Hoe kan informatiearchitectuur bijdragen aan externe verantwoording Danny Greefhorst (HHS, ArchiXL), Henk Schouten (HHS) 3 april 2012
Inhoud Introductie informatie-architectuur Gegevensbeheer en de relatie met informatie-architectuur Algemene hogeschool referentie-architectuur Informatie-architectuur De Haagse Hogeschool
Waarom architectuur? Architectuur geeft iedereen in de organisatie het inzicht dat zij
nodig hebben om hun werk op een effectieve wijze uit te voeren Architectuur zorgt ervoor dat de informatievoorziening is afgestemd met strategie, beleid, doelstellingen en ontwikkelingen Architectuur verbetert de kwaliteit van oplossingen waardoor problemen worden voorkomen en kosten worden bespaard
Drie rollen van architectuur Een regulerence rol – die zichzelf manifesteert als een
prescriptieve wijze om organisaties te sturen Een instructieve rol – die de nadruk legt op de specificatie van
een organisatie vanuit alle facetten, als een hoog niveau ontwerp Een informatieve rol – die de nadruk legt op het mogelijk
maken van besluitvorming door het delen van kennis
Informatie-architectuur gepositioneerd Informatie governance
Richten
governancestructuur
Informatiestrategie & beleid
governancestructuur
doelstellingen, gewenste veranderingen
Verrichten
Inrichten
Informatieportfolio management
uitgangspunten
doelstellingen, uitgangspunten
principes, en modellen
gewenste veranderingen
Informatie-architectuur
eisen en wensen
principes en modellen
Functioneel beheer
gewenste veranderingen
Gegevensbeheer als de basis voor externe verantwoording
bron: Logica
Gegevensbeheer en de rol van architectuur
bron: DAMA International
Soorten gegevens
Mastergegevens zijn de stabiele gegevens die in vrijwel alle processen worden gebruikt en waarnaar wordt gerefereerd. In het algemeen hebben mastergegevens betrekking op personen, producten en locaties. Transactiegegevens zijn gegevens die ontstaan bij het optreden van gebeurtenissen. Deze gegevens refereren typisch naar basisgegevens. Denk bijvoorbeeld aan gegevens over aanvragen of vergunningen. Metagegevens zijn gegevens die andere gegevens beschrijven. Ze maken het mogelijk om gegevens makkelijker te interpreteren of te gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan definities van andere gegevens en de beschrijving van hun structuur. Referentiegegevens zijn waarden of classificatieschema's die worden gebruikt om andere gegevens in te delen. Voorbeelden hiervan zijn lijsten van geldige waarden, codelijsten en toegestane statuscodes. Afgeleide gegevens zijn afgeleid van andere gegevens op basis van regels en worden typisch gebruikt om gegevens te representeren voor specifieke doeleinden naar specifieke doelgroepen. Denk bijvoorbeeld aan facturen of aan rapportages. Ongestructureerde gegevens zijn gegevens die niet een vooraf gedefinieerde structuur kennen en dus allerlei vormen aan kunnen nemen. Het gaat daarbij met name om documenten, maar ook om allerlei anderssoortige bestanden zoals plaatjes, filmpjes en e-mails.
Architectuurprincipes Gegevens hebben een eigenaar die verantwoordelijk is voor hun
kwaliteit en beschikbaarheid Gegevens worden onderhouden in de bronapplicatie Rapportage over afgeleide gegevens vindt plaats vanuit datamarts op het datawarehouse Archiefwaardige (versies van) documenten worden opgeslagen in het record management systeem
Gegevens hebben een eigenaar die verantwoordelijk is voor hun kwaliteit en beschikbaarheid Rationale Gegevens zijn een belangrijke asset; zonder gegevens geen processen Zonder een duidelijke eigenaar is het niet duidelijk wie verantwoordelijk is voor de kwaliteit en beschikbaarheid van gegevens, wie over wijzigingen besluit en wie er voor betaalt Er is een eindverantwoordelijke noodzakelijk om verschillende rollen te coördineren
Implicaties Gegevens hebben een duidelijkeigenaar toegewezen De eigenaar is eindverantwoordelijk voor het bewaken van de kwaliteit van het gegeven en het inrichten van processen om deze kwaliteit te bewaken De eigenaar bewaakt dat beschikbaar zijn voor de processen en dat daarvoor duidelijke bronadministraties zijn aangewezen De eigenaar benoemt data stewards die het gegevensmodel en de integriteitsregels beheren De eigenaar bepaalt de bewaartermijn van gegevens (op basis van ondermeer wet- en regelgeving)
Gegevens worden onderhouden in de bronapplicatie Rationale Concernbrede informatie zou integraal beschikbaar moeten zijn Door duidelijke bronadministraties aan te wijzen kan snel de juiste informatie en meest actuele informatie worden gevonden Het onderhouden van gegevens op meerdere plaatsen introduceert het risico op inconsistenties
Implicaties Voor alle gegevensgroepen is de bronapplicatie bekend Applicaties halen gegevens bij de bronapplicatie of ontvangen deze via een distributiemechanisme (replicatie) Replica's worden nooit gewijzigd, tenzij er een gecontroleerd synchronisatiemechanisme voorhanden is Gegevens die nog niet definitief zijn worden niet gekopieerd
Rapportage over afgeleide gegevens vindt plaats vanuit datamarts op het datawarehouse Rationale Afgeleide gegevens worden afgeleid (geaggregeerd, getransformeerd, verrijkt) uit andere gegevens Actualiteit van afgeleide gegevens is minder relevant dan actualiteit van transactiegegevens Rapportage vanuit een gescheiden omgeving voorkomt onderbrekingen en vertragingen in de operationele omgeving Een datamart is een gegevensopslag die is geoptimaliseerd voor rapportage en gericht op een specifieke doelgroep en behoefte Het leveren van rapportages mag het datawarehouse-proces niet hinderen
Implicaties Er is een datawarehouse die periodiek wordt bijgewerkt uit bronapplicaties Rapportages over individuele transacties vindt plaats in de operationele omgeving Rapportage over afgeleide gegevens vindt plaats vanuit een data mart en niet direct vanuit het datawarehouse Een datamart kan alleen met geselecteerde tools benaderd worden
Archiefwaardige (versies van) documenten worden opgeslagen in het record management systeem Rationale De organisatie is verantwoordelijk voor het archiveren van archiefwaardige documenten. De bewaartermijnen van deze archiefwaardige documenten moeten expliciet bewaakt worden. Door archiefwaardige documenten op één plaats beschikbaar te hebben zijn ze breed toegankelijk zijn en kunnen bewaartermijnen worden gegarandeerd.
Implicaties Er is een record management systeem dat en voldoet aan de daarvoor geldende eisen en standaarden zoals NEN-2082, NEN-ISO 15489 en de archiefwet. Archiefwaardige (versies van) documenten worden overgedragen aan het record management systeem Er is een documentair structuur plan waarin is beschreven wat de bewaartermijnen zijn van documenten
Functiemodel Sturing Externe verantwoording
Performance management
Strategie en beleid
Product management
Contact management
Logistiek
Onderwijs ontwikkeling
Werven
Beheren kennisbronnen
Inschrijven en administreren
Portfolio management
Onderwijs en onderzoek
Toetsen en diplomeren
Onderwijsintake
Verzorgen onderwijs
Toetsen
Roosterplanning
Begeleiden
Diplomeren en certificeren
Verrichten onderzoek
Relatiebeheer
Ondersteuning Personeel
Financieel
Inkoop
Informatie Technologie
Facilitair
Communicatie
Juridisch
Functiemodel Sturing • • • • • • •
Strategie en beleid Corporate governance Strategisch plannen Tactisch plannen Beleidsvorming Beleidsevaluatie Onderwijsvisie Enterprise-architectuur
• • • • •
Productmanagement • • • • • •
Onderwijsontwikkeling Ontwikkelen opleiding Ontwikkelen onderwijseenheid Ontwikkelen toetsmateriaal Accrediteren opleiding Evalueren opleiding Evalueren onderwijseenheid
• • • •
Beheren kennisbronnen Beheren onderwijsmateriaal Beheren onderzoeksresultaten Beheren bronmateriaal Ontsluiten externe bronnen
Performancemanagement Procesmanagement Vaststellen prestatie-indicatoren Meten performance Rapporteren performance Verbeteren performance
• • • •
Contactmanagement • • • • • • •
Werven Marktonderzoek Verstrekken informatie Marktbewerking Werven opdrachtgever Werven stagebedrijf Aanmelden Analyse instroom
• • • • •
Inschrijven en administreren Inschrijven student Inschrijven onderwijseenheden Beheren basisgegevens student Beheren studievoortganggegevens Uitschrijven student
• • • • •
Relatiebeheer Contactbeheer Klachtenafhandeling Alumnibeheer Beheren externe relaties Stagebemiddeling
Logistiek • • • •
Onderwijsintake Vaststellen leervraag Bepalen competenties Intake assessment Bepalen examenprogramma
• • • • • • •
Roosterplanning Bepalen roosterkaders Prognotiseren vraag Plannen inzet en middelen Bepalen groepsindeling Maken rooster Afhandelen roosterproblemen Publiceren rooster
Externe verantwoording Rapporteren compliance Rapporteren performance Opstellen jaarverslag Accrediteren organisatie
• • • • •
Onderwijs en onderzoek • • • •
Verzorgen onderwijs Organiseren leermiddelen Voorbereiden leeractiviteit Uitvoeren leeractiviteit Formatief toetsen
Begeleiden • Monitoren student • Adviseren student • Begeleiden stage
• • • • • • •
Portfoliomanagement Onderwijsportfoliomanagement Onderzoeksportfoliomanagement IT portfoliomanagement Financieel portfoliomanagement Programmamanagement
Toetsen en diplomeren Toetsen • Vaststellen eerder verworven competenties • Afnemen assessment • Beoordelen asessment resultaat • Summatief toetsen • Beoordelen toetsresultaat
Diplomeren en certificeren • Vaststellen uitstroomkwalificatie • Verstrekken getuigschrift of certficaat • Beroep op kwalificatieresultaat
Verrichten onderzoek Vaststellen onderzoeksopdracht Bekostigen onderzoek Plannen onderzoek Uitvoeren onderzoek Opstellen onderzoeksresultaat Verspreiden onderzoeksresultaat Borgen onderzoeksresultaat
Ondersteuning • • • • • • • • •
Personeel Organisatiebeheer Plannen formatie Werving en selectie Medewerkerbegeleiding Medewerkeradministratie Tijdregistratie Salaris- en declaratie-administratie Ziekte en verzuimadministratie Management
• • • •
• • • • • • • •
Communicatie Beheren imago en huisstijl Interne informatieverstrekking Produceren publicaties Public relations
Financieel
Begroting Bekostiging Beheren grootboek Beheren activa Facturering Debiteurenbeheer Crediteurenbeheer Betalingen
• • • • • • • •
• • • •
Inkoop Aanbesteden Leveranciersbeheer Contractbeheer Bestellen
Facilitair Postafhandeling Beveiliging Reproductie Cateringbeheer Gebouwbeheer Goederenafhandeling Service management Archivering
• • • • • •
Juridisch • Managen compliance • Juridisch adviseren
Informatie Technologie Functioneel beheer Applicatie-ontwikkeling en beheer Infrastructuur-inrichting IT service management Systeembeheer Beheren identiteiten
Functiemodel Sturing • • • • • • •
Strategie en beleid Corporate governance Strategisch plannen Tactisch plannen Beleidsvorming Beleidsevaluatie Onderwijsvisie Enterprise-architectuur
Procesmanagement
• • • • •
Onderwijsontwikkeling Ontwikkelen opleiding Ontwikkelen onderwijseenheid Ontwikkelen toetsmateriaal Accrediteren opleiding Evalueren opleiding Evalueren onderwijseenheid
• • • •
Beheren kennisbronnen Beheren onderwijsmateriaal Beheren onderzoeksresultaten Beheren bronmateriaal Ontsluiten externe bronnen
Rapporteren compliance • • • •
Accrediteren opleiding
Contactmanagement • • • • • • •
Werven Marktonderzoek Verstrekken informatie Marktbewerking Werven opdrachtgever Werven stagebedrijf Aanmelden Analyse instroom
• • • • •
Inschrijven en administreren Inschrijven student Inschrijven onderwijseenheden Beheren basisgegevens student Beheren studievoortganggegevens Uitschrijven student
• • • • •
Relatiebeheer Contactbeheer Klachtenafhandeling Alumnibeheer Beheren externe relaties Stagebemiddeling
Externe verantwoording Rapporteren compliance Rapporteren performance Opstellen jaarverslag Accrediteren organisatie
Rapporteren performance
Meten performance
Opstellen jaarverslag
Verbeteren performance
Productmanagement • • • • • •
Performancemanagement Procesmanagement Vaststellen prestatie-indicatoren Meten performance Rapporteren performance Verbeteren performance
• • • • •
Portfoliomanagement Onderwijsportfoliomanagement Onderzoeksportfoliomanagement IT portfoliomanagement Financieel portfoliomanagement Programmamanagement
Accrediteren organisatie Logistiek
• • • •
Onderwijsintake Vaststellen leervraag Bepalen competenties Intake assessment Bepalen examenprogramma
• • • • • • •
Roosterplanning Bepalen roosterkaders Prognotiseren vraag Plannen inzet en middelen Bepalen groepsindeling Maken rooster Afhandelen roosterproblemen Publiceren rooster
Onderwijs en onderzoek • • • •
Verzorgen onderwijs Organiseren leermiddelen Voorbereiden leeractiviteit Uitvoeren leeractiviteit Formatief toetsen
Begeleiden • Monitoren student • Adviseren student • Begeleiden stage
• • • • • • •
Toetsen en diplomeren Toetsen • Vaststellen eerder verworven competenties • Afnemen assessment • Beoordelen asessment resultaat • Summatief toetsen • Beoordelen toetsresultaat
Diplomeren en certificeren • Vaststellen uitstroomkwalificatie • Verstrekken getuigschrift of certficaat • Beroep op kwalificatieresultaat
Verrichten onderzoek Vaststellen onderzoeksopdracht Bekostigen onderzoek Plannen onderzoek Uitvoeren onderzoek Opstellen onderzoeksresultaat Verspreiden onderzoeksresultaat Borgen onderzoeksresultaat
Ondersteuning • • • • • • • • •
Personeel Organisatiebeheer Plannen formatie Werving en selectie Medewerkerbegeleiding Medewerkeradministratie Tijdregistratie Salaris- en declaratie-administratie Ziekte en verzuimadministratie Management
• • • •
• • • • • • • •
Communicatie Beheren imago en huisstijl Interne informatieverstrekking Produceren publicaties Public relations
Financieel
Begroting Bekostiging Beheren grootboek Beheren activa Facturering Debiteurenbeheer Crediteurenbeheer Betalingen
• • • • • • • •
• • • •
Inkoop Aanbesteden Leveranciersbeheer Contractbeheer Bestellen
Facilitair Postafhandeling Beveiliging Reproductie Cateringbeheer Gebouwbeheer Goederenafhandeling Service management Archivering
• • • • • •
Archivering Juridisch • Managen compliance • Juridisch adviseren
Informatie Technologie Functioneel beheer Applicatie-ontwikkeling en beheer Infrastructuur-inrichting IT service management Systeembeheer Beheren identiteiten
Masterdata
Informatiemodel – primaire processen Onderzoek
Contact
Medewerker
Onderwijs materiaal
Onderwijs instelling
Onderwijs product
Onderzoeks resultaat
Materiaal
Toets materiaal
Competentie
Toets activiteit Toets resultaat
Campagne
Verbintenis
Marktsegment
Opdracht gever
Examen programma
Onderwijs activiteit
Stage
Overdrachts dossier
Student
Getuigschrift
Rooster
Stageplaats
Groep
Middel
Stagebedrijf
Student dossier
Portfolio
Werkproduct
Streefarchitectuur kernapplicaties Elektronische Leer Omgeving
Digitaal toets systeem
student onderwijsproduct werkproduct
student groep onderwijsproduct
Record management systeem
Data warehouse
studentdossier
toetsresultaat student
Digitaal portfolio systeem
record
Document management systeem
Onderzoeks informatie systeem
Student informatie systeem student
student groep onderwijsproduct examenprogramma
Bibliotheek systeem
student vordering
Rooster systeem
vordering
ontvangst Stage bemiddelings systeem
student
ruimte
medewerker
prospect
student
CRM systeem
stagebedrijf ruimte voorwerp
debiteur crediteur
acvitum
Asset management systeem
Personeels systeem
medewerker
config. item
Service management systeem
Financieel systeem
verplichting acvitum leverancier
Inkoop systeem
kostenplaats ontvangst
Gegevens in kernapplicaties Bibliotheek systeem
Stage bemiddelings systeem
Elektronische Leer Omgeving
Digitaal portfolio systeem
Onderzoeks informatie systeem
Digitaal toets systeem
Financieel systeem
materiaal
stageplaats
onderwijs materiaal
portfolio
onderzoek
toetsmateriaal
kostenplaats
onderwijs product
student
stage
toetsmateriaal
werkproduct
onderzoeks resultaat
toetsactiviteit
vordering
examen programma
medewerker
stagebedrijf
student
student
medewerker
toetsresultaat
verplichting
toetsresultaat
student
onderwijs product
onderwijs product
journaalpost
verbintenis
ontvangst
werkproduct
student
activum
student
kostenplaats
groep
ontvangst
getuigschrift
betaling
groep
student
overdrachts dossier
vordering
Student informatie systeem
Personeels systeem
Asset management systeem
Service management systeem
Inkoop systeem
Rooster systeem
CRM systeem
onderwijs instelling
gebouw
melding
contract
rooster
markt segment
leverancier
competentie (student)
medewerker
ruimte
werkorder
leverancier
onderwijs activiteit
prospect
medewerker
student dossier
dienst betrekking
voorwerp
configuratie item
verplichting
onderwijs product
campagne
opdrachtgever
onderwijs activiteit
competentie (medewerker)
applicatie
applicatie
voorwerp
examen programma
contact
vordering
beoordeling
apparaat
apparaat
applicatie
alumnus
ontvangst
systeem software
systeem software
apparaat
gebouw
systeem software
Document management systeem
Record management systeem
document
record student dossier
applicatie is bron applicatie is afnemer applicatie is gedeelde bron
medewerker student ruimte
ruimte voorwerp voorwerp
groep
leverancier stagebedrijf opdrachtgever medewerker student
Aandachtspunten in huidig applicatielandschap F
I
Elektronische Leer Omgeving
Digitaal toets systeem
Document management systeem student onderwijsproduct
werkproduct
student groep onderwijsproduct
7
5
student groep onderwijsproduct examenprogramma
Data warehouse
studentdossier
6
Student informatie systeem
Onderzoeks informatie systeem
E
student
2
Stage bemiddelings systeem
student
ruimte
8 prospect
student
A CRM systeem
stagebedrijf
4
ruimte voorwerp
debiteur crediteur
acvitum leverancier
Asset management systeem
Personeels systeem
G
config. item
kostenplaats ontvangst
vordering
ontvangst
C
1
3
Bibliotheek systeem
student vordering
Rooster systeem
medewerker
B
D
Record management systeem
toetsresultaat student
Digitaal portfolio systeem
record
Service management systeem
Financieel systeem
verplichting acvitum
H Inkoop systeem
medewerker
Koppeling (deels) handmatig, niet volledig of uit andere bron
Geautomatiseerde koppeling ontbreekt
Systeem is niet optimaal ingericht
Systeem ontbreekt of is meervoudig aanwezig
Status informatie-architectuur De Haagse Hogeschool Op dit moment nog in ontwikkeling Is vooral huiswerk waarmee de basis wordt gelegd voor
informatiemanagement en gegevensbeheer Afstemming met organisatie over verschillende modellen loopt Ook afstemming met een aantal andere HO instellingen
Conclusies Architectuur is een instrument dat helpt bij het realiseren van
eisen en doelstellingen Gegevensbeheer is de basis voor externe verantwoording en vraagt ook aandacht vanuit architectuur Het is belangrijk om de verschillende soorten gegevens te identificeren en eigenaren aan te wijzen Een applicatie-architectuur kan inzicht geven in de bronadministraties van gegevens en gewenste informatiestromen De informatie-architectuur van de Haagse Hogeschool bevat een generiek herbruikbare referentie-architectuur
Contactgegevens Danny Greefhorst
[email protected] 06-45239926
Henk Schouten
[email protected] 06-25000270
