Hotelový Rezervační Systém – HRS
Deklarace záměru HRS je informační systém, který eviduje údaje o stavu pokojů (volný/obsazený), o ubytovaných hostech a jejich platbách. HRS kontroluje zda požadavek na ubytování lze splnit. HRS přijímá požadavky na ubytování od zákazníků přes internet a okamžitě je informuje jestli lze jejich požadavek splnit nebo ne. Do HRS může vložit požadavek na ubytování “ručně” recepční. Vedle zajišťování rezervací je stěžejním cílem vytvoření databáze zákazníků. Nashromážděná data o zákaznících budou využívána k získání informací vhodných pro zlepšení služeb. HRS uchovává data o: Hostech celé jméno trvalé bydliště datum narození číslo pasu nebo OP občanství datum přájezdu/odjezdu platby Pokojích stav (volný/obsazený) počet lůžek plocha v m2 číslo pokoje
1. Analýza současného stavu Popis stávajícího stavu systému – organizace Provozní činnost hostelu zajišťují pracovníci recepce, uklízečka a instalatér. Z hlediska návrhu IS je zajímavý pouze pracovník recepce protože má na starosti veškeré administrativní činnosti. Přijímá nové hosty, zapisuje je do Knihy pokojů, přijímá platby za ubytování, vydává Doklad o zaplacení. Současně odpovídá na emailové a telefonické žádosti o rezervaci.
HOSTÉ Náhodní hosté z ulice Přichází na recepci v průběhu celého dne. Nemají žádnou rezervaci. Tvoří nezanedbatelnou část klienteli. Hosté s vlastní rezervací Rezeraci si zajistili sami přes webový formulář na stránkách hostelu nebo telefonicky, emailem, osobně Rezervace cestovních kanceláří (CK) Zprostředkovatelské společnosti si dopředu zarezervují lůžka na pokojích a za provizi zajišťují hostelu klienty. Podle odhadu recepční je poměr mezi těmito klienty přibližně vyrovnaný. Hostelu nejvíc vyhovují hosté s vlastní rezervací a hosté z ulice. Hosté ubytovaní přes CK nejsou pro hostel tak výhodní, protože hostel musí platit provizi CK. Na druhou stranu, rezervace CK jsou obvykle dlouhodobé, což umožňuje hostelu plánovat. POKOJE Hostel je 4 patrový. Na každém patře jsou společné sprchy a toalety. Pokoje jsou různě veliké – od malých dvoulůžkových až po velké se 7 lůžky. Některé pokoje jsou vyčleněné jako společné - tzv. Dorms (z angl. Dormitory – ubikace). Vybavením se od ostatních nijak neliší. Hosté tuto místnost sdílí s ostatními a za tuto ztrátu soukromí mají slevu.
DATA Veškerá data jsou udržována v papírové formě. Údaje jsou ručně zapisovány do více knih/formulářů. Dochází tak k duplikaci a je náročné udržovat konzistenci těchto údajů. Stav obsazenosti pokojů se zapisuje do Knihy pokojů. Kniha pokojů je velký sešit formátu A3. Obsahuje seznam pokojů kam se zapisují ubytovaní hosté a údaje o platbě. Recepční v Knize pokojů zjišťuje stav je-li pokoj volný nebo obsazený. Kniha pokojů obsahuje údaje pro aktuální měsíc. Pro delší plánování – na celý rok se používá méně podrobná Plachta. Do této Plachty se zapisují především opce. Data z Plachty se musí zrcadlit do aktuální Knihy hostů. Další dokumenty souvisí s účetnictvím. Originál Dokladu o zaplacení dostává host, kopii si pro učetnictví nechává hostel. Jednou za měsíc recepční ručně projde všechny doklady o zaplacení a takto získané údaje o tržbách přepisuje do Excelovské tabulky, které slouží jako podklad pro účetní. Každý recepční si během své služby udržuje vlastní List směny. Do Listu směny se zapisují částky přijaté od hostů za ubytování a občerstvení. List směny slouží pro kontrolu stavu hotovosti v pokladně při střídání směny.
Popis typické činnosti recepčního – ubytování hosta Pracovník recepce nahlédnutím do Knihy pokojů zjistí jestli je volné místo. Pokud ano a host souhlasí s cenou dojde k registraci hosta. Host musí předložit recepčnímu svůj pas nebo občanský průkaz. Recepční ručně vyplní doklad o zaplacení těmito údaji: - Jméno a Příjmení hosta - Číslo pasu/OP - Datum příchodu - Číslo pokoje na který byl host přidělen - Účtovaná cena za noc a počet nocí - Celková cena (počet nocí x cena za noc), sazba DPH - Podpis a razítko hostelu Ze zákona je hostel povinen evidovat každého ubytovaného cizince a předávat formulář s osobními údaji hosta cizinecké policii. Formulář pro cizineckou policii obsahuje podobné informace jako jsou již v dokladu o zaplacení: - Jméno a Příjmení hosta - Adresa trvalého bydliště - Číslo pasu - Datum příjezdu a předpokládané datum odjezdu - Účel návštěvy - Aktuální datum a podpis Doklad o zaplacení se vystavuje oproti zaplacení. Platba probíhá okamžitě v hotovosti. Originál dokladu o zaplacení obdrží host, kopie dokladu o zaplacení se archivuje spolu s originálem a kopií formuláře cizinecké policie. Po zaplacení host obdrží: - klíče od pokoje - ručník - informace o fungování hostelu Host odchází do svého pokoje. Recepční přepíše z dokladu o zaplacení Jméno, Příjmení, částku a datum platby do Knihy pokojů a připojí razítko „Zaplaceno“. Pokud je host ubytován na více než jednu noc je nutné přepsat Jméno a příjmení hosta tolikrát na kolik nocí je host ubytován. Recepční si dále vede seznam částek, které mu hosté zaplatili během jeho směny na zvláštní list - List směny. Ten obsahuje některá data, která jsou již v Dokladu o zaplacení: - hodina platby hosta - číslo pokoje na který byl host ubytován - jméno a příjmení - částka, kterou host zaplatil Na závěr recepční uloží kopii dokladu o zaplacení a formulář cizinecké policie do archivu.
Seznam požadavků a problémů
problémy: veškerá data jsou v „papírové“ formě – – –
ubytování hosta trvá dlouho, protože recepční musí ručně vyplňovat několik formulářů data ve formulářích jsou duplicitní – zbytečná práce z nasbíraných dat nelze získat informace pro zlepšování služeb
platba a rezervace – –
hosté mohou platit pouze cash rezervace pouze přes email, telefon (recepční musí „ručně“ vyřídit celou objednávku)
požadavky na IS: – – – –
urychlení ubytování hosta – vše se dělá pouze 1x možnost platit kartou uchování dat o zákaznících – analýza – zlepšování služeb rezervace přes web – automaticky – bez nutnosti zásahu recepčního
Tabulky entit entita Host ID
Integer
Jméno
Char 50
Příjmení
Char 50
Číslo pasu/OP
Char 25
Blacklist
Boolean
ID_Občanství
Integer
Foreign key
entita Recepční ID
Integer
Primary Key
Jméno
Char50
Příjmení
Char50
Primary key
entita Občanství ID
Integer
Jméno státu
Char 30
Kód státu
Char 3
entita Pokoj ID
Integer
Stav (volný/obsazený)
Boolean
Počet lůžek
Integer
Plocha [m2]
Integer
entita Ceník ID_Pokoj
Integer
Cena za lůžko a noc
Integer
entita Doklad o zaplacení ID
Integer
Primary key
ID_Host
Integer
Foreign key
Datum vystavení
Date
Datum ubytování hosta
Date
ID_Pokoje
Integer
Foreign key
ID_Cena za lůžko a noc
Integer
Foreign key
Počet nocí
Integer
Celková cena
Integer
Sazba DPH
Integer
Primary key
Primary key
Foreign key
entita Rezervace ID
Integer
Primary key
ID_Hosta
Integer
Foreign key
Datum příjezdu
Date
Datum odjezdu
Date
Potvrzená
Boolean
Počet lůžek
Integer
Procesy Číslo procesu
Název Procesu
1
Ubytováni hosta (multiproces)
2
Rezervace lůžka/pokoje
3
Placení daní
Multiproces Ubytování hosta 1.1 Kontrola obsazenosti hostelu 1.2
Zadání Osobních Údajů hosta do IS
1.3
Kontrola hosta (blacklist, rezervace, stálý host -sleva..)
1.4
Placení
Datové Toky - Flows Kód toku
Data
A
Datum příjezdu hosta, počet dní, jméno
B
Osobní údaje hosta
C
Zisk
Úložiště – Data Stores Název
Popis
Rezervace
Přijaté rezervace
Pokoje
Kdo je tam ubytován a na jak dlouho
Hosté
Osobní údaje hostů
Terminators – External Interactors Název
Jaké informace chce
Cizinecká policie
Osobní údaje hostů a datum ubytování
Finanční Úřad
Zisk hostelu
Host
Cena za ubytování
Popis elementární funkce 1.3 Kontrola hosta Aktualně vyplňovaná tabulka Host se kontroluje s databází dříve ubytovaných hostů Údaje zadávané recepčním do tabulky Host: – – – –
jméno příjmení číslo pasu/OP občanství
Kontroluje se shoda čísla pasu & občanství & příjmení. V případě, že dojde ho shodě se zkontroluje položka Blacklist v tabulce Hosté. Blacklist = 0 : Host není veden v blacklistu a může být ubytován. Blacklist = 1 : Host je veden na blacklistu a bude odmítnut.
Popis DataStoru Rezervace Datastore Rezervace obsahuje přijaté rezervace na ubytování v hostelu. Údaje o rezervaci jsou uloženy v tabulce Rezervace. tabulka Rezervace ID
Integer
Primary key
ID_Hosta
Integer
Foreign key
Datum příjezdu
Date
Datum odjezdu
Date
Potvrzená
Boolean
Počet lůžek
Integer
Tabulka rezervace je provázána s tabulkou Host tabulka Host ID
Integer
Jméno
Char 50
Příjmení
Char 50
Číslo pasu/OP
Char 25
Blacklist
Boolean
ID_Občanství
Integer
Primary key
Foreign key
