragen naar het juiste bestuurslid gestuurd worden. Artikel 14 Sponsoring Het Dagelijks Bestuur legt de regels op mbt de sponsoring. Wij vragen aan alle leden om sponsors te zoeken voor de club, zowel kleine als grote sponsoren. De club heeft verschillende mogelijkheden gaande van reclame advertenties in het clubblad, website of beachtornooi, sponsoring van de wedstrijdbal tot reclame panelen in de sporthal, shirt sponsoring, hoofdsponsor, enz. De overeenkomst voor de sponsoring van reclameborden en shirt sponsoring wordt steeds voor 3 jaar aangegaan. Indien een lid een sponsor aanbrengt van meer dan 1000€ dan hoeft deze speler geen lidgeld te betalen gedurende het eerste jaar van de sponsoring. Voor meer informatie kan u de verantwoordelijke voor de sponsoring binnen het bestuur contacteren. Artikel 15 Cafetaria De club zal vanaf 1 mei 2014 de cafetaria van de sporthal van Hemiksem uitbaten. Dit moet ons in staat stellen om financieel sterker te staan en minder afhankelijk van eenmalige activiteiten. Het doel is dat de netto inkomsten uit de cafetaria volledig naar de werking van de club gaan, cq. jeugdwerking. De uitbating van de cafetaria zal gedaan worden door een aantal vaste mensen en door vrijwilligers namelijk de leden en de ouders van jeugdleden van Hellvoc. Ook niet leden van Hellvoc kunnen hieraan als vrijwilliger deelnemen nadat ze door het bestuur hiervoor aanvaard zijn. De club heeft een aantal verantwoordelijken aangeduid, waaronder de vaste mensen, die de leiding hebben over de cafetaria gedurende de tap/werkdiensten van de vrijwilligers. De tap/werkdiensten op basis van vrijwilligers zijn voorzien op vrijdagavond, zaterdag en zondag. Tap/werkdiensten zijn onbezoldigd. Vanaf de leeftijd van scholier (15 jaar) wordt van de leden van Hellvoc verwacht dat ze gedurende het seizoen in ploegverband 1 tot 2 keer 4 uur komen tappen of keukenwerk, afruimen, afwas, enz doen (tap/werkdienst) in de cafetaria van de club. Van de ouders van jeugdleden onder de 15 jaar wordt ook verwacht dat zij meewerken aan deze tap/werkdiensten. Indien iemand door omstandigheden op het laatste moment niet kan aanwezig zijn op zijn tapdienst, dan zoekt deze persoon in eerste instantie binnen zijn ploeg een vervanger en informeert hij/zij ook onmiddellijk de cafetaria. Er zal per seizoen een tap/werklijst voor de ploegen opgemaakt worden. De leden van de ploegen zullen Huishoudelijk reglement Hellvoc
Pagina 13
geïnformeerd worden voor welke tap/werkdienst hun ploeg gepland is. Binnen de ploeg moet dan bepaald worden welke leden van de ploeg welke tap/werkdienst op zich zullen nemen. We verwachten dat de ploegen deze indelingen doorgeven aan de verantwoordelijke voor de tap/werkdienst zodat de leden door deze verantwoordelijke nog eens kunnen geïnformeerd worden als het zo ver is en zodat er in de cafetaria wekelijks lijsten beschikbaar zijn en opgehangen worden van wie er verwacht wordt voor de tap/werkdienst. Het opstellen van de taplijsten kan elk seizoen pas gedaan worden als we de competitie en beker kalenders kennen. Alle leden worden ingeschreven in het vrijwilligers register van Hellvoc. Niet leden vullen op de dag dat ze tappen een apart formulier in, hierin is vermeld dat men vrijwilliger is en onbezoldigd werkt. Waarom willen we werken met vrijwilligers: het uitvoeren van 2 * 4 uur tap/werkdienst heeft voor de club een waarde van 100€. Het is 100€ die we niet moeten uitgeven aan iemand die in de cafetaria tegen betaling wil werken. Door deze uitgaven niet te doen en dat kan alleen als de leden hun tap/werkdiensten zullen uitvoeren, zal de cafetaria een meerwaarde hebben voor de club die dan in betere opleiding, betere materialen enz kan gebruikt worden. Artikel 16 Wijziging van het huishoudelijk reglement Het huishoudelijk reglement kan enkel gewijzigd worden door de Raad van Bestuur. Artikel 17 Slotbepalingen Ieder lid heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement. Na goedkeuring van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden. Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden in werking 14 dagen na het verschijnen ervan op de website. Aldus vastgesteld in de algemene vergadering van de vereniging de dato 25 april 2014. Namens het bestuur van de vereniging. De voorzitter: Mark Van Nierop
Huishoudelijk reglement Hellvoc
De secretaris: Jan Pintens
Pagina 14
