Holas Ledenadministratie De steun en toeverlaat voor uw vereniging of organisatie
Ontstaan Kenmerken Functies Demo Beginnen met Holas “systeem eisen”
agenda 2
Oorsprong: Sociëteit “De Vereeniging” te Utrecht ◦ Van 150 naar 500+ leden ◦ Handmatig uitnodigen voor maaltijden, lezingen, activiteiten ◦ Plak-en-knipwerk Smoelenboek ◦ website www.vereeniging.nl (mei 2003)
“Dat wil ik ook voor mijn club/vereniging/etc”
Ontstaan 3
Al deze vragen en wensen zijn gebundeld Leidde tot definitie standaard oplossing… … en degelijk bouw (platform, database) Een combinatie van “verenigings ervaring” en professionele aanpak. Launching customer: Jong MKB Nederland (circa 800 leden) Start: voorjaar 2006 Nu: ruim 1500 gebruikers
Ontstaan 2 4
Gericht op “core business” van een vereniging:
Eenvoudig in gebruik Snel in de lucht (< 2 weken) Betrouwbaar en veilig Vormgeving aanpasbaar: eigen gezicht Website inpasbaar in bestaande website
◦ Leden binden: ledenboek, activiteiten, disputen, mededelingenbord/vergaderstukken/archief ◦ Leden werven: actuele externe presentatie met o.a. agenda en bestuurssamenstelling Aanmeld formulier ◦ Ontlasten bestuur: zelfwerkzaamheid leden, delegeren taken, handig gereedschap bv. Excel export actuele ledenbestand
Kenmerken 5
Instelbare teksten Belangrijke mededeling “Attentie” signalen
Functies: startpagina besloten 6
Functies: ledenboek 7
Gegevens door lid zelf aan te vullen en te wijzigen Privé gegevens wel/niet zichtbaar Doorzoekbaar
Functies: ledenboek 8
Overzicht komende activiteiten Heb ik al gereageerd?
Functies: agenda 9
Overzicht: ◦ Relevante details ◦ Inschrijving ◦ Deelnemerslijst (met foto’s) ◦ Eventuele betaling
Functies: agenda > activiteit 10
Mailings naar:
Link komt direct uit op inschrijfpagina met details
◦ Iedereen die nog niet reageerde ◦ Allen die inschreven (handig bij laatste wijziging) ◦ Allen op de wachtlijst
Functies: activiteit > mailing 11
Per commissie/groep Wel/niet beveiligd (bijvoorbeeld: vertrouwelijke bestuurs documenten) Met of zonder documenten (Word, pdf, …) Doorzoekbaar Gelezen/niet gelezen icoon Melding op startpagina bij nieuwe mededelingen
Functies: mededelingenbord 12
Interne agenda
Per activiteit te bepalen Nb: let op layout!
externe agenda
Functies: externe agenda 13
Externe presentatie
Interne presentatie
Ook bestuur/commissies/clubs extern zichtbaar Selectief NB: layout!
Functies: externe organisatie 14
Betalingen d.m.v. eenmalige incasso’s T.b.v. contributie, deelname aan activiteiten Minimum of vast bedrag Inzenden z.g. Clieop bestand naar bank Verwerken storno’s en uitzonderingen Eenvoud en gemak voor de penningmeester – en de leden!
Functies: betalingen/incasso 15
Nadat de organisator de activiteit heeft gemaakt, vult de penningmeester de betaalgegevens in. De incasso kan ook los staan van een activiteit, bijvoorbeeld de contributie.
Voorbeeld: Incasso 16
Incasso: overzicht voor penningmeester 17
Incasso: ledenformulier 18
Delegeren: Organisatoren Voorzitters clubs Secretaris Penningmeester Webmaster(s) NB: normaal slechts één functie!
Functies: beheer 19
Holas.nl/leden
Demo… 20
Inventarisatie
◦ Groepen/commissies ◦ Teksten ◦ interne/externe gegevens
Integreren in bestaande website ◦ Vormgeving (stylesheets) ◦ iFrames, webservices
Importeren ledenbestand (Excel) Invullen eerste activiteiten, bestuur etc. Uitleg leden, bijvoorbeeld d.m.v. mailing Aan de slag!
Beginnen met holas 21
Reeds bestaande website: • “Buitenkant” (extern) • automatisch toevoegen wisselende gegevens • bijvoorbeeld bestuur, agenda • aanbrengen links naar besloten deel • aanmeld formulier Voorbeeld: Stichting Gastheerschap & Cultuur. Bestuurssamenstelling extern zichtbaar, gegevens altijd actueel.
Integratie Holas in bestaande website 22
Voorbeeld: Jong MKB Nederland: Elke afdeling kan bepalen welke activiteiten in de centrale agenda zichtbaar zijn. Leden kunnen zich hier inschrijven, belangstellenden zich aanmelden
Voorbeelden integratie 23
Voorbeeld: he Customer Connection. Aanmelden, agenda, inschrijven.
Links: “pop-up” met details van de activiteit.
Conclusie: veelzijdige mogelijkheden voor 24 integratie met bestaande website!
Holas: een web toepassing Dienstverlening, dus geen pakket installatie (“Software as a Service”) Vanaf (vrijwel) elke PC, en overal te gebruiken Gezamenlijk profiteren van investeringen en onderhoud (backups) Snel in de lucht Heldere kostenstructuur: ◦ Minimale opstartkosten (afhankelijk wensen) ◦ € 0,50 per lid per maand excl. BTW ◦ Geen andere/extra kosten
Software 25
Holas is ontwikkeld door, en een dienst van: Encoin Consultants bv Kleine Geertekerkhof 1a 3511XG Utrecht 030 – 214 55 30 www.encoin.nl Ingeschreven bij de KvK te Utrecht onder nr. 31144266
Versie: 26 januari 2009
colofon 26
