Hofstede Lenette, Margo, Houdrie en Metty. Guus, Lenette, Houdrie, Margo, Durkje, Margreet en Metty

Betreft Versie

: Actielijst Invlechting/Ontvlechting Ferwerderadiel >> ISD Franeker/DanDon : 18 februari 2014

Opsteller

: Metty Franssens, tel. 0518 418818/06 10875013 = Activiteit uitgevoerd

NR

ONDERWERP

NR.

1

Projectorganisatie/Overlegstructuur

1.1

Voorbereidingsoverleg = VO (Houdrie. Margo, Metty)

VO

31-12-2014

1.2

Projectgroep = PG (Hans, Jan Hofstede Lenette, Margo, Houdrie en Metty

PG

31-12-2014

1.3

ACTIVITEIT

Houdrie: Jolanda Veenker maakt vergaderschema met maandelijkse vergaderfrequentie Intergemeentelijk overleg = IO (Hans, Guus, Lenette, Houdrie, Margo, Durkje, Margreet en Metty

WIE (ACTOR)

KLAAR *

IO

31-12-2014

STAND VAN ZAKEN/TOELICHTING

       

Wekelijks bijeen Bereidt PG voor Communicatie en Informatie Hans: projectleider Jan: alleen agendalid Lenette: communicatie bestuur, medewerkers , directie en Kca Margo/Houdrie/Metty: VO



Iedere 6 weken

Margo: maakt vergaderschema 1.4

Afstemming tussen het management van toekomstige samenwerkingspartners d.m.v. 3Doverleg Sociaal Domein

Lenette V/Hans S./Harmen J/Henriek V

31-12-2014

1.5

Namen en adressenlijst aanvullen tbv project(planning)

Margreet V.

01-03-2014

Vormt vast agendapunt voor 3D-overleg

NR

2

ONDERWERP

Bestuurlijk-juridische grondslag

NR.

ACTIVITEIT

Ambtelijke werkgroepen instellen

KLAAR *

1.6

Projectplanning actueel houden en communiceren

Metty/Margo

31-12-2014

2.1

Opdracht voor totstandkoming juridisch construct formuleren

Directeuren DanDon/Kca/F’ diel

01-03-2014

3.1

Beleid

Margo K’hoven

01-03-2014

Vormt vast agendapunt voor PGagenda 3

WIE (ACTOR)

Alle werkgroepen zijn een vast agendapunt voor de PG-agenda

3.2

P&O

Heleen Rijpma

01-03-2014

3.3

Processen en taken

Nick Bakker

01-03-2014

STAND VAN ZAKEN/TOELICHTING

In elk geval:  Samenwerkingsovereenkomst  Mandaatregeling  Organisatieverordening  Treasurystatuut  Projectleider formuleert opdracht  Trekker stelt werkgroep samen vanuit samenwerkingspartners (Kca!)  Werkgroep ontwerpt PvA met tijdpad en rapporteert aan VO  VO bewaakt voortgang Aandachtspunten Wg.Beleid:  Beleidsregels harmoniseren  Klachtenregeling  Clientenparticipatie per 2015  Bezwaar en beroep  Diverse uitvoeringsregelingen  Projectleider formuleert opdracht  Trekker stelt wg samen (in elk geval Anne Kloosterman en Margreet Veenma)  Werkgroep ontwerpt PvA met tijdpad en rapporteert aan VO  VO bewaakt voortgang  Projectleider formuleert opdracht  Trekker stelt wg samen i.o.m. toekomstige samenwerkingspartners  Wg ontwerpt PvA met tijdpad en rapporteert aan VO  VO bewaakt voortgang

2

NR

ONDERWERP

NR. 3.4

ACTIVITEIT Bedrijfsvoering

WIE (ACTOR) Michiel D’man

KLAAR *

01-03-2014

STAND VAN ZAKEN/TOELICHTING   

3.5

ICT

Hans ten H.

01-03-2014

    



4

Van Start

3.6

Archief

Jetty Hof

01-03-2014

3.7

Huisvesting

Houdrie S

01-03-2014

3.8

Communicatie

Jos D.

01-03-2014

4.1

Startbijeenkomst houden

VO

11-02-2014

  

Projectleider formuleert opdracht Trekker stelt wg samen i.o.m.toekomstige samenwerkingspartners Wg ontwerpt PvA met tijdpad en rapporteert aan VO VO bewaakt voortgang Projectleider formuleert opdracht Projectleider vraagt offerte Trekker stelt wg samen Wg ontwerpt PvA met tijdpad en rapporteert aan VO VO bewaakt voortgang Projectleider formuleert opdracht Trekker stelt wg samen Wg ontwerpt PvA met tijdpad en rapporteert aan VO VO bewaakt voortgang

 Echte werkgroep hier niet nodig. Trekker regelt dit intern binnen DanDon  

Projectleider formuleert opdracht Trekker stelt wg samen en betrekt daarin de ISD (v.d.Brink)  Wg ontwerpt PvA met tijdpad en rapporteert aan VO  VO bewaakt voortgang Deelnemers: zie afsprakenlijst d.d. 11-22014)

Gemeentehuis Ferwert op 11-022014 van 11.45-13.15 uur

3

NR

ONDERWERP

Ambtelijke trekkers

5

Bestuurlijk-juridisch

NR.

ACTIVITEIT

4.2

Uitgangspunten en randvoorwaarden formuleren vaststellen

VO/ IO

11-02-2014

4.3

Startbijeenkomst voor alle trekkers van deelwerkgroepen

VO

01-03-2014

4.4

Mijlpalen traject uitzetten

VO

01-04-2014

5.1

Vergaderschema’s aanleveren van:  Raad/Cie  Colleges van b.en w.  OR’s  Clientenraden (evt.)  Wmo Adviesraden Lopende contracten inventariseren bij ISD

Margo/Houdrie aan Metty

01-03-2014

Metty

01-05-2014

5.3

Contracten waar nodig aanpassen/hersluiten en voorstel aan VO

Wg.Beleid

01-11-2014

6.1

Bedrijfsvoering op orde: Plan van aanpak incl. tijdpad aanleveren aan VO

Wg.Bedrijfsvoering

01-04-2014

5.2

6

Bedrijfsvoering

WIE (ACTOR)

KLAAR *

STAND VAN ZAKEN/TOELICHTING

Deelnemers:  Hans (Projectleider)  Bauke (Bestuurlijk-Jjuridisch)  Margo VO +(Beleid)  Heleen (P&O)  Nick (Processen  Michiel (Bedrijfsvoering  Hans ten H (ICT)  Jetty (Archief)  Houdrie (VO + Huisvesting)  Jos (Communicatie)  Metty (VO) Zodra tijdpad per werkgroep klaar is mijlpalen (wie moet wanneer besluiten?) in tijdbalk  

Ferwerderadiel: Margo DanDon/Kca: Houdrie

Voorziet in  Aansluiting op planning totstandkoming juridisch construct; zie 2

4

NR

ONDERWERP

NR.

ACTIVITEIT

WIE (ACTOR)

KLAAR *

STAND VAN ZAKEN/TOELICHTING   

7

8

Beleid c.a.

Personele aspecten: taken, functies en medezeggenschap

Begrotingsopzet, balans, producten en P/C-cyclus Begroting 2015, incl.vaststelling Fin. afwikkeling begrotingsjaar 2014, incl. contracten; zie aldaar

6.2

Activiteiten vastgesteld tijdpad bedrijfsvoering: uitvoering deelplanning bewaken

VO

31-12-2014

Vormt deelplanning behorend bij deze actielijst

7.1

Alle beleidsaspecten afgestemd en in samenwerkingsverband: PvA met tijdpad aan VO

Wg. Beleid

01-04-2014

7.2

Uitvoering PvA volgens tijdpad bewaken

VO

31-12-2014

Voorziet in:  Harmoniseren beleidsregels  Klachtenregeling  Clientenparticipatie per 2015  Bezwaar en beroep  Diversie uitvoeringsregelingen Vormt deelplanning behorend bij deze actielijst

8.1

Behoefte aan formatie DanDon per 1 januari 2015 zichtbaar maken

Houdrie

01-03-2014

Behoefte aan formatie DanDon per 1 januari 2015 zichtbaar maken

8.2

P&O: Plan van aanpak met tijdpad aan VO

Wg.P&O

01-04-2014

8.3

Activiteiten vastgesteld tijdpad P&O: uitvoering deelplanning bewaken

VO

31-12-2014

Voorziet in:  Functieboek op basis van 8.1  Sociaal Plan  Medezeggenschap  Harmoniseren arbeidsvoorwaarden (pakketvergelijking)  Werving en Selectie  Inpassing Vormt deelplanning behorend bij deze actielijst

5

NR 9

10

11

12

ONDERWERP Processen, taken (AO/IC)

ICT

Archief

Huisvesting

NR.

ACTIVITEIT

WIE (ACTOR)

KLAAR *

STAND VAN ZAKEN/TOELICHTING

9.1

Processen/taken: Plan van aanpak met tijdpad aan VO

Wg.Processen

01-04-2014

9.2

Activiteiten vastgesteld tijdpad Processen/taken: uitvoering deelplanning bewaken

VO

31-12-2014

10.1

Opvragen offert t.b.v. conversie en contract

Margo

01-04-2014

10.2

Plan van aanpak t.b.v. conversie aan VO

Wg.ICT

01-05-2014

Op basis van contract

Activiteiten vastgesteld tijdpad ICT: uitvoering deelplanning bewaken

VO

31-12-2014

Vormt deelplanning behorend bij deze actielijst

11.1

Plan van aanpak met tijdpad archief F’diel >> DanDon aan VO

Wg.Archief

01-04-2014

11.2

Activiteiten vastgesteld tijdpad Archief: uitvoering deelplanning bewaken

VO

31-12-2014

Voorziet in:  Zakenarchief ISD >> DanDon  Clientenarchief >> Dan Don  Digitaliseren  Oud archief F’diel >> F’diel Vormt deelplanning behorend bij deze actielijst

12.1

Plan van aanpak aan VO

Wg.huisvesting

01-08-2014

Voorziet in:  Inventariseren processen, procedures en werkinstructies  Opstelling taken/bevoegdheden front-, mid- en backoffice  Informatiestromen <> samenwerkingspartners Vormt deelplanning behorend bij deze actielijst

Voorziet in:  Werkplek  Voorzieningen en voldoet aan  Arbo-eisen

6

NR

13

14

ONDERWERP

Communicatie

Overige

NR.

ACTIVITEIT

WIE (ACTOR)

KLAAR *

12.2

Tijdpad bewaken

VO

31-12-2014

13.1

Huidige cliëntenraad informeren

Houdrie

01-03-2014

13.2

Wmo Adviesraden informeren

Houdrie/Margo

01-03-2014

13.3

Communicatieplan aan VO incl. tijdpad

Jos D

01-04-2014

13.4

Tijdpad bewaken

VO

31-12-2014

14.1

Wmo en toekomstperspectief

Margo

01-10-2014

14.2

Dienstverlening in Ferwert: mogelijkheden verkennen en voorstel aan PG

Metty

01-10-2014

STAND VAN ZAKEN/TOELICHTING Aan de hand van deelplan

Aandacht voor:  Raad, college van toekomstige samenwerkingspartners en ISD  Medezeggenschap  Medewerkers  NEF  Veiligheidsregio  Cliënten  Pers Aan de hand van deelplan Communicatie

Aandacht voor:  Sociaal domein  Gebiedsteams  Oriëntatie Kca Aandacht voor relatie tot gebiedsteams

Bijlage: Namen en adressen van bij dit project betrokkenen

7

Betreft : Project Ontvlechting/Invlechting Sociale Zaken Ferwerderadiel

Naam

Functie

E-mailadres

Jaap Hijma

Wethouder

J. [email protected]

0518 418 849

Hans Steen, Projectleider Jan Hofstede

Hoofd Burgerzaken/plv. secretaris Directeur DDFK

H. [email protected]

0518 418 844 06 10017798 0518 418 852

Margo Kouwenhoven

Beleidsmedewerker Welzijn/Jurist

[email protected]

Metty Franssens

Projectondersteuning

[email protected]

Jos Dijkstra-Frenkel

Communicatieadviseur

[email protected]

Heleen Rijpma

Adviseur P&O

[email protected]

0518 418 892 06 129961777 0518 418 843

Hein Krottje

Beleidsadviseur Financiën

[email protected]

0518 418 870

Kees Corsèl

Griffier

[email protected]

0518 418 822

Jetty Hof

Medewerker Archiefzaken

[email protected]

0518 418 868

Guus Olijerhoek

Directeur ISD NW Fryslân

[email protected]

0517 380 200

Margeet Veenman

Manager HRM ISD NW

[email protected]

0517 380 200

Marius Jellema

Controller ISD NW

[email protected]

0517 380 200

Durkje Boersma

Teamleider WMO

[email protected]

0511 426464

Lenette Venekamp

Manager Wolwêzen

[email protected]

0511 426186

Marike Stelwagen

[email protected]

Anne Kloosterman

Juridisch medewerker DanDon Onderst. manager DanDonKol P&O Dan

Bauke Schat

Houdrie Slofstra

[email protected]

Telefoonnummer

0518 418 847 06 10005971

0518 418 818

140511

[email protected]

0511 426291

[email protected]

140511

Secretaris Dantumadiel

[email protected]

140511

Michiel Delsman

Controller Dantumadiel

[email protected]

140511

Hans ten Have

Applicatiebeheer DanDonKol Manager Samenlevingszaken Kollumerland c.a. Hoofd Welzijn gemeente Dongeradeel

[email protected]

140511

Harmen Jonker

Henrieke Veld

[email protected]

[email protected] (voorlopig adres)

140511 0511 458805 140519