Top tips for building high-performance teams
Hoe creëert u een succesvol team? Ontdek de verborgen factoren voor succes
Teams komen voor steeds grotere uitdagingen te staan. Een goede teamsamenstelling, samenwerken op afstand en optimaal leveren in beperkte tijd bijvoorbeeld. Als u zich alleen focust op ‘de klus klaren’ (het taakelement binnen teams) en niet op ‘hoe het team samenwerkt’ om het doel te bereiken (het proceselement), bestaat het risico dat de teams en de teamleden niet optimaal functioneren. In dit stuk leest u wat de essentiële ingrediënten zijn voor een succesvol team. De zichtbare, maar ook de onzichtbare. En hoe u uw team nog beter kunt laten functioneren, zodat doelstellingen worden bereikt en u het succes en de groei van uw organisatie versterkt.
Kent u uw team?
© Copyright OPP Ltd. Alle rechten voorbehouden. ® Myers-Briggs Type Indicator, Myers-Briggs en MBTI zijn geregistreerde handelsmerken van MBTI Trust, Inc. in de Verenigde Staten en andere landen. OPP heeft de licentie om deze handelsmerken in Europa te gebruiken. ® 16PF is een geregistreerd handelsmerk van het Institute for Personality and Ability Testing (IPAT), Inc. IPAT is een volledige dochtermaatschappij van OPP Ltd.
2
Kent u uw team?
De voordelen van teamwork Het is inmiddels gemeengoed: goed functionerende teams zijn effectiever dan een groep individuen die onafhankelijk van elkaar werken. Succesvolle teams verschaffen een andere kijk op problemen. Teamleden werken samen om doelstellingen te behalen en ondersteunen elkaar. Dit teamwork zorgt voor een verhoogde productiviteit, een betere kwaliteit van producten of diensten en een snellere en pro-actievere aanpak van uitdagingen en kansen. Goed functionerende teams versterken, in combinatie met een effectieve strategie, het succes en de groei van uw organisatie. Wanneer is een team succesvol? Het is bijvoorbeeld belangrijk een uitgebalanceerd team samen te stellen; mensen met een verschillende kijk op het werk, die goed kunnen samenwerken om een doel te bereiken. Teamleden moeten goed naar elkaar kunnen luisteren en met elkaar kunnen communiceren. Ze moeten onderlinge verschillen werkelijk begrijpen en accepteren. Dus verschillen niet alleen tolereren, maar juist inzetten om elkaar te versterken en de best mogelijke resultaten te behalen. Het samenstellen van goede teams die optimaal functioneren is een uitdaging. Maar laat dit u niet belemmeren. In deze tijd waarin bedrijven herstructureren, downsizen en steeds plattere bedrijfsstructuren krijgen, wordt het werken in teams juist steeds belangrijker. De noodzaak om samen te werken - en het belang van goed teamwork wordt alleen maar groter. Ook globalisering en steeds toenemende internationale handel hebben invloed op hoeveel en hoe in teams wordt samengewerkt. Mensen werken steeds minder in vaste samenstellingen; projectteams worden constant aangepast aan de vraag. En teams werken steeds vaker op afstand met elkaar samen. De uitdagingen waar organisaties mee te maken hebben, worden complexer en de tijd
waarbinnen teams moeten kunnen leveren is vaak beperkt. Hoe kunt u met al deze uitdagingen uw teams toch optimaal laten presteren? Uit recent onderzoek van CIPD blijkt dat in echt succesvolle teams wordt gefocust op zowel het taakelement als het proceselement. Naast te kijken naar wat het team moet bereiken, wordt ook gekeken hoe het doel wordt bereikt. Dus hoe werken mensen samen, wat is de dynamiek tussen personen en hoe zijn de verhoudingen binnen het team?
Succesvolle teams focussen zowel op taak als op proces Belang van goede teamdynamiek Effectieve teams vertonen constructief gedrag en hebben hierdoor een positieve invloed op hun omgeving. Functioneert een team slecht? Dan kan dit gevolgen hebben voor individuele teamleden, het team als geheel én de organisatie. Op organisatieniveau zijn de gevolgen van slecht functionerende teams omvangrijk: verloren tijd, ineffectief gebruik van middelen en onbetrokken medewerkers bijvoorbeeld. De organisatie kan hierdoor minder snel of minder effectief omgaan met problemen of veranderingen, waardoor ze kansen misloopt. Bovendien kan een voedingsbodem ontstaan voor personeelsverloop, waardoor de organisatie achterblijft met een kleinere en wellicht ontevreden groep medewerkers. Deze issues zijn cruciaal voor de productiviteit en hebben uiteindelijk invloed op de winst van een organisatie. Op teamniveau kan ineffectiviteit binnen een team of een slechte teamspirit leiden tot slechte productiviteit, desinteresse en onbetrokkenheid. Een gebrek aan collectief belang zorgt ervoor dat teamleden niet goed samenwerken. Dit kan leiden tot ongezonde concurrentie binnen het team en individuele agenda’s – water op het vuur in een werkomgeving die al niet optimaal was -.
3
Kent u uw team?
Op individueel niveau kan inefficiëntie en een slechte teamspirit ervoor zorgen dat mensen zich geen eigenaar voelen van een onderwerp, geen verantwoordelijkheid nemen en zich niet betrokken voelen bij de teamdoelstellingen. Teamleden voelen zich niet erkend en niet gewaardeerd. Als de teamdynamiek niet goed is, kan dit ertoe leiden dat het werk voor mensen betekenis- en doelloos wordt. En, als mensen te weinig betrokken zijn bij hun werk kan dit leiden tot minder eigenwaarde, depressie en een negatief effect op de gezondheid. Om de negatieve effecten van een slecht functionerend team te voorkomen, is het
Een slechte teamspirit kan leiden tot depressie of een negatief effect op de gezondheid belangrijk dat u weet wat de kenmerken van een effectief team zijn. Wat verborgen signalen zijn dat een team niet goed functioneert. Én hoe u ervoor kunt zorgen dat het team wel optimaal presteert.
Ingrediënten voor een succesvol team Naast het taak- en proceselement in een team, zijn ook de competenties van belang. In succesvolle teams zijn de nodige kennis, vaardigheden en capaciteiten aanwezig om de gewenste output te bereiken. Als dit niet het geval is, dan moet het team toegang hebben tot deze benodigde elementen, binnen de organisatie of extern. Succesvolle teams hebben effectieve procedures om de beste mensen aan te trekken en investeren in de ontwikkeling van bestaande teamleden. Competenties, vaardigheden en kennis zijn op zichzelf echter niet voldoende om maximale teameffectiviteit te bereiken. Onze ervaring en onderzoek leert dat er zeven andere factoren belangrijk zijn om een team de gelegenheid te geven te excelleren. 1.
Vertrouwen
Het begint bij vertrouwen. Als er te weinig vertrouwen is binnen een team, is een goede samenwerking bijna onmogelijk. Oorzaken voor gebrek aan vertrouwen zijn onder andere: twijfels over de bedoelingen van een teamlid, onbereidheid om zwakheden of fouten toe te geven of geen hulp willen vragen. Binnen teams waar teamleden elkaar te weinig vertrouwen, kunnen teamleden ondermijnend of afwijzend gedrag vertonen, roddelen of niet bereid zijn om informatie te delen. Teams waar veel vertrouwen heerst, zijn daarentegen flexibel en veerkrachtig als ze te maken krijgen met uitdagingen en conflicten. Teamleden steunen elkaar en delen openlijk hun ideeën, zorgen en meningen om de beste resultaten voor het team te bereiken. Als er veel vertrouwen is durven de individuele teamleden eerlijk en authentiek te zijn en zich kwetsbaar op te stellen. Ze zijn dan niet bang om discussies aan te gaan of fouten te maken. Vertrouwen is een absolute voorwaarde voor teamontwikkeling en de basis voor de andere factoren die van invloed zijn op het succes van een team.
4
Kent u uw team?
2.
Teamgerichtheid
Teamgerichtheid, dus kameraadschap en teamspirit, zorgen voor veel motivatie binnen een team. Teamleden werken hierdoor met veel plezier samen. Zelfs een verhitte discussie of verschillende standpunten ondermijnen dan niet het onderliggende commitment en de loyaliteit binnen het team. Individuele agenda’s en streven naar persoonlijk gewin kunnen de aandacht van het teamsucces afleiden of hiermee botsen. Echter, als teamleden zich kunnen identificeren met de doelstellingen en missie van het team, zullen ze geneigd zijn hun eigen doelstellingen en agenda’s naast zich neer te leggen in het belang van het teamresultaat. 3.
Communicatie
In teams met veel aandacht voor communicatie worden teamleden en stakeholders gestimuleerd actief mee te doen en teamdoelstellingen, -plannen en vooruitgang daadwerkelijk te begrijpen. Ze zijn geneigd om op een directe en ondubbelzinnige manier met elkaar te communiceren. Er worden zinvolle discussies gevoerd wat leidt tot effectieve actieplannen. Daarentegen, als de communicatie in een team slecht is, zullen de teamleden en stakeholders zich te weinig aangesloten voelen bij de activiteiten en plannen van het team. Discussies dwalen af en zullen zelden tot overeenstemming leiden. Dit heeft ernstige consequenties voor de gezamenlijke focus en productiviteit van het team. 4.
Conflictmanagement
Conflicten kunnen de oorzaak zijn van een slechte verstandhouding en ineffectiviteit binnen een team. Uit onderzoek van OPP blijkt dat de gemiddelde medewerker 2,1 uur per week kwijt is aan conflicten. Teams met slechte vaardigheden op het gebied van conflictmanagement ontlopen conflicten of een open gesprek en gaan niet productief met een conflict om. In dat geval krijgt degene die het hardst schreeuwt doorgaans zijn zin. Hierdoor ontstaat een omgeving waarin teamleden niet hun
werkelijke gevoelens over belangrijke issues kunnen uiten. Dit leidt tot ineffectieve besluitvorming en beïnvloedt de kwaliteit van het werk en de teamspirit nadelig. Teams met effectieve vaardigheden op het gebied van conflictmanagement waarderen open discussie. Teamleden stimuleren elkaar om open en eerlijk meningen te delen. Ze streven ernaar om meerdere, vaak tegenstrijdige meningen of ideeën op tafel te krijgen en vervolgens effectieve tools in te zetten om de discussie te leiden. Zo wordt het definitieve besluit maximaal herkend en ondersteund. 5.
Proces
Teams met aandacht voor effectieve processen, verzamelen ideeën, kunnen goed prioriteiten stellen en snel actie ondernemen. Ze zijn effectief in projectplanning en het aanboren en managen van middelen en leveren op tijd en binnen budget. Ze zullen daarnaast bespreken hoe ze samenwerken. Teams zonder effectieve processen maken niet optimaal gebruik van hun tijd. Ze kunnen moeilijk over problemen die discussie opleveren heenstappen en actie blijft uit. Binnen teams met helder gedefinieerde processen is het ook duidelijk wie welke rol en verantwoordelijkheden heeft. De sterktes van de verschillende teamleden worden herkend en gebruikt bij het verdelen van taken en acties. Teamleden kunnen autonoom beslissingen nemen en doen zelfstandig hun werk. 6.
Neuzen dezelfde kant op
Het is belangrijk dat de neuzen in het team dezelfde kant op staan. Een gedeeld doel en een duidelijke visie op de missie van het team zijn essentiële elementen voor een goed functionerend team. De mijlpalen om voortgang te bewaken en het succes te meten, zullen de teamleden dan helder voor ogen staan. Teambijeenkomsten zijn hierdoor gefocust en efficiënt en leiden tot duidelijke actieplannen en afspraken over het op te leveren werk tussen bijeenkomsten in. Zonder deze helderheid over het doel, kan de focus of
5
Kent u uw team?
energie in een team ontbreken. Dit heeft een negatieve invloed op de productiviteit. Als de teamleden de doelstellingen duidelijk voor ogen hebben, spreken ze elkaar eerder aan op de te ondernemen activiteiten die bijdragen aan het succes van het team. Ze zijn hierdoor minder afhankelijk van de teamleider en meer in staat om zichzelf te managen, zelf hun eigen processen te definiëren en zelf uitdagende problemen aan te pakken. Binnen succesvolle teams staan de neuzen dezelfde kant op. Het doel en de visie zijn duidelijk en het team zal zich ervan verzekeren dat de doelstellingen op één lijn liggen met de overall doelstellingen van de organisatie. 7.
Innovatie
Een zevende factor die van belang is, is willen en kunnen innoveren. Een effectief team staat open voor trends in de markt en ontwikkelingen binnen het bedrijf. Het onderzoekt continu de kansen voor verandering en innovatie zoals het verbeteren van processen, producten of resultaten. Innovatieve teams reageren snel op uitdagingen en kunnen nog steeds effectief werken als ze geconfronteerd worden met unieke of onbekende issues. Ze zijn vaak goed in zowel het bepalen wat voor innovatie nodig is als in het bepalen hoe de verandering geïmplementeerd moet worden. Teams die weerstand hebben tegen verandering reageren niet goed als ze uit hun comfortzone moeten stappen en kunnen zich moeilijk aanpassen aan veranderende omstandigheden. Innovatieve teams staan open voor continue ontwikkeling van de manier waarop ze samenwerken. Teamleden zullen misschien niet onmiddellijk issues in de samenwerking herkennen, maar ze zullen zich graag willen ontwikkelen en verbeteren als het team hierdoor effectiever kan zijn.
Verborgen elementen Veel teams focussen alleen op de zichtbare elementen van gedrag als ze hun resultaten willen verbeteren. Dit is goed, maar vergeet ook de elementen onder de oppervlakte niet; de ‘verborgen elementen’. Krijgen deze geen aandacht, dan kan een team ontsporen voordat het zich realiseert dat het te laat is. Teamleden zullen dan ook niet optimaal presteren voor wat betreft de zichtbare elementen. Binnen de zeven factoren voor teamsucces, zijn de onzichtbare elementen die de dynamiek in een team beïnvloeden: vertrouwen en teamgerichtheid. Vertrouwen is de basis van teamsucces. Het leidt tot betere verhoudingen en een groter gevoel van verbondenheid, waardoor er een groter collectief belang ontstaat. Meer vertrouwen binnen een team zorgt ook voor meer teamgerichtheid. Teamleden zullen zich actief committeren aan gezamenlijke doelstellingen. De elementen die zowel zichtbaar als onzichtbaar kunnen zijn, zijn: communicatie en conflictmanagement. In teams waar vertrouwen heerst, zullen teamleden eerlijker en meer open communiceren. Issues zullen vaker worden besproken dan onbesproken blijven. Wrok krijgt hierdoor minder kans. Teamleden zullen zich veilig voelen om deel te nemen aan een constructieve discussie met open communicatie. Als verschillende meningen en standpunten niet worden genegeerd, maar worden geïntegreerd, dan zorgt dit voor productievere oplossingen. De doorgaans zichtbare elementen van de dynamiek binnen een team zijn: proces, neuzen dezelfde kant op en innovatie. Succesvolle teams hebben heldere processen die de doelstellingen ondersteunen en efficiency in de manier van werken mogelijk maken. Teams waarbij de teamleden de missie en strategie duidelijk voor ogen hebben en waarbij de doelstellingen op één lijn liggen met die van de organisatie zijn succesvolle teams. Binnen effectieve teams ondersteunen teamleden elkaar en wordt een
6
Kent u uw team?
omgeving gecreëerd waarbinnen verandering wordt omarmd en teamleden gericht zijn op innovatie.
Stappen naar een succesvol team
en de interpersoonlijke dynamiek verzameld. Met deze informatie kan de facilitator objectief bepalen hoe het team presteert en identificeren of er onderliggende issues zijn die aandacht nodig hebben.
Hoe zorgt u ervoor dat de zeven factoren voor succesvolle teams aanwezig zijn in uw team en het team goed functioneert en optimaal presteert?
De gegevens kunnen worden verzameld door de zeven factoren voor succesvolle teams te meten met een enquête en/of de teamleden te interviewen.
Sessies voor teamontwikkeling kunnen erg nuttig zijn om het bewustzijn over samenwerking binnen een team te vergroten. Een ervaren externe facilitator biedt een neutrale en objectieve kijk op zaken en kan de bestaande veronderstellingen in een team goed ter discussie stellen. Onzichtbare aspecten van de dynamiek binnen het team worden boven water gehaald en gebruikt om mogelijkheden voor verandering te identificeren en te ondersteunen.
Het is belangrijk dat teamleden de dynamiek in de groep te begrijpen en zich bewust zijn van hun eigen gedrag, dat van groepsleden en het gedrag van de groep als totaal. Om dit te bereiken worden vaak psychometrische instrumenten ingezet. Deze instrumenten zorgen ervoor dat een conflict met afstand kan worden bekeken en een gemeenschappelijke taal voor teamontwikkeling wordt gecreëerd. Deze gemeenschappelijke taal biedt handvatten om issues op een open manier te bespreken. Dit stimuleert een constructieve en eerlijke discussie en zorgt voor een beter begrip van verhoudingen en onderlinge afhankelijkheid tussen teamleden.
Ter voorbereiding op de sessies worden gegevens over de effectiviteit van het team
7
Kent u uw team?
8.
Ken je blinde vlekken
Het creëren van begrip van de ontwikkelpunten van zowel individuele teamleden als het team als geheel, is een belangrijke stap op weg naar succes. Als het team alleen vanuit een bepaald perspectief issues belicht, dus ‘blinde vlekken’ heeft, kan dit al snel leiden tot ineffectieve besluitvorming. In z’n algemeenheid zullen blinde vlekken tevens de overall effectiviteit van het team belemmeren, vooral als het gaat om de communicatie van het team met de rest van de organisatie, de manier waarop het team omgaat met conflicten en de manier waarop ze problemen aanpakken. Door teams te helpen hun blinde vlekken te belichten, kunnen organisaties een bredere en meer evenwichtige kijk op de toekomst creëren. Ze zijn hierdoor in staat kwalitatief betere beslissingen te nemen. Blinde vlekken in een team kunnen worden overwonnen door in te zetten op persoonlijke ontwikkeling van bestaande teamleden. Ook kan het team nieuwe leden aantrekken die andere visies en standpunten vertegenwoordigen om bruggen te slaan tussen de verschillende manieren van denken. Zo wordt voorkomen dat een groep niet goed functioneert en vervalt in inefficiënte besluitvorming.
Ook is het belangrijk dat teamleiders er zich van bewust zijn hoe teams zich ontwikkelen en wat ze kunnen doen om succes te ondersteunen. Veel organisaties richten zich alleen op het ontwikkelen van algemene leiderschapskwaliteiten bij hun managers, slechts enkele organisaties leren hun leiders hoe ze ervoor kunnen zorgen dat hun teams succesvol zijn. Maar, het belangrijkste dat teamleiders moeten begrijpen is welke impact hun eigen stijl en gedrag heeft op de dynamiek binnen een team. Ze moeten gemakkelijk verschillende leiderschapstijlen kunnen aannemen om leiding te geven waar nodig, maar ze moeten teams ook hun eigen processen laten vinden. Leiders moeten het team kunnen laten ervaren hoe ze een lastig gesprek kunnen aangaan en discussies kunnen voeren, zonder direct voor afzonderlijke teamleden in de bres te willen springen tijdens dit proces. De meest effectieve teamleiders weten goed wat hun eigen sterktes en ontwikkelpunten zijn, zodat ze begrijpen hoe ze zelf invloed uitoefenen op de dynamiek in een team.
Teamontwikkelingssessies kunnen het team ook helpen om verschillen binnen het team te herkennen en te waarderen. Dit leidt tot beter teamwork. Vanzelfsprekend geldt dit met name voor teams met veel diversiteit. 9.
Invloed van de teamleider
Een andere succesfactor voor de ontwikkeling binnen teams is de invloed van de teamleider. De teamleider heeft namelijk de meest hechte band met de teamleden. Door hun eigen relaties met teamleden moeten teamleiders in staat zijn vertrouwen binnen het team te creëren. Als de teamleden hun teamleider vertrouwen, zullen ze makkelijker relaties met andere teamleden kunnen opbouwen waarin ze elkaar vertrouwen. De teamleider heeft dus een belangrijke voorbeeldfunctie als het gaat om eerlijkheid, kwetsbaarheid en het opbouwen van vertrouwen.
8
Kent u uw team?
Hoe zorgt u ervoor dat het team zich continu ontwikkelt? De stappen hieronder zorgen ervoor dat
worden genomen en waar nodig worden aangepast en verbeterd. Hierdoor ontstaat er een nieuwe energie en een nieuw commitment en verbeteren de prestaties drastisch. Dit zorgt voor een significante en blijvende impact op de organisatie.
teamontwikkeling niet stopt bij de sessies, maar de sessies een manier zijn om blijvend te ontwikkelen en blijvend succes te hebben.
Conclusie Teamleiders en –leden gaan er al snel vanuit dat de dynamiek in het team duidelijk is en staan er niet nadrukkelijk bij stil hoe er wordt samengewerkt. De focus ligt op het bereiken van de doelstellingen. Het loont echter de moeite de factoren voor succes expliciet te bekijken en waar nodig te verbeteren. Dit heeft een positieve impact op het succes van Cohet team en hiermee op het bereiken van de doelstellingen. Persoonlijke assesments en sessies voor de ontwikkeling van het team zijn krachtige tools die het succes van een team optimaal maken. Door de juiste instrumenten en facilitators in te zetten, kunnen bestaande manieren van denken en samenwerken onder de loep
9
Kent u uw team?
Referenties Chartered Institute of Personnel and Development, Factsheets: Teamworking http://www.cipd.co.uk/hrresources/factsheets/teamworking.aspx, 2011 Griffin, T., ‘The Five Universal Keys to Effective Teamwork’, International Conference on Work Teams, pp 86–89, 1994 Hackman, J.R. (ed.), Groups That Work (and Those That Don't): Creating Conditions for Effective Teamwork, Jossey-Bass, 1990 Hoevemeyer, V.A., ‘How Effective is Your Team?’, Training and Development Journal 67, September 1993 Isaacs, W. Dialogue and the art of thinking together, Doubleday, 1999 Kellett, S., ‘Effective Teams at Work’, Management Development Review 6(1), 1993 Lencioni, P., The Five Dysfunctions of a Team: A Leadership Fable, Jossey-Bass, 2002 Losada, M. & Heaphy, E. ‘The role of positivity and connectivity in the performance of business teams: A nonlinear dynamics model’, American Behavioral Scientist, 47, 2004 Mohrman, S.A., Cohen, S.G. & Mohrman, A.M., Designing Team-Based Organizations: New Forms for Knowledge Work, Jossey-Bass, 1995 OPP Ltd & CIPD, Fight, Flight or Face It: Celebrating the Effective Management of Conflict at Work, 2008 Pederson, K., Thinkwise Team Performance Survey: Development and Purpose, 2009 Rocine, V., & Irwin, D., ‘Make Team Members Responsible for Team Effectiveness’, Cost & Management Review 68(8), 1994 Whitmore, J., Coaching for Performance: Growing People, Performance and Purpose, 3rd ed., Nicolas Brealey Publishing, 2002
10
Kent u uw team?
Over OPP OPP helpt mensen en organisaties wereldwijd hun effectiviteit te verhogen met psychometrische instrumenten, advies en trainingen. De gerenommeerde persoonlijkheidstesten, zoals de Myers-Briggs Type Indicator (MBTI®) Stap I en Stap II en de 16PF® persoonlijkheidsvragenlijst zijn leidend zijn in de markt en bieden zeer waardevolle input voor werving, persoonlijke ontwikkeling, teambuilding, leiderschapsontwikkeling, communicatie en conflictmanagement. OPP is onderdeel van OPP Ltd, een van de grootste internationale HR-adviesbureaus en uitgever van psychologische HR-instrumenten op het gebied van Human Resources. OPP is actief in meer dan 25 landen en bedient wereldwijd meer dan 7.000 organisaties. Onze klanten waarderen ons om de kwaliteit van ons werk, onze integriteit en onze passie voor het bijdragen aan duurzame bedrijfsresultaten.
www.opp.com
11
