Hogyan rendezzünk kiemelt eseményt az Európai Sporthét keretében?

Hogyan rendezzünk kiemelt eseményt az Európai Sporthét keretében?

Iránymutatás a nemzeti koordinátoroknak és eseményszervezőknek

Szerkesztők: Francia Olimpiai és Sportbizottság Sport and Citizenship TAFISA Magyar Szabadidősport Szövetség

European Week of Sport

Nyilatkozat Ez a kézikönyv a TAFISA által vezetett „Európai Sporthét Eszköztár” projekt keretében jött létre, az Erasmus+ Program társfinanszírozásával. A kézikönyvet a Magyar Szabadidősport Szövetség fordíttatta magyarra, azzal a céllal, hogy a magyar sportszervezőknek segítséget nyújtson az Európai Sporthét keretében szervezendő események hatékony megvalósításához. A kézikönyvvel kapcsolatos bármely kérdés esetén forduljon a Magyar Szabadidősport Szövetséghez: [email protected] A projekt az európai partnerszervezetek együttműködésével valósulhatott meg, amelyek elkötelezettek tapasztalataik és tudásuk megosztásában. A projekt partnerei: Ország

Projektpartner

Honlap

European Capitals and Cities of Sport Federation

www.aceseurope.eu

Belgium Federation of the European Sporting Goods www.fesi-sport.org Industry (FESI) French National Olympic Committee (CNOSF)

www.franceolympique.com

Think Tank Sport & Citizenship

www.sportetcitoyennete.org

Németország

The Association for International Sport for All (TAFISA)

www.tafisa.net

Görögország

Ministry of Culture, Education and Religion: www.culture.gr General Secretariat of Sports

Hollandia

Kenniscentrum Sport

www.kenniscentrumsport.nl

Lengyelország

Polish National Federation Sport for All

www.federacja.com.pl/site2/

Portugália

Portuguese Institute of Sport and Youth (IPDJ)

www.ipdj.pt

Franciaország

Társult partner: Country

Project Partner

Website

Dánia

International Sport and Culture Association (ISCA)

www.isca-web.org

További információk az Európai Sporthétről (http://ec.europa.eu/sport/week) © CNOSF, Sport and Citizenship, TAFISA, 2016 Reproduction is authorised provided the source is acknowledged. Image cover © shutterstock.com, 2015

Az Európai Sporthétről Miről szól? Az Európai Sporthét kampány része az Európai Bizottság azon célkitűzésének, hogy növelje a sportbeli részvétel arányát és az európai polgárok testmozgási mutatóit. A testmozgás szintje az EUban stagnáló tendenciát mutat, sőt néhány országban csökkenést (ahogy a 2013-as Eurobarometer felmérés is jelzi). Ez a tendencia hatással van a társadalom és az emberek egészségi állapotára, direkt és indirekt gazdasági költségekkel jár (pl.: az egészségügyi ellátás, foglalkoztatottság, termelékenység területén). A szakpolitika alkotás szintjén ezért az utóbbi időben többször is hangsúlyozták, hogy a testmozgást és sportolást ösztönző lépésekre van szükség. Az Európai Sporthét célja a sport és testmozgás népszerűsítése egész Európában, új tevékenységeket ösztönöz, de egyben épít a már sikeres, bevált kezdeményezésekre mind európai, nemzeti, regionális és lokális szinteken. A Sporthét célközönségébe mindenki beletartozik, kortól és edzettségi szinttől függetlenül. Az alulról szerveződő sporttevékenységeket előtérbe helyezve, a #BeActive mottót hangsúlyozva, arra ösztönzi az európai polgárokat, hogy rendszeresen, a mindennapi életük részeként mozogjanak minél többet. Hogy működik? Az Európai Sporthét évente szerveződik az Európai Bizottság által meghatározott időszakban. A résztvevő országok rugalmasan választhatják ki a megadott időszakon1 belül azt az egy hetet, amikor saját országukban kívánják az eseménysorozatot szervezni, figyelembe véve a nemzeti sajátosságokat (iskolakezdés, éghajlat, meglevő események bevonása, stb.). Minden kapcsolódó országos, regionális és helyi esemény a választott hét alatt kell, megvalósuljon. Magyarországon a választott időszak 2016. szeptember 10-18. közé esik. A cél, hogy egy jól szervezett, közös kommunikációs kampány részeként az európai partnerekkel és a nemzeti koordinátorokkal együttműködve az egész Unióban egy közös üzenetet közvetítsünk. Az országokra vonatkozó adatok különbözhetnek, de a vizuális elemek és a Sporthét fő üzenetei mindenhol ugyanazok. A nemzeti koordinátoroktól ugyanakkor azt is várják, hogy rendezzenek egy nyitóeseményt az Európai Bizottság által meghatározott kampánynyitó napon. Ez itthon idén szeptember 11-re esik (Testébresztő Családi Mozgásfesztivál) Az Európai Sporthét magába foglalja a következő elemeket: -

hivatalos megnyitó kiemelt esemény 4 fókusz téma: 1. oktatási környezet; 2. munkahelyek; 3. szabadtéri események; 4. sportegyesületek és fitneszközpontok Ez a négy fő helyszín, ahol az emberek fejleszthetik testmozgási szokásaikat és követhetik a #BeActive üzenetét. Számos eseményt rendeznek ezen témák mentén a legkülönbözőbb szinteken. A #BeActive mottó, amely a teljes kampányt fémjelzi, a már meglevő események kommunikációja során is fontos, hogy megjelenjen, nem csupán a Sporthét alatt, de az egész évben folyamatosan. 1

A 2016-os Európai Sporthét időszaka szeptember 10-30. között egy hétre esik, amelyet minden ország maga választhat meg. Így a különböző országokban a megadott időszakon belül más hetekre eshet a Sporthét megrendezése.

A kézikönyv célja A kézikönyv célja, hogy ötleteket és iránymutatásokat nyújtson a nemzeti eseményszervezőknek az Európai Sporthét sikeres nemzeti megvalósításához. Az Európai Bizottság elvárásai alapján a nemzeti koordinátorok (Magyar Szabadidősport Szövetség) feladata az Európai Sporthét megszervezése az adott országban, a Sporthétnek megfelelő kommunikációs megjelenést biztosítva, üzenetét a lehető legtöbb európai állampolgárhoz eljuttatva. A nemzeti koordinátorok 3 legfontosabb feladata: 1. Eseményszervezés: a kiválasztott egy hetes Európai Sporthét időszaka alatt legalább egy kiemelt nemzeti esemény szervezése. 2. Koordináció: a kiemelt nemzeti partnerekkel történő együttműködés biztosítása (pl. olimpiai bizottság, más sportszövetségek, ernyőszervezetek, oktatási intézmények, civil szervezetek, médiumok), akik hozzájárulnak a #BeActive üzenet aktív képviseletéhez az egész évben. A kapcsolatfelvétel az európai partnerek nemzeti tagszervezeteivel és az EU nemzeti képviseleteivel szintén a koordinátorok feladata. 3. Kommunikáció: az Európai Sporthét kommunikációs és médiamegjelenésének biztosítása, a központilag kidolgozott #BeActive kampány promóciója és a lokális szintekhez történő eljuttatása szintén a koordinátorok feladata. Ez a kéziönyv egy általános útmutató, amely lépésről lépésre mutatja be az egyes feladatokat, amelyeket egy sikeres Európai Sporthét megszervezésénél érdemes végrehajtani. Ezek az elemek és javaslatok olyan bevált jó gyakorlatokból származnak, mint például a lengyel, a francia vagy a holland Európai Sporthét.

Hogyan használjuk a kézikönyvet? Ez a kiadvány gyakorlati használatra szolgál, és 10 lépcsőben mutatja be a javasolt tennivalókat. Ez a 10 lépcső a sikeres eseményszervezés fontos feltétele. Minden lépcsőfokot egy-egy ellenőrzőlista mutat, melynek segítségével az eseményszervezők folyamatosan ellenőrizhetik, hogy hol tartanak a project megvalósításának folyamatában. Minden lépcsőfoknál 6 oszlop szerepel: (1) tevékenység; (2) felelős szervezet/személy; (3) még nincs kész; (4) folyamatban; (5) kész; (6) megjegyzések A (1) tevékenység oszlop azt írja le, hogy milyen feladatot kell elvégezni az adott lépcsőfoknál és további javaslatokat tartalmaz, amelyekből a szervezők kedvükre meríthetnek. A (2) felelős szervezet/személy oszlopban az elvégzendő feladatot egy felelőshöz lehet rendelni. A (3) még nincs kész, (4) folyamatban, (5) kész oszlopokban pipával lehet jelezni a feladatok állását vagy szükség esetén megjegyzéseket lehet beírni. Ezt az eljárást követve a felhasználó mindig tudni fogja, hogy az egyes tennivalóknak melyik részével van még elvégzendő feladat, melyek vannak már részben, vagy egészében megvalósítva. Az utolsó, (6) megjegyzések oszlopba olyan feladatokkal kapcsolatos tapasztalatokat érdemes feljegyezni, amelyek tanulságként szolgálnak, és a későbbiek során érdemes figyelmet szentelni rájuk, ezáltal is javítva a szervezés minőségén. A feladatok természetesen az egyes szervezetek felépítésének függvényében változhatnak, és szükség esetén az adott szervezethez igazíthatóak. Nem kötelező minden lépést szigorúan követni, az itt szereplő lista csupán egy kivitelezési javaslatot kínál az eseményszervezés során.

1. Kiindulási pont A nemzeti koordinátorok fő feladata a megadott időszakon belül legalább egy kiemelt Európai Sporthét esemény megrendezése. Ezen belül az egyes feladatok: 1. Lépés: 2. Lépés:

A megadott időkereten belül egy adott hét kijelölése Kiemelt országos esemény megrendezése, amely felkelti a média és a nagyközönség érdeklődését

Ideális esetben a fő esemény maga a megnyitó esemény. Az eseményen fontos, hogy megjelenjenek magasrangú tisztviselők (pl.: állami sportvezetők, sportszervezetek elnökei) és legalább egy országosan is ismert személyiség (pl. korábbi sikeres sportoló), aki az Európai Sporthét nagyköveteként lép fel. Az esemény részben vagy teljes egészében adaptálhatja az európai sportfalu modelljét, ahol sok érintett sportszervezet bemutatkozhatna a nagyközönségnek, miközben különböző mozgásfajták kipróbálására adnak lehetőséget. A kiemelt országos esemény ugyanakkor lehet bármely más típusú rendezvény is, amelyet a nemzeti koordinátor megfelelőnek talál, és amely kellő media és közfigyelmet képes megragadni. A résztvevő országok mindegyike egy teljes hetet nevez meg az Európai Sporthét hazai megszervezésére 2016-ban, ezért rengeteg egyéb eseményt is lehet szervezni az adott periódusban országos, regionális és helyi szinteken is. Az országos kiemelt eseményen cél, hogy minél szélesebb körben vonzza a résztvevőket, legyen szó általános vagy célzott résztvevői körről. Továbbá az is fontos, hogy illeszkedjen a központilag meghatározott négy fókusztéma (oktatás, munkahely, szabadtér, sportegyesületek-fitnesz központok) egyikéhez. Ezek a fókusz témák a 2015-ös kampány során sikeresnek bizonyultak, ezért a következő években is várhatóan változatlanok maradnak. A tagállamok ugyanakkor rugalmasan választhatnak a fókusztémák közül. Az eseményeket rendezheti közvetlenül a nemzeti kordinátor vagy az ő kordinációja mellett a tagszervezetei és partnerei. A kézikönyv bevezetőjének célja, hogy segítsen az Európai Sporthét nemzeti megvalósításához szükséges alapkoncepció megfogalmazásában és tisztázza a kezdeményezés céljait. Ez fontos lépés, hiszen pontosan kell tudnunk, mit akarunk elérni az Európai Sporthét alatt, és ehhez milyen alkalmas cselekvési tervet tudunk kidolgozni. Kezdjük azzal, hogy megválaszoljuk az alábbi kérdéseket:  Mik a sportoláshoz és testmozgáshoz kötődő nemzeti és helyi prioritások? (pl.: ülő életmód csökkentése, a fizikai inaktivitás mérséklése, az elhízás elleni küzdelem vagy a társadalmi egyenlőtlenségekből adódó kihívások kezelése)  Mi a célunk? (pl.: a szabadidősport népszerűsítése, esetleg egy konkrét korosztály/célcsoport megmozgatása) A kérdések átgondolása hosszabb időt vehet igénybe, ám ezek nagyon fontosak a sikeres lebonyolítás szempontjából. Hasznos a célkitűzéseket lejegyezni, hogy megvalósulásuk a későbbiek során is nyomonkövethető legyen.

Check-lista (Ellenőrzőlista) Ez az alábbi check-lista mintaként szolgálhat a saját rendezvények lebonyolításánál: Tevékenység Határozd meg az általános célt! (mit akarsz elérni) Pl.: szabadidősport népszerűsítése Határozd meg a konkrét célokat! Pl.: elhízás elleni küzdelem, egészségjavítás Fogalmazd meg az elképzeléseidet és missziódat! Határozd meg az esemény időpontját!

Felelős szervezet/személy

Még nincs kész

Folyamatban

Kész

Megjegyzések

2. A források áttekintése Most az a cél, hogy áttekintsük mind a belső, mind a külső erőforrásokat. Ebben a lépésben megállapíthatjuk, hogy a sportrendezvény szervezéséhez szükséges elemek közül mi áll már rendelkezésre. Ennek segítségével lehet a konkrét terveket is összeállítani. Az alábbi 3 elemet kell figyelembe venni:   

Ki, mit fog elvégezni? Kik a kulcspartnerek? Hogyan? Milyen módszereket, folyamatokat, szabályzatokat, eszközöket lehet használni/ kell figyelembe venni? Mivel? Milyen forrásokra lesz szükség?

Érintett szereplők A Magyar Szabadidősport Szövetség egyik kiemelt feladata, hogy felállítson az Európai Sporthét megszervezésével foglalkozó nemzeti partnerhálózatot, biztosítsa a kulcsszereplők együttműködését (pl.: sportszövetségek, oktatási intézmények, egyéb civil szervezetek, médiumok, stb.), továbbá tartsa a kapcsolatot az európai partnerek nemzeti tagszervezeteivel. Ideálisan a partnerhálózat tagjainak lehetőségük nyílik a személyes kapcsolattartásra is pl. közös levelezési lista, személyes találkozó, webkonferenciák keretében. Tegyük fel magunknak az alábbi kérdéseket:   

Kik a fő szereplők a munkám segítésében? Mi az ő feladatuk és mekkora a mozgásterük? Mely szereplőket kell előtérbe helyezni a siker biztosítása érdekében?

Intézményi szereplők

Egyesületek

Cégek

Szövetségek

Minisztériumok: sport, oktatás, egészségügy

Sport

Sportipar

Olimpiai

Egyéb területek

Nem-olimpiai

Humanitárius Politikusok és közintézmények Önkormányzatok

Diák

A sikeres megvalósítás egyik kulcseleme a saját hálózatunk bevonása. Ezt meg lehet valósítani találkozók, workshopok, képzések vagy egyéb információközlési módok segítségével. Pl.: a franciaországi Európai Sporthét megvalósítása során a Francia Olimpiai Bizottság módszere:   

Az évben 3-szor találkozó szervezése az összes sportszövetség bevonásával, amelyen tájékoztatják a résztvevőket a Sporthét fejleményeiről Találkozók szervezése a helyi olimpiai bizottsági képviselőkkel Rendszeres kommunikáció az érintett minisztériumokkal, diákokkal és iskolai egyesületekkel

A találkozók célja a tájékoztatás, az érdeklődés felkeltése, és minden potenciális partner mozgósítása.

Eszközök 

A már rendelkezésre álló eszközök  Humán erőforrások: alkalmazottak  Pénzügyi erőforrások  Anyagok, eszközök, infrastruktúra  Speciális képességek



Szükséges eszközök  Humán erőforrások: toborzás vagy munkaerőkölcsönzés szükséges?  Pénzügyi erőforrások  Anyagok, eszközök, infrastruktúra  Speciális képességek

Folyamatok 

Tanulmányozzuk a jól bevált gyakorlatokat, tanuljunk a miénkhez hasonló, korábbi eseményekből  Melyek ezek az események: tornák, versenyek, bemutatók? Hogyan állunk ezekkel? Milyen szinten tudjuk megrendezni (helyi/regionális/országos)  Az említett események elérték céljukat? Milyen módszereket használtak a siker érdekében?  Van lehetőség együttműködésre?

Ha a fentieket sikerült átgondolni, létrehozhatunk egy tervet, felhasználva a másoknál jól működő elemeket. Az erősségek és gyengeségek elemzésére jó eszköz az ún. SWOT analízis (Strengths / Weaknesses / Opportunities / Threats), amelyet saját terveinkre is alkalmazhatunk. X

Pozitív

Negatív

Belső tényezők

Erősségek

Gyengeségek

Külső tényezők

Lehetőségek

Veszélyek

A belső tényezők a megvalósítási terv erősségeire és gyengeségeire vonatkoznak (erőforrások, menedzsment, koncepció, stb.) a külső tényezők azokra a lehetőségekre és veszélyekre utalnak, amelyek a környezetünkből származnak, és befolyással lehetnek a terv megvalósítására (az ország gazdasági adottságai, a sportrendszer jellemzői, az együttműködő és konkuráló partnerek, politikai környezet, jogszabályok, társadalmi állapotok, stb.).

Check-lista

Tevékenység Azonosítsd a fő szereplőket mind a sport, mind az egyéb kapcsolódó területeken Azonosítsd a kulcsszereplőket, akikkel együtt kell dolgoznod Mozgosítsd és tájékoztasd a saját partnerhálózatod Azonosítsd a rendelkezésre álló erőforrásokat Azonosítsd a hiányzó erőforrásokat Azonosítsd a hasonló kezdeményezéseket és gondold át az együttműködés lehetőségét (adatbázis létrehozása) Határozd meg a hiányzó munkaerőigényt SWOT analízis

Felelős szervezet/személy

Még nincs kész

Folyamatban

Kész

Megjegyzések

3. Kommunikáció / Népszerűsítés A Magyar Szabadidősport Szövetség és partnereinek egyik legfontosabb feladata az Európai Sporthétről történő hatékony kommunikáció biztosítása. Ennek érdekében a Szövetség és partnerei: 

az Európai Sporthét elsődleges kommunikációs csatornájaként lépnek fel, hogy az országban minél szélesebb körhöz juttassák el az európai kezdeményezés hírét.



a megfelelő kommunikációs és média eszözöket használják fel, beleértve egy dedikált honlapot, amely összeköttetésben áll az Európai Bizottság által működtetett központi Európai Sporthét honlappal.



rendszeresen tájékoztatják a sportszervezeteket, oktatási intézményeket, társadalmi szervezeteket, és egyéb érintetteket az Európai Sporthét alatti eseményszervezés lehetőségéről



eljuttatják az Európai Sporthét hírét a lokális, helyi szintre

A Magyar Szabadidősport Szövetség országosan összefogja és számon tartja a Sporthét égisze alatt rendezett eseményeket. Ezeket az eseményeket saját kommunikációs csatornáin is népszerűsíti. A 2015-ös év tapasztalatain alapulva, az Európai Sporthét központi honlapja csak áttekintést fog nyújtani az adott időszakban Európában zajló eseményekről. Az on-line regisztrációs felületet az országok saját maguk hozzák létre a központilag meghatározott vizuális tartalmakat megjelenítve, amelyeket az Európai Bizottság bocsát rendelkezésre. A Magyar Szabadidősport Szövetség már 2015-ben létrehozta saját, magyar honlapját a www.europaisporthet.hu címen, amelynek használata - bizonyos fejlesztések után - 2016-ban is folytatódik. A Szövetség és partnerei felelősek továbbá a #BeActive üzenet egész évben történő aktív használatáért, két Európai Sporthét közötti időszakban.

Üzenetek A kommunikációs kampány hatékonyságához különleges szakértelemre van szükség (fogalmazás, vizuális megjelenítés, sajtókapcsolatok, stb.), és ennek extra költségei lehetnek. Nézzünk olyan megoldások után, amelyek költségtakarékosak és mégis relatív nagy hatást érnek el, figyelembe véve az országos kampány sajátosságait. A legfontosabb feladat az Európai Sporthét és a #BeActive üzenetének megjelenítésem országos és helyi viszonylatban egyaránt. A #BeActive kommunikációs kampány célja a sportolási részvétel arányának növelése egész Európában. Ez a mottó közös elem az egész európai kampányban. Mindenki által használható, és mozgásra buzdítja az európai embereket. Az Európai Sporthét fő üzeneteként arra hivatott, hogy közös kommunikációs alapot képezzen, támogatva a már létező és az újonnan létrehozott kezdeményezéseket. Az Európai Sporthét kommunikációjával kapcsolatban bővebb információ érhető el a központi honlapon (http://ec.europa.eu/sport/week/tools-materials_en.htm) illetve kifejezetten a hazai szervezőknek készült kommunikációs segédanyagban. A kommunikációs segédeszközök között található nyomtatott, online, facebook-ra optimalizált és egyéb látványanyag, mint pl. testmozgási adatokat tükröző infografikák. Ezek egy része magyar nyelven is elérhető.

Ahhoz, hogy az Európai Sporthét sikeres legyen, fontos hogy minden közreműködő elkötelezett és következetes módon használja a kommunikációs üzeneteket, és egész Európa egy hangon szólaljon fel. A #BeActive kampány részeként néhány célcsoportra optimalizált kulcsüzenetet is megfogalmaztak, amelyet minden partner használhat. Öt ilyen üzenetcsoport született, amelyből az első általánosan támogatja a Sporthetet, a további négy pedig az egyes fókusztémákhoz kapcsolódik (oktatás, munkahely, szabadtér, sportegyesületek és fitnesz központok), figyelembe véve az ott jellemző célközönséget. Ezek megtalálhatóak a kommunikációs kézikönyvben.

Célok A sikeres Európai Sporthét megrendezéséhez fel kell venni a kapcsolatot a lehetséges partnerekkel. Mielőtt kapcsolatba lépünk velük, fontos hogy legyen egy egyértelmű, érthető célunk és ezt kommunikáljuk feléjük.  Mutassuk be kik vagyunk,  mit csinálunk,  és ismernünk kell azt a szervezetet is, amellyel partnerségre kívánunk lépni. Jó indítás lehet egy kezdőesemény szervezése, amelyre minden potenciálisan érintett szereplőt meghívunk, és itt népszerűsítjük a Sporthetet. Néhány dolog, amelyre figyeljünk a kommunikáció során: 





Azonosítsuk az elsődleges célközönséget: Kik? Miért?  Például: fiatalok, diákok, szervezési partnerek, egyesületek, köz/magánintézmények, családok, nagyközönség, felnőttek, szépkorúak, intézmények, médiumok Határozzuk meg az üzenetet: Mit és kinek?  Pozícionáljuk a projektet az ismert körülmények függvényében  Fogalmazzuk meg a fő üzenetet  Ígazítsuk az üzenetet (tartalmilag és formájában) a célcsoport szerint, pl.: máshogy kell megszólítanunk a fiatalokat vagy a családokat. Ehhez segítségül jöhetnek a fókusztémákhoz megfogalmazott kulcsüzenetek. Eszközök: Milyen? Mennyi?  Média: helyi/regionális/nemzeti szinten  Audiovizuális tartalmak  Internet: honlapok (használjuk a magyar www.europaisporthet.hu honlapot vagy hozzunk létre sajátot), közösségi hálók  Sportsajtó, hírlevelek  Vonjunk be nagyköveteket a hatékonyabb népszerűsítés érdekében. Lehetnek híres sportolók, vagy a sport világán kívüliek pl. helyi hírességek, színészek, zenészek, közéleti személyiségek.

Check-lista Tevékenység Határozd meg az elsődleges célokat! Dolgozz ki egy népszerűsítési és marketing tervet, amelyhez felhasználod a #BeActive üzenetet, és ezt rendezd el egy időrendi táblázatban. Gondoskodj róla, hogy a részvételi üzenetek hatékonyan eljussanak a választott közönségez. Használd a www.europaisporthet.hu

honlapot az eseményed regisztrációjához. Dolgozd ki saját marketing szabályaidat, használd fel a kulcsmárkákat, üzeneteket, kapcsolódó márkákat, partnereket, társult szponzorok logóit Működj együtt médiumokkal (TV, rádió, írott sajtó, stb.) Fogalmazd meg saját kulcsüzeneted Használj pozitív kommunikációt, mutasd be a jó példákat Tervezd meg hogyan, majd használd aktívan a közösségi médiát Gyűjts adatokat a résztvevő partnerektől/szereplőktől Keress nagyköveteket az üzenetek hatékony közvetítésére (közéleti személyiségek, sportolók, politikusok, stb)

Felelős szervezet/személy

Még nincs kész

Folyamatban

Kész

Megjegyzések

4. Költségvetés Tisztában kell lennünk az esemény(sorozat) megvalósításának teljes költségével (minden kiadással), és tudnunk kell, hogy saját forrásaink (bevételeink) megfelelő fedezetet nyújtanak-e. A tervezett költségvetésnek tükröznie kell a költségek és bevételek elemzésének eredményét. Számításba kell venni a további bevonható forrásokat (szponzorok, alapítványok, önkormányzatok, minisztérium) és a támogatás várható mértékét. A költségvetési terv alapján a projektnek megvalósíthatónak kell lennie, ugyanakkor fontos, hogy elég rugalmas is legyen, ha az egyes megvalósítási lépések során módosításra lenne szükség. Néhány fontos aspektus, amit figyelembe kell venni:   

A kiadások és a bevételek egyensúlyban kell legyenek: az összes kiadás összege meg kell egyezzen az összes bevétel összegével Minden kiadásról őrizd meg a bizonylatot Számítani kell rá, hogy egy előre megtervezett költségvetésen várhatóan többször kell módosítani. Ezt szem előtt tartva, tervezzünk be biztonsági tartalékokat az esetleges váratlan kiadásokra.

Check-lista Tevékenység Határozz meg minden jövőbeli kiadást Határozd meg a kiadások fedezéséhez szükséges költségvetést Azonosítsd a rendelkezésre álló forrásokat Találkozz cégekkel/szervezetekkel és tégy nekik üzleti ajánlatot Készíts egy költségvetésnyomonkövetési táblázatot

Még Felelős nincs szervezet/személy kész

Folyamatban

Kész

Megjegyzések

5. Gyűjtsd össze az egyes elemeket Ebben a lépésben gyűjtsük össze az összes átgondolt elemet, és készítsünk egy megvalósítási tervet az esemény(sorozat) megszervezéséhez. A cél már az, hogy bevonjuk a potenciális partnereket. A szervezéssel kapcsolatban tudnunk kell már a választ az alábbi kérdésekre:     

Ki? Támogatja és vesz részt kezdettől fogva a projektben? Miért? Mik a célok, amiket el akarunk érni? Mit, hol, mikor? Részletesen meg kell tudnunk mondani, hogy milyen feladatot, milyen ütemterv alapján, hol fognak végrehajtani Hogyan? Gyakorlati kérdések (szükségletek, erőforrások, képességek, stb) Mennyiért? Pénzügyi és költségvetési kérdések

Néha hasznos lehet az esemény megvalósításának tervét egy PowerPoint előadás keretében bemutatni, amely megkönnyíti a partnerek bevonását is. Egy ilyen előadás elkészítésével könnyebben meg tudjuk válaszolni a releváns kérdéseket, és erősítjük a project tervezettségét, minőségét.

6. Partnerségek Egy hatékony helyzetelemzéssel be tudjuk azonosítani a kulcspartnereket. Több potenciális támogató is lehet a környezetünkben, ezért tegyük fel magunknak a kérdést: 

Milyen partnerséget keresünk? Milyen szereplőket akarunk mobilizálni?  Helyi, regionális, nemzeti vagy nemzetközi szervezetek  Szövetségek/ egyesületek/ önkormányzatok/ minisztériumok/ közintézmények/ fitnesz központok/ iskolák/ egyetemek



A partnerség típusától függően a támogatási forma lehet:  Pénzügyi támogatás: szponzoráció, patronálás, kölcsön, pénzadomány  Kedvezmények/ természetbeni hozzájárulás: termékekre vonatkozó árengedmény  Média támogatás: cikkek megjelentetése vagy az eseményről felvétel készítése/közvetítés  Tanácsadás és kapcsolatépítés: közvetítés további potenciális partnerek irányába  Elvi támogatás: tanácsok, mentoráció, coaching  Új ötletek és megközelítések, amelyekre magunktól nem gondoltunk



Fontos tudnunk, hogy mi mit tudunk ajánlani a partnerszervezeteknek. Ez lehet egy üzleti ajánlat, pl.:  A kommunikáció során a szervezet népszerűsítése, az eszközökön való megjelenítése  Az (rész)esemény elnevezése a partnerről  Felszólalási, szereplési lehetőség a rendezvényen (pl. díjátadás)

Nagyon fontos a különböző partnerek bevonása (szövetségek, minisztériumok, iskolák, diákok, egyesületek) országos szinten, hogy hatékonyan elérjük a helyi szinteket is. Az ernyőszervezetek saját taghálózatukon keresztül hatékonyan továbbítják az információt.

Check-lista Tevékenység Készíts egy bemutató előadást a projektről (PowerPoint, szórólap), amelyet a potenciális partnerek irányába bemutathatsz Azonosítsd a partnerek számára is érdekes projektelemeket A különböző szereplőket figyelembe véve, határozd meg milyen típusú partnerséget alakíthatsz velük. Pl.: a cégek esetében pénzügyi támogatás, egy minisztérium esetén elvi támogatás stb. Készítsd el üzleti ajánlatodat, bemutatva azokat az előnyöket, amelyeket a különböző partnerek igénybe vehetnek. Gondold át a partnerség szintjét: helyi, regionális, országos, nemzetközi Készítsd elő a szükséges dokumentumokat, formanyomtatványokat (megállapodás, szerződés) a partnerség hivatalos rögzítéséhez.

Felelős szervezet/személy

Még nincs kész

Folyamatban

Kész

Megjegyzések

7. Megvalósítási terv A megvalósítási terv áttekintést nyújt a különböző eseményekről/feladatokról, amelyeket az Európai Sporthét keretében rendeznek. Egy átfogó projekt megvalósítási terv elkészítése elősegíti a:  jól követhető, lépésenkénti munkaszervezést  a tevékenységek lépcsőzetes megtervezését  az előrehaladás nyomonkövetését  az egyes feladatok és felelősök meghatározását  egy főfelelős projektmenedzser kinevezését, aki az általános koordinációért felel  a hatékony jelentéskészítést és monitoringot. Kiindulásként egyszerűbb lehet egy időrendben visszafelé történő tervezés, amely során az eseménytől visszaszámítva tervezzük meg a feladatokat: Minden lépést úgy kell megtervezni, hogy annak legyen:  célja,  eredménye (számszerű vagy minőségi), amely tükrözi, hogy elértük-e a célt,  határideje. A célok alapuljanak számszerűsíthető részfeladatokon és legyen egy kitűzött határidő. Rendszeresen ellenőriznünk kell az előrehaladást, és annak függvényében frissítenünk a megvalósítási tervet. Feladat

Ki

Határidő

Feladat 1

XY

Y1

Feladat 2

Z

Y2

…

…

Y…

Check-lista

Tevékenység Hozz létre egy visszafelé tervező dokumentumot (Excel), amelyben szerepel minden fontos lépés (Kommunikáció, partnerségek, események, stb.) és határidő. Válassz egy általános projektfelelőst, és minden egyes feladathoz rendelj egy felelős személyt, tudásuknak megfelelően. Hozz létre egy naptárat és egy térképet, amelyeken szerepelnek az eseményeid. Ezeket regisztráld a www.europaisporthet.hu

oldalon is. Ha hasznosnak tartod, készíts visszafelé történő ütemezést az egyes lépések megvalósításához. Ellenőrizd, hogy minden közreműködő szervezethez időben eljussanak a számukra fontos információk. Eseménysorozat szervezésekor tervezz egy indító eseményt. Ha csak egy eseményed van, tedd különlegessé a kezdetét. Ha vannak kifejtett erősségei az eseményednek, vagy a teljes projekt többször is bebizonyította sikerét, népszerűsítsd azt, és tájékoztasd róla a Magyar Szabadidősport Szövetséget.

Felelős szervezet/személy

Még nincs kész

Folyamatban

Kész

Megjegyzések

8. Értékelés Az Európai Sporthét megvalósításának értékelése az egyik utolsó lépés, amely ugyanakkor nagyon fontos is, mert segíteni fog:  átfogó képet kapni a projektről/eseményről  megállapítani, hogy elértük-e a céljainkat és hogy hol kell még további erőfeszítéseket tennünk,  leszűrni a tanulságokat  rávilágítani azokra a területekre és eszközökre, amelyekre a jövőben szükség lehet  beazonosítani, melyek az erősségeink és gyengeségeink, és megmutatja milyen képességeket tudtunk hatékonyan használni  a partnerek felé történő értékelés elkészítésében és kommunikációjában, amely alapján biztosíthatjuk jövőbeli támogatásukat is  meghatározni a jövőbeli célokat és tevékenységeket. Az értékelés során tekintsük át a megvalósítási tervet lépésről-lépésre, és hasonlítsuk össze az eredetileg kitűzött céljainkat az elért eredményekkel. Próbáljuk megérteni, minek köszönhetjük a sikereket és mik lehetnek az okai a kevésbé jó teljesítménynek. Készítsünk egy értékelési beszámolót, amelyet eljuttatunk a partnereinknek is, kitérve minden kulcsfontosságú részletre: mit tettünk, mik a fő mutatók, képek, médialefedettség, stb.

9. Fenntarthatóság Ez a lépés fontos lesz az Európai Sporthét jövőbeli tervezéséhez, és a #BeActive üzenet továbbviteléhez. Az értékelő fázist követően jövőre nézve megváltozhatnak az eredetileg kitűzött célok és a bevonni kívánt szereplők. A beazonosított erősségeinket és gyengeségeinket figyelembe vételével hatékonyabban tudjuk megtervezni a következő Európai Sporthét lebonyolítását. Azt is megtervezhetjük, hogyan használjuk a Sporthét által szerzett tapasztalatokat, partnereket a rendes éves munkánk során. Egyúttal meghatározhatjuk a jövőbeli céljainkat és a jövőre tervezett költségvetést.

Érdekes lehet egy újabb SWOT analízis elvégzése is, a korábbi célkitűzések és tervezés finomításáért, összehasonlítva a projekt kezdeti időszakában megfogalmazottakkal. X

Pozitív

Negatív

Belső tényezők

Erősségek

Gyengeségek

Külső Tényezők

Lehetőségek

Veszélyek

Ennek a lépésnek az a célja, hogy egész éves tevékenységünk során segítse a sport és testmozgás népszerűsítésének fejlesztését, továbbá hogy hozzájáruljon a következő éves Európai Sporthét sikeréhez.

Check-lista (Az értékelés és fenntarthatóság lépéseihez) Tevékenység

Felelős szervezet/személy

Még nincs kész

Folyamatban

Kész

Megjegyzések

Határozzuk meg az értékelési területeket és módszereket Használjunk kérdőíveket a résztvevő szervezetek/partnerek bevonásához az értékelésbe A belső folyamatok értékelése A célok és az elért eredmények összehasonlítása Határozd meg a siker zálogait Fogalmazd meg a jövőbeli célokat, határozd meg a potenciálisan fejlesztendő területeket Készíts egy végső értékelő anyagot, amelyet a partnerek, támogatók, egyéb szervezetek részére eljuttatsz. Végezz el egy újabb SWOT analízist a jövőbeli feladatokra is tekintettel. Határozd meg, hogyan tudod az Európai Sporthét vívmányait és a megszerzett tapasztalatokat felhasználni a rendes éves tevékenységed során. Kezdj el gondolkozni a következő éves Európai Sporthét megvalósításán.

10. Tartsd életben a #BeActive üzenetét Az Európai Sporthét arra buzdítja az európai polgárokat, hogy legyenek aktívak (#BeActive) és mozogjanak többet, éljenek testmozgással teli életet. Ennek a célnak az eléréséhez hosszútávú, átfogó megközelítésre van szükség, ezért fontos, hogy ne csak az Európai Sporthét alatt, hanem teljes évben közvetítsük ezt az üzenetet. Néhány tipp, ezt hogyan tegyük:   

Használjuk a #BeActive mottót az intézményi kommunikációnkban és a közösségi médiában a saját eseményeink népszerűsítése során Képviseljük a #BeActive üzenetet a teljes év során Tartsuk aktívan az Európai Sporthét alkalmából felállított partnerhálózatunkat, rendszeresen tájékoztassuk őket és ösztönözzük őket is a #BeActive használatára.

Európai Sporthét Adatlap

MIRŐL SZÓL?

MIÉRT VEGYEK RÉSZT?

Az Európai Sporthét az Európai Bizottság kezdeményezése, amelynek célja a testmozgás népszerűsítése Európa-szerte.



A Sporthét nyomán új események születnek, de bekapcsolódnak már jól bevált korábbi kezdeményezések is európai, országos, regionális és helyi szinteken.



Az összeurópai kamány arra buzdítjai az európai lakosokat, hogy legyenek aktívak (#BeActive), mozogjanak sokat az egész év során.





Magyarországon a lakosság 44 %-a soha nem sportol. A válaszadók 43 %-a az időhiányt nevezte meg fő okaként a mozgáshiánynak A testmozgást végző lakosság 51 % otthonában végzi az aktivitást, míg a szabadtéren sportolók aránya csupán 16 %. Az Európai Sporthét által és a többet mozgó lakosok által az általános jól-lét szintje nő, és egy dinamikusabb, vonzóbb környezet alakul ki.

Az HOGYAN? Euró KI? pai Az Európai Sporthét az Európai Bizottság által vezetett Hozd létre saját eseményed, hogy része lehess ennek Sport kampány. az átfogó európai kampánynak, és mozgasd meg hét polgártársaidat! A Sporthét megvalósítása Európában ugyanakkor az decentralizált módon történik, szoros További információért keresd bátran a Magyar Euró együttműködésben a nemzeti kordinátorokkal, így a Szabadidősport Szövetséget: [email protected]. pai Magyar Szabadidősport Szövetséggel. A Bizot kezdeményezést számos partnerszervezet támogatja. tság Az kezd Euór emé pai MIKOR ÉS HOL? nyez Spor ése, thét Minden év szeptemberében. amel az ynek Bárhol megvalósítható. Euró célja pai a CSATLAKOZZ TE IS! Bizot test www.europaisporthet.hu tság mozg [email protected] által ás vezet néps ett zerűs kam ítése pány Euró

ec.europa.eu/sport/week

Hogyan használjuk az Európai Sporthét adatlapot? Ezt a dokumentumok a nemzeti koordinátor és partnerei terjeszthetik a helyi szervezetek körében. Az adatlap célja, hogy eljuttassa a Sporthét üzenetét a lakossághoz és motiválja a közösségeket a Sporthét programjain történő részvételre.